enova365 Serwis Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

Transkrypt

1 enova365 Serwis Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Spis treści Spis treści Moduł Serwis Uruchamianie programu Okno główne programu Operatorzy i uprawnienia Słownik używanych terminów Nawigacja po systemie Dostępne klawisze Przyjmowanie urządzenia do serwisu Lista urządzeń Rejestrowanie urządzenia Zakładka Serwis Zakładka Planowane przeglądy Tworzenie zlecenia do wykonania przeglądu (Zakładka Zlecenia serwisowe ) Zakładka Kalendarz Seryjne kopiowanie Urządzeń Historia napraw urządzenia (Lista zleceń serwisowych) Wprowadzanie zlecenia serwisowego Lista zleceń Dodawanie nowego zlecenia Zakładka Zlecenie Wystawianie dokumentów handlowych Zakładka Pracownicy i zasoby Zakładka "Wiadomości " Lista planowanych przeglądów Dodawanie nowego przeglądu Dodawanie zlecenia dla planowanego przeglądu Serwis - konfiguracja Rodzaje urządzeń Zakładka Ogólne Zakładka Prawa danych Zakładka Użytkownika Definicje zleceń Zakładka Ogólne Zakładka Stan Zakładka Priorytety Zakładka Opcje Zakładka Użytkownika Zakładka Mail Zakładka Prawa danych Modele Dodawanie modelu Zbiory danych systemu enova365 Technologia Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Business Core CRM Deklaracje Ewidencja VAT Handel Zarządzanie zasobami ludzkimi Import Kadry Kalendarze Kasa i wyciągi bankowe Księgowość Magazyny Płace Środki trwałe Towary Waluty Windykacja

3 Moduł Serwis Moduł Serwis pozwala na rejestrowanie przyjmowanych urządzeń w ramach obsługi zleceń serwisowych. Funkcjonalność modułu oparta jest o urządzenie, czyli element reprezentujący przedmiot, który jest serwisowany. Dla każdego urządzenia dostępna jest pełna historia jego napraw oraz przeglądów. Funkcjonalność: Zlecenia serwisowe w chwili przyjęcia urządzenia do naprawy lub przeglądu tworzone jest zlecenie serwisowe, które automatycznie może trafiać na listę zadań do wykonania przez danego operatora (serwisanta). Przeglądy na podstawie określonych częstotliwości przeglądów i okresu gwarancyjnego można zaplanować przyszłe przeglądy dla każdego urządzenia. Program enova automatycznie informuje o konieczności wykonania przeglądu serwisowego. Funkcja automatycznych powiadomień zapamiętuje i pozwiązuje urządzenie oddane do naprawy lub przeglądu z kontrahentem (osoba, która zleciła naprawę, może otrzymywać pocztą elektroniczną informację o zmianie statusu lub etapie realizacji prowadzonego zlecenia). Wyposażony jest w mechanizmy, które łączą się z pozostałymi modułami, w związku z czym istnieje możliwość wystawiania dokumentów handlowych i księgowych bezpośrednio z poziomu zlecenia serwisowego oraz rejestrowania towarów pobranych z magazynu w celu przeprowadzenia naprawy: dokument przyjęcia zlecenia serwisowego zamówienie usługi, dokument wyceny kosztu naprawy, potwierdzenie odbioru urządzenia z naprawy/przeglądu, dokument WZ wydanie części z magazynu, faktura za przeprowadzone usługi naprawcze oraz wykorzystane części itp. 3/34

4 Uruchamianie programu Użytkownik uzyskuje dostęp do aplikacji poprzez przeglądarkę internetową. Do poprawnego działania aplikacji wymagana jest najnowsza wersja przeglądarki Internet Explorer lub Chrome. W przypadku usługi enova365.pl każdy klient posiada indywidualną bazę danych, do której uzyskuje dostęp poprzez wspisanie w przeglądarce adresu w postaci: (gdzie nazwa_firmy jest indywidualną nazwą przydzieloną Klientowi). W przypadku instalacji enova365 na serwerze Klienta adres dostępu do aplikacji jest uzależniony od sposobu zainstalowania i skonfigurowania aplikacji. Instalację i konfigurację serwera enova365 należy powierzyć Autoryzowanemu Partnerowi Soneta. Okno główne programu Po lewej stronie umieszczono okno Pasek nawigacji. Użytkownik może przełączać jego zawartość pomiędzy następującymi listami: Lista kartotek, Ostatnio używane, Ulubione lub Cechy. Lista kartotek odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu Ostatnio używane zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika. Ulubione zawiera listę skrótów do list i podmenu zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Można tam umieszczać skróty po przez zaznaczenie gwiazdki znajdującej się przy nazwie opcji w głównym oknie programu. Cechy zawiera wszystkie cechy grupujące zdefiniowane na danej liście, np cechy grupujące kartoteki towarowe wg producentów sprzętu sportowego. Okno główne programu Operatorzy i uprawnienia Po wpisaniu adresu domeny w przeglądarkę internetową, należy się zalogować podając w polu użytkownik: Administrator oraz hasło ustalone i nadane przez Partnera. W systemie enova365 zawsze jest operator Administrator, a kody i uprawnienia innych użytkowników są nadawane przez osobę pełniącą rolę administratora. Program posiada rozbudowany mechanizm kontroli uprawnień użytkowników i rejestracji ich działań. Uprawnienia określane są poprzez przypisanie użytkownikowi odpowiednich ról. Każdy użytkownik może mieć przypisanych jednocześnie wiele ról, określających jego uprawnienia w różnych obszarach działania programu. System pozwala określić uprawnienia użytkownika zarówno do poszczególnych formularzy jak i do poszczególnych zbiorów danych (tabel). Oznacza to, że użytkownik np. który nie posiada uprawnień do danego magazynu, lub wzorca dokumentu nie będzie go widział, w żadnym z formularzy, gdzie taki obiekt może występować, nawet jeśli posiada dostęp do wszystkich formularzy w systemie. Wszelkie uprawnienia mogą być zastosowane indywidualnie dla danego użytkownika jako: pełny dostęp do danych wraz z możliwością modyfikacji, pełny dostęp do danych bez możliwości modyfikacji, brak dostępu do danych. Domyślnym użytkownikiem każdej nowo tworzonej bazy danych jest Administrator, posiadający do niej pełne uprawnienia. W pierwszym okresie pracy z programem zamiast zakładać własnego operatora możemy korzystać z konta Administratora. 4/34

5 Słownik używanych terminów Menu główne Po zalogowaniu do programu pojawia się główny ekran programu: Główne menu programu Ekran główny podzielony jest na dwie części. Węższa, lewa część zawiera menu boczne programu. Natomiast prawa, znacznie szersza część, zawiera główny obszar roboczy, służący do wyświetlania folderów i list. Bezpośrednio po uruchomieniu programu w części roboczej wyświetlane jest menu główne, zawierające skróty do tych samych funkcji, które znajdują się w menu bocznym. Po wybraniu jakiejkolwiek funkcji z menu (głównego lub bocznego) w głównym obszarze roboczym pojawi się stosowna lista (np. lista towarów, lista faktur itp.). Menu boczne Menu boczne programu służy do szybkiego przełączanie się pomiędzy poszczególnymi funkcjami programu. Zawiera ono skróty do poszczególnych list. Menu boczne programu 5/34

6 Zawartość tego menu zależna jest od: wybranego modułu praw operatora w zależności od uprawnień nadanych użytkownikowi przez administratora, może on posiadać dostęp tylko do wybranych funkcji w każdym module. Użytkownik może przełączać zawartość pomiędzy następującymi listami: Lista kartotek, Ulubione, Ostatnio użyte i Cechy. Lista kartotek - odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu. Ulubione - zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy każdej liście lub konkretnym obiekcie znajduje się gwiazdka po kliknięciu której lista lub obiekt zostają dodane do tego menu. Ostatnio użyte - zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika. Cechy - zawiera zdefiniowane w systemie cechy grupujące np dodane do kartotek towarowych. Górny pasek narzędziowy Górny pasek narzędziowy W prawym górnym rogu głównego okna znajduje się pasek narzędziowy. Zawiera on cztery przyciski: Ustawienia skrót do menu konfiguracji programu Wizytówka otwiera okno z informacjami o programie Operator otwiera okno z informacjami o zalogowanym operatorze. W tym miejscu można wykonać wylogowanie z programu, zmianę hasła dostępu operatora oraz włączyć tzw. tryb diagnostyczny - który umożliwia m.in. wyświetlenie logów komunikacyjnych. Wyloguj wyloguje operatora z systemu oraz przechodzi do strony logowania. Zakładki Lista otwartych zakładek Program umożliwia otwieranie wielu zakładek z oknami roboczymi. Dzięki temu użytkownik może równocześnie otworzyć w programie kilka list i łatwo się pomiędzy nimi przełączać. W celu otworzenia nowej zakładki, należy kliknąć plus z prawej strony obok tytułów otwartych zakładek. Natomiast w celu zamknięcia otwartej zakładki należy kliknąć krzyżyk obok tytułu tej zakładki. W programie musi być otwarta co najmniej jedna zakładka zamknięcie ostatniej zakładki powoduje wyświetlenie menu głównego programu. Listy Wygląd standardowej listy Dane w programie wyświetlane są w postaci list. Otwarcie wybranej listy następuje po kliknięciu wybranej funkcji w menu programu (w menu główny, bocznym, na liście ulubione itp.). Na liście można wyróżnić cztery części: Panel filtrowania służący do ograniczania listy zwracanych wierszy (np. zawężania listy dokumentów do dokumentów z określonego okresu) Górny pasek narzędziowy listy służy do wykonywania czynności na liście. Boczny pasek narzędziowy listy służy do dodawania, usuwania i edytowania zapisów listy Lista zestaw wierszy i kolumn zawierający zapisy listy Edycja poszczególnego dokumentu odbywa się poprzez kliknięcie w pole oznaczone po prawej stronie strzałką w prawo Filtrowanie listy 6/34

