KONSORCJUM KAMSOFT SPIN Dokumentacja użytkownika systemu KS-SWD. Wersja

Transkrypt

1 KONSORCJUM KAMSOFT SPIN Dokumentacja użytkownika systemu KS-SWD Wersja Katowice, lipiec 2006

2

3 KONSORCJUM KAMSOFT SPIN Dokumentacja użytkownika systemu KS-SWD SPIS TREŚCI WSTĘP...9 PRZYGOTOWANIE SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO... 9 PODSTAWOWE ZASADY PRACY Z PROGRAMEM URUCHAMIANIE KOMPUTERA ORAZ PROGRAMU KS-SWD Komputer Jak zainstalować program KS-SWD? Jak uruchomić instrukcję? System Świadczeniodawca JAK PRZYŚPIESZYĆ PRACĘ UŻYWAJĄC SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH? JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KOMBINACJAMI PRZYCISKÓW I KLAWISZY? PODSTAWOWE SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W PROGRAMIE W JAKI SPOSÓB WPROWADZAĆ DATY? Klawisze funkcyjne w linii wpisywania daty Obsługa Kalendarza za pomocą myszki Wykorzystanie klawiatury do obsługi Kalendarza DO CZEGO SŁUŻĄ PASKI PRZEWIJANIA? W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z FUNKCJI KALKULATOR? JAK PORUSZAĆ SIĘ PO POLACH W OKNACH PROGRAMU? TWORZENIE WYDRUKÓW JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ? JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ Z KOMPUTEREM? FUNKCJE PODSTAWOWE DANE ŚWIADCZENIODAWCY MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Dodawanie nowego miejsca wykonywania usług Poprawianie informacji o miejscu wykonywania usług Usuwanie miejsca wykonywania usług drukowanie listy miejsc wykonywania usług EKSPORT DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY DO ODDZIAŁU NFZ REJESTRACJA ŚWIADCZENIODAWCY UŻYTKOWNICY UŻYTKOWNICY WYSZUKIWANIE UŻYTKOWNIKA WPROWADZANIE NOWEGO UŻYTKOWNIKA POPRAWA DANYCH UŻYTKOWNIKA WYDRUK LISTY UŻYTKOWNIKÓW... 26

4 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ZAPYTANIA OFERTOWE IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO...27 JAK JEST ZBUDOWANE ZAPYTANIE OFERTOWE?...27 Przeglądanie Karty pozycji specyfikacji zapytania ofertowego...28 NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZEGLĄDAJĄC ZAPYTANIE OFERTOWE...29 WYSZUKIWANIE ZAPYTAŃ OFERTOWYCH...30 DRUKOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO...30 REJESTRACJA I WYPEŁNIANIE OFERT (DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ) PRZEGLĄDANIE I REJESTRACJA OFERT...31 Wyszukiwanie ofert oraz pozycji ich specyfikacji...32 TWORZENIE OFERTY LUB DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ...32 Nagłówek oferty...34 Pozycje specyfikacji oferty...34 Uzupełnianie miejsca wykonywania usług...35 Uzupełnianie specyfikacji ilościowej i cenowej...35 Uzupełnianie pakietu usług szczegółowych...36 Uzupełnianie listy personelu medycznego...37 Uzupełnianie sprzętu medycznego...39 Uzdrowisko...39 Godziny pracy poradni/oddziału...40 Ankiety dołączone do oferty...41 WYPEŁNIANIE ANKIET...41 Zapisanie ankiety...43 Poprawianie ankiety...43 Zatwierdzanie ankiety...43 Kopiowanie odpowiedzi ankiety...43 Drukowanie ankiety...44 POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH OFERT...44 USUWANIE WYBRANYCH OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI...44 SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT...44 KOPIOWANIE OFERT...45 WYSZUKIWANIE OFERT...45 WYSZUKIWANIE POZYCJI SPECYFIKACJI ZA POMOCĄ POLA SZUKAJ WG...46 EKSPORT DANYCH DO ODDZIAŁU NFZ...46 WYDRUK OFERTY...47 ANKIETY IMPORT WZORCA ANKIETY...48 WYPEŁNIANIE ANKIETY...49 WYSZUKIWANIE ANKIET...49 UZUPEŁNIANIE ANKIETY...50 Zapisanie ankiety...51 POPRAWIANIE ANKIETY /INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 1

5 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZATWIERDZANIE ANKIETY EKSPORT ANKIETY BAZA SPRZĘTU DODAWANIE SPRZĘTU DO BAZY POPRAWA DANYCH O SPRZĘCIE USUWANIE SPRZĘTU Z BAZY DRUKOWANIE LISTY SPRZĘTU WYSZUKIWANIE SPRZĘTU W BAZIE UMOWY USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA UMÓW IMPORT UMOWY IMPORT ANEKSU DO UMOWY WYSZUKIWANIE UMÓW ORAZ POZYCJI SPECYFIKACJI UMÓW Przeglądanie usług zawartych w pakietach MONITORING WYKONANIA USŁUG MONITORING ROZLICZENIA UMOWY RAPORT WYKONANIA USŁUG RAPORTY ROZLICZENIOWE DODANIE RAPORTU ROZLICZENIOWEGO POPRAWA POZYCJI RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Zaznaczenie pozycji do poprawy Poprawa pozycji raportu Ustawienie maksymalnej lub zerowej wartości dla pozycji Podgląd i poprawa kontaktu Przeglądanie problemów walidacji PRZEGLĄDANIE POZYCJI RAPORTU ROZLICZENIOWEGO USUWANIE RAPORTU ROZLICZENIOWEGO ZATWIERDZANIE RAPORTU ROZLICZENIOWEGO TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM ROZLICZENIOWYM IMPORT RAPORTU ZWROTNEGO DO RAPORTU ROZLICZENIOWEGO PRZEGLĄDANIE SZABLONÓW RACHUNKÓW DO RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Przeglądanie pozycji szablonu Tworzenie rachunku na podstawie szablonu Przeglądanie rachunku utworzonego na podstawie szablonu Anulowanie szablonu rachunku Wydruk listy szablonów Wyszukiwanie danych na liście szablonów rachunków WYDRUK LISTY RAPORTÓW ROZLICZENIOWYCH RACHUNKI REFUNDACYJNE USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH STRONA 2 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

6 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ LISTA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH...73 OKREŚLANIE LICZBY WYODRĘBNIONYCH RACHUNKÓW...74 WYSZUKIWANIE RACHUNKÓW/KOREKT...74 RODZAJE RACHUNKÓW...74 WPROWADZANIE RACHUNKU NA PODSTAWIE SZABLONU...74 Przeglądanie rachunku utworzonego na podstawie szablonu...75 RĘCZNE WPROWADZANIE RACHUNKU...76 Automatyczne uzupełnianie rachunków na podstawie deklaracji...78 Przeglądanie raportu wykonania usług...78 Sprawdzanie realizacji umowy...79 WPROWADZANIE KOREKTY DO RACHUNKU...79 POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH RACHUNKÓW/KOREKT...81 USUWANIE WYBRANYCH RACHUNKÓW/KOREKT...81 SPRAWDZENIE RACHUNKÓW/KOREKT...81 WYCOFYWANIE RACHUNKU...82 EKSPORT RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH/KOREKT DO ODDZIAŁÓW NFZ...82 Generowanie pliku z rachunkiem...82 DRUKOWANIE RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH, FAKTUR I NOT KSIĘGOWYCH...82 Drukowanie rachunku refundacyjnego\korekty...82 Drukowanie faktury...83 Drukowanie noty księgowej...83 Drukowanie załącznika do faktury...84 REJESTRACJA PACJENCI...85 Wyszukiwanie pacjentów...85 Określanie liczby pacjentów wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów...86 Dodawanie pacjenta do bazy...86 Zmiana danych pacjenta...88 Przeglądanie danych pacjenta...89 Usuwanie pacjentów...89 Pobranie informacji z Centralnego Rejestru Członków KCH/Danych lokalnych...89 Wydrukowanie listy pacjentów...90 Raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami pesel...91 DEKLARACJE...92 Wprowadzanie deklaracji do programu...92 Poprawa danych dotyczących wybranej deklaracji...94 Zmiana lekarza wybranego pacjenta...95 Wycofanie lub usunięcie deklaracji pacjenta...95 Przywracanie wycofanej deklaracji...96 Wyszukiwanie deklaracji...96 Określanie liczby deklaracji wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów...98 Wydruk listy deklaracji...98 AKTYWACJA DEKLARACJI...99 Ustalanie przedziałów wiekowych pacjentów...99 Automatyczna aktywacja deklaracji...99 Filtrowanie deklaracji pacjentów Aktywacja deklaracji /INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 3

7 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Ustawienie rodzajów deklaracji Przekazanie deklaracji do innej usługi Wyszukiwanie deklaracji przyporządkowanych do usługi usuniętej aneksem lub przeniesionej do innego pakietu Usunięcie przyporządkowania RECEPTY Wprowadzanie recepty Definiowanie słownika sposobów dawkowania leków Wprowadzanie nowego sposobu dawkowania leku Wydruk recepty Wyszukiwanie recept wprowadzonych na listę Poprawa danych recepty Usuwanie recepty DOKUMENTY UPRAWNIAJĄCE UE Dodawanie dokumentów uprawniających UE Poprawa dokumentów uprawniających UE Usuwanie dokumentów uprawniających UE Wyszukiwanie i zliczanie dokumentów uprawniających DECYZJE WÓJTA/BURMISTRZA Wprowadzanie nowej decyzji Przeglądanie danych decyzji Poprawa danych decyzji Wydruk listy decyzji Wyszukiwanie decyzji na liście WYKONANE USŁUGI (KONTAKTY) Rejestrowanie wykonanych usług Wypełnianie karty realizacji kontaktu Elementy karty kontaktu (wizyta) Elementy karty produktu Elementy karty kontaktu (pobyt na oddziale) Poprawianie informacji o wykonanych usługach Wyszukiwanie kontaktów wprowadzonych na listę Zestawienie kontaktów wyświetlonych na liście Usuwanie kontaktu z listy Usuwanie importu wykonanych usług Drukowanie listy kontaktów Zapisanie listy kontaktów w postaci pliku programu Excel lub pliku csv ZLECENIA Wprowadzanie nowego zlecenia Przeglądanie danych zlecenia Poprawa danych zlecenia Usuwanie zlecenia Wydruk listy zleceń Wyszukiwanie zleceń na liście HOSPITALIZACJE Wprowadzanie nowej hospitalizacji Przeglądanie danych hospitalizacji Poprawa danych hospitalizacji Usuwanie hospitalizacji Wydruk listy hospitalizacji Wyszukiwanie hospitalizacji na liście PRACOWNICY MEDYCZNI Wyszukiwanie pracownika medycznego STRONA 4 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

8 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Określanie liczby pracowników wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Wprowadzanie danych nowego pracownika medycznego Poprawa danych wybranych pracowników Przekazywanie pacjentów między lekarzami Usuwanie pracowników medycznych Przywracanie osób personelu na listę Wydruk listy pracowników medycznych Eksport informacji o pracownikach medycznych do Oddziału NFZ Eksport informacji o pracownikach medycznych do Excela lub pliku csv LISTA PACJENTÓW OCZEKUJĄCYCH Dodawanie pacjenta oczekującego na udzielenie świadczenia Poprawianie danych pacjenta oczekującego na udzielenie świadczenia Skreślenie pacjenta z listy oczekujących Wyszukiwanie pacjentów na liście oczekujących Określanie liczby pacjentów oczekujących wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów..147 GENEROWANIE RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH DLA NFZ WYSZUKIWANIE RAPORTÓW LISTA AKTYWNA POZ Opcje generowania listy aktywnej Generowanie listy aktywnej RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY DO UMOWY Generowanie raportu statystycznego do umowy ZMIANA NAZWY RAPORTU PRZEGLĄDANIE INFORMACJI ZAWARTYCH W RAPORTACH WYDRUKI RAPORTÓW EKSPORT RAPORTU POZ DO ARKUSZA EXCEL USUNIĘCIE RAPORTU SPRAWDZENIE RAPORTU ZATWIERDZENIE RAPORTU TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM Opcja określania sposobu generowania pliku z raportem IMPORT RAPORTU ZWROTNEGO PRZEGLĄDANIE PROBLEMÓW WALIDACJI RAPORTY ZWROTNE LIST POZ IMPORT RAPORTU POPRAWA POZYCJI RAPORTU WYCOFANIE DEKLARACJI PORÓWNANIE DANYCH EDYCJA KARTY PACJENTA EDYCJA USŁUGI USUNIĘCIE RAPORTU WYDRUK LISTY RAPORTÓW /INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 5

9 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA WYSZUKIWANIE RAPORTÓW NA LIŚCIE GENERACJA LISTY POZ ZLICZENIE ILOŚCI RAPORTÓW NA LIŚCIE KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH DODAWANIE RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA PRZEGLĄDANIE DANYCH RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH POPRAWA RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH USUNIĘCIE DANYCH Z RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH ZATWIERDZENIE RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH EKSPORT RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA ZAŁĄCZNIKI NR 4 POZ DODAWANIE RAPORTU ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ PRZEGLĄDANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ POPRAWIANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ USUWANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ ZAPISANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ DO PLIKU DRUKOWANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ WYSZUKIWANIE INFORMACJI NA LIŚCIE ZAŁĄCZNIKÓW IMPORT DANYCH Z ARKUSZA EXCEL/CSV PRZYGOTOWANIE ARKUSZY DO IMPORTU DANYCH arkusz do importu deklaracji Arkusz do importu pacjentów Arkusz do importu wykonanych usług Arkusz do importu pracowników medycznych IMPORT DANYCH KONFIGUROWANIE KREATORA IMPORTU DZIENNIK IMPORTU ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW ZWIĄZANYCH Z IMPORTEM DANYCH Problemy w trakcie importu wykonanych usług USUWANIE IMPORTU LISTY WYKONANYCH USŁUG IMPORT SŁOWNIKA INSTYTUCJI WŁAŚCIWYCH UE UZDROWISKA SKIEROWANIA NA LECZENIE UZDROWISKOWE Wprowadzanie skierowania na listę Wyszukiwanie skierowań Poprawianie skierowania Usuwanie skierowania Drukowanie skierowania TURNUSY STRONA 6 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

10 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Import listy uczestników Zaznaczanie niedojazdów Eksport niedojazdów CHEMIOTERAPIA KONTRAHENCI Dodawanie nowego kontrahenta Poprawa danych kontrahenta Wydruk listy kontrahentów Wyszukiwanie kontrahentów EWIDENCJA FAKTUR ZAKUPU LEKÓW Dodawanie nowej faktury Wprowadzanie i edycja pozycji faktury Poprawa danych faktury Przeglądanie danych faktury Sprawdzenie faktury Usuwanie faktury Wydruk listy faktur Wyszukiwanie faktur na liście RAPORTY FAKTUR ZAKUPU LEKÓW Generowanie nowego raportu z fakturami za leki Wydruk załącznika nr2 do raportu z fakturami za leki Przeglądanie pozycji faktury z raportu FZX Zarządzanie fakturami raportu FZX Import raportu zwrotnego do raportu z fakturami za leki Wydruk listy raportów FZX Wyszukiwanie raportów na liście NARZĘDZIA EDYCJA DANYCH ODDZIAŁÓW NFZ Wyszukiwanie Oddziałów NFZ na liście EDYCJA DANYCH CENTRALI NFZ KOPIA BEZPIECZEŃSTWA Tworzenie kopii bezpieczeństwa Przywracanie kopii bezpieczeństwa ADMINISTRATOR Indeksacja bazy Indeksacja bazy danych programem zewnętrznym Rejestracja klasy vcf132.ocx Aktualizacja słownika ICD Przeliczanie podsumowań kontaktów Serwis OPCJE Zakładka 1 - Widok Zakładka 2 Deklaracje POZ Zakładka 3 Deklaracje Zakładka 4 Usługi, Raporty Zakładka 5 - Inne Zakładka 6 - Wydruk SŁOWNIKI /INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 7

11 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA BAK BAZA ADMINISTRACYJNA KRAJU Wyszukiwanie miejscowości w bazie Określanie liczebności miejscowości wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów BAZA JEDNOSTEK CHOROBOWYCH ICD BAZA LEKÓW BLOZ Wyszukiwanie leków w bazie Aktualizacja bazy leków BLOZ BUM - BAZA USŁUG MEDYCZNYCH Poprawianie danych na Karcie usługi Wyszukiwanie usługi w bazie Określanie ceny usług BAZA PROCEDUR MEDYCZNYCH ICD9 I BADAŃ LABORATORYJNYCH SCHEMATY LECZENIA W CHEMIOTERAPII PRODUKTY HANDLOWE W CHEMIOTERAPII INFORMACJE ZASADNICZE ZMIANY W WERSJI SWD XML CO NOWEGO OBIEG DOKUMENTÓW ZAŁĄCZNIK 1 - AUTOMATYCZNE UZUPEŁNIANIE RACHUNKU REFUNDACYJNEGO STRONA 8 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

12 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WSTĘP Program komputerowy KS-SWD (pełna nazwa KS-Świadczeniodawca) zaprojektowany został dla potrzeb usprawnienia komunikacji i wymiany informacji między dowolnym świadczeniodawcą mającym kontrakt z NFZ i Oddziałem NFZ. Program KS-SWD dedykowany jest w szczególności dla szpitali, przychodni, lekarzy, zakładów POZ, pielęgniarek, położnych, pracowni specjalistycznych, zakładów ortopedycznych, okulistycznych, itd. Program przystosowany został do pracy w środowisku graficznym Windows 95, 98, NT, a do jego użytkowania wystarcza dowolny komputer, na którym zainstalowany jest jeden z wymienionych wyżej systemów operacyjnych oraz karta grafiki z możliwością pracy w trybie HiColor. Program KS-SWD w aktualnej wersji umożliwia elektroniczną wymianę informacji, w tym: przyjmowanie od dowolnego Oddziału NFZ Zapytania ofertowego zawierającego usługi medyczne zaplanowane przez Oddział do zakontraktowania na kolejny rok, wysyłanie do Oddziałów NFZ oferty ilościowo-cenowej danego świadczeniodawcy, zawierającej rodzaje usług medycznych zgodne jakościowo z zapytaniem ofertowym, przyjmowanie od Oddziału NFZ elektronicznej wersji umowy oraz załącznika do umowy zawierających wykaz wszystkich zakontraktowanych usług medycznych, przyjmowanie od dowolnego Oddziału NFZ elektronicznej wersji Ankiety zawierającej wzorzec do wypełnienia. Ankiety Fundusz wykorzystuje do gromadzenia dodatkowych informacji o świadczeniodawcach, okresowe generowanie rachunków refundacyjnych w formie papierowej i elektronicznej za wykonane usługi medyczne, zgodnie z zawartym kontraktem, tworzenie innych dokumentów rozliczeniowych i statystycznych zgodnie z potrzebami Oddziału Funduszu, generowanie list aktywnych pacjentów zadeklarowanych w danym POZ, generowanie recept z kodami kreskowymi, udostępnianie wielu funkcji kontrolnych i edycyjnych ułatwiających bieżącą pracę. PRZYGOTOWANIE SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO Przed rozpoczęciem eksploatacji programu KS-SWD należy przygotować komputer wraz z systemem operacyjnym Windows (np.:95,98,nt) oraz drukarkę atramentową lub laserową dostosowaną do pracy w systemie Windows. Przy zakupie sprzętu w żadnym przypadku nie należy kierować się ceną sprzętu, lecz jego funkcjonalnością i zgodnością z obowiązującymi standardami. Praktyka wielokrotnie potwierdziła, że sprzęt tani zawierający elementy pochodzące od mało znanych producentów nadaje się do pracy w domu, nie zawsze jednak dobrze współpracuje ze specjalistycznym oprogramowaniem intensywnie wykorzystującym wszystkie podzespoły komputera W sprawie wyboru sprzętu najlepiej zwrócić się do specjalistycznej firmy, albo jednego z naszych dealerów. Należy pamiętać, że firma dostarczająca sprzęt musi również zapewnić serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Celowo poświęcamy tyle uwagi doborowi sprzętu, ponieważ od tego w zdecydowanym stopniu zależy praca programu i zadowolenie użytkownika. 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-0 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 9

13 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA PODSTAWOWE ZASADY PRACY Z PROGRAMEM URUCHAMIANIE KOMPUTERA ORAZ PROGRAMU KS-SWD PIERWSZA INSTALACJA W przypadku gdy użytkownik instaluje program KS-SWD po raz pierwszy w oknie Pełna instalacja programu KS-SWD powinien wybrać opcję Pierwsza instalacja. System upewni się czy na pewno ma zostać przeprowadzona instalacja bez aktualizacji baz programu. KOMPUTER Aby uruchomić komputer należy włączyć przycisk zasilania POWER. Po jego użyciu nastąpi uruchomienie systemu operacyjnego. Jednym z najpopularniejszych systemów operacyjnych jest Windows. Możemy go rozpoznać po charakterystycznym przycisku Start, który znajduje się w lewym dolnym rogu ekranu. Poprzednikiem systemów Windows 98 i 95 był system Windows 3.11 używany na komputerach o mniejszych mocach obliczeniowych. Jednak ogólne zasady pracy z tymi systemami są podobne. Pojawienie się na ekranie ikon, czyli małych kolorowych obrazków, reprezentujących programy, będzie świadczyło o fakcie gotowości komputera do pracy i jego oczekiwaniu na nasze polecenia. Przykładowym poleceniem może być uruchomienie programu KS-SWD. JAK ZAINSTALOWAĆ PROGRAM KS-SWD? Aby zainstalować program KS-SWD należy wykonać następujące czynności: Po włożeniu płyty z nagranym programem do napędu CD-ROM, w przypadku gdy okno instalacji nie uruchomi się automatycznie na ekranie komputera wyszukujemy ikonę Mój komputer. Wybieramy napęd odpowiadający stacji CD- ROM. Uruchamiamy program plikiem Instaluj.exe,. Rysunek 2 Pytanie o rodzaj instalacji Gdy wybór rodzaju instalacji zostanie potwierdzony rozpocznie się proces instalacji, podczas którego użytkownik powinien stosować się do kolejnych poleceń ukazujących się na ekranie. Program zostanie zainstalowany na dysku C w katalogu Ksswd99. INSTALACJA POŁĄCZONA Z AKTUALIZACJĄ BAZ DANYCH Jeżeli użytkownik korzystał wcześniej z programu KS-SWD i posiada dane, które chciałby przenieść do nowej wersji powinien dokonać instalacji połączonej z aktualizacją baz danych. Przed wykonaniem aktualizacji programu należy sporządzić kopię bezpieczeństwa zawierającą stan całej aktualnej bazy danych. Podczas próby uruchomienia aktualizacji system przypomina o konieczności utworzenia kopii danych. Rysunek 3 Informacja o konieczności utworzenia kopii bezpieczeństwa przed aktualizacją programu Aby wykonać operację aktualizacji należy wskazać położenie katalogu Bazy poprzedniej wersji programu. W tym celu należy użyć przycisku wyboru umieszczonego z prawej strony opcji Wskaż poprzednią wersję programu. Rysunek 1 Okno instalacji programu KS-SWD Dalsze postępowanie użytkownika zależy od tego czy pracował już wcześniej z programem KS- SWD i ma zainstalowaną jego wcześniejszą wersję (0.46, 0.48, 0.52.x), czy też instaluje program po raz pierwszy. Uwaga: Program sam zlokalizuje katalog bazy poprzedniej wersji programu, jeżeli standardowa lokalizacja, czyli C:\Ksswd99\bazy nie została zmieniona przez użytkownika. Jeżeli położenie katalogu bazy poprzedniej wersji programu nie zostanie automatycznie określone użytkownik powinien wskazać lokalizację tego katalogu. W oknie, do którego użytkownik uzyska dostęp po użyciu przycisku wyboru należy odszukać katalog Bazy starej wersji programu i użyć przycisku OK. STRONA 10 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

14 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 4 Wskazanie położenia katalogu bazy starej wersji programu. Po prawidłowym przeprowadzeniu tej operacji w oknie instalacyjnym zostanie wyświetlony komunikat o rozpoznaniu wersji programu. Można w tym momencie rozpocząć instalację naciskając przycisk Aktualizuj. Podczas aktualizacji wyświetlany jest komunikat: trwa kopiowanie plików. Użytkownik zostanie poinformowany o zakończeniu tej operacji. Rysunek 7 Aktualizacja baz komunikat Użytkownik powinien wówczas wybrać opcję Pacjenci z menu Rejestracja i posortować dane pacjentów według kryterium Daty urodzenia. Jako pierwsze dane na liście pacjentów zostaną wyświetlone te, które nie mają uzupełnionej daty urodzenia. AKTUALIZACJA PROGRAMU DO WERSJI XML (OTWARTE FORMATY WYMIANY DANYCH) Rysunek 5 Komunikat o zakończeniu aktualizacji W chwili pierwszego uruchomienia programu nastąpi uaktualnienie struktury bazy danych programu. Jest to operacja długotrwała użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie odpowiednim komunikatem. W przypadku szczególnie dużych baz może trwać nawet kilka godzin, dlatego zalecane jest, aby pierwsze uruchomienie programu w nowej wersji było dokonywane np. na zakończenie dnia pracy. Rysunek 6 Informacja o aktualizacji programu podczas pierwszego uruchomienia po wykonaniu aktualizacji Użytkownik może spotkać się z informacją na temat wykrytych błędnych danych pacjentów wyodrębnionych ze względu na datę urodzenia. Przebieg aktualizacji do wersji XML zależy od dotychczasowej wersji programu. W związku z tym mogą wystąpić dwa sposoby aktualizacji: 1. Aktualizacja starej wersji KS-SWD (obsługującej stare formaty wymiany danych) Aktualizację programu do wersji XML obsługującej nowe, otwarte formaty wymiany danych (od wersji ) wykonuje się bardzo podobnie do dotychczasowej aktualizacji. Z uwagi na istotne i znaczące zmiany w strukturze programu wynikające z przejścia na otwarty format wymiany danych zaktualizowanie KS-SWD do wersji XML, wiąże się z posiadaniem przez świadczeniodawcę dwóch wersji programu (dwóch odrębnych katalogów z programem): wersji zawierającej dane w dotychczasowym formacie, wersji XML z danymi w nowym formacie Takie rozwiązanie ma na celu zabezpieczenie dotychczasowych danych, ułatwienie korzystania z danych w starym formacie i bezpieczne przejście na nową wersję programu. W związku z powyższym w trakcie aktualizacji do wersji XML: - katalog z programem używanym dotychczas pozostaje niezmieniony zawiera wszystkie informacje i dane już zarejestrowane (program w starej wersji). Dzięki temu świadczeniodawca będzie miał możliwość obsługi danych z roku 2005 (oraz lat wcześniejszych) w przypadku np. konieczności wykonania korekty rachunku lub raportu. 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 11

15 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA - tworzony jest nowy katalog z programem KS- SWD, zawierający dane dotyczące 2006 roku przetworzone na nowy format (program w wersji XML). Po otwarciu okna z aktualizacją programu widoczne jest pole z informacją o miejscu, w jakim zostanie zainstalowany nowy program w wersji XML. Po uruchomieniu aktualizacji program automatycznie podpowiada miejsce zainstalowania nowej wersji KS-SWD XML oczywiście docelowe miejsce instalacji można dowolnie określić poprzez wskazanie innego miejsca instalacji (należy w tym celu użyć przycisku ). Takie rozwiązanie zapewnia prawidłowe zachowanie kopii katalogu z dotychczasowym programem i zabezpieczenie cennych danych. Po zakończeniu aktualizacji wszelkie informacje dotyczące 2006 roku zostaną przetworzone na nowy format. 2. Aktualizacja wersji XML (obsługującej nowe formaty wymiany danych) W przypadku, gdy użytkownik wykonał już wcześniej jakąś aktualizację programu do wersji XML kolejna aktualizacja przebiega dokładnie w taki sposób jak przy dotychczasowej aktualizacji. Oznacza to, że nie jest tworzony kolejny, nowy katalog z danymi (modyfikowany jest aktualny katalog w wersji XML). Nie pojawia się również okienko o przeniesieniu/usunięciu danych. Sposób takiej aktualizacji został opisany we wcześniejszej części instrukcji: Instalacja połączona z aktualizacją baz danych. Po określeniu miejsca instalacji nowego programu program jak zwykle przypomina o wykonaniu kopii bezpieczeństwa. Dzięki temu wszystkie wprowadzone w programie informacje zabezpieczone są przed przypadkowym zniszczeniem. Po potwierdzeniu okna wykonania kopii wyświetlone zostaje okno z informacją o danych przenoszonych do nowego formatu: JAK URUCHOMIĆ INSTRUKCJĘ? Na płycie CD z instalacją programu jest również umieszczony plik z instrukcją. Znajduje się on w katalogu Instrukcja. Jest to plik w formacie PDF, tak więc może zostać odczytany przy użyciu programu Acrobat Reader. Jeżeli użytkownik nie ma zainstalowanego tego programu może przeprowadzić jego instalację plikiem, który również jest załączany na płycie CD w katalogu Tools. SYSTEM ŚWIADCZENIODAWCA Po poprawnie przeprowadzonej instalacji można uruchomić program KS-SWD. Aby rozpocząć pracę z systemem należy wybrać program (dysk C, katalog Ksswd99). Można go także uruchomić skrótem na pulpicie utworzonym w trakcie instalacji. Rysunek 8 Okno z informacją o przenoszonych i usuwanych danych podczas aktualizacji do wersji XML Bezpośrednio, po uruchomieniu programu, użytkownik nie ma dostępu do żadnej opcji jest to pierwszy stopień zabezpieczenia programu. Aby rozpocząć pracę należy w wyświetlonym oknie uzupełnić pola Użytkownik i wprowadzić Hasło. W przypadku tej wersji programu, jako hasło wpisujemy literę a. Po zamknięciu tego okna aktualizacja danych będzie przebiegała dalej. Ważne! Nie należy zamykać okna z aktualizacją do momentu całkowitego zakończenia aktualizacji (o czym informuje odpowiedni komunikat), gdyż może to spowodować utratę danych. STRONA 12 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

16 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 9 Wprowadzanie danych użytkownika Jeśli hasło nie będzie odpowiadało hasłu wprowadzonego użytkownika, pojawi się komunikat: Rysunek 10 Komunikat o błędnie podanym haśle Po kliknięciu OK, pojawi się ponownie okno, w którym należy wpisać użytkownika i hasło. Po poprawnym wprowadzeniu danych należy użyć przycisku OK. Umożliwi to zalogowanie się i wejście do programu. Wprowadzono również możliwość pracy z programem innej osobie, bez zamykania programu. W tym celu należy wybrać opcję Zmiana użytkownika z menu Różne. Pojawi się wtedy okno, w którym będzie można wprowadzić nowego użytkownika i jego hasło. Rysunek 11 Wprowadzanie danych nowego użytkownika JAK PRZYŚPIESZYĆ PRACĘ UŻYWAJĄC SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH? Użytkownik może uzyskać dostęp do najczęściej wykorzystywanych opcji programu z poziomu głównego okna aplikacji, bez konieczności wybierania poszczególnych pozycji menu. Skróty klawiaturowe umożliwiające taki operacje są następujące: Skrót Akcja programu Ctrl+A Ctrl+B Ctrl+D Ctrl+O Ctrl+P Ctrl+R Ctrl+W Ctrl+U Ctrl+L Ctrl+S Aktywacja deklaracji Kopia bezpieczeństwa Lista deklaracji Opcje programu Lista pacjentów Lista rachunków Lista wykonanych usług Lista umów Lista pracowników medycznych Lista raportów Podczas pracy z programem możliwe jest korzystanie ze standardowych skrótów klawiaturowych używanych w systemie Windows. Korzystanie z nich powinno znacznie przyśpieszyć wykonywanie poszczególnych operacji. Aby: Wyświetlić opcje menu Wybrać opcję z wyświetlonego menu Włączyć (wybrać) przycisk Przenieść kursor do następnego pola Przenieść kursor do poprzedniego pola Przenieść kursor do pola w: górę dół, lewo prawo Naciśnij: ALT+ podkreślona litera w menu Klawisz litery podświetlonej w nazwie opcji ALT+ podkreślona litera w nazwie przycisku Tab Shift+ Tab Oprócz tego funkcjonują w systemie niestandardowe skróty klawiaturowe, których opis został umieszczony w rozdziałach charakteryzujących poszczególne moduły. W celu ułatwienia pracy z systemem zostały wprowadzone różnego typu przyciski. Sprawne korzystanie z nich może pomóc w realizacji określonych czynności. Należą do nich: Przycisk wyboru po kliknięciu lewym klawiszem myszki, wyświetla się okno zwierające listę, z której możemy wybrać interesującą nas pozycję. pole główne przycisk wyboru Rysunek 12 Pole z przyciskiem wyboru Wykorzystując do pracy klawiaturę należy: 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 13

17 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA wejść na pole główne, przemieszczając się klawiszem Tab, nacisnąć klawisz Spacji. Lub nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku Wybrana z listy pozycja zostanie przeniesiona do pola głównego. Strzałka rozwijająca kliknięcie na strzałkę lewym klawiszem myszki spowoduje rozwinięcie pola z pozycjami. Natomiast kliknięcie na wybraną pozycję, spowoduje, że znajdzie się ona w polu głównym. wyłączony, a odpowiadająca mu opcja przestanie być aktywna. Rysunek 14 Zaznaczanie opcji - wybór jednokrotny 2. Przyciski kwadratowe (pole wyboru) pozwalają na wybór jednej lub więcej opcji. Kliknięcie klawiszem myszki na przycisk spowoduje aktywizację odpowiadającej mu opcji. Rysunek 13 Lista rozwijana Korzystając z klawiatury należy: wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, nacisnąć kombinację klawiszy Alt-Kursor w Dół wówczas zostanie rozwinięta lista możliwych do wyboru opcji, zmieniać poszczególne elementy w polu za pomocą strzałek na klawiaturze. Strzałki zmieniające wartość umożliwiają zmianę wartości podanej w polu głównym; czynność tą wykonujemy klikając na wybraną strzałkę lewym klawiszem myszki. pole główne Strzałka zwiększająca wartość Strzałka zmniejszająca wartość Korzystając z klawiatury należy: wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, zmieniać wartości umieszczone w polu głównym za pomocą strzałek na klawiaturze (analogicznie w górę, w dół). Możliwe jest również uzupełnienie pola głównego poprzez wpisanie danych z klawiatury. Przyciski włączające i wyłączające określone opcje Uwaga: Są dwa rodzaje przycisków. 1. Przyciski okrągłe (w MS-Office nazywa się polem opcji) pozwalają na wybór tylko jednej opcji. Kliknięcie klawiszem myszki na przycisk spowoduje aktywizację danej opcji. Jednocześnie drugi przycisk zostanie Rysunek 15 Zaznaczanie opcji - wybór wielokrotny Korzystając z klawiatury uzyskamy ten sam efekt: przechodząc na przyciski za pomocą klawisza Tab, następnie zaznaczając bądź odznaczając je klawiszem Spacji. JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KOMBINACJAMI PRZYCISKÓW I KLAWISZY? Aby każdy użytkownik miał możliwość wyboru formy pracy z programem, wprowadzono dwa sposoby działań wykonywanych za pomocą: myszki, lub/i klawiatury. Dlatego też w instrukcji zostały przyjęte standardy dotyczące słownictwa używanego przy opisywaniu poszczególnych operacji. Przykładowo: Przycisk oznacza pole znajdujące się na ekranie, na którym napisano nazwę czynności. Wywołanie tej procedury uzyskamy klikając lewym klawiszem myszki na przycisk. Na każdym przycisku oprócz ikonki znajduje się numer klawisza funkcyjnego (np. F3). Oznacza to, że ten sam efekt uzyskamy naciskając na klawiaturze F3. Natomiast w instrukcji klawisze funkcyjne zostały podane w nawiasach, np.: Dodaj (F2), Podgląd (F3), STRONA 14 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

18 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Popraw (F4), Szukaj (F7), Usuń (F8), Drukuj (F9), Excel (F12). Prawidłowo powyższe przykłady odczytujemy w następujący sposób: kliknij przycisk Dodaj lub naciśnij klawisz F2. Ze względu na fakt istnienia na ekranie kilku przycisków jednocześnie, wprowadzono również kombinacje klawiszy funkcyjnych. Zarówno w instrukcji jak i w programie są one podane w nawiasach. Należą do nich: Dodaj (Sh F2), Popraw (Sh F4), Usuń (Sh F8). Uwaga: Skrót Sh oznacza klawisz Shift. W tym przypadku, aby wykonać czynność Dodaj za pomocą klawiatury, musimy jednocześnie nacisnąć oba klawisze - Shift i F2. wpisując dane z klawiatury wybierając ikonkę Kalendarza Aby KLAWISZE FUNKCYJNE W LINII WPISYWANIA DATY Wyświetlić Kalendarz Zmienić datę o jeden dzień do przodu Cofnąć datę o jeden dzień Naciśnij: OBSŁUGA KALENDARZA ZA POMOCĄ MYSZKI Po kliknięciu na ikonkę z Kalendarzem, pokaże się poniższe okno, w którym możemy zaznaczyć datę. K + Uwaga: W niektórych przypadkach, w czasie pracy z programem, następuje wyszarzenie przycisków. Ma to na celu poinformowanie użytkownika, że operacja na danym etapie nie jest możliwa do wykonania. PODSTAWOWE SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W PROGRAMIE W całym programie używane są cztery ujednolicone kombinacje klawiszy z przypisanymi określonymi funkcjami: Alt + o = OK Alt + a = Anuluj Alt + z = Zamknij Alt+F4 = Zamknij. W JAKI SPOSÓB WPROWADZAĆ DATY? W celu wprowadzania dat do systemu, została zainstalowana opcja, którą można obsługiwać zarówno za pomocą myszki jak i klawiatury. Poszczególne daty uzupełniamy jednym z podanych sposobów: klikając na strzałki zmieniające dzień, Rysunek 16 Kalendarz Istnieją dwie możliwości zmiany Miesiąca i Roku: za pomocą strzałki rozwijającej (Miesiąc) i strzałek zmieniających wartość (Rok), wykorzystując przedstawione przyciski Miesiąc poprzedni Miesiąc następny Rok poprzedni Rok następny Dzień zatwierdzamy, klikając na określone pole W ten sposób znajdzie się na czarnym tle. Żółte tło podświetla dzień dzisiejszy. Aby ostatecznie zaakceptować pełną datę należy dwukrotnie klikniąć na pole dnia. 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 15

19 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA WYKORZYSTANIE KLAWIATURY DO OBSŁUGI KALENDARZA Wykorzystując odpowiednie klawisze i ich kombinacje jesteśmy w stanie wprowadzić datę bez użycia myszki. Aby: Naciśnij: Wyświetlić Kalendarz K Wyświetlić miesiąc następny > Wyświetlić miesiąc poprzedni < Wyświetlić rok następny Shift > Wyświetlić rok poprzedni Shift < Poruszać się po poszczególnych Strzałki na polach dni klawiaturze Zamknąć kalendarz bez wybrania Esc daty Zamknąć Kalendarz z wprowadzoną automatycznie dzisiejszą datą D Zamknąć Kalendarz z wprowadzoną Enter przez nas datą DO CZEGO SŁUŻĄ PASKI PRZEWIJANIA? Jeżeli podczas pracy z programem korzystamy wyłącznie z klawiatury nie będziemy używać paska przewijania. Elementy listy, lub kolumny niewidoczne na ekranie możemy oglądać korzystając ze strzałek umieszczonych na klawiaturze. W tym celu podświetlamy dowolny element tabeli, a następnie poruszamy się naciskając strzałki na klawiaturze w boki lub w górę i w dół. W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z FUNKCJI KALKULATOR? Funkcja kalkulator została wprowadzona w celu wykonania przez program obliczeń pozycji wyszukanych według określonych kryteriów. Uwaga: Aby czynność ta mogła być wykonana użytkownik musi posiadać uprawnienie Określanie liczebności zbiorów danych. Po kliknięciu ikony kalkulatora pojawi się natychmiast informacja o liczbie pozycji. Przykładowo będzie ona wyglądała w ten sposób: Pionowe i poziome paski przewijania są elementami bardzo często występującymi w oknach programu. Umożliwiają one dostęp do tych części tabeli, które po otwarciu wybranej opcji są niewidoczne. pionowy pasek przewijania przesuwa tabelę w górę lub w dół, poziomy pasek przewijania przesuwa tabelę w lewo lub w prawo. belki Rysunek 18 Wynik zliczania wyszukanych pozycji Wykonywanie takich obliczeń przez program, możliwe jest we wszystkich modułach, w których znajduje się ikona kalkulatora. JAK PORUSZAĆ SIĘ PO POLACH W OKNACH PROGRAMU? poziomy pasek przewijania pionowy pasek przewijania Rysunek 17 Rozmieszczenie pasków przewijania Paskami przewijania można posługiwać się w dwojaki sposób: używając strzałek umieszczonych na końcach paska spowoduje to przesunięcie tabeli w wybranym kierunku, przytrzymując belkę lewym klawiszem myszki i przesuwając ją w pożądanym kierunku. Istnieją trzy możliwości przechodzenia z jednego do drugiego pola: klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, używając klawisza Tab (tabulator) - do następnego pola, używając kombinacji klawiszy Tab i Shift do poprzedniego pola, posługując się strzałkami na klawiaturze - w lewo, w prawo, w dół, w górę. TWORZENIE WYDRUKÓW Wprowadzony do wybranego okna programu przycisk Drukuj (F9) oznacza, że istnieje możliwość wydrukowania wykazu, spisu lub STRONA 16 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

20 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ listy pozycji znajdujących się w aktualnie wyświetlonej tabeli. Po jego użyciu pojawi się okno Drukuj. - otworzenie okna Otwórz, - otworzenie okna Zapisz jako, - natychmiastowe wydrukowanie dokumentu, Rysunek 19 Ustawienie parametrów wydruku Zanim podejmie się decyzję o drukowaniu można zobaczyć jak dany wydruk będzie wyglądał. Wystarczy użyć przycisk wtedy okno z podglądem wydruku.. Pojawi się wydruku. - wyjście z okna Podgląd Po powrocie do okna Drukuj można: zrezygnować z drukowania używając przycisku Anuluj, lub po podjęciu decyzji o drukowaniu określić następujące parametry: drukarkę, na której będziemy drukować (pole Nazwa), numery stron, które należy wydrukować (opcja Zakres), liczbę kopii dokumentu (pole Liczba kopii). Po ich określeniu w oknie Drukuj należy użyć przycisk OK. W tym momencie pojawi się pytanie systemowe, wymagające potwierdzenia wykonania czynności drukowania. Rysunek 20 Podgląd wydruku Przyciski znajdujące się w górnej części okna pozwalają na: - wyświetlenie pierwszej strony wydruku, - wyświetlenie ostatniej strony wydruku, - wyświetlenie poprzedniej strony wydruku, - wyświetlenie następnej strony wydruku, - wyświetlenie całej strony wydruku, - wyświetlenie 100% strony wydruku, - wyświetlenie szerokości strony wydruku, - powiększenie strony wydruku, - pomniejszenie strony wydruku, Rysunek 21 Pytanie o potwierdzenie polecenia drukowania Po kliknięciu przycisku Tak nastąpi wydruk dokumentu. JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ? W celu wyjścia z okna należy wykonać jedną z następujących czynności: wybrać jeden z przycisków znajdujących się w prawym dolnym rogu okna: Zamknij, Anuluj, kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. Aby wyjść z programu możemy wykonać jedną z wymienionych czynności: wybrać opcję Koniec z menu Różne, kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 17

21 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. W celu uniknięcia przypadkowego wyjścia z programu wprowadzono zabezpieczenie. Zanim program zostanie zamknięty pojawi się pytanie wymagające potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 22 Pytanie potwierdzające chęć zamknięcia programu JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ Z KOMPUTEREM? Aby zakończyć pracę z komputerem należy: kliknąć przycisk Start, następnie polecenie Zamknij system, po pojawieniu się okna, wybrać opcję Zakończ pracę komputera, nacisnąć przycisk OK lub klawisz Enter. Po wyświetleniu napisu Możesz teraz bezpiecznie wyłączyć komputer można wykonać tą czynność przyciskiem POWER. STRONA 18 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

22 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ FUNKCJE PODSTAWOWE Wyniki wszystkich operacji wykonywanych w programie KS-SWD są wykorzystywane w Systemie Informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia KS-SIKCH. Zapewnienie pełnej kooperacji obu tych systemów ułatwia i w znaczny sposób przyśpiesza wymianę informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałami NFZ. Dlatego też wymiana ta ma opierać się na zapisie danych na nośnikach elektronicznych. Aby współpraca była możliwa użytkownik programu KS-SWD musi zostać zarejestrowany w systemie Funduszu i otrzymać unikalny kod, który będzie go w jednoznaczny sposób identyfikować. Dzięki temu wszystkie dokumenty stworzone w KS-SWD będą łączone w Oddziałach z właściwym świadczeniodawcą. DANE ŚWIADCZENIODAWCY Po uruchomieniu programu wyświetlony zostanie komunikat informujący o konieczności wprowadzenia danych do Karty świadczeniodawcy. I Dane podstawowe Rysunek 24 Pusta Karta świadczeniodawcy Na zakładce dane podstawowe należy uzupełnić następujące informacje: Numery identyfikacyjne (NIP, REGON), Sufiks dokumentów (kod identyfikujący pliki generowane w programie KS-SWD), Sufix jest kodem składającym się z trzech znaków (liter). W przypadku zainstalowania programu KS-SWD na kilku komputerach za jego pomocą świadczeniodawca może wyróżnić jednostki podległe (np. poradnie w obrębie szpitala). Każda z tych jednostek będzie rejestrowała wykonanie usług odnośnie określonych punktów umowy z Oddziałem NFZ, a następnie będzie mogła wystawiać rachunki oraz raporty, których numer zostanie rozszerzony o trzyznakowy kod. Konto bankowe (nazwa banku, numer konta), W przypadku podania nieprawidłowego numeru konta wyświetlany jest poniższy komunikat: Rysunek 23 Komunikat Aby świadczeniodawca mógł być zarejestrowany w Oddziale NFZ musi wypełnić Kartę ze swoimi danymi i wyeksportować ją na nośniku elektronicznym. Aby zapisać dane świadczeniodawcy w programie należy: z menu Różne wybrać opcję Dane świadczeniodawcy, Dane w Karcie świadczeniodawcy są grupowane na trzech zakładkach: - dane podstawowe, - dane rejestracyjne, - adresy Rysunek 25 Komunikat w przypadku wprowadzenia nieprawidłowego nr konta bankowego Kierownik (imię i nazwisko, telefon), Księgowy (imię i nazwisko, telefon) Strona umowy (strona umowy, kontakt telefoniczny), Po kliknięciu na pole Strona umowy wyświetlana jest informacja dotycząca rodzaju danych, które należy wpisać w tym miejscu: 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 19

23 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA II Dane rejestracyjne Rysunek 26 Informacja o rodzaju danych, które należy wpisać w polu Strona umowy Imię i nazwisko osoby/osób reprezentujących stronę umowy: Imię i nazwisko, Pole bank jest uzupełnianie ze słownika banków, który tworzy użytkownik. Aby wprowadzić dane o banku należy: Kliknąć w przycisk wyboru w polu bank, Rysunek 29 Karta świadczeniodawcy - dane rejestracyjne Na zakładce dane rejestracyjne uzupełniane są następujące informacje: podmiot założycielski (wybór z dostępnej listy), forma organizacyjna (wybór z dostępnej listy), zezwolenia (wybór z dostępnej listy), wpisy do rejestrów (wybór z dostępnej listy). Przyciski znajdujące się z prawej strony list pozwalają na wykonanie następujących operacji: - dodanie wpisu do listy, Rysunek 27 Wybieranie banku Użyć przycisku F2 Dodaj i uzupełnić w karcie banku jego numer oraz nazwę, - poprawienie wpisu już wprowadzonego na listę, - usunięcie wpisu z listy. Po użyciu przycisku pojawi się okno umożliwiające wybranie odpowiedniego rodzaju zezwolenia lub wpisu do rejestru. Rysunek 28 Karta banku dodawanie Uwaga: numer banku nie jest numerem konta jest to numer rozliczeniowy banku (pierwsza część numeru konta). Po uzupełnieniu karty banku i naciśnięciu przycisku OK bank jest wprowadzany na listę banków. Bank ten może być następnie wybrany z listy banków i pojawia się w polu bank w karcie świadczeniodawcy. Numer rozliczeniowy banku jest uzupełniany w polu konto. Użytkownik powinien dopisać dalszą część numeru konta. Rysunek 30 Dodawanie zezwolenia Po podświetleniu wpisu na liście należy wypełnić pola: numer wpisu oraz data rejestracji a następnie użyć przycisku OK., aby wprowadzić wpis na listę. STRONA 20 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

24 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ III Dane adresowe Uwaga: Program automatycznie sprawdza czy podany NIP lub Regon jest prawidłowy. Rysunek 31 Karta świadczeniodawcy - dane adresowe MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Wiele placówek służby zdrowia to duże zakłady świadczące swoje usługi w kilku lub kilkunastu miejscach o różnej lokalizacji. W karcie świadczeniodawcy na zakładce Adresy uzupełniane są tylko informacje na temat siedziby oraz adresu do korespondencji. Aby wprowadzić szczegółowe informacje na temat placówek wybranego świadczeniodawcy należy użyć przycisku Miejsca wykonywania usług znajdującego się w dolnej części Karty świadczeniodawcy. Na zakładce dane adresowe użytkownik uzupełnia: adres siedziby (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon, fax), adres do korespondencji (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon). Jeśli adres do korespondencji pokrywa się z adresem wykonywania świadczeń można skorzystać z przycisku wówczas program sam uzupełni wszystkie pola)., adresy internetowe: ( , adres w sieci rozległej). Aby wszystkie dane dotyczące świadczeniodawcy zostały wypełnione, do programu wprowadzono komunikaty informujące o braku wymaganych danych. Rysunek 34 Lista miejsc wykonywania usług W części dolnej listy wykonywania usług znajdują się przyciski umożliwiające: - wprowadzenie miejsca wykonywania usług, - poprawienie informacji o miejscu wykonywania usług, - wydrukowanie listy miejsc wykonywania usług, Rysunek 32 Komunikat o nie wpisaniu do Karty świadczeniodawcy nazwy - usunięcie wybranego miejsca wykonywania usług, - zliczenia pozycji listy miejsc wykonywania usług. DODAWANIE NOWEGO MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Aby wprowadzić na listę miejsce wykonywania usług należy użyć przycisku F2 Dodaj. Rysunek 33 Konieczność podania numeru NIP Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji można je zaakceptować przyciskiem OK. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 21

25 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA DRUKOWANIE LISTY MIEJSC WYKONYWANIA USŁUG Wydrukowanie listy miejsc jest możliwe poprzez przycisk F9 Drukuj. Przed wykonaniem wydruku użytkownik może sprawdzić jak będzie wyglądał wydruk na podglądzie. Rysunek 35 Karta miejsca wykonywania usług W Karcie miejsca wykonywania usług należy podać następujące informacje: nazwa, VII kod resortowy świadczeniodawcy, jeżeli kod ten nie został nadany zamiast niego mogą zostać podane inne, uzgodnione z Funduszem trzy cyfry lub zero, komórka organizacyjna (wybór z dostępnej listy komórek) kod pocztowy, miejscowość, ulica, numer lokalu, telefon do rejestracji pacjentów. Po wypełnieniu danych w karcie należy użyć przycisku OK, aby wprowadzić je na listę miejsc wykonywania usług. Użycie przycisku Anuluj oznacza rezygnację z wprowadzania informacji na listę. EKSPORT DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY DO ODDZIAŁU NFZ Bardzo ważną czynnością pozwalającą na realizację procesu wymiany informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałem NFZ jest przekazanie danych o świadczeniodawcy zapisanych na nośniku elektronicznym (dyskietka) bądź przesłanie pocztą elektroniczną do Oddziału NFZ. W tym celu z menu Różne wybieramy opcję Dane świadczeniodawcy a następnie używamy przycisku ShF6 Eksport Pojawi się wtedy okno Zapisz jako, w którym należy wybrać dysk, katalog, podkatalog oraz plik, gdzie zostaną zapisane dane wprowadzone wcześniej na Karcie świadczeniodawcy. POPRAWIANIE INFORMACJI O MIEJSCU WYKONYWANIA USŁUG W celu dokonania zmian w informacjach dotyczących miejsca wykonania usługi należy na liście zaznaczyć dane miejsce i wybrać przycisk F4 Popraw. Sposób poprawiania danych jest analogiczny jak w przypadku wprowadzania nowego miejsca. USUWANIE MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Aby usunąć miejsce z listy należy je zaznaczyć, a następnie użyć przycisku F8 Usuń. Jeżeli dane miejsce wykonywania usługi jest określone w ofercie wówczas nie można go usunąć, o czym użytkownik jest informowany poniższym komunikatem: Rysunek 36 Komunikat przy próbie usunięcia miejsca wykonywania usług występującego w ofercie Rysunek 37 Okno zapisu danych świadczeniodawcy Uwaga: Nazwy pliku proponowanej przez program nie należy zmieniać. Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz w celu zapisania danych. W przypadku, gdy w karcie świadczeniodawcy zostaną wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Zastosuj, przed wygenerowaniem pliku. Zmiany te zostaną zapamiętane i zapisane do pliku. Świadczeniodawca, którego dane będą przekazane do Funduszu zostanie zarejestrowany w systemie KS-SIKCH. Uzyska również kod, który będzie go jednoznacznie identyfikował. Oddział NFZ na podstawie otrzymanych informacji przygotowuje i wysyła plik rejestracyjny z nadanym kodem. Tylko po wczytaniu takiego pliku świadczeniodawca może zaimportować STRONA 22 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

26 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ umowy przygotowane dla niego przez Oddział Funduszu. REJESTRACJA ŚWIADCZENIODAWCY Po przesłaniu podstawowych informacji do Oddziału NFZ świadczeniodawca otrzymuje plik rejestracyjny umożliwiający wymianę danych z Oddziałem. Świadczeniodawca musi zaimportować plik rejestracyjny przesłany z Oddziału zawierający nadany mu kod. W tym celu należy wybrać opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu Różne. Pojawi się wtedy okno z listą oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. Uwaga: Jeden świadczeniodawca może być zarejestrowany w kilku różnych Oddziałach NFZ. Jeżeli chcemy zarejestrować program klikamy przycisk Tak. Po pojawieniu się okna Wybór dokumentów do importu należy wybrać lokalizację pliku rejestracyjnego. Wyświetli się wówczas w prawej części okna Nazwa archi1wum dokument, w którym zapisano kod (plik ma rozszerzenie SWR). Po podświetleniu właściwej pozycji należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Rysunek 40 Zaimportowane dane świadczeniodawcy Od tego momentu wszystkie dokumenty tworzone w programie KS-SWD i przesyłane do Oddziałów NFZ będą łączone z właściwym świadczeniodawcą. Informacje na temat numerów kodów nadanych przez NFZ świadczeniodawcy pojawiają się w oknie z listą oddziałów Oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. Rysunek 38 Lista oddziałów Funduszu Podczas pierwszej rejestracji lista Oddziałów jest pusta-aby wykonać rejestrację należy kliknąć na przycisk ShF5 Rejestruj i wybrać plik rejestracyjny (*.swr). Po podświetleniu właściwej pozycji należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Jeśli świadczeniodawca chce się zarejestrować w kolejnym Oddziale NFZ musi ponownie kliknąć przycisk Sh F5 Rejestruj. Po tej czynności pojawi się informacja, że program już jest zarejestrowany - w związku z tym użytkownik musi zdecydować czy na pewno ma być dokonana rejestracja. Rysunek 39 Uwaga dotycząca rejestracji świadczeniodawcy 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 23

27 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA UŻYTKOWNICY Podstawowym zadaniem opcji Użytkownicy jest połączenie w jedną całość operacji związanych z nadzorowaniem praw i uprawnień użytkowników. W zakresie tej funkcji mieści się także proces dodawania pracowników do listy osób uprawnionych do korzystania z programu. Operacje te powinny być wykonane przez administratora systemu w taki sposób, aby poszczególne osoby otrzymały tylko i wyłącznie te uprawienia, które są niezbędne do normalnej pracy. W szczególności trzeba zadbać o to, aby ograniczyć listę użytkowników mających możliwość modyfikacji zarówno własnych, jak i cudzych uprawnień. Pracownik w systemie identyfikowany jest za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Nazwa użytkownika niekoniecznie musi zgadzać się z rzeczywistym imieniem lub nazwiskiem. Należy również pamiętać, aby hasło nie miało związku z danymi personalnymi danego pracownika. Niewskazane jest wykorzystanie w tym celu imienia, nazwiska lub daty urodzenia. Hasło powinno zawierać co najmniej 5 znaków. Są to zalecenia, które stanowią minimalny poziom zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych do systemu, który zawiera szereg danych o charakterze poufnym. Uwaga: Aby użytkownik systemu mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. UŻYTKOWNICY Jest to opcja zawierająca listę wszystkich pracowników, którzy kiedykolwiek mieli uprawnienia do pracy z systemem. Jest ona dostępna po wybraniu opcji Użytkownicy z menu Różne. chcieli, aby wymusić na użytkownikach systemu zmianę co pewien czas haseł, należy wprowadzić do pola Limitowany czas ważności hasła liczbę dni, przez które dany użytkownik będzie mógł się logować na wprowadzone hasło. Uwaga: Program będzie odliczał dni od daty wprowadzenia limitu. Przyciski w obrębie okna Lista użytkowników pozwalają na: Dodaj (F2) dopisanie nowego użytkownika, Popraw (F4) poprawę informacji o użytkownikach, Drukuj (F9) wydruk pełnej listy użytkowników, Zamknij zamknięcie okna. W celu zliczenia liczby pozycji aktualnie znajdujących się na wyświetlonej liście (liczby użytkowników) należy kliknąć na ikonę kalkulatora WYSZUKIWANIE UŻYTKOWNIKA System umożliwia wyszukiwanie użytkowników wg kryterium Nazwisko; Imię. Aby wyszukać w bazie danego użytkownika należy: w polu obok kryterium podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwany użytkownik zostanie w ten sposób podświetlony na liście. WPROWADZANIE NOWEGO UŻYTKOWNIKA W celu wprowadzenia nowego użytkownika i umożliwienia mu pracy z programem, należy użyć przycisk Dodaj (F2). Spowoduje to wyświetlenie okna karty użytkownika, na której znajdują się dwie zakładki: Dane ogólne, Hasło, Uprawnienia. Kliknięcie na zakładkę spowoduje wyświetlenie danej karty. DANE OGÓLNE Dane ogólne umożliwiają wprowadzenie oraz modyfikację danych osobowych użytkownika. Rysunek 41 Lista użytkowników W programie wprowadzono możliwość limitowania czasu ważności hasła. Jeśli będziemy STRONA 24 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

28 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 42 Wprowadzanie nowego użytkownika programu Wypełniając poszczególne pola należy pamiętać, że: pole Miejscowość wprowadza się z bazy, klikając na umieszczone obok pole wyboru, pozostałe pola uzupełnia się ręcznie. Aby wprowadzić nowego użytkownika następujące pola muszą być obowiązkowo wypełnione: Nazwa użytkownika, Nazwisko, Imię, Po kliknięciu OK pojawi się komunikat przypominający o konieczność wprowadzenia hasła dla danego użytkownika. Rysunek 43 Komunikat brak wprowadzonego hasła Automatycznie nastąpi wyświetlenie karty służącej do uzupełniania Hasła i Uprawnień wprowadzonego użytkownika. HASŁA DOSTĘPU I UPRAWNIENIA Aby zdefiniować dla nowego użytkownika hasła dostępu oraz uprawnienia do korzystania z programu należy kliknąć na karcie użytkownika zakładkę Hasło, uprawnienia. Na tym etapie można również modyfikować uprawnienia istniejących użytkowników, aby umożliwić im uruchomienie określonych funkcji programu. W przypadku gdy użytkownik nie ma prawa do przeglądania lub edycji kartoteki użytkowników (czyli w zasadzie każdy oprócz administratora), zamiast opcji Użytkownicy w menu głównym wyświetlana jest pozycja Zmiana hasła. Po jej wybraniu użytkownik proszony jest o podanie poprzedniego hasła i dwa razy nowego (wprowadzenie i weryfikacja). Rysunek 44 Okno nadawania uprawnień i haseł W oknie tym należy wprowadzić hasło, które pozwoli nowemu użytkownikowi pracować w programie. Uwaga: Nowe hasło należy wpisać w odpowiednich polach dwukrotnie. Stanowi to zabezpieczenie przed popełnieniem błędu podczas wpisywania hasła. Wpisywane hasło wyświetlane jest w postaci niewidocznej dla użytkownika (znaczki *). Jest to zabezpieczenie przed podejrzeniem hasła przez osoby trzecie. W celu usprawnienia i przyśpieszenia wykonywania pracy podczas nadawania uprawnień poszczególnym pracownikom, wprowadzono przycisk Kopiuj (F11). Jeśli będziemy chcieli nadać wybranej osobie uprawnienia takie same, jakie już posiada inna osoba wprowadzona do programu, wystarczy: wprowadzić hasło, kliknąć przycisk Kopiuj (F11), po pojawieniu się okna Wybieranie użytkownika, należy wybrać (podświetlić) osobę, której uprawienia mają być skopiowane, użyć przycisku OK. Spowoduje to skopiowanie uprawnień podświetlonej osoby na kartę uprawnień wprowadzanego aktualnie pracownika. Następnie należy określić uprawnienia (zaznaczając pola z lewej strony), które pozwolą użytkownikowi programu wykorzystywać tylko te opcje, jakie zostały mu przydzielone przez osoby uprawnione. Zaznaczenie określonych uprawnień będzie polegało na kliknięciu na pusty kwadrat, w którym pojawi się znacznik. Dostępne są między innymi następujące uprawnienia: Przeglądanie pacjentów pozwala wyszukać pacjentów w bazie i obejrzeć ich dane. Dodawanie i poprawianie pacjentów umożliwia wprowadzenie nowego pacjenta, a także modyfikację danych pacjentów już istniejących. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 25

29 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Importowanie pacjentów pozwala importować arkusze z danymi z programu Excel Przeglądanie danych świadczeniodawcy pozwala przeglądać dane świadczeniodawcy. Poprawianie danych świadczeniodawcy pozwala na poprawianie danych świadczeniodawcy. Dodawanie i poprawianie danych banków daje możliwość wprowadzenia nowego banku i jego modyfikacji. Przeglądanie użytkowników systemu jest to opcja pozwalająca przeglądać listę osób pracujących z programem oraz dane dotyczące tych osób bez możliwości ich modyfikacji. Poprawianie danych użytkowników systemu umożliwia modyfikację danych osobowych pracowników (na zakładce Dane ogólne). Przeglądanie umów Wprowadzanie (importowanie) umów Importowanie pacjentów pozwala na import danych dotyczących pacjentów. Import wykonanych usług pozwala na przeniesienie wykonanych usług zapisanych w arkuszu Excel, Przeglądanie lekarzy umożliwia przeglądanie bazy z wprowadzonymi lekarzami, Dodawanie i poprawianie lekarzy - pozwala na wprowadzanie danych nowych lekarzy i w razie potrzeby aktualizację danych. Zmiana lekarza umożliwia przeprowadzenie operacji przekazania pacjentów między lekarzami, Wprowadzanie i sprawdzanie ofert umożliwia wczytywanie i sprawdzanie ofert przesłanych przez NFZ, Eksportowanie ofert - umożliwia eksport ofert do Oddziału NFZ, Wprowadzanie zapytań ofertowych pozwala na import zapytań ofertowych do systemu, które zostały przesłane przez Oddział NFZ, Wprowadzanie rachunków refundacyjnychumożliwia generowanie rachunków za wykonane usługi, Eksportowanie rachunków refundacyjnychpozwala na wyeksportowanie rachunków refundacyjnych do Oddziału NFZ, Tworzenie list POZ pozwala na stworzenie listy pacjentów, Generowanie statystki usług med.- umożliwia tworzenie raportów statystycznych z wykonanych usług, Tworzenie kopii bezpieczeństwa - umożliwia utworzenie kopii bezpieczeństwa, Indeksacja baz - umożliwia indeksację baz danych. Przeglądanie deklaracji pozwala na przeglądanie wprowadzonych do programu deklaracji, Dodawanie i poprawianie deklaracji pozwala na dodawanie i poprawianie deklaracji, Odtworzenie kopii bezpieczeństwa - pozwala na odtworzenie ostatniej kopii bezpieczeństwa. W karcie użytkownika można także ustawić uprawnienia dotyczące wydruku generowanych list i dokumentów (np.: lista usług, pacjentów, listy deklaracji, rachunki refundacyjne). Uwaga: Po zalogowaniu się na zdefiniowanego użytkownika tylko te opcje w menu będą dostępne (nie będą wyszarzone), do których użytkownik ma uprawnienia. POPRAWA DANYCH UŻYTKOWNIKA Aby poprawić informacje o użytkowniku programu należy zaznaczyć na liście wybranego użytkownika i użyć przycisku Popraw (F4). Po modyfikacji danych w Karcie użytkownika należy zatwierdzić zmiany przyciskiem OK. Aby anulować wprowadzone zmiany należy nacisnąć Anuluj. WYDRUK LISTY UŻYTKOWNIKÓW W celu wydrukowania listy użytkowników programu należy w oknie Lista użytkowników użyć przycisku Drukuj (F9). Przed wydrukowaniem listy istnieje możliwość podejrzenia wydruku na podglądzie. STRONA 26 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

30 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ZAPYTANIA OFERTOWE Określenie zapotrzebowania na usługi jest zadaniem każdego Oddziału NFZ. Na podstawie precyzyjnie przygotowanego planu usług, NFZ opracowuje i wysyła zapytania ofertowe do świadczeniodawców. Są one zapisane i przekazywane w formie elektronicznej. Abyśmy mogli wprowadzić do systemu zapytanie ofertowe przesłane przez NFZ należy wybrać opcję Zapytania ofertowe z menu Konkurs ofert. Rysunek 46 Okno wyboru pliku do zaimportowania W oknie tym należy wybrać dysk, katalog i plik, zawierający zapytanie. Po podświetleniu pliku, w prawej części okna (Nazwa archiwum) pojawią się nazwy plików zawierających zapytanie ofertowe (rozszerzenie plików ZPO ). Następnie należy podświetlić jedno z zapytań ofertowych z prawej strony i kliknąć przycisk OK. Rysunek 45 Przeglądanie i rejestracja zapytań ofertowych Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: ofertowym, - import pliku z zapytaniem - przeglądanie nagłówka zapytania ofertowego, - przeglądanie pozycji specyfikacji zapytania ofertowego, Możliwe jest również zaimportowanie większej liczby plików z zapytaniami ofertowymi. Jeżeli mają być zaimportowane wszystkie pliki znajdujące się we wskazanym katalogu wystarczy kliknąć w napis Nazwa archiwum, a wówczas zostaną one zaznaczone. W przypadku, gdy mają być importowane wybrane pliki można je wskazać używając przycisku Ctrl z klawiatury i klikając w wybrane pliki przyciskiem myszki. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się okno Import dokumentów, w którym będą automatycznie wyświetlane informacje o przebiegu importu. Podsumowaniem tej operacji będzie komunikat: - wydrukowanie zapytania ofertowego, - wyszukiwanie zapytań ofertowych według ich numerów, - wyszukiwanie pozycji specyfikacji wskazanego zapytania według kodu usługi lub nazwy usługi, - zamknięcie okna. IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO Po wyświetleniu okna Przeglądanie zapytań ofertowych, należy użyć przycisku. W wyniku tej czynności pojawi się okno Wybór dokumentów do importu. Rysunek 47 Zakończona operacja importu Zaimportowane w ten sposób zapytanie znajdzie się wraz ze swoją specyfikacją w oknie Przeglądanie zapytań ofertowych. JAK JEST ZBUDOWANE ZAPYTANIE OFERTOWE? Każde zapytanie ofertowe składa się z dwóch części: nagłówka, pozycji specyfikacji. 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT/CZ2-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 27

