Przedsiębiorstwo Informatyczne

Transkrypt

1 Przedsiębiorstwo Informatyczne Katowice ul. 1 Maja 133 tel. (0-32) , fax @kamsoft.pl Instrukcja obsługi wersja Katowice, wrzesień 2005

2 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ SPIS TREŚCI WSTĘP... 8 PRZYGOTOWANIE SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO...8 PODSTAWOWE ZASADY PRACY Z PROGRAMEM... 9 URUCHAMIANIE KOMPUTERA ORAZ PROGRAMU KS-SWD...9 Komputer... 9 Jak zainstalować program KS-SWD?... 9 Jak uruchomić instrukcję? System Świadczeniodawca JAK PRZYŚPIESZYĆ PRACĘ UŻYWAJĄC SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH?...11 JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KOMBINACJAMI PRZYCISKÓW I KLAWISZY?...12 PODSTAWOWE SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W PROGRAMIE...13 W JAKI SPOSÓB WPROWADZAĆ DATY?...13 Klawisze funkcyjne w linii wpisywania daty Obsługa Kalendarza za pomocą myszki Wykorzystanie klawiatury do obsługi Kalendarza DO CZEGO SŁUŻĄ PASKI PRZEWIJANIA?...14 W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z FUNKCJI KALKULATOR?...14 JAK PORUSZAĆ SIĘ PO POLACH W OKNACH PROGRAMU?...14 TWORZENIE WYDRUKÓW...14 JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ?...15 JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ Z KOMPUTEREM?...16 FUNKCJE PODSTAWOWE DANE ŚWIADCZENIODAWCY...17 ADRESY...17 MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG...19 Dodawanie nowego miejsca wykonywania usług Poprawianie informacji o miejscu wykonywania usług Usuwanie miejsca wykonywania usług drukowanie listy miejsc wykonywania usług EKSPORT DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY DO ODDZIAŁU NFZ...20 REJESTRACJA ŚWIADCZENIODAWCY...20 UŻYTKOWNICY UŻYTKOWNICY...22 WYSZUKIWANIE UŻYTKOWNIKA...22 WPROWADZANIE NOWEGO UŻYTKOWNIKA...22 POPRAWA DANYCH UŻYTKOWNIKA...24 WYDRUK LISTY UŻYTKOWNIKÓW /INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 1

3 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT ZAPYTANIA OFERTOWE IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO JAK JEST ZBUDOWANE ZAPYTANIE OFERTOWE? Przeglądanie Karty pozycji specyfikacji zapytania ofertowego NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZEGLĄDAJĄC ZAPYTANIE OFERTOWE WYSZUKIWANIE ZAPYTAŃ OFERTOWYCH DRUKOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO REJESTRACJA I WYPEŁNIANIE OFERT (DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ) PRZEGLĄDANIE I REJESTRACJA OFERT Wyszukiwanie ofert oraz pozycji ich specyfikacji TWORZENIE OFERTY LUB DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ Nagłówek oferty Pozycje specyfikacji oferty Uzupełnianie miejsca wykonywania usług Uzupełnianie specyfikacji ilościowej i cenowej Uzupełnianie pakietu usług szczegółowych Uzupełnianie listy personelu medycznego Uzupełnianie sprzętu medycznego Uzdrowisko Godziny pracy poradni/oddziału Ankiety dołączone do oferty WYPEŁNIANIE ANKIET Zapisanie ankiety Poprawianie ankiety Zatwierdzanie ankiety Kopiowanie odpowiedzi ankiety Drukowanie ankiety POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH OFERT USUWANIE WYBRANYCH OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT KOPIOWANIE OFERT WYSZUKIWANIE OFERT WYSZUKIWANIE POZYCJI SPECYFIKACJI ZA POMOCĄ POLA SZUKAJ WG EKSPORT DANYCH DO ODDZIAŁU NFZ WYDRUK OFERTY ANKIETY IMPORT WZORCA ANKIETY WYPEŁNIANIE ANKIETY WYSZUKIWANIE ANKIET UZUPEŁNIANIE ANKIETY Zapisanie ankiety POPRAWIANIE ANKIETY STRONA 2 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

4 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ZATWIERDZANIE ANKIETY...49 EKSPORT ANKIETY...49 BAZA SPRZĘTU DODAWANIE SPRZĘTU DO BAZY...51 POPRAWA DANYCH O SPRZĘCIE...51 USUWANIE SPRZĘTU Z BAZY...51 DRUKOWANIE LISTY SPRZĘTU...52 WYSZUKIWANIE SPRZĘTU W BAZIE...52 UMOWY USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA UMÓW...53 IMPORT UMOWY...53 IMPORT ANEKSU DO UMOWY...54 WYSZUKIWANIE UMÓW ORAZ POZYCJI SPECYFIKACJI UMÓW...54 Przeglądanie usług zawartych w pakietach MONITORING WYKONANIA USŁUG...57 MONITORING ROZLICZENIA UMOWY...57 RAPORT WYKONANIA USŁUG...58 RACHUNKI REFUNDACYJNE USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH...61 LISTA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH...61 OKREŚLANIE LICZBY WYODRĘBNIONYCH RACHUNKÓW...61 WYSZUKIWANIE RACHUNKÓW/KOREKT...62 RODZAJE I TYPY RACHUNKÓW...62 WPROWADZANIE RACHUNKU...62 Rachunek do umowy Rachunek do umowy- za usługi dodatkowe Rachunek za usługi wykonane poza limitem umowy- zgoda indywidualna Rachunek za usługi wykonane poza limitem umowy- rozliczane na podst. przepisów o koordynacji Automatyczne uzupełnianie rachunków na podstawie wykonanych usług/ deklaracji/zatwierdzonych raportów statystycznych Przeglądanie raportu wykonania usług Sprawdzanie realizacji umowy WPROWADZANIE KOREKTY RACHUNKU...67 POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH RACHUNKÓW/KOREKT...68 USUWANIE WYBRANYCH RACHUNKÓW/KOREKT...68 SPRAWDZENIE RACHUNKÓW/KOREKT...69 Sprawdzanie rachunków/korekt do umowy WYCOFYWANIE RACHUNKU...69 EKSPORT RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH/KOREKT DO ODDZIAŁÓW NFZ...70 Generowanie pliku z rachunkiem /INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 3

5 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT DRUKOWANIE RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH, FAKTUR I NOT KSIĘGOWYCH Drukowanie rachunku refundacyjnego\korekty Drukowanie faktury Drukowanie noty księgowej Drukowanie załącznika do faktury REJESTRACJA PACJENCI Wyszukiwanie pacjentów Określanie liczby pacjentów wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów Dodawanie pacjenta do bazy Zmiana danych pacjenta Przeglądanie danych pacjenta Usuwanie pacjentów Pobranie informacji z Centralnego Rejestru Członków KCH/Danych lokalnych Wydrukowanie listy pacjentów Raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami pesel DEKLARACJE Wprowadzanie deklaracji do programu Poprawa danych dotyczących wybranej deklaracji Zmiana lekarza wybranego pacjenta Wycofanie lub usunięcie deklaracji pacjenta Przywracanie wycofanej deklaracji Wyszukiwanie deklaracji Określanie liczby deklaracji wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów Wydruk listy deklaracji AKTYWACJA DEKLARACJI Ustalanie przedziałów wiekowych pacjentów Automatyczna aktywacja deklaracji Filtrowanie deklaracji pacjentów Aktywacja deklaracji Ustawienie rodzajów deklaracji Przekazanie deklaracji do innej usługi Wyszukiwanie deklaracji przyporządkowanych do usługi usuniętej aneksem lub przeniesionej do innego pakietu Usunięcie przyporządkowania RECEPTY Wprowadzanie recepty Definiowanie słownika sposobów dawkowania leków Wprowadzanie nowego sposobu dawkowania leku Wydruk recepty Wyszukiwanie recept wprowadzonych na listę Poprawa danych recepty Usuwanie recepty DOKUMENTY UPRAWNIAJĄCE UE Dodawanie dokumentów uprawniających UE Poprawa dokumentów uprawniających UE Usuwanie dokumentów uprawniających UE Wyszukiwanie i zliczanie dokumentów uprawniających WYKONANE USŁUGI Rejestrowanie wykonanych usług Wypełnianie karty wykonania usługi Elementy karty wykonania usługi STRONA 4 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

6 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Elementy karty wykonania kilku usług Poprawianie informacji o wykonanych usługach Wyszukiwanie usług wprowadzonych na listę Zestawienie usług wyświetlonych na liście Usuwanie wykonanej usługi z listy Usuwanie importu wykonanych usług Drukowanie listy wykonanych usług Zapisanie listy wykonanych usług w postaci pliku programu Excel lub pliku csv PRACOWNICY MEDYCZNI Wyszukiwanie pracownika medycznego Określanie liczby pracowników wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Wprowadzanie danych nowego pracownika medycznego Poprawa danych wybranych pracowników Przekazywanie pacjentów między lekarzami Usuwanie pracowników medycznych Przywracanie osób personelu na listę Wydruk listy pracowników medycznych Eksport informacji o pracownikach medycznych do Oddziału NFZ Eksport informacji o pracownikach medycznych do Excela lub pliku csv LISTA PACJENTÓW OCZEKUJĄCYCH Dodawanie pacjenta oczekującego na udzielenie świadczenia Poprawianie danych pacjenta oczekującego na udzielenie świadczenia Skreślenie pacjenta z listy oczekujących Wyszukiwanie pacjentów na liście oczekujących Określanie liczby pacjentów oczekujących wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów GENEROWANIE RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH DLA NFZ WYSZUKIWANIE RAPORTÓW LISTA AKTYWNA Opcje generowania listy aktywnej Generowanie listy aktywnej RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY DO UMOWY/ RAPORT STATYSTYCZNY DO UMOWY ZA USŁUGI ROZLICZANE NA PODST. PRZEPISÓW O KOORDYNACJI Generowanie raportu statystycznego do umowy/do umowy za usługi rozliczane na podstawie przepisów o koordynacji RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY ZA USŁUGI WYKONANE POZA LIMITEM UMOWY/ RAPORT STATYSTYCZNY ZA USŁUGI WYKONANE POZA LIMITEM UMOWY NA PODST. PRZEPISÓW O KOORDYNACJI ZMIANA NAZWY RAPORTU PRZEGLĄDANIE INFORMACJI ZAWARTYCH W RAPORTACH WYDRUK RAPORTU STATYSTYCZNEGO ORAZ PEŁNEJ LISTY POZ EKSPORT RAPORTU POZ DO ARKUSZA EXCEL USUNIĘCIE RAPORTU ZATWIERDZENIE RAPORTU TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM Opcja określania sposobu generowania pliku z raportem RAPORTY ZWROTNE LIST POZ IMPORT RAPORTU /INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 5

7 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT POPRAWA POZYCJI RAPORTU WYCOFANIE DEKLARACJI PORÓWNANIE DANYCH EDYCJA KARTY PACJENTA EDYCJA USŁUGI USUNIĘCIE RAPORTU WYDRUK LISTY RAPORTÓW WYSZUKIWANIE RAPORTÓW NA LIŚCIE GENERACJA LISTY POZ ZLICZENIE ILOŚCI RAPORTÓW NA LIŚCIE KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH DODAWANIE RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA PRZEGLĄDANIE DANYCH RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH POPRAWA RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH USUNIĘCIE DANYCH Z RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH ZATWIERDZENIE RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH EKSPORT RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA ZAŁĄCZNIKI NR 8 POZ DODAWANIE RAPORTU ZAŁĄCZNIKA NR 8 POZ PRZEGLĄDANIE ZAŁĄCZNIKA NR 8 POZ POPRAWIANIE ZAŁĄCZNIKA NR 8 POZ USUWANIE ZAŁĄCZNIKA NR 8 POZ ZAPISANIE ZAŁĄCZNIKA NR 8 POZ DO PLIKU DRUKOWANIE ZAŁĄCZNIKA NR 8 POZ WYSZUKIWANIE INFORMACJI NA LIŚCIE ZAŁĄCZNIKÓW IMPORT DANYCH Z ARKUSZA EXCEL/CSV PRZYGOTOWANIE ARKUSZY DO IMPORTU DANYCH arkusz do importu deklaracji Arkusz do importu pacjentów Arkusz do importu wykonanych usług Arkusz do importu pracowników medycznych IMPORT DANYCH KONFIGUROWANIE KREATORA IMPORTU DZIENNIK IMPORTU ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW ZWIĄZANYCH Z IMPORTEM DANYCH Problemy w trakcie importu wykonanych usług USUWANIE IMPORTU LISTY WYKONANYCH USŁUG IMPORT SŁOWNIKA INSTYTUCJI WŁAŚCIWYCH UE STRONA 6 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

8 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ UZDROWISKA SKIEROWANIA NA LECZENIE UZDROWISKOWE Wprowadzanie skierowania na listę Wyszukiwanie skierowań Poprawianie skierowania Usuwanie skierowania Drukowanie skierowania TURNUSY Import listy uczestników Zaznaczanie niedojazdów Eksport niedojazdów NARZĘDZIA EDYCJA DANYCH ODDZIAŁÓW NFZ Wyszukiwanie Oddziałów NFZ na liście EDYCJA DANYCH CENTRALI NFZ KOPIA BEZPIECZEŃSTWA Tworzenie kopii bezpieczeństwa Przywracanie kopii bezpieczeństwa INDEKSACJA BAZY Indeksacja bazy danych programem zewnętrznym OPCJE Zakładka 1 - Widok Zakładka 2 Grupy wiekowe POZ Zakładka 3 Deklaracje Zakładka 4 Usługi, Raporty Zakładka 5 - Inne Zakładka 6 - Wydruk CO NOWEGO SŁOWNIKI BAK BAZA ADMINISTRACYJNA KRAJU Wyszukiwanie miejscowości w bazie Określanie liczebności miejscowości wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów BAZA JEDNOSTEK CHOROBOWYCH ICD BAZA LEKÓW BLOZ Wyszukiwanie leków w bazie Aktualizacja bazy leków BLOZ BUM - BAZA USŁUG MEDYCZNYCH Poprawianie danych na Karcie usługi Wyszukiwanie usługi w bazie Określanie ceny usług BAZA PROCEDUR MEDYCZNYCH ICD9 I BADAŃ LABORATORYJNYCH ZAŁĄCZNIK 1 - AUTOMATYCZNE UZUPEŁNIANIE RACHUNKU REFUNDACYJNEGO /INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 7

9 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT WSTĘP Program komputerowy KS-SWD (pełna nazwa KS-Świadczeniodawca) zaprojektowany został dla potrzeb usprawnienia komunikacji i wymiany informacji między dowolnym świadczeniodawcą mającym kontrakt z NFZ i Oddziałem NFZ. Program KS-SWD dedykowany jest w szczególności dla szpitali, przychodni, lekarzy, zakładów POZ, pielęgniarek, położnych, pracowni specjalistycznych, zakładów ortopedycznych, okulistycznych, itd. Program przystosowany został do pracy w środowisku graficznym Windows 95, 98, NT, a do jego użytkowania wystarcza dowolny komputer, na którym zainstalowany jest jeden z wymienionych wyżej systemów operacyjnych oraz karta grafiki z możliwością pracy w trybie HiColor. Program KS-SWD w aktualnej wersji umożliwia elektroniczną wymianę informacji, w tym: przyjmowanie od dowolnego Oddziału NFZ Zapytania ofertowego zawierającego usługi medyczne zaplanowane przez Oddział do zakontraktowania na kolejny rok, wysyłanie do Oddziałów NFZ oferty ilościowo-cenowej danego świadczeniodawcy, zawierającej rodzaje usług medycznych zgodne jakościowo z zapytaniem ofertowym, przyjmowanie od Oddziału NFZ elektronicznej wersji umowy oraz załącznika do umowy zawierających wykaz wszystkich zakontraktowanych usług medycznych, przyjmowanie od dowolnego Oddziału NFZ elektronicznej wersji Ankiety zawierającej wzorzec do wypełnienia. Ankiety Fundusz wykorzystuje do gromadzenia dodatkowych informacji o świadczeniodawcach, okresowe generowanie rachunków refundacyjnych w formie papierowej i elektronicznej za wykonane usługi medyczne, zgodnie z zawartym kontraktem, tworzenie innych dokumentów rozliczeniowych i statystycznych zgodnie z potrzebami Oddziału Funduszu, generowanie list aktywnych pacjentów zadeklarowanych w danym POZ, generowanie recept z kodami kreskowymi, udostępnianie wielu funkcji kontrolnych i edycyjnych ułatwiających bieżącą pracę. PRZYGOTOWANIE SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO Przed rozpoczęciem eksploatacji programu KS-SWD należy przygotować komputer wraz z systemem operacyjnym Windows (np.:95,98,nt) oraz drukarkę atramentową lub laserową dostosowaną do pracy w systemie Windows. Przy zakupie sprzętu w żadnym przypadku nie należy kierować się ceną sprzętu, lecz jego funkcjonalnością i zgodnością z obowiązującymi standardami. Praktyka wielokrotnie potwierdziła, że sprzęt tani zawierający elementy pochodzące od mało znanych producentów nadaje się do pracy w domu, nie zawsze jednak dobrze współpracuje ze specjalistycznym oprogramowaniem intensywnie wykorzystującym wszystkie podzespoły komputera W sprawie wyboru sprzętu najlepiej zwrócić się do specjalistycznej firmy, albo jednego z naszych dealerów. Należy pamiętać, że firma dostarczająca sprzęt musi również zapewnić serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Celowo poświęcamy tyle uwagi doborowi sprzętu, ponieważ od tego w zdecydowanym stopniu zależy praca programu i zadowolenie użytkownika. STRONA 8 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

10 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ PODSTAWOWE ZASADY PRACY Z PROGRAMEM programu KS-SWD powinien wybrać opcję Pierwsza instalacja. System upewni się czy na pewno ma zostać przeprowadzona instalacja bez aktualizacji baz programu. URUCHAMIANIE KOMPUTERA ORAZ PROGRAMU KS-SWD KOMPUTER Aby uruchomić komputer należy włączyć przycisk zasilania POWER. Po jego użyciu nastąpi uruchomienie systemu operacyjnego. Jednym z najpopularniejszych systemów operacyjnych jest Windows. Możemy go rozpoznać po charakterystycznym przycisku Start, który znajduje się w lewym dolnym rogu ekranu. Poprzednikiem systemów Windows 98 i 95 był system Windows 3.11 używany na komputerach o mniejszych mocach obliczeniowych. Jednak ogólne zasady pracy z tymi systemami są podobne. Pojawienie się na ekranie ikon, czyli małych kolorowych obrazków, reprezentujących programy, będzie świadczyło o fakcie gotowości komputera do pracy i jego oczekiwaniu na nasze polecenia. Przykładowym poleceniem może być uruchomienie programu KS-SWD. Rysunek 2 Pytanie o rodzaj instalacji Gdy wybór rodzaju instalacji zostanie potwierdzony rozpocznie się proces instalacji, podczas którego użytkownik powinien stosować się do kolejnych poleceń ukazujących się na ekranie. Program zostanie zainstalowany na dysku C w katalogu Ksswd99. INSTALACJA POŁĄCZONA Z AKTUALIZACJĄ BAZ DANYCH Jeżeli użytkownik korzystał wcześniej z programu KS-SWD i posiada dane, które chciałby przenieść do nowej wersji powinien dokonać instalacji połączonej z aktualizacją baz danych. Przed wykonaniem aktualizacji programu należy sporządzić kopię bezpieczeństwa zawierającą stan całej aktualnej bazy danych. Podczas próby uruchomienia aktualizacji system przypomina o konieczności utworzenia kopii danych. JAK ZAINSTALOWAĆ PROGRAM KS-SWD? Aby zainstalować program KS-SWD należy wykonać następujące czynności: Po włożeniu płyty z nagranym programem do napędu CD-ROM, w przypadku gdy okno instalacji nie uruchomi się automatycznie na ekranie komputera wyszukujemy ikonę Mój komputer. Wybieramy napęd odpowiadający stacji CD-ROM. Uruchamiamy program plikiem Instaluj.exe,. Rysunek 1 Okno instalacji programu KS-SWD Dalsze postępowanie użytkownika zależy od tego czy pracował już wcześniej z programem KS-SWD i ma zainstalowaną jego wcześniejszą wersję (0.46, 0.48, 0.52.x), czy też instaluje program po raz pierwszy. Rysunek 3 Informacja o konieczności utworzenia kopii bezpieczeństwa przed aktualizacją programu Aby wykonać operację aktualizacji należy wskazać położenie katalogu Bazy poprzedniej wersji programu. W tym celu należy użyć przycisku wyboru umieszczonego z prawej strony opcji Wskaż poprzednią wersję programu. Uwaga: Program sam zlokalizuje katalog bazy poprzedniej wersji programu, jeżeli standardowa lokalizacja, czyli C:\Ksswd99\bazy nie została zmieniona przez użytkownika. Jeżeli położenie katalogu bazy poprzedniej wersji programu nie zostanie automatycznie określone użytkownik powinien wskazać lokalizację tego katalogu. W oknie, do którego użytkownik uzyska dostęp po użyciu przycisku wyboru należy odszukać katalog Bazy starej wersji progra mu i użyć przycisku OK. PIERWSZA INSTALACJA W przypadku gdy użytkownik instaluje program KS- SWD po raz pierwszy w oknie Pełna instalacja 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 9

11 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 4 Wskazanie położenia katalogu bazy starej wersji programu. Po prawidłowym przeprowadzeniu tej operacji w oknie instalacyjnym zostanie wyświetlony komunikat o rozpoznaniu wersji programu. Można w tym momencie rozpocząć instalację naciskając przycisk Aktualizuj. Podczas aktualizacji wyświetlany jest komunikat: trwa kopiowanie plików. Użytkownik zostanie poinformowany o zakończeniu tej operacji. Rysunek 5 Komunikat o zakończeniu aktualizacji W chwili pierwszego uruchomienia programu nastąpi uaktualnienie struktury bazy danych programu. Jest to operacja długotrwała użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie odpowiednim komunikatem. W przypadku szczególnie dużych baz może trwać nawet kilka godzin, dlatego zalecane jest, aby pierwsze uruchomienie programu w nowej wersji było dokonywane np. na zakończenie dnia pracy. Rysunek 7 Aktualizacja baz komunikat Użytkownik powinien wówczas wybrać opcję Pacjenci z menu Rejestracja i posortować dane pacjentów według kryterium Daty urodzenia. Jako pierwsze dane na liście pacjentów zostaną wyświetlone te, które nie mają uzupełnionej daty urodzenia. JAK URUCHOMIĆ INSTRUKCJĘ? Na płycie CD z instalacją programu jest również umieszczony plik z instrukcją. Znajduje się on w katalogu Instrukcja. Jest to plik w formacie PDF, tak więc może zostać odczytany przy użyciu programu Acrobat Reader. Jeżeli użytkownik nie ma zainstalowanego tego programu może przeprowadzić jego instalację plikiem, który również jest załączany na płycie CD w katalogu Tools. SYSTEM ŚWIADCZENIODAWCA Po poprawnie przeprowadzonej instalacji można uruchomić program KS-SWD. Aby rozpocząć pracę z systemem należy wybrać program (dysk C, katalog Ksswd99). Można go także uruchomić skrótem na pulpicie utworzonym w trakcie instalacji. Rysunek 6 Informacja o aktualizacji programu podczas pierwszego uruchomienia po wykonaniu aktualizacji Użytkownik może spotkać się z informacją na temat wykrytych błędnych danych pacjentów wyodrębnionych ze względu na datę urodzenia. Bezpośrednio, po uruchomieniu programu, użytkownik nie ma dostępu do żadnej opcji jest to pierwszy stopień zabezpieczenia programu. Aby rozpocząć pracę należy w wyświetlonym oknie uzupełnić pola Użytkownik i wprowadzić Hasło. W przypadku tej wersji programu, jako hasło wpisujemy literę a. STRONA 10 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

12 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 8 Wprowadzanie danych użytkownika Jeśli hasło nie będzie odpowiadało hasłu wprowadzonego użytkownika, pojawi się komunikat: Rysunek 9 Komunikat o błędnie podanym haśle Po kliknięciu OK, pojawi się ponownie okno, w którym należy wpisać użytkownika i hasło. Po poprawnym wprowadzeniu danych należy użyć przycisku OK. Umożliwi to zalogowanie się i wejście do programu. Wprowadzono również możliwość pracy z programem innej osobie, bez zamykania programu. W tym celu należy wybrać opcję Zmiana użytkownika z menu Różne. Pojawi się wtedy okno, w którym będzie można wprowadzić nowego użytkownika i jego hasło. Rysunek 10 Wprowadzanie danych nowego użytkownika JAK PRZYŚPIESZYĆ PRACĘ UŻYWAJĄC SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH? Użytkownik może uzyskać dostęp do najczęściej wykorzystywanych opcji programu z poziomu głównego okna aplikacji, bez konieczności wybierania poszczególnych pozycji menu. Skróty klawiaturowe umożliwiające taki operacje są następujące: Skrót Ctrl+A Ctrl+B Akcja programu Aktywacja deklaracji Kopia bezpieczeństwa Ctrl+D Ctrl+O Ctrl+P Ctrl+R Ctrl+W Ctrl+U Ctrl+L Ctrl+S Lista deklaracji Opcje programu Lista pacjentów Lista rachunków Lista wykonanych usług Lista umów Lista pracowników medycznych Lista raportów Podczas pracy z programem możliwe jest korzystanie ze standardowych skrótów klawiaturowych używanych w systemie Windows. Korzystanie z nich powinno znacznie przyśpieszyć wykonywanie poszczególnych operacji. Aby: Wyświetlić opcje menu Wybrać opcję z wyświetlonego menu Włączyć (wybrać) przycisk Przenieść kursor do następnego pola Przenieść kursor do poprzedniego pola Przenieść kursor do pola w: górę dół, lewo prawo Naciśnij: ALT+ podkreślona litera w menu Klawisz litery podświetlonej w nazwie opcji ALT+ podkreślona litera w nazwie przycisku Tab Shift+ Tab Oprócz tego funkcjonują w systemie niestandardowe skróty klawiaturowe, których opis został umieszczony w rozdziałach charakteryzujących poszczególne moduły. W celu ułatwienia pracy z systemem zostały wprowadzone różnego typu przyciski. Sprawne korzystanie z nich może pomóc w realizacji określonych czynności. Należą do nich: Przycisk wyboru po kliknięciu lewym klawiszem myszki, wyświetla się okno zwierające listę, z której możemy wybrać interesującą nas pozycję. pole główne przycisk wyboru Rysunek 11 Pole z przyciskiem wyboru Wykorzystując do pracy klawiaturę należy: wejść na pole główne, przemieszczając się klawiszem Tab, nacisnąć klawisz Spacji. Lub 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 11

13 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku Wybrana z listy pozycja zostanie przeniesiona do pola głównego. Strzałka rozwijająca kliknięcie na strzałkę lewym klawiszem myszki spowoduje rozwinięcie pola z pozycjami. Natomiast kliknięcie na wybraną pozycję, spowoduje, że znajdzie się ona w polu głównym. Rysunek 13 Zaznaczanie opcji - wybór jednokrotny 2. Przyciski kwadratowe (pole wyboru) pozwalają na wybór jednej lub więcej opcji. Kliknięcie klawiszem myszki na przycisk spowoduje aktywizację odpowiadającej mu opcji. Rysunek 12 Lista rozwijana Korzystając z klawiatury należy: wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, nacisnąć kombinację klawiszy Alt-Kursor w Dół wówczas zostanie rozwinięta lista możliwych do wyboru opcji, zmieniać poszczególne elementy w polu za pomocą strzałek na klawiaturze. Strzałki zmieniające wartość umożliwiają zmianę wartości podanej w polu głównym; czynność tą wykonujemy klikając na wybraną strzałkę lewym klawiszem myszki. pole główne Strzałka zwiększająca wartość Strzałka zmniejszająca wartość Korzystając z klawiatury należy: wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, zmieniać wartości umieszczone w polu głównym za pomocą strzałek na klawiaturze (analogicznie w górę, w dół). Możliwe jest również uzupełnienie pola głównego poprzez wpisanie danych z klawiatury. Przyciski włączające i wyłączające określone opcje Uwaga: Są dwa rodzaje przycisków. 1. Przyciski okrągłe (w MS-Office nazywa się polem opcji) pozwalają na wybór tylko jednej opcji. Kliknięcie klawiszem myszki na przycisk spowoduje aktywizację danej opcji. Jednocześnie drugi przycisk zostanie wyłączony, a odpowiadająca mu opcja przestanie być aktywna. Rysunek 14 Zaznaczanie opcji - wybór wielokrotny Korzystając z klawiatury uzyskamy ten sam efekt: przechodząc na przyciski za pomocą klawisza Tab, następnie zaznaczając bądź odznaczając je klawiszem Spacji. JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KOMBINACJAMI PRZYCISKÓW I KLAWISZY? Aby każdy użytkownik miał możliwość wyboru formy pracy z programem, wprowadzono dwa sposoby działań wykonywanych za pomocą: myszki, lub/i klawiatury. Dlatego też w instrukcji zostały przyjęte standardy dotyczące słownictwa używanego przy opisywaniu poszczególnych operacji. Przykładowo: Przycisk oznacza pole znajdujące się na ekranie, na którym napisano nazwę czynności. Wywołanie tej procedury uzyskamy klikając lewym klawiszem myszki na przycisk. Na każdym przycisku oprócz ikonki znajduje się numer klawisza funkcyjnego (np. F3). Oznacza to, że ten sam efekt uzyskamy naciskając na klawiaturze F3. Natomiast w instrukcji klawisze funkcyjne zostały podane w nawiasach, np.: Dodaj (F2), Podgląd (F3), Popraw (F4), Szukaj (F7), Usuń (F8), Drukuj (F9), STRONA 12 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

14 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Excel (F12). Prawidłowo powyższe przykłady odczytujemy w następujący sposób: kliknij przycisk Dodaj lub naciśnij klawisz F2. Ze względu na fakt istnienia na ekranie kilku przycisków jednocześnie, wprowadzono również kombinacje klawiszy funkcyjnych. Zarówno w instrukcji jak i w programie są one podane w nawiasach. Należą do nich: Dodaj (Sh F2), Popraw (Sh F4), Usuń (Sh F8). Uwaga: Skrót Sh oznacza klawisz Shift. Aby KLAWISZE FUNKCYJNE W LINII WPISYWANIA DATY Wyświetlić Kalendarz Zmienić datę o jeden dzień do przodu Cofnąć datę o jeden dzień Naciśnij: OBSŁUGA KALENDARZA ZA POMOCĄ MYSZKI Po kliknięciu na ikonkę z Kalendarzem, pokaże się poniższe okno, w którym możemy zaznaczyć datę. K + W tym przypadku, aby wykonać czynność Dodaj za pomocą klawiatury, musimy jednocześnie nacisnąć oba klawisze - Shift i F2. Uwaga: W niektórych przypadkach, w czasie pracy z programem, następuje wyszarzenie przycisków. Ma to na celu poinformowanie użytkownika, że operacja na danym etapie nie jest możliwa do wykonania. PODSTAWOWE SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W PROGRAMIE W całym programie używane są cztery ujednolicone kombinacje klawiszy z przypisanymi określonymi funkcjami: Alt + o = OK Alt + a = Anuluj Alt + z = Zamknij Alt+F4 = Zamknij. Rysunek 15 Kalendarz Istnieją dwie możliwości zmiany Miesiąca i Roku: za pomocą strzałki rozwijającej (Miesiąc) i strzałek zmieniających wartość (Rok), wykorzystując przedstawione przyciski Miesiąc poprzedni Miesiąc następny Rok poprzedni Rok następny W JAKI SPOSÓB WPROWADZAĆ DATY? W celu wprowadzania dat do systemu, została zainstalowana opcja, którą można obsługiwać zarówno za pomocą myszki jak i klawiatury. Poszczególne daty uzupełniamy jednym z podanych sposobów: klikając na strzałki zmieniające dzień, wpisując dane z klawiatury wybierając ikonkę Kalendarza Dzień zatwierdzamy, klikając na określone pole W ten sposób znajdzie się na czarnym tle. Żółte tło podświetla dzień dzisiejszy. Aby ostatecznie zaakceptować pełną datę należy dwukrotnie klikniąć na pole dnia. WYKORZYSTANIE KLAWIATURY DO OBSŁUGI KALENDARZA Wykorzystując odpowiednie klawisze i ich kombinacje jesteśmy w stanie wprowadzić datę bez użycia myszki. 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 13

15 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Aby: Naciśnij: Wyświetlić Kalendarz K Wyświetlić miesiąc następny > Wyświetlić miesiąc poprzedni < Wyświetlić rok następny Shift > Wyświetlić rok poprzedni Shift < Poruszać się po poszczególnych polach Strzałki na dni klawiaturze Zamknąć kalendarz bez wybrania daty Esc Zamknąć Kalendarz z wprowadzoną automatycznie dzisiejszą datą D Zamknąć Kalendarz z wprowadzoną Enter przez nas datą W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z FUNKCJI KALKULATOR? Funkcja kalkulator została wprowadzona w celu wykonania przez program obliczeń pozycji wyszukanych według określonych kryteriów. Uwaga: Aby czynność ta mogła być wykonana użytkownik musi posiadać uprawnienie Określanie liczebności zbiorów danych. Po kliknięciu ikony kalkulatora pojawi się natychmiast informacja o liczbie pozycji. Przykładowo będzie ona wyglądała w ten sposób: DO CZEGO SŁUŻĄ PASKI PRZEWIJANIA? Pionowe i poziome paski przewijania są elementami bardzo często występującymi w oknach programu. Umożliwiają one dostęp do tych części tabeli, które po otwarciu wybranej opcji są niewidoczne. pionowy pasek przewijania przesuwa tabelę w górę lub w dół, poziomy pasek przewijania przesuwa tabelę w lewo lub w prawo. belki poziomy pasek przewijania pionowy pasek przewijania Rysunek 16 Rozmieszczenie pasków przewijania Paskami przewijania można posługiwać się w dwojaki sposób: używając strzałek umieszczonych na końcach paska spowoduje to przesunięcie tabeli w wybranym kierunku, przytrzymując belkę lewym klawiszem myszki i przesuwając ją w pożądanym kierunku. Rysunek 17 Wynik zliczania wyszukanych pozycji Wykonywanie takich obliczeń przez program, możliwe jest we wszystkich modułach, w których znajduje się ikona kalkulatora. JAK PORUSZAĆ SIĘ PO POLACH W OKNACH PROGRAMU? Istnieją trzy możliwości przechodzenia z jednego do drugiego pola: klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, używając klawisza Tab (tabulator) - do następnego pola, używając kombinacji klawiszy Tab i Shift do poprzedniego pola, posługując się strzałkami na klawiaturze - w lewo, w prawo, w dół, w górę. TWORZENIE WYDRUKÓW Wprowadzony do wybranego okna programu przycisk Drukuj (F9) oznacza, że istnieje możliwość wydrukowania wykazu, spisu lub listy pozycji znajdujących się w aktualnie wyświetlonej tabeli. Po jego użyciu pojawi się okno Drukuj. Jeżeli podczas pracy z programem korzystamy wyłącznie z klawiatury nie będziemy używać paska przewijania. Elementy listy, lub kolumny niewidoczne na ekranie możemy oglądać korzystając ze strzałek umieszczonych na klawiaturze. W tym celu podświetlamy dowolny element tabeli, a następnie poruszamy się naciskając strzałki na klawiaturze w boki lub w górę i w dół. STRONA 14 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

16 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - otworzenie okna Zapisz jako, - natychmiastowe wydrukowanie dokumentu, - wyjście z okna Podgląd wydruku. Rysunek 18 Ustawienie parametrów wydruku Zanim podejmie się decyzję o drukowaniu można zobaczyć jak dany wydruk będzie wyglądał. Wystarczy użyć przycisk z podglądem wydruku.. Pojawi się wtedy okno Po powrocie do okna Drukuj można: zrezygnować z drukowania używając przycisku Anuluj, lub po podjęciu decyzji o drukowaniu określić następujące parametry: drukarkę, na której będziemy drukować (pole Nazwa), numery stron, które należy wydrukować (opcja Zakres), liczbę kopii dokumentu (pole Liczba kopii). Po ich określeniu w oknie Drukuj należy użyć przycisk OK. W tym momencie pojawi się pytanie systemowe, wymagające potwierdzenia wykonania czynności drukowania. Rysunek 19 Podgląd wydruku Przyciski znajdujące się w górnej części okna pozwalają na: - wyświetlenie pierwszej strony wydruku, - wyświetlenie ostatniej strony wydruku, - wyświetlenie poprzedniej strony wydruku, - wyświetlenie następnej strony wydruku, - wyświetlenie całej strony wydruku, - wyświetlenie 100% strony wydruku, - wyświetlenie szerokości strony wydruku, - powiększenie strony wydruku, - pomniejszenie strony wydruku, - otworzenie okna Otwórz, Rysunek 20 Pytanie o potwierdzenie polecenia drukowania Po kliknięciu przycisku Tak nastąpi wydruk dokumentu. JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ? W celu wyjścia z okna należy wykonać jedną z następujących czynności: wybrać jeden z przycisków znajdujących się w prawym dolnym rogu okna: Zamknij, Anuluj, kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. Aby wyjść z programu możemy wykonać jedną z wymienionych czynności: wybrać opcję Koniec z menu Różne, kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. W celu uniknięcia przypadkowego wyjścia z programu wprowadzono zabezpieczenie. Zanim 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 15

17 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT program zostanie zamknięty pojawi się pytanie wymagające potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 21 Pytanie potwierdzające chęć zamknięcia programu JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ Z KOMPUTEREM? Aby zakończyć pracę z komputerem należy: kliknąć przycisk Start, następnie polecenie Zamknij system, po pojawieniu się okna, wybrać opcję Zakończ pracę komputera, nacisnąć przycisk OK lub klawisz Enter. Po wyświetleniu napisu Możesz teraz bezpiecznie wyłączyć komputer można wykonać tą czynność przyciskiem POWER. STRONA 16 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

18 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ FUNKCJE PODSTAWOWE Wyniki wszystkich operacji wykonywanych w programie KS-SWD są wykorzystywane w Systemie Informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia KS- SIKCH. Zapewnienie pełnej kooperacji obu tych systemów ułatwia i w znaczny sposób przyśpiesza wymianę informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałami NFZ. Dlatego też wymiana ta ma opierać się na zapisie danych na nośnikach elektronicznych. Aby współpraca była możliwa użytkownik programu KS-SWD musi zostać zarejestrowany w systemie Funduszu i otrzymać unikalny kod, który będzie go w jednoznaczny sposób identyfikować. Dzięki temu wszystkie dokumenty stworzone w KS-SWD będą łączone w Oddziałach z właściwym świadczeniodawcą. DANE ŚWIADCZENIODAWCY Po uruchomieniu programu wyświetlony zostanie komunikat informujący o konieczności wprowadzenia danych do Karty świadczeniodawcy. Rysunek 22 Komunikat Aby świadczeniodawca mógł być zarejestrowany w Oddziale NFZ musi wypełnić Kartę ze swoimi danymi i wyeksportować ją na nośniku elektronicznym. Aby zapisać dane świadczeniodawcy w programie należy: z menu Różne wybrać opcję Dane świadczeniodawcy, Dane w Karcie świadczeniodawcy są grupowane na trzech zakładkach: - dane podstawowe, - dane rejestracyjne, ADRESY I Dane podstawowe Rysunek 23 Pusta Karta świadczeniodawcy Na zakładce dane podstawowe należy uzupełnić następujące informacje: Numery identyfikacyjne (NIP, REGON), Sufiks dokumentów (kod identyfikujący pliki generowane w programie KS-SWD), Sufix jest kodem składającym się z trzech znaków (liter). W przypadku zainstalowania programu KS-SWD na kilku komputerach za jego pomocą świadczeniodawca może wyróżnić jednostki podległe (np. poradnie w obrębie szpitala). Każda z tych jednostek będzie rejestrowała wykonanie usług odnośnie określonych punktów umowy z Oddziałem NFZ, a następnie będzie mogła wystawiać rachunki oraz raporty, których numer zostanie rozszerzony o trzyznakowy kod. Konto bankowe (nazwa banku, numer konta), W przypadku podania nieprawidłowego numeru konta wyświetlany jest poniższy komunikat: Rysunek 24 Komunikat w przypadku wprowadzenia nieprawidłowego nr konta bankowego Kierownik (imię i nazwisko, telefon), Księgowy (imię i nazwisko, telefon) Strona umowy (strona umowy, kontakt telefoniczny), Po kliknięciu na pole Strona umowy wyświetlana jest informacja dotycząca rodzaju danych, które należy wpisać w tym miejscu: 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 17

19 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT II Dane rejestracyjne Rysunek 25 Informacja o rodzaju danych, które należy wpisać w polu Strona umowy Imię i nazwisko osoby/osób reprezentujących stronę umowy: Imię i nazwisko, Pole bank jest uzupełnianie ze słownika banków, który tworzy użytkownik. Aby wprowadzić dane o banku należy: Kliknąć w przycisk wyboru w polu bank, Rysunek 28 Karta świadczeniodawcy - dane rejestracyjne Na zakładce dane rejestracyjne uzupełniane są następujące informacje: podmiot założycielski (wybór z dostępnej listy), forma organizacyjna (wybór z dostępnej listy), zezwolenia (wybór z dostępnej listy), wpisy do rejestrów (wybór z dostępnej listy). Przyciski znajdujące się z prawej strony list pozwalają na wykonanie następujących operacji: - dodanie wpisu do listy, Rysunek 26 Wybieranie banku Użyć przycisku F2 Dodaj i uzupełnić w karcie banku jego numer oraz nazwę, - poprawienie wpisu już wprowadzonego na listę, - usunięcie wpisu z listy. Po użyciu przycisku pojawi się okno umożliwiające wybranie odpowiedniego rodzaju zezwolenia lub wpisu do rejestru. Rysunek 27 Karta banku dodawanie Uwaga: numer banku nie jest numerem konta jest to numer rozliczeniowy banku (pierwsza część numeru konta). Po uzupełnieniu karty banku i naciśnięciu przycisku OK bank jest wprowadzany na listę banków. Bank ten może być następnie wybrany z listy banków i pojawia się w polu bank w karcie świadczeniodawcy. Numer rozliczeniowy banku jest uzupełniany w polu konto. Użytkownik powinien dopisać dalszą część numeru konta. Rysunek 29 Dodawanie zezwolenia Po podświetleniu wpisu na liście należy wypełnić pola: numer wpisu oraz data rejestracji a następnie użyć przycisku OK., aby wprowadzić wpis na listę. STRONA 18 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

20 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ III Dane adresowe MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Wiele placówek służby zdrowia to duże zakłady świadczące swoje usługi w kilku lub kilkunastu miejscach o różnej lokalizacji. W karcie świadczeniodawcy na zakładce Adresy uzupełniane są tylko informacje na temat siedziby oraz adresu do korespondencji. Aby wprowadzić szczegółowe informacje na temat placówek wybranego świadczeniodawcy należy użyć przycisku Miejsca wykonywania usług znajdującego się w dolnej części Karty świadczeniodawcy. Rysunek 30 Karta świadczeniodawcy - dane adresowe Na zakładce dane adresowe użytkownik uzupełnia: adres siedziby (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon, fax), adres do korespondencji (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon). Jeśli adres do korespondencji pokrywa się z adresem wykonywania świadczeń można skorzystać z przycisku wówczas program sam uzupełni wszystkie pola)., adresy internetowe: ( , adres w sieci rozległej). Aby wszystkie dane dotyczące świadczeniodawcy zostały wypełnione, do programu wprowadzono komunikaty informujące o braku wymaganych danych. Rysunek 33 Lista miejsc wykonywania usług W części dolnej listy wykonywania usług znajdują się przyciski umożliwiające: usług, - wprowadzenie miejsca wykonywania - poprawienie informacji o miejscu wykonywania usług, - wydrukowanie listy miejsc wykonywania usług, - usunięcie wybranego miejsca wykonywania usług, - zliczenia pozycji listy miejsc wykonywania usług. Rysunek 31 Komunikat o nie wpisaniu do Karty świadczeniodawcy nazwy DODAWANIE NOWEGO MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Aby wprowadzić na listę miejsce wykonywania usług należy użyć przycisku F2 Dodaj. Rysunek 32 Konieczność podania numeru NIP Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji można je zaakceptować przyciskiem OK. Uwaga: Program automatycznie sprawdza czy podany NIP lub Regon jest prawidłowy. Rysunek 34 Karta miejsca wykonywania usług W Karcie miejsca wykonywania usług należy podać następujące informacje: nazwa, 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 19

21 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT VII kod resortowy świadczeniodawcy, jeżeli kod ten nie został nadany zamiast niego mogą zostać podane inne, uzgodnione z Funduszem trzy cyfry lub zero, komórka organizacyjna (wybór z dostępnej listy komórek) kod pocztowy, miejscowość, ulica, numer lokalu, telefon do rejestracji pacjentów. Po wypełnieniu danych w karcie należy użyć przycisku OK, aby wprowadzić je na listę miejsc wykonywania usług. Użycie przycisku Anuluj oznacza rezygnację z wprowadzania informacji na listę. EKSPORT DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY DO ODDZIAŁU NFZ Bardzo ważną czynnością pozwalającą na realizację procesu wymiany informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałem NFZ jest przekazanie danych o świadczeniodawcy zapisanych na nośniku elektronicznym (dyskietka) bądź przesłanie pocztą elektroniczną do Oddziału NFZ. W tym celu z menu Różne wybieramy opcję Dane świadczeniodawcy a następnie używamy przycisku ShF6 Eksport Pojawi się wtedy okno Zapisz jako, w którym należy wybrać dysk, katalog, podkatalog oraz plik, gdzie zostaną zapisane dane wprowadzone wcześniej na Karcie świadczeniodawcy. POPRAWIANIE INFORMACJI O MIEJSCU WYKONYWANIA USŁUG W celu dokonania zmian w informacjach dotyczących miejsca wykonania usługi należy na liście zaznaczyć dane miejsce i wybrać przycisk F4 Popraw. Sposób poprawiania danych jest analogiczny jak w przypadku wprowadzania nowego miejsca. USUWANIE MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Aby usunąć miejsce z listy należy je zaznaczyć, a następnie użyć przycisku F8 Usuń. Jeżeli dane miejsce wykonywania usługi jest określone w ofercie wówczas nie można go usunąć, o czym użytkownik jest informowany poniższym komunikatem: Rysunek 35 Komunikat przy próbie usunięcia miejsca wykonywania usług występującego w ofercie DRUKOWANIE LISTY MIEJSC WYKONYWANIA USŁUG Wydrukowanie listy miejsc jest możliwe poprzez przycisk F9 Drukuj. Przed wykonaniem wydruku użytkownik może sprawdzić jak będzie wyglądał wydruk na podglądzie. Rysunek 36 Okno zapisu danych świadczeniodawcy Uwaga: Nazwy pliku proponowanej przez program nie należy zmieniać. Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz w celu zapisania danych. W przypadku, gdy w karcie świadczeniodawcy zostaną wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Zastosuj, przed wygenerowaniem pliku. Zmiany te zostaną zapamiętane i zapisane do pliku. Świadczeniodawca, którego dane będą przekazane do Funduszu zostanie zarejestrowany w systemie KS- SIKCH. Uzyska również kod, który będzie go jednoznacznie identyfikował. Oddział NFZ na podstawie otrzymanych informacji przygotowuje i wysyła plik rejestracyjny z nadanym kodem. Tylko po wczytaniu takiego pliku świadczeniodawca może zaimportować umowy przygotowane dla niego przez Oddział Funduszu. REJESTRACJA ŚWIADCZENIODAWCY Po przesłaniu podstawowych informacji do Oddziału NFZ świadczeniodawca otrzymuje plik rejestracyjny umożliwiający wymianę danych z Oddziałem. Świadczeniodawca musi zaimportować plik rejestracyjny przesłany z Oddziału zawierający nadany mu kod. W tym celu należy wybrać opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu Różne. STRONA 20 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

22 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Pojawi się wtedy okno z listą oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. Uwaga: Jeden świadczeniodawca może być zarejestrowany w kilku różnych Oddziałach NFZ. Rysunek 37 Lista oddziałów Funduszu Podczas pierwszej rejestracji lista Oddziałów jest pusta-aby wykonać rejestrację należy kliknąć na przycisk ShF5 Rejestruj i wybrać plik rejestracyjny (*.swr). Po podświetleniu właściwej pozycji należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Jeśli świadczeniodawca chce się zarejestrować w kolejnym Oddziale NFZ musi ponownie kliknąć przycisk Sh F5 Rejestruj. Po tej czynności pojawi się informacja, że program już jest zarejestrowany - w związku z tym użytkownik musi zdecydować czy na pewno ma być dokonana rejestracja. Rysunek 39 Zaimportowane dane świadczeniodawcy Od tego momentu wszystkie dokumenty tworzone w programie KS-SWD i przesyłane do Oddziałów NFZ będą łączone z właściwym świadczeniodawcą. Informacje na temat numerów kodów nadanych przez NFZ świadczeniodawcy pojawiają się w oknie z listą oddziałów Oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. Rysunek 38 Uwaga dotycząca rejestracji świadczeniodawcy Jeżeli chcemy zarejestrować program klikamy przycisk Tak. Po pojawieniu się okna Wybór dokumentów do importu należy wybrać lokalizację pliku rejestracyjnego. Wyświetli się wówczas w prawej części okna Nazwa archi1wum dokument, w którym zapisano kod (plik ma rozszerzenie SWR). Po podświetleniu właściwej pozycji należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 21

23 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT UŻYTKOWNICY Podstawowym zadaniem opcji Użytkownicy jest połączenie w jedną całość operacji związanych z nadzorowaniem praw i uprawnień użytkowników. W zakresie tej funkcji mieści się także proces dodawania pracowników do listy osób uprawnionych do korzystania z programu. Operacje te powinny być wykonane przez administratora systemu w taki sposób, aby poszczególne osoby otrzymały tylko i wyłącznie te uprawienia, które są niezbędne do normalnej pracy. W szczególności trzeba zadbać o to, aby ograniczyć listę użytkowników mających możliwość modyfikacji zarówno własnych, jak i cudzych uprawnień. Pracownik w systemie identyfikowany jest za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Nazwa użytkownika niekoniecznie musi zgadzać się z rzeczywistym imieniem lub nazwiskiem. Należy również pamiętać, aby hasło nie miało związku z danymi personalnymi danego pracownika. Niewskazane jest wykorzystanie w tym celu imienia, nazwiska lub daty urodzenia. Hasło powinno zawierać co najmniej 5 znaków. Są to zalecenia, które stanowią minimalny poziom zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych do systemu, który zawiera szereg danych o charakterze poufnym. Uwaga: Aby użytkownik systemu mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. UŻYTKOWNICY Jest to opcja zawierająca listę wszystkich pracowników, którzy kiedykolwiek mieli uprawnienia do pracy z systemem. Jest ona dostępna po wybraniu opcji Użytkownicy z menu Różne. ważności hasła liczbę dni, przez które dany użytkownik będzie mógł się logować na wprowadzone hasło. Uwaga: Program będzie odliczał dni od daty wprowadzenia limitu. Przyciski w obrębie okna Lista użytkowników pozwalają na: Dodaj (F2) dopisanie nowego użytkownika, Popraw (F4) poprawę informacji o użytkownikach, Drukuj (F9) wydruk pełnej listy użytkowników, Zamknij zamknięcie okna. W celu zliczenia liczby pozycji aktualnie znajdujących się na wyświetlonej liście (liczby użytkowników) należy kliknąć na ikonę kalkulatora WYSZUKIWANIE UŻYTKOWNIKA System umożliwia wyszukiwanie użytkowników wg kryterium Nazwisko; Imię. Aby wyszukać w bazie danego użytkownika należy: w polu obok kryterium podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwany użytkownik zostanie w ten sposób podświetlony na liście. WPROWADZANIE NOWEGO UŻYTKOWNIKA W celu wprowadzenia nowego użytkownika i umożliwienia mu pracy z programem, należy użyć przycisk Dodaj (F2). Spowoduje to wyświetlenie okna karty użytkownika, na której znajdują się dwie zakładki: Dane ogólne, Hasło, Uprawnienia. Kliknięcie na zakładkę spowoduje wyświetlenie danej karty. DANE OGÓLNE Dane ogólne umożliwiają wprowadzenie oraz modyfikację danych osobowych użytkownika. Rysunek 40 Lista użytkowników W programie wprowadzono możliwość limitowania czasu ważności hasła. Jeśli będziemy chcieli, aby wymusić na użytkownikach systemu zmianę co pewien czas haseł, należy wprowadzić do pola Limitowany czas Rysunek 41 Wprowadzanie nowego użytkownika programu STRONA 22 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

24 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Wypełniając poszczególne pola należy pamiętać, że: pole Miejscowość wprowadza się z bazy, klikając na umieszczone obok pole wyboru, pozostałe pola uzupełnia się ręcznie. Aby wprowadzić nowego użytkownika następujące pola muszą być obowiązkowo wypełnione: Nazwa użytkownika, Nazwisko, Imię, Po kliknięciu OK pojawi się komunikat przypominający o konieczność wprowadzenia hasła dla danego użytkownika. Rysunek 42 Komunikat brak wprowadzonego hasła Automatycznie nastąpi wyświetlenie karty służącej do uzupełniania Hasła i Uprawnień wprowadzonego użytkownika. HASŁA DOSTĘPU I UPRAWNIENIA Aby zdefiniować dla nowego użytkownika hasła dostępu oraz uprawnienia do korzystania z programu należy kliknąć na karcie użytkownika zakładkę Hasło, uprawnienia. Na tym etapie można również modyfikować uprawnienia istniejących użytkowników, aby umożliwić im uruchomienie określonych funkcji programu. W przypadku gdy użytkownik nie ma prawa do przeglądania lub edycji kartoteki użytkowników (czyli w zasadzie każdy oprócz administratora), zamiast opcji Użytkownicy w menu głównym wyświetlana jest pozycja Zmiana hasła. Po jej wybraniu użytkownik proszony jest o podanie poprzedniego hasła i dwa razy nowego (wprowadzenie i weryfikacja). Rysunek 43 Okno nadawania uprawnień i haseł W oknie tym należy wprowadzić hasło, które pozwoli nowemu użytkownikowi pracować w programie. Uwaga: Nowe hasło należy wpisać w odpowiednich polach dwukrotnie. Stanowi to zabezpieczenie przed popełnieniem błędu podczas wpisywania hasła. Wpisywane hasło wyświetlane jest w postaci niewidocznej dla użytkownika (znaczki *). Jest to zabezpieczenie przed podejrzeniem hasła przez osoby trzecie. W celu usprawnienia i przyśpieszenia wykonywania pracy podczas nadawania uprawnień poszczególnym pracownikom, wprowadzono przycisk Kopiuj (F11). Jeśli będziemy chcieli nadać wybranej osobie uprawnienia takie same, jakie już posiada inna osoba wprowadzona do programu, wystarczy: wprowadzić hasło, kliknąć przycisk Kopiuj (F11), po pojawieniu się okna Wybieranie użytkownika, należy wybrać (podświetlić) osobę, której uprawienia mają być skopiowane, użyć przycisku OK. Spowoduje to skopiowanie uprawnień podświetlonej osoby na kartę uprawnień wprowadzanego aktualnie pracownika. Następnie należy określić uprawnienia (zaznaczając pola z lewej strony), które pozwolą użytkownikowi programu wykorzystywać tylko te opcje, jakie zostały mu przydzielone przez osoby uprawnione. Zaznaczenie określonych uprawnień będzie polegało na kliknięciu na pusty kwadrat, w którym pojawi się znacznik. Dostępne są między innymi następujące uprawnienia: Przeglądanie pacjentów pozwala wyszukać pacjentów w bazie i obejrzeć ich dane. Dodawanie i poprawianie pacjentów umożliwia wprowadzenie nowego pacjenta, a także modyfikację danych pacjentów już istniejących. Importowanie pacjentów pozwala importować arkusze z danymi z programu Excel Przeglądanie danych świadczeniodawcy pozwala przeglądać dane świadczeniodawcy. Poprawianie danych świadczeniodawcy pozwala na poprawianie danych świadczeniodawcy. Dodawanie i poprawianie danych banków daje możliwość wprowadzenia nowego banku i jego modyfikacji. Przeglądanie użytkowników systemu jest to opcja pozwalająca przeglądać listę osób pracujących z programem oraz dane dotyczące tych osób bez możliwości ich modyfikacji. Poprawianie danych użytkowników systemu umożliwia modyfikację danych osobowych pracowników (na zakładce Dane ogólne). Przeglądanie umów Wprowadzanie (importowanie) umów Importowanie pacjentów pozwala na import danych dotyczących pacjentów. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 23

25 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Import wykonanych usług pozwala na przeniesienie wykonanych usług zapisanych w arkuszu Excel, Przeglądanie lekarzy umożliwia przeglądanie bazy z wprowadzonymi lekarzami, Dodawanie i poprawianie lekarzy - pozwala na wprowadzanie danych nowych lekarzy i w razie potrzeby aktualizację danych. Zmiana lekarza umożliwia przeprowadzenie operacji przekazania pacjentów między lekarzami, Wprowadzanie i sprawdzanie ofert umożliwia wczytywanie i sprawdzanie ofert przesłanych przez NFZ, Eksportowanie ofert - umożliwia eksport ofert do Oddziału NFZ, Wprowadzanie zapytań ofertowych pozwala na import zapytań ofertowych do systemu, które zostały przesłane przez Oddział NFZ, Wprowadzanie rachunków refundacyjnychumożliwia generowanie rachunków za wykonane usługi, Eksportowanie rachunków refundacyjnych- pozwala na wyeksportowanie rachunków refundacyjnych do Oddziału NFZ, Tworzenie list POZ pozwala na stworzenie listy pacjentów, Generowanie statystki usług med.- umożliwia tworzenie raportów statystycznych z wykonanych usług, Tworzenie kopii bezpieczeństwa - umożliwia utworzenie kopii bezpieczeństwa, Indeksacja baz - umożliwia indeksację baz danych. Przeglądanie deklaracji pozwala na przeglądanie wprowadzonych do programu deklaracji, Dodawanie i poprawianie deklaracji pozwala na dodawanie i poprawianie deklaracji, Odtworzenie kopii bezpieczeństwa - pozwala na odtworzenie ostatniej kopii bezpieczeństwa. WYDRUK LISTY UŻYTKOWNIKÓW W celu wydrukowania listy użytkowników programu należy w oknie Lista użytkowników użyć przycisku Drukuj (F9). Przed wydrukowaniem listy istnieje możliwość podejrzenia wydruku na podglądzie. W karcie użytkownika można także ustawić uprawnienia dotyczące wydruku generowanych list i dokumentów (np.: lista usług, pacjentów, listy deklaracji, rachunki refundacyjne). Uwaga: Po zalogowaniu się na zdefiniowanego użytkownika tylko te opcje w menu będą dostępne (nie będą wyszarzone), do których użytkownik ma uprawnienia. POPRAWA DANYCH UŻYTKOWNIKA Aby poprawić informacje o użytkowniku programu należy zaznaczyć na liście wybranego użytkownika i użyć przycisku Popraw (F4). Po modyfikacji danych w Karcie użytkownika należy zatwierdzić zmiany przyciskiem OK. Aby anulować wprowadzone zmiany należy nacisnąć Anuluj. STRONA 24 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

26 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ZAPYTANIA OFERTOWE Określenie zapotrzebowania na usługi jest zadaniem każdego Oddziału NFZ. Na podstawie precyzyjnie przygotowanego planu usług, NFZ opracowuje i wysyła zapytania ofertowe do świadczeniodawców. Są one zapisane i przekazywane w formie elektronicznej. Abyśmy mogli wprowadzić do systemu zapytanie ofertowe przesłane przez NFZ należy wybrać opcję Zapytania ofertowe z menu Konkurs ofert. Rysunek 45 Okno wyboru pliku do zaimportowania W oknie tym należy wybrać dysk, katalog i plik, zawierający zapytanie. Po podświetleniu pliku, w prawej części okna (Nazwa archiwum) pojawią się nazwy plików zawierających zapytanie ofertowe (rozszerzenie plików ZPO ). Następnie należy podświetlić jedno z zapytań ofertowych z prawej strony i kliknąć przycisk OK. Rysunek 44 Przeglądanie i rejestracja zapytań ofertowych Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: ofertowego, - import pliku z zapytaniem ofertowym, - przeglądanie nagłówka zapytania - przeglądanie pozycji specyfikacji zapytania ofertowego, Możliwe jest również zaimportowanie większej liczby plików z zapytaniami ofertowymi. Jeżeli mają być zaimportowane wszystkie pliki znajdujące się we wskazanym katalogu wystarczy kliknąć w napis Nazwa archiwum, a wówczas zostaną one zaznaczone. W przypadku, gdy mają być importowane wybrane pliki można je wskazać używając przycisku Ctrl z klawiatury i klikając w wybrane pliki przyciskiem myszki. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się okno Import dokumentów, w którym będą automatycznie wyświetlane informacje o przebiegu importu. Podsumowaniem tej operacji będzie komunikat: - wydrukowanie zapytania ofertowego, - wyszukiwanie zapytań ofertowych według ich numerów, - wyszukiwanie pozycji specyfikacji wskazanego zapytania według kodu usługi lub nazwy usługi, - zamknięcie okna. IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO Po wyświetleniu okna Przeglądanie zapytań ofertowych, należy użyć przycisku. W wyniku tej czynności pojawi się okno Wybór dokumentów do importu. Rysunek 46 Zakończona operacja importu Zaimportowane w ten sposób zapytanie znajdzie się wraz ze swoją specyfikacją w oknie Przeglądanie zapytań ofertowych. JAK JEST ZBUDOWANE ZAPYTANIE OFERTOWE? Każde zapytanie ofertowe składa się z dwóch części: nagłówka, pozycji specyfikacji. Nagłówek zapytania jest prezentowany w górnej części okna. Znajdują się w nim następujące informacje: Numer zapytania, 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT/CZ2-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 25

27 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Zakres usług, jakie są ujęte w zapytaniu, Okres, w którym obowiązuje zapytanie, Termin składania ofert, Ograniczenia dla składanych ofert (Fundusz może zażądać osobnej oferty dla każdego miejsca wykonywania usług), Dane administracyjne o osobach redagujących zapytanie ofertowe w Funduszu. Po użyciu przycisku Ctrl F5 Podgl wzoru. użytkownik może przeglądać formularz ankiety dołączonej do wybranej usługi. Rysunek 50 Podgląd wzoru ankiety Rysunek 47 Nagłówek zapytania ofertowego W dolnej części okna z listą zapytań ofertowych znajdują się pozycje specyfikacji podświetlonego w górnej części okna zapytania. Informacje o usługach prezentowane są na dwóch zakładkach. Na zakładce pierwszej Specyfikacja zapytania ofertowego znajduje się: Kod usługi, Nazwa usługi, Potrzeby NFZ (jeżeli informacja ta została przez Fundusz ujawniona). W przypadku gdyby użytkownik chciał mieć widoczne na ekranie wyłącznie nagłówki zapytań ofertowych powinien uaktywnić opcję PRZEGLĄDANIE KARTY POZYCJI SPECYFIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wybranej usługi zawartej w zapytaniu ofertowym należy podświetlić ją na liście, a następnie użyć przycisku. Rysunek 48 Specyfikacja zapytania ofertowego Po użyciu przycisku Sh F3 Podgl. Zostanie otwarta Karta pozycji specyfikacji zapytania ofertowego i użytkownik będzie mógł przeglądać dane w niej zawarte. Na drugiej zakładce Wzory ankiet skojarzone z zapytaniem są umieszczone: Nazwa wzoru ankiety, Informacja, czy wypełnienie ankiety jest obligatoryjne. Rysunek 49 Wzory ankiet skojarzone z zapytaniem Rysunek 51 Karta pozycji zapytania ofertowego W górnej części karty znajduje się nazwa usługi oraz informacja czy do pozycji oferty ma zostać dołączona lista osób personelu wykonującego daną usługę. W karcie tej na kolejnych zakładkach znajdują się także informacje dotyczące: - zapotrzebowania Narodowego Funduszu Zdrowia, - pakietu usług szczegółowych wykonywanych w ramach wybranej pozycji specyfikacji, STRONA 26 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT /CZ2-01

28 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - wzorów ankiet dotyczących wybranej pozycji specyfikacji oferty. Zapotrzebowanie NFZ Na zakładce tej jest prezentowane w sposób ilościowy zapotrzebowanie Funduszu dotyczące wybranej usługi. NFZ może zdecydować się nie przekazywać tej informacji w zapytaniu ofertowym. Wówczas na zakładce tej znajduje się następująca informacja: Rysunek 52 Specyfikacja oferty bez podanego zapotrzebowania NFZ Pakiet usług szczegółowych Na drugiej zakładce znajduje się lista usług szczegółowych, wykonywanych w ramach usługi głównej. Rysunek 54 Wzory ankiet skojarzone z pozycją zapytania ofertowego Na zakładce tej jest podana nazwa wzorca ankiety oraz informacja, czy wypełnienie ankiety jest obligatoryjne. Przy użyciu przycisku Ctrl F3 Podgląd można przeglądać formularz ankiety. Rysunek 53 Pakiet usług szczegółowych w ramach pozycji ankiety Podanie tej informacji może mieć dwojaki cel: - wyłącznie informacyjny, ponieważ świadczeniodawca jest zobowiązany wykonywać wszystkie usługi z pakietu, - zebranie w ofertach informacji o gotowości świadczeniodawcy do wykonywania usług z pakietu. W tym drugim przypadku tworząc ofertę świadczeniodawca musi wskazać, które pozycje pakietu jest w stanie wykonywać. Wzory ankiet skojarzone z pozycją zapytania ofertowego Zarówno do całego zapytania jak również do wybranej pozycji specyfikacji może zostać dołączony formularz ankiety. Będzie on widoczny na trzeciej zakładce w karcie specyfikacji zapytania ofertowego. Rysunek 55 Podgląd wzorca ankiety NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZEGLĄDAJĄC ZAPYTANIE OFERTOWE Tworząc zapytanie ofertowe pracownicy NFZ umieszczają w nim szereg informacji, na które świadczeniodawca powinien zwrócić szczególną uwagę. Są to następujące elementy: Termin obowiązywania zapytania jest to okres, na który Fundusz chce zakontraktować usługi zawarte w zapytaniu, termin ten jest widoczny w nagłówku zapytania jako dwie graniczne daty: Ważna od oraz Ważna do. Najczęściej termin obowiązywania zapytania to cały kolejny rok. Termin składania oferty jest do data, do której oferta utworzona w odpowiedzi na przesłane zapytanie powinna zostać dostarczona do NFZ. Przestrzeganie tej daty jest bardzo istotne ze względu na regulamin konkursu ofert. Opcjonalne wymaganie oddzielnych ofert dla każdego miejsca wykonywania usług informacja na 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT/CZ2-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 27

29 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT temat tego warunku jest podana w nagłówku zapytania. Miejsca wykonywania usług są uzupełniane przez użytkownika w Karcie świadczeniodawcy. Jeżeli Fundusz w zapytaniu ofertowym poda taki warunek to świadczeniodawca dla każdego ze swoich miejsc wykonywania usług powinien stworzyć osobną ofertę. Jeżeli warunek taki nie jest określony, wówczas dla każdej z usług może zostać podane osobne miejsce wykonywania. Usługi w pakietach do tej pory pakiety usług szczegółowych były dołączane do usług kontraktowanych w umowach. Obecnie pakiety usług są również umieszczane w zapytaniach ofertowych. Można je przeglądać w karcie pozycji specyfikacji zapytania na zakładce Pakiety wykonywanych usług. W zależności od opcji zaznaczonej przez NFZ pakiet jest podany wyłącznie w celu informacyjnym lub też świadczeniodawca powinien określić, które usługi z pakietu jest w stanie wykonywać. Personel medyczny w zależności od opcji zaznaczonej w karcie pozycji specyfikacji oferty, do każdej pozycji specyfikacji oferty świadczeniodawca powinien załączyć listę personelu medycznego wykonującego daną usługę. Plan turnusów - Fundusz dla danej pozycji specyfikacji zapytania ofertowego może określić jako wymagane podanie planu turnusów Ankiety skojarzone z zapytaniem ofertowym do każdej pozycji specyfikacji zapytania ofertowego może być dołączona lista ankiet, czyli formularzy, które powinien wypełnić świadczeniodawca. Ankiety mogą także zostać dołączone bezpośrednio do nagłówka zapytania ofertowego. W górnej części okna można wyszukiwać i przeglądać dokumenty zgodnie z wybranym przez siebie zakresem. Do wykonania tych czynności służy przycisk Zastosuj, którego użycie spowoduje wyselekcjonowanie i wyświetlenie dokumentów wg wprowadzonych kryteriów: Oddział NFZ, Rok. Pole Szukaj wg umożliwia wyszukiwanie zapytań według numeru zapytania. Aby wyszukiwać pozycje zapytania należy skorzystać z pola Szukaj wg w dolnej części okna. Umożliwia ono wyszukiwanie usług według ich nazwy lub kodu. Po określeniu kryterium wyszukiwania należy użyć przycisku F7-Szukaj lub ShF7-Szukaj, aby wyszukiwanie zostało uruchomione. DRUKOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO Aby wydrukować zapytanie ofertowe należy, podświetlić wybraną pozycję i kliknąć przycisk Drukuj (F9). Program wyświetli okienko w celu wyboru właściwej drukarki, ilości stron do wydrukowania, itd. WYSZUKIWANIE ZAPYTAŃ OFERTOWYCH W przypadku, gdy w programie znajdzie się wiele zapytań ofertowych będziemy mogli wyszukać tylko te, które nas interesują W tym celu możemy wykorzystać kryteria wyszukiwania dostępne w górnej części okna oraz w polu Szukaj wg. Rysunek 56 Okno Drukuj STRONA 28 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT /CZ2-01

30 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ REJESTRACJA I WYPEŁNIANIE OFERT (DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ) Aby każdy świadczeniodawca mógł podpisać umowę z wybranym Oddziałem NFZ, powinien przekazać informacje o rodzaju usług, które ma do zaoferowania, ich ilości oraz proponowanej cenie. Dlatego stworzono w programie opcję, która umożliwi przygotowanie czytelnych ofert. Poza ofertami świadczeniodawca może tworzyć również dokumentację aktualizacyjną, która pozwala na sprawniejsze przygotowanie umów w NFZ. Dokumentacja ta pełni jedynie funkcję informacyjną dla NFZ i nie stanowi właściwej oferty. Opcja menu głównego Konkurs ofert\oferty pozwala na wprowadzanie informacji w ofertach i dokumentacjach aktualizacyjnych utworzonych na podstawie zapytań ofertowych przygotowanych przez Oddziały NFZ. Podstawowe operacje to: poprawianie nagłówków dokumentów, przeglądanie nagłówków dokumentów, rejestracja faktu sprawdzenia dokumentów, rejestracja faktu zatwierdzenia dokumentu, usuwanie dokumentu, wyszukiwanie dokumentów według wprowadzonych kryteriów, wprowadzanie pozycji specyfikacji dokumentu, uzupełnianie informacji o miejscach wykonywania usług, uzupełnianie informacji o personelu medycznym, uzupełnianie informacji o planie turnusów, uzupełnianie informacji o harmonogramie pracy placówki świadczącej usługi, poprawianie pozycji specyfikacji dokumentu, podgląd pozycji specyfikacji dokumentu, usuwanie pozycji specyfikacji dokumentu, wyszukiwanie pozycji specyfikacji dokumentu, wypełnianie ankiet dołączonych do zapytania ofertowego, eksport dokumentów do NFZ. Import zapytania ofertowego i stworzenie oferty (dokumentacji aktualizacyjnej) jest możliwe niezależnie od Oddziału NFZ, w którym dokument powstał. A więc jeśli świadczeniodawca nie jest zarejestrowany w żadnym Oddziale, lub też jest zarejestrowany np. w Wielkopolskim OW NFZ nie będzie miał trudności z wczytaniem zapytania ofertowego z Mazowieckiego Oddziału NFZ. Natomiast przesłanie wypełnionej oferty Oddziałowi NFZ wiąże się z przesłaniem swoich danych, które są uzupełnione w Karcie świadczeniodawcy (opcja Dane świadczeniodawcy z menu Różne). Operacje te zostały opisane w rozdziale Funkcje podstawowe. PRZEGLĄDANIE I REJESTRACJA OFERT Po wybraniu opcji Oferty z menu Konkurs ofert nastąpi wyświetlenie okna Przeglądanie i rejestracja ofert/dokumentacji aktualizacyjnych. W oknie tym znajdą się wszystkie wprowadzone, sprawdzone i zatwierdzone dokumenty wraz ze swoimi specyfikacjami. Rysunek 57 Przeglądanie i rejestracja ofert oraz dokumentacji aktualizacyjnych W pierwszej kolumnie (T) w górnej części okna znajdują się znaczniki określonych dokumentów: O: oznacza ofertę, A: oznacza dokumentację aktualizacyjną. Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: Dodaj (F2) wprowadzenie oferty lub dokumentacji aktualizacyjnej na podstawie zapytania ofertowego, Podgląd (F3) - przeglądanie Karty nagłówka oferty/dokumentacji aktualizacyjnej, Popraw (F4) poprawianie dokumentów już wprowadzonych, Usuń (F8) usuwanie dokumentów z systemu, Rej.spraw. zarejestrowanie faktu sprawdzenia poprawności dokumentu, Rej.zatw. zarejestrowanie faktu zatwierdzenia dokumentu 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 29

31 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Drukuj (F9) wydrukowanie wyselekcjonowanej listy dokumentów, Eksport (ShF6) wygenerowanie pliku zawierającego zatwierdzoną ofertę/dokumentację aktualizacyjną w formie elektronicznej, która zostanie przesłana do Kasy Chorych. Dodaj (ShF2) dodanie pozycji specyfikacji wybranego dokumentu, Podgląd (ShF3) - przeglądanie danych pozycji specyfikacji dokumentu, Popraw (ShF4) poprawienie danych pozycji specyfikacji wybranego dokumentu, Usuń (ShF8) usunięcie pozycji specyfikacji, Plan turnusów przeglądanie planów turnusów, Szukaj (F7) oraz Szukaj (Sh F7) wyszukiwanie dokumentów oraz pozycji ich specyfikacji według określonych kryteriów, Zastosuj wyszukiwanie dokumentów oraz pozycji ich specyfikacji według kryteriów określonych w górnej części okna, Zamknij zamknięcie listy ofert/dokumentacji aktualizacyjnej. Szczególną uwagę należy zwrócić na zjawisko wyszarzenia poszczególnych przycisków. Dzięki temu użytkownik wie, które operacje są możliwe do wykonania na danym etapie pracy z systemem (jest to związane z aktualnie podświetlonym dokumentem, znajdującym się na liście). Przykładowo, jeśli podświetlona jest oferta sprawdzona, to przycisk jest wyszarzony (zablokowany). Oznacza to, że nie musimy już sprawdzać danej oferty. Jeżeli zaraz potem podświetlimy wprowadzoną ofertę, przycisk ten zostanie odblokowany. Będzie to oznaczało, że możemy ją sprawdzić i zarejestrować ten fakt w systemie. Aby obejrzeć niewidoczne części tabeli należy użyć pasków przewijania bądź też strzałek na klawiaturze. W dolnej części listy znajduje się informacja o kodzie usługi, jej pełnej nazwie oraz miejscu wykonywania podświetlonej na liście pozycji specyfikacji oferty. Statusu dokumentu: Oferta wprowadzona, Oferta sprawdzona, Oferta zatwierdzona, Pochodzenie: Własne, Na podstawie zapytania ofertowego, Rok. Szukaj (F7) użycie tego przycisku po uprzednim wybraniu kryterium wyszukiwania i uzupełnieniu pustego pola Szukaj wg, spowoduje wyświetlenie w tabeli tylko tych dokumentów, które będą spełniać podane przez nas warunki. Nagłówki ofert można wyszukiwać według Numeru oferty. Szukaj (Shift F7) pozwala wyszukiwać pozycje specyfikacji dokumentów. Użytkownik może wybrać jedno z trzech dostępnych kryteriów: liczba porządkowa, kod usługi, nazwa usługi. TWORZENIE OFERTY LUB DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ Utworzenie oferty lub dokumentacji aktualizacyjnej jest możliwe tylko i wyłącznie na podstawie zapytania ofertowego. W celu utworzenia odpowiedniego dokumentu należy użyć przycisku F2 Dodaj i wybrać z menu kontekstowego odpowiednią opcję:. Aby utworzyć ofertę należy wybrać Ofertę, aby utworzyć dokumentację Dokumentację aktualizacyjną. Po wybraniu rodzaju dokumentu można przystąpić do określania jego specyfikacji. Po wybraniu dokumentu pojawi się komunikat informujący użytkownika o tym, że aby utworzyć ofertę/dokumentację aktualizacyjną należy wskazać zapytanie ofertowe, na podstawie którego dany dokument ma zostać utworzony. Rysunek 58 Informacja o miejscu wykonywania usługi WYSZUKIWANIE OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI W górnej części okna można wyszukiwać i przeglądać dokumenty zgodnie z wybranym przez siebie zakresem. Do wykonania tych czynności służą wprowadzone do systemu następujące przyciski: Zastosuj spowoduje wyselekcjonowanie i wyświetlenie dokumentów wg wprowadzonych kryteriów: Oddział NFZ, Rysunek 59 Komunikat Podobny komunikat pojawia się dla dokumentacji aktualizacyjnej: Rysunek 60 Komunikat STRONA 30 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

32 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Po wybraniu przycisku OK zostanie otwarta lista zapytań ofertowych, na której użytkownik dokonuje wskazania zapytania, na którego podstawie ma być utworzona oferta lub dokumentacja. Po podświetleniu nagłówka zapytania i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK wybrany dokument zostanie utworzony, o czym użytkownik zostanie poinformowany kolejnym komunikatem. Rysunek 61 Komunikat - utworzono ofertę Analogiczny komunikat pojawia się dla dokumentacji aktualizacyjnej: Rysunek 64 Komunikat - miejsce wykonywania usług Po naciśnięciu przycisku OK zostanie otwarta lista miejsc wykonywania usług i użytkownik powinien wskazać miejsce, którego będzie dotyczyła tworzona oferta. W przypadku, jeżeli miejsca te nie zostały uzupełnione należy je wprowadzić na listę. Operacja ta jest opisana w rozdziale Funkcje podstawowe. Rysunek 62 Komunikat-utworzono dokumentację aktualizacyjną Oferta oraz dokumentacja aktualizacyjna są tworzone w taki sam sposób, stąd w dalszej części instrukcji opisana zostanie czynność tworzenia oferty. Wszystkie opisywane funkcje są analogiczne dla dokumentacji aktualizacyjnej. Po dodaniu dokumentu na liście ofert zostanie umieszczony nagłówek oferty. Będzie on miał status Wprowadzony. Oferta w momencie utworzenia nie posiada uzupełnionych pozycji specyfikacji. Użytkownik sam decyduje, które usługi z zapytania ofertowego mają zostać umieszczone w ofercie. W przypadku, gdy na podstawie wskazanego zapytania ofertowego została już utworzona oferta wówczas po wskazaniu zapytania i użyciu przycisku OK użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie. Jednak oczywiście do każdego zapytania ofertowego może zostać utworzona dowolna liczba ofert. Rysunek 65 Lista miejsc wykonywania usług Wskazane miejsce wykonywania usług zostanie uzupełnione w kartach pozycji specyfikacji oferty. W przypadku tworzenia oferty, w której świadczeniodawca musi określić grupę dokumentów formalno-prawnych pojawia się okno pozwalające wybrać odpowiednią dla podmiotu grupę tych dokumentów: Rysunek 63 Komunikat Jeżeli użytkownik wybierze przycisk TAK oferta zostaje umieszczona na liście ofert. W zapytaniu ofertowym może zostać określona przez NFZ konieczność tworzenia osobnej oferty dla każdego miejsca wykonywania usług. Warunek ten znajduje się w nagłówku zapytania. Po wskazaniu zapytania i naciśnięciu OK użytkownik zostanie poinformowany, że tworzona oferta będzie dotyczyła jednego miejsca wykonywania usług. Rysunek 66 Wybór grupy dokumentów formalnoprawnych Po określeniu grupy dokumentów w nagłówku oferty na zakładce Wymagane dokumenty formalnoprawne widoczne będą wszystkie wymagane dokumenty określone w danej grupie. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 31

33 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 68 Karta nagłówka oferty Rysunek 67 Grupy wymaganych dokumentów formalno-prawnych NAGŁÓWEK OFERTY Po utworzeniu oferty na liście ofert pojawia się nagłówek tego dokumentu mający status Wprowadzony. Zawarte są w nim następujące informacje: Oddział NFZ, do którego jest kierowana oferta, - pole to jest uzupełniane automatycznie na podstawie zapytania ofertowego i użytkownik, nie może go modyfikować, Okres ważności oferty jest domyślnie uzupełniany na podstawie zapytania ofertowego, użytkownik może jednak ten okres modyfikować, pod warunkiem, że będzie on obejmować okres jednego roku i nie będzie dłuższy od okresu ustalonego przez Oddział NFZ, Zakres usług uzupełniany na podstawie zapytania ofertowego, użytkownik nie może go modyfikować, Miejsce wykonywania usług pole to jest uzupełniane w przypadku, gdy cała oferta ma dotyczyć jednego miejsca wykonywania usług, na podstawie informacji podanej przez użytkownika przy tworzeniu oferty. Jeżeli usługi w ofercie mogą dotyczyć różnych miejsc wykonywania wówczas pole to nie jest uzupełniane, Numer oferty uzupełniany automatycznie przez system, Typ specyfikacji: miesięczny, turnusowy, Jest to opcja, która jest domyślnie zaznaczona jako typ miesięczny i użytkownik nie może jej zmienić ponieważ obecnie NFZ stosuje tylko ten jeden typ rozliczania. Dane administracyjne osoby wprowadzającej ofertę. Użytkownik może przeglądać informacje zawarte w nagłówku oferty poprzez użycie przycisku. Nagłówek oferty może także zostać usunięty jeżeli zostanie użyty przycisk. POZYCJE SPECYFIKACJI OFERTY Oferta utworzona na podstawie zapytania ofertowego nie ma początkowo żadnych pozycji specyfikacji. Decyzja, które usługi zostaną ujęte w ofercie należy do użytkownika. Poszczególne usługi są wprowadzane poprzez użycie przycisku. W karcie pozycji specyfikacji oferty należy wskazać usługę. Otwarta lista usług zawiera tylko te pozycje, które zostały uwzględnione przez NFZ w zapytaniu ofertowym. Z listy tej użytkownik wybiera tą usługę, którą chce zawrzeć w swojej ofercie. Po użyciu przycisku OK usługa zostanie umieszczona w specyfikacji oferty. Rysunek 69 Karta pozycji specyfikacji oferty W lewym górnym rogu karty znajduje się liczba porządkowa pozycji oferty informująca użytkownika o tym, która z kolei usługa jest właśnie wprowadzana do oferty. STRONA 32 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

34 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ UZUPEŁNIANIE MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG W karcie pozycji specyfikacji oferty należy uzupełnić informację w polu Miejsce wykonywania usług. Wyboru miejsca dokonuje się z listy wprowadzonych do programu placówek (menu Różne, opcja Dane świadczeniodawcy). Sposób wprowadzania tych danych jest opisany w rozdziale Funkcje podstawowe. Miejsce wykonywania usług może zostać także wprowadzone podczas uzupełniania Karty pozycji specyfikacji oferty. W przypadku, jeżeli Oddział NFZ w zapytaniu ofertowym określił, że cała oferta ma dotyczyć jednego miejsca wykonywania świadczeń jest ono wybierane przez użytkownika bezpośrednio po wskazaniu zapytania ofertowego. Jest ono uzupełniane automatycznie we wszystkich kartach pozycji specyfikacji danej oferty. Jest to wówczas informacja wyszarzona i użytkownik nie może jej zmienić w karcie pozycji specyfikacji oferty. UZUPEŁNIANIE SPECYFIKACJI ILOŚCIOWEJ I CENOWEJ Uwaga: W przypadku, gdy do pozycji oferty powinien zostać dołączony plan turnusów może się zdarzyć, że użytkownik nie będzie mógł uzupełnić ilości na zakładce Wartości oferowane. Zostaną one automatycznie przeliczone na podstawie ilości skierowań podanych przez użytkownika na zakładce Plan turnusów. Na zakładce Wartości oferowane uzupełniana jest proponowana przez oferenta ilość oraz cena jednostkowa wybranej usługi. Kolumna Potrzeby Oddziału NFZ jest uzupełniana wartościami z zapytania ofertowego w przypadku, gdy Oddział NFZ określił, że zapotrzebowanie to ma być widoczne dla oferenta. Wprowadzanie na Kartę cen i ilości usług w poszczególnych miesięcy możliwe jest gdy: podświetlimy odpowiednią komórkę, wpiszemy określoną wartość i zatwierdzimy ją klawiszem Enter. W przypadku, gdy będziemy chcieli wpisać te same wartości do wszystkich wierszy w wybranej kolumnie, będziemy mogli posłużyć się wprowadzonymi na Kartę zakładkami: Liczba usług całkowita oraz Cena usług w miesiącach, Liczby usług w miesiącach. W przypadku zakładek: Liczby usług w miesiącach i Cena usług w miesiącach działania przeprowadzane są w prosty sposób. Wartość wpisana w puste pole na wybranej zakładce jest dodawana, odejmowana lub przypisana do każdego wiersza określonej kolumny. Nieco inaczej wygląda uzupełnianie wierszy na zakładce Liczba usług - całkowita. Jeżeli wpiszemy wartość w puste pole na zakładce Liczba usług całkowita, wówczas zostanie ona w sposób automatyczny podzielona przez liczbę wierszy i dodana, odjęta lub przypisana do poszczególnych pól w kolumnie Liczba usług. Wartość wpisana w pustym polu na wybranej zakładce jest dodawana, odejmowana lub przypisana do wierszy, w odpowiednich kolumnach. Czynności te można wykonać za pomocą przycisków: - dodaje podaną na zakładce wartość w każdym wierszu określonej kolumny, - odejmuje podaną na zakładce wartość w każdym wierszu określonej kolumny, - zeruje wartości w każdym wierszu określonej kolumny, - wpisuje podaną na zakładce wartość do wszystkich wierszy w wybranej kolumnie. Powyżej opisane czynności mogą być wykonywane również za pomocą klawiatury W tym celu należy wykorzystać klawisze +, -, *, =. Przykład 1: Na zakładkę Liczba usług - całkowita wpisujemy Rysunek 70 Zakładka - wartości oferowane Liczba wierszy równa jest liczbie miesięcy określonych terminem obowiązywania danej oferty. Kolumna Wartość jest automatycznie uzupełniana przez system, na podstawie danych wprowadzonych w kolumnach Liczba usług i Cena jednostkowa. liczbę 100 i klikamy przycisk. Liczba miesięcy=5. Wartość poszczególnych wierszy w kolumnie Liczba usług zostanie zmieniona na 20 (100/5=20). Przykład 2: Dane: liczba usług w każdym miesiącu =10, liczba miesięcy =5, 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 33

35 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT liczba usług całkowita=50, cena jednostkowa =2, wartość usług w jednym miesiącu=20, wartość całkowita usług=100. Aby powiększyć wartość całkowitą usług o 200 wpisujemy 200 na zakładkę Wartość usług -całkowita, a następnie klikamy na przycisk. Zostaną dokonane następujące obliczenia: 200/50=4 - przyrost ceny jednostkowej, 2+4=6 - cena jednostkowa, 6 10 =60 - wartość usług w miesiącu, sprawdzenie: 60 5 = nowa wartość całkowita oferowanych usług ( =300). UZUPEŁNIANIE PAKIETU USŁUG SZCZEGÓŁOWYCH W zapytaniu ofertowym do usługi kontraktowanej może zostać dołączony pakiet usług szczegółowych. Cel zamieszczenia pakietu w zapytaniu ofertowym może być dwojaki: wyłącznie informacyjny, ponieważ świadczeniodawca jest zobowiązany wykonywać wszystkie usługi z pakietu, zebranie danych o usługach, które świadczeniodawca jest w stanie świadczyć. W tym drugim przypadku świadczeniodawca uzupełniający ofertę stworzoną na podstawie zapytania ofertowego powinien zaznaczyć, które z usług zawartych w pakiecie jest w stanie wykonywać. Zaznaczenia dokonuje się w karcie pozycji specyfikacji oferty na zakładce Pakiet usług szczegółowych. Aby dokonać zmiany znacznika należy podświetlić usługę na liście i użyć odpowiednio przycisków lub. W celu zmiany znacznika dla wszystkich usług szczegółowych umieszczonych na liście stosować należy przyciski lub. Świadczeniodawca w ramach wykonywanych (zaznaczonych na liście) usług może określić ofertę cenową. Aby podać cenę dla danej pozycji pakietu należy po wybraniu tej pozycji kliknąć na przycisk. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego, w którym można wpisać oferowaną cenę: Rysunek 72 Okno do wpisania oferowanej ceny Zmiana ceny oferowanej jest możliwa tylko dla pozycji pakietu, które zostały zaznaczone. W przypadku pozycji nie zaznaczonych zmiana ceny jest zablokowana. Jeżeli użytkownik wpisze wartość 0 (zero) wówczas przy sprawdzaniu oferty zostanie wyświetlona informacja o brakujących lub błędnych wpisach w ofercie. Przykładowe okno takiego komunikatu znajduje się poniżej: Rysunek 71 Zakładka z listą usług szczegółowych Poszczególne pozycje pakietu mogą otrzymać jeden z dwóch rodzajów znaczników: - oznaczający, że świadczeniodawca decyduje się na wykonywanie określonej usługi, - oznacza, że świadczeniodawca nie jest w stanie wykonywać danej usługi. Rysunek 73 Komunikat o błędnych lub brakujących wpisach w ofercie W przypadku, gdy pakiet usług jest zamieszczony wyłącznie w celu informacyjnym przyciski na tej zakładce są nieaktywne. W górnej części zakładki znajduje się wówczas komentarz: Oferent zgłasza gotowość wykonywania wszystkich usług z pakietu (wymóg zapytania ofertowego). STRONA 34 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

