DOTACJE NA INNOWACJE - INWESTUJEMY W WASZĄ PRZYSZŁOŚĆ

Transkrypt

1 Znak sprawy: ZO.POIG.6.1/WYJ/ Grodzisk Mazowiecki, dnia 20 lipca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NA ORGANIZACJĘ MISJI GOSPODARCZYCH I WYJAZDÓW NA SPOTKANIA Z KLIENTAMI wydatek w ramach realizacji Projektu pt. Rozwój firmy B&M WORLDWIDE poprzez wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu realizowanego w ramach osi priorytetowej 6. Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działania 6.1 Paszport do eksportu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (Projekt nr WND-POIG /13 realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie nr UDA-POIG /13-00 z dnia ) B&M WORLDWIDE BENIOWSKA, MARCZAK SPÓŁKA JAWNA Ul. Błękitna 21C Grodzisk Mazowiecki Zamawiający: bmbutik@gmail.com NIP REGON Osobą upoważnioną do kontaktu ze strony zamawiającego jest: Agata Beniowska ( agata.beniowska@bmwide.pl, tel ). Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na : 1. organizacji 3 misji gospodarczych 2. opracowaniu baz danych potencjalnych klientów z rynków docelowych - Rosja, Białoruś, Ukraina, Bułgaria, Czechy, Słowacja. 3. organizacji wyjazdów na spotkania oraz wyszukanie i organizacja spotkań z potencjalnymi klientami na rynkach docelowych: Rosja, Białoruś, Ukraina, Bułgaria, Czechy, Słowacja. Przedmiot zamówienia: SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA: I. Organizacja udziału 3 osób w 3 zagranicznych misjach gospodarczych: 1. Misja gospodarcza do Czech (termin sierpnia 2014 r.), obejmująca udział w targach KABO w Brnie 2. Misja gospodarcza do Rumunii (termin września 2014r.), obejmująca udział w targach Modexpo w Bukareszcie 3. Misja gospodarcza do Bułgarii (termin 8-12 października 2014r.), obejmująca udział w targach Leather & Fur Fashion w Sofii

2 Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca docelowego misji, o czym poinformuje Wykonawcę minimum 3 tyg. przed faktem. W ramach udziału w wskazanych misjach Wykonawca zobowiązuje się do kompleksowej organizacji misji poprzez: nocleg - zorganizowanie dla uczestników misji noclegu w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, oddalonym od miejsca targów o maksymalnie 10 km wyszukanie hotelu, dokonanie rezerwacji w imieniu Zamawiającego transport - wybór środka transportu, rekomendacja optymalnej opcji pod względem czasu przejazdu, terminu, odległości od miejsca docelowego (hotelu), rezerwacja biletów w wyznaczonym terminie, zakup biletów udział w targach - Przygotowanie wszystkich materiałów organizacyjnych i informacyjnych związanych ze zwiedzaniem targów podczas misji; przygotowanie obecności na targach poprzez spełnienie wszystkich niezbędnych wymagań formalnych stawianych przez organizatora imprezy dotyczących rejestracji i uczestnictwa przedstawicieli przedsiębiorców (np. wypełnienie oraz wystawienie zgłoszeń, zapisy na wskazane sesje podczas imprezy, zakup biletów wstępu itp.) ubezpieczenie - sprawdzenie cen oraz rekomendacja polis ubezpieczeniowych dla uczestników misji w wyznaczonym terminie spotkania wyszukanie wśród uczestników targów potencjalnych kontrahentów, zainteresowanych ofertą firmy oraz umówienie spotkań z minimum 3 firmami, przedstawicielami branży obuwniczej biorącymi udział w targach, pochodzącymi z rynków wskazanych przez Zamawiającego (Wykonawca wyszuka co najmniej 8 potencjalnie zainteresowanych współpracą z Zamawiającym partnerów gospodarczych, z których Zamawiający wybierze potencjalnych klientów oraz zapewni miejsce do odbycia spotkań). termin misji: w terminie odbywania się wybranych targów; długość misji targach ustala indywidualnie z Wykonawcą, maksymalnie 7 dni,. II. Przygotowanie 7 baz danych zawierających kontakty do potencjalnych kontrahentów z rynków: Rosja, Rumunia, Bułgaria, Czechy, Słowacja, Białoruś, Ukraina W ramach przygotowania baz danych: zamówienie obejmuje przygotowanie 7 dedykowanych baz danych zawierających kontakty potencjalnych klientów Zamawiającego dla następujących rynków: 1. Rosja, 2. Rumunia, 3. Bułgaria, 4. Czechy, 5. Słowacja, 6. Białoruś, 7. Ukraina

