KS-SWD. Program do elektronicznej wymiany danych pomiędzy świadczeniodawcami a Narodowym Funduszem Zdrowia KAMSOFT. Przedsiębiorstwo Informatyczne

Transkrypt

1 Przedsiębiorstwo Informatyczne KAMSOFT Katowice ul. 1 Maja 133 tel. (0-32) , fax @kamsoft.pl KS-SWD Program do elektronicznej wymiany danych pomiędzy świadczeniodawcami a Narodowym Funduszem Zdrowia Instrukcja obsługi wersja Katowice, wrzesień 2003

2 Instrukcja obsługi Ks-swd 2 P.I. Kamsoft

3 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ SPIS TREŚCI WSTĘP... 7 PRZYGOTOWANIE SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO...7 PODSTAWOWE ZASADY PRACY Z PROGRAMEM... 8 URUCHAMIANIE KOMPUTERA ORAZ PROGRAMU KS-SWD...8 Komputer... 8 Jak zainstalować program KS-SWD?... 8 Jak uruchomić instrukcję?... 9 System Świadczeniodawca... 9 JAK PRZYŚPIESZYĆ PRACĘ UŻYWAJĄC SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH?...10 JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KOMBINACJAMI PRZYCISKÓW I KLAWISZY?...11 PODSTAWOWE SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W PROGRAMIE...12 W JAKI SPOSÓB WPROWADZAĆ DATY?...12 Klawisze funkcyjne w linii wpisywania daty Obsługa Kalendarza za pomocą myszki Wykorzystanie klawiatury do obsługi Kalendarza DO CZEGO SŁUŻĄ PASKI PRZEWIJANIA?...13 W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z FUNKCJI KALKULATOR?...13 JAK PORUSZAĆ SIĘ PO POLACH W OKNACH PROGRAMU?...13 TWORZENIE WYDRUKÓW...13 JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ?...14 JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ Z KOMPUTEREM?...15 FUNKCJE PODSTAWOWE DANE ŚWIADCZENIODAWCY...16 MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG...18 Dodawanie nowego miejsca wykonywania usług Poprawianie informacji o miejscu wykonywania usług Usuwanie miejsca wykonywania usług drukowanie listy miejsc wykonywania usług EKSPORT DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY DO ODDZIAŁU NFZ...19 REJESTRACJA ŚWIADCZENIODAWCY...19 UŻYTKOWNICY Użytkownicy Wyszukiwanie użytkownika Wprowadzanie nowego użytkownika Poprawa danych użytkownika Wydruk listy użytkowników ZAPYTANIA OFERTOWE IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO...24 JAK JEST ZBUDOWANE ZAPYTANIE OFERTOWE? /INSTR-WSTĘP/CZ1-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 1

4 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Przeglądanie Karty pozycji specyfikacji zapytania ofertowego...25 NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZEGLĄDAJĄC ZAPYTANIE OFERTOWE...26 WYSZUKIWANIE ZAPYTAŃ OFERTOWYCH...27 DRUKOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO...27 REJESTRACJA I WYPEŁNIANIE OFERT (DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ)...28 PRZEGLĄDANIE I REJESTRACJA OFERT...28 Wyszukiwanie ofert oraz pozycji ich specyfikacji...29 TWORZENIE OFERTY LUB DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ...29 Nagłówek oferty...31 Pozycje specyfikacji oferty...31 Uzupełnianie miejsca wykonywania usług...32 Uzupełnianie specyfikacji ilościowej i cenowej...32 Uzupełnianie pakietu usług szczegółowych...33 Uzupełnianie listy personelu medycznego...34 Uzdrowisko...35 Godziny pracy poradni/oddziału...37 Ankiety dołączone do oferty...38 WYPEŁNIANIE ANKIET...38 Zapisanie ankiety...40 Poprawianie ankiety...40 Zatwierdzanie ankiety...40 Drukowanie ankiety...40 POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH OFERT...40 USUWANIE WYBRANYCH OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI...40 SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT...41 KOPIOWANIE OFERT...42 WYSZUKIWANIE OFERT...42 WYSZUKIWANIE POZYCJI SPECYFIKACJI ZA POMOCĄ POLA SZUKAJ WG...42 EKSPORT DANYCH DO ODDZIAŁU NFZ...43 WYDRUK OFERTY...43 ANKIETY...45 IMPORT WZORCA ANKIETY...45 WYPEŁNIANIE ANKIETY...46 WYSZUKIWANIE ANKIET...46 UZUPEŁNIANIE ANKIETY...47 Zapisanie ankiety...48 POPRAWIANIE ANKIETY...48 ZATWIERDZANIE ANKIETY...48 EKSPORT ANKIETY...48 UMOWY...50 USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA UMÓW...50 STRONA 2 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

5 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ IMPORT UMOWY...50 IMPORT ANEKSU DO UMOWY...51 WYSZUKIWANIE UMÓW ORAZ POZYCJI SPECYFIKACJI UMÓW...51 Przeglądanie usług zawartych w pakietach MONITORING WYKONANIA USŁUG...54 MONITORING ROZLICZENIA UMOWY...54 RAPORT WYKONANIA USŁUG...55 RACHUNKI REFUNDACYJNE USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH...58 LISTA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH...58 OKREŚLANIE LICZBY WYODRĘBNIONYCH RACHUNKÓW...58 WYSZUKIWANIE RACHUNKÓW/KOREKT...59 RODZAJE I TYPY RACHUNKÓW...59 WPROWADZANIE RACHUNKU...59 Rachunek do umowy Rachunek do umowy- za usługi dodatkowe Automatyczne uzupełnianie rachunków na podstawie wykonanych usług/ deklaracji/zatwierdzonych raportów statystycznych Przeglądanie raportu wykonania usług Sprawdzanie realizacji umowy WPROWADZANIE KOREKTY RACHUNKU...62 POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH RACHUNKÓW/KOREKT...63 USUWANIE WYBRANYCH RACHUNKÓW/KOREKT...63 SPRAWDZENIE RACHUNKÓW/KOREKT...64 Sprawdzanie rachunków/korekt do umowy WYCOFYWANIE RACHUNKU...64 EKSPORT RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH/KOREKT DO ODDZIAŁÓW NFZ...64 Generowanie pliku z rachunkiem DRUKOWANIE RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH, FAKTUR I NOT KSIĘGOWYCH...65 Drukowanie rachunku refundacyjnego\korekty Drukowanie faktury Drukowanie noty księgowej REJESTRACJA PACJENCI...67 Wyszukiwanie pacjentów Określanie liczby pacjentów wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów Dodawanie pacjenta do bazy Zmiana danych pacjenta Przeglądanie danych pacjenta Usuwanie pacjentów Pobranie informacji z Centralnego Rejestru Członków KCH/Danych lokalnych Wydrukowanie listy pacjentów DEKLARACJE...73 Wprowadzanie deklaracji do programu /INSTR-WSTĘP/CZ1-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 3

6 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Poprawa danych dotyczących wybranej deklaracji...75 Zmiana lekarza wybranego pacjenta...75 Wycofanie lub usunięcie deklaracji pacjenta...76 Przywracanie wycofanej deklaracji...76 Wyszukiwanie deklaracji...76 Określanie liczby deklaracji wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów...78 Wydruk listy deklaracji...78 AKTYWACJA DEKLARACJI...79 Ustalanie przedziałów wiekowych pacjentów...79 Automatyczna aktywacja deklaracji...79 Filtrowanie deklaracji pacjentów...79 Aktywacja deklaracji...80 Przekazanie deklaracji do innej usługi...81 Wyszukiwanie deklaracji przyporządowanych do usługi usuniętej aneksem lub przeniesionej do innego pakietu...81 Usunięcie przyporządkowania...82 NOWE RECEPTY...83 Wprowadzanie recepty...83 Definiowanie słownika sposobów dawkowania leków...84 Wprowadzanie nowego sposobu dawkowania leku...85 Wydruk recepty...85 Wyszukiwanie recept wprowadzonych na listę...85 Poprawa danych recepty...86 Usuwanie recepty...86 REJESTRACJA PUL NUMERÓW RECEPT...86 Dodawanie puli recept...86 Poprawa puli recept...86 Usuwanie puli recept...86 Import puli recept...86 Drukowanie puli numerów...86 WYKONANE USŁUGI...87 Rejestrowanie wykonanych usług...87 WYPEŁNIANIE KARTY WYKONANIA USŁUGI...88 Elementy karty wykonania usługi...88 Elementy karty wykonania kilku usług...95 Poprawianie informacji o wykonanych usługach...98 Wyszukiwanie usług wprowadzonych na listę...98 Zestawienie usług wyświetlonych na liście...99 Usuwanie wykonanej usługi z listy...99 Usuwanie ostatniego importu wykonanych usług...99 Drukowanie listy wykonanych usług Zapisanie listy wykonanych usług w postaci pliku programu Excel PRACOWNICY MEDYCZNI Wyszukiwanie pracownika medycznego Określanie liczby pracowników wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów Wprowadzanie danych nowego pracownika medycznego Poprawa danych wybranych pracowników Przekazywanie pacjentów między lekarzami Usuwanie pracowników medycznych Wydruk listy pracowników medycznych Eksport informacji o pracownikach medycznych do Oddziału NFZ Eksport informacji o pracownikach medycznych do Excela KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH STRONA 4 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

7 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Dodawanie raportu o pacjentach oczekujących na udzielenie świadczenia Eksport raportu o pacjentach oczekujących na udzielenie świadczenia GENEROWANIE RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH DLA NFZ Wyszukiwanie raportów LISTA AKTYWNA Opcje generowania listy aktywnej Generowanie listy aktywnej RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY DO UMOWY Generowanie raportu statystycznego do umowy ZMIANA NAZWY RAPORTU PRZEGLĄDANIE INFORMACJI ZAWARTYCH W RAPORTACH WYDRUK RAPORTU STATYSTYCZNEGO ORAZ PEŁNEJ LISTY POZ EKSPORT RAPORTU POZ DO ARKUSZA EXCEL USUNIĘCIE RAPORTU ZATWIERDZENIE RAPORTU TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM Opcja określania sposobu generowania pliku z raportem RAPORTY ZWROTNE LIST POZ IMPORT RAPORTU POPRAWA POZYCJI RAPORTU Wycofanie deklaracji Porównanie danych Edycja karty pacjenta Edycja usługi USUNIĘCIE RAPORTU WYDRUK LISTY RAPORTÓW WYSZUKIWANIE RAPORTÓW NA LIŚCIE GENERACJA LISTY POZ ZLICZENIE ILOŚCI RAPORTÓW NA LIŚCIE IMPORT DANYCH Z ARKUSZA EXCEL PRZYGOTOWANIE ARKUSZY DO IMPORTU DANYCH arkusz do importu deklaracji Arkusz do importu pacjentów Arkusz do importu wykonanych usług Arkusz do importu pracowników medycznych IMPORT DANYCH KONFIGUROWANIE KREATORA IMPORTU DZIENNIK IMPORTU ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW ZWIĄZANYCH Z IMPORTEM DANYCH Problemy w trakcie importu wykonanych usług USUWANIE IMPORTU LISTY WYKONANYCH USŁUG /INSTR-WSTĘP/CZ1-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 5

8 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT UZDROWISKA SKIEROWANIA NA LECZENIE UZDROWISKOWE Wprowadzanie skierowania na listę Wyszukiwanie skierowań Poprawianie skierowania Usuwanie skierowania Drukowanie skierowania TURNUSY Import listy uczestników Zaznaczanie niedojazdów Eksport niedojazdów NARZĘDZIA EDYCJA DANYCH ODDZIAŁÓW NFZ Wyszukiwanie Oddziałów NFZ na liście KOPIA BEZPIECZEŃSTWA Tworzenie kopii bezpieczeństwa Przywracanie kopii bezpieczeństwa INDEKSACJA BAZY Indeksacja bazy danych programem zewnętrznym OPCJE Zakładka 1 - Widok Zakładka 2 Grupy wiekowe POZ Zakładka 3 Deklaracje Zakładka 4 Usługi, Raporty Zakładka 5 - Inne Zakładka 6 - Wydruk CO NOWEGO SŁOWNIKI BAK BAZA ADMINISTRACYJNA KRAJU Wyszukiwanie miejscowości w bazie Określanie liczebności miejscowości wyodrębnionych na podstawie wybranych kryteriów BAZA JEDNOSTEK CHOROBOWYCH ICD BAZA LEKÓW BLOZ Wyszukiwanie leków w bazie BUM - BAZA USŁUG MEDYCZNYCH Poprawianie danych na Karcie usługi Wyszukiwanie usługi w bazie Określanie ceny usług BAZA PROCEDUR MEDYCZNYCH ICD9 I BADAŃ LABORATORYJNYCH ZAŁĄCZNIK 1 AUTOMATYCZNE UZUPEŁNIANIE RACHUNKU REFUNDACYJNEGO STRONA 6 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WSTĘP /CZ1-01

9 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WSTĘP Program komputerowy KS-SWD (pełna nazwa KS-Świadczeniodawca) zaprojektowany został dla potrzeb usprawnienia komunikacji i wymiany informacji między dowolnym świadczeniodawcą mającym kontrakt z NFZ i Oddziałem NFZ. Program KS-SWD dedykowany jest w szczególności dla szpitali, przychodni, lekarzy, zakładów POZ, pielęgniarek, położnych, pracowni specjalistycznych, zakładów ortopedycznych, okulistycznych, itd. Program przystosowany został do pracy w środowisku graficznym Windows 95, 98, NT, a do jego użytkowania wystarcza dowolny komputer, na którym zainstalowany jest jeden z wymienionych wyżej systemów operacyjnych oraz karta grafiki z możliwością pracy w trybie HiColor. Program KS-SWD w aktualnej wersji umożliwia elektroniczną wymianę informacji, w tym: ϑ= przyjmowanie od dowolnego Oddziału NFZ Zapytania ofertowego zawierającego usługi medyczne zaplanowane przez Oddział do zakontraktowania na kolejny rok, ϑ= wysyłanie do Oddziałów NFZ oferty ilościowo-cenowej danego świadczeniodawcy, zawierającej rodzaje usług medycznych zgodne jakościowo z zapytaniem ofertowym, ϑ= przyjmowanie od Oddziału NFZ elektronicznej wersji umowy oraz załącznika do umowy zawierających wykaz wszystkich zakontraktowanych usług medycznych, ϑ= przyjmowanie od dowolnego Oddziału NFZ elektronicznej wersji Ankiety zawierającej wzorzec do wypełnienia. Ankiety Fundusz wykorzystuje do gromadzenia dodatkowych informacji o świadczeniodawcach, ϑ= okresowe generowanie rachunków refundacyjnych w formie papierowej i elektronicznej za wykonane usługi medyczne, zgodnie z zawartym kontraktem, ϑ= tworzenie innych dokumentów rozliczeniowych i statystycznych zgodnie z potrzebami Oddziału Funduszu, ϑ= generowanie list aktywnych pacjentów zadeklarowanych w danym POZ, ϑ= generowanie recept z kodami kreskowymi, ϑ= udostępnianie wielu funkcji kontrolnych i edycyjnych ułatwiających bieżącą pracę. PRZYGOTOWANIE SPRZĘTU INFORMATYCZNEGO Przed rozpoczęciem eksploatacji programu KS-SWD należy przygotować komputer wraz z systemem operacyjnym Windows (np.:95,98,nt) oraz drukarkę atramentową lub laserową dostosowaną do pracy w systemie Windows. Przy zakupie sprzętu w żadnym przypadku nie należy kierować się ceną sprzętu, lecz jego funkcjonalnością i zgodnością z obowiązującymi standardami. Praktyka wielokrotnie potwierdziła, że sprzęt tani zawierający elementy pochodzące od mało znanych producentów nadaje się do pracy w domu, nie zawsze jednak dobrze współpracuje ze specjalistycznym oprogramowaniem intensywnie wykorzystującym wszystkie podzespoły komputera W sprawie wyboru sprzętu najlepiej zwrócić się do specjalistycznej firmy, albo jednego z naszych dealerów. Należy pamiętać, że firma dostarczająca sprzęt musi również zapewnić serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Celowo poświęcamy tyle uwagi doborowi sprzętu, ponieważ od tego w zdecydowanym stopniu zależy praca programu i zadowolenie użytkownika. 2150/INSTR-WSTĘP/CZ1-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 7

10 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT PODSTAWOWE ZASADY PRACY Z PROGRAMEM programu KS-SWD powinien wybrać opcję Pierwsza instalacja. System upewni się czy na pewno ma zostać przeprowadzona instalacja bez aktualizacji baz programu. URUCHAMIANIE KOMPUTERA ORAZ PROGRAMU KS-SWD KOMPUTER Aby uruchomić komputer należy włączyć przycisk zasilania POWER. Po jego użyciu nastąpi uruchomienie systemu operacyjnego. Jednym z najpopularniejszych systemów operacyjnych jest Windows. Możemy go rozpoznać po charakterystycznym przycisku Start, który znajduje się w lewym dolnym rogu ekranu. Poprzednikiem systemów Windows 98 i 95 był system Windows 3.11 używany na komputerach o mniejszych mocach obliczeniowych. Jednak ogólne zasady pracy z tymi systemami są podobne. Pojawienie się na ekranie ikon, czyli małych kolorowych obrazków, reprezentujących programy, będzie świadczyło o fakcie gotowości komputera do pracy i jego oczekiwaniu na nasze polecenia. Przykładowym poleceniem może być uruchomienie programu KS-SWD. Rysunek 2 Pytanie o rodzaj instalacji Gdy wybór rodzaju instalacji zostanie potwierdzony rozpocznie się proces instalacji, podczas którego użytkownik powinien stosować się do kolejnych poleceń ukazujących się na ekranie. Program zostanie zainstalowany na dysku C w katalogu Ksswd99. INSTALACJA POŁĄCZONA Z AKTUALIZACJĄ BAZ DANYCH Jeżeli użytkownik korzystał wcześniej z programu KS-SWD i posiada dane, które chciałby przenieść do nowej wersji powinien dokonać instalacji połączonej z aktualizacją baz danych. Przed wykonaniem aktualizacji programu należy sporządzić kopię bezpieczeństwa zawierającą stan całej aktualnej bazy danych. Podczas próby uruchomienia aktualizacji system przypomina o konieczności utworzenia kopii danych. JAK ZAINSTALOWAĆ PROGRAM KS-SWD? Aby zainstalować program KS-SWD należy wykonać następujące czynności: = Po włożeniu płyty z nagranym programem do napędu CD-ROM, w przypadku gdy okno instalacji nie uruchomi się automatycznie na ekranie komputera wyszukujemy ikonę Mój komputer. = Wybieramy napęd odpowiadający stacji CD-ROM. = Uruchamiamy program plikiem Instaluj.exe,. Rysunek 1 Okno instalacji programu KS-SWD Dalsze postępowanie użytkownika zależy od tego czy pracował już wcześniej z programem KS-SWD i ma zainstalowaną jego wcześniejszą wersję (0.46, 0.48, 0.52.x), czy też instaluje program po raz pierwszy. Rysunek 3 Informacja o konieczności utworzenia kopii bezpieczeństwa przed aktualizacją programu Aby wykonać operację aktualizacji należy wskazać położenie katalogu Bazy poprzedniej wersji programu. W tym celu należy użyć przycisku wyboru umieszczonego z prawej strony opcji Wskaż poprzednią wersję programu. Uwaga: Program sam zlokalizuje katalog bazy poprzedniej wersji programu, jeżeli standardowa lokalizacja, czyli C:\Ksswd99\bazy nie została zmieniona przez użytkownika. Jeżeli położenie katalogu bazy poprzedniej wersji programu nie zostanie automatycznie określone użytkownik powinien wskazać lokalizację tego katalogu. W oknie, do którego użytkownik uzyska dostęp po użyciu przycisku wyboru należy odszukać katalog Bazy starej wersji progra mu i użyć przycisku OK. PIERWSZA INSTALACJA W przypadku gdy użytkownik instaluje program KS- SWD po raz pierwszy w oknie Pełna instalacja STRONA 8 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

11 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 4 Wskazanie położenia katalogu bazy starej wersji programu. Po prawidłowym przeprowadzeniu tej operacji w oknie instalacyjnym zostanie wyświetlony komunikat o rozpoznaniu wersji programu. Można w tym momencie rozpocząć instalację naciskając przycisk Aktualizuj. Podczas aktualizacji wyświetlany jest komunikat: trwa kopiowanie plików. Użytkownik zostanie poinformowany o zakończeniu tej operacji. Rysunek 5 Komunikat o zakończeniu aktualizacji W chwili pierwszego uruchomienia programu nastąpi uaktualnienie struktury bazy danych programu. Jest to operacja długotrwała użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie odpowiednim komunikatem. W przypadku szczególnie dużych baz może trwać nawet kilka godzin, dlatego zalecane jest, aby pierwsze uruchomienie programu w nowej wersji było dokonywane np. na zakończenie dnia pracy. Rysunek 7 Aktualizacja baz komunikat Użytkownik powinien wówczas wybrać opcję Pacjenci z menu Rejestracja i posortować dane pacjentów według kryterium Daty urodzenia. Jako pierwsze dane na liście pacjentów zostaną wyświetlone te, które nie mają uzupełnionej daty urodzenia. JAK URUCHOMIĆ INSTRUKCJĘ? Na płycie CD z instalacją programu jest również umieszczony plik z instrukcją. Znajduje się on w katalogu Instrukcja. Jest to plik w formacie PDF, tak więc może zostać odczytany przy użyciu programu Acrobat Reader. Jeżeli użytkownik nie ma zainstalowanego tego programu może przeprowadzić jego instalację plikiem, który również jest załączany na płycie CD w katalogu Tools. SYSTEM ŚWIADCZENIODAWCA Po poprawnie przeprowadzonej instalacji można uruchomić program KS-SWD. Aby rozpocząć pracę z systemem należy wybrać program (dysk C, katalog Ksswd99). Można go także uruchomić skrótem na pulpicie utworzonym w trakcie instalacji. Rysunek 6 Informacja o aktualizacji programu podczas pierwszego uruchomienia po wykonaniu aktualizacji Użytkownik może spotkać się z informacją na temat wykrytych błędnych danych pacjentów wyodrębnionych ze względu na datę urodzenia. Bezpośrednio, po uruchomieniu programu, użytkownik nie ma dostępu do żadnej opcji jest to pierwszy stopień zabezpieczenia programu. Aby rozpocząć pracę należy w wyświetlonym oknie uzupełnić pola Użytkownik i wprowadzić Hasło. W przypadku tej wersji programu, jako hasło wpisujemy literę a. 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 9

12 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Ctrl+O Ctrl+P Ctrl+R Ctrl+W Ctrl+U Ctrl+L Ctrl+S Opcje programu Lista pacjentów Lista rachunków Lista wykonanych usług Lista umów Lista pracowników medycznych Lista raportów Rysunek 8 Wprowadzanie danych użytkownika Jeśli hasło nie będzie odpowiadało hasłu wprowadzonego użytkownika, pojawi się komunikat: Rysunek 9 Komunikat o błędnie podanym haśle Po kliknięciu OK, pojawi się ponownie okno, w którym należy wpisać użytkownika i hasło. Po poprawnym wprowadzeniu danych należy użyć przycisku OK. Umożliwi to zalogowanie się i wejście do programu. Wprowadzono również możliwość pracy z programem innej osobie, bez zamykania programu. W tym celu należy wybrać opcję Zmiana użytkownika z menu Różne. Pojawi się wtedy okno, w którym będzie można wprowadzić nowego użytkownika i jego hasło. Rysunek 10 Wprowadzanie danych nowego użytkownika JAK PRZYŚPIESZYĆ PRACĘ UŻYWAJĄC SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH? Użytkownik może uzyskać dostęp do najczęściej wykorzystywanych opcji programu z poziomu głównego okna aplikacji, bez konieczności wybierania poszczególnych pozycji menu. Skróty klawiaturowe umożliwiające taki operacje są następujące: Skrót Ctrl+A Ctrl+B Ctrl+D Akcja programu Aktywacja deklaracji Kopia bezpieczeństwa Lista deklaracji Podczas pracy z programem możliwe jest korzystanie ze standardowych skrótów klawiaturowych używanych w systemie Windows. Korzystanie z nich powinno znacznie przyśpieszyć wykonywanie poszczególnych operacji. Aby: Naciśnij: Wyświetlić opcje menu Wybrać opcję z wyświetlonego menu Włączyć (wybrać) przycisk Przenieść kursor do następnego pola Przenieść kursor do poprzedniego pola Przenieść kursor do pola w: górę dół, lewo prawo ALT+ podkreślona litera w menu Klawisz litery podświetlonej w nazwie opcji ALT+ podkreślona litera w nazwie przycisku Tab Shift+ Tab Oprócz tego funkcjonują w systemie niestandardowe skróty klawiaturowe, których opis został umieszczony w rozdziałach charakteryzujących poszczególne moduły. W celu ułatwienia pracy z systemem zostały wprowadzone różnego typu przyciski. Sprawne korzystanie z nich może pomóc w realizacji określonych czynności. Należą do nich: Przycisk wyboru po kliknięciu lewym klawiszem myszki, wyświetla się okno zwierające listę, z której możemy wybrać interesującą nas pozycję. pole główne przycisk wyboru Rysunek 11 Pole z przyciskiem wyboru Wykorzystując do pracy klawiaturę należy: ϑ= wejść na pole główne, przemieszczając się klawiszem Tab, ϑ= nacisnąć klawisz Spacji. Lub ϑ= nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku STRONA 10 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

13 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Wybrana z listy pozycja zostanie przeniesiona do pola głównego. Strzałka rozwijająca kliknięcie na strzałkę lewym klawiszem myszki spowoduje rozwinięcie pola z pozycjami. Natomiast kliknięcie na wybraną pozycję, spowoduje, że znajdzie się ona w polu głównym. 2. Przyciski kwadratowe (pole wyboru) pozwalają na wybór jednej lub więcej opcji. Kliknięcie klawiszem myszki na przycisk spowoduje aktywizację odpowiadającej mu opcji. Rysunek 14 Zaznaczanie opcji - wybór wielokrotny Rysunek 12 Lista rozwijana Korzystając z klawiatury należy: = wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, = nacisnąć kombinację klawiszy Alt-Kursor w Dół wówczas zostanie rozwinięta lista możliwych do wyboru opcji, = zmieniać poszczególne elementy w polu za pomocą strzałek na klawiaturze. Strzałki zmieniające wartość umożliwiają zmianę wartości podanej w polu głównym; czynność tą wykonujemy klikając na wybraną strzałkę lewym klawiszem myszki. pole główne Strzałka zwiększająca wartość Strzałka zmniejszająca wartość Korzystając z klawiatury należy: ϑ= wejść na pole główne, przemieszczając się za pomocą klawisza Tab, ϑ= zmieniać wartości umieszczone w polu głównym za pomocą strzałek na klawiaturze (analogicznie w górę, w dół). Możliwe jest również uzupełnienie pola głównego poprzez wpisanie danych z klawiatury. Przyciski włączające i wyłączające określone opcje Uwaga: Są dwa rodzaje przycisków. 1. Przyciski okrągłe (w MS-Office nazywa się polem opcji) pozwalają na wybór tylko jednej opcji. Kliknięcie klawiszem myszki na przycisk spowoduje aktywizację danej opcji. Jednocześnie drugi przycisk zostanie wyłączony, a odpowiadająca mu opcja przestanie być aktywna. Rysunek 13 Zaznaczanie opcji - wybór jednokrotny Korzystając z klawiatury uzyskamy ten sam efekt: = przechodząc na przyciski za pomocą klawisza Tab, = następnie zaznaczając bądź odznaczając je klawiszem Spacji. JAK POSŁUGIWAĆ SIĘ KOMBINACJAMI PRZYCISKÓW I KLAWISZY? Aby każdy użytkownik miał możliwość wyboru formy pracy z programem, wprowadzono dwa sposoby działań wykonywanych za pomocą: = myszki, lub/i = klawiatury. Dlatego też w instrukcji zostały przyjęte standardy dotyczące słownictwa używanego przy opisywaniu poszczególnych operacji. Przykładowo: Przycisk oznacza pole znajdujące się na ekranie, na którym napisano nazwę czynności. Wywołanie tej procedury uzyskamy klikając lewym klawiszem myszki na przycisk. Na każdym przycisku oprócz ikonki znajduje się numer klawisza funkcyjnego (np. F3). Oznacza to, że ten sam efekt uzyskamy naciskając na klawiaturze F3. Natomiast w instrukcji klawisze funkcyjne zostały podane w nawiasach, np.: = Dodaj (F2), = Podgląd (F3), = Popraw (F4), = Szukaj (F7), = Usuń (F8), = Drukuj (F9), = Excel (F12). Prawidłowo powyższe przykłady odczytujemy w następujący sposób: ϑ= kliknij przycisk Dodaj lub naciśnij klawisz F2. Ze względu na fakt istnienia na ekranie kilku przycisków jednocześnie, wprowadzono również 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 11

14 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT kombinacje klawiszy funkcyjnych. Zarówno w instrukcji jak i w programie są one podane w nawiasach. Należą do nich: = Dodaj (Sh F2), = Popraw (Sh F4), = Usuń (Sh F8). OBSŁUGA KALENDARZA ZA POMOCĄ MYSZKI Po kliknięciu na ikonkę z Kalendarzem, pokaże się poniższe okno, w którym możemy zaznaczyć datę. Uwaga: Skrót Sh oznacza klawisz Shift. W tym przypadku, aby wykonać czynność Dodaj za pomocą klawiatury, musimy jednocześnie nacisnąć oba klawisze - Shift i F2. Uwaga: W niektórych przypadkach, w czasie pracy z programem, następuje wyszarzenie przycisków. Ma to na celu poinformowanie użytkownika, że operacja na danym etapie nie jest możliwa do wykonania. PODSTAWOWE SKRÓTY KLAWIATUROWE UŻYWANE W PROGRAMIE W całym programie używane są cztery ujednolicone kombinacje klawiszy z przypisanymi określonymi funkcjami: Alt + o = OK Alt + a = Anuluj Alt + z = Zamknij Alt+F4 = Zamknij. W JAKI SPOSÓB WPROWADZAĆ DATY? W celu wprowadzania dat do systemu, została zainstalowana opcja, którą można obsługiwać zarówno za pomocą myszki jak i klawiatury. Poszczególne daty uzupełniamy jednym z podanych sposobów: = klikając na strzałki zmieniające dzień, Rysunek 15 Kalendarz Istnieją dwie możliwości zmiany Miesiąca i Roku: = za pomocą strzałki rozwijającej (Miesiąc) i strzałek zmieniających wartość (Rok), = wykorzystując przedstawione przyciski Miesiąc poprzedni Miesiąc następny Rok poprzedni Rok następny = Dzień zatwierdzamy, klikając na określone pole W ten sposób znajdzie się na czarnym tle. Żółte tło podświetla dzień dzisiejszy. Aby ostatecznie zaakceptować pełną datę należy dwukrotnie klikniąć na pole dnia. WYKORZYSTANIE KLAWIATURY DO OBSŁUGI KALENDARZA Wykorzystując odpowiednie klawisze i ich kombinacje jesteśmy w stanie wprowadzić datę bez użycia myszki. = wpisując dane z klawiatury = wybierając ikonkę Kalendarza KLAWISZE FUNKCYJNE W LINII WPISYWANIA DATY Aby Wyświetlić Kalendarz Zmienić datę o jeden dzień do przodu Cofnąć datę o jeden dzień Naciśnij: K + ϑ STRONA 12 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

15 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Aby: Naciśnij: Wyświetlić Kalendarz K Wyświetlić miesiąc następny > Wyświetlić miesiąc poprzedni < Wyświetlić rok następny Shift > Wyświetlić rok poprzedni Shift < Poruszać się po poszczególnych polach Strzałki na dni klawiaturze Zamknąć kalendarz bez wybrania daty Esc Zamknąć Kalendarz z wprowadzoną automatycznie dzisiejszą datą D Zamknąć Kalendarz z wprowadzoną Enter przez nas datą W JAKI SPOSÓB KORZYSTAĆ Z FUNKCJI KALKULATOR? Funkcja kalkulator została wprowadzona w celu wykonania przez program obliczeń pozycji wyszukanych według określonych kryteriów. Uwaga: Aby czynność ta mogła być wykonana użytkownik musi posiadać uprawnienie Określanie liczebności zbiorów danych. Po kliknięciu ikony kalkulatora pojawi się natychmiast informacja o liczbie pozycji. Przykładowo będzie ona wyglądała w ten sposób: DO CZEGO SŁUŻĄ PASKI PRZEWIJANIA? Pionowe i poziome paski przewijania są elementami bardzo często występującymi w oknach programu. Umożliwiają one dostęp do tych części tabeli, które po otwarciu wybranej opcji są niewidoczne. = pionowy pasek przewijania przesuwa tabelę w górę lub w dół, = poziomy pasek przewijania przesuwa tabelę w lewo lub w prawo. belki poziomy pasek przewijania pionowy pasek przewijania Rysunek 16 Rozmieszczenie pasków przewijania Paskami przewijania można posługiwać się w dwojaki sposób: ϑ= używając strzałek umieszczonych na końcach paska spowoduje to przesunięcie tabeli w wybranym kierunku, ϑ= przytrzymując belkę lewym klawiszem myszki i przesuwając ją w pożądanym kierunku. Jeżeli podczas pracy z programem korzystamy wyłącznie z klawiatury nie będziemy używać paska przewijania. Elementy listy, lub kolumny niewidoczne na ekranie możemy oglądać korzystając ze strzałek umieszczonych na klawiaturze. W tym celu podświetlamy dowolny element tabeli, a następnie poruszamy się naciskając strzałki na klawiaturze w boki lub w górę i w dół. Rysunek 17 Wynik zliczania wyszukanych pozycji Wykonywanie takich obliczeń przez program, możliwe jest we wszystkich modułach, w których znajduje się ikona kalkulatora. JAK PORUSZAĆ SIĘ PO POLACH W OKNACH PROGRAMU? Istnieją trzy możliwości przechodzenia z jednego do drugiego pola: = klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, = używając klawisza Tab (tabulator) - do następnego pola, = używając kombinacji klawiszy Tab i Shift do poprzedniego pola, = posługując się strzałkami na klawiaturze - w lewo, w prawo, w dół, w górę. TWORZENIE WYDRUKÓW Wprowadzony do wybranego okna programu przycisk Drukuj (F9) oznacza, że istnieje możliwość wydrukowania wykazu, spisu lub listy pozycji znajdujących się w aktualnie wyświetlonej tabeli. Po jego użyciu pojawi się okno Drukuj. 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 13

16 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT - otworzenie okna Zapisz jako, - natychmiastowe wydrukowanie dokumentu, - wyjście z okna Podgląd wydruku. Rysunek 18 Ustawienie parametrów wydruku Zanim podejmie się decyzję o drukowaniu można zobaczyć jak dany wydruk będzie wyglądał. Wystarczy użyć przycisk z podglądem wydruku.. Pojawi się wtedy okno Po powrocie do okna Drukuj można: ϑ= zrezygnować z drukowania używając przycisku Anuluj, lub ϑ= po podjęciu decyzji o drukowaniu określić następujące parametry: = drukarkę, na której będziemy drukować (pole Nazwa), = numery stron, które należy wydrukować (opcja Zakres), = liczbę kopii dokumentu (pole Liczba kopii). Po ich określeniu w oknie Drukuj należy użyć przycisk OK. W tym momencie pojawi się pytanie systemowe, wymagające potwierdzenia wykonania czynności drukowania. Rysunek 19 Podgląd wydruku Przyciski znajdujące się w górnej części okna pozwalają na: - wyświetlenie pierwszej strony wydruku, - wyświetlenie ostatniej strony wydruku, - wyświetlenie poprzedniej strony wydruku, - wyświetlenie następnej strony wydruku, - wyświetlenie całej strony wydruku, - wyświetlenie 100% strony wydruku, - wyświetlenie szerokości strony wydruku, - powiększenie strony wydruku, - pomniejszenie strony wydruku, - otworzenie okna Otwórz, Rysunek 20 Pytanie o potwierdzenie polecenia drukowania Po kliknięciu przycisku Tak nastąpi wydruk dokumentu. JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ? W celu wyjścia z okna należy wykonać jedną z następujących czynności: ϑ= wybrać jeden z przycisków znajdujących się w prawym dolnym rogu okna: = Zamknij, = Anuluj, ϑ= kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, ϑ= nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. Aby wyjść z programu możemy wykonać jedną z wymienionych czynności: = wybrać opcję Koniec z menu Różne, = kliknąć przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu, = nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F4. W celu uniknięcia przypadkowego wyjścia z programu wprowadzono zabezpieczenie. Zanim STRONA 14 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02

17 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ program zostanie zamknięty pojawi się pytanie wymagające potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 21 Pytanie potwierdzające chęć zamknięcia programu JAK ZAKOŃCZYĆ PRACĘ Z KOMPUTEREM? Aby zakończyć pracę z komputerem należy: = kliknąć przycisk Start, = następnie polecenie Zamknij system, = po pojawieniu się okna, wybrać opcję Zakończ pracę komputera, = nacisnąć przycisk OK lub klawisz Enter. Po wyświetleniu napisu Możesz teraz bezpiecznie wyłączyć komputer można wykonać tą czynność przyciskiem POWER. 2150/INSTR-PODSTAWY PRACY/CZ1-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 15

18 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT FUNKCJE PODSTAWOWE Wyniki wszystkich operacji wykonywanych w programie KS-SWD są wykorzystywane w Systemie Informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia KS- SIKCH. Zapewnienie pełnej kooperacji obu tych systemów ułatwia i w znaczny sposób przyśpiesza wymianę informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałami NFZ. Dlatego też wymiana ta ma opierać się na zapisie danych na nośnikach elektronicznych. Aby współpraca była możliwa użytkownik programu KS-SWD musi zostać zarejestrowany w systemie Funduszu i otrzymać unikalny kod, który będzie go w jednoznaczny sposób identyfikować. Dzięki temu wszystkie dokumenty stworzone w KS-SWD będą łączone w Oddziałach z właściwym świadczeniodawcą. DANE ŚWIADCZENIODAWCY Po uruchomieniu programu wyświetlony zostanie komunikat informujący o konieczności wprowadzenia danych do Karty świadczeniodawcy. Rysunek 22 Komunikat Aby świadczeniodawca mógł być zarejestrowany w Oddziale NFZ musi wypełnić Kartę ze swoimi danymi i wyeksportować ją na nośniku elektronicznym. Aby zapisać dane świadczeniodawcy w programie należy: = z menu Różne wybrać opcję Dane świadczeniodawcy, Dane w Karcie świadczeniodawcy są grupowane na trzech zakładkach: - dane podstawowe, - dane rejestracyjne, - adresy. I Dane podstawowe Rysunek 23 Pusta Karta świadczeniodawcy Na zakładce dane podstawowe należy uzupełnić następujące informacje: ϑ= Numery identyfikacyjne (NIP, REGON), ϑ= Sufiks dokumentów (kod identyfikujący pliki generowane w programie KS-SWD), Sufix jest kodem składającym się z trzech znaków (liter). W przypadku zainstalowania programu KS-SWD na kilku komputerach za jego pomocą świadczeniodawca może wyróżnić jednostki podległe (np. poradnie w obrębie szpitala). Każda z tych jednostek będzie rejestrowała wykonanie usług odnośnie określonych punktów umowy z Oddziałem NFZ, a następnie będzie mogła wystawiać rachunki oraz raporty, których numer zostanie rozszerzony o trzyznakowy kod. ϑ= Konto bankowe (nazwa banku, numer konta), ϑ= Kierownik (imię i nazwisko, telefon), ϑ= Księgowy (imię i nazwisko, telefon) ϑ= Strona umowy (strona umowy, kontakt telefoniczny), Po kliknięciu na pole Strona umowy wyświetlana jest informacja dotycząca rodzaju danych, które należy wpisać w tym miejscu: Rysunek 24 Informacja o rodzaju danych, które należy wpisać w polu Strona umowy ϑ= Imię i nazwisko osoby/osób reprezentujących stronę umowy: = Imię i nazwisko, Pole bank jest uzupełnianie ze słownika banków, który tworzy użytkownik. Aby wprowadzić dane o banku należy: = Kliknąć w przycisk wyboru w polu bank, STRONA 16 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

19 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ = forma organizacyjna (wybór z dostępnej listy), = zezwolenia (wybór z dostępnej listy), = wpisy do rejestrów (wybór z dostępnej listy). Przyciski znajdujące się z prawej strony list pozwalają na wykonanie następujących operacji: - dodanie wpisu do listy, - poprawienie wpisu już wprowadzonego na listę, - usunięcie wpisu z listy. Rysunek 25 Wybieranie banku = Użyć przycisku F2 Dodaj i uzupełnić w karcie banku jego numer oraz nazwę, Po użyciu przycisku pojawi się okno umożliwiające wybranie odpowiedniego rodzaju zezwolenia lub wpisu do rejestru. Rysunek 26 Karta banku dodawanie Uwaga: numer banku nie jest numerem konta jest to numer rozliczeniowy banku (pierwsza część numeru konta). Po uzupełnieniu karty banku i naciśnięciu przycisku OK bank jest wprowadzany na listę banków. Bank ten może być następnie wybrany z listy banków i pojawia się w polu bank w karcie świadczeniodawcy. Numer rozliczeniowy banku jest uzupełniany w polu konto. Użytkownik powinien dopisać dalszą część numeru konta. II Dane rejestracyjne Rysunek 28 Dodawanie zezwolenia Po podświetleniu wpisu na liście należy wypełnić pola: numer wpisu oraz data rejestracji a następnie użyć przycisku OK., aby wprowadzić wpis na listę. III Dane adresowe Rysunek 29 Karta świadczeniodawcy - dane adresowe Rysunek 27 Karta świadczeniodawcy - dane rejestracyjne Na zakładce dane rejestracyjne uzupełniane są następujące informacje: = podmiot założycielski (wybór z dostępnej listy), Na zakładce dane adresowe użytkownik uzupełnia: ϑ= adres siedziby (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon, fax), ϑ= adres do korespondencji (kod pocztowy, miejscowość, ulica, telefon). Jeśli adres do korespondencji pokrywa się z adresem wykonywania świadczeń można skorzystać z przycisku wówczas program sam uzupełni wszystkie pola)., 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 17

20 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT ϑ= adresy internetowe: ( , adres w sieci rozległej). Aby wszystkie dane dotyczące świadczeniodawcy zostały wypełnione, do programu wprowadzono komunikaty informujące o braku wymaganych danych. usług, - wprowadzenie miejsca wykonywania - poprawienie informacji o miejscu wykonywania usług, - wydrukowanie listy miejsc wykonywania usług, - usunięcie wybranego miejsca wykonywania usług, - zliczenia pozycji listy miejsc wykonywania usług. Rysunek 30 Komunikat o nie wpisaniu do Karty świadczeniodawcy nazwy DODAWANIE NOWEGO MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Aby wprowadzić na listę miejsce wykonywania usług należy użyć przycisku F2 Dodaj. Rysunek 31 Konieczność podania numeru NIP Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji można je zaakceptować przyciskiem OK. Uwaga: Program automatycznie sprawdza czy podany NIP lub Regon jest prawidłowy. MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Wiele placówek służby zdrowia to duże zakłady świadczące swoje usługi w kilku lub kilkunastu miejscach o różnej lokalizacji. W karcie świadczeniodawcy na zakładce Adresy uzupełniane są tylko informacje na temat siedziby oraz adresu do korespondencji. Aby wprowadzić szczegółowe informacje na temat placówek wybranego świadczeniodawcy należy użyć przycisku Miejsca wykonywania usług znajdującego się w dolnej części Karty świadczeniodawcy. Rysunek 33 Karta miejsca wykonywania usług W Karcie miejsca wykonywania usług należy podać następujące informacje: ϑ= nazwa, ϑ= VII kod resortowy świadczeniodawcy, jeżeli kod ten nie został nadany zamiast niego mogą zostać podane inne, uzgodnione z Funduszem trzy cyfry lub zero, ϑ= komórka organizacyjna (wybór z dostępnej listy komórek) ϑ= kod pocztowy, ϑ= miejscowość, ϑ= ulica, ϑ= numer lokalu, ϑ= telefon do rejestracji pacjentów. Po wypełnieniu danych w karcie należy użyć przycisku OK, aby wprowadzić je na listę miejsc wykonywania usług. Użycie przycisku Anuluj oznacza rezygnację z wprowadzania informacji na listę. POPRAWIANIE INFORMACJI O MIEJSCU WYKONYWANIA USŁUG Rysunek 32 Lista miejsc wykonywania usług W części dolnej listy wykonywania usług znajdują się przyciski umożliwiające: W celu dokonania zmian w informacjach dotyczących miejsca wykonania usługi należy na liście zaznaczyć dane miejsce i wybrać przycisk F4 Popraw. Sposób poprawiania danych jest analogiczny jak w przypadku wprowadzania nowego miejsca. STRONA 18 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

21 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ USUWANIE MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG Aby usunąć miejsce z listy należy je zaznaczyć, a następnie użyć przycisku F8 Usuń. Jeżeli dane miejsce wykonywania usługi jest określone w ofercie wówczas nie można go usunąć, o czym użytkownik jest informowany poniższym komunikatem: Rysunek 34 Komunikat przy próbie usunięcia miejsca wykonywania usług występującego w ofercie Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz w celu zapisania danych. W przypadku, gdy w karcie świadczeniodawcy zostaną wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Zastosuj, przed wygenerowaniem pliku. Zmiany te zostaną zapamiętane i zapisane do pliku. Świadczeniodawca, którego dane będą przekazane do Funduszu zostanie zarejestrowany w systemie KS- SIKCH. Uzyska również kod, który będzie go jednoznacznie identyfikował. Oddział NFZ na podstawie otrzymanych informacji przygotowuje i wysyła plik rejestracyjny z nadanym kodem. Tylko po wczytaniu takiego pliku świadczeniodawca może zaimportować umowy przygotowane dla niego przez Oddział Funduszu. DRUKOWANIE LISTY MIEJSC WYKONYWANIA USŁUG Wydrukowanie listy miejsc jest możliwe poprzez przycisk F9 Drukuj. Przed wykonaniem wydruku użytkownik może sprawdzić jak będzie wyglądał wydruk na podglądzie. EKSPORT DANYCH ŚWIADCZENIODAWCY DO ODDZIAŁU NFZ Bardzo ważną czynnością pozwalającą na realizację procesu wymiany informacji pomiędzy świadczeniodawcą a Oddziałem NFZ jest przekazanie danych o świadczeniodawcy zapisanych na nośniku elektronicznym (dyskietka) bądź przesłanie pocztą elektroniczną do Oddziału NFZ. W tym celu z menu Różne wybieramy opcję Dane świadczeniodawcy a następnie używamy przycisku ShF6 Eksport Pojawi się wtedy okno Zapisz jako, w którym należy wybrać dysk, katalog, podkatalog oraz plik, gdzie zostaną zapisane dane wprowadzone wcześniej na Karcie świadczeniodawcy. REJESTRACJA ŚWIADCZENIODAWCY Po przesłaniu podstawowych informacji do Oddziału NFZ świadczeniodawca otrzymuje plik rejestracyjny umożliwiający wymianę danych z Oddziałem. Świadczeniodawca musi zaimportować plik rejestracyjny przesłany z Oddziału zawierający nadany mu kod. W tym celu należy wybrać opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu Różne. Pojawi się wtedy okno z listą oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. Uwaga: Jeden świadczeniodawca może być zarejestrowany w kilku różnych Oddziałach NFZ. Rysunek 36 Lista oddziałów Funduszu Podczas pierwszej rejestracji lista Oddziałów jest pusta-aby wykonać rejestrację należy kliknąć na przycisk ShF5 Rejestruj i wybrać plik rejestracyjny (*.swr). Po podświetleniu właściwej pozycji należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Rysunek 35 Okno zapisu danych świadczeniodawcy Uwaga: Nazwy pliku proponowanej przez program nie należy zmieniać. Jeśli świadczeniodawca chce się zarejestrować w kolejnym Oddziale NFZ musi ponownie kliknąć przycisk Sh F5 Rejestruj. Po tej czynności pojawi się informacja, że program już jest zarejestrowany - w związku z tym użytkownik musi zdecydować czy na pewno ma być dokonana rejestracja. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 19

22 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 37 Uwaga dotycząca rejestracji świadczeniodawcy Jeżeli chcemy zarejestrować program klikamy przycisk Tak. Po pojawieniu się okna Wybór dokumentów do importu należy wybrać lokalizację pliku rejestracyjnego. Wyświetli się wówczas w prawej części okna Nazwa archi1wum dokument, w którym zapisano kod (plik ma rozszerzenie SWR). Po podświetleniu właściwej pozycji należy kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy komunikat informujący o wczytanych danych oraz pytanie czy wprowadzić je do systemu. Rysunek 38 Zaimportowane dane świadczeniodawcy Od tego momentu wszystkie dokumenty tworzone w programie KS-SWD i przesyłane do Oddziałów NFZ będą łączone z właściwym świadczeniodawcą. Informacje na temat numerów kodów nadanych przez NFZ świadczeniodawcy pojawiają się w oknie z listą oddziałów Oddziałów NFZ, w których dany świadczeniodawca jest zarejestrowany. STRONA 20 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

23 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ UŻYTKOWNICY Podstawowym zadaniem opcji Użytkownicy jest połączenie w jedną całość operacji związanych z nadzorowaniem praw i uprawnień użytkowników. W zakresie tej funkcji mieści się także proces dodawania pracowników do listy osób uprawnionych do korzystania z programu. Operacje te powinny być wykonane przez administratora systemu w taki sposób, aby poszczególne osoby otrzymały tylko i wyłącznie te uprawienia, które są niezbędne do normalnej pracy. W szczególności trzeba zadbać o to, aby ograniczyć listę użytkowników mających możliwość modyfikacji zarówno własnych, jak i cudzych uprawnień. Pracownik w systemie identyfikowany jest za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Nazwa użytkownika niekoniecznie musi zgadzać się z rzeczywistym imieniem lub nazwiskiem. Należy również pamiętać, aby hasło nie miało związku z danymi personalnymi danego pracownika. Niewskazane jest wykorzystanie w tym celu imienia, nazwiska lub daty urodzenia. Hasło powinno zawierać co najmniej 5 znaków. Są to zalecenia, które stanowią minimalny poziom zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych do systemu, który zawiera szereg danych o charakterze poufnym. Uwaga: Aby użytkownik systemu mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. UŻYTKOWNICY Jest to opcja zawierająca listę wszystkich pracowników, którzy kiedykolwiek mieli uprawnienia do pracy z systemem. Jest ona dostępna po wybraniu opcji Użytkownicy z menu Różne. ważności hasła liczbę dni, przez które dany użytkownik będzie mógł się logować na wprowadzone hasło. Uwaga: Program będzie odliczał dni od daty wprowadzenia limitu. Przyciski w obrębie okna Lista użytkowników pozwalają na: Dodaj (F2) dopisanie nowego użytkownika, Popraw (F4) poprawę informacji o użytkownikach, Drukuj (F9) wydruk pełnej listy użytkowników, Zamknij zamknięcie okna. W celu zliczenia liczby pozycji aktualnie znajdujących się na wyświetlonej liście (liczby użytkowników) należy kliknąć na ikonę kalkulatora WYSZUKIWANIE UŻYTKOWNIKA System umożliwia wyszukiwanie użytkowników wg kryterium Nazwisko; Imię. Aby wyszukać w bazie danego użytkownika należy: ϑ= w polu obok kryterium podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwany użytkownik zostanie w ten sposób podświetlony na liście. WPROWADZANIE NOWEGO UŻYTKOWNIKA W celu wprowadzenia nowego użytkownika i umożliwienia mu pracy z programem, należy użyć przycisk Dodaj (F2). Spowoduje to wyświetlenie okna karty użytkownika, na której znajdują się dwie zakładki: ϑ= Dane ogólne, ϑ= Hasło, Uprawnienia. Kliknięcie na zakładkę spowoduje wyświetlenie danej karty. DANE OGÓLNE Dane ogólne umożliwiają wprowadzenie oraz modyfikację danych osobowych użytkownika. Rysunek 39 Lista użytkowników W programie wprowadzono możliwość limitowania czasu ważności hasła. Jeśli będziemy chcieli, aby wymusić na użytkownikach systemu zmianę co pewien czas haseł, należy wprowadzić do pola Limitowany czas Rysunek 40 Wprowadzanie nowego użytkownika programu Wypełniając poszczególne pola należy pamiętać, że: 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 21

24 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT = pole Miejscowość wprowadza się z bazy, klikając na umieszczone obok pole wyboru, = pozostałe pola uzupełnia się ręcznie. Aby wprowadzić nowego użytkownika następujące pola muszą być obowiązkowo wypełnione: ϑ= Nazwa użytkownika, ϑ= Nazwisko, ϑ= Imię, Po kliknięciu OK pojawi się komunikat przypominający o konieczność wprowadzenia hasła dla danego użytkownika. Rysunek 41 Komunikat brak wprowadzonego hasła Automatycznie nastąpi wyświetlenie karty służącej do uzupełniania Hasła i Uprawnień wprowadzonego użytkownika. HASŁA DOSTĘPU I UPRAWNIENIA Aby zdefiniować dla nowego użytkownika hasła dostępu oraz uprawnienia do korzystania z programu należy kliknąć na karcie użytkownika zakładkę Hasło, uprawnienia. Na tym etapie można również modyfikować uprawnienia istniejących użytkowników, aby umożliwić im uruchomienie określonych funkcji programu. W przypadku gdy użytkownik nie ma prawa do przeglądania lub edycji kartoteki użytkowników (czyli w zasadzie każdy oprócz administratora), zamiast opcji Użytkownicy w menu głównym wyświetlana jest pozycja Zmiana hasła. Po jej wybraniu użytkownik proszony jest o podanie poprzedniego hasła i dwa razy nowego (wprowadzenie i weryfikacja). Rysunek 42 Okno nadawania uprawnień i haseł W oknie tym należy wprowadzić hasło, które pozwoli nowemu użytkownikowi pracować w programie. Uwaga: Nowe hasło należy wpisać w odpowiednich polach dwukrotnie. Stanowi to zabezpieczenie przed popełnieniem błędu podczas wpisywania hasła. Wpisywane hasło wyświetlane jest w postaci niewidocznej dla użytkownika (znaczki *). Jest to zabezpieczenie przed podejrzeniem hasła przez osoby trzecie. W celu usprawnienia i przyśpieszenia wykonywania pracy podczas nadawania uprawnień poszczególnym pracownikom, wprowadzono przycisk Kopiuj (F11). Jeśli będziemy chcieli nadać wybranej osobie uprawnienia takie same, jakie już posiada inna osoba wprowadzona do programu, wystarczy: ϑ= wprowadzić hasło, ϑ= kliknąć przycisk Kopiuj (F11), ϑ= po pojawieniu się okna Wybieranie użytkownika, należy wybrać (podświetlić) osobę, której uprawienia mają być skopiowane, ϑ= użyć przycisku OK. Spowoduje to skopiowanie uprawnień podświetlonej osoby na kartę uprawnień wprowadzanego aktualnie pracownika. Następnie należy określić uprawnienia (zaznaczając pola z lewej strony), które pozwolą użytkownikowi programu wykorzystywać tylko te opcje, jakie zostały mu przydzielone przez osoby uprawnione. Zaznaczenie określonych uprawnień będzie polegało na kliknięciu na pusty kwadrat, w którym pojawi się znacznik. Dostępne są między innymi następujące uprawnienia: = Przeglądanie pacjentów pozwala wyszukać pacjentów w bazie i obejrzeć ich dane. = Dodawanie i poprawianie pacjentów umożliwia wprowadzenie nowego pacjenta, a także modyfikację danych pacjentów już istniejących. = Importowanie pacjentów pozwala importować arkusze z danymi z programu Excel = Przeglądanie danych świadczeniodawcy pozwala przeglądać dane świadczeniodawcy. = Poprawianie danych świadczeniodawcy pozwala na poprawianie danych świadczeniodawcy. = Dodawanie i poprawianie danych banków daje możliwość wprowadzenia nowego banku i jego modyfikacji. = Przeglądanie użytkowników systemu jest to opcja pozwalająca przeglądać listę osób pracujących z programem oraz dane dotyczące tych osób bez możliwości ich modyfikacji. = Poprawianie danych użytkowników systemu umożliwia modyfikację danych osobowych pracowników (na zakładce Dane ogólne). = Przeglądanie umów = Wprowadzanie (importowanie) umów = Importowanie pacjentów pozwala na import danych dotyczących pacjentów. STRONA 22 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03

25 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ = Import wykonanych usług pozwala na przeniesienie wykonanych usług zapisanych w arkuszu Excel, = Przeglądanie lekarzy umożliwia przeglądanie bazy z wprowadzonymi lekarzami, = Dodawanie i poprawianie lekarzy - pozwala na wprowadzanie danych nowych lekarzy i w razie potrzeby aktualizację danych. = Zmiana lekarza umożliwia przeprowadzenie operacji przekazania pacjentów między lekarzami, = Wprowadzanie i sprawdzanie ofert umożliwia wczytywanie i sprawdzanie ofert przesłanych przez NFZ, = Eksportowanie ofert - umożliwia eksport ofert do Oddziału NFZ, = Wprowadzanie zapytań ofertowych pozwala na import zapytań ofertowych do systemu, które zostały przesłane przez Oddział NFZ, = Wprowadzanie rachunków refundacyjnychumożliwia generowanie rachunków za wykonane usługi, = Eksportowanie rachunków refundacyjnych- pozwala na wyeksportowanie rachunków refundacyjnych do Oddziału NFZ, = Tworzenie list POZ pozwala na stworzenie listy pacjentów, = Generowanie statystki usług med.- umożliwia tworzenie raportów statystycznych z wykonanych usług, = Tworzenie kopii bezpieczeństwa - umożliwia utworzenie kopii bezpieczeństwa, = Indeksacja baz - umożliwia indeksację baz danych. = Przeglądanie deklaracji pozwala na przeglądanie wprowadzonych do programu deklaracji, = Dodawanie i poprawianie deklaracji pozwala na dodawanie i poprawianie deklaracji, = Odtworzenie kopii bezpieczeństwa - pozwala na odtworzenie ostatniej kopii bezpieczeństwa. WYDRUK LISTY UŻYTKOWNIKÓW W celu wydrukowania listy użytkowników programu należy w oknie Lista użytkowników użyć przycisku Drukuj (F9). Przed wydrukowaniem listy istnieje możliwość podejrzenia wydruku na podglądzie. W karcie użytkownika można także ustawić uprawnienia dotyczące wydruku generowanych list i dokumentów (np.: lista usług, pacjentów, listy deklaracji, rachunki refundacyjne). Uwaga: Po zalogowaniu się na zdefiniowanego użytkownika tylko te opcje w menu będą dostępne (nie będą wyszarzone), do których użytkownik ma uprawnienia. POPRAWA DANYCH UŻYTKOWNIKA Aby poprawić informacje o użytkowniku programu należy zaznaczyć na liście wybranego użytkownika i użyć przycisku Popraw (F4). Po modyfikacji danych w Karcie użytkownika należy zatwierdzić zmiany przyciskiem OK. Aby anulować wprowadzone zmiany należy nacisnąć Anuluj. 2150/INSTR-FUNKCJE PODST/CZ1-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 23

26 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT ZAPYTANIA OFERTOWE Określenie zapotrzebowania na usługi jest zadaniem każdego Oddziału NFZ. Na podstawie precyzyjnie przygotowanego planu usług, NFZ opracowuje i wysyła zapytania ofertowe do świadczeniodawców. Są one zapisane i przekazywane w formie elektronicznej. Abyśmy mogli wprowadzić do systemu zapytanie ofertowe przesłane przez NFZ należy wybrać opcję Zapytania ofertowe z menu Konkurs ofert. Rysunek 44 Okno wyboru pliku do zaimportowania W oknie tym należy wybrać dysk, katalog i plik, zawierający zapytanie. Po podświetleniu pliku, w prawej części okna (Nazwa archiwum) pojawią się nazwy plików zawierających zapytanie ofertowe (rozszerzenie plików ZPO ). Następnie należy podświetlić jedno z zapytań ofertowych z prawej strony i kliknąć przycisk OK. Rysunek 43 Przeglądanie i rejestracja zapytań ofertowych Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: ofertowego, - import pliku z zapytaniem ofertowym, - przeglądanie nagłówka zapytania - przeglądanie pozycji specyfikacji zapytania ofertowego, Możliwe jest również zaimportowanie większej liczby plików z zapytaniami ofertowymi. Jeżeli mają być zaimportowane wszystkie pliki znajdujące się we wskazanym katalogu wystarczy kliknąć w napis Nazwa archiwum, a wówczas zostaną one zaznaczone. W przypadku, gdy mają być importowane wybrane pliki można je wskazać używając przycisku Ctrl z klawiatury i klikając w wybrane pliki przyciskiem myszki. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się okno Import dokumentów, w którym będą automatycznie wyświetlane informacje o przebiegu importu. Podsumowaniem tej operacji będzie komunikat: - wydrukowanie zapytania ofertowego, - wyszukiwanie zapytań ofertowych według ich numerów, - wyszukiwanie pozycji specyfikacji wskazanego zapytania według kodu usługi lub nazwy usługi, - zamknięcie okna. IMPORT ZAPYTANIA OFERTOWEGO Po wyświetleniu okna Przeglądanie zapytań ofertowych, należy użyć przycisku. W wyniku tej czynności pojawi się okno Wybór dokumentów do importu. Rysunek 45 Zakończona operacja importu Zaimportowane w ten sposób zapytanie znajdzie się wraz ze swoją specyfikacją w oknie Przeglądanie zapytań ofertowych. JAK JEST ZBUDOWANE ZAPYTANIE OFERTOWE? Każde zapytanie ofertowe składa się z dwóch części: ϑ= nagłówka, ϑ= pozycji specyfikacji. Nagłówek zapytania jest prezentowany w górnej części okna. Znajdują się w nim następujące informacje: ϑ= Numer zapytania, STRONA 24 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT /CZ2-01

27 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ϑ= Zakres usług, jakie są ujęte w zapytaniu, ϑ= Okres, w którym obowiązuje zapytanie, ϑ= Termin składania ofert, ϑ= Ograniczenia dla składanych ofert (Fundusz może zażądać osobnej oferty dla każdego miejsca wykonywania usług), ϑ= Dane administracyjne o osobach redagujących zapytanie ofertowe w Funduszu. Po użyciu przycisku Ctrl F5 Podgl wzoru. użytkownik może przeglądać formularz ankiety dołączonej do wybranej usługi. Rysunek 49 Podgląd wzoru ankiety Rysunek 46 Nagłówek zapytania ofertowego W dolnej części okna z listą zapytań ofertowych znajdują się pozycje specyfikacji podświetlonego w górnej części okna zapytania. Informacje o usługach prezentowane są na dwóch zakładkach. Na zakładce pierwszej Specyfikacja zapytania ofertowego znajduje się: ϑ= Kod usługi, ϑ= Nazwa usługi, ϑ= Potrzeby NFZ (jeżeli informacja ta została przez Fundusz ujawniona). W przypadku gdyby użytkownik chciał mieć widoczne na ekranie wyłącznie nagłówki zapytań ofertowych powinien uaktywnić opcję PRZEGLĄDANIE KARTY POZYCJI SPECYFIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wybranej usługi zawartej w zapytaniu ofertowym należy podświetlić ją na liście, a następnie użyć przycisku. Rysunek 47 Specyfikacja zapytania ofertowego Po użyciu przycisku Sh F3 Podgl. Zostanie otwarta Karta pozycji specyfikacji zapytania ofertowego i użytkownik będzie mógł przeglądać dane w niej zawarte. Na drugiej zakładce Wzory ankiet skojarzone z zapytaniem są umieszczone: ϑ= Nazwa wzoru ankiety, ϑ= Informacja, czy wypełnienie ankiety jest obligatoryjne. Rysunek 48 Wzory ankiet skojarzone z zapytaniem Rysunek 50 Karta pozycji zapytania ofertowego W górnej części karty znajduje się nazwa usługi oraz informacja czy do pozycji oferty ma zostać dołączona lista osób personelu wykonującego daną usługę. W karcie tej na kolejnych zakładkach znajdują się także informacje dotyczące: - zapotrzebowania Narodowego Funduszu Zdrowia, - pakietu usług szczegółowych wykonywanych w ramach wybranej pozycji specyfikacji, 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT/CZ2-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 25

28 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT - wzorów ankiet dotyczących wybranej pozycji specyfikacji oferty. Zapotrzebowanie NFZ Na zakładce tej jest prezentowane w sposób ilościowy zapotrzebowanie Funduszu dotyczące wybranej usługi. NFZ może zdecydować się nie przekazywać tej informacji w zapytaniu ofertowym. Wówczas na zakładce tej znajduje się następująca informacja: Rysunek 51 Specyfikacja oferty bez podanego zapotrzebowania NFZ Pakiet usług szczegółowych Na drugiej zakładce znajduje się lista usług szczegółowych, wykonywanych w ramach usługi głównej. Rysunek 53 Wzory ankiet skojarzone z pozycją zapytania ofertowego Na zakładce tej jest podana nazwa wzorca ankiety oraz informacja, czy wypełnienie ankiety jest obligatoryjne. Przy użyciu przycisku Ctrl F3 Podgląd można przeglądać formularz ankiety. Rysunek 52 Pakiet usług szczegółowych w ramach pozycji ankiety Podanie tej informacji może mieć dwojaki cel: - wyłącznie informacyjny, ponieważ świadczeniodawca jest zobowiązany wykonywać wszystkie usługi z pakietu, - zebranie w ofertach informacji o gotowości świadczeniodawcy do wykonywania usług z pakietu. W tym drugim przypadku tworząc ofertę świadczeniodawca musi wskazać, które pozycje pakietu jest w stanie wykonywać. Wzory ankiet skojarzone z pozycją zapytania ofertowego Zarówno do całego zapytania jak również do wybranej pozycji specyfikacji może zostać dołączony formularz ankiety. Będzie on widoczny na trzeciej zakładce w karcie specyfikacji zapytania ofertowego. Rysunek 54 Podgląd wzorca ankiety NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZEGLĄDAJĄC ZAPYTANIE OFERTOWE Tworząc zapytanie ofertowe pracownicy NFZ umieszczają w nim szereg informacji, na które świadczeniodawca powinien zwrócić szczególną uwagę. Są to następujące elementy: ϑ= Termin obowiązywania zapytania jest to okres, na który Fundusz chce zakontraktować usługi zawarte w zapytaniu, termin ten jest widoczny w nagłówku zapytania jako dwie graniczne daty: Ważna od oraz Ważna do. Najczęściej termin obowiązywania zapytania to cały kolejny rok. ϑ= Termin składania oferty jest do data, do której oferta utworzona w odpowiedzi na przesłane zapytanie powinna zostać dostarczona do NFZ. Przestrzeganie tej daty jest bardzo istotne ze względu na regulamin konkursu ofert. ϑ= Opcjonalne wymaganie oddzielnych ofert dla każdego miejsca wykonywania usług informacja na temat tego warunku jest podana w nagłówku STRONA 26 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT /CZ2-01

29 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ zapytania. Miejsca wykonywania usług są uzupełniane przez użytkownika w Karcie świadczeniodawcy. Jeżeli Fundusz w zapytaniu ofertowym poda taki warunek to świadczeniodawca dla każdego ze swoich miejsc wykonywania usług powinien stworzyć osobną ofertę. Jeżeli warunek taki nie jest określony, wówczas dla każdej z usług może zostać podane osobne miejsce wykonywania. ϑ= Usługi w pakietach do tej pory pakiety usług szczegółowych były dołączane do usług kontraktowanych w umowach. Obecnie pakiety usług są również umieszczane w zapytaniach ofertowych. Można je przeglądać w karcie pozycji specyfikacji zapytania na zakładce Pakiety wykonywanych usług. W zależności od opcji zaznaczonej przez NFZ pakiet jest podany wyłącznie w celu informacyjnym lub też świadczeniodawca powinien określić, które usługi z pakietu jest w stanie wykonywać. ϑ= Personel medyczny w zależności od opcji zaznaczonej w karcie pozycji specyfikacji oferty, do każdej pozycji specyfikacji oferty świadczeniodawca powinien załączyć listę personelu medycznego wykonującego daną usługę. ϑ= Plan turnusów - Fundusz dla danej pozycji specyfikacji zapytania ofertowego może określić jako wymagane podanie planu turnusów ϑ= Ankiety skojarzone z zapytaniem ofertowym do każdej pozycji specyfikacji zapytania ofertowego może być dołączona lista ankiet, czyli formularzy, które powinien wypełnić świadczeniodawca. Ankiety mogą także zostać dołączone bezpośrednio do nagłówka zapytania ofertowego. W górnej części okna można wyszukiwać i przeglądać dokumenty zgodnie z wybranym przez siebie zakresem. Do wykonania tych czynności służy przycisk Zastosuj, którego użycie spowoduje wyselekcjonowanie i wyświetlenie dokumentów wg wprowadzonych kryteriów: ϑ= Oddział NFZ, ϑ= Rok. Pole Szukaj wg umożliwia wyszukiwanie zapytań według numeru zapytania. Aby wyszukiwać pozycje zapytania należy skorzystać z pola Szukaj wg w dolnej części okna. Umożliwia ono wyszukiwanie usług według ich nazwy lub kodu. Po określeniu kryterium wyszukiwania należy użyć przycisku F7-Szukaj lub ShF7-Szukaj, aby wyszukiwanie zostało uruchomione. DRUKOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO Aby wydrukować zapytanie ofertowe należy, podświetlić wybraną pozycję i kliknąć przycisk Drukuj (F9). Program wyświetli okienko w celu wyboru właściwej drukarki, ilości stron do wydrukowania, itd. WYSZUKIWANIE ZAPYTAŃ OFERTOWYCH W przypadku, gdy w programie znajdzie się wiele zapytań ofertowych będziemy mogli wyszukać tylko te, które nas interesują W tym celu możemy wykorzystać kryteria wyszukiwania dostępne w górnej części okna oraz w polu Szukaj wg. Rysunek 55 Okno Drukuj 2150/INSTR-ZAPYTANIA OFERT/CZ2-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 27

30 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT REJESTRACJA I WYPEŁNIANIE OFERT (DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ) Aby każdy świadczeniodawca mógł podpisać umowę z wybranym Oddziałem NFZ, powinien przekazać informacje o rodzaju usług, które ma do zaoferowania, ich ilości oraz proponowanej cenie. Dlatego stworzono w programie opcję, która umożliwi przygotowanie czytelnych ofert. Poza ofertami świadczeniodawca może tworzyć również dokumentację aktualizacyjną, która pozwala na sprawniejsze przygotowanie umów w NFZ. Dokumentacja ta pełni jedynie funkcję informacyjną dla NFZ i nie stanowi właściwej oferty. Opcja menu głównego Konkurs ofert\oferty pozwala na wprowadzanie informacji w ofertach i dokumentacjach aktualizacyjnych utworzonych na podstawie zapytań ofertowych przygotowanych przez Oddziały NFZ. Podstawowe operacje to: ϑ= poprawianie nagłówków dokumentów, ϑ= przeglądanie nagłówków dokumentów, ϑ= rejestracja faktu sprawdzenia dokumentów, ϑ= rejestracja faktu zatwierdzenia dokumentu, ϑ= usuwanie dokumentu, ϑ= wyszukiwanie dokumentów według wprowadzonych kryteriów, ϑ= wprowadzanie pozycji specyfikacji dokumentu, ϑ= uzupełnianie informacji o miejscach wykonywania usług, ϑ= uzupełnianie informacji o personelu medycznym, ϑ= uzupełnianie informacji o planie turnusów, ϑ= uzupełnianie informacji o harmonogramie pracy placówki świadczącej usługi, ϑ= poprawianie pozycji specyfikacji dokumentu, ϑ= podgląd pozycji specyfikacji dokumentu, ϑ= usuwanie pozycji specyfikacji dokumentu, ϑ= wyszukiwanie pozycji specyfikacji dokumentu, ϑ= wypełnianie ankiet dołączonych do zapytania ofertowego, ϑ= eksport dokumentów do NFZ. Import zapytania ofertowego i stworzenie oferty (dokumentacji aktualizacyjnej) jest możliwe niezależnie od Oddziału NFZ, w którym dokument powstał. A więc jeśli świadczeniodawca nie jest zarejestrowany w żadnym Oddziale, lub też jest zarejestrowany np. w Wielkopolskim OW NFZ nie będzie miał trudności z wczytaniem zapytania ofertowego z Mazowieckiego Oddziału NFZ. Natomiast przesłanie wypełnionej oferty Oddziałowi NFZ wiąże się z przesłaniem swoich danych, które są uzupełnione w Karcie świadczeniodawcy (opcja Dane świadczeniodawcy z menu Różne). Operacje te zostały opisane w rozdziale Funkcje podstawowe. PRZEGLĄDANIE I REJESTRACJA OFERT Po wybraniu opcji Oferty z menu Konkurs ofert nastąpi wyświetlenie okna Przeglądanie i rejestracja ofert/dokumentacji aktualizacyjnych. W oknie tym znajdą się wszystkie wprowadzone, sprawdzone i zatwierdzone dokumenty wraz ze swoimi specyfikacjami. Rysunek 56 Przeglądanie i rejestracja ofert oraz dokumentacji aktualizacyjnych W pierwszej kolumnie (T) w górnej części okna znajdują się znaczniki określonych dokumentów: ϑ= O: oznacza ofertę, ϑ= A: oznacza dokumentację aktualizacyjną. Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: Dodaj (F2) wprowadzenie oferty lub dokumentacji aktualizacyjnej na podstawie zapytania ofertowego, Podgląd (F3) - przeglądanie Karty nagłówka oferty/dokumentacji aktualizacyjnej, Popraw (F4) poprawianie dokumentów już wprowadzonych, Usuń (F8) usuwanie dokumentów z systemu, Rej.spraw. zarejestrowanie faktu sprawdzenia poprawności dokumentu, Rej.zatw. zarejestrowanie faktu zatwierdzenia dokumentu STRONA 28 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

31 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH Drukuj (F9) wydrukowanie wyselekcjonowanej listy dokumentów, Eksport (ShF6) wygenerowanie pliku zawierającego zatwierdzoną ofertę/dokumentację aktualizacyjną w formie elektronicznej, która zostanie przesłana do Kasy Chorych. Dodaj (ShF2) dodanie pozycji specyfikacji wybranego dokumentu, Podgląd (ShF3) - przeglądanie danych pozycji specyfikacji dokumentu, Popraw (ShF4) poprawienie danych pozycji specyfikacji wybranego dokumentu, Usuń (ShF8) usunięcie pozycji specyfikacji, Plan turnusów przeglądanie planów turnusów, Szukaj (F7) oraz Szukaj (Sh F7) wyszukiwanie dokumentów oraz pozycji ich specyfikacji według określonych kryteriów, Zastosuj wyszukiwanie dokumentów oraz pozycji ich specyfikacji według kryteriów określonych w górnej części okna, Zamknij zamknięcie listy ofert/dokumentacji aktualizacyjnej. Szczególną uwagę należy zwrócić na zjawisko wyszarzenia poszczególnych przycisków. Dzięki temu użytkownik wie, które operacje są możliwe do wykonania na danym etapie pracy z systemem (jest to związane z aktualnie podświetlonym dokumentem, znajdującym się na liście). Przykładowo, jeśli podświetlona jest oferta sprawdzona, to przycisk jest wyszarzony (zablokowany). Oznacza to, że nie musimy już sprawdzać danej oferty. Jeżeli zaraz potem podświetlimy wprowadzoną ofertę, przycisk ten zostanie odblokowany. Będzie to oznaczało, że możemy ją sprawdzić i zarejestrować ten fakt w systemie. Aby obejrzeć niewidoczne części tabeli należy użyć pasków przewijania bądź też strzałek na klawiaturze. W dolnej części listy znajduje się informacja o kodzie usługi, jej pełnej nazwie oraz miejscu wykonywania podświetlonej na liście pozycji specyfikacji oferty. = Statusu dokumentu: ϑ= Oferta wprowadzona, ϑ= Oferta sprawdzona, ϑ= Oferta zatwierdzona, = Pochodzenie: ϑ= Własne, ϑ= Na podstawie zapytania ofertowego, = Rok. Szukaj (F7) użycie tego przycisku po uprzednim wybraniu kryterium wyszukiwania i uzupełnieniu pustego pola Szukaj wg, spowoduje wyświetlenie w tabeli tylko tych dokumentów, które będą spełniać podane przez nas warunki. Nagłówki ofert można wyszukiwać według Numeru oferty. Szukaj (Shift F7) pozwala wyszukiwać pozycje specyfikacji dokumentów. Użytkownik może wybrać jedno z trzech dostępnych kryteriów: liczba porządkowa, kod usługi, nazwa usługi. TWORZENIE OFERTY LUB DOKUMENTACJI AKTUALIZACYJNEJ Utworzenie oferty lub dokumentacji aktualizacyjnej jest możliwe tylko i wyłącznie na podstawie zapytania ofertowego. W celu utworzenia odpowiedniego dokumentu należy użyć przycisku F2 Dodaj i wybrać z menu kontekstowego odpowiednią opcję:. Aby utworzyć ofertę należy wybrać Ofertę, aby utworzyć dokumentację Dokumentację aktualizacyjną. Po wybraniu rodzaju dokumentu można przystąpić do określania jego specyfikacji. Po wybraniu dokumentu pojawi się komunikat informujący użytkownika o tym, że aby utworzyć ofertę/dokumentację aktualizacyjną należy wskazać zapytanie ofertowe, na podstawie którego dany dokument ma zostać utworzony. Rysunek 57 Informacja o miejscu wykonywania usługi WYSZUKIWANIE OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI W górnej części okna można wyszukiwać i przeglądać dokumenty zgodnie z wybranym przez siebie zakresem. Do wykonania tych czynności służą wprowadzone do systemu następujące przyciski: Zastosuj spowoduje wyselekcjonowanie i wyświetlenie dokumentów wg wprowadzonych kryteriów: = Oddział NFZ, Rysunek 58 Komunikat Podobny komunikat pojawia się dla dokumentacji aktualizacyjnej: Rysunek 59 Komunikat 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 29

32 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Po wybraniu przycisku OK zostanie otwarta lista zapytań ofertowych, na której użytkownik dokonuje wskazania zapytania, na którego podstawie ma być utworzona oferta lub dokumentacja. Po podświetleniu nagłówka zapytania i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK wybrany dokument zostanie utworzony, o czym użytkownik zostanie poinformowany kolejnym komunikatem. Rysunek 60 Komunikat - utworzono ofertę Analogiczny komunikat pojawia się dla dokumentacji aktualizacyjnej: Rysunek 63 Komunikat - miejsce wykonywania usług Po naciśnięciu przycisku OK zostanie otwarta lista miejsc wykonywania usług i użytkownik powinien wskazać miejsce, którego będzie dotyczyła tworzona oferta. W przypadku, jeżeli miejsca te nie zostały uzupełnione należy je wprowadzić na listę. Operacja ta jest opisana w rozdziale Funkcje podstawowe. Rysunek 61 Komunikat-utworzono dokumentację aktualizacyjną Oferta oraz dokumentacja aktualizacyjna są tworzone w taki sam sposób, stąd w dalszej części instrukcji opisana zostanie czynność tworzenia oferty. Wszystkie opisywane funkcje są analogiczne dla dokumentacji aktualizacyjnej. Po dodaniu dokumentu na liście ofert zostanie umieszczony nagłówek oferty. Będzie on miał status Wprowadzony. Oferta w momencie utworzenia nie posiada uzupełnionych pozycji specyfikacji. Użytkownik sam decyduje, które usługi z zapytania ofertowego mają zostać umieszczone w ofercie. W przypadku, gdy na podstawie wskazanego zapytania ofertowego została już utworzona oferta wówczas po wskazaniu zapytania i użyciu przycisku OK użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie. Jednak oczywiście do każdego zapytania ofertowego może zostać utworzona dowolna liczba ofert. Rysunek 64 Lista miejsc wykonywania usług Wskazane miejsce wykonywania usług zostanie uzupełnione w kartach pozycji specyfikacji oferty. W przypadku tworzenia oferty, w której świadczeniodawca musi określić grupę dokumentów formalno-prawnych pojawia się okno pozwalające wybrać odpowiednią dla podmiotu grupę tych dokumentów: Rysunek 62 Komunikat Jeżeli użytkownik wybierze przycisk TAK oferta zostaje umieszczona na liście ofert. W zapytaniu ofertowym może zostać określona przez NFZ konieczność tworzenia osobnej oferty dla każdego miejsca wykonywania usług. Warunek ten znajduje się w nagłówku zapytania. Po wskazaniu zapytania i naciśnięciu OK użytkownik zostanie poinformowany, że tworzona oferta będzie dotyczyła jednego miejsca wykonywania usług. Rysunek 65 Wybór grupy dokumentów formalnoprawnych Po określeniu grupy dokumentów w nagłówku oferty na zakładce Wymagane dokumenty formalnoprawne widoczne będą wszystkie wymagane dokumenty określone w danej grupie. STRONA 30 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

33 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH Rysunek 67 Karta nagłówka oferty Rysunek 66 Grupy wymaganych dokumentów formalno-prawnych NAGŁÓWEK OFERTY Po utworzeniu oferty na liście ofert pojawia się nagłówek tego dokumentu mający status Wprowadzony. Zawarte są w nim następujące informacje: ϑ= Oddział NFZ, do którego jest kierowana oferta, - pole to jest uzupełniane automatycznie na podstawie zapytania ofertowego i użytkownik, nie może go modyfikować, ϑ= Okres ważności oferty jest domyślnie uzupełniany na podstawie zapytania ofertowego, użytkownik może jednak ten okres modyfikować, pod warunkiem, że będzie on obejmować okres jednego roku i nie będzie dłuższy od okresu ustalonego przez Oddział NFZ, ϑ= Zakres usług uzupełniany na podstawie zapytania ofertowego, użytkownik nie może go modyfikować, ϑ= Miejsce wykonywania usług pole to jest uzupełniane w przypadku, gdy cała oferta ma dotyczyć jednego miejsca wykonywania usług, na podstawie informacji podanej przez użytkownika przy tworzeniu oferty. Jeżeli usługi w ofercie mogą dotyczyć różnych miejsc wykonywania wówczas pole to nie jest uzupełniane, ϑ= Numer oferty uzupełniany automatycznie przez system, ϑ= Typ specyfikacji: = miesięczny, = turnusowy, Jest to opcja, która jest domyślnie zaznaczona jako typ miesięczny i użytkownik nie może jej zmienić ponieważ obecnie NFZ stosuje tylko ten jeden typ rozliczania. ϑ= Dane administracyjne osoby wprowadzającej ofertę. Użytkownik może przeglądać informacje zawarte w nagłówku oferty poprzez użycie przycisku. Nagłówek oferty może także zostać usunięty jeżeli zostanie użyty przycisk. POZYCJE SPECYFIKACJI OFERTY Oferta utworzona na podstawie zapytania ofertowego nie ma początkowo żadnych pozycji specyfikacji. Decyzja, które usługi zostaną ujęte w ofercie należy do użytkownika. Poszczególne usługi są wprowadzane poprzez użycie przycisku. W karcie pozycji specyfikacji oferty należy wskazać usługę. Otwarta lista usług zawiera tylko te pozycje, które zostały uwzględnione przez NFZ w zapytaniu ofertowym. Z listy tej użytkownik wybiera tą usługę, którą chce zawrzeć w swojej ofercie. Po użyciu przycisku OK usługa zostanie umieszczona w specyfikacji oferty. Rysunek 68 Karta pozycji specyfikacji oferty W lewym górnym rogu karty znajduje się liczba porządkowa pozycji oferty informująca użytkownika o tym, która z kolei usługa jest właśnie wprowadzana do oferty. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 31

34 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT UZUPEŁNIANIE MIEJSCA WYKONYWANIA USŁUG W karcie pozycji specyfikacji oferty należy uzupełnić informację w polu Miejsce wykonywania usług. Wyboru miejsca dokonuje się z listy wprowadzonych do programu placówek (menu Różne, opcja Dane świadczeniodawcy). Sposób wprowadzania tych danych jest opisany w rozdziale Funkcje podstawowe. Miejsce wykonywania usług może zostać także wprowadzone podczas uzupełniania Karty pozycji specyfikacji oferty. W przypadku, jeżeli Oddział NFZ w zapytaniu ofertowym określił, że cała oferta ma dotyczyć jednego miejsca wykonywania świadczeń jest ono wybierane przez użytkownika bezpośrednio po wskazaniu zapytania ofertowego. Jest ono uzupełniane automatycznie we wszystkich kartach pozycji specyfikacji danej oferty. Jest to wówczas informacja wyszarzona i użytkownik nie może jej zmienić w karcie pozycji specyfikacji oferty. UZUPEŁNIANIE SPECYFIKACJI ILOŚCIOWEJ I CENOWEJ Uwaga: W przypadku, gdy do pozycji oferty powinien zostać dołączony plan turnusów może się zdarzyć, że użytkownik nie będzie mógł uzupełnić ilości na zakładce Wartości oferowane. Zostaną one automatycznie przeliczone na podstawie ilości skierowań podanych przez użytkownika na zakładce Plan turnusów. Na zakładce Wartości oferowane uzupełniana jest proponowana przez oferenta ilość oraz cena jednostkowa wybranej usługi. Kolumna Potrzeby Oddziału NFZ jest uzupełniana wartościami z zapytania ofertowego w przypadku, gdy Oddział NFZ określił, że zapotrzebowanie to ma być widoczne dla oferenta. Wprowadzanie na Kartę cen i ilości usług w poszczególnych miesięcy możliwe jest gdy: ϑ= podświetlimy odpowiednią komórkę, ϑ= wpiszemy określoną wartość i zatwierdzimy ją klawiszem Enter. W przypadku, gdy będziemy chcieli wpisać te same wartości do wszystkich wierszy w wybranej kolumnie, będziemy mogli posłużyć się wprowadzonymi na Kartę zakładkami: Liczba usług całkowita oraz Cena usług w miesiącach, Liczby usług w miesiącach. W przypadku zakładek: Liczby usług w miesiącach i Cena usług w miesiącach działania przeprowadzane są w prosty sposób. Wartość wpisana w puste pole na wybranej zakładce jest dodawana, odejmowana lub przypisana do każdego wiersza określonej kolumny. Nieco inaczej wygląda uzupełnianie wierszy na zakładce Liczba usług - całkowita. Jeżeli wpiszemy wartość w puste pole na zakładce Liczba usług całkowita, wówczas zostanie ona w sposób automatyczny podzielona przez liczbę wierszy i dodana, odjęta lub przypisana do poszczególnych pól w kolumnie Liczba usług. Wartość wpisana w pustym polu na wybranej zakładce jest dodawana, odejmowana lub przypisana do wierszy, w odpowiednich kolumnach. Czynności te można wykonać za pomocą przycisków: - dodaje podaną na zakładce wartość w każdym wierszu określonej kolumny, - odejmuje podaną na zakładce wartość w każdym wierszu określonej kolumny, - zeruje wartości w każdym wierszu określonej kolumny, - wpisuje podaną na zakładce wartość do wszystkich wierszy w wybranej kolumnie. Powyżej opisane czynności mogą być wykonywane również za pomocą klawiatury W tym celu należy wykorzystać klawisze +, -, *, =. Przykład 1: Na zakładkę Liczba usług - całkowita wpisujemy Rysunek 69 Zakładka - wartości oferowane Liczba wierszy równa jest liczbie miesięcy określonych terminem obowiązywania danej oferty. Kolumna Wartość jest automatycznie uzupełniana przez system, na podstawie danych wprowadzonych w kolumnach Liczba usług i Cena jednostkowa. liczbę 100 i klikamy przycisk. Liczba miesięcy=5. Wartość poszczególnych wierszy w kolumnie Liczba usług zostanie zmieniona na 20 (100/5=20). Przykład 2: Dane: = liczba usług w każdym miesiącu =10, = liczba miesięcy =5, STRONA 32 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

35 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH = liczba usług całkowita=50, = cena jednostkowa =2, = wartość usług w jednym miesiącu=20, = wartość całkowita usług=100. Aby powiększyć wartość całkowitą usług o 200 wpisujemy 200 na zakładkę Wartość usług -całkowita, a następnie klikamy na przycisk. Zostaną dokonane następujące obliczenia: 200/50=4 - przyrost ceny jednostkowej, 2+4=6 - cena jednostkowa, 6 10 =60 - wartość usług w miesiącu, sprawdzenie: 60 5 = nowa wartość całkowita oferowanych usług ( =300). UZUPEŁNIANIE PAKIETU USŁUG SZCZEGÓŁOWYCH W zapytaniu ofertowym do usługi kontraktowanej może zostać dołączony pakiet usług szczegółowych. Cel zamieszczenia pakietu w zapytaniu ofertowym może być dwojaki: = wyłącznie informacyjny, ponieważ świadczeniodawca jest zobowiązany wykonywać wszystkie usługi z pakietu, = zebranie danych o usługach, które świadczeniodawca jest w stanie świadczyć. W tym drugim przypadku świadczeniodawca uzupełniający ofertę stworzoną na podstawie zapytania ofertowego powinien zaznaczyć, które z usług zawartych w pakiecie jest w stanie wykonywać. Zaznaczenia dokonuje się w karcie pozycji specyfikacji oferty na zakładce Pakiet usług szczegółowych. Aby dokonać zmiany znacznika należy podświetlić usługę na liście i użyć odpowiednio przycisków lub. W celu zmiany znacznika dla wszystkich usług szczegółowych umieszczonych na liście stosować należy przyciski lub. Świadczeniodawca w ramach wykonywanych (zaznaczonych na liście) usług może określić ofertę cenową. Aby podać cenę dla danej pozycji pakietu należy po wybraniu tej pozycji kliknąć na przycisk. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego, w którym można wpisać oferowaną cenę: Rysunek 71 Okno do wpisania oferowanej ceny Zmiana ceny oferowanej jest możliwa tylko dla pozycji pakietu, które zostały zaznaczone. W przypadku pozycji nie zaznaczonych zmiana ceny jest zablokowana. Jeżeli użytkownik wpisze wartość 0 (zero) wówczas przy sprawdzaniu oferty zostanie wyświetlona informacja o brakujących lub błędnych wpisach w ofercie. Przykładowe okno takiego komunikatu znajduje się poniżej: Rysunek 70 Zakładka z listą usług szczegółowych Poszczególne pozycje pakietu mogą otrzymać jeden z dwóch rodzajów znaczników: - oznaczający, że świadczeniodawca decyduje się na wykonywanie określonej usługi, - oznacza, że świadczeniodawca nie jest w stanie wykonywać danej usługi. Rysunek 72 Komunikat o błędnych lub brakujących wpisach w ofercie W przypadku, gdy pakiet usług jest zamieszczony wyłącznie w celu informacyjnym przyciski na tej zakładce są nieaktywne. W górnej części zakładki znajduje się wówczas komentarz: Oferent zgłasza gotowość wykonywania wszystkich usług z pakietu (wymóg zapytania ofertowego). 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 33

36 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Oddział NFZ tworząc zapytanie ofertowe może również zażądać od świadczeniodawcy-oferenta konieczności podania oferowanej ilości wykonywanych usług na poziomie poszczególnych usług szczegółowych z pakietu. W tej sytuacji, po podświetleniu dowolnej pozycji z pakietu usług szczegółowych, w dolnej części okna wyświetlona zostanie specyfikacja miesięczna dla tej usługi, gdzie należy podać ilości oferowane w poszczególnych miesiącach. Rysunek 75 Lista personelu Wyboru osób personelu dokonuje się przechodząc do listy pracowników medycznych. Przy użyciu przycisku F2 Dodaj należy otworzyć listę, dokonać wyboru odpowiedniej osoby i zatwierdzić wybór przyciskiem OK. Wprowadzonego do karty specyfikacji oferty pracownika można usunąć przyciskiem F8 Usuń. Rysunek 73 Podanie oferowanej ilości na poziomie usług szczegółowych UZUPEŁNIANIE LISTY PERSONELU MEDYCZNEGO Aby dana osoba personelu została zamieszczona w ofercie, musi w karcie pracownika posiadać określoną co najmniej jedną kompetencję. Jeżeli taka osoba nie posiada uzupełnionych danych o kompetencji, przy jej wyborze w specyfikacji oferty pojawia się poniższy komunikat: W zapytaniu ofertowym Oddział NFZ określa czy wymagane jest podanie osób personelu medycznego dla wybranej pozycji oferty. Listę tą uzupełnia się na zakładce Personel w karcie pozycji specyfikacji oferty. Rysunek 76 Komunikat o braku uzupełnionych informacji na temat kompetencji Również jeżeli w danych pracownika brakuje informacji o stażu pracy taka osoba nie może być wykazana w ofercie: Rysunek 74 Zakładka z personelem medycznym Rysunek 77 Komunikat o braku informacji o stażu pracy Zakładka z danymi personelu medycznego jest podzielona na trzy części. Część główną stanowi lista osób personelu, na której umieszczane są osoby wykonujące bieżącą usługę we wskazanym miejscu. Wybór takiej osoby w specyfikacji oferty jest możliwy dopiero po uzupełnieniu danych w karcie pracownika. Dla każdej z osób umieszczonych na liście należy określić liczbę godzin pracy w tygodniu. Można tego dokonać dwoma sposobami. Sposób 1 Określamy sumaryczny czas pracy w tygodniu. W tym celu używamy przycisku STRONA 34 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

37 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH. Po jego użyciu pojawi się okno, w którym użytkownik może wpisać liczbę godzin pracy w tygodniu jaką osoba personelu poświęca na wykonywanie usługi w ramach bieżącej pozycji specyfikacji oferty w wybranym miejscu. Uwaga: Godziny pracy mogą być podawane z dokładnością do 15 minut. W przypadku, gdy osoba personelu pracuje na przełomie dwóch dni wówczas godziny pracy wprowadzamy osobno dla dnia pierwszego i drugiego. Rysunek 78 Wymiar czasu pracy Po naciśnięciu przycisku OK liczba godzin pracy zostanie umieszczona na liście usług personelu przy wybranym pracowniku. Sposób 2 Użytkownik programu może określić dokładny harmonogram pracy każdej osoby personelu medycznego. W tym celu służy część zakładki określona jako Godziny pracy. Przykład Pracownik ma dyżur od godziny w poniedziałek do 6.00 dnia następnego. W takim przypadku wprowadzamy godziny pracy w poniedziałek od do oraz we wtorek od do Podczas tworzenia harmonogramu godzin pracy program sprawdza poprawność wprowadzanych danych. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości użytkownik jest o tym informowany odpowiednimi komunikatami. Jeżeli wpisana wartość przekroczy liczbę 24 lub nie zostanie uzupełniona zostanie wyświetlony komunikat o nieprawidłowej godzinie. Rysunek 80 Komunikat o błędnie wprowadzonych danych W przypadku gdy użytkownik wprowadzi godzinę pracy końcową wcześniejszą od początkowej również zostanie o tym ostrzeżony. Rysunek 79 Harmonogram godzin pracy Aby stworzyć harmonogram należy w polu Dni wybrać dzień tygodnia a w polach godziny od do określić czas pracy osoby personelu w tym dniu. Po uzupełnieniu tych danych używamy przycisku ShF2 Dodaj co pozwala umieścić wpis na liście. Aby wprowadzić zmiany w harmonogramie należy podświetlić korygowany wpis na liście, dokonać odpowiednich zmian, a następnie użyć przycisku ShF4 Popraw. Pozycja harmonogramu zostanie usunięta, gdy ją podświetlimy i użyjemy przycisku ShF8 Usuń. Zakres godzin wprowadzany w polach od do stanowią godziny od 00:00 do 24:00. Rysunek 81 Komunikat Gdy użytkownik wprowadzi godziny pracy, które już są ujęte w harmonogramie wówczas zostanie poinformowany o wystąpieniu konfliktu danych. Rysunek 82 Komunikat UZUPEŁNIANIE SPRZĘTU MEDYCZNEGO W specyfikacji oferty świadczeniodawca może podać informacje o posiadanym sprzęcie medycznym. Informacje te są uzupełniane na zakładce Sprzęt: 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 35

38 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT użytkownik powinien uzupełnić dane na zakładce Uzdrowisko. Rysunek 83 Uzupełnianie zakładki Sprzęt w specyfikacji oferty W celu wprowadzenia posiadanego sprzętu medycznego należy kliknąć przycisk. Następnie w poniższym oknie należy uzupełnić następujące informacje: Rysunek 84 Uzupełnianie informacji o sprzęcie ϑ= rodzaj, ϑ= producent sprzętu, ϑ= model, ϑ= rok produkcji, ϑ= liczba urządzeń, ϑ= czy posiada atest, ϑ= czy jest serwisowany, ϑ= uwagi. Po wprowadzeniu danych, w celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk OK. W przypadku rezygnacji należy kliknąć na Anuluj. W celu wprowadzenia zmian na karcie sprzętu użytkownik powinien zaznaczyć na liście wybrany Rysunek 85 Karta pozycji specyfikacji oferty - plan turnusów Zakładka ta składa się z dwóch części. Po lewej stronie jest umieszczony plan turnusów utworzony przez użytkownika. Prezentowane są tutaj następujące informacje: ϑ= numer turnusu, ϑ= data początkowa, ϑ= data końcowa, ϑ= liczba skierowań, ϑ= liczba dni, ϑ= liczba osobodni. W dolnej części okna umieszczone zostały informacje o sumie skierowań oraz sumie osobodni, które zostały określone w ramach wszystkich turnusów. Prawa strona zakładki pozwala na tworzenie poszczególnych turnusów. sprzęt i następnie użyć przycisku. Aby usunąć wybrany sprzęt z listy należy po jego zaznaczeniu kliknąć na przycisk. UZDROWISKO Oddział NFZ w zapytaniu ofertowym może określić, że do pozycji specyfikacji oferty ma zostać dołączony plan turnusów. Informacja o tym jest wyświetlana w karcie pozycji specyfikacji oferty, pod nazwą usługi. Jeżeli więc w karcie jest umieszczony komentarz do bieżącej pozycji oferty należy podać plan turnusów Rysunek 86 Tworzenie planu turnusów Przyciski pozwalają na wykonanie następujących operacji: STRONA 36 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

39 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH - przesunięcie podświetlonego turnusu do góry w planie turnusów, - przesunięcie podświetlonego turnusu na dół w planie turnusów, turnusu, - dodanie turnusu do planu turnusów, - poprawienie podświetlonego - usunięcie podświetlonego turnusu. Aby wprowadzić turnus na listę należy określić: = datę początkową oraz końcową trwania turnusu, = liczbę skierowań, = opis turnusu nie jest to informacja obowiązkowa. Po uzupełnieniu tych danych i użyciu przycisku Ctrl+D Dodaj turnus zostanie umieszczony w planie turnusów przy czym liczba osobodni zostanie przeliczona jako iloczyn liczby dni w turnusie oraz liczby skierowań. W tej części okna znajduje się również pole Długość turnusu, w którym automatycznie wyliczana jest długość trwania turnusu na podstawie informacji wpisanych w polach Od oraz Do. Podobnie, przy wpisaniu wartości w polu Długość turnusu aktualizowane jest odpowiednio pole Do. Przycisk pozwala na automatyczne wyznaczenie daty zakończenia turnusu w przypadku, gdy podane są data rozpoczęcia turnusu (pole Od) oraz długość trwania turnusu (pole Długość turnusu). Oddział Funduszu określając podanie planu turnusów jako obowiązkowe określa również sposób w jaki plan turnusów wpływa na oferowaną liczbę usług (uzupełnianą na pierwszej zakładce w karcie pozycji specyfikacji oferty). Może to być jeden z następujących sposobów: 1. automatyczne wyznaczenie oferowanej liczby osobodni na podstawie planu turnusów wg ostatniego dnia turnusu, 2. automatyczne wyznaczenie oferowanej liczby osobodni na podstawie planu turnusów dzieląc turnusy na miesiące w razie potrzeby, 3. ręczne uzupełnienie wartości przez oferenta. W trzecim przypadku użytkownik powinien na zakładce wartości oferowane samodzielnie wpisać liczbę osobodni w poszczególnych miesiącach. W pierwszym i drugim przypadku ręczne uzupełnienie ilości nie będzie możliwe. Przy próbie wpisywania ilości pojawi się komunikat ostrzegający. Rysunek 87 Komunikat - nie można edytować ilości W dolnej części okna należy podać profile leczenia uzdrowiskowego jakie są charakterystyczne dla danego uzdrowiska. Aby dodać określony profil należy użyć przycisku Dodaj, który spowoduje wyświetlenie listy dostępnych profili: Rysunek 88 Wybieranie profilu leczenia uzdrowiskowego Z listy tej można wybrać dowolną ilość profili, w zależności od potrzeb uzdrowiska. Aby usunąć określony profil należy użyć przycisku Usuń. GODZINY PRACY PORADNI/ODDZIAŁU W zapytaniu ofertowym Oddział NFZ może określić czy w ofercie wymagane jest podanie czasu pracy poradni lub określonego oddziału szpitala. W celu wpisania godzin pracy placówki świadczącej usługi należy przejść do zakładki Godziny pracy poradni/oddziału. Rysunek 89 Godziny pracy poradni/oddziału Aby wstawić harmonogram pracy palcówki należy wybrać dzień tygodnia, czas rozpoczęcia pracy oraz czas zakończenia pracy. Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj, który spowoduje przeniesienie danych do harmonogramu. Jeżeli zostaną wprowadzone błędne 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 37

40 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT dane można je zmodyfikować wybierając Popraw. Aby usunąć wpis z harmonogramu należy kliknąć przycisk Usuń. ANKIETY DOŁĄCZONE DO OFERTY Do nagłówka zapytania, a także do pozycji specyfikacji zapytania ofertowego Oddział NFZ może dołączyć formularze ankiet. W takim przypadku formularze te zostaną dołączone także do oferty utworzonej na podstawie zapytania. Użytkownik powinien uzupełnić formularze poprzez wpisanie odpowiednich informacji. Ankiety dołączone do nagłówka oferty są widoczne po jego podświetleniu i zaznaczeniu zakładki Ankiety skojarzone z ofertą. W dolnej części okna, zamiast pozycji specyfikacji oferty zostanie wyświetlona lista ankiet powiązanych z wybraną ofertą. - przejście do okna Wypełniania ankiety w celu wprowadzanie danych do niezatwierdzonego formularza, ankiety, - przeglądanie formularza - podgląd wzoru ankiety dołączonego do zapytania ofertowego, ankiety, - zatwierdzenie wypełnionej - cofnięcie zatwierdzenia ankiety dołączonej do niezatwierdzonej oferty. WYPEŁNIANIE ANKIET Aby wypełnić ankietę należy użyć podświetlić ją na liście i użyć przycisku. Rysunek 90 Powiązanie oferty z ankietą Natomiast ankiety dołączone do pozycji specyfikacji oferty widoczne są w karcie pozycji na zakładce Ankiety dołączone do pozycji. Rysunek 92 Wypełnianie ankiety Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - zapisanie wypełnianej ankiety bez zamykania okna, - wyjście z okna bez zapisywania danych wprowadzonych w ankiecie, - zapisanie wypełnionej ankiety i wyjście z okna, Rysunek 91 Ankiety dołączone do pozycji oferty Przyciski związane z obsługą ankiet umożliwiają wykonanie następujących operacji: - wydrukowanie ankiety. W górnej części okna wypełniania ankiety jest określone na podstawie jakiego wzoru jest ona utworzona. Wypełniana ankieta ma postać drzewa, w którym widoczne są poszczególne elementy ankiety, takie jak: ϑ= rdzeń, ϑ= rozdziały STRONA 38 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

41 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH ϑ= pozycje samodzielne, ϑ= tabele. Uwaga: Definicje poszczególnych pozycji można obejrzeć w Ankiety/Przegladanie wzorców ankiet klikając następnie dwa razy na ikonę podglądu. MODYFIKACJA RDZENIA ANKIETY Rdzeń ankiety jest to element stojący najwyżej w strukturze ankiety. W nim zagnieżdżone są wszystkie pozostałe elementy. Informacja wpisana w rdzeniu ankiety jest traktowana jako jej nazwa, która będzie widoczna na Liście ankiet. Aby zmodyfikować rdzeń należy go podświetlić a następnie kliknąć myszą. Możliwa stanie się wtedy zmiana nazwy rdzenia. Zatwierdzenia nazwy dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza ENTER lub TAB z klawiatury lub poprzez kliknięcie myszą w inny element ankiety. WYPEŁNIANIE POZYCJI SAMODZIELNEJ Pozycja samodzielna jest to element ankiety, który uzupełniany jest poprzez wpisanie odpowiedniego typu informacji. Mogą to być informacje w postaci: = tekstu, = liczby całkowitej, = wartości monetarnej/liczby rzeczywistej, = pozycji słownika. Pozycja do wypełnienia w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby wprowadzić dane do tej pozycji należy ją podświetlić w strukturze drzewa. W dolnej części okna pojawi się pole, w którym należy wpisać informacje po ustawieniu się w nim kursorem. Rysunek 93 Uzupełnianie pozycji samodzielnej Po wpisaniu danych, aby je zatwierdzić należy użyć przycisku ENTER z klawiatury lub przycisku Wprowadź zmiany umieszczonego po prawej stronie pola. Informacja o rodzaju danych jakie użytkownik powinien wprowadzić w danej pozycji do wypełnienia jest umieszczona pod uzupełnianym polem. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: ϑ= tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), ϑ= liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), ϑ= wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), ϑ= pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Pozycja ze słownikiem wyróżnia się przyciskiem wyboru umieszczonym z prawej strony pola. Przy użyciu tego przycisku użytkownik przechodzi do słownika, w którym dokonuje wyboru jednej spośród dostępnych możliwości. Uwaga: Przy wypełnianiu Pozycji samodzielnych oraz tabeli użytkownik nie może wprowadzić większej liczby znaków niż to zostało określone przez osobę tworzącą wzorzec ankiety. WYPEŁNIANIE TABELI Tabela w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby uzupełnić informacje w tabeli należy podświetlić ją w strukturze ankiety. W dolnej części okna zostanie pokazany układ kolumn tabeli. Rysunek 94 Wypełnianie tabeli Po podświetleniu wybranej komórki, analogicznie jak przy wypełnianiu pozycji samodzielnej, pod tabelą pokaże się informacja o rodzaju danych jakie należy wprowadzić w komórce. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: = tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), = liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), = wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), = pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Do słownika użytkownik przechodzi za pomocą przycisku wyboru umieszczonego po prawej stronie wypełnianej komórki. Aby zatwierdzić dane wpisane w komórce należy użyć przycisku ENTER z klawiatury. Po wypełnieniu wiersza tabeli, w celu dodania kolejnego stosujemy przycisk umieszczony z prawej strony wypełnianej tabeli. Gdy zajdzie konieczność usunięcia wiersza tabeli należy ustawić się kursorem w komórce tego wiersza i użyć przycisku. Rysunek 95 Wypełniona tabela 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 39

42 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT ZAPISANIE ANKIETY Użytkownik powinien ze względów bezpieczeństwa zapisywać wypełnianą ankietę, aby nie utracić wyników swojej pracy z powodów związanych na przykład z awarią zasilania. W tym celu służy przycisk na pasku narzędzi. Nie powoduje on wyjścia z okna wypełniania ankiety. Aby zapisać ankietę i wyjść z okna Operację tą można wykonać do momentu, gdy cała oferta ma status wprowadzony lub sprawdzony. Gdy oferta zostanie zatwierdzona wówczas nie jest możliwe wprowadzanie w niej żadnych zmian. DRUKOWANIE ANKIETY Ankieta może zostać wydrukowana na każdym etapie jej wypełniania. Aby wydrukować ankietę należy należy użyć przycisku. W celu wyjścia z okna użyć przycisku wypełniania ankiety. znajdującego się w karcie bez zapisywania ankiety używamy przycisku. POPRAWIANIE ANKIETY W celu dokonania zmian w wypełnionej ankiecie należy podświetlić ją na Liście ankiet i użyć przycisku. Czynności wykonywane w przypadku poprawiania ankiety są analogiczne do operacji wypełniania nowego formularza. Aby zapisać poprawioną ankietę używamy przycisku OK. W celu wyjścia z okna bez zapisywania zmian należy użyć przycisku Anuluj. ZATWIERDZANIE ANKIETY Kiedy ankieta zostanie wypełniona może ona zostać zatwierdzona. W celu zatwierdzenia ankiety należy ją podświetlić na Liście ankiet a następnie użyć przycisku. W przypadku gdy nie wszystkie informacje w ankiecie zostaną uzupełnione nie jest możliwa zmiana statusu ankiety na zatwierdzoną. Użytkownik jest o tym informowany odpowiednim komunikatem. Rysunek 97 Podgląd wydruku ankiety POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH OFERT Aby dokonać poprawy danych wprowadzonej oferty należy: ϑ= podświetlić ofertę, którą chcemy skorygować, ϑ= podświetlić pozycję specyfikacji oferty, ϑ= następnie kliknąć na przycisk Popraw (ShF4), ϑ= po pojawieniu się Karty pozycji specyfikacji oferty, należy dokonać koniecznych zmian i zatwierdzić kartę przyciskiem OK. Uwaga: Ofert zatwierdzonych (status ZAT) nie można poprawiać! Rysunek 96 Komunikat Zmiana statusu ankiety jest w sposób graficzny wyróżniona na liście następującymi symbolami: - ankieta zatwierdzona, - ankieta wprowadzona. W przypadku, gdy ankieta zostanie zatwierdzona, a użytkownik chce wprowadzić w niej zmiany możliwe jest cofnięcie zatwierdzenia. Używamy w tym celu przycisku. USUWANIE WYBRANYCH OFERT ORAZ POZYCJI ICH SPECYFIKACJI Jeżeli zajdzie potrzeba usunięcia oferty z systemu, należy: ϑ= podświetlić na liście ofertę przeznaczoną do usunięcia, ϑ= użyć przycisku Usuń (F8). W takiej sytuacji pojawi się komunikat, który zabezpiecza przed przypadkowym usunięciem dokumentu: STRONA 40 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

43 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH ofercie wymaganych danych zostanie wyświetlony odpowiedni raport. Rysunek 98 Komunikat Uwaga: Ofert zatwierdzonych (status ZAT) oraz ich specyfikacji nie można usuwać! Jeżeli usługa umieszczona w ofercie nie powinna się tam znaleźć należy podświetlić ją na liście i użyć przycisku ShF8 Usuń. Wyświetlone zostanie pytanie systemowe: Rysunek 99 Zapytanie systemowe na temat usuwania wybranych pozycji wchodzących w skład specyfikacji Kliknięcie na przycisk Tak spowoduje usunięcie pozycji specyfikacji z systemu. Natomiast użycie przycisku Nie sprawi, że dana pozycja nadal będzie stanowiła element specyfikacji. SPRAWDZANIE I ZATWIERDZANIE OFERT Aby oferta mogła zostać zapisana w postaci elektronicznej musi zostać zatwierdzona przez użytkownika programu. Zatwierdzenie jest operacją ostateczną ponieważ oferta o tym statusie nie może zostać poprawiona, ani usunięta. Dlatego też została wprowadzona funkcja sprawdzania oferty. Operacja ta pozwala na wykrycie wszystkich formalnych nieprawidłowości w przygotowywanym dokumencie W celu wykonania operacji sprawdzania oferty należy podświetlić nagłówek oferty i użyć przycisku. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu z pytaniem, czy wybrana czynność ma być wykonana. Rysunek 101 Raport sprawdzania oferty W raporcie mogą się znaleźć następujące informacje: = istnieją pozycje o nieokreślonej cenie lub ilości, = istnieją pozycje o nie zatwierdzonych ankietach, = istnieją pozycje o nieokreślonej gotowości do wykonywania usług, = istnieją pozycje o nie wypełnionej informacji o personelu medycznym, = istnieją pozycje, w których pracownicy medyczni mają zerową liczbę godzin pracy na tydzień. Dla każdej z wymienionych informacji podane są numery pozycji oferty, w których problem ten występuje. Aby zatwierdzić ofertę należy użyć przycisku. Wykonanie tej operacji musi być potwierdzone przez użytkownika. Rysunek 102 Potwierdzenie zatwierdzenia oferty W przypadku, gdy oferta nie została sprawdzona wówczas rejestracja zatwierdzenia spowoduje wykonanie obu tych operacji. Rysunek 100 Potwierdzenie wykonania sprawdzenia oferty Uwaga: Potwierdzenie zarejestrowania, sprawdzenia lub zatwierdzenia dokumentu, spowoduje, że w kolumnie Status zmieni się symbol statusu dokumentu. Symbole statusu poszczególnych dokumentów: Potwierdzenie wykonania tej operacji przyciskiem Tak spowoduje, że w przypadku braku uzupełnienia w 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 41

44 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT WPR oferta zarejestrowana, SPR oferta sprawdzona, ZAT oferta zatwierdzona. KOPIOWANIE OFERT Funkcja kopiowania oferty umożliwia utworzenie repliki dokumentu wprowadzonego wcześniej na listę ofert. Kopia oferty różni się od oryginału nadanym numerem oraz tym, że w przypadku gdy kopiowana jest zatwierdzona oferta jej kopia będzie miała status wprowadzony. Aby utworzyć kopię należy podświetlić ofertę na liście i użyć przycisku F5 Kopiuj. Użytkownik ma możliwość wybrania czy numer kopii dokumentu ma zawierać kod świadczeniodawcy nadany przez Oddział czy też nie. Rysunek 104 Status oferty = Kryterium Pochodzenie określa sposób w jaki oferta została wprowadzona do systemu. Wśród ofert wyróżniamy: ϑ= Własne wprowadzone przez użytkownika, ϑ= Utworzone na podstawie zapytania ofertowego. = Rok obowiązywania oferty, = Oddział NFZ - po kliknięciu na przycisk wyboru, wyświetli się okno, z którego możemy wybrać określoną pozycję. Rysunek 103 Komunikat przy tworzeniu kopii oferty/dokumentacji aktualizacyjnej W przypadku wybrania Tak numer dokumentu będzie zawierał kod świadczeniodawcy. Jeżeli wybrana zostanie opcja Nie w miejsce kodu świadczeniodawcy wstawiany jest ciąg cyfr WYSZUKIWANIE OFERT System umożliwia wyszukiwanie ofert, które spełniają określone kryteria. Aby uzyskać oczekiwane wyniki, powinniśmy uzupełnić pola zawężające grupę ofert do: ϑ= Oddziału NFZ, ϑ= Statusu, ϑ= Pochodzenia, ϑ= Roku. Uwaga 1: Możemy wybrać wszystkie, kilka lub jedną opcję zawężającą listę ofert. Aby na liście znalazły się poszukiwane oferty, należy użyć przycisku Zastosuj. Uwaga 2: Użycie przycisku Zastosuj możliwe jest każdorazowo po uzupełnieniu jednego z pól zawężających listę ofert bądź po uzupełnieniu większej ilości pól. = Pole Status oferty - określa nam, w jakim stanie znajduje się dany dokument W naturalny sposób możemy dokonać podziału ofert na: ϑ= Wprowadzone, ϑ= Sprawdzone, ϑ= Zatwierdzone, ϑ= Wszystkie. Rysunek 105 Wybór Oddziału/Delegatury NFZ Po wybraniu Oddziału\Delegatury NFZ i użyciu przycisku Zastosuj, w oknie Przeglądanie i rejestracja ofert, zostaną wyświetlone wszystkie oferty złożone dla danego oddziału. Na koniec należy zwrócić uwagę na obowiązującą zasadę: jeśli w ramach dowolnego pola zawężającego wyszukiwanie, zrezygnujemy z wprowadzenia konkretnych danych, związany z danym polem warunek nie jest brany pod uwagę! WYSZUKIWANIE POZYCJI SPECYFIKACJI ZA POMOCĄ POLA SZUKAJ WG Aby wyszukać pozycję specyfikacji wybranej oferty, należy: w górnej części tabeli kliknąć na wybraną ofertę, następnie przejść do dolnej tabeli, która zawiera dane dotyczące: ϑ= Kodu usługi, ϑ= Nazwy usługi, ϑ= Liczby oferowanych usług, ϑ= Jednostkowej ceny ceny jednej usługi, ϑ= Wartości wartość wszystkich usług po określonej cenie. STRONA 42 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

45 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH Aby odnaleźć szukane pozycje na liście specyfikacji wybranej oferty, należy: = W polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: ϑ= Liczba porządkowa, ϑ= Nazwa usługi, ϑ= Kod usługi. = W polu obok należy podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (ShiftF7). WYDRUK OFERTY Program umożliwia wydruk formularza oferty oraz formularza rejestracyjnego. Aby wydrukować ofertę należy podświetlić ją na liście, użyć przycisku Drukuj (F9) i wybrać opcję Formularz ofertowy. Zostanie wówczas wyświetlone okno z listą dokumentów związanych z podświetloną ofertą, które mogą zostać wydrukowane. Poszukiwane pozycje specyfikacji wybranej oferty zostaną wyświetlone na liście. EKSPORT DANYCH DO ODDZIAŁU NFZ Uwaga: Trzeba pamiętać o tym, iż tylko zatwierdzone oferty można eksportować do Oddziałów Funduszu. Stworzone w powyżej opisany sposób oferty powinny być przekazane w formie elektronicznej do wybranego Oddziału NFZ. Poza ofertami możliwe jest także przekazanie dokumentacji o podstawowych informacjach o oferencie. W tym celu należy użyć przycisku Eksport (ShF6). Pojawi się wtedy menu kontekstowe, które pozwala wybrać rodzaj dokumentu do eksportu: Rysunek 106 Wybór dokumentu do eksportu Możliwy jest eksport następujących dokumentów: ϑ= Formularza oferty- stanowiącego właściwą ofertę, ϑ= Formularza rejestracyjnego zawierającego podstawowe informacje o oferencie. Po wybraniu dokumentu należy wybrać dysk, katalog i plik, w którym mają być zapisane wprowadzone do programu oferty lub formularze rejestracyjne. Rysunek 108 Wydruk oferty Użytkownik może wydrukować ofertę oraz załączniki. Jako załączniki mogą wystąpić: Lista personelu medycznego, Ankiety. Używając następujących przycisków użytkownik decyduje jakie dokumenty zostaną wydrukowane: załączników, medycznego, - wydruk oferty bez - wydruk listy personelu - wydruk oferty wraz ze wszystkimi załącznikami. Rysunek 109 Podgląd wydruku Rysunek 107 Okno Zapisz jako Ostatnim etapem będzie przekazanie oferty w dowolnej formie elektronicznej do oddziału NFZ. Uwaga: Export oferty należy potraktować jako obowiązkowy wraz z wersją drukowaną tego dokumentu. Uwaga: Jeżeli oferta ma status wprowadzony na wydruku widnieje napis niezatwierdzona oferta cenowa. Jeżeli jest drukowana niezatwierdzona ankieta na jej wydruku jest zaznaczone, że jest to wydruk próbny. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 43

46 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Aby wydrukować formularz rejestracyjny należy podświetlić ofertę na liście, użyć przycisku Drukuj (F9) i wybrać opcję Formularz rejestracyjny. Uwaga: Formularz rejestracyjny można drukować wyłącznie dla ofert o statusie zatwierdzonym. STRONA 44 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

47 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH ANKIETY Ankiety to formularze tworzone przez Oddziały NFZ, za pomocą których świadczeniodawcy mogą przekazywać szereg informacji o sobie i świadczonych przez siebie usługach. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze informacje dotyczące procesu zbierania danych przy użyciu ankiet. Ankiety zostały stworzone z myślą o potrzebie gromadzenia i przetwarzania informacji wykorzystywanych w procesie kształtowania polityki zdrowotnej przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Aby podejmować prawidłowe decyzje odnośnie kontraktowania usług, a w szczególności ustalania limitów i cen na umowach zawieranych z konkretnymi świadczeniodawcami, pracownicy Funduszu potrzebują wsparcia w postaci szeregu informacji o podmiotach świadczących usługi medyczne, jak również o poziomie tych usług. W procesie decyzyjnym duże znaczenie maja, obok danych ilościowych, również dane jakościowe. Ankiety umożliwiają gromadzenie zarówno jednego, jak i drugiego typu danych. Dostosowanie mechanizmu zbierania informacji do potrzeb Oddziałów NFZ przejawia się w tym, że formularz ankiety jest tworzony od podstaw przez pracowników Funduszu i może być przez nich dowolnie kształtowany i modyfikowany. Cykl gromadzenia informacji przy użyciu ankiet składa się z następujących etapów: 1. opracowanie wzorca ankiety przez pracowników NFZ, 2. zatwierdzenie wzorca, jako zgodnego z potrzebami informacyjnymi NFZ, 3. przesłanie wzorca ankiety do świadczeniodawcy, 4. wypełnienie formularza ankiety przez świadczeniodawcę i odesłanie go do Oddziału NFZ, 5. przetworzenie przez pracowników Funduszu informacji zgromadzonych ankietach. Wzory ankiet zostały podzielone na kilka grup w zależności od przedmiotu ankiety. Grupa pierwsza to ankieta kontrolna świadczeniodawcy-swd, za pomocą której można gromadzić informacje takie jak np.: ϑ= liczba i rodzaj oddziałów szpitala, ϑ= wyposażenie oddziałów, ϑ= liczba łóżek na oddziale, ϑ= zatrudniony personel i jego kwalifikacje. Kolejną grupą są ankiety dotyczące ofert. Zawierają one dodatkowe zapytania Oddziałów Funduszu związane z przesłanym zapytaniem ofertowym. Grupa ankiet - USL dotyczy usługi medycznej. Informacje jakie mogą być gromadzone przy jej użyciu dotyczą szeroko pojętej charakterystyki usługi i mogą być tutaj zbierane takie dane jak: ϑ= nazwa usługi, ϑ= techniczne możliwości jej świadczenia, ϑ= procedury medyczne wchodzące w skład usługi. Aby formularz ankiety mógł być dostosowany do potrzeb Oddziału NFZ musi mieć on elastyczną strukturę. Warunek ten został zapewniony poprzez umożliwienie konstruowania formularza z takich elementów jak: ϑ= Pozycja do wypełnienia, ϑ= Tabela. Pozycja do wypełnienia jest to pole tekstowe, w którym mogą być wpisywane informacje za pomocą dowolnego ciągu znaków. Tabela ma strukturę składającą się z kolumn i wierszy, przy czym osoba tworząca tabelę definiuje nagłówki kolumn oraz określa typ danych, jakie mogą być wprowadzane w kolumnie. Dostępne są następujące typy danych: = tekst, = liczba całkowita, = wartość monetarna/liczba rzeczywista, = pozycja słownika. IMPORT WZORCA ANKIETY Wzorce ankiet dostarczane są w postaci elektronicznej do świadczeniodawcy. Aby wprowadzić wzorzec do programu KS-SWD należy wybrać opcję Przeglądanie Wzorców Ankiet z menu Ankiety. Rysunek 110 Lista wzorców ankiet Przyciski dostępne w tym oknie pozwalają na wykonanie następujących operacji: 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 45

48 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT - przeglądanie wzorca ankiety, - importowanie wzorca ankiety, - wydruk listy wzorców ankiet, - wyszukanie ankiety według wybranego typu, - wyszukanie wzorca ankiety według kryteriów podanych w polu Szukaj wg, - zliczenie wzorców ankiet wyświetlonych na liście, - wyjście z opcji. Aby zaimportować ankietę należy użyć przycisku. Użytkownik uzyska wtedy dostęp do okna Wybór dokumentów do importu. Rysunek 112 Lista ankiet Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: - uzupełnienie wzorca ankiety i dodanie go do bazy wypełnionych ankiet, - poprawa wypełnianej ankiety, - podgląd wypełnianej ankiety - usunięcie wypełnianej ankiety, - zatwierdzenie wypełnionej ankiety, - eksport ankiety w formie elektronicznej, - wydruk listy wypełnionych ankiet, Rysunek 111 Importowanie wzorca ankiety Po wskazaniu źródła importowanego pliku i podświetleniu go w prawej części okna należy użyć przycisku OK. Dokument zostanie wtedy zaimportowany i umieszczony na liście wzorców ankiet. Uwaga: Ankiety dołączone do zapytań ofertowych są wczytywane do systemu KS-SWD automatycznie. - wyszukanie wypełnionych ankiet przy użyciu kryteriów określonych w górnej części okna, - wyszukanie wypełnionych ankiet przy użyciu kryteriów określonych w polu Szukaj wg, - zliczenie ankiet wyodrębnionych na podstawie podanych kryteriów, głównego, - zamknięcie okna i powrót do menu WYPEŁNIANIE ANKIETY Wypełnianie ankiet odbywa się w różnych miejscach aplikacji KS-SWD, w zależności od typu ankiety. Ankiety dołączane do ofert oraz pozycji ofert są wypełniane wyłącznie z poziomu oferty. Wypełnianie formularza ankiety o typie SWD (dotyczącej świadczeniodawcy) można dokonać wybierając opcję Przeglądanie wypełnionych ankiet z menu Ankiety. Aby wypełnić ankietę należy użyć przycisku Dodaj(F2) w oknie Lista ankiet. WYSZUKIWANIE ANKIET W obrębie okna Lista ankiet użytkownik ma możliwość wyszukania interesującego go formularza używając dwóch sposobów przeszukiwania. Kryteria w górnej części okna pozwalają na wyszukanie ankiety poprzez podanie następujących informacji: = wzór, na podstawie którego ankieta została wypełniona, = typ ankiety: OGN - ankieta ogólna, SWD - ankieta dotyczącą świadczeniodawcy, USL - ankieta dotyczącą usługi, OFE ankieta dotycząca oferty, POF ankieta dotycząca punktu oferty, STRONA 46 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

49 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH UMW ankieta dotycząca umowy. Rysunek 113 Typy ankiet = fakt zatwierdzenia ankiety. Aby proces wyszukiwania ankiety został przeprowadzony należy użyć przycisku Zastosuj. Proces wyszukiwania może być również przeprowadzony według kryterium podanego w polu Szukaj według, czyli Nazwy ankiety. Stosujemy wtedy przycisk Szukaj (F7). UZUPEŁNIANIE ANKIETY Aby wypełnić ankietę należy użyć przycisku Dodaj (F2) w oknie Lista ankiet. Rysunek 114 Wypełnianie ankiety Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: ϑ= pozycje samodzielne, ϑ= tabele. Uwaga: Definicje poszczególnych pozycji można obejrzeć w Ankiety/Przegladanie wzorców ankiet klikając następnie dwa razy na ikonę podglądu. MODYFIKACJA RDZENIA ANKIETY Rdzeń ankiety jest to element stojący najwyżej w strukturze ankiety. W nim zagnieżdżone są wszystkie pozostałe elementy. Informacja wpisana w rdzeniu ankiety jest traktowana jako jej nazwa, która będzie widoczna na Liście ankiet. Aby zmodyfikować rdzeń należy go podświetlić a następnie kliknąć myszą. Możliwa stanie się wtedy zmiana nazwy rdzenia. Zatwierdzenia nazwy dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza ENTER lub TAB z klawiatury lub poprzez kliknięcie myszą w inny element ankiety. WYPEŁNIANIE POZYCJI SAMODZIELNEJ Pozycja samodzielna jest to element ankiety, który uzupełniany jest poprzez wpisanie odpowiedniego typu informacji. Mogą to być informacje w postaci: = tekstu, = liczby całkowitej, = wartości monetarnej/liczby rzeczywistej, = pozycji słownika. Pozycja do wypełnienia w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby wprowadzić dane do tej pozycji należy ją podświetlić w strukturze drzewa. W dolnej części okna pojawi się pole, w którym należy wpisać informacje po ustawieniu się w nim kursorem. - zapisanie wypełnianej ankiety bez zamykania okna - wyjście z okna bez zapisywania danych wprowadzonych w ankiecie, - zapisanie wypełnionej ankiety i wyjście z okna. W oknie wypełniania ankiety użytkownik określa typ ankiety SWD i wybiera odpowiedni wzór ankiety do wypełnienia. Po wyszukaniu odpowiedniego wzorca można przystąpić do wypełniania ankiety. W lewej części okna wypełniania ankiety widoczna jest jej struktura. Ma ona postać drzewa, w którym widoczne są poszczególne elementy ankiety, takie jak: ϑ= rdzeń, ϑ= rozdziały Rysunek 115 Uzupełnianie pozycji samodzielnej Po wpisaniu danych, aby je zatwierdzić należy użyć przycisku ENTER z klawiatury lub przycisku Wprowadź zmiany umieszczonego po prawej stronie pola. Informacja o rodzaju danych jakie użytkownik powinien wprowadzić w danej pozycji do wypełnienia jest umieszczona pod uzupełnianym polem. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: ϑ= tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), ϑ= liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), ϑ= wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), ϑ= pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 47

50 ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Pozycja ze słownikiem wyróżnia się przyciskiem wyboru umieszczonym z prawej strony pola. Przy użyciu tego przycisku użytkownik przechodzi do słownika, w którym dokonuje wyboru jednej spośród dostępnych możliwości. Uwaga: Przy wypełnianiu Pozycji samodzielnych oraz tabeli użytkownik nie może wprowadzić większej liczby znaków niż to zostało określone przez osobę tworzącą wzorzec ankiety. ZAPISANIE ANKIETY Użytkownik powinien ze względów bezpieczeństwa zapisywać wypełnianą ankietę, aby nie utracić wyników swojej pracy z powodów związanych na przykład z awarią zasilania. W tym celu służy przycisk na pasku narzędzi. Nie powoduje on wyjścia z okna wypełniania ankiety. Aby zapisać ankietę i wyjść z okna WYPEŁNIANIE TABELI Tabela w strukturze ankiety oznaczona jest następującym symbolem:. Aby uzupełnić informacje w tabeli należy podświetlić ją w strukturze ankiety. W dolnej części okna zostanie pokazany układ kolumn tabeli. Rysunek 116 Wypełnianie tabeli Po podświetleniu wybranej komórki, analogicznie jak przy wypełnianiu pozycji samodzielnej, pod tabelą pokaże się informacja o rodzaju danych jakie należy wprowadzić w komórce. Możliwe jest wprowadzenie następujących typów danych: = tekst (wpisywany jest dowolny ciąg znaków), = liczba całkowita (wpisywana jest liczba z dokładnością do jedności), = wartość monetarna/liczba rzeczywista (wpisywana jest liczba z określoną dokładnością po przecinku), = pozycja ze słownikiem (wybierana jest jedna z pozycji zawartych w słowniku). Do słownika użytkownik przechodzi za pomocą przycisku wyboru umieszczonego po prawej stronie wypełnianej komórki. Aby zatwierdzić dane wpisane w komórce należy użyć przycisku ENTER z klawiatury. Po wypełnieniu wiersza tabeli, w celu dodania kolejnego stosujemy przycisk umieszczony z prawej strony wypełnianej tabeli. Gdy zajdzie konieczność usunięcia wiersza tabeli należy ustawić się kursorem w komórce tego wiersza i użyć przycisku. należy użyć przycisku. W celu wyjścia z okna bez zapisywania ankiety używamy przycisku. POPRAWIANIE ANKIETY W celu dokonania zmian w wypełnionej ankiecie należy podświetlić ją w oknie Lista ankiet i użyć przycisku Popraw (F4). Czynności wykonywane w przypadku poprawiania ankiety są analogiczne do operacji wypełniania nowego formularza. Aby zapisać poprawioną ankietę używamy przycisku OK. W celu wyjścia z okna bez zapisywania zmian należy użyć przycisku Anuluj. ZATWIERDZANIE ANKIETY Kiedy ankieta zostanie opracowana i użytkownik będzie pewien, że nie będą do niej wprowadzane już żadne zmiany może ona zostać zatwierdzona. Uwaga: Ankiet o statusie Zatwierdzona nie można usuwać ani poprawiać. W celu zatwierdzenia ankiety należy ją podświetlić w oknie Lista ankiet a następnie użyć przycisku Zatwierdź. Zostanie zadane pytanie wymagające potwierdzenia przeprowadzenia operacji zatwierdzania ankiety. Rysunek 118 Zatwierdzanie ankiety Po wyborze przycisku Tak status ankiety zmieni się na Zatwierdzony. Wybór przycisku Nie spowoduje anulowanie wykonania tej operacji. Rysunek 117 Wypełniona tabela EKSPORT ANKIETY Ankieta dotycząca świadczeniodawców - typu SWD wypełniona i zatwierdzona może zostać zapisana w formie pliku i w takiej postaci przesłana do NFZ. Ankiety dotyczące ofert po wypełnieniu, zatwierdzeniu i STRONA 48 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-ANKIETY /CZ3-02

51 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI KAS CHORYCH dołączeniu do ofert są eksportowane do Oddziału NFZ wraz z ofertą. 2150/INSTR-ANKIETY/CZ3-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 49

52 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ UMOWY Głównym zadaniem opcji Umowy jest import wszystkich umów oraz aneksów do umów podpisanych z Oddziałami NFZ oraz umożliwienie użytkownikowi programu przeglądania szczegółowych danych na temat zakontraktowanych usług ich ilości i cen. Wprowadzone umowy będą podstawą do tworzenia rachunków refundacyjnych (menu Umowy, opcja Rachunki refundacyjne). Aby otworzyć okno umożliwiające wykonywanie operacji związanych z wprowadzaniem i przeglądaniem umów należy uruchomić opcję Przeglądanie umów/aneksów z menu Umowy. - wczytywanie dokumentu zapisanego w postaci elektronicznej, - przycisk informujący o zmianie miejsca generowania listy poz oraz raportu statystycznego do umowy, USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA UMÓW Przed przystąpieniem do zaimportowania umowy użytkownik powinien określić dokładność z jaką będą uzupełniane w karcie specyfikacji pozycji umowy dane na temat ilości usług. Dokonujemy tego po wybraniu pozycji Opcje z menu Narzędzia. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. należy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Rysunek 119 Przeglądanie i rejestracja umów Przyciski w obrębie okna pozwalają na: - przeglądanie nagłówka umowy, - podgląd pozycji specyfikacji umowy, - wydrukowanie umowy, - podgląd realizacji umowy, - podgląd realizacji umowy na podstawie wartości z umów i rachunków, - przeglądanie danych wynikających z wykonanych usług i wprowadzonych deklaracji. - wyświetlenie wszystkich aneksów do wybranej umowy lub umowy do zaznaczonego aneksu, - podgląd planu turnusów umowy z typem rozliczenia turnusowym, - wyszukiwanie umów według zadanych kryteriów, Rysunek 120 Ustalanie formatu liczb Jeżeli jako precyzja ilości zostanie wybrana cyfra 2, to wtedy w karcie pozycji specyfikacji umowy ilość usług będzie widoczna z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. IMPORT UMOWY Uwaga: Aby import umowy mógł zostać przeprowadzony program musi zostać wcześniej zarejestrowany w tym Oddziale NFZ, którego umowa będzie importowana. Rejestracji dokonuje się wybierając opcję Rejestracja świadczeniodawcy z menu Różne. Proces importu umów oparty jest na danych przekazanych przez Oddział NFZ w formie elektronicznej. Po wyświetleniu okna Przeglądanie i rejestracja umów/aneksów, należy użyć przycisku ShF5 Import. W wyniku tej czynności pojawi się okno Wybór dokumentów do importu. - wyszukiwanie pozycji specyfikacji umowy według zadanych kryteriów, 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 50

