Zapytanie ofertowe na kompleksową organizację i obsługę misji przyjazdowej algierskich przedsiębiorców do Województwa Zachodniopomorskiego

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe na kompleksową organizację i obsługę misji przyjazdowej algierskich przedsiębiorców do Województwa Zachodniopomorskiego :46:05

2 2

3 3 Szczecin, dnia 17 marca 2015 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy kompleksowej organizacji i obsługi misji przyjazdowej algierskich przedsiębiorców do województwa zachodniopomorskiego) I. ZAMAWIAJĄCY: Województwo Zachodniopomorskie, ul. Korsarzy 34,... Zapytanie ofertowe Szczecin, dnia 17 marca 2015 r. (dotyczy kompleksowej organizacji i obsługi misji przyjazdowej algierskich przedsiębiorców do województwa zachodniopomorskiego) I. ZAMAWIAJĄCY: Województwo Zachodniopomorskie, ul. Korsarzy 34, Szczecin, NIP II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W związku z realizacją projektu systemowego Ministra Gospodarki pod nazwą Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów COIE, w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, (POIG), Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów w Województwie Zachodniopomorskim kieruje zaproszenie do złożenia oferty cenowej na kompleksową organizację oraz obsługę gospodarczej misji przyjazdowej przedsiębiorców z Algierii do województwa zachodniopomorskiego. III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania jest kompleksowa, merytoryczna i logistyczna organizacja oraz obsługa przez Wykonawcę przyjazdowej misji gospodarczej przedsiębiorców z Algierii. Celem misji jest nawiązanie współpracy pomiędzy zachodniopomorskimi oraz zagranicznymi przedsiębiorcami i instytucjami zainteresowanymi ofertami eksportowymi zachodniopomorskich podmiotów gospodarczych oraz współpracą z nimi. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca uwzględni to przy doborze zagranicznych firm i partnerów do wszystkich spotkań dla zachodniopomorskich uczestników misji. 1. Liczba uczestników misji ze strony algierskiej to przedstawiciele z minimum 10 przedsiębiorstw algierskich, 1 dziennikarz z tamtejszej prasy gospodarczej oraz 1 reprezentant Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Algierze. 2. Misja trwać będzie 4 dni wraz z przylotem i wylotem, wg przedstawionego poniżej planu. 3. Termin realizacji misji: 6-9 maj 2015 r. 4. Miejsce: Szczecin i województwo zachodniopomorskie. 4. Językiem misji jest język francuski Wstępny ramowy plan misji przyjazdowej (godziny mogą ulec zmianie): I dzień ( r.): przylot z Algierii do Berlina, transfer na trasie lotnisko-hotel, zakwaterowanie w hotelu, kolacja w hotelu dla algierskich członków misji. II dzień ( r.): 09:30 10:00 - rejestracja uczestników, serwis kawowy

4 4 10:00 12:00 seminarium 12:00 13:00 - lunch 13:00 16:00 - sesja spotkań bilateralnych Business to business 18:00 19:00 - uroczysta kolacja dla zagranicznych i polskich uczestników misji. III dzień ( r.): 09:00 14:30 wizyty uczestników misji w zachodniopomorskich przedsiębiorstwach, 14:30 15:30 obiad dla wszystkich uczestników misji 15:30 16:30 powrót 16:30 18:00 czas wolny 18:00 19:00 kolacja dla algierskich członków misji IV dzień ( r.): 10:00 13:00 udział algierskich członków misji w Organic 11. Targach Żywności i Produktów Ekologicznych 13:00 14:00 obiad dla uczestników misji 14:00 transfer na lotnisko w Berlinie, wylot do Algierii. Wszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżąco z Zamawiającym. IV. OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować ramowy plan misji według wytycznych Zamawiającego: I dzień: przylot do Berlina, transfer do hotelu w Szczecinie, zakwaterowanie w hotelu, kolacja w hotelu dla algierskich członków misji; II dzień: organizacja seminarium, spotkań B2B algierskich uczestników misji z firmami z województwa zachodniopomorskiego, lunchu oraz uroczystej kolacji; III dzień: organizacja wizyt algierskich uczestników misji w 2 przedsiębiorstwach z każdego sektora branżowego na terenie województwa zachodniopomorskiego (minimum 6 wizyt studyjnych); IV dzień: udział algierskich uczestników misji w targach, obiad, transfer z hotelu na lotnisko wylotu w Berlinie. Zamawiający nie dopuszcza skrócenia czasu trwania części merytorycznej misji. Zamawiający zastrzega, że podany ramowy plan misji stanowi podstawę programową. Wykonawca ma realizować misję zgodnie z planem przekazanym przez Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu misji przyjazdowej, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny programu misji, miejsca zakwaterowania, posiłków, seminarium, spotkań B2B, wizyt w firmach zachodniopomorskich. 2. Na czas trwania misji (od chwili wylotu z Algierii do Polski do chwili wyjazdu z Polski do Algierii) Wykonawca zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem misji i pobytem grupy z Algierii. W tym celu Wykonawca zapewni opiekuna, który będzie czuwał nad prawidłowym wykonaniem usługi. Opiekun

5 5 reprezentować będzie Wykonawcę i jest odpowiedzialny za dopilnowanie wszelkich spraw związanych z przebiegiem misji oraz pobytem zagranicznych uczestników w Polsce, planowanymi spotkaniami misji, sprawnym i terminowym przebiegiem realizacji planu misji i rozwiązywaniem ewentualnych problemów, które wynikną w trakcie jego realizacji. Wszystkie koszty związane z osobą opiekuna, jego wynagrodzeniem, ubezpieczeniem, kosztami transportu, noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca. Osoba pełniąca funkcję opiekuna musi znać język francuski w stopniu pozwalającym na swobodną komunikację z uczestnikami misji oraz być do dyspozycji i świadczyć usługę tłumaczenia konsekutywnego (następczego) na potrzeby grupy zagranicznej z Algierii podczas trwania całej misji. Opiekun ma posiadać stały kontakt z uczestnikami misji ze strony Algierii oraz przedstawicielami Zamawiającego. 3. Wykonawca oprócz opiekuna zapewni i opłaci dwóch tłumaczy j. francuskiego podczas trwania dni merytorycznych misji przyjazdowej. Tłumacze będą świadczyć usługi tłumaczenia konsekutywnego z j. francuskiego na j. polski i z j. polskiego na j. francuski. Tłumaczenia związane z ww. tematyką odbywać się będą przez 2 dni merytoryczne trwania misji (7-8 maj br.) oraz podczas udziału w targach ( r.). Opieka tłumaczeniowa co najmniej dwóch tłumaczy ma być dostępna do 12 godz. dziennie na czas realizacji 2 dni merytorycznych misji oraz w dniu wylotu z Polski do zakończenia obiadu. Tłumacze muszą posiadać co najmniej dwuletnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe w zakresie wykonywania tłumaczeń konsekutywnych o tematyce biznesowej. Ponadto, Wykonawca zapewni dodatkowo 10 tłumaczy j. francuskiego na czas realizacji spotkań B2B, którzy posiadają doświadczenie w zakresie wykonywania tłumaczeń konsekutywnych o tematyce biznesowej oraz po 2 tłumaczy dla każdej grupy podczas wizyt studyjnych. Wszystkie koszty dotyczące tłumaczy, ich wynagrodzeń, ubezpieczeń, kosztów transportu, noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca. 4. Wykonawca przeprowadzi rekrutację uczestników misji wśród przedsiębiorców algierskich. Zamawiający wskaże zainteresowanych zachodniopomorskich przedsiębiorców (uczestników misji). Następnie Wykonawca pozyska minimum 10 algierskich przedsiębiorstw, odpowiednio dobranych profilem, uwzględniających oferty eksportowe oraz oczekiwania dotyczące kooperacji z zachodniopomorskimi przedsiębiorcami uczestnikami misji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przekazania Wykonawcy listy potencjalnych uczestników misji gospodarczej. Listę uczestników musi zaakceptować Zamawiający. Rekrutacja wśród algierskich przedsiębiorców odbywać się będzie na zasadzie: jedno przedsiębiorstwo-jeden uczestnik misji. 5. Wykonawca przygotuje projekt graficzny katalogu w formacie A5 lub innym formacie zaprezentowanym przez siebie. Katalog będzie prezentacją firm algierskich, biorących udział w misji. Katalog będzie zawierał następujące informacje: nazwę firmy (dodatkowo jeśli firma posiada logo), adres firmy, numer telefonu i faksu, adres www oraz . Dodatkowo również imię i nazwisko oraz stanowisko osoby/osób do kontaktów z podaniem języka, w którym można się z tą osobą kontaktować. Oprócz tego informacje o profilu firmy, prowadzonej działalności, najważniejszych produktach, usługach, procesach, osiągnięciach i nagrodach itp. Informacje te Wykonawca uzyska od firm algierskich i przetłumaczy na język polski. Treść informacji powinna być ustandaryzowana dla wszystkich firm. Treść katalogu, układ graficzny zostaną ustalone z i przekazane do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca prześle ostateczną wersję katalogu do Zamawiającego drogą w wersji edytowalnej. Katalog zostanie wydrukowany przez Wykonawcę w ilości odpowiadającej liczbie uczestników misji ze strony polskiej i będzie rozdystrybuowany przed rozpoczęciem seminarium w dniu r. 6. Obowiązki Wykonawcy w zakresie obsługi logistycznej misji, organizacji wiz i ubezpieczeń dla uczestników: a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych i opłat lotniskowych dla minimalnie 12 zagranicznych uczestników misji z Algierii w terminach i na trasach wskazanych przez Zamawiającego (przelot samolotem rejsowym w klasie ekonomicznej). Wykonawca dostarczy bilety bezpośrednio wybranym uczestnikom misji przyjazdowej w sposób umożliwiający im skorzystanie z transportu lotniczego. - miejsce wylotu (Algieria) dnia r. miejsce przylotu Berlin w dniu r., - transfer Berlin Szczecin - Berlin;

6 6 - miejsce wylotu Berlin w dniu r. miejsce przylotu w dniu 9/10 (Algieria). Wykonawca każdorazowo powinien tak ustalać przylot i wylot, aby w miarę możliwości przylot i/lub wylot odbywał się z/do Portu Lotniczego Berlin. Dopuszcza się przyloty do i odloty z innych portów lotniczych, niż Port Lotniczy Berlin. Wylot/przylot z Algierii dla wszystkich uczestników wyjazdu odbywać się musi z/do jednego portu lotniczego. Wykonawca rekrutując algierskie firmy na misję przyjazdową do województwa zachodniopomorskiego zobowiązany jest do dowiezienia wszystkich zagranicznych uczestników misji jednocześnie. b) Wykonawca jest odpowiedzialny za przeprowadzenie wszystkich wymaganych procedur niezbędnych do prawidłowego wystawienia odpowiednich wiz dla wszystkich algierskich uczestników misji oraz opłacenia wszystkich kosztów z tym związanych. Wszelkie dodatkowe koszty związane z procedurą wizową dla uczestników misji z Algierii leżą po stronie Wykonawcy. c) Wykonawca jest zobowiązany aby wszyscy uczestnicy misji przyjazdowej z Algierii w komplecie oraz w ustalonym terminie dotarli do Polski. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w misji, Wykonawca zobowiązany jest, w celu zapewnienia wymaganej liczby uczestników misji do znalezienia w jego miejsce nowego uczestnika oraz poinformowania o takim przypadku Zamawiającego. Osoba skierowana na zastępstwo za rezygnującego uczestnika misji zagranicznej po stronie algierskiej zostanie ostatecznie uzgodniona w porozumieniu z Zamawiającym. Koszty związane ze zmianą rezerwacji biletów lotniczych lub ich zwrotem w związku z nieobecnością uczestnika ponosi Wykonawca. d) Wykonawca zobowiązany będzie do ubezpieczenia uczestników misji ze strony zagranicznej na czas przejazdu i pobytu w Polsce oraz zgodnie z wymaganiami wizowymi (dla obywateli Algierii podróżne ubezpieczenie medyczne ważne na terytorium Schengen na kwotę min euro) oraz ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę nie mniejszą niż 10 tys. zł oraz ubezpieczenie bagażu każdego z uczestników misji zagranicznej na kwotę nie mniejszą niż 3 tys. zł. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia Zamawiającemu kopii polis/polisy ubezpieczeniowej potwierdzonej za zgodność z oryginałem najpóźniej w terminie 2 dni przed rozpoczęciem Misji. 7. Wykonawca zapewni obsługę logistyczną podczas trwania misji gospodarczej dla wszystkich uczestników misji autokarem/busem, który będzie gwarantował sprawne, bezpieczne i komfortowe przemieszczanie się między zaplanowanymi punktami misji gospodarczej. Wymagania dotyczące środka lokomocji: - ilość miejsc gwarantująca jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób, - w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty autokar/bus, - przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie lokalnego transportu drogowego osób, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie, - podstawienie środka transportu powinno nastąpić w wyznaczonym miejscu i czasie. Środek lokomocji powinien odznaczać się czystym stanem, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz. Czystość pojazdu powinna zostać zapewniona także podczas podróży,

7 7 - przewóz grupy uczestników liczącej minimum 12 osób (przedstawiciele firm algierskich, dziennikarz, reprezentant WPHI) wraz z bagażem na trasie: lotnisko - hotel w dniu przylotu r., hotel - lotnisko w dniu wylotu r. - Wykonawca w dniach r. zapewni transport dla wszystkich uczestników misji (przedstawiciele algierskich firm, WPHI, COIE, dziennikarz, opiekun i tłumacze) podczas wykonywania planu trwania misji przyjazdowej. Ilość środków transportu oraz trasy przejazdów zostaną ustalone w oparciu o szczegółowy harmonogram misji przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania zmiany trasy na dystansie nie przekraczającym 100 km, - Wykonawca pokrywa koszty ubezpieczenia kierowców oraz wszelkich opłat parkingowych i mandatów oraz opłat za autostradę/dostęp do dróg. Zakwaterowanie oraz wyżywienie zapewnia kierowcom Wykonawca, - Opiekun reprezentujący Wykonawcę będzie posiadał stały kontakt z kierowcami pojazdów. 8. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia zakwaterowania dla minimum 12 osób (uczestnicy misji z Algierii), tj. zarezerwuje i pokryje koszt 3 noclegów dla każdego z uczestników misji w pokojach jednoosobowych z węzłem sanitarnym (łazienką), ze śniadaniem, w hotelu o standardzie minimum 3-gwiazdkowym na terenie Szczecina, z zastrzeżeniem, że wszyscy uczestnicy misji przyjazdowej muszą zostać zakwaterowani w tym samym hotelu. Hotel musi być usytuowany centrum Szczecina. Zamawiający nie dopuszcza zmiany miejsca zakwaterowania w trakcie trwania misji. 9. Zapewnienie wyżywienia Standardy żywieniowe - ogólnie: Zamawiający oczekuje zapewnienia najwyższych standardów żywieniowych i profesjonalnej obsługi uczestników w języku francuskim. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie i pokrycie kosztu usług cateringowych dla wszystkich uczestników misji każdego dnia trwania misji. Forma i miejsce wszystkich posiłków zostaną ustalone z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, że śniadania mają mieć miejsce w restauracji hotelu, w którym uczestnicy misji zostaną zakwaterowani. Zamawiający zastrzega szczególnie, że w przypadku kolacji i obiadów w restauracji, Wykonawca uwzględnia koszt dań wybranych przez uczestników z menu restauracji. Niedopuszczalne są sytuacje braków dań podanych w menu restauracji. Za zmiany w menu dokonane przez podwykonawców odpowiada Wykonawca. W przypadku stwierdzenia obniżenia standardu menu Zamawiający zastrzega możliwość wskazania restauracji o wyższym standardzie. UWAGA! Bezwzględnie nie dopuszcza się dań/kanapek z wieprzowiną lub produktów z dodatkami na bazie mięsa wieprzowego (w tym także żelatyny wieprzowej). Preferowana forma cateringu dla uczestników misji: a) I dzień: - kolacja dla zagranicznych uczestników misji (minimalnie 12 osób) - w restauracji hotelowej, b) II dzień: - śniadanie hotelowe w formie szwedzkiego bufetu dla gości hotelowych, - serwis kawowy dla min. 45 osób max. 60 osób - dostępny przez cały czas trwania seminarium, spotkań B2B.

8 8 - lunch dla minimum 45 osób maksimum 60 osób w formie szwedzkiego bufetu po zakończeniu seminarium, - uroczysta kolacja dla osób - dania do wyboru z menu w restauracji z zastrzeżeniem spełnienia pozostałych standardów żywieniowych w punkcie 9 Zapytania ofertowego c) III dzień: - śniadanie hotelowe w formie szwedzkiego bufetu dla gości hotelowych, - obiad dla minimum 12 osób - dania do wyboru z menu w restauracji znajdującej się w pobliżu odwiedzanych miejsc podczas wizyt w firmach zachodniopomorskich. Do uzgodnienia Wykonawcy z Zamawiającym z zastrzeżeniem spełnienia pozostałych standardów żywieniowych wymienionych w punkcie 9 Zapytania ofertowego. - kolacja dla zagranicznych uczestników misji (minimalnie 12 osób) - w restauracji hotelowej. d) IV dzień: - śniadanie hotelowe w formie szwedzkiego bufetu dla gości hotelowych, - obiad - dla minimum 12 maksimum 16 osób - dania do wyboru z menu w restauracji znajdującej się w pobliżu targów, w których będą uczestniczyć zagraniczni uczestnicy misji, z zastrzeżeniem spełnienia pozostałych standardów żywieniowych wymienionych w punkcie 9 Zapytania ofertowego. Standardy żywieniowe - szczegółowo: Serwis kawowy: w formie szwedzkiego bufetu: kawa nierozpuszczalna filtrowana lub z ekspresu ciśnieniowego i herbata (w pojemnikach umożliwiających utrzymanie wysokiej temperatury), cukier, mleko do kawy, cytryna, woda mineralna butelkowana (gazowana i niegazowana w proporcji 50/50), soki owocowe 100% w dzbankach 2 rodzaje: pomarańczowy i jabłkowy, ciastka kruche 3 rodzaje, 2 rodzaje ciasta 1 kawałek ciasta pieczonego na osobę, kanapki koktajlowe, świeże owoce. Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania seminarium i spotkań. Zamawiający preferuje aby catering został przygotowany w pomieszczeniu /sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której mają odbywać się spotkania. Lunch: 2 dania główne - ciepłe do wyboru (mięsne i wegetariańskie) w proporcji 50/50) w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku 1 rodzaj dania 150 g/osobę; zestaw dodatków skrobiowych w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku (150 g/osobę), zestaw dodatków warzywnych (2 x 150 g/osobę), w tym jeden na ciepło w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku. Przez okres trwania lunchu dostępne napoje: soki, woda mineralna (gazowana i niegazowana) Obiady: przystawka lub zupa, danie główne i deser do wyboru z menu. Zimne i ciepłe napoje bezalkoholowe do wyboru z menu min. kawa, herbata, soki, woda dostępne w miejscu restauracyjnym. Kolacje: przystawka lub zupa, danie główne, deser i zakąski do wyboru z menu. Zimne i ciepłe napoje bezalkoholowe do wyboru z menu min. kawa, herbata, soki, woda dostępne w miejscu restauracyjnym. Dokładne menu w przypadku każdego lunchu/obiadu oraz kolacji Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego na min. 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem misji. Nie dopuszcza się w menu posiłków wieprzowych lub produktów z dodatkami na bazie mięsa wieprzowego (w tym także żelatyny wieprzowej ). Usługa cateringowa podczas trwania misji ma obejmować także serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa

9 9 kelnerska (min. 1 osoba), nakrycie stołów, zastawa) wraz z serwisem sprzątającym. W odniesieniu do zastawy stołowej używanej podczas świadczenia usług gastronomicznych Wykonawca w ramach cateringu dla wszystkich posiłków zapewni: - zastawę stołową (ceramiczną lub porcelanową) filiżanki, talerzyki, talerze, odpowiednie do serwowanych dań, - sztućce ze stali nierdzewnej, - naczynia szklane na soki i wodę mineralną, - eleganckie nakrycie stołu, tj. preferowane białe/kremowe obrusy; serwety; serwetki jednorazowe; elegancka oprawa wizualna. 10. Organizacja podczas trwania misji jednego seminarium połączonego ze spotkaniami biznesowymi / sesjami B2B w dniu r.: a) Seminarium powinno trwać co najmniej 2 godziny zegarowe b) Seminarium będzie obejmowało: prezentację ogólnych informacji nt. potencjału gospodarczego województwa zachodniopomorskiego z uwzględnieniem atutów dla firm i instytucji zagranicznych, prezentację projektu COIE jako projektu sprzyjającego nawiązywaniu współpracy gospodarczej, prezentację instrumentów wsparcia obsługi przedsiębiorców w Polsce, prezentację uczestników ze strony polskiej, krótką charakterystykę instytucji/firm polskich uczestniczących w seminarium, przedstawienie różnic kulturowych między krajami. Prezentacje, o których mowa powyżej, zostaną opracowane przez Wykonawcę na podstawie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego w terminie 15 dni przed seminarium. Wszystkie powyższe kwestie i elementy, jak np. gotowa prezentacja (przygotowana przez Wykonawcę) muszą być dostarczone do Zamawiającego co najmniej na 3 dni przed datą rozpoczęcia misji i zaakceptowane przez Zamawiającego. c) Seminarium powinno obejmować: zapewnienie audytorium (minimum 10 przedstawicieli algierskich przedsiębiorstw, 1 dziennikarza reprezentującego prasę branżową związaną z gospodarką oraz przedstawicieli min. 20 przedsiębiorstw z województwa zachodniopomorskiego). d) Wykonawca wydrukuje zaakceptowany przez Zamawiającego harmonogram na dzień r. dla uczestników misji. e) Wykonawca zapewni i opłaci salę, w której odbędzie się seminarium. Sala musi być wyposażona w: sprawną klimatyzację, miejsca siedzące dla min. 50 osób. Ustawienie krzeseł na czas prezentacji: kinowe - frontem do ekranu. Sala w której odbywać się będzie seminarium, ma być wyposażona w zestaw multimedialny (projektor - rzutnik, ekran ścienny lub wolnostojący z podłączeniem do komputera, laptop, 2 mikrofony bezprzewodowe z nagłośnieniem) umożliwiający wyświetlanie prezentacji multimedialnych, dostęp do internetu. Lokalizacja spotkania musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. Zamawiający preferuje zorganizowanie spotkania w tym samym obiekcie, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji, aczkolwiek nie jest to warunek konieczny. f) Dodatkowo, Wykonawca zapewni salę na organizację spotkań B2B. Wykonawca zapewni w sali odpowiednie ustawienie krzeseł na spotkania match-makingowe: 10 stolików z 4 krzesłami każdy, ustawionymi w taki sposób, aby siedzące przy nich osoby mogły swobodnie prowadzić rozmowę. Na każdym stoliku musi znaleźć się tabliczka z nazwą firmy, którą reprezentuje uczestnik zagraniczny. Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w sesji ma trwać ok. 20 min (+/- 5 min). Wykonawca przygotuje harmonogram spotkań w uzgodnieniu z Zamawiającym, w kombinacji umożliwiającej każdemu uczestnikowi z Polski odbycia co najmniej 2 spotkań z przedstawicielami firm algierskich. Dopuszcza się, iż w ramach firm o podobnym profilu działalności, możliwe jest odbycie przez tą samą firmę zagraniczną spotkań z kilkoma przedsiębiorcami z województwa zachodniopomorskiego. Przestrzeganie czasu trwania rozmów oraz realizacja ustalonego harmonogramu w ramach sesji leży po stronie Wykonawcy.

10 10 g) W pobliżu sal wymienionych w pkt. 10). Wykonawca zapewni wydzielone miejsce na zorganizowanie poczęstunku tj. serwis kawowy (dostępny tylko dla uczestników prezentacji i spotkań match-makingowych). h) Wykonawca zapewni stoisko do prowadzenia rejestracji uczestników i gości spotkań organizowanych w pierwszym dniu merytorycznym misji, tj r. i) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić identyfikatory dla wszystkich uczestników. Identyfikator musi zawierać imię i nazwisko uczestnika, nazwę firmy/instytucji oraz logotypy wskazane przez Zamawiającego. j) Wykonawca zapewni i opłaci co najmniej dwie osoby do obsługi recepcji przez cały czas trwania pierwszego dnia merytorycznego, które odpowiedzialne będą za : - nadzór nad podpisami uczestników na liście obecności; - wydawanie materiałów ; - kierowanie uczestników na salę spotkań ; - informowanie uczestników o przebiegu spotkań; - kierowanie uczestników na miejsce organizowanego cateringu. Osoby obsługujące recepcję mają posiadać schludny, biznesowy ubiór oraz identyfikator o treści imię i nazwisko, obsługa recepcji. Osoby rejestrujące powinny posługiwać się co najmniej językiem polskim i francuskim. 11. Organizacja w dniu r. wizyt studyjnych zagranicznych uczestników misji w min. 2 przedsiębiorstwach z każdego sektora branżowego na terenie województwa zachodniopomorskiego (minimum 6 wizyt studyjnych). Firmy, w których odbędą się wizyty studyjne dla zagranicznych uczestników misji zostaną wybrane przez Zamawiającego spośród firm, które wyrażą chęć udziału w spotkaniach B2B. Obsługa techniczna i logistyczna wizyt studyjnych znajduje się po stronie Wykonawcy. Wizyta powinna obejmować oprowadzenie po obiekcie wraz z opiekunem, zapewnienie spotkania z przedstawicielami odwiedzanej firmy, zapewnienie krótkiej (ustnej) prezentacji zagranicznych uczestników przy pomocy konsekutywnego tłumacza (tłumaczenie dwustronne w języku francuskim. 12. Wykonawca zapewni w dniu r. algierskim członkom misji udział w Organic 11. Targach Żywności i Produktów Ekologicznych, organizowanych przez Międzynarodowe Targi Szczecińskie. Wykonawca pokryje koszty zakupu biletów wstępu. 13. Na Wykonawcy ciąży obowiązek przygotowania dokumentacji fotograficznej misji w postaci co najmniej 40 zdjęć. Materiały fotograficzne mają dokumentować odbycie się każdego z punktów harmonogramu misji oraz ukazywać właściwe umieszczenie logotypów potwierdzających finansowanie wydarzenia ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach poddziałania PO IG. Wykonawca dostarczy dokumentację fotograficzną w wersji elektronicznej do 3 dni kalendarzowych po zakończonym wydarzeniu, tj. wyjeździe misji zagranicznej z Polski. 14. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek udokumentowania artykułu przygotowanego przez dziennikarza reprezentującego media ogólnoalgierskie uczestnika misji przyjazdowej, w postaci dostarczenia do siedziby Zamawiającego oryginału 1 egzemplarza dziennika/gazety/magazynu/czasopisma ogólnoalgierskiego o charakterze biznesowo-ekonomicznym nt. misji z Algierii w województwie zachodniopomorskim, dokumentującego odpowiednią promocję wydarzenia w prasie zagranicznej algierskiej. Dziennik/gazeta/magazyn/czasopismo algierskie ma mieć charakter ogólnokrajowy o nakładzie minimum egzemplarzy/wydanie. Artykuł ma posiadać format minimum B5, być zamieszczony na jednej z pierwszych 15 stron w wersji kolor. Artykuł musi się pojawić w algierskiej prasie w ciągu 7 dni po zakończeniu misji.

11 Wykonawca jest zobowiązany do podawania informacji, że przedmiot zamówienia finansowany jest ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach poddziałania PO IG Wsparcie dla sieci centrów obsługi inwestorów i eksporterów oraz stosowania we wszystkich materiałach dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego. 16. Po odbyciu misji Wykonawca przygotuje ankietę ewaluacyjną oraz opracuje jej wyniki. V. INFORMACJE DODATKOWE 1. Wykonawca zobowiązany jest do pozostawania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia. 2. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas dwóch dni merytorycznych misji listy obecności uczestników wszystkich spotkań, zawierającej co najmniej: - Imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres - Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście. Lista obecności zostanie przekazana Zamawiającemu w terminie do 3 dni od zakończenia misji (wyjazdu przedsiębiorców algierskich z Polski). Wykonawca jest zobowiązany do podania na przygotowanej liście obecności informacji o współfinansowaniu wydarzenia ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach poddziałania PO IG Wsparcie dla Sieci centrów obsługi inwestorów i eksporterów oraz umieszczenia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego. 3. Wszystkie elementy związane z organizacją misji będą podlegały akceptacji ze strony Zamawiającego. 4. Wykonawca nie może pobierać gratyfikacji od uczestników w związku z ich udziałem w tym wydarzeniu gospodarczym. 5. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu. 6. Czas wolny dla uczestników przyjazdowej misji gospodarczej oznacza czas wolny od zorganizowanego posiłku i transportu, przy czym organizacja czasu wolnego uczestników nie stanowi przedmiotu opisu zamówienia i jest wyłączona z oferty. Każdy uczestnik będzie pokrywał koszty organizacji czasu wolnego we własnym zakresie. 7. Wykonawca wyliczając czas wolny jest zobowiązany do zapewnienia uczestnikom wizyty: mapy miasta, tras dojazdu oraz rodzaju i systemu komunikacji miejskiej. 8. Rozliczenie misji odbędzie się w dwóch etapach na podstawie następujących dokumentów: - podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołu odbioru (I i II etap), - oryginału listy obecności przedstawicieli przedsiębiorstw algierskich i polskich uczestniczących w misji (II etap), - fotograficznego raportu (II etap), - przekazanie zebranych ankiet od uczestników misji i opracowanych wyników na jej podstawie (II etap), - artykuł w algierskiej prasie gospodarczej (II etap).

12 12 VI. WYMAGANIA O UBIEGANIA SIĘ O ZAMÓWIENIE O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) Posiadają wiedzę i doświadczenie. Wykonawca spełni ten warunek, jeżeli wykaże (Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego), że należycie wykonał w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej dwie usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. zorganizował co najmniej 2 wydarzenia/imprezy o charakterze misji gospodarczych z udziałem zagranicznych podmiotów gospodarczych, minimum 2-dniowe, o wartości co najmniej ,00 zł brutto każda, w skład których wchodziły przynajmniej takie zadania łącznie, jak: - organizacja merytoryczna i logistyczna wydarzenia (dotyczy transportu międzynarodowego i lokalnego), przygotowanie harmonogramu wydarzenia i jego kompleksowa realizacja, - organizacja misji gospodarczych, misji inwestycyjnych, spotkań B2B, spotkań matchmakingowych, - organizacja wizyt studyjnych na miejscu organizacji wydarzenia lub innych spotkań o charakterze gospodarczym. Wartości pieniężne wskazane w celu wykazania przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa wyżej, podane w walutach obcych, należy przeliczyć na złote polskie wg średniego kursu walut NBP z dnia opublikowania ogłoszenia. b) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. c) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. VII. PRZYGOTOWANIE OFERTY Wykonawca, który posiada niezbędne doświadczenie oraz potencjał osobowy zdolny do wykonania zamówienia i jest zainteresowany realizacją zamówienia, powinien przygotować i złożyć u Zamawiającego ofertę zawierającą następujące informacje: - Formularz ofertowy w formie załączonego wzoru - Załącznika nr 1 do zapytania ofertowego, - Wykaz zrealizowanych przez oferenta zleceń, odpowiadających merytorycznie przedmiotowi zamówienia Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego warunek formalny. - Wykaz zrealizowanych przez oferenta zleceń wg Załącznika nr 3 - Kryterium oceny ofert Doświadczenie. - Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę); - Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę); - Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, lub

13 13 rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem składania ofert (w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę); VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Ofertę wraz załącznikami (określoną w pkt VII. zapytania ofertowego) Oferent może złożyć w jednej z wybranych form: 1. Pisemnej, pocztą na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów, ul. Korsarzy 34, Szczecin, z dopiskiem Przyjazdowa misja gospodarcza z Algierii. 2. Pisemnej, osobiście na adres: Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, ul. Piłsudskiego w Szczecinie (70-421), pokój Pocztą elektroniczną na adres: eksport@wzp.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 25 marca do godz IX. KRYTERIA OCENY OFERT 60% cena usługi 40% doświadczenie oferenta w realizacji usług odpowiadających merytorycznie /tematycznie/ przedmiotowi zamówienia (według załącznika nr 3); Kryterium - Cena [C] - Znaczenie procentowe kryterium - 60% - Ilość punktów do uzyskania w danym kryterium Maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta za dane kryterium po uwzględnieniu wagi kryterium - 60 Kryterium - Doświadczenie [D] (Liczba wykonanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, odpowiadających merytorycznie przedmiotowi zamówienia) - Znaczenie procentowe kryterium - 40% - Ilość punktów do uzyskania w danym kryterium Maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta za dane kryterium po uwzględnieniu wagi kryterium - 40 Kryterium Cena zostanie ocenione w skali punktowej do 100 punktów. Po uwzględnieniu wagi kryterium 60% oferta najtańsza uzyska 60 punktów, pozostałe proporcjonalnie mniej punktów. Punkty za cenę zostaną wyliczone według następującego wzoru:

14 14 cena najniższa przedstawiona w ofertach liczba punktów za cenę [C] = pkt x 60% cena badanej oferty Maksymalna ilość punktów do uzyskania w powyższym kryterium wynosi 60. Kryterium Doświadczenie zostanie ocenione w oparciu o dokumenty wymienione w załączniku nr 3 do zapytania ofertowego na realizację misji w ramach projektu systemowego pt. Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów. Do punktacji Zamawiający zakwalifikuje tylko usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia o wartości minimum ,00 zł każde, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały zrealizowane należycie. Wykonawca może przedstawić maksymalnie 5 usług, ponad wymagane 2 w warunkach udziału w postępowaniu. Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 pkt., co po uwzględnieniu wagi kryterium 40% maksymalna ilość punktów do uzyskania w powyższym kryterium wynosi 40. Punkty za doświadczenie [D] zostaną wyliczone według następujących zasad: - za przedstawienie 1 usługi organizacji spotkania wykonawca otrzyma 20 pkt. - za przedstawienia 2 usług organizacji spotkania wykonawca otrzyma 40 pkt. - za przedstawienia 3 usług organizacji spotkania wykonawca otrzyma 60 pkt. - za przedstawienia 4 usług organizacji spotkania wykonawca otrzyma 80 pkt. - za przedstawienia 5 usług organizacji spotkania wykonawca otrzyma 100 pkt. Niniejsze zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów [P], obliczoną w następujący sposób: P = C+ D 1. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą, tak aby na dzień dokonania zakupu lub złożenia zamówienia oferta była ważna 35 dni. 2. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Termin realizacji zamówienia r. Wykonawca doręczy Zamawiającemu fakturę VAT najpóźniej następnego dnia roboczego po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru. 3. WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA Zamawiający na realizację zadania przeznaczył kwotę zł brutto. 4. FORMA PŁATNOŚCI Zamawiający uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od daty

15 15 dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury (pod warunkiem dokonania przez Zamawiającego odbioru prawidłowo wykonanego zamówienia). 5. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowe informacje udzielane są drogą mailową (adres: lub telefonicznie: lub Przed złożeniem oferty należy zapoznać się z projektem umowy (Załącznik nr 4 ). 6. INNE Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Województwa Zachodniopomorskiego, do zawarcia umowy. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Województwo Zachodniopomorskie zastrzega sobie możliwość nie odpowiadania na oferty, jak i nie zawarcia umowy z którymkolwiek z oferentów. Niniejsze zapytanie nie stanowi podstawy do roszczeń dotyczących zawarcia umowy. Niniejsze zapytanie ofertowe nie dotyczy postępowania prowadzonego w trybie ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zakup finansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Poddziałania Wsparcie dla sieci Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata

16 16