7 Panel filtrowania listy służy do zawężania wyników na liście. Zawiera zestaw pól umożliwiających wprowadzenie warunków filtrowania. Ilość oraz rodzaj pól w panelu filtrowania zależny jest od rodzaju listy będzie inny dla listy dokumentów, a inny dla listy towarów. Po otwarciu listy panel filtrowania wyświetlany jest w postaci uproszczonej zawiera najważniejsze, najczęściej używane pola filtrujące: Panel filtrowania listy widok uproszczony Kliknięcie strzałki z lewej strony napisu Filtrowanie listy powoduje rozwinięcie panelu filtrującego do postaci pełnej. Pełny panel zawiera zwykle znacznie więcej pól filtrujących i umożliwia bardziej precyzyjne wyszukanie zapisów: Panel filtrowania listy - widok pełny Górny pasek narzędziowy listy Górny pasek narzędziowy listy służy do wykonywania określonych czynności na liście. W odróżnieniu od górnego paska programu, pasek listy zawiera funkcje zależne od tego, na jakiej liście się znajduje. Górny pasek narzędziowy listy Przycisk Czynności otwiera okno z listą czynności dostępnych dla danej listy. Przykładowo na liście towarów mogą to być czynności związane z przeceną towarów, a na liście dokumentów handlowych czynności związane z przekształcaniem dokumentów. Przycisk Raporty zawiera zestaw dostępnych raportów dotyczących listy, lub formularza na którym się aktualnie znajdujemy. Przycisk Lista zawiera menu funkcji narzędziowych dla listy możliwość odświeżenia zawartości listy oraz funkcję służącą do projektowania wyglądu listy. U w a g a! Odświeżanie listy następuje automatycznie po każdej czynności takiej jak dodanie, skasowanie, czy zmiana zapisu na liście oraz po zmianie wartości w polach filtrujących. Przycisk Zamknij zamyka aktualną zakładkę. Boczny pasek narzędziowy listy Boczny pasek narzędziowy służy do wywoływania czynności związanych z edycją zapisów. Pasek boczny Wyszukaj przycisk służący do wyszukiwania danych po ciągu znaków tzw. Lokator. Po naciśnięciu tego przycisku można również dodać na danej liście dodatkowy wiersz wyszukiwania, za pomocą którego możemy wyszukać dane w konkretnej kolumnie. Dodaj wraz z menu wyboru służy do kreowania nowego zapisu inicjując pożądany formularz. Otwórz otwiera formularz aktualnie podświetlonego zapisu. W zależności od stanu tego zapisu, formularz może być otwarty w trybie tylko do podglądu lub do edycji. Usuń służy do usunięcia aktualnie podświetlonego zapisu. Możliwość skasowania zapisu jest zależna od jego stanu. Nie można np. usuwać dokumentów zatwierdzonych. 7/34

8 Formularze Formularze służą do edycji oraz podglądu szczegółowych danych zapisu. Zakładki Formularz składa się z zakładek, grupujących szczegóły zapisu. Najważniejsze dane zebrane są zawsze na pierwszej zakładce. Dodając nowy zapis, w większości przypadków zazwyczaj wystarczające jest uzupełnienie danych na pierwszej zakładce. Na pozostałych zakładkach można uzupełnić dane dodatkowe, niewymagane na większości dokumentów. Zakładka formularza faktury Górny pasek narzędziowy formularza Podobnie jak w przypadku list, formularz posiada górny pasek narzędziowy, działający kontekstowo w odniesieniu do zapisu na otwartym formularzu. Górny pasek narzędziowy formularza Pasek zawiera przyciski: Zatwierdź przycisk dostępny jest tylko na zapisach, które podlegają zatwierdzaniu (np. faktura). W odróżnieniu od przycisku Zapisz, Zatwierdź oprócz zapisania bieżącego dokumentu dokonuje równocześnie ustawienia jego stanu na zatwierdzony, może również wykonać dodatkowe operacje np. przyjęcie gotówki do kasy oraz wydruk dokumentu. Zapisz dokonuje zapisu wprowadzonych na formularzu zmian. Czynności otwiera okno z listą możliwych opcji i funkcjonalności w danym miejscu. Raporty wraz z przyciskiem rozwijanym, ukazuje listę dostępnych raportów dotyczących danego formularz lub listy Formularz - zawiera menu funkcji narzędziowych dla formularza np. możliwość projektowania wyglądu formularza. Zamknij - zamyka aktualnie otwarty formularz bez zapisywania zmian. Pola wyboru Podczas edycji danych często mamy do czynienia z wpisywaniem wartości w polach, dla których istnieje możliwość wyboru wartości z listy pomocniczej, bądź skorzystania z innego mechanizmu podpowiedzi (np. możliwość wyboru daty z kalendarza). W przypadku krótkich list podpowiedzi (gdy wartość pola musimy wybrać jako jedną z kilku dostępnych wartości), obok pola wyświetlana jest ikona strzałki, umożliwiająca rozwinięcie listy podpowiedzi i wybrania wartości z tej listy. Listę podpowiedzi można również otworzyć przez klawisz F4. Oczywiście w takich polach wartość może zostać również wpisana z klawiatury (a nie wybrana z listy). Wybór wartości pola z listy podpowiedzi W przypadku długich list podpowiedzi (np. wybór towaru z cennika podczas dodawania faktury gdzie towarów w cenniku może być kilkadziesiąt tysięcy) mamy możliwość skorzystania z dwóch rodzajów podpowiedzi. Pierwszy sposób skorzystania z listy podpowiedzi polega na wpisaniu początku nazwy lub kodu towaru. W tym przypadku zostanie rozwinięta krótka lista podpowiedzi spełniających wpisany warunek (towarów, których kod lub nazwa rozpoczyna się od wpisanego ciągu znaków). 8/34

9 Wybór towaru z listy wersja uproszczona Jeżeli na polu wyboru wciśniemy klawisz F4 lub klikniemy w ikonę listy obok wprowadzanego pola, wówczas wyświetlona zostaje pełna lista podpowiedzi. Pola daty okresu Wstawienie daty z kalendarza W przypadku pól służących do wprowadzania dat bądź okresów, można skorzystać z kalendarza otwieranego przez kliknięcie ikony obok pola. W przypadku wprowadzania daty należy kliknąć wybrany dzień na kalendarzu, natomiast w przypadku wprowadzania okresu należy zaznaczyć początkową i końcową datę przytrzymując wciśnięty klawisz Shift. Listy na formularzach Edycja danych na liście Na niektórych formularzach położone są listy elementów podrzędnych. Przykładowo na dokumencie faktury znajduje się lista pozycji (na zakładce Ogólne) oraz lista płatności (na zakładce Płatności). W przypadku tego typu list zazwyczaj istnieje możliwość edycji bezpośrednio na liście (tzw. edit in place) i klikając myszką w polu na liście mamy możliwość zmiany jego wartości (analogicznie jak w arkuszu kalkulacyjnym). Dodanie nowej pozycji odbywa się poprzez kliknięcie w pustym wierszu poniżej listy. Oprócz tego listy na formularzach posiadają boczny pasek narzędziowy analogicznie jak listy główne. Pasek ten zawiera przyciski Dodaj i Otwórz pozwalające na edycję pozycji poprzez otwarcie nowego formularza. Przycisk Usuń służący do kasowania pozycji z listy. Wydruki Na wszystkich listach i formularzach, w górnym pasku narzędziowym, znajduje się przycisk drukowania wraz z listą rozwijaną zawierającą dostępne wydruki. Po wybraniu wydruku może pojawić się dodatkowe okno z pytaniem o parametry wydruku. Przykładowo przed wydrukowaniem faktury należy określić ilość kopii wydruku. 9/34

10 Okno parametrów uruchomienia wydruków Po potwierdzeniu okna parametrów a w przypadku wydruków nie posiadających parametrów, bezpośrednio po wybraniu drukowania rozpoczyna się proces przygotowania wydruku. Drukowanie w enova365 odbywa się poprzez utworzenie pliku PDF. Po wygenerowaniu takiego pliku jest on wyświetlany w programie, a następnie może zostać wysłany na drukarkę lub zapisany na dysku. Przykładowy wydruk faktury 10/34

11 Nawigacja po systemie System enova obsługiwany jest w sposób mieszany (przy pomocy klawiatury i myszki) lub za pomocą myszki. Praca w enova za pomocą myszki podlega ogólnym regułom nawigacji typowym dla aplikacji Microsoft Windows. Przeszukiwanie list, filtrowanie Wyszukiwanie (Lokator) Na listach istnieje możliwość szybkiego wyszukiwania po polach kluczowych za pomocą tzw. lokatora. Kluczowymi polami, umożliwiającymi szybkie wyszukiwanie, są np. kod lub nazwa towaru, kod, nazwa lub numer NIP kontrahenta, czy numer dokumentu. Użycie lokatora do wyszukiwania towarów W celu uruchomienia wyszukiwania za pomocą lokatora wystarczy ustawić kursor na liście i rozpocząć wpisywanie poszukiwanego tekstu. Z prawej strony na górze listy pojawi się okienko lokatora i program będzie automatycznie zawężał listę wyświetlanych wierszy do tych, które rozpoczynają się od wpisanego tekstu. Jeżeli wyszukiwany tekst poprzedzony zostanie znakiem * (gwiazdka), wówczas wyszukiwane będą wiersze zawierające wpisany ciąg znaków (a nie tylko te, które się od niego zaczynają). W celu zakończenia działania lokatora, wystarczy wcisnąć klawisz Esc. Filtrowanie listy Panel filtrowania listy służy do zawężania wyników na liście. Zawiera zestaw pól umożliwiających wprowadzenie warunków filtrowania. Ilość oraz rodzaj pól w panelu filtrowania zależny jest od rodzaju listy będzie inny dla listy dokumentów, a inny dla listy towarów. Po otwarciu listy panel filtrowania wyświetlany jest w postaci uproszczonej zawiera najważniejsze, najczęściej używane pola filtrujące: Panel filtrowania listy widok uproszczony Kliknięcie strzałki z lewej strony napisu Filtrowanie listy powoduje rozwinięcie panelu filtrującego do postaci pełnej. Pełny panel zawiera zwykle znacznie więcej pól filtrujących i umożliwia bardziej precyzyjne wyszukanie zapisów: Panel filtrowania listy widok pełny Sortowanie list Każda lista jest sortowana zgodnie ze standardem producenta (np. lista faktur sortowana jest wg kolumny Data). O sortowaniu świadczy mały trójkącik w nagłówku kolumny. Lista sortowana wg dnia wystawienia dokumentu 11/34

