ZAŁĄCZNIK nr 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1 SPECYFIKACJA DO OFERTY

Transkrypt

1 Warszawa, ZAŁĄCZNIK nr 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1 SPECYFIKACJA DO OFERTY W ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, poddziałania Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych GO TO BRAND Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja udziału pracowników firmy RX Poland w czterech zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych oraz Misji Gospodarczo-Handlowej w Norwegii w okresie październik 2017-grudzień 2018: I. BUDMA (Poznań, Polska) II. BYGG REIS DEG (Oslo, Norwegia) III. INTERBUILDEXPO (Kijów, Ukraina) IV. NORDBYGG (Szkotholm, Szwecja) V. Misja Gospodarczo-Handlowa w Norwegii szczegółowa data zostanie ustalona w późniejszym terminie, jednak nie odbędzie się później niż w grudniu 2018r. Powierzone zadania będą obejmować poniższe obszary: I. Targi BUDMA (Poznań, Polska), które odbędą się w dniach Bilety kolejowe do i z Poznania dla 2 osób z zachowaniem bezpiecznego terminu zarezerwowanego dla uczestnictwa w targach. Wykonawca dokona rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów. Bilet powinien również uwzględniać wszelkie opłaty dodatkowe związane z przejazdem kolejowym. Wykonawca dokona zakupu biletów dla oddelegowanych pracowników co najmniej na dwa tygodnie przed planowaną podróżą i dostarczy je do siedziby. W przypadku odwołania kursu pociągu Wykonawca zapewni inny kurs lub inny środek lokomocji dla wszystkich oddelegowanych pracowników tego samego dnia lub w przypadku powrotu dnia kolejnego. 1

2 W takiej sytuacji Wykonawca zapewni noclegi, wyżywienie oraz transfery lokalne dla wszystkich uczestników wyjazdu. 3. Podróże na miejscu transport z/do dworca kolejowego, dojazd z hotelu na Targi lub inne 4. Zakwaterowanie dla dwóch osób przez cały okres pobytu Pracowników w Poznaniu, w pokojach jednoosobowych, ze śniadaniem. Lokalizacja hotelu powinna być w możliwie najbliższej odległości od miejsca Targów, nie dalej niż 10km. W terminie nie krótszym niż 60 dni przed terminem rozpoczęcia Targów, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje zakwaterowania. 5. Transport eksponatów, w tym produktów oraz materiałów reklamowych, a także ubezpieczenie w terminie bezpiecznym dla możliwości uczestnictwa w Targach. 6. Ubezpieczenie 2 osób w trakcie podróży służbowej oraz w czasie pobytu na miejscu. 7. Wynajem miejsca wystawowego 15m2 8. Opłatę rejestracyjną 9. Wpis do katalogu targowego 10. Zabudowę stoiska, w tym: ścianki i oświetlenie ścianek - szkło typu float oraz szklana witryna z produktami - oznakowanie stoiska zgodnie z wymogami GO TO BRAND wg specyfikacji zamieszczonej na stronie Ministerstwa Rozwoju: - cztery tablety podpięte do sieci wi-fi, prezentujące pełną ofertę 11. Opracowanie graficzne i druk materiałów promocyjnych do stoiska, tj.: - zaproszenia na Targi BUDMA (50 szt.) - produkcja dwóch filmów promocyjnych w formie animacji, prezentujących zalety produktów. Filmy nie powinny być krótsze niż 30 sek. i nie dłuższe niż 1m 30 sek. 12. Wszystkie materiały promocyjne zostaną przygotowane na podst. pisemnej specyfikacji (briefu) przygotowanej przez, tak aby zapewnić ich spójność wizualną i merytoryczną, oraz zgodność z wymogami GO TO BRAND oraz zostaną zaakceptowane przez przed procesem produkcji. Dokładne wytyczne dot. zawartości i charakteru poszczególnych materiałów zostaną przesłane do Wykonawcy wybranego w drodze niniejszego postępowania ofertowego. 2

