Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 1 do SIWZ i umowy na wykonanie usługi Kompleksowa organizacja wyjazdowej misji samorządowo-gospodarczej do Homla na Białorusi Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczy usługi polegającej na wykonaniu kompleksowej, merytorycznej i logistycznej organizacji min. 5-dniowej misji gospodarczej promującej potencjał gospodarczy województwa lubuskiego na Białorusi dla przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego oraz lubuskich przedsiębiorców, realizowanej w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych zwanej dalej misją oraz opracowania materiałów informacyjno promocyjnych. Termin realizacji usługi: między 23 a 28 października 2016 r. (czas trwania min. 5 dni) Miejsce organizacji usługi: Mińsk, Obwód Homelski - Białoruś Zamawiający zastrzega, iż ww. usługa nie jest usługą o charakterze turystycznym. Zamawiający informuje, iż głównym celem misji jest nawiązanie współpracy pomiędzy lubuskimi przedsiębiorcami a białoruskimi przedsiębiorcami i instytucjami zainteresowanymi ofertami eksportowymi lubuskich podmiotów gospodarczych oraz zainteresowanie potencjalnych inwestorów inwestycjami na terenie województwa lubuskiego. Misja umożliwi również promocję walorów gospodarczych regionu lubuskiego. Usługa jest realizowana w ramach projektu pt. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych i współfinansowana z RPO Lubuskie I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia W wyjeździe udział weźmie 14 osób w tym lubuscy przedsiębiorcy wybrani drogą rekrutacji przez Zamawiającego oraz przedstawiciele samorządu lubuskiego. Misja gospodarcza połączona jest z udziałem w Polsko-Białoruskim Forum Gospodarczym. 1. Misja powinna trwać łącznie z wylotem, przylotem i przejazdami minimum 5 dni, z czego co najmniej 3 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami wg planu uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza skrócenia czasu trwania misji. 2. Zamawiający wymaga skoordynowania logistyki przelotów i przejazdów z województwa lubuskiego do Mińska i Homla (Białoruś) i z powrotem dla wszystkich uczestników misji ze strony polskiej. Wykonawca w pierwszym dniu misji zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników, tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego. 3. Przy organizacji wyjazdowej misji gospodarczej Wykonawca zobowiązany jest ściśle współpracować z Zamawiającym, z Wydziałem Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Mińsku oraz Białoruską Izbą Przemysłowo-Handlową.

2 4. Wykonawca zobowiązany jest do pośredniczenia w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych np. wizy/zezwolenia. Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów przy ww. procedurach. 5. Wykonawca opracuje i przedstawi do akceptacji szczegółowy program pod względem logistycznym. 6. Preferowany przez Zamawiającego przebieg misji: 1. dzień: transport (przelot plus przejazdy) do Mińska do miejsca zakwaterowania koordynowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym. Wyjazd z Zielonej Góry, przejazd do Berlina lub Warszawy, przelot do Mińska. 2. dzień: udział w Polsko-Białoruskim Forum Gospodarczym (w tym spotkania kooperacyjne b2b). 3. dzień: spotkanie z przedstawicielem WPHI, transport do Homla - do miejsca zakwaterowania koordynowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym, spotkanie w Izbie Przemysłowo-Handlowej w Homlu, spotkania kooperacyjne b2b w Homlu. 4. dzień: spotkania kooperacyjne b2b w innym mieście Obwodu Homelskiego, wizyty studyjne w wybranych białoruskich przedsiębiorstwach, wizyty studyjne w Homelskim Parku Naukowo- Technologicznym lub na terenach inwestycyjnych Homelskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej Homel-Raton. 5. dzień: transport powrotny (przejazd plus wylot) z Homla / Minska do Zielonej Góry. Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmiany w harmonogramie misji, jeżeli mają one na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu programu misji. Spotkanie w WPHI Mińsk może odbyć się w innym dniu misji gospodarczej. 7. Językiem misji jest język: rosyjski i polski. 