I Misja gospodarcza do Chin (Szanghaj) branża spożywcza

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. I Misja gospodarcza do Chin (Szanghaj) branża spożywcza Termin odbywania się misji: maja 2014 r. Partnerzy projektu: Gmina Miasta Grudziądz, Gmina Miasta Toruń oraz Miasto Bydgoszcz Uczestnicy misji 15 osób, w tym 9 przedsiębiorców i 6 przedstawicieli JST 1) Organizacja dwóch spotkań bilateralnych (sesje matchmaking). - Zleceniobiorca zobowiązuje się do współpracy z Wydziałem Promocji Handlu i Inwestycji, Konsulat RP w Szanghaju (WPHI w Szanghaju), w kwestii dokonania wyboru firm chińskich uczestniczących w sesjach matchmaking podczas targów SIAL w Szanghaju oraz w Hefei (każdorazowo spotkania z co najmniej 3 firmami chińskimi na jednego przedsiębiorcę polskiego), - Zleceniobiorca zobowiązuje się do współpracy z WPHI w Szanghaju w kwestii organizacji sesji matchmaking podczas targów SIAL w Szanghaju w dniu 14 maja 2014r. oraz w Hefei w hotelu zakwaterowania polskiej delegacji, - obsługę co najmniej trzech tłumaczy konsekutywnych (z języka chińskiego na angielski )przez cały czas trwania spotkań bilateralnych, posiadających minimum 1 rok doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń, - wynajęcie klimatyzowanych sal do spotkań w standardzie biznesowym (w Hefei w hotelu zakwaterowania polskiej delegacji), - wyposażenie wynajętych sal w sprzęt techniczny zapewniający obsługę spotkań, jak np. mównica, nagłośnienie, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera, min. 15 stolików [każdy opisany nazwą firmy polskiej], krzesła dla wszystkich uczestników, - każde ze spotkań bilateralnych musi być koordynowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców polskich na spotkanie z przedsiębiorcami chińskimi, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców, uczestników misji) przez osobę zapewnioną przez Zleceniobiorcę opiekuna/pilota grupy, która porozumiewa się w języku angielskim i chińskim. 2) Organizacja wizyty uczestników misji na targach SIAL China. - zakup wejściówek na dwa dni targów (13 i 14 maja 2014 r.) dla uczestników misji (15 osób - 9 przedsiębiorców + 6 przedstawicieli JST),

2 - Zleceniobiorca dopełni wszelkich niezbędnych wymagań formalnych, stawianych przez organizatora targów SIAL, dotyczących rejestracji i uczestnictwa członków misji (np. wypełnienie i wysłanie zgłoszeń), - zapewnienie obsługi konsekutywnej dwóch tłumaczy (znajomość języka chińskiego i angielskiego) posiadających minimum 1 rok doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas rozmów biznesowych. 3) Organizacja warsztatu szkoleniowego dla polskich firm uczestniczących w misji na temat kwestii formalno-prawnych związanych z wejściem na tamtejszy rynek (z case study) oraz w zakresie projektowania opakowań artykułów spożywczych na rynek chiński. - Zleceniobiorca zobowiązuje się do współpracy z WPHI w Szanghaju w kwestii organizacji warsztatu szkoleniowego dla członków polskiej delegacji, - Zleceniobiorca zapewni salę w standardzie biznesowym, w hotelu zakwaterowania polskiej delegacji, dla wszystkich uczestników warsztatu (ok. 20 osób), wraz w wyposażeniem (krzesła, stoliki, nagłośnienie i mikrofon bezprzewodowy jeśli będzie to konieczne, sprzęt umożliwiający wyświetlenie prezentacji multimedialnej), - Zleceniobiorca zapewni i pokryje koszt wynagrodzenia osób prowadzących szkolenie w języku angielskim, - Zleceniobiorca zapewni materiały szkoleniowe w j. angielskim dla wszystkich uczestników warsztatów, - warsztaty powinny trwać minimum 2,5 godziny, jednakże nie dłużej niż 4 godziny. 4) Transport. - propozycja planu podróży lotniczej z jedną przesiadką na lotnisku międzynarodowym w Moskwie lub Helsinkach. Czas oczekiwania w Moskwie lub Helsinkach na bezpośredni samolot do Szanghaju nie dłuższy niż 5 godzin, - zakup biletów lotniczych dla uczestników misji, - Zleceniobiorca zorganizuje i zabezpieczy uzyskanie wiz wjazdowych do Chin dla wszystkich uczestników misji zgodnie z procedurą Konsulatu ChRL w Gdańsku lub Ambasady ChRL w Warszawie, - zapewnienie transportu lokalnego w postaci busa lub autokaru dla polskiej delegacji każdego dnia trwania misji, obejmujących przejazdy na trasach: do i z lotniska ( Okęcie - Warszawa) w dniu wylotu i przylotu na trasach Toruń Warszawa Toruń (7 osób, bagaże i 40 kg materiałów informacyjno promocyjnych), Bydgoszcz Warszawa Bydgoszcz (4 osoby, bagaże i 30 kg materiałów informacyjno promocyjnych), Grudziądz Warszawa Grudziądz (4 osoby, bagaże i 30 kg materiałów informacyjno promocyjnych), uwzględniając odpowiednią ilość miejsc dla członków delegacji, przestrzeń na bagaże oraz przestrzeń na materiały informacyjno promocyjne,

3 - zapewnienie transportu lokalnego w postaci busa lub autokaru dla polskiej delegacji każdego dnia trwania misji, obejmujących przejazdy na trasach: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsca spotkań, seminariów, wizyt, targów hotel, hotel dworzec hotel, hotel - lotnisko w dniu wylotu, zgodnie z programem misji, - koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców), opłatami parkingowymi oraz innymi związanymi ze świadczoną usługą ponosi Zleceniobiorca. Autokar/bus powinien mieć maksimum 4 lata, posiadać sprawną klimatyzację, być w pełni sprawny, schludny i czysty. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do zgłaszania tras przejazdu autokaru/busa podczas misji, nie wynikające z programu misji i nie więcej niż 200 km. 5) Hotel w Szanghaju. - standard: hotel minimum 3 gwiazdkowy, - pokoje jednoosobowe lub do pojedynczego wykorzystania z łazienkami i klimatyzacją, - dostęp do bezpłatnej sieci WiFi, - śniadania w formie bufetu szwedzkiego w tym kuchnia europejska, - zakup opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji, - hotel położony w centrum Szanghaju, - hotel położony na linii metra nr 2, preferowana lokalizacja okolice stacji metra People s Square, - odległość hotelu od dworca kolejowego Hongciao nie większa niż 5 km, - odległość hotelu od lotniska międzynarodowego Pudong nie większa niż 50 km - hotel, w którym nie jest wymagane opłacenie pobytu polskiej delegacji w momencie rezerwacji lub danie gwarancji kartą kredytową (dopiero w momencie przyjazdu polskiej delegacji do hotelu), - hotel, w którym nie jest wymagane wpłacenie depozytu za pokój, - automatyczny kantor wymiany walut, - możliwość wynajęcia Sali konferencyjnej na nie więcej niż 55 osób. 6) Hotel w Hefei. - standard: hotel minimum 3 gwiazdkowy, - pokoje jednoosobowe lub do pojedynczego wykorzystania z łazienkami i klimatyzacją, - dostęp do bezpłatnej sieci WiFi, - śniadania w formie bufetu szwedzkiego w tym kuchnia europejska, - zakup opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji, - hotel położony w centrum Hefei, - odległość hotelu od dworca kolejowego w Hefei nie większa niż 4 km,

4 - hotel, w którym nie jest wymagane opłacenie pobytu polskiej delegacji w momencie rezerwacji lub danie gwarancji kartą kredytową (dopiero w momencie przyjazdu polskiej delegacji do hotelu), - hotel, w którym nie jest wymagane wpłacenie depozytu za pokój, - automatyczny kantor wymiany walut, - możliwość wynajęcia Sali konferencyjnej na nie więcej niż 55 osób. 7) Przygotowanie materiałów informacyjnych. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej firm chińskich (uczestników spotkań bilateralnych) w języku angielskim dla każdego polskiego uczestnika misji zawierającej minimum dane teleadresowe, dane przedstawiciela obecnego na spotkaniu, krótką informację na temat firmy i jej obszaru zainteresowania współpracą z firmami polskimi. 8) Wymagania ogólne. - Zleceniobiorca zapewni przerwy kawowe (kawa z ekspresu, herbata, woda mineralna, soki, drobny poczęstunek typu ciasteczka, paluszki, kanapki koktajlowe lub lokalne przekąski, owoce, ciasto) dla wszystkich uczestników warsztatów (około 20 osób) i spotkań bilateralnych (tj. polskich i zagranicznych, nie więcej niż 55 osób), - Zleceniobiorca zapewni business lunch (zupa i drugie danie oraz napoje bezalkoholowe, w tym kawa) każdego dnia misji dla wszystkich uczestników (w tym gości zaproszonych na spotkania bilateralne), nie więcej niż 55 osób, - Zleceniobiorca zapewni uczestnikom misji obiadokolacje w restauracji hotelowej lub innej restauracji oferującej stół szwedzki lub dania a la carte (w tym kuchnia europejska), - Zleceniobiorca zapewni obsługę wizową polskiej delegacji, - na czas trwania całej misji Zleceniobiorca zapewni obecność przynajmniej jednej osoby (opiekuna/pilota grupy) porozumiewającej się w języku angielskim i chińskim ze swojej strony czuwającej nad prawidłowym wykonaniem usługi, - Zleceniobiorca wykupi ubezpieczenie dla wszystkich członków delegacji na cały czas trwania misji poza granicami kraju, tj. od momentu startu samolotu z Polski (Warszawa-Okęcie) do momentu zakończenia misji i wylądowania w Polsce (Warszawa-Okęcie), - Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia, - Zleceniobiorca wykona dokumentację zdjęciową misji. Serwis fotograficzny z misji zostanie przekazany Zleceniodawcy na nośniku cyfrowym oraz papierowym (min. 10 szt. zdjęć) wraz z raportem końcowym, - Zleceniobiorca skompletuje, zapakuje, zabezpieczy oraz zapewni transport lotniczy - nada jako bagaż, materiały promocyjne (ulotki, foldery reklamowe, płyty CD itp.) Zleceniodawcy oraz pozostałych uczestników misji o łącznej wadze do 100 kg.

5 Miejscem przeznaczenia materiałów promocyjnych będzie hotel zakwaterowania polskiej delegacji, najpóźniej w dniu 12 maja 2014 r., - zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji zawierających dane uczestnika misji, stanowisko oraz nazwę i logo firmy reprezentowanej przez uczestnika, logotypy projektowe zgodnie z wytycznymi przedstawionymi przez Zleceniodawcę, - Zleceniobiorca jest zobowiązany do opracowania w ciągu 7 dni od daty podpisania Umowy ramowego planu wyjazdu (na podstawie harmonogramu misji dostarczonego przez Zleceniodawcę), zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej.