ZARZĄDZENIE NR 37/2019 STAROSTY OSTRÓDZKIEGO z dnia 3 czerwca 2019 roku

Transkrypt

1 AN ZARZĄDZENIE NR 37/2019 STAROSTY OSTRÓDZKIEGO z dnia 3 czerwca 2019 roku zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Ostródzie. Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. z 2019 roku poz. 351), art. 34 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998 r. (Dz. U. z 2019 roku poz. 511) zarządzam co następuje: 1 W zarządzeniu Nr 59/2018 Starosty Ostródzkiego z dnia 17 lipca 2018 r. w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Ostródzie, wprowadza się następujące zmiany: 1) w załączniku nr 1 Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych ustęp 13 otrzymuje brzmienie: 13. Sporządza się oddzielne sprawozdanie z wykonania dochodów budżetowych Rb-27S z urzędu, a następnie dane w nim zawarte włącza się do sprawozdania Rb-27S jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu. 2) w załączniku nr 4 Zakładowy plan kont dla Starostwa punkt 2 w części II Opis kont otrzymuje brzmienie: 2) konto 011 XX XXX-(XX) Środki trwałe. Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013, 014. Konto ma podstawowe dwa poziomy analityki. Pierwszy poziom dwucyfrowy oznacza grupę środka trwałego, drugi poziom trzycyfrowy oznacza rodzaj środka trwałego w grupie. W przypadku grupy 0 - Grunty dopuszcza się trzeci poziom analityki oznaczający grunty stanowiące własność powiatu przekazanych w wieczyste użytkowanie innym podmiotom. Na stronie Wn konta ujmuje się w szczególności: 1) przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu, gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych w korespondencji z kontem 080, 800; 2) przychody środków trwałych nowo ujawnionych w korespondencji z kontem 800; 3) nieodpłatne przyjęcie środków trwałych w korespondencji z kontem 071, 800; 4) zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny w korespondencji z kontem 800;

2 5) ujawnienie w toku inwentaryzacji środka trwałego nie objętego ewidencją w korespondencji z kontem 240; 6) przyjęcie do użytkowania inwestycji w obcym środku trwałym w korespondencji z kontem 080; Na stronie Ma ujmuje się w szczególności: 1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, z powodu: a) zniszczenia do wysokości dotychczasowego umorzenia w korespondencji z kontem 071 wartość nie umorzona wg ceny ewidencyjnej w korespondencji z kontem 800; b) zużycia do wysokości dotychczasowego umorzenia w korespondencji z kontem 071 wartość nie umorzona wg cen ewidencyjnych w korespondencji z kontem 800; c) sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania do wysokości dotychczasowego umorzenia w korespondencji z kontem 071, wartość nie umorzona wg cen ewidencyjnych w korespondencji z kontem 800 d) ujawnione niedobory środków trwałych w korespondencji z kontem 071, 240; e) zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny w korespondencji z kontem 800. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 umożliwia: 1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych; 2) ustalenie komórek organizacyjnych i podmiotów, którym powierzono środki trwałe; 3) należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji, 4) ustalenie wartości gruntów stanowiących własność powiatu przekazanych w wieczyste użytkowanie innym podmiotom. Na koncie 011 Środki trwałe bez względu na jego wartość ujmuje się nieruchomości (grunty, budynki, obiekty inżynierii lądowej i wodnej z grupy 0, 1, 2), oraz środki z grup 3-8, których wartość jest większa lub równa zł. określona w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 865 z późn. zm.). Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej. Zapisów określających poszczególne środki trwałe dokonuje się w księdze inwentarzowej prowadzonej w systemie komputerowym w programie Środki trwałe Umorzenie środków trwałych ewidencjonuje się na karcie analitycznej środka trwałego. Środki trwałe umarzane są według stawek amortyzacyjnych ustalonych przepisami ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. 3) w załączniku nr 4 Zakładowy plan kont dla Starostwa punkt 17 w części II Opis kont otrzymuje brzmienie: 17) konto 201 XXXXXX (XX) Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług w tym również zaliczek. Rozrachunki z dostawcami ewidencjonowane na tym koncie powstają w wyniku fakturowania wykonanych na rzecz jednostki dostaw, robót i usług, a także wynikających z otrzymanych rachunków, bez względu na źródło ich finansowania. Konto ma jeden podstawowy sześciocyfrowy poziom analityki, który określa kontrahenta. W miarę potrzeb dopuszcza się stosowanie drugiego dwucyfrowego poziomy analityki oznaczającego m. in. rozliczenia z tytułu nadpłat, czy faktur pro forma. Ewidencję

