ZAPYTANIE OFERTOWE. organizacja konferencji podsumowującej. Region Nauk Ścisłych

Transkrypt

1 Toruń, 10 sierpnia 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE organizacja konferencji podsumowującej projekt Region Nauk Ścisłych Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych Wszelką korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres: r.drozdowska@kujawsko-pomorskie.pl lub a.adamska@kujawsko-pomorskie.pl Postępowanie w sprawie zakupu wyrobów i usług, których wartość nie przekracza euro (art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz. U. Nr 2013 poz. 907 z późn. zm.). Zamówienie nie podlega zatem przepisom tejże ustawy na podstawie art.4 pkt.8.

2 I. NAZWA I ADRES ZLECENIODAWCY Nazwa Zleceniodawcy: Województwo Kujawsko-Pomorskie REGON: NIP: Adres: ul. św. Jana 1/3, Toruń Strona internetowa: Godziny urzędowania: 07:30 15:30 Tel.: Zapytanie ofertowe zostało na stronie internetowej Zleceniodawcy. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji podsumowującej projekt Region Nauk Ścisłych realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. 2. Przedmiot zamówienia należy wykonać zgodnie z zapisami niniejszego zapytania ofertowego oraz jego załącznikami, obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi systemu oświaty i kształcenia. 3. Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i przeprowadzenie konferencji podsumowującej projekt Region Nauk Ścisłych. Uczestnikami konferencji (około 200 osób) będą dyrektorzy i uczniowie szkół gimnazjalnych biorących udział w projekcie, znawcy tematyki oświatowej (zaproszeni prelegenci), przedstawiciele UMK, dyrekcja i pracownicy KPCEN w Bydgoszczy, koordynatorzy merytoryczni oraz przedstawiciele Urzędu Marszałkowskiego. Planowany czas trwania konferencji: 5 h. 4. Obowiązki wykonawcy: a) zapewnienie opieki organizacyjnej nad przygotowaniem konferencji; b) zapewnienie, po uzgodnieniu z Zamawiającym i jego akceptacji, prelegenta i osób prowadzących specjalistyczny wykład wraz z pokazem z zakresu fizyki i muzyki; c) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposażeniem: miejsca siedzące dla uczestników stół dla prelegentów scena (podwyższenie) nagłośnienie ekran projektor komputer zaplecze sanitarne obsługa techniczna; d) zapewnienie wyżywienia dla uczestników powitalna kawa (kawa, herbata + dodatki, soki owocowe, ciasto); bankiet - posiłek główny (bukiet zimnych i gorących przekąsek, napoje i deser), w tym serwis gastronomiczny (zastawa, przygotowanie, sprzątanie);

3 e) zapewnienie recepcji; f) zapewnienia dodatkowego pomieszczenia na cele cateringowe i organizacyjne sąsiadującego z salą konferencyjną. 5. Zleceniodawca informuje, iż projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki na lata Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. 6. Do oferty pod rygorem jej odrzucenia należy załączyć: 1) Formularz oferty zgodny ze wzorem załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, 2) Oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego, 3) Opis sali i konferencyjnej i jej zaplecza technicznego - załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. 4) Opis planowanego wykładu (wraz z pokazem) - załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. 5) Menu - załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. 7. Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 8. Zleceniobiorca przedłoży Zleceniodawcy fakturę VAT po zrealizowaniu całości zadania. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin i czas wykonania zamówienia: 29 września 2015 roku, 9:30 14:30. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania ofertą złożoną w przedmiotowym postępowaniu wynosi 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, licząc od dnia składania ofert włącznie. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Każdy Zleceniobiorca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta musi być przesłana za pomocą poczty elektronicznej. 3. Postępowanie odbywa się w języku polskim, w związku z czym wszelkie pisma, dokumenty, oświadczenia składane w trakcie postępowania między Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą muszą być sporządzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 4. Oferta winna być napisana czytelnie w języku polskim i podpisana przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu wykonawcy oraz opieczętowana. 5. Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi Zleceniobiorca. 6. Ewentualne poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby uprawnionej. 7. Oferta winna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem załączonym do niniejszego zapytania ofertowego załącznik nr Oferta złożona po terminie składania ofert do Zleceniodawcy zostanie odrzucona.

4 VI. CZAS SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać (nadesłać pocztą elektroniczną) do dnia r. 2. Za termin złożenia oferty przyjmuje się datę wpływu oferty do Zleceniodawcy. VII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY 1. Zleceniobiorca określi w ofercie cenę łączną brutto za realizację zadania. 2. Cenę należy podać w złotych polskich z uwzględnieniem obowiązującej stawki podatku VAT. 3. Cena podana w ofercie musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia. Ceny określone przez Oferenta są stałe przez cały okres trwania umowy. 4. Zleceniobiorca zobowiązuje się zapoznać z przedmiotem zamówienia. 5. Zleceniodawca nie będzie udzielał zaliczek na poczet wykonania zamówienia. VIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WOBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW Złożona oferta będzie rozpatrywana przez Zleceniodawcę przy zastosowaniu następujących kryteriów oceny: Sposób oceny ofert: Lp. Nazwa kryterium Waga kryterium w ocenie ofert 1. Cena oferty 40% 2. Sala konferencyjna wraz z zapleczem technicznym 20% 3. Wykład wraz z pokazem 20% 4. Menu 20% Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów przyznanych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 (100 % = 100 pkt): 2.1. Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena brutto oferty najtańszej x100 x 50% (waga kryterium) = liczba punktów Cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. Punkty za pozostałe kryteria zostaną przyznane, w skali punktowej od 0 do 20 (dla każdego kryterium osobno). IX. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY 1. Umowa pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą zostanie zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Termin realizacji zamówienia: r. 3. Warunki płatności: Zleceniobiorca wystawi Zleceniodawcy fakturę VAT. Podstawą wystawienia faktury będzie protokół odbioru podpisany przez Zleceniodawcę po zrealizowaniu całości zamówienia. Termin płatności wynosi 30 dni od dnia prawidłowo wystawionych i przedłożonych Zleceniodawcy faktur w stopniu szczegółowości określonym przez Zleceniodawcę.

5 4. Płatność z tytułu wykonania umowy będzie dokonana nie wcześniej niż po przekazaniu przez Instytucję Pośrednią środków finansowych na realizację projektu. 5. W przypadku wystąpienia opóźnienia w przekazaniu środków finansowych przyznanych Zleceniodawcy na realizację projektu, Zleceniodawca zastrzega sobie prawo wypłaty wynagrodzenia w terminie późniejszym, lecz niezwłocznie po otrzymaniu środków, bez odsetek karnych. 1. Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy kary umowne: 1) za nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy - w wysokości 0,3 % wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia, 2) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Zleceniobiorcy w wysokości 10% wynagrodzenia. 2. Zleceniodawca płaci Zleceniobiorcy kary umowne: 1) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn zawinionych przez Zleceniodawcę w wysokości 10% wynagrodzenia. 3. W przypadku wystąpienia w trakcie realizacji zadania, zdarzeń i okoliczności nadzwyczajnych termin zakończenia realizacji może być przedmiotem uzgodnień pomiędzy Zleceniodawcą, a Zleceniobiorcą. 4. Nie uznaje się za zdarzenia i okoliczności nadzwyczajne: 1) zmniejszenie podaży jakichkolwiek materiałów, wyrobów lub urządzeń koniecznych do realizacji przedmiotu umowy, 2) trudności w zatrudnieniu pracowników o kwalifikacjach niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy, 3) istotnego wzrostu cen materiałów i usług niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy. X. INNE POSTANOWIENIA 1. Zleceniodawca nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających i dodatkowych. 2. Zleceniodawca nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 3. Zleceniodawca nie przewiduje rozliczenia w walucie innej niż złoty polski. 4. Zleceniodawca nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 5. Jeżeli Zleceniobiorca zamierza powierzyć określoną część wykonania zamówienia podwykonawcom zobowiązany jest wskazać w ofercie zakres tego zamówienia. 6. Zleceniodawca przewiduje unieważnienie postępowania prowadzonego w trybie zapytania ofertowego, jeżeli najniższa cena oferowana przez Zleceniobiorców przewyższy kwotę, jaką Zleceniodawca przewidział na sfinansowanie zadania. W opisanych w niniejszym punkcie przypadkach Zleceniodawca nie będzie zwracał kosztów przygotowania oferty. 7. Od decyzji Zleceniodawcy dotyczącej wyboru Zleceniobiorcy nie przysługuje odwołanie. 8. Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia jest Renata Drozdowska nr. tel XI. ZAŁĄCZNIKI DO SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Zał. nr 1 Formularz ofertowy, Zał. nr 2 Oświadczenie, Zał. nr 3 Opis sali i konferencyjnej i jej zaplecza technicznego, Zał. nr 4 Opis planowanego wykładu (wraz z pokazem), Zał. nr 5 Menu.