31 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Nagłówek zapytania jest prezentowany w górnej części okna. Znajdują się w nim następujące informacje: Numer zapytania, Zakres usług, jakie są ujęte w zapytaniu, Okres, w którym obowiązuje zapytanie, Termin składania ofert, Ograniczenia dla składanych ofert (Fundusz może zażądać osobnej oferty dla każdego miejsca wykonywania usług), Dane administracyjne o osobach redagujących zapytanie ofertowe w Funduszu. Rysunek 50 Wzory ankiet skojarzone z zapytaniem Po użyciu przycisku Ctrl F5 Podgl wzoru. użytkownik może przeglądać formularz ankiety dołączonej do wybranej usługi. Rysunek 48 Nagłówek zapytania ofertowego W dolnej części okna z listą zapytań ofertowych znajdują się pozycje specyfikacji podświetlonego w górnej części okna zapytania. Informacje o usługach prezentowane są na dwóch zakładkach. Na zakładce pierwszej Specyfikacja zapytania ofertowego znajduje się: Kod usługi, Nazwa usługi, Potrzeby NFZ (jeżeli informacja ta została przez Fundusz ujawniona). Rysunek 51 Podgląd wzoru ankiety W przypadku gdyby użytkownik chciał mieć widoczne na ekranie wyłącznie nagłówki zapytań ofertowych powinien uaktywnić opcję PRZEGLĄDANIE KARTY POZYCJI SPECYFIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wybranej usługi zawartej w zapytaniu ofertowym należy podświetlić ją na liście, a następnie użyć przycisku. Rysunek 49 Specyfikacja zapytania ofertowego Po użyciu przycisku Sh F3 Podgl. Zostanie otwarta Karta pozycji specyfikacji zapytania ofertowego i użytkownik będzie mógł przeglądać dane w niej zawarte. Na drugiej zakładce Wzory ankiet skojarzone z zapytaniem są umieszczone: Nazwa wzoru ankiety, Informacja, czy wypełnienie ankiety jest obligatoryjne. Rysunek 52 Karta pozycji zapytania ofertowego W górnej części karty znajduje się nazwa usługi oraz informacja czy do pozycji oferty ma zostać STRONA 28 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT /CZ2-01

32 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ dołączona lista osób personelu wykonującego daną usługę. W karcie tej na kolejnych zakładkach znajdują się także informacje dotyczące: - zapotrzebowania Narodowego Funduszu Zdrowia, - pakietu usług szczegółowych wykonywanych w ramach wybranej pozycji specyfikacji, - wzorów ankiet dotyczących wybranej pozycji specyfikacji oferty. Wzory ankiet skojarzone z pozycją zapytania ofertowego Zarówno do całego zapytania jak również do wybranej pozycji specyfikacji może zostać dołączony formularz ankiety. Będzie on widoczny na trzeciej zakładce w karcie specyfikacji zapytania ofertowego. Zapotrzebowanie NFZ Na zakładce tej jest prezentowane w sposób ilościowy zapotrzebowanie Funduszu dotyczące wybranej usługi. NFZ może zdecydować się nie przekazywać tej informacji w zapytaniu ofertowym. Wówczas na zakładce tej znajduje się następująca informacja: Rysunek 55 Wzory ankiet skojarzone z pozycją zapytania ofertowego Rysunek 53 Specyfikacja oferty bez podanego zapotrzebowania NFZ Pakiet usług szczegółowych Na drugiej zakładce znajduje się lista usług szczegółowych, wykonywanych w ramach usługi głównej. Na zakładce tej jest podana nazwa wzorca ankiety oraz informacja, czy wypełnienie ankiety jest obligatoryjne. Przy użyciu przycisku Ctrl F3 Podgląd można przeglądać formularz ankiety. Rysunek 56 Podgląd wzorca ankiety Rysunek 54 Pakiet usług szczegółowych w ramach pozycji ankiety Podanie tej informacji może mieć dwojaki cel: - wyłącznie informacyjny, ponieważ świadczeniodawca jest zobowiązany wykonywać wszystkie usługi z pakietu, - zebranie w ofertach informacji o gotowości świadczeniodawcy do wykonywania usług z pakietu. W tym drugim przypadku tworząc ofertę świadczeniodawca musi wskazać, które pozycje pakietu jest w stanie wykonywać. NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZEGLĄDAJĄC ZAPYTANIE OFERTOWE Tworząc zapytanie ofertowe pracownicy NFZ umieszczają w nim szereg informacji, na które świadczeniodawca powinien zwrócić szczególną uwagę. Są to następujące elementy: Termin obowiązywania zapytania jest to okres, na który Fundusz chce zakontraktować usługi zawarte w zapytaniu, termin ten jest widoczny w nagłówku zapytania jako dwie graniczne daty: Ważna od oraz Ważna do. 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT/CZ2-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 29

33 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Najczęściej termin obowiązywania zapytania to cały kolejny rok. Termin składania oferty jest do data, do której oferta utworzona w odpowiedzi na przesłane zapytanie powinna zostać dostarczona do NFZ. Przestrzeganie tej daty jest bardzo istotne ze względu na regulamin konkursu ofert. Opcjonalne wymaganie oddzielnych ofert dla każdego miejsca wykonywania usług informacja na temat tego warunku jest podana w nagłówku zapytania. Miejsca wykonywania usług są uzupełniane przez użytkownika w Karcie świadczeniodawcy. Jeżeli Fundusz w zapytaniu ofertowym poda taki warunek to świadczeniodawca dla każdego ze swoich miejsc wykonywania usług powinien stworzyć osobną ofertę. Jeżeli warunek taki nie jest określony, wówczas dla każdej z usług może zostać podane osobne miejsce wykonywania. Usługi w pakietach do tej pory pakiety usług szczegółowych były dołączane do usług kontraktowanych w umowach. Obecnie pakiety usług są również umieszczane w zapytaniach ofertowych. Można je przeglądać w karcie pozycji specyfikacji zapytania na zakładce Pakiety wykonywanych usług. W zależności od opcji zaznaczonej przez NFZ pakiet jest podany wyłącznie w celu informacyjnym lub też świadczeniodawca powinien określić, które usługi z pakietu jest w stanie wykonywać. Personel medyczny w zależności od opcji zaznaczonej w karcie pozycji specyfikacji oferty, do każdej pozycji specyfikacji oferty świadczeniodawca powinien załączyć listę personelu medycznego wykonującego daną usługę. Plan turnusów - Fundusz dla danej pozycji specyfikacji zapytania ofertowego może określić jako wymagane podanie planu turnusów Ankiety skojarzone z zapytaniem ofertowym do każdej pozycji specyfikacji zapytania ofertowego może być dołączona lista ankiet, czyli formularzy, które powinien wypełnić świadczeniodawca. Ankiety mogą także zostać dołączone bezpośrednio do nagłówka zapytania ofertowego. WYSZUKIWANIE ZAPYTAŃ OFERTOWYCH W przypadku, gdy w programie znajdzie się wiele zapytań ofertowych będziemy mogli wyszukać tylko te, które nas interesują W tym celu możemy wykorzystać kryteria wyszukiwania dostępne w górnej części okna oraz w polu Szukaj wg. W górnej części okna można wyszukiwać i przeglądać dokumenty zgodnie z wybranym przez siebie zakresem. Do wykonania tych czynności służy przycisk Zastosuj, którego użycie spowoduje wyselekcjonowanie i wyświetlenie dokumentów wg wprowadzonych kryteriów: Oddział NFZ, Rok. Pole Szukaj wg umożliwia wyszukiwanie zapytań według numeru zapytania. Aby wyszukiwać pozycje zapytania należy skorzystać z pola Szukaj wg w dolnej części okna. Umożliwia ono wyszukiwanie usług według ich nazwy lub kodu. Po określeniu kryterium wyszukiwania należy użyć przycisku F7-Szukaj lub ShF7-Szukaj, aby wyszukiwanie zostało uruchomione. DRUKOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO Aby wydrukować zapytanie ofertowe należy, podświetlić wybraną pozycję i kliknąć przycisk Drukuj (F9). Program wyświetli okienko w celu wyboru właściwej drukarki, ilości stron do wydrukowania, itd. Rysunek 57 Okno Drukuj STRONA 30 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT /CZ2-01

34 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ REJESTRACJA I WYPEŁNIANIE OFERT (DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ) Aby każdy świadczeniodawca mógł podpisać umowę z wybranym Oddziałem NFZ, powinien przekazać informacje o rodzaju usług, które ma do zaoferowania, ich ilości oraz proponowanej cenie. Dlatego stworzono w programie opcję, która umożliwi przygotowanie czytelnych ofert. Poza ofertami świadczeniodawca może tworzyć również dokumentację aktualizacyjną, która pozwala na sprawniejsze przygotowanie umów w NFZ. Dokumentacja ta pełni jedynie funkcję informacyjną dla NFZ i nie stanowi właściwej oferty. Opcja menu głównego Konkurs ofert\oferty pozwala na wprowadzanie informacji w ofertach i dokumentacjach aktualizacyjnych utworzonych na podstawie zapytań ofertowych przygotowanych przez Oddziały NFZ. Podstawowe operacje to: poprawianie nagłówków dokumentów, przeglądanie nagłówków dokumentów, rejestracja faktu sprawdzenia dokumentów, rejestracja faktu zatwierdzenia dokumentu, usuwanie dokumentu, wyszukiwanie dokumentów według wprowadzonych kryteriów, wprowadzanie pozycji specyfikacji dokumentu, uzupełnianie informacji o miejscach wykonywania usług, uzupełnianie informacji o personelu medycznym, uzupełnianie informacji o planie turnusów, uzupełnianie informacji o harmonogramie pracy placówki świadczącej usługi, poprawianie pozycji specyfikacji dokumentu, podgląd pozycji specyfikacji dokumentu, usuwanie pozycji specyfikacji dokumentu, wyszukiwanie pozycji specyfikacji dokumentu, wypełnianie ankiet dołączonych do zapytania ofertowego, eksport dokumentów do NFZ. Import zapytania ofertowego i stworzenie oferty (dokumentacji aktualizacyjnej) jest możliwe niezależnie od Oddziału NFZ, w którym dokument powstał. A więc jeśli świadczeniodawca nie jest zarejestrowany w żadnym Oddziale, lub też jest zarejestrowany np. w Wielkopolskim OW NFZ nie będzie miał trudności z wczytaniem zapytania ofertowego z Mazowieckiego Oddziału NFZ. Natomiast przesłanie wypełnionej oferty Oddziałowi NFZ wiąże się z przesłaniem swoich danych, które są uzupełnione w Karcie świadczeniodawcy (opcja Dane świadczeniodawcy z menu Różne). Operacje te zostały opisane w rozdziale Funkcje podstawowe. PRZEGLĄDANIE I REJESTRACJA OFERT Po wybraniu opcji Oferty z menu Konkurs ofert nastąpi wyświetlenie okna Przeglądanie i rejestracja ofert/dokumentacji aktualizacyjnych. W oknie tym znajdą się wszystkie wprowadzone, sprawdzone i zatwierdzone dokumenty wraz ze swoimi specyfikacjami. Rysunek 58 Przeglądanie i rejestracja ofert oraz dokumentacji aktualizacyjnych W pierwszej kolumnie (T) w górnej części okna znajdują się znaczniki określonych dokumentów: O: oznacza ofertę, A: oznacza dokumentację aktualizacyjną. Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: Dodaj (F2) wprowadzenie oferty lub dokumentacji aktualizacyjnej na podstawie zapytania ofertowego, Podgląd (F3) - przeglądanie Karty nagłówka oferty/dokumentacji aktualizacyjnej, Popraw (F4) poprawianie dokumentów już wprowadzonych, Usuń (F8) usuwanie dokumentów z systemu, Rej.spraw. zarejestrowanie faktu sprawdzenia poprawności dokumentu, Rej.zatw. zarejestrowanie faktu zatwierdzenia dokumentu Drukuj (F9) wydrukowanie wyselekcjonowanej listy dokumentów, Eksport (ShF6) wygenerowanie pliku zawierającego zatwierdzoną ofertę/dokumentację aktualizacyjną w formie 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 31

35 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA elektronicznej, która zostanie przesłana do Kasy Chorych. Dodaj (ShF2) dodanie pozycji specyfikacji wybranego dokumentu, Podgląd (ShF3) - przeglądanie danych pozycji specyfikacji dokumentu, Popraw (ShF4) poprawienie danych pozycji specyfikacji wybranego dokumentu, Usuń (ShF8) usunięcie pozycji specyfikacji, Plan turnusów przeglądanie planów turnusów, Szukaj (F7) oraz Szukaj (Sh F7) wyszukiwanie dokumentów oraz pozycji ich specyfikacji według określonych kryteriów, Zastosuj wyszukiwanie dokumentów oraz pozycji ich specyfikacji według kryteriów określonych w górnej części okna, Zamknij zamknięcie listy ofert/dokumentacji aktualizacyjnej. Szczególną uwagę należy zwrócić na zjawisko wyszarzenia poszczególnych przycisków. Dzięki temu użytkownik wie, które operacje są możliwe do wykonania na danym etapie pracy z systemem (jest to związane z aktualnie podświetlonym dokumentem, znajdującym się na liście). Przykładowo, jeśli podświetlona jest oferta sprawdzona, to przycisk jest wyszarzony (zablokowany). Oznacza to, że nie musimy już sprawdzać danej oferty. Jeżeli zaraz potem podświetlimy wprowadzoną ofertę, przycisk ten zostanie odblokowany. Będzie to oznaczało, że możemy ją sprawdzić i zarejestrować ten fakt w systemie. Aby obejrzeć niewidoczne części tabeli należy użyć pasków przewijania bądź też strzałek na klawiaturze. W dolnej części listy znajduje się informacja o kodzie usługi, jej pełnej nazwie oraz miejscu wykonywania podświetlonej na liście pozycji specyfikacji oferty. Rysunek 59 Informacja o miejscu wykonywania usługi Oferta wprowadzona, Oferta sprawdzona, Oferta zatwierdzona, Pochodzenie: Własne, Na podstawie zapytania ofertowego, Rok. Szukaj (F7) użycie tego przycisku po uprzednim wybraniu kryterium wyszukiwania i uzupełnieniu pustego pola Szukaj wg, spowoduje wyświetlenie w tabeli tylko tych dokumentów, które będą spełniać podane przez nas warunki. Nagłówki ofert można wyszukiwać według Numeru oferty. Szukaj (Shift F7) pozwala wyszukiwać pozycje specyfikacji dokumentów. Użytkownik może wybrać jedno z trzech dostępnych kryteriów: liczba porządkowa, kod usługi, nazwa usługi. TWORZENIE OFERTY LUB DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ Utworzenie oferty lub dokumentacji aktualizacyjnej jest możliwe tylko i wyłącznie na podstawie zapytania ofertowego. W celu utworzenia odpowiedniego dokumentu należy użyć przycisku F2 Dodaj i wybrać z menu kontekstowego odpowiednią opcję:. Aby utworzyć ofertę należy wybrać Ofertę, aby utworzyć dokumentację Dokumentację aktualizacyjną. Po wybraniu rodzaju dokumentu można przystąpić do określania jego specyfikacji. Po wybraniu dokumentu pojawi się komunikat informujący użytkownika o tym, że aby utworzyć ofertę/dokumentację aktualizacyjną należy wskazać zapytanie ofertowe, na podstawie którego dany dokument ma zostać utworzony. WYSZUKIWANIE OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI W górnej części okna można wyszukiwać i przeglądać dokumenty zgodnie z wybranym przez siebie zakresem. Do wykonania tych czynności służą wprowadzone do systemu następujące przyciski: Zastosuj spowoduje wyselekcjonowanie i wyświetlenie dokumentów wg wprowadzonych kryteriów: Oddział NFZ, Statusu dokumentu: Rysunek 60 Komunikat Podobny komunikat pojawia się dla dokumentacji aktualizacyjnej: STRONA 32 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

36 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 61 Komunikat Po wybraniu przycisku OK zostanie otwarta lista zapytań ofertowych, na której użytkownik dokonuje wskazania zapytania, na którego podstawie ma być utworzona oferta lub dokumentacja. Po podświetleniu nagłówka zapytania i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK wybrany dokument zostanie utworzony, o czym użytkownik zostanie poinformowany kolejnym komunikatem. Rysunek 62 Komunikat - utworzono ofertę Analogiczny komunikat pojawia się dla dokumentacji aktualizacyjnej: W zapytaniu ofertowym może zostać określona przez NFZ konieczność tworzenia osobnej oferty dla każdego miejsca wykonywania usług. Warunek ten znajduje się w nagłówku zapytania. Po wskazaniu zapytania i naciśnięciu OK użytkownik zostanie poinformowany, że tworzona oferta będzie dotyczyła jednego miejsca wykonywania usług. Rysunek 65 Komunikat - miejsce wykonywania usług Po naciśnięciu przycisku OK zostanie otwarta lista miejsc wykonywania usług i użytkownik powinien wskazać miejsce, którego będzie dotyczyła tworzona oferta. W przypadku, jeżeli miejsca te nie zostały uzupełnione należy je wprowadzić na listę. Operacja ta jest opisana w rozdziale Funkcje podstawowe. Rysunek 63 Komunikat-utworzono dokumentację aktualizacyjną Oferta oraz dokumentacja aktualizacyjna są tworzone w taki sam sposób, stąd w dalszej części instrukcji opisana zostanie czynność tworzenia oferty. Wszystkie opisywane funkcje są analogiczne dla dokumentacji aktualizacyjnej. Po dodaniu dokumentu na liście ofert zostanie umieszczony nagłówek oferty. Będzie on miał status Wprowadzony. Oferta w momencie utworzenia nie posiada uzupełnionych pozycji specyfikacji. Użytkownik sam decyduje, które usługi z zapytania ofertowego mają zostać umieszczone w ofercie. W przypadku, gdy na podstawie wskazanego zapytania ofertowego została już utworzona oferta wówczas po wskazaniu zapytania i użyciu przycisku OK użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie. Jednak oczywiście do każdego zapytania ofertowego może zostać utworzona dowolna liczba ofert. Rysunek 66 Lista miejsc wykonywania usług Wskazane miejsce wykonywania usług zostanie uzupełnione w kartach pozycji specyfikacji oferty. W przypadku tworzenia oferty, w której świadczeniodawca musi określić grupę dokumentów formalno-prawnych pojawia się okno pozwalające wybrać odpowiednią dla podmiotu grupę tych dokumentów: Rysunek 64 Komunikat Jeżeli użytkownik wybierze przycisk TAK oferta zostaje umieszczona na liście ofert. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 33

37 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA usług, na podstawie informacji podanej przez użytkownika przy tworzeniu oferty. Jeżeli usługi w ofercie mogą dotyczyć różnych miejsc wykonywania wówczas pole to nie jest uzupełniane, Numer oferty uzupełniany automatycznie przez system, Typ specyfikacji: miesięczny, turnusowy, Rysunek 67 Wybór grupy dokumentów formalnoprawnych Po określeniu grupy dokumentów w nagłówku oferty na zakładce Wymagane dokumenty formalno-prawne widoczne będą wszystkie wymagane dokumenty określone w danej grupie. Jest to opcja, która jest domyślnie zaznaczona jako typ miesięczny i użytkownik nie może jej zmienić ponieważ obecnie NFZ stosuje tylko ten jeden typ rozliczania. Dane administracyjne osoby wprowadzającej ofertę. Rysunek 69 Karta nagłówka oferty Rysunek 68 Grupy wymaganych dokumentów formalno-prawnych NAGŁÓWEK OFERTY Po utworzeniu oferty na liście ofert pojawia się nagłówek tego dokumentu mający status Wprowadzony. Zawarte są w nim następujące informacje: Oddział NFZ, do którego jest kierowana oferta, - pole to jest uzupełniane automatycznie na podstawie zapytania ofertowego i użytkownik, nie może go modyfikować, Okres ważności oferty jest domyślnie uzupełniany na podstawie zapytania ofertowego, użytkownik może jednak ten okres modyfikować, pod warunkiem, że będzie on obejmować okres jednego roku i nie będzie dłuższy od okresu ustalonego przez Oddział NFZ, Zakres usług uzupełniany na podstawie zapytania ofertowego, użytkownik nie może go modyfikować, Miejsce wykonywania usług pole to jest uzupełniane w przypadku, gdy cała oferta ma dotyczyć jednego miejsca wykonywania Użytkownik może przeglądać informacje zawarte w nagłówku oferty poprzez użycie przycisku. Nagłówek oferty może także zostać usunięty jeżeli zostanie użyty przycisk. POZYCJE SPECYFIKACJI OFERTY Oferta utworzona na podstawie zapytania ofertowego nie ma początkowo żadnych pozycji specyfikacji. Decyzja, które usługi zostaną ujęte w ofercie należy do użytkownika. Poszczególne usługi są wprowadzane poprzez użycie przycisku. W karcie pozycji specyfikacji oferty należy wskazać usługę. Otwarta lista usług zawiera tylko te pozycje, które zostały uwzględnione przez NFZ w zapytaniu ofertowym. Z listy tej użytkownik wybiera tą usługę, którą chce zawrzeć w swojej ofercie. Po użyciu przycisku OK usługa zostanie umieszczona w specyfikacji oferty. STRONA 34 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

38 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 70 Karta pozycji specyfikacji oferty W lewym górnym rogu karty znajduje się liczba porządkowa pozycji oferty informująca użytkownika o tym, która z kolei usługa jest właśnie wprowadzana do oferty. UZUPEŁNIANIE MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG W karcie pozycji specyfikacji oferty należy uzupełnić informację w polu Miejsce wykonywania usług. Wyboru miejsca dokonuje się z listy wprowadzonych do programu placówek (menu Różne, opcja Dane świadczeniodawcy). Sposób wprowadzania tych danych jest opisany w rozdziale Funkcje podstawowe. Miejsce wykonywania usług może zostać także wprowadzone podczas uzupełniania Karty pozycji specyfikacji oferty. W przypadku, jeżeli Oddział NFZ w zapytaniu ofertowym określił, że cała oferta ma dotyczyć jednego miejsca wykonywania świadczeń jest ono wybierane przez użytkownika bezpośrednio po wskazaniu zapytania ofertowego. Jest ono uzupełniane automatycznie we wszystkich kartach pozycji specyfikacji danej oferty. Jest to wówczas informacja wyszarzona i użytkownik nie może jej zmienić w karcie pozycji specyfikacji oferty. UZUPEŁNIANIE SPECYFIKACJI ILOŚCIOWEJ I CENOWEJ Uwaga: W przypadku, gdy do pozycji oferty powinien zostać dołączony plan turnusów może się zdarzyć, że użytkownik nie będzie mógł uzupełnić ilości na zakładce Wartości oferowane. Zostaną one automatycznie przeliczone na podstawie ilości skierowań podanych przez użytkownika na zakładce Plan turnusów. Na zakładce Wartości oferowane uzupełniana jest proponowana przez oferenta ilość oraz cena jednostkowa wybranej usługi. Rysunek 71 Zakładka - wartości oferowane Liczba wierszy równa jest liczbie miesięcy określonych terminem obowiązywania danej oferty. Kolumna Wartość jest automatycznie uzupełniana przez system, na podstawie danych wprowadzonych w kolumnach Liczba usług i Cena jednostkowa. Kolumna Potrzeby Oddziału NFZ jest uzupełniana wartościami z zapytania ofertowego w przypadku, gdy Oddział NFZ określił, że zapotrzebowanie to ma być widoczne dla oferenta. Wprowadzanie na Kartę cen i ilości usług w poszczególnych miesięcy możliwe jest gdy: podświetlimy odpowiednią komórkę, wpiszemy określoną wartość i zatwierdzimy ją klawiszem Enter. W przypadku, gdy będziemy chcieli wpisać te same wartości do wszystkich wierszy w wybranej kolumnie, będziemy mogli posłużyć się wprowadzonymi na Kartę zakładkami: Liczba usług całkowita oraz Cena usług w miesiącach, Liczby usług w miesiącach. W przypadku zakładek: Liczby usług w miesiącach i Cena usług w miesiącach działania przeprowadzane są w prosty sposób. Wartość wpisana w puste pole na wybranej zakładce jest dodawana, odejmowana lub przypisana do każdego wiersza określonej kolumny. Nieco inaczej wygląda uzupełnianie wierszy na zakładce Liczba usług - całkowita. Jeżeli wpiszemy wartość w puste pole na zakładce Liczba usług całkowita, wówczas zostanie ona w sposób automatyczny podzielona przez liczbę wierszy i dodana, odjęta lub przypisana do poszczególnych pól w kolumnie Liczba usług. Wartość wpisana w pustym polu na wybranej zakładce jest dodawana, odejmowana lub przypisana do wierszy, w odpowiednich kolumnach. Czynności te można wykonać za pomocą przycisków: 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 35

39 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA - dodaje podaną na zakładce wartość w każdym wierszu określonej kolumny, - odejmuje podaną na zakładce wartość w każdym wierszu określonej kolumny, zapytania ofertowego powinien zaznaczyć, które z usług zawartych w pakiecie jest w stanie wykonywać. Zaznaczenia dokonuje się w karcie pozycji specyfikacji oferty na zakładce Pakiet usług szczegółowych. - zeruje wartości w każdym wierszu określonej kolumny, - wpisuje podaną na zakładce wartość do wszystkich wierszy w wybranej kolumnie. Powyżej opisane czynności mogą być wykonywane również za pomocą klawiatury W tym celu należy wykorzystać klawisze +, -, *, =. Przykład 1: Na zakładkę Liczba usług - całkowita wpisujemy liczbę 100 i klikamy przycisk. Liczba miesięcy=5. Wartość poszczególnych wierszy w kolumnie Liczba usług zostanie zmieniona na 20 (100/5=20). Przykład 2: Dane: liczba usług w każdym miesiącu =10, liczba miesięcy =5, liczba usług całkowita=50, cena jednostkowa =2, wartość usług w jednym miesiącu=20, wartość całkowita usług=100. Aby powiększyć wartość całkowitą usług o 200 wpisujemy 200 na zakładkę Wartość usług - całkowita, a następnie klikamy na przycisk. Zostaną dokonane następujące obliczenia: 200/50=4 - przyrost ceny jednostkowej, 2+4=6 - cena jednostkowa, 6 10 =60 - wartość usług w miesiącu, sprawdzenie: 60 5 = nowa wartość całkowita oferowanych usług ( =300). UZUPEŁNIANIE PAKIETU USŁUG SZCZEGÓŁOWYCH W zapytaniu ofertowym do usługi kontraktowanej może zostać dołączony pakiet usług szczegółowych. Cel zamieszczenia pakietu w zapytaniu ofertowym może być dwojaki: wyłącznie informacyjny, ponieważ świadczeniodawca jest zobowiązany wykonywać wszystkie usługi z pakietu, zebranie danych o usługach, które świadczeniodawca jest w stanie świadczyć. W tym drugim przypadku świadczeniodawca uzupełniający ofertę stworzoną na podstawie Rysunek 72 Zakładka z listą usług szczegółowych Poszczególne pozycje pakietu mogą otrzymać jeden z dwóch rodzajów znaczników: - oznaczający, że świadczeniodawca decyduje się na wykonywanie określonej usługi, - oznacza, że świadczeniodawca nie jest w stanie wykonywać danej usługi. Aby dokonać zmiany znacznika należy podświetlić usługę na liście i użyć odpowiednio przycisków lub. W celu zmiany znacznika dla wszystkich usług szczegółowych umieszczonych na liście stosować należy przyciski lub. Świadczeniodawca w ramach wykonywanych (zaznaczonych na liście) usług może określić ofertę cenową. Aby podać cenę dla danej pozycji pakietu należy po wybraniu tej pozycji kliknąć na przycisk. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego, w którym można wpisać oferowaną cenę: Rysunek 73 Okno do wpisania oferowanej ceny Zmiana ceny oferowanej jest możliwa tylko dla pozycji pakietu, które zostały zaznaczone. W przypadku pozycji nie zaznaczonych zmiana ceny jest zablokowana. STRONA 36 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

40 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Jeżeli użytkownik wpisze wartość 0 (zero) wówczas przy sprawdzaniu oferty zostanie wyświetlona informacja o brakujących lub błędnych wpisach w ofercie. Przykładowe okno takiego komunikatu znajduje się poniżej: UZUPEŁNIANIE LISTY PERSONELU MEDYCZNEGO W zapytaniu ofertowym Oddział NFZ określa czy wymagane jest podanie osób personelu medycznego dla wybranej pozycji oferty. Listę tą uzupełnia się na zakładce Personel w karcie pozycji specyfikacji oferty. Rysunek 74 Komunikat o błędnych lub brakujących wpisach w ofercie W przypadku, gdy pakiet usług jest zamieszczony wyłącznie w celu informacyjnym przyciski na tej zakładce są nieaktywne. W górnej części zakładki znajduje się wówczas komentarz: Oferent zgłasza gotowość wykonywania wszystkich usług z pakietu (wymóg zapytania ofertowego). Oddział NFZ tworząc zapytanie ofertowe może również zażądać od świadczeniodawcy-oferenta konieczności podania oferowanej ilości wykonywanych usług na poziomie poszczególnych usług szczegółowych z pakietu. W tej sytuacji, po podświetleniu dowolnej pozycji z pakietu usług szczegółowych, w dolnej części okna wyświetlona zostanie specyfikacja miesięczna dla tej usługi, gdzie należy podać ilości oferowane w poszczególnych miesiącach. Rysunek 76 Zakładka z personelem medycznym Zakładka z danymi personelu medycznego jest podzielona na trzy części. Część główną stanowi lista osób personelu, na której umieszczane są osoby wykonujące bieżącą usługę we wskazanym miejscu. Rysunek 77 Lista personelu Wyboru osób personelu dokonuje się przechodząc do listy pracowników medycznych. Przy użyciu przycisku F2 Dodaj należy otworzyć listę, dokonać wyboru odpowiedniej osoby i zatwierdzić wybór przyciskiem OK. Wprowadzonego do karty specyfikacji oferty pracownika można usunąć przyciskiem F8 Usuń. Rysunek 75 Podanie oferowanej ilości na poziomie usług szczegółowych Aby dana osoba personelu została zamieszczona w ofercie, musi w karcie pracownika posiadać określoną co najmniej jedną kompetencję. Jeżeli taka osoba nie posiada uzupełnionych danych o kompetencji, przy jej wyborze w specyfikacji oferty pojawia się poniższy komunikat: 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 37

41 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Rysunek 78 Komunikat o braku uzupełnionych informacji na temat kompetencji Również jeżeli w danych pracownika brakuje informacji o stażu pracy taka osoba nie może być wykazana w ofercie: Rysunek 79 Komunikat o braku informacji o stażu pracy Wybór takiej osoby w specyfikacji oferty jest możliwy dopiero po uzupełnieniu danych w karcie pracownika. Dla każdej z osób umieszczonych na liście należy określić liczbę godzin pracy w tygodniu. Można tego dokonać dwoma sposobami. Sposób 1 Określamy sumaryczny czas pracy w tygodniu. W tym celu używamy przycisku. Po jego użyciu pojawi się okno, w którym użytkownik może wpisać liczbę godzin pracy w tygodniu jaką osoba personelu poświęca na wykonywanie usługi w ramach bieżącej pozycji specyfikacji oferty w wybranym miejscu. Rysunek 81 Harmonogram godzin pracy Aby stworzyć harmonogram należy w polu Dni wybrać dzień tygodnia a w polach godziny od do określić czas pracy osoby personelu w tym dniu. Po uzupełnieniu tych danych używamy przycisku ShF2 Dodaj co pozwala umieścić wpis na liście. Aby wprowadzić zmiany w harmonogramie należy podświetlić korygowany wpis na liście, dokonać odpowiednich zmian, a następnie użyć przycisku ShF4 Popraw. Pozycja harmonogramu zostanie usunięta, gdy ją podświetlimy i użyjemy przycisku ShF8 Usuń. Zakres godzin wprowadzany w polach od do stanowią godziny od 00:00 do 24:00. Uwaga: Godziny pracy mogą być podawane z dokładnością do 15 minut. W przypadku, gdy osoba personelu pracuje na przełomie dwóch dni wówczas godziny pracy wprowadzamy osobno dla dnia pierwszego i drugiego. Rysunek 80 Wymiar czasu pracy Po naciśnięciu przycisku OK liczba godzin pracy zostanie umieszczona na liście usług personelu przy wybranym pracowniku. Sposób 2 Użytkownik programu może określić dokładny harmonogram pracy każdej osoby personelu medycznego. W tym celu służy część zakładki określona jako Godziny pracy. Przykład Pracownik ma dyżur od godziny w poniedziałek do 6.00 dnia następnego. W takim przypadku wprowadzamy godziny pracy w poniedziałek od do oraz we wtorek od do Podczas tworzenia harmonogramu godzin pracy program sprawdza poprawność wprowadzanych danych. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości użytkownik jest o tym informowany odpowiednimi komunikatami. Jeżeli wpisana wartość przekroczy liczbę 24 lub nie zostanie uzupełniona zostanie wyświetlony komunikat o nieprawidłowej godzinie. STRONA 38 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

42 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Konkurs ofert/sprzęt medyczny (szczegółowy opis tworzenia i edycji bazy sprzętu został opisany w dalszej części instrukcji- rozdział Baza sprzętu ). Aby dodać sprzęt do pozycji oferty należy zaznaczyć go na liście i kliknąć przycisk OK. Rysunek 82 Komunikat o błędnie wprowadzonych danych W przypadku gdy użytkownik wprowadzi godzinę pracy końcową wcześniejszą od początkowej również zostanie o tym ostrzeżony. Rysunek 83 Komunikat Gdy użytkownik wprowadzi godziny pracy, które już są ujęte w harmonogramie wówczas zostanie poinformowany o wystąpieniu konfliktu danych. Aby przejrzeć informacje o sprzęcie należy użyć przycisku F3-Podgląd. Aby usunąć wybrany sprzęt z pozycji oferty należy po jego zaznaczeniu kliknąć na przycisk UZDROWISKO. Oddział NFZ w zapytaniu ofertowym może określić, że do pozycji specyfikacji oferty ma zostać dołączony plan turnusów. Informacja o tym jest wyświetlana w karcie pozycji specyfikacji oferty, pod nazwą usługi. Jeżeli więc w karcie jest umieszczony komentarz do bieżącej pozycji oferty należy podać plan turnusów użytkownik powinien uzupełnić dane na zakładce Uzdrowisko. Rysunek 84 Komunikat UZUPEŁNIANIE SPRZĘTU MEDYCZNEGO W specyfikacji oferty świadczeniodawca może podać informacje o posiadanym sprzęcie medycznym. Informacje te są uzupełniane na zakładce Sprzęt: Rysunek 85 Uzupełnianie zakładki Sprzęt w specyfikacji oferty W celu dodania do pozycji oferty sprzętu medycznego należy kliknąć przycisk. Po wykonaniu tej czynności nastąpi otwarcie okna Wybieranie sprzętu, w którym należy wybrać sprzęt wprowadzony wcześniej do bazy. Baza sprzętu medycznego tworzona jest z poziomu menu Rysunek 86 Karta pozycji specyfikacji oferty - plan turnusów Zakładka ta składa się z dwóch części. Po lewej stronie jest umieszczony plan turnusów utworzony przez użytkownika. Prezentowane są tutaj następujące informacje: numer turnusu, data początkowa, data końcowa, liczba skierowań, liczba dni, liczba osobodni. W dolnej części okna umieszczone zostały informacje o sumie skierowań oraz sumie osobodni, które zostały określone w ramach wszystkich turnusów. Prawa strona zakładki pozwala na tworzenie poszczególnych turnusów. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 39

43 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA karcie pozycji specyfikacji oferty). Może to być jeden z następujących sposobów: 1. automatyczne wyznaczenie oferowanej liczby osobodni na podstawie planu turnusów wg ostatniego dnia turnusu, 2. automatyczne wyznaczenie oferowanej liczby osobodni na podstawie planu turnusów dzieląc turnusy na miesiące w razie potrzeby, 3. ręczne uzupełnienie wartości przez oferenta. Rysunek 87 Tworzenie planu turnusów Przyciski pozwalają na wykonanie następujących operacji: - przesunięcie podświetlonego turnusu do góry w planie turnusów, W trzecim przypadku użytkownik powinien na zakładce wartości oferowane samodzielnie wpisać liczbę osobodni w poszczególnych miesiącach. W pierwszym i drugim przypadku ręczne uzupełnienie ilości nie będzie możliwe. Przy próbie wpisywania ilości pojawi się komunikat ostrzegający. - przesunięcie podświetlonego turnusu na dół w planie turnusów, turnusów, turnusu, turnusu. - dodanie turnusu do planu - poprawienie podświetlonego - usunięcie podświetlonego Aby wprowadzić turnus na listę należy określić: datę początkową oraz końcową trwania turnusu, liczbę skierowań, opis turnusu nie jest to informacja obowiązkowa. Po uzupełnieniu tych danych i użyciu przycisku Ctrl+D Dodaj turnus zostanie umieszczony w planie turnusów przy czym liczba osobodni zostanie przeliczona jako iloczyn liczby dni w turnusie oraz liczby skierowań. W tej części okna znajduje się również pole Długość turnusu, w którym automatycznie wyliczana jest długość trwania turnusu na podstawie informacji wpisanych w polach Od oraz Do. Podobnie, przy wpisaniu wartości w polu Długość turnusu aktualizowane jest odpowiednio pole Do. Przycisk pozwala na automatyczne wyznaczenie daty zakończenia turnusu w przypadku, gdy podane są data rozpoczęcia turnusu (pole Od) oraz długość trwania turnusu (pole Długość turnusu). Oddział Funduszu określając podanie planu turnusów jako obowiązkowe określa również sposób w jaki plan turnusów wpływa na oferowaną liczbę usług (uzupełnianą na pierwszej zakładce w Rysunek 88 Komunikat - nie można edytować ilości W dolnej części okna należy podać profile leczenia uzdrowiskowego jakie są charakterystyczne dla danego uzdrowiska. Aby dodać określony profil należy użyć przycisku Dodaj, który spowoduje wyświetlenie listy dostępnych profili: Rysunek 89 Wybieranie profilu leczenia uzdrowiskowego Z listy tej można wybrać dowolną ilość profili, w zależności od potrzeb uzdrowiska. Aby usunąć określony profil należy użyć przycisku Usuń. GODZINY PRACY PORADNI/ODDZIAŁU W zapytaniu ofertowym Oddział NFZ może określić czy w ofercie wymagane jest podanie czasu pracy poradni lub określonego oddziału szpitala. W celu wpisania godzin pracy placówki świadczącej usługi należy przejść do zakładki Godziny pracy poradni/oddziału. STRONA 40 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

44 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 90 Godziny pracy poradni/oddziału Aby wstawić harmonogram pracy palcówki należy wybrać dzień tygodnia, czas rozpoczęcia pracy oraz czas zakończenia pracy. Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj, który spowoduje przeniesienie danych do harmonogramu. Jeżeli zostaną wprowadzone błędne dane można je zmodyfikować wybierając Popraw. Aby usunąć wpis z harmonogramu należy kliknąć przycisk Usuń. ANKIETY DOŁĄCZONE DO OFERTY Do nagłówka zapytania, a także do pozycji specyfikacji zapytania ofertowego Oddział NFZ może dołączyć formularze ankiet. W takim przypadku formularze te zostaną dołączone także do oferty utworzonej na podstawie zapytania. Użytkownik powinien uzupełnić formularze poprzez wpisanie odpowiednich informacji. Ankiety dołączone do nagłówka oferty są widoczne po jego podświetleniu i zaznaczeniu zakładki Ankiety skojarzone z ofertą. W dolnej części okna, zamiast pozycji specyfikacji oferty zostanie wyświetlona lista ankiet powiązanych z wybraną ofertą. Rysunek 92 Ankiety dołączone do pozycji oferty Przyciski związane z obsługą ankiet umożliwiają wykonanie następujących operacji: - przejście do okna Wypełniania ankiety w celu wprowadzanie danych do niezatwierdzonego formularza, ankiety, - przeglądanie formularza - podgląd wzoru ankiety dołączonego do zapytania ofertowego, ankiety, - zatwierdzenie wypełnionej - cofnięcie zatwierdzenia ankiety dołączonej do niezatwierdzonej oferty. wybranej ankiety WYPEŁNIANIE ANKIET - kopiowanie odpowiedzi z Aby wypełnić ankietę należy użyć podświetlić ją na liście i użyć przycisku. Rysunek 91 Powiązanie oferty z ankietą Natomiast ankiety dołączone do pozycji specyfikacji oferty widoczne są w karcie pozycji na zakładce Ankiety dołączone do pozycji. Rysunek 93 Wypełnianie ankiety Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 41

45 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA - zapisanie wypełnianej ankiety bez zamykania okna, - wyjście z okna bez zapisywania danych wprowadzonych w ankiecie, - zapisanie wypełnionej ankiety i wyjście z okna, - wydrukowanie ankiety. W górnej części okna wypełniania ankiety jest określone na podstawie jakiego wzoru jest ona utworzona. Wypełniana ankieta ma postać drzewa, w którym widoczne są poszczególne elementy ankiety, takie jak: rdzeń, rozdziały pozycje samodzielne, tabele. Uwaga: Definicje poszczególnych pozycji można obejrzeć w Ankiety/Przegladanie wzorców ankiet klikając następnie dwa razy na ikonę podglądu. MODYFIKACJA RDZENIA ANKIETY Rdzeń ankiety jest to element stojący najwyżej w strukturze ankiety. W nim zagnieżdżone są wszystkie pozostałe elementy. Informacja wpisana w rdzeniu ankiety jest traktowana jako jej nazwa, która będzie widoczna na Liście ankiet. Aby zmodyfikować rdzeń należy go podświetlić a następnie kliknąć myszą. Możliwa stanie się wtedy zmiana nazwy rdzenia. Zatwierdzenia nazwy dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza ENTER lub TAB z klawiatury lub poprzez kliknięcie myszą w inny element ankiety. WYPEŁNIANIE POZYCJI SAMODZIELNEJ Pozycja samodzielna jest to element ankiety, który uzupełniany jest poprzez wpisanie odpowiedniego typu informacji. Mogą to być informacje w postaci: tekstu, liczby całkowitej, wartości monetarnej/liczby rzeczywistej, pozycji słownika. Pozycja do wypełnienia w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby wprowadzić dane do tej pozycji należy ją podświetlić w strukturze drzewa. W dolnej części okna pojawi się pole, w którym należy wpisać informacje po ustawieniu się w nim kursorem. Rysunek 94 Uzupełnianie pozycji samodzielnej Po wpisaniu danych, aby je zatwierdzić należy użyć przycisku ENTER z klawiatury lub przycisku Wprowadź zmiany umieszczonego po prawej stronie pola. Informacja o rodzaju danych jakie użytkownik powinien wprowadzić w danej pozycji do wypełnienia jest umieszczona pod uzupełnianym polem. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Pozycja ze słownikiem wyróżnia się przyciskiem wyboru umieszczonym z prawej strony pola. Przy użyciu tego przycisku użytkownik przechodzi do słownika, w którym dokonuje wyboru jednej spośród dostępnych możliwości. Uwaga: Przy wypełnianiu Pozycji samodzielnych oraz tabeli użytkownik nie może wprowadzić większej liczby znaków niż to zostało określone przez osobę tworzącą wzorzec ankiety. WYPEŁNIANIE TABELI Tabela w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby uzupełnić informacje w tabeli należy podświetlić ją w strukturze ankiety. W dolnej części okna zostanie pokazany układ kolumn tabeli. Rysunek 95 Wypełnianie tabeli Po podświetleniu wybranej komórki, analogicznie jak przy wypełnianiu pozycji samodzielnej, pod tabelą pokaże się informacja o rodzaju danych jakie należy wprowadzić w komórce. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), STRONA 42 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

46 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Do słownika użytkownik przechodzi za pomocą przycisku wyboru umieszczonego po prawej stronie wypełnianej komórki. Aby zatwierdzić dane wpisane w komórce należy użyć przycisku ENTER z klawiatury. Po wypełnieniu wiersza tabeli, w celu dodania kolejnego stosujemy przycisk umieszczony z prawej strony wypełnianej tabeli. Gdy zajdzie konieczność usunięcia wiersza tabeli należy ustawić się kursorem w komórce tego wiersza i użyć przycisku. Rysunek 96 Wypełniona tabela ZAPISANIE ANKIETY Użytkownik powinien ze względów bezpieczeństwa zapisywać wypełnianą ankietę, aby nie utracić wyników swojej pracy z powodów związanych na przykład z awarią zasilania. W tym celu służy przycisk na pasku narzędzi. Nie powoduje on wyjścia z okna wypełniania ankiety. Aby zapisać ankietę i wyjść z okna należy użyć przycisku. W celu wyjścia z okna bez zapisywania ankiety używamy przycisku. POPRAWIANIE ANKIETY W celu dokonania zmian w wypełnionej ankiecie należy podświetlić ją na Liście ankiet i użyć przycisku. Czynności wykonywane w przypadku poprawiania ankiety są analogiczne do operacji wypełniania nowego formularza. Aby zapisać poprawioną ankietę używamy przycisku OK. W celu wyjścia z okna bez zapisywania zmian należy użyć przycisku Anuluj. W celu zatwierdzenia ankiety należy ją podświetlić na Liście ankiet a następnie użyć przycisku. W przypadku gdy nie wszystkie informacje w ankiecie zostaną uzupełnione nie jest możliwa zmiana statusu ankiety na zatwierdzoną. Użytkownik jest o tym informowany odpowiednim komunikatem. Rysunek 97 Komunikat Zmiana statusu ankiety jest w sposób graficzny wyróżniona na liście następującymi symbolami: - ankieta zatwierdzona, - ankieta wprowadzona. W przypadku, gdy ankieta zostanie zatwierdzona, a użytkownik chce wprowadzić w niej zmiany możliwe jest cofnięcie zatwierdzenia. Używamy w tym celu przycisku. Operację tą można wykonać do momentu, gdy cała oferta ma status wprowadzony lub sprawdzony. Gdy oferta zostanie zatwierdzona wówczas nie jest możliwe wprowadzanie w niej żadnych zmian. KOPIOWANIE ODPOWIEDZI ANKIETY Funkcja kopiowania odpowiedzi z ankiety pozwala na skopiowanie wprowadzonych wcześniej odpowiedzi z innej, zatwierdzonej ankiety. Jest to niezwykle użyteczne, gdy oferent podczas tworzenia oferty musi uzupełnić kilkakrotnie identyczne ankiety, w których chce udzielić takich samych odpowiedzi. Aby skopiować odpowiedzi z wybranej ankiety należy przed rozpoczęciem uzupełniania ankiety użyć przycisku Kopiuj odpowiedzi. Spowoduje to otwarcie okna Wybieranie ankiety zawierającego listę ankiet, z których możliwe jest skopiowanie odpowiedzi. Jeżeli w oknie tym nie jest widoczny żaden dokument należy sprawdzić ustawienia filtrów w górnej części okna. ZATWIERDZANIE ANKIETY Kiedy ankieta zostanie wypełniona może ona zostać zatwierdzona. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 43

47 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA po pojawieniu się Karty pozycji specyfikacji oferty, należy dokonać koniecznych zmian i zatwierdzić kartę przyciskiem OK. Uwaga: Ofert zatwierdzonych (status ZAT) nie można poprawiać! Rysunek 98 Wybieranie ankiety podczas kopiowania odpowiedzi Po wybraniu z listy właściwej ankiety, z której mają zostać skopiowane odpowiedzi należy użyć przycisku OK. udzielone wcześniej odpowiedzi zostaną przeniesione do pustej ankiety. Uzupełnioną w ten sposób ankietę użytkownik może oczywiście jeszcze zmodyfikować (poprzez funkcję CtrlF4-Popraw) lub-jeżeli nie chce zmieniać informacji zapisać (poprzez funkcję Zatwierdź) USUWANIE WYBRANYCH OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI Jeżeli zajdzie potrzeba usunięcia oferty z systemu, należy: podświetlić na liście ofertę przeznaczoną do usunięcia, użyć przycisku Usuń (F8). W takiej sytuacji pojawi się komunikat, który zabezpiecza przed przypadkowym usunięciem dokumentu: DRUKOWANIE ANKIETY Ankieta może zostać wydrukowana na każdym etapie jej wypełniania. Aby wydrukować ankietę należy użyć przycisku karcie wypełniania ankiety. znajdującego się w Rysunek 100 Komunikat Uwaga: Ofert zatwierdzonych (status ZAT) oraz ich specyfikacji nie można usuwać! Jeżeli usługa umieszczona w ofercie nie powinna się tam znaleźć należy podświetlić ją na liście i użyć przycisku ShF8 Usuń. Wyświetlone zostanie pytanie systemowe: Rysunek 99 Podgląd wydruku ankiety Rysunek 101 Zapytanie systemowe na temat usuwania wybranych pozycji wchodzących w skład specyfikacji Kliknięcie na przycisk Tak spowoduje usunięcie pozycji specyfikacji z systemu. Natomiast użycie przycisku Nie sprawi, że dana pozycja nadal będzie stanowiła element specyfikacji. POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH OFERT Aby dokonać poprawy danych wprowadzonej oferty należy: podświetlić ofertę, którą chcemy skorygować, podświetlić pozycję specyfikacji oferty, następnie kliknąć na przycisk Popraw (ShF4), SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT Aby oferta mogła zostać zapisana w postaci elektronicznej musi zostać zatwierdzona przez użytkownika programu. Zatwierdzenie jest operacją ostateczną ponieważ oferta o tym statusie nie może zostać poprawiona, ani usunięta. Dlatego też została wprowadzona funkcja sprawdzania oferty. STRONA 44 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

48 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Operacja ta pozwala na wykrycie wszystkich formalnych nieprawidłowości w przygotowywanym dokumencie W celu wykonania operacji sprawdzania oferty należy podświetlić nagłówek oferty i użyć przycisku. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu z pytaniem, czy wybrana czynność ma być wykonana. Rysunek 104 Potwierdzenie zatwierdzenia oferty W przypadku, gdy oferta nie została sprawdzona wówczas rejestracja zatwierdzenia spowoduje wykonanie obu tych operacji. Rysunek 102 Potwierdzenie wykonania sprawdzenia oferty Potwierdzenie wykonania tej operacji przyciskiem Tak spowoduje, że w przypadku braku uzupełnienia w ofercie wymaganych danych zostanie wyświetlony odpowiedni raport. Uwaga: Potwierdzenie zarejestrowania, sprawdzenia lub zatwierdzenia dokumentu, spowoduje, że w kolumnie Status zmieni się symbol statusu dokumentu. Symbole statusu poszczególnych dokumentów: WPR oferta zarejestrowana, SPR oferta sprawdzona, ZAT oferta zatwierdzona. Rysunek 103 Raport sprawdzania oferty W raporcie mogą się znaleźć następujące informacje: istnieją pozycje o nieokreślonej cenie lub ilości, istnieją pozycje o nie zatwierdzonych ankietach, istnieją pozycje o nieokreślonej gotowości do wykonywania usług, istnieją pozycje o nie wypełnionej informacji o personelu medycznym, istnieją pozycje, w których pracownicy medyczni mają zerową liczbę godzin pracy na tydzień. Dla każdej z wymienionych informacji podane są numery pozycji oferty, w których problem ten występuje. Aby zatwierdzić ofertę należy użyć przycisku. Wykonanie tej operacji musi być potwierdzone przez użytkownika. KOPIOWANIE OFERT Funkcja kopiowania oferty umożliwia utworzenie repliki dokumentu wprowadzonego wcześniej na listę ofert. Kopia oferty różni się od oryginału nadanym numerem oraz tym, że w przypadku gdy kopiowana jest zatwierdzona oferta jej kopia będzie miała status wprowadzony. Aby utworzyć kopię należy podświetlić ofertę na liście i użyć przycisku F5 Kopiuj. Użytkownik ma możliwość wybrania czy numer kopii dokumentu ma zawierać kod świadczeniodawcy nadany przez Oddział czy też nie. Rysunek 105 Komunikat przy tworzeniu kopii oferty/dokumentacji aktualizacyjnej W przypadku wybrania Tak numer dokumentu będzie zawierał kod świadczeniodawcy. Jeżeli wybrana zostanie opcja Nie w miejsce kodu świadczeniodawcy wstawiany jest ciąg cyfr WYSZUKIWANIE OFERT System umożliwia wyszukiwanie ofert, które spełniają określone kryteria. Aby uzyskać oczekiwane wyniki, powinniśmy uzupełnić pola zawężające grupę ofert do: 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 45

49 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Oddziału NFZ, Statusu, Pochodzenia, Roku. Uwaga 1: Możemy wybrać wszystkie, kilka lub jedną opcję zawężającą listę ofert. Aby na liście znalazły się poszukiwane oferty, należy użyć przycisku Zastosuj. Uwaga 2: Użycie przycisku Zastosuj możliwe jest każdorazowo po uzupełnieniu jednego z pól zawężających listę ofert bądź po uzupełnieniu większej ilości pól. Pole Status oferty - określa nam, w jakim stanie znajduje się dany dokument W naturalny sposób możemy dokonać podziału ofert na: Wprowadzone, Sprawdzone, Zatwierdzone, Wszystkie. Rysunek 106 Status oferty Kryterium Pochodzenie określa sposób w jaki oferta została wprowadzona do systemu. Wśród ofert wyróżniamy: Własne wprowadzone przez użytkownika, Utworzone na podstawie zapytania ofertowego. Rok obowiązywania oferty, Oddział NFZ - po kliknięciu na przycisk wyboru, wyświetli się okno, z którego możemy wybrać określoną pozycję. Na koniec należy zwrócić uwagę na obowiązującą zasadę: jeśli w ramach dowolnego pola zawężającego wyszukiwanie, zrezygnujemy z wprowadzenia konkretnych danych, związany z danym polem warunek nie jest brany pod uwagę! WYSZUKIWANIE POZYCJI SPECYFIKACJI ZA POMOCĄ POLA SZUKAJ WG Aby wyszukać pozycję specyfikacji wybranej oferty, należy: w górnej części tabeli kliknąć na wybraną ofertę, następnie przejść do dolnej tabeli, która zawiera dane dotyczące: Kodu usługi, Nazwy usługi, Liczby oferowanych usług, Jednostkowej ceny ceny jednej usługi, Wartości wartość wszystkich usług po określonej cenie. Aby odnaleźć szukane pozycje na liście specyfikacji wybranej oferty, należy: W polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Liczba porządkowa, Nazwa usługi, Kod usługi. W polu obok należy podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (ShiftF7). Poszukiwane pozycje specyfikacji wybranej oferty zostaną wyświetlone na liście. EKSPORT DANYCH DO ODDZIAŁU NFZ Uwaga: Trzeba pamiętać o tym, iż tylko zatwierdzone oferty można eksportować do Oddziałów Funduszu. Rysunek 107 Wybór Oddziału/Delegatury NFZ Po wybraniu Oddziału\Delegatury NFZ i użyciu przycisku Zastosuj, w oknie Przeglądanie i rejestracja ofert, zostaną wyświetlone wszystkie oferty złożone dla danego oddziału. Stworzone w powyżej opisany sposób oferty powinny być przekazane w formie elektronicznej do wybranego Oddziału NFZ. Poza ofertami możliwe jest także przekazanie dokumentacji o podstawowych informacjach o oferencie. W tym celu należy użyć przycisku Eksport (ShF6). Pojawi się wtedy menu kontekstowe, które pozwala wybrać rodzaj dokumentu do eksportu: Rysunek 108 Wybór dokumentu do eksportu STRONA 46 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

50 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Możliwy jest eksport następujących dokumentów: Formularza oferty- stanowiącego właściwą ofertę, Formularza rejestracyjnego zawierającego podstawowe informacje o oferencie. Po wybraniu dokumentu należy wybrać dysk, katalog i plik, w którym mają być zapisane wprowadzone do programu oferty lub formularze rejestracyjne. Użytkownik przed wydrukiem oferty może wybrać jedną z opcji: - umożliwia podgląd zaznaczonego na liście dokumentu przed wydrukiem - umożliwia wydruk oferty łącznie z wszystkimi załącznikami, - umożliwia wydruk specyfikacji oferty bez pakietów usług szczegółowych (drukowane są wówczas jedynie usługi kontraktowane) Rysunek 109 Okno Zapisz jako Ostatnim etapem będzie przekazanie oferty w dowolnej formie elektronicznej do oddziału NFZ. Uwaga: Export oferty należy potraktować jako obowiązkowy wraz z wersją drukowaną tego dokumentu. WYDRUK OFERTY Program umożliwia wydruk formularza oferty oraz formularza rejestracyjnego. Aby wydrukować ofertę należy podświetlić ją na liście, użyć przycisku Drukuj (F9) i wybrać opcję Formularz ofertowy. Zostanie wówczas wyświetlone okno z listą dokumentów związanych z podświetloną ofertą, które mogą zostać wydrukowane. Rysunek 111 Podgląd wydruku Uwaga: Jeżeli oferta ma status wprowadzony na wydruku widnieje napis niezatwierdzona oferta cenowa. Jeżeli jest drukowana niezatwierdzona ankieta na jej wydruku jest zaznaczone, że jest to wydruk próbny. Aby wydrukować formularz rejestracyjny należy podświetlić ofertę lub dokumentację aktualizacyjną na liście, użyć przycisku Drukuj (F9) i wybrać opcję Formularz rejestracyjny. Uwaga: Formularz rejestracyjny można drukować wyłącznie dla ofert i dokumentacji aktualizacyjnych o statusie zatwierdzonym. Rysunek 110 Wydruk oferty Użytkownik może wydrukować ofertę oraz załączniki. Jako załączniki mogą wystąpić: - Lista personelu medycznego, - Ankiety. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 47

51 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ANKIETY Ankiety to formularze tworzone przez Oddziały NFZ, za pomocą których świadczeniodawcy mogą przekazywać szereg informacji o sobie i świadczonych przez siebie usługach. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze informacje dotyczące procesu zbierania danych przy użyciu ankiet. Ankiety zostały stworzone z myślą o potrzebie gromadzenia i przetwarzania informacji wykorzystywanych w procesie kształtowania polityki zdrowotnej przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Aby podejmować prawidłowe decyzje odnośnie kontraktowania usług, a w szczególności ustalania limitów i cen na umowach zawieranych z konkretnymi świadczeniodawcami, pracownicy Funduszu potrzebują wsparcia w postaci szeregu informacji o podmiotach świadczących usługi medyczne, jak również o poziomie tych usług. W procesie decyzyjnym duże znaczenie maja, obok danych ilościowych, również dane jakościowe. Ankiety umożliwiają gromadzenie zarówno jednego, jak i drugiego typu danych. Dostosowanie mechanizmu zbierania informacji do potrzeb Oddziałów NFZ przejawia się w tym, że formularz ankiety jest tworzony od podstaw przez pracowników Funduszu i może być przez nich dowolnie kształtowany i modyfikowany. Cykl gromadzenia informacji przy użyciu ankiet składa się z następujących etapów: 1. opracowanie wzorca ankiety przez pracowników NFZ, 2. zatwierdzenie wzorca, jako zgodnego z potrzebami informacyjnymi NFZ, 3. przesłanie wzorca ankiety do świadczeniodawcy, 4. wypełnienie formularza ankiety przez świadczeniodawcę i odesłanie go do Oddziału NFZ, 5. przetworzenie przez pracowników Funduszu informacji zgromadzonych ankietach. Wzory ankiet zostały podzielone na kilka grup w zależności od przedmiotu ankiety. Grupa pierwsza to ankieta kontrolna świadczeniodawcy- SWD, za pomocą której można gromadzić informacje takie jak np.: liczba i rodzaj oddziałów szpitala, wyposażenie oddziałów, liczba łóżek na oddziale, zatrudniony personel i jego kwalifikacje. Kolejną grupą są ankiety dotyczące ofert. Zawierają one dodatkowe zapytania Oddziałów Funduszu związane z przesłanym zapytaniem ofertowym. Grupa ankiet - USL dotyczy usługi medycznej. Informacje jakie mogą być gromadzone przy jej użyciu dotyczą szeroko pojętej charakterystyki usługi i mogą być tutaj zbierane takie dane jak: nazwa usługi, techniczne możliwości jej świadczenia, procedury medyczne wchodzące w skład usługi. Aby formularz ankiety mógł być dostosowany do potrzeb Oddziału NFZ musi mieć on elastyczną strukturę. Warunek ten został zapewniony poprzez umożliwienie konstruowania formularza z takich elementów jak: Pozycja do wypełnienia, Tabela. Pozycja do wypełnienia jest to pole tekstowe, w którym mogą być wpisywane informacje za pomocą dowolnego ciągu znaków. Tabela ma strukturę składającą się z kolumn i wierszy, przy czym osoba tworząca tabelę definiuje nagłówki kolumn oraz określa typ danych, jakie mogą być wprowadzane w kolumnie. Dostępne są następujące typy danych: tekst, liczba całkowita, wartość monetarna/liczba rzeczywista, pozycja słownika. IMPORT WZORCA ANKIETY Wzorce ankiet dostarczane są w postaci elektronicznej do świadczeniodawcy. Aby wprowadzić wzorzec do programu KS-SWD należy wybrać opcję Przeglądanie Wzorców Ankiet z menu Ankiety. Rysunek 112 Lista wzorców ankiet Przyciski dostępne w tym oknie pozwalają na wykonanie następujących operacji: STRONA 48 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

52 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - przeglądanie wzorca ankiety, - importowanie wzorca ankiety, - wydruk listy wzorców ankiet, - wyszukanie ankiety według wybranego typu, - wyszukanie wzorca ankiety według kryteriów podanych w polu Szukaj wg, - zliczenie wzorców ankiet wyświetlonych na liście, - wyjście z opcji. Aby zaimportować ankietę należy użyć przycisku. Użytkownik uzyska wtedy dostęp do okna Wybór dokumentów do importu. Rysunek 114 Lista ankiet Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - uzupełnienie wzorca ankiety i dodanie go do bazy wypełnionych ankiet, - poprawa wypełnianej ankiety, - podgląd wypełnianej ankiety - usunięcie wypełnianej ankiety, - zatwierdzenie wypełnionej ankiety, - eksport ankiety w formie elektronicznej, - wydruk listy wypełnionych ankiet, Rysunek 113 Importowanie wzorca ankiety Po wskazaniu źródła importowanego pliku i podświetleniu go w prawej części okna należy użyć przycisku OK. Dokument zostanie wtedy zaimportowany i umieszczony na liście wzorców ankiet. Uwaga: Ankiety dołączone do zapytań ofertowych są wczytywane do systemu KS-SWD automatycznie. WYPEŁNIANIE ANKIETY Wypełnianie ankiet odbywa się w różnych miejscach aplikacji KS-SWD, w zależności od typu ankiety. Ankiety dołączane do ofert oraz pozycji ofert są wypełniane wyłącznie z poziomu oferty. Wypełnianie formularza ankiety o typie SWD (dotyczącej świadczeniodawcy) można dokonać wybierając opcję Przeglądanie wypełnionych ankiet z menu Ankiety. Aby wypełnić ankietę należy użyć przycisku Dodaj(F2) w oknie Lista ankiet. - wyszukanie wypełnionych ankiet przy użyciu kryteriów określonych w górnej części okna, - wyszukanie wypełnionych ankiet przy użyciu kryteriów określonych w polu Szukaj wg, - zliczenie ankiet wyodrębnionych na podstawie podanych kryteriów, - zamknięcie okna i powrót do menu głównego, WYSZUKIWANIE ANKIET W obrębie okna Lista ankiet użytkownik ma możliwość wyszukania interesującego go formularza używając dwóch sposobów przeszukiwania. Kryteria w górnej części okna pozwalają na wyszukanie ankiety poprzez podanie następujących informacji: wzór, na podstawie którego ankieta została wypełniona, typ ankiety: OGN - ankieta ogólna, SWD - ankieta dotyczącą świadczeniodawcy, 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 49

53 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA USL - ankieta dotyczącą usługi, OFE ankieta dotycząca oferty, POF ankieta dotycząca punktu oferty, UMW ankieta dotycząca umowy. Rysunek 115 Typy ankiet fakt zatwierdzenia ankiety. Aby proces wyszukiwania ankiety został przeprowadzony należy użyć przycisku Zastosuj. Proces wyszukiwania może być również przeprowadzony według kryterium podanego w polu Szukaj według, czyli Nazwy ankiety. Stosujemy wtedy przycisk Szukaj (F7). UZUPEŁNIANIE ANKIETY Aby wypełnić ankietę należy użyć przycisku Dodaj (F2) w oknie Lista ankiet. widoczne są poszczególne elementy ankiety, takie jak: rdzeń, rozdziały pozycje samodzielne, tabele. Pole Komentarz jest definiowane i uzupełniane przez Oddział NFZ podczas tworzenia zapytania ofertowego. W komentarzu Oddział NFZ może podać dodatkowe informacje dotyczące np. warunków i sposobu wypełnienia danej pozycji ankiety. Pole to nie może być modyfikowane przez użytkownika. Uwaga: Definicje poszczególnych pozycji można obejrzeć w Ankiety/Przegladanie wzorców ankiet klikając następnie dwa razy na ikonę podglądu. MODYFIKACJA RDZENIA ANKIETY Rdzeń ankiety jest to element stojący najwyżej w strukturze ankiety. W nim zagnieżdżone są wszystkie pozostałe elementy. Informacja wpisana w rdzeniu ankiety jest traktowana jako jej nazwa, która będzie widoczna na Liście ankiet. Aby zmodyfikować rdzeń należy go podświetlić a następnie kliknąć myszą. Możliwa stanie się wtedy zmiana nazwy rdzenia. Zatwierdzenia nazwy dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza ENTER lub TAB z klawiatury lub poprzez kliknięcie myszą w inny element ankiety. Rysunek 116 Wypełnianie ankiety Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - zapisanie wypełnianej ankiety bez zamykania okna - wyjście z okna bez zapisywania danych wprowadzonych w ankiecie, - zapisanie wypełnionej ankiety i wyjście z okna. W oknie wypełniania ankiety użytkownik określa typ ankiety SWD i wybiera odpowiedni wzór ankiety do wypełnienia. Po wyszukaniu odpowiedniego wzorca można przystąpić do wypełniania ankiety. W lewej części okna wypełniania ankiety widoczna jest jej struktura. Ma ona postać drzewa, w którym WYPEŁNIANIE POZYCJI SAMODZIELNEJ Pozycja samodzielna jest to element ankiety, który uzupełniany jest poprzez wpisanie odpowiedniego typu informacji. Mogą to być informacje w postaci: tekstu, liczby całkowitej, wartości monetarnej/liczby rzeczywistej, pozycji słownika. Pozycja do wypełnienia w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby wprowadzić dane do tej pozycji należy ją podświetlić w strukturze drzewa. W dolnej części okna pojawi się pole, w którym należy wpisać informacje po ustawieniu się w nim kursorem. Rysunek 117 Uzupełnianie pozycji samodzielnej Po wpisaniu danych, aby je zatwierdzić należy użyć przycisku ENTER z klawiatury lub przycisku STRONA 50 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

54 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Wprowadź zmiany umieszczonego po prawej stronie pola. Informacja o rodzaju danych jakie użytkownik powinien wprowadzić w danej pozycji do wypełnienia jest umieszczona pod uzupełnianym polem. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Pozycja ze słownikiem wyróżnia się przyciskiem wyboru umieszczonym z prawej strony pola. Przy użyciu tego przycisku użytkownik przechodzi do słownika, w którym dokonuje wyboru jednej spośród dostępnych możliwości. Uwaga: Przy wypełnianiu Pozycji samodzielnych oraz tabeli użytkownik nie może wprowadzić większej liczby znaków niż to zostało określone przez osobę tworzącą wzorzec ankiety. WYPEŁNIANIE TABELI Tabela w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby uzupełnić informacje w tabeli należy podświetlić ją w strukturze ankiety. W dolnej części okna zostanie pokazany układ kolumn tabeli. Rysunek 118 Wypełnianie tabeli Po podświetleniu wybranej komórki, analogicznie jak przy wypełnianiu pozycji samodzielnej, pod tabelą pokaże się informacja o rodzaju danych jakie należy wprowadzić w komórce. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Do słownika użytkownik przechodzi za pomocą przycisku wyboru umieszczonego po prawej stronie wypełnianej komórki. Aby zatwierdzić dane wpisane w komórce należy użyć przycisku ENTER z klawiatury. Po wypełnieniu wiersza tabeli, w celu dodania kolejnego stosujemy przycisk umieszczony z prawej strony wypełnianej tabeli. Gdy zajdzie konieczność usunięcia wiersza tabeli należy ustawić się kursorem w komórce tego wiersza i użyć przycisku. Rysunek 119 Wypełniona tabela ZAPISANIE ANKIETY Użytkownik powinien ze względów bezpieczeństwa zapisywać wypełnianą ankietę, aby nie utracić wyników swojej pracy z powodów związanych na przykład z awarią zasilania. W tym celu służy przycisk na pasku narzędzi. Nie powoduje on wyjścia z okna wypełniania ankiety. Aby zapisać ankietę i wyjść z okna należy użyć przycisku. W celu wyjścia z okna bez zapisywania ankiety używamy przycisku. POPRAWIANIE ANKIETY W celu dokonania zmian w wypełnionej ankiecie należy podświetlić ją w oknie Lista ankiet i użyć przycisku Popraw (F4). Czynności wykonywane w przypadku poprawiania ankiety są analogiczne do operacji wypełniania nowego formularza. Aby zapisać poprawioną ankietę używamy przycisku OK. W celu wyjścia z okna bez zapisywania zmian należy użyć przycisku Anuluj. ZATWIERDZANIE ANKIETY Kiedy ankieta zostanie opracowana i użytkownik będzie pewien, że nie będą do niej wprowadzane już żadne zmiany może ona zostać zatwierdzona. Uwaga: Ankiet o statusie Zatwierdzona nie można usuwać ani poprawiać. W celu zatwierdzenia ankiety należy ją podświetlić w oknie Lista ankiet a następnie użyć przycisku Zatwierdź. Zostanie zadane pytanie wymagające potwierdzenia przeprowadzenia operacji zatwierdzania ankiety. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 51

55 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Rysunek 120 Zatwierdzanie ankiety Po wyborze przycisku Tak status ankiety zmieni się na Zatwierdzony. Wybór przycisku Nie spowoduje anulowanie wykonania tej operacji. EKSPORT ANKIETY Ankieta dotycząca świadczeniodawców - typu SWD wypełniona i zatwierdzona może zostać zapisana w formie pliku i w takiej postaci przesłana do NFZ. Ankiety dotyczące ofert po wypełnieniu, zatwierdzeniu i dołączeniu do ofert są eksportowane do Oddziału NFZ wraz z ofertą. STRONA 52 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

56 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ BAZA SPRZĘTU Świadczeniodawca ma możliwość wprowadzenia w programie bazy posiadanego sprzętu medycznego. Dzięki utworzeniu takiej bazy proces przygotowywania ofert jest prostszy i mniej czasochłonny. Po wybraniu menu Konkurs ofert/baza sprzętu wyświetlane jest okno Lista sprzętu pozwalające na przeglądanie i edycję bazy sprzętu: Rysunek 122 Wprowadzanie sprzętu do bazy Po wprowadzeniu danych, w celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk OK. W przypadku rezygnacji należy kliknąć na Anuluj. POPRAWA DANYCH O SPRZĘCIE Aby zmodyfikować dane sprzętu medycznego należy wybrać sprzęt na liście i użyć przycisku. Po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić operacje przyciskiem OK. Aby zrezygnować z wprowadzania zmian należy użyć Anuluj. Rysunek 121 Baza sprzętu medycznego Przyciski znajdujące się w powyższym oknie umożliwiają wykonanie następujących operacji: - dodanie nowego sprzętu do bazy, - poprawę informacji o sprzęcie, - usunięcie sprzętu z bazy, USUWANIE SPRZĘTU Z BAZY Wprowadzony do bazy sprzęt można usunąć poprzez zaznaczenie sprzętu na liście i użycie przycisku. Po potwierdzeniu operacji (Tak) sprzęt zostanie usunięty. W przypadku wybrania Nie- dane o sprzęcie pozostaną na liście. Przy próbie usunięcia sprzętu, który został już wykazany we wprowadzonej ofercie wyświetlane jest ostrzeżenie: - wydruk listy sprzętu, -zamknięcie okna. DODAWANIE SPRZĘTU DO BAZY W celu dodania nowego sprzętu do bazy należy otworzyć menu Konkurs ofert/baza sprzętu i w oknie Lista sprzętu użyć przycisku. W oknie Sprzęt należy wprowadzić informacje o nowym sprzęcie: rodzaj, producent sprzętu, model, rok produkcji, liczba urządzeń, czy posiada atest, czy jest serwisowany, uwagi. Rysunek 123 Komunikat przy próbie usunięcia sprzętu wykazanego w ofercie Jeżeli użytkownik potwierdzi wykonanie operacji (Tak) sprzęt zostanie usunięty z bazy i z oferty. Przy próbie usunięcia sprzętu, który został już wykazany w zatwierdzonej ofercie wyświetlane jest ostrzeżenie: 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 53

57 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Rysunek 124 Komunikat przy próbie usunięcia sprzętu wykazanego w zatwierdzonej ofercie Jeżeli użytkownik potwierdzi wykonanie operacji (Tak) sprzęt zostanie usunięty z bazy, ale pozostanie w ofercie. DRUKOWANIE LISTY SPRZĘTU W celu wydrukowania bazy sprzętu medycznego należy użyć przycisku F9-Drukuj. Użytkownik ma możliwość podglądu wydruku lub bezpośredni wydruk listy sprzętu. Rysunek 125 Wydruk bazy sprzętu medycznego WYSZUKIWANIE SPRZĘTU W BAZIE Użytkownik ma możliwość wyszukiwania sprzętu w bazie według dwóch sposobów. Pierwszy z nich pozwala na wyszukanie sprzętu według miejsca wykonywania świadczeń. Aby wyszukać sprzęt przypisany do danego miejsca wykonywania należy w polu Miejsce wykonywania świadczeń wybrać żądane miejsce. Drugi sposób wyszukiwania pozwala na wyświetlenie sprzętu poprzez określenie jednego z kryteriów: - rodzaj, - producent, - model. i wpisanie w polu Szukaj wg szukanego ciągu znaków. Do zliczenia ilości wyświetlonych na liście rekordów służy przycisk. STRONA 54 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

58 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ UMOWY Głównym zadaniem opcji Umowy jest import wszystkich umów oraz aneksów do umów podpisanych z Oddziałami NFZ oraz umożliwienie użytkownikowi programu przeglądania szczegółowych danych na temat zakontraktowanych usług ich ilości i cen. Wprowadzone umowy będą podstawą do tworzenia rachunków refundacyjnych (menu Umowy, opcja Rachunki refundacyjne). Aby otworzyć okno umożliwiające wykonywanie operacji związanych z wprowadzaniem i przeglądaniem umów należy uruchomić opcję Przeglądanie umów/aneksów z menu Umowy. - wyszukiwanie umów według zadanych kryteriów, - wyszukiwanie pozycji specyfikacji umowy według zadanych kryteriów, - wczytywanie dokumentu zapisanego w postaci elektronicznej, USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA UMÓW Przed przystąpieniem do zaimportowania umowy użytkownik powinien określić dokładność z jaką będą uzupełniane w karcie specyfikacji pozycji umowy dane na temat ilości usług. Dokonujemy tego po wybraniu pozycji Opcje z menu Narzędzia. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. należy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Rysunek 126 Przeglądanie i rejestracja umów Przyciski w obrębie okna pozwalają na: umowy, - przeglądanie nagłówka umowy, - podgląd pozycji specyfikacji - wydrukowanie umowy, Rysunek 127 Ustalanie formatu liczb Jeżeli jako precyzja ilości zostanie wybrana cyfra 2, to wtedy w karcie pozycji specyfikacji umowy ilość usług będzie widoczna z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. umowy, - podgląd realizacji - podgląd realizacji umowy na podstawie wartości z umów i rachunków, - przeglądanie danych wynikających z wykonanych usług i wprowadzonych deklaracji. - wyświetlenie wszystkich aneksów do wybranej umowy lub umowy do zaznaczonego aneksu, - podgląd planu turnusów umowy z typem rozliczenia turnusowym, IMPORT UMOWY Uwaga: Aby import umowy mógł zostać przeprowadzony program musi zostać wcześniej zarejestrowany w tym Oddziale NFZ, którego umowa będzie importowana. Rejestracji dokonuje się wybierając opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu Różne. Proces importu umów oparty jest na danych przekazanych przez Oddział NFZ w formie elektronicznej. Po wyświetleniu okna Przeglądanie i rejestracja umów/aneksów, należy użyć przycisku ShF5 Import i następnie wybrać format umowy do importu: 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 55

59 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA W związku z wprowadzeniem nowych formatów wymiany danych program umożliwia import umów w następujących formatach: - plik umowy w starym formacie *.umw (dla umów generowanych do 2006 roku) - plik umowy w nowym formacie *.umx (dla umów generowanych od 2006 roku). Zastosowanie nowego formatu umowy wynika z Rozporządzenia Ministra Zdrowia z w sprawie ogólnych warunków zawierania umów na udzielanie świadczeń (wprowadzenie otwartego formatu wymiany danych w postaci komunikatów XML). W wyniku tej czynności pojawi się okno Wybór dokumentów do importu. IMPORT ANEKSU DO UMOWY Aneks jest dokumentem, za pomocą którego wprowadza się zmiany w zawartej umowie. Zmiany te mogą dotyczyć: okresu obowiązywania umowy, ceny i ilości zakontraktowanych usług, rodzaju limitu, rodzaju dokumentu weryfikującego realizację umowy. Wprowadzenie aneksu do programu odbywa się w taki sam sposób jak wprowadzenie umowy. W oknie Przeglądanie umów/aneksów należy użyć przycisku Import (ShF5). Po wybraniu pliku i wczytaniu go aneks pojawi się w liście zaimportowanych dokumentów. Aby w oknie Przeglądanie umów/aneksów były widoczne dokumenty związane wyłącznie z interesującą nas umową należy podświetlić nagłówek tej umowy lub jeden z aneksów do niej i użyć przycisk Umowa+Aneks. Gdy użytkownik chce obejrzeć wartości wprowadzone w aneksie powinien podświetlić ten dokument w górnej części okna, pozycję jego specyfikacji w dolnej części okna, a następnie użyć przycisku Podgląd (ShF3). Rysunek 128 Wybór dokumentów do importu W lewej części okna znajduje się drzewo katalogów, służące do wyboru katalogu, zwierającego pliki z umowami (rozszerzenie UMW lub UMX). Następnie należy wskazać konkretny plik do importu (lub grupę plików) i kliknąć na przycisk OK. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się okno Import dokumentów, w którym będą wyświetlane informacje o przebiegu importu. Podsumowaniem tej operacji będzie komunikat: Rysunek 129 Zakończona operacja importu Zaimportowana w ten sposób umowa znajdzie się wraz ze swoją specyfikacją w oknie Przeglądanie i rejestracja umów. Rysunek 130 Podgląd pozycji specyfikacji aneksu W otwartym oknie można zobaczyć następujące dane: Wartości pierwotne zawarte w umowie, Wartości aktualne zawarte w wybranym aneksie. W celu ułatwienia orientacji w zmianach wprowadzanych przez aneksy zastosowano kolorowe wyróżnienie tła pól związanych z następującymi zdarzeniami: Kolor czerwony wartości wyzerowane przez aneks, czyli miesiące usunięte z umowy w wyniku wprowadzenia aneksu Kolor zielony wartości wprowadzone przez aneks, czyli miesiące dodane do umowy w wyniku wprowadzenia aneksu, STRONA 56 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

60 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Kolor khaki miesiące, do których istnieją rachunki. Aby zobaczyć wartości wprowadzone w umowie oraz wartości obowiązujące po wprowadzeniu najnowszego aneksu należy podświetlić nagłówek umowy w górnej części okna, w dolnej części okna interesującą nas pozycję specyfikacji a następnie kliknąć przycisk Podgląd (ShF3). W otwartym oknie użytkownik może obejrzeć: Wartości pierwotne zawarte w umowie, Wartości aktualne zawarte w najnowszym aneksie. dowolny. Rysunek 132 Typ rozliczania Pole Od. NFZ - po kliknięciu na przycisk wyboru, wyświetli się okno Wybieranie oddziału\delegatury NFZ, w którym możemy wskazać określoną pozycję. WYSZUKIWANIE UMÓW ORAZ POZYCJI SPECYFIKACJI UMÓW W przypadku, gdy będziemy chcieli zapoznać się ze szczegółowymi danymi, dotyczącymi konkretnej umowy, możemy zażądać od programu, aby wyświetlił na liście tylko określoną pozycję. W tym celu należy wypełnić jedno, kilka lub wszystkie pola zawężające listę umów do tych, które spełniają określone przez nas warunki. Są to następujące pola: Oddział NFZ, Rodzaj dokumentu, Typ rozliczania, Rok, Rodzaj danych. Uwaga 1: Możemy wybrać wszystkie, kilka lub jedną opcję zawężającą listę umów/aneksów. Aby na liście znalazły się poszukiwane dokumenty, należy użyć przycisku Zastosuj. Pole Rodzaj - możliwy jest wybór jednego z dwóch typów dokumentów: umowa, aneks do umowy, pozostawienie pustego pola spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów, zarówno umów jak i aneksów. Rysunek 133 Możliwość wyboru Oddziału NFZ Po wybraniu oddziału Funduszu i użyciu przycisku Zastosuj, w oknie Przeglądanie i rejestracja umów, zostaną wyświetlone dokumenty podpisane z danym Oddziałem NFZ. Pole Rodzaj danych umowy/aneksu: Zaznaczenie jednej z opcji sprawi, że po użyciu przycisku Zastosuj, zostaną wyświetlone umowy/aneksy z danymi: pierwotnymi bądź aktualnymi. Rysunek 134 Wybór rodzaju danych umów Rysunek 135 Wybór rodzaju danych aneksów Rysunek 131 Typ dokumentu Pole Rok jest to rok, w którym obowiązują wyszukiwane umowy, Pole Typ rozliczania kliknięcie na strzałkę spowoduje rozwinięcie listy. Wtedy też będzie można wybrać jeden z typów rozliczania umowy/aneksu: miesięczny, turnusowy, Wyszukiwanie umów/aneksów oraz pozycji specyfikacji za pomocą pola Szukaj wg Umowy/aneksy W przypadku, gdy użytkownik zna numer pierwotny dokumentu lub numer dokumentu i chce go odnaleźć na liście, musi wykonać następujące czynności: 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 57

61 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Numer umowy, Numer pierwotny umowy. w polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (F7). Poszukiwane umowy/aneksy zostaną wyświetlone na liście. R-L: rozliczeniowa-limitowana (np.specjalistyka) Typ pozycji informuje o sposobie rozliczania danego produktu w ramach umowy. Liczba usług, Jednostkowa cena, Wartość, kolumny druga i trzecia - informacja, jakiego rodzaju jest to usługa. Pozycje specyfikacji umowy/aneksu Aby prześledzić pozycje specyfikacji wybranej umowy/aneksu, czyli listę usług wchodzących w jej skład, należy: w górnej części tabeli kliknąć na wybraną umowę/aneks, następnie przejść do dolnej tabeli, która zawiera dane dotyczące: Kodu usługi, Nazwa usługi, Zakontraktowanej liczby usług, Jednostkowej ceny usługi, Wartości cena wszystkich usług po określonej cenie. Aby odnaleźć szukane pozycje na liście specyfikacji wybranej umowy/aneksu, należy: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Lp. (liczba porządkowa), nazwa usługi, kod usługi, W polu obok podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (F7). Poszukiwane pozycje specyfikacji zostaną wyświetlone na liście. Rysunek 136 Specyfikacja umowy W kolumnie drugiej i trzeciej mogą pojawić się następujące informacje: - usługa specjalistyczna, usługa z pakietem usług szczegółowych, - usługa POZ z typem deklaracji odpowiadającym wpisanemu numerowi. Jeśli w umowie zawarte są pakiety usług, użytkownik ma możliwość obejrzenia, jakie usługi mogą zostać wykonane w ramach bieżącej pozycji specyfikacji umowy. W tym celu należy wybrać odpowiednią pozycję specyfikacji, a następnie użyć przycisk Podgląd (ShF3). Na zakładce Pakiet usług szczegółowych można zobaczyć: Kod usługi szczegółowej Nazwę usługi szczegółowej Typ wartości Wartość / Ilość punktów za usługę szczegółową. PRZEGLĄDANIE USŁUG ZAWARTYCH W PAKIETACH Okno Przeglądanie umów/aneksów jest podzielone na dwie części. W górnej części widoczny jest nagłówek umowy, natomiast w części dolnej pokazana jest specyfikacja wybranej umowy (wybranego nagłówka). W części tej przedstawione są następujące pola informacyjne: Kod usługi, Nazwa usługi, Typ: R-N: rozliczeniowa- nielimitowana (np.poz), Rysunek 137 Usługi szczegółowe w pakiecie Istnieją trzy rodzaje pakietów usług szczegółowych: 1. Pakiet punktowy, w którym dla każdej usługi szczegółowej podana jest waga punktowa związana z jej wykonaniem. Pakiet punktowy występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie ilościowym. STRONA 58 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

62 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Występuje dla usług takich jak np. usługi stomatologiczne, usługi rehabilitacyjne, usługi poz. W usłudze kontraktowanej z pakietem punktowym nie są określone ilości usług szczegółowych, jakie może wykonać świadczeniodawca. Określony jest tylko sumaryczny limit punktów dla punktu umowy. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Stomatologia zachowawcza limit miesięczny wykonania usług w wysokości 2000 punktów. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu ilości 2000 punktów. Pakiet złotówkowy, w którym dla każdej usługi szczegółowej podana jest jej wartość wyrażona w złotówkach. Pakiet złotówkowy występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie wartościowym. Występuje dla usług takich jak np. środki pomocnicze i ortopedyczne. W pakiecie złotówkowym nie są określone ilości usług szczegółowych, jakie może wykonać świadczeniodawca a jedynie ich cena. Natomiast dla usługi kontraktowanej jest podana sumaryczna wartość, której nie mogą przekroczyć wszystkie wykonane w danym miesiącu usługi szczegółowe. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Środki pomocnicze i ortopedyczne limit miesięczny wykonania usług w wysokości 5000 PLN. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu wartości 5000 PLN. Pakiet bez określonej wartości - w którym jest podana lista usług szczegółowych, które świadczeniodawca może wykonać w ramach wybranej pozycji umowy. Nie jest natomiast podana waga punktowa ani wartość poszczególnych usług z pakietu. Pakiet ten występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie wartościowym lub ilościowym. Występuje dla usług takich jak np. poradnie wysokospecjalistyczne. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Poradnia alergologiczna limit miesięczny wykonania usług w wysokości 5000 PLN. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu wartości 5000 PLN. Jeżeli pozycja umowy została sporządzona na podstawie oferty wówczas na karcie pozycji specyfikacji umowy aktywny jest przycisk Pod oferty umożliwiający podgląd tej oferty. MONITORING WYKONANIA USŁUG Użytkownik może w każdej chwili uzyskać informację na temat aktualnego wypełnienia umowy. Funkcja monitoringu wykonania usług prezentuje porównanie wartości wynikających z limitów ustalonych w umowie oraz wartości wynikających z zarejestrowanych w programie wykonanych usług. Zestawienie to jest dostępne po użyciu przycisku. Okno zestawienia jest podzielone na dwie części. W części górnej znajduje się lista zakontraktowanych usług natomiast w części dolnej jest prezentowane zestawienie dotyczące podświetlonej usługi. Dodatkowo, jeżeli limit został podzielony ze względu na miejsca wykonywania usług, użytkownik może przeglądać zestawienie w rozbiciu na te miejsca. Wyboru miejsca wykonywania dokonuje się z listy rozwijanej w środkowej części okna. Rysunek 138 Monitoring wykonania umowy W zestawieniu prezentowane są dla poszczególnych miesięcy następujące informacje: Umowa (kolor żółty): Cena, Ilość, Wartość, Bieżące wykonanie (kolor zielony): Ilość, Wartość, Różnica: Ilość z umowy ilość wykonana, Wartość z umowy wartość wykonana. W przypadku przekroczenia limitu z umowy, dla usług o typie: rozliczana-limitowana, komórki prezentujące różnicę ilości i wartości są podświetlone na czerwono. W przypadku usług 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 59

63 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA nielimitowanych informacja o ilości i wartości jest widoczna jako zero i oczywiście nie jest wykazywane przekroczenie limitu. Zestawienie wyświetlone dla wybranej usługi może zostać wydrukowane. MONITORING ROZLICZENIA UMOWY Użytkownik ma możliwość porównania wartości wynikających z umowy z wartościami widniejącymi w zatwierdzonych rachunkach. Aby uzyskać takie zestawienie należy: Podświetlić nagłówek umowy, której realizację użytkownik chce obejrzeć, Użyć przycisku. Rysunek 139 Realizacja umowy Górna część okna Realizacja umowy zawiera dane na temat: Numeru umowy, Numeru pierwotnego umowy, Daty obowiązywania umowy. W środkowej części okna wyszczególnione są następujące informacje o usługach zakontraktowanych w ramach wybranej umowy: Nazwa usługi, Rodzaj limitu, Średnia roczna cena usługi, Ilość usług zakontraktowana w umowie, Wartość usług. Dolną część okna stanowi zestawienie odnoszące się do pozycji umowy podświetlonej w części środkowej. Zestawienie to porównuje, w rozbiciu na miesiące, wartości wynikające z umowy z wartościami ujętymi w zatwierdzonych rachunkach. Kolejne kolumny tabeli prezentują dane takie jak: Umowa-cena cena jednej usługi wynikająca z umowy, Umowa ilość (1) miesięczna zakontraktowana ilość danej usługi, Umowa-wartość (2) miesięczna wartość zakontraktowanych usług (obliczana jako iloczyn ceny i ilości), Rachunek-ilość (3) ilość jednostek usługi wynikająca z wystawionego i sprawdzonego rachunku, Rachunek-wartość (4) miesięczna wartość usług wynikająca z wystawionego i sprawdzonego rachunku, Różnica (1-3) różnica pomiędzy ilością jednostek danej usługi zakontraktowaną w umowie a ilością widniejącą na rachunkach, Różnica (2-4) różnica pomiędzy wartością zakontraktowaną usługi a wartością wynikającą z rachunków. W przypadku, gdy limitowana pozycja specyfikacji umowy (typ R-L) będzie miała przekroczony limit, czyli ilość lub wartość widniejąca na rachunku będzie wyższa od ilości lub wartości zakontraktowanej, wówczas w kolumnie Różnica zostanie to zaznaczone kolorem czerwonym. Dla pozycji nielimitowanych (typ R-N) przekroczenie nie jest wykazywane. Oprócz opisanego zestawienia użytkownik może również obejrzeć wykres realizacji umowy. W celu uruchomienia tej opcji należy kliknąć przycisk umieszczony w lewym dolnym rogu okna Realizacja umowy. Wykres ten będzie prezentował wartości odnośnie jednej, aktualnie podświetlonej pozycji umowy. Rysunek 140 Wykres realizacji umowy Stworzony wykres można modyfikować poprzez: Określenie rodzaju danych obecnych na wykresie: Wszystkie dane, Wartość usług wynikająca z umowy, Wartość usług wynikająca z rachunków. Włączenie opcji Pokaż wartości, która uaktywnia etykiety słupków wykresu. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: STRONA 60 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

64 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Drukuj wydrukowanie sporządzonego wykresu, Zamknij wyjście z okna. RAPORT WYKONANIA USŁUG Dla użytkownika programu KS-SWD bardzo istotna jest informacja o rzeczywistej liczbie i wartości wykonanych usług. Informacja ta jest ważna ze względu na ograniczenia liczby świadczonych usług, które w postaci limitów są nakładane na placówki Służby Zdrowia. Aby sprawdzić jaka ilość usług została do tej pory zarejestrowana w programie należy w oknie Przeglądanie umów/aneksów, generowanie listy aktywnej i raportu statystycznego użyć Wartość wartość wszystkich deklaracji, również tych, które wykraczają poza limit określony w umowie. W tej części okna dostępny jest także przycisk, który po naciśnięciu pokazuje dokładną ilość deklaracji w ramach każdej usługi szczegółowej. Uwaga: Jeżeli usługa nie jest spakietowana, przycisk Usługi szczegółowe w pakiecie nie jest aktywny. przycisku. Użytkownik uzyska wtedy dostęp do okna Raport wykonanych usług do umowy. Rysunek 142 Usługi szczegółowe w ramach listy POZ. Z powyższego rysunku wynika, że w lutym 2001, świadczeniodawca w zakresie usługi kapitacja dzieci do 7 lat ma aktywnych: 15 deklaracji. Rysunek 141 Raport wykonania usług do umowy. Okno to jest podzielone na dwie części. Górna lista pokazuje Usługi rozliczane listą POZ, natomiast lista dolna Usługi rozliczane specyfikacją statystyczną. Aby uzyskać informacje o wykonanych usługach i deklaracjach przyporządkowanych do wybranej umowy należy podać rok i okres generowania raportu, a następnie użyć przycisku Zastosuj. Dla usług rozliczanych listą POZ zostaną wyświetlone następujące informacje: Kod usługi, Nazwa usługi, Limit wynikający z umowy, Ilość jako liczba deklaracji aktywnych przyporządkowanych do pozycji umowy, Pozostało różnica pomiędzy limitem a liczbą deklaracji przyporządkowanych do umowy. Jeżeli ilość deklaracji przekroczy limit z umowy, pole to zoztanie zaznaczone na czerwono. W obrębie okna Lista wykonanych usług szczegółowych w ramach pakietu dla usługi... użytkownik może również zapisać tą listę w postaci arkusza Excel lub wydrukować. Dla usług rozliczanych specyfikacją statystyczną w oknie Raport z wykonanych usług do umowy... podawane są informacje o wykonanych usługach za dany okres. Dla usług, które są zakontraktowane z limitem ilościowym ważne są informacje w pierwszej części okna, tzn: Kod usługi, Cena cena jednostkowa wynikająca z umowy, może być np. cena za 1pkt Limit ilościowy wartość wynikająca z umowy (może być określona w pkt lub w sztukach), Ilość wykonanych usług w danym okresie program zlicza na podstawie faktycznej ilości wykonanych usług w okresie. (w pkt. lub szt.), Ilość na rachunkach ilość wykonanych usług wykazana na dokumencie refundacyjnym (w pkt. lub szt.) Ilość z umowy ilość wykonanie różnica pomiędzy ilością usług zakontraktowanych na umowie a ilością faktycznie wykonaną. 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 61

65 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Umowa- ilość narastająco- ilość usług zakontraktowanych narastająco, za każdy miesiąc Wykonanie- ilość narastająco- ilość faktycznie wykonanych usług narastająco, za każdy miesiąc Pozostało- ilość narastająco- ilość usług, która informuje użytkownika, jaki jest stan realizacji umowy za cały okres jej trwania, od początku do sporządzenia zestawienia. Pokazuje, m.in. czy w konfrontacji z umową mamy nadwykonanie czy niedowykonanie. (wartość tego pola wyliczana jako różnica: ilość narastająco z umowy i ilość narastająco z wykonanych usług) Dla usług, które są zakontraktowane z limitem wartościowym istotne są następujące pola: Kod usługi Limit wartościowy na dany okres, Wartość wykonanych usług za dany okres, Wartość na rachunkach (niezależnie od statusu) Dopłata na rachunkach- suma dopłat pacjentów Wartość umowy wartość wykonanie Wartość umowy narastająco Umowa- wartość narastająco- wartość usługi narastająco od początku trwania umowy do bieżącego zestawienia. Wykonane usługi- wartość narastającowartość wykonanej usługi od początku trwania umowy do dnia bieżącego zestawienia. Pozostało wartość różnica pomiędzy wartością limitu a wartością wykonanych usług od początku obowiązywania umowy. Dla usług rozliczanych specyfikacją statystyczną program KS-SWD również umożliwia podgląd wykonanych usług szczegółowych dla poszczególnych pozycji pakietu. Do tego celu służy przycisk w dolnej części okna Raport wykonanych usług do umowy... Aby obejrzeć usługi szczegółowe wykonane w danym okresie, należy podświetlić usługę główną (kontraktowaną) a następnie użyć przycisku Usługi szczegółowe w pakiecie. W efekcie pojawi się lista prezentująca w sposób szczegółowy wykonane usługi. Uwaga: Jeżeli usługa nie jest spakietowana, przycisk Usługi szczegółowe w pakiecie nie jest aktywny. Rysunek 143 Usługi szczegółowe w ramach specyfikacji statystycznej. Przycisk znajdujący się w oknie prezentującym listę usług szczegółowych w pakiecie pozwala zapisać ją w postaci arkusza Excel. W przypadku umów zawierających wiele pozycji specyfikacji konieczne jest czasami wyszukanie konkretnej usługi. Proces wyszukiwania można przeprowadzić stosując kryterium Kodu usługi dostępne w polu Szukaj wg. STRONA 62 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

66 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ RAPORTY ROZLICZENIOWE W przypadku, gdy ostateczna weryfikacja raportu statystycznego przebiegła pomyślnie, świadczeniodawca może przejść do drugiej fazy rozliczania świadczeń czyli przystąpić do tworzenia raportu rozliczeniowego (plik z rozszerzeniem *.RRX). Raport rozliczeniowy jest dokumentem pozwalającym określić, które usługi i w jakiej ilości świadczeniodawca chce w wybranym okresie wykazać do zafakturowania. W sytuacji, gdy świadczeniodawca zawsze realizowałby kontrakt zgodnie z wynegocjowanymi limitami, rozliczenie byłoby bardzo proste. Liczba usług przekazywanych w raporcie statystycznym byłaby równa liczbie usług przekazywanych w raporcie rozliczeniowym i rachunku refundacyjnym. Jednak wykonując czynności na rzecz pacjenta, często wykonywanych jest więcej usług niż zostało to przewidziane w kontrakcie lub też z przyczyn niezależnych od świadczeniodawcy, kontrakt w miesiącu rozliczeniowym nie został zrealizowany. Każde nadwykonanie, należy rozliczyć w jednym z kolejnych okresów rozliczeniowych, gdzie liczba wykonanych usług będzie poniżej limitu. Dlatego też raport rozliczeniowy możne dotyczyć jednego lub kilku okresów rozliczeniowych (miesięcy). Świadczeniodawca ma możliwość utworzenia raportu rozliczeniowego: do umowy: wystawiany, gdy wykonane świadczenia zostały wykazane w raporcie statystycznym, a rachunek refundacyjny ma być utworzony automatycznie na podstawie szablonu przekazanego w raporcie, do rachunku: wystawiany, gdy za wykonane świadczenia został już wystawiony rachunek refundacyjny wprowadzony w programie ręcznie przez świadczeniodawcę (nie wystawionego na podstawie szablonu). Wszystkie niezbędne czynności związane z utworzeniem i edycją raportu rozliczeniowego wykonywane są z poziomu menu Umowy/Raporty rozliczeniowe. Rysunek 144 Lista raportów rozliczeniowych Funkcje dostępne w tym okienku pozwalają na: - dodanie nowego raportu rozliczeniowego, raportu, raportu, RRX - poprawę niezatwierdzonego - podgląd pozycji zatwierdzonego - zatwierdzenie raportu, - wydruk listy raportow rozliczeniowych, z listy, - zapisanie raportu do pliku *. - usunięcie niezatwierdzonego raportu - przeglądanie szablonów rachunków do dołączonych do wybranego raportu, - import raportu zwrotnego do raportu rozliczeniowego (plik *.RRZ) - wyszukanie danych na liście raportow wg określonych kryteriów, - zamknięcie okna z lista raportów rozliczeniowych. Na liście raportów widoczne są następujące informacje: identyfikator raportu, numer umowy, której dotyczy raport numer pierwotny umowy, której dotyczy raport status raportu; zatwierdzony: oznaczony kolorem czerwonym; dla takiego raportu nie jest możliwa zmiana danych wprowadzony: oznaczony kolorem zielonym; dla takiego raportu możliwa jest zmiana danych wczytanie raportu zwrotnego: 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 63

67 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA informacja TAK (oznaczona kolorem zielonym) oznacza że do raportu został już zaimportowany raport zwrotny informacja NIE (oznaczona kolorem czerwonym) oznacza, że do raportu nie został zaimportowany raport zwrotny okres, za który został wygenerowany raport data wprowadzenia, data zatwierdzenia, data importu raportu zwrotnego Z poziomu okna Listy raportów rozliczeniowych możliwe jest wyszukiwanie raportów utworzonych do wybranej umowy. W tym celu należy w polu Umowa (umieszczonym w górnej części okienka) wybrać umowę i użyć przycisku odświeżyć informacje na liście., aby Możliwe jest także wyświetlenie raportów rozliczeniowych utworzonych na podstawie umowy opcja Tylko raporty do umowy lub raportów utworzonych tylko na podstawie rachunków- opcja Tylko raporty do rachunku. DODANIE RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Uwaga! Raport rozliczeniowy do wybranej umowy można utworzyć dopiero po zaimportowaniu raportu zwrotnego do raportu statystycznego (pliku *. RSZ), na podstawie którego do raportu rozliczeniowego zostaną przeniesione świadczenia możliwe do rozliczenia. Raport rozliczeniowy do rachunku można utworzyć jedynie do rachunku wprowadzonego w programie ręcznie (nie wystawionych na podstawie szablonu). Aby utworzyć nowy raport rozliczeniowy (po wcześniejszym zaimportowaniu raportu zwrotnego do raportu statystycznego) należy w oknie listy raportów rozliczeniowych użyć przycisku. Następnie w oknie dialogowym należy określić rodzaj tworzonego raportu RRX: Raport do umowy, Raport do rachunku. Rysunek 145 Tworzenie raportu rozliczeniowego W przypadku tworzenia raportu do umowy należy wybrać umowę, do której będzie sporządzany raport oraz określić okres, którego będzie dotyczył i sugerowany okres sprzedaży usług. W przypadku tworzenia raportu do rachunku należy wybrać rachunek refundacyjny, do którego będzie sporządzany raport oraz również określić okres i sugerowany miesiąc sprzedaży. Program przypomina użytkownikowi do jakich rachunków można tworzyć raporty RRX: Rysunek 146 Komunikat podczas tworzenia raportu rozliczeniowego na podstawie rachunku Raport rozliczeniowy możne dotyczyć jednego lub kilku okresów rozliczeniowych (miesięcy), gdy na przykład w pewnych miesiącach pozostały nierozliczone dotychczas świadczenia, których wykonanie nie przekracza limitu umowy. Wprowadzany okres rozliczeniowy powinien obejmować ostatni miesiąc możliwy do rozliczenia oraz ewentualnie poprzednie miesiące rozliczeniowe, w których pewna liczba jednostek rozliczeniowych nie została jeszcze rozliczona z OW NFZ. Przykład rozliczenia za kilka miesięcy może wyglądać następująco: W styczniu 2006 wykonanych zostało 50 jednostek rozliczeniowych w ramach punktu umowy, którego limit został określony na 200 jednostek rozlicz. miesięcznie. W styczniu utworzono raport rozliczeniowy, w którym określono 20 jednostek do zafakturowania pozostało więc 30 jednostek wykonanych, ale jeszcze nie rozliczonych. W lutym wykonanych zostało 20 jednostek. W raporcie rozliczeniowym tworzonym za okres luty można wykazać 20 jednostek. Mając na uwadze nie wykazane wcześniej jednostki ze stycznia można utworzyć raport rozliczeniowy za okres styczeń-luty i wykazać w nim 50 jednostek do zafakturowania (20 jednostek wykonanych w lutym oraz 30 jednostek pozostałych ze stycznia). Oczywiście takie nie wykazane wcześniej świadczenia można wykazywać jedynie do wysokości limitu i należy pamiętać, że świadczenia możliwe do rozliczenia brane są na podstawie raportu zwrotnego do raportu statystycznego. Po określeniu umowy oraz okresu i potwierdzeniu operacji przyciskiem OK na liście zostanie dodany nowy raport rozliczeniowy. W sytuacji, gdy nie ma żadnych świadczeń, które mogłyby być wykazane w raporcie rozliczeniowym za określony okres użytkownik jest informowany poniższym komunikatem: STRONA 64 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

68 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ POPRAWA POZYCJI RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Jeżeli na liście raportów rozliczeniowych znajduje się już wprowadzony jakiś raport do danej umowy wówczas pojawia się odpowiedni komunikat: W takiej sytuacji należy sprawdzić czy jest to prawidłowe (użytkownik mógł przez przypadek utworzyć wcześniej raport) i najpierw zatwierdzić utworzony wcześniej raport. Jeżeli natomiast tworzony jest raport do rachunku, w którym: wykazano do zafakturowania wszystkie możliwe jednostki wykonanych świadczeń (produkt rozliczony dotychczas w całości), lub na liście wykonanych usług nie ma świadczeń wykazanych w wybranym rachunku (nie zarejestrowano wykonania żadnej usługi danego produktu) wówczas wyświetlana jest poniższa informacja: Tworząc raport rozliczeniowy świadczeniodawca może pozostawić w nim wszystkie pozycje w takim stanie jak zostało to automatycznie wygenerowane na podstawie raportu zwrotnego do raportu statystycznego. Wówczas w raporcie tym, dla każdej pozycji wykazane będą maksymalne wartości możliwe do rozliczenia W przypadku, gdy świadczeniodawca chce dokonać modyfikacji ilości pozycji do zafakturowania musi zaznaczyć ten raport na liście i użyć funkcji. Wyświetlone zostanie okienko umożliwiające edycję danych: Rysunek 147 Okno poprawy raportu rozliczeniowego W oknie Wybieranie produktów do rozliczenia możliwe jest modyfikowanie liczby jednostek rozliczeniowych zgłaszanych w raporcie do zafakturowania. W tym miejscu należy określić, które pozycje raportu mają być rozliczone w bieżącym okresie rozliczeniowym do wysokości limitu, a które pozycje mogą zostać rozliczone w kolejnych okresach. W przypadku próby dodania nowego raportu rozliczeniowego do rachunku, do którego istnieje już zatwierdzony, ale jeszcze nie rozliczony raport RRX wyświetlany jest poniższy komunikat: Informacje o rozliczeniu świadczeń widoczne są w kolumnach: Liczba wykonanych jednostek rozliczeniowych - informuje o ilości rzeczywiście wykonanych świadczeń Liczba dotychczas zgłoszonych informuje o ilości zgłoszonych do tej pory świadczeń we wcześniejszych (o ile zostały utworzone) raportach rozliczeniowych Liczba do zgłoszenia informuje o maksymalnej ilości usług, możliwej do zgłoszenia w raporcie (ilości usług pozostałych jeszcze do rozliczenia) Liczba zgłoszonych w raporcie informuje o ilości usług, które świadczeniodawca chce w bieżącym raporcie wykazać do zafakturowania, Wartość wykonanych jednostek rozliczeniowych - informuje o wartości rzeczywiście wykonanych świadczeń 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 65

69 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Wartość dotychczas zgłoszonych informuje o wartości zgłoszonych do tej pory świadczeń we wcześniejszych (o ile zostały utworzone) raportach rozliczeniowych Wartość do zgłoszenia informuje o maksymalnej wartości usług, możliwej do zgłoszenia w raporcie (wartości usług pozostałych jeszcze do rozliczenia) Wartość zgłoszonych w raporcie informuje o wartości usług, które świadczeniodawca chce w bieżącym raporcie wykazać do zafakturowania, Użytkownik może modyfikować dane dotyczące jedynie informacji wykazanych w kolumnie Liczba jednostek zgłoszonych w raporcie czyli określać jaką liczbę świadczeń chce przekazać do rozliczenia. Kolumna ta, oraz odpowiadająca jej kolumna Wartość jednostek zgłoszonych w raporcie, oznaczone są żółtym tłem, aby ułatwić użytkownikowi przeglądanie informacji. W kolumnie Powód nieuznania znajduje się informacja o powodzie odrzucenia przez Fundusz danej pozycji raportu, która nie może być wykazana do zafakturowania. Oczywiście dane w tej kolumnie pojawią się dopiero po zaimportowaniu raportu zwrotnego do raportu rozliczeniowego (opisane w dalszej części dokumentacji). Funkcje dostępne w tym oknie pozwalają użytkownikowi na wykonanie następujących czynności: - zaznaczenie wybranych pozycji raportu rozliczeniowego, w celu ich grupowej modyfikacji, pozycji, - poprawę wybranej na liście - ustawienie maksymalnej wartości pozycji (lub wszystkich zaznaczonych pozycji), - wyzerowanie wartości wybranej pozycji (lub wszystkich zaznaczonych pozycji)- w takim wypadku świadczenie nie będzie wykazane w bieżącym raporcie rozliczeniowym, - podgląd zarejestrowanego kontaktu (wizyty ambulatoryjnej lub pobytu na oddziale szpitalnym), - poprawę kontaktu (wizyty ambulatoryjnej lub pobytu na oddziale szpitalnym), - przeglądanie problemów walidacji wykrytych w NFZ na podstawie przeprowadzonej weryfikacji II fazy rozliczania; przeglądanie problemów jest możliwe dopiero po wczytaniu raportu zwrotnego do raportu rozliczeniowego (opisane w dalszej części dokumentacji) - wydruk pozycji raportu rozliczeniowego - zapis wyświetlonych pozycji raportu rozliczeniowego do pliku Excel lub CSV W dolnej części okna znajdują się wszystkie najważniejsze informacje o danej pozycji oraz podsumowanie dla wszystkich pozycji raportu informujące o wartości i liczbie jednostek dotychczas niezgłoszoych/ wartości i liczbie jednostek zgłoszonych: Poniżej opisano dokładnie ważniejsze operacje wykonywane w tym oknie. ZAZNACZENIE POZYCJI DO POPRAWY Jeżeli świadczeniodawca chce wykonać modyfikacje większej ilości wybranych pozycji powinien skorzystać z funkcji. Funkcja ta przyspiesza wykonanie takie samej operacji na wielu rekordach (bez konieczności zmiany po kolei wybranych pozycji). Dzięki temu dla zaznaczonych na liście pozycji można ustawić maksymalne (poprzez funkcje Ustaw MAX) lub zerowe (poprzez funkcję Zeruj) wartości. Zaznaczone pozycje są oznaczone żółtym tłem. Dla pozycji już zaznaczonych ponowne użycie F2Zaznacz spowoduje usunięcie zaznaczenia rekordu. POPRAWA POZYCJI RAPORTU Aby zmodyfikować liczbę jednostek do zafakturowania dla określonej pozycji należy zaznaczyć ją na liście i użyć przycisku. Pojawi się wówczas okienko, w którym należy wprowadzić liczbę jednostek do rozliczenia: Rysunek 148 Okno wprowadzania liczby jednostek do zafakturowania W tytule tego okna umieszczona jest informacja o zakresie ilości jednostek możliwym do wprowadzenia. I tak np. jeżeli będzie podany zakres 0-4,2 oznacza to że maksymalna możliwa liczba jednostek do wprowadzenia to 4,2, a minimalna STRONA 66 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

70 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ zero. Użytkownik może wprowadzić liczbę z tego zakresu. Przy próbie wprowadzenia innej wartości wyświetlana jest informacja: Wprowadzone ilości świadczeń do zafakturowania będą widoczne w kolumnie Liczba zgłoszonych w raporcie. Ważne! Użytkownik może modyfikować dane dotyczące jedynie informacji wykazanych w kolumnie Liczba jednostek zgłoszonych w raporcie czyli określać jaką liczbę świadczeń chce przekazać do rozliczenia. Wartości w pozostałych kolumnach dotyczące rozliczenia są uzupełnione automatycznie przez program. ewentualnych błędach wykrytych podczas weryfikacji w przekazanym przez niego raporcie statystycznym. Jeżeli w raporcie statystycznym wykryte zostały nieprawidłowości użytkownik może przejrzeć dokładne informacje o tych błędach zaznaczenie pozycji raportu rozliczeniowego i użycie przycisku. W prezentowanym oknie widoczne będą problemy wykryte w powiązanym raporcie statystycznym: USTAWIENIE MAKSYMALNEJ LUB ZEROWEJ WARTOŚCI DLA POZYCJI Aby ustawić maksymalna możliwą do rozliczenia w bieżącym raporcie ilość jednostek rozliczeniowych należy zaznaczyć pozycje na liście i użyć. W celu całkowitego wyzerowania pozycji należy użyć funkcji (spowoduje to, że wybrana pozycja nie będzie przekazana do zafakturowania). Obie operacje można również wykonać jednocześnie dla większej ilości pozycji, po ich wcześniejszym zaznaczeniu przyciskiem F2Zaznacz. Rysunek 149 Lista problemów występujących w raporcie na podstawie raportu zwrotnego PRZEGLĄDANIE POZYCJI RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Po zatwierdzeniu raportu rozliczeniowego możliwe jest przeglądanie wykazanych w nim świadczeń. W tym celu należy zaznaczyć raport na liście i użyć. Wyświetlone zostanie wówczas okienko z pozycjami raportu rozliczeniowego: PODGLĄD I POPRAWA KONTAKTU Z poziomu okna Wybieranie produktów do rozliczenia dla raportu rozliczeniowego (podczas poprawy raportu) można przejść do Karty kontaktu przeglądanie, w celu przejrzenia informacji o wybranym kontakcie. Należy wówczas zaznaczyć pozycję na liście pozycji raportu rozliczeniowego i kliknąć na przycisk. Funkcja pozwala na przejście do Karty edycji kontaktu, w której można dokonać poprawy świadczenia. PRZEGLĄDANIE PROBLEMÓW WALIDACJI Po zaimportowaniu raportu zwrotnego do raportu rozliczeniowego w oknie Lista produktów do rozliczenia dla raportu rozliczeniowego (uruchamianego poprzez funkcję F4Podgląd z listy raportów) użytkownik może przeglądać informacje o Rysunek 150 Okno przeglądanie pozycji raportu rozliczeniowego W oknie tym nie można wykonać modyfikacji pozycji. 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 67

71 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA USUWANIE RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Aby usnąć raport rozliczeniowy z listy raportów należy zaznaczyć go na liście i użyć przycisku. Możliwe jest usuwanie jedynie raportów ze statusem Wprowadzony. Dokumenty zatwierdzone nie mogą być usunięte z listy. ZATWIERDZANIE RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Uwaga! Po zatwierdzeniu raportu rozliczeniowego nie będzie możliwe wprowadzanie w nim już żadnych zmian. Operacje edycji danych mogą być wykonywane tylko na raporcie o statusie Wprowadzony. Po uzupełnieniu raportu rozliczeniowego (określeniu pozycji do zafakturowania) należy go zatwierdzić poprzez funkcję z poziomu listy raportów rozliczeniowych. Przed wykonaniem tej operacji wyświetlany jest komunikat: Rysunek 151 Komunikat podczas zatwierdzania raportu rozliczeniowego Potwierdzenie tej operacji (Tak) spowoduje zatwierdzenie raportu, natomiast po wybraniu Nie status raportu pozostanie niezmieniony (wprowadzony). TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM ROZLICZENIOWYM Uwaga: W postaci pliku mogą zostać zapisane tylko te raporty, które mają status Zatwierdzone. Aby przekazać raport rozliczeniowy do Funduszu należy po jego zatwierdzeniu zapisac go w postaci pliku *.RRX. W tym celu użytkownik powinien: podświetlić wybrany raport na liście, użyć przycisku. Rysunek 152 Zapisywanie raportu rozliczeniowego w postaci pliku Użytkownik podaje miejsce zapisu pliku w polu Zapisz w. Domyślnie plik zapisywany jest w katalogu Export w katalogu, w którym zainstalowany jest program. Można oczywiście wybrać inne miejsce zapisu. IMPORT RAPORTU ZWROTNEGO DO RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Po przesłaniu przez świadczeniodawcę raportu rozliczeniowego w Oddziale NFZ wykonywana jest weryfikacja tego dokumentu. Weryfikacja raportu rozliczeniowego ma na celu sprawdzenie: czy pozycja raportu rozliczeniowego została wykazana w raporcie statystycznym? czy pozycja raportu statystycznego uzyskała status OK. po weryfikacji w I-ej fazie? czy pozycja raportu statystycznego jest zgodna w momencie weryfikacji z umową czy w raporcie rozliczeniowym wykazane zostały pozycje z nie zakończonych jeszcze okresów sprawozdawczych? czy kontakt/epizod wykazany w raporcie został zakończony stosownie do ustawień parametru w bazie usług? czy liczba wskazana do rozliczenia nie przekracza ilości wykonanych świadczeń? czy w raporcie nie występują pozycje już zafakturowane? czy liczba pozycji do zafakturowania w ramach produktu nie przekracza limitu? Wynikiem tej operacji jest przekazanie świadczeniodawcy raportu zwrotnego. Raport zwrotny jest zapisany w postaci komunikatu xml w pliku z rozszerzeniem *.RRZ. Pobranie raportu zwrotnego jest wymagane w celu przejścia do następnego etapu procesu rozliczeń usług medycznych czyli utworzenia rachunku rozliczeniowego. Import raport zwrotnego należy wykonać z poziomu okna listy raportów rozliczeniowych poprzez funkcję. STRONA 68 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

72 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Użytkownik musi następnie określić miejsce, z którego pobrany ma być dokument zwrotny: Informacja o tym, że został zaimportowany plik RRZ wyświetlona zostanie na liście raportów rozliczeniowych w kolumnie Raport zwrotny. Informacja TAK (oznaczona kolorem zielonym) oznacza, że do raportu został już zaimportowany raport zwrotny. Informacja NIE (oznaczona kolorem czerwonym) oznacza, że do raportu nie został zaimportowany raport zwrotny. PRZEGLĄDANIE SZABLONÓW RACHUNKÓW DO RAPORTU ROZLICZENIOWEGO Wraz z raportem zwrotnym do raportu rozliczeniowego importowane są szablony rachunków, na podstawie, których można utworzyć rachunek. Szablony rachunków gwarantują, że na rachunkach wykazane zostaną tylko świadczenia, które Oddział NFZ uznał do zafakturowania. Po użyciu funkcji możliwe jest przeglądanie i obsługa szablonów rachunków do danego raportu. W oknie Lista szablonów rachunków widoczne są informacje: Numer wg NFZ: numer szablonu nadany przez OW NFZ, Status; Aktywny: oznacza, że do szablonu nie został jeszcze utworzony rachunek Rachunek: oznacza, że do szablonu został utworzony rachunek Numer umowy, Numer pierwotny umowy, Rok, Okres, Typ dokumentu: rachunek lub korekta, Rodzaj wykonanego świadczenia: Ubezpieczonym: szablon rachunku za świadczenia wykonane zwykłym ubezpieczonym, Na podstawie przepisów o koordynacji: szablon rachunku za świadczenia wykonane pacjentom z UE na podstawie przepisów o koordynacji, Na podstawie zgody wójta/burmistrza: szablon rachunku za świadczenia wykonane pacjentom uprawnionym na podstawie zgody wójta/burmistrza Rachunek: numer rachunku, który został utworzony na podstawie szablonu Uwaga! Rachunki wystawiane do umów z zakresu Podstawowej Opieki Zdrowotnej oraz rachunki ryczałtowe nie są generowane automatycznie na podstawie szablonów. Takie rachunki należy ręcznie wprowadzić i uzupełnić w programie. PRZEGLĄDANIE POZYCJI SZABLONU W celu przejrzenia pozycji szablonu użytkownik powinien po wybraniu szablonu na liście szablonów użyć przycisku. Pojawi się okno Lista pozycji szablonu rachunku: Rysunek 153 Obsługa szablonów rachunków 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 69

73 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Po określeniu wymaganych informacji rachunek zostanie utworzony i pojawi się na liście rachunków. Rysunek 154 Lista pozycji szablonu rachunku Na liście pozycji szablonu można wykonać operacje: - przeglądanie produktów wykazanych w raporcie rozliczeniowym, którego dotyczy szablon - wydruk listy pozycji szablonu - wyszukiwanie danych na liście pozycji szablonu wg wybranych kryteriów - zliczenie rekordów na liście, - zamknięcie okna Aby wyświetlić pozycje do określonego szablonu rachunku należy w polu Szablon rachunku (umieszczonym w górnej części okna) wybrać szablon i kliknąć Zastosuj, w celu odświeżenia listy. Rysunek 155 Informacja o utworzeniu rachunku Po utworzeniu rachunku status na liście szablonów, dla szablonu, na podstawie którego wygenerowano rachunek zostanie zmieniony na: rachunek. Dla szablonów o statusie rachunek nie można już tworzyć kolejnego rachunku. W przypadku braku obligatoryjnych informacji wyświetlane jest poniższe ostrzeżenie: Rysunek 156 Komunikat podczas tworzenia rachunkubrak wymaganych informacji Jeżeli na podstawie danego szablonu został już utworzony rachunek program wyświetla odpowiednią informację: TWORZENIE RACHUNKU NA PODSTAWIE SZABLONU Na podstawie przekazanego w raporcie zwrotnym szablonu należy utworzyć rachunek. W tym celu, po zaznaczeniu pozycji szablonu trzeba kliknąć na przycisk. Należy pamiętać, że na podstawie szablonów można utworzyć rachunki za świadczenia wykonane: ubezpieczonym, na podstawie przepisów o koordynacji, na podstawie decyzji wójta/burmistrza Rachunki wystawiane do umów z zakresu Podstawowej Opieki Zdrowotnej oraz rachunki ryczałtowe nie są generowane automatycznie na podstawie szablonów. Po użyciu tego przycisku wyświetlane jest okno, w którym należy podać numer rachunku, datę wprowadzenia. Uzupełnienie pola z datą płatności nie jest wymagane: Rysunek 157 Komunikat przy próbie utworzenia kolejnego rachunku PRZEGLĄDANIE RACHUNKU UTWORZONEGO NA PODSTAWIE SZABLONU Po utworzeniu rachunku z poziomu listy szablonów rachunków można za pomocą funkcji rachunek: wyświetlić wygenerowany STRONA 70 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

74 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 158Okno przeglądanie utworzonego rachunku W prawym, górnym rogu znajduje się informacja o szablonie, na podstawie którego utworzono rachunek:. W zależności od rodzaju utworzonego rachunku informacje dotyczące rozliczenia przedstawiają się następująco: - dla rachunku za świadczenia wykonane zwykłym ubezpieczonym: ANULOWANIE SZABLONU RACHUNKU Jeżeli pojawi się konieczność usunięcia danego szablonu rachunku, np. w przypadku błędnie wygenerowanego szablonu w OW NFZ, swiadczeniodawca ma możliwość anulowania takiego szablonu. W tym celu w oknie Lista szablonów rachunków należy użyć funkcji. Jeżeli na podstawie wybranego szablonu został już utworzony rachunek refundacyjny, wówczas przed anulowaniem tego szablonu należy wycofać dany rachunek o czym informuje komunikat: Rysunek 159 Komunikat podczas próby anulowania szablonu, na podstawie którego utworzono rachunek - dla rachunku za świadczenia wykonane na podstawie przepisów o koordynacji: Jeżeli na podstawie wybranego szablonu nie został jeszcze otworzony rachunek, wówczas możliwe jest jego usunięcie (anulowanie) w programie. - dla rachunku za świadczenia wykonane na podstawie zgody wójta/burmistrza: Po potwierdzeniu wykonania operacji (opcja Tak) szablon zostanie anulowany -uzyska status Usunięty. Natomiast po wybraniu opcji Nie szablon pozostanie z dotychczasowym statusem. Po wybraniu opcji Tak wyświetlana jest informacja o konieczności usunięcia tego szablonu także z systemu SZOI: 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 71

75 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Po określeniu kryteriów należy użyć funkcji Zastosuj w celu odświeżenia listy. Dzięki temu, po usunięciu szablonu, możliwe będzie utworzenie nowego rachunku refundacyjnego na podstawie nowego szablonu. WYDRUK LISTY SZABLONÓW Użytkownik ma możliwość z poziomu okna Lista szablonów rachunków wydrukować listę szablonów. WYDRUK LISTY RAPORTÓW ROZLICZENIOWYCH Użytkownik może wydrukować listę raportów rozliczeniowych. W tym celu należy skorzystać z funkcji. W tym celu należy użyć przycisku. WYSZUKIWANIE DANYCH NA LIŚCIE SZABLONÓW RACHUNKÓW W oknie listy szablonów rachunków możliwe jest wyszukiwanie danych według następujących kryteriów: rok, okres, raport rozliczeniowy lub umowa, typ: rachunek lub korekta, za świadczenia wykonane: ubezpieczonym, na podstawie przepisów koordynacji lub na podstawie zgody wójta/burmistrza status: aktywny, usunięty, rachunek Rysunek 160Okno wydruku listy raportów rozliczeniowych STRONA 72 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

76 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH RACHUNKI REFUNDACYJNE Zadaniem opcji Rachunki refundacyjne jest umożliwienie finansowego rozliczenia świadczeniodawców z Oddziałami NFZ. Pod pojęciem refundacji, rozumie się kwotę należną świadczeniodawcy za usługi wykonane na rzecz członków NFZ. Natomiast rachunek refundacyjny to dokument finansowy, wystawiony przez świadczeniodawcę, stanowiący podstawę zażądania zwrotu poniesionych przez niego kosztów. Okresami rozliczeniowymi w zakresie rachunków są okresy miesięczne. W wyniku wprowadzenia otwartych formatów wymiany danych nastąpiła zmiana sposobu rozliczania i fakturowania wykonanych świadczeń. Obecnie rachunki są tworzone na podstawie otrzymanych z Oddziału NFZ szablonów rachunków. Szablony te są przekazywane wraz z raportem zwrotnym do raportu rozliczeniowego (dokładny opis raportu rozliczeniowego i szablonów rachunków znajduje się w osobnym rozdziale). Szablony rachunków gwarantują, że na rachunkach wykazane zostaną tylko świadczenia, które Oddział NFZ uznał do zafakturowania. Należy pamiętać, że na podstawie szablonów automatycznie tworzone są rachunki za świadczenia wykonane: ubezpieczonym, na podstawie przepisów o koordynacji, na podstawie decyzji wójta/burmistrza Rachunki wystawiane do umów z zakresu Podstawowej Opieki Zdrowotnej oraz rachunki ryczałtowe nie są generowane automatycznie na podstawie szablonów. Takie rachunki należy ręcznie wprowadzić i uzupełnić w programie. Rysunek 161 Ustalanie formatu liczb Jeżeli jako precyzja ilości zostanie wybrana cyfra 2, to wtedy w karcie rachunku ilość usług będzie widoczna z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. LISTA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH Po wybraniu opcji Rachunki refundacyjne z menu Umowy pojawi się okno Lista rachunków refundacyjnych. USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH Przed przystąpieniem do wystawienia rachunku refundacyjnego użytkownik powinien określić dokładność, z jaką będą uzupełniane w karcie rachunku dane na temat ilości usług. Dokonujemy tego po wybraniu pozycji Opcje z menu Narzędzia. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. należy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Rysunek 162 Lista rachunków refundacyjnych Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dodanie nowego rachunku refundacyjnego, poprawianie danych zawartych w niesprawdzonych rachunkach, przeglądanie karty rachunku gdy ma on status sprawdzony, zarejestrowanie faktu sprawdzenia rachunku, usuwanie niesprawdzonych rachunków, 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 73

77 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA wycofanie rachunku o statusie sprawdzony, utworzenie pliku z rachunkiem, dodawanie korekty do rachunku, - wydruk rachunku refundacyjnego, faktury lub noty księgowej OKREŚLANIE LICZBY WYODRĘBNIONYCH RACHUNKÓW Aby uzyskać dane na temat liczby rachunków znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonę. Pojawi się wtedy komunikat informujący o ilości rachunków. Wycofane, Wszystkie. Po zaznaczeniu (wypełnieniu) wszystkich lub wybranych kryteriów wyszukiwania (pól), należy użyć przycisk Zastosuj. Spowoduje to wyświetlenie tylko tych dokumentów, które spełniają określone przez nas warunki. Np.: uzupełnienie pola Oddział NFZ i użycie przycisku Zastosuj spowoduje, że na liście znajdą się wszystkie rachunki wystawione dla wybranego oddziału NFZ. II sposób Drugi sposób pozwala na selekcję rachunków/korekt za pomocą pola Szukaj wg według kryterium: numer rachunku. W polu obok należy wówczas podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i kliknąć przycisk Szukaj (F7). Program posortuje listę rachunków według wybranych przez użytkownika kryteriów. Rysunek 163 Informacja o liczbie znajdujących się na liście rachunków WYSZUKIWANIE RACHUNKÓW/KOREKT Do systemu zostały wprowadzone dwa sposoby wyszukiwania dokumentów. I sposób Pierwszy sposób polega na wyborze jednego lub więcej kryteriów zawężania listy rachunków/korekt, reprezentowanych przez poszczególne pola w górnej części okna: Oddział NFZ, Rok - pole to jest przez system automatycznie ustawiane na rok bieżący, jednak może być dowolnie modyfikowane, Okres refundacyjny, Umowa możliwość wyświetlenia rachunków do wybranej umowy, Status rachunków: Wprowadzone, Sprawdzone, WPROWADZANIE RACHUNKU NA PODSTAWIE SZABLONU Uwaga! Aby utworzyć rachunek na podstawie szablonu rachunku konieczne jest wcześniejsze RODZAJE RACHUNKÓW Uwaga! W wersji KS-SWD obsługującej otwarte wymiany danych (XML) nie są już tworzone rachunki poza limitem umowy. Rachunki refundacyjne do umów zawartych z Oddziałem NFZ mogą być tworzone w dwojaki sposób: - na podstawie przekazanych przez OW NFZ szablonów rachunków, - poprzez ręczne wprowadzenie rachunku na listę przez świadczeniodawcę Na podstawie szablonów tworzone są rachunki za świadczenia wykonane: ubezpieczonym, na podstawie przepisów o koordynacji, na podstawie decyzji wójta/burmistrza Rachunki wystawiane do umów z zakresu Podstawowej Opieki Zdrowotnej oraz rachunki ryczałtowe nie są generowane automatycznie na podstawie szablonów. Takie rachunki świadczeniodawca musi wprowadzić ręcznie w programie poprzez funkcję F2Dodaj. Ręcznie dodawane są również rachunki za utylizację leków w zakresie chemioterapii. zaimportowanie raportu zwrotnego do raportu rozliczeniowego (plik *.RRZ), który zawiera szablony. Bez wczytania raportu zwrotnego nie jest możliwe utworzenie rachunku na podstawie szablonu. Rachunki mogą być tworzone do szablonów posiadających status: aktywny. Dla szablonów o STRONA 74 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

78 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH statusie: rachunek nie można generować rachunków (gdyż już zostały utworzone do nich rachunki) Na podstawie szablonów automatycznie tworzone są rachunki za świadczenia wykonane: ubezpieczonym, na podstawie przepisów o koordynacji, na podstawie decyzji wójta/burmistrza Tworzenie rachunku na podstawie szablonu jest wykonywane z poziomu Listy szablonów rachunków. Listę te można otworzyć z poziomu menu Umowy/ Raporty rozliczeniowe lub Umowy/Szablony rachunków. Po uruchomieniu okna z listą szablonów rachunków należy zaznaczyć pozycję szablonu i kliknąć na przycisk. Po użyciu tego przycisku wyświetlane jest okno, w którym należy podać numer rachunku i datę wystawienia. Uzupełnienie pola z datą płatności nie jest wymagane: Rysunek 166 Komunikat przy próbie utworzenia kolejnego rachunku PRZEGLĄDANIE RACHUNKU UTWORZONEGO NA PODSTAWIE SZABLONU Po utworzeniu rachunku z poziomu listy szablonów rachunków można za pomocą funkcji rachunek: wyświetlić wygenerowany Po określeniu wymaganych informacji rachunek zostanie utworzony i pojawi się na liście rachunków. Rysunek 164 Informacja o utworzeniu rachunku Po utworzeniu rachunku status na liście szablonów, dla szablonu, na podstawie którego wygenerowano rachunek zostanie zmieniony na: rachunek. Dla szablonów o statusie rachunek nie można już tworzyć kolejnego rachunku. Rysunek 167Okno przeglądanie utworzonego rachunku W prawym, górnym rogu znajduje się informacja o szablonie, na podstawie którego utworzono rachunek:. W zależności od rodzaju utworzonego rachunku informacje dotyczące rozliczenia przedstawiają się następująco: - dla rachunku za świadczenia wykonane zwykłym ubezpieczonym: W przypadku braku obligatoryjnych informacji wyświetlane jest poniższe ostrzeżenie: Rysunek 165 Komunikat podczas tworzenia rachunkubrak wymaganych informacji Jeżeli na podstawie danego szablonu został już utworzony rachunek program wyświetla odpowiednią informację: Rysunek 168 Karta rachunku za świadczenia wykonane ubezpieczonym 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 75

79 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA - dla rachunku za świadczenia wykonane na podstawie przepisów o koordynacji: 2. Świadczeniodawca realizujący świadczenia z zakresu chemioterapii hemato onkologii dziecięcej może dodatkowo w danym okresie sprawozdawczym rozliczyć do 15% wartości podanych leków (jako kosztu utylizowanej części leków). Aby dodać nowy rachunek refundacyjny, należy użyć przycisku Dodaj (F2). Pojawi się wtedy okno z rodzajami rachunków. W obecnym sposobie rozliczania na liście dostępne są poniższe rodzaje rachunków: rachunek do umowy (RUM), rachunek za utylizację leków (RUM- UT) Rysunek 169 Karta rachunku za świadczenia wykonane na podstawie przepisów o koordynacji - dla rachunku za świadczenia wykonane na podstawie zgody wójta/burmistrza: Rysunek 171 Okno wyboru rodzaju tworzonego rachunku W celu potwierdzenia dodania określonego rachunku należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy odpowiednia Karta rachunku - dodawanie. Rysunek 170 Karta rachunku za świadczenia wykonane na podstawie zgody wójta/burmistrza RĘCZNE WPROWADZANIE RACHUNKU W przypadku świadczeń, które rozliczane są w nietypowy sposób (np. nie są wykazywane w raportach statystycznych) wystawienie rachunku polega na ręcznym wprowadzeniu i edycji rachunku przez użytkownika. W taki sposób tworzone są rachunki za świadczenia z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej oraz usługi ryczałtowe, jak również rachunki wystawiane za utylizację leków w chemioterapii. Na podstawie Zarządzenia Nr 113/2005 z dnia 30 grudnia 2005 r. Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia świadczeniodawcy mogą wystawiać rachunki za utylizację leków w następującym zakresie: 1. Świadczeniodawca realizujący świadczenia z zakresu chemioterapii może dodatkowo w danym okresie sprawozdawczym rozliczyć do 5% wartości podanych leków (jako kosztu utylizowanej części leków). Rysunek 172 Karta rachunku RUM do umowy - dodawanie STRONA 76 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

80 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH Rysunek 173 Karta rachunku RUM-UT - do umowy,utylizacja leków-dodawanie Na karcie rachunku należy wykonać następujące czynności: 1. Wybrać Nr umowy. Za pomocą pola wyboru przechodzimy do okna Wybieranie umowy, w którym znajduje się lista wszystkich umów podpisanych z oddziałami Funduszu. Podświetlenie określonej umowy i użycie przycisku OK spowoduje, że wybrana pozycja znajdzie się w uzupełnianym polu. 2. Określić okres refundacyjny: Rok - jest polem automatycznie ustalanym jako rok bieżący; można je jednak modyfikować za pomocą strzałek zmieniających wartość, Miesiąc - wyboru okresu dokonujemy z listy rozwiniętej za pomocą strzałki. Jeżeli umowa nie obejmuje wybranego przez nas miesiąca, system wyświetli odpowiedni komunikat: Rysunek 174 Informacja o niepoprawnie wybranym okresie refundacyjnym Po wybraniu właściwego miesiąca program wyświetli listę usług objętych umową z wielkościami zakontraktowanymi na wybrany miesiąc. Rysunek 175 Karta rachunku refundacyjnego z zakontraktowanymi usługami Każda usługa opisana jest przez następujące pola: Usługi - uzupełniana przez system, Limit - uzupełniany przez system, Cenę jednostkową - uzupełniana przez system, Ilość uzupełniana przez użytkownika: Uwaga! W polu ilość należy w zależności od rodzaju rachunku wprowadzić: Dla zwykłego rachunku do umowy: ilość wykonanych jednostek rozliczeniowych, którą świadczeniodawca zgłasza do refundacji, Dla rachunku za utylizację leków: ilość substancji leczniczej, którą świadczeniodawca może zutylizować w ramach świadczeń chemioterapii Przykład: W umowie określono, że dana substancja lecznicza może być utylizowana maksymalnie w 15%. Świadczeniodawca przy wykonywaniu usług podał (zużył) 200 jednostek substancji. Na rachunku za utylizację można więc maksymalnie wprowadzić 30 jednostek. Wartość utylizacji określona w umowie Ilość podanej substancji Maksymalna, możliwa ilość substancji do utylizacji 15% 200 jedn. 30 jedn. (200 * 0,15) Jeżeli świadczeniodawca wprowadzi ilość substancji przekraczającą maksymalną wartość możliwą do zutylizowania, wówczas przy zatwierdzaniu jego rachunku w OW NFZ wykazane zostanie przekroczenie dopuszczalnej utylizacji. W związku z czym nie będzie możliwa refundacja w tym zakresie. Opłatę NFZ - uzupełniana przez system, Dopłatę pacjenta uzupełniana przez użytkownika. 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 77