53 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ tej umowy lub jeden z aneksów do niej i użyć przycisk Umowa+Aneks. Gdy użytkownik chce obejrzeć wartości wprowadzone w aneksie powinien podświetlić ten dokument w górnej części okna, pozycję jego specyfikacji w dolnej części okna, a następnie użyć przycisku Podgląd (ShF3). Rysunek 121 Wybór dokumentów do importu W lewej części okna znajduje się drzewo katalogów, służące do wyboru katalogu, zwierającego pliki z umowami (rozszerzenie UMW). Następnie należy wskazać konkretny plik do importu (lub grupę plików) i kliknąć na przycisk OK. Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się okno Import dokumentów, w którym będą wyświetlane informacje o przebiegu importu. Podsumowaniem tej operacji będzie komunikat: Rysunek 122 Zakończona operacja importu Zaimportowana w ten sposób umowa znajdzie się wraz ze swoją specyfikacją w oknie Przeglądanie i rejestracja umów. IMPORT ANEKSU DO UMOWY Aneks jest dokumentem, za pomocą którego wprowadza się zmiany w zawartej umowie. Zmiany te mogą dotyczyć: ϑ= okresu obowiązywania umowy, ϑ= ceny i ilości zakontraktowanych usług, ϑ= rodzaju limitu, ϑ= rodzaju dokumentu weryfikującego realizację umowy. Wprowadzenie aneksu do programu odbywa się w taki sam sposób jak wprowadzenie umowy. W oknie Przeglądanie umów/aneksów należy użyć przycisku Import (ShF5). Po wybraniu pliku i wczytaniu go aneks pojawi się w liście zaimportowanych dokumentów. Aby w oknie Przeglądanie umów/aneksów były widoczne dokumenty związane wyłącznie z interesującą nas umową należy podświetlić nagłówek Rysunek 123 Podgląd pozycji specyfikacji aneksu W otwartym oknie można zobaczyć następujące dane: ϑ= Wartości pierwotne zawarte w umowie, ϑ= Wartości aktualne zawarte w wybranym aneksie. W celu ułatwienia orientacji w zmianach wprowadzanych przez aneksy zastosowano kolorowe wyróżnienie tła pól związanych z następującymi zdarzeniami: = Kolor czerwony wartości wyzerowane przez aneks, czyli miesiące usunięte z umowy w wyniku wprowadzenia aneksu = Kolor zielony wartości wprowadzone przez aneks, czyli miesiące dodane do umowy w wyniku wprowadzenia aneksu, = Kolor khaki miesiące, do których istnieją rachunki. Aby zobaczyć wartości wprowadzone w umowie oraz wartości obowiązujące po wprowadzeniu najnowszego aneksu należy podświetlić nagłówek umowy w górnej części okna, w dolnej części okna interesującą nas pozycję specyfikacji a następnie kliknąć przycisk Podgląd (ShF3). W otwartym oknie użytkownik może obejrzeć: ϑ= Wartości pierwotne zawarte w umowie, ϑ= Wartości aktualne zawarte w najnowszym aneksie. WYSZUKIWANIE UMÓW ORAZ POZYCJI SPECYFIKACJI UMÓW W przypadku, gdy będziemy chcieli zapoznać się ze szczegółowymi danymi, dotyczącymi konkretnej umowy, możemy zażądać od programu, aby wyświetlił na liście tylko określoną pozycję. W tym celu należy 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 51

54 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wypełnić jedno, kilka lub wszystkie pola zawężające listę umów do tych, które spełniają określone przez nas warunki. Są to następujące pola: = Oddział NFZ, = Rodzaj dokumentu, = Typ rozliczania, = Rok, = Rodzaj danych. Uwaga 1: Możemy wybrać wszystkie, kilka lub jedną opcję zawężającą listę umów/aneksów. Aby na liście znalazły się poszukiwane dokumenty, należy użyć przycisku Zastosuj. = Pole Rodzaj - możliwy jest wybór jednego z dwóch typów dokumentów: ϑ= umowa, ϑ= aneks do umowy, ϑ= pozostawienie pustego pola spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów, zarówno umów jak i aneksów. Rysunek 124 Typ dokumentu = Pole Rok jest to rok, w którym obowiązują wyszukiwane umowy, = Pole Typ rozliczania kliknięcie na strzałkę spowoduje rozwinięcie listy. Wtedy też będzie można wybrać jeden z typów rozliczania umowy/aneksu: ϑ= miesięczny, ϑ= turnusowy, ϑ= dowolny. Rysunek 126 Możliwość wyboru Oddziału NFZ Po wybraniu oddziału Funduszu i użyciu przycisku Zastosuj, w oknie Przeglądanie i rejestracja umów, zostaną wyświetlone dokumenty podpisane z danym Oddziałem NFZ. = Pole Rodzaj danych umowy/aneksu: Zaznaczenie jednej z opcji sprawi, że po użyciu przycisku Zastosuj, zostaną wyświetlone umowy/aneksy z danymi: ϑ= pierwotnymi bądź ϑ= aktualnymi. Rysunek 127 Wybór rodzaju danych umów Rysunek 128 Wybór rodzaju danych aneksów Rysunek 125 Typ rozliczania = Pole Od. NFZ - po kliknięciu na przycisk wyboru, wyświetli się okno Wybieranie oddziału\delegatury NFZ, w którym możemy wskazać określoną pozycję. Wyszukiwanie umów/aneksów oraz pozycji specyfikacji za pomocą pola Szukaj wg Umowy/aneksy W przypadku, gdy użytkownik zna numer pierwotny dokumentu lub numer dokumentu i chce go odnaleźć na liście, musi wykonać następujące czynności: ϑ= w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: = Numer umowy, = Numer pierwotny umowy. ϑ= w polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (F7). ϑ= Poszukiwane umowy/aneksy zostaną wyświetlone na liście. STRONA 52 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

55 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Pozycje specyfikacji umowy/aneksu Aby prześledzić pozycje specyfikacji wybranej umowy/aneksu, czyli listę usług wchodzących w jej skład, należy: ϑ= w górnej części tabeli kliknąć na wybraną umowę/aneks, ϑ= następnie przejść do dolnej tabeli, która zawiera dane dotyczące: = Kodu usługi, = Nazwa usługi, = Zakontraktowanej liczby usług, = Jednostkowej ceny usługi, = Wartości cena wszystkich usług po określonej cenie. Aby odnaleźć szukane pozycje na liście specyfikacji wybranej umowy/aneksu, należy: ϑ= w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: = nazwa usługi, = kod usługi, ϑ= W polu obok podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i użyć przycisku Szukaj (F7). Poszukiwane pozycje specyfikacji zostaną wyświetlone na liście. PRZEGLĄDANIE USŁUG ZAWARTYCH W PAKIETACH Okno Przeglądanie umów/aneksów jest podzielone na dwie części. W górnej części widoczny jest nagłówek umowy, natomiast w części dolnej pokazana jest specyfikacja wybranej umowy (wybranego nagłówka). W części tej przedstawione są następujące pola informacyjne: = Kod usługi, = Nazwa usługi, = Liczba usług, = Jednostkowa cena, = Wartość, = kolumny druga i trzecia - informacja, jakiego rodzaju jest to usługa. Rysunek 129 Specyfikacja umowy W kolumnie drugiej i trzeciej mogą pojawić się następujące informacje: - usługa specjalistyczna, usługa z pakietem usług szczegółowych, - usługa POZ z typem deklaracji odpowiadającym wpisanemu numerowi. Jeśli w umowie zawarte są pakiety usług, użytkownik ma możliwość obejrzenia, jakie usługi mogą zostać wykonane w ramach bieżącej pozycji specyfikacji umowy. W tym celu należy wybrać odpowiednią pozycję specyfikacji, a następnie użyć przycisk Podgląd (ShF3). Na zakładce Pakiet usług szczegółowych można zobaczyć: = Kod usługi szczegółowej = Nazwę usługi szczegółowej = Typ wartości = Wartość / Ilość punktów za usługę szczegółową. Rysunek 130 Usługi szczegółowe w pakiecie Istnieją trzy rodzaje pakietów usług szczegółowych: 1. Pakiet punktowy, w którym dla każdej usługi szczegółowej podana jest waga punktowa związana z jej wykonaniem. Pakiet punktowy występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie ilościowym. Występuje dla usług takich jak np. usługi stomatologiczne, usługi rehabilitacyjne, usługi poz. W usłudze kontraktowanej z pakietem punktowym nie są określone ilości usług szczegółowych, jakie może wykonać świadczeniodawca. Określony jest tylko sumaryczny limit punktów dla punktu umowy. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Stomatologia zachowawcza limit miesięczny wykonania usług w wysokości 2000 punktów. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu ilości 2000 punktów. Pakiet złotówkowy, w którym dla każdej usługi szczegółowej podana jest jej wartość wyrażona w złotówkach. Pakiet złotówkowy występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie wartościowym. Występuje dla usług takich jak np. środki pomocnicze i ortopedyczne. W 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 53

56 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT pakiecie złotówkowym nie są określone ilości usług szczegółowych, jakie może wykonać świadczeniodawca a jedynie ich cena. Natomiast dla usługi kontraktowanej jest podana sumaryczna wartość, której nie mogą przekroczyć wszystkie wykonane w danym miesiącu usługi szczegółowe. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Środki pomocnicze i ortopedyczne limit miesięczny wykonania usług w wysokości 5000 PLN. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu wartości 5000 PLN. Pakiet bez określonej wartości - w którym jest podana lista usług szczegółowych, które świadczeniodawca może wykonać w ramach wybranej pozycji umowy. Nie jest natomiast podana waga punktowa ani wartość poszczególnych usług z pakietu. Pakiet ten występuje w przypadku usług kontraktowanych o limicie wartościowym lub ilościowym. Występuje dla usług takich jak np. poradnie wysokospecjalistyczne. Przykład: W umowie określono dla usługi kontraktowanej Poradnia alergologiczna limit miesięczny wykonania usług w wysokości 5000 PLN. Oznacza to, że świadczeniodawca może wykonywać dowolne usługi z pakietu dołączonego do tej usługi kontraktowanej pod warunkiem, że nie przekroczy w miesiącu wartości 5000 PLN. Jeżeli pozycja umowy została sporządzona na podstawie oferty wówczas na karcie pozycji specyfikacji umowy aktywny jest przycisk Pod oferty umożliwiający podgląd tej oferty. MONITORING WYKONANIA USŁUG Użytkownik może w każdej chwili uzyskać informację na temat aktualnego wypełnienia umowy. Funkcja monitoringu wykonania usług prezentuje porównanie wartości wynikających z limitów ustalonych w umowie oraz wartości wynikających z zarejestrowanych w programie wykonanych usług. Zestawienie to jest dostępne po użyciu przycisku. Okno zestawienia jest podzielone na dwie części. W części górnej znajduje się lista zakontraktowanych usług natomiast w części dolnej jest prezentowane zestawienie dotyczące podświetlonej usługi. Dodatkowo, jeżeli limit został podzielony ze względu na miejsca wykonywania usług, użytkownik może przeglądać zestawienie w rozbiciu na te miejsca. Wyboru miejsca wykonywania dokonuje się z listy rozwijanej w środkowej części okna. Rysunek 131 Monitoring wykonania umowy W zestawieniu prezentowane są dla poszczególnych miesięcy następujące informacje: Umowa (kolor żółty): ϑ= Cena, ϑ= Ilość, ϑ= Wartość, Bieżące wykonanie (kolor zielony): ϑ= Ilość, ϑ= Wartość, Różnica: ϑ= Ilość z umowy ilość wykonana, ϑ= Wartość z umowy wartość wykonana. W razie przekroczenia limitu z umowy komórki prezentujące różnicę ilości i wartości są podświetlone na czerwono. Zestawienie wyświetlone dla wybranej usługi może zostać wydrukowane. MONITORING ROZLICZENIA UMOWY Użytkownik ma możliwość porównania wartości wynikających z umowy z wartościami widniejącymi w zatwierdzonych rachunkach. Aby uzyskać takie zestawienie należy: ϑ= Podświetlić nagłówek umowy, której realizację użytkownik chce obejrzeć, ϑ= Użyć przycisku. STRONA 54 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

57 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ilości lub wartości zakontraktowanej, wówczas w kolumnie Różnica zostanie to zaznaczone kolorem czerwonym. Oprócz opisanego zestawienia użytkownik może również obejrzeć wykres realizacji umowy. W celu uruchomienia tej opcji należy kliknąć przycisk umieszczony w lewym dolnym rogu okna Realizacja umowy. Wykres ten będzie prezentował wartości odnośnie jednej, aktualnie podświetlonej pozycji umowy. Rysunek 132 Realizacja umowy Górna część okna Realizacja umowy zawiera dane na temat: = Numeru umowy, = Numeru pierwotnego umowy, = Daty obowiązywania umowy. W środkowej części okna wyszczególnione są następujące informacje o usługach zakontraktowanych w ramach wybranej umowy: ϑ= Nazwa usługi, ϑ= Rodzaj limitu, ϑ= Średnia roczna cena usługi, ϑ= Ilość usług zakontraktowana w umowie, ϑ= Wartość usług. Dolną część okna stanowi zestawienie odnoszące się do pozycji umowy podświetlonej w części środkowej. Zestawienie to porównuje, w rozbiciu na miesiące, wartości wynikające z umowy z wartościami ujętymi w zatwierdzonych rachunkach. Kolejne kolumny tabeli prezentują dane takie jak: = Umowa-cena cena jednej usługi wynikająca z umowy, = Umowa ilość (1) miesięczna zakontraktowana ilość danej usługi, = Umowa-wartość (2) miesięczna wartość zakontraktowanych usług (obliczana jako iloczyn ceny i ilości), = Rachunek-ilość (3) ilość jednostek usługi wynikająca z wystawionego i sprawdzonego rachunku, = Rachunek-wartość (4) miesięczna wartość usług wynikająca z wystawionego i sprawdzonego rachunku, = Różnica (1-3) różnica pomiędzy ilością jednostek danej usługi zakontraktowaną w umowie a ilością widniejącą na rachunkach, = Różnica (2-4) różnica pomiędzy wartością zakontraktowaną usługi a wartością wynikającą z rachunków. W przypadku gdy pozycja specyfikacji umowy będzie miała przekroczony limit, czyli ilość lub wartość widniejąca na rachunku będzie wyższa od Rysunek 133 Wykres realizacji umowy Stworzony wykres można modyfikować poprzez: ϑ= Określenie rodzaju danych obecnych na wykresie: = Wszystkie dane, = Wartość usług wynikająca z umowy, = Wartość usług wynikająca z rachunków. ϑ= Włączenie opcji Pokaż wartości, która uaktywnia etykiety słupków wykresu. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj wydrukowanie sporządzonego wykresu, Zamknij wyjście z okna. RAPORT WYKONANIA USŁUG Dla użytkownika programu KS-SWD bardzo istotna jest informacja o rzeczywistej liczbie i wartości wykonanych usług. Informacja ta jest ważna ze względu na ograniczenia liczby świadczonych usług, które w postaci limitów są nakładane na placówki Służby Zdrowia. Aby sprawdzić jaka ilość usług została do tej pory zarejestrowana w programie należy w oknie Przeglądanie umów/aneksów, generowanie listy aktywnej i raportu statystycznego użyć przycisku. Użytkownik uzyska wtedy dostęp do okna Raport wykonanych usług do umowy. 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 55

58 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 135 Usługi szczegółowe w ramach listy POZ. Rysunek 134 Raport wykonania usług do umowy. Okno to jest podzielone na dwie części. Górna lista pokazuje Usługi rozliczane listą POZ, natomiast lista dolna Usługi rozliczane specyfikacją statystyczną. Aby uzyskać informacje o wykonanych usługach i deklaracjach przyporządkowanych do wybranej umowy należy podać rok i okres generowania raportu, a następnie użyć przycisku Zastosuj. Dla usług rozliczanych listą POZ zostaną wyświetlone następujące informacje: ϑ= Kod usługi, ϑ= Nazwa usługi, ϑ= Limit wynikający z umowy, ϑ= Ilość jako liczba deklaracji aktywnych przyporządkowanych do pozycji umowy, ϑ= Pozostało różnica pomiędzy limitem a liczbą deklaracji przyporządkowanych do umowy. Jeżeli ilość deklaracji przekroczy limit z umowy, pole to zoztanie zaznaczone na czerwono. ϑ= Wartość wartość wszystkich deklaracji, również tych, które wykraczają poza limit określony w umowie. W tej części okna dostępny jest także przycisk, który po naciśnięciu pokazuje dokładną ilość deklaracji w ramach każdej usługi szczegółowej. Uwaga: Jeżeli usługa nie jest spakietowana, przycisk Usługi szczegółowe w pakiecie nie jest aktywny. Z powyższego rysunku wynika, że w lutym 2001, świadczeniodawca w zakresie usługi kapitacja dzieci do 7 lat ma aktywnych: 15 deklaracji. W obrębie okna Lista wykonanych usług szczegółowych w ramach pakietu dla usługi... użytkownik może również zapisać tą listę w postaci arkusza Excel lub wydrukować. Dla usług rozliczanych specyfikacją statystyczną w oknie Raport z wykonanych usług do umowy... podawane są informacje o wykonanych usługach za dany okres. Dla usług, które są zakontraktowane z limitem ilościowym ważne są informacje w pierwszej części okna, tzn: ϑ= Kod usługi, ϑ= Cena cena jednostkowa wynikająca z umowy, może być np. cena za 1pkt ϑ= Limit ilościowy wartość wynikająca z umowy (może być określona w pkt lub w sztukach), ϑ= Ilość wykonanych usług w danym okresie program zlicza na podstawie faktycznej ilości wykonanych usług w okresie. (w pkt. lub szt.), ϑ= Ilość na rachunkach ilość wykonanych usług wykazana na dokumencie refundacyjnym (w pkt. lub szt.) ϑ= Ilość z umowy ilość wykonanie różnica pomiędzy ilością usług zakontraktowanych na umowie a ilością faktycznie wykonaną. ϑ= Umowa- ilość narastająco- ilość usług zakontraktowanych narastająco, za każdy miesiąc ϑ= Wykonanie- ilość narastająco- ilość faktycznie wykonanych usług narastająco, za każdy miesiąc ϑ= Pozostało- ilość narastająco- ilość usług, która informuje użytkownika, jaki jest stan realizacji umowy za cały okres jej trwania, od początku do sporządzenia zestawienia. Pokazuje, m.in. czy w konfrontacji z umową mamy nadwykonanie czy niedowykonanie. (wartość tego pola wyliczana jako różnica: ilość narastająco z umowy i ilość narastająco z wykonanych usług) Dla usług, które są zakontraktowane z limitem wartościowym istotne są następujące pola: STRONA 56 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UMOWY /CZ4-01

59 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ϑ= Kod usługi ϑ= Limit wartościowy na dany okres, ϑ= Wartość wykonanych usług za dany okres, ϑ= Wartość na rachunkach (niezależnie od statusu) ϑ= Dopłata na rachunkach- suma dopłat pacjentów ϑ= Wartość umowy wartość wykonanie ϑ= Wartość umowy narastająco ϑ= Umowa- wartość narastająco- wartość usługi narastająco od początku trwania umowy do bieżącego zestawienia. ϑ= Wykonane usługi- wartość narastająco- wartość wykonanej usługi od początku trwania umowy do dnia bieżącego zestawienia. ϑ= Pozostało wartość różnica pomiędzy wartością limitu a wartością wykonanych usług od początku obowiązywania umowy. W przypadku umów zawierających wiele pozycji specyfikacji konieczne jest czasami wyszukanie konkretnej usługi. Proces wyszukiwania można przeprowadzić stosując kryterium Kodu usługi dostępne w polu Szukaj wg. Dla usług rozliczanych specyfikacją statystyczną program KS-SWD również umożliwia podgląd wykonanych usług szczegółowych dla poszczególnych pozycji pakietu. Do tego celu służy przycisk Raport wykonanych usług do umowy... Aby obejrzeć usługi szczegółowe wykonane w danym okresie, należy podświetlić usługę główną (kontraktowaną) a następnie użyć przycisku Usługi szczegółowe w pakiecie. W efekcie pojawi się lista prezentująca w sposób szczegółowy wykonane usługi. Uwaga: Jeżeli usługa nie jest spakietowana, przycisk Usługi szczegółowe w pakiecie nie jest aktywny. Rysunek 136 Usługi szczegółowe w ramach specyfikacji statystycznej. Przyciski znajdujące się w oknie prezentującym listę usług szczegółowych w pakiecie pozwalają wydrukować tą listę lub zapisać ją w postaci arkusza Excel. w dolnej części okna 2150/INSTR-UMOWY/CZ4-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 57

60 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT RACHUNKI REFUNDACYJNE Zadaniem opcji Rachunki refundacyjne jest umożliwienie finansowego rozliczenia świadczeniodawców z Oddziałami NFZ. Pod pojęciem refundacji, rozumie się kwotę należną świadczeniodawcy za usługi wykonane na rzecz członków NFZ. Natomiast rachunek refundacyjny to dokument finansowy, wystawiony przez świadczeniodawcę, stanowiący podstawę zażądania zwrotu poniesionych przez niego kosztów. Okresami rozliczeniowymi świadczeniodawców i NFZ są okresy miesięczne. USTALANIE FORMATU ILOŚCI DLA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH Przed przystąpieniem do wystawienia rachunku refundacyjnego użytkownik powinien określić dokładność, z jaką będą uzupełniane w karcie rachunku dane na temat ilości usług. Dokonujemy tego po wybraniu pozycji Opcje z menu Narzędzia. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. należy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Rysunek 138 Lista rachunków refundacyjnych Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dodanie nowego rachunku refundacyjnego, poprawianie danych zawartych w niesprawdzonych rachunkach, przeglądanie karty rachunku gdy ma on status sprawdzony, rachunku, zarejestrowanie faktu sprawdzenia usuwanie niesprawdzonych rachunków, wycofanie rachunku o statusie sprawdzony, utworzenie pliku z rachunkiem, dodawanie korekty do rachunku, - wydruk rachunku refundacyjnego, faktury lub noty księgowej Rysunek 137 Ustalanie formatu liczb Jeżeli jako precyzja ilości zostanie wybrana cyfra 2, to wtedy w karcie rachunku ilość usług będzie widoczna z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. LISTA RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH Po wybraniu opcji Rachunki refundacyjne z menu Umowy pojawi się okno Lista rachunków refundacyjnych. OKREŚLANIE LICZBY WYODRĘBNIONYCH RACHUNKÓW Aby uzyskać dane na temat liczby rachunków znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonę. Pojawi się wtedy komunikat informujący o ilości rachunków. Rysunek 139 Informacja o liczbie znajdujących się na liście rachunków STRONA 58 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

61 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYSZUKIWANIE RACHUNKÓW/KOREKT Do systemu zostały wprowadzone dwa sposoby wyszukiwania dokumentów. I sposób Pierwszy sposób polega na wyborze jednego lub więcej kryteriów zawężania listy rachunków/korekt, reprezentowanych przez poszczególne pola w górnej części okna: = Oddział NFZ, = Rok - pole to jest przez system automatycznie ustawiane na rok bieżący, jednak może być dowolnie modyfikowane, = Okres refundacyjny, = Status rachunków: ϑ= Wprowadzone, ϑ= Sprawdzone, ϑ= Wycofane, ϑ= Wszystkie. = Typ rachunku: ϑ= Do umowy, ϑ= Bez umowy. Po zaznaczeniu (wypełnieniu) wszystkich lub wybranych kryteriów wyszukiwania (pól), należy użyć przycisk Zastosuj. Spowoduje to wyświetlenie tylko tych dokumentów, które spełniają określone przez nas warunki. Np.: uzupełnienie pola Oddział NFZ i użycie przycisku Zastosuj spowoduje, że na liście znajdą się wszystkie rachunki wystawione dla wybranego oddziału NFZ. II sposób Drugi sposób pozwala na selekcję rachunków/korekt za pomocą pola Szukaj wg. Aby wyszukać konkretne dokumenty, należy: ϑ= w polu Szukaj wg wybrać jedno z kryteriów wyszukiwania: = Okres refundacyjny, = Numer rachunku, ϑ= w polu obok podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu i kliknąć przycisk Szukaj (F7). Program posortuje listę rachunków według wybranych przez użytkownika kryteriów. RODZAJE I TYPY RACHUNKÓW Użytkownik ma możliwość wprowadzenia rachunków do umów zawartych z Oddziałem NFZ. Uwaga! Po przekształceniu Kas Chorych w Narodowy Fundusz Zdrowia w programie można generować jedynie rachunki do umowy. Stąd wszystkie usługi wykonane po są umieszczane w rachunku do umowy. Za usługi wykonane do istnieje możliwość utworzenia rachunków poza limitem dla pacjentów z obcych Kas Chorych. W ramach rachunków wystawianych do umowy wyróżnia się: ϑ= rachunek do umowy (RUM) : rachunek ten obejmuje realizację usług, które zostały wykonane w ramach limitu określonego w kontrakcie zawartym z Oddziałem NFZ, ϑ= rachunek do umowy (RUD) - za usługi dodatkowe: rachunek ten obejmuje realizację usług, które zostały wykonane w przypadku przekroczenia limitu określonego w kontrakcie zawartym z Oddziałem NFZ. WPROWADZANIE RACHUNKU Aby dodać nowy rachunek refundacyjny, należy użyć przycisku Dodaj (F2). Pojawi się wtedy okno z rodzajami rachunków. W ramach rachunku za usługi wykonane do umowy dostępne są następujące rodzaje rachunków: ϑ= rachunek do umowy (RUM), ϑ= rachunek do umowy (RUD) - za usługi dodatkowe, Rysunek 140 Okno wyboru rodzaju tworzonego rachunku Po podświetleniu wybranego rodzaju, należy kliknąć przycisk OK. Uwaga! W oknie Rodzaje rachunków widoczne są także rodzaje rachunków generowanych poza limitem umowy, które były wykorzystywane w rozliczeniach z Kasami Chorych. Nie są one jednak wykorzystywane do rozliczeń z NFZ. RACHUNEK DO UMOWY Uwaga: Aby przygotowywać rachunki refundacyjne dla wybranego Oddziału NFZ, należy najpierw zaimportować umowy, stanowiące podstawę wystawienia takiego dokumentu (opcja Przeglądanie umów, menu Umowy). Aby wprowadzić rachunek w ramach realizacji limitu umowy należy w oknie Rodzaj rachunku wybrać opcję: RUM-do umowy. Pojawi się wtedy okno Karta rachunku RUM do umowy - dodawanie. 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 59

62 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Każda usługa opisana jest przez następujące pola: = Usługi - uzupełniana przez system, = Limit - uzupełniany przez system, = Cenę jednostkową - uzupełniana przez system, = Ilość uzupełniana przez użytkownika, = Opłatę NFZ - uzupełniana przez system, = Dopłatę pacjenta uzupełniana przez użytkownika. 3. Ręcznie wprowadzić wartości dotyczące usług zawartych w rachunku dla danego Oddziału NFZ. Rysunek 141 Karta rachunku RUM do umowy refundacyjnego -dodawanie W oknie tym należy wykonać następujące czynności: 1. Wybrać Nr umowy. Za pomocą pola wyboru przechodzimy do okna Wybieranie umowy, w którym znajduje się lista wszystkich umów podpisanych z oddziałami Funduszu. Podświetlenie określonej umowy i użycie przycisku OK spowoduje, że wybrana pozycja znajdzie się w uzupełnianym polu. 2. Określić okres refundacyjny: ϑ= Rok - jest polem automatycznie ustalanym jako rok bieżący; można je jednak modyfikować za pomocą strzałek zmieniających wartość, ϑ= Miesiąc - wyboru okresu dokonujemy z listy rozwiniętej za pomocą strzałki. Jeżeli umowa nie obejmuje wybranego przez nas miesiąca, system wyświetli odpowiedni komunikat: 4. Uzupełnić poniższe informacje, w celu poprawnego wprowadzenia rachunku: ϑ= Numer rachunku, ϑ= Data wystawienia wprowadzanego rachunku, ϑ= Data płatności (nie jest to informacja wymagana). 5. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknąć przycisk OK. Jeżeli nie uzupełnimy istotnej informacji, system wyświetli odpowiedni komunikat. W dolnej części karty rachunku znajduje się pole Wartość kontrolna. W polu tym świadczeniodawca może wprowadzić przewidywaną całkowitą wartość rachunku, co umożliwi kontrolę w przypadku przekroczenia tej wartości. Jeżeli nie wprowadzimy danych do pola Wartość kontrolna, wówczas po naciśnięciu przycisku OK, pojawi się komunikat: Rysunek 144 Komunikat o braku kontrolnej wartości rachunku Rysunek 142 Informacja o niepoprawnie wybranym okresie refundacyjnym Po wybraniu właściwego miesiąca program wyświetli listę usług objętych umową z wielkościami zakontraktowanymi na wybrany miesiąc. Możemy wtedy zapisać rachunek bez wprowadzania wartości kontrolnej (przycisk Tak) - nie zostanie sprawdzona jego poprawność - lub kliknąć przycisk Nie i wpisać daną wartość. Po podsumowaniu nowego rachunku przez system i stwierdzeniu niezgodności jego całkowitej kwoty z wprowadzoną wartością kontrolną, system wyświetli komunikat następującej treści: Rysunek 143 Karta rachunku refundacyjnego z zakontraktowanymi usługami Rysunek 145 Komunikat o niezgodności wartości rachunku z wartością kontrolną System nie pozwala wprowadzić rachunku, którego wartość jest różna od wartości kontrolnej. Po kliknięciu przycisku OK możemy jedynie: ϑ= poprawić wprowadzone wartości, STRONA 60 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

63 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ϑ= usunąć wartość kontrolną i wprowadzić rachunek rezygnując z kontroli jego poprawności. RACHUNEK DO UMOWY- ZA USŁUGI DODATKOWE Aby wprowadzić rachunek za wykonane usługi dodatkowe w ramach umowy należy w oknie Rodzaj rachunku wybrać opcję: RUD-do umowy-za usługi dodatkowe. Użytkownik wprowadzając dane odnośnie ilości usług i dopłaty pacjenta może skorzystać z mechanizmu pozwalającego automatycznie uzupełnić kartę rachunku wartościami wynikającymi z informacji o wykonanych usługach, a także aktywnych deklaracjach. Rachunek może zostać uzupełniony na podstawie wszystkich wprowadzonych wykonań usług, lub na podstawie wszystkich usług, które zostały wykazane w zatwierdzonych raportach statystycznych do wybranej umowy. Aby wykonać operację uzupełnienia Karty rachunku należy użyć przycisku części karty., który znajduje się w dolnej Po jego naciśnięciu, użytkownik będzie miał możliwość wybrania sposobu uzupełniania rachunku. Rysunek 146 Rodzaj rachunku - do umowy za usługi dodatkowe Pojawi się wtedy okno Karta rachunku RUD do umowy-za usługi dodatkowe - dodawanie. Rysunek 148 Wybieranie sposobu uzupełniania rachunku refundacyjnego Dostępne są dwie opcje automatycznego uzupełniania rachunku: ϑ= na podstawie aktywnych deklaracji przyporządkowanych do pozycji umowy oraz zatwierdzonych raportów statystycznych, ϑ= na podstawie aktywnych deklaracji przyporządkowanych do pozycji umowy oraz wykonanych usług. Uwaga: podczas automatycznego uzupełniania rachunku pod uwagę brany jest bieżący stan aktywnych deklaracji tak więc nie jest możliwe uzupełnienie rachunku za okres zaległy. Rysunek 147 Karta rachunku RUD do umowy- za usługi dodatkowe -dodawanie W oknie tym należy wykonać analogiczne czynności jak podczas dodawania rachunku do umowy (RUD). AUTOMATYCZNE UZUPEŁNIANIE RACHUNKÓW NA PODSTAWIE WYKONANYCH USŁUG/ DEKLARACJI/ZATWIERDZONYCH RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH Uwaga: Aby móc uzupełnić Kartę rachunku refundacyjnego na podstawie wykonanych usług użytkownik powinien najpierw wprowadzić do systemu informacje o wykonanych usługach specjalistycznych. Może również wygenerować raport statystyczny, który będzie podstawą wystawienia rachunku. Tematyka generowania raportu statystycznego jest omówiona w rozdziale Generowanie raportów statystycznych dla NFZ. Po wybraniu odpowiedniego przycisku karta rachunku zostanie uzupełniona. Wybór przycisku Anuluj spowoduje rezygnację z przeprowadzenia tej operacji. W trakcie uzupełniania automatycznego rachunku do limitu umowy działa mechanizm, który bierze pod uwagę czynniki takie jak: ϑ= ilości wykonanych usług z miesiąca bieżącego, ϑ= ilości wykonanych usług z miesięcy poprzednich, ϑ= ilości usług wykazane we wcześniejszych sprawdzonych rachunkach (z miesiąca bieżącego i miesięcy poprzednich), ϑ= schemat rozliczeń ustalony dla wybranej umowy, tzn. w jaki sposób mogą być wykorzystywane limity z poprzednich miesięcy i kiedy można wykazywać nadwykonanie usług. Istnieją cztery podstawowe schematy rozliczeń. Szersze omówienie tych schematów znajduje się w załączniku 1 do niniejszej instrukcji. Uwaga 1: Mechanizm automatycznego uzupełniania rachunków refundacyjnych działa pod warunkiem, że w programie systematycznie wprowadzane są informacje o 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 61

64 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wykonanych usługach, na podstawie których generowane są rachunki. Uwaga 2: Schemat rozliczeń określa sposób w jaki mogą być wykorzystywane limity z poszczególnych miesięcy, jednak podstawową zasadą jest, że sumaryczny limit roczny nie może zostać przekroczony. Program pilnuje więc, aby nie został przekroczony limit efektywny będący różnicą pomiędzy narastającymi limitami miesięcznymi a narastającym wykonaniem usług. W przypadku jednego typu usług po podświetleniu usługi kontraktowanej w dolnej części okna pojawi się lista usług szczegółowych. Dotyczy to usług z limitem ilościowym, rozliczanych listą POZ, dla których został zdefiniowany w umowie pakiet usług szczegółowych. W przypadku takich usług należy ilości uzupełniać dla usług szczegółowych, widocznych w dolnej części okna. Zostaną one automatycznie przeliczone dla usługi kontraktowanej. PRZEGLĄDANIE RAPORTU WYKONANIA USŁUG W trakcie uzupełniania karty rachunku refundacyjnego użytkownik może przeglądać raport wykonania usług. Aby uzyskać do niego dostęp należy użyć przycisku. Dokładny opis informacji wykazanych w tym raporcie znajduje się w rozdziale Raport wykonania usług. SPRAWDZANIE REALIZACJI UMOWY Podczas uzupełniania karty rachunku refundacyjnego użytkownik ma możliwość przeglądania realizacji umowy. W tym celu należy użyć przycisku. W wyniku tego zostanie wyświetlone okno, w którym znajdują się informacje na temat realizacji usług. ϑ= Kwota refundacji, ϑ= Dopłata świadczeniobiorcy. Środkowa część okna zawiera listę usług wyszczególnionych na rachunku. Lista wyświetlona jest w postaci tabeli, w której kolejne kolumny przedstawiają: ϑ= Nazwę usługi, ϑ= Limit efektywny, ϑ= Cenę jednostkową, ϑ= Ilość wykonanych usług we wskazanym okresie, ϑ= Opłatę NFZ, ϑ= Inne rachunki. Czerwonym kolorem zaznaczone są usługi, które zostały wykonane w ilości przekraczającej limit efektywny za podany okres. Część dolna okna zawiera dane dotyczące realizacji umowy w poprzednich okresach refundacyjnych dla podświetlonej w środkowej części usługi: ϑ= Okres refundacyjny, ϑ= Cena jednostkowa, ϑ= Ilość w umowie, ϑ= Wartość w umowie, ϑ= Wartość w umowie (narastająca), ϑ= Ilość wykonanych usług (raport statystyczny), ϑ= Wartość wykonanych usług (raport statystyczny), ϑ= Wartość wykonanych usług narastająca (raport statystyczny), ϑ= Ilość wykonanych usług (rachunki), ϑ= Wartość wykonanych usług (rachunki), ϑ= Wartość wykonanych usług narastająca (rachunki). WPROWADZANIE KOREKTY RACHUNKU Uwaga: Aby móc wprowadzić korektę do rachunku musi on mieć status Sprawdzony. Program umożliwia wprowadzenie korekty rachunku refundacyjnego do umowy. Aby wprowadzić korektę rachunku należy podświetlić go na liście i użyć przycisku. Pojawi się wtedy okno Karta korekty rachunku refundacyjnego (usługi) - dodawanie. Rysunek 149 Sprawdzenie realizacji umowy Okno to zostało podzielone na trzy części. Pierwsza część prezentuje ogólne informacje opisujące rachunek: ϑ= Numer umowy do jakiej jest wystawiony rachunek, ϑ= Rok i okres refundacyjny, ϑ= Data wystawienia, ϑ= Nr rachunku wg świadczeniodawcy, STRONA 62 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

65 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Aby wpisać wartości, dotyczące usług zestawionych w korekcie rachunku do umowy dla danego Oddziału NFZ, należy przypadku usług z limitem ilościowym uzupełnić odpowiednie komórki w wierszach: = Ilość winno być, = Dopłata pacjenta winno być. Kolumna zawierająca kwotę refundacji jest przeliczana automatycznie. Rysunek 150 Karta korekty rachunku refundacyjnego Na Karcie korekty rachunku automatycznie zostają uzupełnione pola dotyczące dokumentu korygowanego. Są to następujące informacje: ϑ= Rok, ϑ= Okres refundacyjny, ϑ= Numer umowy, ϑ= Numer rachunku wg świadczeniodawcy. Użytkownik powinien natomiast uzupełnić informacje dotyczące dokumentu korygującego: = Rok, = Okres refundacyjny, = Numer korekty, = Data wystawienia, = Data płatności. W Karcie korekty rachunku refundacyjnego usługidodawanie w kolejnych kolumnach znajdują się następujące informacje: ϑ= L.p. liczba porządkowa usług w rachunku, ϑ= Usługa nazwa usługi, ϑ= Limit rodzaj limitu dla danej usługi wynikający z umowy: Ilościowy, Wartościowy. ϑ= Cena cena jednostkowa usługi wynikająca z umowy, ϑ= Ilość ilość jednostek usługi: Jest ilość wynikająca z rachunku korygowanego, Winno być ilość po dokonaniu korekty, ϑ= Refundacja opłata Funduszu będąca iloczynem ceny oraz ilości, Jest wartość refundacji wynikająca z rachunku korygowanego, Winno być wartość refundacji po wprowadzeniu korekty, ϑ= Dopłata pacjenta łączna kwota dopłat pacjentów związana z wykonaniem określonej usługi, Jest dopłata pacjenta wynikająca z dokumentu korygowanego, Winno być dopłata pacjenta po korekcie. W przypadku usług, dla których określono limit wartościowy użytkownik może uzupełnić informacje takie jak: = Refundacja winno być, = Dopłata pacjenta winno być. W kolumnie L.p. są stosowane następujące oznaczenia: - usługa, której wartości zostały zmienione w karcie korekty, aktualnie podświetlona na liście usług (zielony kolor tła), - usługa, której wartości zostały zmienione w karcie korekty, Uwaga: Wprowadzone do tabeli wartości zatwierdzamy klawiszem ENTER POPRAWA DANYCH WPROWADZONYCH RACHUNKÓW/KOREKT Uwaga: Poprawy danych w rachunku refundacyjnym można dokonać tylko wtedy, gdy rachunek ma status Wprowadzony. Aby wprowadzić zmiany w rachunku refundacyjnym/korekcie, należy podświetlić wybraną pozycję na liście, następnie użyć przycisku Popraw (F4). Zasady dokonywania zmian w poszczególnych rachunkach są takie same, jak w wypadku dodawania nowego rachunku. USUWANIE WYBRANYCH RACHUNKÓW/KOREKT Aby usunąć rachunek refundacyjny/korektę należy podświetlić wybrną pozycję na liście, następnie użyć przycisk Usuń (F8). Należy przy tym pamiętać, że usuwanie jest możliwe jedynie w przypadku rachunków niesprawdzonych (status WPR). 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 63

66 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT SPRAWDZENIE RACHUNKÓW/KOREKT SPRAWDZANIE RACHUNKÓW/KOREKT DO UMOWY Uwaga: Zaleca się aby operację sprawdzania rachunku wykonywać dopiero wtedy, gdy rachunek jest w takiej postaci, jaka ma być wysłana do Oddziału NFZ. Rachunku o statusie Sprawdzony nie można już poprawiać ani usunąć z systemu. Rachunek lub korekta, które mają być przesłane do Funduszu muszą zostać najpierw sprawdzone. Aby sprawdzić wprowadzony dokument należy wykonać poniższe czynności: Podświetlić go w oknie Lista rachunków refundacyjnych, Użyć przycisku Sprawdź (F5). Pojawi się wtedy okno Sprawdzanie rachunku refundacyjnego. Następnie należy zarejestrować fakt sprawdzenia wybranego rachunku refundacyjnego poprzez użycie przycisku Zatwierdź. Spowoduje to wyświetlenie następującego pytania: Rysunek 152 Pytanie systemowe o zatwierdzenie rachunku Jeżeli w którejś pozycji został przekroczony limit ilości (lub wartości) wykonanych usług zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Rysunek 153 Komunikat o przekroczeniu limitu Aby zrezygnować z operacji sprawdzenia rachunku należy użyć przycisku Anuluj. WYCOFYWANIE RACHUNKU Rysunek 151 Okno sprawdzania rachunków refundacyjnych Okno sprawdzania rachunku refundacyjnego podzielone jest na trzy części. Część górna zawiera podstawowe dane dotyczące rachunku oraz umowy w oparciu, o którą został wystawiony. Część środkowa zawiera wyszczególnione na rachunku usługi, opisane poprzez następujące dane: ϑ= Nazwa usługi, ϑ= Limit efektywny, ϑ= Cena jednostkowa, ϑ= Ilość, ϑ= Opłata NFZ, ϑ= Inne rachunki. Część dolna zawiera rozbicie ilości wykonanych usług z podziałem na poszczególne miesiące objęte umową. Znajdują się tutaj także wartości z umowy, rachunków oraz raportów statystycznych, dzięki czemu możliwe jest porównanie informacji na odpowiednich dokumentach. W przypadku gdy okaże się, że rachunek refundacyjny, który został już sprawdzony posiada błędy, użytkownik może podjąć decyzję o jego wycofaniu. Aby wykonać tą operację należy podświetlić wybrany dokument na liście rachunków, a następnie użyć przycisku Wycofaj znajdującego się w dolnej części okna. Wycofanie rachunku nie usunie go z programu. Będzie on nadal widoczny na liście rachunków, jednak wprowadzone w nim wartości nie będą wpływały na inne dokumenty. To znaczy, że nie będą obciążały limitów wynikających z umowy. EKSPORT RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH/KOREKT DO ODDZIAŁÓW NFZ Ostatnim etapem obsługi rachunków jest przekazanie Oddziałom NFZ przygotowanych dokumentów. Postać, w jakiej będą wysłane zależy od wymogów Funduszu. Program KS-SWD pozwala na przesłanie rachunków w dwóch formach. 1. Rachunek refundacyjny/korekta w postaci papierowej. Należy podświetlić wybraną pozycję i użyć przycisku Drukuj (F9). STRONA 64 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