3 13. Obsługa stoiska, w tym opłaty związane z przyłączeniem do sieci elektrycznej, zużycie prądu i wsparcie techniczne, etc. 14. Reklama w mediach targowych 15. Działania promocyjne mające na celu pozyskanie nowych klientów 16. Działanie promocyjne na miejscu wydarzenia organizacja pokazów projektowych. II. Targi BYGG REIS DEG (Oslo, Norwegia), które odbędą się Przeloty do i z Olso z zachowaniem bezpiecznego terminu zarezerwowanego dla uczestnictwa w Targach. Wykonawca dokona rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych dla 2 osób. Uczestnicy wyruszający w tej samej dacie powinni odbyć podróż tym samym lotem. Bilet powinien uwzględniać jeden bagaż podręczny oraz jedną sztukę bagażu rejestrowanego. Bilet powinien również uwzględniać wszelkie opłaty dodatkowe związane z przelotem. W terminie do 7 dni od otrzymania danych pasażerów, Wykonawca dokona rezerwacji biletów oraz przekaże Zamawiającemu potwierdzenie dokonania rezerwacji, a w terminie do 5 dni przed wylotem, Wykonawca prześle bilety lotnicze pocztą elektroniczną. W przypadku odwołania lotu Wykonawca zapewni inny lot dla wszystkich oddelegowanych pracowników tego samego dnia lub w przypadku powrotu najpóźniej dnia kolejnego. W takiej sytuacji Wykonawca zapewni noclegi, wyżywienie oraz transfery lokalne dla wszystkich uczestników wyjazdu. W przypadku braku dostępności połączenia bezpośredniego, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu opcje lotów z przesiadką. 2. Podróże na miejscu transport z lotniska i na lotnisko, dojazd z hotelu na Targi lub inne 3. Zakwaterowanie dla dwóch osób przez cały okres pobytu Pracowników w Oslo, ze śniadaniem, w pokojach jednoosobowych. W terminie nie krótszym niż 14 dni przed terminem rozpoczęcia Targów Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje zakwaterowania. 4. Transport eksponatów, w tym produktów oraz materiałów reklamowych, a także ubezpieczenie i odprawę celną w terminie bezpiecznym dla możliwości uczestnictwa w Targach. 5. Ubezpieczenie 2 osób w trakcie podróży służbowej oraz w czasie pobytu na miejscu. 6. Zabudowa stoiska o wym. 7x4 m, w tym: - dwie ścianki, oświetlenie ścianek - szkło typu float oraz szklana witryna z produktami 3