12 Zmianę sortowania uzyskujemy poprzez klikniecie w nagłówek innej kolumny. Wykonanie ponowne tej czynności na tym samym nagłówku spowoduje sortowanie w odwróconym porządku (np. do Z do A). Konfiguracja list Okno definiowania wyglądu formularza. Za pomocą funkcji w górnym pasku narzędziowym listy i formularza można uruchomić funkcję projektowania wyglądu list i formularzy. Funkcja ta pozwala na dostosowanie zawartości okien do indywidualnych potrzeb użytkownika. W przypadku list funkcja projektowania wyglądu pozwala na modyfikację liczby kolumn wyświetlanych na liście, sposobu sortowania i grupowania zapisów, a także liczby pól wyświetlanych w górnym panelu filtrującym. W przypadku formularzy możliwa jest zarówno modyfikacja zawartości poszczególnych zakładek (liczby wyświetlanych na zakładkach pól, sposobu ich ułożenia, grupowania itp.), jak również dodawanie nowych zakładek. Sposób wyświetlania list i formularzy opisany jest za pomocą plików XML o odpowiedniej strukturze. Ewentualną modyfikację wyglądu okien należy zlecić Autoryzowanemu Partnerowi. Filtrowanie wg cechy grupującej System pozwala na listach na filtrowanie wg cech grupujących. Cechy grupujące zdefiniowane w programie wyświetlane są z lewej strony listy (jako czwarta zakładka w panelu zawierającym Menu, Ulubione i Ostatnio używane). Filtrowanie kartotek towarowych wg cech grupujących U w a g a! Cechy wykorzystywanie do filtrowania muszą być zdefiniowane w wersji okienkowej. Również w wersji okienkowej muszą one być dodane do kartoteki towarowej. 12/34

13 Dostępne klawisze Lista klawiszy użytych w programie enova365 wresja html F2 - Wejście do edycji danych na liście F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce 13/34

14 Przyjmowanie urządzenia do serwisu Lista urządzeń Wszystkie operacje związane z obsługą zleceń serwisowych mogą być wykonywane z użyciem listy Urządzenia w folderze Zlecenia serwisowe. W pasku selekcji (filtrze) na liście urządzeń umieszczone są pola: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się serwisowane urządzenie; Kontrahent - umożliwia wyświetlenie wszystkich urządzeń przyjmowanych do serwisu dla wskazanego kontrahenta; Typ - pozwala na podział wyświetlanych urządzeń na własne (zaznaczony checkbox Własne na formularzu urządzenia) i obce (wszystkie inne); Rodzaj urządzenia umożliwia pokazanie urządzeń konkretnego typu, o ile zdefiniowano więcej niż jeden typ urządzenia; Modele urządzeń umożliwia filtrowanie listy w kontekście konkretnego modelu urządzenia; Lokalizacje pokazuje urządzenia z wybranej lokalizacji; Aktywne umożliwia filtrowanie listy po aktywności urządzenia. Ponadto na liście można poszukiwać urządzenia poprzez jego identyfikator (zazwyczaj jest to numer seryjny) wystarczy zacząć wpisywać numer urządzenia i program wyszuka na liście odpowiednią pozycję. Rejestrowanie urządzenia Jeżeli urządzenie trafia do serwisu po raz pierwszy, należy je najpierw dodać do listy urządzeń. W tym celu należy: wybrać przycisk ; lub wcisnąć klawisz Insert; Formularz urządzenia Na zakładce Ogólne znajdują się podstawowe informacje o urządzeniu: Blok Rodzaj : Rodzaj urządzenia lista wyboru zawierająca definicje urządzeń; Model - Lista modeli pozwala na definiowanie modeli urządzeń. Model można traktować jako podkategorię rodzaju urządzenia. Np. jako rodzaj urządzenia możemy zdefiniować samochód osobowy, a modele to klasa A, Klasa B, Klasa C itp. Każde zarejestrowane urządzenie tego typu, będzie miało odrębnie przypisany markę i model samochodu np. Audi, A4. Własne należy zaznaczyć, jeżeli urządzenie jest własnością przedsiębiorstwa. Zaznaczenie zablokuje możliwość edycji pola a umożliwi wprowadzanie wartości w pole ; Serwisowane zaznaczone domyślnie. Tylko pozycje z zaznaczonym checkboxem są widoczne na liście urządzeń serwisowanych; Wypożyczane pole możliwe do zaznaczenie, jeżeli wcześniej zaznaczono checkboxa. Zaznaczenie powoduje, że pozycja jest widoczna na liście urządzeń do wypożyczania. U w a g a! Spośród tych trzech checkboxów zaznaczony musi być przynajmniej jeden. Domyślnie jest to pole Serwisowane. Aby włączyć checkboxa Wypożyczane aktywny musi być checkbox 'Własne. 14/34

15 Blok Inwentarz : Inwentarz pole jest aktywne, jeżeli wprowadzane urządzenie ma włączony znacznik Własne. Służy do rejestrowania powiązania urządzenia z odpowiednią pozycja w księdze inwentarzowej. Kod towaru z wybranej pozycji, zostanie podpowiedziany, jako identyfikator wprowadzanego urządzenia. Blok Ogólne : Identyfikator pole to zawiera unikalny identyfikator urządzenia. Może to być np. numer seryjny. Należy zwrócić uwagę, że identyfikator ma służyć łatwemu odnalezieniu konkretnego urządzenia. Np. w przypadku samochodu wygodniejszym w użyciu, jako identyfikator, będzie numer rejestracyjny niż numer fabryczny podwozia. Numer rejestracyjny jest unikalny a więc nadaje się do tego celu. Przy tym jest krótszy i właściciel zazwyczaj pamięta numer rejestracyjny swojego samochodu, a numeru podwozia będzie za każdym razem szukał w dowodzie rejestracyjnym. Z drugiej strony numer rejestracyjny może się zmieniać, a numer fabryczny pozostaje niezmienny. Dlatego użytkownik powinien wybrać sposób określania identyfikatora urządzeń w sposób najbardziej odpowiadający specyfice jego działalności. Dokument jeżeli urządzenie zostało sprzedane przez nas, to w tym miejscu można wprowadzić dokument sprzedaży. Dzięki temu będzie możliwe zidentyfikowanie urządzenia np. na podstawie numeru faktury sprzedaży. To pole można wypełnić, jeśli wykorzystywany jest moduł Handel lub Faktury. Pozycja jest to pozycja na dokumencie sprzedaży to pole wypełniamy tylko wówczas, jeśli został wprowadzony dokument sprzedaży. Na jego podstawie automatycznie wypełnione zostaną pola Towar, Nazwa i Data sprzedaży. Towar to pole można wypełnić, jeśli wykorzystywany jest moduł Handel lub Faktury wpisywana jest tu pozycja z cennika. Dzięki temu wiadomo, które sprzedawane w module handlowym towary trafiają do serwisu. Nazwa zawiera nazwę urządzenia. Nazwa nie jest unikalna i może być podpowiadana ze słownika pomocniczego. Data sprzedaży pole jest widoczne, gdy checkbox Własne jest odznaczony. Zawiera datę sprzedania urządzenia. Data zakupu pole jest widoczne, gdy zaznaczony jest checkboxa Własne. Przechowuje datę zakupu urządzenia. Aktywne jeżeli zarejestrowane wcześniej urządzenie zostało złomowane, lub klient nie korzysta już z usług naszego serwisu, można nadać urządzeniu status nieaktywnego. Dzięki temu takie nieaktywne urządzenie nie będzie standardowo wyświetlane na listach Opis pole zawiera dodatkowy opis urządzenia. Należy przy tym pamiętać, że jeśli prowadzimy serwis urządzeń określonego rodzaju, dla których chcemy zapisywać dodatkowe informacje, to często lepszym rozwiązaniem będzie zdefiniowanie cech dla urządzeń niż używanie do tego celu pola opis. Np. w serwisie samochodowym można zdefiniować cechy Marka, Model, Typ silnika, zamiast wprowadzać te informacje w opisie. Blok Stan : Stan aktualny jeżeli urządzenie zostało przyjęte do serwisu tzn. do systemu wprowadzono odpowiednie zlecenie serwisowe, tutaj zostanie wyświetlony stan tego zlecenia. Dostępność jeżeli urządzenie jest wprowadzone jako Własne i Wypożyczane, tutaj zostanie wyświetlona informacja, czy jest dostępne do wypożyczenia. Zakładka Serwis Zakładka Serwis zawiera dodatkowe informacje o urządzeniu: Termin gwarancji informacja o terminie gwarancji urządzenia; Częstotliwość przeglądów wyrażony w miesiącach okres, co jaki powinien być wykonywany przegląd okresowy urządzenia. Wypełnienie tego pola umożliwia łatwiejsze planowanie przeglądów. Pole wypełnia się automatycznie, na podstawie definicji urządzenia. Kontrahent właściciel urządzenia; Lokalizacja wartość wprowadzana z dostępnej listy wyboru. Umożliwia przypisanie urządzenia do wybranej lokalizacji wskazanego kontrahenta; Serwisant do urządzenia można przypisać domyślnego serwisanta. Jest to operator, który będzie proponowany jako domyślny serwisant, na zleceniach serwisowych związanych z tym urządzeniem. Można to wykorzystać np. w przypadku urządzeń do naprawy, których są wymagane specjalne uprawnienia. Kolejne pola na tej zakładce są polami informacyjnymi użytkownik nie może ustawiać ich wartości: Data ostatniego przeglądu data planowanego przeglądu, oznaczonego jako zrealizowany, posiadającego najpóźniejszą datę; Data następnego przeglądu data planowanego przeglądu, oznaczonego jako niezrealizowany, posiadającego najwcześniejszą datę; Data ostatniej naprawy data ostatniego zlecenia serwisowego; Przyjęty do naprawy pole przyjmuje wartość Tak, jeśli istnieje aktywne (niezamknięte) zlecenie serwisowe dla tego urządzenia; Stan stan ostatniego zlecenia serwisowego dla tego urządzenia. Zakładka Planowane przeglądy Zakładka Planowane przeglądy służy do zapisywania informacji o przeglądach, które powinny być wykonane dla urządzenia. Służą one nie planowaniu pracy serwisantów, ale obsłudze posprzedażnej na liście planowanych przeglądów zapisujemy np. informacje o konieczności wykonania przeglądu okresowego po 12 miesiącach po sprzedaży urządzenia. Dzięki temu możemy łatwo kontrolować, jakie urządzenia wymagają okresowych przeglądów, przypomnieć o nich klientom. Jeżeli data takiego przeglądu zostanie już ustalona z klientem, to należy do niego utworzyć zlecenie serwisowe dzięki temu pojawi się ono na liście zleceń operatora. 15/34