67 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ 2. Rachunek refundacyjny/korekta zapisany w pliku na dyskietce, bądź przesłany drogą elektronicznątworzony przyciskiem ShF6Eksport. GENEROWANIE PLIKU Z RACHUNKIEM Po podświetleniu właściwej pozycji na liście rachunków refundacyjnych, należy użyć przycisku Eksport (ShF6). Pojawi się wtedy okno, w którym należy określić miejsce zapisania danego rachunku. Rysunek 155 Podgląd wydruku rachunku refundacyjnego DRUKOWANIE FAKTURY Rysunek 154 Okno, w którym można określić miejsce zapisu wybranego rachunku Użycie przycisku Zapisz spowoduje, że rachunek refundacyjny zostanie utrwalony na wybranym przez nas nośniku elektronicznym. Gdy zaistnieje konieczność wydrukowania faktury do wprowadzonego rachunku użytkownik powinien podświetlić wybrany dokument na Liście rachunków refundacyjnych, nacisnąć przycisk Drukuj, a następnie wybrać opcję Fakturę VAT. Jeśli wśród usług wyszczególnionych na rachunku, istnieją takie, dla których nie zdefiniowano stawek VAT w Bazie Usług Medycznych (BUM), wyświetlony zostanie następujący komunikat: DRUKOWANIE RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH, FAKTUR I NOT KSIĘGOWYCH Aby wydrukować jeden z dostępnych dokumentów rozliczeniowych- rachunek refundacyjny, fakturę VAT czy notę księgową należy na Liście rachunków refundacyjnych użyć przycisku Drukuj i wybrać odpowiednią opcję menu kontekstowego: DRUKOWANIE RACHUNKU REFUNDACYJNEGO\KOREKTY. Użytkownik ma możliwość przesyłania dokumentów w formie papierowej. Aby wydrukować rachunek lub korektę użytkownik powinien podświetlić wybraną pozycję na Liście rachunków refundacyjnych, użyć przycisku Drukuj, a następnie wybrać opcję Rachunek. Zanim dokument zostanie wydrukowany można zobaczyć jak będzie on wyglądał klikajac na przycisk Podgląd. Rysunek 156 Komunikat Informuje on użytkownika, że lista usług, które wymagają uzupełnienia stawek VAT została zapisana w pliku tekstowym o nazwie BrakVAT.txt, w katalogu, w którym program został zainstalowany, czyli C:\Ksswd99\Informacje. W takiej sytuacji, należy przejść do menu Słowniki/BUM i uzupełnić brakujące pozycje w Karcie usługi (operacja ta jest opisana w rozdziale Słowniki/BUM-Baza Usług Medycznych). Przed wykonaniem wydruku konieczne jest uzupełnienie opcji w oknie Opcje drukowania faktury VAT, które otworzy się przed rozpoczęciem wydruku. Rysunek 157 Opcje drukowania faktury VAT 2150/INSTR-RACHUNKI REF/CZ4-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 65

68 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Następujące dane uzupełnione w oknie Opcji zostaną ujęte na wydruku faktury: = Numer faktury VAT, = Termin zapłaty, = Sposób zapłaty: ϑ= Przelew, ϑ= Gotówka, = Ilość kopii ϑ= W przypadku zaznaczenia opcji Duplikat zostanie wydrukowany oryginał i duplikat, ϑ= W przypadku odznaczenia opcji Duplikat zostanie wydrukowany jedynie oryginał faktury. DRUKOWANIE NOTY KSIĘGOWEJ Aby wydrukować notę księgową należy podświetlić wybrany rachunek na liście, użyć przycisku Drukuj, a następnie wybrać opcję Nota księgowa. W oknie, które się otworzy użytkownik może dokonać wyboru opcji związanych z wydrukiem dokumentu. Rysunek 159 Podgląd wydruku noty księgowej Rysunek 158 Wydruk faktury VAT STRONA 66 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RACHUNKI REF /CZ4-02

69 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ REJESTRACJA PACJENCI Użytkownik programu ma możliwość ewidencjonowania pacjentów. Pacjent, czyli członek Narodowego Funduszu Zdrowia lub osoba pozostająca na wyłącznym utrzymaniu członka NFZ - to osoba fizyczna, która jest identyfikowana przez: ϑ= PESEL, ϑ= nazwisko i imię. Aby wyświetlić listę osób ubezpieczonych w NFZ należy wybrać opcję Pacjenci (Ctrl P) z menu Rejestracja. - zliczenie pacjentów wyszukanych na podstawie określonych kryteriów, zamknięcie okna. W dolnej części okna listy pacjenta znajdują się dwa typy informacji odnoszące się do podświetlonego na liście pacjenta. Informacja o danych adresowych uzupełnionych w karcie pacjenta. W przypadku, gdy dane te nie są kompletne zostaje tam umieszczony komunikat uzupełnij! informujący użytkownika o konieczności podania dodatkowych informacji. Rysunek 161 Informacja o niekompletnych danych adresowych pacjenta Informacja o deklaracjach złożonych przez pacjenta. Tabela z listą deklaracji złożonych przez pacjenta, w której są wyszczególnione następujące informacje: ϑ= Typ deklaracji, ϑ= Nazwisko i imię lekarza, ϑ= Data złożenia, ϑ= Rodzaj. Rysunek 160 Lista pacjentów Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Rysunek 162 Lista deklaracji złożonych przez pacjenta dopisanie nowego pacjenta, przeglądanie danych pacjenta, edycję informacji o pacjencie, - usunięcie wybranego pacjenta, - importowanie danych pacjentów z arkusza Excel, wydruk pełnej listy pacjentów, zapisanie listy pacjentów w formacie arkusza Excel, - pobranie informacji o wybranym pacjencie z Centralnego Rejestru Członków KCh, - wyszukanie pacjentów wg kryterium Oddział NFZ, - wyszukanie pacjentów na podstawie kryterium określonego w polu Szukaj wg, WYSZUKIWANIE PACJENTÓW W programie można wyszukiwać pacjentów za pomocą kryterium Oddział NFZ w górnej części okna. Można także wyszukać pacjentów, którzy nie mają uzupełnionej w karcie informacji o NFZ jeżeli zaznaczona zostanie opcja Pacjenci bez określonego oddziału znajdująca się obok pola wyszukiwania. Następnie należy użyć przycisku Zastosuj, aby odświeżyć listę. Aby wyszukiwać pacjentów korzystając z funkcji Szukaj wg w polu Szukaj wg należy wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: = nazwisko; imię pacjenta, = PESEL (pacjenta), = data urodzenia = uprawnienie pacjenta. Następnie w polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. 2150/INSTR-PACJENCI/CZ5-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 67

70 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Poszukiwani pacjenci zostaną w ten sposób wyświetleni na liście. Jeżeli będziemy chcieli wyszukać pacjenta, którego PESEL lub inne dane są nam znane, wystarczy w polu Szukaj wg wybrać odpowiednią opcję i wpisać numer PESEL do pola obok. Zaraz po tej czynności zostanie wyświetlony poszukiwany pacjent. Dokładnie tak samo jest z innymi poleceniami. Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię (pacjenta), program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pacjentów. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Przykładowo, jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pacjentów, których nazwiska zaczynają się na literę L, a imiona na KA. Rysunek 163 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów OKREŚLANIE LICZBY PACJENTÓW WYSZUKANYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW Jeżeli będzie nas interesować liczba wyszukanych pacjentów należy kliknąć na ikonę kalkulatora. Spowoduje to wyświetlenie informacji o liczbie pacjentów. Rysunek 165 Okno wprowadzania nowego pacjenta W oknie tym znajdują się trzy zakładki: 1. Na zakładce Podstawowe należy wprowadzić następujące informacje: ϑ= nazwisko, ϑ= imię, ϑ= PESEL, ϑ= data urodzenia, ϑ= płeć, ϑ= PESEL opiekuna, ϑ= opiekun, ϑ= w przypadku gdy pacjent jest obcokrajowcem zaznaczamy opcję cudzoziemiec oraz uzupełniamy pola = numer paszportu, = kraj. ϑ= uprawnienie, ϑ= Oddział NFZ, ϑ= numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, ϑ= data ważności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Uwaga 1: Gdy kursor opuszcza pole PESEL, w którym podano poprawne dane, następuje automatyczne uzupełnienie pola data urodzenia. Rysunek 164 Wynik zliczania listy pacjentów DODAWANIE PACJENTA DO BAZY Aby dopisać nowego pacjenta do listy należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Spowoduje to wyświetlenie karty pacjenta - dodawanie, która pozwoli na wprowadzenie nowej osoby. Wprowadzając najpierw datę urodzenia, a później PESEL, może się zdarzyć, że wprowadzimy błędne dane. Dlatego też program automatycznie sprawdza, czy oba te pola są zgodne. Jeśli wystąpi błąd, pojawi się poniższy komunikat. Jeżeli poprawność wpisanych danych zostanie potwierdzona zostaną one wprowadzone do karty pacjenta. Rysunek 166 Komunikat brak zgodności pól: Data urodzenia i PESEL W przypadku gdy data urodzenia nie jest zgodna z numerem PESEL wówczas opuszczając pole PESEL STRONA 68 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI /CZ5-01

71 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ program zada pytanie, czy zaktualizować datę urodzenia. Rysunek 167 Pytanie o aktualizację daty urodzenia Uwaga 2:Uuzupełniając dane opiekuna nie trzeba wypełniać pola PESEL opiekuna a następnie pola opiekun. Wystarczy gdy użytkownik w polu opiekun dokona wyboru właściwej osoby z listy, wtedy numer PESEL uzupełni się automatycznie. Uwaga 3: Uzupełnienie danych opiekuna jest szczególnie istotne w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze wieku trzech miesięcy. Deklaracje takich osób nie zostaną uwzględnione w generowanej liście aktywnej. Rysunek 169 Dane zaimportowane z arkusza Excel Na trzeciej zakładce Inne dane są uzupełniane informacje na temat schorzeń przewlekłych pacjenta. Istnieje możliwość wypełnienia do 5 kodów według słownika ICD 10. Nie jest to informacja wymagana, nie jest także przekazywana w raporcie do Narodowego Funduszu Zdrowia. Uzupełnione w karcie pacjenta kody schorzeń pojawiają się w karcie wykonania usługi jako podpowiedź dla użytkownika. 2. Na zakładce Adres zamieszkania podaje się następujące informacje: ϑ= kod pocztowy, ϑ= miejscowość, ϑ= ulica, ϑ= nr domu, ϑ= nr lokalu, ϑ= uwagi (pole to może być uzupełnione dowolnym komentarzem użytkownika liczącym do 250 znaków). Rysunek 170 Karta pacjenta - schorzenia przewlekłe W karcie pacjenta możemy poruszać się po polach: ϑ= klikając lewym klawiszem myszki na wybrane pole, ϑ= tabulatorem na klawiaturze, ϑ= używając kombinacji klawiszy Ctrl + Litera znajdująca się na przycisku wyboru. Rysunek 168 Dane adresowe w Karcie pacjenta Jeśli dane pacjenta zostały zaimportowane z arkusza Excel, a pole miejscowość nie jest wypełnione, oznacza to, że dane wypełnione w arkuszu nie były zgodne z informacjami w Bazie Administracyjnej Kraju w programie. Dane te są widoczne w karcie pacjenta na zakładce Adres zamieszkania. Dane te są eksportowane w raportach do NFZ. Na karcie pacjenta dodawanie należy wprowadzić dane pamiętając, że większość pól uzupełniamy wprowadzając dane ręcznie za pomocą klawiatury. Jednak część pól uzupełniamy za pomocą przycisku wyboru znajdującego się z prawej strony tych pól. Dotyczy to następujących informacji: ϑ= opiekun, ϑ= uprawnienie, ϑ= kraj, ϑ= miejscowość, ϑ= Oddział NFZ, ϑ= kody schorzeń wg ICD /INSTR-PACJENCI/CZ5-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 69

72 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT ZMIANA ODDZIAŁU NFZ PACJENTA Informacja o Oddziale NFZ, do którego należy pacjent może być również poprawiana, jednak zmiana taka ma daleko idące konsekwencje. W przypadku dokonania takiej zmiany nastąpi wycofanie wszystkich aktywnych deklaracji pacjenta. Użytkownik określa w tym wypadku datę wycofania. Rysunek 171 Wybieranie uprawnień Wprowadzenie danych do karty pacjenta i kliknięcie przycisku OK, pozwoli na wprowadzenie danego pacjenta do bazy. Użycie przycisku Anuluj spowoduje rezygnację z wprowadzenia danych określonego pacjenta do bazy. ZMIANA DANYCH PACJENTA Wprowadzone informacje o pacjencie mogą zostać zmodyfikowane przez użytkownika w późniejszym czasie. Aby dokonać zmiany wprowadzonych danych, należy podświetlić wybranego pacjenta na liście, następnie użyć przycisku Popraw (lub nacisnąć klawisz F4). Spowoduje to wyświetlenie karty pacjenta - poprawianie pozwalającej na zmianę informacji o wybranej osobie. Rysunek 173 Konsekwencje zmiany Oddziału NFZ pacjenta Po wpisaniu daty wycofania i naciśnięciu przycisku OK. zmiany te zostaną wprowadzone do bazy. Użycie przycisku Anuluj oznacza rezygnację z wprowadzanych zmian. PRZEGLĄDANIE DANYCH PACJENTA Jeżeli użytkownik nie chce w danych pacjenta wprowadzać żadnych zmian, a jedynie sprawdzić informacje, jakie są wpisane w karcie może skorzystać z funkcji przeglądania. Rysunek 174 Przeglądanie danych w Karcie pacjenta USUWANIE PACJENTÓW Rysunek 172 Poprawianie danych pacjenta W oknie tym można dokonać korekt, postępując analogicznie, jak w przypadku dodawania pacjenta. Program automatycznie wprowadza dane dotyczące osoby i daty wprowadzenia w polu Zmodyfikował. Wprowadzone poprawki możemy zatwierdzić przyciskiem OK lub usunąć je przyciskiem Anuluj. W razie potrzeby program pozwala również na usunięcie wybranego pacjenta z listy; wystarczy: ϑ= podświetlić na liście wybranego pacjenta, ϑ= użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się wtedy komunikat informujący o istnieniu deklaracji złożonej przez pacjenta przeznaczonego do usunięcia oraz pytanie czy wycofać ją. Dodatkowo należy wypełnić pole z datą wycofania. Domyślnie program wyświetla datę bieżącą, którą można modyfikować. STRONA 70 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI /CZ5-01

73 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 175 Usunięcie pacjenta Kliknięcie przycisku OK spowoduje usunięcie pacjenta z listy pacjentów oraz wycofanie jego deklaracji z listy deklaracji (opcja Deklaracje; menu Rejestracja). Analogiczne okno pojawi się po wybraniu przycisku Dane lokalne. Jeżeli wybrany zostanie pacjent, który nie posiada numeru PESEL, wówczas przy próbie uzyskania informacji z Rejestru Członków KCh lub z bazy lokalnej pojawi się poniższy komunikat: POBRANIE INFORMACJI Z CENTRALNEGO REJESTRU CZŁONKÓW KCH/DANYCH LOKALNYCH Uwaga: Funkcja ta miała praktyczne zastosowanie do momentu funkcjonowania Kas Chorych (przed przekształceniem w Narodowy Fundusz Zdrowia). Rysunek 178 Komunikat o braku numeru PESEL pacjenta Jeżeli w bazie CRC lub bazie lokalnej nie znajdują się informacje o wybranym pacjencie, wówczas wyświetlona zostaje odpowiednia informacja: Użytkownik programu ma możliwość pobrania informacji o wybranym pacjencie z Centralnego Rejestru Członków Kas Chorych, co pozwala na identyfikację pacjenta i kontrolę zgodności danych znajdujących się w programie i bazie CRC. Aby wyszukać informacje o pacjencie należy zaznaczyć określonego pacjenta na liście, a następnie użyć przycisku. Zostanie wyświetlone okno Dane Centralnego Rejestru Kas Chorych: Rysunek 179 Informacja w przypadku braku danych o wybranym pacjencie Jeżeli w opcjach programu (menu Narzędzia/Opcje) na zakładce Inne błędnie zostaną skonfigurowane informacje o adresie serwisu w sieci rozległej, wówczas przy próbie pobrania danych pojawia się komunikat: Rysunek 176 Dane CRC KCh W oknie tym istnieje możliwość pobrania danych lokalnych przycisk Dane lokalne lub z bazy CRC przycisk Serwis CRC. Jeżeli w bazie CRC znajdują się dane określonego pacjenta to po wybraniu przycisku Serwis CRC wyświetlone zostają informacje o pacjencie: ϑ= Kasa Chorych, do której należy pacjent, ϑ= Uprawnienie do świadczeń ubezpieczenie Rysunek 180 Informacja o błędnych ustawieniach w Opcjach programu W przypadku błędnie wpisanego użytkownika lub hasła komunikat ten jest następujący: Rysunek 177 Dane o wybranym pacjencie z bazy CRC Rysunek 181 Informacja o błędnych ustawieniach użytkownika lub hasła w Opcjach programu 2150/INSTR-PACJENCI/CZ5-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 71

74 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT WYDRUKOWANIE LISTY PACJENTÓW Lista pacjentów wprowadzonych do programu może zostać wydrukowana. Po wybraniu przycisku Drukuj (F9), pojawi się okno Drukuj. Po jego obejrzeniu, aby wyjść z okna, należy kilknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu można: ϑ= zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, ϑ= wydrukować listę: = najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, = kliknąć przycisk OK. Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 182 Okno określania parametrów drukowania Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak taki wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku. Rysunek 184 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy pacjentów. Rysunek 183 Podgląd wydruku listy pacjentów STRONA 72 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PACJENCI /CZ5-01

75 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ DEKLARACJE Użytkownik programu ma możliwość ewidencjonowania deklaracji. Deklaracja to pisemnie potwierdzona chęć leczenia się pacjenta w wybranej przez niego placówce świadczącej usługi POZ. Deklaracja jest identyfikowana przez: ϑ= PESEL pacjenta, ϑ= nazwisko i imię pacjenta, ϑ= datę złożenia, ϑ= datę wycofania, ϑ= numer deklaracji, ϑ= typ deklaracji, ϑ= rodzaj deklaracji, ϑ= nr pr. wyk. zaw. lek., ϑ= Oddział NFZ, ϑ= aktualne przyporządkowanie do pozycji umowy. Aby wyświetlić listę deklaracji należy: = wybrać opcję Deklaracje (Ctrl D) z menu Rejestracja, - wyszukanie deklaracji według kryteriów umieszczonych w górnej części okna, - wyszukanie deklaracji według kryteriów podanych w polu Szukaj wg, - zliczenie deklaracji wyświetlonych na liście, zamknięcie okna. W dolnej części okna prezentowane są informacje na temat podświetlonej na liście deklaracji. Są to dane na temat aktualnego przyporządkowania deklaracji do umowy. Jest to bardzo istotna informacja, ponieważ tylko deklaracje aktywne, czyli przyporządkowane do usługi z kontraktu są wykazywane w listach aktywnych przesyłanych do NFZ. W przypadku gdy deklaracja jest aktywna, po jej podświetleniu na liście, w dolnej części okna zostaną zaprezentowane następujące dane: ϑ= status deklaracji:, ϑ= numer umowy:, ϑ= numer usługi kontraktowanej:, ϑ= numer usługi szczegółowej: Rysunek 185 Lista deklaracji Przyciski w obrębie okna pozwalają na: dopisanie nowej deklaracji, poprawa danych w Karcie deklaracji, Jeżeli deklaracja nie została przyporządkowana do pozycji umowy, wówczas jest prezentowana informacja o jej statusie:. W takim wypadku użytkownik powinien wykonać operację aktywowania deklaracji, wybierając w tym celu opcję Aktywacja deklaracji z menu Rejestracja. Czynności jakich należy dokonać, aby przeprowadzić tą operacje opisane są w dalszej części instrukcji, w rozdziale Aktywacja deklaracji. WPROWADZANIE DEKLARACJI DO PROGRAMU Aby wprowadzić nową deklarację na listę, należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Pojawi się wtedy karta deklaracji - dodawanie. zmianę lekarza, u którego leczy się dany pacjent, pacjenta, wycofanie deklaracji danego usunięcie deklaracji danego pacjenta, wydruk pełnej listy deklaracji, eksport listy do Excela, 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 73

76 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 186 Karta deklaracji Pole Pacjent uzupełnia się: = otwierając okno lista pacjentów, = dokonując w tym oknie wyboru pacjenta, = akceptując go przyciskiem OK. Powyższe czynności spowodują, że w karcie deklaracji zostanie uzupełnione imię i nazwisko w polu Pacjent. Pod tym polem jest prezentowana informacja na temat Oddziału NFZ, uprawnienia oraz numeru PESEL pacjenta. Informacje te można poprawiać tylko w karcie pacjenta. Kolejną czynnością będzie wskazanie typu deklaracji. W tym celu należy kliknąć przycisk Dodaj (lub nacisnąć klawisz F2). Rysunek 187 Dodawanie deklaracji pacjenta W oknie, które zostało wyświetlone użytkownik dokonuje wyboru typu deklaracji, jaką składa pacjent, lekarza oraz rodzaju deklaracji. Dane te uzupełniane są po użyciu przycisków wyboru umieszczonych z prawej strony każdego z pól. Rysunek 188 Wybieranie typów deklaracji Następnie można wskazać pracownika medycznego, do którego deklaracja jest składana. W tym celu klikamy na pole wyboru w wierszu lekarz. Po ukazaniu się okna Wybieranie pracownika medycznego należy dokonać wyboru. Rysunek 189 Wybieranie pracownika medycznego Po podświetleniu pozycji należy kliknąć przycisk OK. Uwaga: Na karcie deklaracji wybór lekarza nie jest wymagany. Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia opcji Aktywuj deklaracje, która powoduje automatyczną aktywację deklaracji, gdy w bazie usług medycznych istnieje tylko jedna zakontraktowana usługa związana z takim samym typem deklaracji, jak wprowadzona deklaracja pacjenta. Wykonywanie kolejnych czynności będzie zależało od tego czy będziemy wprowadzać dla danego pacjenta następne typy deklaracji, czy też poprzestaniemy na już wprowadzonej. Jeżeli będzie to tylko jeden typ deklaracji wystarczy jeszcze uzupełnić pole data złożenia deklaracji i na zakończenie użyć przycisk OK. Dane wprowadzone na karcie zostaną wprowadzone na listę deklaracji. W przypadku, gdy będziemy chcieli wprowadzić dla danego pacjenta większą ilość deklaracji, po wprowadzeniu jednej deklaracji należy ponownie użyć przycisku Dodaj (F2). Dalsze czynności należy wykonywać tak samo, jak w przypadku dodawania pierwszego typu deklaracji. Przycisk Dodaj wszystkie (F5) pozwala na dodanie wszystkich typów deklaracji. W przypadku pomyłki można wprowadzony typ deklaracji oraz lekarza poprawić lub usunąć, podświetlając pozycję i używając odpowiednio przycisku Usuń (F8) i Popraw (F4). Uwaga: Jedynie dane dotyczące osoby i daty, która wprowadziła daną deklarację są uzupełniane automatycznie przez program. Jeśli wszystkie dane będą się zgadzać, można deklarację wprowadzić na listę używając przycisku OK. Jeżeli w programie istnieje już dany typ deklaracji tego pacjenta, pojawi się wtedy stosowny komunikat. STRONA 74 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

77 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Komunikat będzie pokazywał się dopóki nie wyjaśnimy tej sytuacji i nie usuniemy błędnych danych. W przypadku dodawania deklaracji specjalnej wszystkie inne deklaracje dla danego pacjenta zostaną wycofane. Rysunek 192 Zmiana daty złożenia deklaracji - komunikat Rysunek 190 Komunikat przy dodawaniu deklaracji specjalnej ZMIANA LEKARZA WYBRANEGO PACJENTA W przypadku, gdy pacjent zgłosi chęć zmiany lekarza, u którego się leczy, należy: ϑ= podświetlić deklarację na liście deklaracji, ϑ= użyć przycisku Zmiana lekarza (F6). POPRAWA DANYCH DOTYCZĄCYCH WYBRANEJ DEKLARACJI Uwaga: Deklaracja może zostać poprawiona do chwili, kiedy informacja o niej zostanie wykazana w zatwierdzonej liście aktywnej. Jeżeli taka operacja zostanie wykonana wówczas będzie można jedynie wycofać deklarację i złożyć drugą z poprawnymi danymi. Aby zmienić dane dotyczące wybranej deklaracji wystarczy użyć przycisku Popraw (F4). Pojawi się wtedy okno Karta deklaracji poprawianie. Rysunek 193 Zmiana lekarza Po użyciu przycisku wyboru, znajdującego się obok pola Lekarz docelowy, pojawi się okno Wybieranie lekarza, w którym powinno się wyszukać lekarza, u którego pacjent zdecydował się leczyć i podświetlić go. Rysunek 191 Karta deklaracji - poprawianie W karcie deklaracji - poprawianie można poprawiać dane w polu data złożenia oraz numer. Deklaracja nie może zostać poprawiona jeżeli została już wykazana w zatwierdzonym raporcie dla NFZ. W takim przypadku po podświetleniu deklaracji na liście nie będzie aktywny przycisk natomiast pojawi się przycisk. Umożliwia on przeglądanie danych w karcie deklaracji, bez możliwości wprowadzania zmian. Jeżeli wybrana deklaracja jest przyporządkowana do pozycji umowy to poprawiana data złożenia deklaracji nie może być późniejsza od daty utworzenia przyporządkowania. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji użytkownik zostanie o tym poinformowany. Rysunek 194 Wybieranie lekarza, u którego pacjent postanowił się leczyć Po kliknięciu OK, nastąpi wyjście z okna Wybieranie lekarza. Gdy nie podamy lekarza (pozostawimy puste pole Lekarz na karcie deklaracji nie będziemy mieć informacji o lekarzu). Zaznaczenie opcji wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania spowoduje, że w chwili zatwierdzenia zmiany lekarza dotychczasowa deklaracja zostanie umieszczona na liście deklaracji wycofanych. Natomiast deklaracja z danymi nowego lekarza będzie złożona z taką datą początkową, jaka zostanie uzupełniona w polu data przekazania. Pole data przekazania jest automatycznie uzupełnione przez program bieżącą datą. Istnieje jednak możliwość zmiany daty. Zmiana lekarza spowoduje więc wycofanie i utworzenia nowej deklaracji. 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 75

78 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT WYCOFANIE LUB USUNIĘCIE DEKLARACJI PACJENTA Zarówno operacji usunięcia jak i wycofania deklaracji dokonuje się z poziomu Listy deklaracji. Użycie przycisku ShF8-Usuń spowoduje, że deklaracja zniknie z listy deklaracji. Funkcję tą można stosować w przypadku, gdy deklaracja została pomyłkowo wprowadzona do programu. Operacji usunięcia deklaracji można dokonać tylko wówczas, gdy deklaracja nie została jeszcze wykazana w zatwierdzonej liście POZ przesyłanej do Oddziału NFZ. Aby usunąć deklarację należy: = w oknie Lista deklaracji podświetlić wybraną deklarację, = użyć przycisku Usuń (ShF8). Po wykonaniu powyższych czynności wyświetlony zostanie następujący komunikat: wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania (operacja ta jest opisana w podrozdziale Zmiana lekarza wybranego pacjenta). 2. w momencie przekazania pacjenta między lekarzami, którego dokonuje się poprzez użycie przycisku Przekaż w oknie Lista pracowników medycznych (zostało to opisane w podrozdziale Przekazywanie pacjentów między lekarzami) 3. w przypadku zmiany w karcie pacjenta Oddziału Funduszu, do którego jest on zapisany (operacja ta została przedstawiona w podrozdziale Zmiana Oddziału NFZ pacjenta) PRZYWRACANIE WYCOFANEJ DEKLARACJI W przypadku, gdy deklaracja pacjenta zostanie omyłkowo wycofana użytkownik może anulować tą operację. Aby wyświetlić listę wycofanych deklaracji należy wybrać kryterium deklaracje wycofane i użyć przycisku Zastosuj. W celu przywrócenia wycofanej deklaracji należy ją podświetlić na liście, a następnie użyć przycisku. W oknie przywracania deklaracji należy określić datę tej operacji. Rysunek 195 Pytanie o usunięcie deklaracji Wybór odpowiedzi Tak spowoduje usunięcie deklaracji. Przycisk F8-Wycofaj powoduje powstanie wpisu na Liście deklaracji wycofanych. Wycofując deklarację użytkownik określa, jaka jest data wycofania tej deklaracji. Wpis taki jest przekazywany w Liście POZ do Oddziału NFZ i oznacza, że pacjent, który złożył deklarację, potem zrezygnował i np. przeniósł się do innego świadczeniodawcy. Jeśli pacjent będzie chciał wycofać swoją deklarację, należy: = w oknie Lista deklaracji podświetlić wybraną deklarację, = użyć przycisku Wycofaj (F8). Spowoduje to wyświetlenie okna Wycofanie deklaracji, w którym należy uzupełnić pole data wycofania. Program automatycznie uzupełnia w tym polu datę bieżącą, którą w razie potrzeby można modyfikować. Rysunek 196 Wycofanie deklaracji Wycofanie deklaracji nastąpi automatycznie w następujących przypadkach: 1. w chwili zmiany lekarza po użyciu przycisku F6 Zmiana lekarza, gdy zaznaczona będzie opcja Rysunek 197 Przywracanie deklaracji Operacja przywrócenia deklaracji nie będzie mogła zostać wykonana jeżeli zaistnieje jedna z wymienionych okoliczności: = przywracana deklaracja została złożona w innym Oddziale NFZ, niż wskazana w Karcie pacjenta, = pacjent posiada już deklarację specjalną (paliatywną), = już istnieje deklaracja pacjenta o podanym typie, = dodanie deklaracji specjalnej (paliatywnej) niemożliwe, ponieważ istnieją deklaracje aktywne innego typu. WYSZUKIWANIE DEKLARACJI W programie można wyszukiwać deklaracje na dwa sposoby. Każdy z nich pozwala na wyselekcjonowanie deklaracji według różnych zasad oraz kryteriów. Pierwszy z nich umożliwi znalezienie deklaracji, uwzględniając przy wyszukiwaniu następujące kryteria: ϑ= Pacjent, ϑ= Lekarz, ϑ= Data złożenia deklaracji w okresie od...do... ϑ= Status deklaracji: = Deklaracje złożone, = Deklaracje wycofane, ϑ= Typ deklaracji: STRONA 76 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

79 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ = lekarz rodzinny, = pielęgniarka środ. naucz. i wych., = pielęgniarka środowiskowa, = położna środowiskowa, = deklaracja specjalna = lekarz szkolny. ϑ= Oddział NFZ pacjenta, ϑ= Rodzaj deklaracji: = DMD, = DPS, = Studenci. Rozwinięcie pól Pacjent, Lekarz uzyskamy używając przycisku wyboru, znajdującego się z prawej strony każdego z tych pól. Po kliknięciu na pole wyboru Pacjent, wyświetlone zostanie okno Wybieranie pacjenta: Rysunek 198 Wybieranie pacjenta Po wybraniu pacjenta (podświetleniu wybranej pozycji w oknie Wybieranie pacjenta), należy zaakceptować decyzję przyciskiem OK. W wyniku tej czynności dany pacjent zostanie przeniesiony do pola pacjent w oknie Lista deklaracji. W analogiczny sposób postępujemy z wyborem lekarza. Za pomocą przycisku wyboru wchodzimy do okna Wybieranie pracownika medycznego. Po wybraniu lekarza (podświetleniu wybranej pozycji w oknie: Wybieranie pracownika medycznego), należy zaakceptować decyzję przyciskiem OK w wyniku tej czynności, lekarz zostanie wprowadzony do pola lekarz w oknie Lista deklaracji. W obu przypadkach przycisk Anuluj spowoduje rezygnację z wybranego lekarza lub pacjenta i powrót do okna Lista deklaracji. Pola pokaż deklaracje złożone(wycofane) w okresie od...do... możemy zmieniać: = wpisując dane z klawiatury, = klikając na strzałki zmieniające wartość, znajdujące się po prawej stronie pola, = klikając na umieszczone obok strzałek pole z kalendarzem. Po uzupełnieniu pól zawężających listę wyświetlonych deklaracji należy użyć przycisku Zastosuj. Po wykonaniu tej operacji program automatycznie wprowadzi na listę wszystkie deklaracje odpowiadające wprowadzonym kryteriom. Uwaga: Aby dokonać zawężenia listy wyświetlonych deklaracji można wypełnić jedno, kilka lub wszystkie pola, stanowiące kryterium wyboru. Przykładowo, jeżeli będziemy chcieli wyszukać wszystkie złożone deklaracje pacjentów leczących się u doktora Jana Nowaka, wystarczy: ϑ= za pomocą przycisku wyboru wejść do okna Wybór pracownika medycznego, ϑ= wybrać Jana Nowaka, ϑ= zaakceptować wybór przyciskiem OK, ϑ= W polu Deklaracje wybrać opcję złożone, ϑ= użyć przycisku Zastosuj (F10). Drugi sposób pozwala na odnalezienie szukanej pozycji na liście pacjentów za pomocą funkcji Szukaj wg. Uwaga: Wyszukiwanie w polu Szukaj wg może być przeprowadzone, jeżeli w górnej części okna nie jest określone kryterium daty złożenia deklaracji. Najpierw w polu Szukaj wg należy wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: ϑ= nazwisko; imię pacjenta, ϑ= PESEL pacjenta, ϑ= nr deklaracji, W polu obok, podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. Poszukiwane deklaracje zostaną wyświetlone na liście. Rysunek 199 Wybieranie lekarza Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię (pacjenta), program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pacjentów. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy 2150/INSTR-DEKLARACJE/CZ5-02 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 77

80 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Przykładowo, jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pacjentów, których nazwiska zaczynają się na literę L, a imiona na KA. Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak taki wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd wydruku. Rysunek 200 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów OKREŚLANIE LICZBY DEKLARACJI WYSZUKANYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW Jeżeli będzie nas interesować liczba wyszukanych deklaracji należy kliknąć na ikonkę kalkulatora. Wówczas pojawi się informacja o liczbie deklaracji. Rysunek 201 Informacja o liczbie deklaracji spełniających określone kryteria Rysunek 203 Podgląd wydruku listy deklaracji Po jego obejrzeniu, aby wyjść z okna należy kilknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu można: ϑ= zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, ϑ= wydrukować listę: = najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, = kliknąć przycisk OK, Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: WYDRUK LISTY DEKLARACJI Na poziomie okna Lista deklaracji została wprowadzona również możliwość wydrukowania listy deklaracji wprowadzonych do bazy. Po wybraniu przycisku Drukuj (F9), pojawi się okno Drukuj: Rysunek 204 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy deklaracji. Rysunek 202 Oko zaznaczania parametrów drukowania STRONA 78 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-DEKLARACJE /CZ5-02

81 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ AKTYWACJA DEKLARACJI Użytkownik programu powinien przeprowadzić operację aktywowania złożonych deklaracji, czyli przyporządkowania deklaracji do pozycji specyfikacji umowy rozliczanej na podstawie listy POZ. Jest to czynność bardzo istotna ponieważ deklaracje nie przyporządkowane nie zostaną wzięte pod uwagę w momencie generowania listy POZ. Aby dokonać czynności przyporządkowania deklaracji do pozycji umowy należy w menu Rejestracja wybrać opcję Aktywacja deklaracji (Ctrl A). Rysunek 205 Przyporządkowanie deklaracji do pozycji umów USTALANIE PRZEDZIAŁÓW WIEKOWYCH PACJENTÓW Specyfika niektórych usług powoduje, że są one świadczone dla pacjentów w określonym wieku. Aby móc przyporządkować do wybranej usługi deklaracje osób we właściwym przedziale wiekowym należy najpierw ustalić te przedziały. Czynności tej można dokonać wybierając pozycję Opcje w menu Narzędzia. W oknie Opcje użytkownik powinien wybrać zakładkę Grupy wiekowe POZ. W celu stworzenia listy przedziałów wiekowych należy wypełnić pola Zakres granicznymi wartościami przedziału wiekowego, a następnie użyć przycisku Dodaj (F2). Przedział wiekowy zostanie umieszczony na liście. W celu usunięcia wprowadzonego przedziału wiekowego należy go podświetlić na liście i użyć przycisku Usuń (F8). Aby poprawić dane wybranego przedziału podświetlamy go, wprowadzamy nowe wartości zakresu i używamy przycisk Popraw (F4). AUTOMATYCZNA AKTYWACJA DEKLARACJI W programie wprowadzono ułatwienie polegające na automatycznym przypisaniu złożonych deklaracji do pozycji specyfikacji umowy. Mechanizm ten zadziała w momencie gdy w bazie usług medycznych istnieje tylko jedna zakontraktowana usługa związana z takim samym typem deklaracji jak wprowadzana nowa deklaracja pacjenta. W przypadku, gdy usług takich będzie więcej użytkownik sam musi dokonać wyboru, do której z nich przypisać deklaracje pacjentów. Proces automatycznego przyporządkowania postępuje w określonej kolejności, tzn. najpierw do bazy usług musi zostać wprowadzona usługa. Przyporządkowane do niej będą wszystkie nowe deklaracje pacjentów o właściwym typie deklaracji. Mechanizm nie działa w odwrotnej kolejności, czyli w chwili wprowadzania usługi nie zostają do niej automatycznie przyporządkowane deklaracje pacjentów wprowadzone wcześniej do bazy. Aby złożona deklaracja została automatycznie przyporządkowana do odpowiedniej pozycji umowy należy na karcie deklaracji włączyć opcję Czy tworzyć automatycznie przyporządkowanie deklaracji do pozycji umowy? FILTROWANIE DEKLARACJI PACJENTÓW Użytkownik ma możliwość filtrowania deklaracji pacjentów uwzględniając następujące kryteria: ϑ= typ deklaracji, ϑ= wiek pacjentów, ϑ= Oddział NFZ pacjentów, ϑ= pozycja umowy, do której deklaracje zostały przyporządkowane, ϑ= płeć pacjentów, ϑ= rodzaj deklaracji, ϑ= deklaracje przyporządkowane do konkretnego lekarza, ϑ= dane pacjenta (nazwisko, imię, PESEL). Po określeniu kryterium wyszukiwania należy użyć przycisku Szukaj (F7), aby proces wyszukiwania został rozpoczęty. Rysunek 206 Ustalanie grup wiekowych pacjentów Uwaga: Jeżeli przycisk Szukaj (F7) nie jest aktywny świadczy to o uruchomionym autowyszukiwaniu, czyli że program automatycznie rozpoczyna proces wyszukiwania deklaracji pacjentów już w trakcie 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR/CZ5-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 79

82 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wpisywania kryterium. Gdy chcemy sami uruchamiać ten proces należy nacisnąć kombinację klawiszy Shift F7 z klawiatury. Przycisk na ekranie zostanie wtedy odblokowany. 1. Wyszukiwanie mające na celu wyświetlenie deklaracji określonego typu następuje po wybraniu w polu typ jednej z możliwych pozycji: = Lekarz rodzinny, = Pielęgniarka środowiskowa nauczania i wychowania, = Pielęgniarka środowiskowa, = Położna środowiskowa, = Specjalny (Hospicja, ZOL, Opieka paliatywna), = Lekarz szkolny z prawej strony pola. Użytkownik w ten sposób uzyska dostęp do bazy usług zakontraktowanych przez NFZ i rozliczanych przy użyciu listy POZ. Rysunek 210 Wybieranie pozycji umów Rysunek 207 Wybór typu deklaracji pacjentów 2. Aby zostały wyświetlone deklaracje pacjentów z określonego Oddziału NFZ należy wskazać ją w polu Od.NFZ. 3. Podczas filtrowania deklaracji według wieku pacjentów wykorzystywane są przedziały wiekowe ustalone przez użytkownika w menu Narzędzia, pozycja Opcje. 6. W oknie Aktywacja deklaracji istnieje możliwość wyszukania wszystkich deklaracji złożonych przez konkretnego świadczeniobiorcę. Wyszukiwać możemy podając jako kryterium numer PESEL lub nazwisko pacjenta W tym celu wykorzystujemy opcję Szukaj wg. Rysunek 211 Kryteria wyszukiwania deklaracji pacjenta Wyszukując nie musimy podawać całego numeru PESEL lub imienia i nazwiska - wystarczy jeżeli zostanie wpisane kilka początkowych znaków z wyszukiwanego zakresu. Rysunek 208 Zakres wiekowy pacjentów Po użyciu przycisku Zakresy wiekowe pokaże się podmenu, z którego należy wybrać przedział wiekowy pacjentów. Rysunek 209 Wybór przedziału wiekowego pacjentów Uwaga: Gdy dokonamy zawężenia listy deklaracji według kryterium wieku, a chcemy powrócić do pełnej listy należy wybrać opcję Wszystkie z listy zakresów wiekowych. 4. Wyszukanie deklaracji według ich rodzaju umożliwia następujące filtrowanie deklaracji: ϑ= Student, ϑ= DMD, ϑ= DPS, 5. Wyświetlenie deklaracji przyporządkowanych już do pozycji umowy nastąpi, gdy w polu aktywowane do pozycji umowy zostanie umieszczona interesująca nas usługa. Aby wykonać tą czynność należy kliknąć na przycisk wyboru umieszczony AKTYWACJA DEKLARACJI Gdy użytkownik chce sprawdzić ile złożonych przez pacjentów deklaracji nie zostało jeszcze przyporządkowanych do pozycji umów, powinien pozostawić puste pole aktywowane do pozycji umowy oraz użyć przycisk Szukaj (F7), jeżeli jest on aktywny. Gdy zostanie wyświetlona lista wolnych deklaracji kolejnym etapem jest określenie, do której usługi mają zostać one przyporządkowane. W tym celu należy w polu Aktywuj do pozycji umowy w dolnej części okna wybrać usługę. Dokonujemy tego używając przycisku wyboru, który pozwoli nam otworzyć bazę usług zakontraktowanych przez NFZ i rozliczanych przy użyciu listy POZ. Po wybraniu pozycji umowy, do której mają zostać przyporządkowane deklaracje i potwierdzeniu wyboru przyciskiem OK usługa zostanie umieszczona w dolnym polu okna, w którym dokonujemy przyporządkowania. Aby nie wyświetlać wszystkich deklaracji a tylko te, które mogą być przypisane do wybranej przez użytkownika usługi, w polu typ należy wybrać typ deklaracji zgodny z tym jakiego wymaga ta usługa. STRONA 80 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR /CZ5-03

83 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Gdy czynności te zostaną wykonane można przystąpić do przyporządkowania deklaracji. W tym celu należy wybrać z listy deklaracji pozycje, które mają być przypisane do wybranej usługi, a następnie należy je kolejno podświetlić i użyć przycisku Zaznacz/Odznacz (F2). Zaznaczone deklaracje zostaną wyróżnione żółtym kolorem. Gdy chcemy cofnąć zaznaczenie deklaracji, podświetlamy ją i również używamy przycisku Zaznacz/Odznacz (F2). Gdy już wszystkie deklaracje, które chcemy przyporządkować do wybranej usługi zostaną zaznaczone, przystępujemy do ich przekazania przy użyciu przycisku Aktywuj (F6). Jeżeli użytkownik zamierza przypisać wszystkie deklaracje umieszczone na liście powinien zaznaczyć opcję Aktywuj wszystkie z listy umieszczoną w dolnej części okna, a następnie użyć przycisku Aktywuj (F6). Rysunek 212 Opcja przypisania wszystkich deklaracji Włączenie tej opcji powoduje, że nie trzeba zaznaczać po kolei wszystkich pozycji z listy, a zostaną one automatycznie przyporządkowane. Jeśli w trakcie wykonywania operacji program napotka na deklarację pacjenta, którego wiek nie mieści się w zakresie wiekowym wskazanej pozycji umowy, wyświetlony zostanie następujący komunikat: Rysunek 213 Komunikat wiek pacjenta niezgodny z zakresem wiekowym usługi Użytkownik może dokonać wyboru jednej spośród trzech opcji: - spowoduje, że operacja przyporządkowania zostanie przerwana, - spowoduje, że operacja przyporządkowania zostanie wznowiona, jednak jeśli program napotka kolejną deklarację pacjenta, którego wiek wykracza poza zakres wiekowy wybranej specyfikacji umowy, komunikat zostanie wyświetlony ponownie, - spowoduje, że operacja przyporządkowywania będzie przeprowadzona do końca bez wyświetlania komunikatów o deklaracjach pacjentów, których wiek wykracza poza zakres wiekowy wybranej specyfikacji umowy. PRZEKAZANIE DEKLARACJI DO INNEJ USŁUGI W celu przekazania przyporządkowanych deklaracji, do innej usługi, należy: ϑ= w górnym polu okna wybrać usługę, do której deklaracje są przyporządkowane w tej chwili, ϑ= w dolnym polu usługę, do której będziemy przekazywali deklaracje. Operacja przekazywania przebiega w taki sam sposób jak w przypadku deklaracji przyporządkowywanych po raz pierwszy. Należy zaznaczyć deklaracje lub wybrać opcję Aktywuj wszystkie z listy, a następnie używając przycisku Aktywuj (F6) dokonać operacji przyporządkowania. Aby uniemożliwić przyporządkowanie deklaracji do usługi wymagającej innego typu deklaracji wprowadzono zabezpieczenie. W momencie gdy zaznaczone zostaną deklaracje o błędnym typie, użycie przycisku Aktywuj (F6) nie spowoduje żadnego skutku. WYSZUKIWANIE DEKLARACJI PRZYPORZĄDOWANYCH DO USŁUGI USUNIĘTEJ ANEKSEM LUB PRZENIESIONEJ DO INNEGO PAKIETU Do umowy, w ramach której przyporządkowane są deklaracje może zostać przesłany aneks, w wyniku którego usunięte zostają punkty umowy lub usługi w pakiecie, do których aktywowano deklaracje. Może pojawić się też sytuacja, gdy usługi szczegółowe są przenoszone z jednego do innego pakietu. W tej sytuacji, deklaracje te, należy ponownie aktywować do nowej pozycji umowy lub je wycofać. Aby wyszukać deklaracje, które są aktywowane do usuniętej przez aneks pozycji (lub przeniesionej do innego pakietu) należy w oknie Aktywacja deklaracji kliknąć przycisk Aktywowane do pozycji umowy i wybrać z menu kontekstowego opcję Stan przed aneksem. Wybór tej opcji powoduje zmianę koloru czcionki na czerwoną na przycisku Aktywowane do pozycji umowy. Następnie w polu obok należy określić umowę, usługę kontraktowaną i pozycję pakietu (jeżeli do pozycji jest dołączony pakiet) - wyświetlone zostają pozycje umowy przed zmianami dokonanymi w aneksie. W wyniku tej operacji na liście pojawią się deklaracje przyporządkowane do umowy przed jej modyfikacją. Po wykazaniu takich deklaracji można je przyporządkować do nowej pozycji umowy lub nowej umowy poprzez wybór odpowiednich pozycji w polu Aktywuj do pozycji umowy. Jeżeli na przycisku Aktywowane do pozycji umowy wybrana zostanie druga opcja - Stan aktualny, wówczas na liście wykazane zostaną deklaracje przyporządkowane do umowy zawierającej aktualne pozycje zmodyfikowane przez aneks. 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR/CZ5-03 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 81

84 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT USUNIĘCIE PRZYPORZĄDKOWANIA W przypadku gdy deklaracje pacjentów zostały błędnie przyporządkowane użytkownik ma możliwość usunąć to przyporządkowanie w taki sposób, który nie pozostawi w bazach programu informacji o stworzonym wcześniej przyporządkowaniu. W tym celu należy zaznaczyć wybrane deklaracje, uaktywnić opcję Usuń fizycznie, a następnie użyć przycisku Aktywuj (F6). Uwaga: Użycie opcji Usuń fizycznie nie jest możliwe w przypadku tych deklaracji, które zostały już wykazane w zatwierdzonej liście aktywnej. STRONA 82 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-AKTYWACJA DEKLAR /CZ5-03

85 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ NOWE RECEPTY Program KS-SWD umożliwia wprowadzanie i wydruk recept zgodnie z rozporządzeniem z maja Aby rejestrować recepty należy wybrać opcję Nowe recepty z menu Rejestracja. Po wybraniu opcji Nowe recepty użytkownik uzyskuje dostęp do Listy recept. Okno to jest podzielone na trzy części. W części górnej znajdują się parametry, których określenie pozwala na wyszukanie recept interesujących użytkownika. Część środkową stanowi lista recept wprowadzonych przez użytkowników programu. W kolejnych kolumnach tej listy prezentowane są następujące informacje: ϑ= Nr recepty, ϑ= Nazwisko i imię, ϑ= Oddział NFZ, ϑ= nr PESEL, ϑ= Data wystawienia, ϑ= Nr prawa wykonywania zawodu lekarza, ϑ= Ilość. Pod listą umieszczone są informacje dotyczące podświetlonej na liście recepty. Są to następujące dane: Dane pacjenta: Rysunek 214 Lista recept Przyciski funkcyjne znajdujące się w dolnej części okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: liście, - dodanie nowej recepty, - poprawa recepty podświetlonej na - wydrukowanie recepty - rejestracja pul numerów nadanych przez NFZ, - tworzenie słownika sposobów dawkowania leku, - usuwanie recepty błędnie wprowadzonej ma listę, - wyszukanie recept na podstawie kryteriów dostępnych w górnej części okna, Jeżeli dane pacjenta są niekompletne, wówczas umieszczany jest komentarz uzupełnij! Lek: - wyszukanie recept według kryteriów określonych w polu Szukaj wg, - zliczenie recept wyszukanych na podstawie wybranych kryteriów, - zamknięcie Listy recept. Adnotacje: WPROWADZANIE RECEPTY Aby zarejestrować receptę należy użyć przycisku. Karta recepty ma taki sam układ jak wydrukowany formularz. Dawkowanie: W dolnej części listy znajduje się pole Szukaj wg pozwalające na wyszukiwanie recept według kryteriów: Numer recepty, Nazwisko i Imię pacjenta, PESEL pacjenta. 2150/INSTR-RECEPTY/CZ5-04 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 83

86 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT - wydrukowanie recepty, - dodanie kolejnej recepty, - wprowadzenie recepty na listę recept, - rezygnacja z wprowadzania recepty na listę recept. DEFINIOWANIE SŁOWNIKA SPOSOBÓW DAWKOWANIA LEKÓW Rysunek 215 Wprowadzanie nowej recepty W Karcie recepty uzupełniane są następujące informacje: 1. Numer recepty jest on uzupełniany automatycznie na podstawie nadanych przez NFZ i wprowadzonych do systemu pul numerów recept. Użytkownik może modyfikować numer recepty. 2. Dane świadczeniodawcy uzupełniane są na podstawie informacji uzupełnianych w karcie świadczeniodawcy. 3. Dane pacjenta pacjent jest wybierany z listy pacjentów, 4. Oddział NFZ pacjenta jest uzupełniany automatycznie na podstawie Oddziału określonego w karcie wskazanego pacjenta, 5. Uprawnienie pacjenta - jest uzupełniane automatycznie na podstawie uprawnienia określonego w karcie wskazanego pacjenta, może być jednak modyfikowane przez użytkownika. 6. Informacja o chorobach przewlekłych, 7. Lek jest wybierany z Bazy Leków i Środków Ochrony Zdrowia. W karcie recepty jest uzupełniana jego nazwa (w zależności od opcji zaznaczonej w prawej części karty jest to nazwa własna lub międzynarodowa). Oprócz nazwy uzupełniane jest opakowanie, ilość oraz liczba dni przez jaką lek ma być stosowany. 8. Sposób dawkowania - jest wybierany ze słownika tworzonego przez użytkownika programu, 9. Data wystawienia recepty, 10. Dane identyfikacyjne lekarza lekarz wybierany jest z listy pracowników medycznych. Rejestrując receptę użytkownik podaje sposób dawkowania leku. Aby za każdym razem nie było konieczne wpisywanie tej informacji w postaci tekstu, w programie istnieje możliwość definiowania sposobów dawkowania leków i zapisywania ich w postaci słownika, z którego można korzystać podczas uzupełniania recepty. Słownik ten może być tworzony dla każdego lekarza oddzielnie, a także jako wspólna lista. Wprowadzanie nowego sposobu dawkowania leku może być przeprowadzone w trakcie wypełniania recepty, podczas wybierania sposobu dawkowania lub też z poziomu Listy recept po użyciu przycisku Dawkowanie. Rysunek 216 Lista sposobów dawkowania leku Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: Przyciski dostępne w karcie recepty pozwalają na wykonanie następujących operacji: STRONA 84 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RECEPTY /CZ5-04

87 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - wprowadzenie nowego sposobu dawkowania leku, - poprawienie wprowadzonego sposobu dawkowania leku, - wydrukowanie listy sposobów dawkowania leków, listy, - usunięcie sposobu dawkowania leku z - wyszukanie sposobów dawkowania leków dla wskazanego lekarza, - zliczanie sposobów dawkowania leków widocznych na liście, w celu wprowadzenia tego wpisu do słownika lub przycisku nie powinien pojawić się na liście. WYDRUK RECEPTY, jeżeli sposób ten Aby wydrukować receptę należy użyć przycisku znajdującego się w Karcie recepty lub znajdującego się na liście recept (należy wówczas zaznaczyć receptę, która ma być wydrukowana). Przed wydrukowaniem recepty można uzyskać podgląd wydruku. - potwierdzenie wyboru podświetlonego na liście sposobu dawkowania, - anulowanie wyboru sposobu dawkowania leku. WPROWADZANIE NOWEGO SPOSOBU DAWKOWANIA LEKU W celu wprowadzenia na listę nowego sposobu dawkowania leku należy użyć przycisku na liście sposobów dawkowania leków. Rysunek 218 Podgląd wydruku recepty Rysunek 217 Karta sposobu dawkowania leku W polu lekarz można dokonać wyboru lekarza z Listy pracowników medycznych. Jeżeli lekarz zostanie wskazany to sposoby dawkowania wprowadzone na listę będą mogły zostać wyszukane według tego kryterium. W ten sposób każdy z lekarzy może tworzyć swój własny słownik. W polu Sposób dawkowania należy wpisać treść jaka ma być drukowana na recepcie. Aby wprowadzić kilka sposobów dawkowania należy użyć przycisku. Działa on w taki sam sposób jak naciśnięcie przycisku OK, aby wprowadzić sposób dawkowania na listę, a następnie F2 Dodaj w celu otwarcia nowej Karty sposobu dawkowania. Po uzupełnieniu Karty sposobu dawkowania leku, jeżeli użytkownik nie chce wprowadzać kolejnych sposobów dawkowania powinien użyć przycisku WYSZUKIWANIE RECEPT WPROWADZONYCH NA LISTĘ Użytkownik programu KS-SWD może wyszukiwać recepty według kryteriów dostępnych w górnej części Listy recept oraz w polu Szukaj wg. W górnej części Listy recept możliwe jest określenie następujących parametrów: ϑ= Lek, ϑ= Lekarz wystawiający receptę, ϑ= Pacjent, dla którego recepta została wystawiona, ϑ= Recepty wystawione w okresie od do, ϑ= Lek w ilości od do, ϑ= Z adnotacją: = cito, = nie zamieniać, = pro familia, = pro auctore. Wyszukiwanie jest uruchamiane po naciśnięciu przycisku. Kryteria w polu Szukaj wg umożliwiają wyszukiwanie recept według: = numeru recepty, 2150/INSTR-RECEPTY/CZ5-04 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 85

88 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT = nazwiska i imienia pacjenta, = numeru PESEL pacjenta. POPRAWA DANYCH RECEPTY W przypadku błędnego wprowadzenia danych na recepcie należy ją poprawić w tym celu w oknie Lista recept należy zaznaczyć wybraną receptę i użyć przycisku F4 Popraw. Sposób poprawiana recepty jest analogiczny jak przy wprowadzaniu danych dla nowej recepty. USUWANIE RECEPTY Aby usunąć receptę z listy należy zaznaczyć ją i użyć przycisku F8-Usuń. Pojawi się okno komunikatu, w którym należy potwierdzić wykonanie operacji usunięcia -Tak lub jej anulowanie Nie. REJESTRACJA PUL NUMERÓW RECEPT W programie istnieje możliwość rejestrowania pul numerów recept nadanych lekarzom przez Oddziały NFZ. Pozwala to kontrolować poprawność wydawania recept. W celu rejestracji pul numerów należy kliknąć przycisk Pule numerów, który powoduje otwarcie okna Lista pul numerów recept. Rysunek 220 Karta puli numerów recept-dodawanie Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem OK. Aby dodać kolejną pulę numerów można wykorzystać przycisk Następna. POPRAWA PULI RECEPT Aby poprawić informacje wprowadzone w danej puli recept należy ją zaznaczyć na liście i po użyciu przycisku F4-Popraw wprowadzić modyfikacje. USUWANIE PULI RECEPT Aby usunąć pulę recept należy zaznaczyć wybraną pulę na liście i użyć przycisku F8-Usuń. IMPORT PULI RECEPT W celu zaimportowania puli numerów recept przekazanych lekarzowi przez Oddział NFZ należy użyć przycisku ShF5-Import. Następnie użytkownik musi określić miejsce źródłowe pliku z listą numerów. Po poprawnym zaimportowaniu, pula numerów zostanie umieszczona na liście. DRUKOWANIE PULI NUMERÓW Rysunek 219 Lista pul numerów recept Aby wydrukować listę pul numerów należy w oknie Lista pul numerów recept kliknąć na przycisk F9-Drukuj. Przed wydrukowaniem listy użytkownik ma możliwość podejrzenia wydruku na podglądzie. DODAWANIE PULI RECEPT W celu wprowadzenia nowej puli recept należy w oknie Lista pul numerów recept wybrać przycisk F2- Dodaj. Następnie należy wypełnić poniższe informacje: ϑ= nazwę puli recept, ϑ= numer początkowy, ϑ= numer końcowy, ϑ= początek licznika, ϑ= długość licznika, ϑ= datę przydzielenia puli, ϑ= lekarza. STRONA 86 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RECEPTY /CZ5-04

89 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYKONANE USŁUGI Poprawna i systematyczna rejestracja wykonanych usług jest bardzo ważną czynnością, ponieważ na podstawie danych w ten sposób wprowadzonych generowane są raporty statystyczne, będące podstawą do wystawianych rachunków refundacyjnych. REJESTROWANIE WYKONANYCH USŁUG Opcja ta umożliwia rejestrowanie wykonania zakontraktowanych usług dla wszystkich pacjentów Narodowego Funduszu Zdrowia, niezależnie od Oddziału, do którego należą. Uwaga: Po przekształceniu Kas Chorych w Narodowy Fundusz Zdrowia w programie wszystkie zrealizowane usługi są traktowane jako wykonane w ramach umowy. Usługi wykonane do mogą być realizowane do umowy bądź poza limitem umowydla pacjentów z obcych Kas. Dane związane z wykonaniem usług umieszczane będą w Raporcie statystycznym medycznym do umowy.(usługi wykonane do pacjentom z obcych Kas umieszczane są w Rapocie stat. za usługi wykonane poza limitem umowy) Aby zarejestrować wykonanie usługi należy: Z menu Rejestracja wybrać opcję Wykonane usługi (Ctrl W). - drukowanie listy wykonanych usług, - zapisanie listy wykonanych usług w formacie pliku programu Excel, - wyszukanie wykonanych usług według kryteriów podanych w górnej części okna, - wyszukanie elementów listy wykonanych usług według parametrów podanych w polu Szukaj wg, - zliczanie elementów listy wykonanych usług, - zamknięcie okna. W dolnej części okna, pod listą wykonanych usług znajdują się informacje na temat podświetlonego na liście wpisu. Są to następujące dane: 1. Informacje o tym, czy podświetlona na liście usługa jest wykazana w raporcie statystycznym oraz jaka jest nazwa tego raportu. Są możliwe trzy sytuacje: ϑ= wpis nie jest wykazany w żadnym raporcie, ϑ= wpis jest wykazany we wprowadzonym raporcie, ϑ= wpis jest wykazany w zatwierdzonym raporcie. 2. Informacje na temat pacjenta: Rysunek 221 Lista realizacji usług Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: 3. Informacje na temat lekarza oraz jednostki chorobowej: - wprowadzanie wykonania usługi, - wprowadzanie wykonania kilku różnych usług w ramach wizyty, - poprawianie danych w Karcie realizacji usługi, 4. Informacje o kwotach związanych z wykonaną usługą: - usuwanie wykonanej usługi z listy, wykonanych usług, - usuwanie ostatniego importu 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 87

90 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT WYPEŁNIANIE KARTY WYKONANIA USŁUGI Ze względu na rozróżnienie realizowanych świadczeń na świadczenia obejmujące jedną usługę oraz wizyty, podczas których wykonywanych jest kilka usług, w programie zostały wprowadzone dwie odrębne karty wykonania usług. W karcie realizacji usługi otwieranej przyciskiem F2-Dodaj usługę można wprowadzić tylko 1 usługę. Natomiast w karcie realizacji usługi otwieranej przyciskiem ShF2-Dodaj kilka usług można wprowadzić kilka świadczeń. ELEMENTY KARTY WYKONANIA USŁUGI Rysunek 222 Elementy karty wykonania usługi Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający, H procedura medyczna (wg ICD-9-CM), B miejsce wykonywania świadczeń, I informacje dotyczące rozliczenia, C lekarz wykonujący, J informacje dotyczące opieki stacjonarnej, D pacjent, K informacje z kuponu książeczki ciążowej, E informacje o skierowaniu, L uwagi, F przyczyna wykonania usługi (wg ICD 10), Ł kod (numer) zęba/ umiejscowienie wykonania usługi G data wykonania usługi, Przy otwieraniu Karty realizacji usługi w polach znajdują się informacje wpisane podczas ostatniej aktualizacji karty. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić nowe dane w pustej karcie może użyć przycisku, który umożliwia usunięcie danych z pól znajdujących się na karcie. STRONA 88 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

91 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ A ODDZIAŁ NFZ ROZLICZAJĄCY W polu tym należy wybrać oddział NFZ, który rozlicza wykonywaną usługę. Każda usługa jest realizowana w ramach umowy z NFZ- dla pacjentów z wszystkich oddziałów Funduszu. Jeżeli użytkownik wprowadził dane na karcie realizacji usługi i następnie zdecyduje się zmienić Oddział rozliczający wówczas zostaną usunięte informacje o wybranej usłudze. Rysunek 223 Komunikat w przypadku zmiany Oddziału rozliczającego B MIEJSCE WYKONYWANIA USŁUG Miejsce wykonywania usług jest wybierane na podstawie słownika dołączonego przez Oddział Funduszu do umowy. Tak więc słowniki te mogą różnić się w zależności od tego, która umowa zostanie wskazana podczas wybierania produktu (zobacz punkt I zakładka rozliczenie (produkt)). W przypadku wyboru miejsca wykonania usługi mogą więc wystąpić następujące sytuacje: - jeżeli dla danej usługi określone jest jedno miejsce wykonywania, na karcie realizacji usługi miejsce to automatycznie zostanie podpowiedziane, - jeżeli dla danej usługi określonych jest więcej miejsc wykonywania, na karcie realizacji usługi należy wybrać jedno z tych miejsc, - jeżeli dla danej usługi nie zostały określone miejsca wykonywania, na karcie realizacji usługi pole dotyczące miejsca pozostaje niewypełnione. C LEKARZ WYKONUJĄCY Lekarz wykonujący jest wybierany z bazy pracowników medycznych. Może więc być to nie tylko lekarz, ale każdy inny pracownik wykonujący usługę, np. pielęgniarka, położna, optyk, rehabilitant, terapeuta itd. Wybór pracownika wpływa na sposób wskazywania przyczyny wykonania usługi wg ICD 10 (zobacz punkt F) oraz procedury medycznej wg ICD 9 (zobacz punkt H). Po wybraniu pracownika medycznego z listy pole specjalność uzupełnione zostanie specjalnością domyślną, wprowadzoną w karcie pracownika. D PACJENT Wybór pacjenta następuje z listy pacjentów wprowadzonych do programu. Jeżeli pacjent nie został do tej pory wprowadzony na listę można go dodać na tym etapie. Przejście do listy pacjentów następuje poprzez użycie przycisku wyboru w polu pacjent. Na karcie realizacji usługi należy wprowadzić także podstawę wykonania. Użytkownik ma możliwość wybrania jednej z podstaw:: ϑ= tryb normalny, ϑ= pobyt tymczasowy, ϑ= student/uczeń, ϑ= przypadek nagły, ϑ= zgoda NFZ. Domyślna wartość jest ustawiona jako tryb normalny. W danych dotyczących pacjenta uzupełniany jest także rodzaj i numer dokumentu ubezpieczenia. Określenie pacjenta i jego Oddziału NFZ jest niezbędne, aby można było wskazać realizowaną usługę. E SKIEROWANIE Usługa może być wykonana na podstawie skierowania i wówczas w karcie wykonania usługi można wybrać jedną z opcji: Jeżeli usługa jest wykonywana na podstawie skierowania w polu należy wybrać opcję: ϑ= Nr umowy ze świadczeniodawcą kierującym: po wybraniu tej opcji należy określić numer umowy oraz numer prawa wykonywania zawodu lekarza zlecającego, ϑ= Nr skierowania na leczenie uzdrowiskowe: po wybraniu tej opcji należy określić numer skierowania, ϑ= Nr wniosku na środki pomoc, sprzęt ortop.: po wybraniu tej opcji należy określić numer wniosku, ϑ= Nr wniosku o naprawę sprzętu ortop: po wybraniu tej opcji należy określić numer wniosku, ϑ= Nr karty zaopatrzenia ortopedycznego: po wybraniu tej opcji należy określić numer karty zaopatrzenia ortopedycznego. Wybór tej opcji powoduje automatyczne włączenie przeliczania odpłatności za wykonane usługi na zakładce Rozliczenie (mechanizm przeliczania odpłatności został opisany poniżej w części Opcja środek pomocniczy ), ϑ= Nr pierwotny karty zaopatrzenia ortopedycznego: po wybraniu tej opcji należy określić numer pierwotny karty zaopatrzenia ortopedycznego. Wybór tej opcji powoduje automatyczne włączenie przeliczania odpłatności za wykonane usługi na zakładce Rozliczenie. 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 89

92 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT ϑ= Dysfunkcja czasowa: opcja ta jest stosowana dla nagłych wypadków, gdy środek ortopedyczny nie jest wydawany na podstawie kart zaopatrzenia ortopedycznego (istnieje konieczność natychmiastowego wydania środka pacjentowi). Wybór tej opcji powoduje automatyczne włączenie przeliczania odpłatności za wykonane usługi na zakładce Rozliczenie. W przypadku rejestracji usługi, dla której wybierany jest numer skierowania: 8.Nr karty zaopatrzenia ortopedycznego, podpowiadany jest numer karty z wcześniej wprowadzonej usługi dla określonego pacjenta. Funkcja ta pozwala na rejestrację kolejnych usług z typem skierowania: 8, bez konieczności każdorazowego wprowadzania numeru karty. Jeżeli usługa nie jest wykonywana na podstawie skierowania w polu należy wybrać opcję: ϑ= Skierowanie nie wymagane, ϑ= Skierowanie nie wymagane (inwalida wojenny). ϑ= Brak skierowania-przypadek nagły, F PRZYCZYNA WYKONANIA USŁUGI Przyczyny wykonania usługi są określane wg słownika schorzeń ICD 10. Obowiązkowe jest podanie kodu schorzenia głównego, natomiast można określić również kody schorzeń współistniejących (maksymalnie cztery). Po wybraniu pacjenta, który w swojej karcie ma uzupełnioną informację o schorzeniach przewlekłych kody te są wyświetlane w karcie wykonania usługi. Jest to informacja, z której użytkownik może skorzystać określając schorzenie będące przyczyną udzielenia świadczenia. Podczas wskazywania schorzenia użytkownik może spotkać się z dwoma przypadkami: I Wybieranie schorzenia, gdy nie został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). W takim przypadku podczas dodawania procedury zostanie otwarty pełny słownik ICD 10, z którego można dokonać wyboru. II Wybieranie schorzenia, gdy został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). W takiej sytuacji schorzenie jest wybierane z indywidualnego słownika danego lekarza, który jest tworzony przez użytkownika. Po otwarciu okna Wybieranie jednostek ICD 10 można uzupełniać indywidualny słownik używając przycisku F2 Dodaj. Jest to wygodne z tego względu, że dla poszczególnych lekarzy można tworzyć podręczne słowniki, które znacznie upraszczają wyszukiwanie jednostek chorobowych. Rysunek 224 Wybieranie jednostek ICD 10 Kod ICD 10 może także zostać wprowadzony ręcznie z klawiatury. Jeżeli użytkownik ustawi się kursorem w polu ICD 10 przyczyny i zacznie wprowadzać kod z klawiatury, wówczas otworzy się lista pozwalająca na wybór kodów zgodny z wpisanym przez użytkownika ciągiem znaków. Określenie przyczyny wykonania usługi jest konieczne, aby usługa mogła być wprowadzona do systemu. G DATA WYKONANIA Użytkownik określając datę wykonania świadczenia podaje jego datę początkową oraz końcową. W przypadku świadczeń jednodniowych daty te będą oczywiście takie same. Jeżeli użytkownik uzupełni pole daty początkowej i przejdzie do innego pola wówczas data końcowa zostanie uzupełniona taką samą wartością jak data początkowa. W opcjach programu istnieje możliwość określenia sposobu wyznaczania daty końcowej na podstawie daty początkowej. Aby dokonać takiego ustawienia należy wybrać pozycję Opcje z menu Narzędzia. Data końcowa zostanie odpowiednio zaktualizowana po użyciu przycisku do znajdującego się pomiędzy datami wykonania. H PROCEDURA MEDYCZNA Procedura medyczna jest wybierana wg słownika ICD 9. Podczas wskazywania procedury użytkownik może spotkać się z dwoma przypadkami: I Wybieranie procedury, gdy nie został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). W takim przypadku podczas dodawania procedury zostanie otwarty pełny słownik ICD 9, z którego można dokonać wyboru. II Wybieranie procedury, gdy został wskazany lekarz wykonujący (punkt A). Wybieranie następuje z indywidualnego słownika danego lekarza, który tworzy użytkownik programu. STRONA 90 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

93 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Po otwarciu okna Wybieranie procedury ICD 9 można uzupełnić indywidualny słownik korzystając z przycisku F2 Dodaj. Wybrane procedury przenoszone są do słownika lekarza, co upraszcza ich wyszukiwanie. Rysunek 225 Wybieranie procedury ICD 9 I ZAKŁADKA ROZLICZENIE (USŁUGA WYKONANA) Wprowadzanie usługi Aby wypełnić informacje dotyczące punktu kontraktu, w ramach którego wykonana jest usługa należy uzupełnić następujące informacje: ϑ= Wybrać w polu Oddział NFZ rozliczający oddział Funduszu, z którego pochodzi umowa ϑ= Wskazać wykonywaną usługę: Ze względu na strukturę punktu umowy, jego wybieranie jest czynnością składającą się z dwóch lub trzech etapów. W przypadku usług zakontraktowanych bez pakietu usług szczegółowych użytkownik wykonuje następujące czynności: 1. wskazanie umowy, 2. wybranie punktu umowy. Dodatkowo w przypadku usług zakontraktowanych z pakietem usług szczegółowych konieczne jest wykonanie trzeciej czynności, czyli: 3. wskazanie pozycji pakietu. Rysunek 226 Wybieranie umowy W górnej części okna prezentowana jest informacja o okresie, na który obowiązuje umowa. Okres ten zależy od daty wykonania świadczenia, określonej w karcie wykonania usługi. Tak więc na liście umów nie są prezentowane te kontrakty, których data obowiązywania wykracza poza zakres wyznaczony datą wykonania usługi. Po wybraniu umowy (podświetleniu jej na liście) użytkownik powinien przejść do drugiego etapu, czyli wybrania punktu umowy. W tym celu należy użyć przycisku. Jeżeli użytkownik nie chce dokonywać wyboru produktu powinien użyć przycisku. Wybieranie punktu umowy Uwaga: W przypadku, gdy w wybranej umowie znajduje się tylko jeden punkt, do którego został dołączony pakiet wówczas użytkownik przechodzi bezpośrednio do etapu trzeciego, czyli wybierania pozycji pakietu. Jeżeli w umowie wskazanej w etapie pierwszym znajduje się więcej niż jeden punkt wówczas użytkownik dokonuje jego wyboru podczas drugiego etapu. Wybieranie umowy Uwaga: W przypadku, gdy w programie znajduje się tylko jedna umowa, etap ten jest pomijany i użytkownik przechodzi od razu do etapu drugiego - Wybieranie punktu umowy. Pierwszy etap polega na wskazaniu umowy. Czynność ta jest realizowana w oknie Wybieranie umowy. Rysunek 227 Wybieranie punktu umowy Na liście tej widoczne są tylko punkty umowy wybranej we wcześniejszym etapie. Numer tej umowy jest prezentowany w górnej części okna. Jeżeli 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 91

94 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT użytkownik stwierdzi, że się pomylił i chce jeszcze raz dokonać wyboru umowy powinien użyć przycisku, co pozwala wrócić do pierwszego etapu, czyli wskazywania umowy. W oknie wybieranie punktu umowy prezentowane są następujące informacje o zakontraktowanych usługach: ϑ= liczba porządkowa (numer punktu umowy), ϑ= typ usługi: - usługa specjalistyczna, - usługa POZ (cyfra oznacza typ deklaracji POZ), - obecność pakietu usług szczegółowych, ϑ= kod usługi, ϑ= nazwa usługi, ϑ= kod pracy, ϑ= zakontraktowana ilość, ϑ= zakontraktowana cena, ϑ= zakontraktowana wartość. Punkty umowy mogą być wyszukiwane według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. Są to następujące parametry: ϑ= liczba porządkowa, ϑ= kod usługi, ϑ= nazwa usługi, ϑ= kod pracy. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana bez pakietu usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Jego użycie spowoduje, że wskazany punkt umowy zostanie wybrany jako produkt. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana z pakietem usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Pozwala on przejść do trzeciego etapu podczas wskazywania produktu. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Wybieranie pozycji pakietu Wskazywanie pozycji pakietu jest ostatnim etapem wybierania produktu i dotyczy oczywiście tylko tych usług, do których w kontrakcie został dołączony pakiet usług szczegółowych. Rysunek 228 Wybieranie pozycji pakietu W górnej części okna jest prezentowana informacja o umowie oraz punkcie umowy, z którym jest związany prezentowany pakiet. Jeżeli użytkownik chce zmienić punkt umowy powinien użyć przycisku co pozwoli powrócić mu do drugiego etapu. Pozycje pakietu użytkownik może wyszukiwać, według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg: ϑ= kod usługi, ϑ= nazwa usługi, ϑ= kod pracy. Po wybraniu pozycji pakietu (podświetleniu jej na liście) należy użyć przycisku, aby zaakceptować wybór. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Na podstawie tej czynności w zakładce Rozliczenie wypełniane są pola Umowa, Punkt umowy, Usługa z pakietu. Pola cena jednostkowa usługi oraz kwota refundacji są wprowadzane domyślnie na podstawie wartości wynikających z umowy lub z usługi szczegółowej wprowadzonej przez użytkownika. Opcja środek pomocniczy W przypadku usług z zakresu środków pomocniczych istotna jest kwestia przeliczenia kwoty refundacji w zależności od odpłatności. Tak więc jeżeli usługa jest zakontraktowana z pakietem złotówkowym (każda z pozycji pakietu ma podaną cenę jednostkową) użytkownik może skorzystać z funkcji, która przelicza refundację. Aby przeliczenie zostało wykonane należy zaznaczyć opcję środek pomocniczy znajdującą się obok pola odpłatność. Jeżeli w polu Skierowanie wybrane zostaną następujące typy skierowań: ϑ= Nr karty zaopatrzenia ortopedycznego, ϑ= Nr pierwotny karty zaopatrzenia ortopedycznego, ϑ= Dysfunkcja czasowa, STRONA 92 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

95 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ opcja Środek pomocniczy jest automatycznie zaznaczana na zakładce Rozliczenie. Rysunek 229 Opcja środek pomocniczy Po zaznaczeniu tej opcji w karcie pojawi się dodatkowe pole: limit (obok ceny jednostkowej). Pole limit jest uzupełniane z umowy i nie można go modyfikować. Wartość w polu cena jednostkowa jest podpowiadana w taki sam sposób jak limit, jednak użytkownik w każdym przypadku może tą cenę modyfikować zgodnie z rzeczywistą ceną środka. Wartości w polach kwota refundacji, dopłata pacjenta oraz wartość usługi są przeliczane automatycznie na podstawie ceny jednostkowej, limitu oraz odpłatności i użytkownik nie może ich modyfikować. Sposób wyznaczania kwoty refundacji dla poszczególnych odpłatności jest następujący (w zaprezentowanych przykładach dla uproszczenia obliczeń przyjęto ilość usług jako 1, jednak może być ona oczywiście modyfikowana): 01 - pełnopłatnie: kwota refundacji = 0 dopłata pacjenta = cena jednostkowa Przykład: cena jednostkowa 15,00 Limit 20,00 kwota refundacji 0,00 dopłata pacjenta 15,00 wartość usługi 15, bezpłatnie: kwota refundacji = cena jednostkowa dopłata pacjenta = 0 Przykład: cena jednostkowa 15,00 Limit 20,00 kwota refundacji 15,00 dopłata pacjenta 0,00 wartość usługi 15, ryczałt lub 06 - bezpłatnie do limitu: Należy rozpatrzyć dwa przypadki: ϑ= cena jednostkowa jest mniejsza bądź równa limitowi Przykład: cena jednostkowa 15,00 limit 20,00 kwota refundacji 15,00 dopłata pacjenta 0,00 wartość usługi 15,00 ϑ= jeżeli cena jednostkowa jest większa niż limit kwota refundacji = limit dopłata pacjenta = cena jednostkowa - limit Przykład: cena jednostkowa 25,00 limit 20,00 kwota refundacji 20,00 dopłata pacjenta 25,00 20,00 = 5,00 wartość usługi 25, % lub 05-50% (x%): Należy rozpatrzyć dwa przypadki: ϑ= cena jednostkowa jest mniejsza bądź równa limitowi kwota refundacji = (100-x)% * cena jednostkowa dopłata pacjenta = x% * cena jednostkowa Przykład (dla odpłatności 30%): cena jednostkowa 15,00 limit 20,00 kwota refundacji (100-30)% * 15,00 = 10,50 dopłata pacjenta 30% * 15,00 = 4,50 wartość usługi 15,00 ϑ= jeżeli cena jednostkowa jest większa niż limit kwota refundacji = (100-x)% * limit dopłata pacjenta = x% * limit + (cena jedn. limit) Przykład (dla odpłatności 30%): cena jednostkowa 25,00 limit 20,00 kwota refundacji (100-30)% * 20,00 = 14,00 dopłata pacjenta 30% * 20,00 + (25,00 20,00) = 11,00 wartość usługi 25,00 kwota refundacji = cena jednostkowa dopłata pacjenta = /INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 93

96 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT J ZAKŁADKA OPIEKA STACJONARNA Zakładka Opieka Stacjonarna powinna być wypełniana w przypadku usług związanych z hospitalizacją. Umożliwia ona wpisanie następujących danych: ϑ= numer księgi głównej, ϑ= rodzaj skierowania, ϑ= tryb przyjęcia, ϑ= tryb wypisu. W zależności od potrzeb użytkownika zakładka ta może być niewidoczna na karcie realizacji usługi. Aby ukryć zakładkę Opieka stacjonarna należy w menu Narzędzia\ Opcje w zakładce Karta wykonanej usługi odznaczyć opcję: Pokaż zakładkę Opieka stacjonarna. K ZAKŁADKA KUPON Z KSIĄŻECZKI CIĄŻOWEJ (MAZOWIECKI ODDZIAŁ NFZ) Zakładka Kupon z książeczki ciążowej (Mazowiecki Oddział NFZ) jest wypełniana w przypadku, gdy usługa realizowana jest w ramach programu opieki nad kobietą w ciąży, który stworzyła Kasa Mazowiecka. Na zakładce tej uzupełniane są dwie informacje: ϑ= 20-cyfrowy numer kuponu, ϑ= 14-cyfrowy kod usługi na kuponie. W zależności od potrzeb użytkownika zakładka ta może być niewidoczna na karcie realizacji usługi. Aby ukryć zakładkę Kupon z książeczki ciążowej należy w menu Narzędzia\ Opcje w zakładce Karta wykonanej usługi odznaczyć opcję: Pokaż zakładkę Kupon z książeczki ciążowej (Mazowiecki Oddział NFZ). Informacje w zakładce Rozliczenie oraz w polu Oddział rozliczający, Lekarz, Miejsca wykonywania i Skierowanie pozostaną takie same natomiast w polu dotyczącym pacjenta można będzie wybrać inną osobę. Ł KOD ZĘBA (ZĘBÓW) / UMIEJSCOWIENIE WYKONANIA USŁUGI Pole to umożliwia wybór kodu zęba lub zębów w przypadku wykonywania usług, przy których rozliczeniu istotne jest podanie informacji o numerze zęba. Po wybraniu tego pola wyświetlona zostaje lista wszystkich kodów zębów Aby zawęzić listę wszystkich numerów zębów do określonych należy w górnej części tej listy wpisać początkowe znaki wybranego kodu. Jeżeli w pozycji umowy Oddział NFZ określi, że dla danej pozycji konieczne jest podanie umiejscowienia wykonania usługi wówczas przy wprowadzaniu usługi należy wybrać odpowiednią opcję:. L ZAKŁADKA UWAGI Na zakładce Uwagi użytkownik może podać własne informacje dotyczące wykonanej usługi. Pole to może być uzupełnione dowolnym ciągiem znaków wpisanych z klawiatury (ograniczenie wynosi 256 znaków). Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wykonanej usługi istnieje możliwość realizacji takiej samej usługi dla innego pacjenta. Aby wykonać daną usługę innemu pacjentowi należy na karcie realizacji usługi kliknąć przycisk. System wyświetli komunikat dotyczący potwierdzenia operacji. Rysunek 230 Komunikat podczas realizacji usługi dla innego pacjenta STRONA 94 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI /CZ5-05

97 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ELEMENTY KARTY WYKONANIA KILKU USŁUG Rysunek 231 Elementy karty wykonania kilku usług Objaśnienia: A Oddział NFZ rozliczający, F przyczyna wykonania świadczenia (wg ICD 10), B miejsce wykonywania świadczeń, G data wykonania, C lekarz wykonujący, H usługi wykonywane w ramach wizyty, D pacjent, I uwagi E informacje o skierowaniu Przy otwieraniu karty realizacji usługi w polach znajdują się informacje wpisane podczas ostatniej aktualizacji karty. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić nowe dane w pustej karcie może użyć przycisku, który umożliwia usunięcie danych z pól znajdujących się na karcie. Pozycje A, B, C, D, E, F, G, I wypełniane są w karcie realizacji usługi w analogiczny sposób, jak w przypadku wykonywania jednej usługi. Natomiast część H- usługi wykonywane w ramach wizyty, jest specyficzna dla tej karty i jej charakterystyka przedstawiona jest poniżej. H USŁUGI WYKONYWANE W RAMACH WIZYTY W trakcie wizyty lekarskiej może wystąpić sytuacja, że wykonywana będzie większa liczba świadczeń. Dlatego też w programie KS-SWD wprowadzono możliwość rejestrowania wykonania kilku usług w jednej karcie realizacji usługi. Różnica pomiędzy wprowadzoną na listę przy użyciu przycisku F2 Dodaj w oknie Lista realizacji usług pojedynczą usługą, a zarejestrowaną wizytą obejmującą kilka świadczeń polega na tym, że: = wizyta taka jest widoczna na liście jako jeden wpis pomimo tego, że w karcie znajduje się kilka wykonanych usług, 2150/INSTR-WYKONANE USŁUGI/CZ5-05 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 95

98 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT = na liście wykonanych usług nie jest widoczny kod umowy, kod usługi kontraktowanej oraz kod usługi szczegółowej, ponieważ w jednej karcie może się znajdować kilka różnych kodów, = rozróżnienie wizyty obejmującej jedną usługę od wizyty obejmującej kilka usług jest widoczne na liście poprzez wpis w kolumnie typ; oznaczenie ST to świadczenie obejmujące kilka usług, natomiast IN to świadczenie pojedyncze. Wprowadzanie usługi Aby wypełnić informacje dotyczące punktu kontraktu, w ramach którego wykonana jest usługa należy uzupełnić następujące informacje: ϑ= Wybrać w polu Oddział NFZ rozliczający oddział Funduszu, z którego pochodzi umowa Aby wprowadzić informacje szczegółowe o wykonanych usługach należy użyć przycisku Dodaj (F2), który otwiera kartę usługi. Rysunek 233 Wybieranie umowy W górnej części okna prezentowana jest informacja o okresie, na który obowiązuje umowa. Okres ten zależy od daty wykonania świadczenia, określonej w karcie wykonania usługi. Tak więc na liście umów nie są prezentowane te kontrakty, których data obowiązywania wykracza poza zakres wyznaczony datą wykonania usługi. Po wybraniu umowy (podświetleniu jej na liście) użytkownik powinien przejść do drugiego etapu, czyli wybrania punktu umowy. W tym celu należy użyć Rysunek 232 Karta usługi ϑ= Wskazać produkt (wykonywaną usługę): Ze względu na strukturę produktu, jego wybieranie jest czynnością składającą się z dwóch lub trzech etapów. W przypadku usług zakontraktowanych bez pakietu usług szczegółowych użytkownik wykonuje następujące czynności: 2. wskazanie umowy, 3. wybranie punktu umowy. Dodatkowo w przypadku usług zakontraktowanych z pakietem usług szczegółowych konieczne jest wykonanie trzeciej czynności, czyli: wskazanie pozycji pakietu. przycisku. Jeżeli użytkownik nie chce dokonywać wyboru produktu powinien użyć przycisku. Wybieranie punktu umowy Uwaga: W przypadku, gdy w wybranej umowie znajduje się tylko jeden punkt, do którego został dołączony pakiet wówczas użytkownik przechodzi bezpośrednio do etapu trzeciego, czyli wybierania pozycji pakietu. Jeżeli w umowie wskazanej w etapie pierwszym znajduje się więcej niż jeden punkt wówczas użytkownik dokonuje jego wyboru podczas drugiego etapu. Wybieranie umowy Uwaga: W przypadku, gdy w programie znajduje się tylko jedna umowa, etap ten jest pomijany i użytkownik przechodzi od razu do etapu drugiego - Wybieranie punktu umowy. Pierwszy etap polega na wskazaniu umowy. Czynność ta jest realizowana w oknie Wybieranie umowy. Rysunek 234 Wybieranie punktu umowy Na liście tej widoczne są tylko punkty umowy wybranej we wcześniejszym etapie. Numer tej umowy jest prezentowany w górnej części okna. Jeżeli użytkownik stwierdzi, że się pomylił i chce jeszcze raz STRONA 96 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PRACOWNICY MED /CZ5-06

99 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ dokonać wyboru umowy powinien użyć przycisku, co pozwala wrócić do pierwszego etapu, czyli wskazywania umowy. W oknie wybieranie punktu umowy prezentowane są następujące informacje o zakontraktowanych usługach: - liczba porządkowa (numer punktu umowy), - typ usługi: - usługa specjalistyczna, - usługa POZ (cyfra oznacza typ deklaracji POZ), - obecność pakietu usług szczegółowych, - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy, - zakontraktowana ilość, - zakontraktowana cena, - zakontraktowana wartość. Punkty umowy mogą być wyszukiwane według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. Są to następujące parametry: - liczba porządkowa, - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana bez pakietu usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Jego użycie spowoduje, że wskazany punkt umowy zostanie wybrany jako produkt. W przypadku, gdy usługa jest zakontraktowana z pakietem usług szczegółowych wówczas po jej podświetleniu na liście w dolnej części okna pojawi się przycisk. Pozwala on przejść do trzeciego etapu podczas wskazywania produktu. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Wybieranie pozycji pakietu Wskazywanie pozycji pakietu jest ostatnim etapem wybierania produktu i dotyczy oczywiście tylko tych usług, do których w kontrakcie został dołączony pakiet usług szczegółowych. Rysunek 235 Wybieranie pozycji pakietu W górnej części okna jest prezentowana informacja o umowie oraz punkcie umowy, z którym jest związany prezentowany pakiet. Jeżeli użytkownik chce zmienić punkt umowy powinien użyć przycisku co pozwoli powrócić mu do drugiego etapu. Pozycje pakietu użytkownik może wyszukiwać, według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg: - kod usługi, - nazwa usługi, - kod pracy. Po wybraniu pozycji pakietu (podświetleniu jej na liście) należy użyć przycisku, aby zaakceptować wybór. W przypadku, gdy użytkownik chce zrezygnować ze wskazywania produktu powinien użyć przycisku. Na podstawie tej czynności wypełniane są pola Umowa, Punkt umowy, Usługa z pakietu. Pola cena jednostkowa usługi oraz kwota refundacji są wprowadzane domyślnie na podstawie wartości wynikających z umowy lub z usługi szczegółowej wprowadzonej przez użytkownika. Pola cena jednostkowa usługi oraz kwota refundacji są wprowadzane domyślnie na podstawie wartości wynikających z umowy lub z usługi szczegółowej wprowadzonej przez użytkownika. Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wykonanej usługi istnieje możliwość realizacji kolejnej usługi bez konieczności zamykania karty i jej ponownego otwierania. Aby zarejestrować kolejną usługę pacjentowi należy na karcie realizacji usługi kliknąć przycisk. Informacje wprowadzone w poprzedniej karcie zostaną wprowadzone, a użytkownik może dokonać wyboru nowej usługi. Po uzupełnieniu Karty usługi zawierającej kilka świadczeń należy kliknąć OK w celu zapamiętania 2150/INSTR-PRACOWNICY MED/CZ5-06 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 97