36 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Oddział NFZ tworząc zapytanie ofertowe może również zażądać od świadczeniodawcy-oferenta konieczności podania oferowanej ilości wykonywanych usług na poziomie poszczególnych usług szczegółowych z pakietu. W tej sytuacji, po podświetleniu dowolnej pozycji z pakietu usług szczegółowych, w dolnej części okna wyświetlona zostanie specyfikacja miesięczna dla tej usługi, gdzie należy podać ilości oferowane w poszczególnych miesiącach. Rysunek 76 Lista personelu Wyboru osób personelu dokonuje się przechodząc do listy pracowników medycznych. Przy użyciu przycisku F2 Dodaj należy otworzyć listę, dokonać wyboru odpowiedniej osoby i zatwierdzić wybór przyciskiem OK. Wprowadzonego do karty specyfikacji oferty pracownika można usunąć przyciskiem F8 Usuń. Rysunek 74 Podanie oferowanej ilości na poziomie usług szczegółowych UZUPEŁNIANIE LISTY PERSONELU MEDYCZNEGO Aby dana osoba personelu została zamieszczona w ofercie, musi w karcie pracownika posiadać określoną co najmniej jedną kompetencję. Jeżeli taka osoba nie posiada uzupełnionych danych o kompetencji, przy jej wyborze w specyfikacji oferty pojawia się poniższy komunikat: W zapytaniu ofertowym Oddział NFZ określa czy wymagane jest podanie osób personelu medycznego dla wybranej pozycji oferty. Listę tą uzupełnia się na zakładce Personel w karcie pozycji specyfikacji oferty. Rysunek 77 Komunikat o braku uzupełnionych informacji na temat kompetencji Również jeżeli w danych pracownika brakuje informacji o stażu pracy taka osoba nie może być wykazana w ofercie: Rysunek 75 Zakładka z personelem medycznym Rysunek 78 Komunikat o braku informacji o stażu pracy Zakładka z danymi personelu medycznego jest podzielona na trzy części. Część główną stanowi lista osób personelu, na której umieszczane są osoby wykonujące bieżącą usługę we wskazanym miejscu. Wybór takiej osoby w specyfikacji oferty jest możliwy dopiero po uzupełnieniu danych w karcie pracownika. Dla każdej z osób umieszczonych na liście należy określić liczbę godzin pracy w tygodniu. Można tego dokonać dwoma sposobami. Sposób 1 Określamy sumaryczny czas pracy w tygodniu. W tym celu używamy przycisku 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 35

37 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT. Po jego użyciu pojawi się okno, w którym użytkownik może wpisać liczbę godzin pracy w tygodniu jaką osoba personelu poświęca na wykonywanie usługi w ramach bieżącej pozycji specyfikacji oferty w wybranym miejscu. Uwaga: Godziny pracy mogą być podawane z dokładnością do 15 minut. W przypadku, gdy osoba personelu pracuje na przełomie dwóch dni wówczas godziny pracy wprowadzamy osobno dla dnia pierwszego i drugiego. Rysunek 79 Wymiar czasu pracy Po naciśnięciu przycisku OK liczba godzin pracy zostanie umieszczona na liście usług personelu przy wybranym pracowniku. Sposób 2 Użytkownik programu może określić dokładny harmonogram pracy każdej osoby personelu medycznego. W tym celu służy część zakładki określona jako Godziny pracy. Przykład Pracownik ma dyżur od godziny w poniedziałek do 6.00 dnia następnego. W takim przypadku wprowadzamy godziny pracy w poniedziałek od do oraz we wtorek od do Podczas tworzenia harmonogramu godzin pracy program sprawdza poprawność wprowadzanych danych. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości użytkownik jest o tym informowany odpowiednimi komunikatami. Jeżeli wpisana wartość przekroczy liczbę 24 lub nie zostanie uzupełniona zostanie wyświetlony komunikat o nieprawidłowej godzinie. Rysunek 81 Komunikat o błędnie wprowadzonych danych W przypadku gdy użytkownik wprowadzi godzinę pracy końcową wcześniejszą od początkowej również zostanie o tym ostrzeżony. Rysunek 80 Harmonogram godzin pracy Aby stworzyć harmonogram należy w polu Dni wybrać dzień tygodnia a w polach godziny od do określić czas pracy osoby personelu w tym dniu. Po uzupełnieniu tych danych używamy przycisku ShF2 Dodaj co pozwala umieścić wpis na liście. Aby wprowadzić zmiany w harmonogramie należy podświetlić korygowany wpis na liście, dokonać odpowiednich zmian, a następnie użyć przycisku ShF4 Popraw. Pozycja harmonogramu zostanie usunięta, gdy ją podświetlimy i użyjemy przycisku ShF8 Usuń. Zakres godzin wprowadzany w polach od do stanowią godziny od 00:00 do 24:00. Rysunek 82 Komunikat Gdy użytkownik wprowadzi godziny pracy, które już są ujęte w harmonogramie wówczas zostanie poinformowany o wystąpieniu konfliktu danych. Rysunek 83 Komunikat UZUPEŁNIANIE SPRZĘTU MEDYCZNEGO W specyfikacji oferty świadczeniodawca może podać informacje o posiadanym sprzęcie medycznym. Informacje te są uzupełniane na zakładce Sprzęt: STRONA 36 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

38 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Zakładka ta składa się z dwóch części. Po lewej stronie jest umieszczony plan turnusów utworzony przez użytkownika. Prezentowane są tutaj następujące informacje: numer turnusu, data początkowa, data końcowa, liczba skierowań, liczba dni, liczba osobodni. Rysunek 84 Uzupełnianie zakładki Sprzęt w specyfikacji oferty W celu dodania do pozycji oferty sprzętu medycznego należy kliknąć przycisk. Po wykonaniu tej czynności nastąpi otwarcie okna Wybieranie sprzętu, w którym należy wybrać sprzęt wprowadzony wcześniej do bazy. Baza sprzętu medycznego tworzona jest z poziomu menu Konkurs ofert/sprzęt medyczny (szczegółowy opis tworzenia i edycji bazy sprzętu został opisany w dalszej części instrukcji- rozdział Baza sprzętu ). Aby dodać sprzęt do pozycji oferty należy zaznaczyć go na liście i kliknąć przycisk OK. Aby przejrzeć informacje o sprzęcie należy użyć przycisku F3-Podgląd. Aby usunąć wybrany sprzęt z pozycji oferty należy po jego zaznaczeniu kliknąć na przycisk. UZDROWISKO Oddział NFZ w zapytaniu ofertowym może określić, że do pozycji specyfikacji oferty ma zostać dołączony plan turnusów. Informacja o tym jest wyświetlana w karcie pozycji specyfikacji oferty, pod nazwą usługi. Jeżeli więc w karcie jest umieszczony komentarz do bieżącej pozycji oferty należy podać plan turnusów użytkownik powinien uzupełnić dane na zakładce Uzdrowisko. Rysunek 85 Karta pozycji specyfikacji oferty - plan turnusów W dolnej części okna umieszczone zostały informacje o sumie skierowań oraz sumie osobodni, które zostały określone w ramach wszystkich turnusów. Prawa strona zakładki pozwala na tworzenie poszczególnych turnusów. Rysunek 86 Tworzenie planu turnusów Przyciski pozwalają na wykonanie następujących operacji: - przesunięcie podświetlonego turnusu do góry w planie turnusów, - przesunięcie podświetlonego turnusu na dół w planie turnusów, turnusu, - dodanie turnusu do planu turnusów, - poprawienie podświetlonego - usunięcie podświetlonego turnusu. Aby wprowadzić turnus na listę należy określić: datę początkową oraz końcową trwania turnusu, liczbę skierowań, opis turnusu nie jest to informacja obowiązkowa. Po uzupełnieniu tych danych i użyciu przycisku Ctrl+D Dodaj turnus zostanie umieszczony w planie turnusów przy czym liczba osobodni zostanie przeliczona jako iloczyn liczby dni w turnusie oraz liczby skierowań. W tej części okna znajduje się również pole Długość turnusu, w którym automatycznie wyliczana jest długość trwania turnusu na podstawie informacji wpisanych w polach Od oraz Do. Podobnie, przy 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 37

39 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wpisaniu wartości w polu Długość turnusu aktualizowane jest odpowiednio pole Do. Przycisk pozwala na automatyczne wyznaczenie daty zakończenia turnusu w przypadku, gdy podane są data rozpoczęcia turnusu (pole Od) oraz długość trwania turnusu (pole Długość turnusu). Oddział Funduszu określając podanie planu turnusów jako obowiązkowe określa również sposób w jaki plan turnusów wpływa na oferowaną liczbę usług (uzupełnianą na pierwszej zakładce w karcie pozycji specyfikacji oferty). Może to być jeden z następujących sposobów: 1. automatyczne wyznaczenie oferowanej liczby osobodni na podstawie planu turnusów wg ostatniego dnia turnusu, 2. automatyczne wyznaczenie oferowanej liczby osobodni na podstawie planu turnusów dzieląc turnusy na miesiące w razie potrzeby, 3. ręczne uzupełnienie wartości przez oferenta. W trzecim przypadku użytkownik powinien na zakładce wartości oferowane samodzielnie wpisać liczbę osobodni w poszczególnych miesiącach. W pierwszym i drugim przypadku ręczne uzupełnienie ilości nie będzie możliwe. Przy próbie wpisywania ilości pojawi się komunikat ostrzegający. Aby usunąć określony profil należy użyć przycisku Usuń. GODZINY PRACY PORADNI/ODDZIAŁU W zapytaniu ofertowym Oddział NFZ może określić czy w ofercie wymagane jest podanie czasu pracy poradni lub określonego oddziału szpitala. W celu wpisania godzin pracy placówki świadczącej usługi należy przejść do zakładki Godziny pracy poradni/oddziału. Rysunek 89 Godziny pracy poradni/oddziału Aby wstawić harmonogram pracy palcówki należy wybrać dzień tygodnia, czas rozpoczęcia pracy oraz czas zakończenia pracy. Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj, który spowoduje przeniesienie danych do harmonogramu. Jeżeli zostaną wprowadzone błędne dane można je zmodyfikować wybierając Popraw. Aby usunąć wpis z harmonogramu należy kliknąć przycisk Usuń. Rysunek 87 Komunikat - nie można edytować ilości W dolnej części okna należy podać profile leczenia uzdrowiskowego jakie są charakterystyczne dla danego uzdrowiska. Aby dodać określony profil należy użyć przycisku Dodaj, który spowoduje wyświetlenie listy dostępnych profili: ANKIETY DOŁĄCZONE DO OFERTY Do nagłówka zapytania, a także do pozycji specyfikacji zapytania ofertowego Oddział NFZ może dołączyć formularze ankiet. W takim przypadku formularze te zostaną dołączone także do oferty utworzonej na podstawie zapytania. Użytkownik powinien uzupełnić formularze poprzez wpisanie odpowiednich informacji. Ankiety dołączone do nagłówka oferty są widoczne po jego podświetleniu i zaznaczeniu zakładki Ankiety skojarzone z ofertą. W dolnej części okna, zamiast pozycji specyfikacji oferty zostanie wyświetlona lista ankiet powiązanych z wybraną ofertą. Rysunek 88 Wybieranie profilu leczenia uzdrowiskowego Z listy tej można wybrać dowolną ilość profili, w zależności od potrzeb uzdrowiska. STRONA 38 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

40 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 90 Powiązanie oferty z ankietą Natomiast ankiety dołączone do pozycji specyfikacji oferty widoczne są w karcie pozycji na zakładce Ankiety dołączone do pozycji. Rysunek 92 Wypełnianie ankiety Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - zapisanie wypełnianej ankiety bez zamykania okna, - wyjście z okna bez zapisywania danych wprowadzonych w ankiecie, - zapisanie wypełnionej ankiety i wyjście z okna, - wydrukowanie ankiety. Rysunek 91 Ankiety dołączone do pozycji oferty Przyciski związane z obsługą ankiet umożliwiają wykonanie następujących operacji: - przejście do okna Wypełniania ankiety w celu wprowadzanie danych do niezatwierdzonego formularza, ankiety, - przeglądanie formularza - podgląd wzoru ankiety dołączonego do zapytania ofertowego, ankiety, - zatwierdzenie wypełnionej - cofnięcie zatwierdzenia ankiety dołączonej do niezatwierdzonej oferty. wybranej ankiety WYPEŁNIANIE ANKIET - kopiowanie odpowiedzi z Aby wypełnić ankietę należy użyć podświetlić ją na W górnej części okna wypełniania ankiety jest określone na podstawie jakiego wzoru jest ona utworzona. Wypełniana ankieta ma postać drzewa, w którym widoczne są poszczególne elementy ankiety, takie jak: rdzeń, rozdziały pozycje samodzielne, tabele. Uwaga: Definicje poszczególnych pozycji można obejrzeć w Ankiety/Przegladanie wzorców ankiet klikając następnie dwa razy na ikonę podglądu. MODYFIKACJA RDZENIA ANKIETY Rdzeń ankiety jest to element stojący najwyżej w strukturze ankiety. W nim zagnieżdżone są wszystkie pozostałe elementy. Informacja wpisana w rdzeniu ankiety jest traktowana jako jej nazwa, która będzie widoczna na Liście ankiet. Aby zmodyfikować rdzeń należy go podświetlić a następnie kliknąć myszą. Możliwa stanie się wtedy zmiana nazwy rdzenia. Zatwierdzenia nazwy dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza ENTER lub TAB z klawiatury lub poprzez kliknięcie myszą w inny element ankiety. liście i użyć przycisku. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 39

41 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT WYPEŁNIANIE POZYCJI SAMODZIELNEJ Pozycja samodzielna jest to element ankiety, który uzupełniany jest poprzez wpisanie odpowiedniego typu informacji. Mogą to być informacje w postaci: tekstu, liczby całkowitej, wartości monetarnej/liczby rzeczywistej, pozycji słownika. Pozycja do wypełnienia w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby wprowadzić dane do tej pozycji należy ją podświetlić w strukturze drzewa. W dolnej części okna pojawi się pole, w którym należy wpisać informacje po ustawieniu się w nim kursorem. Rysunek 93 Uzupełnianie pozycji samodzielnej Po wpisaniu danych, aby je zatwierdzić należy użyć przycisku ENTER z klawiatury lub przycisku Wprowadź zmiany umieszczonego po prawej stronie pola. Informacja o rodzaju danych jakie użytkownik powinien wprowadzić w danej pozycji do wypełnienia jest umieszczona pod uzupełnianym polem. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Pozycja ze słownikiem wyróżnia się przyciskiem wyboru umieszczonym z prawej strony pola. Przy użyciu tego przycisku użytkownik przechodzi do słownika, w którym dokonuje wyboru jednej spośród dostępnych możliwości. Uwaga: Przy wypełnianiu Pozycji samodzielnych oraz tabeli użytkownik nie może wprowadzić większej liczby znaków niż to zostało określone przez osobę tworzącą wzorzec ankiety. WYPEŁNIANIE TABELI Tabela w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby uzupełnić informacje w tabeli należy podświetlić ją w strukturze ankiety. W dolnej części okna zostanie pokazany układ kolumn tabeli. Rysunek 94 Wypełnianie tabeli Po podświetleniu wybranej komórki, analogicznie jak przy wypełnianiu pozycji samodzielnej, pod tabelą pokaże się informacja o rodzaju danych jakie należy wprowadzić w komórce. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Do słownika użytkownik przechodzi za pomocą przycisku wyboru umieszczonego po prawej stronie wypełnianej komórki. Aby zatwierdzić dane wpisane w komórce należy użyć przycisku ENTER z klawiatury. Po wypełnieniu wiersza tabeli, w celu dodania kolejnego stosujemy przycisk umieszczony z prawej strony wypełnianej tabeli. Gdy zajdzie konieczność usunięcia wiersza tabeli należy ustawić się kursorem w komórce tego wiersza i użyć przycisku. Rysunek 95 Wypełniona tabela ZAPISANIE ANKIETY Użytkownik powinien ze względów bezpieczeństwa zapisywać wypełnianą ankietę, aby nie utracić wyników swojej pracy z powodów związanych na przykład z awarią zasilania. W tym celu służy przycisk na pasku narzędzi. Nie powoduje on wyjścia z okna wypełniania ankiety. Aby zapisać ankietę i wyjść z okna należy użyć przycisku. W celu wyjścia z okna bez zapisywania ankiety używamy przycisku. POPRAWIANIE ANKIETY W celu dokonania zmian w wypełnionej ankiecie należy podświetlić ją na Liście ankiet i użyć przycisku. Czynności wykonywane STRONA 40 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

42 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ w przypadku poprawiania ankiety są analogiczne do operacji wypełniania nowego formularza. Aby zapisać poprawioną ankietę używamy przycisku OK. W celu wyjścia z okna bez zapisywania zmian należy użyć przycisku Anuluj. ZATWIERDZANIE ANKIETY Kiedy ankieta zostanie wypełniona może ona zostać zatwierdzona. W celu zatwierdzenia ankiety należy ją podświetlić na Liście ankiet a następnie użyć przycisku. W przypadku gdy nie wszystkie informacje w ankiecie zostaną uzupełnione nie jest możliwa zmiana statusu ankiety na zatwierdzoną. Użytkownik jest o tym informowany odpowiednim komunikatem. Rysunek 97 Wybieranie ankiety podczas kopiowania odpowiedzi Po wybraniu z listy właściwej ankiety, z której mają zostać skopiowane odpowiedzi należy użyć przycisku OK. udzielone wcześniej odpowiedzi zostaną przeniesione do pustej ankiety. Uzupełnioną w ten sposób ankietę użytkownik może oczywiście jeszcze zmodyfikować (poprzez funkcję CtrlF4-Popraw) lubjeżeli nie chce zmieniać informacji zapisać (poprzez funkcję Zatwierdź) Rysunek 96 Komunikat Zmiana statusu ankiety jest w sposób graficzny wyróżniona na liście następującymi symbolami: - ankieta zatwierdzona, - ankieta wprowadzona. W przypadku, gdy ankieta zostanie zatwierdzona, a użytkownik chce wprowadzić w niej zmiany możliwe jest cofnięcie zatwierdzenia. Używamy w tym celu DRUKOWANIE ANKIETY Ankieta może zostać wydrukowana na każdym etapie jej wypełniania. Aby wydrukować ankietę należy użyć przycisku wypełniania ankiety. znajdującego się w karcie przycisku. Operację tą można wykonać do momentu, gdy cała oferta ma status wprowadzony lub sprawdzony. Gdy oferta zostanie zatwierdzona wówczas nie jest możliwe wprowadzanie w niej żadnych zmian. KOPIOWANIE ODPOWIEDZI ANKIETY Funkcja kopiowania odpowiedzi z ankiety pozwala na skopiowanie wprowadzonych wcześniej odpowiedzi z innej, zatwierdzonej ankiety. Jest to niezwykle użyteczne, gdy oferent podczas tworzenia oferty musi uzupełnić kilkakrotnie identyczne ankiety, w których chce udzielić takich samych odpowiedzi. Aby skopiować odpowiedzi z wybranej ankiety należy przed rozpoczęciem uzupełniania ankiety użyć przycisku Kopiuj odpowiedzi. Spowoduje to otwarcie okna Wybieranie ankiety zawierającego listę ankiet, z których możliwe jest skopiowanie odpowiedzi. Jeżeli w oknie tym nie jest widoczny żaden dokument należy sprawdzić ustawienia filtrów w górnej części okna. Rysunek 98 Podgląd wydruku ankiety POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH OFERT Aby dokonać poprawy danych wprowadzonej oferty należy: podświetlić ofertę, którą chcemy skorygować, podświetlić pozycję specyfikacji oferty, następnie kliknąć na przycisk Popraw (ShF4), 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 41

43 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT po pojawieniu się Karty pozycji specyfikacji oferty, należy dokonać koniecznych zmian i zatwierdzić kartę przyciskiem OK. Uwaga: Ofert zatwierdzonych (status ZAT) nie można poprawiać! USUWANIE WYBRANYCH OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI Jeżeli zajdzie potrzeba usunięcia oferty z systemu, należy: podświetlić na liście ofertę przeznaczoną do usunięcia, użyć przycisku Usuń (F8). W takiej sytuacji pojawi się komunikat, który zabezpiecza przed przypadkowym usunięciem dokumentu: pozwala na wykrycie wszystkich formalnych nieprawidłowości w przygotowywanym dokumencie W celu wykonania operacji sprawdzania oferty należy podświetlić nagłówek oferty i użyć przycisku. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu z pytaniem, czy wybrana czynność ma być wykonana. Rysunek 101 Potwierdzenie wykonania sprawdzenia oferty Potwierdzenie wykonania tej operacji przyciskiem Tak spowoduje, że w przypadku braku uzupełnienia w ofercie wymaganych danych zostanie wyświetlony odpowiedni raport. Rysunek 99 Komunikat Uwaga: Ofert zatwierdzonych (status ZAT) oraz ich specyfikacji nie można usuwać! Jeżeli usługa umieszczona w ofercie nie powinna się tam znaleźć należy podświetlić ją na liście i użyć przycisku ShF8 Usuń. Wyświetlone zostanie pytanie systemowe: Rysunek 100 Zapytanie systemowe na temat usuwania wybranych pozycji wchodzących w skład specyfikacji Kliknięcie na przycisk Tak spowoduje usunięcie pozycji specyfikacji z systemu. Natomiast użycie przycisku Nie sprawi, że dana pozycja nadal będzie stanowiła element specyfikacji. SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT Aby oferta mogła zostać zapisana w postaci elektronicznej musi zostać zatwierdzona przez użytkownika programu. Zatwierdzenie jest operacją ostateczną ponieważ oferta o tym statusie nie może zostać poprawiona, ani usunięta. Dlatego też została wprowadzona funkcja sprawdzania oferty. Operacja ta Rysunek 102 Raport sprawdzania oferty W raporcie mogą się znaleźć następujące informacje: istnieją pozycje o nieokreślonej cenie lub ilości, istnieją pozycje o nie zatwierdzonych ankietach, istnieją pozycje o nieokreślonej gotowości do wykonywania usług, istnieją pozycje o nie wypełnionej informacji o personelu medycznym, istnieją pozycje, w których pracownicy medyczni mają zerową liczbę godzin pracy na tydzień. Dla każdej z wymienionych informacji podane są numery pozycji oferty, w których problem ten występuje. Aby zatwierdzić ofertę należy użyć przycisku. Wykonanie tej operacji musi być potwierdzone przez użytkownika. STRONA 42 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

44 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Statusu, Pochodzenia, Roku. Uwaga 1: Możemy wybrać wszystkie, kilka lub jedną opcję zawężającą listę ofert. Aby na liście znalazły się poszukiwane oferty, należy użyć przycisku Zastosuj. Rysunek 103 Potwierdzenie zatwierdzenia oferty W przypadku, gdy oferta nie została sprawdzona wówczas rejestracja zatwierdzenia spowoduje wykonanie obu tych operacji. Uwaga: Potwierdzenie zarejestrowania, sprawdzenia lub zatwierdzenia dokumentu, spowoduje, że w kolumnie Status zmieni się symbol statusu dokumentu. Uwaga 2: Użycie przycisku Zastosuj możliwe jest każdorazowo po uzupełnieniu jednego z pól zawężających listę ofert bądź po uzupełnieniu większej ilości pól. Pole Status oferty - określa nam, w jakim stanie znajduje się dany dokument W naturalny sposób możemy dokonać podziału ofert na: Wprowadzone, Sprawdzone, Zatwierdzone, Wszystkie. Symbole statusu poszczególnych dokumentów: WPR oferta zarejestrowana, SPR oferta sprawdzona, ZAT oferta zatwierdzona. KOPIOWANIE OFERT Funkcja kopiowania oferty umożliwia utworzenie repliki dokumentu wprowadzonego wcześniej na listę ofert. Kopia oferty różni się od oryginału nadanym numerem oraz tym, że w przypadku gdy kopiowana jest zatwierdzona oferta jej kopia będzie miała status wprowadzony. Aby utworzyć kopię należy podświetlić ofertę na liście i użyć przycisku F5 Kopiuj. Użytkownik ma możliwość wybrania czy numer kopii dokumentu ma zawierać kod świadczeniodawcy nadany przez Oddział czy też nie. Rysunek 105 Status oferty Kryterium Pochodzenie określa sposób w jaki oferta została wprowadzona do systemu. Wśród ofert wyróżniamy: Własne wprowadzone przez użytkownika, Utworzone na podstawie zapytania ofertowego. Rok obowiązywania oferty, Oddział NFZ - po kliknięciu na przycisk wyboru, wyświetli się okno, z którego możemy wybrać określoną pozycję. Rysunek 104 Komunikat przy tworzeniu kopii oferty/dokumentacji aktualizacyjnej W przypadku wybrania Tak numer dokumentu będzie zawierał kod świadczeniodawcy. Jeżeli wybrana zostanie opcja Nie w miejsce kodu świadczeniodawcy wstawiany jest ciąg cyfr WYSZUKIWANIE OFERT System umożliwia wyszukiwanie ofert, które spełniają określone kryteria. Aby uzyskać oczekiwane wyniki, powinniśmy uzupełnić pola zawężające grupę ofert do: Oddziału NFZ, Rysunek 106 Wybór Oddziału/Delegatury NFZ Po wybraniu Oddziału\Delegatury NFZ i użyciu przycisku Zastosuj, w oknie Przeglądanie i rejestracja ofert, zostaną wyświetlone wszystkie oferty złożone dla danego oddziału. Na koniec należy zwrócić uwagę na obowiązującą zasadę: jeśli w ramach dowolnego pola zawężającego wyszukiwanie, zrezygnujemy z wprowadzenia 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 43

45 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT konkretnych danych, związany z danym polem warunek nie jest brany pod uwagę! WYSZUKIWANIE POZYCJI SPECYFIKACJI ZA POMOCĄ POLA SZUKAJ WG Aby wyszukać pozycję specyfikacji wybranej oferty, należy: w górnej części tabeli kliknąć na wybraną ofertę, następnie przejść do dolnej tabeli, która zawiera dane dotyczące: Kodu usługi, Nazwy usługi, Liczby oferowanych usług, Jednostkowej ceny ceny jednej usługi, Wartości wartość wszystkich usług po określonej cenie. Aby odnaleźć szukane pozycje na liście specyfikacji wybranej oferty, należy: W polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Liczba porządkowa, Nazwa usługi, Kod usługi. W polu obok należy podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (ShiftF7). Poszukiwane pozycje specyfikacji wybranej oferty zostaną wyświetlone na liście. Formularza rejestracyjnego zawierającego podstawowe informacje o oferencie. Po wybraniu dokumentu należy wybrać dysk, katalog i plik, w którym mają być zapisane wprowadzone do programu oferty lub formularze rejestracyjne. Rysunek 108 Okno Zapisz jako Ostatnim etapem będzie przekazanie oferty w dowolnej formie elektronicznej do oddziału NFZ. Uwaga: Export oferty należy potraktować jako obowiązkowy wraz z wersją drukowaną tego dokumentu. WYDRUK OFERTY Program umożliwia wydruk formularza oferty oraz formularza rejestracyjnego. Aby wydrukować ofertę należy podświetlić ją na liście, użyć przycisku Drukuj (F9) i wybrać opcję Formularz ofertowy. Zostanie wówczas wyświetlone okno z listą dokumentów związanych z podświetloną ofertą, które mogą zostać wydrukowane. EKSPORT DANYCH DO ODDZIAŁU NFZ Uwaga: Trzeba pamiętać o tym, iż tylko zatwierdzone oferty można eksportować do Oddziałów Funduszu. Stworzone w powyżej opisany sposób oferty powinny być przekazane w formie elektronicznej do wybranego Oddziału NFZ. Poza ofertami możliwe jest także przekazanie dokumentacji o podstawowych informacjach o oferencie. W tym celu należy użyć przycisku Eksport (ShF6). Pojawi się wtedy menu kontekstowe, które pozwala wybrać rodzaj dokumentu do eksportu: Rysunek 107 Wybór dokumentu do eksportu Rysunek 109 Wydruk oferty Użytkownik może wydrukować ofertę oraz załączniki. Jako załączniki mogą wystąpić: Lista personelu medycznego, Ankiety. Używając następujących przycisków użytkownik decyduje jakie dokumenty zostaną wydrukowane: Możliwy jest eksport następujących dokumentów: Formularza oferty- stanowiącego właściwą ofertę, STRONA 44 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

46 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ załączników, medycznego, - wydruk oferty bez - wydruk listy personelu - wydruk oferty wraz ze wszystkimi załącznikami. Rysunek 110 Podgląd wydruku Uwaga: Jeżeli oferta ma status wprowadzony na wydruku widnieje napis niezatwierdzona oferta cenowa. Jeżeli jest drukowana niezatwierdzona ankieta na jej wydruku jest zaznaczone, że jest to wydruk próbny. Aby wydrukować formularz rejestracyjny należy podświetlić ofertę na liście, użyć przycisku Drukuj (F9) i wybrać opcję Formularz rejestracyjny. Uwaga: Formularz rejestracyjny można drukować wyłącznie dla ofert o statusie zatwierdzonym. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 45

47 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT ANKIETY Ankiety to formularze tworzone przez Oddziały NFZ, za pomocą których świadczeniodawcy mogą przekazywać szereg informacji o sobie i świadczonych przez siebie usługach. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze informacje dotyczące procesu zbierania danych przy użyciu ankiet. Ankiety zostały stworzone z myślą o potrzebie gromadzenia i przetwarzania informacji wykorzystywanych w procesie kształtowania polityki zdrowotnej przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Aby podejmować prawidłowe decyzje odnośnie kontraktowania usług, a w szczególności ustalania limitów i cen na umowach zawieranych z konkretnymi świadczeniodawcami, pracownicy Funduszu potrzebują wsparcia w postaci szeregu informacji o podmiotach świadczących usługi medyczne, jak również o poziomie tych usług. W procesie decyzyjnym duże znaczenie maja, obok danych ilościowych, również dane jakościowe. Ankiety umożliwiają gromadzenie zarówno jednego, jak i drugiego typu danych. Dostosowanie mechanizmu zbierania informacji do potrzeb Oddziałów NFZ przejawia się w tym, że formularz ankiety jest tworzony od podstaw przez pracowników Funduszu i może być przez nich dowolnie kształtowany i modyfikowany. Cykl gromadzenia informacji przy użyciu ankiet składa się z następujących etapów: 1. opracowanie wzorca ankiety przez pracowników NFZ, 2. zatwierdzenie wzorca, jako zgodnego z potrzebami informacyjnymi NFZ, 3. przesłanie wzorca ankiety do świadczeniodawcy, 4. wypełnienie formularza ankiety przez świadczeniodawcę i odesłanie go do Oddziału NFZ, 5. przetworzenie przez pracowników Funduszu informacji zgromadzonych ankietach. Wzory ankiet zostały podzielone na kilka grup w zależności od przedmiotu ankiety. Grupa pierwsza to ankieta kontrolna świadczeniodawcy-swd, za pomocą której można gromadzić informacje takie jak np.: liczba i rodzaj oddziałów szpitala, wyposażenie oddziałów, liczba łóżek na oddziale, zatrudniony personel i jego kwalifikacje. Kolejną grupą są ankiety dotyczące ofert. Zawierają one dodatkowe zapytania Oddziałów Funduszu związane z przesłanym zapytaniem ofertowym. Grupa ankiet - USL dotyczy usługi medycznej. Informacje jakie mogą być gromadzone przy jej użyciu dotyczą szeroko pojętej charakterystyki usługi i mogą być tutaj zbierane takie dane jak: nazwa usługi, techniczne możliwości jej świadczenia, procedury medyczne wchodzące w skład usługi. Aby formularz ankiety mógł być dostosowany do potrzeb Oddziału NFZ musi mieć on elastyczną strukturę. Warunek ten został zapewniony poprzez umożliwienie konstruowania formularza z takich elementów jak: Pozycja do wypełnienia, Tabela. Pozycja do wypełnienia jest to pole tekstowe, w którym mogą być wpisywane informacje za pomocą dowolnego ciągu znaków. Tabela ma strukturę składającą się z kolumn i wierszy, przy czym osoba tworząca tabelę definiuje nagłówki kolumn oraz określa typ danych, jakie mogą być wprowadzane w kolumnie. Dostępne są następujące typy danych: tekst, liczba całkowita, wartość monetarna/liczba rzeczywista, pozycja słownika. IMPORT WZORCA ANKIETY Wzorce ankiet dostarczane są w postaci elektronicznej do świadczeniodawcy. Aby wprowadzić wzorzec do programu KS-SWD należy wybrać opcję Przeglądanie Wzorców Ankiet z menu Ankiety. Rysunek 111 Lista wzorców ankiet Przyciski dostępne w tym oknie pozwalają na wykonanie następujących operacji: STRONA 46 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

48 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - przeglądanie wzorca ankiety, - importowanie wzorca ankiety, - wydruk listy wzorców ankiet, - wyszukanie ankiety według wybranego typu, - wyszukanie wzorca ankiety według kryteriów podanych w polu Szukaj wg, - zliczenie wzorców ankiet wyświetlonych na liście, - wyjście z opcji. Aby zaimportować ankietę należy użyć przycisku. Użytkownik uzyska wtedy dostęp do okna Wybór dokumentów do importu. Rysunek 113 Lista ankiet Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - uzupełnienie wzorca ankiety i dodanie go do bazy wypełnionych ankiet, - poprawa wypełnianej ankiety, - podgląd wypełnianej ankiety - usunięcie wypełnianej ankiety, - zatwierdzenie wypełnionej ankiety, - eksport ankiety w formie elektronicznej, - wydruk listy wypełnionych ankiet, Rysunek 112 Importowanie wzorca ankiety Po wskazaniu źródła importowanego pliku i podświetleniu go w prawej części okna należy użyć przycisku OK. Dokument zostanie wtedy zaimportowany i umieszczony na liście wzorców ankiet. Uwaga: Ankiety dołączone do zapytań ofertowych są wczytywane do systemu KS-SWD automatycznie. - wyszukanie wypełnionych ankiet przy użyciu kryteriów określonych w górnej części okna, - wyszukanie wypełnionych ankiet przy użyciu kryteriów określonych w polu Szukaj wg, - zliczenie ankiet wyodrębnionych na podstawie podanych kryteriów, głównego, - zamknięcie okna i powrót do menu WYPEŁNIANIE ANKIETY Wypełnianie ankiet odbywa się w różnych miejscach aplikacji KS-SWD, w zależności od typu ankiety. Ankiety dołączane do ofert oraz pozycji ofert są wypełniane wyłącznie z poziomu oferty. Wypełnianie formularza ankiety o typie SWD (dotyczącej świadczeniodawcy) można dokonać wybierając opcję Przeglądanie wypełnionych ankiet z menu Ankiety. Aby wypełnić ankietę należy użyć przycisku Dodaj(F2) w oknie Lista ankiet. WYSZUKIWANIE ANKIET W obrębie okna Lista ankiet użytkownik ma możliwość wyszukania interesującego go formularza używając dwóch sposobów przeszukiwania. Kryteria w górnej części okna pozwalają na wyszukanie ankiety poprzez podanie następujących informacji: wzór, na podstawie którego ankieta została wypełniona, typ ankiety: OGN - ankieta ogólna, SWD - ankieta dotyczącą świadczeniodawcy, USL - ankieta dotyczącą usługi, OFE ankieta dotycząca oferty, POF ankieta dotycząca punktu oferty, 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 47

49 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT UMW ankieta dotycząca umowy. Rysunek 114 Typy ankiet fakt zatwierdzenia ankiety. Aby proces wyszukiwania ankiety został przeprowadzony należy użyć przycisku Zastosuj. Proces wyszukiwania może być również przeprowadzony według kryterium podanego w polu Szukaj według, czyli Nazwy ankiety. Stosujemy wtedy przycisk Szukaj (F7). UZUPEŁNIANIE ANKIETY Aby wypełnić ankietę należy użyć przycisku Dodaj (F2) w oknie Lista ankiet. pozycje samodzielne, tabele. Pole Komentarz jest definiowane i uzupełniane przez Oddział NFZ podczas tworzenia zapytania ofertowego. W komentarzu Oddział NFZ może podać dodatkowe informacje dotyczące np. warunków i sposobu wypełnienia danej pozycji ankiety. Pole to nie może być modyfikowane przez użytkownika. Uwaga: Definicje poszczególnych pozycji można obejrzeć w Ankiety/Przegladanie wzorców ankiet klikając następnie dwa razy na ikonę podglądu. MODYFIKACJA RDZENIA ANKIETY Rdzeń ankiety jest to element stojący najwyżej w strukturze ankiety. W nim zagnieżdżone są wszystkie pozostałe elementy. Informacja wpisana w rdzeniu ankiety jest traktowana jako jej nazwa, która będzie widoczna na Liście ankiet. Aby zmodyfikować rdzeń należy go podświetlić a następnie kliknąć myszą. Możliwa stanie się wtedy zmiana nazwy rdzenia. Zatwierdzenia nazwy dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza ENTER lub TAB z klawiatury lub poprzez kliknięcie myszą w inny element ankiety. Rysunek 115 Wypełnianie ankiety Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - zapisanie wypełnianej ankiety bez zamykania okna - wyjście z okna bez zapisywania danych wprowadzonych w ankiecie, WYPEŁNIANIE POZYCJI SAMODZIELNEJ Pozycja samodzielna jest to element ankiety, który uzupełniany jest poprzez wpisanie odpowiedniego typu informacji. Mogą to być informacje w postaci: tekstu, liczby całkowitej, wartości monetarnej/liczby rzeczywistej, pozycji słownika. Pozycja do wypełnienia w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby wprowadzić dane do tej pozycji należy ją podświetlić w strukturze drzewa. W dolnej części okna pojawi się pole, w którym należy wpisać informacje po ustawieniu się w nim kursorem. - zapisanie wypełnionej ankiety i wyjście z okna. W oknie wypełniania ankiety użytkownik określa typ ankiety SWD i wybiera odpowiedni wzór ankiety do wypełnienia. Po wyszukaniu odpowiedniego wzorca można przystąpić do wypełniania ankiety. W lewej części okna wypełniania ankiety widoczna jest jej struktura. Ma ona postać drzewa, w którym widoczne są poszczególne elementy ankiety, takie jak: rdzeń, rozdziały Rysunek 116 Uzupełnianie pozycji samodzielnej Po wpisaniu danych, aby je zatwierdzić należy użyć przycisku ENTER z klawiatury lub przycisku Wprowadź zmiany umieszczonego po prawej stronie pola. Informacja o rodzaju danych jakie użytkownik powinien wprowadzić w danej pozycji do wypełnienia jest umieszczona pod uzupełnianym polem. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), STRONA 48 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

50 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Pozycja ze słownikiem wyróżnia się przyciskiem wyboru umieszczonym z prawej strony pola. Przy użyciu tego przycisku użytkownik przechodzi do słownika, w którym dokonuje wyboru jednej spośród dostępnych możliwości. Uwaga: Przy wypełnianiu Pozycji samodzielnych oraz tabeli użytkownik nie może wprowadzić większej liczby znaków niż to zostało określone przez osobę tworzącą wzorzec ankiety. ZAPISANIE ANKIETY Użytkownik powinien ze względów bezpieczeństwa zapisywać wypełnianą ankietę, aby nie utracić wyników swojej pracy z powodów związanych na przykład z awarią zasilania. W tym celu służy przycisk na pasku narzędzi. Nie powoduje on wyjścia z okna wypełniania ankiety. Aby zapisać ankietę i wyjść z okna należy użyć przycisku. W celu wyjścia z okna bez zapisywania ankiety używamy przycisku. WYPEŁNIANIE TABELI Tabela w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby uzupełnić informacje w tabeli należy podświetlić ją w strukturze ankiety. W dolnej części okna zostanie pokazany układ kolumn tabeli. Rysunek 117 Wypełnianie tabeli Po podświetleniu wybranej komórki, analogicznie jak przy wypełnianiu pozycji samodzielnej, pod tabelą pokaże się informacja o rodzaju danych jakie należy wprowadzić w komórce. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). POPRAWIANIE ANKIETY W celu dokonania zmian w wypełnionej ankiecie należy podświetlić ją w oknie Lista ankiet i użyć przycisku Popraw (F4). Czynności wykonywane w przypadku poprawiania ankiety są analogiczne do operacji wypełniania nowego formularza. Aby zapisać poprawioną ankietę używamy przycisku OK. W celu wyjścia z okna bez zapisywania zmian należy użyć przycisku Anuluj. ZATWIERDZANIE ANKIETY Kiedy ankieta zostanie opracowana i użytkownik będzie pewien, że nie będą do niej wprowadzane już żadne zmiany może ona zostać zatwierdzona. Uwaga: Ankiet o statusie Zatwierdzona nie można usuwać ani poprawiać. W celu zatwierdzenia ankiety należy ją podświetlić w oknie Lista ankiet a następnie użyć przycisku Zatwierdź. Zostanie zadane pytanie wymagające potwierdzenia przeprowadzenia operacji zatwierdzania ankiety. Do słownika użytkownik przechodzi za pomocą przycisku wyboru umieszczonego po prawej stronie wypełnianej komórki. Aby zatwierdzić dane wpisane w komórce należy użyć przycisku ENTER z klawiatury. Po wypełnieniu wiersza tabeli, w celu dodania kolejnego stosujemy przycisk umieszczony z prawej strony wypełnianej tabeli. Gdy zajdzie konieczność usunięcia wiersza tabeli należy ustawić się kursorem w komórce tego wiersza i użyć przycisku. Rysunek 118 Wypełniona tabela Rysunek 119 Zatwierdzanie ankiety Po wyborze przycisku Tak status ankiety zmieni się na Zatwierdzony. Wybór przycisku Nie spowoduje anulowanie wykonania tej operacji. EKSPORT ANKIETY Ankieta dotycząca świadczeniodawców - typu SWD wypełniona i zatwierdzona może zostać zapisana w formie pliku i w takiej postaci przesłana do NFZ. Ankiety dotyczące ofert po wypełnieniu, zatwierdzeniu i 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 49

51 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT dołączeniu do ofert są eksportowane do Oddziału NFZ wraz z ofertą. STRONA 50 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

52 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ BAZA SPRZĘTU Świadczeniodawca ma możliwość wprowadzenia w programie bazy posiadanego sprzętu medycznego. Dzięki utworzeniu takiej bazy proces przygotowywania ofert jest prostszy i mniej czasochłonny. Po wybraniu menu Konkurs ofert/baza sprzętu wyświetlane jest okno Lista sprzętu pozwalające na przeglądanie i edycję bazy sprzętu: Rysunek 121 Wprowadzanie sprzętu do bazy Po wprowadzeniu danych, w celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk OK. W przypadku rezygnacji należy kliknąć na Anuluj. POPRAWA DANYCH O SPRZĘCIE Aby zmodyfikować dane sprzętu medycznego należy wybrać sprzęt na liście i użyć przycisku. Po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić operacje przyciskiem OK. Aby zrezygnować z wprowadzania zmian należy użyć Anuluj. Rysunek 120 Baza sprzętu medycznego Przyciski znajdujące się w powyższym oknie umożliwiają wykonanie następujących operacji: - dodanie nowego sprzętu do bazy, - poprawę informacji o sprzęcie, - usunięcie sprzętu z bazy, USUWANIE SPRZĘTU Z BAZY Wprowadzony do bazy sprzęt można usunąć poprzez zaznaczenie sprzętu na liście i użycie przycisku. Po potwierdzeniu operacji (Tak) sprzęt zostanie usunięty. W przypadku wybrania Nie- dane o sprzęcie pozostaną na liście. Przy próbie usunięcia sprzętu, który został już wykazany we wprowadzonej ofercie wyświetlane jest ostrzeżenie: - wydruk listy sprzętu, -zamknięcie okna. DODAWANIE SPRZĘTU DO BAZY W celu dodania nowego sprzętu do bazy należy otworzyć menu Konkurs ofert/baza sprzętu i w oknie Lista sprzętu użyć przycisku. W oknie Sprzęt należy wprowadzić informacje o nowym sprzęcie: rodzaj, producent sprzętu, model, rok produkcji, liczba urządzeń, czy posiada atest, czy jest serwisowany, uwagi. Rysunek 122 Komunikat przy próbie usunięcia sprzętu wykazanego w ofercie Jeżeli użytkownik potwierdzi wykonanie operacji (Tak) sprzęt zostanie usunięty z bazy i z oferty. Przy próbie usunięcia sprzętu, który został już wykazany w zatwierdzonej ofercie wyświetlane jest ostrzeżenie: Rysunek 123 Komunikat przy próbie usunięcia sprzętu wykazanego w zatwierdzonej ofercie 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 51

53 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Jeżeli użytkownik potwierdzi wykonanie operacji (Tak) sprzęt zostanie usunięty z bazy, ale pozostanie w ofercie. DRUKOWANIE LISTY SPRZĘTU W celu wydrukowania bazy sprzętu medycznego należy użyć przycisku F9-Drukuj. Użytkownik ma możliwość podglądu wydruku lub bezpośredni wydruk listy sprzętu. Rysunek 124 Wydruk bazy sprzętu medycznego WYSZUKIWANIE SPRZĘTU W BAZIE Użytkownik ma możliwość wyszukiwania sprzętu w bazie według dwóch sposobów. Pierwszy z nich pozwala na wyszukanie sprzętu według miejsca wykonywania świadczeń. Aby wyszukać sprzęt przypisany do danego miejsca wykonywania należy w polu Miejsce wykonywania świadczeń wybrać żądane miejsce. Drugi sposób wyszukiwania pozwala na wyświetlenie sprzętu poprzez określenie jednego z kryteriów: - rodzaj, - producent, - model. i wpisanie w polu Szukaj wg szukanego ciągu znaków. Do zliczenia ilości wyświetlonych na liście rekordów służy przycisk. STRONA 52 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