4 - oznakowanie stoiska zgodnie z wymogami GO TO BRAND wg specyfikacji zamieszczonej na stronie Ministerstwa Rozwoju: - cztery tablety podpięte do sieci wi-fi, prezentujące pełną ofertę 7. Tłumaczenie na j. norweski i druk materiałów promocyjnych do stoiska, tj.: - zaproszenia na Targi BYGG REIS DEG (50 szt) - tłumaczenie filmów promocyjnych na j. norweski. 8. Obsługa stoiska, w tym opłaty związane z przyłączeniem do sieci elektrycznej, zużycie prądu i wsparcie techniczne 9. Reklama w mediach targowych 10. Działania promocyjne mające na celu pozyskanie nowych klientów 11. Działanie promocyjne na miejscu wydarzenia organizacja pokazów projektowych. III. INTERBUILDEXPO (Kijów, Ukraina) Przeloty do i z Kijowa z zachowaniem bezpiecznego terminu zarezerwowanego dla uczestnictwa w Targach. Wykonawca dokona rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych dla 2 osób. Uczestnicy wyruszający w tej samej dacie powinni odbyć podróż tym samym lotem. Bilet powinien uwzględniać jeden bagaż podręczny oraz jedną sztukę bagażu rejestrowanego. Bilet powinien również uwzględniać wszelkie opłaty dodatkowe związane z przelotem. W terminie do 7 dni od otrzymania danych pasażerów, Wykonawca dokona rezerwacji biletów oraz przekaże Zamawiającemu potwierdzenie dokonania rezerwacji, a w terminie do 5 dni przed wylotem, Wykonawca prześle bilety lotnicze pocztą elektroniczną. W przypadku odwołania lotu Wykonawca zapewni inny lot dla wszystkich oddelegowanych pracowników tego samego dnia lub w przypadku powrotu najpóźniej dnia kolejnego. W takiej sytuacji Wykonawca zapewni noclegi, wyżywienie oraz transfery lokalne dla wszystkich uczestników wyjazdu. W przypadku braku dostępności połączenia bezpośredniego, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu opcje lotów z przesiadką. 2. Podróże na miejscu transport z lotniska i na lotnisko, dojazd z hotelu na Targi lub inne 3. Zakwaterowanie dla dwóch osób przez cały okres pobytu Pracowników w Kijowie, ze śniadaniem, w pokojach jednoosobowych. W terminie nie krótszym niż 30 dni przed terminem rozpoczęcia Targów Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje zakwaterowania w możliwie najbliższej lokalizacji hotelu od miejsca Targów. 4. Transport eksponatów, w tym produktów oraz materiałów reklamowych, a także ubezpieczenie i odprawę celną w terminie bezpiecznym dla możliwości uczestnictwa w Targach. 5. Ubezpieczenie 2 osób w trakcie podróży służbowej oraz w czasie pobytu na miejscu. 6. Wynajem miejsca wystawowego 15m2 7 Opłatę rejestracyjną 8. Wpis do katalogu targowego 9. Zabudowa stoiska ok. 15 m2, w tym: 4

5 - dwie ścianki, oświetlenie ścianek - szkło typu float oraz szklana witryna z produktami - oznakowanie stoiska zgodnie z wymogami GO TO BRAND wg specyfikacji zamieszczonej na stronie Ministerstwa Rozwoju: - cztery tablety podpięte do sieci wi-fi, prezentujące pełną ofertę 10. Tłumaczenie na j. ukraiński i druk materiałów promocyjnych do stoiska, tj.: - zaproszenia na Targi INTERBUILDEXPO (50 szt) - tłumaczenie filmów promocyjnych na j. ukraiński 11. Obsługa stoiska, w tym opłaty związane z przyłączeniem do sieci elektrycznej, zużycie prądu i wsparcie techniczne 12. Reklama w mediach targowych 13. Działania promocyjne mające na celu pozyskanie nowych klientów 14. Działanie promocyjne na miejscu wydarzenia organizacja pokazów projektowych. IV. NORDBYGG (Sztokholm, Szwecja) Przeloty do i ze Sztokholmu z zachowaniem bezpiecznego terminu zarezerwowanego dla uczestnictwa w Targach. Wykonawca dokona rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych dla 2 osób. Uczestnicy wyruszający w tej samej dacie powinni odbyć podróż tym samym lotem. Bilet powinien uwzględniać jeden bagaż podręczny oraz jedną sztukę bagażu rejestrowanego. Bilet powinien również uwzględniać wszelkie opłaty dodatkowe związane z przelotem. W terminie do 7 dni od otrzymania danych pasażerów, Wykonawca dokona rezerwacji biletów oraz przekaże Zamawiającemu potwierdzenie dokonania rezerwacji, a w terminie do 5 dni przed wylotem, Wykonawca prześle bilety lotnicze pocztą elektroniczną. W przypadku odwołania lotu Wykonawca zapewni inny lot dla wszystkich oddelegowanych pracowników tego samego dnia lub w przypadku powrotu dnia kolejnego. W takiej sytuacji Wykonawca zapewni noclegi, wyżywienie oraz transfery lokalne dla wszystkich uczestników wyjazdu. W przypadku braku dostępności połączenia bezpośredniego, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu opcje lotów z przesiadką. 2. Podróże na miejscu transport z lotniska i na lotnisko, dojazd z hotelu na Targi lub inne 5