81 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA 3. Ręcznie wprowadzić wartości dotyczące wykonanych usług dla danego Oddziału NFZ 4. Uzupełnić poniższe informacje, w celu poprawnego wprowadzenia rachunku: Numer rachunku, Data wystawienia wprowadzanego rachunku, Data płatności (nie jest to informacja wymagana). 5. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknąć przycisk OK. Jeżeli nie uzupełnimy istotnej informacji, system wyświetli odpowiedni komunikat. W dolnej części karty rachunku znajduje się pole Wartość kontrolna. W polu tym świadczeniodawca może wprowadzić przewidywaną całkowitą wartość rachunku, co umożliwi kontrolę w przypadku przekroczenia tej wartości. Jeżeli nie wprowadzimy danych do pola Wartość kontrolna, wówczas po naciśnięciu przycisku OK, pojawi się komunikat: AUTOMATYCZNE UZUPEŁNIANIE RACHUNKÓW NA PODSTAWIE DEKLARACJI Uwaga: Aby móc automatycznie uzupełnić Kartę rachunku refundacyjnego na podstawie deklaracji użytkownik powinien najpierw wprowadzić do systemu informacje o aktywnych deklaracjach. Tematyka tworzenia i aktywacji deklaracji jest omówiona w rozdziale Deklaracje oraz Aktywacja deklaracji. Użytkownik wprowadzając dane odnośnie deklaracji i ich aktywacji może skorzystać z mechanizmu pozwalającego automatycznie uzupełnić kartę rachunku wartościami wynikającymi z informacji o aktywnych deklaracjach. Aby wykonać operację uzupełnienia Karty rachunku należy użyć przycisku części karty., który znajduje się w dolnej Po jego naciśnięciu wyświetlone zostanie okno informujące o uzupełnieniu rachunku na podstawie aktywnych deklaracji przyporządkowanych do pozycji umowy: Rysunek 176 Komunikat o braku kontrolnej wartości rachunku Możemy wtedy zapisać rachunek bez wprowadzania wartości kontrolnej (przycisk Tak) - nie zostanie sprawdzona jego poprawność - lub kliknąć przycisk Nie i wpisać daną wartość. Po podsumowaniu nowego rachunku przez system i stwierdzeniu niezgodności jego całkowitej kwoty z wprowadzoną wartością kontrolną, system wyświetli komunikat następującej treści: Rysunek 177 Komunikat o niezgodności wartości rachunku z wartością kontrolną System nie pozwala wprowadzić rachunku, którego wartość jest różna od wartości kontrolnej. Po kliknięciu przycisku OK możemy jedynie: poprawić wprowadzone wartości, usunąć wartość kontrolną i wprowadzić rachunek rezygnując z kontroli jego poprawności. Rysunek 178 Automatyczne uzupełnianie rachunku na podstawie deklaracji Uwaga: podczas automatycznego uzupełniania rachunku pod uwagę brany jest bieżący stan aktywnych deklaracji tak więc nie jest możliwe uzupełnienie rachunku za okres zaległy. Po wybraniu odpowiedniego przycisku karta rachunku zostanie uzupełniona. Wybór przycisku Anuluj spowoduje rezygnację z przeprowadzenia tej operacji. W przypadku jednego typu usług po podświetleniu usługi kontraktowanej w dolnej części okna pojawi się lista usług szczegółowych. Dotyczy to usług z limitem ilościowym, rozliczanych listą POZ, dla których został zdefiniowany w umowie pakiet usług szczegółowych. W przypadku takich usług należy ilości uzupełniać dla usług szczegółowych, widocznych w dolnej części okna. Zostaną one automatycznie przeliczone dla usługi kontraktowanej. PRZEGLĄDANIE RAPORTU WYKONANIA USŁUG W trakcie uzupełniania karty rachunku refundacyjnego użytkownik może przeglądać raport wykonania usług. Aby uzyskać do niego STRONA 78 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

82 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH dostęp należy użyć przycisku. Dokładny opis informacji wykazanych w tym raporcie znajduje się w rozdziale Raport wykonania usług. SPRAWDZANIE REALIZACJI UMOWY Podczas uzupełniania karty rachunku refundacyjnego użytkownik ma możliwość przeglądania realizacji umowy. W tym celu należy użyć przycisku. W wyniku tego zostanie wyświetlone okno, w którym znajdują się informacje na temat realizacji usług. Okres refundacyjny, Cena jednostkowa, Ilość w umowie, Wartość w umowie, Wartość w umowie (narastająca), Ilość wykonanych usług (raport statystyczny), Wartość wykonanych usług (raport statystyczny), Wartość wykonanych usług narastająca (raport statystyczny), Ilość wykonanych usług (rachunki), Wartość wykonanych usług (rachunki), Wartość wykonanych usług narastająca (rachunki), Przekroczenie limitu umowy (w procentach) dla pozycji limitowanych Przekroczenie limitu umowy narastająco ( w procentach) dla pozycji limitowanych WPROWADZANIE KOREKTY DO RACHUNKU Uwaga: Aby móc wprowadzić korektę do rachunku musi on mieć status Sprawdzony. Rysunek 179 Sprawdzenie realizacji umowy Okno to zostało podzielone na trzy części. Pierwsza część prezentuje ogólne informacje opisujące rachunek: Numer umowy do jakiej jest wystawiony rachunek, Rok i okres refundacyjny, Data wystawienia, Nr rachunku wg świadczeniodawcy, Kwota refundacji, Dopłata świadczeniobiorcy. Środkowa część okna zawiera listę usług wyszczególnionych na rachunku. Lista wyświetlona jest w postaci tabeli, w której kolejne kolumny przedstawiają: Nazwę usługi, Limit efektywny, Cenę jednostkową, Ilość wykonanych usług we wskazanym okresie, Opłatę NFZ, Inne rachunki. Czerwonym kolorem zaznaczone są usługi, które zostały wykonane w ilości przekraczającej limit efektywny za podany okres. Część dolna okna zawiera dane dotyczące realizacji umowy w poprzednich okresach refundacyjnych dla podświetlonej w środkowej części usługi: Program umożliwia wprowadzenie korekty rachunku refundacyjnego do rachunku utworzonego ręcznie przez użytkownika oraz rachunku utworzonego na podstawie szablonu. Dla rachunków wygenerowanych na podstawie szablonów korekty są tworzone na podstawie odpowiednich szablonów. Aby wprowadzić korektę rachunku należy podświetlić go na liście i użyć przycisku. Pojawi się wtedy okno Karta korekty rachunku refundacyjnego (usługi) - dodawanie. Rysunek 180 Karta korekty rachunku refundacyjnego 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 79

83 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Na Karcie korekty rachunku automatycznie zostają uzupełnione pola dotyczące dokumentu korygowanego. Są to następujące informacje: Rok, Okres refundacyjny, Numer umowy, Numer rachunku wg świadczeniodawcy. Użytkownik powinien natomiast uzupełnić informacje dotyczące dokumentu korygującego: Rok, Okres refundacyjny, Numer korekty, Data wystawienia, Data płatności. W Karcie korekty rachunku refundacyjnego usługi- dodawanie w kolejnych kolumnach znajdują się następujące informacje: L.p. liczba porządkowa usług w rachunku, Usługa nazwa usługi, Limit rodzaj limitu dla danej usługi wynikający z umowy: Ilościowy, Wartościowy. Cena cena jednostkowa usługi wynikająca z umowy, Ilość ilość jednostek usługi: Jest ilość wynikająca z rachunku korygowanego, Winno być ilość po dokonaniu korekty, Refundacja opłata Funduszu będąca iloczynem ceny oraz ilości, Jest wartość refundacji wynikająca z rachunku korygowanego, Winno być wartość refundacji po wprowadzeniu korekty, Dopłata pacjenta łączna kwota dopłat pacjentów związana z wykonaniem określonej usługi, Jest dopłata pacjenta wynikająca z dokumentu korygowanego, Winno być dopłata pacjenta po korekcie. Aby wpisać wartości, dotyczące usług zestawionych w korekcie rachunku do umowy dla danego Oddziału NFZ, należy przypadku usług z limitem ilościowym uzupełnić odpowiednie komórki w wierszach: Ilość winno być, Dopłata pacjenta winno być. Kolumna zawierająca kwotę refundacji jest przeliczana automatycznie. W przypadku usług, dla których określono limit wartościowy użytkownik może uzupełnić informacje takie jak: Refundacja winno być, Dopłata pacjenta winno być. W kolumnie L.p. są stosowane następujące oznaczenia: - usługa, której wartości zostały zmienione w karcie korekty, aktualnie podświetlona na liście pozycji rachunku (zielony kolor tła), - usługa, której wartości zostały zmienione w karcie korekty, Uwaga: Wprowadzone do tabeli wartości zatwierdzamy klawiszem ENTER. Jeżeli do rachunku została już wprowadzona korekta to kolejną korektę można wykonać tylko do tej korekty, a nie do rachunku. W takim przypadku system wyświetla poniższy komunikat: Rysunek 181 Komunikat w przypadku próby dodania kolejnej korekty do rachunku Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku próby wystawienia drugiej korekty do korekty: Rysunek 182 Komunikat w przypadku próby dodania kolejnej korekty do korekty Zasada tworzenia korekt jest następująca: do danego dokumentu (rachunku lub korekty) można utworzyć tylko jedną korektę. W razie konieczności wystawienia kolejnej korekty, należy ją utworzyć do ostatnio wykonanej korekty. Nie można wystawić korekty, ponieważ do danego dokumentu już utworzono korektę Rachunek nr 1 OK Korekta nr 1 OK Korekta nr 2 OK Korekta nr 3 Schemat tworzenia korekt rachunków refundacyjnych STRONA 80 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

84 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH RACHUNKÓW/KOREKT Uwaga: Poprawy danych w rachunku refundacyjnym można dokonać tylko wtedy, gdy rachunek ma status Wprowadzony. Aby wprowadzić zmiany w rachunku refundacyjnym/korekcie, należy podświetlić wybraną pozycję na liście, następnie użyć przycisku Popraw (F4). Zasady dokonywania zmian w poszczególnych rachunkach są takie same, jak w wypadku dodawania nowego rachunku. Uwaga! W przypadku rachunków utworzonych na podstawie szablonów możliwe jest poprawienie danych jedynie w polach: Numer rachunku, Data wystawienia, Data płatności Pozostałe informacje nie mogą być edytowane, gdyż wynikają z szablonu rachunku i w związku z tym muszą się z nim zgadzać. USUWANIE WYBRANYCH RACHUNKÓW/KOREKT Aby usunąć rachunek refundacyjny/korektę należy podświetlić wybrną pozycję na liście, następnie użyć przycisk Usuń (F8). Należy przy tym pamiętać, że usuwanie jest możliwe jedynie w przypadku rachunków niesprawdzonych (status WPR). SPRAWDZENIE RACHUNKÓW/KOREKT Uwaga: Zaleca się aby operację sprawdzania rachunku wykonywać dopiero wtedy, gdy rachunek jest w takiej postaci, jaka ma być wysłana do Oddziału NFZ. Rachunku o statusie Sprawdzony nie można już poprawiać ani usunąć z systemu. Rysunek 183 Okno sprawdzania rachunków refundacyjnych Okno sprawdzania rachunku refundacyjnego podzielone jest na trzy części. Część górna zawiera podstawowe dane dotyczące rachunku oraz umowy w oparciu, o którą został wystawiony. Część środkowa zawiera wyszczególnione na rachunku usługi, opisane poprzez następujące dane: Nazwa usługi, Limit efektywny, Cena jednostkowa, Ilość, Opłata NFZ, Inne rachunki. Część dolna zawiera rozbicie ilości wykonanych usług z podziałem na poszczególne miesiące objęte umową. Znajdują się tutaj także wartości z umowy, rachunków oraz raportów statystycznych, dzięki czemu możliwe jest porównanie informacji na odpowiednich dokumentach. Następnie należy zarejestrować fakt sprawdzenia wybranego rachunku refundacyjnego poprzez użycie przycisku Zatwierdź. Spowoduje to wyświetlenie następującego pytania: Rachunek lub korekta, które mają być przesłane do Funduszu muszą zostać najpierw sprawdzone. Aby sprawdzić wprowadzony dokument należy wykonać poniższe czynności: Podświetlić go w oknie Lista rachunków refundacyjnych, Użyć przycisku Sprawdź (F5). Pojawi się wtedy okno Sprawdzanie rachunku refundacyjnego. Rysunek 184 Pytanie systemowe o zatwierdzenie rachunku Jeżeli w którejś pozycji (limitowanej) został przekroczony limit ilości (lub wartości) wykonanych usług zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 81

85 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Rachunek refundacyjny/korekta zapisany w pliku na dyskietce, bądź przesłany drogą elektroniczną-tworzony przyciskiem ShF6Eksport. GENEROWANIE PLIKU Z RACHUNKIEM Rysunek 185 Komunikat o przekroczeniu limitu W przypadku pozycji nielimitowanych nie jest wykazywane przekroczenie limitu. Aby zrezygnować z operacji sprawdzenia rachunku należy użyć przycisku Anuluj. Po podświetleniu właściwej pozycji na liście rachunków refundacyjnych, należy użyć przycisku Eksport (ShF6). Pojawi się wtedy okno, w którym należy określić miejsce zapisania danego rachunku. WYCOFYWANIE RACHUNKU W przypadku, gdy okaże się, że rachunek refundacyjny, który został już sprawdzony posiada błędy, użytkownik może podjąć decyzję o jego wycofaniu. Aby wykonać tą operację należy podświetlić wybrany dokument na liście rachunków, a następnie użyć przycisku Wycofaj znajdującego się w dolnej części okna. Wycofanie rachunku nie usunie go z programu. Będzie on nadal widoczny na liście rachunków, jednak wprowadzone w nim wartości nie będą wpływały na inne dokumenty. To znaczy, że nie będą obciążały limitów wynikających z umowy. Jeżeli do rachunku wystawiono już korekty to wycofanie go nie jest możliwe- należy w takim wypadku najpierw wycofać wszystkie korekty, a dopiero potem wybrany rachunek. Podczas próby wycofania takiego rachunku wyświetlane jest okno: Rysunek 186 Komunikat podczas wycofywania rachunku, do którego wystawiono korektę/korekty Rysunek 187 Okno, w którym można określić miejsce zapisu wybranego rachunku Użycie przycisku Zapisz spowoduje, że rachunek refundacyjny zostanie utrwalony na wybranym przez nas nośniku elektronicznym. DRUKOWANIE RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH, FAKTUR I NOT KSIĘGOWYCH Aby wydrukować jeden z dostępnych dokumentów rozliczeniowych- rachunek refundacyjny, fakturę VAT czy notę księgową należy na Liście rachunków refundacyjnych użyć przycisku Drukuj i wybrać odpowiednią opcję menu kontekstowego: EKSPORT RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH/KOREKT DO ODDZIAŁÓW NFZ Ostatnim etapem obsługi rachunków jest przekazanie Oddziałom NFZ przygotowanych dokumentów. Postać, w jakiej będą wysłane zależy od wymogów Funduszu. Program KS-SWD pozwala na przesłanie rachunków w dwóch formach. Rachunek refundacyjny/korekta w postaci papierowej. Należy podświetlić wybraną pozycję i użyć przycisku Drukuj (F9). DRUKOWANIE RACHUNKU REFUNDACYJNEGO\KOREKTY. Użytkownik ma możliwość przesyłania dokumentów w formie papierowej. Aby wydrukować rachunek lub korektę użytkownik powinien podświetlić wybraną pozycję na Liście rachunków refundacyjnych, użyć przycisku Drukuj, a następnie wybrać opcję Rachunek. Przed wydrukiem dokumentu istnieje możliwość podglądu wydruku poprzez przycisk Podgląd. STRONA 82 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

86 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH Na wydrukach rachunku, noty księgowej i załącznika do faktury znajduje się kod PDF pozwalający w Oddziale NFZ, do którego przekazywany jest rachunek, sprawdzić poprawność wersji papierowej i elektronicznej dokumentu. Rysunek 188 Podgląd wydruku rachunku refundacyjnego DRUKOWANIE FAKTURY Rysunek 190 Opcje drukowania faktury VAT Następujące dane uzupełnione w oknie Opcji zostaną ujęte na wydruku faktury: Numer faktury VAT, Termin zapłaty, Sposób zapłaty: Przelew, Gotówka, Ilość kopii W przypadku zaznaczenia opcji Duplikat zostanie wydrukowany oryginał i duplikat, W przypadku odznaczenia opcji Duplikat zostanie wydrukowany jedynie oryginał faktury. Gdy zaistnieje konieczność wydrukowania faktury do wprowadzonego rachunku użytkownik powinien podświetlić wybrany dokument na Liście rachunków refundacyjnych, nacisnąć przycisk Drukuj, a następnie wybrać opcję Fakturę VAT. Jeśli wśród usług wyszczególnionych na rachunku, istnieją takie, dla których nie zdefiniowano stawek VAT w Bazie Usług Medycznych (BUM), wyświetlony zostanie następujący komunikat: Rysunek 191 Wydruk faktury VAT Rysunek 189 Komunikat Informuje on użytkownika, że lista usług, które wymagają uzupełnienia stawek VAT została zapisana w pliku tekstowym o nazwie BrakVAT.txt, w katalogu, w którym program został zainstalowany, czyli C:\Ksswd99\Informacje. W takiej sytuacji, należy przejść do menu Słowniki/BUM i uzupełnić brakujące pozycje w Karcie usługi (operacja ta jest opisana w rozdziale Słowniki/BUM-Baza Usług Medycznych). Przed wykonaniem wydruku konieczne jest uzupełnienie opcji w oknie Opcje drukowania faktury VAT, które otworzy się przed rozpoczęciem wydruku. DRUKOWANIE NOTY KSIĘGOWEJ Aby wydrukować notę księgową należy podświetlić wybrany rachunek na liście, użyć przycisku Drukuj, a następnie wybrać opcję Nota księgowa. W oknie, które się otworzy użytkownik może dokonać wyboru opcji związanych z wydrukiem dokumentu. 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 83

87 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA przycisku Drukuj, a Załącznik do faktury. następnie wybrać opcję W oknie, które się otworzy użytkownik może dokonać wyboru opcji związanych z wydrukiem dokumentu. Rysunek 192 Podgląd wydruku noty księgowej DRUKOWANIE ZAŁĄCZNIKA DO FAKTURY Aby wydrukować załącznik do faktury należy podświetlić wybrany rachunek na liście, użyć Rysunek 193 Wydruk załącznika do faktury STRONA 84 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

88 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ REJESTRACJA PACJENCI Użytkownik programu ma możliwość ewidencjonowania pacjentów. Pacjent, czyli członek Narodowego Funduszu Zdrowia lub osoba pozostająca na wyłącznym utrzymaniu członka NFZ - to osoba fizyczna, która jest identyfikowana przez: PESEL, nazwisko i imię. Aby wyświetlić listę osób ubezpieczonych w NFZ należy wybrać opcję Pacjenci (Ctrl P) z menu Rejestracja. - wyszukanie pacjentów na podstawie kryterium określonego w polu Szukaj wg, - zliczenie pacjentów wyszukanych na podstawie określonych kryteriów, zamknięcie okna. W dolnej części okna listy pacjenta znajdują się dwa typy informacji odnoszące się do podświetlonego na liście pacjenta. Informacja o danych adresowych uzupełnionych w karcie pacjenta. W przypadku, gdy dane te nie są kompletne zostaje tam umieszczony komunikat uzupełnij! informujący użytkownika o konieczności podania dodatkowych informacji. Rysunek 195 Informacja o niekompletnych danych adresowych pacjenta Informacja o deklaracjach złożonych przez pacjenta. Rysunek 194 Lista pacjentów Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Tabela z listą deklaracji złożonych przez pacjenta, w której są wyszczególnione następujące informacje: Typ deklaracji, Nazwisko i imię lekarza, Data złożenia, Rodzaj. dopisanie nowego pacjenta, przeglądanie danych pacjenta, Rysunek 196 Lista deklaracji złożonych przez pacjenta edycję informacji o pacjencie, - usunięcie wybranego pacjenta, - importowanie danych pacjentów z arkusza Excel, wydruk pełnej listy pacjentów, zapisanie listy pacjentów w formacie arkusza Excel lub pliku csv, - pobranie informacji o wybranym pacjencie z Centralnego Rejestru Członków KCh, - wyszukanie pacjentów wg kryterium Oddział NFZ, WYSZUKIWANIE PACJENTÓW Obszar filtrowania danych w górnej części okna listy pacjentów pozwala na wyszukiwanie pacjentów wg kryterium: 1. Oddział NFZ pacjenta, 2. Pacjenci bez określonego Oddziału NFZ, 3. Pacjenci uprawnieni do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji Po wybraniu kryterium należy użyć przycisku Zastosuj aby odświeżyć listę z danymi. Aby wyszukiwać pacjentów korzystając z funkcji Szukaj wg w polu Szukaj wg należy wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: nazwisko; imię pacjenta, PESEL (pacjenta), 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 85

89 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA data urodzenia uprawnienie pacjenta. dodawanie, która pozwoli na wprowadzenie nowej osoby. Następnie w polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. Poszukiwani pacjenci zostaną w ten sposób wyświetleni na liście. Jeżeli będziemy chcieli wyszukać pacjenta, którego PESEL lub inne dane są nam znane, wystarczy w polu Szukaj wg wybrać odpowiednią opcję i wpisać numer PESEL do pola obok. Zaraz po tej czynności zostanie wyświetlony poszukiwany pacjent. Dokładnie tak samo jest z innymi poleceniami. Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię (pacjenta), program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pacjentów. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Przykładowo, jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pacjentów, których nazwiska zaczynają się na literę L, a imiona na KA. Rysunek 197 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów OKREŚLANIE LICZBY PACJENTÓW WYSZUKANYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW Jeżeli będzie nas interesować liczba wyszukanych pacjentów należy kliknąć na ikonę kalkulatora. Spowoduje to wyświetlenie informacji o liczbie pacjentów. Rysunek 198 Wynik zliczania listy pacjentów DODAWANIE PACJENTA DO BAZY Aby dopisać nowego pacjenta do listy należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Spowoduje to wyświetlenie karty pacjenta - Rysunek 199 Okno wprowadzania nowego pacjenta W oknie tym znajdują się trzy zakładki: 4. Na zakładce Podstawowe należy wprowadzić następujące informacje: nazwisko, imię, PESEL, data urodzenia, płeć, PESEL opiekuna, opiekun, w przypadku gdy pacjent jest obcokrajowcem należy zaznaczyć opcję cudzoziemiec i uzupełnić pola numer paszportu, kraj Jeżeli pacjent jest uprawniony do korzystania z usług na podstawie przepisów o koordynacji należy również zaznaczyć opcję Uprawniony do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji i za pomocą przycisku wprowadzić właściwe dokumenty uprawniające. Dokumenty takie można również wprowadzić z poziomu menu Rejestracja/Dokumenty uprawniające UE, stąd szczegółowy opis dodawania dokumentów został opisany w dalszej części instrukcji: Dodawanie dokumentów uprawniających UE. Jeżeli w polu Kraj zostanie wybrane państwo nie należące do Unii Europejskiej (lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego), a zaznaczona zostanie opcja o uprawnieniu do korzystania ze świadczeń na podst. przepisów o koordynacji program wyświetla poniższą informację: STRONA 86 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

90 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 200 Komunikat w przypadku wybrania kraju spoza UE/EOG uprawnienie: podczas dodawania kolejnego pacjenta podpowiadane jest ostatnio wprowadzone uprawnienie, Oddział NFZ: jako Oddział pacjenta automatycznie podpowiadany jest domyślny OW wprowadzony w rejestracji świadczeniodawcy, numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, data ważności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, numer legitymacji inwalidy wojennego/wojskowego Uwaga 1: Gdy kursor opuszcza pole PESEL, w którym podano poprawne dane, następuje automatyczne uzupełnienie pola data urodzenia. Wprowadzając najpierw datę urodzenia, a później PESEL, może się zdarzyć, że wprowadzimy błędne dane. Dlatego też program automatycznie sprawdza, czy oba te pola są zgodne. Jeśli wystąpi błąd, pojawi się poniższy komunikat. Jeżeli poprawność wpisanych danych zostanie potwierdzona zostaną one wprowadzone do karty pacjenta. Uwaga 2:Uzupełniając dane opiekuna nie trzeba wypełniać pola PESEL opiekuna a następnie pola opiekun. Wystarczy gdy użytkownik w polu opiekun dokona wyboru właściwej osoby z listy, wtedy numer PESEL uzupełni się automatycznie. Uwaga 3: Uzupełnienie danych opiekuna jest szczególnie istotne w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze wieku trzech miesięcy. Deklaracje takich osób nie zostaną uwzględnione w generowanej liście aktywnej. 2. Na zakładce Adres zamieszkania podaje się następujące informacje: kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu, uwagi (pole to może być uzupełnione dowolnym komentarzem użytkownika liczącym do 250 znaków). Rysunek 201 Komunikat brak zgodności pól: Data urodzenia i PESEL W przypadku gdy data urodzenia nie jest zgodna z numerem PESEL wówczas opuszczając pole PESEL program zada pytanie, czy zaktualizować datę urodzenia. Rysunek 202 Pytanie o aktualizację daty urodzenia Podczas wprowadzania danych pacjenta, po opuszczeniu pola PESEL przez kursor, następuje automatyczne sprawdzenie czy pacjent o wpisanym numerze PESEL nie istnieje już w bazie. Jeżeli osoba o takim nr PESEL została już wcześniej wprowadzona na listę program informuje o tym fakcie komunikatem: Rysunek 203 Dane adresowe w Karcie pacjenta Jeśli dane pacjenta zostały zaimportowane z arkusza Excel, a pole miejscowość nie jest wypełnione, oznacza to, że dane wypełnione w arkuszu nie były zgodne z informacjami w Bazie Administracyjnej Kraju w programie. Dane te są widoczne w karcie pacjenta na zakładce Adres zamieszkania. Dane te są eksportowane w raportach do NFZ. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 87

91 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA miejscowość, Oddział NFZ, kody schorzeń wg ICD 10. Rysunek 204 Dane zaimportowane z arkusza Excel Na trzeciej zakładce Inne dane są uzupełniane informacje na temat schorzeń przewlekłych pacjenta. Istnieje możliwość wypełnienia do 5 kodów według słownika ICD 10. Nie jest to informacja wymagana, nie jest także przekazywana w raporcie do Narodowego Funduszu Zdrowia. Uzupełnione w karcie pacjenta kody schorzeń pojawiają się w karcie wykonania usługi jako podpowiedź dla użytkownika. Rysunek 206 Wybieranie uprawnień Wprowadzenie danych do karty pacjenta i kliknięcie przycisku OK, pozwoli na wprowadzenie danego pacjenta do bazy. Użycie przycisku Anuluj spowoduje rezygnację z wprowadzenia danych określonego pacjenta do bazy. ZMIANA DANYCH PACJENTA Wprowadzone informacje o pacjencie mogą zostać zmodyfikowane przez użytkownika w późniejszym czasie. Rysunek 205 Karta pacjenta - schorzenia przewlekłe W karcie pacjenta możemy poruszać się po polach: klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, tabulatorem na klawiaturze, używając kombinacji klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku wyboru. Na karcie pacjenta dodawanie należy wprowadzić dane pamiętając, że większość pól uzupełniamy wprowadzając dane ręcznie za pomocą klawiatury. Jednak część pól uzupełniamy za pomocą przycisku wyboru znajdującego się z prawej strony tych pól. Dotyczy to następujących informacji: opiekun, uprawnienie, kraj, Aby dokonać zmiany wprowadzonych danych, należy podświetlić wybranego pacjenta na liście, następnie użyć przycisku Popraw (lub nacisnąć klawisz F4). Spowoduje to wyświetlenie karty pacjenta - poprawianie pozwalającej na zmianę informacji o wybranej osobie. Rysunek 207 Poprawianie danych pacjenta STRONA 88 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

92 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ W oknie tym można dokonać korekt, postępując analogicznie, jak w przypadku dodawania pacjenta. Program automatycznie wprowadza dane dotyczące osoby i daty wprowadzenia w polu Zmodyfikował. Wprowadzone poprawki możemy zatwierdzić przyciskiem OK lub usunąć je przyciskiem Anuluj. ZMIANA ODDZIAŁU NFZ PACJENTA Informacja o Oddziale NFZ, do którego należy pacjent może być również poprawiana, jednak zmiana taka ma daleko idące konsekwencje. W przypadku dokonania takiej zmiany nastąpi wycofanie wszystkich aktywnych deklaracji pacjenta. Użytkownik określa w tym wypadku datę wycofania. USUWANIE PACJENTÓW W razie potrzeby program pozwala również na usunięcie wybranego pacjenta z listy; wystarczy: podświetlić na liście wybranego pacjenta, użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się wtedy komunikat informujący o istnieniu deklaracji złożonej przez pacjenta przeznaczonego do usunięcia oraz pytanie czy wycofać ją. Dodatkowo należy wypełnić pole z datą wycofania. Domyślnie program wyświetla datę bieżącą, którą można modyfikować. Rysunek 210 Usunięcie pacjenta Kliknięcie przycisku OK spowoduje usunięcie pacjenta z listy pacjentów oraz wycofanie jego deklaracji z listy deklaracji (opcja Deklaracje; menu Rejestracja). Rysunek 208 Konsekwencje zmiany Oddziału NFZ pacjenta Po wpisaniu daty wycofania i naciśnięciu przycisku OK. zmiany te zostaną wprowadzone do bazy. Użycie przycisku Anuluj oznacza rezygnację z wprowadzanych zmian. PRZEGLĄDANIE DANYCH PACJENTA Jeżeli użytkownik nie chce w danych pacjenta wprowadzać żadnych zmian, a jedynie sprawdzić informacje, jakie są wpisane w karcie może skorzystać z funkcji przeglądania. POBRANIE INFORMACJI Z CENTRALNEGO REJESTRU CZŁONKÓW KCH/DANYCH LOKALNYCH Uwaga: Funkcja ta miała praktyczne zastosowanie do momentu funkcjonowania Kas Chorych (przed przekształceniem w Narodowy Fundusz Zdrowia). Użytkownik programu ma możliwość pobrania informacji o wybranym pacjencie z Centralnego Rejestru Członków Kas Chorych, co pozwala na identyfikację pacjenta i kontrolę zgodności danych znajdujących się w programie i bazie CRC. Aby wyszukać informacje o pacjencie należy zaznaczyć określonego pacjenta na liście, a następnie użyć przycisku. Zostanie wyświetlone okno Dane Centralnego Rejestru Kas Chorych: Rysunek 209 Przeglądanie danych w Karcie pacjenta Rysunek 211 Dane CRC KCh W oknie tym istnieje możliwość pobrania danych lokalnych przycisk Dane lokalne lub z bazy CRC przycisk Serwis CRC. Jeżeli w bazie CRC znajdują się dane określonego pacjenta to 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 89

93 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA po wybraniu przycisku Serwis CRC wyświetlone zostają informacje o pacjencie: Kasa Chorych, do której należy pacjent, Uprawnienie do świadczeń ubezpieczenie Rysunek 215 Informacja o błędnych ustawieniach w Opcjach programu W przypadku błędnie wpisanego użytkownika lub hasła komunikat ten jest następujący: Rysunek 212 Dane o wybranym pacjencie z bazy CRC Analogiczne okno pojawi się po wybraniu przycisku Dane lokalne. Jeżeli wybrany zostanie pacjent, który nie posiada numeru PESEL, wówczas przy próbie uzyskania informacji z Rejestru Członków KCh lub z bazy lokalnej pojawi się poniższy komunikat: Rysunek 216 Informacja o błędnych ustawieniach użytkownika lub hasła w Opcjach programu Rysunek 213 Komunikat o braku numeru PESEL pacjenta Jeżeli w bazie CRC lub bazie lokalnej nie znajdują się informacje o wybranym pacjencie, wówczas wyświetlona zostaje odpowiednia informacja: WYDRUKOWANIE LISTY PACJENTÓW Lista pacjentów wprowadzonych do programu może zostać wydrukowana. Po wybraniu przycisku Drukuj (F9), pojawi się okno Drukuj. Rysunek 214 Informacja w przypadku braku danych o wybranym pacjencie Jeżeli w opcjach programu (menu Narzędzia/Opcje) na zakładce Inne błędnie zostaną skonfigurowane informacje o adresie serwisu w sieci rozległej, wówczas przy próbie pobrania danych pojawia się komunikat: Rysunek 217 Okno określania parametrów drukowania Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak taki wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku. STRONA 90 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

94 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Jeżeli w bazie pacjentów dane o numerach PESEL i datach urodzenia są spójne raport ten nie zostanie wygenerowany. Jeżeli dane te są niezgodne wyświetlony zostanie poniższy raport: Rysunek 218 Podgląd wydruku listy pacjentów Po jego obejrzeniu, aby wyjść z okna, należy kilknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu można: zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, wydrukować listę: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK. Rysunek 220 Raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami PESEL W przypadku wystąpienia niezgodności należy sprawdzić i poprawić nieprawidłowe dane o datach urodzenia i numerach PESEL. Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 219 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy pacjentów. RAPORT O DATACH URODZENIA NIEZGODNYCH Z NUMERAMI PESEL Z poziomu listy pacjentów użytkownik może wygenerować raport o datach urodzenia niezgodnych z numerami PESEL. Raport ten pozwala zweryfikować poprawność danych pacjentów w zakresie numerów PESELi dat urodzenia. Aby utworzyć powyższy raport należy z górnej części okna Listy pacjentów wybrać menu Narzędzia/ Raport pacjentów datach urodzenia niezgodnych pacjentów numerem PESEL. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 91

95 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA DEKLARACJE csv, eksport listy do Excela lub pliku Użytkownik programu ma możliwość ewidencjonowania deklaracji. Deklaracja to pisemnie potwierdzona chęć leczenia się pacjenta w wybranej przez niego placówce świadczącej usługi POZ. Deklaracja jest identyfikowana przez: PESEL pacjenta, nazwisko i imię pacjenta, datę złożenia, datę wycofania, numer deklaracji, typ deklaracji, rodzaj deklaracji, nr pr. wyk. zaw. lek., Oddział NFZ, aktualne przyporządkowanie do pozycji umowy. Aby wyświetlić listę deklaracji należy: wybrać opcję Deklaracje (Ctrl D) z menu Rejestracja, - wyszukanie deklaracji według kryteriów umieszczonych w górnej części okna, - wyszukanie deklaracji według kryteriów podanych w polu Szukaj wg, - zliczenie deklaracji wyświetlonych na liście, zamknięcie okna. W dolnej części okna prezentowane są informacje na temat podświetlonej na liście deklaracji. Są to dane na temat aktualnego przyporządkowania deklaracji do umowy. Jest to bardzo istotna informacja, ponieważ tylko deklaracje aktywne, czyli przyporządkowane do usługi z kontraktu są wykazywane w listach aktywnych przesyłanych do NFZ. W przypadku gdy deklaracja jest aktywna, po jej podświetleniu na liście, w dolnej części okna zostaną zaprezentowane następujące dane: status deklaracji:, numer umowy:, numer usługi kontraktowanej:, numer usługi szczegółowej: Jeżeli deklaracja nie została przyporządkowana do pozycji umowy, wówczas jest prezentowana informacja o jej Rysunek 221 Lista deklaracji Przyciski w obrębie okna pozwalają na: deklaracji, dopisanie nowej deklaracji, poprawa danych w Karcie zmianę lekarza, u którego leczy się dany pacjent, pacjenta, pacjenta, wycofanie deklaracji danego usunięcie deklaracji danego statusie:. W takim wypadku użytkownik powinien wykonać operację aktywowania deklaracji, wybierając w tym celu opcję Aktywacja deklaracji z menu Rejestracja. Czynności jakich należy dokonać, aby przeprowadzić tą operacje opisane są w dalszej części instrukcji, w rozdziale Aktywacja deklaracji. WPROWADZANIE DEKLARACJI DO PROGRAMU Aby wprowadzić nową deklarację na listę, należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Pojawi się wtedy karta deklaracji - dodawanie. wydruk pełnej listy deklaracji, STRONA 92 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

96 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ pacjent, lekarza oraz rodzaju deklaracji. Dane te uzupełniane są po użyciu przycisków wyboru umieszczonych z prawej strony każdego z pól. Rysunek 225 Wybieranie typów deklaracji Rysunek 222 Karta deklaracji Pole Pacjent uzupełnia się: otwierając okno lista pacjentów, dokonując w tym oknie wyboru pacjenta, akceptując go przyciskiem OK. Powyższe czynności spowodują, że w karcie deklaracji zostanie uzupełnione imię i nazwisko w polu Pacjent. Pod tym polem jest prezentowana informacja na temat Oddziału NFZ, uprawnienia oraz numeru PESEL pacjenta. Informacje te można poprawiać tylko w karcie pacjenta. Deklarację można dodać tylko pacjentowi posiadającemu w bazie pacjentów uzupełnione dane adresowe. Przy próbie rejestracji deklaracji dla pacjenta, który nie posiada wprowadzonego adresu pojawia się następujący komunikat: Następnie należy wskazać pracownika medycznego, do którego deklaracja jest składana. W tym celu klikamy na pole wyboru w wierszu Osoba personelu. Po ukazaniu się okna Wybieranie pracownika medycznego należy dokonać wyboru. Rysunek 226 Wybieranie pracownika medycznego Po podświetleniu pozycji należy kliknąć przycisk OK. Uwaga: Wybór osoby personelu na karcie deklaracji jest wymagany. Jeżeli użytkownik nie wybierze osoby personelu przy próbie zapisu takiej deklaracji wyświetlany jest komunikat: Rysunek 223 Komunikat w przypadku próby dodania deklaracji pacjentowi, który nie posiada wprowadzonych danych adresowych W takim wypadku należy na karcie pacjenta uzupełnić dane adresowe. Kolejną czynnością będzie wskazanie typu deklaracji. W tym celu należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Rysunek 227 Komunikat w przypadku próby dodania deklaracji bez określenia osoby personelu Jeżeli wybrana osoba personelu nie posiada uzupełnionego w bazie pracowników medycznych numeru prawa wykonywania zawodu, wówczas takiej osoby nie można wprowadzić do deklaracji: Rysunek 224 Dodawanie deklaracji pacjenta W oknie, które zostało wyświetlone użytkownik dokonuje wyboru typu deklaracji, jaką składa 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 93

97 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA W przypadku pomyłki można wprowadzony typ deklaracji oraz lekarza poprawić lub usunąć, podświetlając pozycję i używając odpowiednio przycisku Usuń (F8) i Popraw (F4). Uwaga: Jedynie dane dotyczące osoby i daty, która wprowadziła daną deklarację są uzupełniane automatycznie przez program. W takim wypadku należy uzupełnić numer prawa wykonywania zawodu osobie personelu lub wybrać innego pracownika medycznego. Następnie można określić rodzaj deklaracji wybierając w zależności od wcześniej wybranego typu deklaracji - jedną z opcji: 1. dla lekarza rodzinnego Jeśli wszystkie dane będą się zgadzać, można deklarację wprowadzić na listę używając przycisku OK. Jeżeli w programie istnieje już dany typ deklaracji tego pacjenta, pojawi się wtedy stosowny komunikat. Komunikat będzie pokazywał się dopóki nie wyjaśnimy tej sytuacji i nie usuniemy błędnych danych. W przypadku dodawania deklaracji specjalnej wszystkie inne deklaracje dla danego pacjenta zostaną wycofane. 2. dla pielęgniarki środ. naucz. i wych. Rysunek 228 Komunikat przy dodawaniu deklaracji specjalnej W przypadku pielęgniarki środowiskowej i położnej środowiskowej nie określa się dodatkowego rodzaju deklaracji. Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia opcji Aktywuj deklaracje, która powoduje automatyczną aktywację deklaracji, gdy w bazie usług medycznych istnieje tylko jedna zakontraktowana usługa związana z takim samym typem deklaracji, jak wprowadzona deklaracja pacjenta. Wykonywanie kolejnych czynności będzie zależało od tego czy będziemy wprowadzać dla danego pacjenta następne typy deklaracji, czy też poprzestaniemy na już wprowadzonej. POPRAWA DANYCH DOTYCZĄCYCH WYBRANEJ DEKLARACJI Uwaga: Deklaracja może zostać poprawiona do chwili, kiedy informacja o niej zostanie wykazana w zatwierdzonej liście aktywnej. Jeżeli taka operacja zostanie wykonana wówczas będzie można jedynie wycofać deklarację i złożyć drugą z poprawnymi danymi. Aby zmienić dane dotyczące wybranej deklaracji wystarczy użyć przycisku Popraw (F4). Pojawi się wtedy okno Karta deklaracji poprawianie. Jeżeli będzie to tylko jeden typ deklaracji wystarczy jeszcze uzupełnić pole data złożenia deklaracji i na zakończenie użyć przycisk OK. Dane wprowadzone na karcie zostaną wprowadzone na listę deklaracji. W przypadku, gdy będziemy chcieli wprowadzić dla danego pacjenta większą ilość deklaracji, po wprowadzeniu jednej deklaracji należy ponownie użyć przycisku Dodaj (F2). Dalsze czynności należy wykonywać tak samo, jak w przypadku dodawania pierwszego typu deklaracji. Przycisk Dodaj wszystkie (F5) pozwala na dodanie wszystkich typów deklaracji. Rysunek 229 Karta deklaracji - poprawianie W karcie deklaracji - poprawianie można poprawiać dane w polu data złożenia oraz numer. STRONA 94 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

98 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Deklaracja nie może zostać poprawiona jeżeli została już wykazana w zatwierdzonym raporcie dla NFZ. W takim przypadku po podświetleniu deklaracji na liście nie będzie aktywny przycisk natomiast pojawi się przycisk. Umożliwia on przeglądanie danych w karcie deklaracji, bez możliwości wprowadzania zmian. Jeżeli wybrana deklaracja jest przyporządkowana do pozycji umowy to poprawiana data złożenia deklaracji nie może być późniejsza od daty utworzenia przyporządkowania. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji użytkownik zostanie o tym poinformowany. Po kliknięciu OK, nastąpi wyjście z okna Wybieranie lekarza. Gdy nie podamy lekarza (pozostawimy puste pole Lekarz na karcie deklaracji nie będziemy mieć informacji o lekarzu). Zaznaczenie opcji wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania spowoduje, że w chwili zatwierdzenia zmiany lekarza dotychczasowa deklaracja zostanie umieszczona na liście deklaracji wycofanych. Natomiast deklaracja z danymi nowego lekarza będzie złożona z taką datą początkową, jaka zostanie uzupełniona w polu data przekazania. Pole data przekazania jest automatycznie uzupełnione przez program bieżącą datą. Istnieje jednak możliwość zmiany daty. Zmiana lekarza spowoduje więc wycofanie i utworzenia nowej deklaracji. Rysunek 230 Zmiana daty złożenia deklaracji - komunikat ZMIANA LEKARZA WYBRANEGO PACJENTA W przypadku, gdy pacjent zgłosi chęć zmiany lekarza, u którego się leczy, należy: podświetlić deklarację na liście deklaracji, użyć przycisku Zmiana lekarza (F6). Rysunek 231 Zmiana lekarza Po użyciu przycisku wyboru, znajdującego się obok pola Lekarz docelowy, pojawi się okno Wybieranie lekarza, w którym powinno się wyszukać lekarza, u którego pacjent zdecydował się leczyć i podświetlić go. WYCOFANIE LUB USUNIĘCIE DEKLARACJI PACJENTA Zarówno operacji usunięcia jak i wycofania deklaracji dokonuje się z poziomu Listy deklaracji. Użycie przycisku ShF8-Usuń spowoduje, że deklaracja zniknie z listy deklaracji. Funkcję tą można stosować w przypadku, gdy deklaracja została pomyłkowo wprowadzona do programu. Operacji usunięcia deklaracji można dokonać tylko wówczas, gdy deklaracja nie została jeszcze wykazana w zatwierdzonej liście POZ przesyłanej do Oddziału NFZ. Aby usunąć deklarację należy: w oknie Lista deklaracji podświetlić wybraną deklarację, użyć przycisku Usuń (ShF8). Po wykonaniu powyższych czynności wyświetlony zostanie następujący komunikat: Rysunek 233 Pytanie o usunięcie deklaracji Wybór odpowiedzi Tak spowoduje usunięcie deklaracji. Rysunek 232 Wybieranie lekarza, u którego pacjent postanowił się leczyć Przycisk F8-Wycofaj powoduje powstanie wpisu na Liście deklaracji wycofanych. Wycofując deklarację użytkownik określa, jaka jest data wycofania tej deklaracji. Wpis taki jest przekazywany w Liście POZ do Oddziału NFZ i oznacza, że pacjent, który złożył deklarację, potem zrezygnował i np. przeniósł się do innego świadczeniodawcy. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 95

99 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Jeśli pacjent będzie chciał wycofać swoją deklarację, należy: w oknie Lista deklaracji podświetlić wybraną deklarację, użyć przycisku Wycofaj (F8). Spowoduje to wyświetlenie okna Wycofanie deklaracji, w którym należy uzupełnić pole data wycofania. Program automatycznie uzupełnia w tym polu datę bieżącą, którą w razie potrzeby można modyfikować. Rysunek 234 Wycofanie deklaracji Wycofanie deklaracji nastąpi automatycznie w następujących przypadkach: 1. w chwili zmiany lekarza po użyciu przycisku F6 Zmiana lekarza, gdy zaznaczona będzie opcja wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania (operacja ta jest opisana w podrozdziale Zmiana lekarza wybranego pacjenta). 2. w momencie przekazania pacjenta między lekarzami, którego dokonuje się poprzez użycie przycisku Przekaż w oknie Lista pracowników medycznych (zostało to opisane w podrozdziale Przekazywanie pacjentów między lekarzami) 3. w przypadku zmiany w karcie pacjenta Oddziału Funduszu, do którego jest on zapisany (operacja ta została przedstawiona w podrozdziale Zmiana Oddziału NFZ pacjenta) PRZYWRACANIE WYCOFANEJ DEKLARACJI W przypadku, gdy deklaracja pacjenta zostanie omyłkowo wycofana użytkownik może anulować tą operację. Aby wyświetlić listę wycofanych deklaracji należy wybrać kryterium deklaracje wycofane i użyć przycisku Zastosuj. W celu przywrócenia wycofanej deklaracji należy ją podświetlić na liście, a następnie użyć przycisku. W oknie przywracania deklaracji należy określić datę tej operacji. Rysunek 235 Przywracanie deklaracji Operacja przywrócenia deklaracji nie będzie mogła zostać wykonana jeżeli zaistnieje jedna z wymienionych okoliczności: przywracana deklaracja została złożona w innym Oddziale NFZ, niż wskazana w Karcie pacjenta, pacjent posiada już deklarację specjalną (paliatywną), już istnieje deklaracja pacjenta o podanym typie, dodanie deklaracji specjalnej (paliatywnej) niemożliwe, ponieważ istnieją deklaracje aktywne innego typu. WYSZUKIWANIE DEKLARACJI W programie można wyszukiwać deklaracje na dwa sposoby. Każdy z nich pozwala na wyselekcjonowanie deklaracji według różnych zasad oraz kryteriów. Pierwszy z nich umożliwi znalezienie deklaracji, uwzględniając przy wyszukiwaniu następujące kryteria: Pacjent, Lekarz, Data złożenia deklaracji w okresie od...do... Status deklaracji: Deklaracje złożone, Deklaracje wycofane, Typ deklaracji: lekarz rodzinny, pielęgniarka środ. naucz. i wych., pielęgniarka środowiskowa, położna środowiskowa, deklaracja specjalna lekarz szkolny. Oddział NFZ pacjenta, Rodzaj deklaracji: DPS, Student w miejscu nauki, Student w miejscu zamieszkania, Typ szkoły I, Typ szkoły II, Typ szkoły IIIA, Typ szkoły IIIB, Typ szkoły IIIC Szczególne warunki nauczania i wychowania. Płeć. Rozwinięcie pól Pacjent, Lekarz uzyskamy używając przycisku wyboru, znajdującego się z prawej strony każdego z tych pól. Po kliknięciu na pole wyboru Pacjent, wyświetlone zostanie okno Wybieranie pacjenta: STRONA 96 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

100 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Po uzupełnieniu pól zawężających listę wyświetlonych deklaracji należy użyć przycisku Zastosuj. Po wykonaniu tej operacji program automatycznie wprowadzi na listę wszystkie deklaracje odpowiadające wprowadzonym kryteriom. Uwaga: Aby dokonać zawężenia listy wyświetlonych deklaracji można wypełnić jedno, kilka lub wszystkie pola, stanowiące kryterium wyboru. Rysunek 236 Wybieranie pacjenta Po wybraniu pacjenta (podświetleniu wybranej pozycji w oknie Wybieranie pacjenta), należy zaakceptować decyzję przyciskiem OK. W wyniku tej czynności dany pacjent zostanie przeniesiony do pola pacjent w oknie Lista deklaracji. W analogiczny sposób postępujemy z wyborem lekarza. Za pomocą przycisku wyboru wchodzimy do okna Wybieranie pracownika medycznego. Rysunek 237 Wybieranie lekarza Po wybraniu lekarza (podświetleniu wybranej pozycji w oknie: Wybieranie pracownika medycznego), należy zaakceptować decyzję przyciskiem OK w wyniku tej czynności, lekarz zostanie wprowadzony do pola lekarz w oknie Lista deklaracji. W obu przypadkach przycisk Anuluj spowoduje rezygnację z wybranego lekarza lub pacjenta i powrót do okna Lista deklaracji. Pola pokaż deklaracje złożone(wycofane) w okresie od...do... możemy zmieniać: wpisując dane z klawiatury, klikając na strzałki zmieniające wartość, znajdujące się po prawej stronie pola, klikając na umieszczone obok strzałek pole z kalendarzem. Przykładowo, jeżeli będziemy chcieli wyszukać wszystkie złożone deklaracje pacjentów leczących się u doktora Jana Nowaka, wystarczy: za pomocą przycisku wyboru wejść do okna Wybór pracownika medycznego, wybrać Jana Nowaka, zaakceptować wybór przyciskiem OK, W polu Deklaracje wybrać opcję złożone, użyć przycisku Zastosuj (F10). Przycisk pozwala na rozszerzenie obszaru filtrowania w górnej części okna o opcję: Deklaracje bez określonej osoby personelu. Filtr ten umożliwia wyświetlenie deklaracji, które nie posiadają przyporządkowanej osoby personelu medycznego. Drugi sposób pozwala na odnalezienie szukanej pozycji na liście pacjentów za pomocą funkcji Szukaj wg. Uwaga: Wyszukiwanie w polu Szukaj wg może być przeprowadzone, jeżeli w górnej części okna nie jest określone kryterium daty złożenia deklaracji. Najpierw w polu Szukaj wg należy wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: nazwisko; imię pacjenta, PESEL pacjenta, nr deklaracji, W polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. Poszukiwane deklaracje zostaną wyświetlone na liście. Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię (pacjenta), program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pacjentów. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Przykładowo, jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pacjentów, których nazwiska zaczynają się na literę L, a imiona na KA. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 97

101 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Rysunek 238 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak taki wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku. OKREŚLANIE LICZBY DEKLARACJI WYSZUKANYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW Jeżeli będzie nas interesować liczba wyszukanych deklaracji należy kliknąć na ikonkę kalkulatora. Wówczas pojawi się informacja o liczbie deklaracji. Rysunek 241 Podgląd wydruku listy deklaracji Po jego obejrzeniu, aby wyjść z okna należy kilknąć przycisk Zamknij. Rysunek 239 Informacja o liczbie deklaracji spełniających określone kryteria WYDRUK LISTY DEKLARACJI Na poziomie okna Lista deklaracji została wprowadzona również możliwość wydrukowania listy deklaracji wprowadzonych do bazy. Po wyjściu z okna Podglądu można: zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, wydrukować listę: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK, Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Po wybraniu przycisku Drukuj (F9), pojawi się okno Drukuj: Rysunek 242 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy deklaracji. Rysunek 240 Oko zaznaczania parametrów drukowania STRONA 98 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

102 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ AKTYWACJA DEKLARACJI Użytkownik programu powinien przeprowadzić operację aktywowania złożonych deklaracji, czyli przyporządkowania deklaracji do pozycji specyfikacji umowy rozliczanej na podstawie listy POZ. Jest to czynność bardzo istotna ponieważ deklaracje nie przyporządkowane nie zostaną wzięte pod uwagę w momencie generowania listy POZ. Aby dokonać czynności przyporządkowania deklaracji do pozycji umowy należy w menu Rejestracja wybrać opcję Aktywacja deklaracji (Ctrl A). Rysunek 244 Ustalanie grup wiekowych pacjentów W celu stworzenia listy przedziałów wiekowych należy wypełnić pola Zakres granicznymi wartościami przedziału wiekowego, a następnie użyć przycisku Dodaj (F2). Przedział wiekowy zostanie umieszczony na liście. Zakresy wiekowe zawierające literkę m oznaczają miesięczne określenie wieku, np. zakres 0-2m oznacza wiek: 0 do 2 miesięcy. W celu usunięcia wprowadzonego przedziału wiekowego należy go podświetlić na liście i użyć przycisku Usuń (F8). Aby poprawić dane wybranego przedziału podświetlamy go, wprowadzamy nowe wartości zakresu i używamy przycisku Popraw (F4). Rysunek 243 Przyporządkowanie deklaracji do pozycji umów USTALANIE PRZEDZIAŁÓW WIEKOWYCH PACJENTÓW Specyfika niektórych usług powoduje, że są one świadczone dla pacjentów w określonym wieku. Aby móc przyporządkować do wybranej usługi deklaracje osób we właściwym przedziale wiekowym należy najpierw ustalić te przedziały. Czynności tej można dokonać wybierając pozycję Opcje w menu Narzędzia. W oknie Opcje użytkownik powinien wybrać zakładkę Grupy wiekowe POZ. AUTOMATYCZNA AKTYWACJA DEKLARACJI W programie wprowadzono ułatwienie polegające na automatycznym przypisaniu złożonych deklaracji do pozycji specyfikacji umowy. Mechanizm ten zadziała w momencie gdy w bazie usług medycznych istnieje tylko jedna zakontraktowana usługa związana z takim samym typem deklaracji jak wprowadzana nowa deklaracja pacjenta. W przypadku, gdy usług takich będzie więcej użytkownik sam musi dokonać wyboru, do której z nich przypisać deklaracje pacjentów. Proces automatycznego przyporządkowania postępuje w określonej kolejności, tzn. najpierw do bazy usług musi zostać wprowadzona usługa. Przyporządkowane do niej będą wszystkie nowe deklaracje pacjentów o właściwym typie deklaracji. Mechanizm nie działa w odwrotnej kolejności, czyli w chwili wprowadzania usługi nie zostają do niej automatycznie przyporządkowane deklaracje pacjentów wprowadzone wcześniej do bazy. Aby złożona deklaracja została automatycznie przyporządkowana do odpowiedniej pozycji umowy należy na karcie deklaracji włączyć opcję Czy tworzyć automatycznie przyporządkowanie deklaracji do pozycji umowy? 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR/CZ5-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 99

103 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA FILTROWANIE DEKLARACJI PACJENTÓW Użytkownik ma możliwość filtrowania deklaracji pacjentów uwzględniając następujące kryteria: typ deklaracji, wiek pacjentów, Oddział NFZ pacjentów, pozycja umowy, do której deklaracje zostały przyporządkowane, płeć pacjentów, rodzaj deklaracji, deklaracje przyporządkowane do konkretnego lekarza, dane pacjenta (nazwisko, imię, PESEL). Po określeniu kryterium wyszukiwania należy użyć przycisku Szukaj (F7), aby proces wyszukiwania został rozpoczęty. Uwaga: Jeżeli przycisk Szukaj (F7) nie jest aktywny świadczy to o uruchomionym autowyszukiwaniu, czyli że program automatycznie rozpoczyna proces wyszukiwania deklaracji pacjentów już w trakcie wpisywania kryterium. Gdy chcemy sami uruchamiać ten proces należy nacisnąć kombinację klawiszy Shift F7 z klawiatury. Przycisk na ekranie zostanie wtedy odblokowany. 1. Wyszukiwanie mające na celu wyświetlenie deklaracji określonego typu następuje po wybraniu w polu typ jednej z możliwych pozycji: Lekarz rodzinny, Pielęgniarka środowiskowa nauczania i wychowania, Pielęgniarka środowiskowa, Położna środowiskowa, Specjalny (Hospicja, ZOL, Opieka paliatywna), Lekarz szkolny Po użyciu przycisku Zakresy wiekowe pokaże się podmenu, z którego należy wybrać przedział wiekowy pacjentów. Rysunek 247 Wybór przedziału wiekowego pacjentów Uwaga: Gdy dokonamy zawężenia listy deklaracji według kryterium wieku, a chcemy powrócić do pełnej listy należy wybrać opcję Wszystkie z listy zakresów wiekowych. 4. Wyszukanie deklaracji według ich rodzaju umożliwia następujące filtrowanie deklaracji: DPS, Student w miejscu nauki, Student w miejscu zamieszkania, Typ szkoły I, Typ szkoły II, Typ szkoły IIIA, Typ szkoły IIIB, Typ szkoły IIIC Szczególne warunki nauczania i wychowania. 5. Wyświetlenie deklaracji przyporządkowanych już do pozycji umowy nastąpi, gdy w polu aktywowane do pozycji umowy zostanie umieszczona interesująca nas usługa. Aby wykonać tą czynność należy kliknąć na przycisk wyboru umieszczony z prawej strony pola. Użytkownik w ten sposób uzyska dostęp do bazy usług zakontraktowanych przez NFZ i rozliczanych przy użyciu listy POZ. Rysunek 245 Wybór typu deklaracji pacjentów 2. Aby zostały wyświetlone deklaracje pacjentów z określonego Oddziału NFZ należy wskazać ją w polu Od.NFZ. 3. Podczas filtrowania deklaracji według wieku pacjentów wykorzystywane są przedziały wiekowe ustalone przez użytkownika w menu Narzędzia, pozycja Opcje. Rysunek 246 Zakres wiekowy pacjentów Rysunek 248 Wybieranie pozycji umów 6. W oknie Aktywacja deklaracji istnieje możliwość wyszukania wszystkich deklaracji złożonych przez konkretnego świadczeniobiorcę. Wyszukiwać możemy podając jako kryterium numer PESEL lub nazwisko pacjenta W tym celu wykorzystujemy opcję Szukaj wg. STRONA 100 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR /CZ5-03

104 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ z listy umieszczoną w dolnej części okna, a następnie użyć przycisku Aktywuj (F6). Rysunek 249 Kryteria wyszukiwania deklaracji pacjenta Wyszukując nie musimy podawać całego numeru PESEL lub imienia i nazwiska - wystarczy jeżeli zostanie wpisane kilka początkowych znaków z wyszukiwanego zakresu. AKTYWACJA DEKLARACJI Gdy użytkownik chce sprawdzić ile złożonych przez pacjentów deklaracji nie zostało jeszcze przyporządkowanych do pozycji umów, powinien pozostawić puste pole aktywowane do pozycji umowy oraz użyć przycisk Szukaj (F7), jeżeli jest on aktywny. Gdy zostanie wyświetlona lista wolnych deklaracji kolejnym etapem jest określenie, do której usługi mają zostać one przyporządkowane. W tym celu należy w polu Aktywuj do pozycji umowy w dolnej części okna wybrać usługę. Dokonujemy tego używając przycisku wyboru, który pozwoli nam otworzyć bazę usług zakontraktowanych przez NFZ i rozliczanych przy użyciu listy POZ. Po wybraniu pozycji umowy, do której mają zostać przyporządkowane deklaracje i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK usługa zostanie umieszczona w dolnym polu okna, w którym dokonujemy przyporządkowania. Aby nie wyświetlać wszystkich deklaracji a tylko te, które mogą być przypisane do wybranej przez użytkownika usługi, w polu typ należy wybrać typ deklaracji zgodny z tym jakiego wymaga ta usługa. Gdy czynności te zostaną wykonane można przystąpić do przyporządkowania deklaracji. W tym celu należy wybrać z listy deklaracji pozycje, które mają być przypisane do wybranej usługi, a następnie należy je kolejno podświetlić i użyć przycisku Zaznacz/Odznacz (F2). Zaznaczone deklaracje zostaną wyróżnione żółtym kolorem. Gdy chcemy cofnąć zaznaczenie deklaracji, podświetlamy ją i również używamy przycisku Zaznacz/Odznacz (F2). Gdy już wszystkie deklaracje, które chcemy przyporządkować do wybranej usługi zostaną zaznaczone, przystępujemy do ich przekazania przy użyciu przycisku Aktywuj (F6). Jeżeli użytkownik zamierza przypisać wszystkie deklaracje umieszczone na liście powinien zaznaczyć opcję Aktywuj wszystkie Rysunek 250 Opcja przypisania wszystkich deklaracji Włączenie tej opcji powoduje, że nie trzeba zaznaczać po kolei wszystkich pozycji z listy, a zostaną one automatycznie przyporządkowane. Jeśli w trakcie wykonywania operacji program napotka na deklarację pacjenta, którego wiek nie mieści się w zakresie wiekowym wskazanej pozycji umowy, wyświetlony zostanie następujący komunikat: Rysunek 251 Komunikat wiek pacjenta niezgodny z zakresem wiekowym usługi Użytkownik może dokonać wyboru jednej spośród trzech opcji: - spowoduje, że operacja przyporządkowania zostanie przerwana, - spowoduje, że operacja przyporządkowania zostanie wznowiona, jednak jeśli program napotka kolejną deklarację pacjenta, którego wiek wykracza poza zakres wiekowy wybranej specyfikacji umowy, komunikat zostanie wyświetlony ponownie, - spowoduje, że operacja przyporządkowywania będzie przeprowadzona do końca bez wyświetlania komunikatów o deklaracjach pacjentów, których wiek wykracza poza zakres wiekowy wybranej specyfikacji umowy. USTAWIENIE RODZAJÓW DEKLARACJI W oknie Aktywacja deklaracji dla deklaracji typu 1 (lekarz rodzinny) i 2 (pielęgniarka środ. naucz. i wych.) można ustawić dodatkowo rodzaj deklaracji, dla tych deklaracji, które jeszcze nie posiadają określonego rodzaju. W tym celu należy użyć przycisku Ustaw rodzaj deklaracji. Jeżeli w górnej części okna, w filtrze Typ nie zostanie wybrany odpowiedni typ deklaracji, system wyświetla komunikat: 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR/CZ5-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 101

105 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Aby zrezygnować z wykonania operacji należy kliknąć Anuluj. Rysunek 252 Komunikat w przypadku braku określenia typu deklaracji Przyporządkowanie rodzajów deklaracji można wykonać na dwa sposoby: Ustawienie rodzaju dla wszystkich deklaracji Aby przypisać określony rodzaj deklaracji do wszystkich deklaracji wyświetlonych na liście należy zaznaczyć opcję Aktywuj/Deaktywuj wszystkie z listy i następnie użyć przycisku. Wszystkim deklaracjom z listy (które nie miały jeszcze ustawionego rodzaju) zostanie przypisany wybrany przez użytkownika rodzaj deklaracji. Ustawienie rodzaju dla wybranych deklaracji Aby przypisać określony rodzaj deklaracji do wybranych deklaracji wyświetlonych na liście należy zaznaczyć te deklaracje wykorzystując funkcję F2-Zaznacz/Odznacz i następnie użyć przycisku. Zaznaczonym deklaracjom (które nie miały jeszcze ustawionego rodzaju) zostanie przypisany wybrany rodzaj deklaracji. Po wybraniu typu deklaracji oraz zakresu dokumentów, które mają być zmienione można wykonać ustawienie odpowiednich rodzajów deklaracji: 1. dla deklaracji typu 1-lekarz rodzinny można określić następujące rodzaje: student/uczeń w miejscu nauki, student/uczeń w miejscu zamieszkania. Aby zrezygnować z wykonania operacji należy kliknąć Anuluj. 2. dla deklaracji typu 2- pielęgniarka środ. naucz. i wych. można określić następujące rodzaje: typ szkoły I, typ szkoły II, typ szkoły IIIA, typ szkoły IIIB, typ szkoły IIIC. Jeżeli na liście deklaracji znajdą się deklaracje, które mają już przypisany rodzaj deklaracji (informacja widoczna w kolumnie Rodzaj) wówczas zmiana dla tych dokumentów nie będzie wykonana. PRZEKAZANIE DEKLARACJI DO INNEJ USŁUGI W celu przekazania przyporządkowanych deklaracji, do innej usługi, należy: w górnym polu okna wybrać usługę, do której deklaracje są przyporządkowane w tej chwili, w dolnym polu usługę, do której będziemy przekazywali deklaracje. Operacja przekazywania przebiega w taki sam sposób jak w przypadku deklaracji przyporządkowywanych po raz pierwszy. Należy zaznaczyć deklaracje lub wybrać opcję Aktywuj wszystkie z listy, a następnie używając przycisku Aktywuj (F6) dokonać operacji przyporządkowania. Aby uniemożliwić przyporządkowanie deklaracji do usługi wymagającej innego typu deklaracji wprowadzono zabezpieczenie. W momencie gdy zaznaczone zostaną deklaracje o błędnym typie, użycie przycisku Aktywuj (F6) nie spowoduje żadnego skutku. WYSZUKIWANIE DEKLARACJI PRZYPORZĄDKOWANYCH DO USŁUGI USUNIĘTEJ ANEKSEM LUB PRZENIESIONEJ DO INNEGO PAKIETU Do umowy, w ramach której przyporządkowane są deklaracje może zostać przesłany aneks, w wyniku którego usunięte zostają punkty umowy lub usługi w pakiecie, do których aktywowano deklaracje. Może pojawić się też sytuacja, gdy usługi szczegółowe są przenoszone z jednego do innego pakietu. W tej sytuacji, deklaracje te, należy ponownie aktywować do nowej pozycji umowy lub je wycofać. Aby wyszukać deklaracje, które są aktywowane do usuniętej przez aneks pozycji (lub przeniesionej do innego pakietu) należy w oknie Aktywacja deklaracji kliknąć przycisk Aktywowane do pozycji umowy i wybrać z menu kontekstowego opcję Stan przed aneksem. Wybór tej opcji powoduje STRONA 102 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR /CZ5-03

106 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ zmianę koloru czcionki na czerwoną na przycisku Aktywowane do pozycji umowy. Następnie w polu obok należy określić umowę, usługę kontraktowaną i pozycję pakietu (jeżeli do pozycji jest dołączony pakiet) - wyświetlone zostają pozycje umowy przed zmianami dokonanymi w aneksie. W wyniku tej operacji na liście pojawią się deklaracje przyporządkowane do umowy przed jej modyfikacją. Po wykazaniu takich deklaracji można je przyporządkować do nowej pozycji umowy lub nowej umowy poprzez wybór odpowiednich pozycji w polu Aktywuj do pozycji umowy. Jeżeli na przycisku Aktywowane do pozycji umowy wybrana zostanie druga opcja - Stan aktualny, wówczas na liście wykazane zostaną deklaracje przyporządkowane do umowy zawierającej aktualne pozycje zmodyfikowane przez aneks. USUNIĘCIE PRZYPORZĄDKOWANIA W przypadku gdy deklaracje pacjentów zostały błędnie przyporządkowane użytkownik ma możliwość usunąć to przyporządkowanie w taki sposób, który nie pozostawi w bazach programu informacji o stworzonym wcześniej przyporządkowaniu. W tym celu należy zaznaczyć wybrane deklaracje, uaktywnić opcję Usuń fizycznie, a następnie użyć przycisku Aktywuj (F6). Uwaga: Użycie opcji Usuń fizycznie nie jest możliwe w przypadku tych deklaracji, które zostały już wykazane w zatwierdzonej liście aktywnej. 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR/CZ5-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 103

107 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA RECEPTY Program KS-SWD umożliwia wprowadzanie i wydruk recept zgodnie z rozporządzeniem z maja Aby rejestrować recepty należy wybrać opcję Nowe recepty z menu Rejestracja. Po wybraniu opcji Nowe recepty użytkownik uzyskuje dostęp do Listy recept. Okno to jest podzielone na trzy części. W części górnej znajdują się parametry, których określenie pozwala na wyszukanie recept interesujących użytkownika. Część środkową stanowi lista recept wprowadzonych przez użytkowników programu. W kolejnych kolumnach tej listy prezentowane są następujące informacje: Nr recepty, Nazwisko i imię, Oddział NFZ, nr PESEL, Data wystawienia, Nr prawa wykonywania zawodu lekarza, Ilość. Pod listą umieszczone są informacje dotyczące podświetlonej na liście recepty. Są to następujące dane: Dane pacjenta: Jeżeli dane pacjenta są niekompletne, wówczas umieszczany jest komentarz uzupełnij! Lek: Rysunek 253 Lista recept Przyciski funkcyjne znajdujące się w dolnej części okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: liście, - dodanie nowej recepty, - poprawa recepty podświetlonej na - wydrukowanie recepty - rejestracja pul numerów nadanych przez NFZ, - tworzenie słownika sposobów dawkowania leku, - usuwanie recepty błędnie wprowadzonej ma listę, - wyszukanie recept na podstawie kryteriów dostępnych w górnej części okna, - wyszukanie recept według kryteriów określonych w polu Szukaj wg, - zliczenie recept wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów, - zamknięcie Listy recept. Adnotacje: WPROWADZANIE RECEPTY Aby zarejestrować receptę należy użyć przycisku. Karta recepty ma taki sam układ jak wydrukowany formularz. Dawkowanie: W dolnej części listy znajduje się pole Szukaj wg pozwalające na wyszukiwanie recept według kryteriów: Numer recepty, Nazwisko i Imię pacjenta, PESEL pacjenta. STRONA 104 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

108 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - wydrukowanie recepty, - dodanie kolejnej recepty, recept, - wprowadzenie recepty na listę - rezygnacja z wprowadzania recepty na listę recept. DEFINIOWANIE SŁOWNIKA SPOSOBÓW DAWKOWANIA LEKÓW Rysunek 254 Wprowadzanie nowej recepty W Karcie recepty uzupełniane są następujące informacje: 1. Numer recepty jest on uzupełniany automatycznie na podstawie nadanych przez NFZ i wprowadzonych do systemu pul numerów recept. Użytkownik może modyfikować numer recepty. 2. Dane świadczeniodawcy uzupełniane są na podstawie informacji uzupełnianych w karcie świadczeniodawcy. 3. Dane pacjenta pacjent jest wybierany z listy pacjentów, 4. Oddział NFZ pacjenta jest uzupełniany automatycznie na podstawie Oddziału określonego w karcie wskazanego pacjenta, 5. Uprawnienie pacjenta - jest uzupełniane automatycznie na podstawie uprawnienia określonego w karcie wskazanego pacjenta, może być jednak modyfikowane przez użytkownika. 6. Informacja o chorobach przewlekłych, 7. Informacje dotyczące leku można wybrać z Bazy Leków i Środków Ochrony Zdrowia lub wprowadzić ręcznie. W przypadku wybrania z bazy BLOZ uzupełniana jest jego nazwa, postać, dawka i opakowanie. Przy ręcznym wprowadzaniu leku wszystkie powyższe informacje należy również uzupełnić ręcznie. 8. Data wystawienia recepty, 9. Dane identyfikacyjne lekarza lekarz wybierany jest z listy pracowników medycznych. Rejestrując receptę użytkownik podaje sposób dawkowania leku. Aby za każdym razem nie było konieczne wpisywanie tej informacji w postaci tekstu, w programie istnieje możliwość definiowania sposobów dawkowania leków i zapisywania ich w postaci słownika, z którego można korzystać podczas uzupełniania recepty. Słownik ten może być tworzony dla każdego lekarza oddzielnie, a także jako wspólna lista. Wprowadzanie nowego sposobu dawkowania leku może być przeprowadzone w trakcie wypełniania recepty, podczas wybierania sposobu dawkowania lub też z poziomu Listy recept po użyciu przycisku Dawkowanie. Rysunek 255 Lista sposobów dawkowania leku Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: Przyciski dostępne w karcie recepty pozwalają na wykonanie następujących operacji: 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 105

109 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA - wprowadzenie nowego sposobu dawkowania leku, - poprawienie wprowadzonego sposobu dawkowania leku, - wydrukowanie listy sposobów dawkowania leków, - usunięcie sposobu dawkowania leku z listy, - wyszukanie sposobów dawkowania leków dla wskazanego lekarza, - zliczanie sposobów dawkowania leków widocznych na liście, - potwierdzenie wyboru podświetlonego na liście sposobu dawkowania, - anulowanie wyboru sposobu dawkowania leku. Po uzupełnieniu Karty sposobu dawkowania leku, jeżeli użytkownik nie chce wprowadzać kolejnych sposobów dawkowania powinien użyć przycisku w celu wprowadzenia tego wpisu do słownika lub przycisku, jeżeli sposób ten nie powinien pojawić się na liście. WYDRUK RECEPTY Aby wydrukować receptę należy użyć przycisku znajdującego się w Karcie recepty lub znajdującego się na liście recept (należy wówczas zaznaczyć receptę, która ma być wydrukowana). Przed wydrukowaniem recepty można uzyskać podgląd wydruku. WPROWADZANIE NOWEGO SPOSOBU DAWKOWANIA LEKU W celu wprowadzenia na listę nowego sposobu dawkowania leku należy użyć przycisku leków. na liście sposobów dawkowania Rysunek 257 Podgląd wydruku recepty Rysunek 256 Karta sposobu dawkowania leku W polu lekarz można dokonać wyboru lekarza z Listy pracowników medycznych. Jeżeli lekarz zostanie wskazany to sposoby dawkowania wprowadzone na listę będą mogły zostać wyszukane według tego kryterium. W ten sposób każdy z lekarzy może tworzyć swój własny słownik. W polu Sposób dawkowania należy wpisać treść jaka ma być drukowana na recepcie. Aby wprowadzić kilka sposobów dawkowania należy użyć przycisku. Działa on w taki sam sposób jak naciśnięcie przycisku OK, aby wprowadzić sposób dawkowania na listę, a następnie F2 Dodaj w celu otwarcia nowej Karty sposobu dawkowania. WYSZUKIWANIE RECEPT WPROWADZONYCH NA LISTĘ Użytkownik programu KS-SWD może wyszukiwać recepty według kryteriów dostępnych w górnej części Listy recept oraz w polu Szukaj wg. W górnej części Listy recept możliwe jest określenie następujących parametrów: Lek, Lekarz wystawiający receptę, Pacjent, dla którego recepta została wystawiona, Recepty wystawione w okresie od do, Lek w ilości od do, Z adnotacją: cito, nie zamieniać, pro familia, pro auctore. STRONA 106 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

110 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Wyszukiwanie jest uruchamiane po naciśnięciu przycisku. Kryteria w polu Szukaj wg umożliwiają wyszukiwanie recept według: numeru recepty, nazwiska i imienia pacjenta, numeru PESEL pacjenta. POPRAWA DANYCH RECEPTY W przypadku błędnego wprowadzenia danych na recepcie należy ją poprawić w tym celu w oknie Lista recept należy zaznaczyć wybraną receptę i użyć przycisku F4 Popraw. Sposób poprawiana recepty jest analogiczny jak przy wprowadzaniu danych dla nowej recepty. USUWANIE RECEPTY Aby usunąć receptę z listy należy zaznaczyć ją i użyć przycisku F8-Usuń. Pojawi się okno komunikatu, w którym należy potwierdzić wykonanie operacji usunięcia -Tak lub jej anulowanie Nie. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 107

111 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA DOKUMENTY UPRAWNIAJĄCE UE W związku z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej zaistniały nowe warunki do swobodnego przepływu usług - w tym usług medycznych. Pojawiła się możliwość realizacji świadczeń dla polskich pacjentów w krajach Unii Europejskiej i odwrotnie. Dlatego też w programie KSSWD wprowadzono nowe funkcje umożliwiające rejestrację usług realizowanych na podstawie przepisów o koordynacji i odpowiednich dokumentów uprawniających UE (świadczenia dla pacjentów z Unii Europejskiej). DODAWANIE DOKUMENTÓW UPRAWNIAJĄCYCH UE Uwaga! Przed rozpoczęciem dodawania dokumentów uprawniających należy zaimportować słownik instytucji właściwych. Jest to operacja niezbędna, umożliwiająca wybór właściwej instytucji podczas dodawania dokumentów. Operacja importu bazy instytucji została opisana w dalszej części instrukcji dotyczącej importu danych Import słownika instytucji właściwych UE. W celu wprowadzenia nowego dokumentu należy otworzyć Listę dokumentów uprawniających do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji, uruchamianą z poziomu menu Rejestracja/Dokumenty uprawniające UE. Rysunek 258 Lista dokumentów uprawniających Po uruchomieniu tego okna należy użyć przycisku F2-Dodaj, co spowoduje wyświetlenie poniższej formatki: Rysunek 259 Karta dodawania dokumentu uprawniającego Na Karcie dodawania nowego dokumentu należy podać wszystkie wymagane informacje. Niezależnie od wybranego dokumentu uprawniającego należy uzupełnić następujące pola: 5. Państwo, 6. Rodzaj dokumentu uprawniającego, 7. Nazwisko i imię osoby, której wydano dokument, 8. Numer identyfikacyjny osoby (lub nr PESEL w przypadku wprowadzania Poświadczenia z numerem PESEL) 9. Datę urodzenia (przy dodawaniu Poświadczenia z nr PESEL data urodzenia uzupełniania jest przez program automatycznie) 10. Status osoby, 11. Podstawę prawna udzielania świadczeń. Pozostałe pola obligatoryjne są determinowane przez rodzaj dokumentu uprawniającego i należy podać odpowiednio: Dla Poświadczenia Numer dokumentu, Data wystawienia dokumentu, Okres ważności dokumentu Dla Druku serii E100 Rodzaj druku, Data wystawienia dokumentu, Okres ważności dokumentu, Instytucja właściwa. Dla Karty EKUZ Numer dokumentu, Data końca okresu ważności, Dla Certyfikatu Numer dokumentu, Okres ważności dokumentu STRONA 108 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

112 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Jeżeli nie zostanie wprowadzona wymagana informacja, wówczas przy zamykaniu karty wyświetlane są odpowiednie komunikaty. np.: Rysunek 261 Komunikat w przypadku próby dodania druku serii E100, który już istnieje Pozostałe dane: Adres pacjenta w Polsce, Adres pacjenta w państwie właściwym, Instytucja właściwa można uzupełnić, jednak nie są one konieczne do zapisania dokumentu. Uwaga! W przypadku dokumentów, dla których wymagane jest podanie instytucji właściwej należy w polu Instytucja właściwa wybrać z listy odpowiednią instytucję. Aby możliwe było wybranie tej informacji należy przed rozpoczęciem dodawania dokumentów uprawniających zaimportować słownik instytucji. Operacja importu bazy instytucji została opisana w dalszej części instrukcji dotyczącej importu danych Import słownika instytucji właściwych UE. Przy próbie dodania dokumentu uprawniającego, który już istnieje w bazie program wyświetla jeden z poniższych komunikatów: W przypadku druków serii E100 nie mogą powtarzać się informacje: Kraj, Rodzaj dokumentu, Imię i nazwisko osoby, której wydano dokument, Data urodzenia osoby, której wydano dokument, Data wystawienia dokumentu, Dla pozostałych dokumentów uprawniających (Poświadczenie, Certyfikat, Karta EKUZ) niepowtarzalność należy zachować dla informacji: Kraj, Rodzaj dokumentu, Identyfikator osoby, której wydano dokument, Data wystawienia dokumentu. POPRAWA DOKUMENTÓW UPRAWNIAJĄCYCH UE Aby zmodyfikować dane dokumentu uprawniającego należy zaznaczyć go na liście dokumentów uprawniających UE i wybrać operację F4-Popraw. Wyświetlona zostanie karta poprawiania, w której można wprowadzić zmiany. Rysunek 260 Komunikat w przypadku próby dodania dokumentu uprawniającego, który już istnieje Rysunek 262 Okno poprawiania dokumentu uprawniającego 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 109

113 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA USUWANIE DOKUMENTÓW UPRAWNIAJĄCYCH UE Operacja usuwania dokumentów może być wykonana tylko dla tych dokumentów, na podstawie których nie zrealizowano już usług. W przypadku próby usunięcia takiego dokumentu pojawia się komunikat: Rysunek 263 Komunikat przy próbie usunięcia dokumentu, na podstawie którego zrealizowano usługę Aby usunąć taki dokument najpierw należy usunąć usługi, w których jest odwołanie do wybranego dokumentu, a dopiero później dany dokument. W celu usunięcia dokumentu, który nie został wykazany w usłudze, należy zaznaczyć go na liście i następnie kliknąć przycisk Usuń. W celu potwierdzenia wykonania operacji należy kliknąć Tak. Do anulowania operacji służy przycisk Nie WYSZUKIWANIE I ZLICZANIE DOKUMENTÓW UPRAWNIAJĄCYCH Wyszukiwanie dokumentów uprawniających jest możliwe poprzez zastosowanie opcji Szukaj wg, znajdującej się pod listą. Dostępne są dwie opcje wyszukiwania: Nazwisko, imię osoby, której wydano dokument, PESEL W celu zliczenia ilości dokumentów znajdujących się na liście należy kliknąć ikonkę kalkulatora (prawy, dolny róg okna) STRONA 110 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

114 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ DECYZJE WÓJTA/BURMISTRZA W programie możliwa jest rejestracja specjalnych uprawnień pacjentów dotyczących osób uprawnionych na podstawie decyzji wójta lub burmistrza. Po wybraniu opcji Decyzje wójta/burmistrza z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista decyzji wójta/burmistrza. Rysunek 265 Karta dodawania decyzji wójta/burmistrza Po wprowadzeniu danych należy zatwierdzić kartę poprzez przycisk OK. Aby anulować wprowadzanie należy użyć Anuluj. W przypadku, gdy nie zostanie wprowadzona jedna z wymaganych informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: Rysunek 264 Lista decyzji wójta/burmistrza Na liście widoczne są następujące informacje o dokumencie decyzji: imię i nazwisko pacjenta, data ważności od, data ważności do, numer decyzji. Przyciski znajdujące się na liście pozwalają na: PRZEGLĄDANIE DANYCH DECYZJI Przeglądanie informacji o wybranym dokumencie decyzji wójta/burmistrza jest możliwe po jego zaznaczeniu na liście i użyciu przycisku dodanie nowej decyzji, - przeglądanie danych decyzji, poprawę danych decyzji, okno:. Wyświetlone zostanie wówczas decyzji, decyzji, wydruk wyselekcjonowanej listy - wyszukiwanie danych na liście wyjście z okna. Rysunek 266 Karta podglądu danych o decyzji Na karcie podglądu decyzji nie jest możliwe wprowadzanie lub modyfikacja danych. WPROWADZANIE NOWEJ DECYZJI Dodanie do listy nowego dokumentu decyzji wójta/burmistrza wykonywane jest poprzez funkcję. W oknie Karta decyzji wójta/burmistrza-dodawanie należy wprowadzić informacje o dokumencie uprawniającym: pacjent, numer decyzji, okres obowiązywania. POPRAWA DANYCH DECYZJI W celu edycji danych wprowadzonych w decyzji wójta/burmistrza należy zaznaczyć dokument na liście i użyć funkcji. Pojawi się wówczas Karta decyzji wójta/burmistrza-poprawianie, w której możliwa będzie edycja informacji. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 111

115 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA oknie Drukuj wybrać OK. w celu wykonania wydruku. Rysunek 267 Karta poprawy danych o decyzji Edycja danych wykonywana jest analogicznie jak wprowadzanie informacji przy dodawaniu decyzji. Po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić dane poprzez OK. Aby zrezygnować ze zmiany danych należy użyć Anuluj. WYDRUK LISTY DECYZJI Na poziomie okna Lista decyzji wójta/burmistrza została wprowadzona możliwość wydrukowania listy decyzji. Wydrukowanie listy decyzji jest wykonywane poprzez przycisk WYSZUKIWANIE DECYZJI NA LIŚCIE Decyzje wprowadzone do programu mogą zostać wyszukane według kryterium Pacjent, które znajduje się w górnej części okna. Po wybraniu pacjenta należy użyć przycisku Zastosuj, aby odświeżyć dane na liście. Po wykonaniu tej operacji na liście będą widoczne wszystkie decyzje wydane wybranemu pacjentowi.. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaże się okno Drukuj, w którym użytkownik może ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 268 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd: Rysunek 269 Podgląd wydruku listy decyzji Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna należy kliknąć przycisk Zamknij i następnie w STRONA 112 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

116 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYKONANE USŁUGI (KONTAKTY) Poprawna i systematyczna rejestracja wykonanych usług jest bardzo ważną czynnością, ponieważ na podstawie danych w ten sposób wprowadzonych generowane są raporty statystyczne, będące podstawą do wystawianych rachunków refundacyjnych. REJESTROWANIE WYKONANYCH USŁUG Opcja ta umożliwia rejestrowanie wykonania zakontraktowanych usług dla wszystkich pacjentów Narodowego Funduszu Zdrowia (niezależnie od Oddziału, do którego należą) oraz pacjentów z Unii Europejskiej. Dane związane z wykonaniem usług umieszczane będą w Raporcie statystycznym medycznym do umowy. Aby zarejestrować wykonanie świadczenia (zarejestrować realizację kontaktu) należy: Z menu Rejestracja wybrać opcję Wykonane usługi (Ctrl W). Otworzy się wówczas okno Lista kontaktów zawieracją informacje o wprowadzonych świadczeniach. - zapisanie listy zrealizowanych kontaktów w formacie pliku programu Excel lub pliku csv, - wyszukanie wykonanych kontaktów według kryteriów podanych w górnej części okna, - wyszukanie elementów listy wykonanych kontaktów według parametrów podanych w polu Szukaj wg, - zliczanie elementów listy kontaktów, - zamknięcie okna. W dolnej części okna, pod listą wykonanych usług znajdują się informacje na temat podświetlonego na liście wpisu. Są to następujące dane: 1. Informacje na temat pacjenta: 2. Informacje na temat lekarza oraz jednostki chorobowej: 3. Informacje o kwotach związanych z wykonaną usługą: Rysunek 270 Lista zarejestrowanych kontaktów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - wprowadzanie zrealizowanych świadczeń w ramach kontaktu (wizyty), - wprowadzanie zrealizowanych świadczeń z zakresu opieki stacjonarnej w ramach pobytu na oddziale, - poprawianie danych w Karcie realizacji kontaktu, - usuwanie kontaktu z listy, - usuwanie ostatniego importu wykonanych usług, - drukowanie listy kontaktów, WYPEŁNIANIE KARTY REALIZACJI KONTAKTU Ze względu na rozróżnienie realizowanych świadczeń na świadczenia obejmujące zwykłe wizyty oraz świadczenia z zakresu opieki stacjonarnej (hospitalizacje) w programie zostały wprowadzone dwie odrębne karty kontaktu. W karcie kontaktu otwieranej przyciskiem F2-Dodaj wizytę można wprowadzić każde świadczenie spoza opieki stacjonarnej, np. usługi ambulatoryjnej opieki specjalistycznej, czy usługi stomatologiczne. Natomiast w karcie kontaktu otwieranej przyciskiem ShF2-Dodaj pobyt na oddziale należy rejestrować hospitalizacje. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 113

117 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Świadczenia rejestrowane jako wizyta będą oznaczone na liście kontaktów w kolumnie Typ symbolem: A. Usługi rejestrowane w ramach pobytu na oddziale będą oznaczone symbolem: S. Oba rodzaje kontaktów widoczne są na liście jako jeden wpis zawierający w swej specyfikacji jedną lub kilka/kilkanaście wykonanych świadczeń. Oznacza to że, jeżeli w ramach kontaktu wykonanych zostało np. 5 produktów jednostkowych, to po rejestracji tego kontaktu na liście widoczny będzie jeden wpis (jeden rekord), natomiast szczegóły wykonania pięciu produktów widoczne będą po użyciu funkcji F4Popraw. STRONA 114 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

118 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ELEMENTY KARTY KONTAKTU (WIZYTA) Rysunek 271 Elementy karty kontaktu Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający, F przyczyna wykonania usługi (wg ICD 10), B miejsce wykonywania świadczeń, G data kontaktu, C lekarz wykonujący, H informacje o świadczeniach (produktach), D pacjent, I uwagi, E informacje o zleceniu, Przy otwieraniu Karty kontaktu w polach znajdują się informacje wpisane podczas ostatniego uzupełniania karty. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić nowe dane w pustej karcie może użyć przycisku, który umożliwia usunięcie danych z pól znajdujących się na karcie. A ODDZIAŁ NFZ ROZLICZAJĄCY W polu tym należy wybrać oddział NFZ, który rozlicza wykonywaną usługę. Każda usługa jest realizowana w ramach umowy z NFZ- dla pacjentów z wszystkich oddziałów Funduszu. Jeżeli użytkownik wprowadził dane na karcie realizacji kontaktu i następnie zdecyduje się zmienić Oddział rozliczający wówczas usunięte zostaną informacje o wybranej usłudze. Rysunek 272 Komunikat w przypadku zmiany Oddziału rozliczającego B MIEJSCE WYKONYWANIA USŁUG Miejsce wykonywania usług jest wybierane na podstawie słownika dołączonego przez Oddział Funduszu do umowy. Tak więc słowniki te mogą różnić się w zależności od tego, która umowa zostanie wskazana podczas wybierania produktu. Określenie miejsca wykonywania świadczeń jest informacją wymaganą. Jeżeli użytkownik nie 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 115

119 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA wybierze miejsca wykonywania wówczas na Karcie produktu w części dotyczącej rozliczenia nie będzie widoczna żadna umowa. Dopiero po wybraniu miejsca można przejść do określania wykonanej usługi. C LEKARZ WYKONUJĄCY Lekarz wykonujący jest wybierany z bazy pracowników medycznych. Może więc być to nie tylko lekarz, ale każdy inny pracownik wykonujący usługę, np. pielęgniarka, położna, optyk, rehabilitant, terapeuta itd. Wybór pracownika wpływa na sposób wskazywania przyczyny wykonania usługi wg ICD 10 (zobacz punkt F) oraz procedury medycznej wg ICD 9 (zobacz punkt H). Po wybraniu pracownika medycznego z listy pole specjalność uzupełnione zostanie specjalnością domyślną, wprowadzoną w karcie pracownika. D PACJENT Wybór pacjenta następuje z listy pacjentów wprowadzonych do programu. Jeżeli pacjent nie został do tej pory wprowadzony na listę można go dodać na tym etapie. Przejście do listy pacjentów następuje poprzez użycie przycisku wyboru w polu pacjent. Na karcie realizacji usługi należy wprowadzić także podstawę wykonania. Użytkownik ma możliwość wybrania jednej z podstaw: tryb normalny, przypadek nagły, Domyślna wartość jest ustawiona jako tryb normalny. W danych dotyczących pacjenta uzupełniany jest rodzaj i numer dokumentu ubezpieczenia. Określenie pacjenta i jego Oddziału NFZ jest niezbędne, aby można było wskazać realizowaną usługę. W tej części karty należy określić również uprawnienie pacjenta. Możliwe są następujące opcje: W przypadku zwykłych pacjentów należy wybrać opcję Ubezpieczony. Opcja ta jest automatycznie podpowiadana na karcie kontaktu. Jeżeli usługa realizowana jest w ramach przepisów o koordynacji należy zaznaczyć opcję Uprawniony na podstawie przepisów o koordynacji i określić właściwy dokument uprawniający. Szczegółowy opis realizacji takiej usługi znajduje się w części Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie przepisów o koordynacji. Jeżeli usługa realizowana jest pacjentowi uprawnionemu na podstawie decyzji wójta/burmistrza wówczas w polu dotyczącym uprawnienia należy wybrać Uprawniony na podstawie decyzji wójta/burmistrza. E ZLECENIE Usługa może być wykonana na podstawie umowy ze świadczeniodawcą kierującym, czyli na podstawie zlecenia. W takim wypadku należy w części Zlecenie wybrać za pomocą przycisku właściwe zlecenie z listy zleceń. Wybór zlecenia jest również możliwy po uzupełnieniu pola Pacjent i użyciu skrótu klawiaturowego Ctrl+Z (otwierana jest wówczas lista zleceń dla danego pacjenta). Jeżeli zlecenie nie zostało dodane na listę zleceń przed rejestracją kontaktu, wówczas można je wprowadzić z poziomu Karty kontaktu. Podczas rejestracji takiego świadczenia należy w polu Zlecenie użyć klawisza co pozwoli na przejście do listy zleceń i dodanie zlecenia. Jeżeli na karcie zlecenia wpisano jednostkę chorobową ICD10, wówczas przy wybieraniu tego zlecenia na karcie kontaktu pole: ICD10 główne jest automatycznie uzupełniane jednostką ze zlecenia. Dzięki temu użytkownik nie musi już wprowadzać informacji o jednostce chorobowej. Dokładna charakterystyka zleceń została przedstawiona w rozdziale Zlecenia Uwaga! Z poziomu karty kontaktu można wprowadzić zlecenie, natomiast edycję danych o zleceniu należy wykonywać z poziomu menu Rejestracja/Zlecenia poprzez funkcję F4Popraw. F PRZYCZYNA WYKONANIA USŁUGI Przyczyny wykonania usługi są określane wg słownika schorzeń ICD 10. Obowiązkowe jest podanie kodu schorzenia głównego, natomiast można określić również kody schorzeń współistniejących (maksymalnie cztery). Po wybraniu pacjenta, który w swojej karcie ma uzupełnioną informację o schorzeniach przewlekłych kody te są wyświetlane w karcie wykonania usługi. Jest to informacja, z której użytkownik może skorzystać określając schorzenie będące przyczyną udzielenia świadczenia. Podczas wskazywania schorzenia użytkownik może spotkać się z dwoma przypadkami: I Wybieranie schorzenia, gdy nie został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). W takim przypadku podczas dodawania procedury zostanie otwarty pełny słownik ICD 10, z którego można dokonać wyboru. STRONA 116 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

120 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ II Wybieranie schorzenia, gdy został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). W takiej sytuacji schorzenie jest wybierane z indywidualnego słownika danego lekarza, który jest tworzony przez użytkownika. Po otwarciu okna Wybieranie jednostek ICD 10 można uzupełniać indywidualny słownik używając przycisku F2 Dodaj. Jest to wygodne z tego względu, że dla poszczególnych lekarzy można tworzyć podręczne słowniki, które znacznie upraszczają wyszukiwanie jednostek chorobowych. Rysunek 273 Wybieranie jednostek ICD 10 Kod ICD 10 może także zostać wprowadzony ręcznie z klawiatury. Jeżeli użytkownik ustawi się kursorem w polu ICD 10 przyczyny i zacznie wprowadzać kod z klawiatury, wówczas otworzy się lista pozwalająca na wybór kodów zgodny z wpisanym przez użytkownika ciągiem znaków. ramach kontaktu widoczne są podstawowe informacje o wykonanych produktach oraz podsumowanie produktów w zakresie: liczby jednostek i wartości refundacji. W tej części użytkownik znajdzie informacje o statusie każdego produktu produkty są oznaczone kolorem pozwalającym na łatwą ich identyfikację: - oznaczenie czcionką czarną wskazuje, że produkt został wprowadzony na kartę kontaktu, ale nie został jeszcze wykazany w zatwierdzonym raporcie statystycznym, - oznaczenie czcionką fioletową wskazuje, że produkt został wykazany w zatwierdzonym raporcie statystycznym, ale dotychczas nie wczytano do niego raportu zwrotnego - oznaczenie czcionką zieloną wskazuje, że produkt wykazany w raporcie otrzymał w raporcie zwrotnym status OK, - oznaczenie czcionką oliwkową wskazuje, że produkt wykazany w raporcie otrzymał w raporcie zwrotnym status Info - oznaczenie czcionką czerwoną wskazuje, że produkt wykazany w raporcie otrzymał w raporcie zwrotnym status Błąd (nie będzie wykazany w raporcie rozliczeniowym) Określenie przyczyny wykonania usługi jest konieczne, aby usługa mogła być wprowadzona do systemu. G DATA KONTAKTU Użytkownik określając datę realizacji kontaktu podaje jego datę początkową oraz końcową. W przypadku świadczeń jednodniowych daty te będą oczywiście takie same. Jeżeli użytkownik uzupełni pole daty początkowej i przejdzie do innego pola wówczas data końcowa zostanie uzupełniona taką samą wartością jak data początkowa. W opcjach programu istnieje możliwość określenia sposobu wyznaczania daty końcowej na podstawie daty początkowej. Aby dokonać takiego ustawienia należy wybrać pozycję Opcje z menu Narzędzia. Data końcowa zostanie odpowiednio zaktualizowana po użyciu przycisku do znajdującego się pomiędzy datami wykonania. H INFORMACJE O PRODUKTACH Na karcie kontaktu określane są wykonane świadczenia jednostkowe. W części Produkty w Rysunek 274Karta kontaktu-oznaczenie kolorami produktów Przyciski znajdujące się pod listą produktów pozwalają na edycję produktów: kontaktu, kontaktu, kontaktu - dodanie produktu w ramach - poprawę produktu w ramach - usunięcie produktu w ramach Operacja wprowadzania i edycji produktów została dokładnie opisana w dalszej części instrukcji: H-Informacje o rozliczeniu 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 117

121 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA I UWAGI W polu Uwagi użytkownik może podać własne informacje dotyczące wykonanej usługi. Pole to może być uzupełnione dowolnym ciągiem znaków wpisanych z klawiatury (ograniczenie wynosi 256 znaków). STRONA 118 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

122 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ELEMENTY KARTY PRODUKTU Rysunek 275 Elementy karty produktu Objaśnienia: J data wykonania produktu, Ł informacje o rozliczeniu, K kod (numer) zęba/ umiejscowienie wykonania usługi M procedury medyczne ICD9 L zgoda płatnika, N informacje o chemioterapii J DATA WYKONANIA PRODUKTU W części Data wykonania produktu należy określić datę początkową i końcową wykonania produktu jednostkowego. Data wykonania produktu jest pobierana i automatycznie podpowiadana z daty kontaktu. Oczywiście użytkownik może tę datę dowolnie zmodyfikować. Klawisz do pomiędzy datą początkowa i końcową pozwala na ustawienie jednakowej daty w obu polach daty. K KOD ZĘBA (ZĘBÓW) / UMIEJSCOWIENIE WYKONANIA USŁUGI Pole to umożliwia wybór kodu zęba lub zębów w przypadku wykonywania usług, przy których rozliczeniu istotne jest podanie informacji o numerze zęba. Po wybraniu tego pola wyświetlona zostaje lista wszystkich kodów zębów Aby zawęzić listę wszystkich numerów zębów do określonych należy w górnej części tej listy wpisać początkowe znaki wybranego kodu. Jeżeli w pozycji umowy Oddział NFZ określi, że dla danej pozycji konieczne jest podanie umiejscowienia wykonania usługi wówczas przy wprowadzaniu usługi należy wybrać odpowiednią opcję:. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 119

123 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA L ZGODA PŁATNIKA W przypadku świadczeń realizowanych na podstawie skierowania uzdrowiskowego lub świadczeń z zakresu środków pomocniczych należy uzupełnić część dotyczącą zgody płatnika. W polu Zgoda płatnika należy wybrać jeden z dokumentów, w ramach którego wykonywane jest świadczenie: I następnie w polu obok podać numer dokumentu. Dostępne są następujące rodzaje dokumentów zgody płatnika: Nr skierowania na leczenie uzdrowiskowe: po wybraniu tej opcji należy określić numer skierowania, Nr wniosku na zaopatrzenie: po wybraniu tej opcji należy określić numer wniosku, Nr karty zaopatrzenia ortopedycznego: po wybraniu tej opcji należy określić numer karty zaopatrzenia ortopedycznego. Inna zgoda indywidualna: po wybraniu tej opcji należy określić numer zgody Ł INFORMACJE O ROZLICZENIU (ZREALIZOWANYCH PRODUKTACH) Na karcie kontaktu należy określić informacje dotyczące rozliczenia informacje o wykonanych świadczeniach jednostkowych. Wprowadzanie produktu Aby wypełnić informacje dotyczące punktu kontraktu, w ramach którego wykonane jest świadczenie należy uzupełnić następujące informacje: Na karcie kontaktu trzeba wybrać oddział rozliczający NFZ i miejsce wykonywania świadczeń oraz określić pacjenta. Aby wprowadzić informacje szczegółowe o wykonanych produktach jednostkowych należy na Karcie kontaktu użyć przycisku Dodaj (F2), który otwiera kartę produktu. Rysunek 276 Karta produktu Wskazać produkt (wykonywaną usługę): Ze względu na strukturę produktu jego wybieranie jest czynnością składającą się z trzech etapów obejmujących czynności: wskazanie umowy, wybranie punktu umowy, wybranie pozycji pakietu. Wybieranie umowy Uwaga: W przypadku, gdy w programie znajduje się tylko jedna umowa, etap ten jest pomijany i użytkownik przechodzi od razu do etapu drugiego - Wybieranie punktu umowy. Pierwszy etap polega na wskazaniu umowy. Czynność ta jest realizowana w oknie Wybieranie umowy. Rysunek 277 Wybieranie umowy W górnej części okna prezentowana jest informacja o okresie, na który obowiązuje umowa. Okres ten zależy od daty wykonania świadczenia, określonej w karcie wykonania usługi. Tak więc na liście umów nie są prezentowane te kontrakty, których data obowiązywania wykracza poza zakres wyznaczony datą wykonania usługi. Po wybraniu umowy (podświetleniu jej na liście) użytkownik powinien przejść do drugiego STRONA 120 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

124 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ etapu, czyli wybrania punktu umowy. W tym celu należy użyć przycisku. Jeżeli użytkownik nie chce dokonywać wyboru produktu powinien użyć przycisku. Wybieranie punktu umowy Uwaga: W przypadku, gdy w wybranej umowie znajduje się tylko jeden punkt, do którego został dołączony pakiet wówczas użytkownik przechodzi bezpośrednio do etapu trzeciego, czyli wybierania pozycji pakietu. Jeżeli w umowie wskazanej w etapie pierwszym znajduje się więcej niż jeden punkt wówczas użytkownik dokonuje jego wyboru podczas drugiego etapu. - zakontraktowana wartość. Punkty umowy mogą być wyszukiwane według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. Są to następujące parametry: - liczba porządkowa, - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana bez pakietu usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Jego użycie spowoduje, że wskazany punkt umowy zostanie wybrany jako produkt. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana z pakietem usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Pozwala on przejść do trzeciego etapu podczas wskazywania produktu. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Rysunek 278 Wybieranie punktu umowy Na liście tej widoczne są tylko punkty umowy wybranej we wcześniejszym etapie. Numer tej umowy jest prezentowany w górnej części okna. Jeżeli użytkownik stwierdzi, że się pomylił i chce jeszcze raz dokonać wyboru umowy powinien użyć przycisku, co pozwala wrócić do pierwszego etapu, czyli wskazywania umowy. W oknie wybieranie punktu umowy prezentowane są następujące informacje o zakontraktowanych usługach: - liczba porządkowa (numer punktu umowy), - typ usługi: - usługa specjalistyczna, - usługa POZ (cyfra oznacza typ deklaracji POZ), - obecność pakietu usług szczegółowych, - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy, - zakontraktowana ilość, - zakontraktowana cena, Wybieranie pozycji pakietu Wskazywanie pozycji pakietu jest ostatnim etapem wybierania produktu i dotyczy oczywiście tylko tych usług, do których w kontrakcie został dołączony pakiet usług szczegółowych. Rysunek 279 Wybieranie pozycji pakietu W górnej części okna jest prezentowana informacja o umowie oraz punkcie umowy, z którym jest związany prezentowany pakiet. Jeżeli użytkownik chce zmienić punkt umowy powinien użyć przycisku co pozwoli powrócić mu do drugiego etapu. Pozycje pakietu użytkownik może wyszukiwać, według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg: 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 121

125 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy. Po wybraniu pozycji pakietu (podświetleniu jej na liście) należy użyć przycisku, aby zaakceptować wybór. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania zawierający problemy odnoszące się do tego kontaktu. Przy zapisywaniu usługi sprawdzane jest czy dany pacjent został wpisany na listę osób oczekujących w ramach danego świadczenia. Jeżeli tak system wyświetla poniższy komunikat: produktu powinien użyć przycisku. Na podstawie tej czynności wypełniane są pola Umowa, Punkt umowy, Usługa z pakietu. Pola cena jednostkowa usługi oraz kwota refundacji są wprowadzane domyślnie na podstawie wartości wynikających z umowy lub z usługi szczegółowej wprowadzonej przez użytkownika. Konieczne jest wypełnienie pola Ilość faktyczna. Pole Ilość możliwa do rozliczenia jest uzupełniane automatycznie przez program odpowiednią ilością danego produktu, którą można będzie rozliczyć. Brane są więc pod uwagę dotychczas wystawione raporty rozliczeniowe, w których wykazano dany produkt. W przypadku realizacji usług na rzecz pacjentów z Unii Europejskiej należy również uzupełnić pole Koszt rzeczywisty. Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wykonanego produktu istnieje możliwość realizacji kolejnego produktu bez konieczności zamykania karty i jej ponownego otwierania. Aby zarejestrować kolejną usługę pacjentowi należy na karcie produktu kliknąć przycisk. Informacje wprowadzone w poprzedniej karcie zostaną zachowane, a użytkownik może dokonać wyboru nowego produktu. Po uzupełnieniu Karty produktu należy kliknąć OK w celu zapamiętania wprowadzonych danych lub Anuluj, aby wyjść z karty bez zapisywania zmian. W karcie produktu można wprowadzić dowolną ilość świadczeń wykonanych podczas jednej wizyty pacjenta. Przyciski Popraw (F4) oraz Usuń (F8) pozwalają odpowiednio wprowadzać zmiany w Karcie produktu lub usuwać błędnie wprowadzone wpisy. Przycisk pozwala na przejrzenie wykrytych podczas weryfikacji raportu statystycznego problemów. Oczywiście podczas dodawania nowego kontaktu nie będzie tam żadnych informacji. Dane o problemach można przeglądać, gdy dany kontakt został wykazany w raporcie statystycznym i zaimportowano do niego raport zwrotny Rysunek 280 Komunikat w przypadku wystąpienia pacjenta na liście oczekujących Wybór opcji Tak spowoduje zapis wykonania usługi i usunięcie pacjenta z listy osób oczekujących. Natomiast wybór opcji Nie spowoduje zapis wykonania usługi, ale pacjent pozostanie nadal w kolejce osób oczekujących. Opisana powyżej sytuacja jest analogiczna w przypadku poprawy danych pacjenta. Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie przepisów o koordynacji Zasada rejestracji świadczeń wykonanych na podstawie przepisów o koordynacji jest taka sama jak w przypadku realizacji zwykłej usługi. Aby zarejestrować taką usługę należy w części Pacjent: wybrać w polu dotyczącym uprawnienia opcję: Uprawniony na podstawie przepisów o koordynacji określić dokument uprawniający Pozostałe informacje uzupełniane są w analogiczny sposób jak przy realizacji świadczenia dla zwykłego ubezpieczonego. Jeżeli pacjent posiada tylko jeden dokument uprawniający, którego data początku okresu ważności nie jest wcześniejsza niż data początkowa wykonania usługi, wówczas dokument ten jest automatycznie wybierany. W innym wypadku należy wybrać określony dokument z listy. Rysunek 281 Wybieranie dokumentu uprawniającego dla danej osoby STRONA 122 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

126 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ W oknie Wybierania dokumentu widoczne są następujące dane: Imię i nazwisko osoby, której wystawiono dokument, Rodzaj dokumentu, Okres ważności dokumentu. W pierwszej kolumnie widnieje informacja określająca czy dany dokument wystawiono dla widocznej na liście osoby, czy dla członka rodziny. Z poziomu powyższego okna możliwe jest dodanie dokumentu uprawniającego dla wybranego pacjenta poprzez użycie F2-Dodaj. Wyświetlane jest okno z wszystkimi wprowadzonymi do programu dokumentami. Można dodać jeden z dokumentów widniejących na liście lub wprowadzić zupełnie nowy. Dodając nowy dokument można w Karcie dokumentu uprawniającego...-dodawanie uzupełnić informacje na podstawie danych pacjenta wykorzystując przycisk. W wyniku tej operacji wprowadzone zostaną: imię i nazwisko, data urodzenia i adres zamieszkania w Polsce pacjenta wybranego w Karcie realizacji usługi. Wszystkie dodawane dokumenty uprawniające, za wyjątkiem druku serii E100, wystawiane są zawsze na tę samą osobę, którą jest pacjent (osoba, której wydano dokument jest jednocześnie pacjentem). Druk serii E100 może być wystawiony osobie, która jest pacjentem lub osobie, która jest członkiem rodziny pacjenta. W związku z tym, przy dodawaniu tego rodzaju dokumentu uprawniającego wyświetlany jest komunikat: Z okna Wybierania dokumentu można również wykonać operację usunięcia wybranego dokumentu poprzez funkcję Usuń. Operacja ta może być wykonana tylko dla tych dokumentów, na podstawie których nie zrealizowano już usług. W przeciwnym wypadku należy najpierw usunąć usługi, a dopiero potem dokument. Szczegółowy opis usuwania dokumentu został przedstawiony w części Usuwanie dokumentów uprawniających UE. Wprowadzanie usługi rozliczanej na podstawie decyzji wójta/burmistrza Zasada rejestracji świadczeń wykonanych na podstawie przepisów o koordynacji jest taka sama jak w przypadku realizacji zwykłej usługi. Aby zarejestrować taką usługę należy w części Pacjent: wybrać w polu dotyczącym uprawnienia opcję: Uprawniony na podstawie decyzji wójta/burmistrza określić dokument Pozostałe informacje uzupełniane są w analogiczny sposób jak przy realizacji świadczenia dla zwykłego ubezpieczonego. OPCJA ŚRODEK POMOCNICZY W przypadku usług z zakresu środków pomocniczych istotna jest kwestia przeliczenia kwoty refundacji w zależności od odpłatności. Tak więc jeżeli usługa jest zakontraktowana z pakietem złotówkowym (każda z pozycji pakietu ma podaną cenę jednostkową) użytkownik może skorzystać z funkcji, która przelicza refundację. Aby przeliczenie zostało wykonane należy zaznaczyć opcję środek pomocniczy znajdującą się obok pola odpłatność. Rysunek 282 Komunikat w przypadku dodawania druku serii E100 wymagający określenia dla kogo wystawiono dokument Jeżeli dokument jest wystawiony na członka rodziny należy potwierdzić operację: Tak. W przypadku, gdy dokument jest wystawiony dla danego pacjenta należy wybrać Nie. Jeżeli dane osoby z dokumentu nie są zgodne z danymi wybranego na Karcie wykonania usługi pacjenta wyświetlana jest następująca informacja: Rysunek 284 Opcja środek pomocniczy Po zaznaczeniu tej opcji w karcie pojawi się dodatkowe pole limit (obok ceny jednostkowej). Pole limit jest uzupełniane z umowy i nie można go modyfikować. Wartość w polu cena jednostkowa jest podpowiadana w taki sam sposób jak limit, jednak użytkownik w każdym przypadku może tą cenę modyfikować zgodnie z rzeczywistą ceną środka. Wartości w polach kwota refundacji, dopłata pacjenta oraz wartość usługi są przeliczane automatycznie na podstawie ceny jednostkowej, limitu oraz odpłatności i użytkownik nie może ich modyfikować. Rysunek 283 Komunikat w przypadku niezgodności danych osoby w dokumencie z danymi pacjenta 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 123

127 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Sposób wyznaczania kwoty refundacji dla poszczególnych odpłatności jest następujący (w zaprezentowanych przykładach dla uproszczenia obliczeń przyjęto ilość usług jako 1, jednak może być ona oczywiście modyfikowana): 01 - pełnopłatnie: kwota refundacji = 0 dopłata pacjenta = cena jednostkowa Przykład: cena jednostkowa 15,00 Limit 20,00 kwota refundacji 0,00 dopłata pacjenta 15,00 wartość usługi 15, bezpłatnie: kwota refundacji = cena jednostkowa dopłata pacjenta = 0 Przykład: cena jednostkowa 15,00 Limit 20,00 kwota refundacji 15,00 dopłata pacjenta 0,00 wartość usługi 15, ryczałt lub 06 - bezpłatnie do limitu: Należy rozpatrzyć dwa przypadki: cena jednostkowa jest mniejsza bądź równa limitowi kwota refundacji = cena jednostkowa dopłata pacjenta = 0 Przykład: cena jednostkowa 15,00 limit 20,00 kwota refundacji 15,00 dopłata pacjenta 0,00 wartość usługi 15,00 jeżeli cena jednostkowa jest większa niż limit kwota refundacji = limit dopłata pacjenta = cena jednostkowa - limit Przykład: cena jednostkowa 25,00 limit 20,00 kwota refundacji 20,00 dopłata pacjenta 25,00 20,00 = 5,00 wartość usługi 25, % lub 05-50% (x%): Należy rozpatrzyć dwa przypadki: cena jednostkowa jest mniejsza bądź równa limitowi kwota refundacji = (100-x)% * cena jednostkowa dopłata pacjenta = x% * cena jednostkowa Przykład (dla odpłatności 30%): cena jednostkowa 15,00 limit 20,00 kwota refundacji (100-30)% * 15,00 = 10,50 dopłata pacjenta 30% * 15,00 = 4,50 wartość usługi 15,00 jeżeli cena jednostkowa jest większa niż limit kwota refundacji = (100-x)% * limit dopłata pacjenta = x% * limit + (cena jedn. limit) Przykład (dla odpłatności 30%): cena jednostkowa 25,00 Limit 20,00 kwota refundacji (100-30)% * 20,00 = 14,00 dopłata pacjenta 30% * 20,00 + (25,00 20,00) = 11,00 wartość usługi 25,00 OPCJA ŚWIADCZENIE RATUJĄCE ŻYCIE Na karcie produktu znajduje się opcja Świadczenie ratujące życie/pilne, która powinna być oznaczana w przypadku realizacji niezwykle istotnych usług, ratujących życie. W takim wypadku na karcie produktu należy zaznaczyć opcję: M PROCEDURA MEDYCZNA W celu wprowadzenie procedury ICD9 należy w części Procedury ICD9 na karcie produktu użyć przycisku. Pojawi się wówczas okno umożliwiające wprowadzenie procedury ICD9: STRONA 124 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

128 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 285 Karta dodawania procedury ICD9 W oknie tym użytkownik określa: procedurę ICD9, datę wykonania procedury, ilość wykonanych procedur Procedura medyczna jest wybierana wg słownika ICD 9. Podczas wskazywania procedury użytkownik może spotkać się z dwoma przypadkami: I Wybieranie procedury, gdy nie został wskazany lekarz wykonujący. W takim przypadku podczas dodawania procedury zostanie otwarty pełny słownik ICD 9, z którego można dokonać wyboru. II Wybieranie procedury, gdy został wskazany lekarz wykonujący. Wybieranie następuje z indywidualnego słownika danego lekarza, który tworzy użytkownik programu. Po otwarciu okna Wybieranie procedury ICD 9 można uzupełnić indywidualny słownik korzystając z przycisku F2 Dodaj. Wybrane procedury przenoszone są do słownika lekarza, co upraszcza ich wyszukiwanie. Rysunek 287 Przypomnienie o konieczności uzupełnienia informacji o ICD9 Po potwierdzeniu komunikatu (Tak) usługa zostanie zapisana bez wymaganej informacji (np. ICD9). Należy jednak pamiętać, że może to mieć znaczenie przy weryfikacji raportów przez NFZ i może wpłynąć na rozliczenie. Natomiast po użyciu klawisza Nie użytkownik może wprowadzić brakujące dane. W celu poprawy danych o wybranej procedurze należy zaznaczyć ją w części Procedury ICD9 i użyć funkcji. Pojawi się wówczas karta procedury umożliwiająca zmianę informacji. W przypadku, gdy zajdzie potrzeba usunięcia procedury należy użyć przycisku. N INFORMACJE O CHEMIOTERAPII Część Chemioterapia, programy terapeutyczne (znajdująca się na karcie produktu) jest wypełniana w przypadku, gdy realizowana usługa dotyczy chemioterapii. Na zakładce tej uzupełniane są następujące informacje: schemat leczenia: aby wybrać schemat należy Rysunek 286 Wybieranie procedury ICD 9 Podczas zapisu usługi program automatycznie kontroluje czy informacje, które są wymagane do realizacji danego świadczenia (np. ICD9 czy umiejscowienie usługi), zostały wprowadzone. W przypadku braku podania istotnej informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat przypominający: użyć przycisku i wybrać właściwy schemat, dzień podania według opisu schematu, sposób określenia dawki: na podstawie masy ciała [kg], na podstawie powierzchni ciała [m 2 ], bezpośrednio, indywidualnie wartość dla sposobu określenia dawki (kg lub m 2 ) Rysunek 288 Informacje dotyczące chemioterapii Opcja Lek wydany do domu powinna być zaznaczona w przypadku, gdy pacjent otrzymuje lek do domu i nie jest hospitalizowany. Jeżeli wykonywane świadczenie dotyczy chemioterapii wówczas przy jego realizacji 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 125

129 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA program sprawdza czy zostały wprowadzone odpowiednie dane na części Chemioterapia, programy terapeutyczne. W przypadku braku jednej z wymaganych informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat: Jeżeli użytkownik określi zgodę, ale nie poda numeru dokumentu program również sprawdza podanie numeru: Rysunek 289 Komunikat w przypadku braku określenia schematu leczenia Rysunek 290 Komunikat w przypadku braku określenia dawki Rysunek 293 Komunikat w przypadku braku podania numeru zgody indywidualnej Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wykonanej usługi istnieje możliwość realizacji podobnego kontaktu dla innego pacjenta. Aby zarejestrować kontakt innemu pacjentowi należy na karcie kontaktu kliknąć przycisk. Informacje w zakładce Rozliczenie oraz w polu Oddział rozliczający, Lekarz, Miejsca wykonywania i Data kontaktu pozostaną takie same natomiast w polu dotyczącym pacjenta można będzie wybrać inną osobę. Rysunek 291 Komunikat w przypadku braku określenia lub nieprawidłowego określenia dnia podania dot. schematu Schematy leczenia mogą mieć określoną konieczność podawania zgody indywidualnej. W takim wypadku, przy rejestracji usługi na podstawie schematu, który wymaga podania zgody indywidualnej należy w polu Skierowanie wybrać z listy rodzajów skierowań: 14-Zgoda indywidualna i wprowadzić numer dokumentu. Jeżeli dla takiego schematu nie zostanie podana zgoda indywidualna wówczas wyświetlany jest poniższy komunikat: Rysunek 292 Komunikat w przypadku braku określenia zgody indywidualnej STRONA 126 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

130 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ELEMENTY KARTY KONTAKTU (POBYT NA ODDZIALE) Rysunek 294 Elementy karty pobytu na oddziale Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający, E przyczyna wykonania świadczenia (wg ICD 10), B miejsce wykonywania świadczeń, F data kontaktu C lekarz wykonujący, G informacje o świadczeniach (produktach), D informacje o hospitalizacji, H uwagi Przy otwieraniu karty kontaktu w polach znajdują się informacje wpisane podczas ostatniej aktualizacji karty. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić nowe dane w pustej karcie może użyć przycisku, który umożliwia usunięcie danych z pól znajdujących się na karcie. Pozycje A, B, C, E, F, G, H wypełniane są w karcie kontaktu w analogiczny sposób, jak w przypadku rejestracji zwykłej wizyty. Natomiast część D- informacje o hospitalizacji, jest specyficzna dla tej karty i jej charakterystyka przedstawiona jest poniżej. D HOSPITALIZACJA Jeżeli realizowane świadczenie stanowi usługę z zakresu opieki stacjonarnej należy w części Hospitalizacja wybrać za pomocą przycisku właściwą hospitalizację z listy hospitalizacji. Jeżeli hospitalizacja nie została dodana na listę hospitalizacji przed rejestracją kontaktu, wówczas można ją wprowadzić z poziomu Karty kontaktu. Podczas rejestracji takiego świadczenia należy w polu Hospitalizacja użyć klawisza co pozwoli na przejście do listy hospitalizacji i dodanie zlecenia. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 127

131 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Dokładna charakterystyka hospitalizacji została przedstawiona w rozdziale Hospitalizacje. Uwaga! Z poziomu karty kontaktu można wprowadzić hospitalizację, natomiast edycję danych o hospitalizacji należy wykonywać z poziomu menu Rejestracja/Hospitalizacje poprzez funkcję F4Popraw. Podobnie jak na karcie wizyty również na karcie pobytu na oddziale należy wprowadzić zrealizowane produkty posługując się funkcjami:, i. Pozycje dotyczące karty produktu (J-N) uzupełniane są w taki sam sposób jak w podczas rejestracji na karcie zwykłej wizyty i opisane są dokładnie powyżej (w części Elementy karty produktu) POPRAWIANIE INFORMACJI O WYKONANYCH USŁUGACH Aby poprawić informacje w Karcie kontaktu należy podświetlić go na liście kontaktów i użyć przycisku F4 Popraw. Wprowadzanie zmian w karcie jest analogiczne do operacji, jakie wykonuje się w trakcie dodawania nowego kontaktu. Aby poprawić informacje w Karcie produktu należy zaznaczyć go na liście produktów w karcie kontaktu i użyć przycisku. Wprowadzenie zmian w obu przypadkach zatwierdza się przyciskiem OK, natomiast użycie przycisku Anuluj spowoduje, że żadne zmiany w Karcie nie zostaną zapamiętane. Efekt jaki będzie miało wprowadzenie zmian w karcie kontaktu lub produktu zależy od tego czy usługa była wykazana w już zatwierdzonym raporcie statystycznym, czy też raport ten jeszcze nie został utworzony lub ma status wprowadzony. Jeżeli raport nie został wygenerowany lub nie jest jeszcze zatwierdzony wówczas usługa poprzednio wprowadzona zostaje zastąpiona usługą o poprawionych danych. W chwili zatwierdzenia raportu statystycznego nie jest już możliwe usunięcie wpisów, które się w nim znalazły i raport w takiej postaci jest przesyłany do Funduszu. Wszystkie zmiany jakie są wprowadzone od tej chwili na liście wykonanych usług muszą zostać wykazane w kolejnym raporcie, który wraz z wszystkimi wcześniejszymi raportami za wybrany okres powinien zostać wysłany do Oddziału Funduszu. Możliwe są trzy rodzaje dokonywanych zmian: Dodanie nowego produktu lub całego kontaktu - efekt będzie taki, że usługa zostanie wykazana w kolejnym raporcie z ilością dodatnią i w ten sposób uzupełni informacje przekazane w pierwszym raporcie. Usunięcie produktu lub całego kontaktu, która omyłkowo została wykazana w zatwierdzonym raporcie - w efekcie usługa ta zostanie wykazana w kolejnym raporcie z ilością ujemną, co po wczytaniu obu raportów doprowadzi do zbilansowania stanu wykonanych usług, Poprawa danych w Karcie kontaktu lub produktu - ponieważ usługa została już wykazana w zatwierdzonym raporcie statystycznym (domyślnie informacja o jej wykonaniu została więc przekazana do Funduszu) po wprowadzeniu zmian w Karcie usługi w raporcie statystycznym po pierwsze musi zostać przekazana informacja o wycofaniu poprzedniego wpisu (rekord z ilością ujemną), a po drugie zostaje wykazana usługa po wprowadzeniu zmian (rekord z ilością dodatnią). Przykład: Jeżeli w zatwierdzonym raporcie statystycznym za luty jest wykazane wykonanie jednego kontaktu, a użytkownik z poziomu Listy kontaktów dokona w Karcie tego kontaktu zmiany kodu jednostki chorobowej to w drugim raporcie wygenerowanym za luty znajdą się dwa wpisy: pierwszy z ilością 1, który usuwa informację o wykonanym kontakcie ze starym kodem jednostki chorobowej oraz drugi z ilością 1, który jest nowym wpisem zawierającym poprawiony kod jednostki chorobowej. Po wczytaniu dwóch raportów w Oddziale NFZ stan wykonanych usług będzie następujący: jedna usługa ze starym kodem ICD 10 z pierwszego raportu odjąć jedna usługa ze starym kodem ICD 10 z drugiego raportu dodać jedna usługa z nowym kodem ICD 10 z drugiego raportu, w wyniku daje jedną usługę z nowym kodem ICD 10, czyli poprawny stan wykonanych usług. Oczywiście, jeżeli chodzi o ilość wykonanych usług, drugi raport jest zbilansowany na 0, ponieważ ilość wykonanych usług nie uległa zmianie. Nr Raportu Ilość usług Kod ICD A A B00 Bilans 1 B00 WYSZUKIWANIE KONTAKTÓW WPROWADZONYCH NA LISTĘ Program umożliwia wyszukiwanie usług wprowadzonych na listę kontaktów według dwóch zestawów kryteriów. STRONA 128 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

132 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Kryteria w górnej części okna pozwalają wyszukiwać elementy listy poprzez określenie następujących parametrów: Pacjent, Lekarz, Rok, Okres, Oddział NFZ pacjenta, Rodzaj informacji: Kontakty, Produkty, Numer importu, Raport statystyczny, Miejsce wykonywania usług, Produkty rozliczane w ramach przepisów o koordynacji. Wyszukiwanie zostanie przeprowadzone, gdy użytkownik po określeniu kryteriów wyszukiwania użyje przycisku Zastosuj. W polu Szukaj wg może zostać wybrane wyszukiwanie elementów listy według kryteriów: Nazwisko i imię pacjenta, Numer PESEL pacjenta, Data rozpoczęcia usługi, Data zakończenia usługi, Data modyfikacji. Uwaga: Po wybraniu kryterium Data modyfikacji lista wykonanych usług zostanie posortowana według daty wprowadzenia rekordów. Nie jest jednak możliwe wpisywanie konkretnej daty, aby wyszukane zostały rekordy wprowadzone w określonym dniu. ZESTAWIENIE KONTAKTÓW WYŚWIETLONYCH NA LIŚCIE Użytkownik może korzystać z dwóch zestawień dostępnych z listy zrealizowanych kontaktów. Zestawienie 1 Dostępne jest po użyciu przycisku. Prezentuje różnice pomiędzy limitami wynikającymi z umowy, a zarejestrowanym wykonaniem umów. Jest także dostępne z listy umów (menu Umowy). Rysunek 295 Monitoring wykonania świadczeń Zestawienie 2 Uruchamiane po użyciu przycisku. Prezentuje podsumowanie świadczeń (kontaktów) wyświetlonych na liście. Wyświetlone informacje obejmują: Ilość usług, Ilość jednostek rozliczeniowych, Wartość refundacji, Wartość brutto. USUWANIE KONTAKTU Z LISTY Aby usunąć wprowadzony na listę kontakt należy podświetlić usługę na liście, a następnie użyć przycisku i potwierdzić wykonanie operacji: Rysunek 296 Komunikat podczas usuwania kontaktu z listy Po wybraniu opcji Tak kontakt zostanie usunięty, natomiast po wybraniu Nie - pozostanie na liście kontaktów. Uwaga: Należy pamiętać, że usunięcie kontaktów, które już zostały wykazane w zatwierdzonym raporcie skutkuje tym, że w kolejnym raporcie 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 129

133 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA generowanym za ten sam okres kontakty te zostaną wykazane z ilościami ujemnymi. USUWANIE IMPORTU WYKONANYCH USŁUG Na liście zrealizowanych kontaktów znajduje się przycisk umożliwiający usunięcie wybranego importu wykonanych usług. Operacja ta zostanie wykonana po użyciu przycisku. Po użyciu tego przycisku wyświetlane jest okno z przeprowadzonymi importami, w którym należy zaznaczyć import do usunięcia i potwierdzić przyciskiem OK. Program informuje o znalezionych na liście usług zapisach z wybranego importu: ZAPISANIE LISTY KONTAKTÓW W POSTACI PLIKU PROGRAMU EXCEL LUB PLIKU CSV W celu zapisania listy zrealizowanych kontaktów w formacie arkusza programu Excel lub pliku csv należy użyć przycisku. Podobnie jak w przypadku dokonywania wydruku, do pliku zapisywane są tylko te elementy listy, które są aktualnie wyświetlone. Rysunek 297 Komunikat podczas usuwania usług z wybranego importu Potwierdzenie informacji (Tak) spowoduje usunięcie usług z wybranego importu. Aby anulować operację usunięcia usług należy wybrać Nie. Uwaga: Należy pamiętać, że usunięcie kontaktów, które już zostały wykazane w zatwierdzonym raporcie skutkuje tym, że w kolejnym raporcie generowanym za ten sam okres kontakty te zostaną wykazane z ilościami ujemnymi. DRUKOWANIE LISTY KONTAKTÓW Aby wydrukować listę zrealizowanych kontaktów należy użyć przycisku. Drukowana jest zawsze lista wyświetlonych kontaktów, tak więc w przypadku, gdy lista jest ograniczona poprzez zastosowane kryteria wyszukiwania wydrukowane zostaną aktualnie wyświetlone usługi. Rysunek 298 Podgląd wydruku listy kontaktów STRONA 130 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

134 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WPROWADZANIE NOWEGO ZLECENIA ZLECENIA Część świadczeń wykonywanych jest na podstawie zleceń - umów ze świadczeniodawcą kierującym. W takich wypadkach należy przed rejestracją świadczenia lub w trakcie jego dodawania wprowadzić informacje o zleceniu. Zlecenia pojawiają się m.in. podczas realizacji usług z zakresu świadczeń opieki stacjonarnej. Po wybraniu opcji Zlecenia z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista zleceń. Dodanie do listy nowego zlecenia wykonywane jest poprzez funkcję. W oknie Karta zlecenia-dodawanie należy wprowadzić informacje o zleceniu: pacjent, data wystawienia, numer dokumentu zlecenia, numer umowy świadczeniodawcy zlecającego, rozpoznanie, REGON komorki zlecającej, VII część kodu resortowego komórki zlecającej, rodzaj personelu zlecającego, numer prawa wykonywania zawodu personelu Rysunek 299 Lista zleceń Na liście widoczne są następujące informacje o zleceniu: data wystawienia, imię i nazwisko pacjenta, rozpoznanie, numer dokumentu zlecenia, numer umowy świadczeniodawcy zlecającego, numer prawa wykonywania zawodu dla lekarza zlecającego lub numer identyfikacyjny dla innego rodzaju personelu Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dodanie nowego zlecenia, - przeglądanie danych zlecenia, poprawę danych w zleceniu, Rysunek 300 Karta dodawania zlecenia Podczas wprowadzania kolejnego zlecenia w polach Numer umowy świadczeniodawcy zlecającego oraz numer prawa wykonywania zawodu podpowiadane są informacje z ostatnio dodanych zleceń. Funkcjonalność ta ułatwia uzupełnianie danych przy często powtarzających się numerach umów lub lekarzach zlecających. Po wprowadzeniu danych należy zatwierdzić kartę poprzez przycisk OK. Aby anulować wprowadzanie należy użyć Anuluj. W przypadku, gdy nie zostanie wprowadzona jedna z wymaganych informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: - usunięcie zlecenia, zleceń, zleceń, wydruk wyselekcjonowanej listy - wyszukiwanie danych na liście wyjście z okna. 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 131

135 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA zlecenia. Po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić dane poprzez OK. Aby zrezygnować ze zmiany danych należy użyć Anuluj. Zlecenie można również wprowadzić z poziomu Karty kontaktu. Wówczas podczas rejestracji świadczenia wykonywanego na podstawie zlecenia należy w polu Zlecenie użyć klawisza co pozwoli na przejście do listy zleceń (wprowadzanie danych na karcie kontaktu zostało dokładnie opisane w części Wykonane usługi). USUWANIE ZLECENIA Aby usunąć z listy informacje o zleceniu należy zaznaczyć wybrane zlecenie i kliknąć na przycisk F8-Usuń. Następnie w wyświetlanym oknie należy potwierdzić wykonanie operacji: PRZEGLĄDANIE DANYCH ZLECENIA Przeglądanie informacji o wybranym zleceniu jest możliwe po jego zaznaczeniu na liście i użyciu przycisku. Wybór opcji Tak spowoduje usunięcie zlecenia z listy. Po wybraniu opcji Nie wpis pozostanie na liście zleceń. W przypadku, gdy na podstawie wybranego zlecenia zostało wykonane świadczenie (zlecenie zostało wykazane w kontakcie) usunięcie tego zlecenia nie jest możliwe. Informuje o tym poniższy komunikat: Rysunek 301 Karta podglądu danych o zleceniu Na karcie podglądu zlecenia nie jest możliwe wprowadzanie lub modyfikacja danych. POPRAWA DANYCH ZLECENIA W celu edycji danych wprowadzonych w zleceniu należy zaznaczyć zlecenie na liście i użyć funkcji. Pojawi się wówczas Karta zlecenia-poprawianie, w której możliwa będzie edycja informacji. Rysunek 303 Komunikat w przypadku próby usunięcia zlecenia wykazanego w kontakcie WYDRUK LISTY ZLECEŃ Na poziomie okna Lista zleceń została wprowadzona możliwość wydrukowania listy dokumentów zlecających. Wydrukowanie listy zleceń jest wykonywane poprzez przycisk. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaże się okno Drukuj, w którym użytkownik może ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 302 Karta poprawy danych o zleceniu Edycja danych wykonywana jest analogicznie jak wprowadzanie informacji przy dodawaniu Rysunek 304 Okno ustawiania opcji wydruku STRONA 132 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

136 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd: Rysunek 305 Podgląd wydruku listy zleceń Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna należy kliknąć przycisk Zamknij i następnie w oknie Drukuj wybrać OK. w celu wykonania wydruku. WYSZUKIWANIE ZLECEŃ NA LIŚCIE Zlecenia wprowadzone do programu mogą zostać wyszukane według kryterium Pacjent, które znajduje się w górnej części okna. Po wybraniu pacjenta należy użyć przycisku Zastosuj, aby odświeżyć dane na liście. Po wykonaniu tej operacji na liście będą widoczne wszystkie zlecenia wystawione dla wybranego pacjenta. 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 133

137 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA WPROWADZANIE NOWEJ HOSPITALIZACJI HOSPITALIZACJE Świadczenia wykonywane w zakresie opieki stacjonarnej należy rejestrować korzystając z karty hospitalizacji. Po wybraniu opcji Hospitalizacje z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista hospitalizacji. W celu dodania do listy nowego wpisu o hospitalizacji należy użyć funkcji. W oknie Karta hospitalizacji-dodawanie należy wprowadzić informacje o opiece stacjonarnej: numer w księdze głównej, pacjent, informacje o uprawnieniu pacjenta: ubezpieczony, uprawniony na podstawie przepisów o koordynacji, uprawniony na podstawie decyzji wójta/burmistrza dane zlecenia, rozpoznania wstępne i/lub główne, data i tryb przyjęcia, data i tryb wypisu, Rysunek 306 Lista hospitalizacji Na liście widoczne są następujące informacje o opiece stacjonarnej: numer epizodu, status, numer w księdze głównej, data przyjęcia, data wypisu, imię i nazwisko pacjenta Z poziomu tego okna można wykonać operacje: dodanie nowej hospitalizacji, - przeglądanie danych hospitalizacji, poprawa danych o hospitalizacji, - usunięcie wpisu o hospitalizacji, wydruk listy hospitalizacji, - wyszukiwanie danych na liście hospitalizacji, - zliczenie rekordów na liście hospitalizacji Rysunek 307 Karta dodawania hospitalizacji W przypadku, gdy jako tryb wypisu zostanie wprowadzony zgon pacjenta w dolnej części okna pojawiają się pola umożliwiające wprowadzenie danych o przyczynie zgonu. Po wprowadzeniu danych należy zatwierdzić kartę poprzez przycisk OK. Aby anulować wprowadzanie należy użyć Anuluj. W przypadku, gdy nie zostanie wprowadzona jedna z wymaganych informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: wyjście z okna. Pod listą hospitalizacji znajduje się opcja: Szczegóły umożliwiająca wyświetlenie szczegółów hospitalizacji dotyczących trybu przyjęcia oraz trybu wypisu. STRONA 134 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

