ZARZĄDZENIE NR 441/13 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 12 listopada 2013 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zasad (polityki) rachunkowości

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 441/13 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 12 listopada 2013 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zasad (polityki) rachunkowości Na podstawie art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U r. poz. 330 i poz.613), art.40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.2013 r. poz.885 i poz.938 ), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U r. poz.289), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U.Nr 208, poz. 1375) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) zarządza się, co następuje: 1. W zarządzeniu Nr 326/12 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 31 lipca 2012 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości wprowadza się następujące zmiany: 1) załącznik Nr 1 Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych do w/w zarządzenia otrzymuje brzmienie zgodne z brzmieniem załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia, 2) załącznik Nr 3 Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych do w/w zarządzenia otrzymuje brzmienie zgodne z brzmieniem załącznika Nr 2 do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta. 3. Zarządzenie wchodzi w życie w dniu podjęcia z mocą obowiązującą od 1 kwietnia 2013 r. Prezydent Miasta Piotr Niedźwiecki Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 1 z 16

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 441/13 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 12 listopada 2013 r. Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 326/12 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 31 lipca 2012 r. 1. (Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych) 1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe Miasta Zduńska Wola i jednostki Urząd Miasta Zduńska Wola prowadzone są w siedzibie Urzędu Miasta Zduńska Wola, ul. Złotnickiego Zduńska Wola. 2. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych 1) Księgi rachunkowe Miasta Zduńska Wola i jednostki Urząd Miasta Zduńska Wola prowadzone są przy zastosowaniu technik komputerowych, 2) Księgi prowadzone są za pomocą: a) oprogramowania EUROBUDŻET jest to pakiet zintegrowanych aplikacji finansowoksięgowych, który obejmuje: - Budżet w ujęciu zadaniowym - Księgę Główną - Środki Trwałe - Rejestr Umów - Sprawozdawczość - Fakturowanie - Administratora Podsystemu Eurobudżet. b) oprogramowania MAGISTRAT podsystem NALEŻNOŚCI - program obsługi podatków lokalnych, który obejmuje aplikacje: - Administrator Podsystemu Należności - Wymiar Podatku od Nieruchomości dla Osób Fizycznych - Wymiar Podatku Rolnego dla Osób Fizycznych - Ewidencja Podatku od Nieruchomości dla Osób Prawnych - Ewidencja Podatku Rolnego dla Osób Prawnych - Ewidencja Podatku Leśnego dla Osób Prawnych - Księgowość Podatku od Nieruchomości dla Osób Fizycznych Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 2 z 16

3 - Księgowość Podatku Rolnego dla Osób Fizycznych - Księgowość Podatku od Nieruchomości dla Osób Prawnych - Księgowość Opłat Dzierżawnych i Użytkowania Wieczystego Gruntów - Księgowość Innych Należności - Podatek od Środków Transportowych - Opłata za Koncesje Alkoholowe - Opłata za zajęcie pasa drogowego c) oprogramowania KOMAX system kadrowo-płacowy d) oprogramowania GOMiG - KSZOB program obsługuje gospodarkę odpadami, w skład oprogramowania wchodzą moduły: - Wymiarowy - Księgowości 3) Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: a) dziennik, b) księgę główną c) księgi pomocnicze d) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Oprogramowanie Eurobudżet umożliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Wydruk lub zestawienie wyświetlone na ekranie monitora komputera księgi rachunkowej zawiera trwale oznaczoną nazwę jednostki, której dotyczą, oznaczony rok obrotowy, okres sprawozdawczy i datę sporządzenia oraz nazwę programu. Wydruki komputerowe ksiąg posiadają automatycznie nadane numery stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącu. Treści ksiąg rachunkowych przenoszone są na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. 4) Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: - zdarzenia ujmowane są w nim chronologicznie, - zapisy są kolejno numerowane w okresie miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawozdaniami, - sumy zapisów liczone są w sposób ciągły, - jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, - zapis księgowy posiada automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tego zapisu. Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 3 z 16