8. Zamawiający informuje, iż planowana liczba uczestników wyjazdowej misji gospodarczej ze strony województwa lubuskiego wynosić będzie 14 osób (w tym przedstawiciele samorządu województwa lubuskiego oraz przedsiębiorcy z województwa lubuskiego wyłonieni we wcześniej przeprowadzonym przez Zamawiającego procesie rekrutacji). Lista wszystkich uczestników misji gospodarczej, w tym przedsiębiorców zostanie przedstawiona Wykonawcy po podpisaniu Umowy. Zamawiający przedłoży Wykonawcy najpóźniej do 3 dni od daty podpisania Umowy imienną listę biorących udział w wyjeździe. 9. Nabór uczestników misji wyjazdowej leży po stronie Zamawiającego. 10. Nabór białoruskich firm/partnerów na spotkania b2b przy współpracy z Białoruską Izbą Przemysłowo Handlową leży po stronie Wykonawcy. 11. Na czas trwania całej misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna i tłumacza, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze misji gospodarczych, w tym spotkań b2b. Opiekun grupy będzie czuwać nad prawidłowym wykonaniem usługi, rozwiązywaniem ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), jeśli takowe się pojawią w trakcie realizacji umowy, natomiast tłumacz ze znajomością języka rosyjskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. 12. Wykonawca poprzez obecność swojego przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem całego wyjazdu i pobytu grupy. 13. Na czas realizacji poszczególnych elementów misji gospodarczej, Wykonawca zapewni odpowiednią ilość tłumaczy konsekutywnych oraz symultanicznych z języka polskiego na język rosyjskiego oraz z języka rosyjskiego na język polski ilość tłumaczy na poszczególne wydarzenia zostanie ustalona razem z Zamawiającym i wymaga końcowej akceptacji Zamawiającego, m. in. przy spotkaniach b2b wymaga się zapewnienie tłumacza dla każdego uczestnika ze strony polskiej. 14. Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) usługi transportowej przelotu/przewozu osób na trasie Zielona Góra Mińsk Homel Mińsk Zielona Góra,

3 2) transportu osobowego na terenie Białorusi, 3) transportu materiałów promocyjnych, 4) noclegów i wyżywienia uczestników misji, 5) przygotowania spotkań B2B i w WPHI wraz z wynajmem Sali, 6) tłumaczeń konsekutywnych, symultanicznych, 7) tłumaczy/opiekunów/przewodników, 8) wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych, 9) przeprowadzenia procedury wizowej. II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Opracowanie szczegółowego programu wyjazdu a) Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania umowy, ramowy plan misji przyjazdowej, zawierający wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej wraz z podaniem miejsca spotkań, z uwzględnieniem miejsca noclegów i posiłków. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania miejsca noclegów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedstawienia ramowego planu misji gospodarczej. b) Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu wyjazdu przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego niezwłocznie. c) W przypadku powstania jakichkolwiek rozbieżności (które będą niezależne od Wykonawcy), Zamawiający wspólnie z Wykonawcą w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. d) Wykonawca jest zobowiązany na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem misji gospodarczej do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu misji wyjazdowej, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone godziny oraz miejsca spotkań, wizyt w firmach, instytucjach, na terenach inwestycyjnych. e) Po uzgodnieniu ostatecznego programu misji Wykonawca przetłumaczy go na język rosyjski. 2. Zapewnienie transportu uczestnikom misji przelot oraz transport materiałów a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych dla uczestników misji z województwa lubuskiego, w terminach i na trasach uzgodnionych z Zamawiającym (bilet tam i z powrotem na trasie: port wylotu z Berlina lub Warszawy lotnisko w Mińsku i z powrotem dla każdego z uczestników), połączenie bez przesiadek (dopuszczona jest 1 przesiadka w przypadku skorzystania z portu lotniczego Zielona Góra-Babimost). Transport lotniczy - zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, w tym samym terminie dla wszystkich uczestników misji w obu kierunkach. Zamawiający zaznacza, że ostateczna lista imienna uczestników zostanie zatwierdzona najpóźniej na 3 dni przed wylotem, w związku z tym sugeruje się rezerwację biletów typu flex. b) Wykonawca odpowiedzialny jest za kwestie logistyczne związane z dotarciem uczestników misji do miejsc, w których będzie odbywać się misja oraz z powrotem. Zamawiający nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów tak zwany transport wewnętrzny.

