Prawdziwy koszt administracji bazą danych

Transkrypt

1 Prawdziwy koszt administracji bazą danych whitepaper listopad Rozkład opłat miesięcznych za opiekę bazodanową. Słupki jasne powszechnie stosowany model kosztów. Słupki ciemne proponowany model rozliczeń. Page 1 of 7

2 Streszczenie (Executive Summary) Infrastruktura IT każdego przedsiębiorstwa generuje istotne ryzyka: utraty danych, wycieku danych, oraz utraty ciągłości działania. Na te ryzyka najbardziej narażona jest centralna baza danych przedsiębiorstwa i jej repliki. W celu utrzymania bazy danych w stanie sprawnym, bezawaryjnym i bezpiecznym, stosuje się opiekę ekspercką, zawierając umowę z firmą specjalistyczną. Niniejszy dokument analizuje koszty opieki, i formułuje następujące tezy. 1. Rzeczywisty koszt opieki bazodanowej w krótkim okresie czasu maleje o 5%. 2. Świadomość tego faktu jest powszechna w społeczności specjalistów, ale nie w społeczności odbiorców. 3. Powszechnie stosowany model opłat za opiekę nie odzwierciedla prawdziwego kosztu ponoszonego przez dostawcę w kolejnych okresach czasu. 4. Alternatywą jest przedstawiony model kosztowy, gdzie opłaty wnoszone przez klienta odzwierciedlają rzeczywistą krzywą spadku kosztów. Page 2 of 7

3 Wstęp Każde przedsiębiorstwo korzystające z dowolnego systemu informatycznego gromadzi swoje krytyczne informacje w bazie danych. Infrastruktura bazodanowa jest najbardziej krytycznym elementem infrastruktury IT, ponieważ koncentruje istotne ryzyka: utraty danych, wycieku danych, oraz utraty ciągłości działania. Z tego powodu ważnym składnikiem kosztów działu IT jest koszt utrzymania infrastruktury bazodanowej. Przez infrastrukturę bazodanową rozumiemy bazę danych wraz z serwerem, oraz elementy infrastruktury służące utrzymaniu danych pochodnych (replik bazy danych): serwery zapasowe (HA/DR), backup, środowiska archiwalne, testowe i deweloperskie, oraz hurtownie danych. Koszt utrzymania bazy danych składa się z kosztów zasobów (licencje, sprzęt oraz asysta techniczna producenta technologii), kosztów operacyjnych (wsparcie zewnętrznego lub wewnętrznego zespołu) oraz kosztów incydentów. Niniejszy dokument dotyczy wyłącznie kosztów operacyjnych. W celu utrzymania bazy danych w stanie sprawnym, bezawaryjnym i bezpiecznym, stosuje się opiekę ekspercką, zawierając umowę z firmą specjalistyczną. Powszechnie występujące modele to (1) stały ryczałt za opiekę, oraz (2) roczna pula godzin eksperckich. W momencie przekazania opieki nad bazą danych, zewnętrzna firma musi wykonać szereg czynności związanych z przejęciem systemu, zrozumieniem jego charakterystyki pracy, analizą jakości i często naprawą problemów i eliminacją ryzyk dostrzeżonych w systemie. Zakres tych prac jest zależny od specyfiki systemu. Ogólnie można jednak stwierdzić, że ilość zadań która jest początkowo duża, z czasem maleje. Jeśli system zostanie poprawnie uporządkowany, to dalsza praca sprowadza się do rutynowej administracji (prawidłowość ta dotyczy nie tylko baz danych ale również innych systemów IT, jak serwery plików, serwery aplikacji lub systemy operacyjne). Co sądzi rynek W listopadzie 13 Gridwise był złotym partnerem konferencji Oracle Day. Przy okazji wydarzenia przeprowadziliśmy badanie rynku dotyczące zagadnienia kosztów baz danych. W badaniu brało udział około 3 osób rekrutujących się spośród gości konferencyjnych, jak również społeczności ekspertów, partnerów i subskrybentów niusletera Gridwise. Istotne wnioski z badania kształtują się następująco: 1. Przytłaczająca większość odbiorców usług stwierdziła, że związana jest z dostawcą umową ryczałtową, której wysokość jest generalnie stała, 2. Przytłaczająca większość dostawców usług (99%) stwierdziło iż koszty ponoszone przez nich maleją znacząco już w pierwszych miesiącach dostarczania usługi. Łatwo zauważyć rozdźwięk pomiędzy dwoma powyższymi stwierdzeniami. Omówmy dokładniej wyniki badania. Grupą docelową byli w 2/3 uczestnicy konferencji Oracle Day, a w 1/3 osoby stale czytające jeden z kanałów komunikacyjnych Gridwise: niusleter, fanpage oraz blog. W badaniu wzięło udział 3 osób z polskich firm, identyfikujących się na podstawie imienia, nazwiska, stanowiska i firmy. Z tej liczby większość to specjaliści, są dostawcami usług albo pracownikami działów IT jako odbiorcy usług. Ponad połowa respondentów ma co najmniej 7-letni staż zawodowy i piastuje stanowiska kierownicze bądź określane jako Senior. Używane technologie bazodanowe to najczęściej Oracle Database, Microsoft SQL Server, rzadziej rozwiązania Sybase/SAP, IBM DB2, PostgreSQL i inne. Osoby o nieudokumentowanym doświadczeniu to Page 3 of 7