3 Dedykowane bazy danych powinny zawierać co najmniej: pełną nazwę firmy/podmiotu numer rejestrowy dane teleadresowe: adres, , numer telefonu, numer fax adres strony internetowej profil działalności geograficzny zakres działalności (rynek lokalny/ regionalny/ krajowy/ międzynarodowy) informację o osobie decyzyjnej w sprawie współpracy (nazwisko, stanowisko) Oczekiwana minimalna liczba rekordów w każdej z baz danych wynosi 50. Zleceniodawca działa w branży obuwniczej, dostarcza wysokiej jakości obuwie polskich i zagranicznych producentów. Oferuje ekskluzywne, głównie skórzane buty dla kobiet i mężczyzn oraz buty dla dzieci (na licencji Disneya). Bazy powinny zawierać w szczególności kontakty do producentów i dystrybutorów obuwia odpowiadającego ofercie Zamawiającego. III. Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych - usługa w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi na rynkach: Rosja, Rumunia, Bułgaria, Czechy, Słowacja, Białoruś, Ukraina W ramach wyszukiwania i doboru partnerów na rynkach docelowych Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi na rynkach: Rosja, Rumunia, Bułgaria, Czechy, Słowacja, Białoruś, Ukraina oraz pełnej organizacji wyjazdu (organizacja transportu, noclegu, ubezpieczenia, wizy). Miejscem spotkania będzie stolica kraju lub miejscowość w promieniu 100 km od stolicy. W przypadku organizacji max. 3 spotkań Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania miejsca spotkania poza stolicą kraju i w odległości przekraczającej 100 km od stolicy. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie wyjazdu minimum 30 dni przed planowaną datą wyjazdu. Ilość uczestników wyjazdu maks. 3 osoby Czas wyjazdów od 3 do maksymalnie 7 dni (w tym dzień pierwszy i ostatni bez spotkań); terminy wyjazdów oraz ich czas będą ustalane indywidualnie, na bieżąco; Wszystkie wyjazdy muszą odbyć się w nieprzekraczalnym terminie realizacji Projektu (do r.) Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie wyjazdu minimum 30 dni przed planowaną data wyjazdu, Liczba spotkań na każdym z rynków minimum 1 maksimum 5.; maksymalnie 1/dzień W ramach zadania Wykonawca zobowiązuje się do organizacji następujących zadań: spotkania - umówienia spotkań z potencjalnymi kontrahentami z bazy danych w wyznaczonym terminie (liczba spotkań ustalana indywidualnie, na bieżąco)