138 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Hospitalizację można również wprowadzić z poziomu Karty kontaktu. Wówczas podczas rejestracji świadczenia z zakresu opieki stacjonarnej należy w polu Hospitalizacja użyć klawisza co pozwoli na przejście do listy hospitalizacji (wprowadzanie danych na karcie kontaktu zostało dokładnie opisane w części Wykonane usługi). PRZEGLĄDANIE DANYCH HOSPITALIZACJI Przeglądanie informacji o wybranej hospitalizacji jest możliwe po zaznaczeniu jej na Rysunek 309 Karta poprawy danych o hospitalizacji Edycja danych wykonywana jest analogicznie jak wprowadzanie informacji przy dodawaniu hospitalizacji. Po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić dane poprzez OK. Aby zrezygnować ze zmiany danych należy użyć Anuluj. USUWANIE HOSPITALIZACJI Aby usunąć z listy informacje o opiece stacjonarnej należy zaznaczyć wybrany wpis hospitalizacji i kliknąć na przycisk F8-Usuń. Następnie w wyświetlanym oknie należy potwierdzić wykonanie operacji: liście i użyciu przycisku. Wybór opcji Tak spowoduje usunięcie wpisu hospitalizacji. Po wybraniu opcji Nie wpis pozostanie na liście hospitalizacji. W przypadku, gdy na podstawie wybranej hospitalizacji zostało wykonane świadczenie opieki stacjonarnej (hospitalizacja została wykazana w kontakcie) usunięcie hospitalizacji nie jest możliwe. Informuje o tym poniższy komunikat: Rysunek 308 Karta podglądu danych o hospitalizacji Na karcie podglądu hospitalizacji nie jest możliwe wprowadzanie lub modyfikacja danych. POPRAWA DANYCH HOSPITALIZACJI W celu edycji danych dotyczących hospitalizacji należy zaznaczyć zlecenie na liście i użyć funkcji. Pojawi się wówczas Karta hospitalizacji-poprawianie, w której możliwa będzie edycja informacji. Rysunek 310 Komunikat w przypadku próby usunięcia hospitalizacji wykazanej w kontakcie WYDRUK LISTY HOSPITALIZACJI Na poziomie okna Lista hospitalizacji została wprowadzona możliwość wydrukowania listy wpisów o opiece stacjonarnej. Wydrukowanie listy 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 135

139 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA hospitalizacji jest wykonywane poprzez przycisk. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaże się okno Drukuj, w którym użytkownik może ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 311 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd: Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna należy kliknąć przycisk Zamknij i następnie w oknie Drukuj wybrać OK w celu wykonania wydruku. WYSZUKIWANIE HOSPITALIZACJI NA LIŚCIE Hospitalizacje wprowadzone do programu mogą zostać wyszukane według kryterium Pacjent, które znajduje się w górnej części okna Lista hospitalizacji. Po wybraniu pacjenta należy użyć przycisku Zastosuj, aby odświeżyć dane na liście. Po wykonaniu tej operacji na liście będą widoczne wszystkie hospitalizacje dotyczące wybranego pacjenta. Drugi sposób wyszukiwania polega na wybraniu jednego z kryteriów wyszukiwania w dolnej części okna w polu Szukaj wg. Dla kryterium numer w księdze głównej należy w polu obok wpisać szukany ciąg znaków. Natomiast w przypadku kryteriów: data przyjęcia oraz data wypisu dane sortowane są automatycznie. W celu zliczenia wpisów o hospitalizacji należy użyć przycisku znajdującego się w dolnym, prawym rogu okna z listą hospitalizacji. Rysunek 312 Podgląd wydruku listy hospitalizacji STRONA 136 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

140 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ PRACOWNICY MEDYCZNI Do programu została wprowadzona opcja Pracownicy medyczni, która pozwala na wprowadzenie danych osób pracujących u wybranego świadczeniodawcy. Dodatkowo umożliwia aktualizację ich danych. Po wybraniu opcji Pracownicy medyczni z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista pracowników medycznych. lekarzy, usuwanie lekarza z listy, wydruk wyselekcjonowanej listy tworzenie pliku z listą pracowników medycznych dla NFZ, przywrócenie na listę personelu wcześniej usuniętej osoby, pliku csv, eksport danych do pliku Excel lub wyjście z okna. Uwaga: W nawiasach podane są klawisze funkcyjne, umożliwiające uruchomienie danej operacji (procedury) za pomocą klawiatury. WYSZUKIWANIE PRACOWNIKA MEDYCZNEGO Pracownicy wprowadzeni do programu mogą zostać wyszukani według kryteriów dostępnych w górnej części okna oraz w polu Szukaj wg. Rysunek 313 Lista pracowników medycznych O każdym pracowniku znajdującym się na liście zostały wprowadzone następujące informacje: rodzaj (obligatoryjne), PESEL (obligatoryjne), numer prawa wykonywania zawodu dla lekarza lub numer identyfikacyjny dla innego rodzaju personelu (obligatoryjne), numer lekarza nadany przez NFZ (opcjonalne), tytuł naukowy (opcjonalne), nazwisko i imię (obligatoryjne), adres, telefon (opcjonalne), nr paszportu i kraj pochodzenia (w przypadku cudzoziemców) -(obligatoryjne), specjalności lekarskie (opcjonalne), stopień specjalizacji (opcjonalne), numer dyplomu (opcjonalne), staż pracy (obligatoryjne). Przyciski w obrębie okna pozwalają na: lekarzami, dopisanie nowego lekarza, poprawę danych o lekarzu, przekazanie pacjentów między uruchomienie importu danych pracowników medycznych z arkusza Excel, Nad listą personelu znajduje się pole Pokaż, w którym z listy rozwijanej użytkownik może dokonać wyboru jednego z trzech dostępnych kryteriów pozwalających wyszukać osoby personelu z nie uzupełnionymi w pełni danymi. Kryteria te są następujące: lekarzy bez określonego obywatelstwa, Polaków bez określonego numeru PESEL, Obcokrajowców bez określonego numeru prawa wykonywania zawodu. Aby wyszukiwanie zostało uruchomione należy użyć przycisku Zastosuj. Opcja Razem z tytułem naukowym i nazwiskiem pozwala wyświetlić informacje na liście łącznie z tytułem naukowym i nazwiskiem osoby. Opcja Pokaż nieaktywnych pozwala wyświetlić usunięte osoby personelu są one oznaczone na liście szarą czcionką. W celu wyszukania w bazie określonego pracownika stosując kryteria dostępne w polu Szukaj wg należy: W polu Szukaj wg wybrać odpowiadające nam kryterium wyszukiwania: Nazwisko; Imię, numer prawa wykonywania zawodu, PESEL. W polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 137

141 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA W ten sposób poszukiwany pracownik zostanie wyświetlony na liście. Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię, program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pracowników. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Przykład: Jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pracowników, których nazwiska zaczynają się na literę L a imiona na KA. WPROWADZANIE DANYCH NOWEGO PRACOWNIKA MEDYCZNEGO Aby wprowadzić nowego pracownika do bazy, należy użyć przycisku Dodaj F2, znajdującego się w oknie Lista pracowników medycznych. Spowoduje to wyświetlenie karty, na której będzie można wprowadzać dane nowego pracownika. Dane w Karcie zgrupowane są na trzech zakładkach. Pierwsza z nich Rysunek 314 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów Autowyszukiwanie parametr autowyszukiwania dla większości formatek ekranowych jest domyślnie włączony, co powoduje, że program przeszukuje bazę danych po wprowadzeniu pojedynczego znaku z klawiatury. Prędkość działania wyszukiwania zależy od ilości rekordów zawartych w bazie W przypadku bardzo dużych zbiorów danych opcja autowyszukiwania może stać się bardzo uciążliwa. Można wyłączyć ją przez naciśniecie kombinacji klawiszy Shift F7. Wówczas użytkownik może wpisać tekst wyszukiwania bez odświeżania ekranu, które następuje dopiero po naciśnięciu F7-Szukaj (lub F10-Zastosuj, w przypadku innych formatek). Stan parametru można rozpoznać po stanie przycisku F7-Szukaj na ekranie: gdy jest nieaktywny (szary) oznacza to, że parametr jest włączony. OKREŚLANIE LICZBY PRACOWNIKÓW WYODRĘBNIONYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW W celu uzyskania danych liczbowych na temat pracowników znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonkę wówczas pojawi się komunikat informujący o ilości pracowników medycznych. Rysunek 315 Informacja o liczbie znajdujących się na liście pracowników medycznych Rysunek 316 Dodawanie danych nowego lekarza do bazy Dane w Karcie pracownika medycznego są rozmieszczone na dwóch zakładkach. Pierwsza z nich zawiera dane podstawowe, które obejmują: Rodzaj: Lekarz, Położna środowiskowa, Pielęgniarka środowiskowa, Pielęgniarka w miejscu wych. i naucz. Felczer, Rehabilitant/Fizykoterapeuta, Psycholog, Pielęgniarka praktyki, Inny. Tytuł naukowy, Nazwisko, Imię, PESEL, Nr prawa wykonywania zawodu numer należy określić w przypadku wybrania rodzaju personelu innego niż: psycholog, rehebilitant/fizykoterapeuta i inny. Nr lekarza nadany przez NFZ, Samorząd zawodowy, Aby wprowadzić samorząd zawodowy, do którego należy osoba personelu należy w polu Samorząd zawodowy kliknąć przycisk. Wyświetlona zostanie wówczas lista samorządów zawodowych właściwa do wybranego wcześniej rodzaju personelu, np. dla lekarzy lub dla pielęgniarek. STRONA 138 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

142 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 317 Okno wybierania samorządu zawodowego dla osoby personelu medycznego Listę samorządów zawodowych można wydrukować (przycisk F9-Drukuj), filtrować wg pól dostępnych w górnej i dolnej części okna oraz zliczyć liczbę wyświetlonych rekordów (przycisk kalkulatora). Staż pracy, W przypadku cudzoziemca: Nr paszportu, Kraj. Podczas wprowadzania numeru prawa wykonywania zawodu sprawdzana jest poprawność 7-cyfrowego numeru według sumy kontrolnej. Jeżeli numer jest nieprawidłowy program wyświetla komunikat: Rysunek 319 Dane adresowe pracownika Na zakładce Adres pracownika i specjalności lekarskie umieszczone są następujące informacje: Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Telefon. Na trzeciej zakładce uzupełniana jest informacja o kompetencjach pracownika. Pod tym pojęciem rozumiane są: specjalności lekarskie, ukończone kursy zawodowe, certyfikaty. Rysunek 320 Karta pracownika medycznego - kompetencje Rysunek 318 Komunikat w przypadku wprowadzenia nieprawidłowego nr prawa wykonywania zawodu (zgodność z sumą kontrolną) W takim wypadku należy sprawdzić numer prawa wykonywania zawodu i wpisać poprawny numer. Druga zakładka zawiera dane adresowe pracownika. Wyboru odpowiednich kompetencji dokonuje się ze słownika, który otwiera się po użyciu przycisku wyboru w polu Specjalność. Po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy i naciśnięciu przycisku OK zostaje ona umieszczona w polu Specjalność. Można określić dodatkowo stopień specjalizacji i numer dyplomu. Po uzupełnieniu tych danych należy użyć przycisku, aby informacje zostały uwzględnione na liście specjalności pracownika. Pozostałe przyciski na tej zakładce służą wykonaniu następujących operacji: 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 139

143 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA - poprawienie specjalności już wprowadzonej na listę, innemu lekarzowi, należy użyć przycisku Przekaż (F6). Pojawi się okno Przekazanie deklaracji. - usunięcie specjalności wprowadzonej na listę, - ustawienie specjalności jako domyślnej (będzie ona automatycznie uzupełniana w przypadku podawania specjalności np. w karcie wykonania usługi lub karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe). Na karcie pracownika medycznego większość danych wprowadzamy ręcznie z klawiatury. Informacje wybierane z listy to: Rodzaj, Kraj, Miejscowość, Specjalność. Aby informacje o pracowniku zostały zapisane w bazie należy kliknąć przycisk OK. Przycisk Anuluj spowoduje, że dane zostaną unieważnione i nie znajdą się w bazie. POPRAWA DANYCH WYBRANYCH PRACOWNIKÓW Część danych dotyczących pracowników może być uaktualniana. Aby dokonać poprawy wprowadzonych informacji, należy najpierw podświetlić wybranego pracownika na Liście pracowników medycznych. Następnie trzeba użyć przycisk Popraw (F4). Pojawi się wtedy okno z Kartą pracownika medycznego - poprawianie, na której będzie można dokonać aktualizacji danych. Rysunek 322 Przekazywanie deklaracji miedzy pracownikami Uwaga: W celu ułatwienia użytkownikowi orientacji w liście pacjentów w dolnej części okna wprowadzone zostały informacje o numerze podświetlonego pacjenta na liście oraz o liczbie wszystkich pacjentów. Aby wykonać operację przekazania poszczególnych pacjentów, należy: wybrać pracownika źródłowego, który przekazuje swoich pacjentów, wybrać pracownika docelowego, któremu będą przekazani pacjenci. (Nie trzeba podawać pracownika docelowego, tzn. jeśli pozostawimy to pole puste program usunie z deklaracji informacje o pracowniku.) Do zrealizowania tych czynności wykorzystujemy przycisk wyboru. W obu przypadkach, po jego użyciu, pojawi się okno Wybieranie pracownika medycznego. Wszystkie, możliwe do wykonania w tym oknie operacje (tj. dopisanie nowego pracownika, poprawa informacji, przekazanie pacjentów między pracownikami, usuwanie pracownika z listy, wydruk pełnej listy pracowników) zostały opisane w bieżącym rozdziale. Rysunek 321 Poprawianie danych pracowników Użycie przycisku OK, spowoduje, że poprawione dane zostaną wprowadzone do bazy. Natomiast przycisk Anuluj unieważni przeprowadzoną aktualizację danych. PRZEKAZYWANIE PACJENTÓW MIĘDZY LEKARZAMI Jeśli zajdzie konieczność zmiany przypisania pacjenta leczącego się u określonego lekarza STRONA 140 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

144 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 324 Komunikat - brak pracownika docelowego Rysunek 323 Okno, w którym możemy dokonać wyboru pracownika źródłowego i pracownika docelowego. Po naciśnięciu OK wybrany pracownik zostanie umieszczony w odpowiednim polu w oknie Przekazywanie pacjentów. Pacjentów zaznaczamy przez: Podświetlenie wybranego pacjenta, Naciśniecie klawisza F2 Zaznacz/Odznacz, lub Dwukrotne naciśnięcie lewego klawisza myszy. Podczas zaznaczania można korzystać z przycisków umieszczonych w prawej górnej części okna: - zaznaczenie wszystkich pacjentów, - odznaczenie wszystkich pacjentów, - odwrócenie zaznaczenia. Zaznaczenie opcji Wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania będzie miało taki skutek, że po wykonaniu operacji przekazania na liście deklaracji wycofanych będzie widoczna deklaracja pacjenta wraz z danymi lekarza, który był lekarzem źródłowym. Natomiast na liście deklaracji aktywnych pojawi się nowy wpis o złożeniu deklaracji do lekarza docelowego z datą złożenia równą dacie przekazania pacjenta do tego lekarza. Po zaznaczeniu wybranych pacjentów należy kliknąć przycisk Wykonaj (F6). Po pojawieniu się komunikatu: Trwa modyfikacja danych, nastąpi przypisanie pacjentów pracownikowi docelowemu. Jeśli nie dokona się wyboru pracownika docelowego, do którego mają być przypisani wybrani pacjenci i użyje się przycisku Wykonaj (F6). Pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. Jeśli zajdzie konieczność przekazania kolejnych pacjentów innemu pracownikowi docelowemu, wystarczy wybrać ponownie w dolnej części okna, za pomocą przycisku wyboru, kolejnego pracownika docelowego. Następnie, wykonać jeszcze raz opisane wcześniej czynności. Jeśli zajdzie potrzeba przekazania pacjentów wybranemu już wcześniej pracownikowi docelowemu od innego pracownika przekazującego należy, po użyciu przycisku wyboru, wybrać kolejnego pracownika przekazującego. Następnie wykonać ponownie opisane wcześniej czynności. Wyjść z okna za pomocą przycisku Zamknij. USUWANIE PRACOWNIKÓW MEDYCZNYCH Jeśli z jakichkolwiek powodów trzeba będzie usunąć z listy wybranego pracownika, należy: podświetlić daną pozycję w oknie Lista pracowników medycznych, użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się wtedy informacja o liczbie deklaracji pacjentów leczących się u wybranego pracownika oraz pytanie czy przekazać ich innym pracownikom. Rysunek 325 Pytanie - czy przekazać pacjentów innemu pracownikowi Jeśli odpowiedź będzie twierdząca (Tak) pojawi się okno Przekazanie pacjentów, w którym można dokonać przekazania pacjentów. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 141

145 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Rysunek 329 Usunięcie z deklaracji informacji o lekarzu Rysunek 326 Okno, za którego pomocą można przekazać deklaracje W przypadku, gdy tylko część pacjentów lekarza, którego będziemy chcieli usunąć, zostanie przekazana innemu lekarzowi, pojawi się znowu komunikat, informujący o pozostałej liczbie deklaracji pacjentów, którzy nie zostali przekazani. PRZYWRACANIE OSÓB PERSONELU NA LISTĘ Aby przywrócić wcześniej usuniętą osobę personelu medycznego należy wyświetlić na liście osoby usunięte należy w tym celu zaznaczyć opcję Pokaż nieaktywnych i kliknąć Zastosuj. Następnie należy zaznaczyć wybraną osobę i użyć przycisku potwierdzenie operacji:. Pojawi się pytanie o Rysunek 327 Kolejna informacja o liczbie istniejących deklaracji pacjentów Powyższa informacja będzie wyświetlana do momentu: 1. aż wszyscy pacjenci zostaną przekazani, 2. odpowiemy, że nie chcemy przekazać pacjentów innemu pracownikowi (Nie). Ad.1 Jeśli wszyscy pacjenci zostaną przekazani pojawi się pytanie, czy usunąć pracownika z listy pracowników medycznych. Rysunek 328 Usunięcie pracownika Ad.2 Jeśli odpowiedź będzie negatywna (Nie nie chcemy przekazać reszty pacjentów innemu pracownikowi), automatycznie zostanie wyświetlony komunikat informujący o liczbie deklaracji pacjentów leczących się u pracownika oraz pytanie czy z ich deklaracji usunąć informację o tym. Rysunek 330 Pytanie o potwierdzenie operacji przewrócenia osoby personelu na listę Po potwierdzeniu (Tak) nastąpi wyświetlenie karty danej osoby można wówczas zmodyfikować jej dane lub pozostawić bez zmian klikając przycisk OK. Jeżeli wybrana zostanie opcja Nie- osoba nadal pozostanie nieaktywna. WYDRUK LISTY PRACOWNIKÓW MEDYCZNYCH Na poziomie okna Lista pracowników medycznych została wprowadzona możliwość wydrukowania listy pracowników wprowadzonych do bazy. Pod listą pracowników znajduje się opcja Razem z tytułem naukowym i nazwiskiem, której zaznaczenie wpływa na dane widoczne na wydruku Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na wydruku listy pracowników będą widoczne następujące informacje: Lp, PESEL, Nr. prawa wyk. zawodu, Nr uprawnienia L4, Tytuł naukowy, Nazwisko i Imię, Rodzaj. STRONA 142 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

146 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Jeżeli opcja ta nie zostanie zaznaczona wówczas zostanie wydrukowany dokument złożony z kolumn: PESEL, Nr prawa wyk. zawodu, Rodzaj. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaże się okno Drukuj, w którym użytkownik może ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 333 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy pracowników medycznych. EKSPORT INFORMACJI O PRACOWNIKACH MEDYCZNYCH DO ODDZIAŁU NFZ W programie KS-SWD istnieje możliwość przekazania listy pracowników medycznych do Oddziału Funduszu w postaci elektronicznej - pliku o rozszerzeniu lkr. Aby wygenerować taki raport w oknie Lista pracowników medycznych należy wcisnąć przycisk ShF6 Eks. Rysunek 331 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd: W zależności od tego czy opcja Razem z danymi osobowymi zostanie zaznaczona w pliku znajdą się pełne dane osobowe o pracownikach lub też dane w ograniczonym zakresie. Podczas eksportu danych do pliku lkr sprawdzana jest kompletność i poprawność danych personelu medycznego. Jeżeli wszystkie informacje są kompletne, plik z danymi zapisywany jest we wskazanym przez użytkownika miejscu na dysku. W przypadku braku istotnych danych wyświetlany jest komunikat zawierający informacje o osobie personelu i brakujących dla niej danych: Rysunek 332 Podgląd wydruku listy pracowników Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna należy kliknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu można: zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, wydrukować listę: najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, kliknąć przycisk OK, Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 334 Komunikat w przypadku brakujących danych podczas eksportu personelu do pliku lkr EKSPORT INFORMACJI O PRACOWNIKACH MEDYCZNYCH DO EXCELA LUB PLIKU CSV Informacje o pracownikach medycznych można zapisać w formacie arkusza Excel\pliku csv. Wygenerowanie takiego pliku nastąpi po 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 143

147 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA wciśnięciu przycisku Excel\csv w oknie Lista pracowników medycznych. Zakres danych jakie znajdą się w pliku zależy, analogicznie jak w przypadku wydruku listy, czy też generacji pliku do Oddziału Funduszu, od tego czy zostanie zaznaczona opcja Razem z danymi osobowymi w dolnej części listy. Po użyciu przycisku Excel\csv program poprosi o podanie nazwy pliku oraz jego lokalizacji na dysku. Do programu KS-SWD można również zaimportować listę pracowników medycznych przechowywaną w Excelu lub pliku csv. Dokonanie operacji importu z arkusza przeprowadza się w menu Import w oknie Import z Excela Lista lekarzy. Szczegóły dotyczące tej opcji zostały opisane w dalszej części opracowania, w rozdziale na temat importu danych z arkusza Excel. STRONA 144 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

148 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ LISTA PACJENTÓW OCZEKUJĄCYCH Każdy świadczeniodawca ma obowiązek przekazywania Oddziałowi NFZ, z którym się rozlicza, informacji o kolejkach osób oczekujących na udzielenie danego świadczenia, np. leczenia sanatoryjnego czy zabiegu na oddziale kardiochirurgicznym. Raporty z kolejkami osób oczekujących są przekazywane Oddziałom co miesiąc. Dzięki takim listom Oddziały NFZ uzyskują rzeczywisty obraz zapotrzebowania na wykonywanie określonych świadczeń w danej placówce. Informacje te pozwalają na rozpoznanie rynku medycznego i umożliwiają m.in.: - określenie świadczeń, na których udzielenie oczekuje najwięcej osób, - określenie świadczeń, na których udzielenie pacjenci oczekują najdłużej. Rejestracja pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia jest możliwa po wybraniu opcji Lista pacjentów oczekujących z menu Rejestracja. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno Lista pacjentów oczekujących: Rysunek 335 Lista pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia Przyciski na tej liście umożliwiają użytkownikowi wykonanie poniższych operacji: - wprowadzenie nowego pacjenta na listę oczekujących, - poprawienie danych pacjenta oczekującego, - skreślenie pacjenta z listy oczekujących. Jeżeli na liście osób oczekujących znajdują się wpisy oznaczone kolorem czerwonym oznacza to, że są to wpisy, dla których czas realizacji upłynął (tzn. wpisana na karcie planowana data udzielenia świadczenia jest późniejsza od daty bieżącej). Przycisk Zamknij powoduje wyjście z Listy pacjentów oczekujących i powrót do głównego menu programu. DODAWANIE PACJENTA OCZEKUJĄCEGO NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA W celu wprowadzenia informacji o osobie oczekującej na wykonanie usługi medycznej należy w oknie Lista pacjentów oczekujących użyć przycisku. Wyświetlone zostanie poniższe okno: Rysunek 336 Wprowadzanie pacjenta oczekującego W Karcie pacjenta-dodawanie użytkownik musi wprowadzić informacje o: - pacjencie, - rodzaju kolejki, - miejscu wykonywania świadczeń, - świadczeniu jednostkowym lub komórce organizacyjnej (w zależności od wybranego rodzaju kolejki), - planowanej dacie udzielenia świadczenia, - dacie i godzinie wpisania na listę, - nazwisku i imieniu osoby wpisującej na listę. Jeżeli użytkownik nie wprowadzi jednej z wymaganych informacji wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat o braku danych. Pole Rozpoznanie jest wymagane jedynie dla wpisów do kolejki wysokospecjalistycznej. W pozostałych typach kolejek można, ale nie trzeba podawać ICD10. Natomiast wypełnienie pól: Procedura ICD9, Lekarz, Kategoria medyczna i Osoba kontaktowa jest opcjonalne. W kategorii medycznej można wybrać jedną z dwóch opcji: Przypadek stabilny, Przypadek pilny. Datę i godzinę wpisania na listę można uzupełnić na podstawie bieżących- w momencie wprowadzania- informacji korzystając z przycisku. Wówczas pola te zostaną automatycznie wypełnione aktualnymi danymi. Użytkownik ma do wyboru trzy rodzaje kolejek oczekujących: - ambulatorium, - lecznictwo zamknięte, - wysokospecjalistyczna. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 145

149 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA W zależności od wybranego rodzaju kolejki uzupełnia się odpowiednio: - dla ambulatorium: komórkę organizacyjną, - dla lecznictwa zamkniętego i kolejki wysokospecjalistycznej: świadczenie jednostkowe Zarówno komórkę organizacyjną jak i świadczenie jednostkowe wybiera się z właściwej listy po użyciu ikonki:. Pacjenci otrzymują kolejne numery porządkowe w ramach danego rodzaju kolejki i danego świadczenia (lub komórki organizacyjnej). W przypadku dodawania (lub poprawy danych) kolejnego pacjenta do danej kolejki może zdarzyć się sytuacja, że planowana data wykonania świadczenia wymusi zmianę kolejności wpisanych już pacjentów. W tej sytuacji wyświetlany jest poniższy komunikat: Rysunek 337 Komunikat o zmianie kolejności w kolejce oczekujących Użytkownik musi podać datę decyzji o zmianie kolejności wpisanych pacjentów. Przykład: Na liście pacjentów oczekujących z zakresu świadczeń wyskokospecjalistycznych w ramach poradni chorób wewnętrznych znajdują się trzy wpisy: Lp Pacjent Planowana data świadczenia 1 Jan Nowak Ewa Nowak Adam Kowalski Użytkownik wykonuje następujące czynności: - dodaje nowego pacjenta: Anna Kowal do tej kolejki (z tym samym świadczeniem) z datą wykonania usługi , - poprawia planowaną datę wykonania usługi dla pacjenta Jan Nowak na Spowoduje to następującą zmianę kolejności pacjentów w tej kolejce: Lp Pacjent Planowana data świadczenia 1 Ewa Nowak Anna Kowal Adam Kowalski Jan Nowak W przypadku wprowadzenia pacjentów, dla których data wykonania świadczenia jest taka sama o kolejności w kolejce decyduje data wpisu do kolejki. Przy próbie dodania dokładnie tego samego rekordu w ramach danej kolejki (dodanie tego samego pacjenta z takimi samymi danymi odnośnie wykonania usługi) wyświetlany jest komunikat: Rysunek 338 Komunikat podczas dodawania tego samego pacjenta do tej samej kolejki oczekujących Ważne! Po wprowadzeniu pacjentów oczekujących należy wygenerować raporty do NFZ (funkcja opisana w rozdziale Kolejki oczekujących). Należy pamiętać, że tylko w raporcie dotyczącym świadczeń wysokospecjalistycznych (rodzaj W) znajdują się pełne dane wykazanych w nim pacjentów. W pozostałych dwóch typach kolejek (rodzaj A i S) dane pacjentów nie są wykazywane. POPRAWIANIE DANYCH PACJENTA OCZEKUJĄCEGO NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA Jeżeli użytkownik chce wprowadzić zmiany w danych pacjenta oczekującego powinien w oknie Lista pacjentów oczekujących użyć przycisku Informacje o pacjencie, rodzaju kolejki i świadczeniu jednostkowym (komórce organizacyjnej) nie są możliwe do poprawienia. Jeżeli zajdzie potrzeba modyfikacji właśnie tych danych należy skreślić pacjenta z listy oczekujących i wprowadzić dane na nowo. SKREŚLENIE PACJENTA Z LISTY OCZEKUJĄCYCH W przypadku potrzeby usunięcia pacjenta z listy osób oczekujących (np. gdy świadczenie zostanie zrealizowane lub pacjent zrezygnuje) należy użyć przycisku. Po wybraniu tej funkcji pojawia się okno umożliwiające wybranie powodu skreślenia pacjenta z listy: STRONA 146 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

150 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 339 Wybór powodu skreślenia z kolejki oczekujących Użytkownik musi wprowadzić datę skreślenia pacjenta z kolejki i wybrać jedną z przyczyn skreślenia: - realizacja świadczenia, - rezygnacja świadczeniobiorcy, - zgon świadczeniobiorcy, - decyzja świadczeniodawcy, - inna. Jeżeli data skreślenia z kolejki będzie wcześniejsza niż data wprowadzenia pacjenta na listę wyświetlany jest poniższy komunikat: rekordu. W tym celu należy zaznaczyć wybrany rekord na liście i użyć przycisku. Wówczas do pola obok zostanie przeniesiony wybrany typ świadczenia lub komórka organizacyjna i wyświetlone będą tylko rekordy dotyczące danej kolejki. Drugi sposób wyszukiwania polega na wybraniu odpowiedniego kryterium wyszukiwania w polu Szukaj wg: PESEL, Nazwisko. Następnie w polu obok należy podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i kliknąć na przycisk. OKREŚLANIE LICZBY PACJENTÓW OCZEKUJĄCYCH WYODRĘBNIONYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW W celu uzyskania informacji na temat ilości rekordów znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonkę Pojawi się wówczas komunikat informujący o ilości wyszukanych rekordów. Rysunek 340 Komunikat w przypadku podania nieprawidłowej daty skreślenia pacjenta z listy W celu potwierdzenia operacji skreślenia należy następnie kliknąć przycisk OK. Aby zrezygnować z operacji należy wybrać Anuluj. WYSZUKIWANIE PACJENTÓW NA LIŚCIE OCZEKUJĄCYCH Obszar filtrowania danych w górnej części okna listy pacjentów oczekujących pozwala na wyszukiwanie pacjentów wg kryterium: miejsca wykonywania świadczeń, rodzaju kolejki (ambulatorium, lecznictwo zamknięte, świadczenia wysokospecjalistyczne), pacjenta, lekarza, kategorii medycznej. Po wybraniu kryterium należy użyć przycisku Zastosuj, aby odświeżyć listę z danymi. Dodatkowo można ustawić filtr z nazwą kolejki wg bieżącego (aktualnie podświetlonego na liście) 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 147

151 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA GENEROWANIE RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH DLA NFZ Jedną z podstawowych funkcji programu KS- SWD jest zapewnienie użytkownikowi możliwości generowania zestawień wymaganych przez Oddziały NFZ. Możliwe jest generowanie następujących zestawień: lista aktywna do umowy, raport statystyczny medyczny do umowy, Wszystkie raporty generowane w programie umieszczane są na jednej liście raportów dostępnej po wybraniu opcji Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia z menu Raporty. Rysunek 341 Lista raportów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - wprowadzenie na listę raportu, - przeglądanie informacji zawartych w raporcie, - sprawdzenie poprawności danych w raporcie przed zatwierdzeniem, raportem, raportu, - zatwierdzenie raportu, - generowanie pliku z - usunięcie niezatwierdzonego - wydrukowanie listy raportów lub wybranego typu raportu, - zmiana nazwy raportu, - przeglądanie problemów, które zostały wykryte w raporcie podczas jego weryfikacji merytorycznej w NFZ, - zapisanie w postaci arkusza Excel pozycji raportu POZ, - import raportu zwrotnego do raportu statystycznego, - wyszukiwanie raportów według kryteriów dostępnych w górnej części okna, - wyszukiwanie raportów według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. - zliczenie raportów wyświetlonych na liście, - zamknięcie listy raportów. WYSZUKIWANIE RAPORTÓW W górnej części listy raportów umieszczone są pola pozwalające określać kryteria wyszukiwania raportów. Użytkownik może wyszukiwać raport podając: Oddział NFZ, typ raportu: lita POZ pełna, raport statystyczno-medyczny do umowy, rok, okres, Aby wyszukiwanie zostało przeprowadzone należy użyć przycisku. LISTA AKTYWNA POZ Uwaga: Aby wygenerować listę aktywną do umowy musi być spełniony podstawowy warunek, jakim jest przyporządkowanie deklaracji pacjentów do pozycji specyfikacji umowy. Operacja ta została dokładnie opisana w podrozdziale Aktywacja deklaracji. OPCJE GENEROWANIA LISTY AKTYWNEJ Istnieje możliwość określenia dnia kończącego okres rozliczeniowy jako ostatni lub dowolny dzień miesiąca. Przykładowo, jeżeli na liście aktywnej mają zostać wykazane tylko deklaracje złożone i wycofane do 16 dnia miesiąca wówczas granicę taką należy wprowadzić w opcjach (menu Narzędzia/Opcje, zakładka Deklaracje). STRONA 148 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI OCZEKUJĄCY /CZ5-07

152 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ wskazać umowę, do której lista będzie generowana. Rysunek 342 Ustawienie parametrów generowanej listy POZ Ustawienia takiego dokonuje się osobno dla każdego Oddziału NFZ, z którym świadczeniodawca ma podpisaną umowę. W programie wprowadzono również możliwość ustawienia kontroli wieku noworodków (wymaganie numeru PESEL) podczas tworzenia listy POZ. Kontrola ta może być określona: na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, na ostatni dzień miesiąca. Rysunek 343 Wybieranie umowy Pojawi się wtedy okno Tworzenie listy aktywnej do umowy. GENEROWANIE LISTY AKTYWNEJ Program KS-SWD umożliwia tworzenie raportu POZ w postaci listy pełnej. Pełna lista POZ zawiera deklaracje aktywne w momencie jej tworzenia. Deklaracje aktywne oznaczają te deklaracje, które są w danej chwili przyporządkowane do pozycji umowy. Przykład: Użytkownik ma wprowadzonych do programu 100 deklaracji. W styczniu 2002 zostały one aktywowane do umowy na rok 2002 przesłanej przez Oddział Funduszu. W lutym do programu wprowadzono i aktywowano 10 nowych deklaracji, a dwie wycofano. W przypadku jednego pacjenta nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Tworzenie raportów POZ w styczniu: lista pełna: 100 deklaracji (wszystkie aktywowane do umowy na rok 2002) w lutym: lista pełna: 108 deklaracji (deklaracje aktywne w lutym: złożonych, 2 wycofane, 1 poprawa danych) Aby wygenerować listę aktywną do umowy należy: otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia) użyć przycisku F2 Dodaj, z menu kontekstowego wybrać opcję Listę POZ, Rysunek 344 Tworzenie listy aktywnej do wybranej umowy Aby program mógł wygenerować taką listę, należy wypełnić pola: Rok i Okres, którego raport ma dotyczyć. Po uzupełnieniu pól należy użyć przycisku Zastosuj (F10) W oknie głównym zostanie przedstawiony podgląd danych, które zostaną zawarte na liście aktywnej. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 149

153 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Rysunek 345 Wyświetlona lista aktywna W przypadku gdyby do danej umowy zostały przyporządkowane deklaracje pacjentów, którzy nie ukończyli 3 miesięcy życia, a nie mają uzupełnionego numeru PESEL opiekuna, użytkownik zostanie o tym poinformowany. Rysunek 346 Lista deklaracji nie wykazanych w liście aktywnej Użytkownik może listę tą wydrukować lub zapisać w formacie programu Excel, a następnie uzupełnić brakującą informację w kartach pacjentów. Może również przyciskiem F4 Popraw otworzyć kartę pacjenta i uzupełnić brakujące dane. Raport zamykamy przyciskiem Zamknij. Generowanie listy POZ jest również uzależnione od opcji Kontrola kompletności danych przy tworzeniu listy POZ ustawianej z poziomu menu Narzędzia/Opcje na zakładce Deklaracje POZ). Opcja ta umożliwia włączenie/wyłączenie funkcji sprawdzania czy dane zapisywane w generowanej liście POZ są prawidłowe i kompletne. Jeżeli opcja ta jest włączona wówczas podczas generowania listy POZ dane są weryfikowane. W przypadku braku lub nieprawidłowości danych, użytkownik otrzymuje pełną informację, w których deklaracjach wystąpiły błędy (deklaracje te są oznaczone czerwonym tłem): Rysunek 347 Informacja o błędach w deklaracjach podczas tworzenie listy POZ Błędy kompletności danych mogą być następujące: brak numeru PESEL osoby personelu medycznego: należy sprawdzić i uzupełnić nr PESEL personelu z deklaracji, brak osoby personelu medycznego: należy uzupełnić osobę personelu poprzez wycofanie istniejącej deklaracji i dodanie nowej z osobą personelu, brak numeru prawa wykonywania zawodu personelu medycznego: należy sprawdzić i uzupełnić NPWZ personelu z deklaracji, błędne powiązanie rodzaju personelu z danym typem deklaracji (np. do deklaracji typu lekarz rodzinny została podpięta pielęgniarka środowiskowa): należy poprawić rodzaj personelu poprzez wycofanie istniejącej deklaracji i dodanie nowej z właściwym typem personelu, Kolejnym krokiem jest wygenerowanie listy. W tym celu należy użyć przycisku ShF6Generuj. O poprawnym utworzeniu raportu użytkownik jest informowany odpowiednim komunikatem. Rysunek 348 Utworzenie raportu komunikat W przypadku wystąpienia błędów kompletności danych program wyświetla okno z potwierdzeniem generacji listy: STRONA 150 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

154 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY DO UMOWY Po wybraniu opcji Tak lista zostanie utworzona, ale będzie zawierała niekompletne dane. Natomiast po użyciu funkcji Nie lista nie będzie utworzona. Należy wówczas poprawić odpowiednie informacje w deklaracjach, aby wygenerować poprawną listę. Jeżeli opcja Kontrola kompletności danych przy tworzeniu listy POZ jest wyłączona wówczas przy tworzeniu listy nie jest sprawdzana kompletność danych i do pliku *.poz zapisywane są bieżące (nawet niekompletne) informacje. Jeżeli na liście POZ nie pojawią się wpisy, co świadczy o tym, że nie dodawano, ani nie wycofywano żadnych deklaracji od ostatnio generowanej listy wówczas po naciśnięciu przycisku Generuj pojawi się komunikat informujący, że lista jest pusta. Rysunek 349 Pusta lista POZ W przypadku, gdy na liście raportów znajduje się już wygenerowana lista aktywna do tej samej umowy i za ten sam okres rozliczeniowy, a nie została jeszcze zatwierdzona, wówczas użytkownik może pozycje generowanej listy dodać do wcześniejszego raportu. Raport statystyczno-medyczny do umowy jest generowany do wszystkich usług wykonanych pacjentom ubezpieczonym w NFZ niezależnie od Oddziału NFZ, do którego pacjenci należą. W ramach tego raportu wykazywane są usługi wykonane pacjentom-polakom oraz pacjentom z Unii Europejskiej (rozliczanych na podst. przepisów o koordynacji). Warunkiem wygenerowania raportu statystycznego jest wprowadzenie do systemu danych o wykonanych usługach. Operację tę wykonuje się w menu Rejestracja, opcja Wykonane usługi. Dokładny opis wszystkich czynności związanych z wprowadzaniem usług opisany został w podrozdziale Wykonane usługi. W związku z wprowadzeniem otwartych formatów wymiany danych w wersjach XML raporty statystyczne są tworzone jako komunikaty XML. Raporty statystyczne są zapisywane w formacie *.RSX. Zastosowanie nowego formatu raportu wynika z Rozporządzenia Ministra Zdrowia z w sprawie ogólnych warunków zawierania umów o udzielanie świadczeń zdrowotnych. Wynikiem tego rozporządzenia jest zastosowanie w systemie świadczeniodawcy otwartego formatu wymiany danych w postaci komunikatów XML. W wersjach XML nie są już generowane raporty poza umową oraz osobne raporty za usługi rozliczane na podstawie przepisów o koordynacji Świadczeniodawca generuje jeden raport statystyczny do umowy, niezależnie od tytułu ubezpieczenia pacjenta. W raporcie statystycznym rozliczanym w ramach limitu umowy w roku 2006 uwzględniani są również pacjenci, którym udzielono świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji. W roku 2005 świadczenia rozliczane drukiem E125 były zamieszczane w raportach rozliczanych poza limitem umowy. Rysunek 350 Komunikat - istnieje raport tego samego typu Wybór odpowiedzi Tak spowoduje dołączenie danych z bieżącego raportu do raportu istniejącego już na liście. Odpowiedź Nie ma taki skutek, że na liście raportów zostanie umieszczony kolejny raport za ten sam okres. GENEROWANIE RAPORTU STATYSTYCZNEGO DO UMOWY Aby przygotować raport statystyczny do umowy należy: otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia) użyć przycisku F2 Dodaj, z menu kontekstowego wybrać opcję Raport statystyczny do umowy 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 151

155 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA wskazać umowę, do której dokument będzie generowany i użyć przycisku OK. Pojawi się wtedy okno Tworzenie raportu statystycznego do umowy, w którym za pomocą pól, znajdujących się w jego górnej części, należy określić rok oraz okres, za jaki ma być stworzony raport i użyć przycisku Zastosuj (F10). takiego opisu, który charakteryzowałby raport w sposób jednoznaczny dla użytkownika. Podaną nazwę zatwierdzamy przyciskiem OK. Aby anulować wykonanie operacji generowania raportu należy zastosować przycisk Cancel. Po użyciu przycisku OK. zostanie przedstawiona lista zakontraktowanych usług, na której użytkownik może zaznaczyć zakres usług, które mają być ujęte w raporcie. Rysunek 351 Raport statystyczny Na liście wyświetlane są informacje, które zostaną zawarte w raporcie. Są to dane na temat wykonania usług z wybranej umowy w podanym okresie. W raporcie tym znajdują się usługi wykonane Polakom oraz obcokrajowcom. WSKAZYWANIE ZAKRESU USŁUG UJĘTYCH W RAPORCIE Użytkownik może tworzyć raport statystyczny obejmujący wybrane punkty umowy. Umożliwienie wystawienia kilku raportów do tej samej umowy jest związane ze sposobem prowadzenia rozliczeń przez Oddziały NFZ. Zdarzają się sytuacje, gdy rozliczenia poszczególnych usług są prowadzone przez różne działy. Konieczne jest w takim przypadku wystawianie osobnych rachunków refundacyjnych odnośnie poszczególnych pozycji umowy lub grup usług, a także odrębnych raportów statystycznych będących uzupełnieniem rachunków. Aby wygenerować raport należy użyć przycisku Generuj ShF6. Użytkownik może w tym momencie nadać nazwę pod jaką raport będzie widoczny w Liście raportów. Rysunek 353 Wybieranie zakresów usług Usługi, które mają być zawarte w tworzonym zakresie użytkownik zaznacza klikając w pole z lewej strony nazwy usługi. W polu tym pojawi się znacznik. Na podanej liście użytkownik może zaznaczyć dowolną liczbę pozycji. Jeżeli w raporcie statystycznym mają być zawarte wszystkie usługi ujęte w umowie można użyć przycisku, który spowoduje zaznaczenie wszystkich pozycji na liście. W celu anulowania zaznaczenia należy użyć przycisku. W przypadku, gdy wszystkie pozycje umowy, które mają być ujęte w raporcie zostaną zaznaczone należy użyć przycisku. Użytkownik będzie mógł wtedy podać nazwę zakresu. Jeżeli zakres zostanie błędnie wprowadzony użytkownik może go usunąć korzystając z przycisku. Rysunek 352 Opis raportu statystycznego Opis raportu proponowany użytkownikowi to Raport statystyczny, jednak właściwe jest nadanie Rysunek 354 Opis zakresu Zdefiniowanie zakresu usług, jakie mają być wykazywane w raporcie jest czynnością jednokrotną. Wszystkie stworzone przez użytkownika zakresy będą widoczne w przypadku STRONA 152 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

156 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ generowania raportów za kolejne okresy. Użytkownik może wybierać je z listy rozwijanej. W oknie zmiany nazwy użytkownik uzupełnia opis pod jakim raport ma być widoczny na liście. Nazwa ta nie jest eksportowana do Oddziału NFZ, a powinna być nadana w taki sposób, aby była jak najbardziej znacząca dla użytkownika. Rysunek 355 Wybieranie zakresu usług Po wybraniu zakresu usług i naciśnięciu przycisku OK zostanie utworzony raport, który będzie umieszczony na liście. W przypadku, gdy użytkownik generował już wcześniej raport za podany okres w oknie Tworzenie raportu statystycznego do umowy pokażą się tylko te zapisy o wykonanych usługach, które nie zostały jeszcze zawarte w raporcie. Jeżeli wygenerowany wcześniej raport nie został do tej pory sprawdzony (ma wciąż status Wprowadzony) to można dodać do niego nowe zapisy o wykonanych usługach. Użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie. Rysunek 356 Komunikat w trakcie generowania raportu statystycznego Użycie przycisku Tak spowoduje, że do utworzonego wcześniej raportu zostaną dodane nowe zapisy o wykonanych usługach. Jeżeli wybrana zostanie odpowiedź Nie na liście raportów pojawi się nowy raport zawierający pozycje wykonanych usług. W celu zrezygnowania z przeprowadzania operacji tworzenia raportu należy wybrać przycisk Anuluj. ZMIANA NAZWY RAPORTU Po wygenerowaniu raport jest umieszczany na liście raportów. Jest on m.in. identyfikowany przez nazwę, którą w przypadku raportów statystycznych użytkownik może zmienić w trakcie generowania. Jeżeli użytkownik chce zmodyfikować nazwę raportu po jego wygenerowaniu powinien podświetlić go na liście i użyć przycisku PRZEGLĄDANIE INFORMACJI ZAWARTYCH W RAPORTACH Po wygenerowaniu raportu w oknie Listy POZ i raporty statystyczne można przeglądać pozycje zawarte w wybranym raporcie. W tym celu należy podświetlić wybrany raport na liście i użyć przycisku Podgląd (F3). W górnej części karty raportu prezentowane są informacje ogólne takie jak: nazwa raportu, rok i okres rozliczeniowy, numer dokumentu rozliczanego, dane administracyjne o użytkownikach dokonujących generacji, wydruku oraz utworzenia pliku z raportem wraz z datą wykonania tych operacji. Na podglądzie raportu POZ prezentowane są następujące informacje: imię i nazwisko pacjenta, typ deklaracji, Oddział NFZ, typ operacji, data operacji, numer prawa wykonywania zawodu lekarza, numer punktu umowy, kod usługi kontraktowanej, kod usługi szczegółowej, Pod listą wyświetlone są następujące informacje o podświetlonym rekordzie: data urodzenia pacjenta, numer PESEL, numer paszportu, numer PESEL opiekuna, dane adresowe.. Rysunek 357 Zmiana nazwy raportu 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 153

157 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Rysunek 358 Podgląd karty raportu POZ Podgląd raportu statystycznego do umowy jest prezentowany w oknie, które wygląda dokładnie tak samo jak lista wykonanych usług. Różnica polega na tym, że w kryteriach wyszukiwania w górnej części okna nie można zmienić filtru Raport, Rok oraz Okres. Nie są również aktywne przyciski do edycji danych Dodaj i Usuń. Możliwa jest jedynie poprawa informacji o produkcie zapisanym w raporcie (funkcja Popraw) Rysunek 359 Podgląd karty raportu statystycznego W raporcie statystycznym zawarte są informacje na temat: Świadczonych usług (rozliczenie zarejestrowanych produktów): data wykonania usług, kody usług, cena jednostkowa, wartość i ilość wykonanych usług, kwota refundowana, kod jednostki chorobowej, dopłata pacjenta, wartość usługi, ilość zgłoszona do zafakturowania, ilość zgłoszona/zafakturowana Pacjentów: numer PESEL pacjenta lub opiekuna, nazwisko i imię, uprawnienie, data urodzenia, Wykonawców: numer PESEL wykonawcy, numer prawa wykonywania zawodu, Jednostki chorobowej: kod jednostki chorobowej. Pierwsza kolumna listy produktów zawiera numer kontaktu, w którym wykazano produkt. Umożliwia to szybką identyfikację produktów w przypadku konieczności wykonania ich poprawy. Podgląd pozycji raportu statystycznego umożliwia przejrzenie informacji o wynikach weryfikacji raportu przez NFZ. Po wykonaniu weryfikacji Oddział NFZ przekazuje świadczeniodawcy raport zwrotny do raportu statystycznego (plik o rozszerzeniu *.RSZ), w którym zawarte są informacje o ewentualnych błędach wykrytych w raporcie od świadczeniodawcy (dokładny opis dotyczący raportu zwrotnego znajduje się w dalszej części dokumentacji). Informacje o weryfikacji przedstawione są w kolumnie Status NFZ-data. Jeżeli do raportu statystycznego nie został jeszcze zaimportowany raport zwrotny w kolumnie tej będzie pusto (nie ma żadnych informacji). Natomiast po imporcie raportu zwrotnego w kolumnie Status NFZ-data mogą się pojawić następujące informacje: Status Znaczenie Oznacza, że pozycja została zweryfikowana poprawnie i nie zawiera żadnych błędów Oznacza, że pozycja zawiera problem nieistotny, nie wpływający na rozliczenie Oznacza, że pozycja zawiera istotne błędy, które należy skorygować w korekcie raportu Wykazanie pozycji w raporcie rozliczeniowym Pozycja pobierana do raportu rozliczeniowego Pozycja pobierana do raportu rozliczeniowego Pozycja nie pobierana do raportu rozliczeniowego Jedynie pozycje ze statusem OK oraz Info są pobierane do tworzonego raportu rozliczeniowego. Pozycje raportu oznaczone kursywą oznaczają pozycje skorygowane. Jeżeli po zatwierdzeniu raportu konieczne jest wykonanie poprawy usługi (np. wykonanie korekty raportu na podstawie raportu zwrotnego lub poprawa błędnie wprowadzonych danych nie zauważonych przed zatwierdzeniem dokumentu) wówczas zmienione pozycje raportu oznaczane są kursywą. Świadczenia można zmodyfikować z poziomu podglądu raportu statystycznego lub z poziomu Listy kontaktów. STRONA 154 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

158 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDRUKI RAPORTÓW W programie istnieje możliwość wydruku listy raportów, określonego typu raportu statystycznego oraz podsumowania listy POZ. Po zaznaczeniu raportu na liście i użyciu przycisku wyświetlane jest menu kontekstowe: Na wydruku posumowania raportu umieszczony jest także kod PDF pozwalający w Oddziale NFZ, do którego przekazywany jest raport, sprawdzić poprawność wersji papierowej i elektronicznej dokumentu. umożliwiające wybór właściwego wydruku. Dostępne są następujące typy wydruków: 1. Wybrany raport statystyczny pełny wydruk świadczeń wykazanych w wybranym raporcie statystycznym Rysunek 360 Wydruk podsumowania raportu statystycznego 3. Podsumowanie listy POZ jeżeli podświetlonym na liście raportem jest pełna lista POZ wówczas użytkownik może wydrukować jej podsumowanie. 4. Załącznik 2 podawanie leków w chemioterapii - jeżeli świadczeniodawca realizuje podawanie substancji leczniczych w chemioterapii wówczas przy wydruku raportu powinien wybrać załącznik sprawozdawczo-finansowy dla świadczeń onkologicznych z zakresu chemioterapii 2. Podsumowanie raportu statystycznego wydruk podsumowania raportu podsumowanie ilości oraz wartości wykonanych usług w rozbiciu na usługi kontraktowane i szczegółowe. Na tym wydruku znajduje się podsumowanie usług na poziomie usługi kontraktowanej (punktu umowy). Rysunek 361 Wydruk załącznika sprawozdawczofinansowego dla świadczeń onkologicznych z zakresu chemioterapii 5. Zestawienie rzeczywistych kosztów świadczeń dla pacjentów UE - wydruk tego zestawienia dotyczy rejestracji rzeczywistych kosztów leczenia przy udzieleniu świadczeń dla pacjentów rozliczanych na podstawie przepisów o koordynacji 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 155

159 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA wtedy pytanie wymagające potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 362 Wydruk zestawienia rzeczywistych kosztów świadczeń dla pacjentów UE 6. Lista raportów wydruk okna listy raportów statystycznych i list POZ Rysunek 364 Potwierdzenie usunięcia raportu Wybór odpowiedzi Tak spowoduje usunięcie raportu z listy. Odpowiedź Nie oznacza rezygnację z wykonania tej operacji. SPRAWDZENIE RAPORTU Przed zatwierdzeniem raportu powinna być wykonana operacja sprawdzenia poprawności danych zawartych w raporcie. W tym celu należy na liście zaznaczyć raport i użyć przycisku. Jeżeli wszystkie dane znajdujące się w raporcie są poprawne wówczas wyświetlane jest potwierdzenie: Rysunek 363 wydruk listy raportów statystycznych i list POZ Dopóki raport nie zostanie zatwierdzony na wydruku jest umieszczany napis WYDRUK PRÓBNY. Natomiast w przypadku braku wymaganych informacji widoczne jest okno z informacją o brakujących danych: EKSPORT RAPORTU POZ DO ARKUSZA EXCEL W przypadku raportu poz nie jest możliwe jego wydrukowanie. Istnieje natomiast możliwość zapisania raportu w postaci arkusza programu Excel. Arkusz taki może być dowolnie sortowany oraz wydrukowany. Aby dokonać eksportu danych należy podświetlić wybrany raport POZ na liście i użyć przycisku. USUNIĘCIE RAPORTU Dopóki raport ma status Wprowadzony może on zostać usunięty przez użytkownika i wygenerowany ponownie. Aby wykonać operację usunięcia należy podświetlić raport na liście, a następnie użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się Rysunek 365 Komunikat informujący o błędach w raporcie Okno to zawiera informacje o numerze epizodu (kontaktu) i występującym w nim problemie. Funkcje dostępne w oknie Błędne dane raportu umożliwiają; - Zapisanie listy błędów do pliku, - Zapisanie listy błędów do schowka (w celu ich skopiowania do wybranego pliku np. STRONA 156 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

160 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ edytora tekstu, pliku tekstowego, arkusza kalkulacyjnego itp.) - Wydruk listy problemów Operacja sprawdzenia raportu przed jego zatwierdzeniem pozwala na weryfikację poprawności i zgodności zawartych w nim danych przed wysłaniem pliku z raportem do NFZ. W przypadku wystąpienia braków należy przejść do odpowiedniego epizodu (kontaktu) i poprawić lub uzupełnić dane. Funkcja ta dotyczy tylko raportów statystycznych nie jest aktywna dla list POZ. Pozostałe pola, czyli Nazwa pliku oraz Zapisz jako typ nie powinny być modyfikowane. Tworzenie pliku z raportem rozpocznie się po naciśnięciu przycisku Zapisz. Użytkownik otrzyma komunikat o przebiegu tego procesu. Rysunek 367 Komunikat o przebiegu generacji raportu ZATWIERDZENIE RAPORTU Zmiana statusu raportu na zatwierdzony oznacza jego zamknięcie, tak więc nie będzie mógł zostać usunięty i wygenerowany ponownie. Od chwili zatwierdzenia raportu wszelkie zmiany odnośnie listy wykonanych usług i deklaracji będą wykazywane w kolejnych raportach. Dlatego operację zatwierdzenia raportu należy wykonywać dopiero wtedy, gdy użytkownik upewni się, że raport w takiej postaci ma zostać przesłany do Oddziału NFZ. Zatwierdzenie raportu jest konieczne, aby móc wygenerować raport w postaci elektronicznej. Aby wykonać tą operację należy podświetlić wybrany raport na liście i użyć przycisku. TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM Uwaga: W postaci pliku mogą zostać zapisane tylko te raporty, które mają status Zatwierdzone. W celu utworzenia pliku, który można przesłać do Funduszu użytkownik powinien: podświetlić wybrany raport na liście, użyć przycisku Generuj plik (ShF6). Rysunek 366 Zapisywanie raportu w postaci pliku Użytkownik podaje miejsce zapisu pliku w polu Zapisz w. Domyślnie plik zapisywany jest w katalogu Export w katalogu, w którym zainstalowany jest program. Można oczywiście wybrać inne miejsce zapisu. OPCJA OKREŚLANIA SPOSOBU GENEROWANIA PLIKU Z RAPORTEM W przypadku, gdy użytkownik chce określić sposób dzielenia pliku z raportem powinien zaznaczyć odpowiednie opcje na zakładce Dzielenie na dyskietki w górnej części listy raportów. Na tej zakładce należy określić następujące dane: Podział na dyskietki, Typ dyskietki, Maksymalna objętość dyskietki, Minimalna ilość wolnego miejsca pozostającego na dyskietce. W przypadku włączenia opcji Podział na dyskietki można: Wypełnić pole Maksymalna objętość dyskietki lub Za pomocą strzałki rozwijającej wybrać jedną z możliwości: Dowolna, Dyskietka 3.5 cala DD, Dyskietka 5.25 cala DD, Dyskietka 3.5 cala HD, Dyskietka 5.25 cala HD, CD-ROM. Wybranie jednej z możliwości spowoduje automatyczne wprowadzenie przez program rozmiaru pliku w polu Maksymalna objętość dyskietki. W przypadku, gdy zajdzie potrzeba zostawienia wolnego miejsca na dyskietce, należy wypełnić pole Minimalna ilość wolnego miejsca na dyskietce. IMPORT RAPORTU ZWROTNEGO Po przesłaniu przez świadczeniodawcę raportu statystycznego w Oddziale NFZ wykonywana jest weryfikacja tego dokumentu. Weryfikacja raportu 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 157

161 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA statystycznego ma na celu sprawdzenie pod względem merytorycznym poprawności wykazanych w nim świadczeń. Wynikiem tej operacji jest przekazanie świadczeniodawcy raportu zwrotnego. Raport zwrotny jest zapisany w postaci komunikatu xml w pliku z rozszerzeniem *.RSZ. Pobranie raportu zwrotnego jest wymagane w celu przejścia do następnej fazy procesu rozliczeń usług medycznych czyli utworzenia raportu rozliczeniowego. Import raport zwrotnego należy wykonać z poziomu okna listy raportów statystycznych poprzez funkcję. Użytkownik musi następnie określić miejsce, z którego pobrany ma być dokument zwrotny: Informacja o tym, że został zaimportowany plik RSZ wyświetlona zostanie na liście raportów statystycznych w kolumnie Status w NFZ. do tworzenia raportu rozliczeniowego Oznacza, że raport pozycja problem nieistotny (stanowi jedynie ostrzeżenie), nie wpływający na rozliczenie. Można przystąpić do tworzenia raportu rozliczeniowego Oznacza, że raport zawiera istotne błędy, które należy skorygować w korekcie raportu. Szczegółowe informacje na temat rodzaju i wagi błędów wykrytych w raporcie widoczne będą po kliknięciu na przycisk (funkcja opisana w dalszej części dokumentacji). Do tworzonego w kolejnym kroku raportu rozliczeniowego pobierane są jedynie pozycje raportów ze statusem OK oraz Info. Pozycje oznaczone jako Błąd nie mogą być wykazane w raporcie rozliczeniowym ze względu na zbyt poważną nieprawidłowość uniemożliwiającą ich rozliczenie. Takie pozycje należy poprawić i sporządzić korektę raportu statystycznego. Korektę raportu należy również przesłać do OW NFZ i następnie zaimportować kolejny raport zwrotny. Pozycje błędne mogą być wykazane w raporcie rozliczeniowym dopiero wtedy, gdy po weryfikacji korekty raportu zawierającego ww. pozycje otrzymają status OK lub Info. Dodatkowo parametr decydujący o momencie rozliczania wybranych produktów (określany w OW NFZ) może uniemożliwić wykazanie produktu do rozliczeń do momentu zakończenia pobytu pacjenta na oddziale, bądź do momentu zakończenia hospitalizacji. Możliwe jest przesyłanie do Oddziału NFZ kilku raportów stat. w ramach jednego miesiąca sprawozdawczego. PRZEGLĄDANIE PROBLEMÓW WALIDACJI Informacje o wynikach weryfikacji przedstawione są w kolumnie Status NFZ-data. Jeżeli do raportu statystycznego nie został jeszcze zaimportowany raport zwrotny w kolumnie tej będzie pusto (nie ma żadnych informacji). Natomiast po imporcie raportu zwrotnego w kolumnie Status NFZ-data mogą się pojawić następujące informacje: Po zaimportowaniu raportu zwrotnego do raportu statystycznego na liście raportów widoczne są informacje o ewentualnych błędach w raporcie, który przekazał świadczeniodawca. Jeżeli w raporcie statystycznym przekazane zostały błędy (w kolumnie Status NFZ-data jest informacja Błąd lub Info) użytkownik może przejrzeć dokładne informacje o błędach poprzez zaznaczenie raportu statystycznego na liście i użycie przycisku. W prezentowanym oknie widoczne będą wykryte przez NFZ błędy i ich Status Znaczenie Oznacza, że raport nie zawiera żadnych błędów. Można przystąpić STRONA 158 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

162 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ status: Rysunek 368 Lista problemów występujących w raporcie na podstawie raportu zwrotnego Listę wyświetlonych problemów można wydrukować poprzez funkcję F9Drukuj. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 159

163 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA RAPORTY ZWROTNE LIST POZ Świadczeniodawca, który wykonał aktywację deklaracji w ramach umowy POZ ma obowiązek przesłania do Funduszu raportu w postaci pełnej lub przyrostowej listy POZ ( w zależności od wymagań Oddziału NFZ). Oddział NFZ po zweryfikowaniu listy i wykryciu nieprawidłowości przesyła świadczeniodawcy raport zwrotny POZ. Raport po wczytaniu do programu KS-SWD umożliwia poprawienie informacji o deklaracjach, które zostały przez NFZ uznane za nieprawidłowe lub odrzucone. Aby wczytać raport zwrotny POZ należy z menu Raporty wybrać opcję Raporty zwrotne list POZ, która powoduje otwarcie okna Lista raportów zwrotnych. POPRAWA POZYCJI RAPORTU Raport przesłany przez Oddział NFZ pozwala na poprawienie deklaracji, które zostały w nim wykazane. Dzięki temu, użytkownik z poziomu raportu zwrotnego ma możliwość poprawy deklaracji bez konieczności przechodzenia na listę deklaracji. Poprawa pozycji raportu jest możliwa po naciśnięciu na przycisk. W oknie Raport zwrotny POZ poprawianie wykazane są następujące informacje: - na zakładce Pozycje możliwe do poprawy znajdują się deklaracje możliwe do poprawy wraz z powodem ich nie przyjęcia przez Oddział Funduszu. - na zakładce Pozycje odrzucone znajdują się deklaracje odrzucone przez Oddział Funduszu wraz z powodem ich odrzucenia Rysunek 369 Lista raportów zwrotnych W oknie tym możliwe jest wykonanie następujących czynności: - poprawa deklaracji wykazanych w raporcie, - usunięcie raportu zwrotnego, - wydruk raportu zwrotnego POZ, - import raportu zwrotnego, - generacja nowej listy POZ, - wyszukiwanie raportu wg identyfikatora raportu, - zliczenie liczby raportów na liście. IMPORT RAPORTU Aby zaimportować raport zwrotny POZ należy w oknie Lista raportów zwrotnych kliknąć na przycisk - na zakładce Podsumowanie raportu znajdują się informacje o typie deklaracji zawartych w raporcie zwrotnym, ilości deklaracji uznanych, błędnych i nieuznanych wraz z kodami usług, do których zostały aktywowane. i następnie określić miejsce na dysku, gdzie znajduje się raport. Na liście raportów mogą się znaleźć raporty: - zaimportowane (kolor czerwony), - poprawione przez użytkownika (kolor zielony), - ponownie wygenerowane (kolor szary). STRONA 160 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

164 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Na dwóch pierwszych zakładkach aktywne są przyciski umożliwiające: - zaznaczenie/odznaczenie pozycji raportu, - porównanie pozycji raportu z danymi zawartymi w bazie, - podgląd i edycję karty pacjenta, - edycję usługi przyporządkowanej do danej deklaracji, - wycofanie deklaracji. WYCOFANIE DEKLARACJI Aby wycofać deklaracje należy je zaznaczyć przyciskiem., a następnie użyć Rysunek 372 Komunikat w przypadku braku zaznaczenia pozycji raportu Jeżeli w raporcie zwrotnym znajdują się pacjenci, którzy w programie KSSWD nie mają przyporządkowanych deklaracji wówczas, w przypadku użycia przycisku F4Pacjent lub ShF4Usługa wyświetlony zostanie poniższy komunikat: Rysunek 373 Komunikat -brak deklaracji pacjenta w bazie PORÓWNANIE DANYCH W oknie Raport zwrotny POZ - poprawianie użytkownik może porównać dane z raportu zwrotnego z danymi w bazie danych poprzez przycisk poniższe informacje:. Wyświetlone zostaną Rysunek 370 Zaznaczone pozycje w raporcie zwrotnym POZ Po potwierdzeniu wykonania operacji oraz podaniu daty wycofania deklaracje zostaną wycofane z listy. Na liście deklaracji otrzymają one status wycofana. Rysunek 374 Porównanie pozycji raportu z informacjami zawartymi w bazie danych EDYCJA KARTY PACJENTA Aby przejść do karty danego pacjenta należy kliknąć na przycisk. Funkcja ta pozwala na modyfikację danych pacjenta. Rysunek 371 Potwierdzenie wycofania deklaracji Jeżeli deklaracja nie zostanie zaznaczona, a użytkownik kliknie na przycisk F8Wycofajdekl. wówczas wyświetlony zostanie poniższy komunikat: EDYCJA USŁUGI Użytkownik ma również możliwość zmiany usługi, która została wykazana w raporcie POZ. Po użyciu przycisku wyświetlone zostaje okno Wybór umowy, które pozwala na 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 161

165 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA zmianę umowy oraz usługi, do której aktywowana została deklaracja. USUNIĘCIE RAPORTU W celu usunięcia raportu zwrotnego POZ należy w oknie Lista raportów zwrotnych użyć należy kliknąć na przycisk. Po otwarciu okna Tworzenie listy aktywnej do umowy... użytkownik określa okres, za który ma być wygenerowana lista. przycisku. Po potwierdzeniu wykonania operacji (Tak) raport zostanie usunięty z listy, aby anulować należy wybrać opcję Nie. Rysunek 375 Potwierdzenie usunięcia raportu WYDRUK LISTY RAPORTÓW Aby wydrukować listę raportów należy kliknąć na przycisk parametrów wydruku. i sprawdzić ustawienia WYSZUKIWANIE RAPORTÓW NA LIŚCIE Użytkownik może wyszukać określony raport na liście według kryterium Identyfikatora raportu, znajdującego się w dolnej części okna Lista raportów zwrotnych. Aby wyszukać raport wg pól Rok oraz Okres należy wybrać w tych polach odpowiednie wartości i następnie kliknąć przycisk Zastosuj w prawym, górnym rogu okna. Po kliknięciu na przycisk F10 Zastosuj wykazana zostanie lista deklaracji przyporządkowanych do danej umowy. Aby wygenerować plik z listą aktywną POZ należy użyć przycisku ShF6 Generuj. Proces generacji listy POZ został dokładnie opisany w rozdziale Generowanie raportów statystycznych dla NFZ, w części Generowanie listy aktywnej. ZLICZENIE ILOŚCI RAPORTÓW NA LIŚCIE W celu zliczenia raportów wyświetlonych na liście należy kliknąć na ikonkę kalkulatora. Wyświetlona wówczas zostanie informacja o ilości raportów: Rysunek 376 Informacja o ilości raportów wyświetlonych na liście GENERACJA LISTY POZ Z poziomu okna Lista raportów zwrotnych można wygenerować nową listę POZ. W tym celu STRONA 162 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