4 5) Dzienniki prowadzone są dla: - Budżetu Miasta - pn. Miasto Zduńska Wola organ - Urzędu Miasta - dzienniki cząstkowe pn.: - Miasto Zduńska Wola Urząd Miasta wydatki - Urząd Miasta Zduńska Wola (Dochody) - Miasto Zduńska Wola Biuro Dochodów - Urząd Miasta Zduńska Wola wydatki (wynagr.) - Fundusze unijne - Depozyty - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - Wydatki niewygasające - Odpady Program Eurobudżet umożliwia sporządzanie zestawień, wydruków dzienników księgowań zbiorczo. 6) Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: - podwójnego zapisu, - systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, - powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. 7) Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Rozwinięcia kont syntetycznych stanowią konta analityczne. Konta analityczne prowadzone są dla: - środków trwałych, - wartości niematerialnych i prawnych - długoterminowych aktywów finansowych - umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - umorzenia pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych - środków trwałych w budowie (inwestycje) - rachunków bieżących jednostki budżetowej - kredytów bankowych - rozrachunków z odbiorcami i dostawcami - należności z tytułu dochodów budżetowych Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 4 z 16

5 - rozliczeń dochodów budżetowych - rozliczeń wydatków budżetowych - rozliczeń dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich - długoterminowych należności budżetowych - rozrachunków z budżetami - pozostałych rozrachunków publicznoprawnych - rozrachunków z tytułu wynagrodzeń - pozostałych rozrachunków z pracownikami - pozostałych rozrachunków - zobowiązań finansowych - przychodów finansowych i - kosztów finansowych - pozostałych przychodów operacyjnych - pozostałych kosztów operacyjnych - dotacji budżetowych, płatności z budżetu środków europejskich oraz środków z budżetu na inwestycje - funduszu jednostki - dochodów budżetu i wydatków budżetu Dla środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych prowadzone są ewidencje ilościowo-wartościowe. W ewidencji tej dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych. Środki trwałe i pozostałe środki trwałe prowadzone są komputerowo, za pomocą aplikacji Środki trwałe wchodzącej w skład programu EUROBUDŻET, natomiast wartości niematerialne i prawne techniką ręczną. Dla pozostałych środków trwałych oddanych w nieodpłatne użytkowanie prowadzi się ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną techniką ręczną. Ewidencja prowadzona jest w jednostkach naturalnych, z podziałem na użytkowników. Dla środków trwałych w budowie oprócz kont analitycznych prowadzonych techniką komputerową prowadzone są techniką ręczną karty wydatków. Ewidencja należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzona jest komputerowo wg dłużników przy użyciu programów: Magistrat, GOMiG KSZOB. 8) Konta pozabilansowe pełnią funkcje wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zamian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny. Na kontach pozabilansowych ujmowane są: w jednostce budżetowej - obce środki trwałe Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 5 z 16

6 - plan finansowy wydatków budżetowych - plan finansowy niewygasających wydatków - zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego - zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat - należności warunkowe - zobowiązania warunkowe - wydatki strukturalne - wzajemne rozliczenia między jednostkami w jednostce samorządu terytorialnego - planowane dochody budżetowe - planowane wydatki budżetowe - rozliczenia z innymi budżetami 9) Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zawiera ono: - symbole kont - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego - sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest: - dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego - dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji 10) Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana. 3. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych 1) Rokiem obrotowym jest rok budżetowy, obejmujący rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. 2) Sprawozdania sporządza się za okresy: - miesięczne - kwartalne - półroczne - rok Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 6 z 16

7 3) Najkrótszym okresem sprawozdawczym jest miesiąc, za który sporządza się: - deklarację ZUS - deklarację VAT-7 - deklarację PFRON - sprawozdania budżetowe określone w przepisach o sprawozdawczości. 4) Sprawozdania budżetowe sporządzane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz.103). Sprawozdania sporządzane są w formie elektronicznej w programie EUROBUDŻET i eksportowane do programu BESTIA oraz w formie papierowego dokumentu, w terminach określonych w obowiązujących przepisach o sprawozdawczości. 5) Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe sporządza się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: D.U r. poz.289) Sprawozdanie finansowe urzędu jako jednostki budżetowej obejmuje: - bilans jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego według załącznika nr 5 do rozporządzenia, - rachunek zysków i strat jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego (wariant porównawczy) według załącznika nr 7 do rozporządzenia, -zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego według załącznika nr 8 do rozporządzenia, Sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego obejmuje: - bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego według załącznika nr 9, - łączny bilans jednostek budżetowych obejmujący bilans urzędu jako jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego i bilanse jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych według załącznika nr 5 do rozporządzenia, - łączny rachunek zysków i strat obejmujący rachunek zysków i strat urzędu jako jednostki budżetowej i rachunki zysków i strat jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych według załącznika nr 7 do rozporządzenia, - łączne zestawienie zmian w funduszu obejmujące zestawienie zmian w funduszu urzędu jako jednostki budżetowej i zestawienia zmian w funduszu jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych według załącznika nr 8 do rozporządzenia, Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 7 z 16

8 - skonsolidowany bilans według załącznika nr 10 do rozporządzenia Sprawozdanie finansowe i sprawozdania budżetowe są sporządzane na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych. Sprawozdania łączne i zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych. 4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych Techniki, formy i metody oraz terminarz i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych stosowane są w oparciu o zapisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz o zakładową instrukcję inwentaryzacyjną stanowiącą załącznik Nr 8 Zarządzenia w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. W jednostce występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji: spis z natury, uzgodnienie z bankami i kontrahentami prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu, porównania danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników, Corocznie wydawane jest zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w roku obrotowym. Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 8 z 16

9 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 441/13 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 12 listopada 2013 r. Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 326/12 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 31 lipca 2012 r. 1 (Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych) 1. Zakładowy plan kont 1) Ustala konta syntetyczne bilansowe i pozabilansowe. 2) Zawiera nazwy i symbole kont syntetycznych przeznaczonych do rejestrowania operacji gospodarczych. 2) Szczegółowy wykaz wszystkich kont syntetycznych i analitycznych prowadzony jest komputerowo. 3) Wskazuje tylko te konta, na których księgowane są operacje gospodarcze, bądź były księgowane operacje albo mogą wystąpić operacje. 4) Koszty ujmuje się tylko na kontach zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie 5) Wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej). Zasady klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej określają załączniki 3a, 3b, 3c, 3d do Zarządzenia. 6) W przypadkach nieuregulowanych w zakładowym planie kont stosuje się Komentarz do planu kont dla jednostki samorządu terytorialnego autor Jan Charytoniuk i Komentarz do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych autor Maria Augustowska. 2. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w jednostce budżetowej 1. Księgi rachunkowe jednostki budżetowej Urząd Miasta prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego EUROBUDŻET zakupionego od firmy ComArch S.A. Al. Jana Pawła II 39a Kraków, wykonanego przez MICOMP Systemy Komputerowe ul. Astrów 7, Kraków. Oprogramowanie obejmuje następujące aplikacje: - księgę główną Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 9 z 16

10 - budżet w ujęciu zadaniowym - środki trwałe - fakturowanie - rejestr umów - sprawozdawczość - administrator 2. Do obsługi kadr i płac wykorzystywany jest program KOMAX zakupiony od firmy ComArch S.A. Al. Jana Pawła II 39a Kraków wykonany przez firmę DATACOMP ul. Wielka Odrzańska 18/3, Szczecin w jednostce samorządu terytorialnego 1. Księgi rachunkowe jednostki samorządu terytorialnego (organu) prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego EUROBUDŻET zakupionego od firmy ComArch S.A., Al. Jana Pawła II 39a Kraków wykonanego przez MICOMP Systemy Komputerowe ul. Astrów 7, Kraków Oprogramowanie obejmuje następujące aplikacje: - księgę główną - budżet w ujęciu zadaniowym - sprawozdawczość - administrator 2. Księgi rachunkowe do ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jst prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego MAGISTRAT zakupionego od firmy ComArch S.A., Al. Jana Pawła II 39a Kraków wykonanego przez MICOMP Systemy Komputerowe ul. Astrów Kraków. 3. Księgi rachunkowe do ewidencji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego GOMIG - KSZOB zakupionego od firmy ARISCO Sp. z o.o. ul. Nawrot 114, Łódź. Programy są aktualizowane przez producentów zgodnie ze zmianami przepisów prawa dotyczących poszczególnych programów. Wzajemne powiązania W programach MAGISTRAT, GOMIG - KSZOB, prowadzone są konta szczegółowe służące do rozrachunków z dłużnikami. Dane uzyskane z tego systemu stanowią podstawę do dokonania zapisów na kontach syntetycznych w systemie EUROBUDŻET. W programie kadrowo płacowym tworzone są listy płac oraz prowadzone imienne karty dla każdego pracownika oddzielnie, w podziale na poszczególne składniki wynagrodzeń. Dane uzyskane z aplikacji Środki trwałe dotyczące zmian w środkach trwałych i pozostałych Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 10 z 16

11 środkach trwałych podlegają eksportowi do Księgi Głównej w celu zaksięgowania na odpowiednich kontach. Ich funkcje w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych Dziennik, księga główna i zestawienia obrotów i sald księgi głównej umiejscowione są w systemie EUROBUDŻET - aplikacja Księga Główna. Natomiast księgi pomocnicze i zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych występują: - w aplikacji Księga Główna, - w systemie Magistrat, - w aplikacji Środki Trwałe, - w aplikacji Kontrahenci, - w systemie GOMIG KSZOB. System kadrowo - płacowy zawiera dane dotyczące wynagrodzeń poszczególnych pracowników. Aplikacja Księga Główna umożliwia łączenie dzienników cząstkowych w jeden zbiorczy dziennik oraz tworzenie łącznych zestawień obrotów i sald księgi głównej. 3. Opis systemu komputerowego rachunkowości 1) Do prowadzenia ksiąg rachunkowych Miasta Zduńska Woal i jednostki budżetowej Urząd Miasta Zduńska Wola wykorzystywany jest program EUROBUDŻET wprowadzony do użytkowania po raz pierwszy w 2008 r w wersji Księgi rachunkowe Urzędu Miasta i Miasta Zduńska Wola prowadzone są z wykorzystaniem w/w programu od 1 stycznia 2008 r. Zasady stosowania parametrów oraz użytkowania poszczególnych modułów zostały opisane w dokumentacji użytkownika znajdującej się w komórce informatycznej. 2) Do prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jst wykorzystywany jest program MAGISTRAT wprowadzony po raz pierwszy w 2008 r. w wersji Księgi rachunkowe w zakresie ewidencji podatków i opłat prowadzone są z wykorzystaniem w/w programu od 1 stycznia 2009 r. Zasady stosowania parametrów oraz użytkowania poszczególnych modułów zostały opisane w dokumentacji użytkownika znajdującej się w komórce informatycznej. 3) Do prowadzenia spraw kadrowo-płacowych wykorzystywany jest program KOMAX wprowadzony do użytkowania po raz pierwszy w 2008 r. w wersji Sprawy kadrowo-płacowe prowadzone wyłącznie z wykorzystaniem w/w programu prowadzone są od 1 stycznia 2010 r. Zasady stosowania parametrów oraz użytkowania poszczególnych modułów zostały opisane w dokumentacji użytkownika znajdującej się w komórce informatycznej. Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 11 z 16

12 4) Do prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie ewidencji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi wykorzystywany jest program GOMIG-KSZOB wprowadzony po raz pierwszy w 2013 r. w wersji Księgi rachunkowe w zakresie ewidencji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi są prowadzone z wykorzystaniem w/w programu od kwietnia 2013 r. (tj. miesiąc wprowadzenia pierwszej deklaracji). Zasady stosowania parametrów oraz użytkowania poszczególnych modułów zostały opisane w dokumentacji użytkownika znajdującej się w komórce informatycznej. Dokumentacja użytkownika opisująca poszczególne programy zawiera: - oznaczenie wersji oprogramowania, - wykaz programów, - procedury/funkcje wraz z opisem parametrów, - opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania. Program finansowo-księgowy EUROBUDŻET służy do prowadzenia pełnej księgowości i sprawozdawczości. Obejmuje on zadania zawierające: - definiowanie planu kont - ewidencje dokumentów księgowych - ewidencje na kontach analitycznych - automatyczne tworzenie sprawozdań i ich eksport do programu BESTIA - zestawienia i wydruki niezbędne do analizy oraz umożliwia m.in.: przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie czasu, przeglądanie i drukowanie stanów kont w danym okresie w ujęciu analitycznym lub syntetycznym, prowadzenie kartoteki planów finansowych z możliwością sporządzania wykazów zawierających stopień wykonania planu w dowolnym okresie czasu. Plan kont jest tworzony dla każdego roku. Oznaczenie konta w programie zawiera; - numer konta - nazwę konta - charakterystykę konta Stosowane algorytmy: Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 12 z 16

