Środa, 20 maja :45 13:00 Wykłady 10:30 11:00 Przerwa kawowa 13:00 Obiad 18:00 Kolacja 18:45 21:30 Seminaria. Czwartek, 21 maja 2015

Transkrypt

1 Wymagania Ofertowe Znak sprawy: DZI /15 Załącznik nr 1 I. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest wybór ośrodka konferencyjnego dla Organizacji międzynarodowej konferencji - 50 Zakopane School of Physics w Zakopanem w terminie 18 maja 23 maja 2015 r. Międzynarodowa Zakopiańska Konferencja Fizyki Jądrowej jest jedną z najstarszych (od 1963 r.) cyklicznych konferencji dedykowanych fizyce w Europie. Ośrodek konferencyjny (np.: ośrodek konferencyjno-wypoczynkowy, rekreacyjny, szkoleniowy, pensjonat, hotel), zwany dalej ośrodkiem, ma spełniać następujące kryteria: 1) Lokalizacja w Zakopanem w odległości nie większej niż 1000 m od centrum miasta, dworca kolejowego i dworca autobusowego. 2) Możliwość zakwaterowania minimum 80, maksimum 150 osób uczestników konferencji. 3) Dostępność w terminie 18 maja 23 maja 2015 dla uczestników konferencji oraz w dniu poprzedzającym (17 maja 2015) dla Komitetu Organizacyjnego (5 osób 3 pokoje) 4) Doświadczenie w organizacji międzynarodowych konferencji naukowych o zbliżonej liczbie uczestników mile widziane referencje od organizatorów obsługiwanych imprez. 5) Ośrodek wraz parkingiem na minimum 40 samochodów, zamykany do wyłącznej dyspozycji uczestników konferencji. 6) Zakwaterowanie w pokojach o powierzchni minimum 6 m 2 na osobę (o standardzie odpowiadającym trzem gwiazdkom), z łazienką i wyposażonych w TV, telefon oraz bezpłatny (w cenie pokoju) dostęp do bezprzewodowej sieci internetowej, w pokojach 1-osobowych, 2-osobowych i apartamentach, w jednakowej cenie za osobę. 7) Wyżywienie dla uczestników konferencji tj. co najmniej 80, a maksymalnie 150 osób w formie: śniadania typu stół szwedzki oraz dwóch ciepłych posiłków w ciągu dnia: obiadu i kolacji a także jednej lub dwóch przerw w wykładach z napojami ciepłymi i zimnymi oraz przekąskami, zgodnie z następującym harmonogramem: Poniedziałek, 18 maja :00 do 17:30 Planowane przyjazdy uczestników; rejestracja i zakwaterowanie 20:00 Otwarcie konferencji + 1 wykład inauguracyjny. Po otwarciu, poczęstunek - szczegóły w punktach 13 oraz 15 b. 1/6

2 Wtorek, 19 maja :00 18:00 Wykłady 15:45 16:15 Przerwa kawowa 19:00 Sesja plakatowa z poczęstunkiem- szczegóły w punkcie 15 d. Środa, 20 maja :30 Śniadanie 18:45 21:30 Seminaria Czwartek, 21 maja :00 18:00 Wykłady 15:45 16:15 Przerwa kawowa 19:00 Uroczysta Kolacja Piątek, 22 maja :45 21:30 Seminaria Sobota, 23 maja :30 do 15:30 Wyjazd gości do Krakowa Dopuszczalne są niewielkie zmiany w harmonogramie. Szczegółowe wymagania dotyczące posiłków przedstawione są w punkcie 15. 2/6

3 8) Sala konferencyjna dla 150 osób, o powierzchni co najmniej 200 m 2, wyposażona w klimatyzację, zaciemnienie, sprzęt multimedialny (projektor, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony bezprzewodowe), wraz z techniczną obsługą. Wysokość sali powinna wynosić co najmniej 4 m, co umożliwi zamontowanie ekranu o rozmiarach co najmniej 3x4 m, zapewniającego należyty odbiór prezentowanych wykładów, a także właściwą wentylację. 9) Przylegające do sali wykładowej pomieszczenie do organizacji przerw w wykładach oraz spotkań grup roboczych o powierzchni co najmniej 30 m 2 wyposażone w zależności od potrzeb w stoły i krzesła. 10) Dodatkowa sala lub sąsiadujące ze sobą sale o łącznej powierzchni co najmniej 200 m 2 do organizacji sesji plakatowej. 11) Zaplecze biurowe dla sekretariatu konferencji wyposażone w szybkie łącze (min. 10 Mb/s) internetowe, stoły biurowe, o powierzchni co najmniej 20 m 2. 12) Bezpłatny dostęp do sieci internetowej bezprzewodowej na terenie całego ośrodka. 13) Organizacja uroczystego otwarcia konferencji z poczęstunkiem (poniedziałek 18 maja 2015, godz. 20), sesji plakatowej z poczęstunkiem (wtorek 19 maja 2015, godz. 21) oraz uroczysta kolacja(czwartek 21 maja 2015, godz. 19:00) dla uczestników konferencji w liczbie min. 80 maks. 150 osób, szczegóły w punkcie ) Co najmniej dwa pokoje dla osób niepełnosprawnych oraz łatwy dostęp do sal konferencyjnych dla osób niepełnosprawnych; winda. 15) Opis wyżywienia: a) Obiad, kolacja oraz śniadanie i obiad dla 5 osób Komitetu Organizacyjnego. Kolacja (pierwsze świadczenie po przyjeździe i zakwaterowaniu uczestników); b) Otwarcie konferencji z poczęstunkiem ; menu: dwa kieliszki wina (w proporcji 1/3 białego oraz 2/3 czerwonego wina gronowego wytrawnego), woda mineralna, sok owocowy, sernik (min. 80 porcji) i szarlotka (min. 80 porcji), słone paluszki, krakersy i oscypek); c) Całodzienne wyżywienie , w tym: -- śniadania w formie szwedzkiego stołu -- obiady i kolacje w pełnej obsłudze kelnerskiej (przykładowe menu obiadowe: zupa, danie główne + dodatki, deser, kawa/herbata/woda mineralna; przykładowe menu kolacyjne: przystawka, pieczywo, danie główne + dodatki, kawa/herbata/woda mineralna; wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia możliwości wyboru dań wegetariańskich) -- uroczysta kolacja ; przykładowe menu: przystawki (min. 3 rodzaje), zimna płyta (min. 3 rodzaje wędlin oraz min. 2 rodzaje serów), sałatki (min. 3 rodzaje), dodatki (np. grzybki marynowane, ogórki kiszone, oliwki, papryka, pomidory, etc., min. 4 rodzaje), pieczywo, ciepłe danie główne, trzy kieliszki wina (w proporcji 1/3 białego oraz 2/3 czerwonego wina gronowego wytrawnego), deser, 3/6