166 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH Informacje o kolejkach osób oczekujących na udzielenie danego świadczenia, np. leczenia sanatoryjnego czy zabiegu na oddziale kardiochirurgicznym przekazywane są Oddziałom NFZ w comiesięcznych raportach. Aby utworzyć raport osób oczekujących należy wybrać opcję Kolejki oczekujących z menu Raporty. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno Lista raportów o pacjentach oczekujących: DODAWANIE RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA W celu dodania raportu o liczbie osób oczekujących na wykonanie usługi medycznej należy w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących użyć przycisku. Następnie należy określić rodzaj świadczeń jakich ma dotyczyć dodawany raport: Wyświetlone zostanie wówczas okno Raport o liczbie pacjentów oczekujących: Rysunek 377 Lista raportów pacjentów oczekujących Przyciski na tej liście umożliwiają użytkownikowi wykonanie poniższych operacji: - wprowadzenie raportu osób oczekujących, - poprawienie raportu osób oczekujących, - podgląd raportu osób oczekujących, - zatwierdzenie raportu, - eksport raportu, - zliczenie ilości raportów na liście, - wyszukanie raportów wg określonych kryteriów, - zamknięcie okna. Oznaczenia w kolumnie Rodzaj odnoszą się do rodzaju kolejki oczekujących i oznaczają odpowiednio: A ambulatorium, S lecznictwo zamknięte, W świadczenia wysokospecjalistyczne. Raporty, które nie zostały jeszcze zatwierdzone wyróżniono w kolumnie Rodzaj kolorem czerwonym. Rysunek 378 Dodawanie raportu o oczekujących pacjentach Raporty osób oczekujących są mogą być sporządzane na dwa sposoby: automatyczne uzupełnienie raportu na podstawie zarejestrowanych pacjentów oczekujących, ręczne wprowadzenie danych o oczekujących do raportu RĘCZNE WPROWADZENIE DANYCH DO RAPORTU OCZEKUJĄCYCH Aby dodać raport należy użyć przycisku i określić komórkę organizacyjną lub świadczenie (w zależności od wybranego wcześniej rodzaju kolejki) w oknie: 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 163

167 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA poszczególnych pacjentach oczekujących można wówczas automatycznie wypełnić raport. Aby uzupełnić raport należy po wybraniu rodzaju dodawanego raportu, w oknie Raport o liczbie osób oczekujących użyć przycisku Uzupełnij. Spowoduje to uzupełnienie raportu odpowiednimi danymi. Rysunek 379 Wybieranie komórki organizacyjnej Rysunek 381 Automatyczne uzupełnianie raportu osób oczekujących Przy próbie dodania kolejnego raportu tego samego rodzaju, gdy na liście znajduje się już niezatwierdzony raport tego typu, wyświetlany jest komunikat: Rysunek 380 Wybieranie świadczenia jednostkowego Po wybraniu komórki organizacyjnej (świadczenia) użytkownik w oknie Pozycja raportu musi podać: liczbę osób oczekujących na wykonanie świadczenia w polu Liczba oczekujących, średni czas oczekiwania na wykonanie świadczenia (w dniach) w polu Średni czas oczekiwania Po kliknięciu na przycisk OK. pozycja zostanie umieszczona w raporcie. W przypadku rezygnacji należy kliknąć Anuluj. AUTOMATYCZNE UZUPEŁNIANIE RAPORTU NA PODSTAWIE ZAREJESTROWANYCH PACJENTÓW OCZEKUJĄCYCH Użytkownik ma możliwość automatycznego i łatwego uzupełnienia danych w raporcie osób oczekujących. Warunkiem wykonania takiej czynności jest wcześniejsze zarejestrowanie pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia - menu Rejestracja/ Lista pacjentów oczekujących (funkcja ta została opisana w rozdziale Lista pacjentów oczekujących). Na podstawie wprowadzonych informacji o Rysunek 382 Komunikat w przypadku dodawania tego samego rodzaju raportu osób oczekujących Dopiero po zatwierdzeniu już istniejącego raportu można dodać kolejny raport tego samego typu. PRZEGLĄDANIE DANYCH RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH W celu podejrzenia danych zawartych w raporcie osób oczekujących należy zaznaczyć wybrany raport na liście i skorzystać z funkcji. POPRAWA RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH Jeżeli użytkownik chce wprowadzić zmiany w pozycji raportu powinien w oknie Raport o liczbie oczekujących użyć przycisku lub w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących zaznaczyć dany raport i użyć. STRONA 164 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

168 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH USUNIĘCIE DANYCH Z RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH Aby usunąć wybraną pozycję raportu należy ją podświetlić i użyć przycisku. Należy pamiętać, że tylko w raporcie dotyczącym świadczeń wysokospecjalistycznych (rodzaj W) znajdują się pełne dane wykazanych w nim pacjentów. W pozostałych dwóch typach kolejek (rodzaj A i S) dane pacjentów nie są wykazywane. ZATWIERDZENIE RAPORTU OSÓB OCZEKUJĄCYCH Po wprowadzeniu wszystkich informacji do danego raportu osób oczekujących należy taki raport zatwierdzić. Do tego celu służy funkcja. Uwaga! Po zatwierdzeniu raportu nie jest już możliwe jego modyfikowanie. Operację zatwierdzenia raportu należy przeprowadzać po uzyskaniu pewności, że jego postać jest już ostateczna. EKSPORT RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA Po zatwierdzeniu raportu pacjentów oczekujących na wykonanie świadczenia należy przesłać taki raport do odpowiedniego Oddziału NFZ. W tym celu w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących należy użyć przycisku. Następnie- w przypadku gdy świadczeniodawca jest zarejestrowany w kilku Oddziałach NFZ - należy wybrać Oddział, do którego ma być przekazany raport: Rysunek 383 Wybieranie Oddziału NFZ, do którego ma być przesłany raport Po wybraniu Oddziału należy określić miejsce zapisu pliku z raportem. Tak wygenerowany plik z listą osób oczekujących ( o rozszerzeniu *.asc ) należy przekazać do Funduszu. Ważne! 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 165

169 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAŁĄCZNIKI NR 4 POZ Świadczeniodawcy zobowiązani są do przekazywania Narodowemu Funduszowi Zdrowia zbiorczego zestawienia o wykonanych świadczeniach czyli załącznika nr 4 POZ do umowy. W załączniku tym przekazywane są informacje o łącznej liczbie podopiecznych oraz liczbie wykonanych świadczeń z zakresu POZ. Aby utworzyć raport osób oczekujących należy wybrać opcję Załączniki nr 4 POZ z menu Raporty. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno Wybierz załącznik do podglądu: Rysunek 384 Dodawanie załącznika nr 4 POZ W oknie tym należy wybrać umowę, do której będzie tworzony załącznik poprzez przycisk. Po wybraniu umowy z okna Wybieranie umowy zaznaczeniu jej na liście i użyciu klawisza OK. - wykazane zostaną pozycje umowy, które można wykazać w załączniku. Kolejnym etapem jest określenie okresu, za który tworzony jest załącznik (wybranie z listy w polu Okres) i uzupełnienie odpowiedzi przy poszczególnych pozycjach (w kolumnie Odpowiedz). Uwaga! Po wpisaniu wartości przy danej pozycji należy użyć klawisz ENTER w innym wypadku wpisana odpowiedź nie zostanie wprowadzona. Przyciski na tej liście umożliwiają użytkownikowi wykonanie poniższych operacji: - wprowadzenie załącznika nr 4, - poprawienie załącznika nr 4, - podgląd załącznika nr 4, - zapisanie załącznika nr 4 raportu, - usunięcie raportu, - zliczenie ilości raportów na liście, - wyszukanie raportów wg określonych kryteriów, Rysunek 385 Uzupełnianie pozycji do załącznika nr 4 Po wprowadzeniu wszystkich pozycji należy użyć przycisku Zapisz zmiany, aby zatwierdzić wpisane informacje i zapisać załącznik na liście. Przycisk Anuluj umożliwia wyjście z okna bez wprowadzania załącznika na listę. - wydruk załącznika nr 4 POZ, - zamknięcie okna. Jeżeli podczas tworzenia załącznika wybrana zostanie umowa, która nie dotyczy podstawowej opieki zdrowotnej (umowa na inny zakres usług), wówczas wyświetlany jest odpowiedni komunikat: DODAWANIE RAPORTU ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ W celu dodania załącznika nr 4 POZ należy w oknie Wybierz załącznik do podglądu użyć przycisku F2-Dodaj. Wyświetlone zostanie poniższe okno: Rysunek 386 Komunikat w przypadku wybrania nieprawidłowej umowy, do której nie można utworzyć załącznika nr 4 POZ STRONA 166 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

170 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH W takim wypadku należy ponownie wybrać prawidłową umowę z listy. W przypadku wybrania okresu, którego nie obejmuje umowa lub braku wybrania okresu (pole Okres jest puste) program informuje użytkownika o błędzie w postaci komunikatu: Rysunek 387 Komunikat w przypadku braku wybrania okresu lub wybrania okresu błędnego Jeżeli do wybranej umowy, za dany okres użytkownik doda kolejny załącznik nr 4, wówczas raport ten zostanie dodany do listy załączników z kolejnym numerem (widocznym w kolumnie Numer załącznika). Sytuacja taka może się zdarzyć, gdy istnieje potrzeba modyfikacji załącznika, który został już wyeksportowany ponieważ nie można już go zmienić należy dodać nowy załącznik. PRZEGLĄDANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ Po wprowadzeniu załącznika na listę istnieje możliwość przejrzenia danych w nim zawartych. Przycisk F3-Podgląd pozwala na podgląd informacji w załączniku. Rysunek 389 Poprawa załącznika nr 4 POZ Modyfikowane mogą być jedynie odpowiedzi. Przycisk Wybierz umowę oraz pole Okres są nieaktywne. Jeżeli użytkownik chce zmienić umowę lub okres, których dotyczy załącznik musi utworzyć nowy raport. USUWANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ Uwaga! Usuwanie załącznika nr 4 POZ z listy jest możliwe jedynie dla dokumentów, które nie były jeszcze eksportowane (w kolumnie Eksportowane są oznaczone Nie ) Aby usunąć załącznik należy w oknie Wybierz załącznik do podglądu użyć przycisku F8-Usuń. Użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie wykonania operacji usunięcia raportu: Rysunek 390 Komunikat podczas usuwania załącznika nr 4 POZ Po wybraniu opcji Tak załącznik zostanie usunięty z listy, w przeciwnym wypadku (wybór Nie) raport pozostanie na liście. Rysunek 388 Podgląd informacji z załącznika nr 4 POPRAWIANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ Uwaga! Poprawianie danych w załączniku jest możliwe jedynie dla dokumentów, które nie były jeszcze eksportowane (w kolumnie Eksportowane są oznaczone Nie ) Aby poprawić informacje wprowadzone w załączniku nr 4 POZ należy w oknie Wybierz załącznik do podglądu użyć przycisku F4-Popraw. ZAPISANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ DO PLIKU Aby przekazać zbiorcze zestawienie podopiecznych i wykonanych usług w postaci załącznika nr 4 POZ do Oddziału Wojewódzkiego NFZ należy zapisać go w postaci pliku. W tym celu w oknie Wybierz załącznik do podglądu należy użyć przycisku F6-Zapisz. Następnie w oknie Zapisz jako należy wybrać docelowe miejsce, w którym zostanie zapisany plik zawierający załącznik nr 4 (plik w formacie *.za8). Zalecane jest aby nie zmieniać nazwy tworzonego pliku z załącznikiem pozwoli to na szybszą identyfikację pliku w OW NFZ. Po poprawnym wygenerowaniu pliku wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 167

171 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Należy pamiętać, że po wyeksportowaniu załącznika do pliku *.za8 nie jest możliwa poprawa i usunięcie raportu. należy w polu obok wpisać szukaną wartość i użyć przycisku F7-Szukaj. W celu zliczenia wyświetlonych na liście załączników nr 4 POZ należy kliknąć na ikonkę kalkulatora. Wyświetlona wówczas zostanie informacja o ilości załączników. DRUKOWANIE ZAŁĄCZNIKA NR 4 POZ W celu wydrukowania załącznika nr 4 należy na liście wybrać (zaznaczyć) załącznik i użyć klawisza Rysunek 392 Informacja o ilości rekordów na liście załączników nr 4 POZ. Użytkownik ma możliwość podglądu wydruku dokumentu lub jego bezpośredni wydruk. Rysunek 391 Wydruk załącznika nr 4 POZ WYSZUKIWANIE INFORMACJI NA LIŚCIE ZAŁĄCZNIKÓW W górnej części okna Wybierz załącznik do podglądu użytkownik ma możliwość wyszukania załączników nr 4 według roku (pole Rok). Opcja Pokaż wszystkie załączniki pozwala na wyświetlenie wszystkich sporządzonych załączników łącznie z tymi, które zostały wykonane wcześniej dla danego okresu. Aby wyszukiwanie zostało przeprowadzone należy wybrać rok lub zaznaczyć opcję i użyć przycisku. Drugim sposobem wyszukiwania danych jest wykorzystanie pola Szukaj wg w dolnej części okna. Po wybraniu jednego z kryteriów wyszukiwania: miesiąc, numer pierwotny, numer umowy STRONA 168 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

172 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ IMPORT DANYCH Z ARKUSZA EXCEL/CSV Funkcja importu z Excela została wprowadzona na życzenie użytkowników, którzy dotychczas tworzyli listy aktywne przy pomocy programu Microsoft Excel. Dane mogą zostać zaimportowane do programu nie tylko z pliku w formacie arkusza Excel, ale także z pliku tekstowego w formacie csv (jest to format, w którym poszczególne komórki oddzielone są średnikami). Poprzez import z Excela do programu mogą zostać wprowadzone trzy rodzaje danych: dane pacjentów i składane przez nich deklaracje, dane o wykonanych usługach, dane pracowników medycznych. Najprostszą metodą importowania danych do programu jest dostosowanie arkuszy do proponowanych przez nas wzorców. Użytkownik nie musi wtedy dokonywać operacji konfigurowania kreatora importu, która osobom mającym mniejsze doświadczenie w obsłudze komputera może sprawić trudności. Jeżeli jednak ktoś chce dostosować kreator importu danych do układu własnych arkuszy jest to oczywiście możliwe. Operacja ta została opisana w dalszej części rozdziału (zob. Konfigurowanie kreatora importu). PRZYGOTOWANIE ARKUSZY DO IMPORTU DANYCH Aby maksymalnie uprościć importowanie danych do programu opracowaliśmy wzorcowe arkusze służące do przeprowadzania importów. Arkusze te po instalacji programu pojawiają się w katalogu C:\Ksswd99\. Są to następujące pliki: wzor_poz.xls arkusz służący do importowania informacji o pacjentach oraz o składanych przez nich deklaracjach, rapstat.xls arkusz przeznaczony do importowania informacji o wykonanych usługach medycznych, lekarze.xls arkusz przy użyciu którego można do programu wprowadzić dane o pracownikach medycznych. Uwagi ogólne: 1. Wypełnianie informacji o numerze Oddziału NFZ Oddział NFZ może zostać wpisany w formacie jedno- dwu- lub czterocyfrowym. Przykład: 2 Kujawsko-Pomorski Oddział Wojewódzki NFZ 10 Podlaski Oddział Wojewódzki NFZ 1706 Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki NFZ - Departament do spraw Służb Mundurowych 2. Wpisywanie dat. Aby zapobiec problemom z interpretacją danych, należy w arkuszu ustalić format daty jako RRRR-MM-DD. 3. Kolumny z danymi takimi jak numer PESEL czy kody usług. Aby zapobiec obcięciu numeru, gdy na jego początku znajduje się cyfra 0 należy format komórki ustalić jako tekstowy. 4. Dane, których uzupełnienie następuje na podstawie podręcznych słowników, tj.: uprawnienie pacjenta, rodzaj odpłatności, typ deklaracji, rodzaj skierowania, tryb przyjęcia, tryb wypisu, podstawa wykonania świadczenia, skierowanie. W przypadku tego typu informacji w arkuszu nie należy podawać całej definicji pola. Należy wpisać jedynie numer odpowiadający informacji, która ma zostać uzupełniona. Np., aby pole uprawnienie pacjenta zostało zaimportowane z informacją uprawniony należy w arkuszu wpisać 10. ARKUSZ DO IMPORTU DEKLARACJI Dane importowane do programu powinny być dostosowane do wzorcowego arkusza o nazwie wzor_poz.xls znajdującego się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\Ksswd99\. Jeżeli użytkownik ma dane przygotowane w innym układzie może przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pacjentów w arkuszu rozpoczynają się od komórki D7. W komórce D6 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza można podzielić na dwie grupy: dotyczące pacjenta (m.in. PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia, adres). dotyczące deklaracji składanych przez pacjenta (m.in. typ deklaracji, data złożenia, numer 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 169

173 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA prawa wykonywania zawodu i PESEL lekarza, u którego pacjent jest zarejestrowany) Typy informacji odczytywanych z arkusza można także podzielić w zależności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: 1. Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, 2. Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Ad. 1 Dane wymagane: PESEL pacjenta (D) lub PESEL opiekuna (U), PESEL opiekuna jest wymagany w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze trzeciego miesiąca życia. Data urodzenia pacjenta (G), Wymagana w przypadku braku własnego numeru PESEL pacjenta. Jeżeli numer PESEL pacjenta jest podany data urodzenia zostanie uzupełniona na jego podstawie. Nazwisko pacjenta (E), Imię pacjenta (F), Numer Oddziału NFZ (H), do którego pacjent jest zgłoszony, Typ operacji (I): 1 złożenie deklaracji 0 wycofanie deklaracji Data operacji (J), Odnosi się do zdarzenia określonego poprzez typ operacji, czyli do złożenia lub wycofania deklaracji. Typ deklaracji (T): 1 lekarz rodzinny 2 piel. w miejsc. nauczania i wychowania 3 pielęgniarka środowiskowa 4 położna środowiskowa 5 deklaracja specjalna (hospicja, ZOL, opieka paliatywna), 6 lekarz szkolny Ad. 2 Dane niewymagane: Uprawnienie pacjenta (AG): 10 ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym - Ministerstwo Obrony Narodowej 15 nieubezpieczony uprawniony do świadczeń świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym Ministerstwo Sprawiedliwości 18 osoba represjonowana 19 osoby pracujące przy azbeście 20 dzieci i młodzież do ukończenia 18 lat 21 kobiety w ciąży i połogu Dane adresowe pacjenta: Kod pocztowy (K), Miejscowość (L), Gmina (P), Powiat (Q), Województwo (R), Ulica (M), Nr domu (N), Nr lokalu (O), Numer prawa wykonywania zawodu lekarza (S), PESEL lekarza (V), Numer umowy(x), Numer punktu umowy (AB), Kod usługi (Y), Kod usługi szczegółowej (AA), Nr deklaracji (W), Rodzaj deklaracji (AC,AD,AE,AF), Jako rodzaj deklaracji może zostać określony jeden spośród poniższych: Student (AC), DMD (AD), DPS (AE), Szczególne warunki nauczania i wychowania (AF). Jeżeli deklaracji ma zostać nadany jeden z tych rodzajów należy w odpowiedniej kolumnie wpisać 1. Uwagi (Z), Numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AH), Data ważności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AI), Płeć (AJ) K Kobieta M Mężczyzna Jeżeli informacja o płci nie zostanie podana program ustali ją automatycznie na podstawie nr PESEL pacjenta lub imienia, gdy nr PESEL nie jest podany. Nr paszportu (AK), STRONA 170 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

174 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Kraj (AL), Kod choroby przewlekłej(am-aq). Pola numer umowy i kod usługi wypełniane są wtedy gdy użytkownik chce w trakcie importu przyporządkować deklaracje do tej usługi, a nie jest możliwe zastosowanie automatycznego przyporządkowania z powodu obecności na umowach więcej niż jednej usługi z tym samym typem deklaracji. Pole kod usługi szczegółowej powinno zostać wypełnione gdy w trakcie importu deklaracje powinny być przyporządkowane do usługi, która jest usługą szczegółową wchodzącą w skład pakietu usług. Pakiety takie mogą zostać definiowane przez NFZ. Wtedy w polu kod usługi należy wpisać kod usługi kontraktowanej natomiast w polu kod usługi szczegółowej należy wpisać kod usługi z pakietu. Pole numer punktu umowy powinno zostać wypełnione w przypadku gdy deklaracje mają w trakcie importu zostać automatycznie przyporządkowane do umowy a na umowie jest zakontraktowana więcej niż jedna usługa z takim samym kodem. W polu numer punktu umowy należy wpisać liczbę porządkową pod jaką usługa jest widoczna na umowie. ARKUSZ DO IMPORTU PACJENTÓW Import danych pacjentów bez deklaracji jest dokonywany według takiego samego układu arkusza jak import pacjentów i deklaracji, jednak w arkuszu tym nie wypełnione są informacje opisujące deklaracje. Typy informacji odczytywanych z arkusza można podzielić w zależności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: 1. Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, 2. Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Ad. 1 Dane wymagane: PESEL pacjenta (D) lub PESEL opiekuna (U), PESEL opiekuna jest wymagany w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze trzeciego miesiąca życia. Data urodzenia pacjenta (G), Wymagana w przypadku braku własnego numeru PESEL pacjenta. Jeżeli numer PESEL pacjenta jest podany data urodzenia zostanie uzupełniona na jego podstawie. Nazwisko pacjenta (E), Imię pacjenta (F), Numer Oddziału NFZ (H), do którego pacjent jest zgłoszony, Typ operacji (I): 1 dodawanie pacjenta 2 poprawa danych pacjenta Data operacji (J), Odnosi się do zdarzenia określonego poprzez typ operacji, czyli do wprowadzenia pacjenta lub poprawy jego danych. Ad. 2 Dane niewymagane: Uprawnienie pacjenta (AG): 10 ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym - Ministerstwo Obrony Narodowej 15 nieubezpieczony uprawniony do świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym Ministerstwo Sprawiedliwości 18 osoba represjonowana 19 osoby pracujące przy azbeście 20 dzieci i młodzież do ukończenia 18 lat 21 kobiety w ciąży i połogu Dane adresowe pacjenta: Kod pocztowy (K), Miejscowość (L), Gmina (P), Powiat (Q), Województwo (R), Ulica (M), Nr domu (N), Nr lokalu (O), Uwagi (Z), Numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AG), Data ważności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AH), Płeć (AJ) K Kobieta M Mężczyzna Jeżeli informacja o płci nie zostanie podana program ustali ją automatycznie na podstawie nr 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 171

175 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA PESEL pacjenta lub imienia, gdy nr PESEL nie jest podany. Nr paszportu (AK), Kraj (AL), Kod choroby przewlekłej(am-aq). ARKUSZ DO IMPORTU WYKONANYCH USŁUG Dane importowane do programu powinny być dostosowane do wzorcowego arkusza o nazwie rapstat.xls znajdującego się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\Ksswd99\. Jeżeli użytkownik ma dane przygotowane w innym układzie może przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pacjentów w arkuszu rozpoczynają się od komórki A2. W komórce A1 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza można podzielić na dwie grupy: dotyczące pacjenta (m.in. PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia, uprawnienie). dotyczące usługi wykonanej dla pacjenta (m.in. kod usługi, kod umowy, data wykonania, numer prawa wykonywania zawodu i PESEL lekarza wykonującego usługę). Typy informacji odczytywanych z arkusza można także podzielić w zależności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: 1. Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, 2. Dane niewymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Ad. 1 Dane wymagane: Identyfikator instalacji kontaktu (A) jest to unikalny znacznik identyfikujący kontakt (wizytę lub pobyt na oddziale) w ramach określonej instalacji programu. Należy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie Identyfikator zewnętrzny kontaktu (B) jest to unikalny znacznik identyfikujący kontakt (wizytę lub pobyt na oddziale). Należy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie. Identyfikator instalacji produktu (C) jest to unikalny znacznik identyfikujący produkt (świadczenie) w ramach określonej instalacji programu. Należy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie Identyfikator zewnętrzny produktu (D) jest to unikalny znacznik identyfikujący produkt (świadczenie). Należy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie Numer wersji danych statystycznych (E) - jest to unikalny identyfikator danego rekordu z danymi. W przypadku dodawania nowego kontaktu należy podać dowolną liczbę, natomiast w przypadku poprawy dodanego już wcześniej rekordu należy podać liczbę wyższą Nazwisko pacjenta (G), Imię pacjenta (H), Oddział NFZ pacjenta (J), Uprawnienie pacjenta (L) 10 Ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym 15 Nieubezpieczony uprawniony do świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo spraw wewnętrznych i administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo sprawiedliwości 18 osoba represjonowana 19 osoby pracujące przy azbeście 20 dzieci i młodzież do ukończenia 18 lat 21 kobiety w ciąży i połogu Miejsce wykonywania usługi identyfikator miejsca wykonywania przekazywany z umową (S), Oddział NFZ rozliczający numer Oddziału NFZ, do którego zostanie przesłany raport (musi być zgodny z umową) (T). Rozpoznanie główne ICD10 (U) - wg klasyfikacji ICD10, Tryb przyjęcia ambulatoryjnego (AT.): 1 tryb normalny 4 przypadek nagły Miejsce wykonywania usługi identyfikator miejsca wykonywania przekazywany z umową (BV), Wymagany jeżeli miejsce wykonania usług jest zawarte w umowie. Numer umowy (BW), Kod produktu kontraktowego (BX) kod zakresu świadczeń, Kod produktu jednostkowego (BZ) kod usługi szczegółowej, STRONA 172 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

176 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Odpłatność (CA), 01 pełnopłatnie 02 bezpłatnie 03 ryczałt %, %, 06 bezpłatne do limitu Data początku realizacji produktu (CB) w przypadku wizyty ambulatoryjnej jest to data początku realizacji świadczenia jednostkowego; w przypadku opieki stacjonarnej jest to data początku realizacji świadczenia jednostkowego w ramach pobytu na oddziale, Data końca realizacji produktu (CC) w przypadku wizyty ambulatoryjnej jest to data końca realizacji świadczenia jednostkowego; w przypadku opieki stacjonarnej jest to data końca realizacji świadczenia jednostkowego w ramach pobytu na oddziale Cena jednostkowa produktu (CD) Podanie ceny jest wymagane dla tych usług, dla których w umowie nie została podana cena jednostkowa. Dotyczy to importowania usług zakontraktowanych z limitem wartościowym bez pakietu usług szczegółowych, w którym jest podana cena jednostkowa. Ilość wykonana (CE) liczba wykonanych świadczeń W kolumnie tej zawsze podajemy liczbę wykonanych usług, a nie liczbę jednostek rozliczeniowych. W przypadku pakietów punktowych wpisać tam należy liczbę usług a nie liczbę punktów. Na przykład jeżeli zostały wykonane dwie usługi po 150 punktów w arkuszu należy wpisać 2. Ilość możliwa do rozliczenia (CF) liczba świadczeń jednostkowych możliwych do rozliczenia Ad.2 Dane niewymagane Numer PESEL pacjenta (F), Nie jest wymagany w przypadku, gdy pacjent jest noworodkiem i ma uzupełnione następujące dane: Nazwisko pacjenta (G), Imię pacjenta (H), Data urodzenia pacjenta (I), PESEL opiekuna (K) Nie jest wymagany w przypadku, gdy pacjent jest obcokrajowcem i ma podany nr paszportu i kraj pochodzenia Data urodzenia pacjenta (I), Data urodzenia pacjenta jest wymagana w przypadku noworodka i obcokrajowca. Data urodzenia nie musi być podana w przypadku pacjentów z uzupełnionym własnym numerem PESEL ponieważ jest ona uzupełniana na jego podstawie. PESEL opiekuna (K) - wymagany, gdy pacjent jest noworodkiem i nie ma uzupełnionego własnego nr PESEL Typ personelu realizującego świadczenie (M) Nr prawa wykonywania zawodu osoby realizującej świadczenie (N) wymagany, gdy w kolumnie Typ personelu real. świadcz (M) podano personel inny niż: rehabilitant/fizykoterapeuta lub inny. PESEL osoby realizującej świadczenie (O), Data początku kontaktu (P) w przypadku wizyty ambulatoryjnej jest to data początku wizyty; w przypadku opieki stacjonarnej jest to data początku pobytu na oddziale Data końca kontaktu (Q) w przypadku wizyty ambulatoryjnej jest to data końca wizyty; w przypadku opieki stacjonarnej jest to data końca pobytu na oddziale Typ operacji (R): 0 usunięcie rekordu 1 dodanie lub poprawa rekordu 2 poprawa danych Jeżeli typ operacji nie zostanie podany, domyślnie jest on przyjęty jako 1, czyli dodanie lub poprawa rekordu. W przypadku określenia pola Numer wersji danych statystycznych zostaje zlokalizowany aktywny (nie usunięty) rekord opisujący wykonaną usługę, następnie wykonana zostanie operacja w zależności od wartości pola Typ operacji. Przykład: W arkuszu istnieje wpis o wykonaniu usługi, o Nr wersji danych stat. 2 i Typie operacji 1, czyli dodawanie lub poprawa rekordu. W momencie dokonywania importu tego arkusza system sprawdzi, czy zapis o wykonaniu usługi o nr wersji danych 2 istnieje już w bazie programu KS-SWD. Jeżeli wpisu takiego nie będzie rekord o identyfikatorze 2 zostanie dodany. Natomiast jeżeli typ operacji zostanie określony jako 2, system sprawdzi czy w arkuszu zostały dokonane jakiekolwiek zmiany odnośnie tego rekordu. W przypadku wykrycia zmian zostaną one wprowadzone do zapisu wykonania usługi w bazie KS-SWD, nie zostanie jednak dodany nowy rekord. Zapobiega to powielaniu importowanych danych. Rozpoznanie współistniejące ICD10 (V-Y) wg klasyfikacji ICD /INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 173

177 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Zlecenie-identyfikator instalacji (Z) - jest to unikalny znacznik identyfikujący zlecenie w ramach określonej instalacji programu. Zlecenie-identyfikator zewnętrzny (AA) - jest to unikalny znacznik identyfikujący zlecenie. Należy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie. Zlecenie-numer (AB) numer zlecenia (skierowania) na podstawie, którego wykonywane jest świadczenie Zlecenie-data wystawienia (AC) Zlecenie-rozpoznanie (AD) kod jednostki chorobowej ICD10 określona w zleceniu Nr umowy świadczeniodawcy zlecającego wykonanie usługi (AE), REGON świadczeniodawcy zlecającego (AF), VII część kodu resortowego śwd. zlecającego (AG) Nr prawa wykonywania zawodu lekarza zlecającego wykonanie usługi (AH) Uwagi (AI), Numer księgi głównej (AJ) wymagana w przypadku realizacji świadczeń opieki stacjonarnej, Tryb przyjęcia (AK): 0 brak danych 1 przyjęcie planowe 2 przyjęcie w trybie nagłym ze skierowaniem z pomocy doraźnej 3 przyjęcie w trybie nagłym ze skierowaniem innym niż z pomocy doraźnej 4 przyjęcie w trybie nagłym bez skierowania Tryb wypisu (AL.): 1 zakończenie procesu diagnostycznego /terapeutycznego 2 skierowanie do dalszego leczenia w lecznictwie ambulatoryjnym 3 skierowanie do dalszego leczenia w zakładzie opieki stacjonarnej 4 skierowanie do dalszego leczenia w zakładzie opieki długoterminowej 5 skierowanie do dalszego leczenia - inne przypadki 6 wypisanie na własne żądanie 7 zgon Data przyjęcia (AM) uzupełniana w przypadku realizacji świadczeń z zakresu opieki stacjonarnej, Data wypisu (AN) - uzupełniana w przypadku realizacji świadczeń z zakresu opieki stacjonarnej, Rozpoznanie wstępne (AO) rozpoznanie dotyczące hospitalizacji, wg klasyfikacji ICD10 Rozpoznanie główne (AP) - rozpoznanie dotyczące hospitalizacji, wg klasyfikacji ICD10, Bezpośrednia przyczyna zgonu (AQ) wymagane, jeżeli w kolumnie Tryb wypisu podano: 7 Wtórna przyczyna zgonu (AR), Wyjściowa przyczyna zgonu (AS), Decyzja wójta-numer (AU) wymagana, jeżeli w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia (AZ) podano 2, Decyzja wójta-początek obowiązywania (AV) wymagana, jeżeli w kolumnie Decyzja wójtanumer uzupełniono dane o decyzji, Decyzja wójta-koniec obowiązywania (AW) wymagana, jeżeli w kolumnie Decyzja wójtanumer uzupełniono dane o decyzji, Numer paszportu (AX) wymagany, w przypadku obcokrajowców, Kraj (AY) wymagany, w przypadku obcokrajowców, Rodzaj ubezpieczenia (AZ): 0 zwykły ubezpieczony 1 ubezpieczony na podstawie przepisów o koordynacji 2 ubezpieczony na podstawie decyzji wójta/burmistrza Rodzaj dok. upr (BA) rodzaj dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana, gdy w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia podano: 1, Dok.upr własny (BB) dokument uprawniający własny, kolumna wypełniana gdy w kolumnie "Rodzaj dok.upr." podano Druk serii E100, Numer dok upr (BC) numer dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana gdy w kolumnie "Rodzaj dok. upr." podano Kartę EKUZ, Poświadczenie lub Certyfikat, Instytucja właściwa (BD) instytucja właściwa UE, kolumna wypełniana, gdy w kolumnie "Rodzaj dok.upr." podano Druk serii E100, Data wyst dok upr (BE) - data wystawienia dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana, gdy w kolumnie "Rodzaj dok.upr" podano Druk serii E100 lub Poświadczenie bez nr PESEL, Dok upr ważny od (BF) data początku ważności dokumentu uprawniającego, kolumna wypełniana, gdy w kolumnie "Rodzaj dok.upr" podano dokument uprawniający, Dok upr ważny do (BG) data końca ważności dokumentu uprawniającego, kolumna STRONA 174 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

178 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ wypełniana gdy kolumnie "Rodzaj dok.upr" podano Kartę EKUZ lub Certyfikat, Nazwisko (BH) nazwisko osoby, której wystawiono dokument uprawniający, kolumna wypełniana gdy w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia podano: 1, Imię (BI) imię osoby, której wystawiono dokument uprawniający, kolumna wypełniana gdy w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia podano: 1, Data urodzenia (BJ) data urodzenia osoby, której wystawiono dokument uprawniający, kolumna wypełniana gdy w kolumnie Rodzaj ubezpieczenia podano: 1, Numer identyfikacyjny (BK) numer identyfikacyjny osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Dane adresowe w Polsce (BL-BO) adres w Polsce osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Dane adresowe w kraju właściwym (BP-BS) adres w kraju właściwym UE osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Kraj UE (BT) kraj właściwy osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Status osoby (BU) status osoby, której wystawiono dokument uprawniający, Podstawa prawna UE (BV) podstawa prawna wystawienia dokumentu uprawniającego, Numer punktu umowy (BY) Pole to powinno zostać wypełnione w przypadku gdy w umowie jest zakontraktowana więcej niż jedna usługa z takim samym kodem. W polu Numer punktu umowy należy wpisać liczbę porządkową pod jaką usługa jest widoczna na umowie), Kwota dopłaty pacjenta (CG) - jeżeli nie zostanie podana system uzupełni ją domyślnie wartością 0, Kwota refundacji (CH) Jeśli informacja ta nie zostanie podana system obliczy ją sam na podstawie ceny jednostkowej usługi i ilości wykonanych świadczeń jednostkowych Wartość produktu brutto (CI) Wyliczana przez system jako suma kwoty refundacji oraz kwoty dopłaty pacjenta, Koszt rzeczywisty (CJ) rzeczywisty koszt realizacji świadczeń, Rodzaj zgody płatnika (CK) wymagany, w przypadku świadczeń realizowanych na podstawie zgody płatnika, 5 nr skierowania na leczenie uzdrowiskowe 6 nr wniosku na środki pomoc., sprzęt ortop ortop 8 nr karty zaopatrzenia ortopedycznego 14 zgoda indywidualna Numer zgody płatnika (CL), Świadczenie ratujące życie (CM) wymagane, w przypadku realizacji świadczeń pilnych/ratujących życie, Środek pomocniczy (CN) oznaczenie, czy kwota refundacji ma być przeliczana zgodnie z wybraną odpłatnością pacjenta, Cena środka pomocniczego (CO) wymagana, jeżeli w kolumnie Środek pomocniczy podano 1. W takim przypadku cena nie jest brana z umowy, ale według wartości uzupełnionej przez użytkownika Limit ceny środka pomocniczego (CP) - wymagany, jeżeli w kolumnie Środek pomocniczy podano 1. W takim przypadku, refundacja jest przeliczana zgodnie z wpisanym limitem, ceną środka pom. i odpłatnością pacjenta Umiejscowienie usługi (CQ) kod zęba w przypadku usług stomatologicznych lub strona: prawa/lewa/obustronnie w przypadku innych usług, dla których wymagane jest podanie umiejscowienia Schemat leczenia (CR) schemat leczenia dla usług dot. chemioterapii, kolumna wypełniana, gdy realizowane świadczenie wymaga podania schematu Sposób określenia dawki (CS) sposób określenia dawki w przypadku realizacji świadczeń dot. chemioterapii, kolumna wypełniana, jeżeli w kolumnie CR określono schemat leczenia Wartość parametru (CT) wartość dla dawki określonej w kolumnie CR (w przypadku realizacji świadczeń dot. chemioterapii) wyrażona w kg lub m 2 Dzień podania (CU) dzień podania leku wynikający ze schematu leczenia określanego w przypadku realizacji świadczeń dot. chemioterapii, kolumna wymagana, jeżeli w kolumnie CR określono schemat, Lek wydany do domu (CV) wymagany, gdy lek został wydany pacjentowi do domu (w przypadku realizacji świadczeń dot. chemioterapii) Kod ICD9 (1) do ICD9 (30) - kody wykonanych procedur medycznych wg słownika ICD 9 (określone kolumny od CW do HL), Kod ICD9 (1)-ilość do ICD9 (30)-ilość liczba wykonanych procedur medycznych wg słownika ICD 9 (określone kolumny od CW do HL), Kod ICD9 (1)-data początkowa do ICD9 (30)- data początkowa data początkowa wykonania 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 175

179 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA procedury medycznej wg słownika ICD 9 (określone kolumny od CW do HL), Kod ICD9 (1)-data końcowa do ICD9 (30)-data końcowa data końcowa wykonania procedury medycznej wg słownika ICD 9 (określone kolumny od CW do HL), ARKUSZ DO IMPORTU PRACOWNIKÓW MEDYCZNYCH Dane importowane do programu powinny być dostosowane do wzorcowego arkusza o nazwie lekarze.xls znajdującego się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\Ksswd99\. Jeżeli użytkownik ma dane przygotowane w innym układzie może przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pracowników medycznych w arkuszu rozpoczynają się od komórki A2. W komórce A1 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza można podzielić w zależności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: 1. Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, 2. Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Ad. 1 Dane wymagane: Numer prawa wykonywania zawodu lekarza (B) w przypadku wybrania rodzaju personelu: lekarz, położna środowiskowa, pielęgniarka środowiskowa, pielęgniarka w miejscu wych i naucz. pielęgniarka praktyki, felczer. Charakter pracy (E): 1 inny 2 lekarz 3 położna środowiskowa 4 pielęgniarka środowiskowa 5 pielęgniarka w miejscu nauczania i wychowania 6 felczer 7 rehabilitant/fizykoterapeuta 8 psycholog 9 pielęgniarka praktyki Ad. 2 Dane niewymagane: PESEL lekarza (A), Nazwisko lekarza (C), Imię lekarza (D), Numer paszportu (F) Dane adresowe pracownika: Kod pocztowy (M), Miejscowość (G), Gmina (H), Powiat (I), Województwo (J), Kraj (K), Ulica (N), Nr domu (O), Nr lokalu (P), Tytuł naukowy (L), Numer lekarza w NFZ (R), Numer prawa do wystawiania druków L4 (Q), Numer telefonu (S), Staż pracy (T), Samorząd zawodowy (U). IMPORT DANYCH Importowanie danych do programu po dostosowaniu arkuszy do zaproponowanych wzorców jest operacją bardzo prostą. Przebiega według następujących etapów: Etap I ustalenie parametrów importu (dotyczy tylko importu pacjentów i deklaracji). Po wybraniu z menu Import opcji Pacjentów i deklaracji z Excela użytkownik powinien określić parametry importu. W przypadku importowania danych pacjentów należy odznaczyć opcje Tworzenie deklaracji oraz Automatyczna aktywacja deklaracji, a także nie zaznaczać żadnego typu deklaracji. Rysunek 393 Ustawienie parametrów importu import pacjentów STRONA 176 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

180 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ W przypadku importowania danych pacjentów i deklaracji należy: 1. zaznaczyć opcję Tworzenie deklaracji, 2. jeżeli w trakcie importu ma nastąpić automatyczne przyporządkowanie deklaracji do pozycji umów powinna zostać zaznaczona opcja Automatyczna aktywacja deklaracji. Przyporządkowanie to może nastąpić, gdy do programu została wcześniej zaimportowana umowa przysłana w formie elektronicznej przez Fundusz. Jeżeli w programie istnieje tylko jedna usługa wymagająca danego typu deklaracji to po zaznaczeniu opcji Automatyczna aktywacja deklaracji nastąpi przyporządkowanie wszystkich zaimportowanych deklaracji o właściwym typie do tej właśnie usługi. Jeżeli użytkownik nie zaznaczy opcji Automatyczna aktywacja lub w programie będzie więcej niż jedna usługa wymagająca danego typu deklaracji wtedy należy dokonać operacji przyporządkowania deklaracji bezpośrednio w programie (menu Rejestracja, opcja Aktywacja deklaracji). 3. określić dodatkowe typy deklaracji (tylko w przypadku, gdy użytkownik chce nadać wszystkim importowanym pacjentom dodatkowy typ deklaracji oprócz typu deklaracji określonego w arkuszu). Rysunek 395 Komunikat - liczba wykonanych usług W przypadku, gdy użytkownik nie chce, aby ten komunikat był w przyszłości wyświetlany powinien zaznaczyć opcję nie pokazuj więcej tej informacji. Jeżeli opcja ta zostanie zaznaczona, a użytkownik będzie chciał ponownie wyświetlić treść komunikatu, wówczas powinien dokonać zmiany w opcjach programu (menu Narzędzia\Opcje\ przycisk Pokaż wszystkie okienka informacyjne). Etap II wskazywanie pliku, z którego dane będą importowane. Następnym krokiem jest wskazanie pliku, z którego dane mają zostać zaimportowane do programu. Rysunek 394 Ustawienie parametrów importu Ustawione parametry importu akceptujemy przyciskiem OK. W przypadku, gdy importowany jest arkusz zawierający wykonane usługi po wybraniu z menu Import opcji Wykonanych usług z Excela (xls, csv) zostanie wyświetlone okno informacyjne przypominające użytkownikowi o sposobie wypełnienia w arkuszu kolumny zawierającej liczbę wykonanych usług. Rysunek 396 Wskazywanie pliku do importu Użytkownik może wskazać zarówno plik w formacie xls jak i csv. Po zaznaczeniu pliku należy użyć przycisku otwórz. W wyniku powyższych czynności pojawi się okno Kreator importu danych z arkuszy Excel. Rysunek 397 Wybór arkusza Excel 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 177

181 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Kreator pozwala na podział wykonywanych operacji na kilka etapów. Każdy etap jest prezentowany w odrębnym oknie. Poruszanie się między tymi oknami umożliwiają przyciski: - przejście do poprzedniego okna, przejście do następnego okna, - rezygnacja z importu i powrót do głównego okna aplikacji. Po użyciu przycisku Dalej zostanie otwarty arkusz przeznaczony do importu. Etap III Przeglądanie konfiguracji importu. O przebiegu importu informuje pasek postępu. Rysunek 400 Pasek postępu importu Podczas importu wykonanych usług sprawdzane jest czy dany pacjent nie znajduje się na liście osób oczekujących na wykonanie określonego świadczenia. Jeżeli tak, wówczas wyświetlane jest okno, w którym można zaznaczyć pacjentów, którzy mają być skreśleni z kolejki w związku z udzieleniem świadczenia: Użytkownik może przeglądać tylko pierwszych kilkanaście wierszy arkusza. Rysunek 401 Okno pozwalające na skreślenie pacjentów z kolejki w związku z udzieleniem świadczenia (poprzez import usług) Rysunek 398 Kreator importu danych z arkuszy Excel W przypadku gdy użytkownik chce stosować własny układ arkusza, wówczas może na tym etapie dokonać konfiguracji kreatora importu danych. Jeżeli arkusz jest dostosowany do arkusza wzorcowego nie trzeba dokonywać żadnych zmian. Wystarczy użyć przycisku Dalej, aby przejść do następnego etapu importu danych Etap IV zakończenie importu Użytkownik może teraz uruchomić proces importu zaznaczając opcję Wykonaj teraz import danych i naciskając Zakończ. Przycisk Zaznacz wszystkie pozwala skreślić wszystkich pacjentów widocznych w oknie, natomiast przycisk Odznacz wszystkie pozwala odznaczyć wszystkich pacjentów widocznych w oknie. Po zakończeniu importu, otwarte zostaje okno przeglądu dziennika, w którym zapisano fakt przeprowadzenia importu oraz ewentualne komunikaty o problemach napotkanych przez program w czasie importu (np. niepełne lub niewłaściwe dane) oraz statystykę określającą ilość dodanych i zmodyfikowanych rekordów. Dokładną statystykę określającą ilość dodanych i zmodyfikowanych rekordów oraz opis napotkanych błędów można również przeglądać używając opcji Dzienniki z menu Import. KONFIGUROWANIE KREATORA IMPORTU Rysunek 399 Rozpoczęcie importu danych Konfigurowanie kreatora importu danych może być dokonane przez użytkownika, jeżeli nie chce on stosować układu arkuszy wzorcowych podczas importu. Jednak osobom mającym mniejsze doświadczenie w obsłudze komputera operacja ta może sprawić trudności, dlatego zalecamy STRONA 178 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

182 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ przeprowadzanie importu według arkuszy wzorcowych. Po otwarciu arkusza pojawi się okno służące do dostosowania mechanizmu importu do konkretnego arkusza. poszczególne informacje. Sposób przyporządkowania jest widoczny w pierwszym wierszu z danymi pacjentów (wyróżnionym jasnoniebieskim kolorem), jeżeli opcja widoczne zostanie ustawiona na pola. Wówczas użytkownik może sprawdzić, czy informacje są przyporządkowane we właściwy sposób. Rysunek 402 Kreator importu danych z arkuszy Excel Kolejne kroki jakie powinien wykonać użytkownik są następujące: 1 Ustalenie współrzędnych początku tabeli. Użytkownik powinien określić, od której komórki arkusza rozpoczynają się dane przeznaczone do importu. Chodzi tu nie o nagłówki kolumn, ale o konkretne dane pacjentów, wykonanych usług lub pracowników medycznych. Aby określić tą komórkę należy: nacisnąć prawy klawisz myszy na wybranej komórce, wybrać pozycję Przesuń współrzędne tabeli. Jeżeli przyporządkowanie nie jest prawidłowe użytkownik powinien je zmienić. Aby dokonać zmiany należy po pierwsze usunąć niewłaściwe przyporządkowanie, a następnie utworzyć prawidłowe. Aby usunąć przyporządkowanie należy: zaznaczyć komórkę z przyporządkowaną informacją, nacisnąć klawisz Delete, lub zaznaczyć komórkę z przyporządkowaną informacją, nacisnąć klawisz Insert (lub prawy przycisk myszki), wybrać z menu pozycję Usuń pole. Rysunek 403 Ustalanie współrzędnych początku tabeli lub nacisnąć klawisz po prawej stronie pola Lewa górna pozycja tabeli, a następnie wskazać komórkę arkusza. Informacje, które zostały usunięte i nie są już przyporządkowane do żadnej z kolumn arkusza są widoczne w dolnej części okna. Pierwszy wiersz zawierający dane jest wyróżniony kolorem jasno-niebieskim. 2 Określenie przyporządkowania informacji do kolumn w arkuszu. Import danych z arkusza do programu działa poprawnie pod warunkiem, że we właściwy sposób zostały określone kolumny, z których będą czytane Następnie należy przyporządkować typy informacji do kolumn arkusza. W tym celu należy wykonać następujące operacje: zaznaczyć komórkę, do której informacja zostanie przyporządkowana (w wierszu stanowiącym początek danych pacjentów - kolor jasnoniebieski), 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 179

183 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA nacisnąć klawisz Insert lub Spacja (lub prawy przycisk myszki) na wybranej komórce, z menu kontekstowego wybrać typ informacji, który przyporządkowujemy do wybranej komórki. naciśnięcie klawisza obok pola kolumna wymagana w dolnej części ekranu, wybranie kolumny, która będzie traktowana jako wymagana. Po wykonaniu przyporządkowania jeżeli opcja widoczne zostanie zaznaczona, jako pola wówczas w komórce, do której przyporządkowaliśmy informację będzie widoczna nazwa pola, czyli np. PESEL. Gdy opcja widoczne zostanie przełączona na dane, wówczas w komórce, do której przyporządkowaliśmy informację będą widoczne konkretne informacje np. KOWALSKI. Informacja ta będzie prezentowana pogrubioną czcionką. Znak * przed nazwą typu informacji oznacza, że przyporządkowanie go do odpowiedniej komórki jest niezbędne do poprawnego wykonania importu program nie pozwoli na jego przeprowadzenie do czasu gdy wszystkie typy wymagane nie zostaną przyporządkowane do komórek arkusza. 3 Określanie kolumny wymaganej. Jedna z kolumn arkusza jest wyróżniona czarną ramką. Oznacza ona, że zaznaczona w ten sposób kolumna wykorzystana będzie do kontroli zakończenia importu, tzn. import będzie przerwany gdy w kolumnie określonej jako kolumna wymagana zostaną znalezione pod rząd cztery puste komórki (nie wypełnione wartością). Zmianę kolumny wymaganej można przeprowadzić poprzez: zaznaczenie dowolnej komórki wybranej kolumny, naciśnięcie Insert lub prawego przycisku myszy i wybranie pozycji ustaw kolumnę jako wymaganą, Rysunek 404 Wskazywanie kolumny wymaganej DZIENNIK IMPORTU Po zakończeniu importu danych użytkownik może w każdej chwili uzyskać informacje o przebiegu tego procesu. Są one zapisywane w postaci Dziennika importu. W programie jest dostępny dziennik główny, gdzie są zapisywane wszystkie przeprowadzone importy oraz dzienniki ostatnio przeprowadzonego importu pacjentów i deklaracji, wykonanych usług oraz pracowników medycznych. Wszystkie te opcje znajdują się w menu Import. Aby otworzyć dziennik główny należy wybrać opcję Dziennik importu z menu Import. Jest to opcja, dzięki której użytkownik otrzymuje dostęp do historii wszystkich przeprowadzanych procesów importu danych. lub Rysunek 405 Podgląd dziennika głównego Okno dziennika podzielone jest na dwie części. W części górnej wyświetlona jest lista wszystkich zdarzeń, czyli przeprowadzanych importów wraz STRONA 180 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

184 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ z podaniem dokładnego czasu przeprowadzenia tej operacji i numerem importu. Część dolna okna podaje szczegóły na temat podświetlonego w górnej części zdarzenia. Lista szczegółów zawiera informacje na temat: czasu rozpoczęcia odczytu danych, czasu zakończenia odczytu danych, czasu rozpoczęcia importu, ilości przetwarzanych rekordów, problemów importu, czasu zakończenia importu. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj (F9) wydrukowanie szczegółów dotyczących wybranego zdarzenia, Zamknij wyjście z opcji. Opcja Ostatni import pacjentów i deklaracji została wprowadzona w celu usprawnienia pracy użytkownika, który chciałby uzyskać dostęp jedynie do problemów związanych z ostatnio przeprowadzonym importem listy pacjentów. Rysunek 406 Dziennik problemów importu listy pacjentów Określenie przez użytkownika rodzaju interesującego go problemu dokonywane jest w górnej części okna poprzez wybranie pozycji z listy rozwijanej w polu Rodzaj problemu. Można również uzyskać dostęp do wszystkich problemów, które wystąpiły w trakcie ostatniego importu poprzez wybranie opcji Wszystkie. Użytkownik może również określić dodatkowe parametry wyszukiwania stosując opcję Szukaj wg w dolnej części okna. Filtracji danych dokonuje się wybierając jedno z następujących kryteriów: PESEL pacjenta, Nazwisko; imię pacjenta, Nr prawa wykonywania zawodu lekarza. Proces wyszukiwania zostanie rozpoczęty po podaniu kilku początkowych znaków z wyszukiwanego zakresu. Przyciski w obrębie okna umożliwiają: Drukuj (F9) wydrukowanie listy problemów, Export do Excela (F11) zapisanie listy problemów w postaci pliku możliwego do odczytania w programie Excel, Szukaj (F7) umożliwia wyszukiwanie problemów według podanych kryteriów, Kalkulator zliczenie aktualnie wyświetlonych pozycji listy, Zamknij wyjście z opcji. Opcje Ostatni import wykonanych usług oraz Ostatni import pracowników medycznych mają dokładnie takie same właściwości jak opcja Ostatni import pacjentów i deklaracji. ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW ZWIĄZANYCH Z IMPORTEM DANYCH Podczas importowania danych z przygotowanych plików do programu następuje weryfikacja ich poprawności. Jest ona przeprowadzana na takim poziomie szczegółowości, jaki jest stosowany przy ręcznym wprowadzaniu danych. Jeżeli dane nie będą poprawne, to wówczas rekord w którym wystąpił błąd zostanie odrzucony, a w dzienniku importu znajdzie się komentarz informujący o przyczynie odrzucenia importu. Ważne jest w tym miejscu zwrócenie uwagi na dwie kwestie dotyczące sprawdzania poprawności danych: 1. poprawność jest sprawdzana dla każdego rekordu oddzielnie, i pojawienie się błędów w jednym z nich nie wpływa na import pozostałych, tzn. jeżeli importowany jest arkusz, w którym znajduje się 100 rekordów, a błędny jest tylko jeden, to 99 wpisów z pliku zostanie zaimportowanych, a odrzucony tylko jeden. W takim wypadku poprawić należy tylko ten jeden wpis i zaimportować ponownie. 2. poprawność danych w obrębie jednego rekordu jest sprawdzana hierarchicznie i przy napotkaniu pierwszego problemu sprawdzanie jest przerywane. Oznacza to, że istnieje określona kolejność sprawdzania informacji wprowadzonych w arkuszu i przy wystąpieniu pierwszego problemu program nie sprawdza czy pozostałe dane są poprawne. Jest to spowodowane tym, że gdyby sprawdzane były wszystkie dane procedura importu zostałaby w znacznym stopniu wydłużona, a poza tym utworzony raport w dzienniku importu byłby nieczytelny ze względu na powielenie danych. PROBLEMY W TRAKCIE IMPORTU WYKONANYCH USŁUG W przygotowanej poniżej liście stosowana jest zasada, że komunikaty są umieszczone w 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 181

185 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA kolejności ich występowania przy sprawdzaniu danych, a w nawiasie po treści komunikatu jest podana kolumna we wzorcowym arkuszu, w której dana ta występuje. W trakcie importu wykonanych usług mogą wystąpić następujące komunikaty informujące o błędnych danych wpisanych w arkuszu: 'Nieprawidłowy nr podstawy udzielenia świadczenia (powinien być od 2 do 5) jest [x]' (kolumna AL.) - odnosi się do sytuacji, w której podstawa udzielenia świadczenia jest spoza zakresu (od 2 do 5), 'Nieprawidłowe skierowanie [xxx]' (kolumna BX) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 1 do 7), 'Nieprawidłowy nr wniosku sanatoryjnego (błędna suma kontrolna)' (kolumna AG) wpisany numer wniosku nie jest zgodny z algorytmem stosowanym przy jego sprawdzaniu (algorytm taki sam jak w przypadku numeru NIP), 'Nieprawidłowy kod rodzaju skierowania (x)' (kolumna AI) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 5), 'Nieprawidłowy kod trybu przyjęcia (x)' (kolumna AJ) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 5), 'Nieprawidłowy kod trybu wypisu (x)' (kolumna AK) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 7), 'Niepoprawny kod odpłatności' (kolumna P) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 02 do 06), 'Niepoprawny kod specjalności lekarskiej' (kolumna K) kod spoza słownika specjalności lekarskich dostępnych w programie (karta pracownika medycznego, zakładka kompetencje), 'Nieprawidłowy nr Rozliczającego Oddziału NFZ[xx]' (kolumna BW) w przypadku braku lub wpisania numeru Oddziału w nieprawidłowy sposób (powinno być: 1,2 lub 4 cyfry), 'Brak nr PESEL' (kolumna A) w przypadku, gdy nie jest podany numer PESEL, a pacjent nie jest obcokrajowcem, ani noworodkiem, 'Błędny nr PESEL' (kolumna A) w przypadku, gdy wpisany numer PESEL nie jest zgodny z algorytmem stosowanym przy jego nadawaniu (należy zwrócić uwagę czy jest ustawiony format komórki na tekstowy tak aby nie były obcinane początkowe zera), 'Nie podano daty początkowej okresu leczenia' (kolumna Q) nie określono daty początkowej leczenia, 'Nie podano daty końcowej okresu leczenia' (kolumna R) nie określono daty końcowej leczenia, 'Data początkowa okresu leczenia nie może być późniejsza niż data końcowa.' (kolumna Q) jeżeli data w kolumnie Q jest późniejsza od daty w kolumnie R, 'Brak usługi kontraktowanej!' (kolumna O) nie wypełniono informacji o kodzie usługi kontraktowanej, 'Nie znaleziono usługi o podanym kodzie w BUM. Kod usługi: xxx (kolumna O) numer uzupełniony jako kod usługi kontraktowanej nie odpowiada żadnej z usług istniejących w bazie programu, 'Brak numeru umowy!' (kolumna N) nie uzupełniono informacji o numerze umowy, 'Nie znaleziono umowy o podanym numerze' (kolumna N) kod uzupełniony jako numer umowy nie odpowiada żadnemu z kontraktów zaimportowanych do programu, 'Nie podano głównej przyczyny wykonania świadczenia (ICD-10)' (kolumna M) nie uzupełniono informacji o kodzie przyczyny wykonania świadczenia, 'Nieprawidłowy pierwszy kod choroby ICD10' (kolumna AN) wpisany kod nie jest zgodny ze słownikiem schorzeń dostępnym w programie. Analogicznie pojawią się komunikaty dotyczące pozostałych trzech kolumn, w których są uzupełniane kolejne kody (kolumny AO, AP, AQ), 'Nieprawidłowy pierwszy kod procedury ICD9' - wpisany kod nie jest zgodny ze słownikiem procedur dostępnym w programie. Analogicznie pojawią się komunikaty dotyczące pozostałych kolumn, w których są uzupełniane kolejne kody (kolumny od AR do BU), 'Nieprawidłowy nr oddziału NFZ [xx]' (kolumna E) brak lub wpisanie numeru Oddziału w nieprawidłowym formacie (powinno być: 1, 2 lub 4 cyfry), 'Błędna nazwa kraju: xxx' (kolumna BZ) wpisanie nazwy kraju, która nie figuruje w słowniku krajów w programie, 'Brak nazwiska' (kolumna B) nie podano nazwiska, które jest informacją wymaganą w przypadku noworodków i cudzoziemców, 'Brak imienia' (kolumna C) - nie podano imienia, które jest informacją wymaganą w przypadku noworodków i cudzoziemców, 'Brak numeru paszportu' (kolumna BY) nie podano numeru paszportu w przypadku gdy kraj jest inny niż Polska, 'Brak daty urodzenia' (kolumna D) nie podano daty urodzenia, która jest informacją wymaganą w przypadku noworodków i cudzoziemców, 'Brak nr PESEL opiekuna' (kolumna F) nie podano nr PESEL opiekuna w przypadku gdy nie jest uzupełniony własny nr PESEL. STRONA 182 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

186 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ 'Nieprawidłowy kod uzębienia:x' (kolumna CD) w przypadku gdy podano nieprawidłowy kod zęba (niezgodny ze słownikiem kodów zębów znajdującym się w programie). 'Cena środka pomocniczego musi być większa od zera' w przypadku gdy w kolumnie Środek pomocniczy (CA) podano 1, a w kolumnie Cena środka pom. (CB) nie podano ceny tego środka. W takim wypadku należy wpisać cenę środka w kolumnie Cena środka pom. 'Nieprawidłowy identyfikator miejsca wykonywania usług [x]' (kolumna BV) w przypadku gdy nie podano kodu miejsca wykonywania usług, lub podano kod błędny. 'Wartość pola Uprawnienie pacjenta jest z poza zakresu' (kolumna G) w przypadku gdy nie podano kodu lub podany błędny kod uprawnienia pacjenta. 'Cena różna od zapisanej w umowie' (kolumna S) w przypadku gdy podano cenę inną niż cena zapisana w umowie. 'Nie podano ilości wykonanej usługi' (kolumna T) w przypadku gdy nie podano liczby wykonanych usług. 'Nie podano schematu leczenia' (kolumna DF) w przypadku, gdy nie podano schematu leczenia przy realizacji usług dot. chemioterapii 'Brak schematu leczenia o numerze xx' (kolumna DF) w przypadku, gdy podano nieprawidłowy numer schematu leczenia przy realizacji usług dot. chemioterapii 'Nie podano sposobu określenia dawki' (kolumna DG) w przypadku, gdy nie podano sposobu określenia dawki przy realizacji usług dot. chemioterapii 'Nie podano masy ciała' (kolumna DH) w przypadku realizacji usług dot. chemioterapii, gdy nie podano masy ciała przy wprowadzonym w kolumnie DG sposobie określenia dawki jako 1 'Nie podano powierzchni ciała' (kolumna DH) w przypadku realizacji usług dot. chemioterapii, gdy nie podano powierzchni ciała przy wprowadzonym w kolumnie DG sposobie określenia dawki jako 2 'Dzień podania poza zakresem x-x' (kolumna DI) w przypadku, gdy podano niewłaściwy dzień podania leku w chemioterapii wynikający ze schematu leczenia 'Schemat leczenia wymaga zgody indywidualnej' (kolumna BX) w przypadku, gdy nie określono w kolumnie BX zgody indywidualnej, która jest wymagana dla danego schematu leczenia przy realizacji usług dot. chemioterapii 'Nie podano numeru zgody indywidualnej' (kolumna AG) w przypadku, gdy nie podano numeru zgody indywidualnej określonej w kolumnie BX UZUPEŁNIANIE W KARCIE PACJENTA DANYCH ADRESOWYCH Przy przenoszeniu danych pacjentów z arkusza Excel użytkownik może spotkać się z problemem nie uzupełnienia w Karcie pacjenta danych na temat miejscowości. Sytuacja ta wystąpi w przypadku, gdy w arkuszu nazwy miejscowości, gminy, powiatu i województwa nie będą zgodne z wpisem w Bazie Administracyjnej Kraju w programie KS-SWD. Jednak dane adresowe pacjenta, pomimo tej niezgodności, zostaną zaimportowane. Można je przeglądać na zakładce dane adresowe w karcie pacjenta. Aby w karcie zostały umieszczone właściwe dane należy dokonać wyboru odpowiedniej miejscowości z bazy. USUWANIE IMPORTU LISTY WYKONANYCH USŁUG Użytkownik może zdecydować, że informacje o wykonanych usługach, które zostały umieszczone w bazie w wyniku operacji importu, powinny zostać usunięte. Może on dokonać tej czynności w dwojaki sposób. I sposób Należy otworzyć okno z listą wykonanych usług i podświetlić jedną z pozycji pochodzących z importu, który chcemy usunąć, a następnie użyć przycisku. Zostanie wyświetlone pytanie zapobiegające przypadkowemu wykonaniu tej operacji. Rysunek 407 Pytanie o potwierdzenie usunięcia importu Jeżeli użytkownik odpowie Tak, wtedy wszystkie zaimportowane dane zostaną usunięte. W celu anulowania wykonania tej operacji należy wybrać odpowiedź Nie. II sposób Użytkownik może również usunąć import dokonując zmian w źródłowym arkuszu z danymi. Należy zmienić w arkuszu wartości kolumny Typ operacji z 1 na 0 i dokonać ponownego importu danych. Typ operacji 0 oznacza dla systemu usunięcie informacji o wykonanej usłudze. Aby rekord ten był właściwie zidentyfikowany w momencie pierwszego importu kolumna 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 183

187 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Identyfikator musi być wypełniona unikalnymi numerami dla każdego zapisu o wykonaniu usługi. IMPORT SŁOWNIKA INSTYTUCJI WŁAŚCIWYCH UE Aby rejestracja wykonanych usług rozliczanych w ramach przepisów o koordynacji była poprawna należy wcześniej zaimportować słownik instytucji właściwych. Słownik ten jest przekazywany świadczeniodawcom przez Narodowy Fundusz Zdrowia w formie pliku testowego (*.txt). Określanie instytucji właściwych dla danego kraju jest wymagane przy dodawaniu druków serii E100. W celu zaimportowania słownika instytucji właściwych należy z menu Import uruchomić opcję Import słownika instytucji właściwych UE. W wyniku tej operacji wyświetlone zostanie okno, w którym należy wskazać miejsce, z którego ma zostać zaimportowany plik: Rysunek 408 Okno importu instytucji właściwych STRONA 184 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

188 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ UZDROWISKA SKIEROWANIA NA LECZENIE UZDROWISKOWE W programie istnieje możliwość rejestrowania skierowań na leczenie uzdrowiskowe. Aby wykonać tą czynność należy wybrać opcję Skierowania z menu Uzdrowiska. Rysunek 409 Lista skierowań na leczenie uzdrowiskowe Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - wprowadzanie skierowania na leczenie uzdrowiskowe, Na pierwszej zakładce określa się dane związane z pacjentem, takie jak: nazwisko, imię, numer PESEL, data urodzenia, płeć, Oddział NFZ, nazwisko i imię opiekuna (w przypadku pacjentów niepełnoletnich), aktywność zawodowa; pracujący, niepracujący, student. adres do korespondencji: kod pocztowy, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, telefon. Wypełnienie tej zakładki jest znacznie prostsze w przypadku, gdy pacjent jest już wprowadzony na listę pacjentów. Wówczas za pomocą przycisku użytkownik może przejść do tej listy i wskazać pacjenta dla którego wystawiane jest skierowanie. Większość danych na pierwszej zakładce w karcie skierowania zostanie wówczas uzupełniona automatycznie. - poprawianie informacji w karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe, - usunięcie skierowania, - wydrukowanie skierowania, - wyszukanie skierowań według określonych kryteriów, - zliczenie skierowań na liście, - zamknięcie listy skierowań. WPROWADZANIE SKIEROWANIA NA LISTĘ W celu wprowadzenia skierowania na listę skierowań należy użyć przycisku F2 Dodaj. W karcie skierowania użytkownik uzupełnia następujące informacje: rodzaj skierowania: skierowanie na leczenie stacjonarne, skierowanie na leczenie ambulatoryjne, data wystawienia skierowania. Pozostałe informacje są wypełniane na trzech zakładkach grupujących dane. Rysunek 410 Karta skierowania zakładka Pacjent Druga zakładka na karcie skierowania to rozpoznanie. Użytkownik wypełnia na niej następujące informacje: jednostka chorobowa wg klasyfikacji ICD 10 (główna oraz dwie współistniejące), wywiad główne choroby, przebieg choroby, dotychczasowe leczenie, waga, wzrost, ciepłota, układ krążenia: wydolny, niewydolny, skóra i węzły chłonne obwodowe, ciśnienie krwi, 2150/INSTR-UZDROWISKA/CZ8-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 185