54 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ UMOWY Głównym zadaniem opcji Umowy jest import wszystkich umów oraz aneksów do umów podpisanych z Oddziałami NFZ oraz umożliwienie użytkownikowi programu przeglądania szczegółowych danych na temat zakontraktowanych usług ich ilości i cen. Wprowadzone umowy będą podstawą do tworzenia rachunków refundacyjnych (menu Umowy, opcja Rachunki refundacyjne). Aby otworzyć okno umożliwiające wykonywanie operacji związanych z wprowadzaniem i przeglądaniem umów należy uruchomić opcję Przeglądanie umów/aneksów z menu Umowy. - wczytywanie dokumentu zapisanego w postaci elektronicznej, USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA UMÓW Przed przystąpieniem do zaimportowania umowy użytkownik powinien określić dokładność z jaką będą uzupełniane w karcie specyfikacji pozycji umowy dane na temat ilości usług. Dokonujemy tego po wybraniu pozycji Opcje z menu Narzędzia. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. należy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Rysunek 126 Ustalanie formatu liczb Rysunek 125 Przeglądanie i rejestracja umów Przyciski w obrębie okna pozwalają na: - przeglądanie nagłówka umowy, - podgląd pozycji specyfikacji umowy, - wydrukowanie umowy, - podgląd realizacji umowy, - podgląd realizacji umowy na podstawie wartości z umów i rachunków, - przeglądanie danych wynikających z wykonanych usług i wprowadzonych deklaracji. - wyświetlenie wszystkich aneksów do wybranej umowy lub umowy do zaznaczonego aneksu, - podgląd planu turnusów umowy z typem rozliczenia turnusowym, Jeżeli jako precyzja ilości zostanie wybrana cyfra 2, to wtedy w karcie pozycji specyfikacji umowy ilość usług będzie widoczna z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. IMPORT UMOWY Uwaga: Aby import umowy mógł zostać przeprowadzony program musi zostać wcześniej zarejestrowany w tym Oddziale NFZ, którego umowa będzie importowana. Rejestracji dokonuje się wybierając opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu Różne. Proces importu umów oparty jest na danych przekazanych przez Oddział NFZ w formie elektronicznej. Po wyświetleniu okna Przeglądanie i rejestracja umów/aneksów, należy użyć przycisku ShF5 Import. W wyniku tej czynności pojawi się okno Wybór dokumentów do importu. - wyszukiwanie umów według zadanych kryteriów, - wyszukiwanie pozycji specyfikacji umowy według zadanych kryteriów, 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 53

55 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT tej umowy lub jeden z aneksów do niej i użyć przycisk Umowa+Aneks. Gdy użytkownik chce obejrzeć wartości wprowadzone w aneksie powinien podświetlić ten dokument w górnej części okna, pozycję jego specyfikacji w dolnej części okna, a następnie użyć przycisku Podgląd (ShF3). Rysunek 127 Wybór dokumentów do importu W lewej części okna znajduje się drzewo katalogów, służące do wyboru katalogu, zwierającego pliki z umowami (rozszerzenie UMW). Następnie należy wskazać konkretny plik do importu (lub grupę plików) i kliknąć na przycisk OK. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się okno Import dokumentów, w którym będą wyświetlane informacje o przebiegu importu. Podsumowaniem tej operacji będzie komunikat: Rysunek 128 Zakończona operacja importu Zaimportowana w ten sposób umowa znajdzie się wraz ze swoją specyfikacją w oknie Przeglądanie i rejestracja umów. IMPORT ANEKSU DO UMOWY Aneks jest dokumentem, za pomocą którego wprowadza się zmiany w zawartej umowie. Zmiany te mogą dotyczyć: okresu obowiązywania umowy, ceny i ilości zakontraktowanych usług, rodzaju limitu, rodzaju dokumentu weryfikującego realizację umowy. Wprowadzenie aneksu do programu odbywa się w taki sam sposób jak wprowadzenie umowy. W oknie Przeglądanie umów/aneksów należy użyć przycisku Import (ShF5). Po wybraniu pliku i wczytaniu go aneks pojawi się w liście zaimportowanych dokumentów. Aby w oknie Przeglądanie umów/aneksów były widoczne dokumenty związane wyłącznie z interesującą nas umową należy podświetlić nagłówek Rysunek 129 Podgląd pozycji specyfikacji aneksu W otwartym oknie można zobaczyć następujące dane: Wartości pierwotne zawarte w umowie, Wartości aktualne zawarte w wybranym aneksie. W celu ułatwienia orientacji w zmianach wprowadzanych przez aneksy zastosowano kolorowe wyróżnienie tła pól związanych z następującymi zdarzeniami: Kolor czerwony wartości wyzerowane przez aneks, czyli miesiące usunięte z umowy w wyniku wprowadzenia aneksu Kolor zielony wartości wprowadzone przez aneks, czyli miesiące dodane do umowy w wyniku wprowadzenia aneksu, Kolor khaki miesiące, do których istnieją rachunki. Aby zobaczyć wartości wprowadzone w umowie oraz wartości obowiązujące po wprowadzeniu najnowszego aneksu należy podświetlić nagłówek umowy w górnej części okna, w dolnej części okna interesującą nas pozycję specyfikacji a następnie kliknąć przycisk Podgląd (ShF3). W otwartym oknie użytkownik może obejrzeć: Wartości pierwotne zawarte w umowie, Wartości aktualne zawarte w najnowszym aneksie. WYSZUKIWANIE UMÓW ORAZ POZYCJI SPECYFIKACJI UMÓW W przypadku, gdy będziemy chcieli zapoznać się ze szczegółowymi danymi, dotyczącymi konkretnej umowy, możemy zażądać od programu, aby wyświetlił na liście tylko określoną pozycję. W tym celu należy STRONA 54 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

56 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ wypełnić jedno, kilka lub wszystkie pola zawężające listę umów do tych, które spełniają określone przez nas warunki. Są to następujące pola: Oddział NFZ, Rodzaj dokumentu, Typ rozliczania, Rok, Rodzaj danych. Uwaga 1: Możemy wybrać wszystkie, kilka lub jedną opcję zawężającą listę umów/aneksów. Aby na liście znalazły się poszukiwane dokumenty, należy użyć przycisku Zastosuj. Pole Rodzaj - możliwy jest wybór jednego z dwóch typów dokumentów: umowa, aneks do umowy, pozostawienie pustego pola spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów, zarówno umów jak i aneksów. Rysunek 130 Typ dokumentu Pole Rok jest to rok, w którym obowiązują wyszukiwane umowy, Pole Typ rozliczania kliknięcie na strzałkę spowoduje rozwinięcie listy. Wtedy też będzie można wybrać jeden z typów rozliczania umowy/aneksu: miesięczny, turnusowy, dowolny. Rysunek 132 Możliwość wyboru Oddziału NFZ Po wybraniu oddziału Funduszu i użyciu przycisku Zastosuj, w oknie Przeglądanie i rejestracja umów, zostaną wyświetlone dokumenty podpisane z danym Oddziałem NFZ. Pole Rodzaj danych umowy/aneksu: Zaznaczenie jednej z opcji sprawi, że po użyciu przycisku Zastosuj, zostaną wyświetlone umowy/aneksy z danymi: pierwotnymi bądź aktualnymi. Rysunek 133 Wybór rodzaju danych umów Rysunek 134 Wybór rodzaju danych aneksów Rysunek 131 Typ rozliczania Pole Od. NFZ - po kliknięciu na przycisk wyboru, wyświetli się okno Wybieranie oddziału\delegatury NFZ, w którym możemy wskazać określoną pozycję. Wyszukiwanie umów/aneksów oraz pozycji specyfikacji za pomocą pola Szukaj wg Umowy/aneksy W przypadku, gdy użytkownik zna numer pierwotny dokumentu lub numer dokumentu i chce go odnaleźć na liście, musi wykonać następujące czynności: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Numer umowy, Numer pierwotny umowy. w polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (F7). Poszukiwane umowy/aneksy zostaną wyświetlone na liście. 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 55

57 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Pozycje specyfikacji umowy/aneksu Aby prześledzić pozycje specyfikacji wybranej umowy/aneksu, czyli listę usług wchodzących w jej skład, należy: w górnej części tabeli kliknąć na wybraną umowę/aneks, następnie przejść do dolnej tabeli, która zawiera dane dotyczące: Kodu usługi, Nazwa usługi, Zakontraktowanej liczby usług, Jednostkowej ceny usługi, Wartości cena wszystkich usług po określonej cenie. Aby odnaleźć szukane pozycje na liście specyfikacji wybranej umowy/aneksu, należy: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Lp. (liczba porządkowa), nazwa usługi, kod usługi, W polu obok podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (F7). W kolumnie drugiej i trzeciej mogą pojawić się następujące informacje: - usługa specjalistyczna, usługa z pakietem usług szczegółowych, - usługa POZ z typem deklaracji odpowiadającym wpisanemu numerowi. Jeśli w umowie zawarte są pakiety usług, użytkownik ma możliwość obejrzenia, jakie usługi mogą zostać wykonane w ramach bieżącej pozycji specyfikacji umowy. W tym celu należy wybrać odpowiednią pozycję specyfikacji, a następnie użyć przycisk Podgląd (ShF3). Na zakładce Pakiet usług szczegółowych można zobaczyć: Kod usługi szczegółowej Nazwę usługi szczegółowej Typ wartości Wartość / Ilość punktów za usługę szczegółową. Poszukiwane pozycje specyfikacji zostaną wyświetlone na liście. PRZEGLĄDANIE USŁUG ZAWARTYCH W PAKIETACH Okno Przeglądanie umów/aneksów jest podzielone na dwie części. W górnej części widoczny jest nagłówek umowy, natomiast w części dolnej pokazana jest specyfikacja wybranej umowy (wybranego nagłówka). W części tej przedstawione są następujące pola informacyjne: Kod usługi, Nazwa usługi, Typ: R-N: rozliczeniowa- nielimitowana (np.poz), R-L: rozliczeniowa-limitowana (np.specjalistyka) Typ pozycji informuje o sposobie rozliczania danego produktu w ramach umowy. Liczba usług, Jednostkowa cena, Wartość, kolumny druga i trzecia - informacja, jakiego rodzaju jest to usługa. Rysunek 136 Usługi szczegółowe w pakiecie Istnieją trzy rodzaje pakietów usług szczegółowych: 1. Pakiet punktowy, w którym dla każdej usługi szczegółowej podana jest waga punktowa związana z jej wykonaniem. Pakiet punktowy występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie ilościowym. Występuje dla usług takich jak np. usługi stomatologiczne, usługi rehabilitacyjne, usługi poz. W usłudze kontraktowanej z pakietem punktowym nie są określone ilości usług szczegółowych, jakie może wykonać świadczeniodawca. Określony jest tylko sumaryczny limit punktów dla punktu umowy. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Stomatologia zachowawcza limit miesięczny wykonania usług w wysokości 2000 punktów. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu ilości 2000 punktów. Rysunek 135 Specyfikacja umowy STRONA 56 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

58 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Pakiet złotówkowy, w którym dla każdej usługi szczegółowej podana jest jej wartość wyrażona w złotówkach. Pakiet złotówkowy występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie wartościowym. Występuje dla usług takich jak np. środki pomocnicze i ortopedyczne. W pakiecie złotówkowym nie są określone ilości usług szczegółowych, jakie może wykonać świadczeniodawca a jedynie ich cena. Natomiast dla usługi kontraktowanej jest podana sumaryczna wartość, której nie mogą przekroczyć wszystkie wykonane w danym miesiącu usługi szczegółowe. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Środki pomocnicze i ortopedyczne limit miesięczny wykonania usług w wysokości 5000 PLN. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu wartości 5000 PLN. Pakiet bez określonej wartości - w którym jest podana lista usług szczegółowych, które świadczeniodawca może wykonać w ramach wybranej pozycji umowy. Nie jest natomiast podana waga punktowa ani wartość poszczególnych usług z pakietu. Pakiet ten występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie wartościowym lub ilościowym. Występuje dla usług takich jak np. poradnie wysokospecjalistyczne. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Poradnia alergologiczna limit miesięczny wykonania usług w wysokości 5000 PLN. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu wartości 5000 PLN. Jeżeli pozycja umowy została sporządzona na podstawie oferty wówczas na karcie pozycji specyfikacji umowy aktywny jest przycisk Pod oferty umożliwiający podgląd tej oferty. MONITORING WYKONANIA USŁUG Użytkownik może w każdej chwili uzyskać informację na temat aktualnego wypełnienia umowy. Funkcja monitoringu wykonania usług prezentuje porównanie wartości wynikających z limitów ustalonych w umowie oraz wartości wynikających z zarejestrowanych w programie wykonanych usług. Zestawienie to jest dostępne po użyciu przycisku. Okno zestawienia jest podzielone na dwie części. W części górnej znajduje się lista zakontraktowanych usług natomiast w części dolnej jest prezentowane zestawienie dotyczące podświetlonej usługi. Dodatkowo, jeżeli limit został podzielony ze względu na miejsca wykonywania usług, użytkownik może przeglądać zestawienie w rozbiciu na te miejsca. Wyboru miejsca wykonywania dokonuje się z listy rozwijanej w środkowej części okna. Rysunek 137 Monitoring wykonania umowy W zestawieniu prezentowane są dla poszczególnych miesięcy następujące informacje: Umowa (kolor żółty): Cena, Ilość, Wartość, Bieżące wykonanie (kolor zielony): Ilość, Wartość, Różnica: Ilość z umowy ilość wykonana, Wartość z umowy wartość wykonana. W przypadku przekroczenia limitu z umowy, dla usług o typie: rozliczana-limitowana, komórki prezentujące różnicę ilości i wartości są podświetlone na czerwono. W przypadku usług nielimitowanych informacja o ilości i wartości jest widoczna jako zero i oczywiście nie jest wykazywane przekroczenie limitu. Zestawienie wyświetlone dla wybranej usługi może zostać wydrukowane. MONITORING ROZLICZENIA UMOWY Użytkownik ma możliwość porównania wartości wynikających z umowy z wartościami widniejącymi w zatwierdzonych rachunkach. Aby uzyskać takie zestawienie należy: Podświetlić nagłówek umowy, której realizację użytkownik chce obejrzeć, Użyć przycisku. 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 57

59 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT czyli ilość lub wartość widniejąca na rachunku będzie wyższa od ilości lub wartości zakontraktowanej, wówczas w kolumnie Różnica zostanie to zaznaczone kolorem czerwonym. Dla pozycji nielimitowanych (typ R-N) przekroczenie nie jest wykazywane. Oprócz opisanego zestawienia użytkownik może również obejrzeć wykres realizacji umowy. W celu uruchomienia tej opcji należy kliknąć przycisk umieszczony w lewym dolnym rogu okna Realizacja umowy. Wykres ten będzie prezentował wartości odnośnie jednej, aktualnie podświetlonej pozycji umowy. Rysunek 138 Realizacja umowy Górna część okna Realizacja umowy zawiera dane na temat: Numeru umowy, Numeru pierwotnego umowy, Daty obowiązywania umowy. W środkowej części okna wyszczególnione są następujące informacje o usługach zakontraktowanych w ramach wybranej umowy: Nazwa usługi, Rodzaj limitu, Średnia roczna cena usługi, Ilość usług zakontraktowana w umowie, Wartość usług. Dolną część okna stanowi zestawienie odnoszące się do pozycji umowy podświetlonej w części środkowej. Zestawienie to porównuje, w rozbiciu na miesiące, wartości wynikające z umowy z wartościami ujętymi w zatwierdzonych rachunkach. Kolejne kolumny tabeli prezentują dane takie jak: Umowa-cena cena jednej usługi wynikająca z umowy, Umowa ilość (1) miesięczna zakontraktowana ilość danej usługi, Umowa-wartość (2) miesięczna wartość zakontraktowanych usług (obliczana jako iloczyn ceny i ilości), Rachunek-ilość (3) ilość jednostek usługi wynikająca z wystawionego i sprawdzonego rachunku, Rachunek-wartość (4) miesięczna wartość usług wynikająca z wystawionego i sprawdzonego rachunku, Różnica (1-3) różnica pomiędzy ilością jednostek danej usługi zakontraktowaną w umowie a ilością widniejącą na rachunkach, Różnica (2-4) różnica pomiędzy wartością zakontraktowaną usługi a wartością wynikającą z rachunków. W przypadku, gdy limitowana pozycja specyfikacji umowy (typ R-L) będzie miała przekroczony limit, Rysunek 139 Wykres realizacji umowy Stworzony wykres można modyfikować poprzez: Określenie rodzaju danych obecnych na wykresie: Wszystkie dane, Wartość usług wynikająca z umowy, Wartość usług wynikająca z rachunków. Włączenie opcji Pokaż wartości, która uaktywnia etykiety słupków wykresu. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj wydrukowanie sporządzonego wykresu, Zamknij wyjście z okna. RAPORT WYKONANIA USŁUG Dla użytkownika programu KS-SWD bardzo istotna jest informacja o rzeczywistej liczbie i wartości wykonanych usług. Informacja ta jest ważna ze względu na ograniczenia liczby świadczonych usług, które w postaci limitów są nakładane na placówki Służby Zdrowia. Aby sprawdzić jaka ilość usług została do tej pory zarejestrowana w programie należy w oknie Przeglądanie umów/aneksów, generowanie listy aktywnej i raportu statystycznego użyć przycisku. Użytkownik uzyska wtedy dostęp do okna Raport wykonanych usług do umowy. STRONA 58 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

60 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 141 Usługi szczegółowe w ramach listy POZ. Rysunek 140 Raport wykonania usług do umowy. Okno to jest podzielone na dwie części. Górna lista pokazuje Usługi rozliczane listą POZ, natomiast lista dolna Usługi rozliczane specyfikacją statystyczną. Aby uzyskać informacje o wykonanych usługach i deklaracjach przyporządkowanych do wybranej umowy należy podać rok i okres generowania raportu, a następnie użyć przycisku Zastosuj. Dla usług rozliczanych listą POZ zostaną wyświetlone następujące informacje: Kod usługi, Nazwa usługi, Limit wynikający z umowy, Ilość jako liczba deklaracji aktywnych przyporządkowanych do pozycji umowy, Pozostało różnica pomiędzy limitem a liczbą deklaracji przyporządkowanych do umowy. Jeżeli ilość deklaracji przekroczy limit z umowy, pole to zoztanie zaznaczone na czerwono. Wartość wartość wszystkich deklaracji, również tych, które wykraczają poza limit określony w umowie. W tej części okna dostępny jest także przycisk, który po naciśnięciu pokazuje dokładną ilość deklaracji w ramach każdej usługi szczegółowej. Uwaga: Jeżeli usługa nie jest spakietowana, przycisk Usługi szczegółowe w pakiecie nie jest aktywny. Z powyższego rysunku wynika, że w lutym 2001, świadczeniodawca w zakresie usługi kapitacja dzieci do 7 lat ma aktywnych: 15 deklaracji. W obrębie okna Lista wykonanych usług szczegółowych w ramach pakietu dla usługi... użytkownik może również zapisać tą listę w postaci arkusza Excel lub wydrukować. Dla usług rozliczanych specyfikacją statystyczną w oknie Raport z wykonanych usług do umowy... podawane są informacje o wykonanych usługach za dany okres. Dla usług, które są zakontraktowane z limitem ilościowym ważne są informacje w pierwszej części okna, tzn: Kod usługi, Cena cena jednostkowa wynikająca z umowy, może być np. cena za 1pkt Limit ilościowy wartość wynikająca z umowy (może być określona w pkt lub w sztukach), Ilość wykonanych usług w danym okresie program zlicza na podstawie faktycznej ilości wykonanych usług w okresie. (w pkt. lub szt.), Ilość na rachunkach ilość wykonanych usług wykazana na dokumencie refundacyjnym (w pkt. lub szt.) Ilość z umowy ilość wykonanie różnica pomiędzy ilością usług zakontraktowanych na umowie a ilością faktycznie wykonaną. Umowa- ilość narastająco- ilość usług zakontraktowanych narastająco, za każdy miesiąc Wykonanie- ilość narastająco- ilość faktycznie wykonanych usług narastająco, za każdy miesiąc Pozostało- ilość narastająco- ilość usług, która informuje użytkownika, jaki jest stan realizacji umowy za cały okres jej trwania, od początku do sporządzenia zestawienia. Pokazuje, m.in. czy w konfrontacji z umową mamy nadwykonanie czy niedowykonanie. (wartość tego pola wyliczana jako różnica: ilość narastająco z umowy i ilość narastająco z wykonanych usług) Dla usług, które są zakontraktowane z limitem wartościowym istotne są następujące pola: 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 59

61 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Kod usługi Limit wartościowy na dany okres, Wartość wykonanych usług za dany okres, Wartość na rachunkach (niezależnie od statusu) Dopłata na rachunkach- suma dopłat pacjentów Wartość umowy wartość wykonanie Wartość umowy narastająco Umowa- wartość narastająco- wartość usługi narastająco od początku trwania umowy do bieżącego zestawienia. Wykonane usługi- wartość narastająco- wartość wykonanej usługi od początku trwania umowy do dnia bieżącego zestawienia. Pozostało wartość różnica pomiędzy wartością limitu a wartością wykonanych usług od początku obowiązywania umowy. W przypadku umów zawierających wiele pozycji specyfikacji konieczne jest czasami wyszukanie konkretnej usługi. Proces wyszukiwania można przeprowadzić stosując kryterium Kodu usługi dostępne w polu Szukaj wg. Dla usług rozliczanych specyfikacją statystyczną program KS-SWD również umożliwia podgląd wykonanych usług szczegółowych dla poszczególnych pozycji pakietu. Do tego celu służy przycisk usługi szczegółowe wykonane w danym okresie, należy podświetlić usługę główną (kontraktowaną) a następnie użyć przycisku Usługi szczegółowe w pakiecie. W efekcie pojawi się lista prezentująca w sposób szczegółowy wykonane usługi. Uwaga: Jeżeli usługa nie jest spakietowana, przycisk Usługi szczegółowe w pakiecie nie jest aktywny. Rysunek 142 Usługi szczegółowe w ramach specyfikacji statystycznej. Przycisk znajdujący się w oknie prezentującym listę usług szczegółowych w pakiecie pozwala zapisać ją w postaci arkusza Excel. w dolnej części okna Raport wykonanych usług do umowy... Aby obejrzeć STRONA 60 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

62 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ RACHUNKI REFUNDACYJNE Zadaniem opcji Rachunki refundacyjne jest umożliwienie finansowego rozliczenia świadczeniodawców z Oddziałami NFZ. Pod pojęciem refundacji, rozumie się kwotę należną świadczeniodawcy za usługi wykonane na rzecz członków NFZ. Natomiast rachunek refundacyjny to dokument finansowy, wystawiony przez świadczeniodawcę, stanowiący podstawę zażądania zwrotu poniesionych przez niego kosztów. Okresami rozliczeniowymi świadczeniodawców i NFZ są okresy miesięczne. W przypadku pozycji limitowanych (w umowie oznaczonych jako typ: R-L) na rachunku wykazywane jest przekroczenie limitu. W przypadku pozycji nielimitowanych ( w umowie oznaczonych jako typ: R-N) nie jest wykazywane przekroczenie limitu (kolumny dotyczące limitu zawierają wartość zero). Przekroczenie limitu jest również odpowiednio wykazywane dla pozycji limitowanych w Monitoringu realizacji oraz Monitoringu rozliczenia. USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH Przed przystąpieniem do wystawienia rachunku refundacyjnego użytkownik powinien określić dokładność, z jaką będą uzupełniane w karcie rachunku dane na temat ilości usług. Dokonujemy tego po wybraniu pozycji Opcje z menu Narzędzia. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. należy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. LISTA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH Po wybraniu opcji Rachunki refundacyjne z menu Umowy pojawi się okno Lista rachunków refundacyjnych. Rysunek 144 Lista rachunków refundacyjnych Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dodanie nowego rachunku refundacyjnego, poprawianie danych zawartych w niesprawdzonych rachunkach, przeglądanie karty rachunku gdy ma on status sprawdzony, rachunku, zarejestrowanie faktu sprawdzenia usuwanie niesprawdzonych rachunków, wycofanie rachunku o statusie sprawdzony, utworzenie pliku z rachunkiem, dodawanie korekty do rachunku, - wydruk rachunku refundacyjnego, faktury lub noty księgowej Rysunek 143 Ustalanie formatu liczb Jeżeli jako precyzja ilości zostanie wybrana cyfra 2, to wtedy w karcie rachunku ilość usług będzie widoczna z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. OKREŚLANIE LICZBY WYODRĘBNIONYCH RACHUNKÓW Aby uzyskać dane na temat liczby rachunków znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonę. Pojawi się wtedy komunikat informujący o ilości rachunków. 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 61

63 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Program posortuje listę rachunków według wybranych przez użytkownika kryteriów. Rysunek 145 Informacja o liczbie znajdujących się na liście rachunków WYSZUKIWANIE RACHUNKÓW/KOREKT Do systemu zostały wprowadzone dwa sposoby wyszukiwania dokumentów. I sposób Pierwszy sposób polega na wyborze jednego lub więcej kryteriów zawężania listy rachunków/korekt, reprezentowanych przez poszczególne pola w górnej części okna: Oddział NFZ, Rok - pole to jest przez system automatycznie ustawiane na rok bieżący, jednak może być dowolnie modyfikowane, Okres refundacyjny, Status rachunków: Wprowadzone, Sprawdzone, Wycofane, Wszystkie. Typ rachunku: Do umowy, Bez umowy. Po zaznaczeniu (wypełnieniu) wszystkich lub wybranych kryteriów wyszukiwania (pól), należy użyć przycisk Zastosuj. Spowoduje to wyświetlenie tylko tych dokumentów, które spełniają określone przez nas warunki. Np.: uzupełnienie pola Oddział NFZ i użycie przycisku Zastosuj spowoduje, że na liście znajdą się wszystkie rachunki wystawione dla wybranego oddziału NFZ. II sposób Drugi sposób pozwala na selekcję rachunków/korekt za pomocą pola Szukaj wg. Aby wyszukać konkretne dokumenty, należy: w polu Szukaj wg wybrać jedno z kryteriów wyszukiwania: Okres refundacyjny, Numer rachunku, w polu obok podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i kliknąć przycisk Szukaj (F7). RODZAJE I TYPY RACHUNKÓW Użytkownik ma możliwość wprowadzenia rachunków do umów zawartych z Oddziałem NFZ oraz rachunków poza limitem umowy. W ramach rachunków wystawianych do umowy wyróżnia się: rachunek do umowy (RUM): rachunek ten obejmuje realizację usług, które zostały wykonane w ramach limitu określonego w kontrakcie zawartym z Oddziałem NFZ (usługi zwykłe oraz usługi realizowane w ramach przepisów o koordynacji), rachunek do umowy (RUD): za usługi dodatkowe: rachunek ten obejmuje realizację usług, które zostały wykonane w przypadku przekroczenia limitu określonego w kontrakcie zawartym z Oddziałem NFZ. W ramach rachunków wystawianych za usługi zrealizowane poza limitem umowy wyróżnia się: rachunek do umowy (RBP): za usługi realizowane poza limitem umowy, których podstawa wykonania została określona jako zgoda NFZ oraz wybrano rozliczenie poza umową, rachunek do umowy (RBO-UE): za usługi realizowane na podstawie przepisów o koordynacji, przy których rozliczenie określone zostało jako poza limitem umowy. WPROWADZANIE RACHUNKU Aby dodać nowy rachunek refundacyjny, należy użyć przycisku Dodaj (F2). Pojawi się wtedy okno z rodzajami rachunków. Na liście dostępne są 4 rodzaje rachunków: rachunek do umowy (RUM), rachunek do umowy (RUD) - za usługi dodatkowe rachunek za usługi wykonane poza limitem umowy zgoda indywidualna (RBP), rachunek za usługi wykonane poza limitem umowy (RBO-UE), Rysunek 146 Okno wyboru rodzaju tworzonego rachunku Po podświetleniu wybranego rodzaju, należy kliknąć przycisk OK. STRONA 62 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

64 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ RACHUNEK DO UMOWY Uwaga: Aby przygotowywać rachunki refundacyjne dla wybranego Oddziału NFZ, należy najpierw zaimportować umowy, stanowiące podstawę wystawienia takiego dokumentu (opcja Przeglądanie umów, menu Umowy). W rachunku do umowy wykazywane są usługi zwykłe, wprowadzane w ramach wybranej umowy, jak również usługi realizowane w ramach przepisów o koordynacji, w których rozliczenie zostało określone jako: w ramach limitu umowy. Tak więc świadczenia wykonane pacjentom z Polski jak i z Unii Europejskiej wykazywane są razem (na jednym rachunku do umowy). Rysunek 148 Informacja o niepoprawnie wybranym okresie refundacyjnym Po wybraniu właściwego miesiąca program wyświetli listę usług objętych umową z wielkościami zakontraktowanymi na wybrany miesiąc. Aby wprowadzić rachunek w ramach realizacji limitu umowy należy w oknie Rodzaj rachunku wybrać opcję: RUM-do umowy. Pojawi się wtedy okno Karta rachunku RUM do umowy - dodawanie. Rysunek 149 Karta rachunku refundacyjnego z zakontraktowanymi usługami Rysunek 147 Karta rachunku RUM do umowy refundacyjnego -dodawanie W oknie tym należy wykonać następujące czynności: 1. Wybrać Nr umowy. Za pomocą pola wyboru przechodzimy do okna Wybieranie umowy, w którym znajduje się lista wszystkich umów podpisanych z oddziałami Funduszu. Podświetlenie określonej umowy i użycie przycisku OK spowoduje, że wybrana pozycja znajdzie się w uzupełnianym polu. 2. Określić okres refundacyjny: Rok - jest polem automatycznie ustalanym jako rok bieżący; można je jednak modyfikować za pomocą strzałek zmieniających wartość, Miesiąc - wyboru okresu dokonujemy z listy rozwiniętej za pomocą strzałki. Jeżeli umowa nie obejmuje wybranego przez nas miesiąca, system wyświetli odpowiedni komunikat: Każda usługa opisana jest przez następujące pola: Usługi - uzupełniana przez system, Limit - uzupełniany przez system, Cenę jednostkową - uzupełniana przez system, Ilość uzupełniana przez użytkownika, Opłatę NFZ - uzupełniana przez system, Dopłatę pacjenta uzupełniana przez użytkownika. 3. Ręcznie wprowadzić wartości dotyczące usług zawartych w rachunku dla danego Oddziału NFZ lub skorzystać z funkcji automatycznego uzupełnienia rachunku (operacja ta została opisana w dalszej części instrukcji) 4. Uzupełnić poniższe informacje, w celu poprawnego wprowadzenia rachunku: Numer rachunku, Data wystawienia wprowadzanego rachunku, Data płatności (nie jest to informacja wymagana). 5. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknąć przycisk OK. Jeżeli nie uzupełnimy istotnej informacji, system wyświetli odpowiedni komunikat. W dolnej części karty rachunku znajduje się pole Wartość kontrolna. W polu tym świadczeniodawca może wprowadzić przewidywaną całkowitą wartość rachunku, co umożliwi kontrolę w przypadku przekroczenia tej wartości. Jeżeli nie wprowadzimy danych do pola Wartość kontrolna, wówczas po naciśnięciu przycisku OK, pojawi się komunikat: 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 63

65 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 150 Komunikat o braku kontrolnej wartości rachunku Możemy wtedy zapisać rachunek bez wprowadzania wartości kontrolnej (przycisk Tak) - nie zostanie sprawdzona jego poprawność - lub kliknąć przycisk Nie i wpisać daną wartość. Po podsumowaniu nowego rachunku przez system i stwierdzeniu niezgodności jego całkowitej kwoty z wprowadzoną wartością kontrolną, system wyświetli komunikat następującej treści: Rysunek 153 Karta rachunku RUD do umowy- za usługi dodatkowe -dodawanie W oknie tym należy wykonać analogiczne czynności jak podczas dodawania rachunku do umowy (RUD). RACHUNEK ZA USŁUGI WYKONANE POZA LIMITEM UMOWY- ZGODA INDYWIDUALNA Rysunek 151 Komunikat o niezgodności wartości rachunku z wartością kontrolną System nie pozwala wprowadzić rachunku, którego wartość jest różna od wartości kontrolnej. Po kliknięciu przycisku OK możemy jedynie: poprawić wprowadzone wartości, usunąć wartość kontrolną i wprowadzić rachunek rezygnując z kontroli jego poprawności. Aby wprowadzić rachunek za usługi wykonane w na podstawie przydzielonych zgód indywidualnych należy w oknie Rodzaj rachunku wybrać opcję: RBP- za usługi wykonane poza limitem umowy-zgoda indyw. RACHUNEK DO UMOWY- ZA USŁUGI DODATKOWE Aby wprowadzić rachunek za wykonane usługi dodatkowe w ramach umowy należy w oknie Rodzaj rachunku wybrać opcję: RUD-do umowy-za usługi dodatkowe. Rysunek 154 Rodzaj rachunku zgoda indywidualna Pojawi się wtedy okno Karta rachunku RBP za usługi wykonane poza limitem umowy-zgoda indywidualna - dodawanie. Rysunek 152 Rodzaj rachunku - do umowy za usługi dodatkowe Pojawi się wtedy okno Karta rachunku RUD do umowy-za usługi dodatkowe - dodawanie. Rysunek 155 Karta rachunku RBP za usługi wykonane poza limitem umowy- zgoda indywidualna dodawanie W oknie tym należy wykonać następujące czynności: 1. Wybrać Oddział NFZ. Za pomocą pola wyboru przechodzimy do okna Wybieranie STRONA 64 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

66 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ oddziału/delegatury NFZ, w którym znajduje się lista Oddziałów NFZ. Podświetlenie określonego Oddziału i użycie przycisku OK spowoduje, że wybrana pozycja znajdzie się w uzupełnianym polu. 2. Określić okres refundacyjny: Rok - jest polem automatycznie ustalanym jako rok bieżący; można je jednak modyfikować za pomocą strzałek zmieniających wartość, Miesiąc - wyboru okresu dokonujemy z listy rozwiniętej za pomocą strzałki. Jeżeli umowa nie obejmuje wybranego przez nas miesiąca, system wyświetli odpowiedni komunikat: 3. Dodać usługę realizowaną poza limitem umowy. Użycie przycisku Dodaj spowoduje przejście do okna Wybieranie usługi, w którym należy wybrać daną usługę. Aby usunąć usługę z rachunku należy użyć przycisku Usuń. Rysunek 156 Rodzaj rachunku rozliczany na podstawie przepisów o koordynacji Pojawi się wtedy okno Karta rachunku RBO-UE za usługi wykonane poza limitem umowy- dodawanie. Każda usługa opisana jest przez następujące pola: Usługi - uzupełniana przez system, Limit - uzupełniany przez system, Cenę jednostkową - uzupełniana przez użytkownika, Ilość uzupełniana przez użytkownika, Opłatę NFZ - uzupełniana przez system, Dopłatę pacjenta uzupełniana przez użytkownika. 4. Wprowadzić wartości dotyczące usług zawartych w rachunku dla danego Oddziału NFZ. W tym celu należy wybrać dany numer Oddziału umieszczony na liście w lewej części okna. Następnie należy wprowadzić ilości usług i zatwierdzić je klawiszem ENTER. Na liście Oddziałów nieaktywny jest numer bieżącego Oddziału NFZ świadczeniodawcy. 5. Uzupełnić poniższe informacje, w celu poprawnego wprowadzenia rachunku: Numer rachunku, Data wystawienia wprowadzanego rachunku, Data płatności (nie jest to informacja wymagana). 6. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknąć przycisk OK. Jeżeli nie uzupełnimy istotnej informacji, system wyświetli odpowiedni komunikat. Rysunek 157 Karta rachunku RBO-UE za usługi wykonane poza limitem umowy dodawanie W oknie tym należy wykonać analogiczne czynności jak w przypadku dodawania rachunku za usługi wykonane poza limitem umowy- zgoda indywidualna (opisane powyżej). Różnica polega na tym, że automatycznie oznaczony jest oddział NFZ, w ramach którego realizowane są usługi. Przy dodawaniu rachunku rozliczanego na podstawie przepisów o koordynacji należy także określić kraj, w ramach którego jest wystawiany rachunek. Jeżeli w polu Kraj nie zostanie wybrane państwo, wyświetlany jest poniższy komunikat: RACHUNEK ZA USŁUGI WYKONANE POZA LIMITEM UMOWY- ROZLICZANE NA PODST. PRZEPISÓW O KOORDYNACJI Aby wprowadzić rachunek za usługi wykonane w na podstawie przepisów o koordynacji i właściwych dokumentów uprawniających UE należy w oknie Rodzaj rachunku wybrać opcję: RBO-UE- za usługi wykonane poza limitem umowy. Rysunek 158 Komunikat w przypadku braku określenia kraju Wartość w kolumnie Cena jedn jest uzupełniana przez użytkownika ręcznie lub automatycznie za pomocą przycisku Pobierz ceny z umowy. Pobranie ceny z umowy jest możliwe jedynie w przypadku takiej usługi, która występuje tylko raz (w jednej umowie). Jeżeli np. usługa wystąpiła w 2 różnych umowach cena na karcie rachunku nie zostanie automatycznie uzupełniona i należy ją w takim wypadku wprowadzić ręcznie. 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 65

67 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT AUTOMATYCZNE UZUPEŁNIANIE RACHUNKÓW NA PODSTAWIE WYKONANYCH USŁUG/ DEKLARACJI/ZATWIERDZONYCH RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH Uwaga: Aby móc uzupełnić Kartę rachunku refundacyjnego na podstawie wykonanych usług użytkownik powinien najpierw wprowadzić do systemu informacje o wykonanych usługach specjalistycznych. Może również wygenerować raport statystyczny, który będzie podstawą wystawienia rachunku. Tematyka generowania raportu statystycznego jest omówiona w rozdziale Generowanie raportów statystycznych dla NFZ. Użytkownik wprowadzając dane odnośnie ilości usług i dopłaty pacjenta może skorzystać z mechanizmu pozwalającego automatycznie uzupełnić kartę rachunku wartościami wynikającymi z informacji o wykonanych usługach, a także aktywnych deklaracjach. Rachunek może zostać uzupełniony na podstawie wszystkich wprowadzonych wykonań usług, lub na podstawie wszystkich usług, które zostały wykazane w zatwierdzonych raportach statystycznych do wybranej umowy. Aby wykonać operację uzupełnienia Karty rachunku należy użyć przycisku części karty., który znajduje się w dolnej Po jego naciśnięciu, użytkownik będzie miał możliwość wybrania sposobu uzupełniania rachunku. ilości wykonanych usług z miesięcy poprzednich, ilości usług wykazane we wcześniejszych sprawdzonych rachunkach (z miesiąca bieżącego i miesięcy poprzednich), schemat rozliczeń ustalony dla wybranej umowy, tzn. w jaki sposób mogą być wykorzystywane limity z poprzednich miesięcy i kiedy można wykazywać nadwykonanie usług. Istnieją cztery podstawowe schematy rozliczeń. Szersze omówienie tych schematów znajduje się w załączniku 1 do niniejszej instrukcji. Uwaga 1: Mechanizm automatycznego uzupełniania rachunków refundacyjnych działa pod warunkiem, że w programie systematycznie wprowadzane są informacje o wykonanych usługach, na podstawie których generowane są rachunki. Uwaga 2: Schemat rozliczeń określa sposób w jaki mogą być wykorzystywane limity z poszczególnych miesięcy, jednak podstawową zasadą jest, że sumaryczny limit roczny nie może zostać przekroczony. Program pilnuje więc, aby nie został przekroczony limit efektywny będący różnicą pomiędzy narastającymi limitami miesięcznymi a narastającym wykonaniem usług. W przypadku jednego typu usług po podświetleniu usługi kontraktowanej w dolnej części okna pojawi się lista usług szczegółowych. Dotyczy to usług z limitem ilościowym, rozliczanych listą POZ, dla których został zdefiniowany w umowie pakiet usług szczegółowych. W przypadku takich usług należy ilości uzupełniać dla usług szczegółowych, widocznych w dolnej części okna. Zostaną one automatycznie przeliczone dla usługi kontraktowanej. Rysunek 159 Wybieranie sposobu uzupełniania rachunku refundacyjnego Dostępne są dwie opcje automatycznego uzupełniania rachunku: na podstawie aktywnych deklaracji przyporządkowanych do pozycji umowy oraz zatwierdzonych raportów statystycznych, na podstawie aktywnych deklaracji przyporządkowanych do pozycji umowy oraz wykonanych usług. Uwaga: podczas automatycznego uzupełniania rachunku pod uwagę brany jest bieżący stan aktywnych deklaracji tak więc nie jest możliwe uzupełnienie rachunku za okres zaległy. Po wybraniu odpowiedniego przycisku karta rachunku zostanie uzupełniona. Wybór przycisku Anuluj spowoduje rezygnację z przeprowadzenia tej operacji. PRZEGLĄDANIE RAPORTU WYKONANIA USŁUG W trakcie uzupełniania karty rachunku refundacyjnego użytkownik może przeglądać raport wykonania usług. Aby uzyskać do niego dostęp należy użyć przycisku. Dokładny opis informacji wykazanych w tym raporcie znajduje się w rozdziale Raport wykonania usług. SPRAWDZANIE REALIZACJI UMOWY Podczas uzupełniania karty rachunku refundacyjnego użytkownik ma możliwość przeglądania realizacji umowy. W tym celu należy użyć przycisku. W wyniku tego zostanie wyświetlone okno, w którym znajdują się informacje na temat realizacji usług. W trakcie uzupełniania automatycznego rachunku do limitu umowy działa mechanizm, który bierze pod uwagę czynniki takie jak: ilości wykonanych usług z miesiąca bieżącego, STRONA 66 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

68 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 160 Sprawdzenie realizacji umowy WPROWADZANIE KOREKTY RACHUNKU Uwaga: Aby móc wprowadzić korektę do rachunku musi on mieć status Sprawdzony. Program umożliwia wprowadzenie korekty rachunku refundacyjnego do umowy lub poza limitem umowy. Aby wprowadzić korektę rachunku należy podświetlić go na liście i użyć przycisku. Pojawi się wtedy okno Karta korekty rachunku refundacyjnego (usługi) - dodawanie. Okno to zostało podzielone na trzy części. Pierwsza część prezentuje ogólne informacje opisujące rachunek: Numer umowy do jakiej jest wystawiony rachunek, Rok i okres refundacyjny, Data wystawienia, Nr rachunku wg świadczeniodawcy, Kwota refundacji, Dopłata świadczeniobiorcy. Środkowa część okna zawiera listę usług wyszczególnionych na rachunku. Lista wyświetlona jest w postaci tabeli, w której kolejne kolumny przedstawiają: Nazwę usługi, Limit efektywny, Cenę jednostkową, Ilość wykonanych usług we wskazanym okresie, Opłatę NFZ, Inne rachunki. Czerwonym kolorem zaznaczone są usługi, które zostały wykonane w ilości przekraczającej limit efektywny za podany okres. Część dolna okna zawiera dane dotyczące realizacji umowy w poprzednich okresach refundacyjnych dla podświetlonej w środkowej części usługi: Okres refundacyjny, Cena jednostkowa, Ilość w umowie, Wartość w umowie, Wartość w umowie (narastająca), Ilość wykonanych usług (raport statystyczny), Wartość wykonanych usług (raport statystyczny), Wartość wykonanych usług narastająca (raport statystyczny), Ilość wykonanych usług (rachunki), Wartość wykonanych usług (rachunki), Wartość wykonanych usług narastająca (rachunki), Przekroczenie limitu umowy (w procentach) dla pozycji limitowanych Przekroczenie limitu umowy narastająco ( w procentach) dla pozycji limitowanych Rysunek 161 Karta korekty rachunku refundacyjnego Na Karcie korekty rachunku automatycznie zostają uzupełnione pola dotyczące dokumentu korygowanego. Są to następujące informacje: Rok, Okres refundacyjny, Numer umowy, Numer rachunku wg świadczeniodawcy. Użytkownik powinien natomiast uzupełnić informacje dotyczące dokumentu korygującego: Rok, Okres refundacyjny, Numer korekty, Data wystawienia, Data płatności. W Karcie korekty rachunku refundacyjnego usługidodawanie w kolejnych kolumnach znajdują się następujące informacje: L.p. liczba porządkowa usług w rachunku, Usługa nazwa usługi, Limit rodzaj limitu dla danej usługi wynikający z umowy: Ilościowy, Wartościowy. Cena cena jednostkowa usługi wynikająca z umowy, Ilość ilość jednostek usługi: Jest ilość wynikająca z rachunku korygowanego, 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 67

69 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Winno być ilość po dokonaniu korekty, Refundacja opłata Funduszu będąca iloczynem ceny oraz ilości, Jest wartość refundacji wynikająca z rachunku korygowanego, Winno być wartość refundacji po wprowadzeniu korekty, Dopłata pacjenta łączna kwota dopłat pacjentów związana z wykonaniem określonej usługi, Jest dopłata pacjenta wynikająca z dokumentu korygowanego, Winno być dopłata pacjenta po korekcie. Aby wpisać wartości, dotyczące usług zestawionych w korekcie rachunku do umowy dla danego Oddziału NFZ, należy przypadku usług z limitem ilościowym uzupełnić odpowiednie komórki w wierszach: Ilość winno być, Dopłata pacjenta winno być. Kolumna zawierająca kwotę refundacji jest przeliczana automatycznie. W przypadku usług, dla których określono limit wartościowy użytkownik może uzupełnić informacje takie jak: Refundacja winno być, Dopłata pacjenta winno być. W kolumnie L.p. są stosowane następujące oznaczenia: - usługa, której wartości zostały zmienione w karcie korekty, aktualnie podświetlona na liście pozycji rachunku (zielony kolor tła), - usługa, której wartości zostały zmienione w karcie korekty, Uwaga: Wprowadzone do tabeli wartości zatwierdzamy klawiszem ENTER. Jeżeli do rachunku została już wprowadzona korekta to kolejną korektę można wykonać tylko do tej korekty, a nie do rachunku. W takim przypadku system wyświetla poniższy komunikat: Rysunek 163 Komunikat w przypadku próby dodania kolejnej korekty do korekty Zasada tworzenia korekt jest następująca: do danego dokumentu (rachunku lub korekty) można utworzyć tylko jedną korektę. W razie konieczności wystawienia kolejnej korekty, należy ją utworzyć do ostatnio wykonanej korekty. Nie można wystawić korekty, ponieważ do danego dokumentu już utworzono korektę Rachunek nr 1 Korekta nr 1 Korekta nr 2 Korekta nr 3 Schemat tworzenia korekt rachunków refundacyjnych POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH RACHUNKÓW/KOREKT OK OK OK Uwaga: Poprawy danych w rachunku refundacyjnym można dokonać tylko wtedy, gdy rachunek ma status Wprowadzony. Aby wprowadzić zmiany w rachunku refundacyjnym/korekcie, należy podświetlić wybraną pozycję na liście, następnie użyć przycisku Popraw (F4). Zasady dokonywania zmian w poszczególnych rachunkach są takie same, jak w wypadku dodawania nowego rachunku. USUWANIE WYBRANYCH RACHUNKÓW/KOREKT Rysunek 162 Komunikat w przypadku próby dodania kolejnej korekty do rachunku Aby usunąć rachunek refundacyjny/korektę należy podświetlić wybrną pozycję na liście, następnie użyć przycisk Usuń (F8). Należy przy tym pamiętać, że usuwanie jest możliwe jedynie w przypadku rachunków niesprawdzonych (status WPR). Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku próby wystawienia drugiej korekty do korekty: STRONA 68 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

70 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ SPRAWDZENIE RACHUNKÓW/KOREKT SPRAWDZANIE RACHUNKÓW/KOREKT DO UMOWY Uwaga: Zaleca się aby operację sprawdzania rachunku wykonywać dopiero wtedy, gdy rachunek jest w takiej postaci, jaka ma być wysłana do Oddziału NFZ. Rachunku o statusie Sprawdzony nie można już poprawiać ani usunąć z systemu. Rachunek lub korekta, które mają być przesłane do Funduszu muszą zostać najpierw sprawdzone. Aby sprawdzić wprowadzony dokument należy wykonać poniższe czynności: Podświetlić go w oknie Lista rachunków refundacyjnych, Użyć przycisku Sprawdź (F5). Pojawi się wtedy okno Sprawdzanie rachunku refundacyjnego. Następnie należy zarejestrować fakt sprawdzenia wybranego rachunku refundacyjnego poprzez użycie przycisku Zatwierdź. Spowoduje to wyświetlenie następującego pytania: Rysunek 165 Pytanie systemowe o zatwierdzenie rachunku Jeżeli w którejś pozycji (limitowanej) został przekroczony limit ilości (lub wartości) wykonanych usług zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Rysunek 166 Komunikat o przekroczeniu limitu W przypadku pozycji nielimitowanych nie jest wykazywane przekroczenie limitu. Aby zrezygnować z operacji sprawdzenia rachunku należy użyć przycisku Anuluj. WYCOFYWANIE RACHUNKU Rysunek 164 Okno sprawdzania rachunków refundacyjnych Okno sprawdzania rachunku refundacyjnego podzielone jest na trzy części. Część górna zawiera podstawowe dane dotyczące rachunku oraz umowy w oparciu, o którą został wystawiony. Część środkowa zawiera wyszczególnione na rachunku usługi, opisane poprzez następujące dane: Nazwa usługi, Limit efektywny, Cena jednostkowa, Ilość, Opłata NFZ, Inne rachunki. Część dolna zawiera rozbicie ilości wykonanych usług z podziałem na poszczególne miesiące objęte umową. Znajdują się tutaj także wartości z umowy, rachunków oraz raportów statystycznych, dzięki czemu możliwe jest porównanie informacji na odpowiednich dokumentach. W przypadku gdy okaże się, że rachunek refundacyjny, który został już sprawdzony posiada błędy, użytkownik może podjąć decyzję o jego wycofaniu. Aby wykonać tą operację należy podświetlić wybrany dokument na liście rachunków, a następnie użyć przycisku Wycofaj znajdującego się w dolnej części okna. Wycofanie rachunku nie usunie go z programu. Będzie on nadal widoczny na liście rachunków, jednak wprowadzone w nim wartości nie będą wpływały na inne dokumenty. To znaczy, że nie będą obciążały limitów wynikających z umowy. Jeżeli do rachunku wystawiono już korekty to wycofanie go nie jest możliwe- należy w takim wypadku najpierw wycofać wszystkie korekty, a dopiero potem wybrany rachunek. Podczas próby wycofanie takiego rachunku wyświetlane jest okno: Rysunek 167 Komunikat podczas wycofywania rachunku, do którego wystawiono korektę/korekty 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 69

71 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT EKSPORT RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH/KOREKT DO ODDZIAŁÓW NFZ Ostatnim etapem obsługi rachunków jest przekazanie Oddziałom NFZ przygotowanych dokumentów. Postać, w jakiej będą wysłane zależy od wymogów Funduszu. Program KS-SWD pozwala na przesłanie rachunków w dwóch formach. Rachunek refundacyjny/korekta w postaci papierowej. Należy podświetlić wybraną pozycję i użyć przycisku Drukuj (F9). Rachunek refundacyjny/korekta zapisany w pliku na dyskietce, bądź przesłany drogą elektronicznątworzony przyciskiem ShF6Eksport. DRUKOWANIE RACHUNKU REFUNDACYJNEGO\KOREKTY Użytkownik ma możliwość przesyłania dokumentów w formie papierowej. Aby wydrukować rachunek lub korektę użytkownik powinien podświetlić wybraną pozycję na Liście rachunków refundacyjnych, użyć przycisku Drukuj, a następnie wybrać opcję Rachunek. Przed wydrukiem dokumentu istnieje możliwość podglądu wydruku poprzez przycisk Podgląd. Na wydrukach rachunku, noty księgowej i załącznika do faktury znajduje się kod PDF pozwalający w Oddziale NFZ, do którego przekazywany jest rachunek, sprawdzić poprawność wersji papierowej i elektronicznej dokumentu. GENEROWANIE PLIKU Z RACHUNKIEM Po podświetleniu właściwej pozycji na liście rachunków refundacyjnych, należy użyć przycisku Eksport (ShF6). Pojawi się wtedy okno, w którym należy określić miejsce zapisania danego rachunku. Rysunek 169 Podgląd wydruku rachunku refundacyjnego DRUKOWANIE FAKTURY Rysunek 168 Okno, w którym można określić miejsce zapisu wybranego rachunku Użycie przycisku Zapisz spowoduje, że rachunek refundacyjny zostanie utrwalony na wybranym przez nas nośniku elektronicznym. DRUKOWANIE RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH, FAKTUR I NOT KSIĘGOWYCH Aby wydrukować jeden z dostępnych dokumentów rozliczeniowych- rachunek refundacyjny, fakturę VAT czy notę księgową należy na Liście rachunków refundacyjnych użyć przycisku Drukuj i wybrać odpowiednią opcję menu kontekstowego:. Gdy zaistnieje konieczność wydrukowania faktury do wprowadzonego rachunku użytkownik powinien podświetlić wybrany dokument na Liście rachunków refundacyjnych, nacisnąć przycisk Drukuj, a następnie wybrać opcję Fakturę VAT. Jeśli wśród usług wyszczególnionych na rachunku, istnieją takie, dla których nie zdefiniowano stawek VAT w Bazie Usług Medycznych (BUM), wyświetlony zostanie następujący komunikat: Rysunek 170 Komunikat Informuje on użytkownika, że lista usług, które wymagają uzupełnienia stawek VAT została zapisana w pliku tekstowym o nazwie BrakVAT.txt, w katalogu, w którym program został zainstalowany, czyli C:\Ksswd99\Informacje. W takiej sytuacji, należy przejść do menu Słowniki/BUM i uzupełnić brakujące pozycje w Karcie STRONA 70 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

72 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ usługi (operacja ta jest opisana w rozdziale Słowniki/BUM-Baza Usług Medycznych). Przed wykonaniem wydruku konieczne jest uzupełnienie opcji w oknie Opcje drukowania faktury VAT, które otworzy się przed rozpoczęciem wydruku. DRUKOWANIE NOTY KSIĘGOWEJ Aby wydrukować notę księgową należy podświetlić wybrany rachunek na liście, użyć przycisku Drukuj, a następnie wybrać opcję Nota księgowa. W oknie, które się otworzy użytkownik może dokonać wyboru opcji związanych z wydrukiem dokumentu. Rysunek 171 Opcje drukowania faktury VAT Następujące dane uzupełnione w oknie Opcji zostaną ujęte na wydruku faktury: Numer faktury VAT, Termin zapłaty, Sposób zapłaty: Przelew, Gotówka, Ilość kopii W przypadku zaznaczenia opcji Duplikat zostanie wydrukowany oryginał i duplikat, W przypadku odznaczenia opcji Duplikat zostanie wydrukowany jedynie oryginał faktury. Rysunek 173 Podgląd wydruku noty księgowej DRUKOWANIE ZAŁĄCZNIKA DO FAKTURY Aby wydrukować załącznik do faktury należy podświetlić wybrany rachunek na liście, użyć przycisku Drukuj, a następnie wybrać opcję Załącznik do faktury. W oknie, które się otworzy użytkownik może dokonać wyboru opcji związanych z wydrukiem dokumentu. Rysunek 172 Wydruk faktury VAT Rysunek 174 Wydruk załącznika do faktury 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 71

73 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT REJESTRACJA PACJENCI Użytkownik programu ma możliwość ewidencjonowania pacjentów. Pacjent, czyli członek Narodowego Funduszu Zdrowia lub osoba pozostająca na wyłącznym utrzymaniu członka NFZ - to osoba fizyczna, która jest identyfikowana przez: PESEL, nazwisko i imię. Aby wyświetlić listę osób ubezpieczonych w NFZ należy wybrać opcję Pacjenci (Ctrl P) z menu Rejestracja. - zliczenie pacjentów wyszukanych na podstawie określonych kryteriów, zamknięcie okna. W dolnej części okna listy pacjenta znajdują się dwa typy informacji odnoszące się do podświetlonego na liście pacjenta. Informacja o danych adresowych uzupełnionych w karcie pacjenta. W przypadku, gdy dane te nie są kompletne zostaje tam umieszczony komunikat uzupełnij! informujący użytkownika o konieczności podania dodatkowych informacji. Rysunek 176 Informacja o niekompletnych danych adresowych pacjenta Informacja o deklaracjach złożonych przez pacjenta. Tabela z listą deklaracji złożonych przez pacjenta, w której są wyszczególnione następujące informacje: Typ deklaracji, Nazwisko i imię lekarza, Data złożenia, Rodzaj. Rysunek 175 Lista pacjentów Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dopisanie nowego pacjenta, przeglądanie danych pacjenta, edycję informacji o pacjencie, - usunięcie wybranego pacjenta, - importowanie danych pacjentów z arkusza Excel, wydruk pełnej listy pacjentów, zapisanie listy pacjentów w formacie arkusza Excel lub pliku csv, - pobranie informacji o wybranym pacjencie z Centralnego Rejestru Członków KCh, - wyszukanie pacjentów wg kryterium Oddział NFZ, - wyszukanie pacjentów na podstawie kryterium określonego w polu Szukaj wg, Rysunek 177 Lista deklaracji złożonych przez pacjenta WYSZUKIWANIE PACJENTÓW Obszar filtrowania danych w górnej części okna listy pacjentów pozwala na wyszukiwanie pacjentów wg kryterium: Oddział NFZ pacjenta, Pacjenci bez określonego Oddziału NFZ, Pacjenci uprawnieni do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji Po wybraniu kryterium należy użyć przycisku Zastosuj aby odświeżyć listę z danymi. Aby wyszukiwać pacjentów korzystając z funkcji Szukaj wg w polu Szukaj wg należy wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: nazwisko; imię pacjenta, PESEL (pacjenta), data urodzenia uprawnienie pacjenta. Następnie w polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. STRONA 72 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

74 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Poszukiwani pacjenci zostaną w ten sposób wyświetleni na liście. Jeżeli będziemy chcieli wyszukać pacjenta, którego PESEL lub inne dane są nam znane, wystarczy w polu Szukaj wg wybrać odpowiednią opcję i wpisać numer PESEL do pola obok. Zaraz po tej czynności zostanie wyświetlony poszukiwany pacjent. Dokładnie tak samo jest z innymi poleceniami. Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię (pacjenta), program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pacjentów. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Przykładowo, jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pacjentów, których nazwiska zaczynają się na literę L, a imiona na KA. Rysunek 178 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów OKREŚLANIE LICZBY PACJENTÓW WYSZUKANYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW Jeżeli będzie nas interesować liczba wyszukanych pacjentów należy kliknąć na ikonę kalkulatora. Spowoduje to wyświetlenie informacji o liczbie pacjentów. Rysunek 179 Wynik zliczania listy pacjentów DODAWANIE PACJENTA DO BAZY Aby dopisać nowego pacjenta do listy należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Spowoduje to wyświetlenie karty pacjenta - dodawanie, która pozwoli na wprowadzenie nowej osoby. Rysunek 180 Okno wprowadzania nowego pacjenta W oknie tym znajdują się trzy zakładki: 1. Na zakładce Podstawowe należy wprowadzić następujące informacje: nazwisko, imię, PESEL, data urodzenia, płeć, PESEL opiekuna, opiekun, w przypadku gdy pacjent jest obcokrajowcem należy zaznaczyć opcję cudzoziemiec i uzupełnić pola numer paszportu, kraj Jeżeli pacjent jest uprawniony do korzystania z usług na podstawie przepisów o koordynacji należy również zaznaczyć opcję Uprawniony do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji i za pomocą przycisku wprowadzić właściwe dokumenty uprawniające. Dokumenty takie można również wprowadzić z poziomu menu Rejestracja/Dokumenty uprawniające UE, stąd szczegółowy opis dodawania dokumentów został opisany w dalszej części instrukcji: Dodawanie dokumentów uprawniających UE. Jeżeli w polu Kraj zostanie wybrane państwo nie należące do Unii Europejskiej (lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego), a zaznaczona zostanie opcja o uprawnieniu do korzystania ze świadczeń na podst. przepisów o koordynacji program wyświetla poniższą informację: 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 73

75 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 181 Komunikat w przypadku wybrania kraju spoza UE/EOG miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu, uwagi (pole to może być uzupełnione dowolnym komentarzem użytkownika liczącym do 250 znaków). uprawnienie, Oddział NFZ, numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, data ważności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, numer legitymacji inwalidy wojennego/wojskowego Uwaga 1: Gdy kursor opuszcza pole PESEL, w którym podano poprawne dane, następuje automatyczne uzupełnienie pola data urodzenia. Wprowadzając najpierw datę urodzenia, a później PESEL, może się zdarzyć, że wprowadzimy błędne dane. Dlatego też program automatycznie sprawdza, czy oba te pola są zgodne. Jeśli wystąpi błąd, pojawi się poniższy komunikat. Jeżeli poprawność wpisanych danych zostanie potwierdzona zostaną one wprowadzone do karty pacjenta. Rysunek 182 Komunikat brak zgodności pól: Data urodzenia i PESEL W przypadku gdy data urodzenia nie jest zgodna z numerem PESEL wówczas opuszczając pole PESEL program zada pytanie, czy zaktualizować datę urodzenia. Rysunek 184 Dane adresowe w Karcie pacjenta Jeśli dane pacjenta zostały zaimportowane z arkusza Excel, a pole miejscowość nie jest wypełnione, oznacza to, że dane wypełnione w arkuszu nie były zgodne z informacjami w Bazie Administracyjnej Kraju w programie. Dane te są widoczne w karcie pacjenta na zakładce Adres zamieszkania. Dane te są eksportowane w raportach do NFZ. Rysunek 183 Pytanie o aktualizację daty urodzenia Uwaga 2:Uzupełniając dane opiekuna nie trzeba wypełniać pola PESEL opiekuna a następnie pola opiekun. Wystarczy gdy użytkownik w polu opiekun dokona wyboru właściwej osoby z listy, wtedy numer PESEL uzupełni się automatycznie. Uwaga 3: Uzupełnienie danych opiekuna jest szczególnie istotne w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze wieku trzech miesięcy. Deklaracje takich osób nie zostaną uwzględnione w generowanej liście aktywnej. Rysunek 185 Dane zaimportowane z arkusza Excel Na trzeciej zakładce Inne dane są uzupełniane informacje na temat schorzeń przewlekłych pacjenta. Istnieje możliwość wypełnienia do 5 kodów według słownika ICD 10. Nie jest to informacja wymagana, nie jest także przekazywana w raporcie do Narodowego Funduszu Zdrowia. Uzupełnione w karcie pacjenta kody schorzeń pojawiają się w karcie wykonania usługi jako podpowiedź dla użytkownika. 2. Na zakładce Adres zamieszkania podaje się następujące informacje: kod pocztowy, STRONA 74 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

76 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ spowoduje rezygnację z wprowadzenia danych określonego pacjenta do bazy. Rysunek 186 Karta pacjenta - schorzenia przewlekłe W karcie pacjenta możemy poruszać się po polach: klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, tabulatorem na klawiaturze, używając kombinacji klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku wyboru. Na karcie pacjenta dodawanie należy wprowadzić dane pamiętając, że większość pól uzupełniamy wprowadzając dane ręcznie za pomocą klawiatury. ZMIANA DANYCH PACJENTA Wprowadzone informacje o pacjencie mogą zostać zmodyfikowane przez użytkownika w późniejszym czasie. Aby dokonać zmiany wprowadzonych danych, należy podświetlić wybranego pacjenta na liście, następnie użyć przycisku Popraw (lub nacisnąć klawisz F4). Spowoduje to wyświetlenie karty pacjenta - poprawianie pozwalającej na zmianę informacji o wybranej osobie. Jednak część pól uzupełniamy za pomocą przycisku wyboru znajdującego się z prawej strony tych pól. Dotyczy to następujących informacji: opiekun, uprawnienie, kraj, miejscowość, Oddział NFZ, kody schorzeń wg ICD 10. Rysunek 188 Poprawianie danych pacjenta W oknie tym można dokonać korekt, postępując analogicznie, jak w przypadku dodawania pacjenta. Program automatycznie wprowadza dane dotyczące osoby i daty wprowadzenia w polu Zmodyfikował. Wprowadzone poprawki możemy zatwierdzić przyciskiem OK lub usunąć je przyciskiem Anuluj. ZMIANA ODDZIAŁU NFZ PACJENTA Informacja o Oddziale NFZ, do którego należy pacjent może być również poprawiana, jednak zmiana taka ma daleko idące konsekwencje. W przypadku dokonania takiej zmiany nastąpi wycofanie wszystkich aktywnych deklaracji pacjenta. Użytkownik określa w tym wypadku datę wycofania. Rysunek 187 Wybieranie uprawnień Wprowadzenie danych do karty pacjenta i kliknięcie przycisku OK, pozwoli na wprowadzenie danego pacjenta do bazy. Użycie przycisku Anuluj Rysunek 189 Konsekwencje zmiany Oddziału NFZ pacjenta Po wpisaniu daty wycofania i naciśnięciu przycisku OK. zmiany te zostaną wprowadzone do bazy. Użycie przycisku Anuluj oznacza rezygnację z wprowadzanych zmian. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 75

77 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT PRZEGLĄDANIE DANYCH PACJENTA Jeżeli użytkownik nie chce w danych pacjenta wprowadzać żadnych zmian, a jedynie sprawdzić informacje, jakie są wpisane w karcie może skorzystać z funkcji przeglądania. identyfikację pacjenta i kontrolę zgodności danych znajdujących się w programie i bazie CRC. Aby wyszukać informacje o pacjencie należy zaznaczyć określonego pacjenta na liście, a następnie użyć przycisku. Zostanie wyświetlone okno Dane Centralnego Rejestru Kas Chorych: Rysunek 190 Przeglądanie danych w Karcie pacjenta USUWANIE PACJENTÓW Rysunek 192 Dane CRC KCh W oknie tym istnieje możliwość pobrania danych lokalnych przycisk Dane lokalne lub z bazy CRC przycisk Serwis CRC. Jeżeli w bazie CRC znajdują się dane określonego pacjenta to po wybraniu przycisku Serwis CRC wyświetlone zostają informacje o pacjencie: Kasa Chorych, do której należy pacjent, Uprawnienie do świadczeń ubezpieczenie W razie potrzeby program pozwala również na usunięcie wybranego pacjenta z listy; wystarczy: podświetlić na liście wybranego pacjenta, użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się wtedy komunikat informujący o istnieniu deklaracji złożonej przez pacjenta przeznaczonego do usunięcia oraz pytanie czy wycofać ją. Dodatkowo należy wypełnić pole z datą wycofania. Domyślnie program wyświetla datę bieżącą, którą można modyfikować. Rysunek 191 Usunięcie pacjenta Kliknięcie przycisku OK spowoduje usunięcie pacjenta z listy pacjentów oraz wycofanie jego deklaracji z listy deklaracji (opcja Deklaracje; menu Rejestracja). Rysunek 193 Dane o wybranym pacjencie z bazy CRC Analogiczne okno pojawi się po wybraniu przycisku Dane lokalne. Jeżeli wybrany zostanie pacjent, który nie posiada numeru PESEL, wówczas przy próbie uzyskania informacji z Rejestru Członków KCh lub z bazy lokalnej pojawi się poniższy komunikat: POBRANIE INFORMACJI Z CENTRALNEGO REJESTRU CZŁONKÓW KCH/DANYCH LOKALNYCH Uwaga: Funkcja ta miała praktyczne zastosowanie do momentu funkcjonowania Kas Chorych (przed przekształceniem w Narodowy Fundusz Zdrowia). Rysunek 194 Komunikat o braku numeru PESEL pacjenta Jeżeli w bazie CRC lub bazie lokalnej nie znajdują się informacje o wybranym pacjencie, wówczas wyświetlona zostaje odpowiednia informacja: Użytkownik programu ma możliwość pobrania informacji o wybranym pacjencie z Centralnego Rejestru Członków Kas Chorych, co pozwala na STRONA 76 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

78 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak taki wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku. Rysunek 195 Informacja w przypadku braku danych o wybranym pacjencie Jeżeli w opcjach programu (menu Narzędzia/Opcje) na zakładce Inne błędnie zostaną skonfigurowane informacje o adresie serwisu w sieci rozległej, wówczas przy próbie pobrania danych pojawia się komunikat: Rysunek 199 Podgląd wydruku listy pacjentów Po jego obejrzeniu, aby wyjść z okna, należy kilknąć przycisk Zamknij. Rysunek 196 Informacja o błędnych ustawieniach w Opcjach programu W przypadku błędnie wpisanego użytkownika lub hasła komunikat ten jest następujący: Po wyjściu z okna Podglądu można: zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, wydrukować listę: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 197 Informacja o błędnych ustawieniach użytkownika lub hasła w Opcjach programu WYDRUKOWANIE LISTY PACJENTÓW Lista pacjentów wprowadzonych do programu może zostać wydrukowana. Po wybraniu przycisku Drukuj (F9), pojawi się okno Drukuj. Rysunek 198 Okno określania parametrów drukowania Rysunek 200 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy pacjentów. RAPORT O DATACH URODZENIA NIEZGODNYCH Z NUMERAMI PESEL Z poziomu listy pacjentów użytkownik może wygenerować raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami PESEL. Raport ten pozwala zweryfikować poprawność danych pacjentów w zakresie numerów PESELi dat urodzenia. Aby utworzyć powyższy raport należy z górnej części okna Listy pacjentów wybrać menu Narzędzia/ Raport pacjentów datach urodzenia niezgodnych pacjentów numerem PESEL. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 77

79 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Jeżeli w bazie pacjentów dane o numerach PESEL i datach urodzenia są spójne raport ten nie zostanie wygenerowany. Jeżeli dane te są niezgodne wyświetlony zostanie poniższy raport: Rysunek 201 Raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami PESEL W przypadku wystąpienia niezgodności należy sprawdzić i poprawić nieprawidłowe dane o datach urodzenia i numerach PESEL. STRONA 78 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

80 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ DEKLARACJE Użytkownik programu ma możliwość ewidencjonowania deklaracji. Deklaracja to pisemnie potwierdzona chęć leczenia się pacjenta w wybranej przez niego placówce świadczącej usługi POZ. Deklaracja jest identyfikowana przez: PESEL pacjenta, nazwisko i imię pacjenta, datę złożenia, datę wycofania, numer deklaracji, typ deklaracji, rodzaj deklaracji, nr pr. wyk. zaw. lek., Oddział NFZ, aktualne przyporządkowanie do pozycji umowy. Aby wyświetlić listę deklaracji należy: wybrać opcję Deklaracje (Ctrl D) z menu Rejestracja, - wyszukanie deklaracji według kryteriów umieszczonych w górnej części okna, - wyszukanie deklaracji według kryteriów podanych w polu Szukaj wg, - zliczenie deklaracji wyświetlonych na liście, zamknięcie okna. W dolnej części okna prezentowane są informacje na temat podświetlonej na liście deklaracji. Są to dane na temat aktualnego przyporządkowania deklaracji do umowy. Jest to bardzo istotna informacja, ponieważ tylko deklaracje aktywne, czyli przyporządkowane do usługi z kontraktu są wykazywane w listach aktywnych przesyłanych do NFZ. W przypadku gdy deklaracja jest aktywna, po jej podświetleniu na liście, w dolnej części okna zostaną zaprezentowane następujące dane: status deklaracji:, numer umowy:, numer usługi kontraktowanej:, numer usługi szczegółowej: Jeżeli deklaracja nie została przyporządkowana do pozycji umowy, wówczas jest prezentowana informacja o jej statusie:. Rysunek 202 Lista deklaracji Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dopisanie nowej deklaracji, poprawa danych w Karcie deklaracji, W takim wypadku użytkownik powinien wykonać operację aktywowania deklaracji, wybierając w tym celu opcję Aktywacja deklaracji z menu Rejestracja. Czynności jakich należy dokonać, aby przeprowadzić tą operacje opisane są w dalszej części instrukcji, w rozdziale Aktywacja deklaracji. WPROWADZANIE DEKLARACJI DO PROGRAMU Aby wprowadzić nową deklarację na listę, należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Pojawi się wtedy karta deklaracji - dodawanie. zmianę lekarza, u którego leczy się dany pacjent, pacjenta, wycofanie deklaracji danego usunięcie deklaracji danego pacjenta, wydruk pełnej listy deklaracji, eksport listy do Excela lub pliku csv, 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 79

81 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 203 Karta deklaracji Pole Pacjent uzupełnia się: otwierając okno lista pacjentów, dokonując w tym oknie wyboru pacjenta, akceptując go przyciskiem OK. Powyższe czynności spowodują, że w karcie deklaracji zostanie uzupełnione imię i nazwisko w polu Pacjent. Pod tym polem jest prezentowana informacja na temat Oddziału NFZ, uprawnienia oraz numeru PESEL pacjenta. Informacje te można poprawiać tylko w karcie pacjenta. Kolejną czynnością będzie wskazanie typu deklaracji. W tym celu należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Rysunek 206 Wybieranie pracownika medycznego Po podświetleniu pozycji należy kliknąć przycisk OK. Uwaga: Na karcie deklaracji wybór lekarza nie jest wymagany. Następnie można określić rodzaj deklaracji wybierając w zależności od wcześniej wybranego typu deklaracji - jedną z opcji: 1. dla lekarza rodzinnego 2. dla pielęgniarki środ. naucz. i wych. Rysunek 204 Dodawanie deklaracji pacjenta W oknie, które zostało wyświetlone użytkownik dokonuje wyboru typu deklaracji, jaką składa pacjent, lekarza oraz rodzaju deklaracji. Dane te uzupełniane są po użyciu przycisków wyboru umieszczonych z prawej strony każdego z pól. Rysunek 205 Wybieranie typów deklaracji Następnie można wskazać pracownika medycznego, do którego deklaracja jest składana. W tym celu klikamy na pole wyboru w wierszu lekarz. Po ukazaniu się okna Wybieranie pracownika medycznego należy dokonać wyboru. W przypadku pielęgniarki środowiskowej i położnej środowiskowej nie określa się dodatkowego rodzaju deklaracji. Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia opcji Aktywuj deklaracje, która powoduje automatyczną aktywację deklaracji, gdy w bazie usług medycznych istnieje tylko jedna zakontraktowana usługa związana z takim samym typem deklaracji, jak wprowadzona deklaracja pacjenta. Wykonywanie kolejnych czynności będzie zależało od tego czy będziemy wprowadzać dla danego pacjenta następne typy deklaracji, czy też poprzestaniemy na już wprowadzonej. Jeżeli będzie to tylko jeden typ deklaracji wystarczy jeszcze uzupełnić pole data złożenia deklaracji i na zakończenie użyć przycisk OK. Dane wprowadzone na karcie zostaną wprowadzone na listę deklaracji. STRONA 80 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

82 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ W przypadku, gdy będziemy chcieli wprowadzić dla danego pacjenta większą ilość deklaracji, po wprowadzeniu jednej deklaracji należy ponownie użyć przycisku Dodaj (F2). Dalsze czynności należy wykonywać tak samo, jak w przypadku dodawania pierwszego typu deklaracji. Przycisk Dodaj wszystkie (F5) pozwala na dodanie wszystkich typów deklaracji. W przypadku pomyłki można wprowadzony typ deklaracji oraz lekarza poprawić lub usunąć, podświetlając pozycję i używając odpowiednio przycisku Usuń (F8) i Popraw (F4). Uwaga: Jedynie dane dotyczące osoby i daty, która wprowadziła daną deklarację są uzupełniane automatycznie przez program. Jeśli wszystkie dane będą się zgadzać, można deklarację wprowadzić na listę używając przycisku OK. Jeżeli w programie istnieje już dany typ deklaracji tego pacjenta, pojawi się wtedy stosowny komunikat. Komunikat będzie pokazywał się dopóki nie wyjaśnimy tej sytuacji i nie usuniemy błędnych danych. W przypadku dodawania deklaracji specjalnej wszystkie inne deklaracje dla danego pacjenta zostaną wycofane. Rysunek 208 Karta deklaracji - poprawianie W karcie deklaracji - poprawianie można poprawiać dane w polu data złożenia oraz numer. Deklaracja nie może zostać poprawiona jeżeli została już wykazana w zatwierdzonym raporcie dla NFZ. W takim przypadku po podświetleniu deklaracji na liście nie będzie aktywny przycisk natomiast pojawi się przycisk. Umożliwia on przeglądanie danych w karcie deklaracji, bez możliwości wprowadzania zmian. Jeżeli wybrana deklaracja jest przyporządkowana do pozycji umowy to poprawiana data złożenia deklaracji nie może być późniejsza od daty utworzenia przyporządkowania. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji użytkownik zostanie o tym poinformowany. Rysunek 207 Komunikat przy dodawaniu deklaracji specjalnej Rysunek 209 Zmiana daty złożenia deklaracji - komunikat POPRAWA DANYCH DOTYCZĄCYCH WYBRANEJ DEKLARACJI Uwaga: Deklaracja może zostać poprawiona do chwili, kiedy informacja o niej zostanie wykazana w zatwierdzonej liście aktywnej. Jeżeli taka operacja zostanie wykonana wówczas będzie można jedynie wycofać deklarację i złożyć drugą z poprawnymi danymi. Aby zmienić dane dotyczące wybranej deklaracji wystarczy użyć przycisku Popraw (F4). Pojawi się wtedy okno Karta deklaracji poprawianie. ZMIANA LEKARZA WYBRANEGO PACJENTA W przypadku, gdy pacjent zgłosi chęć zmiany lekarza, u którego się leczy, należy: podświetlić deklarację na liście deklaracji, użyć przycisku Zmiana lekarza (F6). Rysunek 210 Zmiana lekarza Po użyciu przycisku wyboru, znajdującego się obok pola Lekarz docelowy, pojawi się okno Wybieranie lekarza, w którym powinno się wyszukać lekarza, u którego pacjent zdecydował się leczyć i podświetlić go. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 81

83 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 212 Pytanie o usunięcie deklaracji Wybór odpowiedzi Tak spowoduje usunięcie deklaracji. Rysunek 211 Wybieranie lekarza, u którego pacjent postanowił się leczyć Po kliknięciu OK, nastąpi wyjście z okna Wybieranie lekarza. Gdy nie podamy lekarza (pozostawimy puste pole Lekarz na karcie deklaracji nie będziemy mieć informacji o lekarzu). Zaznaczenie opcji wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania spowoduje, że w chwili zatwierdzenia zmiany lekarza dotychczasowa deklaracja zostanie umieszczona na liście deklaracji wycofanych. Natomiast deklaracja z danymi nowego lekarza będzie złożona z taką datą początkową, jaka zostanie uzupełniona w polu data przekazania. Pole data przekazania jest automatycznie uzupełnione przez program bieżącą datą. Istnieje jednak możliwość zmiany daty. Zmiana lekarza spowoduje więc wycofanie i utworzenia nowej deklaracji. WYCOFANIE LUB USUNIĘCIE DEKLARACJI PACJENTA Zarówno operacji usunięcia jak i wycofania deklaracji dokonuje się z poziomu Listy deklaracji. Użycie przycisku ShF8-Usuń spowoduje, że deklaracja zniknie z listy deklaracji. Funkcję tą można stosować w przypadku, gdy deklaracja została pomyłkowo wprowadzona do programu. Operacji usunięcia deklaracji można dokonać tylko wówczas, gdy deklaracja nie została jeszcze wykazana w zatwierdzonej liście POZ przesyłanej do Oddziału NFZ. Aby usunąć deklarację należy: w oknie Lista deklaracji podświetlić wybraną deklarację, użyć przycisku Usuń (ShF8). Po wykonaniu powyższych czynności wyświetlony zostanie następujący komunikat: Przycisk F8-Wycofaj powoduje powstanie wpisu na Liście deklaracji wycofanych. Wycofując deklarację użytkownik określa, jaka jest data wycofania tej deklaracji. Wpis taki jest przekazywany w Liście POZ do Oddziału NFZ i oznacza, że pacjent, który złożył deklarację, potem zrezygnował i np. przeniósł się do innego świadczeniodawcy. Jeśli pacjent będzie chciał wycofać swoją deklarację, należy: w oknie Lista deklaracji podświetlić wybraną deklarację, użyć przycisku Wycofaj (F8). Spowoduje to wyświetlenie okna Wycofanie deklaracji, w którym należy uzupełnić pole data wycofania. Program automatycznie uzupełnia w tym polu datę bieżącą, którą w razie potrzeby można modyfikować. Rysunek 213 Wycofanie deklaracji Wycofanie deklaracji nastąpi automatycznie w następujących przypadkach: 1. w chwili zmiany lekarza po użyciu przycisku F6 Zmiana lekarza, gdy zaznaczona będzie opcja wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania (operacja ta jest opisana w podrozdziale Zmiana lekarza wybranego pacjenta). 2. w momencie przekazania pacjenta między lekarzami, którego dokonuje się poprzez użycie przycisku Przekaż w oknie Lista pracowników medycznych (zostało to opisane w podrozdziale Przekazywanie pacjentów między lekarzami) 3. w przypadku zmiany w karcie pacjenta Oddziału Funduszu, do którego jest on zapisany (operacja ta została przedstawiona w podrozdziale Zmiana Oddziału NFZ pacjenta) PRZYWRACANIE WYCOFANEJ DEKLARACJI W przypadku, gdy deklaracja pacjenta zostanie omyłkowo wycofana użytkownik może anulować tą operację. Aby wyświetlić listę wycofanych deklaracji należy wybrać kryterium deklaracje wycofane i użyć przycisku Zastosuj. W celu przywrócenia wycofanej deklaracji należy ją podświetlić na liście, a następnie STRONA 82 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

84 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ użyć przycisku. W oknie przywracania deklaracji należy określić datę tej operacji. Rozwinięcie pól Pacjent, Lekarz uzyskamy używając przycisku wyboru, znajdującego się z prawej strony każdego z tych pól. Po kliknięciu na pole wyboru Pacjent, wyświetlone zostanie okno Wybieranie pacjenta: Rysunek 214 Przywracanie deklaracji Operacja przywrócenia deklaracji nie będzie mogła zostać wykonana jeżeli zaistnieje jedna z wymienionych okoliczności: przywracana deklaracja została złożona w innym Oddziale NFZ, niż wskazana w Karcie pacjenta, pacjent posiada już deklarację specjalną (paliatywną), już istnieje deklaracja pacjenta o podanym typie, dodanie deklaracji specjalnej (paliatywnej) niemożliwe, ponieważ istnieją deklaracje aktywne innego typu. WYSZUKIWANIE DEKLARACJI W programie można wyszukiwać deklaracje na dwa sposoby. Każdy z nich pozwala na wyselekcjonowanie deklaracji według różnych zasad oraz kryteriów. Pierwszy z nich umożliwi znalezienie deklaracji, uwzględniając przy wyszukiwaniu następujące kryteria: Pacjent, Lekarz, Data złożenia deklaracji w okresie od...do... Status deklaracji: Deklaracje złożone, Deklaracje wycofane, Typ deklaracji: lekarz rodzinny, pielęgniarka środ. naucz. i wych., pielęgniarka środowiskowa, położna środowiskowa, deklaracja specjalna lekarz szkolny. Oddział NFZ pacjenta, Rodzaj deklaracji: DPS, Student w miejscu nauki, Student w miejscu zamieszkania, Typ szkoły I, Typ szkoły II, Typ szkoły IIIA, Typ szkoły IIIB, Typ szkoły IIIC Szczególne warunki nauczania i wychowania. Płeć. Rysunek 215 Wybieranie pacjenta Po wybraniu pacjenta (podświetleniu wybranej pozycji w oknie Wybieranie pacjenta), należy zaakceptować decyzję przyciskiem OK. W wyniku tej czynności dany pacjent zostanie przeniesiony do pola pacjent w oknie Lista deklaracji. W analogiczny sposób postępujemy z wyborem lekarza. Za pomocą przycisku wyboru wchodzimy do okna Wybieranie pracownika medycznego. Rysunek 216 Wybieranie lekarza Po wybraniu lekarza (podświetleniu wybranej pozycji w oknie: Wybieranie pracownika medycznego), należy zaakceptować decyzję przyciskiem OK w wyniku tej czynności, lekarz zostanie wprowadzony do pola lekarz w oknie Lista deklaracji. W obu przypadkach przycisk Anuluj spowoduje rezygnację z wybranego lekarza lub pacjenta i powrót do okna Lista deklaracji. Pola pokaż deklaracje złożone(wycofane) w okresie od...do... możemy zmieniać: wpisując dane z klawiatury, klikając na strzałki zmieniające wartość, znajdujące się po prawej stronie pola, 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 83

85 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT klikając na umieszczone obok strzałek pole z kalendarzem. Po uzupełnieniu pól zawężających listę wyświetlonych deklaracji należy użyć przycisku Zastosuj. Po wykonaniu tej operacji program automatycznie wprowadzi na listę wszystkie deklaracje odpowiadające wprowadzonym kryteriom. Uwaga: Aby dokonać zawężenia listy wyświetlonych deklaracji można wypełnić jedno, kilka lub wszystkie pola, stanowiące kryterium wyboru. Przykładowo, jeżeli będziemy chcieli wyszukać wszystkie złożone deklaracje pacjentów leczących się u doktora Jana Nowaka, wystarczy: za pomocą przycisku wyboru wejść do okna Wybór pracownika medycznego, wybrać Jana Nowaka, zaakceptować wybór przyciskiem OK, W polu Deklaracje wybrać opcję złożone, użyć przycisku Zastosuj (F10). Drugi sposób pozwala na odnalezienie szukanej pozycji na liście pacjentów za pomocą funkcji Szukaj wg. Uwaga: Wyszukiwanie w polu Szukaj wg może być przeprowadzone, jeżeli w górnej części okna nie jest określone kryterium daty złożenia deklaracji. OKREŚLANIE LICZBY DEKLARACJI WYSZUKANYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW Jeżeli będzie nas interesować liczba wyszukanych deklaracji należy kliknąć na ikonkę kalkulatora. Wówczas pojawi się informacja o liczbie deklaracji. Rysunek 218 Informacja o liczbie deklaracji spełniających określone kryteria WYDRUK LISTY DEKLARACJI Na poziomie okna Lista deklaracji została wprowadzona również możliwość wydrukowania listy deklaracji wprowadzonych do bazy. Po wybraniu przycisku Drukuj (F9), pojawi się okno Drukuj: Najpierw w polu Szukaj wg należy wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: nazwisko; imię pacjenta, PESEL pacjenta, nr deklaracji, W polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. Poszukiwane deklaracje zostaną wyświetlone na liście. Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię (pacjenta), program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pacjentów. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Rysunek 219 Oko zaznaczania parametrów drukowania Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak taki wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku. Przykładowo, jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pacjentów, których nazwiska zaczynają się na literę L, a imiona na KA. Rysunek 217 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów Rysunek 220 Podgląd wydruku listy deklaracji STRONA 84 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

86 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Po jego obejrzeniu, aby wyjść z okna należy kilknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu można: zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, wydrukować listę: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK, Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 221 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy deklaracji. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 85

87 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT AKTYWACJA DEKLARACJI Użytkownik programu powinien przeprowadzić operację aktywowania złożonych deklaracji, czyli przyporządkowania deklaracji do pozycji specyfikacji umowy rozliczanej na podstawie listy POZ. Jest to czynność bardzo istotna ponieważ deklaracje nie przyporządkowane nie zostaną wzięte pod uwagę w momencie generowania listy POZ. Aby dokonać czynności przyporządkowania deklaracji do pozycji umowy należy w menu Rejestracja wybrać opcję Aktywacja deklaracji (Ctrl A). Rysunek 222 Przyporządkowanie deklaracji do pozycji umów USTALANIE PRZEDZIAŁÓW WIEKOWYCH PACJENTÓW Specyfika niektórych usług powoduje, że są one świadczone dla pacjentów w określonym wieku. Aby móc przyporządkować do wybranej usługi deklaracje osób we właściwym przedziale wiekowym należy najpierw ustalić te przedziały. Czynności tej można dokonać wybierając pozycję Opcje w menu Narzędzia. W oknie Opcje użytkownik powinien wybrać zakładkę Grupy wiekowe POZ. W celu stworzenia listy przedziałów wiekowych należy wypełnić pola Zakres granicznymi wartościami przedziału wiekowego, a następnie użyć przycisku Dodaj (F2). Przedział wiekowy zostanie umieszczony na liście. W celu usunięcia wprowadzonego przedziału wiekowego należy go podświetlić na liście i użyć przycisku Usuń (F8). Aby poprawić dane wybranego przedziału podświetlamy go, wprowadzamy nowe wartości zakresu i używamy przycisk Popraw (F4). AUTOMATYCZNA AKTYWACJA DEKLARACJI W programie wprowadzono ułatwienie polegające na automatycznym przypisaniu złożonych deklaracji do pozycji specyfikacji umowy. Mechanizm ten zadziała w momencie gdy w bazie usług medycznych istnieje tylko jedna zakontraktowana usługa związana z takim samym typem deklaracji jak wprowadzana nowa deklaracja pacjenta. W przypadku, gdy usług takich będzie więcej użytkownik sam musi dokonać wyboru, do której z nich przypisać deklaracje pacjentów. Proces automatycznego przyporządkowania postępuje w określonej kolejności, tzn. najpierw do bazy usług musi zostać wprowadzona usługa. Przyporządkowane do niej będą wszystkie nowe deklaracje pacjentów o właściwym typie deklaracji. Mechanizm nie działa w odwrotnej kolejności, czyli w chwili wprowadzania usługi nie zostają do niej automatycznie przyporządkowane deklaracje pacjentów wprowadzone wcześniej do bazy. Aby złożona deklaracja została automatycznie przyporządkowana do odpowiedniej pozycji umowy należy na karcie deklaracji włączyć opcję Czy tworzyć automatycznie przyporządkowanie deklaracji do pozycji umowy? FILTROWANIE DEKLARACJI PACJENTÓW Użytkownik ma możliwość filtrowania deklaracji pacjentów uwzględniając następujące kryteria: typ deklaracji, wiek pacjentów, Oddział NFZ pacjentów, pozycja umowy, do której deklaracje zostały przyporządkowane, płeć pacjentów, rodzaj deklaracji, deklaracje przyporządkowane do konkretnego lekarza, dane pacjenta (nazwisko, imię, PESEL). Po określeniu kryterium wyszukiwania należy użyć przycisku Szukaj (F7), aby proces wyszukiwania został rozpoczęty. Rysunek 223 Ustalanie grup wiekowych pacjentów Uwaga: Jeżeli przycisk Szukaj (F7) nie jest aktywny świadczy to o uruchomionym autowyszukiwaniu, czyli STRONA 86 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR /CZ5-03