6 3. Zakwaterowanie dla dwóch osób przez cały okres pobytu Pracowników w Sztokholmie, ze śniadaniem, w pokojach jednoosobowych. W terminie nie krótszym niż 30 dni przed terminem rozpoczęcia Targów Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje zakwaterowania w możliwie najbliższej lokalizacji hotelu od miejsca Targów. 4. Transport eksponatów, w tym produktów oraz materiałów reklamowych, a także ubezpieczenie i odprawę celną w terminie bezpiecznym dla możliwości uczestnictwa w Targach. 5. Ubezpieczenie 2 osób w trakcie podróży służbowej oraz w czasie pobytu na miejscu. 6. Wynajem miejsca wystawowego 15m2 7 Opłatę rejestracyjną 8. Wpis do katalogu targowego 9. Zabudowa stoiska ok. 15 m2, w tym: - dwie ścianki, oświetlenie ścianek - szkło typu float oraz szklana witryna z produktami - oznakowanie stoiska zgodnie z wymogami GO TO BRAND wg specyfikacji zamieszczonej na stronie Ministerstwa Rozwoju: - cztery tablety podpięte do sieci wi-fi, prezentujące pełną ofertę 10. Tłumaczenie na j. szwedzki i druk materiałów promocyjnych do stoiska, tj.: - zaproszenia na Targi NORDBYGG (50 szt) - tłumaczenie filmów promocyjnych na j. szwedzki 11. Obsługa stoiska, w tym opłaty związane z przyłączeniem do sieci elektrycznej, zużycie prądu i wsparcie techniczne 12. Reklama w mediach targowych 13. Działania promocyjne mające na celu pozyskanie nowych klientów 14. Działanie promocyjne na miejscu wydarzenia organizacja pokazów projektowych. V. MISJA GOSPODARCZO-HANDLOWA W NORWEGII szczegółowa data zostanie ustalona w późniejszym terminie, jednak nie odbędzie się później niż w grudniu 2018r. 1. Przelot do i z Norwegii dla 1 osoby w ustalonym wcześniej terminie.. Bilet powinien uwzględniać jeden bagaż podręczny oraz jedną sztukę bagażu rejestrowanego. Bilet powinien również uwzględniać wszelkie opłaty dodatkowe związane z przelotem. Wykonawca prześle 6

7 propozycję rezerwacji na co najmniej 30 dni przed planowanym terminem wylotu oraz zakupi bilet lotniczy i przekaże go Zamawiającemu na co najmniej 5 dni przed wylotem. W razie komplikacji związanych z danym lotem, Wykonawca zapewni inny lot w tym samym dniu lub - w przypadku powrotu w dniu kolejnym, jak również nocleg i wyżywienie. 2. Zakwaterowanie dla jednej osoby w hotelu, ze śniadaniem. W terminie co najmniej 30 dni przed planowanym wylotem Wykonawca prześle Zamawiającemu propozycje zakwaterowania. Wykonawca dokona rezerwacji zakwaterowania co najmniej 7 dni przed planowaną podróżą. 3. Wynajęcie sali konferencyjnej na jeden dzień wraz z poczęstunkiem. 4. Wyprodukowanie próbek potrzebnych do zademonstrowania sposobu montażu produktów, w tym: bloczki betonowe, szyba typu float, krótkie elementy balustrad. 5. Opracowanie graficzne oraz druk 300 folderów reklamowych ok. 40 str. oraz 300 zaproszeń dla potencjalnych kontrahentów. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój , poddziałanie 3.3.3: Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych GO TO BRAND. Przy kalkulacji ceny należy wziąć pod uwagę wytyczne dot. kwalifikalności kosztów opublikowane dokumentacji dostępnej pod adresem: 7