189 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA tętno, ocena układu trawienia, ocena układu oddechowego, ocena układu moczowo płciowego, ocena układu nerwowego i narządów zmysłu, ocena układu ruchu oraz ocena stopnia samodzielności i samoobsługi. użyć przycisku. Dane nie zostaną wprowadzone po użyciu przycisku. WYSZUKIWANIE SKIEROWAŃ Skierowania wprowadzone na listę mogą być wyszukiwane według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg, w dolnej części okna: PESEL pacjenta, nazwisko i imię pacjenta, główna jednostka chorobowa, nazwisko i imię lekarza. Rysunek 411 Karta skierowania zakładka Rozpoznanie Na trzeciej zakładce znajdują się dane dotyczące osoby kierującej na leczenie. Podobnie jak w przypadku zakładki pierwszej z danymi pacjenta znajduje się tam przycisk. Pozwala on otworzyć listę pracowników medycznych wprowadzonych do programu i wskazać na tej liście osobę wystawiającą skierowanie. W takim przypadku większość danych na zakładce zostanie uzupełniona automatycznie. Użytkownik może dane te wprowadzić również ręcznie z klawiatury. Są to następujące informacje: nazwisko lekarza, imię lekarza, numer prawa wykonywania zawodu, specjalizacja, miejsce wykonywania usług. POPRAWIANIE SKIEROWANIA Gdy skierowanie zostało wprowadzone na listę skierowań, a należy dokonać zmiany informacji zawartych w karcie wówczas należy podświetlić to skierowanie na liście i użyć przycisku F4 Popraw. W karcie poprawiania skierowania wszystkie informacje uzupełnia się w sposób analogiczny do dodawania nowego wniosku. Rysunek 413 Karta skierowania poprawianie USUWANIE SKIEROWANIA W przypadku, gdy skierowanie zostanie omyłkowo wprowadzone na listę istnieje możliwość jego usunięcia. W tym celu należy podświetlić skierowanie na liście i użyć przycisku F8 Usuń. Po jego naciśnięciu pojawi się pytanie wymagające od użytkownika potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 412 Karta skierowania - zakładka Kierujący na leczenie Po uzupełnieniu danych w karcie skierowania, aby zostało ono wprowadzone na listę należy Rysunek 414 Pytanie o usunięcie skierowania STRONA 186 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UZDROWISKA /CZ8-01

190 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ DRUKOWANIE SKIEROWANIA Aby wydrukować skierowanie należy podświetlić je na liście skierowań i użyć przycisku F9 Drukuj. TURNUSY W programie istnieje możliwość zaimportowania listy uczestników poszczególnych turnusów. Pliki zawierające tą informację są generowane w systemie informatycznym Oddziału NFZ. Plik zawiera dane osób, które zostały skierowane na konkretny turnus. Świadczeniodawca może przeglądać listę tych osób, a następnie zaznaczyć osoby, które pomimo skierowania nie uczestniczyły w turnusie. Następnie taka lista może zostać przesłana zwrotnie do Oddziału NFZ. Aby wykonać te operacje należy wybrać opcję Turnusy z menu Uzdrowiska. IMPORT LISTY UCZESTNIKÓW Import listy uczestników jest dokonywany w sposób analogiczny do importu innych plików przesyłanych przez Oddział NFZ (np. pliku rejestracyjnego, pliku z umową). Aby zaimportować plik należy użyć przycisku Import listy uczestników. W oknie, które zostanie otwarte użytkownik wskazuje lokalizację pliku i podświetla go (jest to plik o rozszerzeniu LUT), a następnie używa przycisku OK., aby rozpocząć wczytywanie danych. Po zakończeniu importu zostanie wyświetlony komunikat informujący o przebiegu tego procesu, a turnus pojawi się na liście. ZAZNACZANIE NIEDOJAZDÓW Aby wśród uczestników turnusu zaznaczyć osoby, które nie brały w turnusie udziału należy podświetlić turnus na liście i użyć przycisk F4- Uczestnicy. Zostanie wtedy otwarte okno zawierające listę uczestników. Rysunek 415 Lista turnusów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: turnusu, turnusu, - wyświetlenie listy uczestników - import listy uczestników niedojazdów, - eksport listy - wyszukanie turnusów wg kryteriów określonych w polu Szukaj wg, - zliczenie turnusów wyświetlonych na liście. Turnus jest identyfikowany przez następujące informacje: Oddział NFZ, data początku, data końca, miejsce wykonywania, usługa. Na liście turnusów istnieje możliwość filtrowania danych po Oddziale NFZ. Rysunek 416 Lista uczestników turnusu W oknie tym użytkownik może odszukać osoby, które nie uczestniczyły w turnusie, a następnie przy użyciu przycisku F2 Zaznacz/Odznacz zaznaczyć je na liście. Osoby te zostaną na liście wyróżnione żółtym kolorem tła, a w pierwszej kolumnie pojawi się status NIEDOJAZD. Po zaznaczeniu w ten sposób wszystkich osób, które nie uczestniczyły w turnusie wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem OK. Jeżeli zaznaczenie ma być anulowane używamy przycisku Anuluj. Jeżeli na liście uczestników znajdą się osoby, których nie ma w bazie pacjentów 2150/INSTR-UZDROWISKA/CZ8-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 187

191 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA świadczeniodawcy, wówczas w oknie Lista uczestników turnusu są one wyróżnione znacznikiem. Bezpośrednio z poziomu tego okna można dodać takie osoby do bazy pacjentów poprzez przycisk Dodaj do bazy pacjentów. Istnieje również możliwość eksportu całej listy osób do pliku Excela poprzez przycisk F12Excel. EKSPORT NIEDOJAZDÓW Lista uczestników turnusu z zaznaczonymi niedojazdami może być następnie wyeksportowana w postaci pliku, który jest wczytywany w systemie informatycznym Funduszu. Aby wyeksportować plik należy podświetlić turnus na liście i użyć przycisku Eksport niedojazdów. STRONA 188 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UZDROWISKA /CZ8-01

192 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ CHEMIOTERAPIA KONTRAHENCI Aby świadczeniodawca miał możliwość wystawiania faktur za zakupione leki do chemioterapii konieczna jest rejestracja kontrahentów, od których kupowane są leki. Obsługa tych kontrahentów jest możliwa po wybraniu opcji Kontrahenci z menu Chemioterapia. Nazwę kontrahenta, Dane adresowe kontrahenta, Telefon Rysunek 418 karta dodawania kontrahenta Jeżeli użytkownik nie wprowadzi jednej z wymaganych informacji wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat,np.: Rysunek 417 Lista kontrahentów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - dodanie nowego kontrahenta, Po wprowadzeniu danych i potwierdzeniu przyciskiem OK kontrahent zostanie dodany na listę. Aby anulować wprowadzanie kontrahenta należy użyć Anuluj. - poprawę danych kontrahenta, - wydruk listy kontrahentów POPRAWA DANYCH KONTRAHENTA Aby poprawić informacje o kontrahencie należy zaznaczyć go na liście i użyć przycisku liście - zliczenie kontrahentów wyświetlonych na Wyświetlone zostanie okno Karta kontrahenta poprawianie. - zamknięcie listy kontrahentów. Na liście kontrahentów widoczne są informacje: NIP, Nazwa kontrahenta, Dane adresowe kontrahenta, Data wprowadzenia kontrahenta na listę. DODAWANIE NOWEGO KONTRAHENTA W celu wprowadzenia kontrahenta należy z poziomu Listy kontrahentów użyć przycisku. W oknie Karta kontrahentadodawanie należy wprowadzić informacje o kontrahencie: Numer NIP, Rysunek 419Karta poprawy danych kontrahenta Możliwa jest modyfikacja wszystkich danych kontrahenta za wyjątkiem numeru NIP. Jeżeli istnieje konieczność zmiany numeru NIP, należy wprowadzić nowego kontrahenta z danym nr NIP na listę. Aby zatwierdzić zmiany należy użyć przycisku OK, natomiast rezygnację ze zmian potwierdzamy przyciskiem Anuluj. 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ12-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 189

193 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA WYDRUK LISTY KONTRAHENTÓW W celu wydrukowania listy kontrahentów należy z poziomu Listy kontrahentów użyć przycisku. WYSZUKIWANIE KONTRAHENTÓW Program umożliwia wyszukiwanie kontrahentów według kryteriów: Numer NIP, Nazwa kontrahenta. W celu wyszukania kontrahenta należy wybrać odpowiednie kryterium w polu Szukaj wg oraz w polu obok wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Aby zliczyć na liście liczbę kontrahentów należy użyć przycisku. Rysunek 420 Wydruk listy kontrahentów STRONA 190 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ8-01

194 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ wprowadzenia pozycji do faktury służy funkcja EWIDENCJA FAKTUR ZAKUPU LEKÓW Program umożliwia ewidencję faktur zakupu leków w ramach leczenia z zakresu chemioterapii. Rejestracja tych faktur jest możliwa po wybraniu opcji Ewidencja faktur zakupu leków z menu Chemioterapia. opisana w dalszej części. W oknie Karta faktury-dodawanie należy wprowadzić następujące informacje: Kontrahent, Numer faktury, Data wystawienia. Rysunek 422 Karta dodawania faktury zakupu leków Rysunek 421 Lista faktur zakupu leków Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: W przypadku braku wymaganej informacji wyświetlany jest odpowiedni komunikat, np.: - dodanie nowej faktury, - poprawę danych faktury, faktury, - podgląd faktury, - wprowadzanie i edycja pozycji - sprawdzenie faktury, - usunięcie faktury, - wydruk listy faktur, - wyszukiwanie faktur według określonego kryterium, Po wprowadzeniu danych o fakturze należy zatwierdzić dane przyciskiem OK. W celu rezygnacji z zapisu należy użyć Anuluj. WPROWADZANIE I EDYCJA POZYCJI FAKTURY Po dodaniu nagłówka nowej faktury zakupu leków należy wprowadzić poszczególne pozycje (zakupione leki) tej faktury. Dodawanie i edycja pozycji faktury jest wykonywana z poziomu Listy faktur poprzez zaznaczenie wybranego nagłówka faktury i użycie przycisku. - zliczenie faktur wyświetlonych na liście - zamknięcie listy faktur. DODAWANIE NOWEJ FAKTURY W celu wprowadzenia faktury zakupu leków należy z poziomu Listy faktur użyć przycisku. Uwaga! Funkcja F2-Dodaj dodaje nagłówek nowej faktury, nie dodaje pozycji. Do Rysunek 423 Lista pozycji faktury za leki W oknie Wybieranie pozycji dla faktury zakupu leków możliwe jest wykonanie następujących czynności: 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ12-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 191

195 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA liście, - dodanie nowej pozycji faktury, - poprawę pozycji faktury, - usunięcie pozycji faktury, - wydruk pozycji faktury, - zliczenie pozycji faktury wyświetlonych na - podsumowanie wartości faktury. Wybieranie pozycji słownika produktów handlowych użyć przycisku Importuj słownik i wykonać import pliku z danymi. Plik z listą produktów handlowych świadczeniodawca otrzymuje od Oddziału NFZ. Po wprowadzeniu danych pozycji należy zatwierdzić wybór poprzez OK. Aby zrezygnować z dodania produktu należy użyć Anuluj. POPRAWA POZYCJI FAKTURY ZA LEKI Aby zmodyfikować pozycję faktury należy w oknie Wybieranie pozycji dla faktury zakupu leków użyć funkcji. DODAWANIE POZYCJI FAKTURY ZA LEKI Aby dodać nową pozycję faktury należy w oknie Wybieranie pozycji dla faktury zakupu leków użyć funkcji. Wyświetlone zostanie okno, w którym użytkownik uzupełnia dane pozycji: Produkt handlowy, Ilość opakowań, Wartość brutto Rysunek 426 Karta poprawy pozycji faktury za leki W wyświetlonym oknie można zmodyfikować poprawić wszystkie dane pozycji. Po kliknięciu na przycisk OK. dane zostaną zmodyfikowane, natomiast po użyciu Anuluj-dane pozostaną niezmienione. USUWANIE POZYCJI FAKTURY ZA LEKI W przypadku, gdy konieczne jest usunięcie pozycji z faktury należy posłużyć się funkcją. Wyświetlony zostanie wówczas komunikat, w którym należy potwierdzić wykonanie operacji: Rysunek 424 Karta dodawania pozycji faktury za leki Produkt handlowy jest wybierany ze słownika produktów handlowych. Jeżeli świadczeniodawca posiada wersję programu, w której słownik ten nie jest zaimplementowany wówczas należy ten słownik zaimportować do programu (czynność ta została dokładnie opisana w rozdziale Słowniki) Po wybraniu opcji Tak pozycja zostanie usunięta z faktury, natomiast po wybraniu Nie pozycja pozostanie na fakturze. Rysunek 425 Słownik produktów handlowych Jeżeli lista produktów handlowych nie została wcześniej zaimportowana czynność tę można wykonać również podczas uzupełniania pozycji faktury za leki. Należy wówczas w oknie Uwaga! Usunięcie pozycji z faktury posiadającej status Wygenerowana powoduje zmianę statusu na Modyfikowana. Usunięcie pozycji z faktury o statusie Sprawdzona do generacji powoduje zmianę statusu na Wprowadzona. Konieczne jest wówczas wykonanie czynności ponownego sprawdzenia takiej faktury. STRONA 192 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ8-01

196 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDRUK POZYCJI FAKTURY ZA LEKI W celu wykonania wydruku pozycji faktury za leki należy użyć przycisku. POPRAWA DANYCH FAKTURY Uwaga! Funkcja poprawy faktury dostępna jest jedynie dla faktur posiadających status Wprowadzona i Sprawdzona do generacji. Dla pozostałych statusów faktur funkcja ta zastąpiona przez funkcję F4-Podgląd. W celu wykonania modyfikacji faktury zakupu leków należy z poziomu Listy faktur użyć przycisku. Rysunek 427 Wydruk pozycji faktury za leki WYSZUKIWANIE POZYCJI FAKTURY ZA LEKI I POZOSTAŁE OPERACJE Program umożliwia wyszukiwanie pozycji umieszczonych na fakturze za leki według kryteriów: Nazwa produktu, Kod BLOZ7. W celu wyszukania produktu należy wybrać odpowiednie kryterium w polu Szukaj wg oraz w polu obok wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Aby zliczyć liczbę pozycji faktury, aktualnie wyświetlonych należy użyć przycisku. Rysunek 428 Karta poprawy nagłówka faktury Funkcja ta pozwala na wykonanie zmian w nagłówku faktury. Jeżeli istnieje konieczność poprawy pozycji faktury należy skorzystać z funkcji opisanej powyżej. PRZEGLĄDANIE DANYCH FAKTURY Uwaga! Funkcja podglądu faktury dostępna jest dla faktur posiadających status Modyfikowana, Wygenerowana i Wprowadzona-usunięta. Dla pozostałych statusów faktur funkcja ta zastąpiona przez funkcję F4-Popraw. Jeżeli faktura za leki została zmodyfikowana lub wygenerowana wówczas możliwe jest przeglądanie tej faktury. W tym celu należy na Liście faktur zakupu leków zaznaczyć daną fakturę i użyć przycisku. Użytkownik ma również możliwość podsumowania bieżącej wartości faktury. Aby wyświetlić informację o aktualnej wartości brutto faktury należy w oknie Wybieranie pozycji dla faktury zakupu leków użyć przycisku : Rysunek 429 Karta podglądu nagłówka faktury SPRAWDZENIE FAKTURY Uwaga! Funkcja sprawdzenia faktury dostępna jest dla faktur posiadających status Modyfikowana i Wprowadzona. Aby możliwe było wykazanie wprowadzonej faktury za zakupione leki w raporcie przekazywanym do Oddziału NFZ konieczne jest jej wcześniejsze sprawdzenie. Czynność tę wykonuje się z poziomu Listy faktur zakupu leków 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ12-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 193

197 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA poprzez przycisk. Pojawi się wówczas okno, w którym należy potwierdzić poprawność faktury i zatwierdzić jej sprawdzenie: Rysunek 430 Komunikat w przypadku sprawdzania faktury za leki Po potwierdzeniu operacji (Tak) faktura otrzyma status Sprawdzona do generacji i możliwe będzie wygenerowanie na jej podstawie raportu. Po użyciu opcji Nie faktura będzie posiadała dotychczasowy status. statusie Sprawdzona do generacji powoduje zmianę statusu na Wprowadzona. WYDRUK LISTY FAKTUR W celu wykonania wydruku listy faktur za leki należy w oknie Lista faktur zakupu leków użyć przycisku. USUWANIE FAKTURY Uwaga! Funkcja usuwania faktury nie jest dostępna dla faktur posiadających status Wprowadzona-usunięta, czyli takich, które już zostały usunięte z listy faktur. W przypadku, gdy konieczne jest usunięcie faktury należy posłużyć się funkcją. Wyświetlony zostanie wówczas komunikat, w którym należy potwierdzić wykonanie operacji: Po wybraniu opcji Tak faktura otrzyma status Wprowadzona lub Modyfikowana (w zależności od wcześniejszego jej statusu) i w kolumnie Usunięta zostanie oznaczona opcją TAK. Po wybraniu opcji Nie faktura pozostanie na liście bez zmian. Uwaga! Usunięcie faktury posiadającej status Wygenerowana powoduje zmianę statusu na Modyfikowana. Usunięcie pozycji z faktury o Rysunek 431 Wydruk listy faktur za leki WYSZUKIWANIE FAKTUR NA LIŚCIE W górnej części okna Lista faktur zakupu leków znajdują się filtry pozwalające na wyszukanie danych według: Daty wprowadzenia faktury, Daty ostatniej generacji faktury, Daty otrzymania potwierdzenia z NFZ. Po wybraniu właściwego kryterium należy wprowadzić datę lub zakres dat i użyć przycisku Zastosuj w celu odświeżenia listy. Aby program nie wyświetlał faktur, które zostały usunięte należy zaznaczyć opcję Nie pokazuj usuniętych i również użyć przycisku Zastosuj. Program umożliwia także wyszukiwanie faktur umieszczonych na liście według kryteriów: Numer faktury, NIP kontrahenta. W celu wyszukania faktury należy wybrać odpowiednie kryterium w polu Szukaj wg oraz w polu obok wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Aby zliczyć liczbę wyświetlonych na liście faktur należy użyć przycisku. STRONA 194 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ8-01

198 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ RAPORTY FAKTUR ZAKUPU LEKÓW W programie istnieje możliwość generowania raportów zawierających faktury dotyczące zakupu leków do chemioterapii. Świadczeniodawca, który rejestruje faktury za zakupione leki musi na podstawie tych faktur sporządzić raport i przekazać go do OW NFZ. Raport zawierający faktury za leki to plik z rozszerzeniem *.FZX. Wszystkie czynności dotyczące tych raportów wykonywane są z poziomu menu Chemioterapia/Raporty faktur wysyłanych do OW NFZ. - generację nowego raportu z fakturami za leki, - import raportu zwrotnego do raportu FZX, - wydruk załącznika nr 2 do raportu FZX, - wyświetlanie pozycji wybranej faktury, za leki, - przejście do listy faktur - wydruk listy raportów, liście, - zliczenie liczby raportów wyświetlonych na - zliczenie liczby faktur znajdujących się w wybranym raporcie, Rysunek 432Lista raportów faktur za leki Lista raportów z fakturami za zakupione leki zawiera następujące informacje: Identyfikator (numer) raportu, Data generacji raportu, Potwierdzenie z OW NFZ (po zaimportowaniu raportu zwrotnego do raportu FZX), Data potwierdzenia z OW NFZ, Informacje o fakturach ujętych w wybranym (zaznaczonym w górnej części okna) raporcie W oknie z listą raportów możliwe jest wykonanie następujących czynności: - wyszukiwanie raportów według określonego kryterium, - zamknięcie listy raportów. GENEROWANIE NOWEGO RAPORTU Z FAKTURAMI ZA LEKI Po wprowadzeniu i uzupełnieniu faktur za zakupione leki należy utworzyć raport zawierający powyższe faktury. W tym celu należy z poziomu okna Lista raportów przekazanych do OW NFZ z fakturami zakupu użyć przycisku. Wyświetlona zostanie wówczas informacja o fakturach, która znajdą się w tworzonym raporcie; Rysunek 433 Komunikat podczas generowania raportu z fakturami zakupu leków Po potwierdzeniu tego komunikatu - opcja Tak faktura/faktury zostaną dodane do raportu. Jeżeli użytkownik wybierze opcję Nie wówczas raport nie 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ12-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 195

199 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA zostanie utworzony. Przy poprawnym utworzeniu raportu FZX wyświetlana jest poniższa informacja: zmodyfikowane- zmienione lub usunięte -od czasu wygenerowania raportu Uwaga! Do generowanego raportu dodawane są faktury posiadające status Sprawdzona do generacji Jeżeli na liście faktur za zakupione leki nie będzie żadnych faktur posiadających status Sprawdzona do generacji czyli takich, które mogą być wykazane w raporcie wówczas przy próbie wygenerowania raportu wyświetlany jest odpowiedni komunikat: WYDRUK ZAŁĄCZNIKA NR2 DO RAPORTU Z FAKTURAMI ZA LEKI Po utworzeniu raportu zawierającego faktury zakupu leków użytkownik może wydrukować załącznik sprawozdawczo-rozliczeniowy (załącznik nr 2) dla świadczeń z zakresu chemioterapii. Do tego celu służy funkcja. Po wygenerowaniu raportu w dolnej części okna Lista raportów przekazanych do OW NFZ z fakturami zakupu widoczne będą faktury, które zostały ujęte w tym raporcie. Użytkownik po zaznaczeniu wybranej faktury może poprzez funkcje Pokaż pozycje faktury oraz Zarządzanie fakturami wykonać odpowiednie czynności związane z fakturą zostały one dokładnie opisane w dalszej części dokumentacji. Rysunek 435 Wydruk załącznika nr 2 do raportu FZX Przed wykonaniem wydruku wyświetlane jest okno z informacją o tym, jakie faktury znajdą się na wydruku: Rysunek 434 Lista faktur ujętych w wybranym raporcie Informacje o bieżącym stanie danej faktury umieszczonej w raporcie widoczne są w dwóch kolumnach: 1. Usunięta Jeżeli w kolumnie tej znajdzie się informacja TAK oznacza to, że dana faktura została usunięta z listy faktur (posiada status Usunięta ) już po wygenerowaniu wybranego raportu. 2. Stan faktury od ostatniej generacji W kolumnie tej mogą znaleźć się opisy: dane faktury nie zmieniły się: oznacza, że dane zawarte w fakturze nie były modyfikowane od czasu wygenerowania raportu dane faktury uległy zmianie: oznacza, że dane zawarte w fakturze zostały Rysunek 436 Komunikat podczas wydruku załącznika nr2 do raportu FZX Jeżeli w raporcie, do którego wykonywany jest wydruk znajdują się faktury, które były modyfikowane lub usunięte od czasu generacji wybranego raportu, wówczas faktury te będą pominięte w wydruku. PRZEGLĄDANIE POZYCJI FAKTURY Z RAPORTU FZX Świadczeniodawca ma możliwość przeglądania szczegółowych informacji zawartych w danej fakturze raportu FZX z poziomu okna Lista raportów przekazanych do OW NFZ z fakturami zakupu. W tym celu, po wybraniu raportu FZX oraz zaznaczeniu danej faktury, należy użyć przycisku. Spowoduje to przejście do okna podglądu pozycji wybranej faktury: STRONA 196 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ8-01

200 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ potwierdzeniu poprawności raportu przesłanego przez świadczeniodawcę. WYDRUK LISTY RAPORTÓW FZX Aby wydrukować listę wyświetlonych raportów z fakturami zakupu leków należy użyć przycisku. Rysunek 437 Przeglądanie pozycji faktury wybranego raportu ZARZĄDZANIE FAKTURAMI RAPORTU FZX Z poziomu okna Lista raportów przekazanych OW NFZ z fakturami zakupu poprzez funkcję można przejść do listy faktur. Dzięki temu użytkownik będąc na liście raportów może szybko przejść do listy faktur i wykonać odpowiednie czynności, np. w przypadku konieczności poprawy danych w fakturze lub dodania nowej faktury. Po użyciu tego przycisku w oknie listy faktur zaznaczona będzie ta faktura, która została wcześniej wybrana w oknie listy raportów. Rysunek 439 Wydruk listy raportów FZX WYSZUKIWANIE RAPORTÓW NA LIŚCIE W górnej części okna Lista raportów przekazanych OW NFZ z fakturami zakupu znajduje się filtr pozwalający na wyszukanie raportu wygenerowanego w określonym przedziale czasu lub określonym dniu (filtr: Data generacji pomiędzy). Po określeniu daty należy użyć przycisku w celu odświeżenia listy. Rysunek 438 Przejście do okna listy faktur poprzez opcję: zarządzanie fakturami IMPORT RAPORTU ZWROTNEGO DO RAPORTU Z FAKTURAMI ZA LEKI Świadczeniodawca po wygenerowaniu raportu z fakturami zakupu leków przekazuje plik do OW NFZ. Oddział NFZ weryfikuje i potwierdza poprawność zawartych w tym raporcie danych i przekazuje świadczeniodawcy raport zwrotny plik o rozszerzeniu *.FZZ. Raport zwrotny należy zaimportować do programu KS-SWD w celu uzyskania informacji o stanie kontroli raportu w NFZ. Aby zaimportować raport zwrotny należy w oknie Lista raportów przekazanych do OW NFZ z fakturami zakupu użyć przycisku. Po zaimportowaniu raportu zwrotnego w kolumnach: Potw.NFZ oraz Data potw.nfz ukażą się informacje o Program umożliwia także wyszukiwanie raportów umieszczonych na liście według kryterium: ID raportu (numeru raportu). W celu wyszukania raportu należy w polu Szukaj wg wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. Aby zliczyć liczbę wyświetlonych na liście raportów należy użyć przycisku znajdującego się w górnej części okna Lista raportów przekazanych OW NFZ z fakturami zakupu Natomiast w celu zliczenia liczbę faktur ujętych w ramach wybranego raportu należy użyć przycisku okna: znajdującego się w dolnej części tego 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ12-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 197

201 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA STRONA 198 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-CHEMIOTERAPIA/CZ8-01

202 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ NARZĘDZIA EDYCJA DANYCH ODDZIAŁÓW NFZ W menu Narzędzia umieszczona jest opcja Edycja danych oddziałów Funduszu, która umożliwia przeglądanie oraz poprawianie danych oddziałów\delegatur NFZ. Fax, , Imię, nazwisko, tytuł naukowy oraz dane kontaktowe dyrektora, REGON, NIP. WYSZUKIWANIE ODDZIAŁÓW NFZ NA LIŚCIE Użytkownik ma możliwość wyszukania na liście informacji o określonym Oddziale Funduszu. W tym celu należy w polu Szukaj wg określić jedno z kryteriów wyszukiwania: - kod Oddziału NFZ, - Oddział wojewódzki NFZ (nazwa), - Pełna nazwa oddziału/delegatury, - Skrót. EDYCJA DANYCH CENTRALI NFZ Rysunek 440 Lista Oddziałów i Delegatur NFZ Po wybraniu przycisku Popraw (F4) wyświetlona zostanie Karta Oddziału/Delegatury Narodowego Funduszu Zdrowia poprawianie. W menu Narzędzia znajduje jest opcja Edycja danych Centrali NFZ, która umożliwia poprawianie danych Centrali Funduszu. Opcja ta może być wykorzystana np. w przypadku, gdy na wydruku rachunku czy faktury VAT mają znaleźć się inne dane Centrali. Rysunek 441 Karta Oddziału/delegatury NFZ - poprawianie W karcie można poprawiać lub uzupełniać następujące dane: Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Telefon, Rysunek 442 Edycja danych Centrali NFZ Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany należy wybrać przycisk OK., w przeciwnym wypadku należy wybrać Anuluj. 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 199

203 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA KOPIA BEZPIECZEŃSTWA TWORZENIE KOPII BEZPIECZEŃSTWA Stworzenie kopii bezpieczeństwa spowoduje zapis aktualnego stanu baz danych w inne bezpieczne miejsce. Często konieczny jest zapis na zupełnie inny nośnik magnetyczny. Kopię bezpieczeństwa tworzy się w celu ograniczenia skutków awarii sprzętu lub oprogramowania, podczas których może nastąpić trwałe uszkodzenie bazy danych. Aby wykonać kopię bezpieczeństwa należy wybrać opcję Kopia bezpieczeństwa z menu Narzędzia. Użytkownik zostanie wtedy poinformowany o tym, że tworzenie kopii bezpieczeństwa następuje przy użyciu zewnętrznego programu, którego uruchomienie związane jest z jednoczesnym zamknięciem programu KS-SWD. części okna. Widoczne stanie się wówczas pole rozmiar, w którym domyślnie uzupełniona jest wartość odpowiadająca pojemności dyskietki. Użytkownik może w tym polu wpisać również inny rozmiar. Rysunek 445 Opcja dzielenia kopii bezpieczeństwa na dyskietki Aby utworzyć kopię bezpieczeństwa należy użyć przycisku. Pojawi się wtedy okno zapisu, w którym zostanie zaproponowana nazwa dla tworzonego pliku z kopią. Nazwa ta zawiera numer wersji programu KSSWD oraz datę utworzenia kopii- można ją jednak modyfikować. Rysunek 443 Tworzenie kopii bezpieczeństwa komunikat Wybór odpowiedzi Nie spowoduje wyjście z opcji. Wybór odpowiedzi Tak spowoduje zamknięcie programu KS-SWD oraz uruchomienie programu tworzącego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 446 Zapisywanie kopii bezpieczeństwa Kopia domyślnie zapisywana jest w podkatalogu export katalogu C:\Ksswd99, można jednak zmienić miejsce zapisu. Po kliknięciu przycisku Zapisz rozpocznie się operacja sporządzania kopii bezpieczeństwa. Po zakończeniu tego procesu zostanie podana informacja, że eksport został zakończony, wraz z czasem trwania tej operacji. Rysunek 444 Tworzenie kopii bezpieczeństwa DZIELENIE PLIKU Z KOPIĄ BEZPIECZEŃSTWA NA DYSKIETKI Możliwe jest utworzenie pliku z kopią bezpieczeństwa podzielonego na archiwa umożliwiające nagranie go bezpośrednio na dyskietki. W tym celu należy zaznaczyć opcję dzielenie na dyskietki znajdującą się w górnej Rysunek 447 Zakończenie tworzenia kopii bezpieczeństwa Utworzony plik o rozszerzeniu *.dmp można skopiować na wybrany nośnik lub w inną lokalizację, można go również pozostawić w katalogu C:\Ksswd99\eksport. Jeżeli w trakcie tworzenia kopii bezpieczeństwa zaznaczona została opcja tworzenia kopii na dyskietki i jako miejsce zapisu użytkownik wybrał dyskietkę 3,5 to wówczas, jeżeli rozmiar pliku STRONA 200 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-NARZĘDZIA /CZ9-01

204 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ przekroczy 1,4 MB po wyświetleniu komunikatu należy do stacji dyskietek włożyć kolejną dyskietkę. Rysunek 448 Tworzenie kopii bezpieczeństwa W komunikacie jest określone na ilu dyskietkach zostanie zapisana kopia bezpieczeństwa. Po włożeniu dyskietki należy użyć przycisku OK. PRZYWRACANIE KOPII BEZPIECZEŃSTWA Uwaga: Odtworzenie kopii bezpieczeństwa może być wykonane tylko w takiej samej wersji programu, w jakiej kopia została utworzona. Jeżeli użytkownik zainstalował niższą wersję programu powinien ją najpierw zaktualizować do takiej wersji w jakiej została wygenerowana kopia a dopiero później może ją odtworzyć. Jeśli bazy zostaną uszkodzone w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych za pomocą opcji Indeksacja baz, powinno się odtworzyć stan baz programu na podstawie utworzonej ostatnio kopii bezpieczeństwa. Aby dokonać tej operacji wybieramy opcję Kopia bezpieczeństwa z menu Narzędzia. Pojawi się komunikat informujący użytkownika, że operacja odtworzenia baz jest wykonywana przez program zewnętrzny, którego uruchomienie wymaga zamknięcia programu KS-SWD. Rysunek 449 Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa komunikat Wybór odpowiedzi Nie spowoduje wyjście z opcji. Wybór odpowiedzi Tak spowoduje zamknięcie programu KS-SWD oraz uruchomienie programu odtwarzającego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 450 Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa Program umożliwia odtworzenie całości danych z kopii bezpieczeństwa lub tylko część tych danych. Jest to niezwykle wygodne, w przypadku, gdy np. świadczeniodawca planuje rozliczanie się w nowym roku (z nowej umowy) w nowozainstalowanym programie KS-SWD i chce przenieść tylko dane pacjentów, aktywne deklaracje i personel medyczny. Wczytanie tylko części danych z kopii bezpieczeństwa jest możliwe po zaznaczeniu opcji: Tylko pacjenci, deklaracje, personel (przed użyciem funkcji Odtwórz). Po zaznaczeniu tej opcji do programu wczytane zostaną: - baza pacjentów, - deklaracje pacjentów: wszystkie (po wybraniu przycisku Wszystkie), lub aktywne i przyporządkowane do umowy z poprzedniego roku (po wybraniu przycisku Tylko aktywne do umów na rok 2004); deklaracje nieaktywne i wycofane nie zostaną przeniesione, - skierowania na leczenie uzdrowiskowe, - baza personelu medycznego, - dane rejestracyjne, - operatorzy programu, - baza sprzętu medycznego o czym informuje komunikat: Uwaga! 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 201

205 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Zaimportowane w ten sposób deklaracje nie będą aktywne (nie będą przyporządkowane do umowy). W związku z tym należy te deklaracje, po zaimportowaniu nowej umowy, aktywować do odpowiednich punktów kontraktu. Pozostałe dane, jak np. rachunki, raporty statystyczne, listy POZ, umowy, oferty itd. nie zostaną zaimportowane do systemu. Takie odtworzenie kopii bezpieczeństwa pozwala znacznie ograniczyć wielkość bazy danych świadczeniodawcy tylko do niezbędnych danych. Umożliwia to tym samym bezpieczniejsze i szybsze wykonywanie operacji w programie. Wczytywanie częściowej kopii danych jest zalecane szczególnie w przypadku: dużych jednostek medycznych rejestrujących dużą ilość świadczeń lub posiadających dużą bazę pacjentów (i deklaracji), posiadania przez świadczeniodawcę sprzętu komputerowego o nie wystarczających parametrach do przetwarzania bazy (mała pojemność dysku twardego, mała ilość pamięci RAM). Oczywiście jeżeli opcja Tylko pacjenci, deklaracje, personel nie zostanie zaznaczona odtworzone zostaną wszystkie dane znajdujące się w kopii bezpieczeństwa. Następnie rozpocznie się operacja wczytywania danych. O postępie przebiegu tego procesu użytkownik będzie informowany poprzez okno Importu dokumentów. Rysunek 452 Import pliku z kopią bezpieczeństwa Po skończeniu importu zostanie wyświetlony komunikat. W przypadku gdyby odtworzenie się nie powiodło zostanie podana informacja o przyczynie odrzucenia importu. Jeżeli operacja odtworzenia przebiegnie prawidłowo można uruchomić program KS-SWD. Po wybraniu sposobu odtwarzania kopii nastąpi operacja wczytywania danych należy użyć przycisku. Pojawi się wtedy okno wyboru, w którym użytkownik powinien wskazać lokalizację pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 451 Wskazywanie pliku z kopią bezpieczeństwa Po wskazaniu właściwego pliku należy kliknąć przycisk OK. Jeżeli kopia bezpieczeństwa została utworzona przy użyciu funkcji dzielenia na dyskietki wówczas przy jej odtwarzaniu należy wskazać ostatni plik. STRONA 202 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-NARZĘDZIA /CZ9-01

206 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ADMINISTRATOR INDEKSACJA BAZY Uwaga: Aby użytkownik mógł indeksować bazy danych, musi posiadać uprawnienie: Indeksacja baz. Struktura zapisu informacji w pamięci dyskowej komputera podzielona jest ogólnie mówiąc na dwa zbiory: bazę danych i związane z nią pliki indeksowe (przechowujące informacje o porządku w bazie danych). Podczas normalnej pracy programu oba zbiory są spójne, tzn. zbiór indeksowy zawiera odwołania do istniejących informacji (rekordów) w bazie danych. W przypadku wystąpienia awarii typu: przerwa w dostawie energii elektrycznej, przypadkowe wyłączenie pracującego komputera bez zakończenia pracy z programem, przypadkowe naciśnięcie przycisku RESET (na obudowie komputera) podczas pracy z programem, inne niespodziewane sytuacje, np. przerwanie połączenia sieciowego, uszkodzenie karty sieciowej, wirus komputerowy, może się zdarzyć, że plik indeksowy nie zostanie odtworzony poprawnie i spowoduje to nieprawidłowe zachowanie całego systemu. Dlatego po każdej tego typu sytuacji, przed ponownym rozpoczęciem pracy z programem, należy przeprowadzić indeksowanie baz danych wykorzystywanych w programie. Uwaga: Praca z uszkodzonymi plikami indeksowymi może spowodować błędną pracę systemu (szczególnie podczas sporządzania wszelkiego typu zestawień i raportów). Dlatego zaleca się indeksowanie baz po każdej niespodziewanej awarii. Aby przeprowadzić operację indeksacji należy wybrać opcję Indeksacja baz z menu Narzędzia\Administrator. Wybór tej opcji spowoduje pojawienie się pytania wymagającego potwierdzenia decyzji o indeksacji baz: INDEKSACJA BAZY DANYCH PROGRAMEM ZEWNĘTRZNYM Indeksacja bazy danych może zostać również uruchomiona zewnętrznym programem, który po instalacji programu jest umieszczany w katalogu C:\Ksswd99\. Jest to plik o nazwie Indeksacja.exe. Przy jego uruchamianiu program KS-SWD musi być zamknięty. Po uruchomieniu indeksacji pojawi się okno logowania, które wymaga podania hasła do programu. Rysunek 454 Okno autoryzacji Gdy hasło zostanie wpisane otwarte zostanie okno z poziomu którego może zostać uruchomiona indeksacja bazy danych. Rysunek 455 Uruchamianie indeksacji bazy danych Aby uruchomić indeksowanie należy użyć przycisku Wykonaj indeksowanie. Natomiast, aby zrezygnować z przeprowadzania tej operacji należy zamknąć okno przyciskiem. W trakcie indeksowania jest prezentowany pasek postępu tego procesu. Rysunek 456 Trwa indeksowanie Po zakończeniu procesu indeksacji jest wyświetlony komunikat informacyjny. Rysunek 457 Zakończenie indeksacji Rysunek 453 Potwierdzenie indeksacji bazy W tym momencie użytkownik może użyć przycisku Zamknij, aby opuścić program do 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 203

207 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA indeksowania. Program KS-SWD może zostać uruchomiony. REJESTRACJA KLASY VCF132.OCX Komunikat Klasa nie jest zarejestrowana może pojawić się podczas przeglądania karty specyfikacji umowy, zapytania ofertowego lub oferty. Jeżeli komunikat taki się pojawi należy wybrać opcję rejestracja klasy vcf132.ocx z menu Narzędzia\Administrator. Po wyświetleniu przez program komunikatu: Klasę zarejestrowano pomyślnie można kontynuować pracę. AKTUALIZACJA SŁOWNIKA ICD9 Jednym ze słowników znajdujących się w bazach słownikowych programu KS-SWD jest baza procedur medycznych ICD9. Jeżeli zajdzie potrzeba zaktualizowania tego słownika wówczas należy z poziomu menu Narzędzia/Administrator/Aktualizacja słownika ICD9 wykonać uaktualnienie bazy ICD9. Po uruchomieniu tej funkcji należy w oknie Wskaż słownik źródłowy wskazać plik Icd9s_.db zawierający pełną, aktualną wersję słownika ICD9 (plik z bazą świadczeniodawca może otrzymać z OW NFZ). PRZELICZANIE PODSUMOWAŃ KONTAKTÓW Jedną z możliwości filtrowania świadczeń na liście wykonanych usług jest opcja filtrowania według produktów lub kontaktów. W przypadku, gdy podsumowanie ilości usług (lub ilości jednostek), widoczne po użyciu przycisku, przy wybranym filtrze Kontakty jest inne niż przy filtrze Produkty należy skorzystać z funkcji serwisowej Przeliczanie podsumowań kontaktów. Operacja ta przelicza rzeczywiście wykonane świadczenia i przywraca prawidłową wartość w podsumowaniu usług przy wybranym filtrze Kontakty. serwisowe niezbędna jest konsultacja z OW NFZ lub producentem programu. Funkcje serwisowe znajdują się w menu Narzędzia/Administrator/Serwis. PRZELICZENIE ZGŁOSZONYCH JEDNOSTEK ROZLICZENIOWYCH Jeżeli baza danych uległa uszkodzeniu np. w wyniku wyłączenia komputera w czasie importu raportu RRZ, wówczas mogą pojawić się nieprawidłowe ilości jednostek do rozliczenia wykazanych w raporcie rozliczeniowym RRX. W takim przypadku należy uruchomić funkcję Przeliczania zgłoszonych jednostek rozliczeniowych po jej włączeniu pojawia się informacja, która pozwala wybrać dla jakiej części bazy ma być wykonane przeliczanie: Rysunek 458 Komunikat podczas uruchamiania funkcji serwisowej przeliczania zgłoszonych jednostek rozliczeniowych Przeliczanie jednostek rozliczeniowych można wykonać dla: Wybranej umowy: jeżeli baza danych jest duża i świadczeniodawca posiada kilka, kilkanaście umów z NFZ wówczas można uruchomić przeliczanie dla wybranej umowy, co ograniczy czas wykonywania tej operacji, Całej bazy: jeżeli baza danych nie jest duża lub problemy z ilością zgłoszonych jednostek pojawiły się w kilku raportach rozliczeniowych wówczas należy uruchomić przeliczanie dla całej bazy Podczas wykonywania operacji przeliczania wyświetlone jest okienko postępu czynności: SERWIS Ze względu na pojawiające się podczas pracy z programem KS-SWD problemy i nieprawidłowości wprowadzono funkcje serwisowe. Dzięki nim użytkownik programu może samodzielnie naprawić część problemów pojawiających się podczas pracy w SWD, bez konieczności kontaktowania się z producentem programu lub Oddziałem Wojewódzkim NFZ. Oczywiście funkcje serwisowe umożliwiają naprawę prostych problemów wynikających np. z nieprawidłowego użytkowania programu lub awarii zasilania podczas pracy w programie. W przypadku poważniejszych problemów, których nie rozwiązują funkcje Po wykonaniu tej operacji ilość zgłoszonych jednostek rozliczeniowych w raportach RRX zostaje poprawiona. STRONA 204 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-NARZĘDZIA /CZ9-01

208 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ OPCJE Funkcja Opcje służy do ustalania parametrów związanych z różnymi operacjami wykonywanymi w programie KS-SWD. Po wybraniu tej opcji z menu Narzędzia użytkownik uzyskuje dostęp do następujących zakładek. Widok, Grupy wiekowe POZ, Deklaracje, Usługi, raporty, Inne, Wydruk. W dolnej części okna znajduje się przycisk Pokaż wszystkie okienka informacyjne. Jest on umieszczony w opcjach programu, aby umożliwić powtórne wyświetlenie okien informacyjnych w programie. Ma to zastosowanie w przypadku komunikatów które wyświetlane są z opcją nie pokazuj więcej tej informacji. ZAKŁADKA 1 - WIDOK Pozwala na ustalanie formatu ilości dla umów i rachunków refundacyjnych. Użytkownik powinien określić dokładność z jaką będą uzupełniane w karcie specyfikacji pozycji umowy oraz w karcie rachunku dane na temat ilości usług. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. należy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Wybranie z listy rozwijanej cyfry 2 spowoduje, że wartości będą widoczne z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Czynności tej można dokonać wybierając zakładkę Deklaracje POZ. Rysunek 460 Opcje zakładki Deklaracje POZ W celu stworzenia listy przedziałów wiekowych należy wypełnić pola Zakres granicznymi wartościami przedziału wiekowego a następnie użyć przycisku Dodaj (F2). Przedział wiekowy zostanie umieszczony na liście. Zakresy wiekowe zawierające literkę m oznaczają miesięczne określenie wieku, np. zakres 0-2m oznacza wiek: 0 do 2 miesięcy. W celu usunięcia wprowadzonego przedziału wiekowego należy go podświetlić na liście i użyć przycisku Usuń (F8). Aby poprawić dane wybranego przedziału podświetlamy go, wprowadzamy nowe wartości zakresu i używamy przycisk Popraw (F4). Opcja Kontrola kompletności danych przy tworzeniu listy POZ umożliwia włączenie/wyłączenie funkcji sprawdzania czy dane zapisywane w generowanej liście POZ są prawidłowe i kompletne. Jeżeli opcja ta jest włączona wówczas podczas generowania listy POZ dane są weryfikowane. W przypadku braku lub nieprawidłowości danych, użytkownik otrzymuje pełną informację, w których deklaracjach wystąpiły błędy (deklaracje te są oznaczone czerwonym tłem): Rysunek 459 Opcje programu KS-SWD ZAKŁADKA 2 DEKLARACJE POZ Specyfika niektórych usług powoduje, że są one świadczone dla pacjentów w określonym wieku. Aby móc przyporządkować do wybranej usługi deklaracje osób we właściwym przedziale wiekowym należy najpierw ustalić te przedziały. Rysunek 461 Informacja o błędach w deklaracjach podczas tworzenie listy POZ 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 205

209 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Jeżeli opcja ta jest wyłączona wówczas przy tworzeniu listy POZ nie jest sprawdzana kompletność danych. Dokładny opis generowania listy POZ z wykorzystaniem tej opcji został przedstawiony w części Generowanie listy aktywnej POZ. ZAKŁADKA 3 DEKLARACJE Użytkownik ma także możliwość określenia sposobu wyznaczania daty końcowej wykonania usługi na podstawie podanej przez użytkownika daty początkowej. Użytkownik może zaznaczyć jedną z dwóch opcji: Wypełnienie daty końcowej większej o określoną liczbę dni, Przycisk wypełnienia daty nieaktywny. Istnieje możliwość określenia dnia kończącego okres rozliczeniowy jako ostatni lub dowolny inny dzień miesiąca. Przykładowo jeżeli na liście aktywnej mają zostać wykazane tylko deklaracje złożone i wycofane do 20 dnia miesiąca wówczas granicę taką należy wprowadzić na zakładce Deklaracje. Domyślnie generacja list POZ ustawiona jest na ostatni dzień każdego miesiąca, można jednak to ustawienie zmienić, dla każdego Oddziału NFZ, z którym świadczeniodawca ma podpisany kontrakt. Rysunek 462 Opcja generowania list POZ W programie wprowadzono również możliwość ustawienia kontroli wieku noworodków (wymaganie numeru PESEL) podczas tworzenia listy POZ. Kontrola ta może być określona: na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, na ostatni dzień miesiąca. ZAKŁADKA 4 USŁUGI, RAPORTY Na zakładce tej można dokonać ustawienia widoczności dwóch zakładek na karcie wykonania usługi: Opieka stacjonarna, Kupon książeczki ciążowej (Mazowiecki Oddział Funduszu). Istnieje również możliwość określenia czy przycisk Następny pacjent na Karcie realizacji usługi ma zachowywać numer umowy ze świadczeniodawcą kierującym przy wprowadzaniu danych. Jeżeli opcja ta nie jest włączona, wówczas przy przechodzeniu na kartę kolejnego pacjenta pola w części Skierowanie są puste. Rysunek 463 Opcje zakładki Usługi, raporty Zakładka ta pozwala ustawić czy ostrzeżenia podczas importu wykonanych usług mają być traktowane jako błędy czy też ignorowane. Dotyczy to np. podawania procedur ICD9,których określanie nie jest wymagane. Jeżeli ustawiona zostanie opcja traktowane jako błędy, wówczas gdy w arkuszu z danymi do importu nie zostanie podana procedura ICD9 usługi nie zostaną zaimportowane. Jeżeli natomiast wybrana będzie opcja ignorowane, wówczas dane zostaną zaimportowane. Opcja Niezgodność imienia/nazwiska w arkuszu i bazie powoduje błąd umożliwia włączenie/wyłączenie kontroli czy dane pacjenta są takie same w arkuszu Excela/CSV oraz w bazie pacjentów programu KS-SWD. Jeżeli opcja ta jest włączona próba importu wykonanych świadczeń dla pacjenta, którego dane są różne w arkuszu i bazie nie powiedzie się (informuje o tym odpowiedni komunikat w dzienniku importu). Jeżeli opcja ta będzie wyłączona import niezgodnych danych zostanie wykonany. ZAKŁADKA 5 - INNE Uwaga: Ustawienia tej zakładki miały praktyczne zastosowanie do czasu funkcjonowania Kas Chorych. Na zakładce Inne użytkownik ma możliwość ustawienia dostępu do Centralnego Rejestru Członków Kas Chorych. Do wyboru są następujące opcje szukania: W serwisie CRC, W danych lokalnych, Bez automatycznego wyszukiwania. STRONA 206 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-NARZĘDZIA /CZ9-01

210 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Po wybraniu opcji w serwisie CRC należy określić adres serwisu w sieci rozległej, użytkownika oraz hasło. Po wybraniu opcji w danych lokalnych należy określić ścieżkę dostępu do pliku, w którym zapisane są informacje o pacjentach. ustawienie wymaganych przez użytkownika parametrów w następujących zakresach: - Drukowanie nagłówków raportów bez wypełnienia, - Drukowanie kodu kresowego na rachunkach i podsumowaniu raportu, - Ustawienia strony do wydruku recept, - Drukowanie kodu kreskowego na dokumentacji aktualizacyjnej, - Drukowanie wybranego wzoru skierowania na leczenie uzdrowiskowe Rysunek 464 Opcje zakładki Inne ZAKŁADKA 6 - WYDRUK Na zakładce Wydruk można ustawić opcje drukowania dokumentów. Formatka ta pozwala na Rysunek 465 Opcje zakładki Wydruk 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 207

211 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA SŁOWNIKI gminę, powiat, województwo, W programie KS-SWD zakładano od początku istnienie baz słownikowych o zasięgu krajowym. Tworzone słowniki pełnią rolę języka gwarantującego komunikację pomiędzy użytkownikami programu KS-SWD, a systemem informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia KS-SIKCH. Aby program wyświetlił bazę miejscowości należy: wybrać opcję BAK z menu Słowniki. Zadania słowników w programie są następujące: wprowadzanie jednoznacznych nazw, pojęć i definicji, jednoznaczne zdefiniowanie zakresu usług zdrowotnych, zapewnienie jednoznacznej wymiany informacji. Duże znaczenie mają bazy związane z podziałem administracyjnym kraju, które w całości zostały dostarczone przez naszą firmę. W bazach tych zawarte jest jednoznaczne powiązanie danej miejscowości z gminą, powiatem, województwem oraz krajem. Do najważniejszych baz słownikowych należą: Baza Usług Medycznych, Grupy komórek organizacyjnych, Komórki organizacyjne, Jednostki organizacyjne, Konta finansowe, Miejscowości, Gminy, Powiaty, Województwa, Kraje, ICD. Podstawowe funkcje realizowane przez program to: Wyszukiwanie pozycji, Podgląd danych pozycji, Wydruk listy pozycji, Import elementów bazy, Eksport listy pozycji do Excela. Rysunek 466 Lista miejscowości Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj (F9) wydruk wyselekcjonowanej listy miejscowości, Import (ShF5) import miejscowości, Zamknij zamknięcie okna. WYSZUKIWANIE MIEJSCOWOŚCI W BAZIE Bazę miejscowości można przeglądać po wybraniu opcji BAK z menu Słowniki. W celu wyszukania miejscowości z bazy należy: w polu Szukaj wg wybrać kryterium wyszukiwania (Nazwa), w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane miejscowości zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. Uwaga: Jeśli wpisany tekst różni się od informacji w bazie, kolor pola Szukaj wg zmienia się na czerwony (pełni to rolę informacyjną, aby omyłkowo użytkownik nie podał błędnej pozycji wskutek np. literówki). BAK BAZA ADMINISTRACYJNA KRAJU Uwaga: Aby użytkownik systemu mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. W celu ułatwienia użytkownikowi pracy, program został wyposażony w bazę miejscowości. Każda miejscowość opisywana jest przez: STRONA 208 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

212 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Kolor czerwony Rysunek 467 Kolor czerwony w polu Szukaj wg OKREŚLANIE LICZEBNOŚCI MIEJSCOWOŚCI WYODRĘBNIONYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW Aby uzyskać dane liczbowe na temat miejscowości znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonkę. Pojawi się wtedy komunikat informujący o ilości miejscowości. Rysunek 468 Informacja o liczbie znajdujących się na liście miejscowości BAZA JEDNOSTEK CHOROBOWYCH ICD - 10 Program został wyposażony w bazę chorób, która jest zgodna z X Rewizją Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych ICD-10. W bazie tej możliwe jest przeglądanie i wyszukiwanie chorób. Po wybraniu opcji Baza jednostek chorobowych- ICD 10 z menu Słowniki, pojawi się okno: Rysunek 469 Okno bazy chorób W górnej części okna wyodrębnione są podstawowe grupy chorób. Aby w dolnej części okna zobaczyć poszczególne choroby należące do danej grupy należy kliknąć jednokrotnie na znak plus umieszczony obok nazwy danej grupy, lub dwukrotnie na samą nazwę grupy. W górnym oknie pokażą się nam podgrupy. Po podświetleniu wybranej podgrupy, w dolnej części okna wyświetlone zostaną należące do niej choroby. Aby wyszukać konkretną chorobę, w dolnej części okna należy: w polu Szukaj wg wybrać jedno z kryteriów wyszukiwania: Kod, Nazwa. w polu obok podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. W ten sposób poszukiwana choroba zostanie podświetlona na liście. BAZA LEKÓW BLOZ Baza Leków i Środków Ochrony Zdrowia zwana popularnie KS-BLOZ jest najpopularniejszą bazą tego rodzaju na terenie kraju, funkcjonując w ponad 9000 aptekach, 1000 gabinetach lekarskich i 120 hurtowniach farmaceutycznych. Baza ta jest szeroko dostępna, łatwa w obsłudze i służy szybką informacją. Ma na celu pomaganie, szczególnie lekarzom i aptekarzom, w szybkim ustaleniu ważniejszych parametrów poszukiwanego leku czy preparatu. KS-BLOZ stanowi wykaz wszystkich leków, środków farmaceutycznych i medycznych, oraz preparatów, które zostały dopuszczone do obrotu na terenie naszego kraju. Oprócz tego zawiera także parafarmaceutyki, zioła oraz kosmetyki lecznicze oferowane przez hurtownie farmaceutyczne i apteki (ok leków i produktów). Aby program wyświetlił bazę leków należy: wybrać opcję BLOZ z menu Słowniki. 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 209

213 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA datę aktualizacji) oraz pełna baza leków (plik BLOZROZK.zip) BUM - BAZA USŁUG MEDYCZNYCH Baza Usług Medycznych zawiera spis wszystkich możliwych do wykonania usług medycznych, w tym procedur medycznych. Jest to jedna z istotniejszych baz systemu, gwarantująca jednolite nazewnictwo usług medycznych na terenie całego kraju. Nie ma możliwości samodzielnego wpisywania usług do bazy. Rysunek 470 Lista leków Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj (F9) wydruk listy leków, Szukaj (F7) wyszukanie w bazie leku według wprowadzonych kryteriów, Import (ShF5) wczytywanie listy leków zapisanej w postaci elektronicznej, ShF6 Aktualizuj aktualizacja bazy leków BLOZ, Zamknij zamknięcie okna. WYSZUKIWANIE LEKÓW W BAZIE W celu wyszukania leku w bazie należy: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Nawa (leku), BLOZ (numer leku w Bazie Leków i Środków Ochrony Zdrowia), BLOZ7 (dawniej stosowany kod 7-znakowy) w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu, użyć przycisku Szukaj (F7). Poszukiwane leki zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. AKTUALIZACJA BAZY LEKÓW BLOZ Baza leków i środków ochrony zdrowia jest na bieżąca aktualizowana i modyfikowana. W związku z tym świadczeniodawcy korzystający z tej bazy w programie KSSWD powinni również aktualizować bazę leków. W tym celu należy użyć klawisza ShF6Aktualizuj i wybrać plik z aktualizacją danych (plik w formacie *.dbf). Plik z aktualizacją bazy BLOZ można pobrać np. z serwera FTP firmy Kamsoft (ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/bloz/). Zalecane jest pobieranie aktualizacji tygodniowych (pliki o nazwie BXRRMMDD.zip, gdzie część RRMMDD oznacza datę aktualizacji). Dostępne są także aktualizacje dzienne (pliki o nazwie BLRRMMDD.zip, gdzie część RRMMDD oznacza Każda usługa medyczna jest procesem o określonym czasie trwania i wiąże się z: wykonaniem szeregu czynności, zużyciem określonej liczby materiałów medycznych, zużyciem określonej liczby leków, zaangażowaniem określonej liczby osób personelu medycznego, zaangażowaniem odpowiednich środków trwałych, itd. Wszystkie wykonane czynności, podane leki, itd. składają się na zakres i końcowy koszt usługi medycznej. Szczegółowy zakres usługi ma za zadanie dostarczyć każdemu wykonawcy danej usługi pełnej informacji, co w ramach danej usługi winno być wykonane lub dostarczone pacjentowi. W ten sposób istnieje przynajmniej teoretyczne prawdopodobieństwo, że dana usługa będzie w każdym miejscu kraju jednakowo realizowana i wyceniana. Baza usług jest tworzona na podstawie importowanych ofert i umów oraz poprzez import usług z Narodowego Funduszu Zdrowia. Aby wejść do BUM, należy wybrać z menu Słowniki opcję BUM. Pojawi się wtedy okno Lista usług. Rysunek 471 Baza Usług Medycznych STRONA 210 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

214 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Okno Lista usług składa się dwóch części. Część górna okna stanowi listę, na której znajdą się wszystkie zarejestrowane w bazie usługi medyczne (procedury medyczne). Każda usługa znajdująca się w tabeli opisana jest przez: kod, kod pierwotny, nazwę. Dolna część okna wypełniona jest danymi, dotyczącymi usługi aktualnie podświetlonej w tabeli. Należą do nich: źródło finansowania, obszar dystrybucji usługi, PKWiU, stawka VAT, poziom referencyjny, waga zdrowotna usługi współczynnik cenowy, współczynnik ilościowy, wymagalność określania schematu leczenia (dla usług dotyczących chemioterapii) Powyższe dane są wyszarzane, co w istocie oznacza brak możliwości ich modyfikacji. Większą ilość informacji dotyczących wybranej usługi uzyskamy z poziomu Karty usługi, wyświetlonej za pomocą przycisku Popraw (F4). Jedyną możliwą do przeprowadzenia przez użytkownika modyfikacją jest podanie kodu pierwotnego. Uwaga: Nie ma możliwości dopisywania oraz poprawy usług w bazie BUM. Wszystkie usługi są importowane z umów, zapytań ofertowych lub bazy usług przesłanej z Narodowego Funduszu Zdrowia. Przyciski w obrębie okna Lista usług pozwalają na: Popraw (F4) przeglądanie Karty usługi oraz podanie kodu pierwotnego, Import (ShF5) import danych z Excela, Eksport do CSV (ShF11) eksport danych do pliku w formacie CSV, Drukuj (F9) wydruk wyselekcjonowanej listy usług, Zamknij zamknięcie okna Lista usług. Uwaga: W nawiasach podane są klawisze funkcyjne, umożliwiające uruchomienie danej operacji (procedury) za pomocą klawiatury. zmianie. Użytkownik ma możliwość zmiany danych w następujących polach: Kod pierwotny usługi, PKWiU, Stawka VAT. Rysunek 472 Przeglądanie Karty usługi WYSZUKIWANIE USŁUGI W BAZIE W celu wyszukania w bazie określonej usługi należy: w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: Kod usługi, Kod pierwotny usługi, Nazwa usługi. w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwana usługa zostanie w ten sposób podświetlona na liście. OKREŚLANIE CENY USŁUG Świadczeniodawca może określić ceny dla każdej z usług refundowanych, które pojawią się na karcie wprowadzania wykonanej usługi bezpośrednio po wybraniu usługi szczegółowej. Cena usługi zależy od rodzaju usługi (specjalistyka, stomatologia, POZ). Aby określić cenę danej usługi należy: na karcie Lista usług wybrać zakładkę Cennik następnie wybrać interesującą nas usługę, POPRAWIANIE DANYCH NA KARCIE USŁUGI Opcja ta została wprowadzona w celu umożliwienia użytkownikowi systemu przejrzenia oraz poprawiania danych usługi. Po kliknięciu przycisku Popraw (F4), pojawi się Karta usługi poprawianie. Wszystkie dane znajdujące się na Karcie, które są wyszarzane, nie mogą ulegać 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 211

215 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ICD9. Rysunek 473 Karta listy usługi - cennik w pojawiającym się okienku kliknąć przycisk Dodaj (ShF2), w okienku Karta ceny usługi należy wypełnić pola: Rysunek 475 Baza procedur ICD9 i badań laboratoryjnych W oknie tym można wprowadzić nowe badanie poprzez przycisk. W oknie Podczas tworzenia kodu badania laboratoryjnego należy uzupełnić informacje na temat rodzaju badania oraz materiału do badania. Rysunek 474 Karta ceny usługi opis dowolne określenie ceny usługi, np. cena podstawowa, cena kontraktowa cena refundowana cena usługi zawarta w umowie z NFZ, Uwaga: W przypadku usług stomatologicznych cena określana jest na podstawie ilości punktów. cena na cenę składają się dwie wartości: cena refundowana oraz dopłata pacjenta, ilość. po wypełnieniu wskazanych pól zatwierdzamy przyciskiem OK. BAZA PROCEDUR MEDYCZNYCH ICD9 I BADAŃ LABORATORYJNYCH Baza procedur medycznych zawiera spis wszystkich procedur medycznych ICD9 oraz bazę badań laboratoryjnych. Aby otworzyć bazę procedur medycznych należy z menu Słowniki wybrać opcję Procedury medyczne-icd9 CM i badania laboratoryjne. W wyniku tej czynności otwarte zostanie okno Rysunek 476 Dodawanie kodu badania laboratoryjnego W celu wyszukania określonego kodu badania lub procedury ICD9 należy w polu poniżej listy obok pola Szukaj wg- wpisać początkowe cyfry szukanego kodu. Program automatycznie wyświetli na liście kody o podanym zakresie. SCHEMATY LECZENIA W CHEMIOTERAPII Baza schematów leczenia w chemioterapii zawiera schematy podań leków w chemioterapii i programach terapeutycznych, które są importowane do KS-SWD wraz z umową zawierającą usługi chemioterapii. Aby przejrzeć listę schematów leczenia należy z menu Słowniki wybrać opcję Schematy leczenia w chemioterapii. STRONA 212 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

216 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 478 Słownik produktów handlowych Rysunek 477 Lista schematów leczenia w chemioterapii Przyciski dostępne w oknie pozwalają wykonać następujące operacje: leczenia, - wydruk listy schematów - zliczenie ilości rekordów wyświetlonych na liście - zamknięcie okna Użytkownik może wyszukiwać dane na liście schematów według nazwy schematu. Aby wykonać tę czynność należy wpisać szukany ciąg znaków w polu obok Szukaj wg. Po określeniu w oknie Wybór dokumentów do importu odpowiedniego pliku i potwierdzeniu wykonania importu przyciskiem OK słownik produktów handlowych zostanie zaczytany do programu. Czynności dostępne w oknie Lista pozycji słownika produktów handlowych to wydruk listy produktów oraz ich wyszukiwanie według określonych kryteriów. W celu wydrukowania listy produktów handlowych należy kliknąć na przycisk. Aby wyświetlić na liście schematy nieaktywne należy zaznaczyć opcję Pokaż nieaktywne (schematy stają się nieaktywne, jeżeli np. aneks do umowy, która zawierała schematy leczenia deaktywuje schematy). PRODUKTY HANDLOWE W CHEMIOTERAPII Świadczeniodawcy rejestrujący faktury za zakup leków w chemioterapii korzystają ze słownika produktów handlowych, które mogą być ujęte w tych fakturach. Aby możliwe było przeglądanie produktów handlowych i ich wybieranie do faktury należy wcześniej zaimportować ten słownik do programu. Plik z listą produktów handlowych świadczeniodawca otrzymuje od Narodowego Funduszu Zdrowia. Aby zaimportować słownik produktów do KS-SWD należy z menu Słowniki wybrać opcję Słownik produktów handlowych w chemioterapii. Następnie w oknie Lista pozycji słownika produktów handlowych należy użyć funkcji. Rysunek 479 Wydruk słownika produktów handlowych Na liście produktów widoczne są produkty aktywne jak i nieaktywne. Aby wyświetlić wyłącznie produkty aktywne (posiadające w kolumnie Status oznaczenie A) należy zaznaczyć opcję Pokaż tylko aktywne i użyć przycisku Zastosuj w celu odświeżenia listy. Program umożliwia także wyszukiwanie produktów umieszczonych na liście według kryteriów: Nazwa produktu, Kod BLOZ7. W celu wyszukania określonego produktu należy wybrać odpowiednie kryterium w polu Szukaj wg oraz w polu obok wprowadzić szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie danych następuje automatycznie po wprowadzeniu szukanego ciągu znaków. 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 213

217 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA Aby zliczyć liczbę wyświetlonych na liście produktów handlowych należy użyć przycisku. STRONA 214 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

218 WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ INFORMACJE Najważniejsze dla użytkownika dodatkowe informacje o programie zostaly umieszczone w ostatniej pozycji głównego menu: Informacje. Z poziomu tej pozycji można zapoznać się z informacjami o ostatnio wprowadzonych zmianach w programie oraz przejrzeć skróconą dokumentację dotyczącą najważniejszych kwestii w wersji XML. Dzięki temu użytkownik, bez konieczności opuszczania programu, może bezpośrednio z tego menu zapoznać się z ważnymi informacjami. ZASADNICZE ZMIANY W WERSJI SWD XML OBIEG DOKUMENTÓW 2006 W związku z zastosowaniem w otwartych formatów wymiany danych, od roku 2006 zmienił się dotychczasowy obieg dokumentów rozliczeniowych pomiędzy świadczeniodawcą a Narodowym Funduszem Zdrowia. Aby obsługa nowego sposobu rozliczania nie stwarzała swiadczeniodawcy problemów przygotowany został opis wykonywania kolejnych kroków w celu prawidłowego przygotowania wszystkich dokumentów dla NFZ. Po wybraniu z menu Informacje opcji: Obieg dokumentów 2006 wyświetlone zostaje okno pomocy zawierające opis poszczególnych etapów wykonywania czynności w programie, zapewniających prawidłowe rozliczenie. Opcja ta pozwala na zapoznanie się z najistotniejszymi zmianami wprowadzonymi do programu w wersji obsługującej nowe, otwarte formaty wymiany danych w wersji SWD XML. Dokumentacja ta została przygotowana w formacie *.pdf, tak więc po wybraniu tej opcji zostanie otwarta przeglądarka dokumentów PDF (Akrobat Reader) umożliwiająca odczytanie opisu. CO NOWEGO Po otwarciu opcji: Co nowego użytkownik może przeglądać listę zmian jakie zostały wprowadzone w ostatnio opracowanych wersjach programu KS- SWD. Lista zmian jest uporządkowana w taki sposób, że na początku znajdują się zmiany dotyczące najnowszej wersji programu. Plik z listą zmian jest przygotowany w formacie html, tak więc po wybraniu opcji Co nowego zostanie otwarta przeglądarka stron www umożliwiająca jego odczytanie. Rysunek 481 Okno pomocy- Obieg dokumentów w 2006 roku W oknie tym opisane są dwie fazy rozliczania świadczeń: faza przygotowania danych statystycznych oraz faza wskazania świadczeń do rozliczenia. W każdej fazie przedstawione zostały kolejne kroki przygotowania dokumentów dla NFZ. W dolnej części okienka pomocy znajduje się opcja umożliwiająca włączenie lub wyłączenie wyświetlania tego okna podczas pracy w programie. Jeżeli użytkownik nie zaznaczy tej opcji, wówczas podczas realizacji poszczególnych etapów pracy, program będzie podpowiadał, jaki krok należy następnie wykonać. Jeżeli opcja ta zostanie zaznaczona, okienko pomocy nie będzie automatycznie wyświetlane. Użytkownik może jednak w dowolnym momencie włączyć to okno korzystając z przycisku umieszczonego w wielu standardowych okienkach w programie, jak np. lista raportów statystycznych, lista raportów rozliczeniowych. Rysunek 480 Opcja "Co nowego " 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 215