KS-SWD. Program do elektronicznej wymiany danych pomiędzy świadczeniodawcami a Narodowym Funduszem Zdrowia KAMSOFT. Przedsiębiorstwo Informatyczne

Transkrypt

1 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Przedsiębiorstwo Informatyczne KAMSOFT Katowice ul. 1 Maja 133 tel. (0-32) , fax @kamsoft.pl KS-SWD Program do elektronicznej wymiany danych pomiędzy świadczeniodawcami a Narodowym Funduszem Zdrowia Instrukcja obsługi wersja Katowice, styczeń /INSTR-WSTĘP/CZ1-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 1

2 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT SPIS TREŚCI WSTĘP...8 PRZYGOTOWANIE SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO...8 PODSTAWOWE ZASADY PRACY Z PROGRAMEM...9 URUCHAMIANIE KOMPUTERA ORAZ PROGRAMU KS-SWD...9 Komputer...9 Jak zainstalować program KS-SWD?...9 Jak uruchomić instrukcję?...10 System Świadczeniodawca...10 JAK PRZYŚPIESZYĆ PRACĘ UŻYWAJĄC SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH?...11 JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KOMBINACJAMI PRZYCISKÓW I KLAWISZY?...12 PODSTAWOWE SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W PROGRAMIE...13 W JAKI SPOSÓB WPROWADZAĆ DATY?...13 Klawisze funkcyjne w linii wpisywania daty...13 Obsługa Kalendarza za pomocą myszki...13 Wykorzystanie klawiatury do obsługi Kalendarza...13 DO CZEGO SŁUŻĄ PASKI PRZEWIJANIA?...14 W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z FUNKCJI KALKULATOR?...14 JAK PORUSZAĆ SIĘ PO POLACH W OKNACH PROGRAMU?...14 TWORZENIE WYDRUKÓW...14 JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ?...15 JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ Z KOMPUTEREM?...16 FUNKCJE PODSTAWOWE...17 DANE ŚWIADCZENIODAWCY...17 MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG...19 Dodawanie nowego miejsca wykonywania usług...19 Poprawianie informacji o miejscu wykonywania usług...19 Usuwanie miejsca wykonywania usług...20 drukowanie listy miejsc wykonywania usług...20 EKSPORT DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY DO ODDZIAŁU NFZ...20 REJESTRACJA ŚWIADCZENIODAWCY...20 UŻYTKOWNICY...22 Użytkownicy...22 Wyszukiwanie użytkownika...22 Wprowadzanie nowego użytkownika...22 Poprawa danych użytkownika...24 Wydruk listy użytkowników...24 ZAPYTANIA OFERTOWE...25 IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO...25 STRONA 2 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

3 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ JAK JEST ZBUDOWANE ZAPYTANIE OFERTOWE?...25 Przeglądanie Karty pozycji specyfikacji zapytania ofertowego NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZEGLĄDAJĄC ZAPYTANIE OFERTOWE...27 WYSZUKIWANIE ZAPYTAŃ OFERTOWYCH...28 DRUKOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO...28 REJESTRACJA I WYPEŁNIANIE OFERT (DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ) PRZEGLĄDANIE I REJESTRACJA OFERT...29 Wyszukiwanie ofert oraz pozycji ich specyfikacji TWORZENIE OFERTY LUB DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ...30 Nagłówek oferty Pozycje specyfikacji oferty Uzupełnianie miejsca wykonywania usług Uzupełnianie specyfikacji ilościowej i cenowej Uzupełnianie pakietu usług szczegółowych Uzupełnianie listy personelu medycznego Uzupełnianie sprzętu medycznego Uzdrowisko Godziny pracy poradni/oddziału Ankiety dołączone do oferty WYPEŁNIANIE ANKIET...39 Zapisanie ankiety Poprawianie ankiety Zatwierdzanie ankiety Drukowanie ankiety POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH OFERT...41 USUWANIE WYBRANYCH OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI...41 SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT...42 KOPIOWANIE OFERT...43 WYSZUKIWANIE OFERT...43 WYSZUKIWANIE POZYCJI SPECYFIKACJI ZA POMOCĄ POLA SZUKAJ WG...43 EKSPORT DANYCH DO ODDZIAŁU NFZ...44 WYDRUK OFERTY...44 ANKIETY IMPORT WZORCA ANKIETY...46 WYPEŁNIANIE ANKIETY...47 WYSZUKIWANIE ANKIET...47 UZUPEŁNIANIE ANKIETY...48 Zapisanie ankiety POPRAWIANIE ANKIETY...49 ZATWIERDZANIE ANKIETY...49 EKSPORT ANKIETY /INSTR-WSTĘP/CZ1-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 3

4 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT UMOWY...51 USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA UMÓW...51 IMPORT UMOWY...51 IMPORT ANEKSU DO UMOWY...52 WYSZUKIWANIE UMÓW ORAZ POZYCJI SPECYFIKACJI UMÓW...52 Przeglądanie usług zawartych w pakietach...54 MONITORING WYKONANIA USŁUG...55 MONITORING ROZLICZENIA UMOWY...55 RAPORT WYKONANIA USŁUG...56 RACHUNKI REFUNDACYJNE...59 USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH...59 LISTA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH...59 OKREŚLANIE LICZBY WYODRĘBNIONYCH RACHUNKÓW...59 WYSZUKIWANIE RACHUNKÓW/KOREKT...60 RODZAJE I TYPY RACHUNKÓW...60 WPROWADZANIE RACHUNKU...60 Rachunek do umowy...60 Rachunek do umowy- za usługi dodatkowe...62 Automatyczne uzupełnianie rachunków na podstawie wykonanych usług/ deklaracji/zatwierdzonych raportów statystycznych...62 Przeglądanie raportu wykonania usług...63 Sprawdzanie realizacji umowy...63 WPROWADZANIE KOREKTY RACHUNKU...64 POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH RACHUNKÓW/KOREKT...64 USUWANIE WYBRANYCH RACHUNKÓW/KOREKT...64 SPRAWDZENIE RACHUNKÓW/KOREKT...65 Sprawdzanie rachunków/korekt do umowy...65 WYCOFYWANIE RACHUNKU...65 EKSPORT RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH/KOREKT DO ODDZIAŁÓW NFZ...66 Generowanie pliku z rachunkiem...66 DRUKOWANIE RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH, FAKTUR I NOT KSIĘGOWYCH...66 Drukowanie rachunku refundacyjnego\korekty...66 Drukowanie faktury...66 Drukowanie noty księgowej...67 REJESTRACJA...68 PACJENCI...68 Wyszukiwanie pacjentów...68 Określanie liczby pacjentów wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów...69 Dodawanie pacjenta do bazy...69 Zmiana danych pacjenta...71 Przeglądanie danych pacjenta...71 Usuwanie pacjentów...71 Pobranie informacji z Centralnego Rejestru Członków KCH/Danych lokalnych...72 STRONA 4 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