100 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wprowadzonych danych lub Anuluj, aby wyjść z karty bez zapisywania zmian. W karcie realizacji usługi można wprowadzić dowolną ilość świadczeń wykonanych podczas jednej wizyty pacjenta. Przyciski Popraw (F4) oraz Usuń (F8) pozwalają odpowiednio wprowadzać zmiany w Karcie usługi lub usuwać błędnie wprowadzone wpisy. OPCJA ŚRODEK POMOCNICZY W przypadku usług z zakresu środków pomocniczych istotna jest kwestia przeliczenia kwoty refundacji w zależności od odpłatności. Tak więc jeżeli usługa jest zakontraktowana z pakietem złotówkowym (każda z pozycji pakietu ma podaną cenę jednostkową) użytkownik może skorzystać z funkcji, która przelicza refundację. Aby przeliczenie zostało wykonane należy zaznaczyć opcję środek pomocniczy znajdującą się obok pola odpłatność. Rysunek 236 Opcja środek pomocniczy Po zaznaczeniu tej opcji w karcie pojawi się dodatkowe pole limit (obok ceny jednostkowej). Zasady przeliczania wartości usługi zgodnie z limitem, ceną jednostkową i odpłatnością są takie same jak w karcie pojedynczej usługi i zostały opisane w podrozdziale dotyczącym sposobu wypełniania pojedynczej karty. POPRAWIANIE INFORMACJI O WYKONANYCH USŁUGACH Aby poprawić informacje w Karcie wykonania usługi należy podświetlić ją na liście i użyć przycisku F4 Popraw. Wprowadzanie zmian w karcie jest analogiczne do operacji jakie wykonuje się w trakcie dodawania nowej usługi. Wprowadzenie zmian zatwierdza się przyciskiem OK, natomiast użycie przycisku Anuluj spowoduje, że żadne zmiany w Karcie nie zostaną zapamiętane. Efekt jaki będzie miało wprowadzenie zmian w Karcie zależy od tego czy usługa była wykazana w już zatwierdzonym raporcie statystycznym, czy też raport ten jeszcze nie został utworzony lub ma status wprowadzony. Jeżeli raport nie został wygenerowany lub nie jest jeszcze zatwierdzony wówczas usługa poprzednio wprowadzona zostaje zastąpiona usługą o poprawionych danych. W chwili zatwierdzenia raportu statystycznego nie jest już możliwe usunięcie wpisów, które się w nim znalazły i raport w takiej postaci jest przesyłany do Funduszu. Wszystkie zmiany jakie są wprowadzone od tej chwili na liście wykonanych usług muszą zostać wykazane w kolejnym raporcie, który wraz z wszystkimi wcześniejszymi raportami za wybrany okres powinien zostać wysłany do Oddziału Funduszu. Możliwe są trzy rodzaje dokonywanych zmian: ϑ= Dodanie nowej usługi na listę - efekt będzie taki, że usługa zostanie wykazana w kolejnym raporcie z ilością dodatnią i w ten sposób uzupełni informacje przekazane w pierwszym raporcie. ϑ= Usunięcie usługi, która omyłkowo została wykazana w zatwierdzonym raporcie - w efekcie usługa ta zostanie wykazana w kolejnym raporcie z ilością ujemną, co po wczytaniu obu raportów doprowadzi do zbilansowania stanu wykonanych usług, ϑ= Poprawa danych w Karcie usługi - ponieważ usługa została już wykazana w zatwierdzonym raporcie statystycznym (domyślnie informacja o jej wykonaniu została więc przekazana do Funduszu) po wprowadzeniu zmian w Karcie usługi w raporcie statystycznym po pierwsze musi zostać przekazana informacja o wycofaniu poprzedniego wpisu (rekord z ilością ujemną), a po drugie zostaje wykazana usługa po wprowadzeniu zmian (rekord z ilością dodatnią). Przykład: Jeżeli w zatwierdzonym raporcie statystycznym za luty jest wykazane wykonanie jednej usługi, a użytkownik z poziomu Listy wykonanych usług dokona w Karcie tej usługi zmiany kodu jednostki chorobowej to w drugim raporcie wygenerowanym za luty znajdą się dwa wpisy: pierwszy z ilością 1, który usuwa informację o wykonanej usłudze ze starym kodem jednostki chorobowej oraz drugi z ilością 1, który jest nowym wpisem zawierającym poprawiony kod jednostki chorobowej. Po wczytaniu dwóch raportów w Oddziale NFZ stan wykonanych usług będzie następujący: jedna usługa ze starym kodem ICD 10 z pierwszego raportu odjąć jedna usługa ze starym kodem ICD 10 z drugiego raportu dodać jedna usługa z nowym kodem ICD 10 z drugiego raportu, w wyniku daje jedną usługę z nowym kodem ICD 10, czyli poprawny stan wykonanych usług. Oczywiście jeżeli chodzi o ilość wykonanych usług, drugi raport jest zbilansowany na 0, ponieważ ilość wykonanych usług nie uległa zmianie. Nr Raportu Ilość usług Kod ICD A A B00 Bilans 1 B00 WYSZUKIWANIE USŁUG WPROWADZONYCH NA LISTĘ Program umożliwia wyszukiwanie usług wprowadzonych na listę wykonanych usług według dwóch zestawów kryteriów. STRONA 98 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PRACOWNICY MED /CZ5-06

101 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Kryteria w górnej części okna pozwalają wyszukiwać elementy listy poprzez określenie następujących parametrów: = Pacjent, = Lekarz, = Typ: ϑ= IN: świadczenie jednostkowe, ϑ= ST: świadczenie obejmujące kilka usług, ϑ= Rok, ϑ= Okres, ϑ= Oddział NFZ pacjenta, ϑ= Numer importu, ϑ= Raport statystyczny, ϑ= Usługa kontraktowana, ϑ= Miejsce wykonywania usług. Uwaga: usługi mogą być wyszukiwane wg kryterium usługi kontraktowanej tylko w przypadku pojedynczo rejestrowanych usług (typ inne). Wyszukiwanie to nie działa dla wizyt obejmujących kilka usług, ponieważ w karcie jednej wizyty może być uzupełnionych kilka różnych usług kontraktowanych. Wyszukiwanie zostanie przeprowadzone gdy użytkownik po określeniu kryteriów wyszukiwania użyje przycisku Zastosuj. W polu Szukaj według może zostać wybrane wyszukiwanie elementów listy według kryteriów: ϑ= Nazwisko i imię pacjenta, ϑ= Numer PESEL pacjenta, ϑ= Data rozpoczęcia usługi, ϑ= Data zakończenia usługi, ϑ= Data modyfikacji. Uwaga: Po wybraniu kryterium Data modyfikacji lista wykonanych usług zostanie posortowana według daty wprowadzenia rekordów. Nie jest jednak możliwe wpisywanie konkretnej daty, aby wyszukane zostały rekordy wtedy wprowadzone. ZESTAWIENIE USŁUG WYŚWIETLONYCH NA LIŚCIE Użytkownik może korzystać z dwóch zestawień dostępnych z listy wykonanych usług. Zestawienie 1 Dostępne jest po użyciu przycisku. Prezentuje różnice pomiędzy limitami wynikającymi z umowy, a zarejestrowanym wykonaniem umów. Jest także dostępne z listy umów (menu Umowy). Zestawienie 2 Rysunek 237 Monitoring wykonania Uruchamiane po użyciu przycisku. Prezentuje podsumowanie usług wyświetlonych na liście. Wyświetlone informacje obejmują: Ilość usług, Ilość jednostek rozliczeniowych, Wartość refundacji, Wartość brutto. USUWANIE WYKONANEJ USŁUGI Z LISTY Aby usunąć wykonaną usługę z listy należy podświetlić usługę na liście, a następnie użyć przycisku. Uwaga: Należy pamiętać, że usunięcie usług, które już zostały wykazane w zatwierdzonym raporcie skutkuje tym, że w kolejnym raporcie generowanym za ten sam okres usługi te zostaną wykazane z ilościami ujemnymi. USUWANIE OSTATNIEGO IMPORTU WYKONANYCH USŁUG Na liście wykonanych usług znajduje się przycisk umożliwiający usunięcie ostatnio przeprowadzonego importu wykonanych usług. Operacja ta zostanie wykonana po użyciu przycisku Uwaga: Należy pamiętać, że usunięcie usług, które już zostały wykazane w zatwierdzonym raporcie skutkuje tym, że w kolejnym raporcie generowanym za ten sam okres usługi te zostaną wykazane z ilościami ujemnymi. 2150/INSTR-PRACOWNICY MED/CZ5-06 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 99

102 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT DRUKOWANIE LISTY WYKONANYCH USŁUG Aby wydrukować listę wykonanych usług należy użyć przycisku. Drukowana jest zawsze lista wyświetlonych usług, tak więc w przypadku, gdy lista jest ograniczona poprzez zastosowane kryteria wyszukiwania wydrukowane zostaną aktualnie wyświetlone usługi. Rysunek 238 Podgląd wydruku listy wykonanych usług ZAPISANIE LISTY WYKONANYCH USŁUG W POSTACI PLIKU PROGRAMU EXCEL W celu zapisania listy wykonanych usług w formacie arkusza programu Excel należy użyć przycisku. Podobnie jak w przypadku dokonywania wydruku, do pliku zapisywane są tylko te elementy listy, które są aktualnie wyświetlone. STRONA 100 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PRACOWNICY MED /CZ5-06

103 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ PRACOWNICY MEDYCZNI Do programu została wprowadzona opcja Pracownicy medyczni, która pozwala na wprowadzenie danych osób pracujących u wybranego świadczeniodawcy. Dodatkowo umożliwia aktualizację ich danych. Po wybraniu opcji Pracownicy medyczni z menu Rejestracja, pojawi się okno Lista pracowników medycznych. lekarzy, wydruk wyselekcjonowanej listy tworzenie pliku z listą pracowników medycznych dla NFZ, eksport danych do programu Excel wyjście z okna. Uwaga: W nawiasach podane są klawisze funkcyjne, umożliwiające uruchomienie danej operacji (procedury) za pomocą klawiatury. Rysunek 239 Lista pracowników medycznych O każdym pracowniku znajdującym się na liście zostały wprowadzone następujące informacje: ϑ= rodzaj (obligatoryjne), ϑ= PESEL (opcjonalne), ϑ= numer prawa wykonywania zawodu (obligatoryjne), ϑ= numer lekarza nadany przez NFZ (opcjonalne), ϑ= tytuł naukowy (opcjonalne), ϑ= nazwisko i imię, adres, telefon (opcjonalne), ϑ= nr paszportu i kraj pochodzenia (w przypadku cudzoziemców) -(opcjonalne), ϑ= specjalności lekarskie (opcjonalne), ϑ= stopień specjalizacji (opcjonalne), ϑ= numer dyplomu (opcjonalne), ϑ= staż pracy (obligatoryjne). Przyciski w obrębie okna pozwalają na: lekarzami, dopisanie nowego lekarza, poprawę danych o lekarzu, przekazanie pacjentów między uruchomienie importu danych pracowników medycznych z arkusza Excel, usuwanie lekarza z listy, WYSZUKIWANIE PRACOWNIKA MEDYCZNEGO Pracownicy wprowadzeni do programu mogą zostać wyszukani według kryteriów dostępnych w górnej części okna oraz w polu Szukaj wg. Nad listą personelu znajduje się pole Pokaż, w którym z listy rozwijanej użytkownik może dokonać wyboru jednego z trzech dostępnych kryteriów pozwalających wyszukać osoby personelu z nie uzupełnionymi w pełni danymi. Kryteria te są następujące: = lekarzy bez określonego obywatelstwa, = Polaków bez określonego numeru PESEL, = Obcokrajowców bez określonego numeru prawa wykonywania zawodu. Aby wyszukiwanie zostało uruchomione należy użyć przycisku Zastosuj. W celu wyszukania w bazie określonego pracownika stosując kryteria dostępne w polu Szukaj wg należy: ϑ= W polu Szukaj wg wybrać odpowiadające nam kryterium wyszukiwania: = Nazwisko; Imię, = numer prawa wykonywania zawodu, = PESEL. ϑ= W polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. W ten sposób poszukiwany pracownik zostanie wyświetlony na liście. Uwaga: Jeśli wybierzemy kryterium wyszukiwania Nazwisko; Imię, program jednocześnie przeszuka bazy z nazwiskami i imionami pracowników. Wystarczy podać kilka pierwszych znaków z tych dwóch zakresów i oddzielić je średnikiem. Nie musimy wprowadzać liter z wszystkich zakresów. Ważne jest jednak zachowanie kolejności. Przykład: Jeśli wprowadzimy litery L i KA, rozdzielone średnikiem, program wyszuka wszystkich pracowników, których nazwiska zaczynają się na literę L a imiona na KA. 2150/INSTR-PRACOWNICY MED/CZ5-06 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 101

104 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 240 Wprowadzenie pierwszych liter, z dwóch zakresów Autowyszukiwanie parametr autowyszukiwania dla większości formatek ekranowych jest domyślnie włączony, co powoduje, że program przeszukuje bazę danych po wprowadzeniu pojedynczego znaku z klawiatury. Prędkość działania wyszukiwania zależy od ilości rekordów zawartych w bazie W przypadku bardzo dużych zbiorów danych opcja autowyszukiwania może stać się bardzo uciążliwa. Można wyłączyć ją przez naciśniecie kombinacji klawiszy Shift F7. Wówczas użytkownik może wpisać tekst wyszukiwania bez odświeżania ekranu, które następuje dopiero po naciśnięciu F7-Szukaj (lub F10-Zastosuj, w przypadku innych formatek). Stan parametru można rozpoznać po stanie przycisku F7-Szukaj na ekranie: gdy jest nieaktywny (szary) oznacza to, że parametr jest włączony. OKREŚLANIE LICZBY PRACOWNIKÓW WYODRĘBNIONYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW W celu uzyskania danych liczbowych na temat pracowników znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonkę wówczas pojawi się komunikat informujący o ilości pracowników medycznych. Rysunek 242 Dodawanie danych nowego lekarza do bazy Dane w Karcie pracownika medycznego są rozmieszczone na dwóch zakładkach. Pierwsza z nich zawiera dane podstawowe, które obejmują: = Rodzaj: ϑ= Lekarz, ϑ= Położna środowiskowa, ϑ= Pielęgniarka środowiskowa, ϑ= Pielęgniarka w miejscu wych. i naucz. ϑ= Inny. = Tytuł naukowy, = Nazwisko, = Imię, = PESEL, = Nr prawa wykonywania zawodu, = Nr lekarza nadany przez NFZ, = Staż pracy, = W przypadku cudzoziemca: ϑ= Nr paszportu, ϑ= Kraj. Druga zakładka zawiera dane adresowe pracownika. Rysunek 241 Informacja o liczbie znajdujących się na liście pracowników medycznych WPROWADZANIE DANYCH NOWEGO PRACOWNIKA MEDYCZNEGO Aby wprowadzić nowego pracownika do bazy, należy użyć przycisku Dodaj F2, znajdującego się w oknie Lista pracowników medycznych. Spowoduje to wyświetlenie karty, na której będzie można wprowadzać dane nowego pracownika. Dane w Karcie zgrupowane są na trzech zakładkach. Pierwsza z nich Rysunek 243 Dane adresowe pracownika Na zakładce Adres pracownika i specjalności lekarskie umieszczone są następujące informacje: = Kod pocztowy, = Miejscowość, = Ulica, = Nr domu, = Nr lokalu, = Telefon. STRONA 102 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PRACOWNICY MED /CZ5-06

105 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Na trzeciej zakładce uzupełniana jest informacja o kompetencjach pracownika. Pod tym pojęciem rozumiane są: specjalności lekarskie, ukończone kursy zawodowe, certyfikaty. informacji, należy najpierw podświetlić wybranego pracownika na Liście pracowników medycznych. Następnie trzeba użyć przycisk Popraw (F4). Pojawi się wtedy okno z Kartą pracownika medycznego - poprawianie, na której będzie można dokonać aktualizacji danych. Rysunek 244 Karta pracownika medycznego - kompetencje Wyboru odpowiednich kompetencji dokonuje się ze słownika, który otwiera się po użyciu przycisku wyboru w polu Specjalność. Po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy i naciśnięciu przycisku OK zostaje ona umieszczona w polu Specjalność. Można określić dodatkowo stopień specjalizacji i numer dyplomu. Po uzupełnieniu tych danych należy użyć przycisku, aby informacje zostały uwzględnione na liście specjalności pracownika. Pozostałe przyciski na tej zakładce służą wykonaniu następujących operacji: Rysunek 245 Poprawianie danych pracowników Użycie przycisku OK, spowoduje, że poprawione dane zostaną wprowadzone do bazy. Natomiast przycisk Anuluj unieważni przeprowadzoną aktualizację danych. PRZEKAZYWANIE PACJENTÓW MIĘDZY LEKARZAMI Jeśli zajdzie konieczność zmiany przypisania pacjenta leczącego się u określonego lekarza innemu lekarzowi, należy użyć przycisku Przekaż (F6). Pojawi się okno Przekazanie deklaracji. - poprawienie specjalności już wprowadzonej na listę, listę, - usunięcie specjalności wprowadzonej na - ustawienie specjalności jako domyślnej (będzie ona automatycznie uzupełniana w przypadku podawania specjalności np. w karcie wykonania usługi lub karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe). Na karcie pracownika medycznego większość danych wprowadzamy ręcznie z klawiatury. Informacje wybierane z listy to: ϑ= Rodzaj, ϑ= Kraj, ϑ= Miejscowość, ϑ= Specjalność. Aby informacje o pracowniku zostały zapisane w bazie należy kliknąć przycisk OK. Przycisk Anuluj spowoduje, że dane zostaną unieważnione i nie znajdą się w bazie. POPRAWA DANYCH WYBRANYCH PRACOWNIKÓW Część danych dotyczących pracowników może być uaktualniana. Aby dokonać poprawy wprowadzonych Rysunek 246 Przekazywanie deklaracji miedzy pracownikami Uwaga: W celu ułatwienia użytkownikowi orientacji w liście pacjentów w dolnej części okna wprowadzone zostały informacje o numerze podświetlonego pacjenta na liście oraz o liczbie wszystkich pacjentów. Aby wykonać operację przekazania poszczególnych pacjentów, należy: = wybrać pracownika źródłowego, który przekazuje swoich pacjentów, = wybrać pracownika docelowego, któremu będą przekazani pacjenci. (Nie trzeba podawać 2150/INSTR-PRACOWNICY MED/CZ5-06 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 103

106 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT pracownika docelowego, tzn. jeśli pozostawimy to pole puste program usunie z deklaracji informacje o pracowniku.) Do zrealizowania tych czynności wykorzystujemy przycisk wyboru. W obu przypadkach, po jego użyciu, pojawi się okno Wybieranie pracownika medycznego. Wszystkie, możliwe do wykonania w tym oknie operacje (tj. dopisanie nowego pracownika, poprawa informacji, przekazanie pacjentów między pracownikami, usuwanie pracownika z listy, wydruk pełnej listy pracowników) zostały opisane w bieżącym rozdziale. Rysunek 247 Okno, w którym możemy dokonać wyboru pracownika źródłowego i pracownika docelowego. Po naciśnięciu OK wybrany pracownik zostanie umieszczony w odpowiednim polu w oknie Przekazywanie pacjentów. = Pacjentów zaznaczamy przez: ϑ= Podświetlenie wybranego pacjenta, ϑ= Naciśniecie klawisza F2 Zaznacz/Odznacz, lub ϑ= Dwukrotne naciśnięcie lewego klawisza myszy. Podczas zaznaczania można korzystać z przycisków umieszczonych w prawej górnej części okna: = - zaznaczenie wszystkich pacjentów, Trwa modyfikacja danych, nastąpi przypisanie pacjentów pracownikowi docelowemu. Jeśli nie dokona się wyboru pracownika docelowego, do którego mają być przypisani wybrani pacjenci i użyje się przycisku Wykonaj (F6). Pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. Rysunek 248 Komunikat - brak pracownika docelowego = Jeśli zajdzie konieczność przekazania kolejnych pacjentów innemu pracownikowi docelowemu, wystarczy wybrać ponownie w dolnej części okna, za pomocą przycisku wyboru, kolejnego pracownika docelowego. Następnie, wykonać jeszcze raz opisane wcześniej czynności. = Jeśli zajdzie potrzeba przekazania pacjentów wybranemu już wcześniej pracownikowi docelowemu od innego pracownika przekazującego należy, po użyciu przycisku wyboru, wybrać kolejnego pracownika przekazującego. Następnie wykonać ponownie opisane wcześniej czynności. = Wyjść z okna za pomocą przycisku Zamknij. USUWANIE PRACOWNIKÓW MEDYCZNYCH Jeśli z jakichkolwiek powodów trzeba będzie usunąć z listy wybranego pracownika, należy: = podświetlić daną pozycję w oknie Lista pracowników medycznych, = użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się wtedy informacja o liczbie deklaracji pacjentów leczących się u wybranego pracownika oraz pytanie czy przekazać ich innym pracownikom. = - odznaczenie wszystkich pacjentów, = - odwrócenie zaznaczenia. Zaznaczenie opcji Wycofaj deklarację i złóż nową z datą przekazania będzie miało taki skutek, że po wykonaniu operacji przekazania na liście deklaracji wycofanych będzie widoczna deklaracja pacjenta wraz z danymi lekarza, który był lekarzem źródłowym. Natomiast na liście deklaracji aktywnych pojawi się nowy wpis o złożeniu deklaracji do lekarza docelowego z datą złożenia równą dacie przekazania pacjenta do tego lekarza. Po zaznaczeniu wybranych pacjentów należy kliknąć przycisk Wykonaj (F6). Po pojawieniu się komunikatu: Rysunek 249 Pytanie - czy przekazać pacjentów innemu pracownikowi Jeśli odpowiedź będzie twierdząca (Tak) pojawi się okno Przekazanie pacjentów, w którym można dokonać przekazania pacjentów. STRONA 104 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PRACOWNICY MED /CZ5-06

107 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 253 Usunięcie z deklaracji informacji o lekarzu Rysunek 250 Okno, za którego pomocą można przekazać deklaracje W przypadku, gdy tylko część pacjentów lekarza, którego będziemy chcieli usunąć, zostanie przekazana innemu lekarzowi, pojawi się znowu komunikat, informujący o pozostałej liczbie deklaracji pacjentów, którzy nie zostali przekazani. Rysunek 251 Kolejna informacja o liczbie istniejących deklaracji pacjentów Powyższa informacja będzie wyświetlana do momentu: 1. aż wszyscy pacjenci zostaną przekazani, 2. odpowiemy, że nie chcemy przekazać pacjentów innemu pracownikowi (Nie). Ad.1 Jeśli wszyscy pacjenci zostaną przekazani pojawi się pytanie, czy usunąć pracownika z listy pracowników medycznych. WYDRUK LISTY PRACOWNIKÓW MEDYCZNYCH Na poziomie okna Lista pracowników medycznych została wprowadzona możliwość wydrukowania listy pracowników wprowadzonych do bazy. Pod listą pracowników znajduje się opcja Razem z tytułem naukowym i nazwiskiem, której zaznaczenie wpływa na dane widoczne na wydruku Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na wydruku listy pracowników będą widoczne następujące informacje: ϑ= Lp, ϑ= PESEL, ϑ= Nr. prawa wyk. zawodu, ϑ= Nr uprawnienia L4, ϑ= Tytuł naukowy, ϑ= Nazwisko i Imię, ϑ= Rodzaj. Jeżeli opcja ta nie zostanie zaznaczona wówczas zostanie wydrukowany dokument złożony z kolumn: ϑ= PESEL, ϑ= Nr prawa wyk. zawodu, ϑ= Rodzaj. Po wybraniu odpowiedniego typu wydruku pokaże się okno Drukuj, w którym użytkownik może ustalić jeszcze parametry wydruku dotyczące drukarki, ilości drukowanych stron, itp. Rysunek 252 Usunięcie pracownika Ad.2 Jeśli odpowiedź będzie negatywna (Nie nie chcemy przekazać reszty pacjentów innemu pracownikowi), automatycznie zostanie wyświetlony komunikat informujący o liczbie deklaracji pacjentów leczących się u pracownika oraz pytanie czy z ich deklaracji usunąć informację o tym. Rysunek 254 Okno ustawiania opcji wydruku Jeśli przed drukowaniem będziemy chcieli zobaczyć, jak wydruk będzie wyglądał, należy użyć przycisku Podgląd. Pojawi się wtedy okno Podgląd: 2150/INSTR-PRACOWNICY MED/CZ5-06 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 105

108 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 255 Podgląd wydruku listy pracowników Oddziału Funduszu, od tego czy zostanie zaznaczona opcja Razem z danymi osobowymi w dolnej części listy. Po użyciu przycisku F12 - Excel program poprosi o podanie nazwy pliku oraz jego lokalizacji na dysku. Do programu KS-SWD można również zaimportować listę pracowników medycznych przechowywaną w Excelu. Dokonanie operacji importu z arkusza przeprowadza się w menu Import w oknie Import z Excela Lista lekarzy. Szczegóły dotyczące tej opcji zostały opisane w dalszej części opracowania, w rozdziale na temat importu danych z arkusza Excel. Po jego obejrzeniu, w celu wyjścia z okna należy kliknąć przycisk Zamknij. Po wyjściu z okna Podglądu można: ϑ= zrezygnować z wydruku użyć przycisku Anuluj, ϑ= wydrukować listę: = najpierw uzupełnić poszczególne parametry dotyczące drukarki i wydruku, = kliknąć przycisk OK, Pojawi się wtedy pytanie, które ma zapobiegać niepotrzebnym decyzjom wydruku: Rysunek 256 Potwierdzenie wydruku Odpowiedź Tak spowoduje wydruk listy pracowników medycznych. EKSPORT INFORMACJI O PRACOWNIKACH MEDYCZNYCH DO ODDZIAŁU NFZ W programie KS-SWD istnieje możliwość przekazania listy pracowników medycznych do Oddziału Funduszu w postaci pliku o rozszerzeniu lkr. Aby wygenerować taki raport w oknie Lista pracowników medycznych należy wcisnąć przycisk ShF6 Eks. W zależności od tego czy opcja Razem z danymi osobowymi zostanie zaznaczona w pliku znajdą się pełne dane osobowe o pracownikach lub też dane w ograniczonym zakresie. EKSPORT INFORMACJI O PRACOWNIKACH MEDYCZNYCH DO EXCELA Informacje o pracownikach medycznych można zapisać w formacie arkusza Excel. Wygenerowanie takiego pliku nastąpi po wciśnięciu przycisku F12 Excel w oknie Lista pracowników medycznych. Zakres danych jakie znajdą się w pliku zależy, analogicznie jak w przypadku wydruku listy, czy też generacji pliku do STRONA 106 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PRACOWNICY MED /CZ5-06

109 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH Każdy świadczeniodawca ma obowiązek przekazywania Oddziałowi NFZ, z którym się rozlicza, informacji o kolejkach osób oczekujących na udzielenie danego świadczenia, np. leczenia sanatoryjnego czy zabiegu na oddziale kardiochirurgicznym. Raporty z kolejkami osób oczekujących są przekazywane Oddziałom co miesiąc. Dzięki takim listom Oddziały NFZ uzyskują rzeczywisty obraz zapotrzebowania na wykonywanie określonych świadczeń w danej placówce. Informacje te pozwalają na rozpoznanie rynku medycznego i umożliwiają m.in.: - określenie świadczeń, na których udzielenie oczekuje najwięcej osób, - określenie świadczeń, na których udzielenie pacjenci oczekują najdłużej. Rejestracja informacji o oczekujących pacjentach jest możliwa po wybraniu z opcji Kolejki oczekujących z menu Rejestracja. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno Lista raportów o pacjentach oczekujących: Rysunek 258 Dodawanie raportu o oczekujących pacjentach Aby dodać raport należy wybrać rok i okres, którego on dotyczy, a następnie użyć przycisku. Następnie należy określić komórkę organizacyjną w oknie: Rysunek 257 Lista raportów o oczekujących pacjentach Przyciski na tej liście umożliwiają użytkownikowi wykonanie poniższych operacji: - dodanie nowego raportu, - poprawienie raportu, - eksport pliku z raportem do Oddziału NFZ, - zliczenie ilości raportów na liście, - wyszukanie raportów wg określonych kryteriów, - zamknięcie okna. DODAWANIE RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA W celu dodania raportu o liczbie osób oczekujących na wykonanie usługi medycznej należy w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących użyć przycisku. Wyświetlone zostanie poniższe okno: Rysunek 259 Wybieranie komórki organizacyjnej Po wybraniu komórki organizacyjnej użytkownik w oknie Pozycja raportu musi podać: = liczbę osób oczekujących na wykonanie świadczenia w polu Liczba oczekujących, = średni czas oczekiwania na wykonanie świadczenia (w dniach) w polu Średni czas oczekiwania Po kliknięciu na przycisk OK. pozycja zostanie umieszczona w raporcie. W przypadku rezygnacji należy kliknąć Anuluj. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić zmiany w pozycji raportu powinien w oknie Raport o liczbie oczekujących użyć przycisku lub w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących zaznaczyć dany raport i użyć. Aby usunąć wybraną pozycję raportu należy ją podświetlić i użyć przycisku. 2150/INSTR-PRACOWNICY MED/CZ5-06 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 107

110 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT EKSPORT RAPORTU O PACJENTACH OCZEKUJĄCYCH NA UDZIELENIE ŚWIADCZENIA Po wprowadzaniu raportu o osobach oczekujących na wykonanie usług należy przesłać taki raport do odpowiedniego Oddziału NFZ. W tym celu w oknie Lista raportów o pacjentach oczekujących należy użyć przycisku. Następnie- w przypadku gdy świadczeniodawca jest zarejestrowany w kilku Oddziałach NFZ - należy wybrać Oddział, do którego ma być przekazany raport: Rysunek 260 Wybieranie Oddziału NFZ, do którego ma być przesłany raport Po wybraniu Oddziału należy określić miejsce zapisu pliku z raportem. Tak wygenerowany plik z listą osób oczekujących ( o rozszerzeniu *.kol ) należy przekazać do Funduszu. STRONA 108 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-PRACOWNICY MED /CZ5-06

111 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ GENEROWANIE RAPORTÓW STATYSTYCZNYCH DLA NFZ Jedną z podstawowych funkcji programu KS-SWD jest zapewnienie użytkownikowi możliwości generowania zestawień wymaganych przez Oddziały NFZ. Podstawowe rodzaje tych zestawień to: = lista aktywna do umowy, = raport statystyczny medyczny do umowy, Wszystkie raporty generowane w programie umieszczane są na jednej liście raportów dostępnej po wybraniu opcji Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia z menu Raporty. Rysunek 261 Lista raportów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: raporcie, - wprowadzenie na listę raportu, - przeglądanie informacji zawartych w - zatwierdzenie raportu, - generowanie pliku z raportem, - usunięcie niezatwierdzonego raportu, - dodanie rachunku na podstawie raportu poza limitem umowy, - wydrukowanie listy raportów, - zmiana nazwy raportu, - wydrukowanie zestawienia standardowego z raportu do umowy lub z raportu poza limitem umowy, - wydrukowanie podsumowania zestawienia raportu do umowy, - zapisanie w postaci arkusza Excel pozycji raportu POZ, - wyszukiwanie raportów według kryteriów dostępnych w górnej części okna, - wyszukiwanie raportów według kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg. - zliczenie raportów wyświetlonych na liście, - zamknięcie listy raportów. WYSZUKIWANIE RAPORTÓW W górnej części listy raportów umieszczone są pola pozwalające określać kryteria wyszukiwania raportów. Użytkownik może wyszukiwać raport podając: = Oddział NFZ, = typ raportu: ϑ= lista POZ przyrostowa, ϑ= lita POZ pełna, ϑ= raport statystyczno-medyczny do umowy, ϑ= raport statystyczno-medyczny za usługi dla pacjentów z innych Kas wykonane poza limitem umowy (stosowany do raportów wygenerowanych przed przekształceniem Kas Chorych w NFZ) = rok, = okres, = podstawa udzielenia świadczenia: ϑ= dowolna, ϑ= pobyt tymczasowy, ϑ= student/uczeń, ϑ= przypadek nagły, ϑ= zgoda NFZ. Aby wyszukiwanie zostało przeprowadzone należy użyć przycisku. LISTA AKTYWNA Uwaga: Aby wygenerować listę aktywną do umowy musi być spełniony podstawowy warunek, jakim jest przyporządkowanie deklaracji pacjentów do pozycji specyfikacji umowy. Operacja ta została dokładnie opisana w podrozdziale Aktywacja deklaracji. OPCJE GENEROWANIA LISTY AKTYWNEJ Istnieje możliwość określenia dnia kończącego okres rozliczeniowy jako ostatni lub dowolny dzień miesiąca. Przykładowo, jeżeli na liście aktywnej mają zostać wykazane tylko deklaracje złożone i wycofane do 16 dnia miesiąca wówczas granicę taką należy 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 109

112 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT wprowadzić w opcjach (menu Narzędzia/Opcje, zakładka Deklaracje). = w lutym: ϑ= lista przyrostowa 13 deklaracji (10 złożonych, 2 wycofane, 1 poprawa danych) ϑ= lista pełna 108 deklaracji (deklaracje aktywne w lutym) Aby wygenerować listę aktywną do umowy należy: = otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia) = użyć przycisku F2 Dodaj, = z menu kontekstowego wybrać opcję Raport POZ, Rysunek 262 Ustawienie parametrów generowanej listy POZ Ustawienia takiego dokonuje się osobno dla każdego Oddziału NFZ, z którym świadczeniodawca ma podpisaną umowę. W programie wprowadzono również możliwość ustawienia kontroli wieku noworodków (wymaganie numeru PESEL) podczas tworzenia listy POZ. Kontrola ta może być określona: ϑ= na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, ϑ= na ostatni dzień miesiąca. = wskazać umowę, do której lista będzie generowana. GENEROWANIE LISTY AKTYWNEJ Program KS-SWD umożliwia tworzenie raportu POZ w postaci listy przyrostowej lub listy pełnej. Rodzaj generowanego raportu zależy od wymagań Oddziału NFZ, do którego jest on przesyłany. Pełna lista POZ zawiera deklaracje aktywne w momencie jej tworzenia. Deklaracje aktywne oznaczają te deklaracje, które są w danej chwili przyporządkowane do pozycji umowy. Przyrostowa lista POZ zawiera informacje o zmianach jakie zostały dokonane w liście deklaracji od momentu ostatniego tworzenia listy przyrostowej. Zmiany te obejmują deklaracje nowo wprowadzone, wycofane lub te, w przypadku których nastąpiła modyfikacja danych. Przykład: Użytkownik ma wprowadzonych do programu 100 deklaracji. W styczniu 2002 zostały one aktywowane do umowy na rok 2002 przesłanej przez Oddział Funduszu. W lutym do programu wprowadzono i aktywowano 10 nowych deklaracji, a dwie wycofano. W przypadku jednego pacjenta nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Tworzenie raportów POZ = w styczniu: ϑ= lista przyrostowa 100 deklaracji (wszystkie aktywowane do umowy na rok 2002) ϑ= lista pełna deklaracji (wszystkie aktywowane do umowy na rok 2002) Rysunek 263 Wybieranie umowy Pojawi się wtedy okno Tworzenie listy aktywnej do umowy. Rysunek 264 Tworzenie listy aktywnej do wybranej umowy Aby program mógł wygenerować taką listę, należy wypełnić pola: Rok i Okres, którego raport ma dotyczyć. W oknie Tworzenie listy aktywnej do umowy użytkownik określa również czy generowany raport ma stanowić pełną, czy jedynie przyrostową listę POZ. W przypadku, gdy ma zostać wygenerowana pełna lista POZ wówczas należy zaznaczyć opcję raport pełny. STRONA 110 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

113 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Jeżeli opcja ta nie zostanie zaznaczona zostanie utworzona przyrostowa lista POZ. Po uzupełnieniu pól należy użyć przycisku Zastosuj (F10) W oknie głównym zostanie przedstawiony podgląd danych, które zostaną zawarte na liście aktywnej. Jeżeli na liście POZ nie pojawią się wpisy, co świadczy o tym, że nie dodawano, ani nie wycofywano żadnych deklaracji od ostatnio generowanej listy wówczas po naciśnięciu przycisku Generuj pojawi się komunikat informujący, że lista jest pusta. Rysunek 268 Pusta lista POZ W przypadku, gdy na liście raportów znajduje się już wygenerowana lista aktywna do tej samej umowy i za ten sam okres rozliczeniowy, a nie została jeszcze zatwierdzona, wówczas użytkownik może pozycje generowanej listy dodać do wcześniejszego raportu. Rysunek 265 Wyświetlona lista aktywna W przypadku gdyby do danej umowy zostały przyporządkowane deklaracje pacjentów, którzy nie ukończyli 3 miesięcy życia, a nie mają uzupełnionego numeru PESEL opiekuna, użytkownik zostanie o tym poinformowany. Rysunek 269 Komunikat - istnieje raport tego samego typu Wybór odpowiedzi Tak spowoduje dołączenie danych z bieżącego raportu do raportu istniejącego już na liście. Odpowiedź Nie ma taki skutek, że na liście raportów zostanie umieszczony kolejny raport za ten sam okres. RAPORT STATYSTYCZNY MEDYCZNY DO UMOWY Rysunek 266 Lista deklaracji nie wykazanych w liście aktywnej Użytkownik może listę tą wydrukować lub zapisać w formacie programu Excel, a następnie uzupełnić brakującą informację w kartach pacjentów. Może również przyciskiem F4 Popraw otworzyć kartę pacjenta i uzupełnić brakujące dane. Raport zamykamy przyciskiem Zamknij. Kolejnym krokiem będzie wygenerowanie listy. W tym celu należy użyć przycisku Generuj. O utworzeniu raportu użytkownik jest informowany odpowiednim komunikatem. Raport statystyczno-medyczny do umowy jest generowany do wszystkich usług wykonanych pacjentom ubezpieczonym w NFZ niezależnie od Oddziału NFZ, do którego pacjenci należą. Warunkiem wygenerowania raportu statystycznego jest wprowadzenie do systemu danych o wykonanych usługach. Operacji tej dokonuje się w menu Rejestracja, opcja Wykonane usługi. Dokładny opis wszystkich czynności związanych z wprowadzaniem usług opisany został w podrozdziale Wykonane usługi. Uwaga: Po przekształceniu Kas Chorych w Narodowy Fundusz Zdrowia w programie można generować jedynie raporty statystyczne do umowy. Stąd wszystkie usługi wykonane po są umieszczane w raporcie do umowy.za usługi wykonane do istnieje możliwość utworzenia raportów do umowy oraz raportów dla pacjentów z obcych Kas Chorych. Rysunek 267 Utworzenie raportu komunikat 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 111

114 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT GENEROWANIE RAPORTU STATYSTYCZNEGO DO UMOWY Aby program przygotował raport statystyczny do umowy należy: = otworzyć listę raportów (menu Raporty\Raporty do Narodowego Funduszu Zdrowia) = użyć przycisku F2 Dodaj, = z menu kontekstowego wybrać opcję Raport statystyczny do umowy. Aby wygenerować raport należy użyć przycisku Generuj ShF6. Użytkownik może w tym momencie nadać nazwę pod jaką raport będzie widoczny w Liście raportów. = wskazać umowę, do której lista będzie generowana i użyć przycisku OK. Pojawi się wtedy okno Tworzenie raportu statystycznego do umowy, w którym za pomocą pól, znajdujących się w jego górnej części, należy określić rok oraz okres, za jaki ma być stworzony raport i użyć przycisku Zastosuj (F10). Rysunek 271 Opis raportu statystycznego Opis raportu proponowany użytkownikowi to Raport statystyczny, jednak właściwe jest nadanie takiego opisu, który charakteryzowałby raport w sposób jednoznaczny dla użytkownika. Podaną nazwę zatwierdzamy przyciskiem OK. Aby anulować wykonanie operacji generowania raportu należy zastosować przycisk Cancel. Po użyciu przycisku OK. zostanie przedstawiona lista zakontraktowanych usług, na której użytkownik może zaznaczyć zakres usług, które mają być ujęte w raporcie. Rysunek 270 Raport statystyczny Na liście zostaną wyświetlone dane, które zostaną zawarte w raporcie. Są to dane na temat wykonania usług z wybranej umowy w podanym okresie. W przypadku tworzenia raportu do umowy podstawa udzielenia świadczenia automatycznie jest określona jako dowolna. WSKAZYWANIE ZAKRESU USŁUG UJĘTYCH W RAPORCIE Użytkownik może tworzyć raport statystyczny obejmujący wybrane punkty umowy. Umożliwienie wystawienia kilku raportów do tej samej umowy jest związane ze sposobem prowadzenia rozliczeń przez Oddziały NFZ. Zdarzają się sytuacje, gdy rozliczenia poszczególnych usług są prowadzone przez różne działy. Konieczne jest w takim przypadku wystawianie osobnych rachunków refundacyjnych odnośnie poszczególnych pozycji umowy lub grup usług, a także odrębnych raportów statystycznych będących uzupełnieniem rachunków. Rysunek 272 Wybieranie zakresów usług Usługi, które mają być zawarte w tworzonym zakresie użytkownik zaznacza klikając w pole z lewej strony nazwy usługi. W polu tym pojawi się znacznik. Na podanej liście użytkownik może zaznaczyć dowolną liczbę pozycji. Jeżeli w raporcie statystycznym mają być zawarte wszystkie usługi ujęte w umowie można użyć przycisku, który spowoduje zaznaczenie wszystkich pozycji na liście. W celu anulowania zaznaczenia należy użyć przycisku. W przypadku, gdy wszystkie pozycje umowy, które mają być ujęte w raporcie zostaną zaznaczone należy użyć przycisku. Użytkownik będzie mógł wtedy podać nazwę zakresu. Jeżeli zakres zostanie błędnie wprowadzony użytkownik może go usunąć korzystając z przycisku. STRONA 112 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

115 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ po jego wygenerowaniu powinien podświetlić go na liście i użyć przycisku. Rysunek 273 Opis zakresu Zdefiniowanie zakresu usług, jakie mają być wykazywane w raporcie jest czynnością jednokrotną. Wszystkie stworzone przez użytkownika zakresy będą widoczne w przypadku generowania raportów za kolejne okresy. Użytkownik może wybierać je z listy rozwijanej. Rysunek 276 Zmiana nazwy raportu W oknie zmiany nazwy użytkownik uzupełnia opis pod jakim raport ma być widoczny na liście. Nazwa ta nie jest eksportowana do Oddziału NFZ, a powinna być nadana w taki sposób, aby była jak najbardziej znacząca dla użytkownika. Rysunek 274 Wybieranie zakresu usług Po wybraniu zakresu usług i naciśnięciu przycisku OK zostanie utworzony raport, który będzie umieszczony na liście. W przypadku gdy użytkownik generował już wcześniej raport za podany okres w oknie Tworzenie raportu statystycznego do umowy pokażą się tylko te zapisy o wykonanych usługach, które nie zostały jeszcze zawarte w raporcie. Jeżeli wygenerowany wcześniej raport nie został do tej pory sprawdzony (ma wciąż status Wprowadzony) to można dodać do niego nowe zapisy o wykonanych usługach. Użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie. Rysunek 275 Komunikat w trakcie generowania raportu statystycznego Użycie przycisku Tak spowoduje, że do utworzonego wcześniej raportu zostaną dodane nowe zapisy o wykonanych usługach. Jeżeli wybrana zostanie odpowiedź Nie na liście raportów pojawi się nowy raport zawierający pozycje wykonanych usług. W celu zrezygnowania z przeprowadzania operacji tworzenia raportu należy wybrać przycisk Anuluj. ZMIANA NAZWY RAPORTU Po wygenerowaniu raport jest umieszczany na liście raportów. Jest on m.in. identyfikowany przez nazwę, którą w przypadku raportów statystycznych użytkownik może zmienić w trakcie generowania. Jeżeli użytkownik chce zmodyfikować nazwę raportu PRZEGLĄDANIE INFORMACJI ZAWARTYCH W RAPORTACH Po wygenerowaniu raportu w oknie Listy POZ i raporty statystyczne można przeglądać pozycje zawarte w wybranym raporcie. W tym celu należy podświetlić wybrany raport na liście i użyć przycisku Podgląd (F3). W górnej części karty raportu prezentowane są informacje ogólne takie jak: = nazwa raportu, = rok i okres rozliczeniowy, = numer dokumentu rozliczanego, = dane administracyjne o użytkownikach dokonujących generacji, wydruku oraz utworzenia pliku z raportem wraz z datą wykonania tych operacji. Na podglądzie raportu POZ prezentowane są następujące informacje: ϑ= imię i nazwisko pacjenta, ϑ= typ deklaracji, ϑ= Oddział NFZ, ϑ= typ operacji, ϑ= data operacji, ϑ= numer prawa wykonywania zawodu lekarza, ϑ= numer punktu umowy, ϑ= kod usługi kontraktowanej, ϑ= kod usługi szczegółowej, Pod listą wyświetlone są następujące informacje o podświetlonym rekordzie: = data urodzenia pacjenta, = numer PESEL, = numer paszportu, = numer PESEL opiekuna, = dane adresowe. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 113