16 Tworząc planowany przegląd należy dla niego określić: Planowany przegląd Nazwa określenie przeglądu, może być wykorzystana lista pomocnicza nazw (np. Przegląd okresowy, Przegląd gwarancyjny itp.); Urządzenie urządzenie, którego dotyczy przegląd; Kontrahent właściciel urządzenia; Termin data do której należy wykonać przegląd; Zlecenie jeżeli dla przeglądu został ustalony termin z klientem, to należy wprowadzić odpowiednie zlecenie serwisowe. W polu Zlecenie podajemy to zlecenie. Jeżeli przegląd został już wykonany to będzie to zlecenie odpowiadające wykonaniu usługi; Opis szczegółowe informacje, np. dotyczące czynności, które należy wykonać podczas przeglądu. Tworzenie zlecenia do wykonania przeglądu (Zakładka Zlecenia serwisowe ) Jak zaznaczono wcześniej przegląd ma charakter informacji o konieczności wykonania przeglądu (np. wynikającej z warunków gwarancji urządzenia). Jeżeli został już ustalony konkretny termin wykonania przeglądu, to należy wprowadzić zlecenie serwisowe. Zlecenie to powinno zostać powiązane z planowany przeglądem dzięki temu przegląd zostanie oznaczony jako zrealizowany. Takiego powiązania przeglądu ze zleceniem można dokonać ręcznie, wskazując zlecenie serwisowe na formularzu planowanego przeglądu. Wygodniej jednak jest wprowadzić nowe zlecenie poprzez przejście na zakładkę Planowane przeglądy -> otworzyć konkretny przegląd i wybrać opcję Utwórz zlecenie serwisowe z menu Czynności. Zostanie dodane nowe zlecenie serwisowe, powiązane z tym przeglądem i równocześnie z ustawionymi podstawowymi informacjami na zleceniu (urządzenie, nazwa, serwisant). Jeżeli przegląd dotyczy urządzenia, dla którego wprowadzono wartość w polu Dokument, to wówczas na formularzu zlecenia automatycznie wypełnione zostanie pole Kontrahent. Zakładka Kalendarz Kalendarz stanowi graficzne przedstawienie planowanych przeglądów oraz zleceń serwisowych w formacie kalendarza. Po dwukrotnym kliknięciu pozycji na kalendarzu zostanie otwarty formularz zlecenia, na którym można dokonywać wszelkiego rodzaju zmian. Seryjne kopiowanie Urządzeń Istnieje możliwość seryjnego kopiowania istniejących urządzeń z automatycznym nadaniem nowego, unikalnego identyfikatora urządzenia. W tym celu należy wybrać (na liście urządzeń bądź na formularzu urządzenia) Czynności -> Utwórz urządzenia, po czym pokaże się okno z parametrami gdzie: Ilość - określa liczbę nowo powstałych urządzeń; Identyfikatory - pozwala na określenie jakie identyfikatory będą posiadały kolejne urządzenia. Identyfikatory powinny być oddzielone od siebie znakiem ;. W przypadku gdy ilość nowo tworzonych urządzeń jest większa od ilości identyfikatorów program nada samodzielnie numer kolejnemu urządzeniu. Np. Po podaniu parametrów wejściowych: 16/34

17 Program utworzy urządzenia o identyfikatorze: S1, S2 oraz Czynność "Utwórz urządzenia" Wynik kopiowania 17/34

18 Historia napraw urządzenia (Lista zleceń serwisowych) Lista Zlecenia serwisowe zawiera listę wszystkich zleceń dla danego urządzenia. Dzięki temu mamy możliwość łatwego przeglądania całej historii napraw tego urządzenia. Na tej liście możliwe jest również dodanie nowego zlecenia dla urządzenia. Wprowadzanie zlecenia serwisowego Jak opisano wcześniej nowe zlecenie serwisowe można wprowadzić na dwa sposoby z poziomu formatki urządzenia: Wybierając Czynności -> Utwórz zlecenie serwisowe na formularzu planowanego przeglądu. Zlecenie zostaje wówczas powiązane z przeglądem (jest rzeczywistą realizacją przeglądu). Dodając nową pozycję na zakładce Zlecenia serwisowe. Jest to wygodne przede wszystkim wówczas, gdy równocześnie chcemy mieć wgląd w historię napraw. Ponadto nowe zlecenie można dodać na liście wszystkich zleceń. Jest to wygodne wówczas, gdy przyjmując zlecenia chcemy mieć wgląd we wszystkie zaplanowane zlecenia w szczególności do informacji o zleceniach przypisanych poszczególnym serwisantom (żeby właściwie zaplanować im czas pracy). Lista zleceń Do przeglądania wszystkich zleceń serwisowych zarejestrowanych w systemie służy lista Zlecenia w folderze CRM->Zlecenia serwisowe. Lista zleceń jest wyposażona standardowo w pasek selekcji (zestaw filtrów) umożliwiający wyszukanie pozycji po: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zlecenie. Ponieważ zlecenie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) zlecenie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa zlecenia nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zlecenia nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zlecenia niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis (wszystko)); Definicja zadania umożliwia wyświetlenie zleceń tylko jednego rodzaju. Stworzenie większej liczby definicji zdarzeń jest możliwe w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; Kontrahent umożliwia wyświetlenie zleceń dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; Osoba umożliwia wyświetlenie zleceń dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; Prowadzący umożliwia wyświetlenie zleceń dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zleceń); Wykonujący umożliwia wyświetlenie zleceń dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie zlecenia, niezależnie od operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zlecenia; Uwzględniaj dla roli - w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą posiada operator (wykonujący); Stan zadania umożliwia wyświetlenie zleceń w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji zlecenia może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; Stan realizacji umożliwia wyświetlenie zleceń w zależności od stanu, w którym znajduje się zlecenie; Szukaj w treści jest to specjalny filtr pozwalający szukać zleceń na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te zlecenia, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia; Rodzaj urządzenia umożliwia pokazanie zleceń zawierających wybrany rodzaj urządzenia, o ile zdefiniowano więcej niż jeden typ urządzenia; Urządzenie umożliwia filtrowanie listy w kontekście konkretnego urządzenia; Rola umożliwia filtrowanie listy po roli przypisanej do zlecenia. Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. Dodawanie nowego zlecenia Na pasku narzędzi znajduje się przycisk Dodaj. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego zlecenia domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym zleceniem jest kontakt (SERW). Jeżeli chcemy dodać zdarzenie innego rodzaju (o innej definicji), należy: Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku Dodaj Zakładka Zlecenie 18/34

19 Zlecenie serwisowe W standardowej konfiguracji na formularzu zlecenia serwisowego dostępne są następujące informacje: Urządzenie wybieramy urządzenie, którego dotyczy zlecenie. Pole jest wymagane; Kontrahent kontrahent zlecający wykonanie usługi, zwykle właściciel urządzenia; Przedstawiciel osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za kontakt. Zwykle będzie to osoba zlecająca wykonanie usługi; Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego zlecenia. Zwykle będzie to osoba przyjmująca zlecenie; Telefon numer kontaktowy; Nazwa tytuł zlecenia; Opis dokładny opis uszkodzenia lub czynności do wykonania; Rozpoczęcie data przyjęcia zlecenia (rozpoczęcia procesu obsługi zlecenia); Termin planowana data zakończenia naprawy termin odbioru; Serwisant osoba, której zostało przydzielone zlecenie do wykonania; Dla roli aktywowanie pola umożliwi wybór roli. Zlecenie nie zostanie przypisane konkretnemu operatorowi, ale wszystkim, którzy mają prawa do wybranej roli. Tym sposobem, można np. przypisać zlecenie jednocześnie wszystkim serwisantom (wszyscy zobaczą go na liście Moje zadania ); Uwagi pole na uwagi wpisywane przez osobę realizującą zlecenie. Np. opis wykrytych uszkodzeń czy dodatkowych czynności wykonanych przy naprawie; Priorytet określa ważność zlecenia. Lista priorytetów do wyboru jest definiowana w konfiguracji. Standardowo zlecenia mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki; Stan określa stan zlecenia. Lista stanów do wyboru jest definiowana w konfiguracji. Standardowa definicja zlecenia ma stany: Przyjęte, W naprawie, Naprawione, W serwisie zewnętrznym, U producenta, Wydane, Odrzucone; Data wydania data odbioru urządzenia przez klienta; Aktywny jest powiązane bezpośrednio ze stanem zlecenia i określa, czy urządzenie znajduje się w serwisie; Zakładka Dokumenty Na zakładce Dokumenty znajdują się dokumenty handlowe powiązane ze zleceniem. Można tam rejestrować dokumenty handlowe/magazynowe związane z pobranymi częściami zamiennymi oraz faktury za wykonaną naprawę. Przycisk Dodaj umożliwia wskazanie dokumentu na liście dokumentów handlowych i powiązanie go ze zleceniem serwisowym. Wystawianie dokumentów handlowych Enova posiada zaimplementowane rozwiązanie fakturowania kontrahentów na podstawie istniejącego zlecenia serwisowego. Fakturowanie może odbywać się w dwojaki sposób: Poprzez funkcję Utwórz dokument handlowy. Rodzaj dodawanego dokumentu (definicja dokumentu) zależy od ustawień w konfiguracji modułu (szczegółowy opis znajduje się w kolejnym rozdziale instrukcji). Uruchomienie tej czynności powoduje dodania dokumentu handlowego na którym można umieścić odpowiednie pozycje towarowe/usługowe. Dodanie nowego dokumentu powoduje pokazanie się kolejnej zakładki Pozycje, która przedstawia pozycje dodanego dokumentu. U w a g a! Z poziomu zakładki Pozycje możliwe jest edytowanie pozycji dokumentów handlowych tak jak z poziomu samego dokumentu handlowego (pod warunkiem, że dokument ma stan: Bufor ). 19/34

20 Poprzez funkcję w Czynnościach-> Utwórz dokument dla części lub Utwórz dokument dla usług. Rodzaj dodawanego dokumentu (definicja dokumentu) zależy od ustawień w konfiguracji modułu (szczegółowy opis znajduje się w kolejnym rozdziale instrukcji). Uruchomienie tej czynności powoduje dodania dokumentu handlowego na którym można umieścić odpowiednie pozycje towarowe/usługowe. Dodanie nowego dokumentu powoduje pokazanie się kolejnej zakładki Usługi dla Dokumentu dla usług oraz Części dla Dokumentu dla części, które przedstawiają pozycje dodanego dokumentu. U w a g a! Z poziomu zakładki Usługi oraz Części możliwe jest edytowanie pozycji dokumentów handlowych tak jak z poziomu samego dokumentu handlowego (pod warunkiem, że dokument ma stan: Bufor ). Funkcjonalność zakładki Dokumenty dostępna jest wyłącznie dla użytkowników posiadających moduł Faktury lub Handel. Zakładka Pracownicy i zasoby W przypadku gdy zlecenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i zasoby. Istnieje możliwość dodania nowego zasobu poprzez: Kliknięcie w opcję, po czym otworzone zostanie nowe okno. Gdzie należy uzupełnić następujące informacje: Dodawanie zasobu Zasób - lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia; Nazwa (pole nieedytowalne) - oznacza nazwę zasobu; Kod (pole nieedytowalne) - oznacza kod zasobu; Typ (pole nieedytowalne) - oznacza typ zasobu; Rezerwowany - po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu na określony czas od dnia, do dnia na określony okres godzin. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych zadaniach, zdarzeniach, etc. Zadanie - określa zlecenie/zdarzenie/zadanie, do którego przypisany zostanie zasób; Projekt - określa projekt, do którego przypisany zostanie zasób; Zakładka "Wiadomości " Funkcjonalność ta służy do pozwiązywania ze sobą zleceń serwisowych oraz wiadomości . Na przykład klient wysyła wiadomość z zapytaniem o rabat na serwis urządzeń. Operator wyraża zgodę na 5%. Podczas rozliczania zlecenia może sprawdzić na zakładce Wiadomości korespondencję powiązaną z tym zleceniem i odczytać wartość rabatu jaki udzielił. Aby dokonać powiązania na zakładce Wiadomości należy użyć przycisku Po czym pojawi się okno "Elementy powiązane" z polem rozwijalnym "Wiadomość" po kliknięciu którego wyświetli się kolejne okno "Wybierz zapis" gdzie użytkownik może wybrać wiadomość którą chce powiązać ze zleceniem. 20/34

21 Lista planowanych przeglądów Lista Planowane przeglądy dostępna jest w folderze CRM -> Zlecenia serwisowe i zawiera listę wszystkich przeglądów zaplanowanych, zrealizowanych i w realizacji. W odróżnieniu od przeglądów na formularzu urządzenia, ta lista zawiera przeglądy dla wszystkich urządzeń, może być więc wykorzystywana np. do sprawdzania jakie urządzenia wymagają przeglądu w najbliższym czasie. W pasku selekcji (filtrze) na liście umieszczone są pola: Kontrahent pozwala na zobaczenie zaplanowanych przeglądów do wykonania u wskazanego kontrahenta. Ułatwia optymalizację kosztów i czasu pracy przez zaplanowanie przeglądów kilku urządzeń w czasie jednej wizyty; Stan przeglądu możliwy jest wybór następujących opcji: Planowane przeglądy, dla których nie ma żadnego zlecenia serwisowego; Otwarte przeglądy, dla których istnieje aktywne zlecenie serwisowe; Zamknięte przeglądy, dla których istnieje nieaktywne (zamknięte) zlecenie serwisowe; Wszystkie wszystkie przeglądy, niezależnie od stanu; Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się przegląd. Ponieważ przegląd posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) przegląd musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa przeglądu nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa przegląd nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie przeglądy niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis (wszystko)); Dodawanie nowego przeglądu W celu stworzenia nowego przeglądu należy na liście: wybrać przycisk ; lub wcisnąć klawisz ; Tworząc planowany przegląd należy dla niego określić: Planowany przegląd Nazwa określenie przeglądu, może być wykorzystana lista pomocnicza nazw (np. Przegląd okresowy, Przegląd gwarancyjny itp.); Urządzenie urządzenie, którego dotyczy przegląd; Kontrahent właściciel urządzenia; Termin data do której należy wykonać przegląd; Zlecenie jeżeli dla przeglądu został ustalony termin z klientem, to należy wprowadzić odpowiednie zlecenie serwisowe. W polu Zlecenie podajemy to zlecenie. Jeżeli przegląd został już wykonany to będzie to zlecenie odpowiadające wykonaniu usługi; Opis szczegółowe informacje, np. dotyczące czynności, które należy wykonać podczas przeglądu. Dodawanie zlecenia dla planowanego przeglądu Ja już wcześniej zostało nadmienione w niniejszej instrukcji można dodać zlecenie serwisowe dla planowanego przeglądu poprzez wybieranie Czynności -> Utwórz zlecenie serwisowe na formularzu planowanego przeglądu. Zlecenie zostaje wówczas powiązane z przeglądem (jest rzeczywistą realizacją przeglądu) i przechodzi w stan otwarte. 21/34

22 Serwis - konfiguracja Konfiguracja modułu Serwis obejmuje tworzenie definicji: zleceń serwisowych oraz definicji urządzeń. Konfiguracja definicji Serwisu dostępna jest w Ustawienia -> Opcje -> Zlecenia serwisowe -> Definicje zleceń serwisowych/ Rodzaje urządzeń. Rodzaje urządzeń W celu utworzeni nowej definicji urządzenia należy przejść do Ustawienia -> Opcje -> Zlecenia serwisowe -> Rodzaje urządzeń, a następnie wybrać po czym otworzony zostanie nowy formularz, na którym należy wypełnić poniższe pola: Zakładka Ogólne Nazwa nazwa typu urządzenia; Symbol symbol typu urządzenia; Filtr towaru pole to umożliwia ustawienie domyślnej listy, która będzie wyświetlana przy wypełnianiu pola Towar na formularzu urządzenia. Kliknięcie w przycisk Sprawdź wywoła okno lookup z pełną kartoteką towarów zarejestrowanych w systemie. Jeżeli jednak w pole filtr wpiszemy np. [Kod] like BUT% wówczas po kliknięciu Sprawdź wywołana zostanie lista towarów, których kod rozpoczyna się od znaków BUT. Ta sama lista zostanie wywołana na formularzu urządzenia po kliknięciu w pole Towar. Należy pamiętać, że pole Towar na formatce urządzenia, jest dostępne tylko wtedy, gdy zaznaczony jest checkbox Serwisowane przy jednoczesnym odznaczeniu checkboxa Własne (domyślnie takie ustawienie występuje dla definicji rodzaju urządzenia w Zleceniach serwisowych ). Gwarancja okres gwarancji wyrażony w miesiącach np. 12, 24. Podczas rejestrowania urządzenia, na podstawie tej wartości oraz daty sprzedaży, system sam wygeneruje dokładną datę gwarancji. Planowany przegląd jeżeli dany typ urządzenia powinien być regularnie sprawdzany tutaj można zaznaczyć, co ile miesięcy należy dokonać przeglądu. Na podstawie tej wartości, oraz okresu gwarancji i daty sprzedaży(wprowadzanej na formularzu urządzenia) enova zaproponuje terminy obowiązkowych przeglądów Definicja zlecenia wartość dostępna z listy wyboru. Znajdują się na niej wszystkie definicje zadań i zleceń serwisowych Rodzaj formularza zwykły lub użytkownika. W przypadku wyboru drugiej opcji zostanie wywołana zakładka Użytkownika, na której będzie można zdefiniować formularz użytkownika. Opis zakładki w kolejnym podrozdziale. Prefix jest wykorzystywany przy automatycznym nadawaniu identyfikatorów urządzeniom. Identyfikatory będą zaczynać się znakami wprowadzonymi w tym polu Długość wyznacza liczbę cyfr dodawanych po znakach prefixu. Np. 3 spowoduje, że numeracja zakończy się po 999 urządzeniu. Zakładka Prawa danych Zakładka prawa danych służy do określenia dla których ról będzie widoczna dana definicja. Dopuszczalne są wartości: Pełne prawo do edycji Operator będzie mógł tworzyć urządzenia o takiej definicji, modyfikować je i usuwać; Prawo do podglądu (tylko odczyt) Operator będzie mógł przeglądać urządzenia o takiej definicji, ale nie będzie ich mógł dodawać, modyfikować ani kasować; Zakaz dostępu do projektów Operator w ogóle nie widzi na listach urządzeń o określonej definicji. Zakładka Użytkownika Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: Tytuł - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość kontrolki - stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość kontrolki - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc. Linia oddzielająca - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; Z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika musi znajdować się pole wymagalne Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie urządzenia. 22/34