4 c) Wykonawca dokona ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na czas trwania misji każdego uczestnika misji ze strony polskiej. Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie dokonania ww. ubezpieczeń. d) Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne wyjazdu (przewóz lub wysyłka do 20 kg na uczestnika ze strony polskiej). 3. Transport lokalny na terenie Białorusi oraz dowóz na lotnisko a) Wykonawca zapewni kierowcę/kierowców oraz jako środek transportu minimum jeden pojazd typu autokar/mikrobus (liczba miejsc w pojeździe: nie mniej niż 19 miejsc plus miejsce na bagaże), rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2010 r., który jest wyposażony w klimatyzację oraz ogrzewanie niezależne od pracy silnika, komfortowe fotele z pełną regulacją; nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Na czas przejazdów Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom misji minimum zimne napoje (do wyboru: woda mineralna gazowana, niegazowana, sok). Pojazd oraz kierowca na terenie Białorusi pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania misji od momentu przylotu uczestników na lotnisko w Mińsku, aż do momentu wylotu z Białorusi. b) Środek transportu wraz z kierowcą/kierowcami opisany j. w. (pkt. a) Wykonawca zapewni również na czas dowozu uczestników misji z Zielonej Góry na lotnisko w Berlinie lub Warszawie oraz podczas drogi powrotnej do Zielonej Góry w ostatnim dniu misji. c) W przypadku potrzeby podziału grupy uczestników w celu objazdu Obwodu Homelskiego, szczególnie w trzecim i czwartym dniu misji (wizyty w firmach / na terenach inwestycyjnych) Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pojazdów (np. m.in. samochodów osobowych), których: rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2010 r., które są wyposażone w klimatyzację, nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazdy z kierowcami pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez okres objazdu Obwodu Homelskiego, zgodnie z przyjętym przez Zamawiającego grafikiem. d) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, powodującej, że niemożliwe jest uruchomienie pojazdu lub jazda nim naraża jego pasażerów na niebezpieczeństwo lub jest niezgodna z przepisami prawa Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie zapewnić inny pojazd o tych samych parametrach i tym samym standardzie, na własny koszt. 4. Zapewnienie noclegów dla uczestników misji Wykonawca zarezerwuje oraz pokryje koszt min. 4 noclegów w pokojach jednoosobowych z węzłem sanitarnym, ze śniadaniem, z bezpłatnym WIFI dla uczestników misji gospodarczej ze strony polskiej ilość uczestników: maksymalnie 14 osób. Wykonawca zapewni noclegi w obiektach hotelowych posiadających kategorię oznaczoną co najmniej trzema (***) gwiazdkami. Wszyscy uczestnicy mają zostać zakwaterowani w tym samym hotelu. Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego przy wyborze hoteli. W przypadku braku miejsc dla wszystkich uczestników w jednym hotelu, Wykonawca może wskazać miejsce noclegów o standardzie niższym niż trzy (***) gwiazdki. 5. Zapewnienie wyżywienia Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom wyjazdu pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Dodatkowo Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej dwie kolacje biznesowe w lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację nie może być niższa niż

5 50 euro dla uczestników misji oraz gości (maksymalnie 20 osób). Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje. UWAGA: Menu obiadów i kolacji nie może powtórzyć się w żaden dzień misji gospodarczej. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia poczęstunku dla uczestników spotkań B2B zgodnie z zapisami w pkt. II ppkt. 6 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 6. Organizacja poczęstunku dla uczestników spotkań B2B Przygotowanie i zaserwowanie poczęstunku (potraw) w formie stołu szwedzkiego dla wszystkich uczestników i gości spotkań B2B dla 30 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej podczas 2 przerw: 1 przerwy kawowej i 1 przerwy na lunch, w oparciu o niżej wymienione standardy oraz menu obejmujące zróżnicowany asortyment potraw i napojów: zapewnienie wydzielonego, niedostępnego dla innych osób niż uczestnicy spotkania B2B, miejsca na potrzebę zorganizowania przerw: kawowej oraz lunchu, wyposażonego w stoliki koktajlowe/barowe umożliwiające konsumpcję; zapewnienie czystych, białych obrusów, serwetek