4 nocleg - zorganizowanie dla uczestników wyjazdu noclegu w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym wyszukanie hotelu, dokonanie rezerwacji w imieniu Zamawiającego transport - wybór środka transportu, rekomendacja optymalnej opcji pod względem czasu przejazdu, terminu, odległości od miejsca docelowego (hotelu), rezerwacja biletów w wyznaczonym terminie, zakup biletów ubezpieczenie - sprawdzenie cen oraz rekomendacja polis ubezpieczeniowych dla uczestników wyjazdu w wyznaczonym terminie wizy zorganizowanie wiz dla uczestników wyjazdów, w przypadku gdy jest to konieczne Kryterium wyboru stanowi: 1. cena (80 pkt) punkty przyznane będą wg wzoru: Cena najniższej oferty Cena oferty = X 80 Cena badanej oferty Kryterium oceny: 2. doświadczenie (20 pkt) w ciągu ostatnich 2 lat (lub krócej, jeżeli podmiot działa na rynku krócej niż 2 lata): 10 pkt za organizację minimum 2 misji gospodarczych poza granice kraju (Polski) 0 pkt za organizację mniej niż 2 misji gospodarczych 10 pkt za organizację minimum 5 spotkań handlowych z partnerami zagranicznymi (w tym minimum 3 na rynkach wschodniej Europy) 0 pkt za organizację mniej niż 5 spotkań handlowych z partnerami zagranicznymi (w tym minimum 3 na rynkach wschodniej Europy) Zamawiający dokona weryfikacji spełnienia tego warunku na zasadzie spełnia nie spełnia na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę załącznika nr 2 do niniejszego zapytania termin składania ofert: do dnia 1 sierpnia 2014 r. (liczy się data wpływu) składanie ofert: Oferty, prosimy przekazać na jeden w wymienionych poniżej sposobów: osobiście lub za pośrednictwem poczty/kuriera na adres Zamawiającego ul. Błękitna 21C, Grodzisk Mazowiecki lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: agata.beniowska@bmwide.pl

5 Na kopercie z ofertą/w tytule wiadomości należy wpisać: oferta na organizację wyjazdów w ramach Projektu warunki składania oferty Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Nie uznaje się za ofertę informacji podanych w treści wiadomości . Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania zapytania. (podpis Zamawiającego)

6 ... Data, miejsce Załącznik nr 1 do zapytania ZO.POIG.6.1/WYJ/ FORMULARZ OFERTOWY NA ORGANIZACJĘ MISJI GOSPODARCZYCH I WYJAZDÓW NA SPOTKANIA Z KLIENTAMI wydatek w ramach realizacji Projektu pt. Rozwój firmy B&M WORLDWIDE poprzez wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu realizowanego w ramach osi priorytetowej 6. Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działania 6.1 Paszport do eksportu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Nazwa Wykonawcy: Nazwa:... Adres:... Nr telefonu: Oferta cenowa Wykonawcy: Elementy przedmiotu Cena netto Podatek VAT Cena brutto zamówienia* (stawka..%) 1. Organizacja i udział w misjach gospodarczych za granicą (3 wyjazdy) 2. Bazy danych ( 6 szt.) 3. Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych (6 wyjazdów) RAZEM oferta cenowa powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia konieczne do poniesienia, także w przypadku kiedy umowa lub obowiązujące przepisy prawa rodzą po stronie Zamawiającego obowiązek ponoszenia dodatkowych kosztów pochodnych od wynagrodzeń, również wysokość tych kosztów Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Niniejsza oferta jest ważna przez 30 dni licząc od upływu terminu składania ofert Pieczątka firmowa oraz czytelny podpis Oferenta

7 ... Data, miejsce Załącznik nr 2 do zapytania ZO.POIG.6.1/WYJ/ FORMULARZ OFERTOWY NA ORGANIZACJĘ MISJI GOSPODARCZYCH I WYJAZDÓW NA SPOTKANIA Z KLIENTAMI wydatek w ramach realizacji Projektu pt. Rozwój firmy B&M WORLDWIDE poprzez wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu realizowanego w ramach osi priorytetowej 6. Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działania 6.1 Paszport do eksportu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka WYKAZ WYKONANYCH USŁUG Nazwa Wykonawcy: Nazwa:... Adres:... Nr telefonu: oświadczamy, że w okresie ostatnich 2 lat byliśmy organizatorem następujących misji i spotkań handlowych: 1. Wykaz zrealizowanych misji gospodarczych Misje gospodarcze rynek/kraj rok realizacji 2. Wykaz zrealizowanych spotkań handlowych rynek/ kraj rok realizacji Pieczątka firmowa oraz czytelny podpis Oferenta