3 szczegółową prowadzi się według podziałki klasyfikacji budżetowej i według kontrahentów. Na stronie Wn konta ujmuje się: 1) spłatę zobowiązań oraz nadpłaty wobec dostawców w korespondencji z kontem 130, 101 2) zmniejszenia zobowiązania wobec dostawców na podstawie otrzymanych faktur korygujących w korespondencji z zespołem kont 4. 3) odpisów przedawnionych i umorzonych zobowiązań w korespondencji z kontem: a) z tytułu odsetek w korespondencji z kontem 750, b) pozostałych tytułów w korespondencji z kontem 760, c) z działalności finansowanej z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w korespondencji z kontem 851 Na stronie Ma konta 201 ujmuje się: 1) zobowiązania wynikające z faktur VAT lub rachunków z tytułu dostaw robót i usług wartość w cenie zakupu i niepodlegający odliczeniu VAT dotyczące: a) działalności eksploatacyjnej w korespondencji z kontami zespołu 4, 013 b) działalności finansowanej z ZFŚS w korespondencji z kontem 851, 2) zobowiązania wobec dostawców z tytułu wymagalnych odsetek i kar umownych: a) z działalności eksploatacyjnej: - kary w korespondencji z kontem 761, - odsetki za zwłokę w zapłacie w korespondencji z kontem 751, b) działalności finansowanej z ZFŚS w korespondencji z kontem ) dokonuje się zmiany treści załącznika nr 5: Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych systemu informatycznego w brzmieniu stanowiącym załącznik A do zarządzenia. 5) w załączniku nr 6 Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej w Starostwie Powiatowym w Ostródzie 5 ust 2 otrzymuje brzmienie: 2. Ustala się pogotowie kasowe w kasie Starostwa w Ostródzie na niezbędne wydatki do kwoty zł. Wszelkie zmiany dotyczące wielkości pogotowia kasowego ustala każdorazowo Starosta na wniosek Skarbnika Powiatu. 6) w załączniku nr 2 do załącznika nr 8 Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Ostródzie, zmianie ulegają poz. nr 1, 6 w brzmieniu stanowiącym załącznik B do zarządzenia. 2 Pozostałe postanowienia zarządzenia pozostają bez zmian. 3 Zarządzenie niniejsze wchodzi w życie z dniem podpisania.

4 Załącznik A do Zarządzenia Załącznik nr 5 do Zarządzenia Starosty Ostródzkiego Nr 59/2018 z dnia 17 lipca 2018 Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych systemu informatycznego stosowanych w Starostwie Powiatowym w Ostródzie. 1. Wykaz programów z zakresu rachunkowości dopuszczonych do stosowania w Starostwie Powiatowym w Ostródzie przy użyciu komputerów: 1 1) PUMA Platforma Uruchomieniowa Modułów Aplikacyjnych w wersji Autorem jest Zakład Elektronicznej Techniki Obliczeniowej ZETO SOFTWARE Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie. Eksploatację rozpoczęto r. Pakiet obejmuje następujące moduły: a) FK Finanse i Księgowość w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. b) Budżet w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. c) Kasa w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. d) Kontrahenci w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. e) Środki trwałe w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. f) Kadry w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. g) Płace w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. h) Nieruchomości w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. i) Windykacja w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. j) Faktury w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. k) Opłaty różne w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. l) Decyzje w wersji z późniejszymi aktualizacjami, użytkowany od r. 2) Pakiet SKID obecnie w wersji archiwalnej jednostanowiskowej. Dostawcą jest firma Macrologic SA z siedzibą w Warszawie. Pakiet obejmuje następujące moduły: a) KALI - moduł kadrowo płacowy w wersji 8.36, wersja archiwalnej od r. b) FIKS-BJ - moduł finansowo księgowy w wersji 8.36,wersja archiwalna od r. 3) Besti@ - Informatyczny System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego. Właścicielem wszystkich praw autorskich i majątkowych do programu jest Ministerstwo Finansów. Program jest wdrażany i obsługiwany przez konsorcjum firm SPIN S.A., Sputnik Software Sp. z o.o. oraz MiCOMP. Eksploatację rozpoczęto r.

5 4) PŁATNIK - program komputerowy stworzony przez Asseco Poland SA, umożliwiający wysyłanie dokumentów ubezpieczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Eksploatację rozpoczęto r. 5) Gr0sik program do przesyłania sprawozdań budżetowych. Autorem jest Maciej Wasilewski. Eksploatację rozpoczęto r. 2. Programy aktualizowane są przez producentów w przypadku dostosowania ich do zmian przepisów prawa oraz ulepszenia i rozszerzenia ich funkcjonalności. 1. Opis przeznaczenia i sposobu działania programów wymienionych w 1. a) FK Finanse i Księgowość PUMA- celem modułu jest zautomatyzowanie procesu ewidencji i księgowania wszystkich operacji finansowych w zakresie księgowości budżet (Organu) i jednostki budżetowej (Urzędu). System umożliwia rejestrację, księgowanie i drukowanie dowodów księgowych na podstawie przyjętego planu kont, przeglądanie i drukowanie kartotek obrotów i zestawienia obrotów i sald za dowolny okres (również z lat ubiegłych) w ujęciu syntetycznym i analitycznym z wykorzystaniem dowolnego układu klasyfikacji budżetowej, sporządzanie i drukowanie wymaganych sprawozdań na dany dzień. System współpracuje z innymi modułami pakietu PUMA tj.: Budżet, Kontrahenci. Umożliwia eksport danych do programu Gr0sik i Besti@. b) Budżet - jego zadaniem jest informatyczne wspomaganie urzędu w pracach związanych z tworzeniem projektu budżetu i jego realizacją. Projekt jest tworzony wg klasyfikacji kont budżetowych z rozszerzeniem o zadania, z możliwością wykorzystania danych z poprzednich lat. System umożliwia wprowadzanie zmian uchwalonego budżetu w trakcie roku, generowanie i drukowanie zestawień stanowiących załączniki do uchwały budżetowej jak i budżetów cząstkowych dla jednostek organizacyjnych Współpracuje z modułem FK. Umożliwia eksport danych do programu Besti@. c) Kasa przeznaczony jest do wspomagania pracy kasy w urzędzie. Umożliwia rejestrację operacji wpłat i wypłat, poprzez wystawianie dowodów KP/KW, automatyczne sporządzanie raportów kasowych, zamykanie raportów kasowych i ich drukowanie Współpracuje z modułami pakietu PUMA tj.: Kontrahenci, Windykacja, Opłaty różne. d) Kontrahenci służy do ewidencji, przeglądu i wydruku danych osób fizycznych i prawnych występujących jako kontrahenci jednostki. Jest modułem wspomagającym pracę innych modułów pakietu PUMA tj.: FK, Kasa, Kadry, Płace, Nieruchomości, Windykacja, Faktury, Opłaty różne. e) Środki trwałe celem modułu jest zautomatyzowanie prac ewidencyjnych i obrachunkowych w zakresie środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Moduł umożliwia zakładanie kartoteki poszczególnych środków, aktualizację informacji zawartych w kartotece, wykonywanie operacji na środkach trwałych (przyjęcie, modernizacja, zmiana wartości początkowej, sprzedaż, częściowa sprzedaż, likwidacja, częściowa likwidacja, przekazanie, przesuniecie), naliczanie umorzeń i amortyzacji. f) Kadry - zadaniem modułu jest informatyczne wspomaganie urzędu w pracach związanych z ewidencjonowaniem zatrudnionych pracowników. Umożliwia prowadzenie pełnej kartoteki osobowej każdego pracownika oraz wydruki wielu potrzebnych dokumentów pracowniczych. Dodatkowo moduł pozwala na wydrukowanie wielu zestawień według zadanych parametrów. Współpracuje z modułami pakietu PUMA tj.: Płace, Kontrahenci. g) Płace - zadaniem modułu jest informatyczne wspomaganie urzędu w pracach związanych z obliczaniem wynagrodzenia pracowników. Umożliwia prowadzenie pełnej kartoteki płacowej 2