13 - numeracja pozycji księgowych każdy wprowadzony dokument księgowy otrzymuje kolejny, unikalny numer pozycji. Numeracja prowadzona jest narastająco w miesiącu u dysponenta, w podziale na rodzaj dokumentu księgowego, - storno na czerwono program umożliwia podanie kwoty z minusem, - obroty miesiąca suma zaksięgowanych dokumentów w podanym miesiącu obrachunkowym, - obroty narastająco równe są sumie BO i zaksięgowanych dokumentów w danym miesiącu włącznie, - naliczanie sald konta w zależności od charakterystyki konta saldo jest liczone po stronie Wn lub po stronie Ma Ewidencja operacji w programie EUROBUDŻET wymaga zapisu w dwóch modułach: 1)budżecie zadaniowym 2)księdze głównej W ewidencji budżetu zadaniowego wprowadzane są zadania, które zawierają w sobie klasyfikację budżetową oraz plan budżetu. W ewidencji księgi głównej ewidencjonowane są operacje na kontach. Aby zachodziła zgodność danych wymagany jest zapis równocześnie w dwóch modułach. Program EUROBUDŻET zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Aplikacja Środki Trwałe służy do prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych, pozostałych środków trwałych, środków dydaktycznych, naliczania umorzeń oraz przeprowadzania inwentaryzacji. Program pozwala na: - prowadzenie pełnej ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, środków dydaktycznych - naliczanie umorzeń i amortyzacji - generowanie i eksport poleceń księgowania do Księgi Głównej - tworzenie różnych zestawień i wydruków - inwentaryzację za pomocą terminali z czytnikiem kodów kreskowych Program KOMAX - służy do prowadzenia spraw związanych z rozliczaniem wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umów zleceń i o dzieło oraz związanych z wypłatą diet, nagród i innych świadczeń. Jego podstawowym zadaniem jest przetwarzanie danych wpływających na ostateczną wysokość wypłacanych wynagrodzeń, podatków, składek ZUS i innych świadczeń. Dane te pozwalają na automatyczne sporządzanie dokumentów związanych z rozliczeniem wynagrodzeń. Osoba sporządzająca listę płac może: Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 13 z 16

14 - wygenerować polecenie księgowania i wytransmitować do programu EUROBUDŻET, - wygenerować zestawienie należnych przelewów i wytransmitować do kasy, - wygenerować dane do ZUS i wytransmitować do programu PŁATNIK. W programie prowadzone są imienne karty wynagrodzeń. Program MAGISTRAT - służy do wymiaru, ewidencji i windykacji należności budżetu miasta w zakresie należności podatkowych oraz w zakresie pozostałych należności publicznoprawnych i należności cywilnoprawnych. W zakresie należności podatkowych za pomocą systemu MAGISTRAT obsługiwane są podatki: - podatek od nieruchomości od osób prawnych, - podatek od nieruchomości od osób fizycznych, - podatek rolny od osób prawnych, - podatek leśny od osób prawnych, - podatek rolny, leśny i od nieruchomości od osób fizycznych opłacany w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, - podatek od środków transportowych od osób prawnych, - podatek od środków transportowych od osób fizycznych. System służy do: - ewidencjonowania danych zgromadzonych dla potrzeb wymiaru podatków, - ustalania należności podatkowych od osób fizycznych poprzez funkcję wystawiania decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych i zmieniających wysokość tych zobowiązań, - ewidencjonowania należności podatkowych od osób prawnych oraz innych jednostek organizacyjnych niemających osobowość prawnej wynikających ze złożonych deklaracji podatkowych, - sporządzania zestawień rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów, odpisów i umorzeń, - sporządzania zestawień podstaw opodatkowania, - ewidencji przypisów, odpisów, umorzeń. wpłat i zwrotów na analitycznych kontach podatników, - sporządzania zestawień przypisów, odpisów, wpływów i sald, - sporządzania zestawień obrotów za podany okres, - sporządzania wykazów zaległości i nadpłat. W zakresie pozostałych należności za pomocą systemu MAGISTRAT obsługiwane są: - należności za zajęcie pasa drogowego i umieszczenie urządzeń w pasie drogowym, - należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste gruntów, Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 14 z 16

15 - należności z tytułu opłat za dzierżawę gruntów, - należności z tytułu opłat za bezumowne korzystanie z gruntów, - należności z tytułu opłat adiacenckich, - należności z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholi. System służy do: - ewidencjonowania należności od osób fizycznych, od osób prawnych oraz innych jednostek organizacyjnych niemających osobowość prawnej wynikających z wydanych decyzji administracyjnych lub zawartych umów cywilnoprawnych, - sporządzania zestawień rejestrów przypisów, odpisów i umorzeń, - sporządzania zestawień podstaw opodatkowania, - ewidencji przypisów, odpisów, umorzeń. wpłat i zwrotów na analitycznych kontach podatników, - sporządzania zestawień przypisów, odpisów, wpływów i sald, - sporządzania zestawień obrotów za podany okres, - sporządzania wykazów zaległości i nadpłat. Sporządzone w systemie MAGISTRAT: - zbiorcze zestawienia rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów, odpisów i umorzeń sporządzone za dany okres (wg stanu na ostatni dzień miesiąca), - zestawienia obrotów za podany okres (dzienne) stanowią podstawę do dokonania zapisów na kontach syntetycznych w systemie EUROBUDZET. Program GOMIG-KSZOB - służy do wymiaru, ewidencji i windykacji należności budżetu miasta w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. System służy do: - ewidencjonowania danych zgromadzonych dla potrzeb wymiaru opłaty, - ewidencjonowania należności od właścicieli nieruchomości na, których zamieszkują mieszkańcy, wynikających ze złożonych deklaracji o wysokości opłaty lub wydanych decyzji określających jej wysokość - sporządzania zestawień złożonych deklaracji lub wydanych decyzji, - ewidencjonowania należności - sporządzania zestawień rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów, odpisów i umorzeń, - ewidencji przypisów, odpisów, umorzeń. wpłat i zwrotów na analitycznych kontach podatników, - sporządzania zestawień przypisów, odpisów, wpływów i sald, Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 15 z 16

16 - sporządzania zestawień obrotów za podany okres, - sporządzania wykazów zaległości i nadpłat. Sporządzone w systemie GOMIG-KSZOB: - zbiorcze zestawienia rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów, odpisów i umorzeń sporządzone za dany okres (wg stanu na ostatni dzień miesiąca), - zestawienia obrotów za podany okres (dzienne) stanowią podstawę do dokonania zapisów na kontach syntetycznych w systemie EUROBUDZET System operacyjny i oprogramowanie tworzące księgi rachunkowe, zarówno na końcowych komputerach, jak i na serwerze, są zabezpieczone oprogramowaniem antywirusowym i antyspamowym o wysokiej skuteczności działania, a baza sygnatur wirusów jest aktualizowana raz dziennie. Za zabezpieczenie danych przed wirusami i innymi typami szkodliwego oprogramowania oraz sporządzanie kopii bezpieczeństwa odpowiadają informatycy zatrudnieni w Urzędzie Miasta. Dostęp do danych finansowych chroniony jest przez system haseł dostępu na poziomie systemu operacyjnego oraz serwera. Opis algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony (metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania) Opis algorytmów i parametrów programów zawarty jest w dokumentacji użytkownika będącej w posiadaniu komórki informatycznej. Dostęp do danych i systemu ich przetwarzania wymaga nadania uprawnień przez administratora. Zakres uprawnień może dotyczyć dostępu do całego systemu, bądź tylko wybranej aplikacji. Po nadaniu stosownych uprawnień, uruchomienie systemu wymaga wprowadzenia hasła znanego tylko osobie uprawnionej do pracy. Id: 0B7A B D7-EE21DBB4C769 Strona 16 z 16