4 napoje ciepłe i zimne (kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe), możliwość wyboru dań wegetariańskich; d) Sesja plakatowa z poczęstunkiem ; menu: piwo 0,33 l/osobę, woda mineralna, sok owocowy, słone paluszki, krakersy i oscypek. e) Śniadanie i obiad (ostatnie świadczenie przed wyjazdem uczestników); f) Pełna obsługa tzw. przerw kawowych dla uczestników konferencji, 1 lub 2 razy dziennie podczas 5 dni zajęć, w sumie 7 przerw kawowych, menu przerw kawowych do uzgodnienia z zamawiającym, przykładowo na 100 osób: kawa (min. 70 porcji), herbata (min. 20 porcji), napoje zimne (woda mineralna gazowana/niegazowana min. 50 butelek a 0.5l, soki owocowe min. 5 l), owoce sezonowe (minimum 3 kg), ciasto z wypieku domowego lub ciasteczka z produkcji przemysłowej herbatniki, pierniczki, etc., minimum 3 rodzaje do wyboru; W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do: terminowego przygotowania posiłków zgodnie z programem konferencji, zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków, przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. Gramatura składników posiłku ma zapewniać nie mniej niż 1000 kcal na osobę w tym: białko stanowić ma ok % posiłku, węglowodany stanowić mają ok % posiłku, tłuszcze stanowić mają ok % posiłku. Wykonawca przedstawi szczegółowe propozycje menu na min. 10 dni przed rozpoczęciem konferencji, zamawiający zastrzega sobie akceptację menu. Zamawiający dopuszcza zakwaterowanie uczestników w co najwyżej dwóch sąsiadujących ze sobą ośrodkach, o ile odległość pomiędzy nimi nie jest większa niż 100 m oraz spełniają one jako całość wszystkie powyższe wymagania. Zamawiający na 20 dni przed rozpoczęciem konferencji/w terminie do zobowiązuje się podać przewidywaną liczbę uczestników konferencji, według zgłoszeń, które zostaną potwierdzone. Rozliczenia za zakwaterowanie i wyżywienie będą prowadzone według rzeczywistej liczby uczestników konferencji (nie mniej niż 80 nie więcej niż 150). 4/6

5 II. Specyfikacja dokumentów: 1) Oferta winna być złożona nie później niż do dnia r. do godz. 9:30 w jednej zaklejonej kopercie lub nieprzeźroczystym opakowaniu, zamkniętym w sposób trwały. Na kopercie powinien znajdować się adres Oferenta, a koperta powinna być zaadresowana w sposób następujący: Nazwa i adres firmy do korespondencji Instytut Fizyki Jądrowej Polskiej Akademii Nauk, ul. Radzikowskiego Kraków Oferta na: Organizację międzynarodowej konferencji 50 - Zakopane School of Physics Znak sprawy: DZI /15 Nie otwierać przed roku godz. 10:00 2) Oferta musi być sporządzona w języku polskim oraz musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Oferenta. 3) Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 4) Każda strona oferty winna być ponumerowana i zaparafowana. 5) Oferta musi zawierać propozycję ceny wg formuły określonej przez Zamawiającego. 6) Do oferty należy dołączyć: wypełniony formularz oferty załącznik nr 2, formularz cenowy - załącznik nr 3, zaakceptowany wzór umowy załącznik nr 4 oraz krótką charakterystykę ośrodka. 7) Ponadto do oferty należy dołączyć następujące dokumenty w postaci oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby: - oryginał lub kserokopia, poświadczona przez oferenta za zgodność z oryginałem aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo dokumentu CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do CEIDG, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 5/6

6 8) Termin ważności oferty - minimalny okres jej ważności rozpoczyna się w dniu złożenia ofert, a kończy się nie wcześniej niż z dniem zakończenia postępowania, a w przypadku Oferenta, który wygra konkurs w dniu podpisania umowy. 9) Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo wyboru oferty zgodnie z Regulaminem postępowania konkursowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie, nieobjęte ustawą Prawo Zamówień Publicznych (Zarządzenie Dyrektora IFJ PAN nr 41/2014 z dnia 29 grudnia 2014 r.). 10) Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. 11) Do zawarcia umowy dojdzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jednak nie później niż 21 dni od dnia zawiadomienia o wyniku konkursu; 12) Zawiadomienie o wybraniu Oferenta zostanie udostępnione na stronie internetowej Zamawiającego. 6/6