5 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Wydrukowanie listy pacjentów DEKLARACJE...74 Wprowadzanie deklaracji do programu Poprawa danych dotyczących wybranej deklaracji Zmiana lekarza wybranego pacjenta Wycofanie lub usunięcie deklaracji pacjenta Przywracanie wycofanej deklaracji Wyszukiwanie deklaracji Określanie liczby deklaracji wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów Wydruk listy deklaracji AKTYWACJA DEKLARACJI...80 Ustalanie przedziałów wiekowych pacjentów Automatyczna aktywacja deklaracji Filtrowanie deklaracji pacjentów Aktywacja deklaracji Przekazanie deklaracji do innej usługi Wyszukiwanie deklaracji przyporządowanych do usługi usuniętej aneksem lub przeniesionej do innego pakietu Usunięcie przyporządkowania NOWE RECEPTY...84 Wprowadzanie recepty Definiowanie słownika sposobów dawkowania leków Wprowadzanie nowego sposobu dawkowania leku Wydruk recepty Wyszukiwanie recept wprowadzonych na listę Poprawa danych recepty Usuwanie recepty REJESTRACJA PUL NUMERÓW RECEPT...87 Dodawanie puli recept Poprawa puli recept Usuwanie puli recept Import puli recept Drukowanie puli numerów WYKONANE USŁUGI...88 Rejestrowanie wykonanych usług WYPEŁNIANIE KARTY WYKONANIA USŁUGI...89 Elementy karty wykonania usługi Elementy karty wykonania kilku usług Poprawianie informacji o wykonanych usługach Wyszukiwanie usług wprowadzonych na listę Zestawienie usług wyświetlonych na liście Usuwanie wykonanej usługi z listy Usuwanie ostatniego importu wykonanych usług Drukowanie listy wykonanych usług Zapisanie listy wykonanych usług w postaci pliku programu Excel PRACOWNICY MEDYCZNI Wyszukiwanie pracownika medycznego Określanie liczby pracowników wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Wprowadzanie danych nowego pracownika medycznego Poprawa danych wybranych pracowników Przekazywanie pacjentów między lekarzami Usuwanie pracowników medycznych Wydruk listy pracowników medycznych /INSTR-WSTĘP/CZ1-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 5

6 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Eksport informacji o pracownikach medycznych do Oddziału NFZ Eksport informacji o pracownikach medycznych do Excela KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH Dodawanie raportu o pacjentach oczekujących na udzielenie świadczenia Eksport raportu o pacjentach oczekujących na udzielenie świadczenia GENEROWANIE RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH DLA NFZ Wyszukiwanie raportów LISTA AKTYWNA Opcje generowania listy aktywnej Generowanie listy aktywnej RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY DO UMOWY Generowanie raportu statystycznego do umowy ZMIANA NAZWY RAPORTU PRZEGLĄDANIE INFORMACJI ZAWARTYCH W RAPORTACH WYDRUK RAPORTU STATYSTYCZNEGO ORAZ PEŁNEJ LISTY POZ EKSPORT RAPORTU POZ DO ARKUSZA EXCEL USUNIĘCIE RAPORTU ZATWIERDZENIE RAPORTU TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM Opcja określania sposobu generowania pliku z raportem RAPORTY ZWROTNE LIST POZ IMPORT RAPORTU POPRAWA POZYCJI RAPORTU Wycofanie deklaracji Porównanie danych Edycja karty pacjenta Edycja usługi USUNIĘCIE RAPORTU WYDRUK LISTY RAPORTÓW WYSZUKIWANIE RAPORTÓW NA LIŚCIE GENERACJA LISTY POZ ZLICZENIE ILOŚCI RAPORTÓW NA LIŚCIE IMPORT DANYCH Z ARKUSZA EXCEL PRZYGOTOWANIE ARKUSZY DO IMPORTU DANYCH arkusz do importu deklaracji Arkusz do importu pacjentów Arkusz do importu wykonanych usług Arkusz do importu pracowników medycznych IMPORT DANYCH KONFIGUROWANIE KREATORA IMPORTU DZIENNIK IMPORTU ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW ZWIĄZANYCH Z IMPORTEM DANYCH STRONA 6 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

7 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Problemy w trakcie importu wykonanych usług USUWANIE IMPORTU LISTY WYKONANYCH USŁUG UZDROWISKA SKIEROWANIA NA LECZENIE UZDROWISKOWE Wprowadzanie skierowania na listę Wyszukiwanie skierowań Poprawianie skierowania Usuwanie skierowania Drukowanie skierowania TURNUSY Import listy uczestników Zaznaczanie niedojazdów Eksport niedojazdów NARZĘDZIA EDYCJA DANYCH ODDZIAŁÓW NFZ Wyszukiwanie Oddziałów NFZ na liście KOPIA BEZPIECZEŃSTWA Tworzenie kopii bezpieczeństwa Przywracanie kopii bezpieczeństwa INDEKSACJA BAZY Indeksacja bazy danych programem zewnętrznym OPCJE Zakładka 1 - Widok Zakładka 2 Grupy wiekowe POZ Zakładka 3 Deklaracje Zakładka 4 Usługi, Raporty Zakładka 5 - Inne Zakładka 6 - Wydruk CO NOWEGO SŁOWNIKI BAK BAZA ADMINISTRACYJNA KRAJU Wyszukiwanie miejscowości w bazie Określanie liczebności miejscowości wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów BAZA JEDNOSTEK CHOROBOWYCH ICD BAZA LEKÓW BLOZ Wyszukiwanie leków w bazie BUM - BAZA USŁUG MEDYCZNYCH Poprawianie danych na Karcie usługi Wyszukiwanie usługi w bazie Określanie ceny usług BAZA PROCEDUR MEDYCZNYCH ICD9 I BADAŃ LABORATORYJNYCH ZAŁĄCZNIK 1 AUTOMATYCZNE UZUPEŁNIANIE RACHUNKU REFUNDACYJNEGO /INSTR-WSTĘP/CZ1-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 7

8 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT WSTĘP Program komputerowy KS-SWD (pełna nazwa KS-Świadczeniodawca) zaprojektowany został dla potrzeb usprawnienia komunikacji i wymiany informacji między dowolnym świadczeniodawcą mającym kontrakt z NFZ i Oddziałem NFZ. Program KS-SWD dedykowany jest w szczególności dla szpitali, przychodni, lekarzy, zakładów POZ, pielęgniarek, położnych, pracowni specjalistycznych, zakładów ortopedycznych, okulistycznych, itd. Program przystosowany został do pracy w środowisku graficznym Windows 95, 98, NT, a do jego użytkowania wystarcza dowolny komputer, na którym zainstalowany jest jeden z wymienionych wyżej systemów operacyjnych oraz karta grafiki z możliwością pracy w trybie HiColor. Program KS-SWD w aktualnej wersji umożliwia elektroniczną wymianę informacji, w tym: ϑ= przyjmowanie od dowolnego Oddziału NFZ Zapytania ofertowego zawierającego usługi medyczne zaplanowane przez Oddział do zakontraktowania na kolejny rok, ϑ= wysyłanie do Oddziałów NFZ oferty ilościowo-cenowej danego świadczeniodawcy, zawierającej rodzaje usług medycznych zgodne jakościowo z zapytaniem ofertowym, ϑ= przyjmowanie od Oddziału NFZ elektronicznej wersji umowy oraz załącznika do umowy zawierających wykaz wszystkich zakontraktowanych usług medycznych, ϑ= przyjmowanie od dowolnego Oddziału NFZ elektronicznej wersji Ankiety zawierającej wzorzec do wypełnienia. Ankiety Fundusz wykorzystuje do gromadzenia dodatkowych informacji o świadczeniodawcach, ϑ= okresowe generowanie rachunków refundacyjnych w formie papierowej i elektronicznej za wykonane usługi medyczne, zgodnie z zawartym kontraktem, ϑ= tworzenie innych dokumentów rozliczeniowych i statystycznych zgodnie z potrzebami Oddziału Funduszu, ϑ= generowanie list aktywnych pacjentów zadeklarowanych w danym POZ, ϑ= generowanie recept z kodami kreskowymi, ϑ= udostępnianie wielu funkcji kontrolnych i edycyjnych ułatwiających bieżącą pracę. PRZYGOTOWANIE SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO Przed rozpoczęciem eksploatacji programu KS-SWD należy przygotować komputer wraz z systemem operacyjnym Windows (np.:95,98,nt) oraz drukarkę atramentową lub laserową dostosowaną do pracy w systemie Windows. Przy zakupie sprzętu w żadnym przypadku nie należy kierować się ceną sprzętu, lecz jego funkcjonalnością i zgodnością z obowiązującymi standardami. Praktyka wielokrotnie potwierdziła, że sprzęt tani zawierający elementy pochodzące od mało znanych producentów nadaje się do pracy w domu, nie zawsze jednak dobrze współpracuje ze specjalistycznym oprogramowaniem intensywnie wykorzystującym wszystkie podzespoły komputera W sprawie wyboru sprzętu najlepiej zwrócić się do specjalistycznej firmy, albo jednego z naszych dealerów. Należy pamiętać, że firma dostarczająca sprzęt musi również zapewnić serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Celowo poświęcamy tyle uwagi doborowi sprzętu, ponieważ od tego w zdecydowanym stopniu zależy praca programu i zadowolenie użytkownika. STRONA 8 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

9 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ PODSTAWOWE ZASADY PRACY Z PROGRAMEM programu KS-SWD powinien wybrać opcję Pierwsza instalacja. System upewni się czy na pewno ma zostać przeprowadzona instalacja bez aktualizacji baz programu. URUCHAMIANIE KOMPUTERA ORAZ PROGRAMU KS-SWD KOMPUTER Aby uruchomić komputer należy włączyć przycisk zasilania POWER. Po jego użyciu nastąpi uruchomienie systemu operacyjnego. Jednym z najpopularniejszych systemów operacyjnych jest Windows. Możemy go rozpoznać po charakterystycznym przycisku Start, który znajduje się w lewym dolnym rogu ekranu. Poprzednikiem systemów Windows 98 i 95 był system Windows 3.11 używany na komputerach o mniejszych mocach obliczeniowych. Jednak ogólne zasady pracy z tymi systemami są podobne. Pojawienie się na ekranie ikon, czyli małych kolorowych obrazków, reprezentujących programy, będzie świadczyło o fakcie gotowości komputera do pracy i jego oczekiwaniu na nasze polecenia. Przykładowym poleceniem może być uruchomienie programu KS-SWD. Rysunek 2 Pytanie o rodzaj instalacji Gdy wybór rodzaju instalacji zostanie potwierdzony rozpocznie się proces instalacji, podczas którego użytkownik powinien stosować się do kolejnych poleceń ukazujących się na ekranie. Program zostanie zainstalowany na dysku C w katalogu Ksswd99. INSTALACJA POŁĄCZONA Z AKTUALIZACJĄ BAZ DANYCH Jeżeli użytkownik korzystał wcześniej z programu KS-SWD i posiada dane, które chciałby przenieść do nowej wersji powinien dokonać instalacji połączonej z aktualizacją baz danych. Przed wykonaniem aktualizacji programu należy sporządzić kopię bezpieczeństwa zawierającą stan całej aktualnej bazy danych. Podczas próby uruchomienia aktualizacji system przypomina o konieczności utworzenia kopii danych. JAK ZAINSTALOWAĆ PROGRAM KS-SWD? Aby zainstalować program KS-SWD należy wykonać następujące czynności: = Po włożeniu płyty z nagranym programem do napędu CD-ROM, w przypadku gdy okno instalacji nie uruchomi się automatycznie na ekranie komputera wyszukujemy ikonę Mój komputer. = Wybieramy napęd odpowiadający stacji CD-ROM. = Uruchamiamy program plikiem Instaluj.exe,. Rysunek 1 Okno instalacji programu KS-SWD Dalsze postępowanie użytkownika zależy od tego czy pracował już wcześniej z programem KS-SWD i ma zainstalowaną jego wcześniejszą wersję (0.46, 0.48, 0.52.x), czy też instaluje program po raz pierwszy. Rysunek 3 Informacja o konieczności utworzenia kopii bezpieczeństwa przed aktualizacją programu Aby wykonać operację aktualizacji należy wskazać położenie katalogu Bazy poprzedniej wersji programu. W tym celu należy użyć przycisku wyboru umieszczonego z prawej strony opcji Wskaż poprzednią wersję programu. Uwaga: Program sam zlokalizuje katalog bazy poprzedniej wersji programu, jeżeli standardowa lokalizacja, czyli C:\Ksswd99\bazy nie została zmieniona przez użytkownika. Jeżeli położenie katalogu bazy poprzedniej wersji programu nie zostanie automatycznie określone użytkownik powinien wskazać lokalizację tego katalogu. W oknie, do którego użytkownik uzyska dostęp po użyciu przycisku wyboru należy odszukać katalog Bazy starej wersji progra mu i użyć przycisku OK. PIERWSZA INSTALACJA W przypadku gdy użytkownik instaluje program KS- SWD po raz pierwszy w oknie Pełna instalacja 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 9

10 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 4 Wskazanie położenia katalogu bazy starej wersji programu. Po prawidłowym przeprowadzeniu tej operacji w oknie instalacyjnym zostanie wyświetlony komunikat o rozpoznaniu wersji programu. Można w tym momencie rozpocząć instalację naciskając przycisk Aktualizuj. Podczas aktualizacji wyświetlany jest komunikat: trwa kopiowanie plików. Użytkownik zostanie poinformowany o zakończeniu tej operacji. Rysunek 5 Komunikat o zakończeniu aktualizacji W chwili pierwszego uruchomienia programu nastąpi uaktualnienie struktury bazy danych programu. Jest to operacja długotrwała użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie odpowiednim komunikatem. W przypadku szczególnie dużych baz może trwać nawet kilka godzin, dlatego zalecane jest, aby pierwsze uruchomienie programu w nowej wersji było dokonywane np. na zakończenie dnia pracy. Rysunek 7 Aktualizacja baz komunikat Użytkownik powinien wówczas wybrać opcję Pacjenci z menu Rejestracja i posortować dane pacjentów według kryterium Daty urodzenia. Jako pierwsze dane na liście pacjentów zostaną wyświetlone te, które nie mają uzupełnionej daty urodzenia. JAK URUCHOMIĆ INSTRUKCJĘ? Na płycie CD z instalacją programu jest również umieszczony plik z instrukcją. Znajduje się on w katalogu Instrukcja. Jest to plik w formacie PDF, tak więc może zostać odczytany przy użyciu programu Acrobat Reader. Jeżeli użytkownik nie ma zainstalowanego tego programu może przeprowadzić jego instalację plikiem, który również jest załączany na płycie CD w katalogu Tools. SYSTEM ŚWIADCZENIODAWCA Po poprawnie przeprowadzonej instalacji można uruchomić program KS-SWD. Aby rozpocząć pracę z systemem należy wybrać program (dysk C, katalog Ksswd99). Można go także uruchomić skrótem na pulpicie utworzonym w trakcie instalacji. Rysunek 6 Informacja o aktualizacji programu podczas pierwszego uruchomienia po wykonaniu aktualizacji Użytkownik może spotkać się z informacją na temat wykrytych błędnych danych pacjentów wyodrębnionych ze względu na datę urodzenia. Bezpośrednio, po uruchomieniu programu, użytkownik nie ma dostępu do żadnej opcji jest to pierwszy stopień zabezpieczenia programu. Aby rozpocząć pracę należy w wyświetlonym oknie uzupełnić pola Użytkownik i wprowadzić Hasło. W przypadku tej wersji programu, jako hasło wpisujemy literę a. STRONA 10 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

11 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Ctrl+O Ctrl+P Ctrl+R Ctrl+W Ctrl+U Ctrl+L Ctrl+S Opcje programu Lista pacjentów Lista rachunków Lista wykonanych usług Lista umów Lista pracowników medycznych Lista raportów Rysunek 8 Wprowadzanie danych użytkownika Jeśli hasło nie będzie odpowiadało hasłu wprowadzonego użytkownika, pojawi się komunikat: Rysunek 9 Komunikat o błędnie podanym haśle Po kliknięciu OK, pojawi się ponownie okno, w którym należy wpisać użytkownika i hasło. Po poprawnym wprowadzeniu danych należy użyć przycisku OK. Umożliwi to zalogowanie się i wejście do programu. Wprowadzono również możliwość pracy z programem innej osobie, bez zamykania programu. W tym celu należy wybrać opcję Zmiana użytkownika z menu Różne. Pojawi się wtedy okno, w którym będzie można wprowadzić nowego użytkownika i jego hasło. Rysunek 10 Wprowadzanie danych nowego użytkownika JAK PRZYŚPIESZYĆ PRACĘ UŻYWAJĄC SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH? Użytkownik może uzyskać dostęp do najczęściej wykorzystywanych opcji programu z poziomu głównego okna aplikacji, bez konieczności wybierania poszczególnych pozycji menu. Skróty klawiaturowe umożliwiające taki operacje są następujące: Skrót Ctrl+A Ctrl+B Ctrl+D Akcja programu Aktywacja deklaracji Kopia bezpieczeństwa Lista deklaracji Podczas pracy z programem możliwe jest korzystanie ze standardowych skrótów klawiaturowych używanych w systemie Windows. Korzystanie z nich powinno znacznie przyśpieszyć wykonywanie poszczególnych operacji. Aby: Naciśnij: Wyświetlić opcje menu Wybrać opcję z wyświetlonego menu Włączyć (wybrać) przycisk Przenieść kursor do następnego pola Przenieść kursor do poprzedniego pola Przenieść kursor do pola w: górę dół, lewo prawo ALT+ podkreślona litera w menu Klawisz litery podświetlonej w nazwie opcji ALT+ podkreślona litera w nazwie przycisku Tab Shift+ Tab Oprócz tego funkcjonują w systemie niestandardowe skróty klawiaturowe, których opis został umieszczony w rozdziałach charakteryzujących poszczególne moduły. W celu ułatwienia pracy z systemem zostały wprowadzone różnego typu przyciski. Sprawne korzystanie z nich może pomóc w realizacji określonych czynności. Należą do nich: Przycisk wyboru po kliknięciu lewym klawiszem myszki, wyświetla się okno zwierające listę, z której możemy wybrać interesującą nas pozycję. pole główne przycisk wyboru Rysunek 11 Pole z przyciskiem wyboru Wykorzystując do pracy klawiaturę należy: ϑ= wejść na pole główne, przemieszczając się klawiszem Tab, ϑ= nacisnąć klawisz Spacji. Lub ϑ= nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 11

12 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Wybrana z listy pozycja zostanie przeniesiona do pola głównego. Strzałka rozwijająca kliknięcie na strzałkę lewym klawiszem myszki spowoduje rozwinięcie pola z pozycjami. Natomiast kliknięcie na wybraną pozycję, spowoduje, że znajdzie się ona w polu głównym. 2. Przyciski kwadratowe (pole wyboru) pozwalają na wybór jednej lub więcej opcji. Kliknięcie klawiszem myszki na przycisk spowoduje aktywizację odpowiadającej mu opcji. Rysunek 14 Zaznaczanie opcji - wybór wielokrotny Rysunek 12 Lista rozwijana Korzystając z klawiatury należy: = wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, = nacisnąć kombinację klawiszy Alt-Kursor w Dół wówczas zostanie rozwinięta lista możliwych do wyboru opcji, = zmieniać poszczególne elementy w polu za pomocą strzałek na klawiaturze. Strzałki zmieniające wartość umożliwiają zmianę wartości podanej w polu głównym; czynność tą wykonujemy klikając na wybraną strzałkę lewym klawiszem myszki. pole główne Strzałka zwiększająca wartość Strzałka zmniejszająca wartość Korzystając z klawiatury należy: ϑ= wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, ϑ= zmieniać wartości umieszczone w polu głównym za pomocą strzałek na klawiaturze (analogicznie w górę, w dół). Możliwe jest również uzupełnienie pola głównego poprzez wpisanie danych z klawiatury. Przyciski włączające i wyłączające określone opcje Uwaga: Są dwa rodzaje przycisków. 1. Przyciski okrągłe (w MS-Office nazywa się polem opcji) pozwalają na wybór tylko jednej opcji. Kliknięcie klawiszem myszki na przycisk spowoduje aktywizację danej opcji. Jednocześnie drugi przycisk zostanie wyłączony, a odpowiadająca mu opcja przestanie być aktywna. Rysunek 13 Zaznaczanie opcji - wybór jednokrotny Korzystając z klawiatury uzyskamy ten sam efekt: = przechodząc na przyciski za pomocą klawisza Tab, = następnie zaznaczając bądź odznaczając je klawiszem Spacji. JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KOMBINACJAMI PRZYCISKÓW I KLAWISZY? Aby każdy użytkownik miał możliwość wyboru formy pracy z programem, wprowadzono dwa sposoby działań wykonywanych za pomocą: = myszki, lub/i = klawiatury. Dlatego też w instrukcji zostały przyjęte standardy dotyczące słownictwa używanego przy opisywaniu poszczególnych operacji. Przykładowo: Przycisk oznacza pole znajdujące się na ekranie, na którym napisano nazwę czynności. Wywołanie tej procedury uzyskamy klikając lewym klawiszem myszki na przycisk. Na każdym przycisku oprócz ikonki znajduje się numer klawisza funkcyjnego (np. F3). Oznacza to, że ten sam efekt uzyskamy naciskając na klawiaturze F3. Natomiast w instrukcji klawisze funkcyjne zostały podane w nawiasach, np.: = Dodaj (F2), = Podgląd (F3), = Popraw (F4), = Szukaj (F7), = Usuń (F8), = Drukuj (F9), = Excel (F12). Prawidłowo powyższe przykłady odczytujemy w następujący sposób: ϑ= kliknij przycisk Dodaj lub naciśnij klawisz F2. Ze względu na fakt istnienia na ekranie kilku przycisków jednocześnie, wprowadzono również STRONA 12 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

13 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ kombinacje klawiszy funkcyjnych. Zarówno w instrukcji jak i w programie są one podane w nawiasach. Należą do nich: = Dodaj (Sh F2), = Popraw (Sh F4), = Usuń (Sh F8). OBSŁUGA KALENDARZA ZA POMOCĄ MYSZKI Po kliknięciu na ikonkę z Kalendarzem, pokaże się poniższe okno, w którym możemy zaznaczyć datę. Uwaga: Skrót Sh oznacza klawisz Shift. W tym przypadku, aby wykonać czynność Dodaj za pomocą klawiatury, musimy jednocześnie nacisnąć oba klawisze - Shift i F2. Uwaga: W niektórych przypadkach, w czasie pracy z programem, następuje wyszarzenie przycisków. Ma to na celu poinformowanie użytkownika, że operacja na danym etapie nie jest możliwa do wykonania. PODSTAWOWE SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W PROGRAMIE W całym programie używane są cztery ujednolicone kombinacje klawiszy z przypisanymi określonymi funkcjami: Alt + o = OK Alt + a = Anuluj Alt + z = Zamknij Alt+F4 = Zamknij. W JAKI SPOSÓB WPROWADZAĆ DATY? W celu wprowadzania dat do systemu, została zainstalowana opcja, którą można obsługiwać zarówno za pomocą myszki jak i klawiatury. Poszczególne daty uzupełniamy jednym z podanych sposobów: = klikając na strzałki zmieniające dzień, Rysunek 15 Kalendarz Istnieją dwie możliwości zmiany Miesiąca i Roku: = za pomocą strzałki rozwijającej (Miesiąc) i strzałek zmieniających wartość (Rok), = wykorzystując przedstawione przyciski Miesiąc poprzedni Miesiąc następny Rok poprzedni Rok następny = Dzień zatwierdzamy, klikając na określone pole W ten sposób znajdzie się na czarnym tle. Żółte tło podświetla dzień dzisiejszy. Aby ostatecznie zaakceptować pełną datę należy dwukrotnie klikniąć na pole dnia. WYKORZYSTANIE KLAWIATURY DO OBSŁUGI KALENDARZA Wykorzystując odpowiednie klawisze i ich kombinacje jesteśmy w stanie wprowadzić datę bez użycia myszki. = wpisując dane z klawiatury = wybierając ikonkę Kalendarza KLAWISZE FUNKCYJNE W LINII WPISYWANIA DATY Aby Wyświetlić Kalendarz Zmienić datę o jeden dzień do przodu Cofnąć datę o jeden dzień Naciśnij: K + ϑ 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 13

14 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Aby: Naciśnij: Wyświetlić Kalendarz K Wyświetlić miesiąc następny > Wyświetlić miesiąc poprzedni < Wyświetlić rok następny Shift > Wyświetlić rok poprzedni Shift < Poruszać się po poszczególnych polach Strzałki na dni klawiaturze Zamknąć kalendarz bez wybrania daty Esc Zamknąć Kalendarz z wprowadzoną automatycznie dzisiejszą datą D Zamknąć Kalendarz z wprowadzoną Enter przez nas datą W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z FUNKCJI KALKULATOR? Funkcja kalkulator została wprowadzona w celu wykonania przez program obliczeń pozycji wyszukanych według określonych kryteriów. Uwaga: Aby czynność ta mogła być wykonana użytkownik musi posiadać uprawnienie Określanie liczebności zbiorów danych. Po kliknięciu ikony kalkulatora pojawi się natychmiast informacja o liczbie pozycji. Przykładowo będzie ona wyglądała w ten sposób: DO CZEGO SŁUŻĄ PASKI PRZEWIJANIA? Pionowe i poziome paski przewijania są elementami bardzo często występującymi w oknach programu. Umożliwiają one dostęp do tych części tabeli, które po otwarciu wybranej opcji są niewidoczne. = pionowy pasek przewijania przesuwa tabelę w górę lub w dół, = poziomy pasek przewijania przesuwa tabelę w lewo lub w prawo. belki poziomy pasek przewijania pionowy pasek przewijania Rysunek 16 Rozmieszczenie pasków przewijania Paskami przewijania można posługiwać się w dwojaki sposób: ϑ= używając strzałek umieszczonych na końcach paska spowoduje to przesunięcie tabeli w wybranym kierunku, ϑ= przytrzymując belkę lewym klawiszem myszki i przesuwając ją w pożądanym kierunku. Jeżeli podczas pracy z programem korzystamy wyłącznie z klawiatury nie będziemy używać paska przewijania. Elementy listy, lub kolumny niewidoczne na ekranie możemy oglądać korzystając ze strzałek umieszczonych na klawiaturze. W tym celu podświetlamy dowolny element tabeli, a następnie poruszamy się naciskając strzałki na klawiaturze w boki lub w górę i w dół. Rysunek 17 Wynik zliczania wyszukanych pozycji Wykonywanie takich obliczeń przez program, możliwe jest we wszystkich modułach, w których znajduje się ikona kalkulatora. JAK PORUSZAĆ SIĘ PO POLACH W OKNACH PROGRAMU? Istnieją trzy możliwości przechodzenia z jednego do drugiego pola: = klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, = używając klawisza Tab (tabulator) - do następnego pola, = używając kombinacji klawiszy Tab i Shift do poprzedniego pola, = posługując się strzałkami na klawiaturze - w lewo, w prawo, w dół, w górę. TWORZENIE WYDRUKÓW Wprowadzony do wybranego okna programu przycisk Drukuj (F9) oznacza, że istnieje możliwość wydrukowania wykazu, spisu lub listy pozycji znajdujących się w aktualnie wyświetlonej tabeli. Po jego użyciu pojawi się okno Drukuj. STRONA 14 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

15 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - otworzenie okna Zapisz jako, - natychmiastowe wydrukowanie dokumentu, - wyjście z okna Podgląd wydruku. Rysunek 18 Ustawienie parametrów wydruku Zanim podejmie się decyzję o drukowaniu można zobaczyć jak dany wydruk będzie wyglądał. Wystarczy użyć przycisk z podglądem wydruku.. Pojawi się wtedy okno Po powrocie do okna Drukuj można: ϑ= zrezygnować z drukowania używając przycisku Anuluj, lub ϑ= po podjęciu decyzji o drukowaniu określić następujące parametry: = drukarkę, na której będziemy drukować (pole Nazwa), = numery stron, które należy wydrukować (opcja Zakres), = liczbę kopii dokumentu (pole Liczba kopii). Po ich określeniu w oknie Drukuj należy użyć przycisk OK. W tym momencie pojawi się pytanie systemowe, wymagające potwierdzenia wykonania czynności drukowania. Rysunek 19 Podgląd wydruku Przyciski znajdujące się w górnej części okna pozwalają na: - wyświetlenie pierwszej strony wydruku, - wyświetlenie ostatniej strony wydruku, - wyświetlenie poprzedniej strony wydruku, - wyświetlenie następnej strony wydruku, - wyświetlenie całej strony wydruku, - wyświetlenie 100% strony wydruku, - wyświetlenie szerokości strony wydruku, - powiększenie strony wydruku, - pomniejszenie strony wydruku, - otworzenie okna Otwórz, Rysunek 20 Pytanie o potwierdzenie polecenia drukowania Po kliknięciu przycisku Tak nastąpi wydruk dokumentu. JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ? W celu wyjścia z okna należy wykonać jedną z następujących czynności: ϑ= wybrać jeden z przycisków znajdujących się w prawym dolnym rogu okna: = Zamknij, = Anuluj, ϑ= kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, ϑ= nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. Aby wyjść z programu możemy wykonać jedną z wymienionych czynności: = wybrać opcję Koniec z menu Różne, = kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, = nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. W celu uniknięcia przypadkowego wyjścia z programu wprowadzono zabezpieczenie. Zanim 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 15

16 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT program zostanie zamknięty pojawi się pytanie wymagające potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 21 Pytanie potwierdzające chęć zamknięcia programu JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ Z KOMPUTEREM? Aby zakończyć pracę z komputerem należy: = kliknąć przycisk Start, = następnie polecenie Zamknij system, = po pojawieniu się okna, wybrać opcję Zakończ pracę komputera, = nacisnąć przycisk OK lub klawisz Enter. Po wyświetleniu napisu Możesz teraz bezpiecznie wyłączyć komputer można wykonać tą czynność przyciskiem POWER. STRONA 16 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

17 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ FUNKCJE PODSTAWOWE Wyniki wszystkich operacji wykonywanych w programie KS-SWD są wykorzystywane w Systemie Informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia KS- SIKCH. Zapewnienie pełnej kooperacji obu tych systemów ułatwia i w znaczny sposób przyśpiesza wymianę informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałami NFZ. Dlatego też wymiana ta ma opierać się na zapisie danych na nośnikach elektronicznych. Aby współpraca była możliwa użytkownik programu KS-SWD musi zostać zarejestrowany w systemie Funduszu i otrzymać unikalny kod, który będzie go w jednoznaczny sposób identyfikować. Dzięki temu wszystkie dokumenty stworzone w KS-SWD będą łączone w Oddziałach z właściwym świadczeniodawcą. DANE ŚWIADCZENIODAWCY Po uruchomieniu programu wyświetlony zostanie komunikat informujący o konieczności wprowadzenia danych do Karty świadczeniodawcy. Rysunek 22 Komunikat Aby świadczeniodawca mógł być zarejestrowany w Oddziale NFZ musi wypełnić Kartę ze swoimi danymi i wyeksportować ją na nośniku elektronicznym. Aby zapisać dane świadczeniodawcy w programie należy: = z menu Różne wybrać opcję Dane świadczeniodawcy, Dane w Karcie świadczeniodawcy są grupowane na trzech zakładkach: - dane podstawowe, - dane rejestracyjne, - adresy. I Dane podstawowe Rysunek 23 Pusta Karta świadczeniodawcy Na zakładce dane podstawowe należy uzupełnić następujące informacje: ϑ= Numery identyfikacyjne (NIP, REGON), ϑ= Sufiks dokumentów (kod identyfikujący pliki generowane w programie KS-SWD), Sufix jest kodem składającym się z trzech znaków (liter). W przypadku zainstalowania programu KS-SWD na kilku komputerach za jego pomocą świadczeniodawca może wyróżnić jednostki podległe (np. poradnie w obrębie szpitala). Każda z tych jednostek będzie rejestrowała wykonanie usług odnośnie określonych punktów umowy z Oddziałem NFZ, a następnie będzie mogła wystawiać rachunki oraz raporty, których numer zostanie rozszerzony o trzyznakowy kod. ϑ= Konto bankowe (nazwa banku, numer konta), ϑ= Kierownik (imię i nazwisko, telefon), ϑ= Księgowy (imię i nazwisko, telefon) ϑ= Strona umowy (strona umowy, kontakt telefoniczny), Po kliknięciu na pole Strona umowy wyświetlana jest informacja dotycząca rodzaju danych, które należy wpisać w tym miejscu: Rysunek 24 Informacja o rodzaju danych, które należy wpisać w polu Strona umowy ϑ= Imię i nazwisko osoby/osób reprezentujących stronę umowy: = Imię i nazwisko, Pole bank jest uzupełnianie ze słownika banków, który tworzy użytkownik. Aby wprowadzić dane o banku należy: = Kliknąć w przycisk wyboru w polu bank, 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 17

18 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT = forma organizacyjna (wybór z dostępnej listy), = zezwolenia (wybór z dostępnej listy), = wpisy do rejestrów (wybór z dostępnej listy). Przyciski znajdujące się z prawej strony list pozwalają na wykonanie następujących operacji: - dodanie wpisu do listy, - poprawienie wpisu już wprowadzonego na listę, - usunięcie wpisu z listy. Rysunek 25 Wybieranie banku = Użyć przycisku F2 Dodaj i uzupełnić w karcie banku jego numer oraz nazwę, Po użyciu przycisku pojawi się okno umożliwiające wybranie odpowiedniego rodzaju zezwolenia lub wpisu do rejestru. Rysunek 26 Karta banku dodawanie Uwaga: numer banku nie jest numerem konta jest to numer rozliczeniowy banku (pierwsza część numeru konta). Po uzupełnieniu karty banku i naciśnięciu przycisku OK bank jest wprowadzany na listę banków. Bank ten może być następnie wybrany z listy banków i pojawia się w polu bank w karcie świadczeniodawcy. Numer rozliczeniowy banku jest uzupełniany w polu konto. Użytkownik powinien dopisać dalszą część numeru konta. II Dane rejestracyjne Rysunek 28 Dodawanie zezwolenia Po podświetleniu wpisu na liście należy wypełnić pola: numer wpisu oraz data rejestracji a następnie użyć przycisku OK., aby wprowadzić wpis na listę. III Dane adresowe Rysunek 29 Karta świadczeniodawcy - dane adresowe Rysunek 27 Karta świadczeniodawcy - dane rejestracyjne Na zakładce dane rejestracyjne uzupełniane są następujące informacje: = podmiot założycielski (wybór z dostępnej listy), Na zakładce dane adresowe użytkownik uzupełnia: ϑ= adres siedziby (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon, fax), ϑ= adres do korespondencji (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon). Jeśli adres do korespondencji pokrywa się z adresem wykonywania świadczeń można skorzystać z przycisku wówczas program sam uzupełni wszystkie pola)., STRONA 18 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

19 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ϑ= adresy internetowe: ( , adres w sieci rozległej). Aby wszystkie dane dotyczące świadczeniodawcy zostały wypełnione, do programu wprowadzono komunikaty informujące o braku wymaganych danych. usług, - wprowadzenie miejsca wykonywania - poprawienie informacji o miejscu wykonywania usług, - wydrukowanie listy miejsc wykonywania usług, - usunięcie wybranego miejsca wykonywania usług, - zliczenia pozycji listy miejsc wykonywania usług. Rysunek 30 Komunikat o nie wpisaniu do Karty świadczeniodawcy nazwy DODAWANIE NOWEGO MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Aby wprowadzić na listę miejsce wykonywania usług należy użyć przycisku F2 Dodaj. Rysunek 31 Konieczność podania numeru NIP Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji można je zaakceptować przyciskiem OK. Uwaga: Program automatycznie sprawdza czy podany NIP lub Regon jest prawidłowy. MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Wiele placówek służby zdrowia to duże zakłady świadczące swoje usługi w kilku lub kilkunastu miejscach o różnej lokalizacji. W karcie świadczeniodawcy na zakładce Adresy uzupełniane są tylko informacje na temat siedziby oraz adresu do korespondencji. Aby wprowadzić szczegółowe informacje na temat placówek wybranego świadczeniodawcy należy użyć przycisku Miejsca wykonywania usług znajdującego się w dolnej części Karty świadczeniodawcy. Rysunek 33 Karta miejsca wykonywania usług W Karcie miejsca wykonywania usług należy podać następujące informacje: ϑ= nazwa, ϑ= VII kod resortowy świadczeniodawcy, jeżeli kod ten nie został nadany zamiast niego mogą zostać podane inne, uzgodnione z Funduszem trzy cyfry lub zero, ϑ= komórka organizacyjna (wybór z dostępnej listy komórek) ϑ= kod pocztowy, ϑ= miejscowość, ϑ= ulica, ϑ= numer lokalu, ϑ= telefon do rejestracji pacjentów. Po wypełnieniu danych w karcie należy użyć przycisku OK, aby wprowadzić je na listę miejsc wykonywania usług. Użycie przycisku Anuluj oznacza rezygnację z wprowadzania informacji na listę. POPRAWIANIE INFORMACJI O MIEJSCU WYKONYWANIA USŁUG Rysunek 32 Lista miejsc wykonywania usług W części dolnej listy wykonywania usług znajdują się przyciski umożliwiające: W celu dokonania zmian w informacjach dotyczących miejsca wykonania usługi należy na liście zaznaczyć dane miejsce i wybrać przycisk F4 Popraw. Sposób poprawiania danych jest analogiczny jak w przypadku wprowadzania nowego miejsca. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 19

20 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT USUWANIE MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Aby usunąć miejsce z listy należy je zaznaczyć, a następnie użyć przycisku F8 Usuń. Jeżeli dane miejsce wykonywania usługi jest określone w ofercie wówczas nie można go usunąć, o czym użytkownik jest informowany poniższym komunikatem: Rysunek 34 Komunikat przy próbie usunięcia miejsca wykonywania usług występującego w ofercie Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz w celu zapisania danych. W przypadku, gdy w karcie świadczeniodawcy zostaną wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Zastosuj, przed wygenerowaniem pliku. Zmiany te zostaną zapamiętane i zapisane do pliku. Świadczeniodawca, którego dane będą przekazane do Funduszu zostanie zarejestrowany w systemie KS- SIKCH. Uzyska również kod, który będzie go jednoznacznie identyfikował. Oddział NFZ na podstawie otrzymanych informacji przygotowuje i wysyła plik rejestracyjny z nadanym kodem. Tylko po wczytaniu takiego pliku świadczeniodawca może zaimportować umowy przygotowane dla niego przez Oddział Funduszu. DRUKOWANIE LISTY MIEJSC WYKONYWANIA USŁUG Wydrukowanie listy miejsc jest możliwe poprzez przycisk F9 Drukuj. Przed wykonaniem wydruku użytkownik może sprawdzić jak będzie wyglądał wydruk na podglądzie. EKSPORT DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY DO ODDZIAŁU NFZ Bardzo ważną czynnością pozwalającą na realizację procesu wymiany informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałem NFZ jest przekazanie danych o świadczeniodawcy zapisanych na nośniku elektronicznym (dyskietka) bądź przesłanie pocztą elektroniczną do Oddziału NFZ. W tym celu z menu Różne wybieramy opcję Dane świadczeniodawcy a następnie używamy przycisku ShF6 Eksport Pojawi się wtedy okno Zapisz jako, w którym należy wybrać dysk, katalog, podkatalog oraz plik, gdzie zostaną zapisane dane wprowadzone wcześniej na Karcie świadczeniodawcy. REJESTRACJA ŚWIADCZENIODAWCY Po przesłaniu podstawowych informacji do Oddziału NFZ świadczeniodawca otrzymuje plik rejestracyjny umożliwiający wymianę danych z Oddziałem. Świadczeniodawca musi zaimportować plik rejestracyjny przesłany z Oddziału zawierający nadany mu kod. W tym celu należy wybrać opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu Różne. Pojawi się wtedy okno z listą oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. Uwaga: Jeden świadczeniodawca może być zarejestrowany w kilku różnych Oddziałach NFZ. Rysunek 36 Lista oddziałów Funduszu Podczas pierwszej rejestracji lista Oddziałów jest pusta-aby wykonać rejestrację należy kliknąć na przycisk ShF5 Rejestruj i wybrać plik rejestracyjny (*.swr). Po podświetleniu właściwej pozycji należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Rysunek 35 Okno zapisu danych świadczeniodawcy Uwaga: Nazwy pliku proponowanej przez program nie należy zmieniać. Jeśli świadczeniodawca chce się zarejestrować w kolejnym Oddziale NFZ musi ponownie kliknąć przycisk Sh F5 Rejestruj. Po tej czynności pojawi się informacja, że program już jest zarejestrowany - w związku z tym użytkownik musi zdecydować czy na pewno ma być dokonana rejestracja. STRONA 20 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

21 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 37 Uwaga dotycząca rejestracji świadczeniodawcy Jeżeli chcemy zarejestrować program klikamy przycisk Tak. Po pojawieniu się okna Wybór dokumentów do importu należy wybrać lokalizację pliku rejestracyjnego. Wyświetli się wówczas w prawej części okna Nazwa archi1wum dokument, w którym zapisano kod (plik ma rozszerzenie SWR). Po podświetleniu właściwej pozycji należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Rysunek 38 Zaimportowane dane świadczeniodawcy Od tego momentu wszystkie dokumenty tworzone w programie KS-SWD i przesyłane do Oddziałów NFZ będą łączone z właściwym świadczeniodawcą. Informacje na temat numerów kodów nadanych przez NFZ świadczeniodawcy pojawiają się w oknie z listą oddziałów Oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 21

22 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT UŻYTKOWNICY Podstawowym zadaniem opcji Użytkownicy jest połączenie w jedną całość operacji związanych z nadzorowaniem praw i uprawnień użytkowników. W zakresie tej funkcji mieści się także proces dodawania pracowników do listy osób uprawnionych do korzystania z programu. Operacje te powinny być wykonane przez administratora systemu w taki sposób, aby poszczególne osoby otrzymały tylko i wyłącznie te uprawienia, które są niezbędne do normalnej pracy. W szczególności trzeba zadbać o to, aby ograniczyć listę użytkowników mających możliwość modyfikacji zarówno własnych, jak i cudzych uprawnień. Pracownik w systemie identyfikowany jest za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Nazwa użytkownika niekoniecznie musi zgadzać się z rzeczywistym imieniem lub nazwiskiem. Należy również pamiętać, aby hasło nie miało związku z danymi personalnymi danego pracownika. Niewskazane jest wykorzystanie w tym celu imienia, nazwiska lub daty urodzenia. Hasło powinno zawierać co najmniej 5 znaków. Są to zalecenia, które stanowią minimalny poziom zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych do systemu, który zawiera szereg danych o charakterze poufnym. Uwaga: Aby użytkownik systemu mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. UŻYTKOWNICY Jest to opcja zawierająca listę wszystkich pracowników, którzy kiedykolwiek mieli uprawnienia do pracy z systemem. Jest ona dostępna po wybraniu opcji Użytkownicy z menu Różne. ważności hasła liczbę dni, przez które dany użytkownik będzie mógł się logować na wprowadzone hasło. Uwaga: Program będzie odliczał dni od daty wprowadzenia limitu. Przyciski w obrębie okna Lista użytkowników pozwalają na: Dodaj (F2) dopisanie nowego użytkownika, Popraw (F4) poprawę informacji o użytkownikach, Drukuj (F9) wydruk pełnej listy użytkowników, Zamknij zamknięcie okna. W celu zliczenia liczby pozycji aktualnie znajdujących się na wyświetlonej liście (liczby użytkowników) należy kliknąć na ikonę kalkulatora WYSZUKIWANIE UŻYTKOWNIKA System umożliwia wyszukiwanie użytkowników wg kryterium Nazwisko; Imię. Aby wyszukać w bazie danego użytkownika należy: ϑ= w polu obok kryterium podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwany użytkownik zostanie w ten sposób podświetlony na liście. WPROWADZANIE NOWEGO UŻYTKOWNIKA W celu wprowadzenia nowego użytkownika i umożliwienia mu pracy z programem, należy użyć przycisk Dodaj (F2). Spowoduje to wyświetlenie okna karty użytkownika, na której znajdują się dwie zakładki: ϑ= Dane ogólne, ϑ= Hasło, Uprawnienia. Kliknięcie na zakładkę spowoduje wyświetlenie danej karty. DANE OGÓLNE Dane ogólne umożliwiają wprowadzenie oraz modyfikację danych osobowych użytkownika. Rysunek 39 Lista użytkowników W programie wprowadzono możliwość limitowania czasu ważności hasła. Jeśli będziemy chcieli, aby wymusić na użytkownikach systemu zmianę co pewien czas haseł, należy wprowadzić do pola Limitowany czas Rysunek 40 Wprowadzanie nowego użytkownika programu Wypełniając poszczególne pola należy pamiętać, że: STRONA 22 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

23 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ = pole Miejscowość wprowadza się z bazy, klikając na umieszczone obok pole wyboru, = pozostałe pola uzupełnia się ręcznie. Aby wprowadzić nowego użytkownika następujące pola muszą być obowiązkowo wypełnione: ϑ= Nazwa użytkownika, ϑ= Nazwisko, ϑ= Imię, Po kliknięciu OK pojawi się komunikat przypominający o konieczność wprowadzenia hasła dla danego użytkownika. Rysunek 41 Komunikat brak wprowadzonego hasła Automatycznie nastąpi wyświetlenie karty służącej do uzupełniania Hasła i Uprawnień wprowadzonego użytkownika. HASŁA DOSTĘPU I UPRAWNIENIA Aby zdefiniować dla nowego użytkownika hasła dostępu oraz uprawnienia do korzystania z programu należy kliknąć na karcie użytkownika zakładkę Hasło, uprawnienia. Na tym etapie można również modyfikować uprawnienia istniejących użytkowników, aby umożliwić im uruchomienie określonych funkcji programu. W przypadku gdy użytkownik nie ma prawa do przeglądania lub edycji kartoteki użytkowników (czyli w zasadzie każdy oprócz administratora), zamiast opcji Użytkownicy w menu głównym wyświetlana jest pozycja Zmiana hasła. Po jej wybraniu użytkownik proszony jest o podanie poprzedniego hasła i dwa razy nowego (wprowadzenie i weryfikacja). Rysunek 42 Okno nadawania uprawnień i haseł W oknie tym należy wprowadzić hasło, które pozwoli nowemu użytkownikowi pracować w programie. Uwaga: Nowe hasło należy wpisać w odpowiednich polach dwukrotnie. Stanowi to zabezpieczenie przed popełnieniem błędu podczas wpisywania hasła. Wpisywane hasło wyświetlane jest w postaci niewidocznej dla użytkownika (znaczki *). Jest to zabezpieczenie przed podejrzeniem hasła przez osoby trzecie. W celu usprawnienia i przyśpieszenia wykonywania pracy podczas nadawania uprawnień poszczególnym pracownikom, wprowadzono przycisk Kopiuj (F11). Jeśli będziemy chcieli nadać wybranej osobie uprawnienia takie same, jakie już posiada inna osoba wprowadzona do programu, wystarczy: ϑ= wprowadzić hasło, ϑ= kliknąć przycisk Kopiuj (F11), ϑ= po pojawieniu się okna Wybieranie użytkownika, należy wybrać (podświetlić) osobę, której uprawienia mają być skopiowane, ϑ= użyć przycisku OK. Spowoduje to skopiowanie uprawnień podświetlonej osoby na kartę uprawnień wprowadzanego aktualnie pracownika. Następnie należy określić uprawnienia (zaznaczając pola z lewej strony), które pozwolą użytkownikowi programu wykorzystywać tylko te opcje, jakie zostały mu przydzielone przez osoby uprawnione. Zaznaczenie określonych uprawnień będzie polegało na kliknięciu na pusty kwadrat, w którym pojawi się znacznik. Dostępne są między innymi następujące uprawnienia: = Przeglądanie pacjentów pozwala wyszukać pacjentów w bazie i obejrzeć ich dane. = Dodawanie i poprawianie pacjentów umożliwia wprowadzenie nowego pacjenta, a także modyfikację danych pacjentów już istniejących. = Importowanie pacjentów pozwala importować arkusze z danymi z programu Excel = Przeglądanie danych świadczeniodawcy pozwala przeglądać dane świadczeniodawcy. = Poprawianie danych świadczeniodawcy pozwala na poprawianie danych świadczeniodawcy. = Dodawanie i poprawianie danych banków daje możliwość wprowadzenia nowego banku i jego modyfikacji. = Przeglądanie użytkowników systemu jest to opcja pozwalająca przeglądać listę osób pracujących z programem oraz dane dotyczące tych osób bez możliwości ich modyfikacji. = Poprawianie danych użytkowników systemu umożliwia modyfikację danych osobowych pracowników (na zakładce Dane ogólne). = Przeglądanie umów = Wprowadzanie (importowanie) umów = Importowanie pacjentów pozwala na import danych dotyczących pacjentów. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 23