papierowych i materiałowych, porcelanowych talerzy, talerzyków do ciasta, sztućców, filiżanek i szklanek na napoje, serwisu do kawy i herbaty - ceramicznego lub porcelanowego (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców) oraz zapewnienie właściwej obsługi kelnerskiej (minimum 2 osoby obecne podczas całego wydarzenia), ilości filiżanek na kawę/ herbatę, talerzy oraz sztućców powinny być w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany poczęstunek, gorące posiłki muszą być serwowane w podgrzewanych pojemnikach typu bemar, kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym h. czarna i h. owocowe), każda sztuka pakowano oddzielnie, serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań), lunch dla osób przybyłych na spotkania B2B dla 30 osób, w przerwie spotkań. Poczęstunek podczas lunchu powinien obejmować 2 zupy do wyboru, 3 dania ciepłe obiadowe do wyboru, dodatki, sałatki (minimum 2 do wyboru), deser (suche ciastka, 2 rodzaje ciasta do wyboru) oraz napoje: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, soki. Ostateczne menu zostanie ustalone z Zamawiającym. Poczęstunek liczony jest na 30 osób, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób. W przypadku zmniejszenia, liczba osób nie będzie niższa niż 20. Ostateczna liczba osób zostanie ustalona na minimum 4 dni przed terminem spotkań B2B. W przypadku potwierdzenia udziału w spotkaniach przez mniejszą liczbę osób od zakładanej przez Zamawiającego w postępowaniu przetargowym (30 osób / na 1 spotkanie B2B), przypadające do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenie zostanie proporcjonalnie pomniejszone o iloczyn średniego kosztu brutto obsługi przygotowania poczęstunku przypadającego na jednego uczestnika spotkań i liczby osób, które nie potwierdziły przybycia na spotkania. Poczęstunek powinien być przygotowany w pomieszczeniu/sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której mają odbywać się spotkania B2B.

6 7. Organizacja spotkania z WPHI Ambasady RP w Mińsku Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami Wydziału Promocji i Handlu Ambasady RP w Mińsku. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI w Mińsku. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Zaleca się aby spotkanie odbyło się w siedzibie WPHI Mińsk. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja WPHI, prezentacja województwa lubuskiego oraz omówienie możliwości współpracy. 8. Organizacja spotkań B2B dla lubuskich przedsiębiorców Ponadto Wykonawca w ramach organizacji spotkań B2B zrealizuje: (po akceptacji materiałów przez Zamawiającego): przygotowanie list potencjalnych uczestników spotkań B2B, przygotowanie listy obecności, przygotowanie i przeprowadzenie ankiety na temat potrzeb w zakresie rozwoju eksportu oraz możliwości rozwoju przedsiębiorstw i ich inwestycji za granicą wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu, przygotowanie dokumentacji fotograficznej - min. po 30 zdjęć z każdego odrębnego wydarzenia w czasie trwania misji wyjazdowej, zdjęcia będą robione aparatem fotograficznym o standardzie minimalnym: lustrzanka cyfrowa, przygotowanie zaświadczenia o udziale w spotkaniu B2B, uzgodnione i zatwierdzone ostatecznie przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu minimum 2 spotkań B2B z przedsiębiorcami z Białorusi (zgodnie z zatwierdzonym programem). Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI w Mińsku i/lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem ze strony białoruskiej. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie oraz zorganizować salę wyposażoną w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkań (m.in. rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie, klimatyzację) oraz pomieścić min. 30 osób. Spotkania powinny być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców lubuskich na spotkania z przedsiębiorcami białoruskimi, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców itp.) i Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną urządzeń. Szczegóły dotyczące spotkań B2B: a) Na potrzeby spotkań B2B Wykonawca ma przygotować odpowiednią do liczby firm liczbę stolików, ustawionych w taki sposób, aby siedzące przy nich osoby mogły swobodnie prowadzić rozmowę. Na każdym stoliku powinien znaleźć się identyfikator z nazwą firmy, którą reprezentuje uczestnik z województwa lubuskiego. b) Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić obsługę tłumaczy konsekutywnych języka rosyjskiego/polskiego przez cały czas trwania spotkań B2B, posiadających min. 2 lata doświadczenia, w ilości po 1 tłumaczu przypadającym na każdego uczestnika ze strony polskiej. c) Lokalizacja spotkań B2B musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. d) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić miejsce na organizację poczęstunku dla uczestników spotkań B2B (w formie stołu szwedzkiego dla 30 osób / 1 spotkanie B2B)