23 Definicje zleceń W celu utworzeni nowej definicji zleceń należy przejść do Ustawienia -> Opcje -> Zlecenia serwisowe -> Definicje zleceń serwisowych, a następnie wybrać po czym otworzony zostanie nowy formularz na którym należy wypełnić poniższe pola: Zakładka Ogólne Standardowa użytkownik nie ma wpływu na wartość tego checkboxa. Jeśli pole jest wypełnione oznacza to, że definicja została wprowadzona do systemu przez producenta i nie można jej usunąć. Nazwa nazwa definicji; Symbol symbol definicji, musi być unikalny; Drugi - oznacza alternatywny symbol definicji, pozwala na numerowanie w jednym ciągu dwóch definicji w ramach jednego symbolu podstawowego; Domyślna jeśli jest zaznaczona, kliknięcie przycisku [Nowy] na liście zadań wywoła formularz zadania dla tej definicji. Tylko jedna definicja może być domyślna; Algorytm - zaznaczenie pola powoduje udostępnienie zakładki Kod kalkulatora zadań pozwalającego modyfikować zachowanie definicji; Zablokowana zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji; Rodzaj formularza pole umożliwia wybranie jedną z 3 opcji: Pełny na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlane są dwie zakładki: Ogólne i Dodatkowe Prosty na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlana jest jedna zakładka Ogólne. Dane o projekcie i planowanych przychodach i kosztach nie są dostępne. Użytkownika wygląd okna do wprowadzania zadania jest konfigurowany przez operatora. Na definicji zadania pojawia się dodatkowa zakładka Użytkownik, na której określa się jakie pola mają być dostępne na formularzu zadania. Definicja zadania generowanego przy zamknięciu jest to definicja innego zadania (lub zdarzenia), które będzie automatycznie wygenerowane przy przestawianiu stanu zadania na nieaktywne. Można w ten sposób wymusić, żeby dla każdego spotkania, po jego zakończeniu, program automatycznie proponował dodanie notatki. Zadanie (zdarzenie) takie jest umieszczane na liście zadań powiązanych; Definicja zadania grupowego jeżeli dla zadania zostanie określona definicja zadania grupowego, wówczas zadanie takie będzie posiadało zakładkę Uczestnicy i będzie możliwe dodawanie innych operatorów wykonujących to zadanie. W takim wypadku dla każdego operatora wskazanego na liście uczestników zostanie utworzone zadanie zgodnie z podaną definicją zadania grupowego (patrz Spotkania); Dokument handlowy dla części jeżeli zostanie określona, to na zadaniu (zleceniu serwisowym) będzie dostępna funkcja Utwórz dokument handlowy oraz w Czynnościach danej definicji. Jest to szczególnie przydatne na zleceniach serwisowych o tworzenia dokumentów pobrania części zamiennych z magazynu; Dokument handlowy dla usług - jeżeli zostanie określona, to na zleceniu serwisowym dostępna będzie w Czynnościach funkcja Utwórz dokument dla usług. Magazyn - pozwala na określenie, którego magazynu będą dotyczyły tworzone dokumenty magazynowe/handlowe; Sposób numeracji - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Stan Służy do określania stanów. Każdy zdefiniowany stan zlecenia zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Pole Aktywny określa, czy zadanie w tym stanie jest otwarte; Zakładka Priorytety Służy do określania priorytetów dla zadania. Każdy zdefiniowany priorytet zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Zakładka Opcje Sekcja Opcje zawiera: Kategorie - pozwala na przypisania definicji do określonej definicji. Kategorie definiowane są w Ustawienia -> Opcje -> CRM - > Ogólne -> Kategorie aktywności. Funkcjonalność służy do grupowania definicji w celu łatwiejszego przypinania wydruków. Rejestracja historii zmian przy każdej zmianie zadania tworzony jest zapis zadania przed zmianą wraz z informacją o 23/34

24 operatorze dokonującym zmiany. Dzięki temu można śledzić pełną historię zmian wartości zadania. Historia zmian jest dostępna na zakładce Historia na formularzu zadania; Opis HTML zaznaczenie dodaje dodatkową zakładkę Opis na formularzu zadania, której tekstowi można nadawać standardowe atrybuty graficzne (pogrubienie, kursywa itp.); Całodzienne przy dodawaniu zadania zainicjalizowane zostaną pola Rozpoczęcie (0:00) i Zakończenie(23:59) Inicjuj nazwę przy dodawaniu zadania w polu Nazwa pojawi się nazwa definicji zadania; Definicja do importu maili określa czy dana definicja będzie służyć do importu maili z programu Outlook 2007/2010/213 (pod warunkiem zainstalowania dodatku enova.outlook). Zaimportowane maile zostaną dodane w enova, jako nowa pozycja na liście zadań, zdarzeń, zleceń lub wypożyczeń. Powiąż czas wykonania - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne sumowanie czasu stopera podczas otwarcia danej definicji; Dostępny stoper - zaznaczenie parametru spowoduje dodanie stopera na definicji zadania; Automatyczny stoper - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne włączanie się stopera podczas otwierania formatki. Sekcja enova.net: Dostęp określa czy w internetowej wersji enova użytkownicy będą mieli dostęp do zadań o tej definicji. Możliwe są 3 opcje: Brak całkowity zakaz dostępu, Podgląd - możliwość przeglądania zadań, Edycja możliwość zmiany treści zadań; Dodawanie określa czy w internetowej wersji enova, będzie można dodać nowe zadanie o tej definicji; Widoczna w module - pozwala na określenie miejsca pojawienia się definicji w enova.net Sekcja Zasoby CRM Filtr typu zasoby - pozwala na ustawienie filtru na zasobach firmy; Kontrola czasu na zasobie - określa sposób kontroli czasu podczas dodawania zasobów: Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) uniemożliwia wyjście okresu rezerwacji zasobu poza okres zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania. Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności Brak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Sekcja Dokumenty CRM: Wartość- pole wyboru określające jakie wartości mają być brane podczas dodawania dokumentów na formularzu zadania. Ustawienie parametru Kontrola dostępności urządzenia na zabraniaj spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przez użytkownika stanem rezerwacji zasobu. Sekcja Cechy: Pozwala na wprowadzenie oraz określenie sposobu ich zachowania podczas kopiowania zadania Sekcja Zadanie dla roli: Rola- wybranie roli spowoduje automatyczne inicjowanie zadania dla danej roli. Sekcja Wypożyczenia/Serwis: Kontrola dostępności urządzenia- określa sposób zachowania się systemu w przypadku wykorzystywania urządzenia w jednym czasie. Można nie kontrolować dostępności urządzenia, ostrzegać bądź zabraniać rezerwacji urządzenia. Zakładka Użytkownika Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: Tytuł - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość kontrolki - stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość kontrolki - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc. Linia oddzielająca - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; Z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika musi znajdować się pole wymagalne Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie urządzenia. Zakładka Mail Pozwala na określenie zasad wysyłania poczty elektronicznej na podstawie zadań. 24/34

25 Posiada dwie grupy parametrów: Wysyłaj pocztę do w tej grupie oznaczamy osoby, do których będzie wysyłana poczta Wykonującego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Wykonujący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora, na zakładce CRM, adresu ; Prowadzącego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Prowadzący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora, na zakładce CRM, adresu ; Kontrahenta poczta będzie wysyłana do kontrahenta. Wymaga to uzupełnienia na kartotece kontrahenta jego adresu ; Automatyczne powiadomienia o pozwala na określenie sytuacji, w których będzie automatycznie wysyłana poczta: Utworzeniu zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania; Edycji zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie; Zamknięciu zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania), Okno potwierdzenia - pozwala na określenie czy podczas wysyłania wiadomości ma pokazywać się okno wysyłki wiadomości. Aby było możliwe wysyłanie poczty przez nova, konieczne jest wprowadzenia danych serwera SMTP w Opcje -> Systemowe -> Asystent. Zakładka Prawa danych Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do zadań o wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do zadań określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora. 25/34

26 Modele Lista modeli pozwala na definiowanie modeli urządzeń. Model można traktować jako podkategorię rodzaju urządzenia. Np. jako rodzaj urządzenia możemy zdefiniować samochód osobowy, a modele to klasa A, Klasa B, Klasa C itp. Każde zarejestrowane urządzenie tego typu, będzie miało odrębnie przypisany markę i model samochodu np. Audi, A4. Dodawanie modelu W celu stworzenia nowego modelu należy na liście: wybrać przycisk ; lub wcisnąć klawisz Insert; Na formularzu modelu widnieją następujące pola: Nazwa nazwa modelu; Symbol symbol modelu; Opis dodatkowe informacje; Aktywny określa czy dany model będzie widoczny na liście modeli na formularzu urządzenia. Definicja modelu 26/34

27 Zbiory danych systemu enova365 Technologia System enova365 został napisany z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Projekt został oparty o architekturę trójwarstwową składającą się z warstwy interfejsu użytkownika, logiki biznesowej i bazy danych. System enova365 może współpracować z relacyjną baza danych Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008R2, 2012, 2014 lub bazą MySQL Baza danych MSSQL lub MSDE jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania. Siłą takiego rozwiązania jest wydajność. Konstrukcja baz relacyjnych pozwala na przechowywanie i operowanie na ogromnych ilościach danych. Właściwości bazy SQL, takie jak prędkość komunikacji szczególnie korzystnie uwidaczniają się w rozwiązaniach sieciowych. Baza danych MSSQL jest bazą danych, w której wszystkie informacje, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń przechowywane są w postaci zintegrowanych tabel. Zapewnienie ochrony systemu enova oraz informacji przechowywanych w bazie danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem, następuje poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych związanych z systemem operacyjnym komputera, na których zainstalowany jest system enova, czy tez zlokalizowana jest baza danych. Dodatkowo już na poziomie samego systemu istnieje funkcjonalność pozwalająca na zindywidualizowane dla każdego użytkownika zdefiniowanie i przypisanie praw dostępu do określonych informacji z bazy danych czy też określonych funkcji systemu. Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Lp. Nazwa modułu Opis 1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja 2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy 3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami 4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS 5 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy 6 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe 7 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac) 8 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD 9 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu) 10 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje. 11 Kasa Moduł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raporty kasowe/wyciągi bankowe. 12 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny. 13 Magazyny Moduł gospodarki magazynowe. Definicje magazynów, obroty, zasoby. 14 Płace Zarządzania wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechania podatkowe. 15 Środki trwałe Ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie, operacje na środkach trwałych (otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza 16 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja. 17 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy. 18 Windykacja Windykacja należności. Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Poniższe zestawienia przedstawiają tabele systemu składające się na poszczególne moduły. W tabelach tych przechowywane są informacje biznesowe, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń. Business Lp. Nazwa zbioru Opis 27/34