88 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ że program automatycznie rozpoczyna proces wyszukiwania deklaracji pacjentów już w trakcie wpisywania kryterium. Gdy chcemy sami uruchamiać ten proces należy nacisnąć kombinację klawiszy Shift F7 z klawiatury. Przycisk na ekranie zostanie wtedy odblokowany. 1. Wyszukiwanie mające na celu wyświetlenie deklaracji określonego typu następuje po wybraniu w polu typ jednej z możliwych pozycji: Lekarz rodzinny, Pielęgniarka środowiskowa nauczania i wychowania, Pielęgniarka środowiskowa, Położna środowiskowa, Specjalny (Hospicja, ZOL, Opieka paliatywna), Lekarz szkolny Typ szkoły IIIB, Typ szkoły IIIC Szczególne warunki nauczania i wychowania. 5. Wyświetlenie deklaracji przyporządkowanych już do pozycji umowy nastąpi, gdy w polu aktywowane do pozycji umowy zostanie umieszczona interesująca nas usługa. Aby wykonać tą czynność należy kliknąć na przycisk wyboru umieszczony z prawej strony pola. Użytkownik w ten sposób uzyska dostęp do bazy usług zakontraktowanych przez NFZ i rozliczanych przy użyciu listy POZ. Rysunek 224 Wybór typu deklaracji pacjentów 2. Aby zostały wyświetlone deklaracje pacjentów z określonego Oddziału NFZ należy wskazać ją w polu Od.NFZ. 3. Podczas filtrowania deklaracji według wieku pacjentów wykorzystywane są przedziały wiekowe ustalone przez użytkownika w menu Narzędzia, pozycja Opcje. Rysunek 227 Wybieranie pozycji umów 6. W oknie Aktywacja deklaracji istnieje możliwość wyszukania wszystkich deklaracji złożonych przez konkretnego świadczeniobiorcę. Wyszukiwać możemy podając jako kryterium numer PESEL lub nazwisko pacjenta W tym celu wykorzystujemy opcję Szukaj wg. Rysunek 225 Zakres wiekowy pacjentów Po użyciu przycisku Zakresy wiekowe pokaże się podmenu, z którego należy wybrać przedział wiekowy pacjentów. Rysunek 228 Kryteria wyszukiwania deklaracji pacjenta Wyszukując nie musimy podawać całego numeru PESEL lub imienia i nazwiska - wystarczy jeżeli zostanie wpisane kilka początkowych znaków z wyszukiwanego zakresu. Rysunek 226 Wybór przedziału wiekowego pacjentów Uwaga: Gdy dokonamy zawężenia listy deklaracji według kryterium wieku, a chcemy powrócić do pełnej listy należy wybrać opcję Wszystkie z listy zakresów wiekowych. 4. Wyszukanie deklaracji według ich rodzaju umożliwia następujące filtrowanie deklaracji: DPS, Student w miejscu nauki, Student w miejscu zamieszkania, Typ szkoły I, Typ szkoły II, Typ szkoły IIIA, AKTYWACJA DEKLARACJI Gdy użytkownik chce sprawdzić ile złożonych przez pacjentów deklaracji nie zostało jeszcze przyporządkowanych do pozycji umów, powinien pozostawić puste pole aktywowane do pozycji umowy oraz użyć przycisk Szukaj (F7), jeżeli jest on aktywny. Gdy zostanie wyświetlona lista wolnych deklaracji kolejnym etapem jest określenie, do której usługi mają zostać one przyporządkowane. W tym celu należy w polu Aktywuj do pozycji umowy w dolnej części okna wybrać usługę. Dokonujemy tego używając przycisku wyboru, który pozwoli nam otworzyć bazę usług zakontraktowanych przez NFZ i rozliczanych przy użyciu listy POZ. 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR/CZ5-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 87

89 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Po wybraniu pozycji umowy, do której mają zostać przyporządkowane deklaracje i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK usługa zostanie umieszczona w dolnym polu okna, w którym dokonujemy przyporządkowania. Aby nie wyświetlać wszystkich deklaracji a tylko te, które mogą być przypisane do wybranej przez użytkownika usługi, w polu typ należy wybrać typ deklaracji zgodny z tym jakiego wymaga ta usługa. Gdy czynności te zostaną wykonane można przystąpić do przyporządkowania deklaracji. W tym celu należy wybrać z listy deklaracji pozycje, które mają być przypisane do wybranej usługi, a następnie należy je kolejno podświetlić i użyć przycisku Zaznacz/Odznacz (F2). Zaznaczone deklaracje zostaną wyróżnione żółtym kolorem. Gdy chcemy cofnąć zaznaczenie deklaracji, podświetlamy ją i również używamy przycisku Zaznacz/Odznacz (F2). Gdy już wszystkie deklaracje, które chcemy przyporządkować do wybranej usługi zostaną zaznaczone, przystępujemy do ich przekazania przy użyciu przycisku Aktywuj (F6). Jeżeli użytkownik zamierza przypisać wszystkie deklaracje umieszczone na liście powinien zaznaczyć opcję Aktywuj wszystkie z listy umieszczoną w dolnej części okna, a następnie użyć przycisku Aktywuj (F6). Rysunek 229 Opcja przypisania wszystkich deklaracji Włączenie tej opcji powoduje, że nie trzeba zaznaczać po kolei wszystkich pozycji z listy, a zostaną one automatycznie przyporządkowane. Jeśli w trakcie wykonywania operacji program napotka na deklarację pacjenta, którego wiek nie mieści się w zakresie wiekowym wskazanej pozycji umowy, wyświetlony zostanie następujący komunikat: Rysunek 230 Komunikat wiek pacjenta niezgodny z zakresem wiekowym usługi Użytkownik może dokonać wyboru jednej spośród trzech opcji: - spowoduje, że operacja przyporządkowania zostanie przerwana, - spowoduje, że operacja przyporządkowania zostanie wznowiona, jednak jeśli program napotka kolejną deklarację pacjenta, którego wiek wykracza poza zakres wiekowy wybranej specyfikacji umowy, komunikat zostanie wyświetlony ponownie, - spowoduje, że operacja przyporządkowywania będzie przeprowadzona do końca bez wyświetlania komunikatów o deklaracjach pacjentów, których wiek wykracza poza zakres wiekowy wybranej specyfikacji umowy. USTAWIENIE RODZAJÓW DEKLARACJI W oknie Aktywacja deklaracji dla deklaracji typu 1 (lekarz rodzinny) i 2 (pielęgniarka środ. naucz. i wych.) można ustawić dodatkowo rodzaj deklaracji, dla tych deklaracji, które jeszcze nie posiadają określonego rodzaju. W tym celu należy użyć przycisku Ustaw rodzaj deklaracji. Jeżeli w górnej części okna, w filtrze Typ nie zostanie wybrany odpowiedni typ deklaracji, system wyświetla komunikat: Rysunek 231 Komunikat w przypadku braku określenia typu deklaracji Przyporządkowanie rodzajów deklaracji można wykonać na dwa sposoby: Ustawienie rodzaju dla wszystkich deklaracji Aby przypisać określony rodzaj deklaracji do wszystkich deklaracji wyświetlonych na liście należy zaznaczyć opcję Aktywuj/Deaktywuj wszystkie z listy i następnie użyć przycisku. Wszystkim deklaracjom z listy (które nie miały jeszcze ustawionego rodzaju) zostanie przypisany wybrany przez użytkownika rodzaj deklaracji. Ustawienie rodzaju dla wybranych deklaracji Aby przypisać określony rodzaj deklaracji do wybranych deklaracji wyświetlonych na liście należy zaznaczyć te deklaracje wykorzystując funkcję F2-Zaznacz/Odznacz i następnie użyć przycisku. Zaznaczonym deklaracjom (które nie miały jeszcze ustawionego rodzaju) zostanie przypisany wybrany rodzaj deklaracji. Po wybraniu typu deklaracji oraz zakresu dokumentów, które mają być zmienione można wykonać ustawienie odpowiednich rodzajów deklaracji: 1. dla deklaracji typu 1-lekarz rodzinny można określić następujące rodzaje: student/uczeń w miejscu nauki, student/uczeń w miejscu zamieszkania. STRONA 88 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR /CZ5-03

90 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Aby zrezygnować z wykonania operacji należy kliknąć Anuluj. 2. dla deklaracji typu 2- pielęgniarka środ. naucz. i wych. można określić następujące rodzaje: typ szkoły I, typ szkoły II, typ szkoły IIIA, typ szkoły IIIB, typ szkoły IIIC. Aby zrezygnować z wykonania operacji należy kliknąć Anuluj. Jeżeli na liście deklaracji znajdą się deklaracje, które mają już przypisany rodzaj deklaracji (informacja widoczna w kolumnie Rodzaj) wówczas zmiana dla tych dokumentów nie będzie wykonana. PRZEKAZANIE DEKLARACJI DO INNEJ USŁUGI W celu przekazania przyporządkowanych deklaracji, do innej usługi, należy: w górnym polu okna wybrać usługę, do której deklaracje są przyporządkowane w tej chwili, w dolnym polu usługę, do której będziemy przekazywali deklaracje. Operacja przekazywania przebiega w taki sam sposób jak w przypadku deklaracji przyporządkowywanych po raz pierwszy. Należy zaznaczyć deklaracje lub wybrać opcję Aktywuj wszystkie z listy, a następnie używając przycisku Aktywuj (F6) dokonać operacji przyporządkowania. Aby uniemożliwić przyporządkowanie deklaracji do usługi wymagającej innego typu deklaracji wprowadzono zabezpieczenie. W momencie gdy zaznaczone zostaną deklaracje o błędnym typie, użycie przycisku Aktywuj (F6) nie spowoduje żadnego skutku. przenoszone z jednego do innego pakietu. W tej sytuacji, deklaracje te, należy ponownie aktywować do nowej pozycji umowy lub je wycofać. Aby wyszukać deklaracje, które są aktywowane do usuniętej przez aneks pozycji (lub przeniesionej do innego pakietu) należy w oknie Aktywacja deklaracji kliknąć przycisk Aktywowane do pozycji umowy i wybrać z menu kontekstowego opcję Stan przed aneksem. Wybór tej opcji powoduje zmianę koloru czcionki na czerwoną na przycisku Aktywowane do pozycji umowy. Następnie w polu obok należy określić umowę, usługę kontraktowaną i pozycję pakietu (jeżeli do pozycji jest dołączony pakiet) - wyświetlone zostają pozycje umowy przed zmianami dokonanymi w aneksie. W wyniku tej operacji na liście pojawią się deklaracje przyporządkowane do umowy przed jej modyfikacją. Po wykazaniu takich deklaracji można je przyporządkować do nowej pozycji umowy lub nowej umowy poprzez wybór odpowiednich pozycji w polu Aktywuj do pozycji umowy. Jeżeli na przycisku Aktywowane do pozycji umowy wybrana zostanie druga opcja - Stan aktualny, wówczas na liście wykazane zostaną deklaracje przyporządkowane do umowy zawierającej aktualne pozycje zmodyfikowane przez aneks. USUNIĘCIE PRZYPORZĄDKOWANIA W przypadku gdy deklaracje pacjentów zostały błędnie przyporządkowane użytkownik ma możliwość usunąć to przyporządkowanie w taki sposób, który nie pozostawi w bazach programu informacji o stworzonym wcześniej przyporządkowaniu. W tym celu należy zaznaczyć wybrane deklaracje, uaktywnić opcję Usuń fizycznie, a następnie użyć przycisku Aktywuj (F6). Uwaga: Użycie opcji Usuń fizycznie nie jest możliwe w przypadku tych deklaracji, które zostały już wykazane w zatwierdzonej liście aktywnej. WYSZUKIWANIE DEKLARACJI PRZYPORZĄDKOWANYCH DO USŁUGI USUNIĘTEJ ANEKSEM LUB PRZENIESIONEJ DO INNEGO PAKIETU Do umowy, w ramach której przyporządkowane są deklaracje może zostać przesłany aneks, w wyniku którego usunięte zostają punkty umowy lub usługi w pakiecie, do których aktywowano deklaracje. Może pojawić się też sytuacja, gdy usługi szczegółowe są 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR/CZ5-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 89

91 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT RECEPTY Program KS-SWD umożliwia wprowadzanie i wydruk recept zgodnie z rozporządzeniem z maja Aby rejestrować recepty należy wybrać opcję Nowe recepty z menu Rejestracja. Po wybraniu opcji Nowe recepty użytkownik uzyskuje dostęp do Listy recept. Okno to jest podzielone na trzy części. W części górnej znajdują się parametry, których określenie pozwala na wyszukanie recept interesujących użytkownika. Część środkową stanowi lista recept wprowadzonych przez użytkowników programu. W kolejnych kolumnach tej listy prezentowane są następujące informacje: Nr recepty, Nazwisko i imię, Oddział NFZ, nr PESEL, Data wystawienia, Nr prawa wykonywania zawodu lekarza, Ilość. Pod listą umieszczone są informacje dotyczące podświetlonej na liście recepty. Są to następujące dane: Dane pacjenta: Jeżeli dane pacjenta są niekompletne, wówczas umieszczany jest komentarz uzupełnij! Lek: Rysunek 232 Lista recept Przyciski funkcyjne znajdujące się w dolnej części okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: liście, - dodanie nowej recepty, - poprawa recepty podświetlonej na - wydrukowanie recepty - rejestracja pul numerów nadanych przez NFZ, - tworzenie słownika sposobów dawkowania leku, - usuwanie recepty błędnie wprowadzonej ma listę, - wyszukanie recept na podstawie kryteriów dostępnych w górnej części okna, - wyszukanie recept według kryteriów określonych w polu Szukaj wg, - zliczenie recept wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów, - zamknięcie Listy recept. Adnotacje: WPROWADZANIE RECEPTY Aby zarejestrować receptę należy użyć przycisku. Karta recepty ma taki sam układ jak wydrukowany formularz. Dawkowanie: W dolnej części listy znajduje się pole Szukaj wg pozwalające na wyszukiwanie recept według kryteriów: Numer recepty, Nazwisko i Imię pacjenta, PESEL pacjenta. STRONA 90 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

92 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - wydrukowanie recepty, - dodanie kolejnej recepty, - wprowadzenie recepty na listę recept, - rezygnacja z wprowadzania recepty na listę recept. Rysunek 233 Wprowadzanie nowej recepty W Karcie recepty uzupełniane są następujące informacje: 1. Numer recepty jest on uzupełniany automatycznie na podstawie nadanych przez NFZ i wprowadzonych do systemu pul numerów recept. Użytkownik może modyfikować numer recepty. 2. Dane świadczeniodawcy uzupełniane są na podstawie informacji uzupełnianych w karcie świadczeniodawcy. 3. Dane pacjenta pacjent jest wybierany z listy pacjentów, 4. Oddział NFZ pacjenta jest uzupełniany automatycznie na podstawie Oddziału określonego w karcie wskazanego pacjenta, 5. Uprawnienie pacjenta - jest uzupełniane automatycznie na podstawie uprawnienia określonego w karcie wskazanego pacjenta, może być jednak modyfikowane przez użytkownika. 6. Informacja o chorobach przewlekłych, 7. Informacje dotyczące leku można wybrać z Bazy Leków i Środków Ochrony Zdrowia lub wprowadzić ręcznie. W przypadku wybrania z bazy BLOZ uzupełniana jest jego nazwa, postać, dawka i opakowanie. Przy ręcznym wprowadzaniu leku wszystkie powyższe informacje należy również uzupełnić ręcznie. 8. Data wystawienia recepty, 9. Dane identyfikacyjne lekarza lekarz wybierany jest z listy pracowników medycznych. Przyciski dostępne w karcie recepty pozwalają na wykonanie następujących operacji: DEFINIOWANIE SŁOWNIKA SPOSOBÓW DAWKOWANIA LEKÓW Rejestrując receptę użytkownik podaje sposób dawkowania leku. Aby za każdym razem nie było konieczne wpisywanie tej informacji w postaci tekstu, w programie istnieje możliwość definiowania sposobów dawkowania leków i zapisywania ich w postaci słownika, z którego można korzystać podczas uzupełniania recepty. Słownik ten może być tworzony dla każdego lekarza oddzielnie, a także jako wspólna lista. Wprowadzanie nowego sposobu dawkowania leku może być przeprowadzone w trakcie wypełniania recepty, podczas wybierania sposobu dawkowania lub też z poziomu Listy recept po użyciu przycisku Dawkowanie. Rysunek 234 Lista sposobów dawkowania leku Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 91

93 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT - wprowadzenie nowego sposobu dawkowania leku, - poprawienie wprowadzonego sposobu dawkowania leku, - wydrukowanie listy sposobów dawkowania leków, listy, - usunięcie sposobu dawkowania leku z - wyszukanie sposobów dawkowania leków dla wskazanego lekarza, - zliczanie sposobów dawkowania leków widocznych na liście, w celu wprowadzenia tego wpisu do słownika lub przycisku nie powinien pojawić się na liście. WYDRUK RECEPTY, jeżeli sposób ten Aby wydrukować receptę należy użyć przycisku znajdującego się w Karcie recepty lub znajdującego się na liście recept (należy wówczas zaznaczyć receptę, która ma być wydrukowana). Przed wydrukowaniem recepty można uzyskać podgląd wydruku. - potwierdzenie wyboru podświetlonego na liście sposobu dawkowania, - anulowanie wyboru sposobu dawkowania leku. WPROWADZANIE NOWEGO SPOSOBU DAWKOWANIA LEKU W celu wprowadzenia na listę nowego sposobu dawkowania leku należy użyć przycisku na liście sposobów dawkowania leków. Rysunek 236 Podgląd wydruku recepty Rysunek 235 Karta sposobu dawkowania leku W polu lekarz można dokonać wyboru lekarza z Listy pracowników medycznych. Jeżeli lekarz zostanie wskazany to sposoby dawkowania wprowadzone na listę będą mogły zostać wyszukane według tego kryterium. W ten sposób każdy z lekarzy może tworzyć swój własny słownik. W polu Sposób dawkowania należy wpisać treść jaka ma być drukowana na recepcie. Aby wprowadzić kilka sposobów dawkowania należy użyć przycisku. Działa on w taki sam sposób jak naciśnięcie przycisku OK, aby wprowadzić sposób dawkowania na listę, a następnie F2 Dodaj w celu otwarcia nowej Karty sposobu dawkowania. Po uzupełnieniu Karty sposobu dawkowania leku, jeżeli użytkownik nie chce wprowadzać kolejnych sposobów dawkowania powinien użyć przycisku WYSZUKIWANIE RECEPT WPROWADZONYCH NA LISTĘ Użytkownik programu KS-SWD może wyszukiwać recepty według kryteriów dostępnych w górnej części Listy recept oraz w polu Szukaj wg. W górnej części Listy recept możliwe jest określenie następujących parametrów: Lek, Lekarz wystawiający receptę, Pacjent, dla którego recepta została wystawiona, Recepty wystawione w okresie od do, Lek w ilości od do, Z adnotacją: cito, nie zamieniać, pro familia, pro auctore. Wyszukiwanie jest uruchamiane po naciśnięciu przycisku. Kryteria w polu Szukaj wg umożliwiają wyszukiwanie recept według: STRONA 92 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

94 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ numeru recepty, nazwiska i imienia pacjenta, numeru PESEL pacjenta. POPRAWA DANYCH RECEPTY W przypadku błędnego wprowadzenia danych na recepcie należy ją poprawić w tym celu w oknie Lista recept należy zaznaczyć wybraną receptę i użyć przycisku F4 Popraw. Sposób poprawiana recepty jest analogiczny jak przy wprowadzaniu danych dla nowej recepty. USUWANIE RECEPTY Aby usunąć receptę z listy należy zaznaczyć ją i użyć przycisku F8-Usuń. Pojawi się okno komunikatu, w którym należy potwierdzić wykonanie operacji usunięcia -Tak lub jej anulowanie Nie. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 93

95 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT DOKUMENTY UPRAWNIAJĄCE UE W związku z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej zaistniały nowe warunki do swobodnego przepływu usług - w tym usług medycznych. Pojawiła się możliwość realizacji świadczeń dla polskich pacjentów w krajach Unii Europejskiej i odwrotnie. Dlatego też w programie KSSWD wprowadzono nowe funkcje umożliwiające rejestrację usług realizowanych na podstawie przepisów o koordynacji i odpowiednich dokumentów uprawniających UE (świadczenia dla pacjentów z Unii Europejskiej). DODAWANIE DOKUMENTÓW UPRAWNIAJĄCYCH UE Uwaga! Przed rozpoczęciem dodawania dokumentów uprawniających należy zaimportować słownik instytucji właściwych. Jest to operacja niezbędna, umożliwiająca wybór właściwej instytucji podczas dodawania dokumentów. Operacja importu bazy instytucji została opisana w dalszej części instrukcji dotyczącej importu danych Import słownika instytucji właściwych UE. W celu wprowadzenia nowego dokumentu należy otworzyć Listę dokumentów uprawniających do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji, uruchamianą z poziomu menu Rejestracja/Dokumenty uprawniające UE. Rysunek 237 Lista dokumentów uprawniających Po uruchomieniu tego okna należy użyć przycisku F2-Dodaj, co spowoduje wyświetlenie poniższej formatki: Rysunek 238 Karta dodawania dokumentu uprawniającego Na Karcie dodawania nowego dokumentu należy podać wszystkie wymagane informacje. Niezależnie od wybranego dokumentu uprawniającego należy uzupełnić następujące pola: Państwo, Rodzaj dokumentu uprawniającego, Nazwisko i imię osoby, której wydano dokument, Numer identyfikacyjny osoby (lub nr PESEL w przypadku wprowadzania Poświadczenia z numerem PESEL) Datę urodzenia (przy dodawaniu Poświadczenia z nr PESEL data urodzenia uzupełniania jest przez program automatycznie) Status osoby, Podstawę prawna udzielania świadczeń. Pozostałe pola obligatoryjne są determinowane przez rodzaj dokumentu uprawniającego i należy podać odpowiednio: Dla Poświadczenia Numer dokumentu, Data wystawienia dokumentu, Okres ważności dokumentu Dla Druku serii E100 Rodzaj druku, Data wystawienia dokumentu, Okres ważności dokumentu, Instytucja właściwa. Dla Karty EKUZ Numer dokumentu, Data końca okresu ważności, Dla Certyfikatu Numer dokumentu, Okres ważności dokumentu STRONA 94 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

96 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Jeżeli nie zostanie wprowadzona wymagana informacja, wówczas przy zamykaniu karty wyświetlane są odpowiednie komunikaty. np.: W przypadku druków serii E100 nie mogą powtarzać się informacje: Kraj, Rodzaj dokumentu, Imię i nazwisko osoby, której wydano dokument, Data urodzenia osoby, której wydano dokument, Data wystawienia dokumentu, Dla pozostałych dokumentów uprawniających (Poświadczenie, Certyfikat, Karta EKUZ) niepowtarzalność należy zachować dla informacji: Kraj, Rodzaj dokumentu, Identyfikator osoby, której wydano dokument, Data wystawienia dokumentu. Pozostałe dane: Adres pacjenta w Polsce, Adres pacjenta w państwie właściwym, Instytucja właściwa można uzupełnić, jednak nie są one konieczne do zapisania dokumentu. Uwaga! W przypadku dokumentów, dla których wymagane jest podanie instytucji właściwej należy w polu Instytucja właściwa wybrać z listy odpowiednią instytucję. Aby możliwe było wybranie tej informacji należy przed rozpoczęciem dodawania dokumentów uprawniających zaimportować słownik instytucji. Operacja importu bazy instytucji została opisana w dalszej części instrukcji dotyczącej importu danych Import słownika instytucji właściwych UE. POPRAWA DOKUMENTÓW UPRAWNIAJĄCYCH UE Aby zmodyfikować dane dokumentu uprawniającego należy zaznaczyć go na liście dokumentów uprawniających UE i wybrać operację F4-Popraw. Wyświetlona zostanie karta poprawiania, w której można wprowadzić zmiany. Przy próbie dodania dokumentu uprawniającego, który już istnieje w bazie program wyświetla jeden z poniższych komunikatów: Rysunek 239 Komunikat w przypadku próby dodania dokumentu uprawniającego, który już istnieje Rysunek 241 Okno poprawiania dokumentu uprawniającego USUWANIE DOKUMENTÓW UPRAWNIAJĄCYCH UE Operacja usuwania dokumentów może być wykonana tylko dla tych dokumentów, na podstawie których nie zrealizowano już usług. W przypadku próby usunięcia takiego dokumentu pojawia się komunikat: Rysunek 240 Komunikat w przypadku próby dodania druku serii E100, który już istnieje 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 95

97 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 242 Komunikat przy próbie usunięcia dokumentu, na podstawie którego zrealizowano usługę Aby usunąć taki dokument najpierw należy usunąć usługi, w których jest odwołanie do wybranego dokumentu, a dopiero później dany dokument. W celu usunięcia dokumentu, który nie został wykazany w usłudze, należy zaznaczyć go na liście i następnie kliknąć przycisk Usuń. W celu potwierdzenia wykonania operacji należy kliknąć Tak. Do anulowania operacji służy przycisk Nie WYSZUKIWANIE I ZLICZANIE DOKUMENTÓW UPRAWNIAJĄCYCH Wyszukiwanie dokumentów uprawniających jest możliwe poprzez zastosowanie opcji Szukaj wg, znajdującej się pod listą. Dostępne są dwie opcje wyszukiwania: Nazwisko, imię osoby, której wydano dokument, PESEL W celu zliczenia ilości dokumentów znajdujących się na liście należy kliknąć ikonkę kalkulatora (prawy, dolny róg okna) STRONA 96 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

98 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYKONANE USŁUGI Poprawna i systematyczna rejestracja wykonanych usług jest bardzo ważną czynnością, ponieważ na podstawie danych w ten sposób wprowadzonych generowane są raporty statystyczne, będące podstawą do wystawianych rachunków refundacyjnych. REJESTROWANIE WYKONANYCH USŁUG Opcja ta umożliwia rejestrowanie wykonania zakontraktowanych usług dla wszystkich pacjentów Narodowego Funduszu Zdrowia, niezależnie od Oddziału, do którego należą. Dane związane z wykonaniem usług umieszczane będą w Raporcie statystycznym medycznym do umowy lub w Raporcie statystycznym za usługi realizowane poza limitem umowy Aby zarejestrować wykonanie usługi należy: Z menu Rejestracja wybrać opcję Wykonane usługi (Ctrl W). - wyszukanie elementów listy wykonanych usług według parametrów podanych w polu Szukaj wg, - zliczanie elementów listy wykonanych usług, - zamknięcie okna. W dolnej części okna, pod listą wykonanych usług znajdują się informacje na temat podświetlonego na liście wpisu. Są to następujące dane: 1. Informacje o tym, czy podświetlona na liście usługa jest wykazana w raporcie statystycznym oraz jaka jest nazwa tego raportu. Są możliwe trzy sytuacje: wpis nie jest wykazany w żadnym raporcie, wpis jest wykazany we wprowadzonym raporcie, wpis jest wykazany w zatwierdzonym raporcie. 2. Informacje na temat pacjenta: Rysunek 243 Lista realizacji usług Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: 3. Informacje na temat lekarza oraz jednostki chorobowej: - wprowadzanie wykonania usługi, - wprowadzanie wykonania kilku różnych usług w ramach wizyty, - poprawianie danych w Karcie realizacji usługi, 4. Informacje o kwotach związanych z wykonaną usługą: - usuwanie wykonanej usługi z listy, wykonanych usług, - usuwanie ostatniego importu - drukowanie listy wykonanych usług, - zapisanie listy wykonanych usług w formacie pliku programu Excel lub pliku csv, - wyszukanie wykonanych usług według kryteriów podanych w górnej części okna, WYPEŁNIANIE KARTY WYKONANIA USŁUGI Ze względu na rozróżnienie realizowanych świadczeń na świadczenia obejmujące jedną usługę oraz wizyty, podczas których wykonywanych jest kilka usług, w programie zostały wprowadzone dwie odrębne karty wykonania usług. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 97

99 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT W karcie realizacji usługi otwieranej przyciskiem F2-Dodaj usługę można wprowadzić tylko 1 usługę. Natomiast w karcie realizacji usługi otwieranej przyciskiem ShF2-Dodaj kilka usług można wprowadzić kilka świadczeń. ELEMENTY KARTY WYKONANIA USŁUGI Rysunek 244 Elementy karty wykonania usługi Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający, H procedura medyczna (wg ICD-9-CM), B miejsce wykonywania świadczeń, I informacje dotyczące rozliczenia, C lekarz wykonujący, J informacje dotyczące opieki stacjonarnej, D pacjent, K informacje z kuponu książeczki ciążowej, E informacje o skierowaniu, L uwagi, F przyczyna wykonania usługi (wg ICD 10), Ł kod (numer) zęba/ umiejscowienie wykonania usługi G data wykonania usługi, Przy otwieraniu Karty realizacji usługi w polach znajdują się informacje wpisane podczas ostatniej aktualizacji karty. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić nowe dane w pustej karcie może użyć przycisku, który umożliwia usunięcie danych z pól znajdujących się na karcie. A ODDZIAŁ NFZ ROZLICZAJĄCY W polu tym należy wybrać oddział NFZ, który rozlicza wykonywaną usługę. Każda usługa jest realizowana w ramach umowy z NFZ- dla pacjentów z wszystkich oddziałów Funduszu. Jeżeli użytkownik wprowadził dane na karcie realizacji usługi i następnie zdecyduje się zmienić STRONA 98 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

100 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Oddział rozliczający wówczas zostaną usunięte informacje o wybranej usłudze. Rysunek 245 Komunikat w przypadku zmiany Oddziału rozliczającego B MIEJSCE WYKONYWANIA USŁUG Miejsce wykonywania usług jest wybierane na podstawie słownika dołączonego przez Oddział Funduszu do umowy. Tak więc słowniki te mogą różnić się w zależności od tego, która umowa zostanie wskazana podczas wybierania produktu (zobacz punkt I zakładka rozliczenie (produkt)). W przypadku wyboru miejsca wykonania usługi mogą więc wystąpić następujące sytuacje: - jeżeli dla danej usługi określone jest jedno miejsce wykonywania, na karcie realizacji usługi miejsce to automatycznie zostanie podpowiedziane, - jeżeli dla danej usługi określonych jest więcej miejsc wykonywania, na karcie realizacji usługi należy wybrać jedno z tych miejsc, - jeżeli dla danej usługi nie zostały określone miejsca wykonywania, na karcie realizacji usługi pole dotyczące miejsca pozostaje niewypełnione. C LEKARZ WYKONUJĄCY Lekarz wykonujący jest wybierany z bazy pracowników medycznych. Może więc być to nie tylko lekarz, ale każdy inny pracownik wykonujący usługę, np. pielęgniarka, położna, optyk, rehabilitant, terapeuta itd. Wybór pracownika wpływa na sposób wskazywania przyczyny wykonania usługi wg ICD 10 (zobacz punkt F) oraz procedury medycznej wg ICD 9 (zobacz punkt H). Po wybraniu pracownika medycznego z listy pole specjalność uzupełnione zostanie specjalnością domyślną, wprowadzoną w karcie pracownika. D PACJENT Wybór pacjenta następuje z listy pacjentów wprowadzonych do programu. Jeżeli pacjent nie został do tej pory wprowadzony na listę można go dodać na tym etapie. Przejście do listy pacjentów następuje poprzez użycie przycisku wyboru w polu pacjent. Na karcie realizacji usługi należy wprowadzić także podstawę wykonania. Użytkownik ma możliwość wybrania jednej z podstaw: tryb normalny, przypadek nagły, zgoda NFZ. Domyślna wartość jest ustawiona jako tryb normalny. W przypadku wybrania podstawy zgoda NFZ na zakładce Rozliczenie pojawia się pole umożliwiające określenie sposobu rozliczania danej usługi: W ramach limitu umowy, Poza limitem umowy. Wybranie sposobu rozliczania umowy będzie skutkowało wykazaniem tej usługi w raporcie do umowy (w ramach limitu umowy) lub w raporcie poza umową (poza limitem umowy). W danych dotyczących pacjenta uzupełniany jest rodzaj i numer dokumentu ubezpieczenia. Określenie pacjenta i jego Oddziału NFZ jest niezbędne, aby można było wskazać realizowaną usługę. Jeżeli usługa realizowana jest w ramach przepisów o koordynacji należy zaznaczyć opcję Usługa rozliczana na podst. przepisów o koordynacji i określić właściwy dokument uprawniający. Szczegółowy opis realizacji takiej usługi znajduje się w części Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie przepisów o koordynacji. E SKIEROWANIE Usługa może być wykonana na podstawie skierowania i wówczas w karcie wykonania usługi można wybrać jedną z opcji: Jeżeli usługa jest wykonywana na podstawie skierowania w polu należy wybrać opcję: Nr umowy ze świadczeniodawcą kierującym: po wybraniu tej opcji należy określić numer umowy, numer prawa wykonywania zawodu lekarza zlecającego oraz datę wystawienia skierowania, Nr skierowania na leczenie uzdrowiskowe: po wybraniu tej opcji należy określić numer skierowania, Nr wniosku na środki pomoc, sprzęt ortop.: po wybraniu tej opcji należy określić numer wniosku, Nr wniosku o naprawę sprzętu ortop: po wybraniu tej opcji należy określić numer wniosku, Nr karty zaopatrzenia ortopedycznego: po wybraniu tej opcji należy określić numer karty zaopatrzenia ortopedycznego. Wybór tej opcji powoduje automatyczne włączenie przeliczania odpłatności za wykonane usługi na zakładce Rozliczenie (mechanizm przeliczania odpłatności 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 99

101 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT został opisany poniżej w części Opcja środek pomocniczy ), Nr pierwotny karty zaopatrzenia ortopedycznego: po wybraniu tej opcji należy określić numer pierwotny karty zaopatrzenia ortopedycznego. Wybór tej opcji powoduje automatyczne włączenie przeliczania odpłatności za wykonane usługi na zakładce Rozliczenie. Dysfunkcja czasowa: opcja ta jest stosowana dla nagłych wypadków, gdy środek ortopedyczny nie jest wydawany na podstawie kart zaopatrzenia ortopedycznego (istnieje konieczność natychmiastowego wydania środka pacjentowi). Wybór tej opcji powoduje automatyczne włączenie przeliczania odpłatności za wykonane usługi na zakładce Rozliczenie. Skierowanie własne. W przypadku rejestracji usługi, dla której wybierany jest numer skierowania: 8.Nr karty zaopatrzenia ortopedycznego, podpowiadany jest numer karty z wcześniej wprowadzonej usługi dla określonego pacjenta. Funkcja ta pozwala na rejestrację kolejnych usług z typem skierowania: 8, bez konieczności każdorazowego wprowadzania numeru karty. Jeżeli usługa nie jest wykonywana na podstawie skierowania w polu należy wybrać opcję: Skierowanie nie wymagane, Skierowanie nie wymagane (inwalida wojenny). Brak skierowania-przypadek nagły, Skierowanie nie wymagane (kontynuacja leczenia) F PRZYCZYNA WYKONANIA USŁUGI Przyczyny wykonania usługi są określane wg słownika schorzeń ICD 10. Obowiązkowe jest podanie kodu schorzenia głównego, natomiast można określić również kody schorzeń współistniejących (maksymalnie cztery). Po wybraniu pacjenta, który w swojej karcie ma uzupełnioną informację o schorzeniach przewlekłych kody te są wyświetlane w karcie wykonania usługi. Jest to informacja, z której użytkownik może skorzystać określając schorzenie będące przyczyną udzielenia świadczenia. Podczas wskazywania schorzenia użytkownik może spotkać się z dwoma przypadkami: I Wybieranie schorzenia, gdy nie został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). W takim przypadku podczas dodawania procedury zostanie otwarty pełny słownik ICD 10, z którego można dokonać wyboru. II Wybieranie schorzenia, gdy został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). W takiej sytuacji schorzenie jest wybierane z indywidualnego słownika danego lekarza, który jest tworzony przez użytkownika. Po otwarciu okna Wybieranie jednostek ICD 10 można uzupełniać indywidualny słownik używając przycisku F2 Dodaj. Jest to wygodne z tego względu, że dla poszczególnych lekarzy można tworzyć podręczne słowniki, które znacznie upraszczają wyszukiwanie jednostek chorobowych. Rysunek 246 Wybieranie jednostek ICD 10 Kod ICD 10 może także zostać wprowadzony ręcznie z klawiatury. Jeżeli użytkownik ustawi się kursorem w polu ICD 10 przyczyny i zacznie wprowadzać kod z klawiatury, wówczas otworzy się lista pozwalająca na wybór kodów zgodny z wpisanym przez użytkownika ciągiem znaków. Określenie przyczyny wykonania usługi jest konieczne, aby usługa mogła być wprowadzona do systemu. G DATA WYKONANIA Użytkownik określając datę wykonania świadczenia podaje jego datę początkową oraz końcową. W przypadku świadczeń jednodniowych daty te będą oczywiście takie same. Jeżeli użytkownik uzupełni pole daty początkowej i przejdzie do innego pola wówczas data końcowa zostanie uzupełniona taką samą wartością jak data początkowa. W opcjach programu istnieje możliwość określenia sposobu wyznaczania daty końcowej na podstawie daty początkowej. Aby dokonać takiego ustawienia należy wybrać pozycję Opcje z menu Narzędzia. Data końcowa zostanie odpowiednio zaktualizowana po użyciu przycisku do znajdującego się pomiędzy datami wykonania. H PROCEDURA MEDYCZNA Procedura medyczna jest wybierana wg słownika ICD 9. Podczas wskazywania procedury użytkownik może spotkać się z dwoma przypadkami: I Wybieranie procedury, gdy nie został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). STRONA 100 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

102 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ W takim przypadku podczas dodawania procedury zostanie otwarty pełny słownik ICD 9, z którego można dokonać wyboru. II Wybieranie procedury, gdy został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). Wybieranie następuje z indywidualnego słownika danego lekarza, który tworzy użytkownik programu. Po otwarciu okna Wybieranie procedury ICD 9 można uzupełnić indywidualny słownik korzystając z przycisku F2 Dodaj. Wybrane procedury przenoszone są do słownika lekarza, co upraszcza ich wyszukiwanie. Aby wypełnić informacje dotyczące punktu kontraktu, w ramach którego wykonana jest usługa należy uzupełnić następujące informacje: Wybrać w polu Oddział NFZ rozliczający oddział Funduszu, z którego pochodzi umowa Wskazać wykonywaną usługę: Ze względu na strukturę punktu umowy, jego wybieranie jest czynnością składającą się z dwóch lub trzech etapów. W przypadku usług zakontraktowanych bez pakietu usług szczegółowych użytkownik wykonuje następujące czynności: 1. wskazanie umowy, 2. wybranie punktu umowy. Dodatkowo w przypadku usług zakontraktowanych z pakietem usług szczegółowych konieczne jest wykonanie trzeciej czynności, czyli: 3. wskazanie pozycji pakietu. Wybieranie umowy Rysunek 247 Wybieranie procedury ICD 9 Podczas zapisu usługi program automatycznie kontroluje czy informacje, które są wymagane do realizacji danego świadczenia (np. ICD9 czy umiejscowienie usługi), zostały wprowadzone. W przypadku braku podania istotnej informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat przypominający: Uwaga: W przypadku, gdy w programie znajduje się tylko jedna umowa, etap ten jest pomijany i użytkownik przechodzi od razu do etapu drugiego - Wybieranie punktu umowy. Pierwszy etap polega na wskazaniu umowy. Czynność ta jest realizowana w oknie Wybieranie umowy. Rysunek 248 Przypomnienie o konieczności uzupełnienia informacji o ICD9 Po potwierdzeniu komunikatu (Tak) usługa zostanie zapisana bez wymaganej informacji (np. ICD9). Należy jednak pamiętać, że może to mieć znaczenie przy weryfikacji raportów przez NFZ i może wpłynąć na rozliczenie. Natomiast po użyciu klawisza Nie użytkownik może wprowadzić brakujące dane. I ZAKŁADKA ROZLICZENIE (USŁUGA WYKONANA) Wprowadzanie usługi Rysunek 249 Wybieranie umowy W górnej części okna prezentowana jest informacja o okresie, na który obowiązuje umowa. Okres ten zależy od daty wykonania świadczenia, określonej w karcie wykonania usługi. Tak więc na liście umów nie są prezentowane te kontrakty, których data obowiązywania wykracza poza zakres wyznaczony datą wykonania usługi. Po wybraniu umowy (podświetleniu jej na liście) użytkownik powinien przejść do drugiego etapu, czyli wybrania punktu umowy. W tym celu należy użyć przycisku. Jeżeli użytkownik nie chce dokonywać wyboru produktu powinien użyć przycisku. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 101

103 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Wybieranie punktu umowy Uwaga: W przypadku, gdy w wybranej umowie znajduje się tylko jeden punkt, do którego został dołączony pakiet wówczas użytkownik przechodzi bezpośrednio do etapu trzeciego, czyli wybierania pozycji pakietu. Jeżeli w umowie wskazanej w etapie pierwszym znajduje się więcej niż jeden punkt wówczas użytkownik dokonuje jego wyboru podczas drugiego etapu. nazwa usługi, kod pracy. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana bez pakietu usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Jego użycie spowoduje, że wskazany punkt umowy zostanie wybrany jako produkt. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana z pakietem usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Pozwala on przejść do trzeciego etapu podczas wskazywania produktu. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Rysunek 250 Wybieranie punktu umowy Na liście tej widoczne są tylko punkty umowy wybranej we wcześniejszym etapie. Numer tej umowy jest prezentowany w górnej części okna. Jeżeli użytkownik stwierdzi, że się pomylił i chce jeszcze raz dokonać wyboru umowy powinien użyć przycisku, co pozwala wrócić do pierwszego etapu, czyli wskazywania umowy. W oknie wybieranie punktu umowy prezentowane są następujące informacje o zakontraktowanych usługach: liczba porządkowa (numer punktu umowy), typ usługi: - usługa specjalistyczna, - usługa POZ (cyfra oznacza typ deklaracji POZ), - obecność pakietu usług szczegółowych, kod usługi, nazwa usługi, kod pracy, zakontraktowana ilość, zakontraktowana cena, zakontraktowana wartość. Punkty umowy mogą być wyszukiwane według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. Są to następujące parametry: liczba porządkowa, kod usługi, Wybieranie pozycji pakietu Wskazywanie pozycji pakietu jest ostatnim etapem wybierania produktu i dotyczy oczywiście tylko tych usług, do których w kontrakcie został dołączony pakiet usług szczegółowych. Rysunek 251 Wybieranie pozycji pakietu W górnej części okna jest prezentowana informacja o umowie oraz punkcie umowy, z którym jest związany prezentowany pakiet. Jeżeli użytkownik chce zmienić punkt umowy powinien użyć przycisku do drugiego etapu. co pozwoli powrócić mu Pozycje pakietu użytkownik może wyszukiwać, według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg: kod usługi, nazwa usługi, kod pracy. Po wybraniu pozycji pakietu (podświetleniu jej na liście) należy użyć przycisku, aby zaakceptować wybór. W przypadku, gdy użytkownik STRONA 102 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

104 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Na podstawie tej czynności w zakładce Rozliczenie wypełniane są pola Umowa, Punkt umowy, Usługa z pakietu. Pola cena jednostkowa usługi oraz kwota refundacji są wprowadzane domyślnie na podstawie wartości wynikających z umowy lub z usługi szczegółowej wprowadzonej przez użytkownika. Jeżeli podczas zatwierdzania karty realizacji usługi pojawi się następujący komunikat: Opcja środek pomocniczy W przypadku usług z zakresu środków pomocniczych istotna jest kwestia przeliczenia kwoty refundacji w zależności od odpłatności. Tak więc jeżeli usługa jest zakontraktowana z pakietem złotówkowym (każda z pozycji pakietu ma podaną cenę jednostkową) użytkownik może skorzystać z funkcji, która przelicza refundację. Aby przeliczenie zostało wykonane należy zaznaczyć opcję środek pomocniczy znajdującą się obok pola odpłatność. Jeżeli w polu Skierowanie wybrane zostaną następujące typy skierowań: Nr karty zaopatrzenia ortopedycznego, Nr pierwotny karty zaopatrzenia ortopedycznego, Dysfunkcja czasowa, opcja Środek pomocniczy jest automatycznie zaznaczana na zakładce Rozliczenie. Rysunek 252 Komunikat o braku usługi szczegółowej w pakiecie oznacza to, że użytkownik próbuje zarejestrować usługę, która w danym okresie (na podstawie dat wykonania usługi) nie występuje w wybranym pakiecie. Sytuacja taka może się na przykład pojawić, gdy świadczeniodawca otrzyma aneks do umowy zmieniający zawartość pakietu usług szczegółowych. Przy zapisywaniu usługi sprawdzane jest także czy dany pacjent został wpisany na listę osób oczekujących w ramach danego świadczenia lub danej komórki organizacyjnej. Jeżeli tak system (w zależności od rodzaju kolejki, do której odnosi się wykonanie usługi) wyświetla odpowiedni komunikat: Rysunek 253 Komunikat w przypadku wystąpienia pacjenta na liście oczekujących (kolejka szpitalna i wysokospecjalistyczna) Rysunek 254 Komunikat w przypadku wystąpienia pacjenta na liście oczekujących (ambulatorium) Wybór opcji Tak spowoduje zapis wykonania usługi i usunięcie pacjenta z listy osób oczekujących. Natomiast wybór opcji Nie spowoduje zapis wykonania usługi, ale pacjent pozostanie nadal w kolejce osób oczekujących. Opisana powyżej sytuacja jest analogiczna w przypadku poprawy danych pacjenta. Rysunek 255 Opcja środek pomocniczy Po zaznaczeniu tej opcji w karcie pojawi się dodatkowe pole: limit (obok ceny jednostkowej). Pole limit jest uzupełniane z umowy i nie można go modyfikować. Wartość w polu cena jednostkowa jest podpowiadana w taki sam sposób jak limit, jednak użytkownik w każdym przypadku może tą cenę modyfikować zgodnie z rzeczywistą ceną środka. Wartości w polach kwota refundacji, dopłata pacjenta oraz wartość usługi są przeliczane automatycznie na podstawie ceny jednostkowej, limitu oraz odpłatności i użytkownik nie może ich modyfikować. Sposób wyznaczania kwoty refundacji dla poszczególnych odpłatności jest następujący (w zaprezentowanych przykładach dla uproszczenia obliczeń przyjęto ilość usług jako 1, jednak może być ona oczywiście modyfikowana): 01 - pełnopłatnie: kwota refundacji = 0 dopłata pacjenta = cena jednostkowa Przykład: cena jednostkowa 15,00 Limit 20,00 kwota refundacji 0,00 dopłata pacjenta 15,00 wartość usługi 15, bezpłatnie: kwota refundacji = cena jednostkowa dopłata pacjenta = /INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 103

105 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Przykład: cena jednostkowa 15,00 Limit 20,00 kwota refundacji 15,00 dopłata pacjenta 0,00 wartość usługi 15, ryczałt lub 06 - bezpłatnie do limitu: Należy rozpatrzyć dwa przypadki: cena jednostkowa jest mniejsza bądź równa limitowi dopłata pacjenta = x% * limit + (cena jedn. limit) Przykład (dla odpłatności 30%): cena jednostkowa 25,00 limit 20,00 kwota refundacji (100-30)% * 20,00 = 14,00 dopłata pacjenta 30% * 20,00 + (25,00 20,00) = 11,00 wartość usługi 25,00 kwota refundacji = cena jednostkowa dopłata pacjenta = 0 Przykład: cena jednostkowa 15,00 limit 20,00 kwota refundacji 15,00 dopłata pacjenta 0,00 wartość usługi 15,00 jeżeli cena jednostkowa jest większa niż limit Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie przepisów o koordynacji Główne informacje usługi realizowanej na podstawie przepisów o koordynacji wprowadza się analogicznie jak przy realizacji zwykłej usługi. Różnica polega na tym, że w części dotyczącej pacjenta należy zaznaczyć opcję Usługa rozliczana na podst. przepisów o koordynacji. kwota refundacji = limit dopłata pacjenta = cena jednostkowa - limit Przykład: cena jednostkowa 25,00 limit 20,00 kwota refundacji 20,00 dopłata pacjenta 25,00 20,00 = 5,00 wartość usługi 25, % lub 05-50% (x%): Po wybraniu tej opcji w polu Dokument uprawniający należy wybrać właściwy dokument uprawniający UE, na podstawie którego wykonywane jest świadczenie. Jeżeli pacjent posiada tylko jeden taki dokument, którego data początku okresu ważności nie jest wcześniejsza niż data początkowa wykonania usługi, wówczas dokument ten jest automatycznie wybierany. W innym wypadku należy wybrać określony dokument z listy. Należy rozpatrzyć dwa przypadki: cena jednostkowa jest mniejsza bądź równa limitowi kwota refundacji = (100-x)% * cena jednostkowa dopłata pacjenta = x% * cena jednostkowa Przykład (dla odpłatności 30%): cena jednostkowa 15,00 limit 20,00 kwota refundacji (100-30)% * 15,00 = 10,50 dopłata pacjenta 30% * 15,00 = 4,50 wartość usługi 15,00 jeżeli cena jednostkowa jest większa niż limit kwota refundacji = (100-x)% * limit Rysunek 256 Wybieranie dokumentu uprawniającego dla danej osoby W oknie Wybierania dokumentu widoczne są następujące dane: Imię i nazwisko osoby, której wystawiono dokument, Rodzaj dokumentu, Okres ważności dokumentu. STRONA 104 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

106 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ W pierwszej kolumnie widnieje informacja określająca czy dany dokument wystawiono dla widocznej na liście osoby, czy dla członka rodziny. Z poziomu powyższego okna możliwe jest dodanie dokumentu uprawniającego dla wybranego pacjenta poprzez użycie F2-Dodaj. Wyświetlane jest okno z wszystkimi wprowadzonymi do programu dokumentami. Można dodać jeden z dokumentów widniejących na liście lub wprowadzić zupełnie nowy. Dodając nowy dokument można w Karcie dokumentu uprawniającego...-dodawanie uzupełnić informacje na podstawie danych pacjenta wykorzystując przycisk Rodzaje dokumentów uprawniających wpływają na sposób realizacji świadczenia - decydują czy usługa jest rozliczana w ramach limitu umowy czy poza limitem. Dlatego też, po wybraniu dokumentu uprawniającego w Karcie realizacji usługi, na zakładce Rozliczenie widoczne staje się pole informujące w jaki sposób usługa jest rozliczana, np:. W wyniku tej operacji wprowadzone zostaną: imię i nazwisko, data urodzenia i adres zamieszkania w Polsce pacjenta wybranego w Karcie realizacji usługi. Wszystkie dodawane dokumenty uprawniające, za wyjątkiem druku serii E100, wystawiane są zawsze na tę samą osobę, którą jest pacjent (osoba, której wydano dokument jest jednocześnie pacjentem). Druk serii E100 może być wystawiony osobie, która jest pacjentem lub osobie, która jest członkiem rodziny pacjenta. W związku z tym, przy dodawaniu tego rodzaju dokumentu uprawniającego wyświetlany jest komunikat: Rysunek 259 Przykład usługi realizowanej w ramach przepisów o koordynacji Jedynie w przypadku wybrania Poświadczenia bez druku serii E użytkownik może samodzielnie określić czy usługa ma być rozliczana w ramach umowy czy poza nią. Wówczas pole to jest aktywne i istnieje możliwość wyboru jednej z opcji: Rysunek 257 Komunikat w przypadku dodawania druku serii E100 wymagający określenia dla kogo wystawiono dokument Jeżeli dokument jest wystawiony na członka rodziny należy potwierdzić operację: Tak. W przypadku, gdy dokument jest wystawiony dla danego pacjenta należy wybrać Nie. Jeżeli dane osoby z dokumentu nie są zgodne z danymi wybranego na Karcie wykonania usługi pacjenta wyświetlana jest następująca informacja: Dla pozostałych dokumentów uprawniających pole to jest uzupełniane automatycznie na podstawie wybranego dokumentu. Wybranie sposobu rozliczania umowy będzie skutkowało wykazaniem tej usługi w raporcie do umowy (w ramach limitu umowy) lub w raporcie poza umową (poza limitem umowy). Data początkowa wykonania usługi musi zawierać się w okresie ważności dokumentu uprawniającego, który został wybrany w Karcie realizacji usługi. Jeżeli np. usługa realizowana jest w dniach , a wybrano dokumentu uprawniający, którego okres ważności określono na wówczas wyświetlona zostanie następująca informacja: Rysunek 258 Komunikat w przypadku niezgodności danych osoby w dokumencie z danymi pacjenta Z okna Wybierania dokumentu można również wykonać operację usunięcia wybranego dokumentu poprzez funkcję Usuń. Operacja ta może być wykonana tylko dla tych dokumentów, na podstawie których nie zrealizowano już usług. W przeciwnym wypadku należy najpierw usunąć usługi, a dopiero potem dokument. Szczegółowy opis usuwania dokumentu został przedstawiony w części Usuwanie dokumentów uprawniających UE. Rysunek 260 Komunikat w przypadku próby rejestracji usługi, dla której okres wykonania świadczenia nie zawiera się w okresie ważności dokumentu J ZAKŁADKA OPIEKA STACJONARNA Zakładka Opieka Stacjonarna powinna być wypełniana w przypadku usług związanych z 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 105

107 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT hospitalizacją. Umożliwia ona wpisanie następujących danych: numer księgi głównej, rodzaj skierowania, tryb przyjęcia, data przyjęcia, tryb wypisu, data wypisu. Data przyjęcia jest wymagana, jeżeli wprowadzono informację o trybie przyjęcia. Analogicznie należy wypełnić datę wypisu. Czas wykonania usługi musi zawierać się w okresie hospitalizacji wyznaczanym przez datę przyjęcia i wypisu - w przeciwnym wypadku wyświetlany jest odpowiedni komunikat. W zależności od potrzeb użytkownika zakładka ta może być niewidoczna na karcie realizacji usługi. Aby ukryć zakładkę Opieka stacjonarna należy w menu Narzędzia/Opcje w zakładce Karta wykonanej usługi odznaczyć opcję: Pokaż zakładkę Opieka stacjonarna. K ZAKŁADKA KUPON Z KSIĄŻECZKI CIĄŻOWEJ (MAZOWIECKI ODDZIAŁ NFZ) Zakładka Kupon z książeczki ciążowej (Mazowiecki Oddział NFZ) jest wypełniana w przypadku, gdy usługa realizowana jest w ramach programu opieki nad kobietą w ciąży, który stworzyła Kasa Mazowiecka. Na zakładce tej uzupełniane są dwie informacje: 20-cyfrowy numer kuponu, 14-cyfrowy kod usługi na kuponie. W zależności od potrzeb użytkownika zakładka ta może być niewidoczna na karcie realizacji usługi. Aby ukryć zakładkę Kupon z książeczki ciążowej należy w menu Narzędzia\ Opcje w zakładce Karta wykonanej usługi odznaczyć opcję: Pokaż zakładkę Kupon z książeczki ciążowej (Mazowiecki Oddział NFZ). L ZAKŁADKA UWAGI Na zakładce Uwagi użytkownik może podać własne informacje dotyczące wykonanej usługi. Pole to może być uzupełnione dowolnym ciągiem znaków wpisanych z klawiatury (ograniczenie wynosi 256 znaków). Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wykonanej usługi istnieje możliwość realizacji takiej samej usługi dla innego pacjenta. Aby wykonać daną usługę innemu pacjentowi należy na karcie realizacji usługi kliknąć przycisk Rysunek 261 Komunikat podczas realizacji usługi dla innego pacjenta Informacje w zakładce Rozliczenie oraz w polu Oddział rozliczający, Lekarz, Miejsca wykonywania i Skierowanie pozostaną takie same natomiast w polu dotyczącym pacjenta można będzie wybrać inną osobę. Korzystając z przycisku użytkownik ma możliwość realizacji kolejnej usługi dla tego samego pacjenta bez konieczności wprowadzania danych od początku. Informacje znajdujące się poza zakładką Rozliczenie pozostaną takie same należy jedynie uzupełnić (poprawić) dane dotyczące usługi (zakładka Rozliczenie). Ł KOD ZĘBA (ZĘBÓW) / UMIEJSCOWIENIE WYKONANIA USŁUGI Pole to umożliwia wybór kodu zęba lub zębów w przypadku wykonywania usług, przy których rozliczeniu istotne jest podanie informacji o numerze zęba. Po wybraniu tego pola wyświetlona zostaje lista wszystkich kodów zębów Aby zawęzić listę wszystkich numerów zębów do określonych należy w górnej części tej listy wpisać początkowe znaki wybranego kodu. Jeżeli w pozycji umowy Oddział NFZ określi, że dla danej pozycji konieczne jest podanie umiejscowienia wykonania usługi wówczas przy wprowadzaniu usługi należy wybrać odpowiednią opcję:.. System wyświetli komunikat dotyczący potwierdzenia operacji. STRONA 106 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

108 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ELEMENTY KARTY WYKONANIA KILKU USŁUG Rysunek 262 Elementy karty wykonania kilku usług Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający, F przyczyna wykonania świadczenia (wg ICD 10), B miejsce wykonywania świadczeń, G data wykonania, C lekarz wykonujący, H usługi wykonywane w ramach wizyty, D pacjent, I uwagi E informacje o skierowaniu Przy otwieraniu karty realizacji usługi w polach znajdują się informacje wpisane podczas ostatniej aktualizacji karty. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić nowe dane w pustej karcie może użyć przycisku, który umożliwia usunięcie danych z pól znajdujących się na karcie. Pozycje A, B, C, D, E, F, G, I wypełniane są w karcie realizacji usługi w analogiczny sposób, jak w przypadku wykonywania jednej usługi. Natomiast część H- usługi wykonywane w ramach wizyty, jest specyficzna dla tej karty i jej charakterystyka przedstawiona jest poniżej. H USŁUGI WYKONYWANE W RAMACH WIZYTY W trakcie wizyty lekarskiej może wystąpić sytuacja, że wykonywana będzie większa liczba świadczeń. Dlatego też w programie KS-SWD wprowadzono możliwość rejestrowania wykonania kilku usług w jednej karcie realizacji usługi. Różnica pomiędzy wprowadzoną na listę przy użyciu przycisku F2 Dodaj w oknie Lista realizacji usług pojedynczą usługą, a zarejestrowaną wizytą obejmującą kilka świadczeń polega na tym, że: 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 107

109 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wizyta taka jest widoczna na liście jako jeden wpis pomimo tego, że w karcie znajduje się kilka wykonanych usług, na liście wykonanych usług nie jest widoczny kod umowy, kod usługi kontraktowanej oraz kod usługi szczegółowej, ponieważ w jednej karcie może się znajdować kilka różnych kodów, rozróżnienie wizyty obejmującej jedną usługę od wizyty obejmującej kilka usług jest widoczne na liście poprzez wpis w kolumnie typ; oznaczenie ST to świadczenie obejmujące kilka usług, natomiast IN to świadczenie pojedyncze. Wprowadzanie usługi Aby wypełnić informacje dotyczące punktu kontraktu, w ramach którego wykonana jest usługa należy uzupełnić następujące informacje: Wybrać w polu Oddział NFZ rozliczający oddział Funduszu, z którego pochodzi umowa Aby wprowadzić informacje szczegółowe o wykonanych usługach należy użyć przycisku Dodaj (F2), który otwiera kartę usługi. Rysunek 264 Wybieranie umowy W górnej części okna prezentowana jest informacja o okresie, na który obowiązuje umowa. Okres ten zależy od daty wykonania świadczenia, określonej w karcie wykonania usługi. Tak więc na liście umów nie są prezentowane te kontrakty, których data obowiązywania wykracza poza zakres wyznaczony datą wykonania usługi. Po wybraniu umowy (podświetleniu jej na liście) użytkownik powinien przejść do drugiego etapu, czyli wybrania punktu umowy. W tym celu należy użyć przycisku. Jeżeli użytkownik nie chce dokonywać wyboru produktu powinien użyć przycisku. Rysunek 263 Karta usługi Wskazać produkt (wykonywaną usługę): Ze względu na strukturę produktu, jego wybieranie jest czynnością składającą się z dwóch lub trzech etapów. W przypadku usług zakontraktowanych bez pakietu usług szczegółowych użytkownik wykonuje następujące czynności: 2. wskazanie umowy, 3. wybranie punktu umowy. Dodatkowo w przypadku usług zakontraktowanych z pakietem usług szczegółowych konieczne jest wykonanie trzeciej czynności, czyli: wskazanie pozycji pakietu. Wybieranie punktu umowy Uwaga: W przypadku, gdy w wybranej umowie znajduje się tylko jeden punkt, do którego został dołączony pakiet wówczas użytkownik przechodzi bezpośrednio do etapu trzeciego, czyli wybierania pozycji pakietu. Jeżeli w umowie wskazanej w etapie pierwszym znajduje się więcej niż jeden punkt wówczas użytkownik dokonuje jego wyboru podczas drugiego etapu. Wybieranie umowy Uwaga: W przypadku, gdy w programie znajduje się tylko jedna umowa, etap ten jest pomijany i użytkownik przechodzi od razu do etapu drugiego - Wybieranie punktu umowy. Pierwszy etap polega na wskazaniu umowy. Czynność ta jest realizowana w oknie Wybieranie umowy. Rysunek 265 Wybieranie punktu umowy Na liście tej widoczne są tylko punkty umowy wybranej we wcześniejszym etapie. Numer tej umowy jest prezentowany w górnej części okna. Jeżeli użytkownik stwierdzi, że się pomylił i chce jeszcze raz STRONA 108 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

110 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ dokonać wyboru umowy powinien użyć przycisku, co pozwala wrócić do pierwszego etapu, czyli wskazywania umowy. W oknie wybieranie punktu umowy prezentowane są następujące informacje o zakontraktowanych usługach: - liczba porządkowa (numer punktu umowy), - typ usługi: - usługa specjalistyczna, - usługa POZ (cyfra oznacza typ deklaracji POZ), - obecność pakietu usług szczegółowych, - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy, - zakontraktowana ilość, - zakontraktowana cena, - zakontraktowana wartość. Punkty umowy mogą być wyszukiwane według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. Są to następujące parametry: - liczba porządkowa, - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana bez pakietu usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Jego użycie spowoduje, że wskazany punkt umowy zostanie wybrany jako produkt. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana z pakietem usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Pozwala on przejść do trzeciego etapu podczas wskazywania produktu. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Wybieranie pozycji pakietu Wskazywanie pozycji pakietu jest ostatnim etapem wybierania produktu i dotyczy oczywiście tylko tych usług, do których w kontrakcie został dołączony pakiet usług szczegółowych. Rysunek 266 Wybieranie pozycji pakietu W górnej części okna jest prezentowana informacja o umowie oraz punkcie umowy, z którym jest związany prezentowany pakiet. Jeżeli użytkownik chce zmienić punkt umowy powinien użyć przycisku do drugiego etapu. co pozwoli powrócić mu Pozycje pakietu użytkownik może wyszukiwać, według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg: - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy. Po wybraniu pozycji pakietu (podświetleniu jej na liście) należy użyć przycisku, aby zaakceptować wybór. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Na podstawie tej czynności wypełniane są pola Umowa, Punkt umowy, Usługa z pakietu. Pola cena jednostkowa usługi oraz kwota refundacji są wprowadzane domyślnie na podstawie wartości wynikających z umowy lub z usługi szczegółowej wprowadzonej przez użytkownika. Pola cena jednostkowa usługi oraz kwota refundacji są wprowadzane domyślnie na podstawie wartości wynikających z umowy lub z usługi szczegółowej wprowadzonej przez użytkownika. Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wykonanej usługi istnieje możliwość realizacji kolejnej usługi bez konieczności zamykania karty i jej ponownego otwierania. Aby zarejestrować kolejną usługę pacjentowi należy na karcie realizacji usługi kliknąć przycisk. Informacje wprowadzone w poprzedniej karcie zostaną wprowadzone, a użytkownik może dokonać wyboru nowej usługi. Po uzupełnieniu Karty usługi zawierającej kilka świadczeń należy kliknąć OK w celu zapamiętania 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 109

111 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wprowadzonych danych lub Anuluj, aby wyjść z karty bez zapisywania zmian. W karcie realizacji usługi można wprowadzić dowolną ilość świadczeń wykonanych podczas jednej wizyty pacjenta. Przyciski Popraw (F4) oraz Usuń (F8) pozwalają odpowiednio wprowadzać zmiany w Karcie usługi lub usuwać błędnie wprowadzone wpisy. Przy zapisywaniu usługi sprawdzane jest (podobnie jak na karcie pojedynczej usługi) czy dany pacjent został wpisany na listę osób oczekujących w ramach danego świadczenia. Jeżeli tak system wyświetla poniższy komunikat: użytkownik może skorzystać z funkcji, która przelicza refundację. Aby przeliczenie zostało wykonane należy zaznaczyć opcję środek pomocniczy znajdującą się obok pola odpłatność. Rysunek 268 Opcja środek pomocniczy Po zaznaczeniu tej opcji w karcie pojawi się dodatkowe pole limit (obok ceny jednostkowej). Zasady przeliczania wartości usługi zgodnie z limitem, ceną jednostkową i odpłatnością są takie same jak w karcie pojedynczej usługi i zostały opisane w podrozdziale dotyczącym sposobu wypełniania pojedynczej karty. POPRAWIANIE INFORMACJI O WYKONANYCH USŁUGACH Rysunek 267 Komunikat w przypadku wystąpienia pacjenta na liście oczekujących Wybór opcji Tak spowoduje zapis wykonania usługi i usunięcie pacjenta z listy osób oczekujących. Natomiast wybór opcji Nie spowoduje zapis wykonania usługi, ale pacjent pozostanie nadal w kolejce osób oczekujących. Opisana powyżej sytuacja jest analogiczna w przypadku poprawy danych pacjenta. Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie przepisów o koordynacji karta kilku usług Zasada rejestracji kilku usług realizowanych na podstawie przepisów o koordynacji jest taka sama jak w przypadku realizacji pojedynczej usługi. Szczegółowy opis tej funkcji znajduje się w części Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie przepisów o koordynacji. Jedyną różnicą jest umieszczenie pola opisującego sposób rozliczania usługi na karcie kilku usług znajduje się ono pod listą usług szczegółowych wykonanych w ramach wizyty: OPCJA ŚRODEK POMOCNICZY W przypadku usług z zakresu środków pomocniczych istotna jest kwestia przeliczenia kwoty refundacji w zależności od odpłatności. Tak więc jeżeli usługa jest zakontraktowana z pakietem złotówkowym (każda z pozycji pakietu ma podaną cenę jednostkową) Aby poprawić informacje w Karcie wykonania usługi należy podświetlić ją na liście i użyć przycisku F4 Popraw. Wprowadzanie zmian w karcie jest analogiczne do operacji jakie wykonuje się w trakcie dodawania nowej usługi. Wprowadzenie zmian zatwierdza się przyciskiem OK, natomiast użycie przycisku Anuluj spowoduje, że żadne zmiany w Karcie nie zostaną zapamiętane. Efekt jaki będzie miało wprowadzenie zmian w Karcie zależy od tego czy usługa była wykazana w już zatwierdzonym raporcie statystycznym, czy też raport ten jeszcze nie został utworzony lub ma status wprowadzony. Jeżeli raport nie został wygenerowany lub nie jest jeszcze zatwierdzony wówczas usługa poprzednio wprowadzona zostaje zastąpiona usługą o poprawionych danych. W chwili zatwierdzenia raportu statystycznego nie jest już możliwe usunięcie wpisów, które się w nim znalazły i raport w takiej postaci jest przesyłany do Funduszu. Wszystkie zmiany jakie są wprowadzone od tej chwili na liście wykonanych usług muszą zostać wykazane w kolejnym raporcie, który wraz z wszystkimi wcześniejszymi raportami za wybrany okres powinien zostać wysłany do Oddziału Funduszu. Możliwe są trzy rodzaje dokonywanych zmian: Dodanie nowej usługi na listę - efekt będzie taki, że usługa zostanie wykazana w kolejnym raporcie z ilością dodatnią i w ten sposób uzupełni informacje przekazane w pierwszym raporcie. Usunięcie usługi, która omyłkowo została wykazana w zatwierdzonym raporcie - w efekcie usługa ta zostanie wykazana w kolejnym raporcie z ilością ujemną, co po wczytaniu obu raportów doprowadzi do zbilansowania stanu wykonanych usług, Poprawa danych w Karcie usługi - ponieważ usługa została już wykazana w zatwierdzonym raporcie statystycznym (domyślnie informacja o jej wykonaniu została więc przekazana do Funduszu) po STRONA 110 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

112 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ wprowadzeniu zmian w Karcie usługi w raporcie statystycznym po pierwsze musi zostać przekazana informacja o wycofaniu poprzedniego wpisu (rekord z ilością ujemną), a po drugie zostaje wykazana usługa po wprowadzeniu zmian (rekord z ilością dodatnią). Przykład: Jeżeli w zatwierdzonym raporcie statystycznym za luty jest wykazane wykonanie jednej usługi, a użytkownik z poziomu Listy wykonanych usług dokona w Karcie tej usługi zmiany kodu jednostki chorobowej to w drugim raporcie wygenerowanym za luty znajdą się dwa wpisy: pierwszy z ilością 1, który usuwa informację o wykonanej usłudze ze starym kodem jednostki chorobowej oraz drugi z ilością 1, który jest nowym wpisem zawierającym poprawiony kod jednostki chorobowej. Po wczytaniu dwóch raportów w Oddziale NFZ stan wykonanych usług będzie następujący: jedna usługa ze starym kodem ICD 10 z pierwszego raportu odjąć jedna usługa ze starym kodem ICD 10 z drugiego raportu dodać jedna usługa z nowym kodem ICD 10 z drugiego raportu, w wyniku daje jedną usługę z nowym kodem ICD 10, czyli poprawny stan wykonanych usług. Oczywiście jeżeli chodzi o ilość wykonanych usług, drugi raport jest zbilansowany na 0, ponieważ ilość wykonanych usług nie uległa zmianie. Usługa kontraktowana, Miejsce wykonywania usług, Usługi rozliczane w ramach przepisów o koordynacji. Uwaga: usługi mogą być wyszukiwane wg kryterium usługi kontraktowanej tylko w przypadku pojedynczo rejestrowanych usług (typ pojedyncze). Wyszukiwanie to nie działa dla wizyt obejmujących kilka usług, ponieważ w karcie jednej wizyty może być uzupełnionych kilka różnych usług kontraktowanych. Wyszukiwanie zostanie przeprowadzone gdy użytkownik po określeniu kryteriów wyszukiwania użyje przycisku Zastosuj. W polu Szukaj według może zostać wybrane wyszukiwanie elementów listy według kryteriów: Nazwisko i imię pacjenta, Numer PESEL pacjenta, Data rozpoczęcia usługi, Data zakończenia usługi, Data modyfikacji. Uwaga: Po wybraniu kryterium Data modyfikacji lista wykonanych usług zostanie posortowana według daty wprowadzenia rekordów. Nie jest jednak możliwe wpisywanie konkretnej daty, aby wyszukane zostały rekordy wtedy wprowadzone. Nr Raportu Ilość usług Kod ICD A A B00 Bilans 1 B00 WYSZUKIWANIE USŁUG WPROWADZONYCH NA LISTĘ Program umożliwia wyszukiwanie usług wprowadzonych na listę wykonanych usług według dwóch zestawów kryteriów. Kryteria w górnej części okna pozwalają wyszukiwać elementy listy poprzez określenie następujących parametrów: Pacjent, Lekarz, Typ: Pojedyncze (IN): świadczenie jednostkowe, wprow.grupowo (GR): świadczenie obejmujące kilka usług, Rok, Okres, Oddział NFZ pacjenta, Numer importu, Raport statystyczny, ZESTAWIENIE USŁUG WYŚWIETLONYCH NA LIŚCIE Użytkownik może korzystać z dwóch zestawień dostępnych z listy wykonanych usług. Zestawienie 1 Dostępne jest po użyciu przycisku. Prezentuje różnice pomiędzy limitami wynikającymi z umowy, a zarejestrowanym wykonaniem umów. Jest także dostępne z listy umów (menu Umowy). Zestawienie 2 Rysunek 269 Monitoring wykonania 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 111

113 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Uruchamiane po użyciu przycisku. Prezentuje podsumowanie usług wyświetlonych na liście. Wyświetlone informacje obejmują: Ilość usług, Ilość jednostek rozliczeniowych, Wartość refundacji, Wartość brutto. Rysunek 271 Komunikat podczas usuwania usług z wybranego importu Potwierdzenie informacji (Tak) spowoduje usunięcie usług z wybranego importu. Aby anulować operację usunięcia usług należy wybrać Nie. Uwaga: Należy pamiętać, że usunięcie usług, które już zostały wykazane w zatwierdzonym raporcie skutkuje tym, że w kolejnym raporcie generowanym za ten sam okres usługi te zostaną wykazane z ilościami ujemnymi. USUWANIE WYKONANEJ USŁUGI Z LISTY Aby usunąć wykonaną, pojedynczą usługę z listy (typ IN) należy podświetlić usługę na liście, a następnie użyć przycisku. Aby usunąć usługę wprowadzoną grupowo (typ GR) należy: - zaznaczyć daną usługę na liście, - wybrać opcję poprawiania (F4 Popraw), - usunąć wszystkie usługi szczegółowe. W przypadku próby usunięcia takiej usługi poprzez klawisz F8Usuń wyświetlany jest komunikatinformacja w jaki sposób należy takie świadczenie usunąć: DRUKOWANIE LISTY WYKONANYCH USŁUG Aby wydrukować listę wykonanych usług należy użyć przycisku. Drukowana jest zawsze lista wyświetlonych usług, tak więc w przypadku, gdy lista jest ograniczona poprzez zastosowane kryteria wyszukiwania wydrukowane zostaną aktualnie wyświetlone usługi. Rysunek 270 Informacja w przypadku próby usunięcia usługi grupowej poprzez klawisz F8Usuń Rysunek 272 Podgląd wydruku listy wykonanych usług Uwaga: Należy pamiętać, że usunięcie usług, które już zostały wykazane w zatwierdzonym raporcie skutkuje tym, że w kolejnym raporcie generowanym za ten sam okres usługi te zostaną wykazane z ilościami ujemnymi. USUWANIE IMPORTU WYKONANYCH USŁUG Na liście wykonanych usług znajduje się przycisk umożliwiający usunięcie wybranego importu wykonanych usług. Operacja ta zostanie wykonana po użyciu przycisku. Po użyciu tego przycisku wyświetlane jest okno z przeprowadzonymi importami, w którym należy zaznaczyć import do usunięcia i potwierdzić przyciskiem OK. Program informuje o znalezionych na liście usług zapisach z wybranego importu: ZAPISANIE LISTY WYKONANYCH USŁUG W POSTACI PLIKU PROGRAMU EXCEL LUB PLIKU CSV W celu zapisania listy wykonanych usług w formacie arkusza programu Excel lub pliku csv należy użyć przycisku. Podobnie jak w przypadku dokonywania wydruku, do pliku zapisywane są tylko te elementy listy, które są aktualnie wyświetlone. STRONA 112 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

114 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ PRACOWNICY MEDYCZNI Do programu została wprowadzona opcja Pracownicy medyczni, która pozwala na wprowadzenie danych osób pracujących u wybranego świadczeniodawcy. Dodatkowo umożliwia aktualizację ich danych. Po wybraniu opcji Pracownicy medyczni z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista pracowników medycznych. lekarzy, usuwanie lekarza z listy, wydruk wyselekcjonowanej listy tworzenie pliku z listą pracowników medycznych dla NFZ, przywrócenie na listę personelu wcześniej usuniętej osoby, pliku csv, eksport danych do pliku Excel lub wyjście z okna. Uwaga: W nawiasach podane są klawisze funkcyjne, umożliwiające uruchomienie danej operacji (procedury) za pomocą klawiatury. WYSZUKIWANIE PRACOWNIKA MEDYCZNEGO Rysunek 273 Lista pracowników medycznych O każdym pracowniku znajdującym się na liście zostały wprowadzone następujące informacje: rodzaj (obligatoryjne), PESEL (obligatoryjne), numer prawa wykonywania zawodu dla lekarza lub numer identyfikacyjny dla innego rodzaju personelu (obligatoryjne), numer lekarza nadany przez NFZ (opcjonalne), tytuł naukowy (opcjonalne), nazwisko i imię (obligatoryjne), adres, telefon (opcjonalne), nr paszportu i kraj pochodzenia (w przypadku cudzoziemców) -(obligatoryjne), specjalności lekarskie (opcjonalne), stopień specjalizacji (opcjonalne), numer dyplomu (opcjonalne), staż pracy (obligatoryjne). Przyciski w obrębie okna pozwalają na: lekarzami, dopisanie nowego lekarza, poprawę danych o lekarzu, przekazanie pacjentów między uruchomienie importu danych pracowników medycznych z arkusza Excel, Pracownicy wprowadzeni do programu mogą zostać wyszukani według kryteriów dostępnych w górnej części okna oraz w polu Szukaj wg. Nad listą personelu znajduje się pole Pokaż, w którym z listy rozwijanej użytkownik może dokonać wyboru jednego z trzech dostępnych kryteriów pozwalających wyszukać osoby personelu z nie uzupełnionymi w pełni danymi. Kryteria te są następujące: lekarzy bez określonego obywatelstwa, Polaków bez określonego numeru PESEL, Obcokrajowców bez określonego numeru prawa wykonywania zawodu. Aby wyszukiwanie zostało uruchomione należy użyć przycisku Zastosuj. Opcja Razem z tytułem naukowym i nazwiskiem pozwala wyświetlić informacje na liście łącznie z tytułem naukowym i nazwiskiem osoby. Opcja Pokaż nieaktywnych pozwala wyświetlić usunięte osoby personelu są one oznaczone na liście szarą czcionką. W celu wyszukania w bazie określonego pracownika stosując kryteria dostępne w polu Szukaj wg należy: W polu Szukaj wg wybrać odpowiadające nam kryterium wyszukiwania: Nazwisko; Imię, numer prawa wykonywania zawodu, PESEL. W polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 113

115 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT W ten sposób poszukiwany pracownik zostanie wyświetlony na liście. Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię, program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pracowników. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Przykład: Jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pracowników, których nazwiska zaczynają się na literę L a imiona na KA. WPROWADZANIE DANYCH NOWEGO PRACOWNIKA MEDYCZNEGO Aby wprowadzić nowego pracownika do bazy, należy użyć przycisku Dodaj F2, znajdującego się w oknie Lista pracowników medycznych. Spowoduje to wyświetlenie karty, na której będzie można wprowadzać dane nowego pracownika. Dane w Karcie zgrupowane są na trzech zakładkach. Pierwsza z nich Rysunek 274 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów Autowyszukiwanie parametr autowyszukiwania dla większości formatek ekranowych jest domyślnie włączony, co powoduje, że program przeszukuje bazę danych po wprowadzeniu pojedynczego znaku z klawiatury. Prędkość działania wyszukiwania zależy od ilości rekordów zawartych w bazie W przypadku bardzo dużych zbiorów danych opcja autowyszukiwania może stać się bardzo uciążliwa. Można wyłączyć ją przez naciśniecie kombinacji klawiszy Shift F7. Wówczas użytkownik może wpisać tekst wyszukiwania bez odświeżania ekranu, które następuje dopiero po naciśnięciu F7-Szukaj (lub F10- Zastosuj, w przypadku innych formatek). Stan parametru można rozpoznać po stanie przycisku F7- Szukaj na ekranie: gdy jest nieaktywny (szary) oznacza to, że parametr jest włączony. OKREŚLANIE LICZBY PRACOWNIKÓW WYODRĘBNIONYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW W celu uzyskania danych liczbowych na temat pracowników znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonkę wówczas pojawi się komunikat informujący o ilości pracowników medycznych. Rysunek 275 Informacja o liczbie znajdujących się na liście pracowników medycznych Rysunek 276 Dodawanie danych nowego lekarza do bazy Dane w Karcie pracownika medycznego są rozmieszczone na dwóch zakładkach. Pierwsza z nich zawiera dane podstawowe, które obejmują: Rodzaj: Lekarz, Położna środowiskowa, Pielęgniarka środowiskowa, Pielęgniarka w miejscu wych. i naucz. Felczer, Rehabilitant/Fizykoterapeuta, Psycholog, Pielęgniarka praktyki, Inny. Tytuł naukowy, Nazwisko, Imię, PESEL, Nr prawa wykonywania zawodu numer należy określić w przypadku wybrania rodzaju personelu innego niż: psycholog, rehebilitant/fizykoterapeuta i inny. Nr lekarza nadany przez NFZ, Staż pracy, W przypadku cudzoziemca: Nr paszportu, Kraj. Podczas wprowadzania numeru prawa wykonywania zawodu sprawdzana jest poprawność 7-cyfrowego numeru według sumy kontrolnej. Jeżeli numer jest nieprawidłowy program wyświetla komunikat: STRONA 114 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

116 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ OK zostaje ona umieszczona w polu Specjalność. Można określić dodatkowo stopień specjalizacji i numer dyplomu. Po uzupełnieniu tych danych należy Rysunek 277 Komunikat w przypadku wprowadzenia nieprawidłowego nr prawa wykonywania zawodu (zgodność z sumą kontrolną) W takim wypadku należy sprawdzić numer prawa wykonywania zawodu i wpisać poprawny numer. Druga zakładka zawiera dane adresowe pracownika. Rysunek 278 Dane adresowe pracownika Na zakładce Adres pracownika i specjalności lekarskie umieszczone są następujące informacje: Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Telefon. Na trzeciej zakładce uzupełniana jest informacja o kompetencjach pracownika. Pod tym pojęciem rozumiane są: specjalności lekarskie, ukończone kursy zawodowe, certyfikaty. użyć przycisku, aby informacje zostały uwzględnione na liście specjalności pracownika. Pozostałe przyciski na tej zakładce służą wykonaniu następujących operacji: - poprawienie specjalności już wprowadzonej na listę, na listę, - usunięcie specjalności wprowadzonej - ustawienie specjalności jako domyślnej (będzie ona automatycznie uzupełniana w przypadku podawania specjalności np. w karcie wykonania usługi lub karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe). Na karcie pracownika medycznego większość danych wprowadzamy ręcznie z klawiatury. Informacje wybierane z listy to: Rodzaj, Kraj, Miejscowość, Specjalność. Aby informacje o pracowniku zostały zapisane w bazie należy kliknąć przycisk OK. Przycisk Anuluj spowoduje, że dane zostaną unieważnione i nie znajdą się w bazie. POPRAWA DANYCH WYBRANYCH PRACOWNIKÓW Część danych dotyczących pracowników może być uaktualniana. Aby dokonać poprawy wprowadzonych informacji, należy najpierw podświetlić wybranego pracownika na Liście pracowników medycznych. Następnie trzeba użyć przycisk Popraw (F4). Pojawi się wtedy okno z Kartą pracownika medycznego - poprawianie, na której będzie można dokonać aktualizacji danych. Rysunek 279 Karta pracownika medycznego - kompetencje Wyboru odpowiednich kompetencji dokonuje się ze słownika, który otwiera się po użyciu przycisku wyboru w polu Specjalność. Po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy i naciśnięciu przycisku Rysunek 280 Poprawianie danych pracowników Użycie przycisku OK, spowoduje, że poprawione dane zostaną wprowadzone do bazy. Natomiast 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 115

117 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT przycisk Anuluj unieważni przeprowadzoną aktualizację danych. PRZEKAZYWANIE PACJENTÓW MIĘDZY LEKARZAMI Jeśli zajdzie konieczność zmiany przypisania pacjenta leczącego się u określonego lekarza innemu lekarzowi, należy użyć przycisku Przekaż (F6). Pojawi się okno Przekazanie deklaracji. Rysunek 282 Okno, w którym możemy dokonać wyboru pracownika źródłowego i pracownika docelowego. Rysunek 281 Przekazywanie deklaracji miedzy pracownikami Uwaga: W celu ułatwienia użytkownikowi orientacji w liście pacjentów w dolnej części okna wprowadzone zostały informacje o numerze podświetlonego pacjenta na liście oraz o liczbie wszystkich pacjentów. Aby wykonać operację przekazania poszczególnych pacjentów, należy: wybrać pracownika źródłowego, który przekazuje swoich pacjentów, wybrać pracownika docelowego, któremu będą przekazani pacjenci. (Nie trzeba podawać pracownika docelowego, tzn. jeśli pozostawimy to pole puste program usunie z deklaracji informacje o pracowniku.) Do zrealizowania tych czynności wykorzystujemy przycisk wyboru. W obu przypadkach, po jego użyciu, pojawi się okno Wybieranie pracownika medycznego. Wszystkie, możliwe do wykonania w tym oknie operacje (tj. dopisanie nowego pracownika, poprawa informacji, przekazanie pacjentów między pracownikami, usuwanie pracownika z listy, wydruk pełnej listy pracowników) zostały opisane w bieżącym rozdziale. Po naciśnięciu OK wybrany pracownik zostanie umieszczony w odpowiednim polu w oknie Przekazywanie pacjentów. Pacjentów zaznaczamy przez: Podświetlenie wybranego pacjenta, Naciśniecie klawisza F2 Zaznacz/Odznacz, lub Dwukrotne naciśnięcie lewego klawisza myszy. Podczas zaznaczania można korzystać z przycisków umieszczonych w prawej górnej części okna: - zaznaczenie wszystkich pacjentów, - odznaczenie wszystkich pacjentów, - odwrócenie zaznaczenia. Zaznaczenie opcji Wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania będzie miało taki skutek, że po wykonaniu operacji przekazania na liście deklaracji wycofanych będzie widoczna deklaracja pacjenta wraz z danymi lekarza, który był lekarzem źródłowym. Natomiast na liście deklaracji aktywnych pojawi się nowy wpis o złożeniu deklaracji do lekarza docelowego z datą złożenia równą dacie przekazania pacjenta do tego lekarza. Po zaznaczeniu wybranych pacjentów należy kliknąć przycisk Wykonaj (F6). Po pojawieniu się komunikatu: Trwa modyfikacja danych, nastąpi przypisanie pacjentów pracownikowi docelowemu. Jeśli nie dokona się wyboru pracownika docelowego, do którego mają być przypisani wybrani pacjenci i użyje się przycisku Wykonaj (F6). Pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. STRONA 116 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

118 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 283 Komunikat - brak pracownika docelowego Jeśli zajdzie konieczność przekazania kolejnych pacjentów innemu pracownikowi docelowemu, wystarczy wybrać ponownie w dolnej części okna, za pomocą przycisku wyboru, kolejnego pracownika docelowego. Następnie, wykonać jeszcze raz opisane wcześniej czynności. Jeśli zajdzie potrzeba przekazania pacjentów wybranemu już wcześniej pracownikowi docelowemu od innego pracownika przekazującego należy, po użyciu przycisku wyboru, wybrać kolejnego pracownika przekazującego. Następnie wykonać ponownie opisane wcześniej czynności. Wyjść z okna za pomocą przycisku Zamknij. USUWANIE PRACOWNIKÓW MEDYCZNYCH Jeśli z jakichkolwiek powodów trzeba będzie usunąć z listy wybranego pracownika, należy: podświetlić daną pozycję w oknie Lista pracowników medycznych, użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się wtedy informacja o liczbie deklaracji pacjentów leczących się u wybranego pracownika oraz pytanie czy przekazać ich innym pracownikom. Rysunek 284 Pytanie - czy przekazać pacjentów innemu pracownikowi Jeśli odpowiedź będzie twierdząca (Tak) pojawi się okno Przekazanie pacjentów, w którym można dokonać przekazania pacjentów. Rysunek 285 Okno, za którego pomocą można przekazać deklaracje W przypadku, gdy tylko część pacjentów lekarza, którego będziemy chcieli usunąć, zostanie przekazana innemu lekarzowi, pojawi się znowu komunikat, informujący o pozostałej liczbie deklaracji pacjentów, którzy nie zostali przekazani. Rysunek 286 Kolejna informacja o liczbie istniejących deklaracji pacjentów Powyższa informacja będzie wyświetlana do momentu: 1. aż wszyscy pacjenci zostaną przekazani, 2. odpowiemy, że nie chcemy przekazać pacjentów innemu pracownikowi (Nie). Ad.1 Jeśli wszyscy pacjenci zostaną przekazani pojawi się pytanie, czy usunąć pracownika z listy pracowników medycznych. Rysunek 287 Usunięcie pracownika Ad.2 Jeśli odpowiedź będzie negatywna (Nie nie chcemy przekazać reszty pacjentów innemu pracownikowi), automatycznie zostanie wyświetlony komunikat informujący o liczbie deklaracji pacjentów leczących się u pracownika oraz pytanie czy z ich deklaracji usunąć informację o tym. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 117