4 około 15% grupy, przy czym odpowiedzi osób wypowiadających się anonimowo nie były brane pod uwagę. Uczestnicy badania mogli, ale nie musieli komentować swojej wypowiedzi. Badanie przeprowadzono w formie konkursu z nagrodami, przy czym nagroda nie była uzależniona od treści wypowiedzi. Uczestników zapytano, po ilu miesiącach opieki, ich zdaniem koszt utrzymania bazy danych spada o połowę. Diagram 1. Rozkład odpowiedzi na pytanie, po ilu miesiącach koszt obsługi bazy danych spada o połowę. Oś pozioma to liczba miesięcy, oś pionowa to ilość odpowiedzi. Diagram 1 pokazuje, co uczestnicy konkursu sądzą na zadany temat. Zwraca uwagę kilka prawidłowości. Przede wszystkim, większość osób typowała liczby 3,6,12, 24,36 które pokrywają się z długością kontraktów utrzymaniowych. Uczestnicy sądzili, że długość kontraktu wiąże się w jakiś sposób z okresem gdy wewnętrzny koszt usługi maleje. Jest to mylna opinia kontrakty zawiera się na wielokrotność kwartału lub roku z powodów fiskalno-księgowych. Na drugim diagramie widać różnicę w opinii pomiędzy osobami, które uczestniczyły w Oracle Day, a tymi które głosowały zdalnie za pomocą mediów społecznych. Upraszczając można założyć, że w konferencji uczestniczyli specjaliści : osoby o większej mocy decyzyjnej, ponadto pracownicy dużych firm; w tej liczbie znajdują się też dostawcy usług. Natomiast na facebooku głosowali niespecjaliści : ludzie o mniejszym doświadczeniu, a także pracownicy średnich firm. Wykres pokazuje, że pierwsza grupa typowała przeciętnie 8 miesięcy, a druga 12. Upraszczając można powiedzieć, że specjaliści i dostawcy usług mają wiedzę, iż czasochłonność spada szybko. Niespecjaliści takiej wiedzy nie mają. Różnica opinii jest bardzo wysoka, przekracza 5%. Page 4 of 7

5 Diagram 2: Uśredniona opinia na zadany temat, w dwóch grupach. Kwadrat to "niespecjalliści", krzyżyk to "specjaliści". Na osi poziomej liczebność grup, na pionowej wartość średniej odpowiedzi Interes dostawcy i interes usługobiorcy Zadane pytanie z naturalnych przyczyn wzbudza emocje. Fakt, że koszt utrzymania bazy danych może maleć w czasie stoi w sprzeczności z założeniami typowych kontraktów utrzymaniowych. Ponieważ wielu z uczestników badania jest związanych tego typu kontraktem, pytanie może wzbudzać niepokój. Duży odsetek badanej grupy to osoby których problem dotyka, jako klientów bądź też jako dostawców technologii baz danych Oracle i innych. Wydaje się, że dostawcy usług mają większą świadomość iż koszty maleją z czasem, jednak proponują stałą ryczałtową opłatę odbiorcom, którzy tej świadomości nie mają. Dostawcy dążą do maksymalizacji przychodów, podczas gdy odbiorcy dążą do minimalizacji kosztów. Rozdźwięk pomiędzy interesami dwóch grup jest faktem znanym i nie jest tematem niniejszego opracowania. W oczywisty bowiem sposób dostawca ma za zadanie nie tylko pokrywać swoje koszty, ale też generować zysk w postaci marży, konieczny do rozwoju swojej firmy. Zagadnieniem na które zwracamy uwagę nie jest sam fakt istnienia marży, ale pytanie o zasadność samego modelu finansowego, w którym koszt usługi rozkłada się w czasie inaczej, niż opłata. Model nazywany przez nas umownie uczciwym to taki, w którym koszt ponoszony przez odbiorcę odzwierciedla wysiłek oraz ryzyko ponoszone przez dostawcę. Jaka byłaby poprawna odpowiedź na zadane w badaniu pytanie? W jakim tempie koszt obsługi naprawdę maleje o połowę? Przybliżona odpowiedź może być podana za pomocą statystyki. Budując poniższy diagram założyliśmy, że każdy z uczestników badania powiedział prawdę, opartą na własnym, indywidualnym doświadczeniu i obserwacji. Suma kilkuset odpowiedzi powinna pokazać przybliżony obraz spadku kosztów co potwierdza kształt poniższego wykresu. Bazując jedynie na odpowiedziach uczestników zsumowanych względem czasu, pokazuje on hipotetyczne tempo spadku kosztu usługi, dążące do pewnej wartości stałej (na wykresie umownie zero; wielkość ta nie podlegała badaniu). Wielomianową aproksymację uzyskanego wykresu (naniesiona ciemna linia) uznajemy za rozsądny model spadku kosztów w czasie. Page 5 of 7

6 Diagram 3: Spadek kosztu utrzymania bazy danych. Na osi poziomej miesiące, na osi pionowej koszt znormalizowany w skali - 1. Dla porównania poniższy diagram pokazuje typowy rozkład opłat odbiorcy usług utrzymania bazy danych. Porównując dwa diagramy, zauważamy że model takich opłat nie jest uczciwy według przedstawionej definicji, ponieważ wysokość opłat odbiorcy (poniżej) nie odzwierciedla faktycznego rozkładu kosztu i ryzyka ponoszonego przez dostawcę w kolejnych okresach czasu (powyżej) Diagram 4: Rozkład opłat odbiorcy usług. Na osi poziomej kolejne miesiące, na osi pionowej wysokość kosztów. Uczciwy model rozliczeń Na podstawie powyższego rozumowania można zbudować uczciwy, dwuskładnikowy model rozliczeń kosztów opieki bazodanowej: 1. Niska stała opłata bazowa, od początku odzwierciedlająca docelowy, spodziewany całkowity koszt usługi w okresie 36 miesięcy. 2. Zmienna opłata za wykonywane czynności, której wysokość, początkowo wysoka, powinna docelowo spaść do zera. Poniższy diagram ilustruje taki model rozliczeń kosztów. Page 6 of 7

7 Diagram 5. Słupki ciemne proponowany model rozliczeń. Dla porównania, słupki jasne powszechnie stosowany model kosztów. Wnioski Najważniejsze tezy przedstawione w niniejszym dokumencie są następujące: 1. Rzeczywisty koszt opieki bazodanowej w krótkim okresie czasu maleje o 5%. 2. Świadomość tego faktu jest powszechna w społeczności specjalistów, ale nie w społeczności odbiorców. 3. Powszechnie stosowany model opłat za opiekę nie odzwierciedla prawdziwego kosztu ponoszonego przez dostawcę w kolejnych okresach czasu. 4. Alternatywą jest przedstawiony, dwuskładnikowy model kosztowy, gdzie opłaty wnoszone przez klienta odzwierciedlają rzeczywistą krzywą spadku kosztów. Rozumowanie powyższe jest uproszczone i nie uwzględnia wielu zmiennych. Dokument sporządzony został przez Gridwise.pl, dostawcę usług bazodanowych. Firma od roku 3 zajmuje się obsługą baz danych oraz usługami analityki danych. Klienci Gridwise korzystają przede wszystkim z baz danych Oracle Database oraz Microsoft SQL Server. Gridwise jest złotym partnerem Oracle. Z usług Gridwise skorzystało kilkuset klientów, z tego połowa to przedsiębiorstwa polskie, natomiast pozostali klienci rozsiani są w piętnastu innych krajach. Przedstawione rozumowanie i model kosztowy jest odzwierciedlony w ofercie Gridwise. Pytania związane z usługami eksperckimi baz danych prosimy kierować na adres contact@gridwise.pl oraz telefonicznie na dane kontaktowe podane na stronie www gridwise.pl. Zbieranie odpowiedzi w badaniu przeprowadzono za pomocą platformy Oracle Endeca, umożliwiającej analizę danych nieuporządkowanych w czasie rzeczywistym. Diagram 1 oraz Diagram 2 wygenerowano w Oracle Endeca. W odpowiedzi na skierowane do nas zapytanie, udzielimy szczegółowych informacji na temat możliwości zastosowania tego oprogramowania, jak również innych rozwiązań analizy danych. Page 7 of 7