28 1 FeatureDefs Definicje cech, zawierające informacje o zachowaniu cech rozszerzających dowolne obiekty systemu. 2 CfgNodes Węzły konfiguracji. Nazwa i relacja do węzła nadrzędnego. 3 CfgAttributes Wartości konfiguracji. Nazwa, wartość i relacja do węzła. 4 Operators Operatorzy, którzy mogą pracować na programie. 5 OperatorRoles Role (zbiory praw) przypisane poszczególnym operatorom. 6 Rights Prawa do poszczególnych danych przypisane operatorom i obiektom systemu. 7 Dictionary Słownik podpowiedzi tekstowych pojawiających się przy wielu polach danych na formularzach. 8 SystemInfos Różne informacje o bazie danych (numer wersji bazy, unikalny identyfikator, itd.). 9 ChangeInfos Lista operacji tworzenia i edycji danych z określeniem dnia, godziny i operatora. Core Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Adresy Informacje o adresach kontrahentów, pracowników, banków i urzędów. Miejscowość, ulica, nr domu lokalu itp. 2 DaneKontrahentow Kopia danych kontrahenta związanego z dokumentem w systemie. Nazwa, NIP i dane adresowe. 3 DefDokumentow Podstawowa tabela z definicjami dokumentów w systemie. Informacje o algorytmie numeracji dokumentów. 4 DokEwidencja Podstawowa tabela ewidencji dokumentów. Numer, numer dodatkowy, data zaewidencjonowania, dane o dokumencie źródłowym (numer, data, kontrahent). 5 CentraKosztow Słownik z centrami kosztów w systemie. Nazwa, kod. 6 PodzielKosztow Podzielnik kosztów związany ze źródłem. Nazwa. 7 HistPodzielnikow Zapisy historyczne podzielnika kosztów. Okres ważności, podzielnik. 8 ElemPodzielnikow Elementy podzielników kosztów. Zapis historyczny podzielnika, wartość. 9 DefStawekVat Definicje stawek VAT. Kod, stawka (status, procent, źródłowa), opis. 10 DefStawekAkcyzy Definicje stawek akcyzy. Kod, stawka (symbol, grupa, pozycja, procent), opis. 11 PozEwidZbiorczej Pozycje ewidencji zbiorczej. Relacja pomiędzy dokumentem stanowiącym pozycję ewidencji zbiorczej, a tą ewidencją. CRM Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Banki Lista banków. Nazwa, kod, numer kierunkowy. 2 ZUSY Lista oddziałów ZUS. 3 UrzedySkarbowe Lista urzędów skarbowych. Nazwa, kod. 4 UrzedyCelne Lista urzędów celnych. Nazwa, kod. 5 Kontrahenci Lista kontrahentów. Nazwa, kod, warunki płatności. Deklaracje Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Deklaracje Deklaracje ZUS, PIT, VAT i AKC. Data, typ i numer deklaracji. Wszystkie Ewidencja VAT Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefinicjePOVAT Definicje powstania obowiązku VAT oraz akcyzy. Kod, powstanie obowiązku (zasada, memoriałowe, kasowe, warunek, ilość dni warunku), opis. 2 Nagłówki ewidencji VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer NagEwidencjiVATT korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, powstanie obowiązku VAT akcyzy. 3 EleEwidencjiVATT Elementy ewidencji VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu. 4 Nagłówki rozliczeń VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer NagRozliczenVATT korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, data rozliczenia. 28/34

29 5 EleRozliczenVATT Elementy rozliczeń VAT oraz akcyzy.stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu, data rozliczenia. Handel LP. Nazwa zbioru Opis 1 Definicje dokumentów handlowo-magazynowych opisujące zachowache tych dokumnetów w DefDokHandlowych systemie. 2 DokHandlowe Nagłówki dokumentów handlowo-magazynowych. 3 SumyVAT Sumy pozycji na dokumentach handlowo-magazynowych policzone wg stawek VAT. 4 PozycjeDokHan Pozycje dokumentów handlowo-magazynowych. 5 DefRelHandlowych Definicje relacji, powiązań pomiędzy dokumentami handlowo-magazynowych, opisujące właściwości powiązania. 6 RelacjeHandlowe Relacje, powiązania pomiędzy nagłówkami dokumentów handlowo-magazynowych. 7 PozRelHandlowej Relacje, powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów handlowo-magazynowych. Zarządzanie zasobami ludzkimi Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefElemOcenPrac Definicje kryteriów oceny pracownika. Kategoria, nazwa, limit 2 WzoryOcenPrac Wzory ocen pracownika. Nazwa. 3 ElemWzorowOcPrac Elementy wzorów ocen pracownika. Relacja do definicji elementu oceny. 4 OcenyPracownikow Oceny pracowników. Pracownik, termin, data. 5 ElementyOcenPrac Elementy ocen pracowników. Ocena, data, definicja, wartość. 6 DefStanowisk Definicje stanowisk. Nazwa, zaszeregowanie. 7 Rekrutacje Rekrutacje na wybrane stanowisko. Pracownik, wydział, definicja stanowiska, data zgłoszenia i wycofania. 8 EtapyRekrutacji Etapy rekrutacji. Nazwa, data, termin, opis. 9 Wyszukania Algorytm wyszukania. Nazwa. 10 PozycjeWyszukan Pozycja algorytmu wyszukania pracownika. Wyszukanie, definicja elementu oceny, parametry oczekiwane Import Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KwotySadow Kwoty sadów. Wartość faktury, koszty transportu zagranicznego, koszty ubezpieczeń, koszt opakowań wyrażone w walucie oraz PLN oraz cło, akcyza, VAT, opłata manipulacyjna, proforma. Kadry Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefPodstawStazu Definicje podstaw stażu pracy. Nazwa. 2 Wydzialy Lista wydziałów. nazwa, kod, wydział nadrzędny, ewidencje ŚP dla płatności wypłat. 3 GrupyZaszer Grupy zaszeregowania. Nazwa, stawka, zakres, wymiar etatu. 4 TytulyUbezpiecz4 Tytuły ubezpieczeń ZUS. Kod, nazwa, informacje dodatkowe dla algorytmów podatkowych i ZUS. 5 KursySzkolenia Kursy i szkolenia wykonywane przez pracowników. Pracownik, nazwa, data, termin, ocena, rozliczenie. 6 PodstawyStazow Informacja o wliczaniu informacji o historii zatrudnienia do wybranej podstawy stażu pracy. Zatrudnienie, definicja. 7 HistZatrudnien Historie zatrudnień pracowników w innych zakładach pracy. Pracownik, dane zakładu pracy, okres zatrudnienia, staż pracy. 8 InneDochody Inne dochody pracownika (z innych źródeł). Pracownik, miesiąc, kwota. 9 ZbiegiUbezpiecz Zbiegi tytułów ubezpieczeń pracowników. Pracownik, okres, społeczne, zdrowotne. 10 Pracownicy Lista pracowników. Kod, 11 Rodzina Lista członków rodziny pracowników. Nazwisko, imię, informacje dla deklaracji ZUS. 29/34

30 12 ProgiPodatkowe Indywidualne progi podatkowe pracownika. Zapis historyczny pracownika, próg, procent zaliczki podatku. 13 PracHistorie Historia danych kadrowych pracownika. Podstawowe informacje ewidencyjne i o zatrudnieniu. Pracownik, okres ważności, nazwisko, imię, PESEL, NIP, okres zatrudnienia, podleganie ubezpieczeniom 14 PracHistorie2 Drugorzędne informacje ewidencyjne pracownika. Zapis historyczny pracownika, dokument, kontakt, informacje o służbie wojskowej, KartyRCP Karty RCP pracownika. Pracownik, numer karty, okres ważności. 16 Umowy Umowy zawarte z pracownikiem. Pracownik, wydział, warunki umowy (kwota, okres, warunki ubezpieczenia). 17 Dodatki Dodatki do wynagrodzenia dla pracowników. Pracownik, członek rodziny (opcjonalny), nazwa. 18 DodHistorie Historia dodatku. Dodatek, okres ważności, podstawy naliczania. 19 ProgiAkordow Progi akordów. Akord (definicja akordu), próg, wartość. 20 DefinicjeAkordow Definicje akordów. Nazwa, opis algorytmu naliczania. 21 Akordy Akordy. Pracownik, definicja, okres. 22 AkordHistorie Historia akordu. Akord, okres ważności, opis algorytmu naliczania. 23 SwiadczeniaSoc Świadczenia socjalne pracowników. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 24 NagrodyKary Nagrody i kary. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 25 BadaniaLekarskie Badania lekarskie. Pracownik, nazwa, termin, data. 26 Schorzenia Schorzenia pracowników. Pracownik, nazwa, okres, typ, przyczyna, rodzaj, opis. 27 SzkoleniaBHP Szkolenia BHP pracowników. Pracownik, nazwa, termin, data. 28 DefFundPozycz Definicje funduszy pożyczkowych. Nazwa, symbol, definicja wpisowego, składki i wycofania wkładu. 29 FundPozyczkowe Przynależności pracowników do funduszy pożyczkowych. Pracownik, definicja funduszu, okres, wpisowe, wycofanie wkładu. 30 Pozyczki Pożyczki udzielone pracownikom w ramach funduszy pożyczkowych. Fundusz, data udzielenia, kwota. 31 HistoriePozyczek Historia warunków spłaty pożyczki. Pożyczka, okres ważności, informacje o oprocentowaniu, definicja elementu. 32 PracownicyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania list pracowników w zależności od wydziałów. 33 UmowyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania listy umów zleceń w zależności od wydziałów. Kalendarze Lp. Nazwa zbioru Opis 1 CzytnikiRCP Czytniki RCP. Nazwa, opis algorytmu importu zapisów z pliku. 2 DefinicjeLimitow Definicje limitów nieobecności. Nazwa, opis algorytmu wyliczania. 3 LimNieobecnosci Limity nieobecności pracownika. Pracownik, definicja, okres, limit. 4 DefinicjeStref Definicje stref dnia w kalendarzu. Nazwa, opis sposobu wliczania do czasu pracy. 5 StrefyDni Strefa dnia w kalendarzu. Dzień, definicja, czas pracy. 6 DefinicjeDni Definicja dnia. Nazwa, typ dnia, domyślny czas pracy. 7 StrefyKalandarza Strefa dnia w kalendarzu wzorcowym. Dzień kalendarza, definicja strefy, czas pracy. 8 DniKalendarza Dni kalendarza. Kalendarz, typ dnia, definicja dnia, data, czas pracy. 9 Kalendarze Kalendarze. Nazwa, algorytmy wyliczania czasu pracy, opcjonalna relacja do pracownika (dla kalendarzy wyjątków). 10 StrefyPracy Strefa rzeczywistego dnia pracy pracownika. Dzień pracy, definicja, czas pracy 11 WejsciaWyjscia Wejścia/wyjścia z pracy w obrębie dnia. Dzień pracy, typ we/wy, godzina. 12 DniPracy Rzeczywiste dni pracy pracowników. Pracownik, data, czas pracy. 13 ZestawieniaPracy Zestawienia rzeczywistego czasu pracy pracowników za okres. Pracownik, okres, ilość dni i czas pracy w okresie. 14 StrefyZestawien Strefy zestawień czasu pracy. Zbiorcze informacje o czasie pracy za okres. Zestawienie, definicja strefy, ilość dni pracy, czas pracy. 15 DefNieobecnosci Definicje nieobecności. Nazwa, algorytm naliczania i informacje o uwzględnianiu na zestawieniach i raportach. 16 Nieobecnosci Nieobecności pracowników. Pracownik, definicja, okres, nieobecność korygowana, informacje dla nieobecności ZUS i urlopów. 17 DniAkordow Lista wykonań akordów w poszczególnych dniach. Akord, data, ilość, czas pracy. 30/34