6 każdego pracownika oraz wydruki wielu potrzebnych dokumentów płacowych. W programie można wygenerować plik, pozwalający na automatyczne utworzenie przelewów w elektronicznym systemie bankowym Starostwa. Współpracuje z modułami pakietu PUMA tj.: Kadry, Kontrahenci. h) Nieruchomości - umożliwia realizację zadań wynikających z ustawy o gospodarce nieruchomościami a w szczególności gospodarowanie zasobem nieruchomości Skarbu Państwa i Powiatu, w zakresie ewidencjonowania nieruchomości oraz wykonywania czynności związanych z naliczaniem należności za nieruchomości udostępniane z zasobu, w tym ustalania cen, opłat i rozliczeń za nieruchomości. Moduł umożliwia rejestracje transakcji użytkowania wieczystego, sprzedaży, przekształcania prawa użytkowania wieczystego w prawo własności oraz oddawania nieruchomości w dzierżawę. Współpracuje z modułami pakietu PUMA tj.: Kontrahenci, Windykacja. i) Windykacja moduł służy do analizy opłat przypisanych kontrahentowi oraz prowadzenie windykacji przy zaległościach. Umożliwia wydruk kartotek zaległości i nadpłat wg wybranego filtru, naliczanie odsetek za zwłokę wg podanych parametrów, naliczanie odsetek redyskontowych, wystawianie upomnień i wezwań do zapłaty, generowanie i obsługa tytułów wykonawczych. Współpracuje z modułami pakietu PUMA tj.: Kontrahenci, Kasa, Nieruchomości, Opłaty różne. j) Faktury - Moduł służy do sporządzania faktur sprzedaży, faktur korygujących, duplikatów faktur, rejestrowania dokumentów zakupu. Umożliwia wydruk dokumentów w tym rejestrów sprzedaży i zakupu. Moduł umożliwia generowanie pliku JPK (Jednolity Plik Kontrolny), który jest przesyłany do organu podatkowego. Współpracuje z modułami pakietu PUMA tj.: Kontrahenci, Windykacja. k) Opłaty różne - moduł służy do pobierania różnych opłat typu: oplata Skarbowa, Administracyjna i innych mających charakter publicznoprawny. W module istnieje możliwość dodawania opłat i wybór sposobu ich egzekwowania. Wszystkie te opłaty mogą być rozliczane/pobierane w dwojaki sposób: bezpośrednio przez moduł Kasa, przez moduł Windykacja (te które wymagają stworzenia przypisu). Opłaty wprowadzone w module, które są windykowane mogą być decyzją odroczone, rozłożone na raty lub umorzone. Współpracuje z modułami pakietu PUMA tj.: Kontrahenci, Kasa, Windykacja. l) Decyzje - moduł ma na celu usystematyzowanie i ułatwienie użytkownikowi wydawanie decyzji dotyczących zobowiązań pieniężnych dla należności. Umożliwia wystawianie i wydruk dokumentów o rozłożeniu na raty, odroczeniu terminu płatności, umorzeniu zaległości, umorzeniu odsetek, wydruki zestawień dla wystawionych decyzji. Współpracuje z modułami pakietu PUMA tj.: Kontrahenci, Nieruchomości, Opłaty różne. m) Pakiet SKID moduł finansowo księgowy służy do przeglądania i drukowania zdarzeń księgowych w latach a moduł kadrowo - płacowy do przeglądania i drukowania ewidencji pracowniczych i naliczonych płac z lat Program nie jest związany z platformą PUMA. n) Besti@ ma na celu wspomożenie Urzędu w realizacji zadań w zakresie: - planowania budżetu począwszy od etapu przygotowania projektu budżetu, poprzez wszystkie jego zmiany, - sporządzanie sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych, - sporządzanie bilansu, rachunku zysku i strat, zestawienia zmian w funduszu jednostki, informacji dodatkowej (jednostkowych i łącznych), bilansu z wykonanie budżetu i bilansu skonsolidowanego, - wymiany danych między Urzędem a Regionalną Izbą Obrachunkową bez użycia zewnętrznych programów

7 o) Płatnik głównym zadaniem programu jest tworzenie i drukowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, system umożliwia synchronizację i weryfikację danych z bazą ZUS. import danych z systemów kadrowo-płacowych, przesyłanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS, automatyczne tworzenie informacji miesięcznych i rocznych dla ubezpieczonego. p) Gr0sik program służy do przygotowania sprawozdań jednostkowych jednostek organizacyjnych powiatu i Starostwa w rozszerzonym formacie stosowanym w module FK pakietu PUMA. Pomaga szybko i sprawnie przygotowywać wydruki sprawozdań oraz umożliwia organowi nadrzędnemu szybko oraz bezbłędnie wczytać sprawozdania do programu Besti@. 2. Szczegółowe zasady działania programów, ich funkcje i zastosowane algorytmy opisują instrukcje użytkowania poszczególnych programów i modułów.

8 Załącznik B do Zarządzenia Załącznik Nr 2 do Instrukcji Obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Ostródzie Wykaz osób uprawnionych do kontroli i podpisu dokumentów finansowo księgowych pod względem formalno rachunkowym Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Wzór podpisu 1 A. W. Podinspektor w Wydziale Finansowym 6 M. K. Podinspektor w Wydziale Finansowym