119 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Nr prawa wyk. zawodu, Rodzaj. Rysunek 288 Usunięcie z deklaracji informacji o lekarzu Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaże się okno Drukuj, w którym użytkownik może ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. PRZYWRACANIE OSÓB PERSONELU NA LISTĘ Aby przywrócić wcześniej usuniętą osobę personelu medycznego należy wyświetlić na liście osoby usunięte należy w tym celu zaznaczyć opcję Pokaż nieaktywnych i kliknąć Zastosuj. Następnie należy zaznaczyć wybraną osobę i użyć przycisku operacji:. Pojawi się pytanie o potwierdzenie Rysunek 290 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd: Rysunek 289 Pytanie o potwierdzenie operacji przewrócenia osoby personelu na listę Po potwierdzeniu (Tak) nastąpi wyświetlenie karty danej osoby można wówczas zmodyfikować jej dane lub pozostawić bez zmian klikając przycisk OK. Jeżeli wybrana zostanie opcja Nie- osoba nadal pozostanie nieaktywna. WYDRUK LISTY PRACOWNIKÓW MEDYCZNYCH Na poziomie okna Lista pracowników medycznych została wprowadzona możliwość wydrukowania listy pracowników wprowadzonych do bazy. Pod listą pracowników znajduje się opcja Razem z tytułem naukowym i nazwiskiem, której zaznaczenie wpływa na dane widoczne na wydruku Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na wydruku listy pracowników będą widoczne następujące informacje: Lp, PESEL, Nr. prawa wyk. zawodu, Nr uprawnienia L4, Tytuł naukowy, Nazwisko i Imię, Rodzaj. Jeżeli opcja ta nie zostanie zaznaczona wówczas zostanie wydrukowany dokument złożony z kolumn: PESEL, Rysunek 291 Podgląd wydruku listy pracowników Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna należy kliknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu można: zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, wydrukować listę: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK, Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 292 Potwierdzenie wydruku STRONA 118 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

120 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy pracowników medycznych. EKSPORT INFORMACJI O PRACOWNIKACH MEDYCZNYCH DO ODDZIAŁU NFZ przeprowadza się w menu Import w oknie Import z Excela Lista lekarzy. Szczegóły dotyczące tej opcji zostały opisane w dalszej części opracowania, w rozdziale na temat importu danych z arkusza Excel. W programie KS-SWD istnieje możliwość przekazania listy pracowników medycznych do Oddziału Funduszu w postaci elektronicznej - pliku o rozszerzeniu lkr. Aby wygenerować taki raport w oknie Lista pracowników medycznych należy wcisnąć przycisk ShF6 Eks. W zależności od tego czy opcja Razem z danymi osobowymi zostanie zaznaczona w pliku znajdą się pełne dane osobowe o pracownikach lub też dane w ograniczonym zakresie. Podczas eksportu danych do pliku lkr sprawdzana jest kompletność i poprawność danych personelu medycznego. Jeżeli wszystkie informacje są kompletne, plik z danymi zapisywany jest we wskazanym przez użytkownika miejscu na dysku. W przypadku braku istotnych danych wyświetlany jest komunikat zawierający informacje o osobie personelu i brakujących dla niej danych: Rysunek 293 Komunikat w przypadku brakujących danych podczas eksportu personelu do pliku lkr EKSPORT INFORMACJI O PRACOWNIKACH MEDYCZNYCH DO EXCELA LUB PLIKU CSV Informacje o pracownikach medycznych można zapisać w formacie arkusza Excel\pliku csv. Wygenerowanie takiego pliku nastąpi po wciśnięciu przycisku Excel\csv w oknie Lista pracowników medycznych. Zakres danych jakie znajdą się w pliku zależy, analogicznie jak w przypadku wydruku listy, czy też generacji pliku do Oddziału Funduszu, od tego czy zostanie zaznaczona opcja Razem z danymi osobowymi w dolnej części listy. Po użyciu przycisku Excel\csv program poprosi o podanie nazwy pliku oraz jego lokalizacji na dysku. Do programu KS-SWD można również zaimportować listę pracowników medycznych przechowywaną w Excelu lub pliku csv. Dokonanie operacji importu z arkusza 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 119

121 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT LISTA PACJENTÓW OCZEKUJĄCYCH Każdy świadczeniodawca ma obowiązek przekazywania Oddziałowi NFZ, z którym się rozlicza, informacji o kolejkach osób oczekujących na udzielenie danego świadczenia, np. leczenia sanatoryjnego czy zabiegu na oddziale kardiochirurgicznym. Raporty z kolejkami osób oczekujących są przekazywane Oddziałom co miesiąc. Dzięki takim listom Oddziały NFZ uzyskują rzeczywisty obraz zapotrzebowania na wykonywanie określonych świadczeń w danej placówce. Informacje te pozwalają na rozpoznanie rynku medycznego i umożliwiają m.in.: - określenie świadczeń, na których udzielenie oczekuje najwięcej osób, - określenie świadczeń, na których udzielenie pacjenci oczekują najdłużej. Rejestracja pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia jest możliwa po wybraniu opcji Lista pacjentów oczekujących z menu Rejestracja. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno Lista pacjentów oczekujących: Rysunek 294 Lista pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia Przyciski na tej liście umożliwiają użytkownikowi wykonanie poniższych operacji: - wprowadzenie nowego pacjenta na listę oczekujących, - poprawienie danych pacjenta oczekującego, - skreślenie pacjenta z listy oczekujących. Jeżeli na liście osób oczekujących znajdują się wpisy oznaczone kolorem czerwonym oznacza to, że są to wpisy, dla których czas realizacji upłynął (tzn. wpisana na karcie planowana data udzielenia świadczenia jest późniejsza od daty bieżącej). Przycisk Zamknij powoduje wyjście z Listy pacjentów oczekujących i powrót do głównego menu programu. DODAWANIE PACJENTA OCZEKUJĄCEGO NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA W celu wprowadzenia informacji o osobie oczekującej na wykonanie usługi medycznej należy w oknie Lista pacjentów oczekujących użyć przycisku. Wyświetlone zostanie poniższe okno: Rysunek 295 Wprowadzanie pacjenta oczekującego W Karcie pacjenta-dodawanie użytkownik musi wprowadzić informacje o: - pacjencie, - rodzaju kolejki, - miejscu wykonywania świadczeń, - świadczeniu jednostkowym lub komórce organizacyjnej (w zależności od wybranego rodzaju kolejki), - planowanej dacie udzielenia świadczenia, - dacie i godzinie wpisania na listę, - nazwisku i imieniu osoby wpisującej na listę. Jeżeli użytkownik nie wprowadzi jednej z wymaganych informacji wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat o braku danych. Pole Rozpoznanie jest wymagane jedynie dla wpisów do kolejki wysokospecjalistycznej. W pozostałych typach kolejek można, ale nie trzeba podawać ICD10. Natomiast wypełnienie pól: Procedura ICD9, Lekarz i Osoba kontaktowa jest opcjonalne. Datę i godzinę wpisania na listę można uzupełnić na podstawie bieżących- w momencie wprowadzania- informacji korzystając z przycisku. Wówczas pola te zostaną automatycznie wypełnione aktualnymi danymi. Użytkownik ma do wyboru trzy rodzaje kolejek oczekujących: - ambulatorium, - lecznictwo zamknięte, - wysokospecjalistyczna. W zależności od wybranego rodzaju kolejki uzupełnia się odpowiednio: - dla ambulatorium: komórkę organizacyjną, - dla lecznictwa zamkniętego i kolejki wysokospecjalistycznej: świadczenie jednostkowe STRONA 120 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

122 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Zarówno komórkę organizacyjną jak i świadczenie jednostkowe wybiera się z właściwej listy po użyciu ikonki:. Pacjenci otrzymują kolejne numery porządkowe w ramach danego rodzaju kolejki i danego świadczenia (lub komórki organizacyjnej). W przypadku dodawania (lub poprawy danych) kolejnego pacjenta do danej kolejki może zdarzyć się sytuacja, że planowana data wykonania świadczenia wymusi zmianę kolejności wpisanych już pacjentów. W tej sytuacji wyświetlany jest poniższy komunikat: Rysunek 296 Komunikat o zmianie kolejności w kolejce oczekujących Użytkownik musi podać datę decyzji o zmianie kolejności wpisanych pacjentów. Przykład: Na liście pacjentów oczekujących z zakresu świadczeń wyskokospecjalistycznych w ramach poradni chorób wewnętrznych znajdują się trzy wpisy: Lp Pacjent 1 Jan Nowak Ewa Nowak Adam Kowalski Planowana data świadczenia Użytkownik wykonuje następujące czynności: - dodaje nowego pacjenta: Anna Kowal do tej kolejki (z tym samym świadczeniem) z datą wykonania usługi , - poprawia planowaną datę wykonania usługi dla pacjenta Jan Nowak na Spowoduje to następującą zmianę kolejności pacjentów w tej kolejce: Lp Pacjent 1 Ewa Nowak Anna Kowal Adam Kowalski Jan Nowak Planowana data świadczenia Rysunek 297 Komunikat podczas dodawania tego samego pacjenta do tej samej kolejki oczekujących Ważne! Po wprowadzeniu pacjentów oczekujących należy wygenerować raporty do NFZ (funkcja opisana w rozdziale Kolejki oczekujących). Należy pamiętać, że tylko w raporcie dotyczącym świadczeń wysokospecjalistycznych (rodzaj W) znajdują się pełne dane wykazanych w nim pacjentów. W pozostałych dwóch typach kolejek (rodzaj A i S) dane pacjentów nie są wykazywane. POPRAWIANIE DANYCH PACJENTA OCZEKUJĄCEGO NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA Jeżeli użytkownik chce wprowadzić zmiany w danych pacjenta oczekującego powinien w oknie Lista pacjentów oczekujących użyć przycisku Informacje o pacjencie, rodzaju kolejki i świadczeniu jednostkowym (komórce organizacyjnej) nie są możliwe do poprawienia. Jeżeli zajdzie potrzeba modyfikacji właśnie tych danych należy skreślić pacjenta z listy oczekujących i wprowadzić dane na nowo. SKREŚLENIE PACJENTA Z LISTY OCZEKUJĄCYCH W przypadku potrzeby usunięcia pacjenta z listy osób oczekujących (np. gdy świadczenie zostanie zrealizowane lub pacjent zrezygnuje) należy użyć przycisku. Po wybraniu tej funkcji pojawia się okno umożliwiające wybranie powodu skreślenia pacjenta z listy: W przypadku wprowadzenia pacjentów, dla których data wykonania świadczenia jest taka sama o kolejności w kolejce decyduje data wpisu do kolejki. Przy próbie dodania dokładnie tego samego rekordu w ramach danej kolejki (dodanie tego samego pacjenta z takimi samymi danymi odnośnie wykonania usługi) wyświetlany jest komunikat: 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 121

123 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Drugi sposób wyszukiwania polega na wybraniu odpowiedniego kryterium wyszukiwania w polu Szukaj wg: PESEL, Nazwisko. Następnie w polu obok należy podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i kliknąć na przycisk. Rysunek 298 Wybór powodu skreślenia z kolejki oczekujących Użytkownik musi wprowadzić datę skreślenia pacjenta z kolejki i wybrać jedną z przyczyn skreślenia: - realizacja świadczenia, - rezygnacja świadczeniobiorcy, - zgon świadczeniobiorcy, - decyzja świadczeniodawcy, - inna. OKREŚLANIE LICZBY PACJENTÓW OCZEKUJĄCYCH WYODRĘBNIONYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW W celu uzyskania informacji na temat ilości rekordów znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonkę Pojawi się wówczas komunikat informujący o ilości wyszukanych rekordów. Jeżeli data skreślenia z kolejki będzie wcześniejsza niż data wprowadzenia pacjenta na listę wyświetlany jest poniższy komunikat: Rysunek 299 Komunikat w przypadku podania nieprawidłowej daty skreślenia pacjenta z listy W celu potwierdzenia operacji skreślenia należy następnie kliknąć przycisk OK. Aby zrezygnować z operacji należy wybrać Anuluj. WYSZUKIWANIE PACJENTÓW NA LIŚCIE OCZEKUJĄCYCH Obszar filtrowania danych w górnej części okna listy pacjentów oczekujących pozwala na wyszukiwanie pacjentów wg kryterium: rodzaju kolejki (ambulatorium, lecznictwo zamknięte, świadczenia wysokospecjalistyczne). lekarza. Po wybraniu kryterium należy użyć przycisku Zastosuj, aby odświeżyć listę z danymi. Dodatkowo można ustawić filtr z nazwą kolejki wg bieżącego (aktualnie podświetlonego na liście) rekordu. W tym celu należy zaznaczyć wybrany rekord na liście i użyć przycisku. Wówczas do pola obok zostanie przeniesiony wybrany typ świadczenia lub komórka organizacyjna i wyświetlone będą tylko rekordy dotyczące danej kolejki. STRONA 122 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

124 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ GENEROWANIE RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH DLA NFZ Jedną z podstawowych funkcji programu KS-SWD jest zapewnienie użytkownikowi możliwości generowania zestawień wymaganych przez Oddziały NFZ. Podstawowe rodzaje tych zestawień to: lista aktywna do umowy, raport statystyczny medyczny do umowy, raport statystyczny za usługi wykonane poza limitem umowy, raport statystyczny do umowy za usługi rozliczane na podstawie przepisów o koordynacji, raport statystyczny za usługi wykonane poza limitem umowy, rozliczane na podstawie przepisów o koordynacji Wszystkie raporty generowane w programie umieszczane są na jednej liście raportów dostępnej po wybraniu opcji Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia z menu Raporty. Rysunek 300 Lista raportów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: raporcie, - wprowadzenie na listę raportu, - przeglądanie informacji zawartych w - zatwierdzenie raportu, - generowanie pliku z raportem, - usunięcie niezatwierdzonego raportu, - wydrukowanie listy raportów, - wydrukowanie zestawienia standardowego z raportu do umowy lub z raportu poza limitem umowy, - wydrukowanie podsumowania zestawienia raportu do umowy, - zapisanie w postaci arkusza Excel pozycji raportu POZ, - wyszukiwanie raportów według kryteriów dostępnych w górnej części okna, - wyszukiwanie raportów według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. - zliczenie raportów wyświetlonych na liście, - zamknięcie listy raportów. Raporty statystyczne generowane do usług rozliczanych na podstawie przepisów o koordynacji (do umowy oraz poza umową ) oznaczone są w oknie raportów statystycznych i list POZ błękitnym tłem. Pozwala to użytkownikowi szybko odróżnić, które raporty zostały wygenerowane w ramach koordynacji UE. WYSZUKIWANIE RAPORTÓW W górnej części listy raportów umieszczone są pola pozwalające określać kryteria wyszukiwania raportów. Użytkownik może wyszukiwać raport podając: Oddział NFZ, typ raportu: lista POZ przyrostowa, lita POZ pełna, raport statystyczno-medyczny do umowy, raport statystyczno-medyczny za usługi wykonane poza limitem umowy rok, okres, podstawa udzielenia świadczenia: dowolna, tryb normalny, przypadek nagły, zgoda NFZ, raporty rozliczane na podstawie przepisów o koordynacji. Aby wyszukiwanie zostało przeprowadzone należy użyć przycisku. - zmiana nazwy raportu, 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 123

125 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT LISTA AKTYWNA Uwaga: Aby wygenerować listę aktywną do umowy musi być spełniony podstawowy warunek, jakim jest przyporządkowanie deklaracji pacjentów do pozycji specyfikacji umowy. Operacja ta została dokładnie opisana w podrozdziale Aktywacja deklaracji. OPCJE GENEROWANIA LISTY AKTYWNEJ Istnieje możliwość określenia dnia kończącego okres rozliczeniowy jako ostatni lub dowolny dzień miesiąca. Przykładowo, jeżeli na liście aktywnej mają zostać wykazane tylko deklaracje złożone i wycofane do 16 dnia miesiąca wówczas granicę taką należy wprowadzić w opcjach (menu Narzędzia/Opcje, zakładka Deklaracje). wycofane lub te, w przypadku których nastąpiła modyfikacja danych. Przykład: Użytkownik ma wprowadzonych do programu 100 deklaracji. W styczniu 2002 zostały one aktywowane do umowy na rok 2002 przesłanej przez Oddział Funduszu. W lutym do programu wprowadzono i aktywowano 10 nowych deklaracji, a dwie wycofano. W przypadku jednego pacjenta nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Tworzenie raportów POZ w styczniu: lista przyrostowa 100 deklaracji (wszystkie aktywowane do umowy na rok 2002) lista pełna deklaracji (wszystkie aktywowane do umowy na rok 2002) w lutym: lista przyrostowa 13 deklaracji (10 złożonych, 2 wycofane, 1 poprawa danych) lista pełna 108 deklaracji (deklaracje aktywne w lutym) Aby wygenerować listę aktywną do umowy należy: otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia) użyć przycisku F2 Dodaj, z menu kontekstowego wybrać opcję Raport POZ, Rysunek 301 Ustawienie parametrów generowanej listy POZ Ustawienia takiego dokonuje się osobno dla każdego Oddziału NFZ, z którym świadczeniodawca ma podpisaną umowę. W programie wprowadzono również możliwość ustawienia kontroli wieku noworodków (wymaganie numeru PESEL) podczas tworzenia listy POZ. Kontrola ta może być określona: na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, na ostatni dzień miesiąca. wskazać umowę, do której lista będzie generowana. GENEROWANIE LISTY AKTYWNEJ Program KS-SWD umożliwia tworzenie raportu POZ w postaci listy przyrostowej lub listy pełnej. Rodzaj generowanego raportu zależy od wymagań Oddziału NFZ, do którego jest on przesyłany. Pełna lista POZ zawiera deklaracje aktywne w momencie jej tworzenia. Deklaracje aktywne oznaczają te deklaracje, które są w danej chwili przyporządkowane do pozycji umowy. Przyrostowa lista POZ zawiera informacje o zmianach jakie zostały dokonane w liście deklaracji od momentu ostatniego tworzenia listy przyrostowej. Zmiany te obejmują deklaracje nowo wprowadzone, Rysunek 302 Wybieranie umowy Pojawi się wtedy okno Tworzenie listy aktywnej do umowy. STRONA 124 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

126 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 303 Tworzenie listy aktywnej do wybranej umowy Aby program mógł wygenerować taką listę, należy wypełnić pola: Rok i Okres, którego raport ma dotyczyć. W oknie Tworzenie listy aktywnej do umowy użytkownik określa również czy generowany raport ma stanowić pełną, czy jedynie przyrostową listę POZ. W przypadku, gdy ma zostać wygenerowana pełna lista POZ wówczas należy zaznaczyć opcję raport pełny. Jeżeli opcja ta nie zostanie zaznaczona zostanie utworzona przyrostowa lista POZ. Po uzupełnieniu pól należy użyć przycisku Zastosuj (F10) W oknie głównym zostanie przedstawiony podgląd danych, które zostaną zawarte na liście aktywnej. Rysunek 305 Lista deklaracji nie wykazanych w liście aktywnej Użytkownik może listę tą wydrukować lub zapisać w formacie programu Excel, a następnie uzupełnić brakującą informację w kartach pacjentów. Może również przyciskiem F4 Popraw otworzyć kartę pacjenta i uzupełnić brakujące dane. Raport zamykamy przyciskiem Zamknij. Kolejnym krokiem będzie wygenerowanie listy. W tym celu należy użyć przycisku Generuj. O utworzeniu raportu użytkownik jest informowany odpowiednim komunikatem. Rysunek 306 Utworzenie raportu komunikat Jeżeli na liście POZ nie pojawią się wpisy, co świadczy o tym, że nie dodawano, ani nie wycofywano żadnych deklaracji od ostatnio generowanej listy wówczas po naciśnięciu przycisku Generuj pojawi się komunikat informujący, że lista jest pusta. Rysunek 304 Wyświetlona lista aktywna W przypadku gdyby do danej umowy zostały przyporządkowane deklaracje pacjentów, którzy nie ukończyli 3 miesięcy życia, a nie mają uzupełnionego numeru PESEL opiekuna, użytkownik zostanie o tym poinformowany. Rysunek 307 Pusta lista POZ W przypadku, gdy na liście raportów znajduje się już wygenerowana lista aktywna do tej samej umowy i za ten sam okres rozliczeniowy, a nie została jeszcze zatwierdzona, wówczas użytkownik może pozycje generowanej listy dodać do wcześniejszego raportu. Rysunek 308 Komunikat - istnieje raport tego samego typu 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 125

127 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Wybór odpowiedzi Tak spowoduje dołączenie danych z bieżącego raportu do raportu istniejącego już na liście. Odpowiedź Nie ma taki skutek, że na liście raportów zostanie umieszczony kolejny raport za ten sam okres. za jaki ma być stworzony raport i użyć przycisku Zastosuj (F10). RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY DO UMOWY/ RAPORT STATYSTYCZNY DO UMOWY ZA USŁUGI ROZLICZANE NA PODST. PRZEPISÓW O KOORDYNACJI Raport statystyczno-medyczny do umowy jest generowany do wszystkich usług wykonanych pacjentom ubezpieczonym w NFZ niezależnie od Oddziału NFZ, do którego pacjenci należą. Raport statystyczny do umowy za usługi rozliczane na podst. przepisów o koordynacji tworzony jest dla usług, które zrealizowano na podstawie przepisów o koordynacji i właściwym dokumentów uprawniających UE. Warunkiem wygenerowania raportu statystycznego jest wprowadzenie do systemu danych o wykonanych usługach. Operacji tej dokonuje się w menu Rejestracja, opcja Wykonane usługi. Dokładny opis wszystkich czynności związanych z wprowadzaniem usług opisany został w podrozdziale Wykonane usługi. Rysunek 309 Raport statystyczny GENEROWANIE RAPORTU STATYSTYCZNEGO DO UMOWY/DO UMOWY ZA USŁUGI ROZLICZANE NA PODSTAWIE PRZEPISÓW O KOORDYNACJI Aby program przygotował raport statystyczny do umowy lub raport do umowy za usługi zrealizowame na podstawie przepisów o koordynacji należy: otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia) użyć przycisku F2 Dodaj, z menu kontekstowego wybrać opcję Raport statystyczny do umowy lub Raport statystyczny do umowy za usługi rozliczane na podstawie przepisów o koordynacji wskazać umowę, do której lista będzie generowana i użyć przycisku OK. Pojawi się wtedy okno Tworzenie raportu statystycznego do umowy lub Tworzenie raportu statystycznego do umowy-rozliczenie na podst. koordynacji, w którym za pomocą pól, znajdujących się w jego górnej części, należy określić rok oraz okres, Rysunek 310 Raport statystyczny do umowy za usługi rozliczane w ramach przepisów o koordynacji Na liście wyświetlane są informacje, które zostaną zawarte w raporcie. Są to dane na temat wykonania usług z wybranej umowy w podanym okresie. W przypadku tworzenia raportu do umowy podstawa udzielenia świadczenia automatycznie jest określona jako dowolna. W przypadku tworzenia raportu do umowy za usługi rozliczane w ramach koordynacji wykazane będą świadczenia, które zostały wykonane na podstawie właściwych dokumentów uprawniających UE (potwierdzających realizację w ramach umowy). WSKAZYWANIE ZAKRESU USŁUG UJĘTYCH W RAPORCIE Użytkownik może tworzyć raport statystyczny obejmujący wybrane punkty umowy. Umożliwienie wystawienia kilku raportów do tej samej umowy jest związane ze sposobem prowadzenia rozliczeń przez Oddziały NFZ. Zdarzają się sytuacje, gdy rozliczenia poszczególnych usług są prowadzone przez różne działy. Konieczne jest w takim przypadku wystawianie osobnych rachunków refundacyjnych odnośnie poszczególnych pozycji umowy lub grup usług, a także odrębnych raportów statystycznych będących uzupełnieniem rachunków. STRONA 126 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

128 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Aby wygenerować raport należy użyć przycisku Generuj ShF6. Użytkownik może w tym momencie nadać nazwę pod jaką raport będzie widoczny w Liście raportów. Rysunek 311 Opis raportu statystycznego Opis raportu proponowany użytkownikowi to Raport statystyczny, jednak właściwe jest nadanie takiego opisu, który charakteryzowałby raport w sposób jednoznaczny dla użytkownika. Podaną nazwę zatwierdzamy przyciskiem OK. Aby anulować wykonanie operacji generowania raportu należy zastosować przycisk Cancel. Po użyciu przycisku OK. zostanie przedstawiona lista zakontraktowanych usług, na której użytkownik może zaznaczyć zakres usług, które mają być ujęte w raporcie. Rysunek 313 Opis zakresu Zdefiniowanie zakresu usług, jakie mają być wykazywane w raporcie jest czynnością jednokrotną. Wszystkie stworzone przez użytkownika zakresy będą widoczne w przypadku generowania raportów za kolejne okresy. Użytkownik może wybierać je z listy rozwijanej. Rysunek 314 Wybieranie zakresu usług Po wybraniu zakresu usług i naciśnięciu przycisku OK zostanie utworzony raport, który będzie umieszczony na liście. W przypadku gdy użytkownik generował już wcześniej raport za podany okres w oknie Tworzenie raportu statystycznego do umowy pokażą się tylko te zapisy o wykonanych usługach, które nie zostały jeszcze zawarte w raporcie. Jeżeli wygenerowany wcześniej raport nie został do tej pory sprawdzony (ma wciąż status Wprowadzony) to można dodać do niego nowe zapisy o wykonanych usługach. Użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie. Rysunek 312 Wybieranie zakresów usług Usługi, które mają być zawarte w tworzonym zakresie użytkownik zaznacza klikając w pole z lewej strony nazwy usługi. W polu tym pojawi się znacznik. Na podanej liście użytkownik może zaznaczyć dowolną liczbę pozycji. Jeżeli w raporcie statystycznym mają być zawarte wszystkie usługi ujęte w umowie można użyć przycisku, który spowoduje zaznaczenie wszystkich pozycji na liście. W celu anulowania zaznaczenia należy użyć przycisku. W przypadku, gdy wszystkie pozycje umowy, które mają być ujęte w raporcie zostaną zaznaczone należy Rysunek 315 Komunikat w trakcie generowania raportu statystycznego Użycie przycisku Tak spowoduje, że do utworzonego wcześniej raportu zostaną dodane nowe zapisy o wykonanych usługach. Jeżeli wybrana zostanie odpowiedź Nie na liście raportów pojawi się nowy raport zawierający pozycje wykonanych usług. W celu zrezygnowania z przeprowadzania operacji tworzenia raportu należy wybrać przycisk Anuluj. użyć przycisku. Użytkownik będzie mógł wtedy podać nazwę zakresu. Jeżeli zakres zostanie błędnie wprowadzony użytkownik może go usunąć korzystając z przycisku. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 127

129 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY ZA USŁUGI WYKONANE POZA LIMITEM UMOWY/ RAPORT STATYSTYCZNY ZA USŁUGI WYKONANE POZA LIMITEM UMOWY NA PODST. PRZEPISÓW O KOORDYNACJI Raport statystyczno-medyczny za usługi wykonane poza limitem umowy jest generowany dla tych wykonanych usług, przy realizacji których wybrano: jako podstawę wykonania: zgoda NFZ, na zakładce Rozliczenie, w polu określającym sposób rozliczenia: Poza limitem umowy. W raporcie tego typu zostanie wyświetlona lista wszystkich usług wykonanych przez świadczeniodawcę: których realizacja miała miejsce w podanym okresie, które zostały zrealizowane na podstawie usług z Oddziału NFZ określonego w polu Oddział NFZ, dla którego będzie generowany raport, które mają postawę udzielenia świadczenia zgoda NFZ. Raport statystyczny za usługi wykonane poza limitem umowy na podstawie przepisów o koordynacji jest generowany dla świadczeń zrealizowanych w ramach przepisów o koordynacji i właściwych dokumentów uprawniających. W raporcie tego typu zostanie wyświetlona lista wszystkich usług wykonanych przez świadczeniodawcę: których realizacja miała miejsce w podanym okresie, które zostały wykonane na podstawie właściwych dokumentów uprawniających UE (potwierdzających realizację poza umową), które zostały zrealizowane na podstawie usług z Oddziału NFZ określonego w polu Oddział NFZ, dla którego będzie generowany raport, dla których na zakładce Rozliczenie określony został sposób rozliczenia: Poza limitem umowy Procedura sporządzenia raportu statystycznego za usługi wykonane poza limitem umowy jest podobna jak przy tworzeniu raportu statystycznego do umowy. Kolejne etapy tworzenia raportu są następujące: Zarejestrowanie wykonania usług (menu Rejestracja, opcja Wykonanie usług), Otworzenie listy raportów (menu Raporty opcja Raporty dla Narodowego Funduszu Zdrowia) Użycie przycisku F2 Dodaj, Wybranie z menu kontekstowego opcji Raport statystyczny za usługi wykonane poza limitem umowy lub Raport statystyczny za usługi wykonane poza limitem umowy, rozliczane na podstawie przepisów o koordynacji Pojawi się wtedy okno Tworzenie raportu statystycznego za usługi wykonane poza limitem umowy lub odpowiednio: Tworzenie raportu statystycznego za usługi wykonane poza limitem umowy-rozliczenie na podst.koordynacji, w którym za pomocą pól, znajdujących się w jego górnej części, należy określić: rok oraz okres, za jaki ma być stworzony raport, oddział NFZ,dla której generowany będzie raport za usługi wykonane poza limitem umowy, Rysunek 316 Tworzenie raportu statystycznego za usługi wykonane poza limitem umowy Rysunek 317 Tworzenie raportu statystycznego poza za usługi wykonane poza limitem umowy, rozliczane w ramach przepisów o koordynacji Po określeniu danych niezbędnych do utworzenia raportu, należy użyć przycisku Zastosuj (F10), a następnie ShF6-Generuj. STRONA 128 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

130 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ZMIANA NAZWY RAPORTU Po wygenerowaniu raport jest umieszczany na liście raportów. Jest on m.in. identyfikowany przez nazwę, którą w przypadku raportów statystycznych użytkownik może zmienić w trakcie generowania. Jeżeli użytkownik chce zmodyfikować nazwę raportu po jego wygenerowaniu powinien podświetlić go na data urodzenia pacjenta, numer PESEL, numer paszportu, numer PESEL opiekuna, dane adresowe. liście i użyć przycisku. Rysunek 318 Zmiana nazwy raportu W oknie zmiany nazwy użytkownik uzupełnia opis pod jakim raport ma być widoczny na liście. Nazwa ta nie jest eksportowana do Oddziału NFZ, a powinna być nadana w taki sposób, aby była jak najbardziej znacząca dla użytkownika. PRZEGLĄDANIE INFORMACJI ZAWARTYCH W RAPORTACH Rysunek 319 Podgląd karty raportu POZ Podgląd raportu statystycznego do umowy jest prezentowany w oknie, które wygląda dokładnie tak samo jak lista wykonanych usług. Różnica polega na tym, że w kryteriach wyszukiwania w górnej części okna nie można zmienić filtru Raport, Rok oraz Okres. Nie są również aktywne przyciski do edycji danych (Dodaj, Popraw, Usuń). Po wygenerowaniu raportu w oknie Listy POZ i raporty statystyczne można przeglądać pozycje zawarte w wybranym raporcie. W tym celu należy podświetlić wybrany raport na liście i użyć przycisku Podgląd (F3). W górnej części karty raportu prezentowane są informacje ogólne takie jak: nazwa raportu, rok i okres rozliczeniowy, numer dokumentu rozliczanego, dane administracyjne o użytkownikach dokonujących generacji, wydruku oraz utworzenia pliku z raportem wraz z datą wykonania tych operacji. Na podglądzie raportu POZ prezentowane są następujące informacje: imię i nazwisko pacjenta, typ deklaracji, Oddział NFZ, typ operacji, data operacji, numer prawa wykonywania zawodu lekarza, numer punktu umowy, kod usługi kontraktowanej, kod usługi szczegółowej, Pod listą wyświetlone są następujące informacje o podświetlonym rekordzie: Rysunek 320 Podgląd karty raportu statystycznego W raporcie statystycznym zawarte są informacje na temat: Świadczonych usług: data wykonania usług, kody usług, cena jednostkowa, wartość i ilość wykonanych usług, kwota refundowana, kod jednostki chorobowej, dopłata pacjenta, Pacjentów: numer PESEL pacjenta lub opiekuna, nazwisko i imię, uprawnienie, 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 129

131 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT data urodzenia, Wykonawców: numer PESEL wykonawcy, numer prawa wykonywania zawodu, Jednostki chorobowej: kod jednostki chorobowej. WYDRUK RAPORTU STATYSTYCZNEGO ORAZ PEŁNEJ LISTY POZ W programie istnieje możliwość wydruku raportu statystycznego oraz podsumowania listy POZ. Dostępne są następujące typy wydruków: - wydruk raportu statystycznego prezentujący pełną listę wykonanych usług wraz z podsumowaniem dla punktów kontraktu, - wydruk podsumowania raportu podsumowanie ilości oraz wartości wykonanych usług w rozbiciu na usługi kontraktowane i szczegółowe. Na tym wydruku znajduje się podsumowanie usług na poziomie usługi kontraktowanej (punktu umowy). Na wydruku posumowania raportu umieszczony jest także kod PDF pozwalający w Oddziale NFZ, do którego przekazywany jest raport, sprawdzić poprawność wersji papierowej i elektronicznej dokumentu. EKSPORT RAPORTU POZ DO ARKUSZA EXCEL W przypadku raportu poz nie jest możliwe jego wydrukowanie. Istnieje natomiast możliwość zapisania raportu w postaci arkusza programu Excel. Arkusz taki może być dowolnie sortowany oraz wydrukowany. Aby dokonać eksportu danych należy podświetlić wybrany raport POZ na liście i użyć przycisku USUNIĘCIE RAPORTU. Dopóki raport ma status Wprowadzony może on zostać usunięty przez użytkownika i wygenerowany ponownie. Aby wykonać operację usunięcia należy podświetlić raport na liście, a następnie użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się wtedy pytanie wymagające potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 322 Potwierdzenie usunięcia raportu Wybór odpowiedzi Tak spowoduje usunięcie raportu z listy. Odpowiedź Nie oznacza rezygnację z wykonania tej operacji. ZATWIERDZENIE RAPORTU Zmiana statusu raportu na zatwierdzony oznacza jego zamknięcie, tak więc nie będzie mógł zostać usunięty i wygenerowany ponownie. Od chwili zatwierdzenia raportu wszelkie zmiany odnośnie listy wykonanych usług i deklaracji będą wykazywane w kolejnych raportach. Dlatego operację zatwierdzenia raportu należy wykonywać dopiero wtedy, gdy użytkownik upewni się, że raport w takiej postaci ma zostać przesłany do Oddziału NFZ. Rysunek 321 Wydruk podsumowania raportu statystycznego - jeżeli podświetlonym na liście raportem jest pełna lista POZ wówczas użytkownik może wydrukować jej podsumowanie. Dopóki raport nie zostanie zatwierdzony na wydruku jest umieszczany napis WYDRUK PRÓBNY. Zatwierdzenie raportu jest konieczne, aby móc wygenerować raport w postaci elektronicznej. Aby wykonać tą operację należy podświetlić wybrany raport na liście i użyć przycisku. TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM Uwaga: W postaci pliku mogą zostać zapisane tylko te raporty, które mają status Zatwierdzone. W celu utworzenia pliku, który można przesłać do Funduszu użytkownik powinien: podświetlić wybrany raport na liście, STRONA 130 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

132 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ użyć przycisku Generuj plik (ShF6). OPCJA OKREŚLANIA SPOSOBU GENEROWANIA PLIKU Z RAPORTEM W przypadku, gdy użytkownik chce określić sposób dzielenia pliku z raportem powinien zaznaczyć odpowiednie opcje na zakładce Dzielenie na dyskietki w górnej części listy raportów. Rysunek 323 Zapisywanie raportu w postaci pliku Użytkownik podaje miejsce zapisu pliku w polu Zapisz w. Domyślnie plik zapisywany jest w katalogu Export w katalogu C:\Ksswd99, można wybrać jednak inne miejsce zapisu. Pozostałe pola, czyli Nazwa pliku oraz Zapisz jako typ nie powinny być modyfikowane. Tworzenie pliku z raportem rozpocznie się po naciśnięciu przycisku Zapisz. Użytkownik otrzyma komunikat o przebiegu tego procesu. Rysunek 324 Komunikat o przebiegu generacji raportu Na tej zakładce należy określić następujące dane: Podział na dyskietki, Typ dyskietki, Maksymalna objętość dyskietki, Minimalna ilość wolnego miejsca pozostającego na dyskietce. W przypadku włączenia opcji Podział na dyskietki można: Wypełnić pole Maksymalna objętość dyskietki lub Za pomocą strzałki rozwijającej wybrać jedną z możliwości: Dowolna, Dyskietka 3.5 cala DD, Dyskietka 5.25 cala DD, Dyskietka 3.5 cala HD, Dyskietka 5.25 cala HD, CD-ROM. Wybranie jednej z możliwości spowoduje automatyczne wprowadzenie przez program rozmiaru pliku w polu Maksymalna objętość dyskietki. W przypadku, gdy zajdzie potrzeba zostawienia wolnego miejsca na dyskietce, należy wypełnić pole Minimalna ilość wolnego miejsca na dyskietce. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 131

133 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT RAPORTY ZWROTNE LIST POZ Świadczeniodawca, który wykonał aktywację deklaracji w ramach umowy POZ ma obowiązek przesłania do Funduszu raportu w postaci pełnej lub przyrostowej listy POZ ( w zależności od wymagań Oddziału NFZ). Oddział NFZ po zweryfikowaniu listy i wykryciu nieprawidłowości przesyła świadczeniodawcy raport zwrotny POZ. Raport po wczytaniu do programu KS-SWD umożliwia poprawienie informacji o deklaracjach, które zostały przez NFZ uznane za nieprawidłowe lub odrzucone. Aby wczytać raport zwrotny POZ należy z menu Raporty wybrać opcję Raporty zwrotne list POZ, która powoduje otwarcie okna Lista raportów zwrotnych. POPRAWA POZYCJI RAPORTU Raport przesłany przez Oddział NFZ pozwala na poprawienie deklaracji, które zostały w nim wykazane. Dzięki temu, użytkownik z poziomu raportu zwrotnego ma możliwość poprawy deklaracji bez konieczności przechodzenia na listę deklaracji. Poprawa pozycji raportu jest możliwa po naciśnięciu na przycisk. W oknie Raport zwrotny POZ poprawianie wykazane są następujące informacje: - na zakładce Pozycje możliwe do poprawy znajdują się deklaracje możliwe do poprawy wraz z powodem ich nie przyjęcia przez Oddział Funduszu. - na zakładce Pozycje odrzucone znajdują się deklaracje odrzucone przez Oddział Funduszu wraz z powodem ich odrzucenia Rysunek 325 Lista raportów zwrotnych W oknie tym możliwe jest wykonanie następujących czynności: - poprawa deklaracji wykazanych w raporcie, - usunięcie raportu zwrotnego, - wydruk raportu zwrotnego POZ, - import raportu zwrotnego, - generacja nowej listy POZ, - wyszukiwanie raportu wg identyfikatora raportu, - zliczenie liczby raportów na liście. IMPORT RAPORTU Aby zaimportować raport zwrotny POZ należy w oknie Lista raportów zwrotnych kliknąć na przycisk - na zakładce Podsumowanie raportu znajdują się informacje o typie deklaracji zawartych w raporcie zwrotnym, ilości deklaracji uznanych, błędnych i nieuznanych wraz z kodami usług, do których zostały aktywowane. i następnie określić miejsce na dysku, gdzie znajduje się raport. Na liście raportów mogą się znaleźć raporty: - zaimportowane (kolor czerwony), - poprawione przez użytkownika (kolor zielony), - ponownie wygenerowane (kolor szary). STRONA 132 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

134 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Na dwóch pierwszych zakładkach aktywne są przyciski umożliwiające: - zaznaczenie/odznaczenie pozycji raportu, - porównanie pozycji raportu z danymi zawartymi w bazie, - podgląd i edycję karty pacjenta, - edycję usługi przyporządkowanej do danej deklaracji, - wycofanie deklaracji. WYCOFANIE DEKLARACJI Aby wycofać deklaracje należy je zaznaczyć przyciskiem., a następnie użyć użycia przycisku F4Pacjent lub ShF4Usługa wyświetlony zostanie poniższy komunikat: Rysunek 329 Komunikat -brak deklaracji pacjenta w bazie PORÓWNANIE DANYCH W oknie Raport zwrotny POZ - poprawianie użytkownik może porównać dane z raportu zwrotnego z danymi w bazie danych poprzez przycisk informacje:. Wyświetlone zostaną poniższe Rysunek 326 Zaznaczone pozycje w raporcie zwrotnym POZ Po potwierdzeniu wykonania operacji oraz podaniu daty wycofania deklaracje zostaną wycofane z listy. Na liście deklaracji otrzymają one status wycofana. Rysunek 330 Porównanie pozycji raportu z informacjami zawartymi w bazie danych EDYCJA KARTY PACJENTA Aby przejść do karty danego pacjenta należy kliknąć na przycisk. Funkcja ta pozwala na modyfikację danych pacjenta. Rysunek 327 Potwierdzenie wycofania deklaracji Jeżeli deklaracja nie zostanie zaznaczona, a użytkownik kliknie na przycisk F8Wycofajdekl. wówczas wyświetlony zostanie poniższy komunikat: EDYCJA USŁUGI Użytkownik ma również możliwość zmiany usługi, która została wykazana w raporcie POZ. Po użyciu przycisku wyświetlone zostaje okno Wybór umowy, które pozwala na zmianę umowy oraz usługi, do której aktywowana została deklaracja. Rysunek 328 Komunikat w przypadku braku zaznaczenia pozycji raportu Jeżeli w raporcie zwrotnym znajdują się pacjenci, którzy w programie KSSWD nie mają przyporządkowanych deklaracji wówczas, w przypadku USUNIĘCIE RAPORTU W celu usunięcia raportu zwrotnego POZ należy w oknie Lista raportów zwrotnych użyć przycisku. Po potwierdzeniu wykonania operacji (Tak) raport zostanie usunięty z listy, aby anulować należy wybrać opcję Nie. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 133

135 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 331 Potwierdzenie usunięcia raportu WYDRUK LISTY RAPORTÓW Aby wydrukować listę raportów należy kliknąć na przycisk i sprawdzić ustawienia parametrów wydruku. WYSZUKIWANIE RAPORTÓW NA LIŚCIE Użytkownik może wyszukać określony raport na liście według kryterium Identyfikatora raportu, znajdującego się w dolnej części okna Lista raportów zwrotnych. Aby wyszukać raport wg pól Rok oraz Okres należy wybrać w tych polach odpowiednie wartości i następnie kliknąć przycisk Zastosuj w prawym, górnym rogu okna. Po kliknięciu na przycisk F10 Zastosuj wykazana zostanie lista deklaracji przyporządkowanych do danej umowy. Aby wygenerować plik z listą aktywną POZ należy użyć przycisku ShF6 Generuj. Proces generacji listy POZ został dokładnie opisany w rozdziale Generowanie raportów statystycznych dla NFZ, w części Generowanie listy aktywnej. ZLICZENIE ILOŚCI RAPORTÓW NA LIŚCIE W celu zliczenia raportów wyświetlonych na liście należy kliknąć na ikonkę kalkulatora. Wyświetlona wówczas zostanie informacja o ilości raportów: GENERACJA LISTY POZ Z poziomu okna Lista raportów zwrotnych można wygenerować nową listę POZ. W tym celu należy Rysunek 332 Informacja o ilości raportów wyświetlonych na liście kliknąć na przycisk. Po otwarciu okna Tworzenie listy aktywnej do umowy... użytkownik określa okres, za który ma być wygenerowana lista. STRONA 134 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

136 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH Informacje o kolejkach osób oczekujących na udzielenie danego świadczenia, np. leczenia sanatoryjnego czy zabiegu na oddziale kardiochirurgicznym przekazywane są Oddziałom NFZ w comiesięcznych raportach.. Następnie należy określić rodzaj świadczeń jakich ma dotyczyć dodawany raport: Wyświetlone zostanie wówczas okno Raport o liczbie pacjentów oczekujących: Aby utworzyć raport osób oczekujących należy wybrać opcję Kolejki oczekujących z menu Raporty. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno Lista raportów o pacjentach oczekujących: Rysunek 333 Lista raportów pacjentów oczekujących Przyciski na tej liście umożliwiają użytkownikowi wykonanie poniższych operacji: - wprowadzenie raportu osób oczekujących, - poprawienie raportu osób oczekujących, - podgląd raportu osób oczekujących, - zatwierdzenie raportu, - eksport raportu, - zliczenie ilości raportów na liście, - wyszukanie raportów wg określonych kryteriów, - zamknięcie okna. Rysunek 334 Dodawanie raportu o oczekujących pacjentach Raporty osób oczekujących są mogą być sporządzane na dwa sposoby: automatyczne uzupełnienie raportu na podstawie zarejestrowanych pacjentów oczekujących, ręczne wprowadzenie danych o oczekujących do raportu RĘCZNE WPROWADZENIE DANYCH DO RAPORTU OCZEKUJĄCYCH Aby dodać raport należy użyć przycisku i określić komórkę organizacyjną lub świadczenie (w zależności od wybranego wcześniej rodzaju kolejki) w oknie: Oznaczenia w kolumnie Rodzaj odnoszą się do rodzaju kolejki oczekujących i oznaczają odpowiednio: A ambulatorium, S lecznictwo zamknięte, W świadczenia wysokospecjalistyczne. Raporty, które nie zostały jeszcze zatwierdzone wyróżniono w kolumnie Rodzaj kolorem czerwonym. DODAWANIE RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA W celu dodania raportu o liczbie osób oczekujących na wykonanie usługi medycznej należy w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących użyć przycisku Rysunek 335 Wybieranie komórki organizacyjnej 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 135