31 18 ZestawAkordow Zbiorcza informacja o wykonaniu akordu za okres. Akord, okres, ilość, czas pracy. Kasa i wyciągi bankowe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 RachBankPodmiot Rachunki bankowe podmiotów. Podmiot, bank, numer rachunku. 2 FormyPlatnosci Definicje płatności. Ewidencja ŚP, sposób zapłaty, termin. 3 Przelewy Przelewy. Podmiot, ewidencja ŚP, dane dla przelewu. 4 PozycjePrzelewow Pozycje przelewów. Przelew, płatność (zobowiązanie), kwota. 5 Platnosci Płatności. Ewidencja ŚP, podmiot, dokument źródłowy, termin, kwota, opis. 6 EwidencjeSP Ewidencje ŚP (rachunki bankowe, kasy gotówkowe). Nazwa, kod, waluta, informacje o koncie (bank, numer). 7 RaportyESP Raporty EŚP/Wyciągi bankowe. Ewidencja ŚP, okres, saldo początkowe, saldo końcowe. 8 DokumentyKasowe Dokumenty kasowe (KP, KW). Podmiot, data i numer dokumentu. 9 Zaplaty Zapłaty. Dokument kasowy, raport kasowy, ewidencja ŚP, podmiot. Kwota, numer dokumentu, data dokumentu, opis. 10 RozliczeniaMW Rozliczenia magazynu walutowego. Tabela nie używana. 11 RozliczeniaSP Rozliczenia ŚP. Relacja z informacjami o rozliczeniach pomiędzy płatnościami i zapłatami. Dokument, zapłata, data, kwota płatności, kwota zapłaty. 12 DokRozliczeniowe Dokumenty rozliczeniowe (potwierdzenia salda, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe,...). Podmiot, data i numer dokumentu, opis. 13 PozDokRozlicz Pozycje dokumentów rozliczeniowych. Dokument, rozliczenie ŚP, data i termin zapłaty, procent odsetek, kwoty. 14 RozrachunkiIdx Tabela umożliwiająca szybkie, wspólne, przeglądanie płatności i zapłat. Dokument, data, numer, kwota, data rozliczenia. Księgowość Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyObrach Okresy obrachunkowe. Symbol, okres, data zamknięcia, opis. 2 Dziennik Dziennik księgowy. Okres obrachunkowy, ewidencja, bufor, numer, data, opis, winien, ma. 3 ZapisyKsiegowe Zapisy księgowe. Dekret (pozycja w dzienniku), bufor, data, data podatkowa, numer, element księgowalny, konto, strona, kwota operacji, kwota zapisu, kurs, opis, parametry rozliczenia zapisu. 4 RozliczeniaKS Rozliczenia księgowe. Rozliczenie źródłowe, parametry różnicy kursowej, parametry rozliczenia po stronie winien oraz ma. 5 Konta Konta księgowe. Okres obrachunkowy, konto nadrzędne, symbol, nazwa, parametry konta, walutowość, bilans otwarcia. 6 PowiazaniaKont Powiązania kont księgowych. Konto, konto słownikowe, element słownika. 7 DefSlownikow Definicje słowników kont. Nazwa. 8 ElemDefSlownikow Elementy definicji słowników. Definicja oraz parametry do określenia segmentu konta i nazwy. 9 ObrotyKsiegowe Obroty księgowe. Konto, okres obrachunkowy, data, obroty w dniu, narastająco oraz salda. 10 SchematyKsiegowe Schematy księgowe. Nazwa, okres obrachunkowy, typ i definicja ewidencji, parametry schematu. 11 PozSchemKsiegT Pozycje schematu księgowego. Schemat, parametry pozycji. 12 OpisAnalityczny Opis analityczny. Ewidencja, źródło, symbol, wymiar, kwota, data, opis. 13 ZestawieniaKS Zestawienia księgowe. Symbol, nazwa, definicja numeracji. 14 KolumnyZestKS Kolumny zestawienia księgowego. Nazwa, definicja zakresu kolumny, wyrażenie. 15 PozycjeZestKS Pozycje zestawienia księgowego. Zestawienie, pozycja nadrzędna, symbol, opis, wyrażenie, sposób sumowania Magazyny Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyMag Okresy magazynowe będące okresami czasu, w których przechowywana jest pełna informacja o stanie magazynowym. 2 Magazyny Magazyny, na które może być przyjmowany lub rozchodowany towar. 31/34

32 3 Obroty Obroty towaru w magazynie łączące przychodowe partie towaru z rozchodami. 4 Zasoby Zasoby towaru w magazynie, partie towaru które aktualnie dostępne są na magazynie. Płace Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefListPlac Definicje list płac. Nazwa, symbol, algorytm numeracji, seria, wydział. 2 DefElementow Definicje elementów wynagrodzenia. Informacje o wyliczaniu podatków i składek, algorytm naliczania wartości i uwzględniania elementu w algorytmach rozliczania nieobecności. 3 ProgiStazuPracy Progi stażu pracy dla definicji elementów opartych o staż pracy. Definicja elementu, próg, wartość. 4 ListyPlac Listy płac. Data, numer, wydział, informacje o sposobie naliczania. 5 Wyplaty Wypłaty pracowników. Lista płac, pracownik, numer kolejny, data wartość. 6 WypElementy Elementy wypłaty. Wypłata, pracownik, źródło, definicja, wartość, podatki, składki. 7 WypSkladniki Składniki elementu wypłaty. Element, nieobecność, podstawy naliczenia wartości, wartość. 8 ZaniechPodatkowe Zaniechania podatkowe pracowników. Pracownik, kwota, data udzielenia. 9 PozycjePIT Pozycje PIT. Nazwa, informacja sposobie wliczania do deklaracji. 10 KodyRSA Kody RSA. Nazwa, informacja o sposobie wykazywania na deklaracji RSA. 11 Zaliczki Zaliczki udzielone pracownikom. Pracownik, data udzielenia, kwota, kwota spłacona. Środki trwałe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KRST Klasyfikacja Rodzajowa Środków trwałych. Symbol, stawki amortyzacji, opis, symbole w innych klasyfikacjach. 2 MiejscaUzytk Miejsca użytkowania środków. Nazwa, opis. 3 TytulyDokST Tytułu dokumentów środków trwałych. Tytuł. 4 ZestawyST Zestawy środków trwałych. Nazwa, opis. 5 SrodkiTrwale Środki trwałe. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia, stan środka, bilans otwarcia. 6 SrodkiTrwaleHist Środki trwałe - dane historyczne. KRŚT, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna, parametry amortyzacji, wycena, ilość. 7 DokumentyST Dokumenty środków trwałych. Numer, data, data operacji, tytuł, numer dokumentu dodatkowego. 8 ObrotyST Obroty środków trwałych. Kierunek, dokument, data, środek trwały, wartość bilansowa oraz podatkowa. 9 Parametry odpisów amortyzacyjnych. Parametry bilansowe i podatkowe oraz metody ParametryOdpisow dodatkowe odpisów. 10 EwidWyposazenia Ewidencja wyposażenia. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia. 11 Ewidencja wyposażenia - dane historyczne. Ilość, wartość, miejsce użytkowania, centrum EwidWyposazeniaH kosztów, osoba odpowiedzialna, wycena. 12 TerminarzInw Terminarz inwentarza. Inwentarz, nazwa terminu, data planowana, data realizacji, opis. Towary Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Jednostki Lista jednostek miary. 2 Przeliczniki Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar. 3 PrzelTow Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar dla poszczególnych towarów. 4 Towary Towary, karty towarowe, które mogą wchodzić jako pozycje na dokumentach handlowomagazynowych. 5 ElemKompletow Elementy kompletacji opisujące składniki (części) z jakich składa się produkt. 6 DefinicjeCen Definicja ceny opisująca sposób wyliczania danej ceny w systemie. 7 Ceny Cena towaru zawierająca informacje o kwocie ceny netto i brutto dla odpowiedniej jednostki. 32/34

33 Waluty LP. Nazwa zbioru Opis 1 Waluty Waluty zdefiniowane w systemie. Nazwa, symbol, informacja o kursie do EUR. 2 TabeleKursowe Tabele kursowe. Nazwa. 3 KursyWalut Historia zmian kursów walut. Tabela, waluta, data, kurs, krotność. Windykacja LP. Nazwa zbioru Opis 1 StanyWindykacji Stany windykacji płatności i zapłat. Nazwa, numer, termin. 2 Windykacje Historia windykacji płatności. Stan, płatność, data i termin. 33/34

34 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Kadry Płace , place@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel./fax , info@enova.pl,