7 Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w trakcie sesji match-makingowej powinno trwać ok. 15 min. w kombinacji każdy uczestnik misji spotka się z minimum 3 firmami/partnerami białoruskimi, przy czym w każdym ze spotkań powinno uczestniczyć nie mniej niż 20 partnerów białoruskich. 9. Organizacja spotkania w Izbie Przemysłowo-Handlowej Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami Izby Przemysłowo-Handlowej. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI w Mińsku oraz Izbą Przemysłowo- Handlową. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Zaleca się aby spotkanie odbyło się w siedzibie Izby. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Izby Przemysłowo-Handlowej, prezentacja województwa lubuskiego oraz omówiona specyfika rynku białoruskiego, prowadzenie działalności gospodarczej, aspekty importowo-eksportowe, cła, podatki, bariery. 10. Organizacja spotkań na terenie Obwodu Homelskiego Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu wizyt studyjnych w zaakceptowanych białoruskich przedsiębiorstwach z Obwodu Homelskiego oraz w Homelskim Parku Naukowo-Technologicznym lub terenach inwestycyjnych Homelskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej Homel-Raton. Wykonawca może zorganizować również spotkania z homelskimi organizacjami gospodarczymi / instytucjami otoczenia biznesu itp. specjalizującymi się w nawiązywaniu kontaktów pomiędzy lubuskimi i zagranicznymi przedsiębiorcami. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI w Mińsku i/lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem ze strony białoruskiej. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na ww. spotkania. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do przekazania Wykonawcy listy potencjalnych firm-partnerów z terenu Obwodu Homelskiego. Opracowanie siatki spotkań dla wszystkich uczestników misji oraz przestrzeganie czasu trwania pojedynczego spotkania i czasu przejazdów między poszczególnymi miejscami należy do obowiązków Wykonawcy. 11. Opracowanie materiałów informacyjno promocyjnych. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) Wykonania 100 zestawów materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających informacje o województwie lubuskim oraz o wszystkich uczestnikach misji (profile firm) w rosyjsko-polskiej wersji językowej. (15 stron, 10 opis przedsiębiorców i 5 na województwo. Format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, ful kolor, szyty) 2) Wykonania 25 zestawów materiałów w j. polskim nt. Białorusi w tym Obwodu Homelskiego (od 15 do 30 stron): Informacje podstawowe nt. Białorusi, w tym Obwodu Homelskiego, uwarunkowania/możliwości prowadzenia biznesu na terenie, Białorusi w tym Obwodu Homelskiego, informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań w tym informacje teleadresowe i informacje o dojeździe do odwiedzanych miejsc;

8 informacje o projekcie Promocja gospodarcza Województwa Lubuskiego Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych. 3) Wykonania książeczki informacyjnej stanowiącą jednocześnie IDENTYFIKATOR IMIENNY dla każdego uczestnika, która będzie zawierać: Imię i nazwisko uczestnika i nazwę instytucji/firmy reprezentowanej przez uczestnika, Szczegółowy program misji gospodarczej, Dane kontaktowe do opiekunów grupy oraz do wszystkich uczestników, Telefony alarmowe itp. Wymagane logotypy wg wskazań Zamawiającego. Etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i smyczą. Ostateczny projekt i wykonanie identyfikatorów nastąpi po konsultacji projektów i jego akceptacji przez Zamawiającego, na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem misji gospodarczej. Uwaga: Materiały informacyjno promocyjne (ppkt. powyżej: 1,2,3) muszą być wykonane zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności w zakresie informacji i promocji z dnia 15 czerwca 2016 r. Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 1 tydzień przed planowaną datą misji gospodarczej. Zamawiający dokona pisemnego zatwierdzenia materiałów lub zaproponuje zmiany, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawione do akceptacji. Ostateczne materiały informacyjno promocyjne w wersji drukowanej zostaną przekazane Zamawiającemu najpóźniej 5 dni od daty rozpoczęcia misji. Materiały informacyjne w formie elektronicznej powinny zostać przesłane (pocztą elektroniczną - ) w formacie PDF do polskich uczestników misji najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej oraz przekazane im w wersji papierowej, pierwszego dnia misji. III. Informacje dodatkowe 1) Wykonawca musi posiadać bezpośrednie kontakty (min. jeden kontakt) na Białorusi z organizacjami wsparcia dla biznesu lub/i z instytucjami administracji rządowej/samorządowej (min. jeden kontakt), które mogą współuczestniczyć w organizacji misji. UWAGA: Zamawiający przed podpisaniem umowy żądać będzie przedstawienia Wykazu posiadanych bezpośrednich kontaktów na Białorusi wraz z dowodami potwierdzającymi te kontakty, np. przetłumaczone na język polski listy intencyjne, porozumienia, umowy o współpracy, listy referencyjne, które potwierdzą dotychczasową współpracę Wykonawcy z zagranicznymi organizacjami/instytucjami lub poświadczą deklarację pomocy przy współorganizacji przedmiotowej wyjazdowej misji gospodarczej z województwa lubuskiego zleconej przez Zamawiającego. 2) Wykonawca zobowiązany będzie do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań organizowanego wydarzenia. 3) Wykonawca dokona zakupu dla wszystkich uczestników misji wszelkich wymaganych wejściówek / biletów na wydarzenia, w których będzie brała udział lubuska delegacja.

9 4) Wykonawca zamieści informację o spotkaniach na min. 2 białoruskich portalach instytucji otoczenia biznesu (w dziale aktualności) na tydzień przed planowanym przyjazdem lubuskiej delegacji oraz 2 lubuskich portalach biznesowych internetowych najpóźniej na 2 tygodnie po zakończonej misji. 5) Wykonawca dokona zamieszczenia ogłoszenia o spotkaniach B2B w homelskiej prasie lokalnej (wydanie obejmujące dane miasto), najpóźniej 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia misji przyjazdowej. 6) Przygotowanie i zebranie od uczestników wyjazdu ankiet ewaluacyjnych. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej spotkań/wizyt, ocenę spełnienia oczekiwań, ocenę spotkań z poszczególnymi przedsiębiorcami wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu. 7) Wykonawca zobowiązany jest do podawania informacji, że przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków unijnych oraz budżetu Województwa Lubuskiego. 8) Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowania i przygotowania pisemnego raportu podsumowującego misję, zawierającego dokumentację fotograficzną, listy obecności i opis misji. Materiały fotograficzne mają dokumentować odbycie się każdego z punktów harmonogramu. 9) Po zakończeniu wyjazdu, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: pisemny raport z przeprowadzonej misji przyjazdowej wraz z całą dokumentacją prasową, fotograficzną, listy obecności uczestników poszczególnych wydarzeń, wypełnione ankiety, oryginał ogłoszenia prasowego, prezentacje multimedialne przygotowane przez prelegentów (ilość wg programu spotkań), zrzuty z ekranu potwierdzające publikację na 4 portalach. 10) Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowywania newsów wraz z dokumentacją zdjęciową dotyczących wyjazdowej misji i przesyłanie ich do Biura Prasowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z wydarzeń odbywających się na terenie Białorusi (min. 1 news/wydarzenie) z każdego dnia merytorycznego misji na adres: biuroprasowe@lubuskie.pl oraz coie@lubuskie.pl. 11) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas misji listy obecnych uczestników (polskich i zagranicznych), zawierającej co najmniej: imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres . Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście. Listy obecności zostaną przekazane Zamawiającemu przy sporządzaniu Protokołu Odbioru. 12) Wykonawca zobowiązany jest do terminowego regulowania rachunków za usługi związane z realizacją misji. 13) Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie 14) Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę: a) do podpisania umowy, po uwzględnieniu ewentualnej procedury odwoławczej, w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych, b) w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy ww. opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy.