P.I. KAMSOFT Dokumentacja uŝytkownika Systemu KS SWD KS-SWD

Transkrypt

1 KS-SWD Program do elektronicznej wymiany danych pomiędzy świadczeniodawcami a Narodowym Funduszem Zdrowia wersja Katowice, luty 2008

2 1 Wstęp Przygotowanie sprzętu informatycznego Podstawowe zasady pracy z programem Instalacja programu SWD Aktualizacja programu KS-SWD Uruchomienie instrukcji KS-SWD_XML Uruchamianie programu Skróty klawiaturowe Posługiwanie się kombinacjami przycisków i klawiszy Sposób wprowadzania dat w programie Paski przewijania Funkcja kalkulatora Poruszanie się po polach w oknach programu Autowyszukiwanie Tworzenie wydruków Zakończenie pracy z programem Funkcje podstawowe Dane świadczeniodawcy Miejsca wykonywania usług Podgląd danych miejsca wykonywania usług Drukowanie listy miejsc udzielania świadczeń Rejestracja świadczeniodawcy UŜytkownicy UŜytkownicy Wyszukiwanie uŝytkownika Wprowadzanie nowego uŝytkownika Dane ogólne Hasło dostępu i uprawnienia Poprawa danych uŝytkownika Wydruk listy uŝytkowników Ankiety Wypełnianie ankiety Wyszukiwanie ankiet Uzupełnianie ankiety Modyfikacja rdzenia ankiety Wypełnianie pozycji samodzielnej Wypełnianie tabeli Zapisanie ankiety Poprawianie ankiety Zatwierdzanie ankiety Eksport ankiety Umowy Ustalanie formatu ilości dla umów Import umowy Import aneksu do umowy Wyszukiwanie umów oraz pozycji specyfikacji umów Wyszukiwanie umów/aneksów oraz pozycji specyfikacji za pomocą pola Szukaj wg Przeglądanie usług zawartych w pakietach Monitoring wykonania usług Monitoring rozliczenia umowy Raport wykonania usług Raporty (komunikaty) rozliczeniowe Dodanie raportu/komunikatu rozliczeniowego Poprawa pozycji raportu rozliczeniowego Zaznaczenie pozycji do poprawy Poprawa pozycji raportu Ustawienie maksymalnej lub zerowej wartości dla pozycji Podgląd i poprawa kontaktu Przeglądanie problemów walidacji Strona 2 z 296

3 P.I.KAMSOFT 7.3 Przeglądanie pozycji raportu rozliczeniowego Usuwanie raportu rozliczeniowego Zatwierdzanie raportu rozliczeniowego Tworzenie pliku z raportem rozliczeniowym Import raportu/komunikatu zwrotnego do raportu/komunikatu rozliczeniowego Przeglądanie szablonów rachunków do raportu rozliczeniowego Przeglądanie pozycji szablonu Tworzenie rachunku na podstawie szablonu Przeglądanie rachunku utworzonego na podstawie szablonu Anulowanie szablonu rachunku Wydruk listy szablonów Wyszukiwanie danych na liście szablonów rachunków Wydruk listy raportów rozliczeniowych Rachunki refundacyjne Ustalanie formatu ilości dla rachunków refundacyjnych Lista rachunków refundacyjnych Określanie liczby wyodrębnionych rachunków Wyszukiwanie rachunków/korekt Rodzaje rachunków i sposób ich wprowadzania do systemu Przeglądanie raportu wykonania usług Sprawdzanie realizacji umowy Wprowadzanie korekty do rachunku Poprawa danych wprowadzonych rachunków/korekt Usuwanie wybranych rachunków/korekt Sprawdzenie rachunków/korekt Wycofywanie rachunku Generowanie rachunków refundacyjnych/korekt do Oddziałów NFZ Drukowanie rachunków refundacyjnych, faktur i not księgowych Drukowanie rachunku refundacyjnego/korekty Drukowanie faktury VAT Drukowanie Noty księgowej Drukowanie załącznika do faktury Rejestracja Pacjenci Wyszukiwanie pacjentów Dodawanie pacjenta do bazy Zmiana danych pacjenta Przeglądanie danych pacjenta Usuwanie pacjentów Wydruk listy pacjentów Raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami PESEL Deklaracje Wprowadzanie deklaracji do programu Poprawa danych dotyczących wybranej deklaracji Zmiana lekarza wybranego pacjenta Wycofanie lub usunięcie deklaracji pacjenta Przywracanie wycofanej deklaracji Wyszukiwanie deklaracji Określanie liczby deklaracji wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów Wydruk listy deklaracji Aktywacja deklaracji Ustalanie przedziałów wiekowych pacjentów Automatyczna aktywacja deklaracji Filtrowanie deklaracji pacjentów Aktywacja deklaracji Ustawienie rodzajów deklaracji Przekazanie deklaracji do innej usługi Usunięcie przyporządkowania Grupowa deaktywacja deklaracji Strona 3 z 296

4 9.4 Dokumenty uprawniające UE Dodawanie dokumentów uprawniających UE Poprawa dokumentów uprawniających UE Usuwanie Dokumentów Uprawniających UE Wyszukiwanie i zliczanie dokumentów uprawniających Decyzje Wójta/Burmistrza Wprowadzanie nowej decyzji Przeglądanie danych decyzji Poprawa danych decyzji Wydruk listy decyzji Wyszukiwanie decyzji na liście Wykonane usługi Rejestrowanie wykonanych usług Wypełnianie karty realizacji kontaktu Elementy karty kontaktu Elementy karty produktu (zaopatrzenie) Elementy Karty kontaktu (pobyt na oddziale) Poprawianie informacji o wykonanych usługach Wyszukiwanie kontaktów/produktów wprowadzonych na listę Zestawienie kontaktów/produktów wyświetlonych na liście Usuwanie importu wykonanych usług Drukowanie listy kontaktów/produktów Zapisanie listy kontaktów w postaci pliku programu Excel lub pliku CSV Zlecenia Wprowadzanie nowego zlecenia Przeglądanie danych zlecenia Poprawa danych zlecenia Usuwanie zlecenia Wydruk listy zleceń Wyszukiwanie zleceń na liście Hospitalizacje Wprowadzanie nowej hospitalizacji Przeglądanie danych hospitalizacji Poprawa danych hospitalizacji Wydruk listy hospitalizacji Wyszukiwanie hospitalizacji na liście Pracownicy medyczni Wyszukiwanie pracownika medycznego Określanie liczby pracowników wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Wprowadzanie danych nowego pracownika medycznego Poprawa danych wybranych pracowników Przekazywanie pacjentów między lekarzami Usuwanie pracowników medycznych Przywracanie osób personelu na listę Wydruk listy pracowników medycznych Eksport informacji o pracownikach medycznych do Oddziału NFZ Eksport informacji o pracownikach medycznych do Excela lub pliku CSV Lista pacjentów oczekujących Dodawanie pacjenta oczekującego na udzielenie świadczenia Poprawianie danych pacjenta oczekującego na udzielenie świadczenia Skreślenie pacjenta z listy oczekujących Wyszukiwanie pacjentów na liście oczekujących Określanie liczby pacjentów oczekujących wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Raporty Raporty medyczne dla NFZ Wyszukiwanie raportów Lista POZ Stacjonarne i ambulatoryjne od 2007 roku Raporty statystyczne do umowy zaopatrzenie ZPX Strona 4 z 296

5 P.I.KAMSOFT Zmiana nazwy raportu Przeglądanie informacji zawartych w raportach Wydruki raportów Eksport raportu POZ do arkusza Excel Usunięcie raportu Sprawdzenie raportu Zatwierdzenie raportu Tworzenie pliku z raportem Opcja określania sposobu generowania pliku z raportem Import raportu zwrotnego i problemy walidacji Raporty zwrotne List POZ Import raportu Poprawa pozycji raportu Usunięcie raportu Wydruk listy raportów Wyszukiwanie raportów na liście Generacja listy POZ Zliczenie ilości raportów na liście Kolejki oczekujących Dodawanie raportu o pacjentach oczekujących na udzielenie świadczenia Przeglądanie danych raportu osób oczekujących Poprawa raportu osób oczekujących Usunięcie danych z raportu osób oczekujących Zatwierdzenie raportu osób oczekujących Eksport raportu o pacjentach oczekujących na udzielenie świadczenia Raporty danych zbiorczych o świadczeniach POZ (PZX) Wyszukiwanie raportów PZX Dodanie nowego raportu PZX Zatwierdzanie pozycji raportu PZX Poprawa raportu PZX Podgląd raportu PZX Usunięcie raportu PZX Generowanie pliku raportu PZX Import danych z arkusza EXCEL/CSV Przygotowanie arkuszy do importu danych Arkusz do importu deklaracji Arkusz do importu pacjentów Arkusz do importu wykonanych usług Arkusz do importu pracowników medycznych Import danych Etap I ustalenie parametrów importu (dotyczy tylko importu pacjentów i deklaracji) Etap II wskazywanie pliku, z którego dane będą importowane Etap III Przeglądanie konfiguracji importu Etap IV zakończenie importu Konfigurowanie kreatora importu Dziennik importu Rozwiązywanie problemów związanych z importem danych Problemy w trakcie importu wykonanych usług Usuwanie importu listy wykonanych usług Uzdrowiska Skierowania na leczenie uzdrowiskowe Wprowadzanie skierowania na listę Wyszukiwanie skierowań Poprawianie skierowania Usuwanie skierowania Drukowanie skierowania Turnusy Import listy uczestników Zaznaczanie niedojadów Strona 5 z 296

6 Eksport niedojadów Chemioterapia Kontrahenci Dodawanie nowego kontrahenta Poprawa danych kontrahenta Wydruk listy kontrahentów Wyszukiwanie kontrahentów Ewidencja Faktur zakupu leków Dodawanie nowej faktury Wprowadzanie i edycja pozycji faktury Poprawa danych faktury Przeglądanie danych faktury Sprawdzanie faktury Usuwanie faktury Wydruk listy faktur Wyszukiwanie faktur na liście Raporty faktur wysłanych do OW NFZ Generowanie nowego raportu z fakturami za leki Wydruk załącznika nr2 do raportu z fakturami za leki Przeglądanie pozycji faktury z raportu FZX Zarządzanie fakturami raportu FZX Import raportu zwrotnego do raportu z fakturami za leki Wydruk listy raportów FZX Wyszukiwanie raportów na liście Słowniki BAK Baza Administracyjna Kraju Wyszukiwanie miejscowości w bazie Określanie liczebności miejscowości wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Procedury medyczne ICD-9 CM i badania laboratoryjne Jednostki chorobowe ICD Baza leków i środków ochrony zdrowia BLOZ Wyszukiwanie leków w bazie Aktualizacja bazy leków BLOZ Słownik produktów kontraktowych i jednostkowych Poprawianie danych na karcie usługi Wyszukiwanie usługi w bazie Określanie ceny usług Produkty handlowe zaopatrzenia Kody Świadczeń oraz Jednostki sprawozdawcze wykorzystywane w kodach świadczeń Instytucje właściwe UE Kody resortowe Rodzaje szkół wg MEN Schematy leczenia w chemioterapii Słownik produktów handlowych w chemioterapii Narzędzia Edycja danych Oddziałów NFZ Edycja danych Centrali NFZ Kopia bezpieczeństwa Tworzenie kopii bezpieczeństwa Przywracanie kopii bezpieczeństwa Administrator Indeksacja bazy Rejestracja klasy vcf132.ocx Aktualizacja słownika ICD Przeliczenie podsumowań kontaktów Serwis Opcje Zakładka 1 Widok Zakładka 2 Deklaracje POZ Zakładka 3 Deklaracje Strona 6 z 296

7 P.I.KAMSOFT Zakładka 4 Usługi, Raporty Zakładka 5 Inne Zakładka 6 Wydruk Zakładka 7 NFZ Informacje Zasadnicze zmiany w wersji SWD_XML Co nowego Internet Baza wiedzy o KS-SWD, Internet Szukaj w bazie wiedzy Zakresy wieku Strona 7 z 296

8 1 Wstęp Program komputerowy KS-SWD_XML (pełna nazwa KS-Świadczeniodawca) zaprojektowany został dla potrzeb usprawnienia komunikacji i wymiany informacji między Narodowym Funduszem Zdrowia i dowolnym świadczeniodawcą posiadającym kontrakt z OW NFZ. Program KS-SWD_XML dedykowany jest w szczególności dla przychodni, lekarzy, zakładów POZ, pielęgniarek, połoŝnych, pracowni specjalistycznych, zakładów ortopedycznych, okulistycznych, itd. Program przystosowany został do pracy w środowisku graficznym Windows 95, 98, NT, XP, VISTA a do jego uŝytkowania wystarcza dowolny komputer, na którym zainstalowany jest jeden z wymienionych wyŝej systemów operacyjnych oraz karta grafiki z moŝliwością pracy w trybie HiColor. Program KS-SWD_XML w aktualnej wersji umoŝliwia elektroniczną wymianę informacji, w tym: przyjmowanie od Oddziału NFZ elektronicznej wersji umowy oraz załącznika do umowy, zawierających wykaz wszystkich zakontraktowanych usług medycznych, okresowe generowanie rachunków refundacyjnych w formie papierowej i elektronicznej za wykonane usługi medyczne, zgodnie z zawartym kontraktem, tworzenie innych dokumentów rozliczeniowych i statystycznych zgodnie z potrzebami Oddziału Funduszu, generowanie list aktywnych pacjentów zadeklarowanych w danym POZ i innych zestawień związanych z POZ wymaganych na podstawie odpowiednich przepisów prawnych, raportowanie porad lekarskich, udostępnianie funkcji kontrolnych i edycyjnych, ułatwiających bieŝącą pracę. 1.1 Przygotowanie sprzętu informatycznego Przed rozpoczęciem eksploatacji programu KS-SWD_XML naleŝy przygotować komputer wraz z systemem operacyjnym Windows (np.:95,98,nt, XP, VISTA) oraz drukarkę atramentową lub laserową dostosowaną do pracy w systemie Windows. Przy zakupie sprzętu w Ŝadnym przypadku nie naleŝy kierować się ceną sprzętu, lecz jego funkcjonalnością i zgodnością z obowiązującymi standardami. Praktyka wielokrotnie potwierdziła, Ŝe sprzęt tani zawierający elementy pochodzące od mało znanych producentów nadaje się do pracy w domu, nie zawsze jednak dobrze współpracuje ze specjalistycznym oprogramowaniem intensywnie wykorzystującym wszystkie podzespoły komputera W sprawie wyboru sprzętu najlepiej zwrócić się do specjalistycznej firmy, albo jednego z naszych dealerów. NaleŜy pamiętać, Ŝe firma dostarczająca sprzęt musi równieŝ zapewnić serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Celowo poświęcamy tyle uwagi doborowi sprzętu, poniewaŝ od tego w zdecydowanym stopniu zaleŝy praca programu i zadowolenie uŝytkownika. Strona 8 z 296

9 P.I.KAMSOFT 2 Podstawowe zasady pracy z programem 2.1 Instalacja programu SWD Aby zainstalować program SWD naleŝy wykonać następujące czynności: Po włoŝeniu płyty z nagranym programem do napędu CD-ROM, w przypadku gdy okno instalacji nie uruchomi się automatycznie na ekranie komputera wyszukujemy ikonę Mój komputer. Wybieramy napęd odpowiadający stacji CD-ROM. Uruchamiamy program plikiem Instalacja_KS-SWD_XML.exe. JeŜeli instalacja programu SWD zostanie przekazana w inny sposób, np. na innym nośniku danych lub jako plik instalacyjny do pobrania ze strony WWW, wówczas naleŝy wybrać odpowiedni nośnik lub po pobraniu pliku uruchomić instalację SWD. Przygotowany Kreator instalacji pozwala uŝytkownikowi bezpiecznie przejść przez kolejne kroki instalacji programu SWD. Dzięki przejrzystym okienkom i jasno sformułowanym pytaniom obsługa instalatora jest intuicyjna i szybka. Gdy instalacja zostanie potwierdzona rozpocznie się proces instalacji aplikacji, podczas którego uŝytkownik powinien stosować się do kolejnych poleceń ukazujących się na ekranie. W pierwszym kroku instalacji widnieje informacja o zalecanym zamknięciu wszystkich uruchomionych na komputerze programów w celu bezpiecznego i prawidłowego wykonania instalacji. Rysunek 1 Okno instalacji programu SWD krok1 JeŜeli uŝytkownik korzystał wcześniej z programu KS-SWD_XML i posiada dane, które chciałby przenieść do nowej wersji powinien dokonać instalacji połączonej z aktualizacją baz danych. W następnym kroku naleŝy wskazać katalog docelowy, w którym ma być zainstalowany program. Domyślnie jest to folder C:\KSSWD_2008. JeŜeli uŝytkownik zgadza się, aby program był zainstalowany w tym folderze przechodzi do kolejnego kroku (przycisk Dalej). W przypadku, gdy uŝytkownik chce, aby program znalazł się w innym-zdefiniowanym przez niego-katalogu musi wybrać odpowiednią lokalizację (przycisk Przeglądaj) lub wpisać odpowiednią ścieŝkę. Strona 9 z 296

10 Rysunek 2 Okno instalacji programu SWD krok2 Następnie naleŝy określić komponenty, które mają być zainstalowane. UŜytkownik ma do wyboru dwie wersje: 1. SWD+BDE- instalacja typowa: powoduje zainstalowanie programu SWD oraz programu obsługi baz danych BDE. Jest to instalacja zalecana. UŜytkownicy mający większą wiedzę i doświadczenie mogą wybrać drugą wersję instalacji. 2. SWD- instalacja uŝytkownika: powoduje zainstalowanie wyłącznie programu SWD. Instalacja ta moŝe być wybrana w przypadku, gdy na komputerze jest juŝ zainstalowany program BDE. Rysunek 3 Okno instalacji programu SWD krok3 Przed wykonaniem aktualizacji programu naleŝy sporządzić kopię bezpieczeństwa zawierającą stan całej aktualnej bazy danych. Podczas próby uruchomienia aktualizacji system przypomina o konieczności utworzenia kopii danych. Strona 10 z 296

11 P.I.KAMSOFT W kolejnym kroku naleŝy określić czy ikona programu ma zostać utworzona na pulpicie ekranu: Rysunek 4 Okno instalacji programu SWD krok4 Aby wykonać operację aktualizacji naleŝy wskazać połoŝenie katalogu Bazy poprzedniej wersji programu. W tym celu naleŝy uŝyć przycisku wyboru umieszczonego z prawej strony opcji WskaŜ poprzednią wersję programu. Uwaga! Program sam zlokalizuje katalog bazy poprzedniej wersji programu, jeŝeli standardowa lokalizacja, czyli C:\KSSWD_2008\ nie została zmieniona przez uŝytkownika. JeŜeli połoŝenie katalogu bazy poprzedniej wersji programu nie zostanie automatycznie określone uŝytkownik powinien wskazać lokalizację tego katalogu. W oknie, do którego uŝytkownik uzyska dostęp po uŝyciu przycisku wyboru naleŝy odszukać katalog Bazy starej wersji programu i uŝyć przycisku OK. ppo przejściu dalej wyświetlane jest okno potwierdzające wcześniej określone przez uŝytkownika parametry instalacji Strona 11 z 296

12 Rysunek 5 Okno instalacji programu SWD krok5 Po potwierdzeniu informacji przyciskiem Instaluj następuje instalacja programu SWD. Rysunek 6 Okno instalacji programu SWD krok6 ]Po poprawnym zainstalowaniu SWD wyświetlane jest okno potwierdzające zakończenie instalacji Strona 12 z 296

13 P.I.KAMSOFT Rysunek 7 Okno instalacji programu SWD krok7 Z poziomu okna Zakończenia instalacji moŝna bezpośrednio uruchomić program SWD zaznaczając opcję. Zakończenie instalacji naleŝy potwierdzić przyciskiem Zakończ. 2.2 Aktualizacja programu KS-SWD JeŜeli uŝytkownik korzystał wcześniej z programu KS-SWD_XML i posiada dane, które chciałby przenieść do nowej wersji powinien dokonać instalacji połączonej z aktualizacją baz danych. Rysunek 8 Okno aktualizacji programu KS-SWD_XML Przed wykonaniem aktualizacji programu naleŝy sporządzić kopię bezpieczeństwa zawierającą stan całej aktualnej bazy danych. Podczas próby uruchomienia aktualizacji system przypomina o konieczności utworzenia kopii danych. Strona 13 z 296

14 Rysunek 9 Informacja o konieczności utworzenia kopii bezpieczeństwa Aby wykonać operację aktualizacji naleŝy wskazać połoŝenie katalogu Bazy poprzedniej wersji programu. W tym celu naleŝy uŝyć przycisku wyboru umieszczonego z prawej strony opcji WskaŜ poprzednią wersję programu. Uwaga! Program sam zlokalizuje katalog bazy poprzedniej wersji programu, jeŝeli standardowa lokalizacja, czyli C:\KSSWD_2008\ nie została zmieniona przez uŝytkownika. JeŜeli połoŝenie katalogu bazy poprzedniej wersji programu nie zostanie automatycznie określone uŝytkownik powinien wskazać lokalizację tego katalogu. W oknie, do którego uŝytkownik uzyska dostęp po uŝyciu przycisku wyboru naleŝy odszukać katalog Bazy starej wersji programu i uŝyć przycisku OK. Rysunek 10 Wskazanie połoŝenia katalogu bazy aktualizowanej wersji programu Po prawidłowym przeprowadzeniu tej operacji w oknie instalacyjnym zostanie wyświetlony komunikat o rozpoznaniu wersji programu. MoŜna w tym momencie rozpocząć instalację naciskając przycisk Aktualizuj. Podczas aktualizacji wyświetlany jest komunikat: trwa kopiowanie plików. UŜytkownik zostanie poinformowany o zakończeniu tej operacji. Rysunek 11 Komunikat o zakończeniu aktualizacji W chwili pierwszego uruchomienia programu nastąpi uaktualnienie struktury bazy danych programu. Jest to operacja długotrwała uŝytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie odpowiednim komunikatem. Strona 14 z 296

15 P.I.KAMSOFT ] Rysunek 12 Informacja o aktualizacji programu W przypadku szczególnie duŝych baz moŝe to potrwać nawet kilka godzin, dlatego zalecane jest, aby pierwsze uruchomienie programu w nowej wersji było dokonywane np. na zakończenie dnia pracy. 2.3 Uruchomienie instrukcji KS-SWD_XML Na płycie CD z instalacją programu jest równieŝ umieszczony plik z instrukcją. Znajduje się on w katalogu Instrukcja. Jest to plik w formacie PDF, tak więc moŝe zostać odczytany przy uŝyciu programu Acrobat Reader. JeŜeli uŝytkownik nie ma zainstalowanego tego programu moŝe przeprowadzić jego instalację plikiem, który równieŝ jest załączany na płycie CD w katalogu Tools. 2.4 Uruchamianie programu Po poprawnie przeprowadzonej instalacji moŝna uruchomić program KS-SWD_XML. Aby rozpocząć pracę z systemem, naleŝy wybrać program za pomocą pliku ksswd.exe (ścieŝka: C:\KSSWD_2008\ksswd.exe). MoŜna go takŝe uruchomić skrótem na pulpicie, utworzonym w trakcie instalacji. Bezpośrednio, po uruchomieniu programu, uŝytkownik nie ma dostępu do Ŝadnej opcji jest to pierwszy stopień zabezpieczenia programu. Aby rozpocząć pracę, naleŝy w wyświetlonym oknie uzupełnić pola UŜytkownik i wprowadzić Hasło. W przypadku tej wersji programu, jako hasło wpisujemy literę a. Rysunek 13 Autoryzacja Jeśli hasło nie będzie odpowiadało hasłu wprowadzonego uŝytkownika, pojawi się komunikat: Strona 15 z 296

16 Rysunek 14 Komunikat o błędnie podanym haśle Po kliknięciu OK, pojawi się ponownie okno, w którym naleŝy wpisać uŝytkownika i hasło. Po poprawnym wprowadzeniu danych naleŝy uŝyć przycisku OK. UmoŜliwi to zalogowanie się i wejście do programu. Wprowadzono równieŝ moŝliwość pracy z programem innej osobie, bez zamykania programu. W tym celu naleŝy wybrać opcję Zmiana uŝytkownika z menu RóŜne. Pojawi się wtedy okno, w którym będzie moŝna wprowadzić nowego uŝytkownika i jego hasło. 2.5 Skróty klawiaturowe UŜytkownik moŝe uzyskać dostęp do najczęściej wykorzystywanych opcji programu z poziomu głównego okna aplikacji, bez konieczności wybierania poszczególnych pozycji menu. Skróty klawiaturowe umoŝliwiające taki operacje są następujące: Skrót Ctrl+A Ctrl+B Ctrl+D Ctrl+O Ctrl+P Ctrl+R Ctrl+W Ctrl+U Ctrl+L Ctrl+S Akcja programu Aktywacja deklaracji Kopia bezpieczeństwa Lista deklaracji Opcje programu Lista pacjentów Lista rachunków Lista wykonanych usług Lista umów Lista pracowników medycznych Lista raportów Podczas pracy z programem moŝliwe jest korzystanie ze standardowych skrótów klawiaturowych uŝywanych w systemie Windows. Korzystanie z nich powinno znacznie przyśpieszyć wykonywanie poszczególnych operacji. Aby: Wyświetlić opcje menu Wybrać opcję z wyświetlonego menu Włączyć przycisk (wybrać) Przenieść kursor do następnego pola Przenieść kursor do poprzedniego pola Naciśnij: ALT+ podkreślona litera w menu Klawisz litery podświetlonej w nazwie opcji ALT+ podkreślona litera w nazwie przycisku Tab Shift+ Tab Strona 16 z 296

17 P.I.KAMSOFT Przenieść kursor do pola w: górę dół, lewo prawo Oprócz tego funkcjonują w systemie niestandardowe skróty klawiaturowe, których opis został umieszczony w rozdziałach charakteryzujących poszczególne moduły. W celu ułatwienia pracy z systemem zostały wprowadzone róŝnego typu przyciski. Sprawne korzystanie z nich moŝe pomóc w realizacji określonych czynności. NaleŜą do nich: Przycisk wyboru po kliknięciu lewym klawiszem myszki, wyświetla się okno zwierające listę, z której moŝemy wybrać interesującą nas pozycję. pole główne przycisk wyboru Rysunek 15 Pole z przyciskiem wyboru Wykorzystując do pracy klawiaturę naleŝy: wejść na pole główne, przemieszczając się klawiszem Tab, nacisnąć klawisz Spacji. lub nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku Wybrana z listy pozycja zostanie przeniesiona do pola głównego. Strzałka rozwijająca kliknięcie na strzałkę lewym klawiszem myszki spowoduje rozwinięcie pola z pozycjami. Natomiast kliknięcie na wybraną pozycję, spowoduje, Ŝe znajdzie się ona w polu głównym. Rysunek 16 Lista rozwijana Korzystając z klawiatury naleŝy: wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, nacisnąć kombinację klawiszy Alt+Kursor w Dół wówczas zostanie rozwinięta lista moŝliwych do wyboru opcji, zmieniać poszczególne elementy w polu za pomocą strzałek na klawiaturze. Strzałki zmieniające wartość umoŝliwiają zmianę wartości podanej w polu głównym; czynność tą wykonujemy klikając na wybraną strzałkę lewym klawiszem myszki. Pole główne Strzałka zwiększająca wartość Strzałka zmniejszająca wartość Rysunek 17 Pole zmieniające wartość Korzystając z klawiatury naleŝy: wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, Strona 17 z 296

18 zmieniać wartości umieszczone w polu głównym za pomocą strzałek na klawiaturze (analogicznie w górę, w dół). MoŜliwe jest równieŝ uzupełnienie pola głównego poprzez wpisanie danych z klawiatury. 2.6 Posługiwanie się kombinacjami przycisków i klawiszy Aby kaŝdy uŝytkownik miał moŝliwość wyboru formy pracy z programem, wprowadzono dwa sposoby działań wykonywanych za pomocą: myszki, lub/i klawiatury. Dlatego teŝ w instrukcji zostały przyjęte standardy dotyczące słownictwa uŝywanego przy opisywaniu poszczególnych operacji. Przykładowo: Przycisk oznacza pole znajdujące się na ekranie, na którym napisano nazwę czynności. Wywołanie tej procedury uzyskamy klikając lewym klawiszem myszki na przycisk np.. Na kaŝdym przycisku oprócz ikonki znajduje się numer klawisza funkcyjnego (np. F3). Oznacza to, Ŝe ten sam efekt uzyskamy naciskając na klawiaturze F3. Prawidłowo powyŝsze przykłady odczytujemy w następujący sposób: kliknij przycisk Dodaj lub naciśnij klawisz F2. Ze względu na fakt istnienia na ekranie kilku przycisków jednocześnie, wprowadzono równieŝ kombinacje klawiszy funkcyjnych. Zarówno w instrukcji jak i w programie są one podane w nawiasach lub przed nazwą opcji.. Uwaga! Uwaga: Skrót ShF oznacza klawisz Shift. W tym przypadku, aby wykonać czynność importu za pomocą klawiatury, musimy jednocześnie nacisnąć oba klawisze - Shift i F5. Uwaga! W niektórych przypadkach, w czasie pracy z programem, następuje wyszarzenie przycisków. Ma to na celu poinformowanie uŝytkownika, Ŝe operacja na danym etapie nie jest moŝliwa do wykonania. W całym programie uŝywane są cztery ujednolicone kombinacje klawiszy z przypisanymi określonymi funkcjami: Alt + o = OK, Alt + a = Anuluj, Alt + z = Zamknij, Alt+F4 = Zamknij. Strona 18 z 296

19 P.I.KAMSOFT 2.7 Sposób wprowadzania dat w programie W celu wprowadzania dat do systemu, została zainstalowana opcja, którą moŝna obsługiwać zarówno za pomocą myszki jak i klawiatury. Poszczególne daty uzupełniamy jednym z podanych sposobów: klikając na strzałki zmieniające dzień, wpisując dane z klawiatury, wybierając ikonkę Kalendarza. Klawisze funkcyjne w linii wpisywania daty: Aby Wyświetlić Kalendarz Zmienić datę o jeden dzień do przodu Cofnąć datę o jeden dzień Naciśnij: K + Obsługa kalendarza za pomocą myszki - po kliknięciu na ikonkę z Kalendarzem, pokaŝe się poniŝsze okno, w którym moŝemy zaznaczyć datę. Rysunek 18 Okno kalendarza Istnieją dwie moŝliwości zmiany Miesiąca i Roku: za pomocą strzałki rozwijającej (Miesiąc) i strzałek zmieniających wartość (Rok), wykorzystując przedstawione przyciski miesiąc poprzedni miesiąc następny rok porzedni rok następny Dzień zatwierdzamy, klikając na określone pole W ten sposób znajdzie się na czarnym tle. śółte tło podświetla dzień dzisiejszy. Aby ostatecznie zaakceptować pełną datę naleŝy dwukrotnie kliknąć na pole dnia. Strona 19 z 296

20 Wykorzystując odpowiednie klawisze i ich kombinacje jesteśmy w stanie wprowadzić datę bez uŝycia myszki. Aby: Naciśnij: Wyświetlić Kalendarz K Wyświetlić miesiąc następny > Wyświetlić miesiąc poprzedni < Wyświetlić rok następny Shift > Wyświetlić rok poprzedni Shift < Poruszać się po poszczególnych polach dni Zamknąć kalendarz bez Esc wybrania daty Zamknąć Kalendarz D z wprowadzoną automatycznie dzisiejszą datą Zamknąć Kalendarz Enter z wprowadzoną przez nas datą Strzałki na klawiaturze 2.8 Paski przewijania Pionowe i poziome paski przewijania są elementami bardzo często występującymi w oknach programu. UmoŜliwiają one dostęp do tych części tabeli, które po otwarciu wybranej opcji są niewidoczne. pionowy pasek przewijania przesuwa tabelę w górę lub w dół, poziomy pasek przewijania przesuwa tabelę w lewo lub w prawo. Rysunek 19 Rozmieszczanie pasków przewijań poziomy pasek przewijania pionowy pasek przewijania Paskami przewijania moŝna posługiwać się w dwojaki sposób: Strona 20 z 296

21 P.I.KAMSOFT uŝywając strzałek umieszczonych na końcach paska spowoduje to przesunięcie tabeli w wybranym kierunku, przytrzymując belkę lewym klawiszem myszki i przesuwając ją w poŝądanym kierunku. JeŜeli podczas pracy z programem korzystamy wyłącznie z klawiatury nie będziemy uŝywać paska przewijania. Elementy listy, lub kolumny niewidoczne na ekranie moŝemy oglądać korzystając ze strzałek umieszczonych na klawiaturze. W tym celu podświetlamy dowolny element tabeli, a następnie poruszamy się naciskając strzałki na klawiaturze w boki lub w górę i w dół. 2.9 Funkcja kalkulatora Funkcja kalkulator została wprowadzona w celu wykonania przez program obliczeń pozycji wyszukanych według określonych kryteriów. Uwaga! Aby czynność ta mogła być wykonana uŝytkownik musi posiadać uprawnienie Określanie liczebności zbiorów danych. Po kliknięciu ikony kalkulatora pojawi się natychmiast informacja o liczbie pozycji. Przykładowo będzie ona wyglądała w ten sposób: Rysunek 20 Wyniki zliczania wyszukanych pozycji Wykonywanie takich obliczeń przez program, moŝliwe jest we wszystkich modułach, w których znajduje się ikona kalkulatora Poruszanie się po polach w oknach programu Istnieją trzy moŝliwości przechodzenia z jednego do drugiego pola: klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, uŝywając klawisza Tab (tabulator) - do następnego pola, uŝywając kombinacji klawiszy Tab i Shift do poprzedniego pola, posługując się strzałkami na klawiaturze - w lewo, w prawo, w dół, w górę Autowyszukiwanie Autowyszukiwanie parametr autowyszukiwania dla większości formatek ekranowych jest domyślnie włączony, co powoduje, Ŝe program przeszukuje bazę danych po wprowadzeniu pojedynczego znaku z klawiatury. Prędkość działania wyszukiwania zaleŝy od ilości rekordów zawartych w bazie Strona 21 z 296

22 W przypadku bardzo duŝych zbiorów danych opcja autowyszukiwania moŝe stać się bardzo uciąŝliwa. MoŜna wyłączyć ją przez naciśniecie kombinacji klawiszy Shift+F7. Wówczas uŝytkownik moŝe wpisać tekst wyszukiwania bez odświeŝania ekranu, które następuje dopiero po naciśnięciu F7-Szukaj (lub F10- Zastosuj, w przypadku innych formatek). Stan parametru moŝna rozpoznać po stanie przycisku F7- Szukaj na ekranie: gdy jest nieaktywny (szary) oznacza to, Ŝe parametr jest włączony Tworzenie wydruków Wprowadzony do wybranego okna programu przycisk F9-Drukuj oznacza, Ŝe istnieje moŝliwość wydrukowania wykazu, spisu lub listy pozycji znajdujących się w aktualnie wyświetlonej tabeli. Po jego uŝyciu pojawi się okno Drukuj. Rysunek 21 Ustawianie parametrów wydruku Zanim podejmie się decyzję o drukowaniu moŝna zobaczyć jak dany wydruk będzie wyglądał. Wystarczy uŝyć przycisk. Pojawi się wtedy okno z podglądem wydruku. Rysunek 22 Podgląd wydruku Przyciski znajdujące się w górnej części okna pozwalają na: - wyświetlenie pierwszej strony wydruku, Strona 22 z 296

23 P.I.KAMSOFT - wyświetlenie ostatniej strony wydruku, - wyświetlenie poprzedniej strony wydruku, - wyświetlenie następnej strony wydruku, - wyświetlenie całej strony wydruku, - wyświetlenie 100% strony wydruku, - wyświetlenie szerokości strony wydruku, - powiększenie strony wydruku, - pomniejszenie strony wydruku, - natychmiastowe wydrukowanie dokumentu, - wyjście z okna Podgląd wydruku. Po powrocie do okna Drukuj moŝna: zrezygnować z drukowania uŝywając przycisku Anuluj, lub po podjęciu decyzji o drukowaniu określić następujące parametry: drukarkę, na której będziemy drukować (pole Nazwa), numery stron, które naleŝy wydrukować (opcja Zakres), liczbę kopii dokumentu (pole Liczba kopii). Po ich określeniu w oknie Drukuj naleŝy uŝyć przycisk OK. W tym momencie pojawi się pytanie systemowe, wymagające potwierdzenia wykonania czynności drukowania. Rysunek 23 Pytanie o potwierdzenie wykonania wydruku Po kliknięciu przycisku Tak nastąpi wydruk dokumentu Zakończenie pracy z programem W celu wyjścia z okna naleŝy wykonać jedną z następujących czynności: wybrać jeden z przycisków znajdujących się w prawym dolnym rogu okna: Zamknij, Anuluj, kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. Strona 23 z 296

24 Aby wyjść z programu moŝemy wykonać jedną z wymienionych czynności: wybrać opcję Koniec z menu RóŜne, kliknąć przycisk nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, W celu uniknięcia przypadkowego wyjścia z programu wprowadzono zabezpieczenie. Zanim program zostanie zamknięty pojawi się pytanie wymagające potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 24 Potwierdzenie zamknięcia programu Strona 24 z 296

25 P.I.KAMSOFT 3 Funkcje podstawowe Wyniki wszystkich operacji wykonywanych w programie KS-SWD_XML są wykorzystywane w Systemie Informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia KS-SIKCH. Zapewnienie pełnej kooperacji obu tych systemów ułatwia i w znaczny sposób przyśpiesza wymianę informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałami NFZ. Dlatego teŝ wymiana ta ma opierać się na zapisie danych na nośnikach elektronicznych. Aby współpraca była moŝliwa, uŝytkownik programu KS-SWD_XML musi zostać zarejestrowany w systemie Funduszu i otrzymać unikalny kod, który będzie go w jednoznaczny sposób identyfikować. Dzięki temu wszystkie dokumenty stworzone w KS-SWD_XML będą łączone w Oddziałach z właściwym świadczeniodawcą. 3.1 Dane świadczeniodawcy Po uruchomieniu programu wyświetlony wprowadzenia danych do Karty świadczeniodawcy. zostanie komunikat informujący o konieczności Rysunek 25 Komunikat Aby świadczeniodawca mógł być zarejestrowany w Oddziale NFZ musi wypełnić Kartę ze swoimi danymi i wyeksportować ją na nośniku elektronicznym. Aby zapisać dane świadczeniodawcy w programie naleŝy: z menu RóŜne wybrać opcję Dane świadczeniodawcy. Dane w Karcie świadczeniodawcy są grupowane na trzech zakładkach: Dane podstawowe, Dane rejestracyjne, Organ załoŝycielski, Adresy. Strona 25 z 296

26 Rysunek 26 Karta świadczeniodawcy Na zakładce dane podstawowe naleŝy uzupełnić następujące informacje: Numery identyfikacyjne (NIP, REGON, PESEL), Sufiks dokumentów (kod identyfikujacy pliki generowane w programie KS-SWD_XML) - Sufix jest kodem składającym się z trzech znaków (liter). W przypadku zainstalowania program KS-SWD_XML na kilku komputerach za jego pomocą świadczeniodawca moŝe wyróŝnić jednostki podległe (np. poradnie w obrębie szpitala). KaŜda z tych jednostek będzie rejestrowała wykonanie usług odnośnie określonych punktów umowy z Oddziałem NFZ, a następnie będzie mogła wystawiać rachunki oraz raporty, których numer zostanie rozszerzony o trzyznakowy kod, Konto bankowe (nazwa banku, numer konta), w przypadku podania nieprawidłowego numeru konta wyświetlany jest poniŝszy komunikat: Rysunek 27 Komunikat o błędnym numerze konta bankowego Pole bank jest uzupełnianie ze słownika banków, który tworzy uŝytkownik. Aby wprowadzić dane o banku naleŝy: kliknąć przycisk wyboru w polu Bank Rysunek 28 Wybieranie banku Strona 26 z 296

27 P.I.KAMSOFT uŝyć przycisku F2-Dodaj i uzupełnić w karcie banku jego numer oraz nazwę Rysunek 29 Karta banku dodawanie Uwaga! Numer banku nie jest numerem konta jest to numer rozliczeniowy banku (pierwsza część numeru konta). Po uzupełnieniu Karty banku i naciśnięciu przycisku OK bank jest wprowadzany na listę banków. Bank ten moŝe być następnie wybrany z listy banków i pojawia się w polu bank w karcie świadczeniodawcy. Numer rozliczeniowy banku jest uzupełniany w polu konto. UŜytkownik powinien dopisać dalszą część numeru konta. Kierownik (imię, nazwisko, telefon), Kierownik (imię, nazwisko, telefon), Strona umowy oraz telefon - po kliknięciu na pole Strona umowy wyświetlana jest informacja dotycząca rodzaju danych, które naleŝy wpisać w tym miejscu: Rysunek 30 Informacja o rodzaju danych, które naleŝy wpisać w polu strona umowy Imię i nazwisko osoby/osób reprezentujących stronę umowy. Okno zakładki dane rejestracyjne wygląda w następujący sposób: Rysunek 31 Karta świadczeniodawcy karta rejestracyjna Na zakładce dane rejestracyjne uzupełniane są następujące informacje: Strona 27 z 296

28 forma organizacyjna (wybór z dostępnej listy), zezwolenia (wybór z dostępnej listy), wpisy do rejestrów(wybór z dostępnej listy). Przyciski znajdujące się z prawej strony list pozwalają na wykonanie następujących operacji: - dodanie wpisu do listy, - poprawienie wpisu juŝ wprowadzonego na listę, - usunięcie wpisu z listy. Po uŝyciu przycisku wpisu do rejestru. pojawi się okno umoŝliwiające wybranie odpowiedniego rodzaju zezwolenia lub Rysunek 32 Dodawanie zezwolenia Po podświetleniu wpisu na liście naleŝy wypełnić pola: numer wpisu oraz data rejestracji a następnie uŝyć przycisku OK., aby wprowadzić wpis na listę. Okno zakładki: organ załoŝycielski wygląda w następujący sposób: Rysunek 33 Karta świadczeniodawcy karta organ załoŝycielski Na zakładce dane rejestracyjne uzupełniane są następujące informacje: organ załoŝycielski (III część kodu resortowego) wybór z dostępnej listy, dane organu załoŝycielskiego: Nazwa, REGON, Strona 28 z 296

29 P.I.KAMSOFT NIP, Kod pocztowy, Miejscowość ( ze słownika bazy administracyjnej kraju), Ulica. Okno zakładki Adresy wygląda w następujący sposób: Rysunek 34 Karta świadczeniodawcy dane adresowe Na zakładce Dane adresowe uŝytkownik uzupełnia: Adres siedziby (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon, fax), Adres do korespondencji (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon), Dane internetowe (strona internetowa, adres ). Jeśli adres do korespondencji pokrywa się z adresem wykonywania świadczeń moŝna skorzystać z przycisku wówczas program sam uzupełni wszystkie pola. Uwaga! Aby wszystkie niezbędne dane dotyczące świadczeniodawcy zostały wypełnione, do programu wprowadzono komunikaty informujące o braku wymaganych danych. Dodatkowo program automatycznie sprawdza czy podany nr NIP lub REGON jest prawidłowy (zgodnie z sumą kontrolną). Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji moŝna je zaakceptować przyciskiem OK. 3.2 Miejsca wykonywania usług Wiele placówek słuŝby zdrowia to duŝe zakłady świadczące swoje usługi w kilku lub kilkunastu miejscach o róŝnej lokalizacji. W Karcie świadczeniodawcy na zakładce Adresy uzupełniane są tylko informacje na temat siedziby oraz adresu do korespondencji. Natomiast informacje o wszystkich miejscach udzielania świadczeń znajdują się na liście miejsc wykonywania.na liście tej znajdą się wszystkie miejsca zaimportowane wraz z elektroniczną wersją umowy. W związku z tym dane na tej liście będą widoczne dopiero wtedy, gdy do programu zostanie zaimportowana umowa. Aby przejrzeć listę miejsc wykonywania usług naleŝy wybrać opcję Miejsca udzielania świadczeń z menu RóŜne. Wyświetlone zostanie wówczas poniŝsze okno: Strona 29 z 296

30 Rysunek 35 Lista miejsc udzielania świadczeń To samo okno moŝna takŝe uruchomić z poziomu Karty świadczeniodawcy poprzez uŝycie przycisku. W części dolnej listy wykonywania usług znajdują się przyciski umoŝliwiające: - podgląd informacji o miejscu wykonywania usług, - wydrukowanie listy miejsc wykonywania usług, - usunięcie wybranego miejsca wykonywania usług, - zliczenia pozycji listy miejsc wykonywania usług Podgląd danych miejsca wykonywania usług Aby przejrzeć szczegółowe dane na temat wybranego miejsca udzielania świadczeń naleŝy zaznaczyć go na liście i uŝyć przycisku. Strona 30 z 296

31 P.I.KAMSOFT Rysunek 36 Karta miejsca udzielania świadczeń podgląd W karcie podglądu miejsca udzielania świadczeń widoczne są informacje: Typ danego miejsca (stacjonarne, mobilne, w domu pacjenta), Nazwa miejsca, Sufiks, Typ komórki organizacyjnej (VIII część kodu resortowego, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Telefon do rejestracji pacjentów, Profile działalności dodawanie funkcji ochrony zdrowia na podstawie wyświetlonej listy Drukowanie listy miejsc udzielania świadczeń Wydrukowanie listy miejsc jest moŝliwe poprzez przycisk wydruku uŝytkownik moŝe sprawdzić jak będzie wyglądał wydruk na podglądzie.. Przed wykonaniem 3.3 Rejestracja świadczeniodawcy Aby świadczeniodawca mógł zaimportować do programu umowę i na jej podstawie generować pliki dla NFZ musi otrzymać z OW NFZ plik rejestracyjny pozwalający na identyfikację świadczeniodawcy w Funduszu i wymianę danych. Po otrzymaniu pliku rejestracyjnego naleŝy wczytać go do programu. W tym celu naleŝy wybrać opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu RóŜne. Pojawi się wtedy okno z listą Oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. Uwaga! Jeden świadczeniodawca moŝe być zarejestrowany w kilku róŝnych Oddziałach NFZ. Strona 31 z 296

32 Rysunek 37 Lista zarejestrowanych Oddziałów Funduszu Podczas pierwszej rejestracji lista Oddziałów jest pusta. Aby wykonać rejestrację naleŝy kliknąć na przycisk i wybrać plik rejestracyjny (*.swr). Po podświetleniu właściwej pozycji naleŝy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Jeśli świadczeniodawca chce się zarejestrować w kolejnym Oddziale NFZ musi ponownie kliknąć przycisk. Po tej czynności pojawi się informacja, Ŝe program juŝ jest zarejestrowany - w związku z tym uŝytkownik musi zdecydować czy na pewno ma być dokonana dalsza rejestracja. Rysunek 38 Potwierdzenie kontynuacji rejestracji świadczeniodawcy JeŜeli chcemy zarejestrować program klikamy przycisk Tak. Po pojawieniu się okna Wybór dokumentów do importu naleŝy wybrać lokalizację pliku rejestracyjnego. Wyświetli się wówczas w prawej części okna Nazwa pliku dokument, w którym zapisano kod (plik ma rozszerzenie SWR). Po podświetleniu właściwej pozycji naleŝy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Rysunek 39 Potwierdzenie importu pliku rejestracyjnego Od tego momentu wszystkie dokumenty tworzone w programie KS-SWD_XML i przesyłane do Oddziałów NFZ będą łączone z właściwym świadczeniodawcą. Informacje na temat numerów kodów nadanych przez NFZ świadczeniodawcy pojawiają się w oknie z listą oddziałów Oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. Strona 32 z 296

33 P.I.KAMSOFT 4 UŜytkownicy Podstawowym zadaniem opcji UŜytkownicy jest połączenie w jedną całość operacji związanych z nadzorowaniem praw i uprawnień uŝytkowników. W zakresie tej funkcji mieści się takŝe proces dodawania pracowników do listy osób uprawnionych do korzystania z programu. Operacje te powinny być wykonane przez administratora systemu w taki sposób, aby poszczególne osoby otrzymały tylko i wyłącznie te uprawienia, które są niezbędne do normalnej pracy. W szczególności trzeba zadbać o to, aby ograniczyć listę uŝytkowników mających moŝliwość modyfikacji zarówno własnych, jak i cudzych uprawnień. Pracownik w systemie identyfikowany jest za pomocą nazwy uŝytkownika i hasła. Nazwa uŝytkownika niekoniecznie musi zgadzać się z rzeczywistym imieniem lub nazwiskiem. NaleŜy równieŝ pamiętać, aby hasło nie miało związku z danymi personalnymi danego pracownika. Niewskazane jest wykorzystanie w tym celu imienia, nazwiska lub daty urodzenia. Hasło powinno zawierać co najmniej 5 znaków. Są to zalecenia, które stanowią minimalny poziom zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych do systemu, który zawiera szereg danych o charakterze poufnym. Uwaga! Aby uŝytkownik mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. 4.1 UŜytkownicy Jest to opcja zawierająca listę wszystkich pracowników, którzy kiedykolwiek mieli uprawnienia do pracy z systemem. Jest ona dostępna po wybraniu opcji UŜytkownicy z głównego menu RóŜne. Rysunek 40 Lista uŝytkowników W programie wprowadzono moŝliwość limitowania czasu waŝności hasła. Jeśli będziemy chcieli, aby wymusić na uŝytkownikach systemu zmianę co pewien czas haseł, naleŝy wprowadzić do pola Limitowany czas waŝności hasła liczbę dni, przez które dany uŝytkownik będzie mógł się logować na wprowadzone hasło. Uwaga! Program będzie odliczał dni od daty wprowadzenia limitu. Przyciski w obrębie okna Lista uŝytkowników pozwalają na: dopisanie nowego uŝytkownika, Strona 33 z 296

34 poprawę informacji o uŝytkownikach, wydruk pełnej listy o uŝytkownikach, zamknięcie okna. W celu zliczenia liczby pozycji aktualnie znajdujących się na wyświetlonej liście (liczby uŝytkowników) naleŝy kliknąć na ikonę kalkulatora. 4.2 Wyszukiwanie uŝytkownika System umoŝliwia wyszukiwanie uŝytkowników wg kryterium Nazwisko; Imię. Aby wyszukać w bazie danego uŝytkownika naleŝy w polu obok kryterium podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwany uŝytkownik zostanie w ten sposób podświetlony na liście. 4.3 Wprowadzanie nowego uŝytkownika W celu wprowadzenia nowego uŝytkownika i umoŝliwienia mu pracy z programem, naleŝy uŝyć przycisk zakładki: Dane ogólne, Hasło, Uprawnienia.. Spowoduje to wyświetlenie okna karty uŝytkownika, na której znajdują się dwie Kliknięcie na zakładkę spowoduje wyświetlenie danej karty Dane ogólne Dane ogólne umoŝliwiają wprowadzenie oraz modyfikację danych osobowych uŝytkownika. Wypełniając poszczególne pola naleŝy pamiętać, Ŝe: Rysunek 41 Karta uŝytkownika dodawanie pole Miejscowość wprowadza się z bazy, klikając na umieszczone obok pole wyboru, Strona 34 z 296

35 P.I.KAMSOFT pozostałe pola uzupełnia się ręcznie. Aby wprowadzić nowego uŝytkownika następujące pola muszą być obowiązkowo wypełnione: Nazwa uŝytkownika, Nazwisko, Imię. Po kliknięciu OK pojawi się komunikat przypominający o konieczność wprowadzenia hasła dla danego uŝytkownika. Rysunek 42 Komunikat brak wprowadzonego hasła Automatycznie nastąpi wyświetlenie karty słuŝącej do uzupełniania Hasła i Uprawnień wprowadzonego uŝytkownika Hasło dostępu i uprawnienia Aby zdefiniować dla nowego uŝytkownika hasła dostępu oraz uprawnienia do korzystania z programu naleŝy kliknąć na karcie uŝytkownika zakładkę Hasło, uprawnienia. Na tym etapie moŝna równieŝ modyfikować uprawnienia istniejących uŝytkowników, aby umoŝliwić im uruchomienie określonych funkcji programu. W przypadku, gdy uŝytkownik nie ma prawa do przeglądania lub edycji kartoteki uŝytkowników (czyli w zasadzie kaŝdy oprócz administratora), zamiast opcji UŜytkownicy w menu głównym wyświetlana jest pozycja Zmiana hasła. Po jej wybraniu uŝytkownik proszony jest o podanie poprzedniego hasła i dwa razy nowego (wprowadzenie i weryfikacja). Rysunek 43 Okno dodawania uprawnień i haseł W oknie tym naleŝy wprowadzić hasło, które pozwoli nowemu uŝytkownikowi pracować w programie. Uwaga! Nowe hasło naleŝy wpisać w odpowiednich polach dwukrotnie. Stanowi to zabezpieczenie przed popełnieniem błędu podczas wpisywania hasła. Wpisywane hasło wyświetlane jest Strona 35 z 296

36 w postaci niewidocznej dla uŝytkownika (znaczki *). Jest to zabezpieczenie przed podejrzeniem hasła przez osoby trzecie. W celu usprawnienia i przyśpieszenia wykonywania pracy podczas nadawania uprawnień poszczególnym pracownikom, wprowadzono przycisk. Jeśli będziemy chcieli nadać wybranej osobie uprawnienia takie same, jakie juŝ posiada inna osoba wprowadzona do programu, wystarczy: wprowadzić hasło, kliknąć przycisk, po pojawieniu się okna Wybieranie uŝytkownika, naleŝy wybrać (podświetlić) osobę, której uprawienia mają być skopiowane, uŝyć przycisku OK. Spowoduje to skopiowanie uprawnień podświetlonej osoby na kartę uprawnień wprowadzanego aktualnie pracownika. Następnie naleŝy określić uprawnienia (zaznaczając pola z lewej strony), które pozwolą uŝytkownikowi programu wykorzystywać tylko te opcje, jakie zostały mu przydzielone przez osoby uprawnione. Zaznaczenie określonych uprawnień będzie polegało na kliknięciu na pusty kwadrat, w którym pojawi się odpowiedni znacznik. Dostępne są między innymi następujące uprawnienia: Przeglądanie pacjentów pozwala wyszukać pacjentów w bazie i obejrzeć ich dane. Dodawanie i poprawianie pacjentów umoŝliwia wprowadzenie nowego pacjenta, a takŝe modyfikację danych pacjentów juŝ istniejących. Importowanie pacjentów pozwala importować arkusze z danymi z programu Excel. Przeglądanie danych świadczeniodawcy pozwala przeglądać dane świadczeniodawcy. Poprawianie danych świadczeniodawcy pozwala na poprawianie danych świadczeniodawcy. Dodawanie i poprawianie danych banków daje moŝliwość wprowadzenia nowego banku i jego modyfikacji. Przeglądanie uŝytkowników systemu jest to opcja pozwalająca przeglądać listę osób pracujących z programem oraz dane dotyczące tych osób bez moŝliwości ich modyfikacji. Poprawianie danych uŝytkowników systemu umoŝliwia modyfikację danych osobowych pracowników (na zakładce Dane ogólne). Przeglądanie umów. Wprowadzanie (importowanie) umów. Importowanie pacjentów pozwala na import danych dotyczących pacjentów. Import wykonanych usług pozwala na przeniesienie wykonanych usług zapisanych w arkuszu Excel. Przeglądanie lekarzy umoŝliwia przeglądanie bazy z wprowadzonymi lekarzami. Dodawanie i poprawianie lekarzy - pozwala na wprowadzanie danych nowych lekarzy i w razie potrzeby aktualizację danych. Zmiana lekarza umoŝliwia przeprowadzenie operacji przekazania pacjentów między lekarzami. Wprowadzanie rachunków refundacyjnych - umoŝliwia generowanie rachunków za wykonane usługi. Eksportowanie rachunków refundacyjnych - pozwala na wyeksportowanie rachunków refundacyjnych do Oddziału NFZ. Tworzenie list POZ pozwala na stworzenie listy pacjentów. Generowanie statystki usług med. - umoŝliwia tworzenie raportów (komunikatów) statystycznych z wykonanych usług. Tworzenie kopii bezpieczeństwa - umoŝliwia utworzenie kopii bezpieczeństwa. Indeksacja baz - umoŝliwia indeksację baz danych. Przeglądanie deklaracji pozwala na przeglądanie wprowadzonych do programu deklaracji. Strona 36 z 296

37 P.I.KAMSOFT Dodawanie i poprawianie deklaracji pozwala na dodawanie i poprawianie deklaracji. Odtworzenie kopii bezpieczeństwa - pozwala na odtworzenie ostatniej kopii bezpieczeństwa. W karcie uŝytkownika moŝna takŝe ustawić uprawnienia dotyczące wydruku generowanych list i dokumentów (np.: lista usług, pacjentów, listy deklaracji, rachunki refundacyjne). Uwaga! Po zalogowaniu się na zdefiniowanego uŝytkownika tylko te opcje w menu będą dostępne (nie będą wyszarzone), do których uŝytkownik ma uprawnienia. 4.4 Poprawa danych uŝytkownika Aby poprawić informacje o uŝytkowniku programu naleŝy zaznaczyć na liście wybranego uŝytkownika i uŝyć przycisku. Po modyfikacji danych w Karcie uŝytkownika naleŝy zatwierdzić zmiany przyciskiem OK. Aby anulować wprowadzone zmiany naleŝy nacisnąć Anuluj. Uwaga! Aby uŝytkownik mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. 4.5 Wydruk listy uŝytkowników W celu wydrukowania listy uŝytkowników programu naleŝy w oknie Lista uŝytkowników uŝyć przycisku podglądzie.. Przed wydrukowaniem listy istnieje moŝliwość podejrzenia wydruku na Strona 37 z 296

38 5 Ankiety Ankiety to formularze tworzone przez Oddziały NFZ, za pomocą których świadczeniodawcy mogą przekazywać szereg informacji o sobie i świadczonych przez siebie usługach. PoniŜej przedstawione zostały najwaŝniejsze informacje dotyczące procesu zbierania danych przy uŝyciu ankiet. Ankiety zostały stworzone z myślą o potrzebie gromadzenia i przetwarzania informacji wykorzystywanych w procesie kształtowania polityki zdrowotnej przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Aby podejmować prawidłowe decyzje odnośnie kontraktowania usług, a w szczególności ustalania limitów i cen na umowach zawieranych z konkretnymi świadczeniodawcami, pracownicy Funduszu potrzebują wsparcia w postaci szeregu informacji o podmiotach świadczących usługi medyczne, jak równieŝ o poziomie tych usług. W procesie decyzyjnym duŝe znaczenie mają, obok danych ilościowych, równieŝ dane jakościowe. Ankiety umoŝliwiają gromadzenie zarówno jednego, jak i drugiego typu danych. Dostosowanie mechanizmu zbierania informacji do potrzeb Oddziałów NFZ przejawia się w tym, Ŝe formularz ankiety jest tworzony od podstaw przez pracowników Funduszu i moŝe być przez nich dowolnie kształtowany i modyfikowany. Cykl gromadzenia informacji przy uŝyciu ankiet składa się z następujących etapów: Opracowanie wzorca ankiety przez pracowników NFZ, Zatwierdzenie wzorca, jako zgodnego z potrzebami informacyjnymi NFZ, Przesłanie wzorca ankiety do świadczeniodawcy, Wypełnienie formularza ankiety przez świadczeniodawcę i odesłanie go do Oddziału NFZ, Przetworzenie przez pracowników Funduszu informacji zgromadzonych ankietach. Wzory ankiet zostały podzielone na kilka grup w zaleŝności od przedmiotu ankiety. Grupa pierwsza to ankieta kontrolna świadczeniodawcy, za pomocą której moŝna gromadzić informacje takie jak np.: Liczba i rodzaj oddziałów szpitala, WyposaŜenie oddziałów, Liczba łóŝek na oddziale, Zatrudniony personel i jego kwalifikacje. Kolejną grupą są ankiety dotyczące ofert. Zawierają one dodatkowe zapytania Oddziałów Funduszu związane z przesłanym zapytaniem ofertowym. Grupa ankiet - USL dotyczy usługi medycznej. Informacje jakie mogą być gromadzone przy jej uŝyciu dotyczą szeroko pojętej charakterystyki usługi i mogą być tutaj zbierane takie dane jak: Nazwa usługi, Techniczne moŝliwości jej świadczenia, Procedury medyczne wchodzące w skład usługi. Aby formularz ankiety mógł być dostosowany do potrzeb Oddziału NFZ musi mieć on elastyczną strukturę. Warunek ten został zapewniony poprzez umoŝliwienie konstruowania formularza z takich elementów jak: Pozycja do wypełnienia, Tabela. Pozycja do wypełnienia jest to pole tekstowe, w którym mogą być wpisywane informacje za pomocą dowolnego ciągu znaków. Tabela ma strukturę składającą się z kolumn i wierszy, przy czym osoba tworząca tabelę definiuje nagłówki kolumn oraz określa typ danych, jakie mogą być wprowadzane w kolumnie. Dostępne są następujące typy danych: Strona 38 z 296

39 P.I.KAMSOFT tekst, liczba całkowita, wartość monetarna/liczba rzeczywista, pozycja słownika. Wzorce ankiet dostarczane są w postaci elektronicznej do świadczeniodawcy. Aby wprowadzić wzorzec do programu KS-SWD_XML naleŝy wybrać opcję przeglądanie Wzorców Ankiet z menu Ankiety. Rysunek 44 Lista wzorców ankiet Przyciski dostępne w tym oknie pozwalają na wykonanie następujących operacji: - przeglądanie wzorca ankiety, - importowanie wzorca ankiety, - wydruk listy wzorców ankiet, - wyszukanie ankiety według wybranego typu, - zliczenie wzorców ankiet wyświetlonych na liście, - wyjście z opcji. Aby zaimportować ankietę naleŝy uŝyć przycisku okna Wybór dokumentów do importu.. UŜytkownik uzyska wtedy dostęp do Rysunek 45 Importowanie wzorca ankiety Strona 39 z 296

40 Po wskazaniu źródła importowanego pliku i podświetleniu go w prawej części okna naleŝy uŝyć przycisku OK. Dokument zostanie wtedy zaimportowany i umieszczony na liście wzorców ankiet. Uwaga! Ankiety dołączone do zapytań ofertowych są wczytywane do systemu KS-SWD_XML automatycznie. 5.1 Wypełnianie ankiety Wypełnianie ankiet odbywa się w róŝnych miejscach aplikacji KS-SWD_XML, w zaleŝności od typu ankiety. Ankiety dołączane do ofert oraz pozycji ofert są wypełniane wyłącznie z poziomu oferty. Wypełnianie formularza ankiety o typie SWD (dotyczącej świadczeniodawcy) moŝna dokonać wybierając opcję Wypełnione ankiety z menu Ankiety. Aby wypełnić ankietę naleŝy uŝyć przycisku w oknie Lista ankiet. Rysunek 46 Lista ankiet Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - uzupełnienie wzorca ankiety i dodanie go do bazy wypełnionych ankiet, - poprawa wypełnianej ankiety, - podgląd wypełnianej ankiety, - usunięcie wypełnianej ankiety, - zatwierdzenie wypełnionej ankiety, - eksport ankiety w formie elektronicznej, - wydruk listy wypełnionych ankiet, - wyszukanie wypełnionych ankiet przy uŝyciu kryteriów określonych w górnej części okna, - zliczenie ankiet wyodrębnionych na podstawie podanych kryteriów, - zamknięcie okna i powrót do menu głównego. 5.2 Wyszukiwanie ankiet Strona 40 z 296

41 P.I.KAMSOFT W obrębie okna Lista ankiet uŝytkownik ma moŝliwość wyszukania interesującego go formularza uŝywając dwóch sposobów przeszukiwania. Kryteria w górnej części okna pozwalają na wyszukanie ankiety poprzez podanie następujących informacji: wzór, na podstawie którego ankieta została wypełniona, typ ankiety: OGN - ankieta ogólna, SWD - ankieta dotyczącą świadczeniodawcy, USL - ankieta dotyczącą usługi, OFE ankieta dotycząca oferty, POF ankieta dotycząca punktu oferty, UMW ankieta dotycząca umowy, MWU ankieta dotycząca miejsc udzielania świadczeń. fakt zatwierdzenia ankiety. Rysunek 47 Typy ankiet Aby proces wyszukiwania ankiety został przeprowadzony naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj. Proces wyszukiwania moŝe być równieŝ przeprowadzony według kryterium podanego w polu Szukaj wg, czyli Nazwy ankiety. NaleŜy wpisać wtedy odpowiedni ciąg znaków. 5.3 Uzupełnianie ankiety Aby wypełnić ankietę naleŝy uŝyć przycisku w oknie Lista ankiet. Następnie naleŝy wskazać w górnym oknie odpowiednią ankietę na podstawie wzoru za pomocą rozwijanej listy zaimportowanych ankiet Rysunek 48 Rysunek 123 Wybór wzorca ankiety Po wybraniu z listy ankiet odpowiedniej pozycji i potwierdzenia przyciskiem OK, otwarte zostanie okno edycji ankiety Wzór ankiety dotyczącej świadczeniodawcy dodawanie. Strona 41 z 296

42 Rysunek 49 Okno edycji ankiety Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - zapisanie wypełnianej ankiety bez zamykania okna, - wyjście z okna bez zapisywania danych wprowadzonych w ankiecie, - zapisanie wypełnionej ankiety i wyjście z okna, - wydrukowanie ankiety. W oknie wypełniania ankiety uŝytkownik określa typ ankiety SWD i wybiera odpowiedni wzór ankiety do wypełnienia. Po wyszukaniu odpowiedniego wzorca moŝna przystąpić do wypełniania ankiety. W lewej części okna wypełniania ankiety widoczna jest jej struktura. Ma ona postać drzewa, w którym widoczne są poszczególne elementy ankiety, takie jak: Rdzeń, Rozdziały, Pozycje samodzielne, Tabele. Pole Komentarz jest definiowane i uzupełniane przez Oddział NFZ podczas tworzenia zapytania ofertowego. W komentarzu Oddział NFZ moŝe podać dodatkowe informacje dotyczące np. warunków i sposobu wypełnienia danej pozycji ankiety. Pole to nie moŝe być modyfikowane przez uŝytkownika. Uwaga! Definicje poszczególnych pozycji moŝna obejrzeć w Ankiety/Przeglądanie wzorców ankiet klikając następnie dwa razy na ikonę podglądu Modyfikacja rdzenia ankiety Rdzeń ankiety jest to element stojący najwyŝej w strukturze ankiety. W nim zagnieŝdŝone są wszystkie pozostałe elementy. Strona 42 z 296

43 P.I.KAMSOFT Informacja wpisana w rdzeniu ankiety jest traktowana jako jej nazwa, która będzie widoczna na Liście ankiet. Aby zmodyfikować rdzeń naleŝy go podświetlić a następnie kliknąć myszą. MoŜliwa stanie się wtedy zmiana nazwy rdzenia. Zatwierdzenia nazwy dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza ENTER lub TAB z klawiatury lub poprzez kliknięcie myszą w inny element ankiety Wypełnianie pozycji samodzielnej Pozycja samodzielna jest to element ankiety, który uzupełniany jest poprzez wpisanie odpowiedniego typu informacji. Mogą to być informacje w postaci: Tekstu, Liczby całkowitej, Wartości monetarnej/liczby rzeczywistej, Pozycji słownika. Pozycja do wypełnienia w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby wprowadzić dane do tej pozycji naleŝy ją podświetlić w strukturze drzewa. W dolnej części okna pojawi się pole, w którym naleŝy wpisać informacje po ustawieniu się w nim kursorem. Rysunek 50 Uzupełnianie pozycji samodzielnej Po wpisaniu danych, aby je zatwierdzić naleŝy uŝyć przycisku ENTER z klawiatury lub przycisku Wprowadź zmiany umieszczonego po prawej stronie pola. Informacja o rodzaju danych jakie uŝytkownik powinien wprowadzić w danej pozycji do wypełnienia jest umieszczona pod uzupełnianym polem. MoŜliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: Tekst - wpisywany jest dowolny ciąg znaków, Liczba całkowita - wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności, Wartość monetarna/liczba rzeczywista - wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku, Pozycja ze słownikiem - wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku. Pozycja ze słownikiem wyróŝnia się przyciskiem S wyboru umieszczonym z prawej strony pola. Przy uŝyciu tego przycisku uŝytkownik przechodzi do słownika, w którym dokonuje wyboru jednej spośród dostępnych moŝliwości. Uwaga! Przy wypełnianiu Pozycji samodzielnych oraz tabeli uŝytkownik nie moŝe wprowadzić większej liczby znaków niŝ to zostało określone przez osobę tworzącą wzorzec ankiety Wypełnianie tabeli Tabela w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem. Aby uzupełnić informacje w tabeli naleŝy podświetlić ją w strukturze ankiety. W dolnej części okna zostanie pokazany układ kolumn tabeli. Strona 43 z 296

44 Rysunek 51 Wypełnianie tabeli Po podświetleniu wybranej komórki, analogicznie jak przy wypełnianiu pozycji samodzielnej, pod tabelą pokaŝe się informacja o rodzaju danych jakie naleŝy wprowadzić w komórce. MoŜliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: Tekst - wpisywany jest dowolny ciąg znaków, Liczba całkowita - wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności, Wartość monetarna/liczba rzeczywista - wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku, Pozycja ze słownikiem - wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku. Do słownika uŝytkownik przechodzi za pomocą przycisku wyboru umieszczonego po prawej stronie wypełnianej komórki. Aby zatwierdzić dane wpisane w komórce naleŝy uŝyć przycisku ENTER z klawiatury. Po wypełnieniu wiersza tabeli, w celu dodania kolejnego stosujemy przycisk umieszczony z prawej strony wypełnianej tabeli. Gdy zajdzie konieczność usunięcia wiersza tabeli naleŝy ustawić się kursorem w komórce tego wiersza i uŝyć przycisku. Rysunek 52 Wypełniona tabela Zapisanie ankiety UŜytkownik powinien ze względów bezpieczeństwa zapisywać wypełnianą ankietę, aby nie utracić wyników swojej pracy z powodów związanych na przykład z awarią zasilania. W tym celu słuŝy przycisk na pasku narzędzi. Nie powoduje on wyjścia z okna wypełniania ankiety. Aby zapisać ankietę Strona 44 z 296

45 P.I.KAMSOFT i wyjść z okna naleŝy uŝyć przycisku. W celu wyjścia z okna bez zapisywania ankiety uŝywamy przycisku. 5.4 Poprawianie ankiety W celu dokonania zmian w wypełnionej ankiecie naleŝy podświetlić ją w oknie Lista ankiet i uŝyć przycisku F4-Popraw. Czynności wykonywane w przypadku poprawiania ankiety są analogiczne do operacji wypełniania nowego formularza. Aby zapisać poprawioną ankietę uŝywamy przycisku OK. W celu wyjścia z okna bez zapisywania zmian naleŝy uŝyć przycisku Anuluj. 5.5 Zatwierdzanie ankiety Kiedy ankieta zostanie opracowana i uŝytkownik będzie pewien, Ŝe nie będą do niej wprowadzane juŝ Ŝadne zmiany moŝe ona zostać zatwierdzona. Uwaga! W celu zatwierdzenia ankiety naleŝy ją podświetlić w oknie Lista ankiet a następnie uŝyć przycisku Zatwierdź. Zostanie zadane pytanie wymagające potwierdzenia przeprowadzenia operacji zatwierdzania ankiety. Rysunek 53 Zatwierdzanie ankiety Po wyborze przycisku Tak status ankiety zmieni się na Zatwierdzony. Wybór przycisku Nie spowoduje anulowanie wykonania tej operacji. 5.6 Eksport ankiety Ankieta dotycząca świadczeniodawców - typu SWD wypełniona i zatwierdzona moŝe zostać zapisana w formie pliku i w takiej postaci przesłana do NFZ. Ankiety dotyczące ofert po wypełnieniu, zatwierdzeniu i dołączeniu do ofert są eksportowane do Oddziału NFZ wraz z ofertą Strona 45 z 296

46 6 Umowy Głównym zadaniem opcji Umowy jest import wszystkich umów oraz aneksów do umów podpisanych z Oddziałami NFZ oraz umoŝliwienie uŝytkownikowi programu przeglądania szczegółowych danych na temat zakontraktowanych usług ich ilości i cen. Wprowadzone umowy będą podstawą do tworzenia rachunków refundacyjnych (menu Umowy, opcja Rachunki refundacyjne). Aby otworzyć okno umoŝliwiające wykonywanie operacji związanych z wprowadzaniem i przeglądaniem umów naleŝy uruchomić opcję Umowy z menu Umowy. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Rysunek 54 Przeglądanie i rejestracja umów - przeglądanie nagłówka umowy, - podgląd pozycji specyfikacji umowy, - wydrukowanie umowy, - podgląd realizacji umowy, - podgląd realizacji umowy na podstawie wartości z umów i rachunków, - przeglądanie danych wynikających z wykonanych usług i wprowadzonych deklaracji. - wyświetlenie wszystkich aneksów do wybranej umowy lub umowy do zaznaczonego aneksu, - wyszukiwanie umów według Ŝądanych kryteriów, - wyszukiwanie pozycji specyfikacji umowy według zadanych kryteriów, - wczytywanie dokumentu zapisanego w postaci elektronicznej. 6.1 Ustalanie formatu ilości dla umów Strona 46 z 296

47 P.I.KAMSOFT Przed przystąpieniem do zaimportowania umowy uŝytkownik powinien określić dokładność z jaką będą uzupełniane w karcie specyfikacji pozycji umowy dane na temat ilości usług. Dokonujemy tego po wybraniu pozycji Opcje z menu Narzędzia. Na zakładce Widok w polu Precyzja wprowadzania jednostek rozliczeniowych naleŝy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Rysunek 55 Ustalanie formatu liczb JeŜeli jako precyzja ilości zostanie wybrana cyfra 2, to wtedy w Karcie pozycji specyfikacji umowy ilość usług będzie widoczna z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 6.2 Import umowy Proces importu umów oparty jest na danych przekazanych przez Oddział NFZ w formie elektronicznej. Po wyświetleniu okna Przeglądanie i rejestracja umów/aneksów, naleŝy uŝyć przycisku ShF5 Import i następnie wybrać format umowy do importu: Rysunek 56 Wybór formatu pliku do importu W związku z wprowadzeniem nowych formatów wymiany danych program umoŝliwia import umów w następujących formatach: plik umowy w starym formacie *.umw (dla umów generowanych do 2006 roku), plik umowy w nowym formacie *.umx (dla umów generowanych od 2006 roku). Zastosowanie nowego formatu umowy wynika z Rozporządzenia Ministra Zdrowia z w sprawie ogólnych warunków zawierania umów na udzielanie świadczeń (wprowadzenie otwartego formatu wymiany danych w postaci komunikatów XML). W wyniku tej czynności pojawi się okno wybór dokumentów do importu. Strona 47 z 296

48 Rysunek 57 Wybór dokumentów do importu W lewej części okna znajduje się drzewo katalogów, słuŝące do wyboru katalogu, zwierającego pliki z umowami (rozszerzenie UMW lub UMX). Następnie naleŝy wskazać konkretny plik do importu (lub grupę plików) i kliknąć na przycisk OK. Po wykonaniu powyŝszych czynności pojawi się okno Import dokumentów, w którym będą wyświetlane informacje o przebiegu importu. Podsumowaniem tej operacji będzie komunikat: Rysunek 58 Zakończona operacja importu Zaimportowana w ten sposób umowa znajdzie się wraz ze swoją specyfikacją w oknie Przeglądanie i rejestracja umów. Uwaga! Aby import umowy mógł zostać przeprowadzony program musi zostać wcześniej zarejestrowany w tym Oddziale NFZ, którego umowa będzie importowana. Rejestracji dokonuje się wybierając opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu RóŜne. 6.3 Import aneksu do umowy Aneks jest dokumentem, za pomocą którego wprowadza się zmiany w zawartej umowie. Zmiany te mogą dotyczyć: okresu obowiązywania umowy, ceny i ilości zakontraktowanych usług, zakresu świadczeń (dodanie lub usunięcie zakresu), rodzaju limitu, rodzaju dokumentu weryfikującego realizację umowy. Wprowadzenie aneksu do programu odbywa się w taki sam sposób jak wprowadzenie umowy. W oknie Przeglądanie umów/aneksów naleŝy uŝyć przycisku. Po wybraniu pliku i wczytaniu go do programu aneks pojawi się w liście zaimportowanych dokumentów. Strona 48 z 296

49 P.I.KAMSOFT Aby w oknie Przeglądanie umów/aneksów były widoczne dokumenty związane wyłącznie z interesującą nas umową naleŝy podświetlić nagłówek tej umowy lub jeden z aneksów do niej i uŝyć przycisk Umowa+Aneks. Gdy uŝytkownik chce obejrzeć wartości wprowadzone w aneksie powinien podświetlić ten dokument w górnej części okna, pozycję jego specyfikacji w dolnej części okna, a następnie uŝyć przycisku. Rysunek 59 Podgląd pozycji specyfikacji aneksu W otwartym oknie moŝna zobaczyć następujące dane: Wartości pierwotne zawarte w umowie, Wartości aktualne zawarte w wybranym aneksie. W celu ułatwienia orientacji w zmianach wprowadzanych przez aneksy zastosowano kolorowe wyróŝnienie tła pól związanych z następującymi zdarzeniami: Kolor czerwony wartości wyzerowane przez aneks, czyli miesiące usunięte z umowy w wyniku wprowadzenia aneksu, Kolor zielony wartości wprowadzone przez aneks, czyli miesiące dodane do umowy w wyniku wprowadzenia aneksu, Kolor khaki miesiące, do których istnieją rachunki. Aby zobaczyć wartości wprowadzone w umowie oraz wartości obowiązujące po wprowadzeniu najnowszego aneksu naleŝy podświetlić nagłówek umowy w górnej części okna, w dolnej części okna interesującą nas pozycję specyfikacji, a następnie kliknąć przycisk ShF3 Podgląd. 6.4 Wyszukiwanie umów oraz pozycji specyfikacji umów W przypadku, gdy będziemy chcieli zapoznać się ze szczegółowymi danymi, dotyczącymi konkretnej umowy, moŝemy zaŝądać od programu, aby wyświetlił na liście tylko określoną pozycję. W tym celu naleŝy wypełnić jedno, kilka lub wszystkie pola zawęŝające listę umów do tych, które spełniają określone przez nas warunki. Są to następujące pola: Oddział NFZ - po kliknięciu na przycisk wyboru, wyświetli się okno Wybieranie Oddziału\Delegatury NFZ, w którym moŝemy wskazać określoną pozycję. Rodzaj dokumentu - moŝliwy jest wybór jednego z dwóch typów dokumentów: umowa, Strona 49 z 296

50 aneks do umowy, pozostawienie pustego pola spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów, zarówno umów jak i aneksów. Rok - jest to rok, w którym obowiązują wyszukiwane umowy, Rodzaj danych - zaznaczenie jednej z opcji sprawi, Ŝe po uŝyciu przycisku Zastosuj, zostaną wyświetlone umowy/aneksy z danymi: pierwotnymi bądź aktualnymi. Uwaga! MoŜemy wybrać wszystkie, kilka lub jedną opcję zawęŝającą listę umów/aneksów. Aby na liście znalazły się poszukiwane dokumenty, naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj. Rysunek 60 Dostępne filtry w oknie Przeglądanie umów/aneksów Wyszukiwanie umów/aneksów oraz pozycji specyfikacji za pomocą pola Szukaj wg W przypadku, gdy uŝytkownik zna numer pierwotny dokumentu lub numer dokumentu i chce go odnaleźć na liście, musi wykonać następujące czynności: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Numer umowy, Numer pierwotny umowy. w polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i uŝyć przycisku F7-Szukaj, poszukiwane umowy/aneksy zostaną wyświetlone na liście. Aby prześledzić pozycje specyfikacji wybranej umowy/aneksu, czyli listę usług wchodzących w jej skład, naleŝy: w górnej części tabeli kliknąć na wybraną umowę/aneks, następnie przejść do dolnej tabeli, która zawiera dane dotyczące: Kodu usługi, Nazwy usługi, Zakontraktowanej liczby usług, Jednostkowej ceny usługi, Wartości cena wszystkich usług po określonej cenie. Aby odnaleźć szukane pozycje na liście specyfikacji wybranej umowy/aneksu, naleŝy: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Lp. (liczba porządkowa), Nazwa usługi, Kod usługi, w polu obok podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i uŝyć przycisku ShF7-Szukaj. Poszukiwane pozycje specyfikacji zostaną wyświetlone na liście. Strona 50 z 296

51 P.I.KAMSOFT Przeglądanie usług zawartych w pakietach Okno Przeglądanie umów/aneksów jest podzielone na dwie części. W górnej części widoczny jest nagłówek umowy, natomiast w części dolnej pokazana jest specyfikacja wybranej umowy (wybranego nagłówka). W części tej przedstawione są następujące pola informacyjne: Kod usługi, Nazwa usługi, Typ - informuje o sposobie rozliczania danego produktu w ramach umowy: R-N: rozliczeniowa- nielimitowana (np.poz), R-L: rozliczeniowa-limitowana (np.specjalistyka), Liczba usług, Jednostkowa cena, Wartość, Miejsce udzielania świadczeń, Kolumny druga i trzecia - informacja, jakiego rodzaju jest to usługa. W kolumnie drugiej i trzeciej mogą pojawić się następujące informacje: - usługa specjalistyczna usługa z pakietem usług szczegółowych, - usługa POZ z typem deklaracji odpowiadającym wpisanemu numerowi. Rysunek 61 Specyfikacja umowy Jeśli w umowie zawarte są pakiety usług, uŝytkownik ma moŝliwość obejrzenia, jakie usługi mogą zostać wykonane w ramach bieŝącej pozycji specyfikacji umowy. W tym celu naleŝy wybrać odpowiednią pozycję specyfikacji, a następnie uŝyć przycisk szczegółowych moŝna zobaczyć: Kod usługi szczegółowej, Nazwę usługi szczegółowej, Typ wartości, Wartość / Ilość punktów za usługę szczegółową.. Na zakładce Pakiet usług Rysunek 62 Usługi szczegółowe w pakiecie Strona 51 z 296

52 Istnieją trzy rodzaje pakietów usług szczegółowych: 1. Pakiet punktowy, w którym dla kaŝdej usługi szczegółowej podana jest waga punktowa związana z jej wykonaniem. Pakiet punktowy występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie ilościowym. Występuje dla usług takich jak np. usługi stomatologiczne, usługi rehabilitacyjne, usługi POZ. W usłudze kontraktowanej z pakietem punktowym nie są określone ilości usług szczegółowych, jakie moŝe wykonać świadczeniodawca. Określony jest tylko sumaryczny limit punktów dla punktu umowy. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Stomatologia zachowawcza limit miesięczny wykonania usług w wysokości 2000 punktów. Oznacza to, Ŝe świadczeniodawca moŝe wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, Ŝe nie przekroczy w miesiącu ilości 2000 punktów. 2. Pakiet złotówkowy, w którym dla kaŝdej usługi szczegółowej podana jest jej wartość wyraŝona w złotówkach. Pakiet złotówkowy występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie wartościowym. Występuje dla usług takich jak np. środki pomocnicze i ortopedyczne. W pakiecie złotówkowym nie są określone ilości usług szczegółowych, jakie moŝe wykonać świadczeniodawca a jedynie ich cena. Natomiast dla usługi kontraktowanej jest podana sumaryczna wartość, której nie mogą przekroczyć wszystkie wykonane w danym miesiącu usługi szczegółowe. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Środki pomocnicze i ortopedyczne limit miesięczny wykonania usług w wysokości 5000 PLN. Oznacza to, Ŝe świadczeniodawca moŝe wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, Ŝe nie przekroczy w miesiącu wartości 5000 PLN. 3. Pakiet bez określonej wartości, w którym jest podana lista usług szczegółowych, które świadczeniodawca moŝe wykonać w ramach wybranej pozycji umowy. Nie jest natomiast podana waga punktowa ani wartość poszczególnych usług z pakietu. Pakiet ten występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie wartościowym lub ilościowym. Występuje dla usług takich jak np. poradnie wysokospecjalistyczne. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Poradnia alergologiczna limit miesięczny wykonania usług w wysokości 5000 PLN. Oznacza to, Ŝe świadczeniodawca moŝe wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, Ŝe nie przekroczy w miesiącu wartości 5000 PLN. 6.5 Monitoring wykonania usług UŜytkownik moŝe w kaŝdej chwili uzyskać informację na temat aktualnego wypełnienia umowy. Funkcja monitoringu wykonania usług prezentuje porównanie wartości wynikających z limitów ustalonych w umowie oraz wartości wynikających z zarejestrowanych w programie wykonanych usług. Zestawienie to jest dostępne po uŝyciu przycisku. Okno zestawienia jest podzielone na dwie części. W części górnej znajduje się lista zakontraktowanych usług natomiast w części dolnej jest prezentowane zestawienie dotyczące podświetlonej usługi. Dodatkowo, jeŝeli limit został podzielony ze względu na miejsca wykonywania usług, uŝytkownik moŝe przeglądać zestawienie w rozbiciu na te miejsca. Wyboru miejsca wykonywania dokonuje się z listy rozwijanej w środkowej części okna. Strona 52 z 296

53 P.I.KAMSOFT Rysunek 63 Monitoring wykonania umowy W zestawieniu prezentowane są dla poszczególnych miesięcy następujące informacje: Umowa (kolor Ŝółty): Cena, Ilość, Wartość, Wartość narastająco. BieŜące wykonanie (kolor zielony): Ilość, Wartość, Wartość narastająco. RóŜnice (kolor biały niedowykonanie; czerwony nadwykonanie): RóŜnica ilości limit umowy minus ilość rzeczywiście wykonana, RóŜnica wartości limit umowy minus wartość rzeczywistego wykonania. Wartość zgłoszona do zafakturowania narastająco liczona narastająco za kolejne okresy wartość wykonanych usług zgłoszonych do zafakturowania. Uwaga! W przypadku przekroczenia limitu z umowy, dla usług o typie: rozliczana-limitowana, komórki prezentujące róŝnicę ilości i wartości są podświetlone na czerwono. W przypadku usług nielimitowanych informacja o ilości i wartości jest widoczna jako zero i oczywiście nie jest wykazywane przekroczenie limitu. Zestawienie wyświetlone dla wybranej usługi moŝe zostać wydrukowane. 6.6 Monitoring rozliczenia umowy UŜytkownik ma moŝliwość porównania wartości wynikających z umowy z wartościami widniejącymi w zatwierdzonych rachunkach. Aby uzyskać takie zestawienie naleŝy: Podświetlić nagłówek umowy, której realizację uŝytkownik chce obejrzeć, UŜyć przycisku. Strona 53 z 296

54 Rysunek 64 Realizacja umowy Górna część okna Realizacja umowy zawiera dane na temat: Numeru umowy, Numeru pierwotnego umowy, Daty obowiązywania umowy. W środkowej części okna wyszczególnione są następujące informacje o usługach zakontraktowanych w ramach wybranej umowy: Nazwa usługi, Rodzaj limitu, Średnia roczna cena usługi, Ilość usług zakontraktowana w umowie, Wartość usług. Dolną część okna stanowi zestawienie odnoszące się do pozycji umowy podświetlonej w części środkowej. Zestawienie to porównuje, w rozbiciu na miesiące, wartości wynikające z umowy z wartościami ujętymi w zatwierdzonych rachunkach. Kolejne kolumny tabeli prezentują dane takie jak: Umowa-cena cena jednej usługi wynikająca z umowy, Umowa ilość (1) miesięczna zakontraktowana ilość danej usługi, Umowa-wartość (2) miesięczna wartość zakontraktowanych usług (obliczana jako iloczyn ceny i ilości), Rachunek-ilość (3) ilość jednostek usługi wynikająca z wystawionego i sprawdzonego rachunku, Rachunek-wartość (4) miesięczna wartość usług wynikająca z wystawionego i sprawdzonego rachunku, RóŜnica (1-3) róŝnica pomiędzy ilością jednostek danej usługi zakontraktowaną w umowie a ilością widniejącą na rachunkach, RóŜnica (2-4) róŝnica pomiędzy wartością zakontraktowaną usługi a wartością wynikającą z rachunków. W przypadku, gdy limitowana pozycja specyfikacji umowy (typ R-L) będzie miała przekroczony limit, czyli ilość lub wartość widniejąca na rachunku będzie wyŝsza od ilości lub wartości zakontraktowanej, wówczas w kolumnie RóŜnica zostanie to zaznaczone kolorem czerwonym. Przekroczenie limitu Rysunek 65 Wartość rachunku przekracza limit w pkt. Umowy Strona 54 z 296

55 P.I.KAMSOFT Dla pozycji nielimitowanych (typ R-N) przekroczenie nie jest wykazywane. Oprócz opisanego zestawienia uŝytkownik moŝe równieŝ obejrzeć wykres realizacji umowy. W celu uruchomienia tej opcji naleŝy kliknąć przycisk umieszczony w lewym dolnym rogu okna Realizacja umowy. Wykres ten będzie prezentował wartości odnośnie jednej, aktualnie podświetlonej pozycji umowy. Stworzony wykres moŝna modyfikować poprzez: Rysunek 66 Wykres realizacji umowy Określenie rodzaju danych obecnych na wykresie: Wszystkie dane, Wartość usług wynikająca z umowy, Wartość usług wynikająca z rachunków. Włączenie opcji PokaŜ wartości, która uaktywnia etykiety słupków wykresu. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj wydrukowanie sporządzonego wykresu, Zamknij wyjście z okna. 6.7 Raport wykonania usług Dla uŝytkownika programu KS-SWD_XML bardzo istotna jest informacja o rzeczywistej liczbie i wartości wykonanych usług. Informacja ta jest waŝna ze względu na ograniczenia liczby świadczonych usług, które w postaci limitów są nakładane na placówki SłuŜby Zdrowia. Aby sprawdzić jaka ilość usług została do tej pory zarejestrowana w programie naleŝy w oknie Przeglądanie umów/aneksów uŝyć przycisku usług do umowy.. UŜytkownik uzyska wtedy dostęp do okna Raport wykonanych Strona 55 z 296

56 Rysunek 67 Raport wykonania usług do umowy. Okno to jest podzielone na dwie części. Górna lista pokazuje Usługi rozliczane listą POZ, natomiast lista dolna Usługi rozliczane specyfikacją statystyczną. Aby uzyskać informacje o wykonanych usługach i deklaracjach przyporządkowanych do wybranej umowy naleŝy podać rok i okres generowania raportu, a następnie uŝyć przycisku Zastosuj. Dla usług rozliczanych listą POZ zostaną wyświetlone następujące informacje: Kod usługi, Nazwa usługi, Limit wynikający z umowy, Ilość jako liczba deklaracji aktywnych przyporządkowanych do pozycji umowy, Pozostało - róŝnica pomiędzy limitem a liczbą deklaracji przyporządkowanych do umowy. JeŜeli ilość deklaracji przekroczy limit z umowy, pole to zostanie zaznaczone na czerwono, Wartość wartość wszystkich deklaracji, równieŝ tych, które wykraczają poza limit określony w umowie. W tej części okna dostępny jest takŝe przycisk dokładną ilość deklaracji w ramach kaŝdej usługi szczegółowej., który po naciśnięciu pokazuje Uwaga! JeŜeli usługa nie jest spakietowana, przycisk Usługi szczegółowe w pakiecie nie jest aktywny. Rysunek 68 Usługi szczegółowe w ramach list POZ Strona 56 z 296

57 P.I.KAMSOFT Z powyŝszego rysunku wynika, Ŝe w kwietniu 2007, świadczeniodawca w zakresie usługi Kapitacja Lekarz, Ubezpieczeni 7-65 Rś ma aktywnych: 14 deklaracji. W obrębie okna Lista wykonanych usług szczegółowych w ramach pakietu dla usługi... uŝytkownik moŝe równieŝ zapisać tą listę w postaci arkusza Excel lub wydrukować. Dla usług rozliczanych specyfikacją statystyczną w oknie Raport z wykonanych usług do umowy... podawane są informacje o wykonanych usługach za dany okres. Dla usług, które są zakontraktowane z limitem ilościowym waŝne są informacje w pierwszej części okna (Raport wykonanych usług do umowy ), tzn: Kod usługi, Cena cena jednostkowa wynikająca z umowy, moŝe być np. cena za 1pktLimit ilościowy wartość wynikająca z umowy (moŝe być określona w pkt lub w sztukach), Ilość wykonanych usług w danym okresie program zlicza na podstawie faktycznej ilości wykonanych usług w okresie. (w pkt. lub szt.), Ilość na rachunkach ilość wykonanych usług wykazana na dokumencie refundacyjnym (w pkt. lub szt.), Ilość z umowy ilość wykonanie róŝnica pomiędzy ilością usług zakontraktowanych na umowie a ilością faktycznie wykonaną, Umowa - ilość narastająco - ilość usług zakontraktowanych narastająco, za kaŝdy miesiąc, Wykonanie- ilość narastająco- ilość faktycznie wykonanych usług narastająco, za kaŝdy miesiąc, Pozostało- ilość narastająco- ilość usług, która informuje uŝytkownika, jaki jest stan realizacji umowy za cały okres jej trwania, od początku do sporządzenia zestawienia. Pokazuje, m.in. czy w konfrontacji z umową mamy nadwykonanie czy niedowykonanie. (wartość tego pola wyliczana jako róŝnica: ilość narastająco z umowy i ilość narastająco z wykonanych usług). Dla usług, które są zakontraktowane z limitem wartościowym istotne są następujące pola: Kod usługi, Limit wartościowy na dany okres, Wartość wykonanych usług za dany okres, Wartość na rachunkach (niezaleŝnie od statusu), Dopłata na rachunkach - suma dopłat pacjentów, Wartość umowy wartość wykonanie, Wartość umowy narastająco, Umowa - wartość narastająco - wartość usługi narastająco od początku trwania umowy do bieŝącego zestawienia. Wykonane usługi - wartość narastająco - wartość wykonanej usługi od początku trwania umowy do dnia bieŝącego zestawienia. Pozostało wartość róŝnica pomiędzy wartością limitu a wartością wykonanych usług od początku obowiązywania umowy. W przypadku umów zawierających wiele pozycji specyfikacji konieczne jest czasami wyszukanie konkretnej usługi. Proces wyszukiwania moŝna przeprowadzić stosując kryterium Kodu usługi dostępne w polu Szukaj wg. Dla usług rozliczanych specyfikacją statystyczną program KS-SWD_XML równieŝ umoŝliwia podgląd wykonanych usług szczegółowych dla poszczególnych pozycji pakietu. Do tego celu słuŝy przycisk w dolnej części okna Raport wykonanych usług do umowy... Aby obejrzeć usługi szczegółowe wykonane w danym okresie, naleŝy podświetlić usługę główną Strona 57 z 296

58 (kontraktowaną) a następnie uŝyć przycisku Usługi szczegółowe w pakiecie. W efekcie pojawi się lista prezentująca w sposób szczegółowy wykonane usługi. Uwaga! JeŜeli usługa nie jest spakietowana, przycisk Usługi szczegółowe w pakiecie nie jest aktywny. Rysunek 69 Usługi szczegółowe w ramach specyfikacji statystycznej. Przycisk znajdujący się w oknie prezentującym listę usług szczegółowych w pakiecie pozwala zapisać ją w postaci arkusza Excel bądź wydrukować. Strona 58 z 296

59 P.I.KAMSOFT 7 Raporty (komunikaty) rozliczeniowe W przypadku, gdy weryfikacja komunikatu (raportu) statystycznego przebiegła pomyślnie, świadczeniodawca moŝe przejść do drugiej fazy rozliczania świadczeń czyli przystąpić do tworzenia komunikatu rozliczeniowego (plik z rozszerzeniem *.WSX; za rok 2006 z rozszerzeniem *.RRX). Komunikat rozliczeniowy jest dokumentem pozwalającym określić, które usługi i w jakiej ilości świadczeniodawca chce w wybranym okresie wykazać do zafakturowania. W sytuacji, gdy świadczeniodawca zawsze realizowałby kontrakt zgodnie z wynegocjowanymi limitami, rozliczenie byłoby bardzo proste. Liczba usług przekazywanych w komunikacie statystycznym dotyczących wybranego okresu byłaby równa liczbie usług przekazywanych w komunikacie rozliczeniowym i rachunku refundacyjnym za dany okres. Jednak wykonując czynności na rzecz pacjenta, często wykonywanych jest więcej usług niŝ zostało to przewidziane w kontrakcie lub teŝ z przyczyn niezaleŝnych od świadczeniodawcy, kontrakt w miesiącu rozliczeniowym nie został zrealizowany. KaŜde nadwykonanie, naleŝy rozliczyć w jednym z kolejnych okresów rozliczeniowych, gdzie liczba wykonanych usług będzie poniŝej limitu. Dlatego teŝ komunikat rozliczeniowy moŝne dotyczyć jednego lub kilku okresów rozliczeniowych (miesięcy). Wszystkie niezbędne czynności związane z utworzeniem i edycją raportu rozliczeniowego wykonywane są z poziomu menu Umowy/Raporty rozliczeniowe. Rysunek 70 Lista raportów rozliczeniowych Funkcje dostępne w tym okienku pozwalają na: - dodanie nowego raportu rozliczeniowego, - poprawę niezatwierdzonego raportu, - podgląd pozycji zatwierdzonego raportu, - zatwierdzenie raportu, - zapisanie raportu do pliku *. WSX (rok 2006 *.RRX), - wydruk listy raportów rozliczeniowych, - usunięcie niezatwierdzonego raportu z listy, - przeglądanie szablonów rachunków do dołączonych do wybranego raportu, 2006 *.RRZ) - import komunikatu zwrotnego do komunikatu rozliczeniowego (plik *.WSZ; rok Strona 59 z 296

60 - wyszukanie danych na liście komunikatów wg określonych kryteriów, - zamknięcie okna z lista raportów rozliczeniowych. - okno instrukcji zawierającej kolejność i sposób rozliczenia świadczeń od 2007 roku. Na liście raportów widoczne są następujące informacje: Identyfikator komunikatu, Numer umowy, której dotyczy komunikat (raport), Numer pierwotny umowy, której dotyczy komunikat, Status komunikatu: Zatwierdzony: oznaczony kolorem czerwonym; dla takiego komunikatu nie jest moŝliwa zmiana danych, Wprowadzony: oznaczony kolorem zielonym; dla takiego komunikatu moŝliwa jest zmiana danych, Raport zwrotny: informacja TAK: oznaczona kolorem zielonym, oznacza Ŝe do komunikatu został juŝ zaimportowany komunikat zwrotny, informacja NIE: oznaczona kolorem czerwonym, oznacza, Ŝe do komunikatu nie został zaimportowany komunikat zwrotny. Okres, za który został wygenerowany komunikat, Data wprowadzenia, Data zatwierdzenia, Data importu komunikatu zwrotnego. Z poziomu okna Listy raportów rozliczeniowych moŝliwe jest wyszukiwanie komunikatów utworzonych do wybranej umowy. W tym celu naleŝy w polu Umowa (umieszczonym w górnej części okienka) wybrać umowę i uŝyć przycisku, aby odświeŝyć informacje na liście. MoŜliwe jest takŝe wyświetlenie raportów rozliczeniowych utworzonych na podstawie umowy opcja Tylko raporty do umowy lub raportów utworzonych tylko na podstawie rachunków (opcja dostępna tylko dla raportów rozliczeniowych za 2006 rok) - opcja Tylko raporty do rachunku. 7.1 Dodanie raportu/komunikatu rozliczeniowego Aby utworzyć nowy raprt/komunikat rozliczeniowy (po wcześniejszym zaimportowaniu komunikatu zwrotnego do komunikatu statystycznego) naleŝy w oknie listy raportów rozliczeniowych uŝyć przycisku. Następnie w oknie dialogowym naleŝy wybrać rodzaj raportu: Do umowy, Do rachunku (opcja dostępna tylko dla raportów rozliczeniowych tworzonych za 2006 rok). Strona 60 z 296

61 P.I.KAMSOFT Rysunek 71 Tworzenie raportu rozliczeniowego Raport rozliczeniowy do podstawie rachunku moŝna utworzyć tylko do sprawdzonych rachunków refundacyjnych wprowadzonych do programu ręcznie przez uŝytkownika. NaleŜy wybrać rachunek refundacyjny, do którego będzie sporządzany raport oraz określić okres i sugerowany miesiąc sprzedaŝy. Program przypomina uŝytkownikowi do jakich rachunków moŝna tworzyć raporty RRX: Rysunek 72 Komunikat przy tworzeniu raportu RRX do rachunku W przypadku tworzenia raportu do umowy naleŝy wybrać z listy odpowiednią umowę aktywną w okresie za który tworzony jest raport. Po wskazaniu umowy do której będzie tworzony raport rozliczeniowy naleŝy wskazać okres, którego raport będzie dotyczył i sugerowany okres sprzedaŝy usług. Komunikat rozliczeniowy moŝne dotyczyć jednego lub kilku okresów rozliczeniowych (miesięcy), gdy na przykład w pewnych miesiącach pozostały nierozliczone dotychczas świadczenia, których wykonanie nie przekracza limitu umowy. Wprowadzany okres rozliczeniowy powinien obejmować ostatni miesiąc moŝliwy do rozliczenia oraz ewentualnie poprzednie miesiące rozliczeniowe, w których pewna liczba jednostek rozliczeniowych nie została jeszcze rozliczona z OW NFZ. Uwaga! Komunikat rozliczeniowy do wybranej umowy moŝna utworzyć dopiero po zaimportowaniu komunikatu zwrotnego do komunikatu statystycznego (pliku *. SWZ), na podstawie którego do komunikatu rozliczeniowego zostaną przeniesione świadczenia moŝliwe do rozliczenia. Przykład rozliczenia za kilka miesięcy moŝe wyglądać następująco: W styczniu 2007 wykonanych zostało 100 jednostek rozliczeniowych w ramach punktu umowy, którego limit został określony na 80 jednostek rozlicz. miesięcznie. W styczniu utworzono komunikat rozliczeniowy, w którym określono 80 jednostek do zafakturowania pozostało więc 20 jednostek wykonanych ale jeszcze nie rozliczonych. W lutym wykonanych zostało 50 jednostek. W raporcie rozliczeniowym tworzonym za okres luty moŝna wykazać 50 jednostek. Mając na uwadze nie wykazane wcześniej jednostki ze stycznia moŝna utworzyć komunikat rozliczeniowy za okres styczeń-luty i wykazać w nim 70 jednostek do zafakturowania (50 jednostek wykonanych w lutym oraz 20 jednostek pozostałych ze stycznia). Oczywiście takie nie wykazane wcześniej świadczenia moŝna wykazywać jedynie do wysokości limitu i naleŝy pamiętać, Ŝe Strona 61 z 296

62 świadczenia moŝliwe do rozliczenia brane są na podstawie aktualnego statusu walidacji dla pozycji rozliczeniowych. Po określeniu umowy oraz okresu i potwierdzeniu operacji przyciskiem OK na liście zostanie dodany nowy komunikat rozliczeniowy. W sytuacji, gdy nie ma Ŝadnych świadczeń, które mogłyby być wykazane w komunikacie rozliczeniowym za określony okres uŝytkownik jest informowany poniŝszym komunikatem: Rysunek 73 Komunikat o braku pozycji do rozliczenia JeŜeli na liście raportów rozliczeniowych znajduje się juŝ wprowadzony jakiś raport do danej umowy wówczas pojawi się odpowiedni komunikat. Rysunek 74 Komunikat przy próbie dodania drugiego raportu za ten okres gdy pierwszy jest niezatwierdzony W takiej sytuacji naleŝy sprawdzić czy jest to prawidłowe (uŝytkownik mógł przez przypadek utworzyć wcześniej raport) i najpierw zatwierdzić utworzony wcześniej raport. JeŜeli natomiast tworzony jest raport do rachunku, w którym: wykazano do zafakturowania wszystkie moŝliwe jednostki wykonanych świadczeń (produkt rozliczony dotychczas w całości), lub na liście wykonanych usług nie ma świadczeń wykazanych w wybranym rachunku (nie zarejestrowano wykonania Ŝadnej usługi danego produktu) wówczas wyświetlana jest poniŝsza informacja: Rysunek 75 Komunikat Strona 62 z 296

63 P.I.KAMSOFT Uwaga! Do raportu rozliczeniowe system kwalifikuje jedynie pozycje, które mają pozytywny status walidacji (OK., INFO, OstrzeŜenie) oraz znajdują się w przynajmniej częściowo zweryfikowanych komunikatach statystycznych. 7.2 Poprawa pozycji raportu rozliczeniowego Tworząc komunikat/raport rozliczeniowy świadczeniodawca moŝe pozostawić w nim wszystkie pozycje w takim stanie jak zostało to automatycznie wygenerowane na podstawie raportu zwrotnego do raportu statystycznego. Wówczas w raporcie tym, dla kaŝdej pozycji wykazane będą maksymalne wartości moŝliwe do rozliczenia (uwzględniając limity dla kaŝdego pkt. Umowy). W przypadku, gdy świadczeniodawca chce dokonać modyfikacji ilości pozycji do zafakturowania musi zaznaczyć ten raport na liście i uŝyć funkcji. Wyświetlone zostanie okienko umoŝliwiające edycję danych: Rysunek 76 Okno poprawy raportu rozliczeniowego W oknie Wybieranie produktów do rozliczenia moŝliwe jest modyfikowanie liczby jednostek rozliczeniowych zgłaszanych w raporcie do zafakturowania. W tym miejscu naleŝy określić, które pozycje raportu mają być rozliczone w bieŝącym okresie rozliczeniowym do wysokości limitu, a które pozycje mogą zostać rozliczone w kolejnych okresach. Informacje o rozliczeniu świadczeń widoczne są w kolumnach: Liczba wykonanych jednostek rozliczeniowych - informuje o ilości rzeczywiście wykonanych świadczeń, Liczba dotychczas zgłoszonych informuje o ilości zgłoszonych do tej pory świadczeń we wcześniejszych (o ile zostały utworzone) raportach rozliczeniowych, Liczba do zgłoszenia informuje o maksymalnej ilości usług, moŝliwej do zgłoszenia w raporcie (ilości usług pozostałych jeszcze do rozliczenia), Liczba zgłoszonych w raporcie informuje o ilości usług, które świadczeniodawca chce w bieŝącym raporcie wykazać do zafakturowania, Wartość wykonanych jednostek rozliczeniowych - informuje o wartości rzeczywiście wykonanych świadczeń, Wartość dotychczas zgłoszonych informuje o wartości zgłoszonych do tej pory świadczeń we wcześniejszych (o ile zostały utworzone) raportach rozliczeniowych, Wartość do zgłoszenia informuje o maksymalnej wartości usług, moŝliwej do zgłoszenia w raporcie (wartości usług pozostałych jeszcze do rozliczenia), Wartość zgłoszonych w raporcie informuje o wartości usług, które świadczeniodawca chce w bieŝącym raporcie wykazać do zafakturowania. UŜytkownik moŝe modyfikować dane dotyczące jedynie informacji wykazanych w kolumnie Liczba jednostek zgłoszonych w raporcie czyli określać jaką liczbę świadczeń chce przekazać do Strona 63 z 296

64 rozliczenia. Kolumna ta, oraz odpowiadająca jej kolumna Wartość jednostek zgłoszonych w raporcie, oznaczone są Ŝółtym tłem, aby ułatwić uŝytkownikowi przeglądanie informacji. Uwaga! Nie moŝna modyfikować danych korygujących. Zgłaszają się automatycznie wszystkie wartości na minus i nie ma moŝliwości modyfikacji tego typu zgłaszanych danych. W kolumnie Powód nieuznania znajduje się informacja o powodzie odrzucenia przez Fundusz danej pozycji raportu, która nie moŝe być wykazana do zafakturowania. Oczywiście dane w tej kolumnie pojawią się dopiero po zaimportowaniu komunikatu zwrotnego do komunikatu rozliczeniowego (opisane w dalszej części dokumentacji). Funkcje dostępne w tym oknie pozwalają uŝytkownikowi na wykonanie następujących czynności: modyfikacji, - zaznaczenie wybranych pozycji raportu rozliczeniowego, w celu ich grupowej - poprawę wybranej na liście pozycji, - ustawienie maksymalnej wartości pozycji (lub wszystkich zaznaczonych pozycji), - wyzerowanie wartości wybranej pozycji (lub wszystkich zaznaczonych pozycji)- w takim wypadku świadczenie nie będzie wykazane w bieŝącym raporcie rozliczeniowym, - ustawienie wartości wybranej pozycji bądź wszystkich zaznaczonych do wysokości aktualnego limitu, szpitalnym), - podgląd zarejestrowanego kontaktu (wizyty ambulatoryjnej lub pobytu na oddziale - poprawę kontaktu (wizyty ambulatoryjnej lub pobytu na oddziale szpitalnym), - przeglądanie problemów walidacji wykrytych w NFZ na podstawie przeprowadzonej weryfikacji I fazy rozliczania (komunikaty SWX); - wydruk pozycji raportu rozliczeniowego - zapis wyświetlonych pozycji raportu rozliczeniowego do pliku Excel lub CSV. W dolnej części okna znajdują się wszystkie najwaŝniejsze informacje o danej pozycji oraz podsumowanie dla wszystkich pozycji raportu informujące o wartości i liczbie jednostek dotychczas niezgłoszonych/ wartości i liczbie jednostek zgłoszonych: Rysunek 77 Dolna część okna Wybieranie produktów do rozliczenia Zaznaczenie pozycji do poprawy JeŜeli świadczeniodawca chce wykonać modyfikacje większej ilości wybranych pozycji powinien skorzystać z funkcji. Funkcja ta przyspiesza wykonanie takie samej operacji na wielu rekordach (bez konieczności zmiany po kolei wybranych pozycji). Dzięki temu dla zaznaczonych na liście pozycji moŝna ustawić maksymalne (poprzez funkcje Ustaw MAX) lub zerowe (poprzez funkcję Zeruj) Strona 64 z 296

65 P.I.KAMSOFT wartości. Zaznaczone pozycje są oznaczone Ŝółtym tłem. Dla pozycji juŝ zaznaczonych ponowne uŝycie spowoduje usunięcie zaznaczenia rekordu. Uwaga! W przypadku konieczności zaznaczenia wszystkich rekordów w raporcie rozliczeniowym, operację moŝna przyśpieszyć uŝywając skrótu klawiaturowego CTRL+A. UŜycie tej funkcji spowoduje automatyczne zaznaczenie wszystkich rekordów Poprawa pozycji raportu Aby zmodyfikować liczbę jednostek do zafakturowania dla określonej pozycji naleŝy zaznaczyć ją na liście i uŝyć przycisku liczbę jednostek do rozliczenia:. Pojawi się wówczas okienko, w którym naleŝy wprowadzić Rysunek 78 Okno wprowadzania liczby jednostek do zafakturowania W tytule tego okna umieszczona jest informacja o zakresie ilości jednostek moŝliwym do wprowadzenia. I tak np. jeŝeli będzie podany zakres 0-45 oznacza to Ŝe maksymalna moŝliwa liczba jednostek do wprowadzenia to 45, a minimalna zero. UŜytkownik moŝe wprowadzić liczbę z tego zakresu. Przy próbie wprowadzenia innej wartości wyświetlana jest informacja: Rysunek 79 Komunikat Wprowadzone ilości świadczeń do zafakturowania będą widoczne w kolumnie Liczba zgłoszonych w raporcie. WaŜne! UŜytkownik moŝe modyfikować dane dotyczące jedynie informacji wykazanych w kolumnie Liczba jednostek zgłoszonych w raporcie czyli określać jaką liczbę świadczeń chce przekazać do rozliczenia. Wartości w pozostałych kolumnach dotyczące rozliczenia są uzupełnione automatycznie przez program Ustawienie maksymalnej lub zerowej wartości dla pozycji Aby ustawić maksymalna moŝliwą do rozliczenia w bieŝącym raporcie ilość jednostek rozliczeniowych naleŝy zaznaczyć pozycje na liście i uŝyć. W celu całkowitego wyzerowania pozycji naleŝy uŝyć funkcji (spowoduje to, Ŝe wybrana pozycja nie będzie przekazana do zafakturowania). Obie operacje moŝna równieŝ wykonać jednocześnie dla większej ilości pozycji, po ich wcześniejszym zaznaczeniu przyciskiem F2-Zaznacz lub skrótu klawiaturowego CTRL+A. Strona 65 z 296

66 7.2.4 Podgląd i poprawa kontaktu Z poziomu okna Wybieranie produktów do rozliczenia dla raportu rozliczeniowego (podczas poprawy raportu) moŝna przejść do Karty kontaktu przeglądanie, w celu przejrzenia informacji o wybranym kontakcie. NaleŜy wówczas zaznaczyć pozycję na liście pozycji raportu rozliczeniowego i kliknąć na przycisk. Funkcja poprawy świadczenia. pozwala na przejście do Karty edycji kontaktu, w której moŝna dokonać Przeglądanie problemów walidacji Po zaimportowaniu komunikatu zwrotnego do raportu rozliczeniowego w oknie Lista produktów do rozliczenia dla raportu rozliczeniowego (uruchamianego poprzez funkcję z listy raportów) uŝytkownik moŝe przeglądać informacje o ewentualnych błędach wykrytych podczas weryfikacji w przekazanym przez niego komunikacie statystycznym. JeŜeli w raporcie statystycznym wykryte zostały nieprawidłowości uŝytkownik moŝe przejrzeć dokładne informacje o tych błędach zaznaczenie pozycji raportu rozliczeniowego i uŝycie przycisku problemy wykryte w powiązanym raporcie statystycznym:. W prezentowanym oknie widoczne będą Rysunek 80 Lista problemów występujących w raporcie na podstawie raportu zwrotnego 7.3 Przeglądanie pozycji raportu rozliczeniowego Po zatwierdzeniu raportu rozliczeniowego moŝliwe jest przeglądanie wykazanych w nim świadczeń. W tym celu naleŝy zaznaczyć raport na liście i uŝyć wówczas okienko z pozycjami raportu rozliczeniowego:. Wyświetlone zostanie Strona 66 z 296

67 P.I.KAMSOFT Rysunek 81 Okno przeglądanie pozycji raportu/komunikatu rozliczeniowego W oknie tym nie moŝna wykonać modyfikacji pozycji. 7.4 Usuwanie raportu rozliczeniowego Aby usnąć komunikat rozliczeniowy z listy raportów naleŝy zaznaczyć go na liście i uŝyć przycisku. MoŜliwe jest usuwanie jedynie raportów ze statusem Wprowadzony. Dokumenty zatwierdzone nie mogą być usunięte z listy. 7.5 Zatwierdzanie raportu rozliczeniowego Po uzupełnieniu raportu rozliczeniowego (określeniu pozycji do zafakturowania) naleŝy go zatwierdzić poprzez funkcję tej operacji wyświetlany jest komunikat: z poziomu listy raportów rozliczeniowych. Przed wykonaniem Rysunek 82 Komunikat podczas zatwierdzania raportu rozliczeniowego Potwierdzenie tej operacji (Tak) spowoduje zatwierdzenie raportu, natomiast po wybraniu Nie status raportu pozostanie niezmieniony (wprowadzony). Uwaga! Po zatwierdzeniu raportu rozliczeniowego nie będzie moŝliwe wprowadzanie w nim juŝ Ŝadnych zmian. Operacje edycji danych mogą być wykonywane tylko na raporcie o statusie Wprowadzony 7.6 Tworzenie pliku z raportem rozliczeniowym Aby przekazać komunikat rozliczeniowy do Funduszu naleŝy po jego zatwierdzeniu zapisać go w postaci pliku *.WSX (rok 2006 *.RRX). W tym celu uŝytkownik powinien: Strona 67 z 296

68 podświetlić wybrany raport na liście, uŝyć przycisku. Rysunek 83 Zapisywanie komunikatu rozliczeniowego w postaci pliku UŜytkownik podaje miejsce zapisu pliku w polu Zapisz w. Domyślnie plik zapisywany jest w katalogu Export w katalogu, w którym zainstalowany jest program. MoŜna oczywiście wybrać inne miejsce zapisu. Uwaga! W postaci pliku mogą zostać zapisane tylko te raporty, które mają status Zatwierdzone. 7.7 Import raportu/komunikatu zwrotnego do raportu/komunikatu rozliczeniowego Po przesłaniu przez świadczeniodawcę raportu/komunikatu rozliczeniowego w Oddziale NFZ wykonywana jest weryfikacja tego dokumentu. Weryfikacja raportu rozliczeniowego ma na celu sprawdzenie: czy pozycja raportu rozliczeniowego została wykazana w komunikacie statystycznym? czy pozycja komunikatu statystycznego status OK po weryfikacji w I-ej fazie? czy pozycja raportu statystycznego jest zgodna w momencie weryfikacji z umową? czy w komunikacie rozliczeniowym wykazane zostały pozycje z nie zakończonych jeszcze okresów sprawozdawczych? czy kontakt/epizod wykazany w raporcie został zakończony stosownie do ustawień parametru w bazie usług? czy liczba wskazana do rozliczenia nie przekracza ilości wykonanych świadczeń? czy w raporcie nie występują pozycje juŝ zafakturowane? czy liczba pozycji do zafakturowania w ramach produktu nie przekracza limitu? Wynikiem tej operacji jest przekazanie świadczeniodawcy raportu/komunikatu zwrotnego. Raport/Komunikat zwrotny jest zapisany w postaci komunikatu XML w pliku z rozszerzeniem *.WSZ (rok 2006 *.RRZ). Pobranie komunikatu zwrotnego jest wymagane w celu przejścia do następnego etapu procesu rozliczeń usług medycznych czyli utworzenia rachunku refundacyjnego. Import komunikatu zwrotnego naleŝy wykonać z poziomu okna Listy raportów rozliczeniowych poprzez funkcję ma być dokument zwrotny:. UŜytkownik musi następnie określić miejsce, z którego pobrany Strona 68 z 296

69 P.I.KAMSOFT Rysunek 84 Okno wyboru pliku do importu Informacja o tym, Ŝe został zaimportowany plik wyświetlona zostanie na liście raportów rozliczeniowych w kolumnie Raport zwrotny. Informacja TAK (oznaczona kolorem zielonym) oznacza, Ŝe do raportu został juŝ zaimportowany raport zwrotny. Informacja NIE (oznaczona kolorem czerwonym) oznacza, Ŝe do raportu nie został zaimportowany raport zwrotny. 7.8 Przeglądanie szablonów rachunków do raportu rozliczeniowego Wraz z raportem zwrotnym do raportu rozliczeniowego importowane są szablony rachunków, na podstawie, których moŝna utworzyć rachunek. Szablony rachunków gwarantują, Ŝe na rachunkach wykazane zostaną tylko świadczenia, które Oddział NFZ uznał do zafakturowania. Po uŝyciu funkcji moŝliwe jest przeglądanie i obsługa szablonów rachunków do danego komunikatu. Rysunek 85 Obsługa szablonów rachunków W oknie Lista szablonów rachunków widoczne są informacje: Numer wg NFZ - numer szablonu nadany przez OW NFZ, Status: Aktywny - oznacza, Ŝe do szablonu nie został jeszcze utworzony rachunek, Rachunek - oznacza, Ŝe do szablonu został utworzony rachunek. Numer umowy, Numer pierwotny umowy, Strona 69 z 296

70 Rok, Okres, Typ dokumentu: rachunek lub korekta. Rodzaj wykonanego świadczenia: Ubezpieczonym - szablon rachunku za świadczenia wykonane zwykłym ubezpieczonym, Na podstawie przepisów o koordynacji - szablon rachunku za świadczenia wykonane pacjentom z UE na podstawie przepisów o koordynacji, Na podstawie zgody wójta/burmistrza - szablon rachunku za świadczenia wykonane pacjentom uprawnionym na podstawie zgody wójta/burmistrza. Rachunek - numer rachunku, który został utworzony na podstawie szablonu Uwaga!Rachunki wystawiane do umów z zakresu Podstawowej Opieki Zdrowotnej oraz rachunki ryczałtowe nie są generowane automatycznie na podstawie szablonów. Takie rachunki naleŝy ręcznie wprowadzić i uzupełnić w programie Przeglądanie pozycji szablonu W celu przejrzenia pozycji szablonu uŝytkownik powinien po wybraniu szablonu na liście szablonów uŝyć przycisku. Pojawi się okno Lista pozycji szablonu rachunku: Rysunek 86 Lista pozycji szablonu rachunku Uwaga! W przypadku braku pozycji szablonu mimo aktywnego szablonu, naleŝy wykonać funkcję Indeksowanie baz (menu: Narzędzia Administrator). Na liście pozycji szablonu moŝna wykonać operacje: szablon, - przeglądanie produktów wykazanych w komunikacie rozliczeniowym, którego dotyczy - wydruk listy pozycji szablonu, - wyszukiwanie danych na liście pozycji szablonu wg wybranych kryteriów, Strona 70 z 296

71 P.I.KAMSOFT - zamknięcie okna. Aby wyświetlić pozycje do określonego szablonu rachunku naleŝy w polu Szablon rachunku (umieszczonym w górnej części okna) wybrać szablon i kliknąć Zastosuj, w celu odświeŝenia listy. 7.9 Tworzenie rachunku na podstawie szablonu Na podstawie przekazanego w komunikacie zwrotnym szablonu naleŝy utworzyć rachunek. W tym celu, po zaznaczeniu pozycji szablonu trzeba kliknąć na przycisk na podstawie szablonów moŝna utworzyć rachunki za świadczenia wykonane:. NaleŜy pamiętać, Ŝe Ubezpieczonym, Na podstawie przepisów o koordynacji, Na podstawie decyzji wójta/burmistrza. Rachunki wystawiane do umów z zakresu Podstawowej Opieki Zdrowotnej oraz rachunki ryczałtowe nie są generowane automatycznie na podstawie szablonów. Po uŝyciu przycisku Numer rachunku, Datę wprowadzenia, Datę płatności pole nie wymagane. wyświetlane jest okno, w którym naleŝy podać: Rysunek 87 Okno uzupełniania danych rachunku na podstawie szablonu Po określeniu wymaganych informacji rachunek zostanie utworzony i pojawi się na liście rachunków. Rysunek 88 Informacja o utworzeniu rachunku Po utworzeniu rachunku status na liście szablonów, dla szablonu, na podstawie którego wygenerowano rachunek zostanie zmieniony na: rachunek. Dla szablonów o statusie rachunek nie moŝna juŝ tworzyć kolejnego rachunku. W przypadku braku obligatoryjnych informacji wyświetlane jest poniŝsze ostrzeŝenie: Strona 71 z 296

72 Rysunek 89 Komunikat podczas tworzenia rachunku-brak wymaganych informacji JeŜeli na podstawie danego szablonu został juŝ utworzony rachunek program wyświetla odpowiednią informację: Rysunek 90 Komunikat przy próbie utworzenia kolejnego rachunku 7.10 Przeglądanie rachunku utworzonego na podstawie szablonu Po utworzeniu rachunku z poziomu listy szablonów rachunków moŝna za pomocą funkcji wyświetlić wygenerowany rachunek: Rysunek 91 Okno przeglądanie utworzonego rachunku W prawym, górnym rogu znajduje się informacja o szablonie, na podstawie którego utworzono rachunek: Anulowanie szablonu rachunku Strona 72 z 296

73 P.I.KAMSOFT JeŜeli pojawi się konieczność usunięcia danego szablonu rachunku, np. w przypadku błędnie wygenerowanego szablonu w OW NFZ, świadczeniodawca ma moŝliwość anulowania takiego szablonu. W tym celu w oknie Lista szablonów rachunków naleŝy uŝyć funkcji. JeŜeli na podstawie wybranego szablonu został juŝ utworzony rachunek refundacyjny, wówczas przed anulowaniem tego szablonu naleŝy wycofać dany rachunek o czym informuje komunikat: Rysunek 92 Komunikat podczas próby anulowania szablonu, na podstawie którego utworzono rachunek JeŜeli na podstawie wybranego szablonu nie został jeszcze otworzony rachunek, wówczas moŝliwe jest jego usunięcie (anulowanie) w programie. Rysunek 93 Komunikat Po potwierdzeniu wykonania operacji (opcja Tak) szablon zostanie anulowany - uzyska status Usunięty. Natomiast po wybraniu opcji Nie szablon pozostanie z dotychczasowym statusem. Po wybraniu opcji Tak wyświetlana jest informacja o konieczności usunięcia tego szablonu takŝe z systemu SZOI: Rysunek 94 Komunikat o koniczności usunięcia szablonu na SZOI Dzięki temu, po usunięciu szablonu, moŝliwe będzie utworzenie nowego rachunku refundacyjnego na podstawie nowego szablonu Wydruk listy szablonów UŜytkownik ma moŝliwość z poziomu okna Lista szablonów rachunków wydrukować listę szablonów. W tym celu naleŝy uŝyć przycisku Wyszukiwanie danych na liście szablonów rachunków Strona 73 z 296

74 W oknie listy szablonów rachunków po wejściu do okna Wybieranie szablonów rachunków moŝliwe jest wyszukiwanie danych według następujących kryteriów: Rok, Okres, Komunikat rozliczeniowy lub umowa, Typ: Rachunek lub Korekta. Za świadczenia wykonane: Ubezpieczonym, Na podstawie przepisów o koordynacji, Na podstawie zgody wójta/burmistrza. Status: Aktywny, Usunięty, Rachunek. Po określeniu kryteriów naleŝy uŝyć funkcji Zastosuj w celu odświeŝenia listy Wydruk listy raportów rozliczeniowych UŜytkownik moŝe wydrukować listę raportów rozliczeniowych. W tym celu naleŝy skorzystać z funkcji. Rysunek 95 Okno wydruku listy raportów rozliczeniowych Strona 74 z 296

75 P.I.KAMSOFT 8 Rachunki refundacyjne Zadaniem opcji Rachunki refundacyjne jest umoŝliwienie finansowego rozliczenia świadczeniodawców z Oddziałami NFZ. Pod pojęciem refundacji, rozumie się kwotę naleŝną świadczeniodawcy za usługi wykonane na rzecz członków NFZ. Natomiast rachunek refundacyjny to dokument finansowy, wystawiony przez świadczeniodawcę, stanowiący podstawę zaŝądania zwrotu poniesionych przez niego kosztów. Okresami rozliczeniowymi w zakresie rachunków są okresy miesięczne. W wyniku wprowadzenia otwartych formatów wymiany danych nastąpiła zmiana sposobu rozliczania i fakturowania wykonanych świadczeń. Obecnie rachunki są tworzone na podstawie otrzymanych z Oddziału NFZ szablonów rachunków. Szablony te są przekazywane wraz z komunikatem zwrotnym do komunikatu rozliczeniowego (dokładny opis komunikatów rozliczeniowych i szablonów rachunków znajduje się w osobnym rozdziale). Szablony rachunków gwarantują, Ŝe na rachunkach wykazane zostaną tylko świadczenia, które Oddział NFZ uznał do zafakturowania. NaleŜy pamiętać, Ŝe na podstawie szablonów automatycznie tworzone są rachunki za świadczenia wykonane: Ubezpieczonym, Na podstawie przepisów o koordynacji, Na podstawie decyzji wójta/burmistrza. Rachunki wystawiane do umów z zakresu Podstawowej Opieki Zdrowotnej oraz rachunki ryczałtowe nie są generowane automatycznie na podstawie szablonów. Takie rachunki naleŝy ręcznie wprowadzić i uzupełnić w programie. 8.1 Ustalanie formatu ilości dla rachunków refundacyjnych Przed przystąpieniem do wystawienia rachunku refundacyjnego uŝytkownik powinien określić dokładność, z jaką będą uzupełniane w karcie rachunku dane na temat ilości usług. Dokonujemy tego po wybraniu pozycji Opcje z menu Narzędzia. Na zakładce Widok w polu Precyzja wprowadzania ilości jednostek rozliczeniowych naleŝy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Strona 75 z 296

76 Rysunek 96 Ustalanie formatu liczb JeŜeli jako precyzja ilości zostanie wybrana cyfra 4, to wtedy w karcie rachunku ilość usług będzie widoczna z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 8.2 Lista rachunków refundacyjnych Po wybraniu opcji Rachunki refundacyjne z menu Umowy pojawi się okno Lista rachunków refundacyjnych. Rysunek 97 Lista rachunków refundacyjnych Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dodanie nowego rachunku refundacyjnego, poprawianie danych zawartych w niesprawdzonych rachunkach, przeglądanie karty rachunku gdy ma on status sprawdzony, Strona 76 z 296

77 P.I.KAMSOFT zarejestrowanie faktu sprawdzenia rachunku, usuwanie niesprawdzonych rachunków, wycofanie rachunku o statusie sprawdzony, utworzenie pliku z rachunkiem, dodawanie korekty do rachunku, - wydruk rachunku refundacyjnego, faktury lub noty księgowej. 8.3 Określanie liczby wyodrębnionych rachunków Aby uzyskać dane na temat liczby rachunków znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, naleŝy kliknąć na ikonę. Pojawi się wtedy komunikat informujący o ilości rachunków. Rysunek 98 Informacja o liczbie znajdujących się na liście rachunków 8.4 Wyszukiwanie rachunków/korekt I sposób Do systemu zostały wprowadzone dwa sposoby wyszukiwania dokumentów. Polega on na wyborze jednego lub więcej kryteriów zawęŝania listy rachunków/korekt, reprezentowanych przez poszczególne pola w górnej części okna: Oddział NFZ, Rok - pole to jest przez system automatycznie ustawiane na rok bieŝący, jednak moŝe być dowolnie modyfikowane, Okres refundacyjny, Umowa moŝliwość wyświetlenia rachunków do wybranej umowy, Status rachunków: Wprowadzone, Sprawdzone, Wycofane, Wszystkie. Po zaznaczeniu (wypełnieniu) wszystkich lub wybranych kryteriów wyszukiwania (pól), naleŝy uŝyć przycisk Zastosuj. Spowoduje to wyświetlenie tylko tych dokumentów, które spełniają określone przez nas warunki. Np.: uzupełnienie pola Oddział NFZ i uŝycie przycisku Zastosuj spowoduje, Ŝe na liście znajdą się wszystkie rachunki wystawione dla wybranego Oddziału NFZ. Strona 77 z 296

78 II sposób Sposób ten pozwala na selekcję rachunków/korekt za pomocą pola Szukaj wg według kryterium numeru rachunku. W polu obok naleŝy wówczas podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i kliknąć przycisk. Program posortuje listę rachunków według wybranych przez uŝytkownika kryteriów. 8.5 Rodzaje rachunków i sposób ich wprowadzania do systemu Rachunki refundacyjne do umów zawartych z Oddziałem NFZ mogą być tworzone w dwojaki sposób: na podstawie przekazanych przez OW NFZ szablonów rachunków, poprzez ręczne wprowadzenie na listę przez świadczeniodawcę. Na podstawie szablonów tworzone są rachunki za świadczenia wykonane: Ubezpieczonym, Na podstawie przepisów o koordynacji, Na podstawie decyzji wójta/burmistrza. Tworzenie rachunków na podstawie szablonu zostało szczegółowo opisane w rozdziale wcześniejszym. Ręczne wprowadzanie rachunku W przypadku świadczeń, które rozliczane są w nietypowy sposób (np. nie są wykazywane w komunikatach statystycznych) wystawienie rachunku polega na ręcznym wprowadzeniu i edycji rachunku przez uŝytkownika. W taki sposób tworzone są rachunki za świadczenia z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej oraz usługi ryczałtowe, jak równieŝ rachunki wystawiane za utylizację leków w chemioterapii. Na podstawie Zarządzenia Nr 113/2005 z dnia 30 grudnia 2005 r. Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia świadczeniodawcy mogą wystawiać rachunki za utylizację leków w następującym zakresie: 1. Świadczeniodawca realizujący świadczenia z zakresu chemioterapii moŝe dodatkowo w danym okresie sprawozdawczym rozliczyć do 5% wartości podanych leków (jako kosztu utylizowanej części leków). Świadczeniodawca realizujący świadczenia z zakresu chemioterapii hemato onkologii dziecięcej moŝe dodatkowo w danym okresie sprawozdawczym rozliczyć do 15% wartości podanych leków (jako kosztu utylizowanej części leków).aby dodać nowy rachunek refundacyjny, naleŝy uŝyć przycisku. Pojawi się wtedy okno z rodzajami rachunków. W obecnym sposobie rozliczania na liście dostępne są poniŝsze rodzaje rachunków: Rachunek do umowy (RUM), Rachunek za utylizację leków (RUM-UT),Za usługi dodatkowe do umowy (RUD), Do umowy na podstawie koordynacji (RUM-UE), Do umowy decyzje administracyjne (RUM-DE). Strona 78 z 296

79 P.I.KAMSOFT Rysunek 99 Okno wyboru rodzaju tworzonego rachunku W celu potwierdzenia dodania określonego rachunku naleŝy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy odpowiednia Karta rachunku - dodawanie. Rysunek 100 Karta rachunku RUM do umowy -dodawanie Na karcie rachunku naleŝy wykonać następujące czynności: 1. Wybrać umowę, do której jest tworzony rachunek w polu: Nr umowy. Za pomocą pola wyboru przechodzimy do okna Wybieranie umowy, w którym znajduje się lista wszystkich umów podpisanych z oddziałami Funduszu. Podświetlenie określonej umowy i uŝycie przycisku OK spowoduje, Ŝe wybrana pozycja znajdzie się w uzupełnianym polu. 2. Określić okres refundacyjny: Rok - jest polem automatycznie ustalanym jako rok bieŝący; moŝna je jednak modyfikować za pomocą strzałek zmieniających wartość, Miesiąc - wyboru okresu dokonujemy z listy rozwiniętej za pomocą strzałki. JeŜeli umowa nie obejmuje wybranego przez nas miesiąca, system wyświetli odpowiedni komunikat: Rysunek 101 Komunikat o niepoprawnym okresie refundacji Strona 79 z 296

80 3. Po wybraniu właściwego miesiąca program wyświetli listę usług objętych umową z wielkościami zakontraktowanymi na wybrany miesiąc. Rysunek 102 Karta rachunku refundacyjnego z zakontraktowanymi usługami KaŜda usługa opisana jest przez następujące pola: Usługi - uzupełniana przez system, Limit - uzupełniany przez system, Cenę jednostkową - uzupełniana przez system, Ilość uzupełniana przez uŝytkownika, jest to ilość wykonanych rozliczeniowych, którą świadczeniodawca zgłasza do refundacji, Opłatę NFZ - uzupełniana przez system, Dopłatę pacjenta uzupełniana przez uŝytkownika. jednostek 4. Ręcznie wprowadzić wartości dotyczące wykonanych usług dla danego Oddziału NFZ W przypadku uzupełniania rachunku POZ zawierającego usługi szczegółowe pole ilość naleŝy wypełnić w dolnej części okna, osobno dla kaŝdej usługi szczegółowej. Uzupełnienie ilości dla usług w górnej części okna nastąpi automatycznie 5. Uzupełnić poniŝsze informacje, w celu poprawnego wprowadzenia rachunku: Numer rachunku, Data wystawienia wprowadzanego rachunku, Data płatności (nie jest to informacja wymagana). 6. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknąć przycisk OK. JeŜeli nie uzupełnimy istotnej informacji, system wyświetli odpowiedni komunikat. Uwaga! W przypadku uzupełniania rachunku dla usług zawierających usługi szczegółowe (np. POZ) pole ilość naleŝy wypełnić w dolnym oknie osobno dla kaŝdej usługi szczegółowej. Uzupełnienie ilości dla usług w górnej części okna nastąpi automatycznie. Strona 80 z 296

81 P.I.KAMSOFT Rysunek 103 Uzupełnianie ilości dla rachunku POZ W dolnej części karty rachunku znajduje się pole Wartość kontrolna. W polu tym świadczeniodawca moŝe wprowadzić przewidywaną całkowitą wartość rachunku, co umoŝliwi kontrolę w przypadku przekroczenia tej wartości. JeŜeli nie wprowadzimy danych do pola Wartość kontrolna, wówczas po naciśnięciu przycisku OK, pojawi się komunikat: Rysunek 104 Komunikat o braku kontrolnej wartości rachunku MoŜemy wtedy zapisać rachunek bez wprowadzania wartości kontrolnej (przycisk Tak) - nie zostanie sprawdzona jego poprawność - lub kliknąć przycisk Nie i wpisać daną wartość. Po podsumowaniu nowego rachunku przez system i stwierdzeniu niezgodności jego całkowitej kwoty z wprowadzoną wartością kontrolną, system wyświetli komunikat następującej treści: Rysunek 105 Komunikat o niezgodności wartości rachunku z wartością kontrolną System nie pozwala wprowadzić rachunku, którego wartość jest róŝna od wartości kontrolnej. Po kliknięciu przycisku OK moŝemy jedynie: poprawić wprowadzone wartości, usunąć wartość kontrolną i wprowadzić rachunek rezygnując z kontroli jego poprawności Przeglądanie raportu wykonania usług W trakcie uzupełniania Karty rachunku refundacyjnego uŝytkownik moŝe przeglądać raport wykonania usług. Aby uzyskać do niego dostęp naleŝy uŝyć przycisku. Dokładny opis informacji wykazanych w tym raporcie znajduje się w rozdziale Raport wykonania usług. Strona 81 z 296

82 8.5.2 Sprawdzanie realizacji umowy Podczas uzupełniania Karty rachunku refundacyjnego uŝytkownik ma moŝliwość przeglądania realizacji umowy. W tym celu naleŝy uŝyć przycisku wyświetlone okno, w którym znajdują się informacje na temat realizacji usług.. W wyniku tego zostanie Okno to zostało podzielone na trzy części: Rysunek 106 Sprawdzenie realizacji umowy Pierwsza część prezentuje ogólne informacje opisujące rachunek: Numer umowy do jakiej jest wystawiony rachunek, Rok i okres refundacyjny, Data wystawienia, Nr rachunku wg świadczeniodawcy, Kwota refundacji, Dopłata świadczeniobiorcy. Środkowa część okna zawiera listę usług wyszczególnionych na rachunku. Lista wyświetlona jest w postaci tabeli, w której kolejne kolumny przedstawiają: Nazwę usługi, Limit efektywny, Cenę jednostkową, Ilość wykonanych usług we wskazanym okresie, Opłatę NFZ, Inne rachunki. Czerwonym kolorem zaznaczone są usługi, które zostały wykonane w ilości przekraczającej limit efektywny za podany okres. Dolna część okna zawiera dane dotyczące realizacji umowy w poprzednich okresach refundacyjnych dla podświetlonej w środkowej części usługi: Okres refundacyjny, Cena jednostkowa, Ilość w umowie, Wartość w umowie, Wartość w umowie (narastająca), Ilość wykonanych usług (komunikat statystyczny), Wartość wykonanych usług (komunikat statystyczny), Wartość wykonanych usług narastająca (komunikat statystyczny), Ilość wykonanych usług (rachunki), Wartość wykonanych usług (rachunki), Strona 82 z 296

83 P.I.KAMSOFT Wartość wykonanych usług narastająca (rachunki), Przekroczenie limitu umowy (w procentach) dla pozycji limitowanych, Przekroczenie limitu umowy narastająco ( w procentach) dla pozycji limitowanych. 8.6 Wprowadzanie korekty do rachunku Program umoŝliwia wprowadzenie korekty rachunku refundacyjnego do rachunku utworzonego ręcznie przez uŝytkownika oraz rachunku utworzonego na podstawie szablonu. Dla rachunków wygenerowanych na podstawie szablonów korekty są tworzone na podstawie odpowiednich szablonów.aby wprowadzić korektę do rachunku wprowadzonego ręcznie naleŝy podświetlić go na liście i uŝyć przycisku. Uwaga! Aby utworzyć korektę do rachunku musi on mieć status Zatwierdzony. Pojawi się wtedy okno Karta korekty rachunku refundacyjnego (usługi) - dodawanie. Rysunek 107 Karta korekty rachunku refundacyjnego Na Karcie korekty rachunku automatycznie zostają uzupełnione pola dotyczące dokumentu korygowanego. Są to następujące informacje: Rok, Okres refundacyjny, Numer umowy, Numer rachunku wg świadczeniodawcy. UŜytkownik powinien natomiast uzupełnić informacje dotyczące dokumentu korygującego: Rok, Okres refundacyjny, Numer korekty, Data wystawienia, Data płatności. Na Karcie korekty rachunku refundacyjnego usługi - dodawanie w kolejnych kolumnach znajdują się następujące informacje: Strona 83 z 296

84 L.p. liczba porządkowa usług w rachunku, Usługa nazwa usługi, Limit rodzaj limitu dla danej usługi wynikający z umowy: Ilościowy, Wartościowy. Cena cena jednostkowa usługi wynikająca z umowy: Jest wartość wynikająca z rachunku korygowanego, Winno być wartość po dokonaniu korekty. Ilość ilość jednostek usługi: Jest ilość wynikająca z rachunku korygowanego, Winno być ilość po dokonaniu korekty, Refundacja opłata Funduszu będąca iloczynem ceny oraz ilości: Jest wartość refundacji wynikająca z rachunku korygowanego, Winno być wartość refundacji po wprowadzeniu korekty, Dopłata pacjenta łączna kwota dopłat pacjentów związana z wykonaniem określonej usługi, Jest dopłata pacjenta wynikająca z dokumentu korygowanego, Winno być dopłata pacjenta po korekcie. Aby wpisać wartości, dotyczące usług zestawionych w korekcie rachunku do umowy dla danego Oddziału NFZ, naleŝy przypadku usług z limitem ilościowym uzupełnić odpowiednie komórki w wierszach: Ilość winno być, Dopłata pacjenta winno być. Kolumna zawierająca kwotę refundacji jest przeliczana automatycznie. W przypadku usług, dla których określono limit wartościowy uŝytkownik moŝe uzupełnić informacje takie jak: Refundacja winno być, Dopłata pacjenta winno być. W kolumnie L.p. są stosowane następujące oznaczenia: - usługa, której wartości zostały zmienione w karcie korekty, aktualnie podświetlona na liście pozycji rachunku (zielony kolor tła), - usługa, której wartości zostały zmienione w karcie korekty. Uwaga! Wprowadzone do tabeli wartości zatwierdzamy klawiszem ENTER. JeŜeli do rachunku została juŝ wprowadzona korekta to kolejną korektę moŝna wykonać tylko do tej korekty, a nie do rachunku. W takim przypadku system wyświetla poniŝszy komunikat: Strona 84 z 296

85 P.I.KAMSOFT Rysunek 108 Komunikat w przypadku próby dodania kolejnej korekty do rachunku Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku próby wystawienia drugiej korekty do korekty: Rysunek 109 Komunikat w przypadku próby dodania kolejnej korekty do korekty Zasada tworzenia korekt jest następująca: do danego dokumentu (rachunku lub korekty) moŝna utworzyć tylko jedną korektę. w razie konieczności wystawienia kolejnej korekty, naleŝy ją utworzyć do ostatnio wykonanej korekty. Nie moŝna wystawić korekty, poniewaŝ do danego dokumentu juŝ utworzono korektę Rachunek 1 OK Korekta nr 1 OK Korekta nr 2 OK Korekta nr 3 Schemat 1 Tworzenie korekt rachunków refundacyjnych 8.7 Poprawa danych wprowadzonych rachunków/korekt Aby wprowadzić zmiany w rachunku wybraną pozycję na liście, następnie uŝyć przycisku. refundacyjnym/korekcie, naleŝy podświetlić Uwaga! Poprawy danych w rachunku refundacyjnym moŝna dokonać tylko wtedy, gdy rachunek ma status Wprowadzony. Zasady dokonywania zmian w poszczególnych rachunkach są takie same, jak w wypadku dodawania nowego rachunku. Strona 85 z 296

86 Uwaga! W przypadku rachunków utworzonych na podstawie szablonów moŝliwe jest poprawienie danych jedynie w polach: Numer rachunku, Data wystawienia, Data płatności Pozostałe informacje nie mogą być edytowane, gdyŝ wynikają z szablonu rachunku i w związku z tym muszą się z nim zgadzać. 8.8 Usuwanie wybranych rachunków/korekt Aby usunąć rachunek refundacyjny/korektę naleŝy podświetlić wybrną pozycję na liście, następnie uŝyć przycisk. NaleŜy przy tym pamiętać, Ŝe usuwanie jest moŝliwe jedynie w przypadku rachunków niesprawdzonych (status WPR). 8.9 Sprawdzenie rachunków/korekt Rachunek lub korekta, które mają być przesłane do Funduszu muszą zostać najpierw sprawdzone. Uwaga! Zaleca się aby operację sprawdzania rachunku wykonywać dopiero wtedy, gdy rachunek jest w takiej postaci, jaka ma być wysłana do Oddziału NFZ. Rachunku o statusie Sprawdzony nie moŝna juŝ poprawiać ani usunąć z systemu. Aby sprawdzić wprowadzony dokument naleŝy wykonać poniŝsze czynności: Podświetlić go w oknie Lista rachunków refundacyjnych, UŜyć przycisku. Pojawi się wtedy okno Zatwierdzanie rachunku refundacyjnego. Rysunek 110 Okno sprawdzania rachunku refundacyjnego Strona 86 z 296

87 P.I.KAMSOFT Okno sprawdzania (zatwierdzania) rachunku refundacyjnego podzielone jest na trzy części: Część górna zawiera podstawowe dane dotyczące rachunku oraz umowy w oparciu, o którą został wystawiony. Część środkowa zawiera wyszczególnione na rachunku usługi, opisane poprzez następujące dane: Nazwa usługi, Limit efektywny, Cena jednostkowa, Ilość, Opłata NFZ, Inne rachunki. Część dolna zawiera rozbicie ilości wykonanych usług z podziałem na poszczególne miesiące objęte umową. Znajdują się tutaj takŝe wartości z umowy, rachunków oraz komunikatów statystycznych, dzięki czemu moŝliwe jest porównanie informacji na odpowiednich dokumentach. Aby zarejestrować fakt sprawdzenia wybranego rachunku refundacyjnego naleŝy uŝyć przycisku Zatwierdź. Spowoduje to wyświetlenie następującego pytania: Rysunek 111 Pytanie systemowe o zatwierdzenie rachunku JeŜeli w którejś pozycji (limitowanej) został przekroczony limit ilości (lub wartości) wykonanych usług zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Rysunek 112 Komunikat o przekroczeniu limitu W przypadku pozycji nielimitowanych nie jest wykazywane przekroczenie limitu. Aby zrezygnować z operacji sprawdzenia rachunku naleŝy uŝyć przycisku Anuluj Wycofywanie rachunku W przypadku, gdy okaŝe się, Ŝe rachunek refundacyjny, który został juŝ sprawdzony posiada błędy, uŝytkownik moŝe podjąć decyzję o jego wycofaniu. Aby wykonać tą operację naleŝy podświetlić wybrany dokument na liście rachunków, a następnie uŝyć przycisku Wycofaj znajdującego się w dolnej części okna. Wycofanie rachunku nie usunie go z programu. Będzie on nadal widoczny na liście rachunków, jednak wprowadzone w nim wartości nie będą wpływały na inne dokumenty. To znaczy, Ŝe nie będą obciąŝały limitów wynikających z umowy. Strona 87 z 296

88 JeŜeli do rachunku wystawiono juŝ korekty to wycofanie go nie jest moŝliwe - naleŝy w takim wypadku najpierw wycofać wszystkie korekty, a dopiero potem wybrany rachunek. Podczas próby wycofania takiego rachunku wyświetlane jest okno: Rysunek 113 Komunikat podczas wycofywania rachunku, do którego wystawiono korektę/korekty 8.11 Generowanie rachunków refundacyjnych/korekt do Oddziałów NFZ Ostatnim etapem obsługi rachunków jest przekazanie Oddziałom NFZ przygotowanych dokumentów. Postać, w jakiej będą wysłane zaleŝy od wymogów Funduszu. Program KS-SWD_XML pozwala na przesłanie rachunków w dwóch formach: Rachunek refundacyjny/korekta w postaci papierowej. NaleŜy podświetlić wybraną pozycję i uŝyć przycisku. Rachunek refundacyjny/korekta zapisany w pliku (na dowolnym nośniku danych lub przesłany drogą elektroniczną) - tworzony przyciskiem. Po podświetleniu właściwej pozycji na liście rachunków refundacyjnych, naleŝy uŝyć przycisku. Pojawi się wtedy okno, w którym naleŝy określić miejsce zapisania danego rachunku. Rysunek 114 Okno, w którym moŝna określić miejsce zapisu wybranego rachunku UŜycie przycisku Zapisz spowoduje, Ŝe rachunek refundacyjny zostanie utrwalony na wybranym przez nas nośniku elektronicznym. Strona 88 z 296

89 P.I.KAMSOFT 8.12 Drukowanie rachunków refundacyjnych, faktur i not księgowych Aby wydrukować jeden z dostępnych dokumentów rozliczeniowych - rachunek refundacyjny, fakturę VAT, załącznik do faktury czy notę księgową naleŝy na Liście rachunków refundacyjnych uŝyć przycisku i wybrać odpowiednią opcję menu kontekstowego: Rysunek 115 Wybór wydruku rachunku Drukowanie rachunku refundacyjnego/korekty UŜytkownik ma moŝliwość przesyłania dokumentów w formie papierowej. Aby wydrukować rachunek lub korektę uŝytkownik powinien podświetlić wybraną pozycję na Liście rachunków refundacyjnych, uŝyć przycisku, a następnie wybrać opcję Rachunek. Przed wydrukiem dokumentu istnieje moŝliwość podglądu wydruku poprzez przycisk. Na wydrukach rachunku, noty księgowej i załącznika do faktury znajduje się kod PDF pozwalający w Oddziale NFZ, do którego przekazywany jest rachunek, sprawdzić poprawność wersji papierowej i elektronicznej dokumentu. Rysunek 116 Podgląd wydruku rachunku refundacyjnego Drukowanie faktury VAT Gdy zaistnieje konieczność wydrukowania faktury do wprowadzonego rachunku uŝytkownik powinien podświetlić wybrany dokument na Liście rachunków refundacyjnych, nacisnąć przycisk F9-Drukuj, a następnie wybrać opcję Fakturę VAT. Jeśli wśród usług wyszczególnionych na rachunku, istnieją takie, dla których nie zdefiniowano stawek VAT w Bazie Usług Medycznych (BUM), wyświetlony zostanie następujący komunikat: Strona 89 z 296

90 Rysunek 117 Komunikat Informuje on uŝytkownika, Ŝe lista usług, które wymagają uzupełnienia stawek VAT została zapisana w pliku tekstowym o nazwie BrakVAT.txt, w katalogu, w którym program został zainstalowany, czyli C:\KSSWD_2008\Informacje. W takiej sytuacji, naleŝy przejść do menu Słowniki Słownik produktów kontraktowych i jednostkowych oraz uzupełnić brakujące pozycje w Karcie usługi (operacja ta jest opisana w rozdziale Słowniki/Słownik produktów kontraktowych i jednostkowch). Przed wykonaniem wydruku konieczne jest uzupełnienie opcji w oknie Opcje drukowania faktury VAT, które otworzy się przed rozpoczęciem wydruku. Rysunek 118 Opcje drukowania faktury VAT Na wydruku faktury ujęte zostaną m.in. następujące dane (równieŝ uzupełnione w oknie Opcji): Numer faktury VAT, Termin zapłaty, Sposób zapłaty: Przelew, Gotówka, Ilość kopii W przypadku zaznaczenia opcji Duplikat zostanie wydrukowany oryginał i duplikat. W przypadku odznaczenia opcji Duplikat zostanie wydrukowany jedynie oryginał faktury. Rysunek 119 Wydruk faktury VAT Strona 90 z 296

91 P.I.KAMSOFT Drukowanie Noty księgowej Aby wydrukować notę księgową naleŝy podświetlić wybrany rachunek na liście, uŝyć przycisku, a następnie wybrać opcję Nota księgowa. W oknie, które się otworzy uŝytkownik moŝe dokonać wyboru opcji związanych z wydrukiem dokumentu. Rysunek 120 Podgląd wydruku noty księgowej Drukowanie załącznika do faktury Aby wydrukować załącznik do faktury naleŝy podświetlić wybrany rachunek na liście, uŝyć przycisku, a następnie wybrać opcję Załącznik do faktury. W oknie, które się otworzy uŝytkownik moŝe dokonać wyboru opcji związanych z wydrukiem dokumentu. Rysunek 121 Wydruk załącznika do faktury Strona 91 z 296

92 9 Rejestracja 9.1 Pacjenci UŜytkownik programu ma moŝliwość ewidencjonowania pacjentów. Pacjent, czyli członek Narodowego Funduszu Zdrowia lub osoba pozostająca na wyłącznym utrzymaniu członka NFZ - to osoba fizyczna, która jest identyfikowana przez: PESEL, Nazwisko i imię. Aby wyświetlić listę osób ubezpieczonych w NFZ naleŝy wybrać opcję Pacjenci (Ctrl+P) z menu Rejestracja. Rysunek 122 Lista pacjentów Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dopisanie nowego pacjenta, przeglądanie danych pacjenta, edycję informacji o pacjencie, - usunięcie wybranego pacjenta, - importowanie danych pacjentów z arkusza Excel, wydruk pełnej listy pacjentów, zapisanie listy pacjentów w formacie arkusza Excel lub pliku csv, - wyszukanie pacjentów wg kryterium Oddział NFZ, - zliczenie pacjentów wyszukanych na podstawie określonych kryteriów, zamknięcie okna. W dolnej części okna listy pacjentów znajdują się dwa typy informacji odnoszące się do podświetlonego na liście pacjenta. Strona 92 z 296

93 P.I.KAMSOFT Rysunek 123 Informacje o pacjencie Znajdują się tutaj informacje dotyczące: Informacja o danych adresowych uzupełnionych w karcie pacjenta. W przypadku, gdy dane te nie są kompletne zostaje tam umieszczony komunikat uzupełnij! informujący uŝytkownika o konieczności podania dodatkowych informacji. Informacja o deklaracjach złoŝonych przez pacjenta. Tabela z listą deklaracji złoŝonych przez pacjenta, w której są wyszczególnione następujące informacje: Typ deklaracji, Nazwisko i imię lekarza, Data złoŝenia, Rodzaj Wyszukiwanie pacjentów Obszar filtrowania danych w górnej części okna listy pacjentów pozwala na wyszukiwanie pacjentów wg kryterium: Oddział NFZ pacjenta, Pacjenci bez określonego Oddziału NFZ, Pacjenci uprawnieni do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji. Po wybraniu kryterium naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj aby odświeŝyć listę z danymi. Aby wyszukiwać pacjentów korzystając z funkcji Szukaj wg w polu Szukaj wg naleŝy wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Nazwisko;Imię pacjenta, PESEL (pacjenta), Data urodzenia, Uprawnienie pacjenta. Następnie w polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. Poszukiwani pacjenci zostaną w ten sposób wyświetleni na liście. JeŜeli będziemy chcieli wyszukać pacjenta, którego PESEL lub inne dane są nam znane, wystarczy w polu Szukaj wg wybrać odpowiednią opcję i wpisać numer PESEL do pola obok. Zaraz po tej czynności zostanie wyświetlony poszukiwany pacjent. Dokładnie tak samo jest z innymi poleceniami. Uwaga! Strona 93 z 296

94 Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko;Imię pacjenta, program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pacjentów. Wystarczy podać kilka pierwszychznaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. WaŜne jest jednak zachowanie kolejności. JeŜeli będzie nas interesować liczba wyszukanych pacjentów naleŝy kliknąć na ikonę kalkulatora. Spowoduje to wyświetlenie informacji o liczbie pacjentów. Rysunek 124 Wynik zliczania listy pacjentów Dodawanie pacjenta do bazy Aby dopisać nowego pacjenta do listy naleŝy kliknąć przycisk. Spowoduje to wyświetlenie Karty pacjenta - dodawanie, która pozwoli na wprowadzenie nowej osoby. W oknie tym znajdują się trzy zakładki: Rysunek 125 Okno wprowadzania nowego pacjenta Na zakładce Podstawowe naleŝy wprowadzić następujące informacje: Nazwisko, Imię, PESEL, Data urodzenia, Płeć, PESEL opiekuna (od roku 2007 nie jest wymagany), Opiekun, w przypadku gdy pacjent jest obcokrajowcem naleŝy zaznaczyć opcję cudzoziemiec i uzupełnić pola Numer paszportu, Kraj. JeŜeli pacjent jest uprawniony do korzystania z usług na podstawie przepisów o koordynacji naleŝy równieŝ zaznaczyć opcję Uprawniony do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji i za pomocą przycisku wprowadzić właściwe dokumenty uprawniające. Dokumenty takie moŝna równieŝ Strona 94 z 296

95 P.I.KAMSOFT wprowadzić z poziomu menu Rejestracja/Dokumenty uprawniające UE, stąd szczegółowy opis dodawania dokumentów został opisany w dalszej części instrukcji: Dodawanie dokumentów uprawniających UE. JeŜeli w polu Kraj zostanie wybrane państwo nie naleŝące do Unii Europejskiej (lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego), a zaznaczona zostanie opcja o uprawnieniu do korzystania ze świadczeń na podst. przepisów o koordynacji program wyświetla poniŝszą informację: Rysunek 126 Komunikat w przypadku wybrania kraju spoza UE/EOG Uprawnienie - podczas dodawania kolejnego pacjenta podpowiadane jest ostatnio wprowadzone uprawnienie, naleŝy uzupełnić dane dotyczące: Oddziału NFZ - jako Oddział pacjenta automatycznie podpowiadany jest domyślny OW wprowadzony w rejestracji świadczeniodawcy, Typ uprawnienia. Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego: numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, data waŝności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Numer legitymacji inwalidy wojennego/wojskowego, opcja ta pozwala na zaznaczenie w bazie informacji, iŝ pacjent wniósł sprzeciw odnoście gromadzenia danych osobowych. Uwaga! Gdy kursor opuszcza pole PESEL, w którym podano poprawne dane, następuje automatyczne uzupełnienie pola data urodzenia. Wprowadzając najpierw datę urodzenia, a później PESEL, moŝe się zdarzyć, Ŝe wprowadzimy błędne dane. Dlatego teŝ program automatycznie sprawdza, czy oba te pola są zgodne. Jeśli wystąpi błąd, pojawi się poniŝszy komunikat. JeŜeli poprawność wpisanych danych zostanie potwierdzona zostaną one wprowadzone do karty pacjenta. Rysunek 127 Komunikat brak zgodności pól: Data urodzenia i PESEL Podczas wprowadzania danych pacjenta, po opuszczeniu pola PESEL przez kursor, następuje automatyczne sprawdzenie czy pacjent o wpisanym numerze PESEL nie istnieje juŝ w bazie. JeŜeli osoba o takim nr PESEL została juŝ wcześniej wprowadzona na listę program informuje o tym fakcie komunikatem: Strona 95 z 296

96 Rysunek 128 Komunikat o istniejącym nr PESEL w bazie Uzupełniając dane opiekuna nie trzeba wypełniać pola PESEL opiekuna a następnie pola opiekun. Wystarczy gdy uŝytkownik w polu opiekun dokona wyboru właściwej osoby z listy, wtedy numer PESEL uzupełni się automatycznie. Uzupełnienie danych opiekuna jest szczególnie istotne w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze wieku trzech miesięcy. Deklaracje takich osób nie zostaną uwzględnione w generowanej liście aktywnej. Na zakładce Adres zamieszkania podaje się następujące informacje: kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu, nr telefonu, uwagi (pole to moŝe być uzupełnione dowolnym komentarzem uŝytkownika liczącym do 250 znaków). Rysunek 129 Dane adresowe w Karcie pacjenta Jeśli dane pacjenta zostały zaimportowane z arkusza Excel, a pole miejscowość nie jest wypełnione, oznacza to, Ŝe dane wypełnione w arkuszu nie były zgodne z informacjami w Bazie Administracyjnej Kraju w programie. Dane te są widoczne w karcie pacjenta na zakładce Adres zamieszkania. Dane te są eksportowane w raportach do NFZ. Na trzeciej zakładce Inne dane są uzupełniane informacje na temat schorzeń przewlekłych pacjenta. Istnieje moŝliwość wypełnienia do 5 kodów według słownika ICD 10. Nie jest to informacja wymagana, nie jest takŝe przekazywana w raporcie do Narodowego Funduszu Zdrowia. Uzupełnione w karcie pacjenta kody schorzeń pojawiają się w karcie wykonania usługi jako podpowiedź dla uŝytkownika. Strona 96 z 296

97 P.I.KAMSOFT Rysunek 130 Karta pacjenta - schorzenia przewlekłe W karcie pacjenta moŝemy poruszać się po polach: klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, tabulatorem na klawiaturze, uŝywając kombinacji klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku wyboru. Na karcie pacjenta dodawanie naleŝy wprowadzić dane pamiętając, Ŝe większość pól uzupełniamy wprowadzając dane ręcznie za pomocą klawiatury. Jednak część pól uzupełniamy za pomocą przycisku wyboru znajdującego się z prawej strony tych pól. Dotyczy to następujących informacji: Opiekun, Uprawnienie, Kraj, Miejscowość, Oddział NFZ, Kody schorzeń wg ICD 10. Rysunek 131 Wybieranie kodów schorzeń wg ICD 10 Strona 97 z 296

98 Wprowadzenie danych do karty pacjenta i kliknięcie przycisku OK, pozwoli na wprowadzenie danego pacjenta do bazy. UŜycie przycisku Anuluj spowoduje rezygnację z wprowadzenia danych określonego pacjenta do bazy Zmiana danych pacjenta Wprowadzone informacje o pacjencie mogą zostać zmodyfikowane przez uŝytkownika w późniejszym czasie. Aby dokonać zmiany wprowadzonych danych, naleŝy podświetlić wybranego pacjenta na liście, następnie uŝyć przycisku. Spowoduje to wyświetlenie Karty pacjenta - poprawianie pozwalającej na zmianę informacji o wybranej osobie. Rysunek 132 Poprawianie danych pacjenta W oknie tym moŝna dokonać korekt, postępując analogicznie, jak w przypadku dodawania pacjenta. Program automatycznie wprowadza dane dotyczące osoby i daty wprowadzenia w polu Zmodyfikował. Wprowadzone poprawki moŝemy zatwierdzić przyciskiem OK lub usunąć je przyciskiem Anuluj. Informacja o Oddziale NFZ, do którego naleŝy pacjent moŝe być równieŝ poprawiana, jednak zmiana taka ma daleko idące konsekwencje. W przypadku dokonania takiej zmiany nastąpi wycofanie wszystkich aktywnych deklaracji pacjenta. UŜytkownik określa w tym wypadku datę wycofania. Rysunek 133 Konsekwencje zmiany Oddziału NFZ pacjenta Po wpisaniu daty wycofania i naciśnięciu przycisku OK., zmiany te zostaną wprowadzone do bazy. UŜycie przycisku Anuluj oznacza rezygnację z wprowadzanych zmian Przeglądanie danych pacjenta JeŜeli uŝytkownik nie chce w danych pacjenta wprowadzać Ŝadnych zmian, a jedynie sprawdzić informacje, jakie są wpisane w karcie moŝe skorzystać z funkcji przeglądania. Strona 98 z 296

99 P.I.KAMSOFT Rysunek 134 Przeglądanie danych w Karcie pacjenta Usuwanie pacjentów W razie potrzeby program pozwala równieŝ na usunięcie wybranego pacjenta z listy, wystarczy: podświetlić na liście wybranego pacjenta, uŝyć przycisku. Pojawi się wtedy komunikat informujący o istnieniu deklaracji złoŝonej przez pacjenta przeznaczonego do usunięcia oraz pytanie czy wycofać ją. Dodatkowo naleŝy wypełnić pole z datą wycofania. Domyślnie program wyświetla datę bieŝącą, którą moŝna modyfikować. Rysunek 135 Usunięcie pacjenta Kliknięcie przycisku OK spowoduje usunięcie pacjenta z listy pacjentów oraz wycofanie jego deklaracji z listy deklaracji (opcja Deklaracje; menu Rejestracja) Wydruk listy pacjentów Lista pacjentów wprowadzonych do programu moŝe zostać wydrukowana. Po wybraniu przycisku, pojawi się okno Drukuj. Strona 99 z 296

100 Rysunek 136 Okno określania parametrów drukowania Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak taki wydruk będzie wyglądał, naleŝy uŝyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku. Rysunek 137 Podgląd wydruku listy pacjentów Po jego obejrzeniu, aby wyjść z okna, naleŝy kliknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu moŝna: zrezygnować z wydruku uŝyć przycisku Anuluj, wydrukować listę, naleŝy: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 138 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy pacjentów. Strona 100 z 296

101 P.I.KAMSOFT Raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami PESEL Z poziomu listy pacjentów uŝytkownik moŝe wygenerować raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami PESEL. Raport ten pozwala zweryfikować poprawność danych pacjentów w zakresie numerów PESEL i dat urodzenia. Aby utworzyć powyŝszy raport naleŝy z górnej części okna Listy pacjentów wybrać menu Narzędzia/Raport o datach urodzenia niezgodnych z numerem PESEL. JeŜeli w bazie pacjentów dane o numerach PESEL i datach urodzenia są spójne raport ten nie zostanie wygenerowany. JeŜeli dane te są niezgodne wyświetlony zostanie poniŝszy raport: Rysunek 139 Raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami PESEL W przypadku wystąpienia niezgodności urodzenia i nr PESEL naleŝy sprawdzić i poprawić nieprawidłowe dane o datach 9.2 Deklaracje UŜytkownik programu ma moŝliwość ewidencjonowania deklaracji. Deklaracja to pisemnie potwierdzona chęć leczenia się pacjenta w wybranej przez niego placówce świadczącej usługi POZ. Deklaracja jest identyfikowana przez: PESEL pacjenta, Nazwisko i imię pacjenta, Datę złoŝenia, Datę wycofania, Numer deklaracji, Typ deklaracji, Rodzaj deklaracji, Nr pr. wykonywania zawodu lekarza, Oddział NFZ, Aktualne przyporządkowanie do pozycji umowy. Aby wyświetlić listę deklaracji naleŝy wybrać opcję Deklaracje (Ctrl+D) z menu Rejestracja. Strona 101 z 296

102 Rysunek 140 Lista deklaracji Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dopisanie nowej deklaracji, poprawa danych w Karcie deklaracji, zmianę lekarza, u którego leczy się dany pacjent, wycofanie deklaracji danego pacjenta, usunięcie deklaracji danego pacjenta, wydruk pełnej listy deklaracji, eksport listy do Excela lub pliku CSV, - wyszukanie deklaracji według kryteriów umieszczonych w górnej części okna, - zliczenie deklaracji wyświetlonych na liście, zamknięcie okna. W dolnej części okna prezentowane są informacje na temat podświetlonej na liście deklaracji. Są to dane na temat aktualnego przyporządkowania deklaracji do umowy. Jest to bardzo istotna informacja, poniewaŝ tylko deklaracje aktywne, czyli przyporządkowane do usługi z kontraktu są wykazywane w listach aktywnych przesyłanych do NFZ. W przypadku gdy deklaracja jest aktywna, po jej podświetleniu na liście, w dolnej części okna zostaną zaprezentowane następujące dane: status deklaracji, numer umowy, numer usługi kontraktowanej, numer usługi szczegółowej. Rysunek 141 Dane o deklaracji JeŜeli deklaracja nie została przyporządkowana do pozycji umowy, wówczas jest prezentowana informacja o jej statusie. Strona 102 z 296

103 P.I.KAMSOFT W takim wypadku uŝytkownik powinien wykonać operację aktywowania deklaracji, wybierając w tym celu opcję Aktywacja deklaracji z menu Rejestracja. Czynności jakich naleŝy dokonać, aby przeprowadzić tą operacje opisane są w dalszej części instrukcji, w rozdziale Aktywacja deklaracji Wprowadzanie deklaracji do programu Aby wprowadzić nową deklarację na listę, naleŝy kliknąć przycisk Karta deklaracji - dodawanie.. Pojawi się wtedy Rysunek 142 Karta deklaracji Pole Pacjent uzupełnia się: otwierając okno Lista pacjentów, dokonując w tym oknie wyboru pacjenta, akceptując go przyciskiem OK. PowyŜsze czynności spowodują, Ŝe w karcie deklaracji zostanie uzupełnione imię i nazwisko w polu Pacjent. Pod tym polem jest prezentowana informacja na temat Oddziału NFZ, uprawnienia oraz numeru PESEL pacjenta. Informacje te moŝna poprawiać tylko w karcie pacjenta. Deklarację moŝna dodać tylko pacjentowi posiadającemu w bazie pacjentów uzupełnione dane adresowe. Przy próbie rejestracji deklaracji dla pacjenta, który nie posiada wprowadzonego adresu pojawia się następujący komunikat: Rysunek 143 Komunikat w przypadku próby dodania deklaracji pacjentowi, który nie posiada wprowadzonych danych adresowych Strona 103 z 296

104 W takim wypadku naleŝy na karcie pacjenta uzupełnić dane adresowe. Kolejną czynnością jest wskazanie typu deklaracji. W tym celu naleŝy na Karcie deklaracji-dodawanie kliknąć przycisk. Wyświetlone zostanie okno Dodawania deklaracji, które w zaleŝności od wybranego typu deklaracji (w polu Typ deklaracji) będzie posiadało inne pola i opcje. 1. Po wybraniu typu: lekarz rodzinny okno będzie wyglądało następująco: Rysunek 144 Dodawanie deklaracji pacjenta typ:lekarz Daną obligatoryjną do uzupełnienia jest osoba personelu. W tym celu klikamy na pole wyboru w wierszu Osoba personelu. Po ukazaniu się okna Wybieranie pracownika medycznego naleŝy dokonać wyboru. Rysunek 145 Wybieranie pracownika medycznego Po podświetleniu pozycji naleŝy kliknąć przycisk OK. Dodatkowo w oknie Dodawania deklaracji znajdują się informacje, które uzupełnia się opcjonalnie: Typ podopiecznego wybierany z rozwijanej listy: Dla osób pełniących słuŝbę wojskową: pole Deklaracja składana w miejscu pełnienia zasadniczej słuŝby wojskowej, Strona 104 z 296

105 P.I.KAMSOFT Dla obcokrajowców: Numer poświadczenia druku E100 lub numer umowy o dobrowolne ubezpieczenie 2. Po wybraniu typu: pielęgniarka środ.naucz. i wych. okno będzie wyglądało następująco: Rysunek 146 Dodawanie deklaracji pacjenta typ: pielęgniarka środ.naucz. i wych. Dane obligatoryjne do uzupełnienia to: osoba personelu, rodzaj deklaracji typ szkoły wybierany z rozwijanej listy: rodzaj szkoły wybierany ze słownika: Rysunek 147 Okno wyboru typów szkół i placówek oświatowych Aby wybrać szkołę/placówkę oświatową naleŝy zaznaczyć ją na liście i uŝyć klawisza OK. w powyŝszym oknie. REGON szkoły Dodatkowo w oknie Dodawania deklaracji znajdują się informacje, które uzupełnia się opcjonalnie: Strona 105 z 296

106 Profilaktyka fluorkowa, Dla obcokrajowców: Numer poświadczenia druku E100 lub numer umowy o dobrowolne ubezpieczenie 3. Po wybraniu typu: pielęgniarka środowiskowa okno będzie wyglądało następująco: Rysunek 148 Dodawanie deklaracji pacjenta typ: pielęgniarka środowiskowa Daną obligatoryjną do uzupełnienia jest osoba personelu. Dodatkowo w oknie Dodawania deklaracji znajdują się informacje, które uzupełnia się opcjonalnie: Typ podopiecznego wybierany z rozwijanej listy: Dla osób pełniących słuŝbę wojskową: opcja Deklaracja składana w miejscu pełnienia zasadniczej słuŝby wojskowej, Opcja: Deklaracja nie jest podstawą płatności Dla obcokrajowców: Numer poświadczenia druku E100 lub numer umowy o dobrowolne ubezpieczenie 4. Po wybraniu typu: połoŝna środowiskowa okno będzie wyglądało następująco: Strona 106 z 296

107 P.I.KAMSOFT Rysunek 149 Dodawanie deklaracji pacjenta typ: połoŝna środowiskowa Daną obligatoryjną do uzupełnienia jest osoba personelu. Dodatkowo w oknie Dodawania deklaracji znajdują się informacje, które uzupełnia się opcjonalnie: Typ podopiecznego wybierany z rozwijanej listy: Dla obcokrajowców: Numer poświadczenia druku E100 lub numer umowy o dobrowolne ubezpieczenie W oknie Karta deklaracji-dodawanie dodatkowo istnieje moŝliwość zaznaczenia opcji Aktywuj deklaracje, która powoduje automatyczną aktywację deklaracji, gdy w bazie usług medycznych istnieje tylko jedna zakontraktowana usługa związana z takim samym typem deklaracji, jak wprowadzona deklaracja pacjenta. Wykonywanie kolejnych czynności będzie zaleŝało od tego czy będziemy wprowadzać dla danego pacjenta następne typy deklaracji, czy teŝ poprzestaniemy na juŝ wprowadzonej. JeŜeli będzie to tylko jeden typ deklaracji wystarczy jeszcze uzupełnić pole data złoŝenia deklaracji i na zakończenie uŝyć przycisk OK. Dane wprowadzone na karcie zostaną wprowadzone na listę deklaracji. W przypadku, gdy będziemy chcieli wprowadzić dla danego pacjenta większą ilość deklaracji, po wprowadzeniu jednej deklaracji naleŝy ponownie uŝyć przycisku F2-Dodaj. Dalsze czynności naleŝy wykonywać tak samo, jak w przypadku dodawania pierwszego typu deklaracji. W przypadku pomyłki moŝna wprowadzony typ deklaracji oraz lekarza poprawić lub usunąć, podświetlając pozycję i uŝywając odpowiednio przycisku i. Uwaga! Jedynie dane dotyczące osoby i daty, która wprowadziła daną deklarację są uzupełniane automatycznie przez program. Strona 107 z 296

108 Jeśli wszystkie dane będą się zgadzać, moŝna deklarację wprowadzić na listę uŝywając przycisku OK. JeŜeli w programie istnieje juŝ dany typ deklaracji tego pacjenta, pojawi się wtedy stosowny komunikat. Rysunek 150 Komunikat o występowaniu juŝ deklaracji danego typu Komunikat będzie pokazywał się dopóki nie wyjaśnimy tej sytuacji i nie usuniemy błędnych danych Poprawa danych dotyczących wybranej deklaracji Aby zmienić dane dotyczące wybranej deklaracji wystarczy uŝyć przycisku się wtedy okno Karta deklaracji poprawianie.. Pojawi Uwaga! Deklaracja moŝe zostać poprawiona do chwili, kiedy informacja o niej zostanie wykazana w zatwierdzonej liście aktywnej. JeŜeli taka operacja zostanie wykonana wówczas będzie moŝna jedynie wycofać deklarację i złoŝyć drugą z poprawnymi danymi. Rysunek 151 Karta deklaracji poprawianie W karcie deklaracji - poprawianie moŝna poprawiać dane w polu data złoŝenia oraz numer. Deklaracja nie moŝe zostać poprawiona jeŝeli została juŝ wykazana w zatwierdzonym raporcie dla NFZ. W takim przypadku po podświetleniu deklaracji na liście nie będzie aktywny przycisk F4-Popraw natomiast pojawi się przycisk F4-Podgląd. UmoŜliwia on przeglądanie danych w karcie deklaracji, bez moŝliwości wprowadzania zmian. JeŜeli wybrana deklaracja jest przyporządkowana do pozycji umowy to poprawiana data złoŝenia deklaracji nie moŝe być późniejsza od daty utworzenia przyporządkowania. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji uŝytkownik zostanie o tym poinformowany. Strona 108 z 296

109 P.I.KAMSOFT Rysunek 152 Zmiana daty złoŝenia deklaracji komunikat Zmiana lekarza wybranego pacjenta W przypadku, gdy zaistnieje potrzeba zmiany lekarza w deklaracji naleŝy: podświetlić deklarację na liście deklaracji, uŝyć przycisku. Rysunek 153 Zmiana lekarza Po uŝyciu przycisku wyboru, znajdującego się obok pola Lekarz docelowy, pojawi się okno Wybieranie lekarza, w którym powinno się wyszukać lekarza, u którego pacjent zdecydował się leczyć, podświetlić go a następnie uŝyć przycisku OK. Po kliknięciu OK, nastąpi wyjście z okna Wybieranie lekarza. Gdy nie podamy lekarza (pozostawimy puste pole Lekarz na karcie deklaracji nie będziemy mieć informacji o lekarzu). Zaznaczenie opcji wycofaj deklarację i złóŝ nową z datą przekazania spowoduje, Ŝe w chwili zatwierdzenia zmiany lekarza dotychczasowa deklaracja zostanie umieszczona na liście deklaracji wycofanych. Natomiast deklaracja z danymi nowego lekarza będzie złoŝona z taką datą początkową, jaka zostanie uzupełniona w polu data przekazania. Pole data przekazania jest automatycznie uzupełnione przez program bieŝącą datą. Istnieje jednak moŝliwość zmiany daty. Zmiana lekarza spowoduje więc wycofanie i utworzenia nowej deklaracji Wycofanie lub usunięcie deklaracji pacjenta Zarówno operacji usunięcia jak i wycofania deklaracji dokonuje się z poziomu Listy deklaracji. UŜycie przycisku spowoduje, Ŝe deklaracja zniknie z listy deklaracji. Funkcję tą moŝna stosować w przypadku, gdy deklaracja została pomyłkowo wprowadzona do programu. Operacji usunięcia deklaracji moŝna dokonać tylko wówczas, gdy deklaracja nie została jeszcze wykazana w zatwierdzonej liście POZ przesyłanej do Oddziału NFZ. Aby usunąć deklarację naleŝy: w oknie Lista deklaracji podświetlić wybraną deklarację, uŝyć przycisku ShF8-Usuń. Po wykonaniu powyŝszych czynności wyświetlony zostanie następujący komunikat: Strona 109 z 296

110 Rysunek 154 Pytanie o usunięcie deklaracji Wybór odpowiedzi Tak spowoduje usunięcie deklaracji. Przycisk powoduje powstanie wpisu na Liście deklaracji wycofanych. Wycofując deklarację uŝytkownik określa, jaka jest data wycofania tej deklaracji. Wpis taki jest przekazywany w Liście POZ do Oddziału NFZ i oznacza, Ŝe pacjent, który złoŝył deklarację, potem zrezygnował i np. przeniósł się do innego świadczeniodawcy. Jeśli pacjent będzie chciał wycofać swoją deklarację, naleŝy: w oknie Lista deklaracji podświetlić wybraną deklarację, uŝyć przycisku. Spowoduje to wyświetlenie okna Wycofanie deklaracji, w którym naleŝy uzupełnić pole data wycofania. Program automatycznie uzupełnia w tym polu datę bieŝącą, którą w razie potrzeby moŝna modyfikować. Rysunek 155 Wycofanie deklaracji Wycofanie deklaracji nastąpi automatycznie w następujących przypadkach: w chwili zmiany lekarza po uŝyciu przycisku, gdy zaznaczona będzie opcja wycofaj deklarację i złóŝ nową z datą przekazania (operacja ta jest opisana w podrozdziale Zmiana lekarza wybranego pacjenta). w momencie przekazania pacjenta między lekarzami, którego dokonuje się poprzez uŝycie przycisku PrzekaŜ w oknie Lista pracowników medycznych (zostało to opisane w podrozdziale Przekazywanie pacjentów między lekarzami) w przypadku zmiany w karcie pacjenta Oddziału Funduszu, do którego jest on zapisany (operacja ta została przedstawiona w podrozdziale Zmiana Oddziału NFZ pacjenta) Przywracanie wycofanej deklaracji W przypadku, gdy deklaracja pacjenta zostanie omyłkowo wycofana uŝytkownik moŝe anulować tą operację. Aby wyświetlić listę wycofanych deklaracji naleŝy wybrać kryterium deklaracje wycofane i uŝyć przycisku Zastosuj. W celu przywrócenia wycofanej deklaracji naleŝy ją podświetlić na liście, a następnie uŝyć przycisku operacji.. W oknie przywracania deklaracji naleŝy określić datę tej Rysunek 156 Przywracanie deklaracji Strona 110 z 296

111 P.I.KAMSOFT Operacja przywrócenia deklaracji nie będzie mogła zostać wykonana jeŝeli zaistnieje jedna z wymienionych okoliczności: przywracana deklaracja została złoŝona w innym Oddziale NFZ, niŝ wskazana w Karcie pacjenta, juŝ istnieje deklaracja pacjenta o podanym typie, Wyszukiwanie deklaracji W programie moŝna wyszukiwać deklaracje na dwa sposoby. KaŜdy z nich pozwala na wyselekcjonowanie deklaracji według róŝnych zasad oraz kryteriów. Pierwszy z nich umoŝliwi znalezienie deklaracji, uwzględniając przy wyszukiwaniu kryteria znajdujące się w górnej części okna Lista deklaracji: Rysunek 157 Kryteria wyszukiwania deklaracji w górnej części okna Za pomocą dostępnych filtrów moŝna wyszukać deklaracje na podstawie następujących kryteriów: Deklaracje: niewycofane, złoŝone, wycofane. Zakres dat w okresie od...do..., Rodzaj deklaracji: Typ szkoły I.1, Typ szkoły I.2, Typ szkoły II, Typ szkoły IIIA, Typ szkoły IIIB, Typ szkoły IIIC, Szczególne warunki nauczania i wychowania. Typ deklaracji: lekarz rodzinny, pielęgniarka środ. naucz. i wych., pielęgniarka środowiskowa, połoŝna środowiskowa, specjalny (hospicja, zol, opieka paliatywna), lekarz szkolny. Lekarz, Oddział NFZ pacjenta, Pacjent, Płeć. Rozwinięcie pól Pacjent, Lekarz uzyskamy uŝywając przycisku wyboru, znajdującego się z prawej strony kaŝdego z tych pól. Po kliknięciu na pole wyboru Pacjent, wyświetlone zostanie okno Wybieranie pacjenta. Po wybraniu pacjenta (podświetleniu wybranej pozycji w oknie Wybieranie pacjenta), naleŝy zaakceptować decyzję przyciskiem OK. W wyniku tej czynności dany pacjent zostanie przeniesiony do pola pacjent w oknie Lista deklaracji. W analogiczny sposób postępujemy z wyborem lekarza. Za pomocą przycisku wyboru wchodzimy do okna Wybieranie pracownika medycznego. Po wybraniu lekarza (podświetleniu wybranej pozycji Strona 111 z 296

112 w oknie: Wybieranie pracownika medycznego), naleŝy zaakceptować decyzję przyciskiem OK w wyniku tej czynności, lekarz zostanie wprowadzony do pola lekarz w oknie Lista deklaracji. W obu przypadkach przycisk Anuluj spowoduje rezygnację z wybranego lekarza lub pacjenta i powrót do okna Lista deklaracji. Po uŝyciu przycisku w górnym oknie uzyskamy moŝliwość wyfiltrowania osób (poprzez zaznaczenie oczekiwanych pozycji): Deklaracje bez określonej osoby personelu, Deklaracje bez nr PESEL. Po uzupełnieniu pól zawęŝających listę wyświetlonych deklaracji naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj. Po wykonaniu tej operacji program automatycznie wprowadzi na listę wszystkie deklaracje odpowiadające wprowadzonym kryteriom. Uwaga! Aby dokonać zawęŝenia listy wyświetlonych deklaracji moŝna wypełnić jedno, kilka lub wszystkie pola, stanowiące kryterium wyboru. Przykładowo, jeŝeli będziemy chcieli wyszukać wszystkie złoŝone deklaracje pacjentów leczących się u doktora Jana Nowaka, wystarczy: za pomocą przycisku wyboru wejść do okna Wybór pracownika medycznego, wybrać Jana Nowaka, zaakceptować wybór przyciskiem OK, W polu Deklaracje wybrać opcję złoŝone, uŝyć przycisku Zastosuj. Drugi sposób pozwala na odnalezienie szukanej pozycji na liście pacjentów za pomocą funkcji Szukaj wg. Uwaga! Wyszukiwanie w polu Szukaj wg moŝe być przeprowadzone, jeŝeli w górnej części okna nie jest określone kryterium daty złoŝenia deklaracji. Najpierw w polu Szukaj wg naleŝy wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Nazwisko;Imię pacjenta, PESEL pacjenta, Nr deklaracji. W polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. Poszukiwane deklaracje zostaną wyświetlone na liście. Uwaga! Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko;Imię (pacjenta), program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pacjentów. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. WaŜne jest jednak zachowanie kolejności. Strona 112 z 296

113 P.I.KAMSOFT Określanie liczby deklaracji wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów. JeŜeli będzie nas interesować liczba wyszukanych deklaracji naleŝy kliknąć na ikonkę kalkulatora Wówczas pojawi się informacja o liczbie deklaracji. Rysunek 158 Liczba deklaracji Wydruk listy deklaracji Na poziomie okna Lista deklaracji została wprowadzona równieŝ moŝliwość wydrukowania listy deklaracji wprowadzonych do bazy. Po wybraniu przycisku, pojawi się okno Drukuj. Rysunek 159 Oko zaznaczania parametrów drukowania Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak taki wydruk będzie wyglądał, naleŝy uŝyć przycisku. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku. Strona 113 z 296

114 Rysunek 160 Okno podglądu wydruku deklaracji Po jego obejrzeniu, aby wyjść z okna naleŝy kliknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu moŝna: zrezygnować z wydruku uŝyć przycisku Anuluj, wydrukować listę: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy deklaracji. Rysunek 161 Potwierdzenie wydruku 9.3 Aktywacja deklaracji UŜytkownik programu powinien przeprowadzić operację aktywowania złoŝonych deklaracji, czyli przyporządkowania deklaracji do pozycji specyfikacji umowy rozliczanej na podstawie listy POZ. Jest to czynność bardzo istotna poniewaŝ deklaracje nie przyporządkowane nie zostaną wzięte pod uwagę w momencie generowania listy POZ. Aby dokonać czynności przyporządkowania deklaracji do pozycji umowy naleŝy w menu Rejestracja wybrać opcję Aktywacja deklaracji (Ctrl+ A). Strona 114 z 296

115 P.I.KAMSOFT Rysunek 162 Przyporządkowanie deklaracji do pozycji umów Ustalanie przedziałów wiekowych pacjentów Specyfika niektórych usług powoduje, Ŝe są one świadczone dla pacjentów w określonym wieku. Aby móc przyporządkować do wybranej usługi deklaracje osób we właściwym przedziale wiekowym naleŝy najpierw ustalić te przedziały. Czynności tej moŝna dokonać wybierając pozycję Opcje w menu Narzędzia. W oknie Opcje uŝytkownik powinien wybrać zakładkę Deklaracje POZ. Rysunek 163 Ustalanie grup wiekowych pacjentów W celu stworzenia listy przedziałów wiekowych naleŝy wypełnić pola Zakres granicznymi wartościami przedziału wiekowego, a następnie uŝyć przycisku. Przedział wiekowy zostanie umieszczony na liście. Zakresy wiekowe zawierające literkę m oznaczają miesięczne określenie wieku, np. zakres 0-2m oznacza wiek: 0 do 2 miesięcy. W celu usunięcia wprowadzonego przedziału wiekowego naleŝy go podświetlić na liście i uŝyć przycisku. Aby poprawić dane wybranego przedziału podświetlamy go, wprowadzamy nowe wartości zakresu i uŝywamy przycisku Automatyczna aktywacja deklaracji W programie wprowadzono ułatwienie polegające na automatycznym przypisaniu złoŝonych deklaracji do pozycji specyfikacji umowy. Mechanizm ten zadziała w momencie gdy w bazie usług Strona 115 z 296

116 medycznych istnieje tylko jedna zakontraktowana usługa związana z takim samym typem deklaracji jak wprowadzana nowa deklaracja pacjenta. W przypadku, gdy usług takich będzie więcej uŝytkownik sam musi dokonać wyboru, do której z nich przypisać deklaracje pacjentów. Proces automatycznego przyporządkowania postępuje w określonej kolejności, tzn. najpierw do bazy usług musi zostać wprowadzona usługa. Przyporządkowane do niej będą wszystkie nowe deklaracje pacjentów o właściwym typie deklaracji. Mechanizm nie działa w odwrotnej kolejności, czyli w chwili wprowadzania usługi nie zostają do niej automatycznie przyporządkowane deklaracje pacjentów wprowadzone wcześniej do bazy. Aby złoŝona deklaracja została automatycznie przyporządkowana do odpowiedniej pozycji umowy naleŝy na karcie deklaracji włączyć opcję Filtrowanie deklaracji pacjentów W oknie Aktywacja deklaracji (menu: Rejestracja/Aktywacja deklaracji) uŝytkownik ma moŝliwość filtrowania deklaracji pacjentów uwzględniając następujące kryteria (górna część okna): Rysunek 164 Dostępne filtry w oknie Aktywacja deklaracji Aktywowane do pozycji umowy po uŝyciu przycisku zostanie otwarte okno Wybór umowy, które naleŝy dalej rozwinąć w celu wyboru odpowiedniego punktu umowy i dalej wskazanie szukane pozycji z pakietu. Wybór naleŝy potwierdzić przyciskiem OK. Typ deklaracji - wyszukiwanie mające na celu wyświetlenie deklaracji określonego typu następuje po wybraniu w polu typ jednej z moŝliwych pozycji: Lekarz rodzinny, Pielęgniarka środ. Naucz. i wych., Pielęgniarka środowiskowa, PołoŜna środowiskowa, Specjalny (hospicja, zol, opieka paliatywna). Rodzaj deklaracji: Typ szkoły I.1, Typ szkoły I.2, Typ szkoły II, Typ szkoły IIIA, Typ szkoły IIIB, Typ szkoły IIIC, Szczególne warunki nauczania i wychowania. Płeć, Oddział NFZ, Lekarz, Zakresy wiekowe - podczas filtrowania deklaracji według wieku pacjentów wykorzystywane są przedziały wiekowe ustalone przez uŝytkownika w menu Narzędzia, pozycja Opcje. Po uŝyciu przycisku Zakresy wiekowe pokaŝe się podmenu, z którego naleŝy wybrać odpowiedni przedział wiekowy pacjentów. Strona 116 z 296

117 P.I.KAMSOFT Uwaga! Rysunek 165 Wybór przedziału wiekowego pacjentów Gdy dokonamy zawęŝenia listy deklaracji według kryterium wieku, a chcemy powrócić do pełnej listy naleŝy wybrać opcję Wszystkie z listy zakresów wiekowych. W oknie Aktywacja deklaracji istnieje moŝliwość wyszukania wszystkich deklaracji złoŝonych przez konkretnego świadczeniobiorcę. Wyszukiwać moŝemy podając jako kryterium numer PESEL lub Nazwisko i imię pacjenta. W tym celu w dolnej części okna wykorzystujemy opcję Szukaj wg. Rysunek 166 Kryteria wyszukiwania deklaracji pacjenta Wyszukując nie musimy podawać całego numeru PESEL lub imienia i nazwiska - wystarczy jeŝeli zostanie wpisane kilka początkowych znaków z wyszukiwanego zakresu Aktywacja deklaracji Gdy uŝytkownik chce sprawdzić ile złoŝonych przez pacjentów deklaracji nie zostało jeszcze przyporządkowanych do pozycji umów, powinien pozostawić puste pole Aktywowane do pozycji umowy oraz uŝyć przycisk Zastosuj. Gdy zostanie wyświetlona lista wolnych deklaracji kolejnym etapem jest określenie parametru Wiek w latach z dokładnością do... MoŜliwe parametry do wyboru to: rocznika - wiek pacjenta liczony na podstawie roku urodzenia, miesiąca (zalecany) - wiek pacjenta liczony z dokładnością co do miesiąca urodzenia, dnia - wiek pacjenta liczony z dokładnością co do dnia urodzenia. Wiek pacjenta nie jest liczony na podstawie aktualnej daty systemowej lecz na podstawie daty ustawionej w polu Kontrola wieku na dzień. Kolejnym krokiem jest określenie do której usługi mają zostać one przyporządkowane. W tym celu naleŝy w polu Aktywuj do pozycji umowy w dolnej części okna wybrać usługę. Dokonujemy tego uŝywając przycisku wyboru, który pozwoli nam otworzyć bazę usług zakontraktowanych przez NFZ i rozliczanych przy uŝyciu listy POZ. Po wybraniu pozycji umowy, do której mają zostać przyporządkowane deklaracje i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK usługa zostanie umieszczona w dolnym polu okna, w którym dokonujemy przyporządkowania. Aby nie wyświetlać wszystkich deklaracji a tylko te, które mogą być przypisane do wybranej przez uŝytkownika usługi, w polu Typ naleŝy wybrać typ deklaracji zgodny z tym jakiego wymaga ta usługa. Gdy czynności te zostaną wykonane moŝna przystąpić do przyporządkowania deklaracji. W tym celu naleŝy wybrać z listy deklaracji pozycje, które mają być przypisane do wybranej usługi, a następnie naleŝy je kolejno podświetlić i uŝyć przycisku F2-Zaznacz/Odznacz. Zaznaczone deklaracje zostaną wyróŝnione Ŝółtym kolorem. Strona 117 z 296

118 Gdy chcemy cofnąć zaznaczenie deklaracji, podświetlamy ją i równieŝ uŝywamy przycisku. Gdy juŝ wszystkie deklaracje, które chcemy przyporządkować do wybranej usługi zostaną zaznaczone, przystępujemy do ich przekazania przy uŝyciu przycisku. JeŜeli uŝytkownik zamierza przypisać wszystkie deklaracje umieszczone na liście powinien zaznaczyć opcję Aktywuj/Deaktywuj wszystkie z listy umieszczoną w dolnej części okna, a następnie uŝyć przycisku. Włączenie tej opcji powoduje, Ŝe nie trzeba zaznaczać po kolei wszystkich pozycji z listy, a zostaną one automatycznie przyporządkowane. Jeśli w trakcie wykonywania operacji program napotka na deklarację pacjenta, którego wiek nie mieści się w zakresie wiekowym wskazanej pozycji umowy, wyświetlony zostanie następujący komunikat: Rysunek 167 Komunikat wiek pacjenta niezgodny z zakresem wiekowym usługi UŜytkownik moŝe dokonać wyboru jednej spośród trzech opcji: - spowoduje, Ŝe operacja przyporządkowania zostanie przerwana, - spowoduje, Ŝe operacja przyporządkowania zostanie wznowiona, jednak jeśli program napotka kolejną deklarację pacjenta, którego wiek wykracza poza zakres wiekowy wybranej specyfikacji umowy, komunikat zostanie wyświetlony ponownie, - spowoduje, Ŝe operacja przyporządkowywania będzie przeprowadzona do końca bez wyświetlania komunikatów o deklaracjach pacjentów, których wiek wykracza poza zakres wiekowy wybranej specyfikacji umowy Ustawienie rodzajów deklaracji W oknie Aktywacja deklaracji dla deklaracji typu 2 (pielęgniarka środ. naucz. i wych) moŝna ustawić dodatkowo rodzaj deklaracji, dla tych, które jeszcze nie posiadają określonego rodzaju. W tym celu naleŝy uŝyć przycisku Ustaw rodzaj deklaracji. JeŜeli w górnej części okna, w filtrze Typ nie zostanie wybrany odpowiedni typ deklaracji, system wyświetla komunikat: Rysunek 168 Komunikat w przypadku braku określenia typu deklaracji Przyporządkowanie rodzajów deklaracji moŝna wykonać na dwa sposoby: Strona 118 z 296

119 P.I.KAMSOFT Ustawienie rodzaju dla wszystkich deklaracji. Aby przypisać określony rodzaj deklaracji do wszystkich deklaracji wyświetlonych na liście naleŝy zaznaczyć opcję Aktywuj/Deaktywuj wszystkie z listy i następnie uŝyć przycisku. Wszystkim deklaracjom z listy (które nie miały jeszcze ustawionego rodzaju) zostanie przypisany wybrany przez uŝytkownika rodzaj deklaracji. Ustawienie rodzaju dla wybranych deklaracji. Aby przypisać określony rodzaj deklaracji do wybranych deklaracji wyświetlonych na liście naleŝy zaznaczyć te deklaracje wykorzystując funkcję F2-Zaznacz/Odznacz i następnie uŝyć przycisku. Zaznaczonym deklaracjom (które nie miały jeszcze ustawionego rodzaju) zostanie przypisany wybrany rodzaj deklaracji. Po wybraniu typu deklaracji oraz zakresu dokumentów, które mają być zmienione moŝna wykonać ustawienie odpowiednich rodzajów deklaracji: dla deklaracji typu 2 - pielęgniarka środ. naucz. i wych.; moŝna określić następujące rodzaje: typ szkoły I.1, typ szkoły I.2, typ szkoły II, typ szkoły IIIA, typ szkoły IIIB, typ szkoły IIIC. Rysunek 169 Ustawienie rodzaju deklaracji dla typu: Pielęgniarka środ. naucz. i wych. Aby zrezygnować z wykonania operacji naleŝy kliknąć Anuluj Przekazanie deklaracji do innej usługi W celu przekazania przyporządkowanych deklaracji, do innej usługi, naleŝy: w górnym polu okna Aktywacja deklaracji wybrać usługę, do której deklaracje są przyporządkowane w tej chwili, w dolnym polu wybrać usługę, do której będziemy przekazywali deklaracje. Operacja przekazywania przebiega w taki sam sposób jak w przypadku deklaracji przyporządkowywanych po raz pierwszy. NaleŜy zaznaczyć deklaracje lub wybrać opcję Aktywuj wszystkie z listy, a następnie uŝywając przycisku dokonać operacji przyporządkowania. Aby uniemoŝliwić przyporządkowanie deklaracji do usługi wymagającej innego typu deklaracji wprowadzono zabezpieczenie. W momencie gdy zaznaczone zostaną deklaracje o błędnym typie, uŝycie przycisku nie spowoduje Ŝadnego skutku Usunięcie przyporządkowania W przypadku gdy deklaracje pacjentów zostały błędnie przyporządkowane uŝytkownik ma moŝliwość usunąć to przyporządkowanie w taki sposób, który nie pozostawi w bazach programu informacji o stworzonym wcześniej przyporządkowaniu. W tym celu naleŝy zaznaczyć wybrane Strona 119 z 296

120 deklaracje, uaktywnić opcję Usuń fizycznie, a następnie uŝyć przycisku Uwaga!. UŜycie opcji Usuń fizycznie nie jest moŝliwe w przypadku tych deklaracji, które zostały juŝ wykazane w zatwierdzonej liście aktywnej Grupowa deaktywacja deklaracji Gdy uŝytkownik chce wycofać aktywne deklaracje, powinien: za pomocą ustawień filtrów wyszukiwania wyświetlić poŝądane aktywne deklaracje, z wyselekcjonowanej listy naleŝy zaznaczyć deklaracje, które uŝytkownik chce wycofać z pozycji umowy za pomocą przycisku lub w przypadku potrzeby deaktywowania wszystkich listy wystarczy zaznaczyć opcję, uŝyć przycisku. Po tej operacji wszystkie wskazane deklaracje zostaną wycofane i będą nieaktywne do momentu ponownej aktywacji. 9.4 Dokumenty uprawniające UE W związku z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej zaistniały nowe warunki do swobodnego przepływu usług - w tym usług medycznych. Pojawiła się moŝliwość realizacji świadczeń dla polskich pacjentów w krajach Unii Europejskiej i odwrotnie. Dlatego teŝ w programie KS-SWD_XML wprowadzono nowe funkcje umoŝliwiające rejestrację usług realizowanych na podstawie przepisów o koordynacji i odpowiednich dokumentów uprawniających UE (świadczenia dla pacjentów z Unii Europejskiej) Dodawanie dokumentów uprawniających UE W celu wprowadzenia nowego dokumentu naleŝy otworzyć Listę dokumentów uprawniających do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji, uruchamianą z poziomu menu Rejestracja/Dokumenty uprawniające UE. Rysunek 170 Lista dokumentów uprawniających Strona 120 z 296

121 P.I.KAMSOFT Po uruchomieniu tego okna naleŝy uŝyć przycisku formatki:, co spowoduje wyświetlenie poniŝszej Rysunek 171 Karta dodawania dokumentu uprawniającego Uwaga! Przed rozpoczęciem dodawania dokumentów uprawniających naleŝy zaimportować słownik instytucji właściwych. Jest to operacja niezbędna, umoŝliwiająca wybór właściwej instytucji podczas dodawania dokumentów. Operacja importu bazy instytucji została opisana w dalszej części instrukcji dotyczącej importu danych Import słownika instytucji właściwych UE. Na Karcie dodawania nowego dokumentu naleŝy podać wszystkie wymagane informacje. NiezaleŜnie od wybranego dokumentu uprawniającego naleŝy uzupełnić następujące pola: Państwo, Rodzaj dokumentu uprawniającego, Nazwisko i imię osoby, której wydano dokument, Numer identyfikacyjny osoby (lub nr PESEL w przypadku wprowadzania Poświadczenia z numerem PESEL), Datę urodzenia (przy dodawaniu Poświadczenia z nr PESEL data urodzenia uzupełniania jest przez program automatycznie), Status osoby, Podstawę prawną udzielania świadczeń. Pozostałe pola obligatoryjne są determinowane przez rodzaj dokumentu uprawniającego i naleŝy podać odpowiednio: Poświadczenie: Numer dokumentu, Data wystawienia dokumentu, Okres waŝności dokumentu. Dla druku serii E100: Rodzaj druku, Data wystawienia dokumentu, Okres waŝności dokumentu, Instytucja właściwa. Dla karty EKUZ: Numer dokumentu, Data końca okresu waŝności. Strona 121 z 296

122 Dla certyfikatu: Numer dokumentu, Okres waŝności dokumentu. JeŜeli nie zostanie wprowadzona wymagana informacja, wówczas przy zamykaniu karty wyświetlane są odpowiednie komunikaty. Np.: Rysunek 172 Komunikat Rysunek 173 Komunikat Pozostałe dane: Adres pacjenta w Polsce, Adres pacjenta w państwie właściwym, Instytucja właściwa. moŝna uzupełnić, jednak nie są one konieczne do zapisania dokumentu. Uwaga! W przypadku dokumentów, dla których wymagane jest podanie instytucji właściwej naleŝy w polu Instytucja właściwa wybrać z listy odpowiednią instytucję. Aby moŝliwe było wybranie tej informacji naleŝy przed rozpoczęciem dodawania dokumentów uprawniających zaimportować słownik instytucji. Operacja importu bazy instytucji została opisana w dalszej części instrukcji dotyczącej importu danych Import słownika instytucji właściwych UE. Przy próbie dodania dokumentu uprawniającego, który juŝ istnieje w bazie program wyświetla jeden z poniŝszych komunikatów: Rysunek 174 Komunikat w przypadku próby dodania dokumentu uprawniającego, który juŝ istnieje w bazie W przypadku druków serii E100 nie mogą powtarzać się informacje: Kraj, Rodzaj dokumentu, Imię i nazwisko osoby, której wydano dokument, Strona 122 z 296

123 P.I.KAMSOFT Data urodzenia osoby, której wydano dokument, Data wystawienia dokumentu. Dla pozostałych dokumentów uprawniających (Poświadczenie, Certyfikat, Karta EKUZ) niepowtarzalność naleŝy zachować dla informacji: Kraj, Rodzaj dokumentu, Identyfikator osoby, której wydano dokument, Data wystawienia dokumentu Poprawa dokumentów uprawniających UE Aby zmodyfikować dane dokumentu uprawniającego, dokumentów uprawniających UE i wybrać operację poprawiania, w której moŝna wprowadzić zmiany. naleŝy zaznaczyć go na liście. Wyświetlona zostanie Karta Rysunek 175 Okno poprawiania dokumentu uprawniającego Usuwanie Dokumentów Uprawniających UE Operacja usuwania dokumentów moŝe być wykonana tylko dla tych dokumentów, na podstawie których nie zrealizowano juŝ usług. W przypadku próby usunięcia takiego dokumentu pojawia się komunikat: Rysunek 176 Komunikat przy próbie usunięcia dokumentu, na podstawie którego zrealizowano usługę Aby usunąć taki dokument najpierw naleŝy usunąć usługi, w których jest odwołanie do wybranego dokumentu, a dopiero później dany dokument. Strona 123 z 296

124 W celu usunięcia dokumentu, który nie został wykazany w usłudze, naleŝy zaznaczyć go na liście i następnie kliknąć przycisk. W celu potwierdzenia wykonania operacji naleŝy kliknąć Tak. Do anulowania operacji słuŝy przycisk Nie Wyszukiwanie i zliczanie dokumentów uprawniających Wyszukiwanie dokumentów uprawniających jest moŝliwe poprzez zastosowanie opcji Szukaj wg, znajdującej się pod listą. Dostępne są dwie opcje wyszukiwania: Nazwisko i imię osoby, której wydano dokument, PESEL. W celu zliczenia ilości dokumentów znajdujących się na liście naleŝy kliknąć ikonkę kalkulatora (prawy, dolny róg okna). 9.5 Decyzje Wójta/Burmistrza W programie moŝliwa jest rejestracja specjalnych uprawnień pacjentów dotyczących osób Uprawnionych na podstawie decyzji wójta lub burmistrza. Po wybraniu opcji Decyzje wójta/burmistrza z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista decyzji wójta/burmistrza. Rysunek 177 Lista decyzji wójta/burmistrza Na liście widoczne są następujące informacje o dokumencie decyzji: Imię i nazwisko pacjenta, Data waŝności od do, Numer decyzji. Przyciski znajdujące się na liście pozwalają na: dodanie nowej decyzji, - przeglądanie danych decyzji, poprawę danych decyzji, wydruk wyselekcjonowanej listy decyzji, - wyszukiwanie danych na liście decyzji, wyjście z okna. Strona 124 z 296

125 P.I.KAMSOFT Wprowadzanie nowej decyzji Dodanie do listy nowego dokumentu decyzji wójta/burmistrza wykonywane jest poprzez funkcję. W oknie Karta decyzji wójta/burmistrza-dodawanie naleŝy wprowadzić informacje o dokumencie uprawniającym: Pacjent, Numer decyzji, Gmina, Nazwa organu wydającego, Okres obowiązywania. Rysunek 178 Karta dodawania decyzji wójta/burmistrza Po wprowadzeniu danych naleŝy zatwierdzić kartę poprzez przycisk OK. Aby anulować wprowadzanie naleŝy uŝyć Anuluj. W przypadku, gdy nie zostanie wprowadzona jedna z wymaganych informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: Rysunek 179 Komunikat Rysunek 180 Komunikat Strona 125 z 296

126 Rysunek 181 Komunikat Przeglądanie danych decyzji Przeglądanie informacji o wybranym dokumencie decyzji wójta/burmistrza jest moŝliwe po jego zaznaczeniu na liście i uŝyciu przycisku. Wyświetlone zostanie wówczas okno: Rysunek 182 Karta podglądu danych o decyzji Na karcie podglądu decyzji nie jest moŝliwe wprowadzanie lub modyfikacja danych Poprawa danych decyzji W celu edycji danych wprowadzonych w decyzji wójta/burmistrza naleŝy zaznaczyć dokument na liście i uŝyć funkcji. Pojawi się wówczas Karta decyzji wójta/burmistrza-poprawianie, w której moŝliwa będzie edycja informacji. Rysunek 183 Karta poprawy danych o decyzji Edycja danych wykonywana jest analogicznie jak wprowadzanie informacji przy dodawaniu decyzji. Po wprowadzeniu zmian naleŝy zatwierdzić dane poprzez OK. Aby zrezygnować ze zmiany danych naleŝy uŝyć Anuluj. Strona 126 z 296

127 P.I.KAMSOFT Wydruk listy decyzji Na poziomie okna Lista decyzji wójta/burmistrza została wprowadzona moŝliwość wydrukowania listy decyzji. Wydrukowanie listy decyzji jest wykonywane poprzez przycisk. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaŝe się okno Drukuj, w którym uŝytkownik moŝe ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 184 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, naleŝy uŝyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd: Rysunek 185 Podgląd wydruku listy decyzji Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna naleŝy kliknąć przycisk Zamknij i następnie w oknie Drukuj wybrać OK w celu wykonania wydruku Wyszukiwanie decyzji na liście Decyzje wprowadzone do programu mogą zostać wyszukane według kryterium Pacjent, które znajduje się w górnej części okna. Po wybraniu pacjenta naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj, aby odświeŝyć dane na liście. Po wykonaniu tej operacji na liście będą widoczne wszystkie decyzje wydane wybranemu pacjentowi 9.6 Wykonane usługi Poprawna i systematyczna rejestracja wykonanych usług jest bardzo waŝną czynnością, poniewaŝ na podstawie danych w ten sposób wprowadzonych generowane są komunikaty statystyczne, będące podstawą do wystawianych rachunków refundacyjnych. Strona 127 z 296

128 9.6.1 Rejestrowanie wykonanych usług Opcja ta umoŝliwia rejestrowanie wykonania zakontraktowanych usług dla wszystkich pacjentów Narodowego Funduszu Zdrowia (niezaleŝnie od Oddziału, do którego naleŝą) oraz pacjentów z Unii Europejskiej. Dane związane z wykonaniem usług umieszczane będą w Raporcie statystycznym medycznym do umowy. Aby zarejestrować wykonanie świadczenia (zarejestrować realizację kontaktu) naleŝy, z menu Rejestracja wybrać opcję Wykonane usługi (CTRL+W). Otworzy się wówczas okno Lista kontaktów zawierająca informacje o wprowadzonych świadczeniach. Rysunek 186 Lista zarejestrowanych kontaktów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - pozwala na import wykonanych usług z pliku XLS, CSV. - wybór tej opcji pozwala na wybór rodzaju usługi, którą uŝytkownik chce dodać: - wprowadzanie zrealizowanych świadczeń w ramach kontaktu (wizyty), - wprowadzanie zrealizowanych świadczeń z zakresu opieki stacjonarnej w ramach pobytu na oddziale, - wprowadzenie usługi z zakresu zaopatrzenia, Uwaga! Wybór jednej z dostępnych opcji spowoduje, iŝ dana opcja zostanie zapamiętana i będzie na stałe dostępna obok w celu szybszej rejestracji usługi. W momencie zmiany opcji pole to zostanie uaktualnione. - podgląd danych w Karcie realizacji kontaktu, - poprawianie danych w Karcie realizacji kontaktu, - usuwanie ostatniego importu wykonanych usług, - drukowanie listy kontaktów/produktów, - zapisanie listy zrealizowanych kontaktów w formacie pliku XLS lub CSV, okna, - wyszukanie wykonanych kontaktów/produktów według kryteriów podanych w górnej części Strona 128 z 296

129 P.I.KAMSOFT - zliczanie elementów listy kontaktów/produktów, - zamknięcie okna. W dolnej części okna, pod listą wykonanych usług znajdują się informacje na temat podświetlonego na liście wpisu. Są to następujące dane: Informacja o numerze i nazwie komunikatu/raportu statystycznego w którym wykazana jest dana pozycja widoczna tylko w przypadku gdy dana pozycja występuje w raporcie: Informacje na temat pacjenta: Informacje na temat lekarza oraz jednostki chorobowej: Informacje o kwotach związanych z wykonaną usługą: Wypełnianie karty realizacji kontaktu Ze względu na rozróŝnienie realizowanych świadczeń na świadczenia obejmujące zwykłe wizyty oraz świadczenia z zakresu opieki stacjonarnej (hospitalizacje) w programie zostały wprowadzone dwie odrębne karty kontaktu. W karcie kontaktu otwieranej przyciskiem moŝna wprowadzić kaŝde świadczenie spoza opieki stacjonarnej, np. usługi ambulatoryjnej opieki specjalistycznej, czy usługi stomatologiczne. Na liście kontaktów takie świadczenia w kolumnie Typ będą oznaczone symbolem: A W Karcie kontaktu otwieranej przyciskiem naleŝy rejestrować hospitalizacje. Na liście kontaktów takie świadczenia w kolumnie Typ będą oznaczone symbolem: S Natomiast w Karcie kontaktu otwieranej przyciskiem naleŝy rejestrować realizację przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych. Na liście kontaktów takie świadczenia w kolumnie Typ będą oznaczone symbolem: Z Strona 129 z 296

130 Wszystkie rodzaje kontaktów widoczne są na liście jako jeden wpis zawierający w swej specyfikacji jedną lub kilka/kilkanaście wykonanych świadczeń. Oznacza to Ŝe, jeŝeli w ramach kontaktu wykonanych zostało np. 5 produktów jednostkowych, to po rejestracji tego kontaktu na liście widoczny będzie jeden wpis (jeden rekord), natomiast szczegóły wykonania pięciu produktów widoczne będą po uŝyciu funkcji, lub wyborze widoku na produkty w oknie Lista produktów Elementy karty kontaktu A C D E B F G H I J K L M N Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający H Data kontaktu od do B Miejsce wykonywania świadczeń I Informacje o świadczeniach (produktach) C Kod świadczenia J Informacje o procedurach ICD-9 wykonanych w ramach kontaktu D Lekarz wykonujący K Wybór z Listy pacjentów oczekujących E Pacjent L Dane o zrealizowanym transporcie F Informacje o zleceniu M Autoryzacja G Przyczyna wykonania usługi (wg ICD 10) N Uwagi Przy otwieraniu Karty kontaktu w polach: A, B, C, D, H znajdują się informacje wpisane podczas ostatniego uzupełniania karty. JeŜeli uŝytkownik chce wprowadzić nowe dane w pustej karcie moŝe uŝyć przycisku, który umoŝliwia usunięcie danych z pól znajdujących się na karcie A Oddział NFZ rozliczający W polu tym naleŝy wybrać oddział NFZ, który rozlicza wykonywaną usługę. Strona 130 z 296

131 P.I.KAMSOFT KaŜda usługa jest realizowana w ramach umowy z NFZ - dla pacjentów z wszystkich oddziałów Funduszu. JeŜeli uŝytkownik wprowadził dane na karcie realizacji kontaktu i następnie zdecyduje się zmienić Oddział rozliczający wówczas usunięte zostaną informacje o wybranej usłudze. Rysunek 187 Komunikat w przypadku zmiany Oddziału rozliczającego B Miejsce wykonywania usług Miejsce wykonywania usług jest wybierane na podstawie słownika dołączonego przez Oddział Funduszu do umowy. Określenie miejsca wykonywania świadczeń jest informacją wymaganą. JeŜeli uŝytkownik nie wybierze miejsca wykonywania wówczas na Karcie produktu w części dotyczącej rozliczenia nie będzie widoczna Ŝadna umowa. Dopiero po wybraniu miejsca moŝna przejść do określania wykonanej usługi. W Karcie produktu widoczne będą jedynie umowy, które zostały zakontraktowane na dane miejsce wykonywania usług. W przypadku próby poprawy wcześniej wprowadzonej usługi i zmiany miejsce wykonywania usług, spowoduje usunięcie wykonanych usług oraz wyświetlony zostanie poniŝszy komunikat: Rysunek 188 Komunikat przy poprawianiu miejsca wykonywania usług C Kod świadczenia Kod świadczenia jest wybierany ze słownika dostarczonego przez centralę NFZ. Otwierając pole wybory system otwiera okno Wybierania kodów świadczeń, skąd naleŝy wybrać odpowiedni kod do udzielanego świadczenia. Rysunek 189 Wybór kodu świadczenia Strona 131 z 296

132 D Lekarz wykonujący Lekarz wykonujący jest wybierany z bazy pracowników medycznych. MoŜe więc być to nie tylko lekarz, ale kaŝdy inny pracownik wykonujący usługę, np. pielęgniarka, połoŝna, optyk, rehabilitant, terapeuta itd. Po wybraniu pracownika medycznego z listy pole specjalność uzupełnione zostanie specjalnością domyślną, wprowadzoną w karcie pracownika E Pacjent Wybór pacjenta następuje z listy pacjentów wprowadzonych do programu. JeŜeli pacjent nie został do tej pory wprowadzony na listę moŝna go dodać na tym etapie. Na karcie realizacji usługi naleŝy wprowadzić takŝe podstawę wykonania. UŜytkownik ma moŝliwość wybrania jednej z podstaw: tryb normalny, przypadek nagły. Domyślna wartość jest ustawiona jako tryb normalny. Uwaga! Informacja o Trybie przyjęcie od 2007 roku nie jest przekazywana elektronicznie z programu do systemu informatycznego OW NFZ. W danych dotyczących pacjenta uzupełniany jest rodzaj uprawnienia, rodzaj i numer dokumentu ubezpieczenia oraz numer dokumentacji medycznej. Określenie pacjenta i jego Oddziału NFZ jest niezbędne, aby moŝna było wskazać realizowaną usługę. Dane o uprawnieniu naleŝy wybrać z dostępnej listy: Rysunek 190 Wybieranie uprawnień W tej części karty naleŝy określić równieŝ dodatkowo uprawnienie pacjenta na podstawie, których wykonano świadczenie. MoŜliwe są następujące opcje: W przypadku zwykłych pacjentów naleŝy wybrać opcję Ubezpieczony. Opcja ta jest automatycznie podpowiadana na Karcie kontaktu. Strona 132 z 296

133 P.I.KAMSOFT JeŜeli usługa realizowana jest w ramach przepisów o koordynacji naleŝy zaznaczyć opcję Uprawniony na podstawie przepisów o koordynacji i określić właściwy dokument uprawniający. Szczegółowy opis realizacji takiej usługi znajduje się w części Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie przepisów o koordynacji. JeŜeli usługa realizowana jest pacjentowi uprawnionemu na podstawie decyzji wójta/burmistrza wówczas w polu dotyczącym uprawnienia naleŝy wybrać Uprawniony na podstawie decyzji wójta/burmistrza F Zlecenie Usługa moŝe być wykonana na podstawie umowy ze świadczeniodawcą kierującym, czyli na podstawie zlecenia. W takim wypadku naleŝy w części Zlecenie wybrać za pomocą przycisku właściwe zlecenie z listy zleceń. Wybór zlecenia jest równieŝ moŝliwy po uzupełnieniu pola Pacjent i uŝyciu skrótu klawiaturowego CTRL+Z (otwierana jest wówczas lista zleceń dla danego pacjenta). JeŜeli zlecenie nie zostało dodane na listę zleceń przed rejestracją kontaktu, wówczas moŝna je wprowadzić z poziomu Karty kontaktu. JeŜeli na karcie zlecenia wpisano jednostkę chorobową ICD10, wówczas przy wybieraniu tego zlecenia na karcie kontaktu pole: ICD10 główne jest automatycznie uzupełniane jednostką ze zlecenia. Dzięki temu uŝytkownik nie musi juŝ wprowadzać informacji o jednostce chorobowej. Dokładna charakterystyka zleceń została przedstawiona w rozdziale Zlecenia. Uwaga! Z poziomu Karty kontaktu moŝna wprowadzić zlecenie, natomiast edycję danych o zleceniu naleŝy wykonywać z poziomu menu Rejestracja/Zlecenia poprzez funkcję Przyczyna wykonania usługi Przyczyny wykonania usługi są określane wg słownika schorzeń ICD 10. Obowiązkowe jest podanie kodu schorzenia głównego, natomiast moŝna określić równieŝ kody schorzeń współistniejących (maksymalnie cztery). Po wybraniu pacjenta, który w swojej karcie ma uzupełnioną informację o schorzeniach przewlekłych kody te są wyświetlane w karcie wykonania usługi. Jest to informacja, z której uŝytkownik moŝe skorzystać określając schorzenie będące przyczyną udzielenia świadczenia. Podczas wskazywania schorzenia uŝytkownik moŝe spotkać się z dwoma przypadkami: Wybieranie schorzenia, gdy nie został wskazany lekarz wykonujący. W takim przypadku podczas dodawania procedury zostanie otwarty pełny słownik ICD 10, z którego moŝna dokonać wyboru. Wybieranie schorzenia, gdy został wskazany lekarz wykonujący. W takiej sytuacji schorzenie jest wybierane z indywidualnego słownika danego lekarza, który jest tworzony przez uŝytkownika. Po otwarciu okna Wybieranie jednostek ICD 10 moŝna uzupełniać indywidualny słownik uŝywając przycisku. Jest to wygodne z tego względu, Ŝe dla poszczególnych lekarzy moŝna tworzyć podręczne słowniki, które znacznie upraszczają wyszukiwanie jednostek chorobowych. Strona 133 z 296

134 Rysunek 191 Wybieranie jednostek ICD 10 Kod ICD 10 moŝe takŝe zostać wprowadzony ręcznie z klawiatury. JeŜeli uŝytkownik ustawi się kursorem w polu ICD 10 przyczyny i zacznie wprowadzać kod z klawiatury, wówczas otworzy się lista pozwalająca na wybór kodów zgodny z wpisanym przez uŝytkownika ciągiem znaków. Określenie przyczyny wykonania usługi jest konieczne, aby usługa mogła być wprowadzona do systemu H Data kontaktu UŜytkownik określając datę realizacji kontaktu podaje jego datę początkową oraz końcową. W przypadku świadczeń jednodniowych daty te będą oczywiście takie same. JeŜeli uŝytkownik uzupełni pole daty początkowej i przejdzie do innego pola wówczas data końcowa zostanie uzupełniona taką samą wartością jak data początkowa. W opcjach programu istnieje moŝliwość określenia sposobu wyznaczania daty końcowej na podstawie daty początkowej. Aby dokonać takiego ustawienia naleŝy wybrać pozycję Opcje z menu Narzędzia. Data końcowa zostanie odpowiednio zaktualizowana po uŝyciu przycisku do znajdującego się pomiędzy datami wykonania I informacje o produktach Na karcie kontaktu określane są wykonane świadczenia jednostkowe. W części Produkty w ramach kontaktu widoczne są podstawowe informacje o wykonanych produktach oraz podsumowanie produktów w zakresie: liczby jednostek i wartości refundacji. W tej części uŝytkownik znajdzie informacje o statusie kaŝdego produktu produkty są oznaczone kolorem pozwalającym na łatwą ich identyfikację: - oznaczenie czcionką czarną wskazuje, Ŝe produkt został wprowadzony na kartę kontaktu, ale nie został jeszcze wykazany w komunikacie statystycznym, - oznaczenie czcionką fioletową wskazuje, Ŝe produkt został wykazany w komunikacie statystycznym, ale dotychczas nie wczytano do niego komunikatu zwrotnego, - oznaczenie czcionką zieloną wskazuje, Ŝe produkt jest wykazany w komunikacie statystycznym otrzymał w raporcie zwrotnym status OK, - oznaczenie czcionką oliwkową wskazuje, Ŝe produkt jest wykazany w komunikacie statystycznym i otrzymał w komunikacie zwrotnym status Info, - oznaczenie czcionką róŝową wskazuje, Ŝe produkt wykazany w komunikacie statystycznym i otrzymał w komunikacie zwrotnym status OstrzeŜenie, - oznaczenie czcionką czerwoną wskazuje, Ŝe produkt jest wykazany w komunikacie statystycznym i otrzymał w komunikacie zwrotnym status Błąd (nie będzie wykazany w komunikacie rozliczeniowym). Strona 134 z 296

135 P.I.KAMSOFT Rysunek 192 Karta kontaktu - przykładowe oznaczenie kolorami produktów Przyciski znajdujące się pod listą produktów pozwalają na edycję produktów: - dodanie produktu w ramach kontaktu, - poprawę produktu w ramach kontaktu, - usunięcie produktu w ramach kontaktu. Operacja wprowadzania i edycji produktów została dokładnie opisana w dalszej części instrukcji J - Informacje o procedurach ICD-9 wykonanych w ramach kontaktu W celu wprowadzenie procedury ICD9 naleŝy w zakładce Procedury ICD9 na Karcie kontaktu uŝyć przycisku. Pojawi się wówczas okno umoŝliwiające wprowadzenie procedury ICD9: W oknie tym uŝytkownik określa: Procedurę ICD9, Datę wykonania procedury, Ilość wykonanych procedur. Rysunek 193 Karta dodawania procedury ICD9 Procedura medyczna jest wybierana wg słownika ICD-9. Podczas wskazywania procedury uŝytkownik moŝe spotkać się z dwoma przypadkami: Wybieranie procedury, gdy nie został wskazany lekarz wykonujący. W takim przypadku podczas dodawania procedury zostanie otwarty pełny słownik ICD 9, z którego moŝna dokonać wyboru. Wybieranie procedury, gdy został wskazany lekarz wykonujący. Wybieranie następuje z indywidualnego słownika danego lekarza, który tworzy uŝytkownik programu. Po otwarciu okna Wybieranie procedury ICD-9 moŝna uzupełnić indywidualny słownik Strona 135 z 296

136 korzystając z przycisku upraszcza ich wyszukiwanie.. Wybrane procedury przenoszone są do słownika lekarza, co Rysunek 194 Wybieranie procedury ICD 9 Podczas zapisu usługi program automatycznie kontroluje czy informacje, które są wymagane do realizacji danego świadczenia (np. ICD9- czy umiejscowienie usługi), zostały wprowadzone. W przypadku braku podania istotnej informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat przypominający: Rysunek 195 Przypomnienie o konieczności uzupełnienia informacji o ICD-9 Po potwierdzeniu komunikatu (Tak) usługa zostanie zapisana bez wymaganej informacji (np. ICD- 9). NaleŜy jednak pamiętać, Ŝe moŝe to mieć znaczenie przy weryfikacji raportów przez OW NFZ i moŝe wpłynąć na rozliczenie. Natomiast po wybraniu tej opcji naleŝy określić numer wniosku, Nr karty zaopatrzenia ortopedycznego: po wybraniu tej opcji naleŝy określić numer karty zaopatrzenia ortopedycznego. Inna zgoda indywidualna: po wybraniu tej opcji naleŝy określić numer zgody C informacje o rozliczeniu (zrealizowanych produktach) Na Karcie produktu naleŝy określić informacje dotyczące rozliczenia informacje o wykonanych świadczeniach jednostkowych. Na karcie produktu znajduje się opcja Świadczenie ratujące Ŝycie/pilne, która powinna być oznaczana w przypadku realizacji niezwykle istotnych usług, ratujących Ŝycie. W takim wypadku na karcie produktu naleŝy zaznaczyć opcję:. Wprowadzanie produktu Aby wypełnić informacje dotyczące punktu kontraktu, w ramach którego wykonane jest świadczenie naleŝy uzupełnić następujące informacje: Na karcie kontaktu trzeba wybrać oddział rozliczający NFZ i miejsce wykonywania świadczeń oraz określić pacjenta. Strona 136 z 296

137 P.I.KAMSOFT Aby wprowadzić informacje szczegółowe o wykonanych produktach jednostkowych naleŝy na Karcie kontaktu uŝyć przycisku i wybrać odpowiedni sposób rozliczania produktu: Opcja Produkt rozliczany na koniec jego realizacji pozwala zarejestrować świadczenie, którego finansowanie będzie realizowane na podstawie daty końcowej realizacji produktu, Opcja Produkt rozliczany na koniec kontaktu pozwala zarejestrować świadczenie, którego finansowanie będzie realizowane na podstawie daty końcowej realizacji kontaktu, Opcja Produkt rozliczany na koniec epizodu pozwala zarejestrować świadczenie, którego finansowanie będzie realizowane na podstawie daty końcowej realizacji epizodu Opcje te działają na zasadzie filtru-pozwalają w kroku następnym (wskazywanie konkretnego produktu) wyświetlić tylko te świadczenia umowy, które są finansowane w określony sposób. Po wybraniu sposobu rozliczania wyświetlona zostanie karta produktu, na której naleŝy: Wskazać produkt (wykonywaną usługę) - ze względu na strukturę produktu jego wybieranie jest czynnością składającą się z trzech etapów obejmujących czynności: wskazanie umowy, wybranie punktu umowy, wybranie pozycji pakietu. Wybieranie umowy Pierwszy etap polega na wskazaniu umowy. Czynność ta jest realizowana w oknie Wybieranie umowy za pomocą przycisku W znajdującego się z prawej strony pola Umowa. Rysunek 196 Wybieranie umowy W górnej części okna prezentowana jest informacja o okresie, na który obowiązuje umowa. Okres ten zaleŝy od daty wykonania świadczenia, określonej w karcie wykonania usługi. Tak więc na liście umów nie są prezentowane te kontrakty, których data obowiązywania wykracza poza zakres wyznaczony datą wykonania usługi. Po wybraniu umowy (podświetleniu jej na liście) uŝytkownik powinien przejść do drugiego etapu, czyli wybrania punktu umowy. W tym celu naleŝy uŝyć przycisku. JeŜeli uŝytkownik nie chce dokonywać wyboru produktu powinien uŝyć przycisku. Strona 137 z 296

138 Uwaga! W przypadku, gdy w programie znajduje się tylko jedna umowa, etap pierwszy jest pomijany i uŝytkownik przechodzi od razu do etapu drugiego - Wybieranie punktu umowy. Wybieranie punktu umowy JeŜeli w umowie wskazanej w etapie pierwszym znajduje się więcej niŝ jeden punkt wówczas uŝytkownik dokonuje jego wyboru podczas drugiego etapu. Rysunek 197 Wybieranie punktu umowy Na liście tej widoczne są tylko punkty umowy wybranej we wcześniejszym etapie. Numer tej umowy jest prezentowany w górnej części okna. JeŜeli uŝytkownik stwierdzi, Ŝe się pomylił i chce jeszcze raz dokonać wyboru umowy powinien uŝyć przycisku etapu, czyli wskazywania umowy., co pozwala wrócić do pierwszego W oknie wybieranie punktu umowy prezentowane są następujące informacje o zakontraktowanych usługach: liczba porządkowa (numer punktu umowy), typ usługi: - usługa specjalistyczna, - usługa POZ (cyfra oznacza typ deklaracji POZ), kod usługi, - obecność pakietu usług szczegółowych. nazwa usługi, kod pracy, zakontraktowana ilość, zakontraktowana cena, zakontraktowana wartość. Punkty umowy mogą być wyszukiwane według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. Są to następujące parametry: liczba porządkowa, kod usługi, nazwa usługi, Strona 138 z 296

139 P.I.KAMSOFT kod pracy. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana bez pakietu usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Jego uŝycie spowoduje, Ŝe wskazany punkt umowy zostanie wybrany jako produkt. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana z pakietem usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Pozwala on przejść do trzeciego etapu podczas wskazywania produktu. W przypadku, gdy uŝytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien uŝyć przycisku. Uwaga! W przypadku, gdy w wybranej umowie znajduje się tylko jeden punkt, do którego został dołączony pakiet wówczas uŝytkownik przechodzi bezpośrednio do etapu trzeciego, czyli wybierania pozycji pakietu. Wybieranie pozycji pakietu Wskazywanie pozycji pakietu jest ostatnim etapem wybierania produktu i dotyczy oczywiście tylko tych usług, do których w kontrakcie został dołączony pakiet usług szczegółowych. Rysunek 198 Wybieranie pozycji pakietu W górnej części okna jest prezentowana informacja o umowie oraz punkcie umowy, z którym jest związany prezentowany pakiet. JeŜeli uŝytkownik chce zmienić punkt umowy powinien uŝyć przycisku co pozwoli powrócić mu do drugiego etapu. Pozycje pakietu uŝytkownik moŝe wyszukiwać, według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg: Kod usługi, Nazwa usługi, Kod pracy. Po wybraniu pozycji pakietu (podświetleniu jej na liście) naleŝy uŝyć przycisku, aby zaakceptować wybór. W przypadku, gdy uŝytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien uŝyć przycisku. Na podstawie tej czynności wypełniane są pola Umowa, Punkt umowy, Usługa z pakietu. Pola cena jednostkowa usługi oraz kwota refundacji są wprowadzane domyślnie na podstawie wartości wynikających z umowy lub z usługi szczegółowej wprowadzonej przez uŝytkownika. Strona 139 z 296

140 Konieczne jest wypełnienie pola Ilość wykonana. Pole Ilość moŝliwa do rozliczenia jest uzupełniane przez uŝytkownika. W standardowym przypadku jest to identyczna ilość jak w polu Ilość wykonana. Zdarza się jednak iŝ między ilością faktycznie wykonanej usługi a jej ilością do rozliczenia z NFZ mogą występować róŝnice, np. wykonano 1 jedn. natomiast do rozliczenia z NFZ zgłaszane jest 0,5 jedn. W przypadku wystąpienia róŝnicy naleŝy obowiązkowo wskazać na konkretną przyczynę. Informacja ta wybierane jest z rozwijanej listy po rozwinięcie pola. Dostępne są następujące opcje: W przypadku realizacji usług na rzecz pacjentów z Unii Europejskiej naleŝy równieŝ uzupełnić pole Koszt rzeczywisty D - Kod (numer) zęba/ umiejscowienie wykonania usługi Pole to umoŝliwia wybór kodu zęba lub zębów w przypadku wykonywania usług, przy których rozliczeniu istotne jest podanie informacji o numerze zęba. Po wybraniu tego pola wyświetlona zostaje lista wszystkich kodów zębów Aby zawęzić listę wszystkich numerów zębów do określonych naleŝy w górnej części tej listy wpisać początkowe znaki wybranego kodu. JeŜeli w pozycji umowy Oddział NFZ określi, Ŝe dla danej pozycji konieczne jest podanie umiejscowienia wykonania usługi wówczas przy wprowadzaniu usługi naleŝy wybrać odpowiednią opcję:. Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wykonanego produktu istnieje moŝliwość realizacji kolejnego produktu bez konieczności zamykania karty i jej ponownego otwierania. Aby zarejestrować kolejną usługę pacjentowi naleŝy na karcie produktu kliknąć przycisk. Informacje wprowadzone w poprzedniej karcie zostaną zachowane, a uŝytkownik moŝe dokonać wyboru nowego produktu. Po uzupełnieniu Karty produktu naleŝy kliknąć OK w celu zapamiętania wprowadzonych danych lub Anuluj, aby wyjść z karty bez zapisywania zmian. W karcie produktu moŝna wprowadzić dowolną ilość świadczeń wykonanych podczas jednej wizyty pacjenta. Przyciski F4-Popraw oraz F8-Usuń pozwalają odpowiednio wprowadzać zmiany w Karcie produktu lub usuwać błędnie wprowadzone wpisy. Strona 140 z 296

141 P.I.KAMSOFT Przycisk pozwala na przejrzenie wykrytych podczas weryfikacji komunikatu statystycznego problemów. Oczywiście podczas dodawania nowego kontaktu nie będzie tam Ŝadnych informacji. Dane o problemach moŝna przeglądać, gdy dany kontakt został wykazany w komunikacie statystycznym i zaimportowano do niego komunikat zwrotny zawierający problemy odnoszące się do tego kontaktu. Przy zapisywaniu usługi sprawdzane jest czy dany pacjent został wpisany na listę osób oczekujących w ramach danego świadczenia. JeŜeli tak system wyświetla poniŝszy komunikat: Rysunek 199 Komunikat w przypadku wystąpienia pacjenta na liście oczekujących Wybór opcji Tak spowoduje zapis wykonania usługi i usunięcie pacjenta z listy osób oczekujących. Natomiast wybór opcji Nie spowoduje zapis wykonania usługi, ale pacjent pozostanie nadal w kolejce osób oczekujących. Opisana powyŝej sytuacja jest analogiczna w przypadku poprawy danych pacjenta. Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie przepisów o koordynacji Zasada rejestracji świadczeń wykonanych na podstawie przepisów o koordynacji jest taka sama jak w przypadku realizacji zwykłej usługi. Aby zarejestrować taką usługę naleŝy w części Pacjent: wybrać w polu dotyczącym uprawnienia opcję: Uprawniony na podstawie przepisów o koordynacji, określić dokument uprawniający. Rysunek 200 Dane o dokumencie uprawniającym Pozostałe informacje uzupełniane są w analogiczny sposób jak przy realizacji świadczenia dla zwykłego ubezpieczonego. JeŜeli pacjent posiada tylko jeden dokument uprawniający, którego data początku okresu waŝności nie jest wcześniejsza niŝ data początkowa wykonania usługi, wówczas dokument ten jest automatycznie wybierany. W innym wypadku naleŝy wybrać określony dokument z listy. Strona 141 z 296

142 Rysunek 201 Wybieranie dokumentu uprawniającego dla danej osoby W oknie Wybierania dokumentu widoczne są następujące dane: Imię i nazwisko osoby, której wystawiono dokument, Rodzaj dokumentu, Okres waŝności dokumentu, W pierwszej kolumnie widnieje informacja określająca czy dany dokument wystawiono dla widocznej na liście osoby, czy dla członka rodziny. Z poziomu powyŝszego okna moŝliwe jest dodanie dokumentu uprawniającego dla wybranego pacjenta poprzez uŝycie. Wyświetlane jest okno z wszystkimi wprowadzonymi do programu dokumentami. MoŜna dodać jeden z dokumentów widniejących na liście lub wprowadzić zupełnie nowy. Dodając nowy dokument moŝna w Karcie dokumentu uprawniającego.- dodawanie uzupełnić informacje na podstawie danych pacjenta wykorzystując przycisk. W wyniku tej operacji wprowadzone zostaną: imię i nazwisko, data urodzenia i adres zamieszkania w Polsce pacjenta wybranego w Karcie realizacji usługi. Z okna Wybierania dokumentu moŝna równieŝ wykonać operację usunięcia wybranego dokumentu poprzez funkcję Usuń. Operacja ta moŝe być wykonana tylko dla tych dokumentów, na podstawie których nie zrealizowano juŝ usług. W przeciwnym wypadku naleŝy najpierw usunąć usługi, a dopiero potem dokument. Szczegółowy opis usuwania dokumentu został przedstawiony w części Usuwanie dokumentów uprawniających UE. Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie decyzji wójta/burmistrza Zasada rejestracji świadczeń wykonanych na podstawie przepisów o koordynacji jest taka sama jak w przypadku realizacji zwykłej usługi. Aby zarejestrować taką usługę naleŝy w części Pacjent: wybrać w polu dotyczącym uprawnienia opcję: Uprawniony na podstawie decyzji wójta/burmistrza, określić dokument uprawniający. Pozostałe informacje uzupełniane są w analogiczny sposób jak przy realizacji świadczenia dla zwykłego ubezpieczonego. Strona 142 z 296

143 P.I.KAMSOFT E Procedura medyczna (dotyczy tylko usług wprowadzanych za 2006 rok) Szczegółowy sposób wprowadzania procedur medycznych ICD-9 został opisany w rozdziale Informacje o procedurach ICD-9 wykonanych w ramach kontaktu F Informacje o chemioterapii Zakładka Chemioterapia, programy terapeutyczne (znajdująca się na karcie produktu) jest wypełniana w przypadku, gdy realizowana usługa dotyczy chemioterapii. Na zakładce tej uzupełniane są następujące informacje: Rysunek 202 Informacje dotyczące chemioterapii Schemat leczenia - aby wybrać schemat naleŝy uŝyć przycisku i wybrać właściwy schemat ze słownika, Dzień podania według opisu schematu, Informacja czy lek został wydany do domu - opcja powinna być zaznaczona w przypadku, gdy pacjent otrzymuje lek do domu i nie jest hospitalizowany. Sposób określenia dawki: na podstawie masy ciała [kg], na podstawie powierzchni ciała [m 2 ], bezpośrednio, indywidualnie, Wartość dla sposobu określenia dawki (kg lub m 2 ), Ilość podanej substancji. JeŜeli wykonywane świadczenie dotyczy chemioterapii wówczas przy jego realizacji program sprawdza czy zostały wprowadzone odpowiednie dane na części Chemioterapia, programy terapeutyczne. W przypadku braku jednej z wymaganych informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat. Rysunek 203 Komunikat w przypadku braku schematu leczenia Strona 143 z 296

144 Rysunek 204 Komunikat w przypadku braku określenia dawki Rysunek 205 Komunikat w przypadku braku określenia lub nieprawidłowego określenia dnia podania dot. schematu Schematy leczenia mogą mieć określoną konieczność podawania zgody indywidualnej. W takim wypadku, przy rejestracji usługi na podstawie schematu, który wymaga podania zgody indywidualnej naleŝy w polu Zgoda płatnika wybrać z listy rodzajów skierowań: 14-Zgoda indywidualna i wprowadzić numer dokumentu. JeŜeli uŝytkownik określi zgodę, ale nie poda numeru zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat: Rysunek 206 Komunikat w przypadku braku podania numeru zgody indywidualnej Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wykonanej usługi istnieje moŝliwość realizacji podobnego kontaktu dla innego pacjenta. Aby zarejestrować kontakt innemu pacjentowi naleŝy na karcie kontaktu kliknąć przycisk. Informacje w polu Oddział rozliczający, Lekarz, Miejsca wykonywania, Kod świadczenia i Data kontaktu pozostaną takie same natomiast w polu dotyczącym pacjenta moŝna będzie wybrać inną osobę Zakładka POZ Zakładka POZ (znajdująca się na karcie produktu) jest wypełniana w przypadku, gdy usługa dotyczy realizowanego przez świadczeniodawcę programu profilaktyki zdrowotnej. Na zakładce tej uzupełniane są następujące informacje: Strona 144 z 296

145 P.I.KAMSOFT Rysunek 207 Zakładka POZ na karcie produktu Efekty udzielonych świadczeń w Programie profilaktyki chorób odtytoniowych (w tym POChP) - aby uzupełnić informacje naleŝy zaznaczyć dostępne w tej części opcje: - pacjent podjął próbę zaprzestania palenia, - pacjent objęty leczeniem odwykowymw etapie podstawowym programu, - pacjent zakwalifikowany do grupy ryzyka POChP, - pacjent z rozpoznaną POChP, - pacjent skierowany do leczenia odwykowego w etapie specjalistycznym programu, - pacjent skierowany do leczenia odwykowego w poradni leczenia uzaleŝnień, Efekty udzielonych świadczeń w Programie profilaktyki gruźlicy aby uzupełnić informacje naleŝy zaznaczyć dostępne w tej części opcje: - pacjent skorzystał z edukacji zdrowotnej w programie, - pacjent zakwalifikowany do grupy umiarkowanego ryzyka zachorowania na gruźlicę, - pacjent zakwalifikowany do grupy podwyŝszonego ryzyka zachorowania na gruźlicę, - pacjent przekazany celem dalszej diagnostyki i leczenia lekarzowi POZ. Wynik w skali Barthel (wartości 0-100):pozwalający określić sprawność chorego, Opcja: czy świadczeniobiorca został zakwalifikowany do objęcia opieką środowiskową (po zaznaczeniu tej opcji naleŝy podać datę końcową udzielania tej opieki) Elementy karty produktu (zaopatrzenie) Informację o realizacji produktu w zaopatrzeniu rejestruje się w Karcie realizacji zaopatrzenia zaopatrzenia (Karta kontaktu) przez wybranie opcji. Karta kontaktu wygląda tak samo jak w przypadku innych usług, nie zawiera tylko danych o: Procedurach ICD-9, Listach oczekujących, Transporcie, Autoryzacji. Strona 145 z 296

146 Rysunek 208 Karta realizacji zaopatrzenia - dodawanie Wybór opcji wykona otwarcie okna Karty produktu - dodawanie. Rysunek 209 Przykładowa karta realizacji zaopatrzenia W wyświetlonym oknie konieczne jest uzupełnienie informacji o realizacji świadczenia wraz z informacją o ilości i refundacji świadczenia. Pola do uzupełnienia to: Data wykonania produktu: od data początku udzielania świadczenia lub przyjęcia do realizacji/naprawy do data odbioru przedmiotu ortopedycznego bądź środka pomocniczego, a w przypadku naprawy data dokonania naprawy. Produkt handlowy środek pomocniczy lub środek ortopedyczny, Umowa umowa na świadczenie usług w rodzaju ZPO, Punkt umowy zakres realizowanych świadczeń, Świadczenie kod przedmiotu ortopedycznego bądź środka pomocniczego, a w przypadku naprawy: kod naprawy przedmiotu, Odpłatność rodzaj odpłatności za wydanie danego produktu, Ilość przedmiotów wydana ilość przedmiotów (w przypadku naprawy ilość jest równa 1), Część limitu dotyczy zaopatrzenia w środki pomocnicze wydane na podstawie karty zaopatrzenia comiesięcznego, które nie zostały zakontraktowane jednostkowo (na sztuki) przez OW NFZ. Rzeczywista wydana ilość przedmiotów wyznaczana jest jako stosunek liczby wydanych środków pomocniczych do liczby środków przysługujących pacjentowi w ramach danego okresu uŝytkowania wynikających ze stosowanych rozporządzeń MZ. Kwota refundacji kwota refundacji za wydanie produktu, Dopłata pacjenta kwota dopłaty ze strony pacjenta Umiejscowienie wymagane dla określonych środków /lewa strona/prawa strona/obie strony Strona 146 z 296

147 P.I.KAMSOFT Po uzupełnieniu tych danych naleŝy uŝyć funkcji. Wówczas wyświetlone zostanie okno, w którym domyślnie pokazywana jest wartość brutto środka wybranego w polu Produkt handlowy. Rysunek 210 Uzupełnienie wartości produktu handlowego Oczywiście wartość w powyŝszym oknie moŝna zmienić na wymaganą kwotę. Po kliknięciu na przycisk OK. przeliczone zostaną wartości w polach: Kwota refundacji, Dopłata pacjenta i Wartość produktu. Aby zrezygnować z przeliczania wartości na karcie dodawania produktu naleŝy uŝyć przycisku Anuluj. Na karcie produktu widoczne są takŝe informacje o limicie kwoty i/lub sztuk dla danego produktu handlowego. JeŜeli limity takie nie zostały określone wówczas na karcie jest to oznaczone jako: brak danych (b/d). Wszystkie wprowadzone informacje naleŝy zatwierdzić wybierając opcję OK lub Ctrl+N Następny produkt w przypadku realizacji większej liczby świadczeń. Czynność ta spowoduje wyświetlenie okna informacji o nr zrealizowanego zlecenia. Rysunek 211 Informacja o nr zrealizowanego zlecenia Uwaga! Zgodnie z Zarządzeniem: numer zrealizowanego zlecenia obligatoryjnie musi zostać naniesiony na postać papierową Zlecenia. W przypadku nie naniesienia informacji na zlecenie papierowe w trakcie rejestracji realizacji zaopatrzenia, informacja o numerze będzie dostępna na liście zleceń. Strona 147 z 296

148 9.6.5 Elementy Karty kontaktu (pobyt na oddziale) A B C D E F G H I J K L M N Rysunek 212 Elementy karty pobytu na oddziale A Oddział NFZ rozliczający H Informacje o świadczeniach (produktach) B Miejsce wykonywania świadczeń I Informacje o wykonanych procedurach ICD-9 C Kod świadczenia J Lista oczekujących D Lekarz wykonujący K Transport E Hospitalizacja L Autoryzacja F Przyczyna wykonania świadczenia (wg ICD- M Informacje o świadczeniach (produktach) 10) G Data kontaktu N Uwagi Przy otwieraniu karty kontaktu w polach znajdują się informacje wpisane podczas ostatniej aktualizacji karty. JeŜeli uŝytkownik chce wprowadzić nowe dane w pustej karcie moŝe uŝyć przycisku, który umoŝliwia usunięcie danych z pól znajdujących się na karcie. Pozycje A, B, C, D, F, G, H, I, J, K, L, M, N wypełniane są w karcie kontaktu w analogiczny sposób, jak w przypadku rejestracji zwykłej wizyty. Natomiast część E - informacje o hospitalizacji, jest specyficzna dla tej karty i jej charakterystyka przedstawiona jest poniŝej D Hospitalizacja JeŜeli realizowane świadczenie stanowi usługę z zakresu opieki stacjonarnej naleŝy w części Hospitalizacja wybrać za pomocą przycisku właściwą hospitalizację z listy hospitalizacji. JeŜeli hospitalizacja nie została dodana na listę hospitalizacji przed rejestracją kontaktu, wówczas moŝna ją wprowadzić z poziomu Karty kontaktu. Podczas rejestracji takiego świadczenia naleŝy w polu Hospitalizacja uŝyć klawisza co pozwoli na przejście do listy hospitalizacji i dodanie Karty hospitalizacji. Dokładna charakterystyka hospitalizacji została przedstawiona w rozdziale Hospitalizacje. Uwaga! Strona 148 z 296

149 P.I.KAMSOFT Z poziomu karty kontaktu moŝna wprowadzić hospitalizację, natomiast edycję danych o hospitalizacji naleŝy wykonywać z poziomu menu Rejestracja/Hospitalizacje poprzez funkcję F4- Popraw Poprawianie informacji o wykonanych usługach Aby poprawić informacje w Karcie kontaktu naleŝy podświetlić go na liście kontaktów i uŝyć przycisku. Wprowadzanie zmian w karcie jest analogiczne do operacji, jakie wykonuje się w trakcie dodawania nowego kontaktu. Aby poprawić informacje w Karcie produktu naleŝy zaznaczyć go na liście produktów w Karcie kontaktu i uŝyć przycisku. Wprowadzenie zmian w obu przypadkach zatwierdza się przyciskiem OK, natomiast uŝycie przycisku Anuluj spowoduje, Ŝe Ŝadne zmiany w Karcie nie zostaną zapamiętane. Efekt jaki będzie miało wprowadzenie zmian w karcie kontaktu lub produktu zaleŝy od tego czy usługa była juŝ rozliczona lub przynajmniej wykazana do zafakturowania. JeŜeli korygowana usługa nie została jeszcze wykazana w komunikacie statystycznym wówczas po zatwierdzeniu zmian za pomocą przycisku OK, na liście wykonanych usług pojawi się produkt z tą samą wersją statystyczną oraz z tym samym identyfikatorem głównym. Przykład. Wprowadzony produkt jednostkowy posiada identyfikator główny 10, wersję statystyczną 1, w programie wygląda to następująco Nr produktu 10.1 Po dokonaniu zmian identyfikatorem głównym dalej pozostaje 10, wersja produktu wciąŝ wynosi 1, w programie wygląda to następująco Nr produktu 10.1 JeŜeli korygowana usługa została wykazana w komunikacie statystycznym ale nie została jeszcze rozliczona lub zgłoszona do zafakturowana wówczas po zatwierdzeniu zmian za pomocą przycisku OK, na liście wykonanych usług pojawi się produkt z wyŝszą wersją statystyczną ale z tym samym identyfikatorem głównym. Przykład. Wprowadzony produkt jednostkowy posiada identyfikator główny 10, wersję statystyczną 1, w programie wygląda to następująco Nr produktu 10.1 Po dokonaniu zmian identyfikatorem głównym dalej pozostaje 10, natomiast aktualna wersja produktu wynosi 2, w programie wygląda to następująco Nr produktu 10.2 JeŜeli korygowana usługa została juŝ rozliczona lub wykazana w komunikacie rozliczeniowym do zafakturowana wówczas po zatwierdzeniu zmian za pomocą przycisku OK, na liście wykonanych usług pojawi się produkt z wyŝszym identyfikatorem głównym z wersją statystyczną 1. Przykład. Wprowadzony produkt jednostkowy posiada identyfikator główny 10, wersję statystyczną 2, w programie wygląda to następująco Nr produktu 10.2 Po dokonaniu zmian identyfikatorem głównym będzie juŝ wyŝsza liczba np. 12, natomiast aktualna wersja produktu wynosi 1, w programie wygląda to następująco Nr produktu 12.1 Uwaga! Wszystkie skorygowane pozycje zostaną przekazane do OW NFZ w kolejnym komunikacie statystycznym. O fizycznym przesłaniu pliku SWX przez SZOI, poprawny produkt równieŝ będzie widziany po stronie OW NFZ, natomiast stara wersja produktu zostanie Strona 149 z 296

150 skorygowana. W przypadku usunięcia wykazanego juŝ w komunikacie statystycznym, informacja ta zostanie przesłania do OW NFZ w kolejnym komunikacie SWX i dane ostaną odpowiednio skorygowane Wyszukiwanie kontaktów/produktów wprowadzonych na listę Program umoŝliwia wyszukiwanie usług wprowadzonych na listę kontaktów według dwóch zestawów kryteriów. Kryteria w górnej części okna pozwalają wyszukiwać elementy listy poprzez określenie następujących parametrów: Pacjent, Lekarz, Rok, Okres, Rysunek 213 Dostępne filtry w górnej części okna Lista produktów Oddział NFZ pacjenta, Rodzaj informacji: Kontakty, Produkty, Numer importu wykonanych usług z pliku XLS, CSV, Raport statystyczny/komunikat statystyczny, Miejsce wykonywania usług, Produkty rozliczane w ramach przepisów o koordynacji, Hospitalizacja pozwala na wybór usług powiązanych z wybraną kartą hospitalizacji, Produkt kontraktowy pozwala na wybór usług powiązanych z wybraną pozycją umowy, Status w NFZ pozwala na wybór usług, które zawierają wybrany status walidacji NFZ: Wszystkie, Brak, Info, Błąd, OK. Wyszukiwanie zostanie przeprowadzone, gdy uŝytkownik po określeniu kryteriów wyszukiwania uŝyje przycisku Zastosuj. W dolnej części okna w polu Szukaj wg moŝe zostać wybrane wyszukiwanie elementów listy według kryteriów: Nazwisko i imię pacjenta, Strona 150 z 296

151 P.I.KAMSOFT Numer PESEL pacjenta, Data rozpoczęcia usługi, Data zakończenia usługi, Data modyfikacji, Numeru. Uwaga! Po wybraniu kryterium Data modyfikacji lista wykonanych usług zostanie posortowana według daty wprowadzenia rekordów. Nie jest jednak moŝliwe wpisywanie konkretnej daty, aby wyszukane zostały rekordy wprowadzone w określonym dniu Zestawienie kontaktów/produktów wyświetlonych na liście UŜytkownik moŝe korzystać z dwóch zestawień dostępnych z listy zrealizowanych kontaktów. Zestawienie 1 dostępne jest po uŝyciu przycisku. Prezentuje róŝnice pomiędzy limitami wynikającymi z umowy, a zarejestrowanym wykonaniem umów. Jest takŝe dostępne z listy umów (menu Umowy). Monitoring Rysunek 214 Monitoring wykonania świadczeń Zestawienie 2 uruchamiane po uŝyciu przycisku. Prezentuje podsumowanie świadczeń (kontaktów/produktów) wyświetlonych na liście. Wyświetlone informacje obejmują: Ilość usług, Ilość jednostek rozliczeniowych, Ilość jednostek zgłoszonych do zafakturowania, Ilość jednostek uznanych do zafakturowania, Wartość refundacji, Wartość brutto. Strona 151 z 296

152 Rysunek 215 Zestawienie nr Usuwanie importu wykonanych usług Na liście zrealizowanych kontaktów znajduje się przycisk umoŝliwiający usunięcie wybranego importu wykonanych usług. Operacja ta zostanie wykonana po uŝyciu przycisku. Po uŝyciu tego przycisku wyświetlane jest okno z przeprowadzonymi importami, w którym naleŝy zaznaczyć import do usunięcia i potwierdzić przyciskiem OK. Program informuje o znalezionych na liście usług zapisach z wybranego importu: Rysunek 216 Komunikat podczas usuwania usług z wybranego importu Potwierdzenie informacji (Tak) spowoduje usunięcie usług z wybranego importu. Aby anulować operację usunięcia usług naleŝy wybrać Nie. Usunięcie kontaktów/produktów, które zostały juŝ wykazane w komunikacie statystycznym nie jest moŝliwe, o czym informuje poniŝszy komunikat: Rysunek 217 Komunikat przy próbie usunięcia usług wykazanych w raporcie Drukowanie listy kontaktów/produktów Aby wydrukować listę zrealizowanych kontaktów/produktów naleŝy uŝyć przycisku. Drukowana jest zawsze lista wyświetlonych kontaktów/produktów, tak więc w przypadku, gdy lista jest ograniczona poprzez zastosowane kryteria wyszukiwania wydrukowane zostaną aktualnie wyświetlone usługi. Strona 152 z 296

153 P.I.KAMSOFT Rysunek 218 Podgląd wydruku listy kontaktów Zapisanie listy kontaktów w postaci pliku programu Excel lub pliku CSV W celu zapisania listy zrealizowanych kontaktów/produktów w formacie arkusza programu Excel lub pliku CSV naleŝy uŝyć przycisku. W odróŝnieniu od wydruku, do pliku zapisywane są tylko produkty, przy czym w przypadku wyboru na liście wykonanych usług kontaktów do pliku zapisane zostaną wszystkie aktywne produkty wykonane w ramach wyselekcjonowanych kontaktów. 9.7 Zlecenia Część świadczeń wykonywanych jest na podstawie zleceń - umów ze świadczeniodawcą kierującym. W takich wypadkach naleŝy przed rejestracją świadczenia lub w trakcie jego dodawania wprowadzić informacje o zleceniu. Zlecenia pojawiają się m.in. podczas realizacji usług z zakresu świadczeń opieki stacjonarnej. Po wybraniu opcji Zlecenia z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista zleceń. Rysunek 219 Lista zleceń Na liście widoczne są następujące informacje o zleceniu: Strona 153 z 296

154 Data wystawienia, Imię i nazwisko pacjenta, Lp. zaopatrzenia, Rozpoznanie ICD-10, Numer dokumentu zlecenia, Numer umowy świadczeniodawcy zlecającego, Numer prawa wykonywania zawodu dla lekarza zlecającego lub numer identyfikacyjny dla innego rodzaju personelu. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dodanie nowego zlecenia, - przeglądanie danych zlecenia, poprawę danych w zleceniu, - usunięcie zlecenia, wydruk wyselekcjonowanej listy zleceń, - wyszukiwanie danych na liście zleceń, wyjście z okna Wprowadzanie nowego zlecenia Dodanie do listy nowego zlecenia wykonywane jest poprzez funkcję zlecenia - dodawanie naleŝy wprowadzić informacje o zleceniu: Pacjent, Data wystawienia, Numer dokumentu zlecenia, Rodzaj: Zlecenie wystawione przez świadczeniodawcę, Zlecenie wystawione przez inną instytucję, Karta zaopatrzenia, Wniosek na zaopatrzenie. Dane świadczeniodawcy zlecającego: Numer REGON, VII część kodu resortowego, Numer księgi rejestrowej RZOZ, Numer umowy nie jest to pole obowiązkowe, Osoba personelu: Rodzaj wybór z dostępnej listy:. W oknie Karta Strona 154 z 296

155 P.I.KAMSOFT Numer prawa wykonywania zawodu. Rysunek 220 Karta dodawania zlecenia Podczas wprowadzania kolejnego zlecenia w polach Numer umowy świadczeniodawcy zlecającego oraz numer prawa wykonywania zawodu podpowiadane są informacje z ostatnio dodanych zleceń. Funkcjonalność ta ułatwia uzupełnianie danych przy często powtarzających się numerach umów lub lekarzach zlecających. Po wprowadzeniu danych naleŝy zatwierdzić kartę poprzez przycisk OK. Aby anulować wprowadzanie naleŝy uŝyć Anuluj. W przypadku, gdy nie zostanie wprowadzona jedna z wymaganych informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: Rysunek 221 Komunikat Rysunek 222 Komunikat Zlecenie moŝna równieŝ wprowadzić z poziomu Karty kontaktu/karty hospitalizacji. Wówczas podczas rejestracji świadczenia wykonywanego na podstawie zlecenia naleŝy w polu Zlecenie uŝyć klawisza co pozwoli na przejście do listy zleceń (wprowadzanie danych na karcie kontaktu zostało dokładnie opisane w części Wykonane usługi) Przeglądanie danych zlecenia Strona 155 z 296

156 Przeglądanie informacji o wybranym zleceniu jest moŝliwe po jego zaznaczeniu na liście i uŝyciu przycisku. Rysunek 223 Karta podglądu danych o zleceniu Na karcie podglądu zlecenia nie jest moŝliwe wprowadzanie lub modyfikacja danych Poprawa danych zlecenia W celu edycji danych wprowadzonych w zleceniu naleŝy zaznaczyć zlecenie na liście i uŝyć funkcji edycja informacji.. Pojawi się wówczas okno Karta zlecenia - poprawianie, w której moŝliwa będzie Rysunek 224 Karta poprawy danych o zleceniu Edycja danych wykonywana jest analogicznie jak wprowadzanie informacji przy dodawaniu zlecenia. Po wprowadzeniu zmian naleŝy zatwierdzić dane poprzez OK. Aby zrezygnować ze zmiany danych naleŝy uŝyć Anuluj Usuwanie zlecenia Aby usunąć z listy informacje o zleceniu naleŝy zaznaczyć wybrane zlecenie i uŝyć funkcji. W wyświetlanym oknie naleŝy potwierdzić wykonanie operacji: Strona 156 z 296

157 P.I.KAMSOFT Rysunek 225 Pytanie o potwierdzenie usunięcia zlecenia Wybór opcji Tak spowoduje usunięcie zlecenia z listy. Po wybraniu opcji Nie wpis pozostanie na liście zleceń. W przypadku, gdy na podstawie wybranego zlecenia zostało wykonane świadczenie (zlecenie zostało wykazane w kontakcie) usunięcie tego zlecenia nie jest moŝliwe. Informuje o tym poniŝszy komunikat: Rysunek 226 Komunikat w przypadku próby usunięcia zlecenia wykazanego w kontakcie Wydruk listy zleceń Na poziomie okna Lista zleceń została wprowadzona moŝliwość wydrukowania listy dokumentów zlecających. Wydrukowanie listy zleceń jest wykonywane poprzez przycisk. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaŝe się okno Drukuj, w którym uŝytkownik moŝe ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 227 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, naleŝy uŝyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku: Strona 157 z 296

158 Rysunek 228 Podgląd wydruku listy zleceń Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna naleŝy kliknąć przycisk Zamknij i następnie w oknie Drukuj wybrać OK w celu wykonania wydruku Wyszukiwanie zleceń na liście Zlecenia wprowadzone do programu mogą zostać wyszukane według kryterium Pacjent, które znajduje się w górnej części okna. Po wybraniu pacjenta naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj, aby odświeŝyć dane na liście. Po wykonaniu tej operacji na liście będą widoczne wszystkie zlecenia wystawione dla wybranego pacjenta 9.8 Hospitalizacje Świadczenia wykonywane w zakresie opieki stacjonarnej naleŝy rejestrować korzystając z Karty hospitalizacji. Po wybraniu opcji Hospitalizacje z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista hospitalizacji. Rysunek 229 Lista hospitalizacji Na liście widoczne są następujące informacje o opiece stacjonarnej: Numer epizodu, Raport informacja czy epizod został juŝ wykazany w raporcie Status status weryfikacji hospitalizacji/epizodu w OW NFZ, Numer w księdze głównej, Data przyjęcia, Data wypisu, Strona 158 z 296

159 P.I.KAMSOFT Imię i nazwisko pacjenta. Z poziomu tego okna moŝna wykonać operacje: dodanie nowej hospitalizacji, - przeglądanie danych hospitalizacji, poprawa danych o hospitalizacji, wydruk listy hospitalizacji, - wyszukiwanie danych na liście hospitalizacji, - zliczenie rekordów na liście hospitalizacji wyjście z okna. Pod listą hospitalizacji znajduje się opcja Szczegóły szczegółów hospitalizacji dotyczących trybu przyjęcia oraz trybu wypisu. umoŝliwiająca wyświetlenie Wprowadzanie nowej hospitalizacji W celu dodania do listy nowego wpisu o hospitalizacji naleŝy uŝyć funkcji hospitalizacji - dodawanie naleŝy wprowadzić informacje o opiece stacjonarnej: Numer w księdze głównej, Pacjent, Informacje o uprawnieniu pacjenta: Ubezpieczony, Uprawniony na podstawie przepisów o koordynacji, Uprawniony na podstawie decyzji wójta/burmistrza, Numer dokumentacji medycznej, Dane zlecenia, Rozpoznanie wstępne, Data i tryb przyjęcia, Data i tryb wypisu.. W oknie Karta Strona 159 z 296

160 Rysunek 230 Karta dodawania hospitalizacji W przypadku, gdy jako tryb wypisu zostanie wprowadzony zgon pacjenta w dolnej części okna pojawiają się pola umoŝliwiające wprowadzenie danych o przyczynie zgonu. Po wprowadzeniu danych naleŝy zatwierdzić kartę poprzez przycisk OK. Aby anulować wprowadzanie naleŝy uŝyć Anuluj. W przypadku, gdy nie zostanie wprowadzona jedna z wymaganych informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: Rysunek 231 Komunikat Rysunek 232 Komunikat Rysunek 233 Komunikat Strona 160 z 296

161 P.I.KAMSOFT Rysunek 234 Komunikat Hospitalizację moŝna równieŝ wprowadzić z poziomu Karty kontaktu. Wówczas podczas rejestracji świadczenia z zakresu opieki stacjonarnej naleŝy w polu Hospitalizacja uŝyć klawisza co pozwoli na przejście do listy hospitalizacji (wprowadzanie danych na Karcie kontaktu zostało dokładnie opisane w części Wykonane usługi) Przeglądanie danych hospitalizacji Przeglądanie informacji o wybranej hospitalizacji jest moŝliwe po zaznaczeniu jej na liście i uŝyciu przycisku. Rysunek 235 Karta podglądu danych o hospitalizacji Na karcie podglądu hospitalizacji nie jest moŝliwe wprowadzanie lub modyfikacja danych Poprawa danych hospitalizacji W celu edycji danych dotyczących hospitalizacji naleŝy zaznaczyć zlecenie na liście i uŝyć funkcji informacji.. Pojawi się wówczas Karta hospitalizacji - poprawianie, w której moŝliwa będzie edycja Strona 161 z 296

162 Rysunek Karta poprawy danych o hospitalizacji Edycja danych wykonywana jest analogicznie jak wprowadzanie informacji przy dodawaniu hospitalizacji. Po wprowadzeniu zmian naleŝy zatwierdzić dane poprzez OK. Aby zrezygnować ze zmiany danych naleŝy uŝyć Anuluj Wydruk listy hospitalizacji Na poziomie okna Lista hospitalizacji została wprowadzona moŝliwość wydrukowania listy wpisów o opiece stacjonarnej. Wydrukowanie listy hospitalizacji jest wykonywane poprzez przycisk. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaŝe się okno Drukuj, w którym uŝytkownik moŝe ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 237 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, naleŝy uŝyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd: Strona 162 z 296

163 P.I.KAMSOFT Rysunek 238 Podgląd wydruku listy hospitalizacji Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna naleŝy kliknąć przycisk Zamknij i następnie w oknie Drukuj wybrać OK w celu wykonania wydruku Wyszukiwanie hospitalizacji na liście Hospitalizacje wprowadzone do programu mogą zostać wyszukane według kryterium Pacjent, które znajduje się w górnej części okna Lista hospitalizacji. Po wybraniu pacjenta naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj, aby odświeŝyć dane na liście. Po wykonaniu tej operacji na liście będą widoczne wszystkie hospitalizacje dotyczące wybranego pacjenta. Drugi sposób wyszukiwania polega na wybraniu jednego z kryteriów wyszukiwania w dolnej części okna w polu Szukaj wg. Dla kryterium numer w księdze głównej naleŝy w polu obok wpisać szukany ciąg znaków. Natomiast w przypadku kryteriów: data przyjęcia oraz data wypisu dane sortowane są automatycznie. W celu zliczenia wpisów o hospitalizacji naleŝy uŝyć przycisku prawym rogu okna z listą hospitalizacji znajdującego się w dolnym, 9.9 Pracownicy medyczni Do programu została wprowadzona opcja Pracownicy medyczni, która pozwala na wprowadzenie danych osób pracujących u wybranego świadczeniodawcy. Dodatkowo umoŝliwia aktualizację ich danych. Po wybraniu opcji Pracownicy medyczni z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista pracowników medycznych. Strona 163 z 296

164 Rysunek 239 Lista pracowników medycznych O kaŝdym pracowniku znajdującym się na liście zostały wprowadzone następujące informacje: Rodzaj (obligatoryjne), Tytuł naukowy (opcjonalne), Nazwisko i imię (obligatoryjne), PESEL (obligatoryjne), Numer prawa wykonywania zawodu dla lekarza lub numer identyfikacyjny dla innego rodzaju personelu (obligatoryjne), Rodzaj/Charakter pracy (obligatoryjne), StaŜ pracy (obligatoryjne), Adres, telefon (opcjonalne), Nr paszportu i kraj pochodzenia (w przypadku cudzoziemców) - (obligatoryjne), Specjalności lekarskie (opcjonalne), Stopień specjalizacji (opcjonalne), Numer dyplomu (opcjonalne), Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dopisanie nowego lekarza, poprawę danych o lekarzu, przekazanie pacjentów między lekarzami, uruchomienie importu danych pracowników medycznych z arkusza Excel, usuwanie lekarza z listy, wydruk wyselekcjonowanej listy lekarzy, tworzenie pliku z listą pracowników medycznych dla NFZ, przywrócenie na listę personelu wcześniej usuniętej osoby, eksport danych do pliku Excel lub pliku CSV, - zliczenie rekordów na liście, wyjście z okna. Strona 164 z 296

165 P.I.KAMSOFT Wyszukiwanie pracownika medycznego Pracownicy wprowadzeni do programu mogą zostać wyszukani według kryteriów dostępnych w górnej części okna oraz w polu Szukaj wg. Nad listą personelu znajduje się pole PokaŜ, w którym z listy rozwijanej uŝytkownik moŝe dokonać wyboru jednego z trzech dostępnych kryteriów pozwalających wyszukać osoby personelu z nie uzupełnionymi w pełni danymi. Kryteria te są następujące: Lekarzy bez określonego obywatelstwa, Polaków bez określonego numeru PESEL, Obcokrajowców bez określonego numeru prawa wykonywania zawodu. Aby wyszukiwanie zostało uruchomione naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj. Opcja Razem z tytułem naukowym i nazwiskiem znajdująca się w dolnej części okna Lista pracowników medycznych pozwala wyświetlić informacje na liście łącznie z tytułem naukowym i nazwiskiem osoby. Opcja PokaŜ nieaktywnych znajdująca się w górnej części okna Lista pracowników medycznych pozwala wyświetlić usunięte osoby personelu są one oznaczone na liście szarą czcionką. W celu wyszukania w bazie określonego pracownika stosując kryteria dostępne w polu Szukaj wg naleŝy: W polu Szukaj wg wybrać odpowiadające nam kryterium wyszukiwania: Nazwisko; Imię, Numer prawa wykonywania zawodu, PESEL. W polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. W ten sposób poszukiwany pracownik zostanie wyświetlony na liście. Uwaga! Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię, program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pracowników. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. WaŜne jest jednak zachowanie kolejności Określanie liczby pracowników wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów W celu uzyskania danych liczbowych na temat pracowników znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, naleŝy kliknąć na ikonkę wówczas pojawi się komunikat informujący o ilości pracowników medycznych. Strona 165 z 296

166 Rysunek 240 Informacja o liczbie znajdujących się na liście pracowników medycznych Wprowadzanie danych nowego pracownika medycznego Aby wprowadzić nowego pracownika do bazy, naleŝy uŝyć przycisku, znajdującego się w oknie Lista pracowników medycznych. Spowoduje to wyświetlenie karty, na której będzie moŝna wprowadzać dane nowego pracownika. Dane w Karcie zgrupowane są na trzech zakładkach. Pierwsza z nich to dane podstawowe: Dane podstawowe obejmują: Rysunek 241 Dodawanie danych nowego lekarza do bazy Tytuł naukowy, Nazwisko, Imię, Numer PESEL, Rodzaj wybierany z dostępnej listy, na którą składa się 37 pozycji, StaŜ pracy, Numer prawa wykonywania zawodu jeśli jest wymagany dla danego rodzaju personelu, Samorząd zawodowy wybór z listy samorządów zawodowych, właściwy do wybranego wcześniej rodzaju personelu, Dodatkowe dany w przypadku cudzoziemca: Kraj, Numer paszportu. Uwaga! Podczas wprowadzania numeru prawa wykonywania zawodu sprawdzana jest poprawność 7-cyfrowego numeru według sumy kontrolnej. JeŜeli numer jest nieprawidłowy program wyświetla komunikat: Strona 166 z 296

167 P.I.KAMSOFT Rysunek 242 Komunikat w przypadku wprowadzenia nieprawidłowego nr prawa wykonywania zawodu (zgodność z sumą kontrolną) W takim wypadku naleŝy sprawdzić numer prawa wykonywania zawodu i wpisać poprawny numer. Druga zakładka zawiera dane adresowe pracownika. Rysunek 243 Dane adresowe pracownika Na zakładce Adres zamieszkania umieszczone są następujące informacje: Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Telefon. Na trzeciej zakładce Kompetencje uzupełniana jest informacja o kompetencjach pracownika. Pod tym pojęciem rozumiane są: Specjalności lekarskie, Ukończone kursy zawodowe, Certyfikaty. Strona 167 z 296

168 Rysunek 244 Karta pracownika medycznego - kompetencje Wyboru odpowiednich kompetencji dokonuje się ze słownika, który otwiera się po uŝyciu przycisku wyboru w polu Specjalność. Po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy i naciśnięciu przycisku OK zostaje ona umieszczona w polu Specjalność. MoŜna określić dodatkowo stopień specjalizacji i numer dyplomu. Po uzupełnieniu tych danych naleŝy uŝyć przycisku na liście specjalności pracownika. Pozostałe przyciski na tej zakładce słuŝą wykonaniu następujących operacji: - poprawienie specjalności juŝ wprowadzonej na listę, - usunięcie specjalności wprowadzonej na listę,, aby informacje zostały uwzględnione - ustawienie specjalności jako domyślnej (będzie ona automatycznie uzupełniana w przypadku podawania specjalności np. w karcie wykonania usługi lub karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe). Na karcie pracownika medycznego większość danych wprowadzamy ręcznie z klawiatury. Informacje wybierane z listy to: Rodzaj, Kraj, Miejscowość, Specjalność. Aby informacje o pracowniku zostały zapisane w bazie naleŝy kliknąć przycisk OK. Przycisk Anuluj spowoduje, Ŝe dane zostaną uniewaŝnione i nie znajdą się w bazie Poprawa danych wybranych pracowników Część danych dotyczących pracowników moŝe być uaktualniana. Aby dokonać poprawy wprowadzonych informacji, naleŝy najpierw podświetlić wybranego pracownika na Liście pracowników medycznych. Następnie trzeba uŝyć przycisk. Pojawi się wtedy okno z Kartą pracownika medycznego - poprawianie, na której będzie moŝna dokonać aktualizacji danych. Strona 168 z 296

169 P.I.KAMSOFT Rysunek 245 Poprawianie danych pracowników UŜycie przycisku OK, spowoduje, Ŝe poprawione dane zostaną wprowadzone do bazy. Natomiast przycisk Anuluj uniewaŝni przeprowadzoną aktualizację danych Przekazywanie pacjentów między lekarzami Jeśli zajdzie konieczność zmiany przypisania pacjenta leczącego się u określonego lekarza innemu lekarzowi, naleŝy uŝyć przycisku. Pojawi się okno Przekazanie deklaracji. Rysunek 246 Przekazywanie deklaracji miedzy pracownikami Aby wykonać operację przekazania poszczególnych pacjentów, naleŝy: wybrać pracownika źródłowego, który przekazuje swoich pacjentów, wybrać pracownika docelowego, któremu będą przekazani pacjenci. (Nie trzeba podawać pracownika docelowego, tzn. jeśli pozostawimy to pole puste program usunie z deklaracji informacje o pracowniku.) Do zrealizowania tych czynności wykorzystujemy przyciski wyboru z listy. W obu przypadkach, po jego uŝyciu, pojawi się okno Wybieranie pracownika medycznego. Po wybraniu pracownika z listy naciśnięciu OK wybrany pracownik zostanie umieszczony w odpowiednim polu w oknie Przekazywanie pacjentów. wybrać pacjentów z listy, naleŝy zaznaczyć ich poprzez: Strona 169 z 296

170 podświetlenie wybranego pacjenta - Naciśniecie klawisza. Podczas zaznaczania moŝna korzystać z przycisków umieszczonych w prawej górnej części okna: - zaznaczenie wszystkich pacjentów, - odznaczenie wszystkich pacjentów, - odwrócenie zaznaczenia. po zaznaczeniu wybranych pacjentów naleŝy kliknąć przycisk. Po pojawieniu się komunikatu: Trwa modyfikacja danych, nastąpi przypisanie pacjentów pracownikowi docelowemu. Zaznaczenie opcji Wycofaj deklarację i złóŝ nową z datą przekazania będzie miało taki skutek, Ŝe po wykonaniu operacji przekazania na liście deklaracji wycofanych będzie widoczna deklaracja pacjenta wraz z danymi lekarza, który był lekarzem źródłowym. Natomiast na liście deklaracji aktywnych pojawi się nowy wpis o złoŝeniu deklaracji do lekarza docelowego z datą złoŝenia równą dacie przekazania pacjenta do tego lekarza. Jeśli nie dokona się wyboru pracownika docelowego, do którego mają być przypisani wybrani pacjenci i uŝyje się przycisku. Pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. Rysunek 247 Komunikat - brak pracownika docelowego Jeśli zajdzie konieczność przekazania kolejnych pacjentów innemu pracownikowi docelowemu, wystarczy wybrać ponownie w dolnej części okna, za pomocą przycisku wyboru, kolejnego pracownika docelowego. Następnie, wykonać jeszcze raz opisane wcześniej czynności. Jeśli zajdzie potrzeba przekazania pacjentów wybranemu juŝ wcześniej pracownikowi docelowemu od innego pracownika przekazującego naleŝy, po uŝyciu przycisku wyboru, wybrać kolejnego pracownika przekazującego. Następnie wykonać ponownie opisane wcześniej czynności Usuwanie pracowników medycznych Jeśli z jakichkolwiek powodów trzeba będzie usunąć z listy wybranego pracownika, naleŝy: podświetlić daną pozycję w oknie Lista pracowników medycznych, uŝyć przycisku. Pojawi się wtedy informacja o liczbie deklaracji pacjentów leczących się u wybranego pracownika oraz pytanie czy przekazać ich innym pracownikom. Strona 170 z 296

171 P.I.KAMSOFT Rysunek 248 Pytanie - czy przekazać pacjentów innemu pracownikowi Jeśli odpowiedź będzie twierdząca (Tak) pojawi się okno Przekazywanie deklaracji, w którym moŝna dokonać przekazania pacjentów. W przypadku, gdy tylko część pacjentów lekarza, którego będziemy chcieli usunąć, zostanie przekazana innemu lekarzowi, pojawi się znowu komunikat, informujący o pozostałej liczbie deklaracji pacjentów, którzy nie zostali przekazani. PowyŜsza informacja będzie wyświetlana do momentu: 1. AŜ wszyscy pacjenci zostaną przekazani, 2. Odpowiemy, Ŝe nie chcemy przekazać pacjentów innemu pracownikowi (Nie). Ad.1 Jeśli wszyscy pacjenci zostaną przekazani pojawi się pytanie, czy usunąć pracownika z listy pracowników medycznych. Rysunek 249 Usunięcie pracownika Ad.2 Jeśli odpowiedź będzie negatywna (Nie nie chcemy przekazać reszty pacjentów innemu pracownikowi), automatycznie zostanie wyświetlony komunikat informujący o liczbie deklaracji pacjentów leczących się u pracownika oraz pytanie czy z ich deklaracji usunąć informację o tym. Rysunek 250 Usunięcie z deklaracji informacji o lekarzu Przywracanie osób personelu na listę Aby przywrócić wcześniej usuniętą osobę personelu medycznego naleŝy wyświetlić na liście osoby usunięte naleŝy w tym celu zaznaczyć opcję PokaŜ nieaktywnych i kliknąć Zastosuj. Następnie naleŝy zaznaczyć wybraną osobę i uŝyć przycisku potwierdzenie operacji:. Pojawi się pytanie o Strona 171 z 296

172 Rysunek 251 potwierdzenie operacji przewrócenia osoby personelu na listę Po potwierdzeniu (Tak) nastąpi wyświetlenie karty danej osoby moŝna wówczas zmodyfikować jej dane lub pozostawić bez zmian klikając przycisk OK. JeŜeli wybrana zostanie opcja Nie - osoba nadal pozostanie nieaktywna Wydruk listy pracowników medycznych Na poziomie okna Lista pracowników medycznych została wprowadzona moŝliwość wydrukowania listy pracowników wprowadzonych do bazy za pomocą opcji. Pod listą pracowników znajduje się opcja, której zaznaczenie wpływa na dane widoczne na wydruku. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, Ŝe na wydruku listy pracowników będą widoczne następujące informacje: Lp., PESEL, Nr. prawa wyk. zawodu, Nr uprawnienia L4, Tytuł naukowy, Nazwisko i Imię, Rodzaj, StaŜ pracy. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaŝe się okno Drukuj, w którym uŝytkownik moŝe ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 252 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, naleŝy uŝyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno podglądu: Strona 172 z 296

173 P.I.KAMSOFT Rysunek 253 Podgląd wydruku listy pracowników Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna naleŝy kliknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu moŝna: zrezygnować z wydruku uŝyć przycisku Anuluj, wydrukować listę: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK. - pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 254 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy pracowników medycznych Eksport informacji o pracownikach medycznych do Oddziału NFZ W programie KS-SWD_XML istnieje moŝliwość przekazania listy pracowników medycznych do Oddziału Funduszu w postaci elektronicznej - pliku o rozszerzeniu *.lkr. Aby wygenerować taki raport w oknie Lista pracowników medycznych naleŝy wcisnąć przycisk. Podczas eksportu danych do pliku *.lkr sprawdzana jest kompletność i poprawność danych personelu medycznego. JeŜeli wszystkie informacje są kompletne, plik z danymi zapisywany jest we wskazanym przez uŝytkownika miejscu na dysku. W przypadku braku istotnych danych wyświetlany jest komunikat zawierający informacje o osobie personelu i brakujących dla niej danych: Strona 173 z 296

174 Rysunek 255 Komunikat w przypadku brakujących danych podczas eksportu personelu do pliku lkr Eksport informacji o pracownikach medycznych do Excela lub pliku CSV Informacje o pracownikach medycznych moŝna zapisać w formacie arkusza Excel\pliku CSV. Wygenerowanie takiego pliku nastąpi po wciśnięciu przycisku w oknie Lista pracowników medycznych. Zakres danych jakie znajdą się w pliku zaleŝy, od tego czy zostanie zaznaczona opcja. Po uŝyciu przycisku program poprosi o podanie nazwy pliku oraz jego lokalizacji na dysku. Do programu KS-SWD_XML moŝna równieŝ zaimportować listę pracowników medycznych przechowywaną w Excelu lub pliku CSV. Dokonanie operacji importu z arkusza przeprowadza się w menu Import w oknie Import z Excela Lista lekarzy. Szczegóły dotyczące tej opcji zostały opisane w dalszej części opracowania, w rozdziale na temat importu danych z arkusza Excel Lista pacjentów oczekujących KaŜdy świadczeniodawca ma obowiązek przekazywania Oddziałowi NFZ, z którym się rozlicza, informacji o kolejkach osób oczekujących na udzielenie danego świadczenia, np. leczenia sanatoryjnego czy zabiegu na oddziale kardiochirurgicznym. Raporty z kolejkami osób oczekujących są przekazywane Oddziałom co miesiąc. Dzięki takim listom Oddziały NFZ uzyskują rzeczywisty obraz zapotrzebowania na wykonywanie określonych świadczeń w danej placówce. Informacje te pozwalają na rozpoznanie rynku medycznego i umoŝliwiają m.in.: określenie świadczeń, na których udzielenie oczekuje najwięcej osób, określenie świadczeń, na których udzielenie pacjenci oczekują najdłuŝej. Rejestracja pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia jest moŝliwa po wybraniu opcji Lista pacjentów oczekujących z menu Rejestracja. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno Lista pacjentów oczekujących: Strona 174 z 296

175 P.I.KAMSOFT Rysunek 256 Lista pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia Przyciski na tej liście umoŝliwiają uŝytkownikowi wykonanie poniŝszych operacji: - wprowadzenie nowego pacjenta na listę oczekujących, - poprawienie danych pacjenta oczekującego, - skreślenie pacjenta z listy oczekujących. JeŜeli na liście osób oczekujących znajdują się wpisy oznaczone kolorem czerwonym oznacza to, Ŝe są to wpisy, dla których czas realizacji upłynął (tzn. wpisana na karcie planowana data udzielenia świadczenia jest późniejsza od daty bieŝącej). Przycisk Zamknij powoduje wyjście z Listy pacjentów oczekujących i powrót do głównego menu programu Dodawanie pacjenta oczekującego na udzielenie świadczenia W celu wprowadzenia informacji o osobie oczekującej na wykonanie usługi medycznej naleŝy w oknie Lista pacjentów oczekujących uŝyć przycisku. Wyświetlone zostanie poniŝsze okno: Rysunek 257 Wprowadzanie pacjenta oczekującego Strona 175 z 296

176 W Karcie pacjenta-dodawanie uŝytkownik musi wprowadzić informacje o: Pacjencie (obligatoryjne), Rozpoznaniu (opcjonalne) jednostka chorobowa ICD-10, Rodzaju kolejki (obligatoryjne): K do komórki organizacyjnej, P do procedury/programu terapeutycznego przy rodzaju typu P, pojawi się dodatkowe pole edycyjne Procedura/program, które naleŝy uzupełnić. Procedurze ICD-9 (opcjonalne), Miejscu wykonywania świadczeń (obligatoryjne), Typie komórki organizacyjnej (obligatoryjne), Lekarzu (opcjonalne), Planowanej dacie udzielenia świadczenia (obligatoryjne), Osobie kontaktowej (opcjonalne), Dacie i godzinie wpisania na listę (obligatoryjne) pole moŝna uzupełnić na podstawie bieŝących - w momencie wprowadzania - informacji korzystając z przycisku. Wówczas pola te zostaną automatycznie wypełnione aktualnymi danymi. Nazwisku i imieniu osoby wpisującej na listę (obligatoryjne), Kategorii medycznej (obligatoryjne): Przypadek pilny, Przypadek stabilny. JeŜeli uŝytkownik nie wprowadzi jednej z wymaganych informacji wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat o braku danych. Pacjenci otrzymują kolejne numery porządkowe w ramach danego rodzaju kolejki i danego świadczenia (lub komórki organizacyjnej). W przypadku dodawania (lub poprawy danych) kolejnego pacjenta do danej kolejki moŝe zdarzyć się sytuacja, Ŝe planowana data wykonania świadczenia wymusi zmianę kolejności wpisanych juŝ pacjentów. W tej sytuacji wyświetlany jest poniŝszy komunikat: Rysunek 258 Komunikat o zmianie kolejności w kolejce oczekujących UŜytkownik musi podać datę decyzji o zmianie kolejności wpisanych pacjentów. Przykład: Na liście pacjentów oczekujących z zakresu świadczeń wyskokospecjalistycznych w ramach poradni chorób wewnętrznych znajdują się trzy wpisy: Lp Pacjent UŜytkownik wykonuje następujące czynności: Planowana data świadczenia 1 Jan Nowak Ewa Nowak Adam Kowalski dodaje nowego pacjenta: Anna Kowal do tej kolejki (z tym samym świadczeniem) z datą wykonania usługi , poprawia planowaną datę wykonania usługi dla pacjenta Jan Nowak na Spowoduje to następującą zmianę kolejności pacjentów w tej kolejce: Strona 176 z 296

177 P.I.KAMSOFT Lp Pacjent Planowana data świadczenia 1 Ewa Nowak Anna Kowal Adam Kowalski Jan Nowak W przypadku wprowadzenia pacjentów, dla których data wykonania świadczenia jest taka sama o kolejności w kolejce decyduje data wpisu do kolejki. Przy próbie dodania dokładnie tego samego rekordu w ramach danej kolejki (dodanie tego samego pacjenta z takimi samymi danymi odnośnie wykonania usługi) wyświetlany jest komunikat: Rysunek 259 Komunikat podczas dodawania tego samego pacjenta do tej samej kolejki oczekujących Aby potwierdzić naleŝy wybrać opcję TAK, w celu rezygnacji wprowadzania danych naleŝy wybrać opcję NIE Poprawianie danych pacjenta oczekującego na udzielenie świadczenia JeŜeli uŝytkownik chce wprowadzić zmiany w danych pacjenta oczekującego powinien w oknie Lista pacjentów oczekujących uŝyć przycisku. Informacje o pacjencie, rodzaju kolejki i świadczeniu jednostkowym (komórce organizacyjnej) nie są moŝliwe do poprawienia. JeŜeli zajdzie potrzeba modyfikacji właśnie tych danych naleŝy skreślić pacjenta z listy oczekujących i wprowadzić dane na nowo Skreślenie pacjenta z listy oczekujących W przypadku potrzeby usunięcia pacjenta z listy osób oczekujących (np. gdy świadczenie zostanie zrealizowane lub pacjent zrezygnuje) naleŝy uŝyć przycisku pojawia się okno umoŝliwiające wybranie powodu skreślenia pacjenta z listy:. Po wybraniu tej funkcji Rysunek 260 Wybór powodu skreślenia z kolejki oczekujących Strona 177 z 296

178 UŜytkownik musi wprowadzić datę skreślenia pacjenta z kolejki i wybrać jedną z przyczyn skreślenia: realizacja świadczenia, rezygnacja świadczeniobiorcy, zaprzestanie wykonania, inna. JeŜeli data skreślenia z kolejki będzie wcześniejsza niŝ data wprowadzenia pacjenta na listę wyświetlany jest poniŝszy komunikat: Rysunek 261 Komunikat w przypadku podania nieprawidłowej daty skreślenia pacjenta z listy W celu potwierdzenia operacji skreślenia naleŝy następnie kliknąć przycisk OK. Aby zrezygnować z operacji naleŝy wybrać Anuluj Wyszukiwanie pacjentów na liście oczekujących Obszar filtrowania danych w górnej części okna listy pacjentów oczekujących pozwala na wyszukiwanie pacjentów wg kryterium: Miejsca wykonywania świadczeń, Rodzaju kolejki (ambulatorium, lecznictwo zamknięte, świadczenia wysokospecjalistyczne), Pacjenta, Lekarza, Kategorii medycznej, Wybór czy wyświetlać na liście równieŝ pacjentów skreślonych z listy. Po wybraniu kryterium naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj, aby odświeŝyć listę z danymi. Dodatkowo moŝna ustawić filtr z nazwą kolejki wg bieŝącego (aktualnie podświetlonego na liście) rekordu. W tym celu naleŝy zaznaczyć wybrany rekord na liście i uŝyć przycisku. Wówczas do pola obok zostanie przeniesiony wybrany typ świadczenia lub komórka organizacyjna i wyświetlone będą tylko rekordy dotyczące danej kolejki Określanie liczby pacjentów oczekujących wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Strona 178 z 296

179 P.I.KAMSOFT W celu uzyskania informacji na temat ilości rekordów znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, naleŝy kliknąć na ikonkę. Pojawi się wówczas komunikat informujący o ilości wyszukanych rekordów Strona 179 z 296

180 10 Raporty 10.1 Raporty medyczne dla NFZ Jedną z podstawowych funkcji programu KS-SWD jest zapewnienie uŝytkownikowi moŝliwości generowania zestawień wymaganych przez Oddziały NFZ. MoŜliwe jest generowanie następujących zestawień: Lista aktywna do umowy, Wykonanych świadczeń (komunikat SWX), Raport statystyczny ZPX do umowy zaopatrzenie, Raport statystyczny medyczny do umowy za rok 2006.Wszystkie raporty generowane w programie umieszczane są na jednej liście raportów dostępnej po wybraniu opcji Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia z menu Raporty. Rysunek 262 Lista raportów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - wprowadzenie na listę raportu/komunikatu, - przeglądanie informacji zawartych w raporcie/komunikacie, - sprawdzenie poprawności danych w raporcie przed zatwierdzeniem, - zatwierdzenie raportu, - generowanie pliku z raportem, - usunięcie niezatwierdzonego raportu, - wydrukowanie listy raportów lub wybranego typu raportu, - zmiana nazwy raportu/komunikatu, - przeglądanie problemów, które zostały wykryte w raporcie/komunikacie podczas jego weryfikacji merytorycznej w NFZ, - zapisanie w postaci arkusza Excel pozycji raportu POZ, - import raportu zwrotnego do raportu/komunikatu statystycznego, Strona 180 z 296

181 P.I.KAMSOFT - wyszukiwanie raportów/komunikatów według kryteriów dostępnych w górnej części okna, - opis obiegu dokumentów w lecznictwie ambulatoryjnym i szpitalnym od roku 2007, - zamknięcie listy raportów/komunikatów, Wyszukiwanie raportów W górnej części listy raportów/komunikatów umieszczone są pola pozwalające określać kryteria wyszukiwania raportów. UŜytkownik moŝe wyszukiwać raport podając: Oddział NFZ, Typ raportu: Listy POZ, Komunikaty SWX i raporty statystyczne, Rok, Okres w przypadku komunikatów SWX wybór konkretnego okresy nie ma wpływu na wyświetlane pozycje. Aby wyszukiwanie zostało przeprowadzone naleŝy uŝyć przycisku Lista POZ Aby wygenerować listę aktywną do umowy musi być spełniony podstawowy warunek, jakim jest przyporządkowanie deklaracji pacjentów do pozycji specyfikacji umowy. Operacja ta została dokładnie opisana w podrozdziale Aktywacja deklaracji Opcje generowania listy aktywnej Istnieje moŝliwość określenia dnia kończącego okres rozliczeniowy jako ostatni lub dowolny dzień miesiąca. Przykładowo, jeŝeli na liście aktywnej mają zostać wykazane tylko deklaracje złoŝone i wycofane do 16 dnia miesiąca wówczas granicę taką naleŝy wprowadzić w opcjach (menu Narzędzia/Opcje, zakładka Deklaracje). Rysunek 263 Ustawienie parametrów generowanej listy POZ Ustawienia takiego dokonuje się osobno dla kaŝdego Oddziału NFZ, z którym świadczeniodawca ma podpisaną umowę. Strona 181 z 296

182 W programie wprowadzono równieŝ moŝliwość ustawienia kontroli wieku noworodków (wymaganie numeru PESEL) podczas tworzenia listy POZ. Kontrola ta moŝe być określona: na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, na ostatni dzień miesiąca Generowanie listy aktywnej Program KS-SWD_XML umoŝliwia tworzenie raportu POZ w postaci listy pełnej. Pełna lista POZ zawiera deklaracje aktywne w momencie jej tworzenia. Deklaracje aktywne oznaczają te deklaracje, które są w danej chwili przyporządkowane do pozycji umowy. Aby wygenerować listę aktywną do umowy naleŝy: otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia), uŝyć przycisku, z menu kontekstowego wybrać opcję Listę POZ, wskazać umowę, do której lista będzie generowana i uŝyć przycisku OK Rysunek 264 Wybieranie umowy Pojawi się wtedy okno Tworzenie listy aktywnej do umowy. Strona 182 z 296

183 P.I.KAMSOFT Rysunek 265 Tworzenie listy aktywnej do wybranej umowy Aby program mógł wygenerować taką listę, naleŝy wypełnić pola: Rok i Okres, którego raport ma dotyczyć. Po uzupełnieniu pól naleŝy uŝyć przycisku F10-Zastosuj. W oknie głównym zostanie przedstawiony podgląd danych, które zostaną zawarte na liście aktywnej. Rysunek 266 Wyświetlona lista aktywna Generowanie listy POZ jest równieŝ uzaleŝnione od opcji Kontrola kompletności danych przy tworzeniu listy POZ ustawianej z poziomu menu Narzędzia/Opcje na zakładce Deklaracje POZ). Opcja ta umoŝliwia włączenie/wyłączenie funkcji sprawdzania czy dane zapisywane w generowanej liście POZ są prawidłowe i kompletne. JeŜeli opcja ta jest włączona wówczas podczas generowania listy POZ dane są weryfikowane. W przypadku braku lub nieprawidłowości danych, uŝytkownik otrzymuje pełną informację, w których deklaracjach wystąpiły błędy (deklaracje te są oznaczone czerwonym tłem). Błędy kompletności danych mogą być następujące: brak numeru PESEL osoby personelu medycznego: naleŝy sprawdzić i uzupełnić nr PESEL personelu z deklaracji, brak osoby personelu medycznego: naleŝy uzupełnić osobę personelu poprzez wycofanie istniejącej deklaracji i dodanie nowej z osobą personelu, brak numeru prawa wykonywania zawodu personelu medycznego: naleŝy sprawdzić i uzupełnić NPWZ personelu z deklaracji, błędne powiązanie rodzaju personelu z danym typem deklaracji (np. do deklaracji typu lekarz rodzinny została podpięta pielęgniarka środowiskowa): naleŝy poprawić rodzaj personelu poprzez wycofanie istniejącej deklaracji i dodanie nowej z właściwym typem personelu, Strona 183 z 296

184 Kolejnym krokiem jest wygenerowanie listy. W tym celu naleŝy uŝyć przycisku poprawnym utworzeniu raportu uŝytkownik jest informowany odpowiednim komunikatem.. O Rysunek 267 Utworzenie raportu komunikat W przypadku wystąpienia błędów kompletności danych program wyświetla okno z potwierdzeniem generacji listy: Rysunek 268 Komunikat w przypadku wystąpienia niekompletnych danych Po wybraniu opcji Tak lista zostanie utworzona, ale będzie zawierała niekompletne dane. Natomiast po uŝyciu funkcji Nie lista nie będzie utworzona. NaleŜy wówczas poprawić odpowiednie informacje w deklaracjach, aby wygenerować poprawną listę. JeŜeli opcja Kontrola kompletności danych przy tworzeniu listy POZ jest wyłączona wówczas przy tworzeniu listy nie jest sprawdzana kompletność danych i do pliku *.poz zapisywane są bieŝące (nawet niekompletne) informacje. JeŜeli na liście POZ nie pojawią się wpisy, co świadczy o tym, Ŝe do umowy nie ma aktualnie przyporządkowanych Ŝadnych deklaracji, przy próbie generacji pojawi się komunikat informujący, Ŝe lista jest pusta. Rysunek 269 Pusta lista POZ Po poprawnym utworzeniu Listy POZ znajdzie się ona na liście raportów ze statusem WPROWADZONY. Aby wygenerować plik z raportem naleŝy najpierw uŝyć opcji prośbą o potwierdzeniu zatwierdzenia raportu:. Pojawi się komunikat z Strona 184 z 296

185 P.I.KAMSOFT Rysunek 270 Pytanie o potwierdzenie operacji Aby zatwierdzić raport naleŝy uŝyć opcji TAK. Aby anulować operację naleŝy uŝyć opcji NIE. Zatwierdzony raport moŝna wyeksportować do pliku po uŝyciu opcji. Pojawi się okno gdzie uŝytkownik podaje miejsce zapisu pliku w polu Zapisz w. Domyślnie plik zapisywany jest w katalogu Export w katalogu, w którym zainstalowany jest program. MoŜna oczywiście wybrać inne miejsce zapisu. Pozostałe pola, czyli Nazwa pliku oraz Zapisz jako typ nie powinny być modyfikowane. Rysunek 271 Okno zapisu do pliku Tworzenie pliku z raportem rozpocznie się po naciśnięciu przycisku Zapisz Stacjonarne i ambulatoryjne od 2007 roku W związku z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 14 grudnia 2006 roku (Dz..U.Nr 242 poz. 1756) zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu niezbędnych informacji gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych oraz Zarządzeniem nr 119 Prezesa NFZ z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie określenia szczegółowych komunikatów sprawozdawczych XML przekazywanych przez świadczeniodawców do Narodowego Funduszu Zdrowia od 1 stycznia 2007 roku zachowany został dwufazowy system rozliczania świadczeń opieki zdrowotnej wykonywanych w zakresie lecznictwa ambulatoryjnego oraz lecznictwa szpitalnego. Zmianie ulega zakres przekazywanych danych w komunikatach 1 i 2 fazy. W 2007 roku raport statystyczny zastąpiony został Komunikatem świadczenia SWX. Za pomocą Komunikatu SWX przekazuje się wszystkie zarejestrowane w systemie epizody, które nie wystąpiły we wcześniejszym Komunikacie. W związku z tym pojedynczy Komunikat SWX moŝe zawierać świadczenia wykonane w róŝnych okresach sprawozdawczych na podstawie róŝnych umów zawartych pomiędzy świadczeniodawcą i Oddziałem Wojewódzkim NFZ. Warunkiem wygenerowania Komunikatu SWX jest wprowadzenie do systemu danych o wykonanych usługach. Operację tę wykonuje się w menu Rejestracja, opcja Wykonane usługi. Dokładny opis wszystkich czynności związanych z wprowadzaniem usług opisany został w podrozdziale Wykonane usługi. Plik Komunikatu SWX posiada rozszerzenie *.SWX. Strona 185 z 296

186 W programie KS-SWD nie są generowane raporty poza umową oraz osobne raporty za usługi rozliczane na podstawie przepisów o koordynacji. Świadczeniodawca generuje jeden komunikat SWX niezaleŝnie od tytułu ubezpieczenia pacjenta Generowanie Komunikatu SWX Aby przygotować komunikat SWX naleŝy: otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia) uŝyć przycisku, z menu kontekstowego wybrać opcję Komunikat SWX: Komunikat SWX przekazanie epizodów dodanych i zmodyfikowanych od czasu ostatniego przesłania (zalecane) opcję tą naleŝy uŝywać w normalnym trybie pracy, po jej uŝyciu tworzony jest komunikat/raport z usługami, które nie zostały jeszcze wykazane w Ŝadnym komunikacie lub zostały skorygowane od czasu wykazania ich w poprzednim raporcie/komunikacie. Komunikat SWX powtórnego przesłanie wszystkich epizodów z wybranego komunikatu opcja ta powinna być stosowana w przypadku potrzeby stworzenia komunikatu zawierającego usługi, które znajdują się juŝ we wcześniejszym raporcie/komunikacie. Przed uŝyciem tej opcji naleŝy wcześniej zaznaczyć Komunikat SWX, którego ma to dotyczyć. Opcja ta powinna być głównie wykorzystywana w przypadku utraty pliku z kopiowanym komunikatem a utrata ta nastąpiła przed wysłaniem go do OW NFZ (brak moŝliwości ponownej generacji pliku SWX). Komunikat SWX- powtórne przesłanie epizodów nie potwierdzonych opcję tą naleŝy stosować w przypadku potrzeby generacji komunikatu zawierającego wszystkie usługi, które na dany moment nie zostały przynajmniej potwierdzone poprzez wczytanie pliku PTZ do Komunikatu SWX a istnieje potrzeba ich ponownego przesłania do OW NFZ. Opcja ta powinna być stosowana wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Po jej uŝyciu w komunikacie wykazane zostaną usługi, które są juŝ we wcześniejszych Komunikatach SWX ale nie mają jeszcze potwierdzenia ich przesłania lub weryfikacji w OW NFZ. W związku z powyŝszym w komunikacie wykazane zostaną równieŝ usługi, które znalazłyby się w Komunikacie SWX po zastosowaniu pierwszej (zalecanej) opcji. wskazać Oddział/Delegaturę NFZ, do którego kierowany będzie Komunikat SWX i uŝyć przycisku OK. Pojawi się wtedy okno z listą epizodów, które zostaną przekazane w komunikacie. Aby utworzyć Komunikat SWX naleŝy w wyświetlonym oknie uŝyć przycisku OK. UŜytkownik moŝe w tym momencie nadać nazwę pod jaką komunikat będzie widoczny w Liście raportów. Strona 186 z 296

187 P.I.KAMSOFT Rysunek 272 Opis raportu statystycznego Opis raportu jest proponowany uŝytkownikowi, jednak właściwe jest nadanie takiego opisu, który charakteryzowałby raport/komunikat w sposób jednoznaczny dla uŝytkownika (nazwa ta nie jest widoczna dla OW NFZ. Podaną nazwę zatwierdzamy przyciskiem OK. Aby anulować wykonanie operacji generowania raportu naleŝy zastosować przycisk Cancel. Po edycji nazwy oraz potwierdzeniu operacji za pomocą przycisku OK, pojawi się okno gdzie uŝytkownik podaje miejsce zapisu pliku w polu Zapisz w. Domyślnie plik zapisywany jest w katalogu Export w katalogu, w którym zainstalowany jest program. MoŜna oczywiście wybrać inne miejsce zapisu. Pozostałe pola, czyli Nazwa pliku oraz Zapisz jako typ nie powinny być modyfikowane. Rysunek 273 Okno zapisu do pliku Tworzenie pliku z raportem rozpocznie się po naciśnięciu przycisku Zapisz. Uwaga! Komunikat SWX jest automatycznie sprawdzany i nadawany ma status Zatwierdzony bez moŝliwości jakichkolwiek modyfikacji Przeglądanie danych komunikatu SWX Podgląd komunikatu SWX jest prezentowany w dwóch oknach. Pierwsze okno dostępne jest po uŝyciu przycisku. Przedstawia ono informacje o: Typie świadczenia, Numerze epizodu, Dacie rozpoczęcia oraz zakończenia realizacji usługi, PESEL świadczeniobiorcy, Imię i nazwisko świadczeniobiorcy. Strona 187 z 296

188 Rysunek 274 Podgląd epizodów w Komunikacie SWX Drugie okno podglądu Komunikatu SWX dostępne jest podobnie jak w roku 2006 za pomocą przycisku. Podgląd prezentowany jest w oknie, które wygląda dokładnie tak samo jak lista wykonanych usług. RóŜnica polega na tym, Ŝe w kryteriach wyszukiwania w górnej części okna nie moŝna zmienić filtru Raport, Rok oraz Okres. Nie są równieŝ aktywne przyciski do edycji danych Dodaj i Usuń. MoŜliwa jest jedynie poprawa informacji o produkcie zapisanym w raporcie (funkcja Popraw). Rysunek 275 Podgląd Komunikatu SWX Podgląd pozycji Komunikatu świadczenia umoŝliwia przejrzenie informacji o wynikach weryfikacji Komunikatu przez NFZ. Po wykonaniu weryfikacji Oddział NFZ przekazuje świadczeniodawcy Komunikat zwrotny (plik o rozszerzeniu *.SWZ), w którym zawarte są informacje o ewentualnych błędach wykrytych w raporcie od świadczeniodawcy (dokładny opis dotyczący Komunikatu zwrotnego znajduje się w dalszej części dokumentacji) Statusy weryfikacji Informacje o weryfikacji komunikatów przedstawione są w kolumnie Status NFZ-data. JeŜeli do Komunikatu SWX nie został jeszcze zaimportowany komunikat zwrotny oraz potwierdzenie przesłania w kolumnie tej będzie pusto, (nie ma Ŝadnych informacji). Natomiast po imporcie komunikatu zwrotnego w kolumnie Status NFZ-data mogą się pojawić następujące informacje: Na poziomie listy raportów, status Komunikatu SWX: Strona 188 z 296

189 P.I.KAMSOFT Status Znaczenie Oznacza, Ŝe pozycja została zweryfikowana poprawnie i nie zawiera Ŝadnych błędów na poziomie epizodu Oznacza, Ŝe pozycja zawiera problem nieistotny na poziomie epizodu, nie wpływający na rozliczenie? status posiada ten znak! status posiada ten znak Oznacza, Ŝe pozycja zawiera istotne błędy na poziomie epizodu, które naleŝy skorygować w korekcie raportu Oznacza, Ŝe pozycja posiada usługi bez weryfikacji, naleŝy po jakimś czasie ponownie wczytać komunikat zwrotny Oznacza, Ŝe pozycja posiada usługi ze statusem Błąd, Info lub OstrzeŜenie. Pozycje ze statusem Błąd naleŝy bezwzględnie poprawić. Na poziomie wykonanych usług; statusy poszczególnych usług z komunikatu: Status Znaczenie Oznacza, Ŝe pozycja została zweryfikowana poprawnie i nie zawiera Ŝadnych błędów, moŝna wykazać ją w komunikacie rozliczeniowego Oznacza, Ŝe pozycja zawiera problem nieistotny, moŝna wykazać ją w komunikacie rozliczeniowego Oznacza, Ŝe pozycja zawiera istotne błędy, które naleŝy skorygować w korekcie komunikatu Oznacza, Ŝe pozycja zawiera problem nieistotny, moŝna wykazać ją w komunikacie rozliczeniowego Pozycje raportu oznaczone kursywą oznaczają pozycje, które juŝ po utworzeniu Komunikatu SWX lub w wyniku otrzymania statusu Błąd, Info lub OstrzeŜenie zwrotnym zostały skorygowane. Świadczenia moŝna zmodyfikować z poziomu podglądu Komunikatu SWX po uŝyciu funkcji, która otwiera okno Listy produktów zawartych w danym raporcie/komunikacie statystycznym Raporty statystyczne do umowy zaopatrzenie ZPX Raporty statystyczne w rodzaju świadczeń: leczenie szpitalne oraz ambulatoryjne za rok 2006 tworzone są w identyczny sposób jak raporty/komunikaty statystyczne do zaopatrzenia za 2007 rok. Dlatego w dalszej części dokumentacji opisany jest tylko sposób tworzenia raportów do rodzaju świadczeń: zaopatrzenie. Jedyną róŝnicą jest rozszerzenie pliku, które w przypadku raportów za rok 2006 w rodzaju świadczeń stacjonarnych oraz ambulatoryjnych nosi nazwę *.RSX. W 2008 roku dla świadczeń w rodzaju zaopatrzenie w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze zachowany został dotychczasowy obieg dokumentów. W związku ze zmianami legislacyjnymi zmieniony został komunikat słuŝący do przekazywania danych oraz tryb przekazywania korekt. Dla pliku z Strona 189 z 296

190 komunikatem przyjęto rozszerzenie ZPX. W Komunikacie ZPX przekazywane są informacje o wydanych przedmiotach ortopedycznych, środkach pomocniczych oraz wykonanych naprawach przedmiotów ortopedycznych. Reasumując Komunikat statystyczny (ZPX) zastąpił w 2007 roku raport statystyczny RSM/RSX/ZSP z 2006 roku. W odróŝnieniu od Komunikatu SWX jest on tworzony za konkretny okres rozliczeniowy oraz do konkretnej umowy Generowanie Komunikatu ZPX Aby przygotować Komunikat ZPX do umowy naleŝy: otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia) uŝyć przycisku, z menu kontekstowego wybrać opcję Raport statystyczny ZPX do umowy zaopatrzenie wskazać umowę, do której dokument będzie generowany i uŝyć przycisku OK. Pojawi się wtedy okno Tworzenie raportu statystycznego do umowy, w którym za pomocą pól, znajdujących się w jego górnej części, naleŝy: określić rok i okres, za jaki ma być stworzony raport, wybrać OW NFZ pacjentów, dla których wykonane zostały świadczenia i następnie uŝyć przycisku Zastosuj. Rysunek 276 Okno tworzenia Komunikatu ZPX Na liście wyświetlane są informacje, które zostaną zawarte w raporcie. Są to dane na temat wykonania świadczeń pacjentom z danego OW NFZ z wybranej umowy, w podanym okresie. Aby wygenerować raport naleŝy uŝyć przycisku nadać nazwę pod jaką raport będzie widoczny w Liście raportów.. UŜytkownik moŝe w tym momencie Strona 190 z 296

191 P.I.KAMSOFT Rysunek 277 Opis raportu Opis raportu proponowany uŝytkownikowi to Raport statystyczny, jednak właściwe jest nadanie takiego opisu, który charakteryzowałby raport w sposób jednoznaczny dla uŝytkownika. Podaną nazwę zatwierdzamy przyciskiem OK. Aby anulować wykonanie operacji generowania raportu naleŝy zastosować przycisk Cancel. W przypadku, gdy uŝytkownik generował juŝ wcześniej raport za podany okres w oknie Tworzenie raportu statystycznego do umowy pokaŝą się tylko te zapisy o wykonanych usługach, które nie zostały jeszcze zawarte we wcześniejszym raporcie. JeŜeli wygenerowany wcześniej raport nie został do tej pory sprawdzony (ma wciąŝ status Wprowadzony) to moŝna dodać do niego nowe zapisy o wykonanych usługach. UŜytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie. Rysunek 278 Komunikat w trakcie generowania Komunikatu ZPX (RSX za 2006 rok) UŜycie przycisku Tak spowoduje, Ŝe do utworzonego wcześniej raportu zostaną dodane nowe zapisy o wykonanych świadczeniach. JeŜeli wybrana zostanie odpowiedź Nie na liście raportów pojawi się nowy raport zawierający pozycje zrealizowanych świadczeń. W celu zrezygnowania z przeprowadzania operacji tworzenia raportu naleŝy wybrać przycisk Anuluj. Nowo wprowadzony raport otrzymuje automatycznie status WPROWADZONY, w celu przesłania wskazanego raportu naleŝy w pierwszej kolejności dokonać operacji sprawdzenia raportu za pomocą opcji. Po wykonaniu powyŝszej operacji uŝytkownik zostanie poinformowany o wynikach sprawdzenia oraz ewentualnych błędach sprawozdania. W przypadku pozytywnej operacji sprawdzenia zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Rysunek 279 Komunikat Aby móc wygenerować raport do pliku naleŝy dokonać dodatkowo zatwierdzić wskazany raport za pomocą przycisku. Etap generacji pliku odbywa się w identyczny sposób jak w przypadku Komunikatu SWX. RóŜnicę stanowi jedynie rozszerzenie pliku - w przypadku zaopatrzenia to rozszerzenie *.ZPX Strona 191 z 296

192 Zmiana nazwy raportu Po wygenerowaniu raport/komunikat statystyczny jest umieszczany na liście raportów. Jest on m.in. identyfikowany przez nazwę, którą uŝytkownik moŝe zmienić w trakcie generowania. JeŜeli uŝytkownik chce zmodyfikować nazwę raportu po jego wygenerowaniu powinien podświetlić go na liście i uŝyć przycisku. Rysunek 280 Zmiana nazwy raportu W oknie zmiany nazwy uŝytkownik uzupełnia opis pod jakim raport ma być widoczny na liście. Nazwa ta nie jest eksportowana do Oddziału NFZ, a powinna być nadana w taki sposób, aby była jak najbardziej znacząca dla uŝytkownika Przeglądanie informacji zawartych w raportach Po wygenerowaniu raportu w oknie Listy POZ, raporty statystyczne i komunikaty SWX moŝna przeglądać pozycje zawarte w wybranym raporcie. W tym celu naleŝy podświetlić wybrany raport na liście i uŝyć przycisku. W przypadku Listy POZ w górnej części karty raportu prezentowane są informacje ogólne takie jak: Nazwa raportu, Rok i okres rozliczeniowy, Numer dokumentu rozliczanego, Dane administracyjne o uŝytkownikach dokonujących generacji, wydruku oraz utworzenia pliku z raportem wraz z datą wykonania tych operacji. Na podglądzie raportu POZ w dolnej części karty prezentowane są następujące informacje: Imię i nazwisko pacjenta, Typ deklaracji, Oddział NFZ, Typ operacji, Data operacji, Numer prawa wykonywania zawodu lekarza, Numer punktu umowy, Kod usługi kontraktowanej, Kod usługi szczegółowej. Pod listą wyświetlone są następujące informacje o podświetlonym rekordzie: Data urodzenia pacjenta, Numer PESEL, Numer paszportu, Numer PESEL opiekuna, Dane adresowe. Strona 192 z 296

193 P.I.KAMSOFT Rysunek 281 Podgląd karty raportu POZ Podgląd raportu statystycznego do umowy jest prezentowany w oknie, które wygląda dokładnie tak samo jak lista wykonanych usług. RóŜnica polega na tym, Ŝe w kryteriach wyszukiwania w górnej części okna nie moŝna zmienić filtru Raport, Rok oraz Okres. Nie są równie aktywne przyciski do edycji danych Dodaj i Usuń. MoŜliwa jest jedynie poprawa informacji o produkcie zapisanym w raporcie (funkcja Popraw) Rysunek 282 Podgląd karty raportu statystycznego W raporcie statystycznym zawarte są informacje na temat: Świadczonych usług (rozliczenie zarejestrowanych produktów): data wykonania usług, kody usług, cena jednostkowa, wartość i ilość wykonanych usług, kwota refundowana, kod jednostki chorobowej, dopłata pacjenta, wartość usługi, ilość zgłoszona do zafakturowania, ilość zgłoszona/zafakturowana. Pacjentów: numer PESEL pacjenta lub opiekuna, nazwisko i imię, uprawnienie, data urodzenia. Wykonawców: numer PESEL wykonawcy, numer prawa wykonywania zawodu. Jednostki chorobowej: Strona 193 z 296

194 kod jednostki chorobowej. Pierwsza kolumna listy produktów zawiera numer produktu, w którym wykazano produkt. UmoŜliwia to szybką identyfikacje produktów w przypadku konieczności wykonania ich poprawy. Podgląd pozycji raportu statystycznego umoŝliwia przejrzenie informacji o wynikach weryfikacji raportu przez NFZ. Po wykonaniu weryfikacji Oddział NFZ przekazuje świadczeniodawcy raport zwrotny do raportu statystycznego (plik o rozszerzeniu *.RSZ, *.ZPZ), w którym zawarte są informacje o ewentualnych błędach wykrytych w raporcie od świadczeniodawcy (dokładny opis dotyczący raportu zwrotnego znajduje się w dalszej części dokumentacji). Informacje o weryfikacji przedstawione są w kolumnie Status NFZ-data. JeŜeli do raportu statystycznego nie został jeszcze zaimportowany raport zwrotny w kolumnie tej będzie pusto (nie ma Ŝadnych informacji). Natomiast po imporcie raportu zwrotnego w kolumnie Status NFZ-data mogą się pojawić następujące informacje: OK., Info, Błąd, OstrzeŜenie. Szczegółowy opis poszczególnych statusów opisany został w podrozdziale Statusy weryfikacji przy opisywaniu Komunikatu SWX. Podgląd Komunikatów SWX opisany został we wcześniejszym rozdziale Wydruki raportów W programie istnieje moŝliwość wydruku listy raportów, określonego typu raportu statystycznego oraz podsumowania listy POZ. Po zaznaczeniu raportu na liście i uŝyciu przycisku wyświetlane jest menu kontekstowe umoŝliwiające wybór właściwego wydruku: Dostępne są następujące typy wydruków: Wybrany raport statystyczny pełny wydruk świadczeń wykazanych w wybranym raporcie statystycznym (opcja niedostępna dla Komunikatu SWX) Rysunek 283 Podgląd wydruku Podsumowanie raportu statystycznego (opcja nie dostępna dla komunikatu SWX) podsumowanie ilości oraz wartości wykonanych usług w rozbiciu na usługi kontraktowane i szczegółowe. Na tym wydruku znajduje się podsumowanie usług na poziomie usługi kontraktowanej (punktu umowy). Na wydruku posumowania raportu umieszczony jest takŝe Strona 194 z 296

195 P.I.KAMSOFT kod PDF pozwalający w Oddziale NFZ, do którego przekazywany jest raport, sprawdzić poprawność wersji papierowej i elektronicznej dokumentu. W przypadku Listy POZ jest to Podsumowanie Listy POZ - które przedstawia zbiorcze zestawienie deklaracji. Rysunek 284 Wydruk podsumowania raportu statystycznego Załącznik 2 podawanie leków w chemioterapii - jeŝeli świadczeniodawca realizuje podawanie substancji leczniczych w chemioterapii wówczas przy wydruku raportu powinien wybrać załącznik sprawozdawczo-finansowy dla świadczeń onkologicznych z zakresu chemioterapii Zestawienie rzeczywistych kosztów świadczeń dla pacjentów UE - (opcja nie dostępna dla Komunikatu SWX) wydruk tego zestawienia dotyczy rejestracji rzeczywistych kosztów leczenia przy udzieleniu świadczeń dla pacjentów rozliczanych na podstawie przepisów o koordynacji Lista raportów wydruk okna listy raportów statystycznych i list POZ Rysunek 285 Wydruk listy raportów statystycznych i list POZ Podsumowanie listy POZ wydruk podsumowania raportu POZ Strona 195 z 296

196 Rysunek 286 Wydruk podsumowania raportu POZ Dopóki raport nie zostanie zatwierdzony na wydruku jest umieszczany napis WYDRUK PRÓBNY Eksport raportu POZ do arkusza Excel W przypadku Listy POZ nie jest moŝliwe jej wydrukowanie. Istnieje natomiast moŝliwość zapisania raportu w postaci arkusza programu Excel. Arkusz taki moŝe być dowolnie sortowany oraz wydrukowany. Aby dokonać eksportu danych naleŝy podświetlić wybrany raport POZ na liście i uŝyć przycisku Usunięcie raportu Dopóki raport ma status Wprowadzony moŝe on zostać usunięty przez uŝytkownika i wygenerowany ponownie. Aby wykonać operację usunięcia naleŝy podświetlić raport na liście, a następnie uŝyć przycisku wykonania tej operacji.. Pojawi się wtedy pytanie wymagające potwierdzenia Rysunek 287 Potwierdzenie usunięcia raportu Wybór odpowiedzi Tak spowoduje usunięcie raportu z listy. Odpowiedź Nie oznacza rezygnację z wykonania tej operacji Sprawdzenie raportu Strona 196 z 296

197 P.I.KAMSOFT Przed zatwierdzeniem raportu powinna być wykonana operacja sprawdzenia poprawności danych zawartych w raporcie. W tym celu naleŝy na liście zaznaczyć raport i uŝyć przycisku. JeŜeli wszystkie dane znajdujące się w raporcie są poprawne wówczas wyświetlane jest potwierdzenie: Rysunek 288 Komunikat Natomiast w przypadku braku wymaganych informacji widoczne jest okno z informacją o brakujących danych: Rysunek 289 Komunikat informujący o błędach w raporcie Okno to zawiera informacje o numerze epizodu (kontaktu) i występującym w nim problemie. Funkcje dostępne w oknie Błędne dane raportu umoŝliwiają: Zapisanie listy błędów do pliku, Zapisanie listy błędów do schowka (w celu ich skopiowania do wybranego pliku np. edytora tekstu, pliku tekstowego, arkusza kalkulacyjnego itp.), Operacja sprawdzenia raportu przed jego zatwierdzeniem pozwala na weryfikację poprawności i zgodności zawartych w nim danych przed wysłaniem pliku z raportem do NFZ. W przypadku wystąpienia braków naleŝy przejść do odpowiedniego epizodu (kontaktu) i poprawić lub uzupełnić dane. Uwaga! Funkcja ta dotyczy tylko raportów statystycznych nie jest aktywna dla list POZ i Komunikatów SWX (sprawdzane automatycznie) Zatwierdzenie raportu Zmiana statusu raportu na zatwierdzony oznacza jego zamknięcie, tak więc nie będzie mógł zostać usunięty i wygenerowany ponownie. Od chwili zatwierdzenia raportu wszelkie zmiany odnośnie listy wykonanych usług i deklaracji będą wykazywane w kolejnych raportach. Dlatego operację zatwierdzenia raportu naleŝy wykonywać dopiero wtedy, gdy uŝytkownik upewni się, Ŝe raport w takiej postaci ma zostać przesłany do Oddziału NFZ. Zatwierdzenie raportu jest konieczne, aby móc wygenerować raport w postaci elektronicznej. Aby wykonać tą operację naleŝy podświetlić wybrany raport na liście i uŝyć przycisku. Strona 197 z 296

198 Tworzenie pliku z raportem W postaci pliku mogą zostać zapisane tylko te raporty, które mają status Zatwierdzone. W celu utworzenia pliku, który moŝna przesłać do Funduszu uŝytkownik powinien: podświetlić wybrany raport na liście, uŝyć przycisku. Rysunek 290 Zapisywanie raportu w postaci pliku UŜytkownik podaje miejsce zapisu pliku w polu Zapisz w. Domyślnie plik zapisywany jest w katalogu Export w katalogu, w którym zainstalowany jest program. MoŜna oczywiście wybrać inne miejsce zapisu. Pozostałe pola, czyli Nazwa pliku oraz Zapisz jako typ nie powinny być modyfikowane. Tworzenie pliku z raportem rozpocznie się po naciśnięciu przycisku Zapisz. UŜytkownik otrzyma komunikat o przebiegu tego procesu. Rysunek 291 Komunikat o przebiegu generacji raportu Opcja nie jest aktywna dla Komunikatu SWX, w tym przypadku plik generuje się w momencie tworzenia komunikatu Opcja określania sposobu generowania pliku z raportem W przypadku, gdy uŝytkownik chce określić sposób dzielenia pliku z raportem powinien zaznaczyć odpowiednie opcje na zakładce Dzielenie na dyskietki w górnej części listy raportów. Na tej zakładce naleŝy określić następujące dane: Podział na dyskietki, Typ dyskietki, Maksymalna objętość dyskietki, Minimalna ilość wolnego miejsca pozostającego na dyskietce. Strona 198 z 296

199 P.I.KAMSOFT W przypadku włączenia opcji Podział na dyskietki moŝna: Wypełnić pole Maksymalna objętość dyskietki Za pomocą strzałki rozwijającej wybrać jedną z moŝliwości: Dowolna, Dyskietka 3.5 cala DD, Dyskietka 5.25 cala DD, Dyskietka 3.5 cala HD, Dyskietka 5.25 cala HD, CD-ROM. Wybranie jednej z moŝliwości spowoduje automatyczne wprowadzenie przez program rozmiaru pliku w polu Maksymalna objętość dyskietki. W przypadku, gdy zajdzie potrzeba zostawienia wolnego miejsca na dyskietce, naleŝy wypełnić pole Minimalna ilość wolnego miejsca na dyskietce Import raportu zwrotnego i problemy walidacji Raport/komunikat zwrotny jest zapisany w postaci komunikatu XML w pliku z rozszerzeniem *.SWZ, *.ZPZ, *.RSZ. Pobranie raportu/komunikatu zwrotnego jest wymagane w celu przejścia do następnej fazy procesu rozliczeń usług medycznych czyli utworzenia raportu/komunikatu rozliczeniowego. Import raport zwrotnego naleŝy wykonać z poziomu okna Lista raportów statystycznych poprzez funkcję dokument zwrotny:. UŜytkownik musi następnie określić miejsce, z którego pobrany ma być Rysunek 292 Wybór dokumentu do importu Informacja o tym, Ŝe został zaimportowany plik dokumentu zwrotnego wyświetlona zostanie na liście raportów statystycznych w kolumnie Status w NFZ. Strona 199 z 296

200 Rysunek 293 Lista raportów i statusy NFZ Szczegółowy opis poszczególnych statusów NFZ znajduje się w podrozdziale Statusy Weryfikacji. Dodatkowo oprócz dokumentów zwrotnych program KS-SWD_XML umoŝliwia import pliku potwierdzenia przesłania z rozszerzeniem *.PTZ. Po zaimportowaniu potwierdzenia raport uzyskuje status PRZESŁANY. Import potwierdzenia nie jest obligatoryjny i nie ma Ŝadnego wpływu na późniejsze rozliczenia. Szczegółowe informacje na temat rodzaju i wagi błędów wykrytych w raporcie/komunikacie widoczne będą w oknie podglądu raportu/komunikatu po kliknięciu na przycisk po podświetleniu odpowiedniego raportu/komunikatu. W oknie Lista produktów naleŝy podświetlić odpowiednią pozycję zawierającą błędy walidacji i uŝyć opcji. Rysunek 294 Problemy walidacji wybranej pozycji Do tworzonego w kolejnym kroku raportu/komunikatu rozliczeniowego pobierane są jedynie pozycje ze statusem OK., Info oraz OstrzeŜenie. Pozycje oznaczone jako Błąd nie mogą być wykazane w raporcie/komunikacie rozliczeniowym ze względu na zbyt powaŝną nieprawidłowość uniemoŝliwiającą ich rozliczenie. Takie pozycje naleŝy poprawić i sporządzić korektę raportu/komunikatu statystycznego. Korektę raportu/komunikatu naleŝy równieŝ przesłać do OW NFZ i następnie zaimportować kolejny dokument zwrotny. Pozycje błędne mogą być wykazane w raporcie/komunikacie rozliczeniowym dopiero wtedy, gdy po weryfikacji korekty raportu/komunikatu zawierającego ww. pozycje otrzymają status OK, Info bądź OstrzeŜenie. Dodatkowo parametr decydujący o momencie rozliczania wybranych produktów (określany w OW NFZ) moŝe uniemoŝliwić wykazanie produktu do rozliczeń do momentu zakończenia pobytu pacjenta na oddziale, bądź do momentu zakończenia hospitalizacji. Strona 200 z 296

201 P.I.KAMSOFT MoŜliwe jest przesyłanie do Oddziału NFZ kilku raportów/komunikatów statystycznych w ramach jednego miesiąca sprawozdawczego 10.2 Raporty zwrotne List POZ Świadczeniodawca, który wykonał aktywację deklaracji w ramach umowy POZ ma obowiązek przesłania do Funduszu raportu w postaci pełnej listy POZ. Oddział NFZ po zweryfikowaniu listy i wykryciu nieprawidłowości przesyła świadczeniodawcy raport zwrotny POZ. Raport po wczytaniu do programu KS-SWD_XML umoŝliwia poprawienie informacji o deklaracjach, które zostały przez NFZ uznane za nieprawidłowe lub odrzucone. Aby wczytać raport zwrotny POZ naleŝy z menu Raporty wybrać opcję Raporty zwrotne list POZ, która powoduje otwarcie okna Lista raportów zwrotnych. Rysunek 295 Lista raportów zwrotnych W oknie tym moŝliwe jest wykonanie następujących czynności: - poprawa deklaracji wykazanych w raporcie, - usunięcie raportu zwrotnego, - wydruk raportu zwrotnego POZ, - import raportu zwrotnego, - generacja nowej listy POZ, - wyszukiwanie raportu wg wybranego okresu, - zliczenie liczby raportów na liście Import raportu Aby zaimportować raport zwrotny POZ naleŝy w oknie Lista raportów zwrotnych kliknąć na przycisk i następnie określić miejsce na dysku, gdzie znajduje się raport. Na liście raportów mogą się znaleźć raporty: Zaimportowane (kolor czerwony), Poprawione przez uŝytkownika (kolor zielony), Ponownie wygenerowane (kolor szary). Strona 201 z 296

202 Poprawa pozycji raportu Raport przesłany przez Oddział NFZ pozwala na poprawienie deklaracji, które zostały w nim wykazane. Dzięki temu, uŝytkownik z poziomu raportu zwrotnego ma moŝliwość poprawy deklaracji bez konieczności przechodzenia na listę deklaracji. Poprawa pozycji raportu jest moŝliwa po naciśnięciu na przycisk POZ poprawianie wykazane są następujące informacje:. W oknie Raport zwrotny na zakładce Pozycje moŝliwe do poprawy znajdują się deklaracje moŝliwe do poprawy wraz z powodem ich nie przyjęcia przez Oddział Funduszu. Rysunek 296 Raport zwrotny POZ poprawianie na zakładce Pozycje odrzucone znajdują się deklaracje odrzucone przez Oddział Funduszu wraz z powodem ich odrzucenia Rysunek 297 Raport zwrotny POZ poprawianie na zakładce Podsumowanie raportu znajdują się informacje o typie deklaracji zawartych w raporcie zwrotnym, ilości deklaracji uznanych, błędnych i nie uznanych wraz z kodami usług, do których zostały aktywowane. Strona 202 z 296

203 P.I.KAMSOFT Rysunek 298 Raport zwrotny POZ poprawianie Na dwóch pierwszych zakładkach aktywne są przyciski umoŝliwiające: - zaznaczenie/odznaczenie pozycji raportu, - porównanie pozycji raportu z danymi zawartymi w bazie, - podgląd i edycję karty pacjenta, - edycję usługi przyporządkowanej do danej deklaracji, - wycofanie deklaracji Wycofanie deklaracji Aby wycofać deklaracje naleŝy je zaznaczyć przyciskiem, a następnie uŝyć. Rysunek 299 Zaznaczone pozycje w raporcie zwrotnym POZ Po potwierdzeniu wykonania operacji oraz podaniu daty wycofania deklaracje zostaną wycofane z listy. Na liście deklaracji otrzymają one status wycofana. Strona 203 z 296

204 Rysunek 300 Potwierdzenie wycofania deklaracji JeŜeli deklaracja nie zostanie zaznaczona, a uŝytkownik kliknie na przycisk wówczas wyświetlony zostanie poniŝszy komunikat: Rysunek 301 Komunikat w przypadku braku zaznaczenia pozycji raportu JeŜeli w raporcie zwrotnym znajdują się pacjenci, którzy w programie KS-SWD_XML nie mają przyporządkowanych deklaracji wówczas, w przypadku uŝycia przycisku lub danych. wyświetlony zostanie poniŝszy komunikat o braku deklaracji i niemoŝliwości edycji Porównanie danych W oknie Raport zwrotny POZ - poprawianie zwrotnego z danymi w bazie danych poprzez przycisk informacje: uŝytkownik moŝe porównać dane z raportu. Wyświetlone zostaną poniŝsze Rysunek 302 Porównanie pozycji raportu z informacjami zawartymi w bazie danych Edycja karty pacjenta Aby przejść do karty danego pacjenta naleŝy kliknąć na przycisk na modyfikację danych pacjenta.. Funkcja ta pozwala Edycja usługi Strona 204 z 296

205 P.I.KAMSOFT UŜytkownik ma równieŝ moŝliwość zmiany usługi, która została wykazana w raporcie POZ. Po uŝyciu przycisku wyświetlone zostaje okno Wybór umowy, które pozwala na zmianę umowy oraz usługi, do której aktywowana została deklaracja Usunięcie raportu W celu usunięcia raportu zwrotnego POZ naleŝy w oknie Lista raportów zwrotnych uŝyć przycisku. Po potwierdzeniu wykonania operacji (Tak) raport zostanie usunięty z listy, aby anulować naleŝy wybrać opcję Nie. Rysunek 303 Potwierdzenie usunięcia raportu Wydruk listy raportów Aby wydrukować listę raportów naleŝy kliknąć na przycisk parametrów wydruku. i sprawdzić ustawienia Wyszukiwanie raportów na liście UŜytkownik moŝe wyszukać określony raport na liście według kryterium Identyfikatora raportu, znajdującego się w dolnej części okna Lista raportów zwrotnych. Aby wyszukać raport wg pól Rok oraz Okres naleŝy wybrać w tych polach odpowiednie wartości i następnie kliknąć przycisk Zastosuj w prawym, górnym rogu okna Generacja listy POZ Z poziomu okna Lista raportów zwrotnych moŝna wygenerować nową listę POZ. W tym celu naleŝy kliknąć na przycisk we wcześniejszym rozdziale... Szczegółowy opis tworzenia Listy POZ został przedstawiony Zliczenie ilości raportów na liście W celu zliczenia raportów wyświetlonych na liście naleŝy kliknąć na ikonkę kalkulatora. Wyświetlona wówczas zostanie informacja o ilości raportów: Strona 205 z 296

206 Rysunek 304 Informacja o ilości raportów wyświetlonych na liście 10.3 Kolejki oczekujących Informacje o kolejkach osób oczekujących na udzielenie danego świadczenia, np. leczenia sanatoryjnego czy zabiegu na oddziale kardiochirurgicznym przekazywane są Oddziałom NFZ w comiesięcznych raportach. Aby utworzyć raport osób oczekujących naleŝy wybrać opcję Kolejki oczekujących z menu Raporty. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno Lista raportów o pacjentach oczekujących: Rysunek 305 Lista raportów o kolejkach oczekujących Przyciski na tej liście umoŝliwiają uŝytkownikowi wykonanie poniŝszych operacji: - wprowadzenie raportu osób oczekujących, - poprawienie raportu osób oczekujących, - podgląd raportu osób oczekujących, - zatwierdzenie raportu, - usunięcie raportu, - eksport raportu, - zliczenie ilości raportów na liście, - wyszukanie raportów wg określonych kryteriów, - zamknięcie okna. Oznaczenia w kolumnie Rodzaj odnoszą się do rodzaju kolejki oczekujących i oznaczają odpowiednio: K dla komórki organizacyjnej, P dla procedury, Strona 206 z 296

207 P.I.KAMSOFT Raporty, które nie zostały jeszcze zatwierdzone wyróŝniono w kolumnie Rodzaj kolorem czerwonym Dodawanie raportu o pacjentach oczekujących na udzielenie świadczenia W celu dodania raportu o liczbie osób oczekujących na wykonanie usługi medycznej naleŝy w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących uŝyć przycisku określić rodzaj raportu. Następnie naleŝy oraz rok i okres w tym roku. Rysunek 306 Wybór okresu raportu Wyświetlone zostanie wówczas okno Raport o liczbie pacjentów oczekujących: Rysunek 307 Dodawanie raportu o oczekujących pacjentach W przypadku wybrania raportu Dla procedury, dodatkowo wyświetlana jest kolumna Procedura/program terapeutyczny. Raporty osób oczekujących mogą być sporządzane na dwa sposoby: automatyczne uzupełnienie raportu na podstawie zarejestrowanych pacjentów oczekujących, ręczne wprowadzenie danych o oczekujących do raportu Automatyczne uzupełnianie raportu na podstawie zarejestrowanych pacjentów oczekujących - uŝytkownik ma moŝliwość automatycznego i łatwego uzupełnienia danych w raporcie osób oczekujących. Warunkiem wykonania takiej czynności jest wcześniejsze zarejestrowanie pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia - menu Rejestracja/ Lista pacjentów oczekujących (funkcja ta została opisana w rozdziale Lista pacjentów oczekujących). Na podstawie wprowadzonych informacji o poszczególnych pacjentach oczekujących moŝna wówczas automatycznie wypełnić raport. Aby uzupełnić raport naleŝy uŝyć przycisku odpowiednimi danymi.. Spowoduje to uzupełnienie raportu Strona 207 z 296

208 Ręczne wprowadzenie danych do raportu oczekujących - moŝliwe jest ręczne utworzenie raportu lub poprawa raportu wygenerowanego automatycznie. Aby wypełnić raport naleŝy skorzystać z przycisku. Zostaną otwarte okna, na których naleŝy kolejno dokonać wyboru miejsca wykonywania usług i procedury/programu terapeutycznego (jeśli została wybrana ta opcji). W ostatnim oknie naleŝy wprowadzić liczbę pacjentów oczekujących oraz średni czas oczekiwania oraz dokonać ewentualnej korekty komórki organizacyjnej. Rysunek 308 Dodawanie pozycji raportu Dostępne są 2 tryby przesyłania informacji o kolejce: Podmiana (aktualizacja danych), Usunięcie informacji o kolejce. Dostępne są równieŝ 2 kategorie medyczne: Przypadki pilne, Przypadki stabilne. Średni rzeczywisty czas oczekiwania od 1 kwietnia 2007 roku jest nową wymaganą pozycją sprawozdania. Do algorytmu obliczającego powyŝszą wartość zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia brane są dane o świadczeniach wykonanych w danym miesiącu zarejestrowane jako wpis do kolejki w roku Przykład 1: Tworzony jest raport za okres marzec W miesiącu marcu wykonano 20 świadczeń, 15 pacjentów którym wykonano świadczenie zostało wpisanych na listę oczekujących w roku 2007, pięciu natomiast jeszcze w 2006 roku. Przy obliczaniu średniego rzeczywistego czasu oczekiwania pacjenci, którzy zostali wpisani na listę przed 2007 rokiem (w tym przypadku to 5 osób) zostaną pominięci i nie będą mieli Ŝadnego wpływu na obliczoną wartość. Przykład 2: W miesiącu marcu wykonano 30 świadczeń, wszystkich pacjentów zarejestrowano do kolejki przed 2007 rokiem. W tym przypadku pole: rzeczywisty czas oczekiwania będzie posiadać wartość 0 zgodnie z danymi zawartymi w przykładzie 1. Uwaga! W przypadku braku wartości w polach: liczba pacjentów oczekujących, średni czas oczekiwania, rzeczywisty czas oczekiwania naleŝy wykazać wartość 0 dla kaŝdej pozycji. Pole data ostatniej oceny kolejki równieŝ musi być uzupełnione odpowiednią datą. Taką kolejkę równieŝ naleŝy sprawozdać do OW NFZ. Data ostatniej oceny kolejki występowała równieŝ przed kwietniem 2007, jednakŝe data ta była domyślnie ustawiana na ostatni dzień miesiąca za który tworzono raport. Od 1 kwietnia 2007 datę naleŝy ręcznie uzupełnić, musi ona być zgodna z datą oceny kolejki dokonanej przez odpowiednio do tego powołaną przez świadczeniodawcę komisję. Aby uzupełnić datę, naleŝy uŝyć przycisku. Strona 208 z 296

209 P.I.KAMSOFT Po podaniu wszystkich parametrów naleŝy kliknąć na przycisk OK. pozycja zostanie umieszczona w raporcie. W przypadku rezygnacji naleŝy kliknąć Anuluj. Przy próbie dodania kolejnego raportu tego samego rodzaju, gdy na liście znajduje się juŝ nie zatwierdzony raport tego typu, wyświetlany jest komunikat: Rysunek 309 w przypadku dodawania tego samego rodzaju raportu osób oczekujących Dopiero po zatwierdzeniu juŝ istniejącego raportu moŝna dodać kolejny raport tego samego typu Przeglądanie danych raportu osób oczekujących W celu podejrzenia danych zawartych w raporcie osób oczekujących naleŝy zaznaczyć wybrany raport na liście i skorzystać z funkcji Poprawa raportu osób oczekujących JeŜeli uŝytkownik chce wprowadzić zmiany w pozycji raportu powinien w oknie Raport o liczbie oczekujących uŝyć przycisku lub w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących zaznaczyć dany raport i uŝyć Usunięcie danych z raportu osób oczekujących Aby usunąć wybraną pozycję raportu naleŝy ją podświetlić i uŝyć przycisku. Usuwać moŝna tylko raporty nie zatwierdzone Zatwierdzenie raportu osób oczekujących Po wprowadzeniu wszystkich informacji do danego raportu osób oczekujących naleŝy taki raport zatwierdzić. Do tego celu słuŝy funkcja. Uwaga! Po zatwierdzeniu raportu nie jest juŝ moŝliwe jego modyfikowanie. Operację zatwierdzenia raportu naleŝy przeprowadzać po uzyskaniu pewności, Ŝe jego postać jest juŝ ostateczna Eksport raportu o pacjentach oczekujących na udzielenie świadczenia Po zatwierdzeniu raportu pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia naleŝy przesłać taki raport do odpowiedniego Oddziału NFZ. W tym celu w oknie Lista raportów o pacjentach Strona 209 z 296

210 oczekujących naleŝy uŝyć przycisku. Następnie - w przypadku gdy świadczeniodawca jest zarejestrowany w kilku Oddziałach NFZ - naleŝy wybrać Oddział, do którego ma być przekazany raport: Po wybraniu Oddziału naleŝy określić miejsce zapisu pliku z raportem. Tak wygenerowany plik z listą osób oczekujących ( o rozszerzeniu *.klx ) naleŝy przekazać do Funduszu. Rysunek 310 Okno zapisu 10.4 Raporty danych zbiorczych o świadczeniach POZ (PZX) Na podstawie Zarządzenia Prezesa NFZ Nr 10/2008/DI z dnia 31 stycznia 2008 r. oraz Nr 107/2007/DI z dnia świadczeniodawcy zobligowani są do przekazywania informacji na temat danych zbiorczych o świadczeniach udzielonych w ramach POZ. Program umoŝliwia tworzenie i generowanie raportów zawierających powyŝsze dane. Po wybraniu z menu Raporty, opcji Raporty danych zbiorczych o świadczeniach POZ (PZX) wyświetlone zostanie okno Listy raportów: Rysunek 311 Lista raportów danych zbiorczych o świadczeniach POZ Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - dodanie nowego raportu, - przeglądanie informacji zawartych w raporcie, - poprawę danych w raporcie, - usunięcie niezatwierdzonego raportu, Strona 210 z 296

211 P.I.KAMSOFT - generację raportu w formacie PZX, - wyszukiwanie raportów według kryteriów dostępnych w górnej części okna, - zliczenie ilości pozycji na liście raportów, - zamknięcie listy raportów/komunikatów, Wyszukiwanie raportów PZX W górnej części listy raportów danych zbiorczych o świadczeniach udzielonych w ramach POZ umieszczony jest filtr Rok umoŝliwiający wyszukanie raportów na liście. Po wybraniu odpowiedniego roku naleŝy uŝyć przycisku w celu odświeŝenia listy. W dolnej części okna listy raportów znajduje się filtr Szukaj wg umoŝliwiający wyszukanie pozycji według jednego z kryteriów: Numer umowy, Numer pierwotny, Miesiąc Po wybraniu kryterium i wpisaniu ciągu znaków w polu obok naleŝy uŝyć przycisku F7Szukaj, aby odnaleźć poszukiwane pozycje Dodanie nowego raportu PZX Aby wprowadzić nowy raport danych zbiorczych o świadczeniach POZ naleŝy na liście raportów uŝyć funkcji. Następnie w oknie Lista pozycji raportu danych zbiorczych o świadczeniach udzielonych w ramach POZ trzeba wybrać umowę, dla której mają być wykazane dane, przez uŝycie przycisku. Pojawi się wówczas okno wyboru umowy: Rysunek 312 Wybieranie umowy Wyboru umowy dokonuje się przez zaznaczenie jej na liście i kliknięcie na przycisk OK. Informacja o wybranej umowie widoczna będzie w górnej części okna. Kolejnym krokiem jest wybranie miesiąca w polu Okres. Po wybraniu umowy i okresu moŝna przejść do wprowadzania pozycji raportu w ramach dwóch zakresów: Zrealizowane świadczenia Dodatkowe pozycje sprawozdawcze NFZ Strona 211 z 296

212 Rysunek 313 Lista pozycji raportu PZX Dodawanie pozycji raportu Po wprowadzeniu nagłówka raportu PZX moŝna do niego dodać pozycje. W zaleŝności od charakteru przekazywanych danych naleŝy w oknie Lista pozycji raportu danych zbiorczych o świadczeniach udzielonych w ramach POZ zaznaczyć odpowiednią zakładkę i uŝyć przycisku. Uwaga! JeŜeli uŝytkownik nie wybierze umowy i będzie chciał dodać pozycję raportu wówczas zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem. Rysunek 314 Komunikat w przypadku braku wybrania umowy 1. W przypadku dodawania pozycji na zakładce Zrealizowane świadczenia wyświetlone zostanie okno: Rysunek 315 Karta dodawania pozycji raportu PZX NaleŜy na nim uzupełnić: Typ świadczenia wybierany z listy po uŝyciu przycisku T Strona 212 z 296

213 P.I.KAMSOFT Rysunek 316 Okno wyboru kodów świadczeń Podtyp świadczenia - w zaleŝności od wybranego typu świadczenia moŝna określić: o Podtyp świadczenia NFZ wybierany z listy po uŝyciu przycisku NFZ, lub o Rysunek 317 Przykładowe okno wyboru podtypów świadczeń wg NFZ Podtyp świadczenia MZ wybierany z listy po uŝyciu przycisku MZ Strona 213 z 296

214 Rysunek 318 Przykładowe okno wyboru podtypów świadczeń wg MZ Liczbę zrealizowanych świadczeń Po wprowadzeniu danych naleŝy kliknąć na przycisk OK. Aby zrezygnować z wprowadzania danych naleŝy wybrać Anuluj. Dodane świadczenia znajdą się na liście pozycji raportu (w zakładce Zrealizowane świadczenia): Rysunek 319 Uzupełniona lista pozycji raportu PZX W dolnej części okna widnieją szczegółowe informacje o typie oraz odpowiednim podtypie świadczenia (NFZ lub MZ) zaznaczonego na liście. 2. W przypadku dodawania pozycji na zakładce Dodatkowe pozycje sprawozdawcze NFZ wyświetlone zostanie okno: Strona 214 z 296

215 P.I.KAMSOFT Rysunek 320 Karta dodawania pozycji raportu PZX NaleŜy na nim uzupełnić: Typ świadczenia wybierany z listy po uŝyciu przycisku K, Ilość wystąpień Rysunek 321 Wybieranie dodatkowych pozycji sprawozdawczych Po wprowadzeniu danych naleŝy kliknąć na przycisk OK. Aby zrezygnować z wprowadzania danych naleŝy wybrać Anuluj. Strona 215 z 296

216 Dodane świadczenia znajdą się na liście pozycji raportu (w zakładce Dodatkowe pozycje sprawozdawcze NFZ): Rysunek 322 Uzupełniona lista pozycji raportu PZX W dolnej części okna widnieją szczegółowe informacje o kategorii i nazwie zaznaczonej na liście pozycji Poprawianie pozycji raportu Aby zmodyfikować dane pozycji raportu PZX naleŝy wybrać odpowiednią zakładkę szczegółów raportu i zaznaczyć na niej określoną pozycję. Następnie naleŝy uŝyć przycisku. W przypadku poprawiania zrealizowanego świadczenia moŝna zmodyfikować liczbę świadczeń (pozostałe dane nie są edytowalne): Rysunek 323 Karta poprawy pozycji raportu świadczenie W przypadku poprawiania dodatkowej pozycji sprawozdawczej moŝna zmodyfikować ilość wystąpień (pozostałe dane nie są edytowalne): Rysunek 324 Karta poprawy pozycji raportu dodatkowe pozycje sprawozdawcze Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany naleŝy uŝyć przycisku OK. Aby zrezygnować z wprowadzania zmian naleŝy wybrać Anuluj. Strona 216 z 296

217 P.I.KAMSOFT Usuwanie pozycji raportu Aby usunąć pozycję raportu PZX naleŝy wybrać odpowiednią zakładkę szczegółów raportu i zaznaczyć na niej określoną pozycję. Następnie naleŝy uŝyć przycisku. Spowoduje to, Ŝe dana pozycja stanie się nieaktywna (oznaczona szarą kursywą). Rysunek 325 Lista pozycji raportu PZX - pozycje usunięte Dopiero po wykonaniu całkowitej edycji raportu i kliknięciu na przycisk Zatwierdź pozycja zostanie faktycznie usunięta z raportu Przywracanie pozycji raportu Podczas edycji raportu istnieje moŝliwość przywrócenia pozycji usuniętych. W tym celu naleŝy wybrać odpowiednią zakładkę szczegółów raportu i zaznaczyć na niej usuniętą pozycję. Następnie naleŝy uŝyć przycisku czarną, zwykłą czcionką).. Spowoduje to, Ŝe dana pozycja stanie się powrotem aktywna (oznaczona Zatwierdzanie pozycji raportu PZX Po uzupełnieniu wszystkich pozycji w raporcie PZX naleŝy zatwierdzić wprowadzone informacje. W tym celu w oknie Lista pozycji raportu danych zbiorczych o świadczeniach udzielonych w ramach POZ naleŝy uŝyć przycisku zbiorczych o świadczeniach POZ Poprawa raportu PZX. Raport zostanie wówczas wprowadzony na listę raportów danych Dane wprowadzonego raportu PZX moŝna poprawić. Aby to wykonać naleŝy na liście raportów danych zbiorczych o świadczeniach POZ zaznaczyć dany raport i uŝyć funkcji. Wyświetlone zostanie wówczas okno Lista pozycji raportu danych zbiorczych o świadczeniach udzielonych w ramach POZ, w którym moŝna dokonać modyfikacji pozycji. Operacje dodawania i edycji pozycji przy poprawianiu raportu są analogiczne do operacji wykonywanych przy dodawaniu raportu (co opisano wcześniej). Po wprowadzeniu modyfikacji naleŝy zatwierdzić zmiany poprzez przycisk OK. Aby zrezygnować ze zmian naleŝy uŝyć przycisku Anuluj. Uwaga! Strona 217 z 296

218 KaŜda potwierdzona poprawa raportu (poprzez uŝycie przycisku Zatwierdź) powoduje zmianę wersji raportu. Zmiana wersji jest widoczna w kolumnie Wersja na liście raportów danych zbiorczych o świadczeniach POZ Podgląd raportu PZX W celu przejrzenia danych wprowadzonych w raporcie PZX naleŝy zaznaczyć go na liście i uŝyć funkcji.wyświetlone zostanie poniŝsze okno: Rysunek 326 Podgląd raportu PZX W oknie pozycji raportu PZX moŝna przeglądać dane na zakładkach Zrealizowane świadczenia oraz Dodatkowe pozycje sprawozdawcze NFZ nie ma jednak moŝliwości edycji pozycji Usunięcie raportu PZX JeŜeli zaistnieje konieczność usunięcia wprowadzonego błędnie raportu PZX naleŝy zaznaczyć go na liście i uŝyć przycisku. Wyświetlone zostanie okno komunikatu o potwierdzenie operacji: Rysunek 327 Komunikat w przypadku operacji usunięcia raportu Po potwierdzeniu (opcja Tak) raport stanie się nieaktywny (rekord na liście będzie oznaczony szarą kursywą). Natomiast po wybraniu opcji Nie raport pozostanie na liście Generowanie pliku raportu PZX Po wprowadzeniu raportu danych zbiorczych o świadczeniach POZ naleŝy wygenerować go w wersji elektronicznej, którą naleŝy przesłać do OW NFZ. W tym celu naleŝy zaznaczyć wybrany raport na liście i uŝyć funkcji. Następnie naleŝy wskazać miejsce na dysku, gdzie ma być zapisany raport (jest to plik w formacie *.PZX) Strona 218 z 296

219 P.I.KAMSOFT 11 Import danych z arkusza EXCEL/CSV Funkcja importu z Excela została wprowadzona na Ŝyczenie uŝytkowników, którzy dotychczas tworzyli listy aktywne przy pomocy programu Microsoft Excel. Dane mogą zostać zaimportowane do programu nie tylko z pliku w formacie arkusza Excel, ale takŝe z pliku tekstowego w formacie CSV (jest to format, w którym poszczególne komórki oddzielone są średnikami). Poprzez import z Excela do programu mogą zostać wprowadzone trzy rodzaje danych: dane pacjentów i składane przez nich deklaracje, dane o wykonanych usługach, dane pracowników medycznych. Najprostszą metodą importowania danych do programu jest dostosowanie arkuszy do proponowanych przez nas wzorców. UŜytkownik nie musi wtedy dokonywać operacji konfigurowania kreatora importu, która osobom mającym mniejsze doświadczenie w obsłudze komputera moŝe sprawić trudności. JeŜeli jednak ktoś chce dostosować kreator importu danych do układu własnych arkuszy jest to oczywiście moŝliwe. Operacja ta została opisana w dalszej części rozdziału (zob. Konfigurowanie kreatora importu) Przygotowanie arkuszy do importu danych Aby maksymalnie uprościć importowanie danych do programu opracowaliśmy wzorcowe arkusze słuŝące do przeprowadzania importów. Arkusze te po instalacji programu pojawiają się w katalogu C:\KSSWD_2008\. Są to następujące pliki: wzor_poz.xls arkusz słuŝący do importowania informacji o pacjentach oraz o składanych przez nich deklaracjach, rapstat.xls arkusz przeznaczony do importowania informacji o wykonanych usługach medycznych, rapstat_zpx.xls arkusz przeznaczony do importowania informacji o realizacji zaopatrzenia (świadczenia w rodzaju ZPO), lekarze.xls arkusz przy uŝyciu którego moŝna do programu wprowadzić dane o pracownikach medycznych. Uwagi ogólne: 1. Wypełnianie informacji o numerze Oddziału NFZ Oddział NFZ moŝe zostać wpisany w formacie jedno- dwu- lub czterocyfrowym. Przykład: 2. Wpisywanie dat. 2 Kujawsko-Pomorski Oddział Wojewódzki NFZ 10 Podlaski Oddział Wojewódzki NFZ 1706 Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki NFZ - Departament do spraw SłuŜb Mundurowych Aby zapobiec problemom z interpretacją danych, naleŝy w arkuszu ustalić format daty jako RRRR- MM-DD. 3. Kolumny z danymi takimi jak numer PESEL czy kody usług. Strona 219 z 296

220 Aby zapobiec obcięciu numeru, gdy na jego początku znajduje się cyfra 0 naleŝy format komórki ustalić jako tekstowy. 4. Dane, których uzupełnienie następuje na podstawie podręcznych słowników, tj.: uprawnienie pacjenta, rodzaj odpłatności, typ deklaracji, rodzaj skierowania, tryb przyjęcia, tryb wypisu, podstawa wykonania świadczenia, skierowanie. W przypadku tego typu informacji w arkuszu nie naleŝy podawać całej definicji pola. NaleŜy wpisać jedynie numer odpowiadający informacji, która ma zostać uzupełniona. Np., aby pole uprawnienie pacjenta zostało zaimportowane z informacją uprawniony naleŝy w arkuszu wpisać Arkusz do importu deklaracji Dane importowane do programu powinny być dostosowane do wzorcowego arkusza o nazwie wzor_poz.xls znajdującego się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\KSSWD_2008\. JeŜeli uŝytkownik ma dane przygotowane w innym układzie moŝe przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pacjentów w arkuszu rozpoczynają się od komórki D7. W komórce D6 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza moŝna podzielić na dwie grupy: dotyczące pacjenta (m.in. PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia, adres). dotyczące deklaracji składanych przez pacjenta (m.in. typ deklaracji, data złoŝenia, numer prawa wykonywania zawodu i PESEL lekarza, u którego pacjent jest zarejestrowany) Typy informacji odczytywanych z arkusza moŝna takŝe podzielić w zaleŝności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Dane wymagane: PESEL pacjenta (D) lub PESEL opiekuna (U) - PESEL opiekuna jest wymagany w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze szóstego miesiąca Ŝycia. Data urodzenia pacjenta (G) - Wymagana w przypadku braku własnego numeru PESEL pacjenta. JeŜeli numer PESEL pacjenta jest podany data urodzenia zostanie uzupełniona na jego podstawie. Nazwisko pacjenta (E), Imię pacjenta (F), Numer Oddziału NFZ (H), do którego pacjent jest zgłoszony, Typ operacji (I): 1 złoŝenie deklaracji 0 wycofanie deklaracji 2 poprawa danych pacjenta Data operacji (J) - Odnosi się do zdarzenia określonego poprzez typ operacji, czyli do złoŝenia lub wycofania deklaracji, Typ deklaracji (T): Strona 220 z 296

221 P.I.KAMSOFT 1 lekarz rodzinny 2 piel. w miejsc. nauczania i wychowania 3 pielęgniarka środowiskowa 4 połoŝna środowiskowa Dane adresowe pacjenta: Kod pocztowy (K), Miejscowość (L), Gmina (P), Powiat (Q), Województwo (R), Ulica (M), Nr domu (N), Nr lokalu (O), Rodzaj deklaracji (AT) - wymagana, jeŝeli w kolumnie Typ deklaracji podano 2 - pielęgniarka środ. naucz. i wych. 7 typ szkoły II 8 typ szkoły IIIA 9 typ szkoły IIIB 10 typ szkoły IIIC 15 typ szkoły I.1 16 typ szkoły I.2 Rodzaj szkoły (AV) - Wymagana, jeŝeli w kolumnie Typ deklaracji podano 2 - pielęgniarka środ. naucz. i wych., REGON szkoły (AW) - Wymagana, jeŝeli w kolumnie Typ deklaracji podano 2 - pielęgniarka środ. naucz. i wych., Profilaktyka fuu Dane nie wymagane: Uprawnienie pacjenta (AG): 10 Ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym - Ministerstwo Obrony Narodowej 15 nie ubezpieczony uprawniony do świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym Ministerstwo Sprawiedliwości 18 osoba represjonowana 19 osoby pracujące przy azbeście 20 dzieci i młodzieŝ do ukończenia 18 lat 21 kobiety w ciąŝy i połogu Numer prawa wykonywania zawodu lekarza (S), PESEL lekarza (V) Strona 221 z 296

222 Nr deklaracji (W), Numer umowy(x), Numer punktu umowy (AB), Kod usługi (Y), Kod usługi szczegółowej (AA), Uwagi (Z), Numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AH), Data waŝności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AI), Płeć (AJ) K Kobieta M MęŜczyzna JeŜeli informacja o płci nie zostanie podana program ustali ją automatycznie na podstawie nr PESEL pacjenta lub imienia, gdy nr PESEL nie jest podany. Nr paszportu (AK), Kraj (AL), Kod choroby przewlekłej(am-aq), Data zgłoszenia sprzeciwu odnośnie gromadzenia danych osobowych (AU), Nr legitymacji IW (AR), Nr telefonu (AS), Profilaktyka fluorkowa (AX), Typ podopiecznego (AY), Nr umowy ind. (AZ), Nr poświadczenia (BA), ZSW (BB) - Deklaracja składana w miejscu pełnienia zasadniczej słuŝby wojskowej Nie jest podstawą płatności (BC) Pola numer umowy i kod usługi wypełniane są wtedy gdy uŝytkownik chce w trakcie importu przyporządkować deklaracje do tej usługi, a nie jest moŝliwe zastosowanie automatycznego przyporządkowania z powodu obecności na umowach więcej niŝ jednej usługi z tym samym typem deklaracji. Pole kod usługi szczegółowej powinno zostać wypełnione gdy w trakcie importu deklaracje powinny być przyporządkowane do usługi, która jest usługą szczegółową wchodzącą w skład pakietu usług. Pakiety takie mogą zostać definiowane przez NFZ. Wtedy w polu kod usługi naleŝy wpisać kod usługi kontraktowanej natomiast w polu kod usługi szczegółowej naleŝy wpisać kod usługi z pakietu. Pole numer punktu umowy powinno zostać wypełnione w przypadku gdy deklaracje mają w trakcie importu zostać automatycznie przyporządkowane do umowy a na umowie jest zakontraktowana więcej niŝ jedna usługa z takim samym kodem. W polu numer punktu umowy naleŝy wpisać liczbę porządkową pod jaką usługa jest widoczna na umowie Arkusz do importu pacjentów Import danych pacjentów bez deklaracji jest dokonywany według takiego samego układu arkusza jak import pacjentów i deklaracji, jednak w arkuszu tym nie wypełnione są informacje opisujące deklaracje. Typy informacji odczytywanych z arkusza moŝna podzielić w zaleŝności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Dane wymagane: Strona 222 z 296

223 P.I.KAMSOFT PESEL pacjenta (D) lub PESEL opiekuna (U) - PESEL opiekuna jest wymagany w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze szóstego miesiąca Ŝycia miesiąca Ŝycia, Data urodzenia pacjenta (G) - Wymagana w przypadku braku własnego numeru PESEL pacjenta. JeŜeli numer PESEL pacjenta jest podany data urodzenia zostanie uzupełniona na jego, Nazwisko pacjenta (E), Imię pacjenta (F), Numer Oddziału NFZ (H), do którego pacjent jest zgłoszony, Typ operacji (I): 1 złoŝenie deklaracji 0 wycofanie deklaracji 2 poprawa danych pacjenta Data operacji (J) - Odnosi się do zdarzenia określonego poprzez typ operacji, czyli do wprowadzenia pacjenta lub poprawy jego danych. Dane niewymagane: Uprawnienie pacjenta (AG): 10 ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym - Ministerstwo Obrony Narodowej 15 nie ubezpieczony uprawniony do świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym Ministerstwo Sprawiedliwości 18 osoba represjonowana 19 osoby pracujące przy azbeście 20 dzieci i młodzieŝ do ukończenia 18 lat 21 kobiety w ciąŝy i połogu Uwagi (Z), Numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AH), Data waŝności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AI), Płeć (AJ) K Kobieta M MęŜczyzna JeŜeli informacja o płci nie zostanie podana program ustali ją automatycznie na podstawie nr PESEL pacjenta lub imienia, gdy nr PESEL nie jest podany. Nr paszportu (AK), Kraj (AL), Kod choroby przewlekłej(am-aq), Data zgłoszenia sprzeciwu odnośnie gromadzenia danych osobowych (AU). Strona 223 z 296

224 11.4 Arkusz do importu wykonanych usług W zaleŝności od rodzaju importowanych świadczeń dane importowane do programu powinny być dostosowane do jednego z dwóch wzorcowych arkuszy znajdujących się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\KSSWD_2008\. rapstat.xls do importu wykonanych świadczeń z kaŝdego rodzaju, rapstat_zpx.xls do importu wykonanych świadczeń tylko z rodzaju ZPO Import świadczeń z rodzaju ZPO moŝna wykonać na podstawie obu ww. arkuszy wzorcowych. RóŜnią się one tym, Ŝe plik rapstat_zpx.xls zawiera tylko kolumny dotyczące realizacji zaopatrzenia (nie ma innych dodatkowych kolumn), co znacząco ułatwia uŝytkownikowi import danych wymaganych w przypadku ZPO. JeŜeli uŝytkownik ma dane przygotowane w innym układzie moŝe przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pacjentów w arkuszu rozpoczynają się od komórki A2. W komórce A1 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza moŝna podzielić na dwie grupy: dotyczące pacjenta (m.in. PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia, uprawnienie). dotyczące usługi wykonanej dla pacjenta (m.in. kod usługi, kod umowy, data wykonania, numer prawa wykonywania zawodu i PESEL lekarza wykonującego usługę). Typy informacji odczytywanych z arkusza moŝna takŝe podzielić w zaleŝności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Dane wymagane: Identyfikator instalacji kontaktu (A) jest to unikalny znacznik identyfikujący kontakt (wizytę lub pobyt na oddziale) w ramach określonej instalacji programu. NaleŜy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie Identyfikator zewnętrzny kontaktu (B) jest to unikalny znacznik identyfikujący kontakt (wizytę lub pobyt na oddziale). NaleŜy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich rekordów w danym pliku XLS, CSV. Identyfikator instalacji produktu (C) jest to unikalny znacznik identyfikujący produkt (świadczenie) w ramach określonej instalacji programu. NaleŜy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie Identyfikator zewnętrzny produktu (D) jest to unikalny znacznik identyfikujący produkt (świadczenie). NaleŜy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich rekordów w danym pliku XLS,CSV. Nazwisko pacjenta (G), Imię pacjenta (H), Oddział NFZ pacjenta (J), Uprawnienie pacjenta (L) 10 Ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym 15 Nie ubezpieczony uprawniony do świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym Strona 224 z 296

225 P.I.KAMSOFT obowiązku obronnym ministerstwo spraw wewnętrznych i administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo sprawiedliwości 18 osoba represjonowana 19 osoby pracujące przy azbeście 20 dzieci i młodzieŝ do ukończenia 18 lat 21 kobiety w ciąŝy i połogu Data początku kontaktu (P) w przypadku wizyty ambulatoryjnej jest to data początku wizyty; w przypadku opieki stacjonarnej jest to data początku pobytu na oddziale Data końca kontaktu (Q) w przypadku wizyty ambulatoryjnej jest to data końca wizyty; w przypadku opieki stacjonarnej jest to data końca pobytu na oddziale Miejsce wykonywania usługi (S) identyfikator miejsca wykonywania przekazywany z umową, Oddział NFZ rozliczający (T) numer Oddziału NFZ, do którego zostanie przesłany raport (musi być zgodny z umową). Rozpoznanie główne ICD10 (U) - wg klasyfikacji ICD10, Tryb przyjęcia ambulatoryjnego (AT.): 1 tryb normalny 4 przypadek nagły Numer umowy (BW), Kod produktu kontraktowego (BX) kod zakresu świadczeń, Kod produktu jednostkowego (BZ) kod usługi szczegółowej, Odpłatność (CA), 1 pełnopłatnie 2 bezpłatnie 3 ryczałt 4 30 %, 5 50 %, 6 bezpłatne do limitu Data początku realizacji produktu (CB) w przypadku wizyty ambulatoryjnej jest to data początku realizacji świadczenia jednostkowego; w przypadku opieki stacjonarnej jest to data początku realizacji świadczenia jednostkowego w ramach pobytu na oddziale, Data końca realizacji produktu (CC) w przypadku wizyty ambulatoryjnej jest to data końca realizacji świadczenia jednostkowego; w przypadku opieki stacjonarnej jest to data końca realizacji świadczenia jednostkowego w ramach pobytu na oddziale Cena jednostkowa produktu (CD) Podanie ceny jest wymagane dla tych usług, dla których w umowie nie została podana cena jednostkowa. Dotyczy to importowania usług zakontraktowanych z limitem wartościowym bez pakietu usług szczegółowych, w którym jest podana cena jednostkowa. Ilość wykonana (CE) liczba wykonanych świadczeń W kolumnie tej zawsze podajemy liczbę wykonanych usług, a nie liczbę jednostek rozliczeniowych. W przypadku pakietów punktowych wpisać tam naleŝy liczbę usług a nie liczbę punktów. Na przykład jeŝeli zostały wykonane dwie usługi po 150 punktów w arkuszu naleŝy wpisać 2. Ilość moŝliwa do rozliczenia (CF) liczba świadczeń jednostkowych moŝliwych do rozliczenia Dane niewymagalne: Numer PESEL pacjenta (F), Nie jest wymagany w przypadku, gdy pacjent jest noworodkiem i ma uzupełnione następujące dane: Strona 225 z 296

226 Nazwisko pacjenta (G), Imię pacjenta (H), Data urodzenia pacjenta (I), PESEL opiekuna (K) Nie jest wymagany w przypadku, gdy pacjent jest obcokrajowcem i ma podany nr paszportu i kraj pochodzenia Data urodzenia pacjenta (I), Data urodzenia pacjenta jest wymagana w przypadku noworodka i obcokrajowca. Data urodzenia nie musi być podana w przypadku pacjentów z uzupełnionym własnym numerem PESEL poniewaŝ jest ona uzupełniana na jego podstawie. PESEL opiekuna (K) - wymagany, gdy pacjent jest noworodkiem i nie ma uzupełnionego własnego nr PESEL Typ personelu realizującego świadczenie (M) Nr prawa wykonywania zawodu osoby realizującej świadczenie (N) wymagany, gdy w kolumnie Typ personelu real. świadcz (M) podano personel inny niŝ: rehabilitant/fizykoterapeuta lub inny. PESEL osoby realizującej świadczenie (O), Typ operacji (R): 0 usunięcie rekordu 1 dodanie rekordu 2 poprawa danych JeŜeli typ operacji nie zostanie podany, domyślnie jest on przyjęty jako 1, czyli dodanie rekordu. Przykład: W arkuszu istnieje wpis o wykonaniu usługi o typie operacji 1, czyli dodawanie lub poprawa rekordu. W momencie dokonywania importu tego arkusza system sprawdzi, czy zapis o wykonaniu usługi o danych identyfikatorach (kolumna A, B, C, D) istnieje juŝ w bazie programu KS-SWD_XML. JeŜeli wpisu takiego nie będzie rekord zostanie dodany. Natomiast jeŝeli typ operacji zostanie określony jako 2, system sprawdzi czy w arkuszu zostały dokonane jakiekolwiek zmiany odnośnie tego rekordu. W przypadku wykrycia zmian zostaną one wprowadzone do zapisu wykonania usługi w bazie KS-SWD, nie zostanie jednak dodany nowy rekord. Zapobiega to powielaniu importowanych danych. Rozpoznanie współistniejące ICD10 (V-Y) wg klasyfikacji ICD10 Zlecenie-identyfikator instalacji (Z) - jest to unikalny znacznik identyfikujący zlecenie w ramach określonej instalacji programu. Zlecenie-identyfikator zewnętrzny (AA) - jest to unikalny znacznik identyfikujący zlecenie. NaleŜy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie. Zlecenie-numer (AB) numer zlecenia (skierowania) na podstawie, którego wykonywane jest świadczenie Zlecenie-data wystawienia (AC) Zlecenie-rozpoznanie (AD) kod jednostki chorobowej ICD10 określona w zleceniu Nr umowy świadczeniodawcy zlecającego wykonanie usługi (AE), REGON świadczeniodawcy zlecającego (AF), VII część kodu resortowego śwd. zlecającego (AG) Nr prawa wykonywania zawodu lekarza zlecającego wykonanie usługi (AH) Uwagi (AI), Numer księgi głównej (AJ) wymagana w przypadku realizacji świadczeń opieki stacjonarnej, Tryb przyjęcia (AK): 0 brak danych 1 przyjęcie planowe Strona 226 z 296

227 P.I.KAMSOFT 2 przyjęcie w trybie nagłym ze skierowaniem z pomocy doraźnej 3 przyjęcie w trybie nagłym ze skierowaniem innym niŝ z pomocy doraźnej 4 przyjęcie w trybie nagłym bez skierowania Tryb wypisu (AL.): 1 zakończenie procesu diagnostycznego /terapeutycznego 2 skierowanie do dalszego leczenia w lecznictwie ambulatoryjnym 3 skierowanie do dalszego leczenia w zakładzie opieki stacjonarnej 4 skierowanie do dalszego leczenia w zakładzie opieki długoterminowej 5 skierowanie do dalszego leczenia - inne przypadki 6 wypisanie na własne Ŝądanie 7 Zgon Data przyjęcia (AM) uzupełniana w przypadku realizacji świadczeń z zakresu opieki stacjonarnej, Data wypisu (AN) - uzupełniana w przypadku realizacji świadczeń z zakresu opieki stacjonarnej, Rozpoznanie wstępne (AO) rozpoznanie dotyczące hospitalizacji, wg klasyfikacji ICD10 Rozpoznanie główne (AP) - rozpoznanie dotyczące hospitalizacji, wg klasyfikacji ICD10, Bezpośrednia przyczyna zgonu (AQ) wymagane, jeŝeli w kolumnie Tryb wypisu podano: 7 Wtórna przyczyna zgonu (AR), Wyjściowa przyczyna zgonu (AS), Decyzja wójta-numer (AU) wymagana, jeŝeli w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia (AZ) podano 2, Decyzja wójta-początek obowiązywania (AV) wymagana, jeŝeli w kolumnie Decyzja wójtanumer uzupełniono dane o decyzji, Decyzja wójta-koniec obowiązywania (AW) wymagana, jeŝeli w kolumnie Decyzja wójtanumer uzupełniono dane o decyzji, Numer paszportu (AX) wymagany, w przypadku obcokrajowców, Kraj (AY) wymagany, w przypadku obcokrajowców, Rodzaj ubezpieczenia (AZ): 0 zwykły ubezpieczony 1 ubezpieczony na podstawie przepisów o koordynacji 2 ubezpieczony na podstawie decyzji wójta/burmistrza Rodzaj dok. upr (BA) rodzaj dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana, gdy w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia podano: 1, Dok.upr własny (BB) dokument uprawniający własny, kolumna wypełniana gdy w kolumnie "Rodzaj dok.upr." podano Druk serii E100, Numer dok upr (BC) numer dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana gdy w kolumnie "Rodzaj dok. upr." podano Kartę EKUZ, Poświadczenie lub Certyfikat, Instytucja właściwa (BD) instytucja właściwa UE, kolumna wypełniana, gdy w kolumnie "Rodzaj dok.upr." podano Druk serii E100, Strona 227 z 296

228 Data wyst dok upr (BE) - data wystawienia dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana, gdy w kolumnie "Rodzaj dok.upr" podano Druk serii E100 lub Poświadczenie bez nr PESEL, Dok upr waŝny od (BF) data początku waŝności dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana, gdy w kolumnie "Rodzaj dok.upr" podano dokument uprawniający, Dok upr waŝny do (BG) data końca waŝności dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana gdy kolumnie "Rodzaj dok.upr" podano Kartę EKUZ lub Certyfikat, Nazwisko (BH) nazwisko osoby, której wystawiono dokument uprawniający, kolumna wypełniana gdy w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia podano: 1, Imię (BI) imię osoby, której wystawiono dokument uprawniający, kolumna wypełniana gdy w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia podano: 1, Data urodzenia (BJ) data urodzenia osoby, której wystawiono dokument uprawniający, kolumna wypełniana gdy w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia podano: 1, Numer identyfikacyjny (BK) numer identyfikacyjny osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Dane adresowe w Polsce (BL-BO) adres w Polsce osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Dane adresowe w kraju właściwym (BP-BS) adres w kraju właściwym UE osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Kraj UE (BT) kraj właściwy osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Status osoby (BU) status osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Podstawa prawna UE (BV) podstawa prawna wystawienia dokumentu uprawniającego, Numer punktu umowy (BY) Pole to powinno zostać wypełnione w przypadku gdy w umowie jest zakontraktowana więcej niŝ jedna usługa z takim samym kodem. W polu Numer punktu umowy naleŝy wpisać liczbę porządkową pod jaką usługa jest widoczna na umowie), Kwota dopłaty pacjenta (CG) - jeŝeli nie zostanie podana system uzupełni ją domyślnie wartością 0, Kwota refundacji (CH) Jeśli informacja ta nie zostanie podana system obliczy ją sam na podstawie ceny jednostkowej usługi i ilości wykonanych świadczeń jednostkowych, Wartość produktu brutto (CI) Wyliczana przez system jako suma kwoty refundacji oraz kwoty dopłaty pacjenta, Koszt rzeczywisty (CJ) rzeczywisty koszt realizacji świadczeń, Rodzaj zgody płatnika (CK) wymagany, w przypadku świadczeń realizowanych na podstawie zgody płatnika, 5 nr skierowania na leczenie uzdrowiskowe 6 nr wniosku na środki pomoc., sprzęt ortop 8 nr karty zaopatrzenia ortopedycznego 14 zgoda indywidualna Numer zgody płatnika (CL), Świadczenie ratujące Ŝycie (CM) wymagane, w przypadku realizacji świadczeń pilnych/ratujących Ŝycie, Środek pomocniczy (CN) oznaczenie, czy kwota refundacji ma być przeliczana zgodnie z wybraną odpłatnością pacjenta, Cena środka pomocniczego (CO) wymagana, jeŝeli w kolumnie Środek pomocniczy podano 1. W takim przypadku cena nie jest brana z umowy, ale według wartości uzupełnionej przez uŝytkownika Limit ceny środka pomocniczego (CP) - wymagany, jeŝeli w kolumnie Środek pomocniczy podano 1. W takim przypadku, refundacja jest przeliczana zgodnie z wpisanym limitem, ceną środka pom. i odpłatnością pacjenta Strona 228 z 296

229 P.I.KAMSOFT Umiejscowienie usługi (CQ) kod zęba w przypadku usług stomatologicznych lub strona: prawa/lewa/obustronnie w przypadku innych usług, dla których wymagane jest podanie umiejscowienia Schemat leczenia (CR) schemat leczenia dla usług dot. chemioterapii, kolumna wypełniana, gdy realizowane świadczenie wymaga podania schematu Sposób określenia dawki (CS) sposób określenia dawki w przypadku realizacji świadczeń dot. chemioterapii, kolumna wypełniana, jeŝeli w kolumnie CR określono schemat leczenia Wartość parametru (CT) wartość dla dawki określonej w kolumnie CR (w przypadku realizacji świadczeń dot. chemioterapii) wyraŝona w kg lub m 2 Dzień podania (CU) dzień podania leku wynikający ze schematu leczenia określanego w przypadku realizacji świadczeń dot. chemioterapii, kolumna wymagana, jeŝeli w kolumnie CR określono schemat, Lek wydany do domu (CV) wymagany, gdy lek został wydany pacjentowi do domu (w przypadku realizacji świadczeń dot. chemioterapii) Kod ICD9 (1) do ICD9 (30) kody wykonanych procedur medycznych wg słownika ICD 9 (określone kolumny od CW do HL), Kod ICD9 (1)-ilość do ICD9 (30)-ilość liczba wykonanych procedur medycznych wg słownika ICD 9 (określone kolumny od CW do HL), Kod ICD9 (1)-data początkowa do ICD9 (30)-data początkowa data początkowa wykonania procedury medycznej wg słownika ICD 9 (określone kolumny od CW do HL), Kod ICD9 (1)-data końcowa do ICD9 (30)-data końcowa data końcowa wykonania procedury medycznej wg słownika ICD 9 (określone kolumny od CW do HL).Arkusz do importu pracowników medycznych 11.5 Arkusz do importu pracowników medycznych Dane importowane do programu powinny być dostosowane do wzorcowego arkusza o nazwie lekarze.xls znajdującego się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\KSSWD_2008\. JeŜeli uŝytkownik ma dane przygotowane w innym układzie moŝe przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pracowników medycznych w arkuszu rozpoczynają się od komórki A2. W komórce A1 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza moŝna podzielić w zaleŝności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Dane wymagane: Numer prawa wykonywania zawodu lekarza (B) w przypadku wybrania rodzaju personelu: lekarz, połoŝna środowiskowa, pielęgniarka środowiskowa, pielęgniarka w miejscu wych. i naucz. pielęgniarka praktyki, felczer. Charakter pracy (E): 1 Inny 2 Lekarz 3 połoŝna środowiskowa Strona 229 z 296

230 4 pielęgniarka środowiskowa 5 pielęgniarka w miejscu nauczania i wychowania 6 Felczer 7 rehabilitant/fizykoterapeuta 8 psycholog 9 pielęgniarka praktyki 10 pielęgniarka 11 połoŝna Numer PESEL wymagany w przypadku polaków, Nazwisko, Imię, Dane nie wymagane: Numer paszportu (F) wymagany w przypadku obcokrajowców, Dane adresowe pracownika: Kod pocztowy (M), Miejscowość (G), Gmina (H), Powiat (I), Województwo (J), Kraj (K) wymagany w przypadku obcokrajowców, Ulica (N), Nr domu (O), Nr lokalu (P), Tytuł naukowy (L), Numer lekarza w NFZ (R), Numer prawa do wystawiania druków L4 (Q), Numer telefonu (S), StaŜ pracy (T), Samorząd zawodowy (U), Nr wpisu do rejestru piel./poł. dotyczy pielęgniarek i połoŝnych Import danych Importowanie danych do programu po dostosowaniu arkuszy do zaproponowanych wzorców jest operacją bardzo prostą. Przebiega według następujących etapów: Etap I ustalenie parametrów importu (dotyczy tylko importu pacjentów i deklaracji). Po wybraniu z menu Import opcji Pacjentów i deklaracji z Excela uŝytkownik powinien określić parametry importu. W przypadku importowania danych pacjentów naleŝy odznaczyć opcje Składanie/wycofywanie deklaracji oraz Automatyczna aktywacja deklaracji, a takŝe nie zaznaczać Ŝadnego typu deklaracji. Strona 230 z 296

231 P.I.KAMSOFT Rysunek 328 Ustawienie parametrów importu import pacjentów W przypadku importowania danych pacjentów i deklaracji naleŝy: zaznaczyć opcję Składanie/wycofywanie deklaracji, jeŝeli w trakcie importu ma nastąpić automatyczne przyporządkowanie deklaracji do pozycji umów powinna zostać zaznaczona opcja Automatyczna aktywacja deklaracji. Przyporządkowanie to moŝe nastąpić, gdy do programu została wcześniej zaimportowana umowa przysłana w formie elektronicznej przez Fundusz. JeŜeli w programie istnieje tylko jedna usługa wymagająca danego typu deklaracji to po zaznaczeniu opcji Automatyczna aktywacja deklaracji nastąpi przyporządkowanie wszystkich zaimportowanych deklaracji o właściwym typie do tej właśnie usługi. JeŜeli uŝytkownik nie zaznaczy opcji Automatyczna aktywacja lub w programie będzie więcej niŝ jedna usługa wymagająca danego typu deklaracji wtedy naleŝy dokonać operacji przyporządkowania deklaracji bezpośrednio w programie (menu Rejestracja, opcja Aktywacja deklaracji). określić dodatkowe typy deklaracji (tylko w przypadku, gdy uŝytkownik chce nadać wszystkim importowanym pacjentom dodatkowy typ deklaracji oprócz typu deklaracji określonego w arkuszu). Rysunek 329 Ustawienie parametrów importu Ustawione parametry importu akceptujemy przyciskiem OK Etap II wskazywanie pliku, z którego dane będą importowane Po wyborze rodzaju importu z menu Import: Strona 231 z 296

232 następnym krokiem jest wskazanie pliku, z którego dane mają zostać zaimportowane do programu. Rysunek 330 Wskazywanie pliku do importu UŜytkownik moŝe wskazać zarówno plik w formacie XLS jak i CSV lub dodatkowo plik w formacie TXT rozdzielonym tabulacjami. Po zaznaczeniu pliku naleŝy uŝyć przycisku. W wyniku powyŝszych czynności pojawi się okno Kreator importu danych z arkuszy Excel. Rysunek 331 Wybór arkusza Excel Kreator pozwala na podział wykonywanych operacji na kilka etapów. KaŜdy etap jest prezentowany w odrębnym oknie. Poruszanie się między tymi oknami umoŝliwiają przyciski: - przejście do poprzedniego okna, - przejście do następnego okna, - rezygnacja z importu i powrót do głównego okna aplikacji. Po uŝyciu przycisku Dalej zostanie otwarty arkusz przeznaczony do importu Etap III Przeglądanie konfiguracji importu UŜytkownik moŝe przeglądać tylko pierwszych kilkanaście wierszy arkusza. Strona 232 z 296

233 P.I.KAMSOFT Rysunek 332 Kreator importu danych z arkuszy Excel W przypadku gdy uŝytkownik chce stosować własny układ arkusza, wówczas moŝe na tym etapie dokonać konfiguracji kreatora importu. JeŜeli arkusz jest dostosowany do arkusza wzorcowego nie trzeba dokonywać Ŝadnych zmian. Wystarczy uŝyć przycisku Dalej, aby przejść aby przejść do następnego etapu importu danych Etap IV zakończenie importu UŜytkownik moŝe teraz uruchomić proces importu zaznaczając opcję Wykonaj teraz import danych i naciskając Zakończ. O przebiegu importu informuje pasek postępu. Rysunek 333 Rozpoczęcie importu danych Rysunek 334 Pasek postępu importu Podczas importu wykonanych usług sprawdzane jest czy dany pacjent nie znajduje się na liście osób oczekujących na wykonanie określonego świadczenia. JeŜeli tak, wówczas wyświetlane jest okno, w którym moŝna zaznaczyć pacjentów, którzy mają być skreśleni z kolejki w związku z udzieleniem świadczenia: Strona 233 z 296

234 Rysunek 335 Okno pozwalające na skreślenie pacjentów z kolejki w związku z udzieleniem świadczenia (poprzez import usług) Przycisk Zaznacz wszystkie pozwala skreślić wszystkich pacjentów widocznych w oknie, natomiast przycisk Odznacz wszystkie pozwala odznaczyć wszystkich pacjentów widocznych w oknie. Po zakończeniu importu, otwarte zostaje okno przeglądu dziennika, w którym zapisano fakt przeprowadzenia importu oraz ewentualne komunikaty o problemach napotkanych przez program w czasie importu (np. niepełne lub niewłaściwe dane) oraz statystykę określającą ilość dodanych i zmodyfikowanych rekordów. Dokładną statystykę określającą ilość dodanych i zmodyfikowanych rekordów oraz opis napotkanych błędów moŝna równieŝ przeglądać uŝywając opcji Dzienniki z menu Import Konfigurowanie kreatora importu Konfigurowanie kreatora importu danych moŝe być dokonane przez uŝytkownika, jeŝeli nie chce on stosować układu arkuszy wzorcowych podczas importu. Jednak osobom mającym mniejsze doświadczenie w obsłudze komputera operacja ta moŝe sprawić trudności, dlatego zalecamy przeprowadzanie importu według arkuszy wzorcowych. Po otwarciu arkusza pojawi się okno słuŝące do dostosowania mechanizmu importu do konkretnego arkusza. Rysunek 336 Kreator importu danych z arkuszy Excel Kolejne kroki jakie powinien wykonać uŝytkownik są następujące: 1. Ustalenie współrzędnych początku tabeli. Strona 234 z 296

235 P.I.KAMSOFT UŜytkownik powinien określić, od której komórki arkusza rozpoczynają się dane przeznaczone do importu. Chodzi tu nie o nagłówki kolumn, ale o konkretne dane pacjentów, wykonanych usług lub pracowników medycznych. Aby określić tą komórkę naleŝy: nacisnąć prawy klawisz myszy na wybranej komórce, wybrać pozycję Przesuń współrzędne tabeli. Rysunek 337 Ustalanie współrzędnych początku tabeli lub nacisnąć klawisz po prawej stronie pola Lewa górna pozycja tabeli, a następnie wskazać komórkę arkusza. Pierwszy wiersz zawierający dane jest wyróŝniony kolorem jasno-niebieskim. 2. Określenie przyporządkowania informacji do kolumn w arkuszu. Import danych z arkusza do programu działa poprawnie pod warunkiem, Ŝe we właściwy sposób zostały określone kolumny, z których będą czytane poszczególne informacje. Sposób przyporządkowania jest widoczny w pierwszym wierszu z danymi pacjentów (wyróŝnionym jasnoniebieskim kolorem), jeŝeli opcja widoczne zostanie ustawiona na pola. Wówczas uŝytkownik moŝe sprawdzić, czy informacje są przyporządkowane we właściwy sposób. JeŜeli przyporządkowanie nie jest prawidłowe uŝytkownik powinien je zmienić. Aby dokonać zmiany naleŝy po pierwsze usunąć niewłaściwe przyporządkowanie, a następnie utworzyć prawidłowe. Aby usunąć przyporządkowanie naleŝy: zaznaczyć komórkę z przyporządkowaną informacją, nacisnąć klawisz Delete, lub zaznaczyć komórkę z przyporządkowaną informacją, nacisnąć klawisz Insert (lub prawy przycisk myszki), wybrać z menu pozycję Usuń pole. Strona 235 z 296

236 Informacje, które zostały usunięte i nie są juŝ przyporządkowane do Ŝadnej z kolumn arkusza są widoczne w dolnej części okna. Następnie naleŝy przyporządkować typy informacji do kolumn arkusza. W tym celu naleŝy wykonać następujące operacje: zaznaczyć komórkę, do której informacja zostanie przyporządkowana (w wierszu stanowiącym początek danych pacjentów - kolor jasnoniebieski), nacisnąć klawisz Insert lub Spacja (lub prawy przycisk myszki) na wybranej komórce, z menu kontekstowego wybrać typ informacji, który przyporządkowujemy do wybranej komórki. Po wykonaniu przyporządkowania jeŝeli opcja widoczne zostanie zaznaczona, jako pola wówczas w komórce, do której przyporządkowaliśmy informację będzie widoczna nazwa pola, czyli np. PESEL. Gdy opcja widoczne zostanie przełączona na dane, wówczas w komórce, do której przyporządkowaliśmy informację będą widoczne konkretne informacje np. KOWALSKI. Informacja ta będzie prezentowana pogrubioną czcionką. Znak * przed nazwą typu informacji oznacza, Ŝe przyporządkowanie go do odpowiedniej komórki jest niezbędne do poprawnego wykonania importu program nie pozwoli na jego przeprowadzenie do czasu gdy wszystkie typy wymagane nie zostaną przyporządkowane do komórek arkusza. 3. Określanie kolumny wymaganej. Jedna z kolumn arkusza jest wyróŝniona czarną ramką. Oznacza ona, Ŝe zaznaczona w ten sposób kolumna wykorzystana będzie do kontroli zakończenia importu, tzn. import będzie przerwany gdy w kolumnie określonej jako kolumna wymagana zostaną znalezione pod rząd cztery puste komórki (nie wypełnione wartością). Zmianę kolumny wymaganej moŝna przeprowadzić poprzez: zaznaczenie dowolnej komórki wybranej kolumny, naciśnięcie Insert lub prawego przycisku myszy i wybranie pozycji ustaw kolumnę jako wymaganą, lub Strona 236 z 296

237 P.I.KAMSOFT naciśnięcie klawisza obok pola kolumna wymagana w dolnej części ekranu, wybranie kolumny, która będzie traktowana jako wymagana. Rysunek 338 Wskazywanie kolumny wymaganej 11.7 Dziennik importu Po zakończeniu importu danych uŝytkownik moŝe w kaŝdej chwili uzyskać informacje o przebiegu tego procesu. Są one zapisywane w postaci Dziennika importu. W programie jest dostępny dziennik główny, gdzie są zapisywane wszystkie przeprowadzone importy oraz dzienniki ostatnio przeprowadzonego importu pacjentów i deklaracji, wykonanych usług oraz pracowników medycznych. Wszystkie te opcje znajdują się w menu Import. Aby otworzyć dziennik główny naleŝy wybrać opcję Dziennik importu z menu Import. Jest to opcja, dzięki której uŝytkownik otrzymuje dostęp do historii wszystkich przeprowadzanych procesów importu danych. Rysunek 339 Podgląd dziennika głównego Okno dziennika podzielone jest na dwie części. W części górnej wyświetlona jest lista wszystkich zdarzeń, czyli przeprowadzanych importów wraz z podaniem dokładnego czasu przeprowadzenia tej operacji i numerem importu. Część dolna okna podaje szczegóły na temat podświetlonego w górnej części zdarzenia. Lista szczegółów zawiera informacje na temat: Czasu rozpoczęcia odczytu danych, Czasu zakończenia odczytu danych, Strona 237 z 296

238 Czasu rozpoczęcia importu, Ilości przetwarzanych rekordów, Problemów importu, Czasu zakończenia importu. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: wydrukowanie szczegółów dotyczących wybranego zdarzenia, wyjście z opcji. Opcja Ostatni import pacjentów i deklaracji została wprowadzona w celu usprawnienia pracy uŝytkownika, który chciałby uzyskać dostęp jedynie do problemów związanych z ostatnio przeprowadzonym importem listy pacjentów. Rysunek 340 Dziennik problemów importu listy pacjentów Określenie przez uŝytkownika rodzaju interesującego go problemu dokonywane jest w górnej części okna poprzez wybranie pozycji z listy rozwijanej w polu Rodzaj problemu. MoŜna równieŝ uzyskać dostęp do wszystkich problemów, które wystąpiły w trakcie ostatniego importu poprzez wybranie opcji Wszystkie. UŜytkownik moŝe równieŝ określić dodatkowe parametry wyszukiwania stosując opcję Szukaj wg w dolnej części okna. Filtracji danych dokonuje się wybierając jedno z następujących kryteriów: PESEL pacjenta, Nazwisko; imię pacjenta, Nr prawa wykonywania zawodu lekarza. Proces wyszukiwania zostanie rozpoczęty po podaniu kilku początkowych znaków z wyszukiwanego zakresu. Przyciski w obrębie okna umoŝliwiają: - wydrukowanie listy problemów, zapisanie listy problemów w postaci pliku moŝliwego do odczytania w programie Excel, zliczenie aktualnie wyświetlonych pozycji listy, wyjście z opcji. Strona 238 z 296

239 P.I.KAMSOFT Opcje Ostatni import wykonanych usług oraz Ostatni import pracowników medycznych mają dokładnie takie same właściwości jak opcja Ostatni import pacjentów i deklaracji Rozwiązywanie problemów związanych z importem danych Podczas importowania danych z przygotowanych plików do programu następuje weryfikacja ich poprawności. Jest ona przeprowadzana na takim poziomie szczegółowości, jaki jest stosowany przy ręcznym wprowadzaniu danych. JeŜeli dane nie będą poprawne, to wówczas rekord w którym wystąpił błąd zostanie odrzucony, a w dzienniku importu znajdzie się komentarz informujący o przyczynie odrzucenia importu. WaŜne jest w tym miejscu zwrócenie uwagi na dwie kwestie dotyczące sprawdzania poprawności danych: 1. Poprawność jest sprawdzana dla kaŝdego rekordu oddzielnie i pojawienie się błędów w jednym z nich nie wpływa na import pozostałych, tzn. jeŝeli importowany jest arkusz, w którym znajduje się 100 rekordów, a błędny jest tylko jeden, to 99 wpisów z pliku zostanie zaimportowanych, a odrzucony tylko jeden. W takim wypadku poprawić naleŝy tylko ten jeden wpis i zaimportować ponownie. 2. Poprawność danych w obrębie jednego rekordu jest sprawdzana hierarchicznie i przy napotkaniu pierwszego problemu sprawdzanie jest przerywane. Oznacza to, Ŝe istnieje określona kolejność sprawdzania informacji wprowadzonych w arkuszu i przy wystąpieniu pierwszego problemu program nie sprawdza czy pozostałe dane są poprawne. Jest to spowodowane tym, Ŝe gdyby sprawdzane były wszystkie dane procedura importu zostałaby w znacznym stopniu wydłuŝona, a poza tym utworzony raport w dzienniku importu byłby nieczytelny ze względu na powielenie danych Problemy w trakcie importu wykonanych usług W przygotowanej poniŝej liście stosowana jest zasada, Ŝe komunikaty są umieszczone w kolejności ich występowania przy sprawdzaniu danych, a w nawiasie po treści komunikatu jest podana kolumna we wzorcowym arkuszu, w której dana ta występuje. W trakcie importu wykonanych usług mogą wystąpić następujące komunikaty informujące o błędnych danych wpisanych w arkuszu: Nieprawidłowy nr podstawy udzielenia świadczenia (powinien być od 2 do 5) jest [x] (kolumna AL.) - odnosi się do sytuacji, w której podstawa udzielenia świadczenia jest spoza zakresu (od 2 do 5), 'Nieprawidłowe skierowanie [xxx]' (kolumna BX) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 1 do 7), 'Nieprawidłowy nr wniosku sanatoryjnego (błędna suma kontrolna)' (kolumna AG) wpisany numer wniosku nie jest zgodny z algorytmem stosowanym przy jego sprawdzaniu (algorytm taki sam jak w przypadku numeru NIP), 'Nieprawidłowy kod rodzaju skierowania (x)' (kolumna AI) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 5), 'Nieprawidłowy kod trybu przyjęcia (x)' (kolumna AJ) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 5), 'Nieprawidłowy kod trybu wypisu (x)' (kolumna AK) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 7), 'Niepoprawny kod odpłatności' (kolumna P) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 02 do 06), 'Niepoprawny kod specjalności lekarskiej' (kolumna K) kod spoza słownika specjalności lekarskich dostępnych w programie (karta pracownika medycznego, zakładka kompetencje), Strona 239 z 296

240 'Nieprawidłowy nr Rozliczającego Oddziału NFZ[xx]' (kolumna BW) w przypadku braku lub wpisania numeru Oddziału w nieprawidłowy sposób (powinno być: 1,2 lub 4 cyfry), 'Brak nr PESEL' (kolumna A) w przypadku, gdy nie jest podany numer PESEL, a pacjent nie jest obcokrajowcem, ani noworodkiem, 'Błędny nr PESEL' (kolumna A) w przypadku, gdy wpisany numer PESEL nie jest zgodny z algorytmem stosowanym przy jego nadawaniu (naleŝy zwrócić uwagę czy jest ustawiony format komórki na tekstowy tak aby nie były obcinane początkowe zera), 'Nie podano daty początkowej okresu leczenia' (kolumna Q) nie określono daty początkowej leczenia, 'Nie podano daty końcowej okresu leczenia' (kolumna R) nie określono daty końcowej leczenia, 'Data początkowa okresu leczenia nie moŝe być późniejsza niŝ data końcowa.' (kolumna Q) jeŝeli data w kolumnie Q jest późniejsza od daty w kolumnie R, 'Brak usługi kontraktowanej!' (kolumna O) nie wypełniono informacji o kodzie usługi kontraktowanej, 'Nie znaleziono usługi o podanym kodzie w BUM. Kod usługi: xxx (kolumna O) numer uzupełniony jako kod usługi kontraktowanej nie odpowiada Ŝadnej z usług istniejących w bazie programu, 'Brak numeru umowy!' (kolumna N) nie uzupełniono informacji o numerze umowy, 'Nie znaleziono umowy o podanym numerze' (kolumna N) kod uzupełniony jako numer umowy nie odpowiada Ŝadnemu z kontraktów zaimportowanych do programu, 'Nie podano głównej przyczyny wykonania świadczenia (ICD-10)' (kolumna M) nie uzupełniono informacji o kodzie przyczyny wykonania świadczenia, 'Nieprawidłowy pierwszy kod choroby ICD10' (kolumna AN) wpisany kod nie jest zgodny ze słownikiem schorzeń dostępnym w programie. Analogicznie pojawią się komunikaty dotyczące pozostałych trzech kolumn, w których są uzupełniane kolejne kody (kolumny AO, AP, AQ), 'Nieprawidłowy pierwszy kod procedury ICD9' - wpisany kod nie jest zgodny ze słownikiem procedur dostępnym w programie. Analogicznie pojawią się komunikaty dotyczące pozostałych kolumn, w których są uzupełniane kolejne kody (kolumny od AR do BU), 'Nieprawidłowy nr oddziału NFZ [xx]' (kolumna E) brak lub wpisanie numeru Oddziału w nieprawidłowym formacie (powinno być: 1, 2 lub 4 cyfry), 'Błędna nazwa kraju: xxx' (kolumna BZ) wpisanie nazwy kraju, która nie figuruje w słowniku krajów w programie, 'Brak nazwiska' (kolumna B) nie podano nazwiska, które jest informacją wymaganą, 'Brak imienia' (kolumna C) - nie podano imienia, które jest informacją wymaganą, 'Brak numeru paszportu' (kolumna BY) nie podano numeru paszportu w przypadku gdy kraj jest inny niŝ Polska, 'Brak daty urodzenia' (kolumna D) nie podano daty urodzenia, która jest informacją wymaganą w przypadku noworodków i cudzoziemców, 'Brak nr PESEL opiekuna' (kolumna F) nie podano nr PESEL opiekuna w przypadku gdy nie jest uzupełniony własny nr PESEL, 'Nieprawidłowy kod uzębienia:x' (kolumna CD) w przypadku gdy podano nieprawidłowy kod zęba (niezgodny ze słownikiem kodów zębów znajdującym się w programie), 'Cena środka pomocniczego musi być większa od zera' w przypadku gdy w kolumnie Środek pomocniczy (CA) podano 1, a w kolumnie Cena środka pom. (CB) nie podano ceny tego środka. W takim wypadku naleŝy wpisać cenę środka w kolumnie Cena środka pom., 'Nieprawidłowy identyfikator miejsca wykonywania usług [x]' (kolumna BV) w przypadku gdy nie podano kodu miejsca wykonywania usług, lub podano kod błędny, Strona 240 z 296

241 P.I.KAMSOFT 'Wartość pola Uprawnienie pacjenta jest z poza zakresu' (kolumna G) w przypadku gdy nie podano kodu lub podany błędny kod uprawnienia pacjenta, 'Cena róŝna od zapisanej w umowie' (kolumna S) w przypadku gdy podano cenę inną niŝ cena zapisana w umowie, 'Nie podano ilości wykonanej usługi' (kolumna T) w przypadku gdy nie podano liczby wykonanych usług, 'Nie podano schematu leczenia' (kolumna DF) w przypadku, gdy nie podano schematu leczenia przy realizacji usług dot. Chemioterapii, 'Brak schematu leczenia o numerze xx' (kolumna DF) w przypadku, gdy podano nieprawidłowy numer schematu leczenia przy realizacji usług dot. Chemioterapii, 'Nie podano sposobu określenia dawki' (kolumna DG) w przypadku, gdy nie podano sposobu określenia dawki przy realizacji usług dot. Chemioterapii, 'Nie podano masy ciała' (kolumna DH) w przypadku realizacji usług dot. chemioterapii, gdy nie podano masy ciała przy wprowadzonym w kolumnie DG sposobie określenia dawki jako 1, 'Nie podano powierzchni ciała' (kolumna DH) w przypadku realizacji usług dot. chemioterapii, gdy nie podano powierzchni ciała przy wprowadzonym w kolumnie DG sposobie określenia dawki jako 2, 'Dzień podania poza zakresem x-x' (kolumna DI) w przypadku, gdy podano niewłaściwy dzień podania leku w chemioterapii wynikający ze schematu leczenia, 'Schemat leczenia wymaga zgody indywidualnej' (kolumna BX) w przypadku, gdy nie określono w kolumnie BX zgody indywidualnej, która jest wymagana dla danego schematu leczenia przy realizacji usług dot. Chemioterapii, 'Nie podano numeru zgody indywidualnej' (kolumna AG) w przypadku, gdy nie podano numeru zgody indywidualnej określonej w kolumnie BX. Uzupełnianie w karcie pacjenta danych adresowych. Przy przenoszeniu danych pacjentów z arkusza Excel uŝytkownik moŝe spotkać się z problemem nie uzupełnienia w Karcie pacjenta danych na temat miejscowości. Sytuacja ta wystąpi w przypadku, gdy w arkuszu nazwy miejscowości, gminy, powiatu i województwa nie będą zgodne z wpisem w Bazie Administracyjnej Kraju w programie KS-SWD_XML. Jednak dane adresowe pacjenta, pomimo tej niezgodności, zostaną zaimportowane. MoŜna je przeglądać na zakładce dane adresowe w karcie pacjenta. Aby w karcie zostały umieszczone właściwe dane naleŝy dokonać wyboru odpowiedniej miejscowości z bazy. Strona 241 z 296

242 11.10 Usuwanie importu listy wykonanych usług UŜytkownik moŝe zdecydować, Ŝe informacje o wykonanych usługach, które zostały umieszczone w bazie w wyniku operacji importu, powinny zostać usunięte. MoŜe on dokonać tej czynności w dwojaki sposób. I sposób NaleŜy otworzyć okno z listą wykonanych usług i uŝyć przycisku okno Wybierz import usług.. Zostanie wyświetlone Rysunek 341 Wybierz import usług Po wybraniu odpowiedniego importu zostanie wyświetlone pytanie zapobiegające przypadkowemu wykonaniu tej operacji: Rysunek 342 Pytanie o potwierdzenie usunięcia importu JeŜeli uŝytkownik odpowie Tak, wtedy wszystkie zaimportowane dane zostaną usunięte. W celu anulowania wykonania tej operacji naleŝy wybrać odpowiedź Nie. Uwaga! Za pomocą tego sposobu usunąć moŝna jedynie usługi, które nie zostały jeszcze wykazane w raporcie/komunikacie statystycznym. II sposób UŜytkownik moŝe równieŝ usunąć import dokonując zmian w źródłowym arkuszu z danymi. NaleŜy zmienić w arkuszu wartości kolumny Typ operacji z 1 na 0 i dokonać ponownego importu danych. Typ operacji 0 oznacza dla systemu usunięcie informacji o wykonanej usłudze. Aby rekord ten był właściwie zidentyfikowany w momencie pierwszego importu kolumna Identyfikator (kolumna A, B, C, D) musi być wypełniona unikalnymi numerami dla kaŝdego zapisu o wykonaniu usługi. Strona 242 z 296

243 P.I.KAMSOFT 12 Uzdrowiska 12.1 Skierowania na leczenie uzdrowiskowe W programie istnieje moŝliwość rejestrowania skierowań na leczenie uzdrowiskowe. Aby wykonać tą czynność naleŝy wybrać opcję Skierowania z menu Uzdrowiska. Rysunek 343 Lista skierowań na leczenie uzdrowiskowe Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - wprowadzanie skierowania na leczenie uzdrowiskowe, - poprawianie informacji w karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe, - usunięcie skierowania, - wydrukowanie skierowania, - zliczenie skierowań na liście, - zamknięcie listy skierowań Wprowadzanie skierowania na listę W celu wprowadzenia skierowania na listę skierowań naleŝy uŝyć przycisku. W Karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe dodawanie uŝytkownik uzupełnia następujące informacje: Rodzaj skierowania: Data wystawienia skierowania, Pozostałe informacje są wypełniane na pięciu zakładkach grupujących dane: Pacjent gdzie naleŝy wypełnić następujące dane: Strona 243 z 296

244 - opcja ta pozwala na wybór pacjenta z Listy pacjentów wraz z wprowadzonymi danymi w bazie pacjentów.. Opiekun gdzie naleŝy wypełnić następujące dane: Rozpoznanie gdzie naleŝy wypełnić następujące dane: Wyniki badań gdzie naleŝy uzupełnić następujące dane: Strona 244 z 296

245 P.I.KAMSOFT Skierowanie gdzie naleŝy uzupełnić następujące dane: Po uzupełnieniu danych w karcie skierowania, aby zostało ono wprowadzone na listę naleŝy uŝyć przycisku. Dane nie zostaną wprowadzone po uŝyciu przycisku Wyszukiwanie skierowań Skierowania wprowadzone na listę mogą być wyszukiwane według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg, w dolnej części okna: Poprawianie skierowania Gdy skierowanie zostało wprowadzone na listę skierowań, a naleŝy dokonać zmiany informacji zawartych w karcie wówczas naleŝy podświetlić to skierowanie na liście i uŝyć przycisku. Strona 245 z 296

246 W Karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe poprawianie wszystkie informacje uzupełnia się w sposób analogiczny do dodawania nowego wniosku. Rysunek 344 Karta skierowania poprawianie Usuwanie skierowania W przypadku, gdy skierowanie zostanie omyłkowo wprowadzone na listę istnieje moŝliwość jego usunięcia. W tym celu naleŝy podświetlić skierowanie na liście i uŝyć przycisku. Po jego naciśnięciu pojawi się pytanie wymagające od uŝytkownika potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 345 Pytanie o usunięcie skierowania Drukowanie skierowania Aby wydrukować skierowanie naleŝy podświetlić je na liście skierowań i uŝyć przycisku. Strona 246 z 296

247 P.I.KAMSOFT Rysunek 346 Okno podglądu wydruku 12.2 Turnusy W programie istnieje moŝliwość zaimportowania listy uczestników poszczególnych turnusów. Pliki zawierające tą informację są generowane w systemie informatycznym Oddziału NFZ. Plik zawiera dane osób, które zostały skierowane na konkretny turnus. Świadczeniodawca moŝe przeglądać listę tych osób, a następnie zaznaczyć osoby, które pomimo skierowania nie uczestniczyły w turnusie. Następnie taka lista moŝe zostać przesłana zwrotnie do Oddziału NFZ. Aby wykonać te operacje naleŝy wybrać opcję Turnusy z menu Uzdrowiska. Rysunek 347 Lista turnusów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - wyświetlenie listy uczestników turnusu, - import listy uczestników turnusu, - eksport listy niedojazdów, - zliczenie turnusów wyświetlonych na liście. Turnus jest identyfikowany przez następujące informacje: Oddział NFZ, Data początku, Data końca, Strona 247 z 296

248 Miejsce wykonywania, Usługa. Na liście turnusów istnieje moŝliwość filtrowania danych po Oddziale NFZ Import listy uczestników Import listy uczestników jest dokonywany w sposób analogiczny do importu innych plików przesyłanych przez Oddział NFZ (np. pliku rejestracyjnego, pliku z umową). Aby zaimportować plik naleŝy uŝyć przycisku. W oknie, które zostanie otwarte uŝytkownik wskazuje lokalizację pliku i podświetla go (jest to plik o rozszerzeniu *.LUT), a następnie uŝywa przycisku OK., aby rozpocząć wczytywanie danych. Po zakończeniu importu zostanie wyświetlony komunikat informujący o przebiegu tego procesu, a turnus pojawi się na liście Zaznaczanie niedojadów Aby wśród uczestników turnusu zaznaczyć osoby, które nie brały w turnusie udziału naleŝy podświetlić turnus na liście i uŝyć przycisk listę uczestników.. Zostanie wtedy otwarte okno zawierające Rysunek 348 Lista uczestników turnusu W oknie tym uŝytkownik moŝe odszukać osoby, które nie uczestniczyły w turnusie, a następnie przy uŝyciu przycisku zaznaczyć je na liście. Osoby te zostaną na liście wyróŝnione Ŝółtym kolorem tła, a w pierwszej kolumnie pojawi się status NIEDOJAZD. Po zaznaczeniu w ten sposób wszystkich osób, które nie uczestniczyły w turnusie wprowadzone zmiany naleŝy zatwierdzić przyciskiem OK. JeŜeli zaznaczenie ma być anulowane uŝywamy przycisku Anuluj. JeŜeli na liście uczestników znajdą się osoby, których nie ma w bazie pacjentów świadczeniodawcy, wówczas w oknie Lista uczestników turnusu są one wyróŝnione znacznikiem. Bezpośrednio z poziomu tego okna moŝna dodać takie osoby do bazy pacjentów poprzez przycisk przycisk F12-Excel.. Istnieje równieŝ moŝliwość eksportu całej listy osób do pliku Excela poprzez Eksport niedojadów Strona 248 z 296

249 P.I.KAMSOFT Lista uczestników turnusu z zaznaczonymi niedojazdami moŝe być następnie wyeksportowana w postaci pliku, który jest wczytywany w systemie informatycznym Funduszu. Aby wyeksportować plik naleŝy podświetlić turnus na liście i uŝyć przycisku. Strona 249 z 296

250 13 Chemioterapia 13.1 Kontrahenci Aby świadczeniodawca miał moŝliwość wystawiania faktur za zakupione leki do chemioterapii konieczna jest rejestracja kontrahentów, od których kupowane są leki. Obsługa tych kontrahentów jest moŝliwa po wybraniu opcji Kontrahenci z menu Chemioterapia. Rysunek 349 Lista kontrahentów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - dodanie nowego kontrahenta, - poprawę danych kontrahenta, - wydruk listy kontrahentów, - zliczenie kontrahentów wyświetlonych na liście, - zamknięcie listy kontrahentów. Na liście kontrahentów widoczne są informacje: NIP, Nazwa kontrahenta, Dane adresowe kontrahenta, Data wprowadzenia kontrahenta na listę Dodawanie nowego kontrahenta W celu wprowadzenia kontrahenta naleŝy z poziomu Listy kontrahentów uŝyć przycisku. W oknie Karta kontrahenta - dodawanie naleŝy wprowadzić informacje o kontrahencie: Numer NIP, Nazwę kontrahenta, Dane adresowe kontrahenta, Telefon. Strona 250 z 296

251 P.I.KAMSOFT Rysunek 350 Karta dodawania kontrahenta JeŜeli uŝytkownik nie wprowadzi jednej z wymaganych informacji wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat, np.: Rysunek 351 Komunikat Po wprowadzeniu danych i potwierdzeniu przyciskiem OK kontrahent zostanie dodany na listę. Aby anulować wprowadzanie kontrahenta naleŝy uŝyć Anuluj Poprawa danych kontrahenta Aby poprawić informacje o kontrahencie naleŝy zaznaczyć go na liście i uŝyć przycisku Wyświetlone zostanie okno Karta kontrahenta poprawianie. Rysunek 352 Karta poprawy danych kontrahenta MoŜliwa jest modyfikacja wszystkich danych kontrahenta za wyjątkiem numeru NIP. JeŜeli istnieje konieczność zmiany numeru NIP, naleŝy wprowadzić nowego kontrahenta z danym nr NIP na listę. Aby zatwierdzić zmiany naleŝy uŝyć przycisku OK, natomiast rezygnację ze zmian potwierdzamy przyciskiem Anuluj Wydruk listy kontrahentów W celu wydrukowania listy kontrahentów naleŝy z poziomu Listy kontrahentów uŝyć przycisku. Strona 251 z 296

252 Rysunek 353 Okno podglądu wydruku kontrahentów Wyszukiwanie kontrahentów Program umoŝliwia wyszukiwanie kontrahentów według kryteriów: Numer NIP, Nazwa kontrahenta. W celu wyszukania kontrahenta naleŝy wybrać odpowiednie kryterium w polu Szukaj wg oraz w polu obok wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Aby zliczyć na liście liczbę kontrahentów naleŝy uŝyć przycisku Ewidencja Faktur zakupu leków Program umoŝliwia ewidencję faktur zakupu leków w ramach leczenia z zakresu chemioterapii. Rejestracja tych faktur jest moŝliwa po wybraniu opcji Ewidencja faktur zakupu leków z menu Chemioterapia. Rysunek 354 Lista faktur zakupu leków Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: Strona 252 z 296

253 P.I.KAMSOFT - dodanie nowej faktury, - poprawę danych faktury, - podgląd faktury, - wprowadzanie i edycja pozycji faktury, - sprawdzenie faktury, - usunięcie faktury, - wydruk listy faktur, - wyszukiwanie faktur według określonego kryterium, - zliczenie faktur wyświetlonych na liście - zamknięcie listy faktur Dodawanie nowej faktury W celu wprowadzenia faktury zakupu leków naleŝy z poziomu Listy faktur uŝyć przycisku. Uwaga! Funkcja dodaje nagłówek nowej faktury, nie dodaje pozycji. Do wprowadzenia pozycji do faktury słuŝy funkcja opisana w dalszej części. W oknie Karta faktury-dodawanie naleŝy wprowadzić następujące informacje: Kontrahent, Numer faktury, Data wystawienia. Rysunek 355 Karta dodawania faktury zakupu leków W przypadku braku wymaganej informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: Rysunek 356 Komunikat Strona 253 z 296

254 Po wprowadzeniu danych o fakturze naleŝy zatwierdzić dane przyciskiem OK. W celu rezygnacji z zapisu naleŝy uŝyć Anuluj Wprowadzanie i edycja pozycji faktury Po dodaniu nagłówka nowej faktury zakupu leków naleŝy wprowadzić poszczególne pozycje (zakupione leki) tej faktury. Dodawanie i edycja pozycji faktury jest wykonywana z poziomu Listy faktur poprzez zaznaczenie wybranego nagłówka faktury i uŝycie przycisku. Rysunek 357 Lista pozycji faktury za leki W oknie Wybieranie pozycji dla faktury zakupu leków moŝliwe jest wykonanie następujących czynności: - dodanie nowej pozycji faktury, - poprawę pozycji faktury, - usunięcie pozycji faktury, - wydruk pozycji faktury, - zliczenie pozycji faktury wyświetlonych na liście, - podsumowanie wartości faktury Dodawanie pozycji faktury za leki Aby dodać nową pozycję faktury naleŝy w oknie Wybieranie pozycji dla faktury zakupu leków uŝyć funkcji. Wyświetlone zostanie okno, w którym uŝytkownik uzupełnia dane pozycji: Produkt handlowy, Ilość opakowań, Wartość brutto. Strona 254 z 296

255 P.I.KAMSOFT Rysunek 358 Karta dodawania pozycji faktury za leki Produkt handlowy jest wybierany ze słownika produktów handlowych. JeŜeli świadczeniodawca posiada wersję programu, w której słownik ten nie jest zaimplementowany wówczas naleŝy ten słownik zaimportować do programu (czynność ta została dokładnie opisana w rozdziale Słowniki) Rysunek 359 Słownik produktów handlowych JeŜeli lista produktów handlowych nie została wcześniej zaimportowana czynność tę moŝna wykonać równieŝ podczas uzupełniania pozycji faktury za leki. NaleŜy wówczas w oknie Wybieranie pozycji słownika produktów handlowych uŝyć przycisku i wykonać import pliku z danymi. Plik z listą produktów handlowych świadczeniodawca otrzymuje od Oddziału NFZ. Po wprowadzeniu danych pozycji naleŝy zatwierdzić wybór poprzez OK. Aby zrezygnować z dodania produktu naleŝy uŝyć Anuluj Poprawa pozycji faktury za leki Aby zmodyfikować pozycję faktury naleŝy w oknie Wybieranie pozycji dla faktury zakupu leków uŝyć funkcji. Rysunek 360 Karta poprawy pozycji faktury za leki W wyświetlonym oknie moŝna zmodyfikować poprawić wszystkie dane pozycji. Po kliknięciu na przycisk OK dane zostaną zmodyfikowane, natomiast po uŝyciu Anuluj - dane pozostaną niezmienione. Strona 255 z 296

256 Usuwanie pozycji faktury za leki W przypadku, gdy konieczne jest usunięcie pozycji z faktury naleŝy posłuŝyć się funkcją operacji:. Wyświetlony zostanie wówczas komunikat, w którym naleŝy potwierdzić wykonanie Rysunek 361 Komunikat Po wybraniu opcji Tak pozycja zostanie usunięta z faktury, natomiast po wybraniu Nie pozycja pozostanie na fakturze. Uwaga! Usunięcie pozycji z faktury posiadającej status Wygenerowana powoduje zmianę statusu na Modyfikowana. Usunięcie pozycji z faktury o statusie Sprawdzona do generacji powoduje zmianę statusu na Wprowadzona. Konieczne jest wówczas wykonanie czynności ponownego sprawdzenia takiej faktury Wydruk pozycji faktury za leki W celu wykonania wydruku pozycji faktury za leki naleŝy uŝyć przycisku. Rysunek 362 Wydruk pozycji faktury za leki Wyszukiwanie pozycji faktury za leki i pozostałe operacje Program umoŝliwia wyszukiwanie pozycji umieszczonych na fakturze za leki według kryteriów: Nazwa produktu, Kod BLOZ7. W celu wyszukania produktu naleŝy wybrać odpowiednie kryterium w polu Szukaj wg oraz w polu obok wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Aby zliczyć liczbę pozycji faktury, aktualnie wyświetlonych naleŝy uŝyć przycisku. Strona 256 z 296

257 P.I.KAMSOFT Rysunek 363 Okno zliczania pozycji UŜytkownik ma równieŝ moŝliwość podsumowania bieŝącej wartości faktury. Aby wyświetlić informację o aktualnej wartości brutto faktury naleŝy w oknie Wybieranie pozycji dla faktury zakupu leków uŝyć przycisku : Rysunek 364 Podsumowanie pozycji faktury Poprawa danych faktury W celu wykonania modyfikacji faktury zakupu leków naleŝy z poziomu Listy faktur uŝyć przycisku. Rysunek 365 Karta poprawy nagłówka faktury Funkcja ta pozwala na wykonanie zmian w nagłówku faktury. JeŜeli istnieje konieczność poprawy pozycji faktury naleŝy skorzystać z funkcji opisanej powyŝej. Uwaga! Funkcja poprawy faktury dostępna jest jedynie dla faktur posiadających status Wprowadzona i Sprawdzona do generacji. Dla pozostałych statusów faktur funkcja ta zastąpiona przez funkcję Przeglądanie danych faktury Strona 257 z 296

258 JeŜeli faktura za leki została zmodyfikowana lub wygenerowana wówczas moŝliwe jest przeglądanie tej faktury. W tym celu naleŝy na Liście faktur zakupu leków zaznaczyć daną fakturę i uŝyć przycisku. Rysunek 366 Karta podglądu nagłówka faktu Uwaga! Funkcja podglądu faktury dostępna jest dla faktur posiadających status Modyfikowana, Wygenerowana i Wprowadzona-usunięta. Dla pozostałych statusów faktur funkcja ta zastąpiona przez funkcję F4-Popraw Sprawdzanie faktury Aby moŝliwe było wykazanie wprowadzonej faktury za zakupione leki w raporcie przekazywanym do Oddziału NFZ konieczne jest jej wcześniejsze sprawdzenie. Czynność tę wykonuje się z poziomu Listy faktur zakupu leków poprzez przycisk. Pojawi się wówczas okno, w którym naleŝy potwierdzić poprawność faktury i zatwierdzić jej sprawdzenie: Rysunek 367 Komunikat w przypadku sprawdzania faktury za leki Po potwierdzeniu operacji (Tak) faktura otrzyma status Sprawdzona do generacji i moŝliwe będzie wygenerowanie na jej podstawie raportu. Po uŝyciu opcji Nie faktura będzie posiadała dotychczasowy status. Uwaga! Funkcja sprawdzenia faktury dostępna jest dla faktur posiadających status Modyfikowana i Wprowadzona Usuwanie faktury W przypadku, gdy konieczne jest usunięcie faktury naleŝy posłuŝyć się funkcją. Wyświetlony zostanie wówczas komunikat, w którym naleŝy potwierdzić wykonanie operacji: Strona 258 z 296

259 P.I.KAMSOFT Rysunek 368 Komunikat Po wybraniu opcji Tak faktura otrzyma status Wprowadzona lub Modyfikowana (w zaleŝności od wcześniejszego jej statusu) i w kolumnie Usunięta zostanie oznaczona opcją TAK. Rysunek 369 Lista faktur - status usunięta Po wybraniu opcji Nie faktura pozostanie na liście bez zmian. Uwaga! Usunięcie faktury posiadającej status Wygenerowana powoduje zmianę statusu na Modyfikowana. Usunięcie pozycji z faktury o statusie Sprawdzona do generacji powoduje zmianę statusu na Wprowadzona. Funkcja usuwania faktury nie jest dostępna dla faktur posiadających status Wprowadzona-usunięta, czyli takich, które juŝ zostały usunięte z listy faktur Wydruk listy faktur W celu wykonania wydruku listy faktur za leki naleŝy w oknie Lista faktur zakupu leków uŝyć przycisku. Strona 259 z 296

260 Rysunek 370 Okno podglądu wydruku Wyszukiwanie faktur na liście W górnej części okna Lista faktur zakupu leków znajdują się filtry pozwalające na wyszukanie danych według: Daty wprowadzenia faktury, Daty ostatniej generacji faktury, Daty otrzymania potwierdzenia z NFZ. Po wybraniu właściwego kryterium naleŝy wprowadzić datę lub zakres dat i uŝyć przycisku Zastosuj w celu odświeŝenia listy. Aby program nie wyświetlał faktur, które zostały usunięte naleŝy zaznaczyć opcję Nie pokazuj usuniętych i równieŝ uŝyć przycisku Zastosuj. Program umoŝliwia takŝe wyszukiwanie faktur umieszczonych na liście według kryteriów: Numer faktury, NIP kontrahenta. W celu wyszukania faktury naleŝy wybrać odpowiednie kryterium w polu Szukaj wg oraz w polu obok wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Aby zliczyć liczbę wyświetlonych na liście faktur naleŝy uŝyć przycisku Raporty faktur wysłanych do OW NFZ W programie istnieje moŝliwość generowania raportów zawierających faktury dotyczące zakupu leków do chemioterapii. Świadczeniodawca, który rejestruje faktury za zakupione leki musi na podstawie tych faktur sporządzić raport i przekazać go do OW NFZ. Raport zawierający faktury za leki to plik z rozszerzeniem *.FZX. Wszystkie czynności dotyczące tych raportów wykonywane są z poziomu menu Chemioterapia/Raporty faktur wysyłanych do OW NFZ. Strona 260 z 296

261 P.I.KAMSOFT Rysunek 371 Lista raportów faktur za leki Lista raportów z fakturami za zakupione leki zawiera następujące informacje: Identyfikator (numer) raportu, Data generacji raportu, Potwierdzenie z OW NFZ (po zaimportowaniu raportu zwrotnego do raportu FZX), Data potwierdzenia z OW NFZ, Informacje o fakturach ujętych w wybranym (zaznaczonym w górnej części okna) raporcie. W oknie z listą raportów moŝliwe jest wykonanie następujących czynności: - generację nowego raportu z fakturami za leki, - import raportu zwrotnego do raportu FZX, - wydruk załącznika nr 2 do raportu FZX, - wyświetlanie pozycji wybranej faktury, - przejście do listy faktur za leki, - wydruk listy raportów, - zliczenie liczby raportów wyświetlonych na liście lub zliczenie liczby faktur znajdujących się w wybranym raporcie, - wyszukiwanie raportów według określonego kryterium, - zamknięcie listy raportów Generowanie nowego raportu z fakturami za leki Po wprowadzeniu i uzupełnieniu faktur za zakupione leki naleŝy utworzyć raport zawierający powyŝsze faktury. W tym celu naleŝy z poziomu okna Lista raportów przekazanych do OW NFZ z fakturami zakupu uŝyć przycisku. Wyświetlona zostanie wówczas informacja o fakturach, która znajdą się w tworzonym raporcie. Strona 261 z 296

262 Rysunek 372 Komunikat podczas generowania raportu z fakturami zakupu leków Po potwierdzeniu tego komunikatu - opcja Tak faktura/faktury zostaną dodane do raportu. JeŜeli uŝytkownik wybierze opcję Nie wówczas raport nie zostanie utworzony. Przy poprawnym utworzeniu raportu FZX wyświetlana jest poniŝsza informacja: Rysunek 373 Komunikat o utworzeniu pliku Uwaga! Do generowanego raportu dodawane są faktury posiadające status Sprawdzona do generacji. JeŜeli na liście faktur za zakupione leki nie będzie Ŝadnych faktur posiadających status Sprawdzona do generacji czyli takich, które mogą być wykazane w raporcie wówczas przy próbie wygenerowania raportu wyświetlany jest odpowiedni komunikat: Rysunek 374 Komunikat Po wygenerowaniu raportu w dolnej części okna Lista raportów przekazanych do OW NFZ z fakturami zakupu widoczne będą faktury, które zostały ujęte w tym raporcie. UŜytkownik po zaznaczeniu wybranej faktury moŝe poprzez funkcje PokaŜ pozycje faktury oraz Zarządzanie fakturami wykonać odpowiednie czynności związane z fakturą zostały one dokładnie opisane w dalszej części dokumentacji. Rysunek 375 Lista faktur ujętych w wybranym raporcie Strona 262 z 296

263 P.I.KAMSOFT Informacje o bieŝącym stanie danej faktury umieszczonej w raporcie widoczne są w dwóch kolumnach: Usunięta JeŜeli w kolumnie tej znajdzie się informacja TAK oznacza to, Ŝe dana faktura została usunięta z listy faktur (posiada status Usunięta ) juŝ po wygenerowaniu wybranego raportu. Stan faktury od ostatniej generacji W kolumnie tej mogą znaleźć się opisy: dane faktury nie zmieniły się: oznacza, Ŝe dane zawarte w fakturze nie były modyfikowane od czasu wygenerowania raportu dane faktury uległy zmianie: oznacza, Ŝe dane zawarte w fakturze zostały zmodyfikowane- zmienione lub usunięte -od czasu wygenerowania raportu Wydruk załącznika nr2 do raportu z fakturami za leki Po utworzeniu raportu zawierającego faktury zakupu leków uŝytkownik moŝe wydrukować załącznik sprawozdawczo-rozliczeniowy (załącznik nr 2) dla świadczeń z zakresu chemioterapii. Do tego celu słuŝy funkcja. Rysunek 376 Wydruk załącznika nr 2 do raportu FZX Przed wykonaniem wydruku wyświetlane jest okno z informacją o tym, jakie faktury znajdą się na wydruku: Rysunek 377 Komunikat podczas wydruku załącznika nr2 do raportu FZX JeŜeli w raporcie, do którego wykonywany jest wydruk znajdują się faktury, które były modyfikowane lub usunięte od czasu generacji wybranego raportu, wówczas faktury te będą pominięte w wydruku Przeglądanie pozycji faktury z raportu FZX Świadczeniodawca ma moŝliwość przeglądania szczegółowych informacji zawartych w danej fakturze raportu FZX z poziomu okna Lista raportów przekazanych do OW NFZ z fakturami zakupu. W tym celu, po wybraniu raportu FZX oraz zaznaczeniu danej faktury, naleŝy uŝyć przycisku. Spowoduje to przejście do okna podglądu pozycji wybranej faktury: Strona 263 z 296

264 Rysunek 378 Przeglądanie pozycji faktury wybranego raportu Zarządzanie fakturami raportu FZX Z poziomu okna Lista raportów przekazanych OW NFZ z fakturami zakupu poprzez funkcję moŝna przejść do listy faktur. Dzięki temu uŝytkownik będąc na liście raportów moŝe szybko przejść do listy faktur i wykonać odpowiednie czynności, np. w przypadku konieczności poprawy danych w fakturze lub dodania nowej faktury. Po uŝyciu tego przycisku w oknie listy faktur zaznaczona będzie ta faktura, która została wcześniej wybrana w oknie listy raportów. Rysunek 379 Przejście do okna listy faktur poprzez opcję: zarządzanie fakturami Import raportu zwrotnego do raportu z fakturami za leki Świadczeniodawca po wygenerowaniu raportu z fakturami zakupu leków przekazuje plik do OW NFZ. Oddział NFZ weryfikuje i potwierdza poprawność zawartych w tym raporcie danych i przekazuje świadczeniodawcy raport zwrotny plik o rozszerzeniu *.FZZ. Raport zwrotny naleŝy zaimportować do programu KS-SWD_XML w celu uzyskania informacji o stanie kontroli raportu w NFZ. Aby zaimportować raport zwrotny naleŝy w oknie Lista raportów przekazanych do OW NFZ z fakturami zakupu uŝyć przycisku. Po zaimportowaniu raportu zwrotnego w kolumnach: Potw.NFZ oraz Data potw.nfz ukaŝą się informacje o potwierdzeniu poprawności raportu przesłanego przez świadczeniodawcę. Strona 264 z 296

265 P.I.KAMSOFT Wydruk listy raportów FZX Aby wydrukować listę wyświetlonych raportów z fakturami zakupu leków naleŝy uŝyć przycisku. Rysunek 380 Wydruk listy raportów FZX Wyszukiwanie raportów na liście W górnej części okna Lista raportów przekazanych OW NFZ z fakturami zakupu znajduje się filtr pozwalający na wyszukanie raportu wygenerowanego w określonym przedziale czasu lub określonym dniu (filtr: Data generacji pomiędzy). Po określeniu daty naleŝy uŝyć przycisku w celu odświeŝenia listy. Program umoŝliwia takŝe wyszukiwanie raportów umieszczonych na liście według kryterium: ID raportu(numeru raportu). W celu wyszukania raportu naleŝy w polu Szukaj wg wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Aby zliczyć liczbę wyświetlonych na liście raportów naleŝy uŝyć przycisku górnej części okna Lista raportów przekazanych OW NFZ z fakturami zakupu. znajdującego się w Rysunek 381 Liczba raportów Natomiast w celu zliczenia liczby faktur ujętych w ramach wybranego raportu naleŝy uŝyć przycisku znajdującego się w dolnej części tego okna. Rysunek 382 Liczba faktur Strona 265 z 296

266 14 Słowniki W programie KS-SWD_XML zakładano od początku istnienie baz słownikowych o zasięgu krajowym. Tworzone słowniki pełnią rolę języka gwarantującego komunikację pomiędzy uŝytkownikami programu KS-SWD_XML, a systemem informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia KS-SIKCH. Zadania słowników w programie są następujące: wprowadzanie jednoznacznych nazw, pojęć i definicji, jednoznaczne zdefiniowanie zakresu usług zdrowotnych, zapewnienie jednoznacznej wymiany informacji. DuŜe znaczenie mają bazy związane z podziałem administracyjnym kraju, które w całości zostały dostarczone przez naszą firmę. W bazach tych zawarte jest jednoznaczne powiązanie danej miejscowości z gminą, powiatem, województwem oraz krajem. Podstawowe funkcje realizowane przez program to: Wyszukiwanie pozycji, Podgląd danych pozycji, Wydruk listy pozycji, Import elementów bazy, Eksport listy pozycji do Excela BAK Baza Administracyjna Kraju W celu ułatwienia uŝytkownikowi pracy, program został wyposaŝony w bazę miejscowości. KaŜda miejscowość opisywana jest przez: Gminę, Powiat, Województwo, Aby program wyświetlił bazę miejscowości naleŝy: wybrać opcję Baza administracyjna kraju z menu Słowniki, Rysunek 383 Lista miejscowości Przyciski w obrębie okna pozwalają na: - import miejscowości, Strona 266 z 296

267 P.I.KAMSOFT - zamknięcie okna. Uwaga! Aby uŝytkownik systemu mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia Wyszukiwanie miejscowości w bazie Bazę miejscowości moŝna przeglądać po wybraniu opcji Baza administracyjna kraju menu Słowniki. W celu wyszukania miejscowości z bazy naleŝy: w polu Szukaj wg wybrać kryterium wyszukiwania (Nazwa), w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane miejscowości zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. Uwaga! Jeśli wpisany tekst róŝni się od informacji w bazie, kolor pola Szukaj wg zmienia się na czerwony (pełni to rolę informacyjną, aby omyłkowo uŝytkownik nie podał błędnej pozycji wskutek np. literówki). Kolor czerwony Rysunek 384 Kolor czerwony w polu Szukaj wg Określanie liczebności miejscowości wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Aby uzyskać dane liczbowe na temat miejscowości znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, naleŝy kliknąć na ikonkę. Pojawi się wtedy komunikat informujący o ilości miejscowości. Strona 267 z 296

268 Rysunek 385 Informacja o liczbie znajdujących się na liście miejscowości 14.2 Procedury medyczne ICD-9 CM i badania laboratoryjne Baza procedur medycznych zawiera spis wszystkich procedur medycznych ICD-9 oraz bazę badań laboratoryjnych. Aby otworzyć bazę procedur medycznych naleŝy z menu Słowniki wybrać opcje Procedury medyczne ICD-9 CM i badania laboratoryjne. W wyniku tej czynności otwarte zostanie okno ICD9. Rysunek 386 ICD-9 CM i badania laboratoryjne W oknie tym moŝna wprowadzić nowe badanie poprzez przycisk. W oknie Podczas tworzenia kodu badania laboratoryjnego naleŝy uzupełnić informacje na temat rodzaju badania oraz materiału do badania. Rysunek 387 Rysunek 468 Dodawanie kodu badania laboratoryjnego W celu wyszukania określonego kodu badania lub procedury ICD9 naleŝy w polu poniŝej listy obok pola Szukaj wg- wpisać początkowe cyfry szukanego kodu. Program automatycznie wyświetli na liście kody o podanym zakresie Jednostki chorobowe ICD10 Program został wyposaŝony w bazę chorób, która jest zgodna z X Rewizją Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych ICD-10. W bazie tej moŝliwe jest przeglądanie i wyszukiwanie chorób. Po wybraniu opcji Jednostki chorobowe - ICD10 z menu Słowniki, pojawi się okno: Strona 268 z 296

269 P.I.KAMSOFT Rysunek 388 Okno bazy chorób W górnej części okna wyodrębnione są podstawowe grupy chorób. Aby w dolnej części okna zobaczyć poszczególne choroby naleŝące do danej grupy naleŝy kliknąć jednokrotnie na znak plus umieszczony obok nazwy danej grupy, lub dwukrotnie na samą nazwę grupy. W górnym oknie pokaŝą się nam podgrupy. Po podświetleniu wybranej podgrupy, w dolnej części okna wyświetlone zostaną naleŝące do niej choroby. Aby wyszukać konkretną chorobę, w dolnej części okna naleŝy obok pola Szukaj wg podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. Kryterium wyszukiwania jest kod jednostki chorobowej. W ten sposób poszukiwana choroba zostanie podświetlona na liście Baza leków i środków ochrony zdrowia BLOZ Baza Leków i Środków Ochrony Zdrowia zwana popularnie KS-BLOZ jest najpopularniejszą bazą tego rodzaju na terenie kraju, funkcjonując w ponad 9000 aptekach i wielu zakładach opieki zdrowotnej oraz hurtowni farmaceutycznych na terenie całego kraju. Baza ta jest szeroko dostępna, łatwa w obsłudze i słuŝy szybką informacją. Ma na celu pomaganie, szczególnie lekarzom i aptekarzom, w szybkim ustaleniu waŝniejszych parametrów poszukiwanego leku czy preparatu. KS-BLOZ stanowi wykaz wszystkich leków, środków farmaceutycznych i medycznych, oraz preparatów, które zostały dopuszczone do obrotu na terenie naszego kraju. Oprócz tego zawiera takŝe parafarmaceutyki, zioła oraz kosmetyki lecznicze oferowane przez hurtownie farmaceutyczne i apteki. Aby program wyświetlił bazę leków naleŝy: Bazę leków i środków ochrony zdrowia BLOZ z menu Słowniki. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Rysunek 389 Lista leków Strona 269 z 296

270 wydruk listy leków, wczytywanie listy leków zapisanej w postaci elektronicznej, - aktualizacja bazy leków BLOZ, - zamknięcie okna Wyszukiwanie leków w bazie W celu wyszukania leku w bazie naleŝy: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Nawa (leku), BLOZ (numer leku w Bazie Leków i Środków Ochrony Zdrowia), BLOZ7 (dawniej stosowany kod 7-znakowy). w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane leki zostaną w ten sposób wyświetlone na liście Aktualizacja bazy leków BLOZ Baza leków i środków ochrony zdrowia jest na bieŝąca aktualizowana i modyfikowana. W związku z tym świadczeniodawcy korzystający z tej bazy w programie KS-SWD_XML powinni równieŝ aktualizować bazę leków. W tym celu naleŝy uŝyć klawisza i wybrać plik z aktualizacją danych (plik w formacie *.dbf). Plik z aktualizacją bazy BLOZ moŝna pobrać np. z serwera FTP firmy Kamsoft (ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/bloz/). Zalecane jest pobieranie aktualizacji tygodniowych (pliki o nazwie BXRRMMDD.zip, gdzie część RRMMDD oznacza datę aktualizacji). Dostępne są takŝe aktualizacje dzienne (pliki o nazwie BLRRMMDD.zip, gdzie część RRMMDD oznacza datę aktualizacji) oraz pełna baza leków (plik BLOZROZK.zip) Słownik produktów kontraktowych i jednostkowych Słownik produktów kontraktowych i jednostkowych (Baza Usług Medycznych) zawiera spis wszystkich moŝliwych do wykonania usług medycznych, w tym procedur medycznych. Jest to jedna z istotniejszych baz systemu, gwarantująca jednolite nazewnictwo usług medycznych na terenie całego kraju. Nie ma moŝliwości samodzielnego wpisywania usług do bazy. KaŜda usługa medyczna jest procesem o określonym czasie trwania i wiąŝe się z: wykonaniem szeregu czynności, zuŝyciem określonej liczby materiałów medycznych, zuŝyciem określonej liczby leków, zaangaŝowaniem określonej liczby osób personelu medycznego, zaangaŝowaniem odpowiednich środków trwałych, itd. Wszystkie wykonane czynności, podane leki, itd. składają się na zakres i końcowy koszt usługi medycznej. Szczegółowy zakres usługi ma za zadanie dostarczyć kaŝdemu wykonawcy danej usługi pełnej informacji, co w ramach danej usługi winno być wykonane lub dostarczone pacjentowi. W ten sposób Strona 270 z 296

271 P.I.KAMSOFT istnieje przynajmniej teoretyczne prawdopodobieństwo, Ŝe dana usługa będzie w kaŝdym miejscu kraju jednakowo realizowana i wyceniana. Baza usług jest tworzona na podstawie importowanych umów oraz poprzez import usług z Narodowego Funduszu Zdrowia. Aby wejść do BUM, naleŝy wybrać z menu Słowniki opcję Słownik produktów kontraktowych i jednostkowych. Pojawi się wtedy okno Lista usług. Rysunek 390 Baza Usług Medycznych Okno Lista usług składa się dwóch części. Część górna okna stanowi listę, na której znajdą się wszystkie zarejestrowane w bazie usługi medyczne (procedury medyczne). KaŜda usługa znajdująca się w tabeli opisana jest przez: Kod, Kod pierwotny, Nazwę. Dolna część okna wypełniona jest danymi, dotyczącymi usługi aktualnie podświetlonej w tabeli. NaleŜą do nich: źródło finansowania, obszar dystrybucji usługi, PKWiU, stawka VAT, poziom referencyjny, waga zdrowotna usługi współczynnik cenowy, współczynnik ilościowy, wymagalność określania schematu leczenia (dla usług dotyczących chemioterapii) PowyŜsze dane są wyszarzane, co w istocie oznacza brak moŝliwości ich modyfikacji. Większą ilość informacji dotyczących wybranej usługi uzyskamy z poziomu Karty usługi, wyświetlonej za pomocą przycisku. Jedyną moŝliwą do przeprowadzenia przez uŝytkownika modyfikacją jest podanie PKWiU oraz określenie stawki VAT. Uwaga! Nie ma moŝliwości dopisywania oraz poprawy usług w bazie BUM. Wszystkie usługi są importowane z umów, zapytań ofertowych lub bazy usług przesłanej z Narodowego Funduszu Zdrowia. Przyciski w obrębie okna Lista usług pozwalają na: Strona 271 z 296

272 przeglądanie Karty usługi oraz poprawa PKWiU oraz stawki VAT, import danych z Excela, eksport danych do pliku w formacie CSV, wydruk wyselekcjonowanej listy usług, - zliczenie liczby usług, zamknięcie okna Lista usług Poprawianie danych na karcie usługi Opcja ta została wprowadzona w celu umoŝliwienia uŝytkownikowi systemu przejrzenia oraz poprawiania danych usługi. Po kliknięciu przycisku, pojawi się Karta usługi poprawianie. Wszystkie dane znajdujące się na Karcie usługi - poprawiane, które są wyszarzane, nie mogą ulegać zmianie. UŜytkownik ma moŝliwość zmiany danych w następujących polach: PKWiU, Stawka VAT. Rysunek 391 Przeglądanie Karty usługi Wyszukiwanie usługi w bazie W celu wyszukania w bazie określonej usługi naleŝy: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Kod usługi, Kod pierwotny usługi, Nazwa usługi. w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwana usługa zostanie w ten sposób podświetlona na liście Określanie ceny usług Świadczeniodawca moŝe określić ceny dla kaŝdej z usług refundowanych, które pojawią się na karcie wprowadzania wykonanej usługi bezpośrednio po wybraniu usługi szczegółowej. Cena usługi zaleŝy od rodzaju usługi (specjalistyka, stomatologia, POZ). Strona 272 z 296

273 P.I.KAMSOFT Aby określić cenę danej usługi naleŝy: na karcie Lista usług wybrać zakładkę Cennik, następnie wybrać interesującą nas usługę, Rysunek 392 Karta listy usługi - cennik w pojawiającym się okienku kliknąć przycisk, w okienku Karta ceny usługi - poprawianie naleŝy wypełnić pola: Rysunek 393 Karta ceny usługi opis dowolne określenie ceny usługi, np. cena podstawowa, cena kontraktowa cena refundowana cena usługi zawarta w umowie z NFZ, Po wypełnieniu wskazanych pól zatwierdzamy przyciskiem OK Produkty handlowe zaopatrzenia Po wybraniu opcji Produkty handlowe zaopatrzenia z menu Słowniki wyświetlona zostanie lista przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych. W słowniku tym znajdują się produkty handlowe zaimportowane do programu wraz z elektroniczną wersją umowy w rodzaju ZPO - jeŝeli umowa nie zostanie zaimportowana do programu, wówczas słownik będzie pusty. Produkty handlowe znajdujące się w słowniku są produktami wprowadzonymi przez świadczeniodawcę w Portalu SZOI w zestawach handlowych (funkcjonalność Portalu SZOI został opisany w odrębnej dokumentacji). Na podstawie zestawów zdefiniowanych przez świadczeniodawcę Oddział NFZ tworzy umowę, do której dołączane są produkty handlowe świadczeniodawcy. Strona 273 z 296

274 Rysunek 394 Lista przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych Po zaznaczeniu określonego środka z listy i uŝyciu przycisku szczegółowe informacje o wybranej pozycji. moŝna przeglądać Rysunek 395 Karta przedmiotu ortopedycznego/środka pomocniczego-podgląd Na karcie podglądu środka pomocniczego/przedmiotu ortopedycznego widoczne są poniŝsze informacje: Kod handlowy nadany przez świadczeniodawcę, Nazwa handlowa nadana przez świadczeniodawcę, Producent, Model, Znacznik czy przedmiot/środek zostały przygotowane na specjalne zamówienie: N- zwykła realizacja przedmiotu, T- przedmiot na zamówienie indywidualne, Aby wydrukować listę środków pomocniczych i przedmiotów ortopedycznych naleŝy uŝyć funkcji. Funkcja kalkulatora pozwala na zliczenie rekordów wyświetlonych na liście: UŜytkownik ma moŝliwość wyszukania produktów handlowych za pomocą filtrów znajdujących się w górnej części okna: Produkt, Strona 274 z 296

275 P.I.KAMSOFT Oddział NFZ. Po wybraniu w filtrze określonej wartości naleŝy uŝyć przycisku Zastosuj w celu odświeŝenia listy. Za pomocą pola Szukaj wg istnieje moŝliwość wyszukania rekordów na podstawie kryteriów: Kod wg świadczeniodawcy, Nazwa, W polu obok naleŝy podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane produkty handlowe zostaną w ten sposób wyświetlone na liście Kody Świadczeń oraz Jednostki sprawozdawcze wykorzystywane w kodach świadczeń Zgodnie z rozporządzeniem Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 14 grudnia 2006 (Dz.U.Nr 242 poz.1756) zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu niezbędnych informacji gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych uzupełniając dane o wykonanej usłudze niezbędne jest od 2007 roku wprowadzenie kodu świadczenia wg MZ. Słonik Kodów Świadczeń dostępna jest po uŝyciu opcji Kody Świadczeń z menu Słowniki. Rysunek 396 Lista kodów świadczeń Za pomocą opcji Szukaj wg znajdującej się w dolnej części okna moŝna wyszukać pozycje na podstawie kryteriów: Kod, Funkcja, Jednostka, Opis. W polu obok naleŝy podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane leki zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. Za pomocą opcji Jednostki sprawozdawcze wykorzystywane w kodach świadczeń w menu Słowniki uzyskać moŝna dostęp do listy jednostek sprawozdawczych związanych z Kodami Świadczeń. Listy tej nie moŝna modyfikować, moŝna ją jedynie przeglądać oraz wydrukować. Przeszukiwać listę moŝna za pomocą opcji Szukaj wg znajdującej się w dolnej części okna. Dostępne kryteria wyszukiwania to: Kod, Strona 275 z 296

276 Nazwa. W polu obok naleŝy podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane jednostki zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. Wydruk dostępnych Jednostek sprawozdawczych wykorzystywanych w kodach świadczeń moŝliwy jest po uŝyciu opcji. Rysunek 397 Lista jednostek sprawozdawczych 14.8 Instytucje właściwe UE Za pomocą opcji Instytucje właściwe UE wybieranej z menu Słowniki uŝytkownik moŝe przeglądać listę Instytucji właściwych UE. Rysunek 398 Lista instytucji właściwych UE Za pomocą pola Szukaj wg istniej moŝliwość wyszukania rekordów na podstawie kryteriów: Kod NFZ, Nazwa, Kod w p. w. W polu obok naleŝy podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane instytucje zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. Po uŝyciu opcji istnieje moŝliwość importu aktualnego słownika dostarczonego przez NFZ. Plik aktualizacyjny dostępny jest w formacje TXT. Strona 276 z 296

277 P.I.KAMSOFT Opcja pozwala na wydruk Listy instytucji właściwych UE Kody resortowe Opcja Kody resortowe pozwala na przeglądanie informacji o: Typach komórek organizacyjnych (część VIII). Rysunek 399 Typy komórek organizacyjnych Pole Sortuj wg pozwala na wyszukiwanie informacji na podstawie kryterium Kod lub Nazwa. W polu obok naleŝy podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane typy zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. UŜycie opcji typu komórki organizacyjnej dla dzieci. Funkcje ochrony zdrowia (część IX). pozwala na dodanie do listy podświetlonego (wskazanego) Rysunek 400 Funkcje ochrony zdrowia Pole Szukaj wg pozwala na wyszukiwanie informacji na podstawie kryterium Kod lub Nazwa. W polu obok naleŝy podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane funkcje zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. UŜycie opcji pozwala na wydruk Listy funkcji ochrony zdrowia. Strona 277 z 296

278 Specjalność komórki organizacyjnej (część X). Rysunek 401 Specjalność komórki organizacyjnej Pole Szukaj wg pozwala na wyszukiwanie informacji na podstawie kryterium Kod lub Nazwa. W polu obok naleŝy podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane specjalności zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. UŜycie opcji pozwala na wydruk Listy Specjalność komórki organizacyjnej Rodzaje szkół wg MEN Za pomocą opcji Rodzaje szkół wg MEN wybieranej z menu Słowniki uŝytkownik moŝe przeglądać Listę typów szkół i palcówek oświatowych. Opcja ta jest uŝyteczna w przypadku wykonywania importu deklaracji rodzaju: 2-pielęgniarka środowiskowa naucz.i wych., dla której naleŝy określić rodzaj szkoły pacjenta. JeŜeli uŝytkownik nie zna kodu szkoły oznaczającego dany rodzaj placówki oświatowej wówczas moŝe skorzystać z tego słownika i uzyskać informacje jaki kod naleŝy wprowadzić w importowanym pliku deklaracji XLS lub CSV. Okno z listą placówek oświatowych wygląda następująco: Rysunek 402 Lista typów szkół i placówek oświatowych Za pomocą pola Szukaj wg istniej moŝliwość wyszukania rekordów na podstawie kryteriów: Kod, Strona 278 z 296

279 P.I.KAMSOFT Nazwa, W polu obok naleŝy podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane rodzaje szkół zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. Funkcja kalkulatora umoŝliwia zlecenie rekordów wyświetlonych na liście Schematy leczenia w chemioterapii Baza schematów leczenia w chemioterapii zawiera schematy podań leków w chemioterapii i programach terapeutycznych, które są importowane do KS-SWD_XML wraz z umową zawierającą usługi chemioterapii. Aby przejrzeć listę schematów leczenia naleŝy z menu Słowniki wybrać opcję Schematy leczenia w chemioterapii. Rysunek 403 Lista schematów leczenia w chemioterapii Przyciski dostępne w oknie pozwalają wykonać następujące operacje: - wydruk listy schematów leczenia, - zliczenie ilości rekordów wyświetlonych na liście - zamknięcie okna. UŜytkownik moŝe wyszukiwać dane na liście schematów według: Nazwy schematu, Symbolu, Numerze. Aby wykonać tę czynność naleŝy wpisać szukany ciąg znaków w polu obok Szukaj wg. Aby wyświetlić na liście schematy nieaktywne naleŝy zaznaczyć opcję PokaŜ nieaktywne (schematy stają się nieaktywne, jeŝeli np. aneks do umowy, która zawierała schematy leczenia deaktywuje schematy) Słownik produktów handlowych w chemioterapii Świadczeniodawcy rejestrujący faktury za zakup leków w chemioterapii korzystają ze słownika produktów handlowych, które mogą być ujęte w tych fakturach. Aby moŝliwe było przeglądanie produktów handlowych i ich wybieranie do faktury naleŝy wcześniej zaimportować ten słownik do programu. Plik z listą produktów handlowych świadczeniodawca otrzymuje od Narodowego Funduszu Zdrowia. Aby Strona 279 z 296

280 zaimportować słownik produktów do KS-SWD_XML naleŝy z menu Słowniki wybrać opcję Słownik produktów handlowych w chemioterapii. Następnie w oknie Lista pozycji słownika produktów handlowych naleŝy uŝyć funkcji. Rysunek 404 Słownik produktów handlowych Po określeniu w oknie Wybór dokumentów do importu odpowiedniego pliku i potwierdzeniu wykonania importu przyciskiem OK słownik produktów handlowych zostanie zaczytany do programu. Czynności dostępne w oknie Lista pozycji słownika produktów handlowych to wydruk listy produktów oraz ich wyszukiwanie według określonych kryteriów. W celu wydrukowania listy produktów handlowych naleŝy kliknąć na przycisk. Rysunek 405 Okno podglądu wydruku słownika produktów handlowych Na liście produktów widoczne są produkty aktywne jak i nieaktywne. Aby wyświetlić wyłącznie produkty aktywne (posiadające w kolumnie Status oznaczenie A) naleŝy zaznaczyć opcję PokaŜ tylko aktywne i uŝyć przycisku Zastosuj w celu odświeŝenia listy. Program umoŝliwia takŝe wyszukiwanie produktów umieszczonych na liście według kryteriów: Nazwa produktu, Kod BLOZ7. W celu wyszukania określonego produktu naleŝy wybrać odpowiednie kryterium w polu Szukaj wg oraz w polu obok wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Strona 280 z 296

281 P.I.KAMSOFT Aby zliczyć liczbę wyświetlonych na liście produktów handlowych naleŝy uŝyć przycisku Strona 281 z 296

282 15 Narzędzia 15.1 Edycja danych Oddziałów NFZ W menu Narzędzia umieszczona jest opcja Edycja danych oddziałów Funduszu, która umoŝliwia przeglądanie oraz poprawianie danych oddziałów\delegatur NFZ. Rysunek 406 Lista Oddziałów i Delegatur NFZ Po wybraniu przycisku Funduszu Zdrowia poprawianie. wyświetlona zostanie Karta Oddziału/Delegatury Narodowego Rysunek 407 Karta Oddziału/delegatury NFZ - poprawianie W karcie moŝna poprawiać lub uzupełniać następujące dane: Oddział Funduszu, Na wydrukach, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Telefon, Fax, , Imię, nazwisko, tytuł naukowy oraz dane kontaktowe dyrektora, Strona 282 z 296

283 P.I.KAMSOFT Adres WWW, REGON, NIP. UŜytkownik ma moŝliwość wyszukania na liście informacji o określonym Oddziale Funduszu. W tym celu naleŝy w polu Szukaj wg określić jedno z kryteriów wyszukiwania: Kod Oddziału NFZ, Oddział wojewódzki NFZ (nazwa), Pełna nazwa oddziału/delegatury, Skrót Edycja danych Centrali NFZ W menu Narzędzia znajduje jest opcja Edycja danych Centrali NFZ, która umoŝliwia poprawianie danych Centrali Funduszu. Opcja ta moŝe być wykorzystana np. w przypadku, gdy na wydruku rachunku czy faktury VAT mają znaleźć się inne dane Centrali. Rysunek 408 Edycja danych Centrali NFZ Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany naleŝy wybrać przycisk OK., w przeciwnym wypadku naleŝy wybrać Anuluj Kopia bezpieczeństwa Tworzenie kopii bezpieczeństwa Stworzenie kopii bezpieczeństwa spowoduje zapis aktualnego stanu baz danych w inne bezpieczne miejsce. Często konieczny jest zapis na zupełnie inny nośnik magnetyczny. Kopię bezpieczeństwa tworzy się w celu ograniczenia skutków awarii sprzętu lub oprogramowania, podczas których moŝe nastąpić trwałe uszkodzenie bazy danych. Aby wykonać kopię bezpieczeństwa naleŝy wybrać opcję Kopia bezpieczeństwa z menu Narzędzia. UŜytkownik zostanie wtedy poinformowany o tym, Ŝe tworzenie kopii bezpieczeństwa następuje przy uŝyciu zewnętrznego programu, którego uruchomienie związane jest z jednoczesnym zamknięciem programu KS-SWD_XML. Strona 283 z 296

284 Rysunek 409 Tworzenie kopii bezpieczeństwa komunikat Wybór odpowiedzi Nie spowoduje wyjście z opcji. Wybór odpowiedzi Tak spowoduje zamknięcie programu KS-SWD_XML oraz uruchomienie programu tworzącego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 410 Tworzenie kopii bezpieczeństwa Dzielenie pliku z kopią bezpieczeństwa na dyskietki MoŜliwe jest utworzenie pliku z kopią bezpieczeństwa podzielonego na archiwa umoŝliwiające nagranie go bezpośrednio na dyskietki. W tym celu naleŝy zaznaczyć opcję dzielenie na dyskietki znajdującą się w górnej części okna. Widoczne stanie się wówczas pole rozmiar, w którym domyślnie uzupełniona jest wartość odpowiadająca pojemności dyskietki. UŜytkownik moŝe w tym polu wpisać równieŝ inny rozmiar. Rysunek 411 Opcja dzielenia kopii bezpieczeństwa na dyskietki Aby utworzyć kopię bezpieczeństwa naleŝy uŝyć przycisku. Pojawi się wtedy okno zapisu, w którym zostanie zaproponowana nazwa dla tworzonego pliku z kopią. Nazwa ta zawiera numer wersji programu KS-SWD_XML oraz datę utworzenia kopii - moŝna ją jednak modyfikować. Strona 284 z 296

285 P.I.KAMSOFT Rysunek 412 Zapisywanie kopii bezpieczeństwa Kopia domyślnie zapisywana jest w katalogu C:\KSSWD_2008, moŝna jednak zmienić miejsce zapisu. Po kliknięciu przycisku Zapisz rozpocznie się operacja sporządzania kopii bezpieczeństwa. Po zakończeniu tego procesu zostanie podana informacja, Ŝe eksport został zakończony, wraz z czasem trwania tej operacji. Rysunek 413 Zakończenie tworzenia kopii bezpieczeństwa Utworzony plik o rozszerzeniu *.dmp moŝna skopiować na wybrany nośnik lub w inną lokalizację, moŝna go równieŝ pozostawić w katalogu C:\KSSWD_2008\. JeŜeli w trakcie tworzenia kopii bezpieczeństwa zaznaczona została opcja tworzenia kopii na dyskietki i jako miejsce zapisu uŝytkownik wybrał dyskietkę 3,5 to wówczas, jeŝeli rozmiar pliku przekroczy 1,4 MB zostanie wyświetlony komunikat o potrzebie włoŝenia kolejnej dyskietki.w komunikacie jest określone na ilu dyskietkach zostanie zapisana kopia bezpieczeństwa. Po włoŝeniu dyskietki naleŝy uŝyć przycisku OK Przywracanie kopii bezpieczeństwa Jeśli bazy zostaną uszkodzone w sposób uniemoŝliwiający odtworzenie danych za pomocą opcji Indeksacja baz, powinno się odtworzyć stan baz programu na podstawie utworzonej ostatnio kopii bezpieczeństwa. Aby dokonać tej operacji wybieramy opcję Kopia bezpieczeństwa z menu Narzędzia. Pojawi się komunikat informujący uŝytkownika, Ŝe operacja odtworzenia baz jest wykonywana przez program zewnętrzny, którego uruchomienie wymaga zamknięcia programu KS-SWD_XML. Strona 285 z 296

286 Wybór odpowiedzi Nie spowoduje wyjście z opcji. Wybór odpowiedzi Tak spowoduje zamknięcie programu KS-SWD_XML oraz uruchomienie programu odtwarzającego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 414 Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa W celu odtworzenia danych z kopii bezpieczeństwa naleŝy uŝyć przycisku - nastąpi operacja wczytywania danych. Pojawi się wtedy okno wyboru, w którym uŝytkownik powinien wskazać lokalizację pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 415 Wskazywanie pliku z kopią bezpieczeństwa Po wskazaniu właściwego pliku naleŝy kliknąć przycisk OK. JeŜeli kopia bezpieczeństwa została utworzona przy uŝyciu funkcji dzielenia na dyskietki wówczas przy jej odtwarzaniu naleŝy wskazać ostatni plik. Następnie rozpocznie się operacja wczytywania danych. O postępie przebiegu tego procesu uŝytkownik będzie informowany poprzez okno Importu dokumentów. Strona 286 z 296

287 P.I.KAMSOFT Rysunek 416 Import pliku z kopią bezpieczeństwa Po skończeniu importu zostanie wyświetlony komunikat. W przypadku gdyby odtworzenie się nie powiodło zostanie podana informacja o przyczynie odrzucenia importu. JeŜeli operacja odtworzenia przebiegnie prawidłowo moŝna uruchomić program KS-SWD_XML. Uwaga! Odtworzenie kopii bezpieczeństwa moŝe być wykonane tylko w takiej samej wersji programu, w jakiej kopia została utworzona. JeŜeli uŝytkownik zainstalował niŝszą wersję programu powinien ją najpierw zaktualizować do takiej wersji w jakiej została wygenerowana kopia a dopiero później moŝe ją odtworzyć Administrator Indeksacja bazy Struktura zapisu informacji w pamięci dyskowej komputera podzielona jest ogólnie mówiąc na dwa zbiory: bazę danych i związane z nią pliki indeksowe (przechowujące informacje o porządku w bazie danych). Podczas normalnej pracy programu oba zbiory są spójne, tzn. zbiór indeksowy zawiera odwołania do istniejących informacji (rekordów) w bazie danych. W przypadku wystąpienia awarii typu: przerwa w dostawie energii elektrycznej, przypadkowe wyłączenie pracującego komputera bez zakończenia pracy z programem, przypadkowe naciśnięcie przycisku RESET (na obudowie komputera) podczas pracy z programem, inne niespodziewane sytuacje, np. przerwanie połączenia sieciowego, uszkodzenie karty sieciowej, wirus komputerowy, moŝe się zdarzyć, Ŝe plik indeksowy nie zostanie odtworzony poprawnie i spowoduje to nieprawidłowe zachowanie całego systemu. Dlatego po kaŝdej tego typu sytuacji, przed ponownym rozpoczęciem pracy z programem, naleŝy przeprowadzić indeksowanie baz danych wykorzystywanych w programie. Uwaga! Praca z uszkodzonymi plikami indeksowymi moŝe spowodować błędną pracę systemu (szczególnie podczas sporządzania wszelkiego typu zestawień i raportów). Dlatego zaleca się indeksowanie baz po kaŝdej niespodziewanej awarii. Strona 287 z 296

288 Aby przeprowadzić operację indeksacji naleŝy wybrać opcję Indeksacja baz z menu Narzędzia\Administrator. Wybór tej opcji spowoduje pojawienie się pytania wymagającego potwierdzenia decyzji o indeksacji baz: Rysunek 417 Potwierdzenie indeksacji bazy Uwaga! Aby uŝytkownik mógł indeksować bazy danych, musi posiadać uprawnienie: Indeksacja baz. Indeksacja bazy danych programem zewnętrznym Indeksacja bazy danych moŝe zostać równieŝ uruchomiona zewnętrznym programem, który po instalacji programu jest umieszczany w katalogu C:\KSSWD_2008\. Jest to plik o nazwie Indeksowanie.exe. Przy jego uruchamianiu program KS-SWD_XML musi być zamknięty. Po uruchomieniu indeksacji pojawi się okno logowania, które wymaga podania hasła do programu. Rysunek 418 Okno autoryzacji Gdy hasło zostanie wpisane otwarte zostanie okno z poziomu którego moŝe zostać uruchomiona indeksacja bazy danych. Rysunek 419 Uruchamianie indeksacji bazy danych Aby uruchomić indeksowanie naleŝy uŝyć przycisku Wykonaj indeksowanie. Natomiast, aby zrezygnować z przeprowadzania tej operacji naleŝy zamknąć okno przyciskiem. Strona 288 z 296

289 P.I.KAMSOFT W trakcie indeksowania jest prezentowany pasek postępu tego procesu. Rysunek 420 Trwa indeksowanie Po zakończeniu procesu indeksacji jest wyświetlony komunikat informacyjny. Rysunek 421 Zakończenie indeksacji W tym momencie uŝytkownik moŝe uŝyć przycisku Zamknij, aby opuścić program do indeksowania. Program KS-SWD_XML moŝe zostać uruchomiony Rejestracja klasy vcf132.ocx Komunikat Klasa nie jest zarejestrowana moŝe pojawić się podczas przeglądania karty specyfikacji umowy, zapytania ofertowego lub oferty. JeŜeli komunikat taki się pojawi naleŝy wybrać opcję rejestracja klasy vcf132.ocx z menu Narzędzia\Administrator. Po wyświetleniu przez program komunikatu: Klasę zarejestrowano pomyślnie moŝna kontynuować pracę Aktualizacja słownika ICD-9 Jednym ze słowników znajdujących się w bazach słownikowych programu KS-SWD_XML jest baza procedur medycznych ICD-9. JeŜeli zajdzie potrzeba zaktualizowania tego słownika wówczas naleŝy z poziomu menu Narzędzia/Administrator/Aktualizacja słownika ICD-9 wykonać uaktualnienie bazy ICD9. Po uruchomieniu tej funkcji naleŝy w oknie WskaŜ słownik źródłowy wskazać plik Icd9s_.db zawierający pełną, aktualną wersję słownika ICD9 (plik z bazą świadczeniodawca moŝe otrzymać z OW NFZ). Strona 289 z 296

290 Przeliczenie podsumowań kontaktów Jedną z moŝliwości filtrowania świadczeń na liście wykonanych usług jest opcja filtrowania według produktów lub kontaktów. W przypadku, gdy podsumowanie ilości usług (lub ilości jednostek), widoczne po uŝyciu przycisku, przy wybranym filtrze Kontakty jest inne niŝ przy filtrze Produkty naleŝy skorzystać z funkcji serwisowej Przeliczenie podsumowań kontaktów. Operacja ta przelicza rzeczywiście wykonane świadczenia i przywraca prawidłową wartość w podsumowaniu usług przy wybranym filtrze Kontakty Serwis Ze względu na pojawiające się podczas pracy z programem KS-SWD_XML problemy wprowadzono funkcje serwisowe. Dzięki nim uŝytkownik programu moŝe samodzielnie naprawić część problemów pojawiających się podczas pracy w KS-SWD_XML, bez konieczności kontaktowania się z producentem programu lub Oddziałem Wojewódzkim NFZ. Oczywiście funkcje serwisowe umoŝliwiają naprawę prostych problemów wynikających np. z nieprawidłowego uŝytkowania programu lub awarii zasilania podczas pracy w programie. W przypadku powaŝniejszych problemów, których nie rozwiązują funkcje serwisowe niezbędna jest konsultacja z OW NFZ lub producentem programu. Funkcje serwisowe znajdujące się w menu Narzędzia/Administrator/Serwis obejmują: Sprawdzanie poprawności pakietów Sprawdzanie czy w Pakiecie usług szczegółowych występuje jakaś powielona usługa. Jeśli tak jest to korygowane. Poprawa rachunków POZ Funkcja uzupełniająca brakujące rekordy usług szczegółowych w rachunkach POZ za 2006 rok. Poprawa rachunków POZ cz. 2 Funkcja poprawiająca/uzupełniająca nr Odziału NFZ pacjenta w rachunkach POZ (obecnie nie uŝywane) 15.5 Opcje Funkcja Opcje słuŝy do ustalania parametrów związanych z róŝnymi operacjami wykonywanymi w programie KS-SWD_XML. Po wybraniu tej opcji z menu Narzędzia uŝytkownik uzyskuje dostęp do następujących zakładek. Widok, Deklaracje POZ, Deklaracje, Usługi, raporty, Inne, Wydruk, NFZ W dolnej części okna znajduje się przycisk. Jest on umieszczony w opcjach programu, aby umoŝliwić powtórne wyświetlenie okien informacyjnych w programie. Ma to zastosowanie w przypadku komunikatów które wyświetlane są z opcją nie pokazuj więcej tej informacji Zakładka 1 Widok Pozwala na ustalanie formatu ilości dla umów i rachunków refundacyjnych. UŜytkownik powinien określić dokładność z jaką będą uzupełniane w karcie specyfikacji pozycji umowy oraz w karcie rachunku Strona 290 z 296

291 P.I.KAMSOFT dane na temat ilości usług. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. naleŝy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Wybranie z listy rozwijanej cyfry 2 spowoduje, Ŝe wartości będą widoczne z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku Zakładka 2 Deklaracje POZ Rysunek 422 Opcje - zakładka Widok Specyfika niektórych usług powoduje, Ŝe są one świadczone dla pacjentów w określonym wieku. Aby móc przyporządkować do wybranej usługi deklaracje osób we właściwym przedziale wiekowym naleŝy najpierw ustalić te przedziały. Czynności tej moŝna dokonać wybierając zakładkę Deklaracje POZ. Rysunek 423 Opcje zakładki Deklaracje POZ W celu stworzenia listy przedziałów wiekowych naleŝy wypełnić pola Zakres granicznymi wartościami przedziału wiekowego a następnie uŝyć przycisku. Przedział wiekowy zostanie umieszczony na liście. Zakresy wiekowe zawierające literkę m oznaczają miesięczne określenie wieku, np. zakres 0-2m oznacza wiek: 0 do 2 miesięcy. W celu usunięcia wprowadzonego przedziału wiekowego naleŝy go podświetlić na liście i uŝyć przycisku. Aby poprawić dane wybranego przedziału podświetlamy go, wprowadzamy nowe wartości zakresu i uŝywamy przycisk. Strona 291 z 296

292 Opcja umoŝliwia włączenie/wyłączenie funkcji sprawdzania czy dane zapisywane w generowanej liście POZ są prawidłowe i kompletne. JeŜeli opcja ta jest włączona wówczas podczas generowania listy POZ dane są weryfikowane. W przypadku braku lub nieprawidłowości danych, uŝytkownik otrzymuje pełną informację, w których deklaracjach wystąpiły błędy (deklaracje te są oznaczone czerwonym tłem). JeŜeli opcja ta jest wyłączona wówczas przy tworzeniu listy POZ nie jest sprawdzana kompletność danych. Dokładny opis generowania listy POZ z wykorzystaniem tej opcji został przedstawiony w części Generowanie Listy pełnej POZ Zakładka 3 Deklaracje Istnieje moŝliwość określenia dnia kończącego okres rozliczeniowy jako ostatni lub dowolny inny dzień miesiąca. Przykładowo jeŝeli na liście aktywnej mają zostać wykazane tylko deklaracje złoŝone i wycofane do 20 dnia miesiąca wówczas granicę taką naleŝy wprowadzić na zakładce Deklaracje. Domyślnie generacja list POZ ustawiona jest na ostatni dzień kaŝdego miesiąca, moŝna jednak to ustawienie zmienić, dla kaŝdego Oddziału NFZ, z którym świadczeniodawca ma podpisany kontrakt. Rysunek 424 Opcja generowania list POZ W programie wprowadzono równieŝ moŝliwość ustawienia kontroli wieku noworodków (wymaganie numeru PESEL) podczas tworzenia listy POZ. Kontrola ta moŝe być określona: na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, na ostatni dzień miesiąca Zakładka 4 Usługi, Raporty Na zakładce tej istnieje równieŝ moŝliwość określenia czy przycisk Następny pacjent na Karcie realizacji usługi ma zachowywać numer umowy ze świadczeniodawcą kierującym przy wprowadzaniu danych. JeŜeli opcja ta nie jest włączona, wówczas przy przechodzeniu na kartę kolejnego pacjenta pola w części Skierowanie są puste. Strona 292 z 296

293 P.I.KAMSOFT Rysunek 425 Opcje zakładki Usługi, raporty UŜytkownik ma takŝe moŝliwość określenia sposobu wyznaczania daty końcowej wykonania usługi na podstawie podanej przez uŝytkownika daty początkowej. UŜytkownik moŝe zaznaczyć jedną z dwóch opcji: Wypełnienie daty końcowej większej o określoną liczbę dni, Przycisk wypełnienia daty nieaktywny. W oknie uŝytkownik ma takŝe moŝliwość ustawienia opcji, która pozwoli na ustawienie epizodu/kontaktu do ponownej generacji w nowym raporcie/komunikacie statystycznym poprzez samo wejście w usługę poprzez opcję Karcie kontaktu. i wyjście z okna edycji poprzez OK mimo braku modyfikacji danych na Zakładka ta pozwala równieŝ ustawić czy ostrzeŝenia podczas importu wykonanych usług mają być traktowane jako błędy czy teŝ ignorowane. Dotyczy to np. podawania procedur ICD-9,których określanie nie jest wymagane. JeŜeli ustawiona zostanie opcja traktowane jako błędy, wówczas gdy w arkuszu z danymi do importu nie zostanie podana procedura ICD-9 usługi nie zostaną zaimportowane. JeŜeli natomiast wybrana będzie opcja ignorowane, wówczas dane zostaną zaimportowane. Opcja Niezgodność imienia/nazwiska w arkuszu i bazie powoduje błąd umoŝliwia włączenie/wyłączenie kontroli czy dane pacjenta są takie same w arkuszu Excela/CSV oraz w bazie pacjentów programu KS-SWD_XML. JeŜeli opcja ta jest włączona próba importu wykonanych świadczeń dla pacjenta, którego dane są róŝne w arkuszu i bazie nie powiedzie się (informuje o tym odpowiedni komunikat w dzienniku importu). JeŜeli opcja ta będzie wyłączona import niezgodnych danych zostanie wykonany Zakładka 5 Inne Na zakładce Inne uŝytkownik ma moŝliwość ustawienia dostępu do Centralnego Rejestru Członków OW NFZ. Do wyboru są następujące opcje szukania: W serwisie CRC, W danych lokalnych, Bez automatycznego wyszukiwania. Po wybraniu opcji w serwisie CRC naleŝy określić adres serwisu w sieci rozległej, uŝytkownika oraz hasło. Po wybraniu opcji w danych lokalnych naleŝy określić ścieŝkę dostępu do pliku, w którym zapisane są informacje o pacjentach. Strona 293 z 296

294 Uwaga! Rysunek 426 Opcje zakładki Inne Ustawienia tej zakładki miały praktyczne zastosowanie do czasu funkcjonowania Kas Chorych, obecnie nie są one wykorzystywane Zakładka 6 Wydruk Na zakładce Wydruk moŝna ustawić opcje drukowania dokumentów. Formatka ta pozwala na ustawienie wymaganych przez uŝytkownika parametrów w następujących zakresach: Drukowanie nagłówków raportów bez wypełnienia, Drukowanie kodu kresowego na rachunkach i podsumowaniu raportu, Rysunek 427 Opcje zakładki Wydruk Zakładka 7 NFZ Opcja NFZ dotyczy Wielkopolskiego Oddziału NFZ. Pozwalała ona na wykazywanie w raportach statystycznych usługi dla pacjentów z innych Oddziałów NFZ od wskazanego konkretnego okresu. Obecnie funkcja ta jest niedostępna i nie ma praktycznego zastosowania. Strona 294 z 296

295 P.I.KAMSOFT 16 Informacje NajwaŜniejsze dla uŝytkownika dodatkowe informacje o programie zostały umieszczone w ostatniej pozycji głównego menu: Informacje. Z poziomu tej pozycji moŝna zapoznać się z informacjami o ostatnio wprowadzonych zmianach w programie oraz przejrzeć skróconą dokumentację dotyczącą najwaŝniejszych kwestii w wersji XML. Dzięki temu uŝytkownik, bez konieczności opuszczania programu, moŝe bezpośrednio z tego menu zapoznać się z waŝnymi informacjami Zasadnicze zmiany w wersji SWD_XML Opcja ta pozwala na zapoznanie się z najistotniejszymi zmianami wprowadzonymi do programu w wersji obsługującej nowe, otwarte formaty wymiany danych w wersji KSSWD_XML. Dokumentacja ta została przygotowana w formacie *.pdf, tak więc po wybraniu tej opcji zostanie otwarta przeglądarka dokumentów PDF (Acrobat Reader) umoŝliwiająca odczytanie opisu Co nowego Po otwarciu opcji Co nowego uŝytkownik moŝe przeglądać listę zmian jakie zostały wprowadzone w ostatnio opracowanych wersjach programu KS-SWD_XML. Lista zmian jest uporządkowana w taki sposób, Ŝe na początku znajdują się zmiany dotyczące najnowszej wersji programu. Plik z listą zmian jest przygotowany w formacie HTML, tak więc po wybraniu opcji Co nowego zostanie otwarta przeglądarka stron www umoŝliwiająca jego odczytanie. Rysunek 428 Opcja "Co nowego " 16.3 Internet Baza wiedzy o KS-SWD, Internet Szukaj w bazie wiedzy UŜycie tych dwóch opcji pozwoli na połączenie się z Internetem z adresami odpowiednio: Pod danymi adresami uzyskać moŝna dodatkowe informacje na temat programu KS-SWD_XML. Strona 295 z 296

296 16.4 Zakresy wieku Po wybraniu opcji Zakresy wieku istnieje moŝliwość przeprowadzenia testu pozwalającego wyświetlić informacje o datach urodzenia pacjentów dla określonych roczników. Funkcja ta moŝe ułatwić przyporządkowanie deklaracji określonych pacjentów do pozycji umowy, które zazwyczaj posiadają określone zakresy wiekowe. Po wprowadzeniu interesującej nas daty w poniŝszym oknie komunikatu: Rysunek 429 Okno wprowadzania daty testowej dla zakresów wiekowych wyświetlone zostanie okno zawierające informacje o datach urodzenia w ramach poszczególnych zakresów wiekowych - w odniesieniu do wprowadzonej daty testowej: Rysunek 430 Zakresy wiekowe Informacje zawarte w tym oknie moŝna zapisać w postaci pliku poprzez uŝycie przycisku lub wprowadzić do schowka (pamięci podręcznej) poprzez uŝycie przycisku. Istnieje takŝe opcja wydruku informacji poprzez przycisk. Strona 296 z 296