116 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT = Jednostki chorobowej: ϑ= kod jednostki chorobowej. WYDRUK RAPORTU STATYSTYCZNEGO ORAZ PEŁNEJ LISTY POZ W programie istnieje możliwość wydruku raportu statystycznego oraz podsumowania listy POZ. Dostępne są następujące typy wydruków: Rysunek 277 Podgląd karty raportu POZ Podgląd raportu statystycznego do umowy jest prezentowany w oknie, które wygląda dokładnie tak samo jak lista wykonanych usług. Różnica polega na tym, że w kryteriach wyszukiwania w górnej części okna nie można zmienić filtru Raport, Rok oraz Okres. Nie są również aktywne przyciski do edycji danych (Dodaj, Popraw, Usuń). - wydruk raportu statystycznego prezentujący pełną listę wykonanych usług wraz z podsumowaniem dla punktów kontraktu, - wydruk podsumowania raportu podsumowanie ilości oraz wartości wykonanych usług w rozbiciu na usługi kontraktowane i szczegółowe. - jeżeli podświetlonym na liście raportem jest pełna lista POZ wówczas użytkownik może wydrukować jej podsumowanie. Dopóki raport nie zostanie zatwierdzony na wydruku jest umieszczany napis WYDRUK PRÓBNY. EKSPORT RAPORTU POZ DO ARKUSZA EXCEL Rysunek 278 Podgląd karty raportu statystycznego W raporcie statystycznym zawarte są informacje na temat: = Świadczonych usług: ϑ= data wykonania usług, ϑ= kody usług, ϑ= cena jednostkowa, ϑ= wartość i ilość wykonanych usług, ϑ= kwota refundowana, ϑ= kod jednostki chorobowej, ϑ= dopłata pacjenta, = Pacjentów: ϑ= numer PESEL pacjenta lub opiekuna, ϑ= nazwisko i imię, ϑ= uprawnienie, ϑ= data urodzenia, = Wykonawców: ϑ= numer PESEL wykonawcy, ϑ= numer prawa wykonywania zawodu, W przypadku raportu poz nie jest możliwe jego wydrukowanie. Istnieje natomiast możliwość zapisania raportu w postaci arkusza programu Excel. Arkusz taki może być dowolnie sortowany oraz wydrukowany. Aby dokonać eksportu danych należy podświetlić wybrany raport POZ na liście i użyć przycisku USUNIĘCIE RAPORTU. Dopóki raport ma status Wprowadzony może on zostać usunięty przez użytkownika i wygenerowany ponownie. Aby wykonać operację usunięcia należy podświetlić raport na liście, a następnie użyć przycisku Usuń (F8). Pojawi się wtedy pytanie wymagające potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 279 Potwierdzenie usunięcia raportu STRONA 114 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

117 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Wybór odpowiedzi Tak spowoduje usunięcie raportu z listy. Odpowiedź Nie oznacza rezygnację z wykonania tej operacji. Tworzenie pliku z raportem rozpocznie się po naciśnięciu przycisku Zapisz. Użytkownik otrzyma komunikat o przebiegu tego procesu. ZATWIERDZENIE RAPORTU Zmiana statusu raportu na zatwierdzony oznacza jego zamknięcie, tak więc nie będzie mógł zostać usunięty i wygenerowany ponownie. Od chwili zatwierdzenia raportu wszelkie zmiany odnośnie listy wykonanych usług i deklaracji będą wykazywane w kolejnych raportach. Dlatego operację zatwierdzenia raportu należy wykonywać dopiero wtedy, gdy użytkownik upewni się, że raport w takiej postaci ma zostać przesłany do Oddziału NFZ. Zatwierdzenie raportu jest konieczne, aby móc wygenerować raport w postaci elektronicznej. Aby wykonać tą operację należy podświetlić wybrany raport na liście i użyć przycisku. TWORZENIE PLIKU Z RAPORTEM Uwaga: W postaci pliku mogą zostać zapisane tylko te raporty, które mają status Zatwierdzone. W celu utworzenia pliku, który można przesłać do Funduszu użytkownik powinien: = podświetlić wybrany raport na liście, = użyć przycisku Generuj plik (ShF6). Rysunek 280 Zapisywanie raportu w postaci pliku Użytkownik podaje miejsce zapisu pliku w polu Zapisz w. Domyślnie plik zapisywany jest w katalogu Export w katalogu C:\Ksswd99, można wybrać jednak inne miejsce zapisu. Pozostałe pola, czyli Nazwa pliku oraz Zapisz jako typ nie powinny być modyfikowane. Rysunek 281 Komunikat o przebiegu generacji raportu OPCJA OKREŚLANIA SPOSOBU GENEROWANIA PLIKU Z RAPORTEM W przypadku, gdy użytkownik chce określić sposób dzielenia pliku z raportem powinien zaznaczyć odpowiednie opcje na zakładce Dzielenie na dyskietki w górnej części listy raportów. Na tej zakładce należy określić następujące dane: ϑ= Podział na dyskietki, = Typ dyskietki, = Maksymalna objętość dyskietki, = Minimalna ilość wolnego miejsca pozostającego na dyskietce. W przypadku włączenia opcji Podział na dyskietki można: ϑ= Wypełnić pole Maksymalna objętość dyskietki lub ϑ= Za pomocą strzałki rozwijającej wybrać jedną z możliwości: = Dowolna, = Dyskietka 3.5 cala DD, = Dyskietka 5.25 cala DD, = Dyskietka 3.5 cala HD, = Dyskietka 5.25 cala HD, = CD-ROM. Wybranie jednej z możliwości spowoduje automatyczne wprowadzenie przez program rozmiaru pliku w polu Maksymalna objętość dyskietki. W przypadku, gdy zajdzie potrzeba zostawienia wolnego miejsca na dyskietce, należy wypełnić pole Minimalna ilość wolnego miejsca na dyskietce. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 115

118 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT RAPORTY ZWROTNE LIST POZ Świadczeniodawca, który wykonał aktywację deklaracji w ramach umowy POZ ma obowiązek przesłania do Funduszu raportu w postaci pełnej lub przyrostowej listy POZ ( w zależności od wymagań Oddziału NFZ). Oddział NFZ po zweryfikowaniu listy i wykryciu nieprawidłowości przesyła świadczeniodawcy raport zwrotny POZ. Raport po wczytaniu do programu KS-SWD umożliwia poprawienie informacji o deklaracjach, które zostały przez NFZ uznane za nieprawidłowe lub odrzucone. Aby wczytać raport zwrotny POZ należy z menu Raporty wybrać opcję Raporty zwrotne list POZ, która powoduje otwarcie okna Lista raportów zwrotnych. ma możliwość poprawy deklaracji bez konieczności przechodzenia na listę deklaracji. Poprawa pozycji raportu jest możliwa po naciśnięciu na przycisk. W oknie Raport zwrotny POZ poprawianie wykazane są następujące informacje: - na zakładce Pozycje możliwe do poprawy znajdują się deklaracje możliwe do poprawy wraz z powodem ich nie przyjęcia przez Oddział Funduszu. - na zakładce Pozycje odrzucone znajdują się deklaracje odrzucone przez Oddział Funduszu wraz z powodem ich odrzucenia Rysunek 282 Lista raportów zwrotnych W oknie tym możliwe jest wykonanie następujących czynności: - poprawa deklaracji wykazanych w raporcie, - usunięcie raportu zwrotnego, - wydruk raportu zwrotnego POZ, - import raportu zwrotnego, - generacja nowej listy POZ, - wyszukiwanie raportu wg identyfikatora raportu, - zliczenie liczby raportów na liście. IMPORT RAPORTU Aby zaimportować raport zwrotny POZ należy w oknie Lista raportów zwrotnych kliknąć na przycisk - na zakładce Podsumowanie raportu znajdują się informacje o typie deklaracji zawartych w raporcie zwrotnym, ilości deklaracji uznanych, błędnych i nieuznanych wraz z kodami usług, do których zostały aktywowane. i następnie określić miejsce na dysku, gdzie znajduje się raport. Na liście raportów mogą się znaleźć raporty: - zaimportowane (kolor czerwony), - poprawione przez użytkownika (kolor zielony), - ponownie wygenerowane (kolor szary). POPRAWA POZYCJI RAPORTU Raport przesłany przez Oddział NFZ pozwala na poprawienie deklaracji, które zostały w nim wykazane. Dzięki temu, użytkownik z poziomu raportu zwrotnego Na dwóch pierwszych zakładkach aktywne są przyciski umożliwiające: - zaznaczenie/odznaczenie pozycji raportu, STRONA 116 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

119 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ - porównanie pozycji raportu z danymi zawartymi w bazie, - podgląd i edycję karty pacjenta, - edycję usługi przyporządkowanej do danej deklaracji, - wycofanie deklaracji. WYCOFANIE DEKLARACJI Aby wycofać deklaracje należy je zaznaczyć Rysunek 286 Komunikat -brak deklaracji pacjenta w bazie przyciskiem., a następnie użyć PORÓWNANIE DANYCH W oknie Raport zwrotny POZ - poprawianie użytkownik może porównać dane z raportu zwrotnego z danymi w bazie danych poprzez przycisk informacje:. Wyświetlone zostaną poniższe Rysunek 283 Zaznaczone pozycje w raporcie zwrotnym POZ Po potwierdzeniu wykonania operacji oraz podaniu daty wycofania deklaracje zostaną wycofane z listy. Na liście deklaracji otrzymają one status wycofana. Rysunek 287 Porównanie pozycji raportu z informacjami zawartymi w bazie danych EDYCJA KARTY PACJENTA Aby przejść do karty danego pacjenta należy kliknąć na przycisk modyfikację danych pacjenta.. Funkcja ta pozwala na Rysunek 284 Potwierdzenie wycofania deklaracji Jeżeli deklaracja nie zostanie zaznaczona, a użytkownik kliknie na przycisk F8Wycofajdekl. wówczas wyświetlony zostanie poniższy komunikat: EDYCJA USŁUGI Użytkownik ma również możliwość zmiany usługi, która została wykazana w raporcie POZ. Po użyciu przycisku wyświetlone zostaje okno Wybór umowy, które pozwala na zmianę umowy oraz usługi, do której aktywowana została deklaracja. Rysunek 285 Komunikat w przypadku braku zaznaczenia pozycji raportu Jeżeli w raporcie zwrotnym znajdują się pacjenci, którzy w programie KSSWD nie mają przyporządkowanych deklaracji wówczas, w przypadku użycia przycisku F4Pacjent lub ShF4Usługa wyświetlony zostanie poniższy komunikat: USUNIĘCIE RAPORTU W celu usunięcia raportu zwrotnego POZ należy w oknie Lista raportów zwrotnych użyć przycisku. Po potwierdzeniu wykonania operacji (Tak) raport zostanie usunięty z listy, aby anulować należy wybrać opcję Nie. 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 117

120 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 288 Potwierdzenie usunięcia raportu WYDRUK LISTY RAPORTÓW Aby wydrukować listę raportów należy kliknąć na przycisk i sprawdzić ustawienia parametrów wydruku. WYSZUKIWANIE RAPORTÓW NA LIŚCIE Użytkownik może wyszukać określony raport na liście według kryterium Identyfikatora raportu, znajdującego się w dolnej części okna Lista raportów zwrotnych. Aby wyszukać raport wg pól Rok oraz Okres należy wybrać w tych polach odpowiednie wartości i następnie kliknąć przycisk Zastosuj w prawym, górnym rogu okna. Po kliknięciu na przycisk F10 Zastosuj wykazana zostanie lista deklaracji przyporządkowanych do danej umowy. Aby wygenerować plik z listą aktywną POZ należy użyć przycisku ShF6 Generuj. Proces generacji listy POZ został dokładnie opisany w rozdziale Generowanie raportów statystycznych dla NFZ, w części Generowanie listy aktywnej. ZLICZENIE ILOŚCI RAPORTÓW NA LIŚCIE W celu zliczenia raportów wyświetlonych na liście należy kliknąć na ikonkę kalkulatora. Wyświetlona wówczas zostanie informacja o ilości raportów: GENERACJA LISTY POZ Z poziomu okna Lista raportów zwrotnych można wygenerować nową listę POZ. W tym celu należy Rysunek 289 Informacja o ilości raportów wyświetlonych na liście kliknąć na przycisk. Po otwarciu okna Tworzenie listy aktywnej do umowy... użytkownik określa okres, za który ma być wygenerowana lista. STRONA 118 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-RAPORTY /CZ6-01

121 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ IMPORT DANYCH Z ARKUSZA EXCEL Funkcja importu z Excela została wprowadzona na życzenie użytkowników, którzy dotychczas tworzyli listy aktywne przy pomocy programu Microsoft Excel. Dane mogą zostać zaimportowane do programu nie tylko z pliku w formacie arkusza Excel, ale także z pliku tekstowego w formacie csv (jest to format, w którym poszczególne komórki oddzielone są średnikami). Poprzez import z Excela do programu mogą zostać wprowadzone trzy rodzaje danych: = dane pacjentów i składane przez nich deklaracje, = dane o wykonanych usługach, = dane pracowników medycznych. Najprostszą metodą importowania danych do programu jest dostosowanie arkuszy do proponowanych przez nas wzorców. Użytkownik nie musi wtedy dokonywać operacji konfigurowania kreatora importu, która osobom mającym mniejsze doświadczenie w obsłudze komputera może sprawić trudności. Jeżeli jednak ktoś chce dostosować kreator importu danych do układu własnych arkuszy jest to oczywiście możliwe. Operacja ta została opisana w dalszej części rozdziału (zob. Konfigurowanie kreatora importu). PRZYGOTOWANIE ARKUSZY DO IMPORTU DANYCH Aby maksymalnie uprościć importowanie danych do programu opracowaliśmy wzorcowe arkusze służące do przeprowadzania importów. Arkusze te po instalacji programu pojawiają się w katalogu C:\Ksswd99\. Są to następujące pliki: ϑ= wzor_poz.xls arkusz służący do importowania informacji o pacjentach oraz o składanych przez nich deklaracjach, ϑ= rapstat.xls arkusz przeznaczony do importowania informacji o wykonanych usługach medycznych, ϑ= lekarze.xls arkusz przy użyciu którego można do programu wprowadzić dane o pracownikach medycznych. Uwagi ogólne: 1. Wypełnianie informacji o numerze Oddziału NFZ Oddział NFZ może zostać wpisany w formacie jednodwu- lub czterocyfrowym. Przykład: 2 Kujawsko-Pomorski Oddział Wojewódzki NFZ 10 Podlaski Oddział Wojewódzki NFZ 1706 Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki NFZ - Departament do spraw Służb Mundurowych 2. Wpisywanie dat. Aby zapobiec problemom z interpretacją danych, należy w arkuszu ustalić format daty jako RRRR- MM-DD. 3. Kolumny z danymi takimi jak numer PESEL czy kody usług. Aby zapobiec obcięciu numeru, gdy na jego początku znajduje się cyfra 0 należy format komórki ustalić jako tekstowy. 4. Dane, których uzupełnienie następuje na podstawie podręcznych słowników, tj.: ϑ= uprawnienie pacjenta, ϑ= rodzaj odpłatności, ϑ= typ deklaracji, ϑ= rodzaj skierowania, ϑ= tryb przyjęcia, ϑ= tryb wypisu, ϑ= podstawa wykonania świadczenia, ϑ= skierowanie. W przypadku tego typu informacji w arkuszu nie należy podawać całej definicji pola. Należy wpisać jedynie numer odpowiadający informacji, która ma zostać uzupełniona. Np., aby pole uprawnienie pacjenta zostało zaimportowane z informacją uprawniony należy w arkuszu wpisać 10. ARKUSZ DO IMPORTU DEKLARACJI Dane importowane do programu powinny być dostosowane do wzorcowego arkusza o nazwie wzor_poz.xls znajdującego się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\Ksswd99\. Jeżeli użytkownik ma dane przygotowane w innym układzie może przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pacjentów w arkuszu rozpoczynają się od komórki D7. W komórce D6 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza można podzielić na dwie grupy: ϑ= dotyczące pacjenta (m.in. PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia, adres). ϑ= dotyczące deklaracji składanych przez pacjenta (m.in. typ deklaracji, data złożenia, numer prawa wykonywania zawodu i PESEL lekarza, u którego pacjent jest zarejestrowany) Typy informacji odczytywanych z arkusza można także podzielić w zależności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 119

122 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT 1. Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, 2. Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Ad. 1 Dane wymagane: ϑ= PESEL pacjenta (D) lub PESEL opiekuna (U), PESEL opiekuna jest wymagany w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze trzeciego miesiąca życia. ϑ= Data urodzenia pacjenta (G), Wymagana w przypadku braku własnego numeru PESEL pacjenta. Jeżeli numer PESEL pacjenta jest podany data urodzenia zostanie uzupełniona na jego podstawie. ϑ= Nazwisko pacjenta (E), ϑ= Imię pacjenta (F), ϑ= Numer Oddziału NFZ (H), do którego pacjent jest zgłoszony, ϑ= Typ operacji (I): 1 złożenie deklaracji 0 wycofanie deklaracji ϑ= Data operacji (J), Odnosi się do zdarzenia określonego poprzez typ operacji, czyli do złożenia lub wycofania deklaracji. ϑ= Typ deklaracji (T): 1 lekarz rodzinny 2 piel. w miejsc. nauczania i wychowania 3 pielęgniarka środowiskowa 4 położna środowiskowa 5 deklaracja specjalna (hospicja, ZOL, opieka paliatywna), 6 lekarz szkolny Ad. 2 Dane niewymagane: ϑ= Uprawnienie pacjenta (AF): 10 ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym 15 nieubezpieczony uprawniony do świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo spraw wewnętrznych i administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo sprawiedliwości ϑ= Dane adresowe pacjenta: = Kod pocztowy (K), = Miejscowość (L), = Gmina (P), = Powiat (Q), = Województwo (R), = Ulica (M), = Nr domu (N), = Nr lokalu (O), ϑ= Numer prawa wykonywania zawodu lekarza (S), ϑ= PESEL lekarza (V), ϑ= Numer umowy(x), ϑ= Numer punktu umowy (AB), ϑ= Kod usługi (Y), ϑ= Kod usługi szczegółowej (AA), ϑ= Nr deklaracji (W), ϑ= Rodzaj deklaracji (AC,AD,AE), Jako rodzaj deklaracji może zostać określony jeden spośród poniższych: =Student, =DMD, =DPS. Jeżeli deklaracji ma zostać nadany jeden z tych rodzajów należy w odpowiedniej kolumnie wpisać 1. ϑ= Uwagi (Z), ϑ= Numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AG), ϑ= Data ważności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AH), ϑ= Płeć (AI) K Kobieta M Mężczyzna Jeżeli informacja o płci nie zostanie podana program ustali ją automatycznie na podstawie nr PESEL pacjenta lub imienia, gdy nr PESEL nie jest podany. Pola numer umowy i kod usługi wypełniane są wtedy gdy użytkownik chce w trakcie importu przyporządkować deklaracje do tej usługi, a nie jest możliwe zastosowanie automatycznego przyporządkowania z powodu obecności na umowach więcej niż jednej usługi z tym samym typem deklaracji. Pole kod usługi szczegółowej powinno zostać wypełnione gdy w trakcie importu deklaracje powinny być przyporządkowane do usługi, która jest usługą szczegółową wchodzącą w skład pakietu usług. Pakiety takie mogą zostać definiowane przez NFZ. Wtedy w polu kod usługi należy wpisać kod usługi kontraktowanej natomiast w polu kod usługi szczegółowej należy wpisać kod usługi z pakietu. Pole numer punktu umowy powinno zostać wypełnione w przypadku gdy deklaracje mają w trakcie importu zostać automatycznie przyporządkowane do umowy a na umowie jest zakontraktowana więcej niż jedna usługa z takim samym kodem. W polu numer STRONA 120 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

123 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ punktu umowy należy wpisać liczbę porządkową pod jaką usługa jest widoczna na umowie. ARKUSZ DO IMPORTU PACJENTÓW Import danych pacjentów bez deklaracji jest dokonywany według takiego samego układu arkusza jak import pacjentów i deklaracji, jednak w arkuszu tym nie wypełnione są informacje opisujące deklaracje. Typy informacji odczytywanych z arkusza można podzielić w zależności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: 1. Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, 2. Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Ad. 1 Dane wymagane: ϑ= PESEL pacjenta (D) lub PESEL opiekuna (U), PESEL opiekuna jest wymagany w przypadku pacjentów, którzy nie ukończyli jeszcze trzeciego miesiąca życia. ϑ= Data urodzenia pacjenta (G), Wymagana w przypadku braku własnego numeru PESEL pacjenta. Jeżeli numer PESEL pacjenta jest podany data urodzenia zostanie uzupełniona na jego podstawie. ϑ= Nazwisko pacjenta (E), ϑ= Imię pacjenta (F), ϑ= Numer Oddziału NFZ (H), do którego pacjent jest zgłoszony, ϑ= Typ operacji (I): 1 dodawanie pacjenta 2 poprawa danych pacjenta ϑ= Data operacji (J), Odnosi się do zdarzenia określonego poprzez typ operacji, czyli do wprowadzenia pacjenta lub poprawy jego danych. Ad. 2 Dane niewymagane: ϑ= Uprawnienie pacjenta (AF): 10 ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym 15 nieubezpieczony uprawniony do świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo spraw wewnętrznych i administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo sprawiedliwości ϑ= Dane adresowe pacjenta: = Kod pocztowy (K), = Miejscowość (L), = Gmina (P), = Powiat (Q), = Województwo (R), = Ulica (M), = Nr domu (N), = Nr lokalu (O), ϑ= Uwagi (Z), ϑ= Numer Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AG), ϑ= Data ważności Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (AH), ϑ= Płeć (AI) K Kobieta M Mężczyzna Jeżeli informacja o płci nie zostanie podana program ustali ją automatycznie na podstawie nr PESEL pacjenta lub imienia, gdy nr PESEL nie jest podany. ARKUSZ DO IMPORTU WYKONANYCH USŁUG Dane importowane do programu powinny być dostosowane do wzorcowego arkusza o nazwie rapstat.xls znajdującego się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\Ksswd99\. Jeżeli użytkownik ma dane przygotowane w innym układzie może przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pacjentów w arkuszu rozpoczynają się od komórki A2. W komórce A1 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza można podzielić na dwie grupy: ϑ= dotyczące pacjenta (m.in. PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia, uprawnienie). ϑ= dotyczące usługi wykonanej dla pacjenta (m.in. kod usługi, kod umowy, data wykonania, numer prawa wykonywania zawodu i PESEL lekarza wykonującego usługę). Typy informacji odczytywanych z arkusza można także podzielić w zależności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: 1. Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, 2. Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Ad. 1 Dane wymagane: = Numer PESEL pacjenta (A), 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 121

124 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Nie jest wymagany w przypadku, gdy pacjent jest noworodkiem i ma uzupełnione następujące dane: ϑ= Nazwisko pacjenta (B), ϑ= Imię pacjenta (C), ϑ= Data urodzenia pacjenta (D), ϑ= PESEL opiekuna (F). = Nazwisko pacjenta ()B, = Imię pacjenta (C), = Data urodzenia pacjenta (D), Informacje na temat nazwiska, imienia oraz daty urodzenia pacjenta są wymagane tylko w przypadku noworodka. W przypadku pacjentów dorosłych, gdy ich dane zostały wprowadzone wcześniej do bazy pacjentów lub użytkownik nie ma możliwości podania większej liczby informacji o pacjencie jedyną wymaganą informacją jest własny numer PESEL. Data urodzenia nie musi być podana w przypadku pacjentów z uzupełnionym własnym numerem PESEL ponieważ jest ona uzupełniana na jego podstawie. = Oddział NFZ pacjenta (E), = Uprawnienie pacjenta (G) 10 ubezpieczony 11 honorowy dawca krwi 12 inwalida wojenny 13 inwalida wojskowy 14 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym 15 nieubezpieczony uprawniony do świadczeń 16 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo spraw wewnętrznych i administracji 17 objęty ustawą o powszechnym obowiązku obronnym ministerstwo sprawiedliwości = Kod jednostki chorobowej (M) - wg klasyfikacji ICD10 = Kod umowy (N), = Kod usługi (O), = Odpłatność (P), 01 pełnopłatnie 02 bezpłatnie 03 ryczałt %, %, 06 bezpłatne do limitu = Data rozpoczęcia wykonania usługi (Q) = Data zakończenia wykonania usługi (R) = Cena jednostkowa (S) Podanie ceny jest wymagana dla tych usług, dla których w umowie nie została podana cena jednostkowa. Dotyczy to importowania usług zakontraktowanych z limitem wartościowym bez pakietu usług szczegółowych, w którym jest podana cena jednostkowa. = Liczba wykonanych usług (T). W kolumnie tej zawsze podajemy liczbę wykonanych usług a nie liczbę jednostek rozliczeniowych. W przypadku pakietów punktowych wpisać tam należy liczbę usług a nie liczbę punktów. Na przykład jeżeli zostały wykonane dwie usługi po 150 punktów w arkuszu należy wpisać 2. = Kod usługi szczegółowej (Z) Wymagany jeśli importowana usługa jest zakontraktowana z pakietem usług szczegółowych, = Podstawa wykonania (AL.): 1 tryb normalny 2 pobyt tymczasowy 3 student/uczeń 4 pomoc doraźna 5 zgoda NFZ = Miejsce wykonywania usługi identyfikator miejsca wykonywania przekazywany z umową (BV), Wymagany jeżeli miejsce wykonania usług jest zawarte w umowie. = Oddział NFZ rozliczający numer Oddziału NFZ, do którego zostanie przesłany raport (musi być zgodny z umową) (BW). = Cena środka pom. (CB) cena ta jest uzupełniana w przypadku, gdy w kolumnie CA środek pomocniczy zostanie wpisane 1. W takim przypadku cena nie jest brana z umowy, ale według wartości uzupełnionej przez użytkownika, = Limit ceny środka pom. (CC) limit jest uzupełniany w przypadku, gdy w kolumnie CA środek pomocniczy zostanie wpisane 1. W takim przypadku, refundacja jest przeliczana zgodnie z wpisanym limitem, ceną środka pom. i odpłatnością pacjenta. Ad.2 Dane niewymagane ϑ= Nr prawa wykonywania zawodu lekarza wykonującego (H), ϑ= Numer uprawnień do wydawania L4 (I), ϑ= PESEL lekarza wykonującego (J), ϑ= Specjalność lekarska lekarza wykonującego (K), STRONA 122 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

125 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Pole to wymaga kodu zgodnego ze słownikiem specjalności lekarskich znajdującym się w programie KS-SWD. Użytkownik może przeglądać te kody w karcie pracownika medycznego na zakładce kompetencje. ϑ= Nr kuponu KOZ (L) Identyfikator zlecenia (do czasu upowszechnienia Kuponów Opieki Zdrowotnej pole nie jest wykorzystywane), ϑ= Kwota dopłaty pacjenta (U) Jeżeli nie zostanie podana system uzupełni ją domyślnie wartością 0, ϑ= Kwota refundacji (V) Jeśli informacja ta nie zostanie podana system obliczy ją sam na podstawie ceny jednostkowej usługi i ilości jednostek usługi. ϑ= Kwota usługi (W) Wyliczana przez system jako suma kwoty refundacji oraz kwoty dopłaty pacjenta, ϑ= Typ usługi szczegółowej (Y) Informacja niewymagana U usługa ϑ= Kod usługi szczegółowej (Z) Wymagany jeśli importowana usługa jest zakontraktowana z pakietem usług szczegółowych, ϑ= Identyfikator (X) Jest to unikalny numer danego rekordu, czyli zapisu w arkuszu wykonania usługi, służący do celów jego identyfikacji. W przypadku kilkukrotnego importu tego samego pliku zapobiega się poprzez określenie identyfikatora powieleniu importowanych danych. Należy zapewnić jego unikalność w obrębie wszystkich importów przeprowadzanych w programie. ϑ= Typ operacji (AA): 0 usunięcie rekordu 1 dodanie lub poprawa rekordu 2 poprawa danych Jeżeli typ operacji nie zostanie podany, domyślnie jest on przyjęty jako 1, czyli dodanie lub poprawa rekordu. W przypadku określenia pola Identyfikator zostaje zlokalizowany aktywny (nie usunięty) rekord opisujący wykonaną usługę, następnie wykonana zostanie operacja w zależności od wartości pola Typ operacji. Przykład: W arkuszu istnieje wpis o wykonaniu usługi, o Identyfikatorze 2 i Typie operacji 1, czyli dodawanie lub poprawa rekordu. W momencie dokonywania importu tego arkusza system sprawdzi, czy zapis o wykonaniu usługi o identyfikatorze 2 istnieje już w bazie programu KS-SWD. Jeżeli wpisu takiego nie będzie rekord o identyfikatorze 2 zostanie dodany. Natomiast jeżeli typ operacji zostanie określony jako 2, system sprawdzi czy w arkuszu zostały dokonane jakiekolwiek zmiany odnośnie tego rekordu. W przypadku wykrycia zmian zostaną one wprowadzone do zapisu wykonania usługi w bazie KS-SWD, nie zostanie jednak dodany nowy rekord. Zapobiega to powielaniu importowanych danych. ϑ= Nr umowy świadczeniodawcy zlecającego wykonanie usługi (AC), ϑ= Nr prawa wykonywania zawodu lekarza zlecającego wykonanie usługi (AB), ϑ= Uwagi (AD), ϑ= Koszt własny (AE) ϑ= Numer księgi głównej (AF), ϑ= Numer wniosku sanatoryjnego (AG), ϑ= Numer punktu umowy (AH) Pole to powinno zostać wypełnione w przypadku gdy w umowie jest zakontraktowana więcej niż jedna usługa z takim samym kodem. W polu Numer punktu umowy należy wpisać liczbę porządkową pod jaką usługa jest widoczna na umowie), ϑ= Rodzaj skierowania (AI): 1 ze skierowaniem z zakładu opieki ambulatoryjnej 2 ze skierowaniem z zakładu opieki stacjonarnej 3 ze skierowaniem z pogotowia ratunkowego 4 bez skierowania - wypadek, zagrożenie życia, poród itd. 5 bez skierowania - inne ϑ= Tryb przyjęcia (AJ): 1 przyjęcie zwykłe 2 przyjęcie poprzez księgę oczekujących 3 przyjęcie w trybie nagłym ze skierowaniem innym niż z pomocy doraźnej 4 przyjęcie w trybie nagłym ze skierowaniem z pomocy doraźnej 5 przyjęcie w trybie nagłym bez skierowania ϑ= Tryb wypisu (AK): 1 zakończenie procesu diagnostycznego /terapeutycznego 2 skierowanie do dalszego leczenia w lecznictwie ambulatoryjnym 3 skierowanie do dalszego leczenia w zakładzie opieki stacjonarnej 4 skierowanie do dalszego leczenia w zakładzie opieki długoterminowej 5 skierowanie do dalszego leczenia - inne przypadki 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 123

126 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT 6 wypisanie na własne żądanie 7 zgon ϑ= Numer dokumentu związany z podstawą wykonania usługi (AM), Dotyczy informacji wpisanej w kolumnie AL., czyli podstawy wykonania usługi. ICD 10 (2) kod schorzenia współistniejącego (AN), ICD 10 (3) kod schorzenia współistniejącego (AO), ICD 10 (4) kod schorzenia współistniejącego (AP), ICD 10 (5) kod schorzenia współistniejącego (AQ), ICD 9 (1) do ICD 9 (30) kody wykonanych procedur medycznych wg słownika ICD 9 (AR do BU), ϑ= Miejsce wykonywania usługi identyfikator miejsca wykonywania przekazywany z umową (BV), ϑ= Oddział NFZ rozliczający numer Oddziału, do którego zostanie przesłany raport (musi być zgodny z umową) (BW), ϑ= Skierowanie (BX): 1 skierowanie nie wymagane 2 skierowanie nie wymagane (inwalida wojenny), 3 brak skierowania przypadek nagły 4 nr umowy ze świadczeniodawcą kierującym 5 nr skierowania na leczenie uzdrowiskowe 6 nr wniosku na środki pomoc., sprzęt ortop 7 nr wniosku o naprawę sprzętu ortop 8 nr karty zaopatrzenia ortopedycznego 9 nr pierwotny karty zaopatrzenia ortop. 10 dysfunkcja czasowa Jeżeli informacja nie zostanie wypełniona importowana jest jako 1, czyli skierowanie nie wymagane. ϑ= Środek pomocniczy (CA) oznaczenie, czy kwota refundacji ma być przeliczana zgodnie z wybraną odpłatnością pacjenta, 1 środek pomocniczy Jeżeli kolumna nie jest wypełniona, to refundacja jest przeliczana zgodnie z ceną z umowy. Jeżeli w kolumnie tej wpisano 1, to należy uzupełnić informacje w kolumnach CB i CC. ϑ= Kod zęba (CD) kod zęba, kolumna wypełniana gdy usługa dotyczy zęba/zębów (np. usługa stomatologiczna). ARKUSZ DO IMPORTU PRACOWNIKÓW MEDYCZNYCH przygotowane w innym układzie może przekopiować odpowiednie kolumny do arkusza wzorcowego. Dane pracowników medycznych w arkuszu rozpoczynają się od komórki A2. W komórce A1 rozpoczyna się wiersz z nagłówkiem kolumn. Typy informacji odczytywanych z arkusza można podzielić w zależności od konieczności ich podania dla zapewnienia prawidłowego przebiegu importu danych: 1. Dane wymagane, bez których podania import danego rekordu zostanie odrzucony, 2. Dane nie wymagane mogą być zawarte na liście wykonanych usług i zostaną zaimportowane jednak ich obecność nie jest warunkiem dokonania importu. Ad. 1 Dane wymagane: ϑ= PESEL lekarza (A), ϑ= Nazwisko lekarza (C), ϑ= Imię lekarza (D), ϑ= Numer prawa wykonywania zawodu lekarza (B), ϑ= Charakter pracy (E): 0 nieokreślony 1 inny 2 lekarz 3 położna środowiskowa 4 pielęgniarka środowiskowa 5 pielęgniarka w miejscu nauczania i wychowania ϑ= Numer paszportu (F) Jest wymagany tylko w przypadku gdy brak jest numeru PESEL i wpisany kraj jest inny niż Polska. Ad. 2 Dane niewymagane: ϑ= Dane adresowe pracownika: = Kod pocztowy (M), = Miejscowość (G), = Gmina (H), = Powiat (I), = Województwo (J), = Kraj (K), = Ulica (N), = Nr domu (O), = Nr lokalu (P), ϑ= Tytuł naukowy (L), ϑ= Numer lekarza w NFZ (R), ϑ= Numer prawa do wystawiania druków L4 (Q), ϑ= Numer telefonu (S). Dane importowane do programu powinny być dostosowane do wzorcowego arkusza o nazwie lekarze.xls znajdującego się po zainstalowaniu programu w katalogu C:\Ksswd99\. Jeżeli użytkownik ma dane STRONA 124 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

127 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ IMPORT DANYCH Importowanie danych do programu po dostosowaniu arkuszy do zaproponowanych wzorców jest operacją bardzo prostą. Przebiega według następujących etapów: Etap I ustalenie parametrów importu (dotyczy tylko importu pacjentów i deklaracji). Po wybraniu z menu Import opcji Pacjentów i deklaracji z Excela użytkownik powinien określić parametry importu. W przypadku importowania danych pacjentów należy odznaczyć opcje Tworzenie deklaracji oraz Automatyczna aktywacja deklaracji, a także nie zaznaczać żadnego typu deklaracji. Rysunek 291 Ustawienie parametrów importu Ustawione parametry importu akceptujemy przyciskiem OK. W przypadku, gdy importowany jest arkusz zawierający wykonane usługi po wybraniu z menu Import opcji Wykonanych usług z Excela (xls, csv) zostanie wyświetlone okno informacyjne przypominające użytkownikowi o sposobie wypełnienia w arkuszu kolumny zawierającej liczbę wykonanych usług. Rysunek 290 Ustawienie parametrów importu import pacjentów W przypadku importowania danych pacjentów i deklaracji należy: 1. zaznaczyć opcję Tworzenie deklaracji, 2. jeżeli w trakcie importu ma nastąpić automatyczne przyporządkowanie deklaracji do pozycji umów powinna zostać zaznaczona opcja Automatyczna aktywacja deklaracji. Przyporządkowanie to może nastąpić, gdy do programu została wcześniej zaimportowana umowa przysłana w formie elektronicznej przez Fundusz. Jeżeli w programie istnieje tylko jedna usługa wymagająca danego typu deklaracji to po zaznaczeniu opcji Automatyczna aktywacja deklaracji nastąpi przyporządkowanie wszystkich zaimportowanych deklaracji o właściwym typie do tej właśnie usługi. Jeżeli użytkownik nie zaznaczy opcji Automatyczna aktywacja lub w programie będzie więcej niż jedna usługa wymagająca danego typu deklaracji wtedy należy dokonać operacji przyporządkowania deklaracji bezpośrednio w programie (menu Rejestracja, opcja Aktywacja deklaracji). 3. określić dodatkowe typy deklaracji (tylko w przypadku, gdy użytkownik chce nadać wszystkim importowanym pacjentom dodatkowy typ deklaracji oprócz typu deklaracji określonego w arkuszu). Rysunek 292 Komunikat - liczba wykonanych usług W przypadku, gdy użytkownik nie chce, aby ten komunikat był w przyszłości wyświetlany powinien zaznaczyć opcję nie pokazuj więcej tej informacji. Jeżeli opcja ta zostanie zaznaczona, a użytkownik będzie chciał ponownie wyświetlić treść komunikatu, wówczas powinien dokonać zmiany w opcjach programu (menu Narzędzia\Opcje\ przycisk Pokaż wszystkie okienka informacyjne). Etap II wskazywanie pliku, z którego dane będą importowane. Następnym krokiem jest wskazanie pliku, z którego dane mają zostać zaimportowane do programu. 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 125

128 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Rysunek 293 Wskazywanie pliku do importu Użytkownik może wskazać zarówno plik w formacie xls jak i csv. Po zaznaczeniu pliku należy użyć przycisku otwórz. W wyniku powyższych czynności pojawi się okno Kreator importu danych z arkuszy Excel. Rysunek 295 Kreator importu danych z arkuszy Excel W przypadku gdy użytkownik chce stosować własny układ arkusza, wówczas może na tym etapie dokonać konfiguracji kreatora importu danych. Jeżeli arkusz jest dostosowany do arkusza wzorcowego nie trzeba dokonywać żadnych zmian. Wystarczy użyć przycisku Dalej, aby przejść do następnego etapu importu danych Etap IV zakończenie importu Użytkownik może teraz uruchomić proces importu zaznaczając opcję Wykonaj teraz import danych i naciskając Zakończ. Rysunek 294 Wybór arkusza Excel Kreator pozwala na podział wykonywanych operacji na kilka etapów. Każdy etap jest prezentowany w odrębnym oknie. Poruszanie się między tymi oknami umożliwiają przyciski: - przejście do poprzedniego okna, przejście do następnego okna, - rezygnacja z importu i powrót do głównego okna aplikacji. Po użyciu przycisku Dalej zostanie otwarty arkusz przeznaczony do importu. Etap III Przeglądanie konfiguracji importu. Użytkownik może przeglądać tylko pierwszych kilkanaście wierszy arkusza. Rysunek 296 Rozpoczęcie importu danych O przebiegu importu informuje pasek postępu. Rysunek 297 Pasek postępu importu Po zakończeniu importu, otwarte zostaje okno przeglądu dziennika, w którym zapisano fakt przeprowadzenia importu oraz ewentualne komunikaty o problemach napotkanych przez program w czasie importu (np. niepełne lub niewłaściwe dane) oraz statystykę określającą ilość dodanych i zmodyfikowanych rekordów. Dokładną statystykę określającą ilość dodanych i zmodyfikowanych rekordów oraz opis napotkanych błędów można również przeglądać używając opcję Dzienniki z menu Import. STRONA 126 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

129 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ KONFIGUROWANIE KREATORA IMPORTU Konfigurowanie kreatora importu danych może być dokonane przez użytkownika, jeżeli nie chce on stosować układu arkuszy wzorcowych podczas importu. Jednak osobom mającym mniejsze doświadczenie w obsłudze komputera operacja ta może sprawić trudności, dlatego zalecamy przeprowadzanie importu według arkuszy wzorcowych. Po otwarciu arkusza pojawi się okno służące do dostosowania mechanizmu importu do konkretnego arkusza. 2 Określenie przyporządkowania informacji do kolumn w arkuszu. Import danych z arkusza do programu działa poprawnie pod warunkiem, że we właściwy sposób zostały określone kolumny, z których będą czytane poszczególne informacje. Sposób przyporządkowania jest widoczny w pierwszym wierszu z danymi pacjentów (wyróżnionym jasnoniebieskim kolorem), jeżeli opcja widoczne zostanie ustawiona na pola. Wówczas użytkownik może sprawdzić, czy informacje są przyporządkowane we właściwy sposób. Jeżeli przyporządkowanie nie jest prawidłowe użytkownik powinien je zmienić. Aby dokonać zmiany należy po pierwsze usunąć niewłaściwe przyporządkowanie, a następnie utworzyć prawidłowe. Rysunek 298 Kreator importu danych z arkuszy Excel Kolejne kroki jakie powinien wykonać użytkownik są następujące: 1 Ustalenie współrzędnych początku tabeli. Użytkownik powinien określić, od której komórki arkusza rozpoczynają się dane przeznaczone do importu. Chodzi tu nie o nagłówki kolumn, ale o konkretne dane pacjentów, wykonanych usług lub pracowników medycznych. Aby określić tą komórkę należy: ϑ= nacisnąć prawy klawisz myszy na wybranej komórce, wybrać pozycję Przesuń współrzędne tabeli. Aby usunąć przyporządkowanie należy: = zaznaczyć komórkę z przyporządkowaną informacją, = nacisnąć klawisz Delete, lub = zaznaczyć komórkę z przyporządkowaną informacją, = nacisnąć klawisz Insert (lub prawy przycisk myszki), = wybrać z menu pozycję Usuń pole. Informacje, które zostały usunięte i nie są już przyporządkowane do żadnej z kolumn arkusza są widoczne w dolnej części okna. Rysunek 299 Ustalanie współrzędnych początku tabeli lub ϑ= nacisnąć klawisz po prawej stronie pola Lewa górna pozycja tabeli, a następnie wskazać komórkę arkusza. Pierwszy wiersz zawierający dane jest wyróżniony kolorem jasno-niebieskim. Następnie należy przyporządkować typy informacji do kolumn arkusza. W tym celu należy wykonać następujące operacje: = zaznaczyć komórkę, do której informacja zostanie przyporządkowana (w wierszu stanowiącym początek danych pacjentów - kolor jasnoniebieski), = nacisnąć klawisz Insert lub Spacja (lub prawy przycisk myszki) na wybranej komórce, 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 127

130 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT = z menu kontekstowego wybrać typ informacji, który przyporządkowujemy do wybranej komórki. Po wykonaniu przyporządkowania jeżeli opcja widoczne zostanie zaznaczona, jako pola wówczas w komórce, do której przyporządkowaliśmy informację będzie widoczna nazwa pola, czyli np. PESEL. Gdy opcja widoczne zostanie przełączona na dane, wówczas w komórce, do której przyporządkowaliśmy informację będą widoczne konkretne informacje np Informacja ta będzie prezentowana pogrubioną czcionką. Znak * przed nazwą typu informacji oznacza, że przyporządkowanie go do odpowiedniej komórki jest niezbędne do poprawnego wykonania importu program nie pozwoli na jego przeprowadzenie do czasu gdy wszystkie typy wymagane nie zostaną przyporządkowane do komórek arkusza. 3 Określanie kolumny wymaganej. Jedna z kolumn arkusza jest wyróżniona czarną ramką. Oznacza ona, że zaznaczona w ten sposób kolumna wykorzystana będzie do kontroli zakończenia importu, tzn. import będzie przerwany gdy w kolumnie określonej jako kolumna wymagana zostaną znalezione pod rząd cztery puste komórki (nie wypełnione wartością). Zmianę kolumny wymaganej można przeprowadzić poprzez: = zaznaczenie dowolnej komórki wybranej kolumny, naciśnięcie Insert lub prawego przycisku myszy i wybranie pozycji ustaw kolumnę jako wymaganą, Rysunek 300 Wskazywanie kolumny wymaganej DZIENNIK IMPORTU Po zakończeniu importu danych użytkownik może w każdej chwili uzyskać informacje o przebiegu tego procesu. Są one zapisywane w postaci Dziennika importu. W programie jest dostępny dziennik główny, gdzie są zapisywane wszystkie przeprowadzone importy oraz dzienniki ostatnio przeprowadzonego importu pacjentów i deklaracji, wykonanych usług oraz pracowników medycznych. Wszystkie te opcje znajdują się w menu Import. Aby otworzyć dziennik główny należy wybrać opcję Dziennik importu z menu Import. Jest to opcja, dzięki której użytkownik otrzymuje dostęp do historii wszystkich przeprowadzanych procesów importu danych. lub = naciśnięcie klawisza obok pola kolumna wymagana w dolnej części ekranu, = wybranie kolumny, która będzie traktowana jako wymagana. Rysunek 301 Podgląd dziennika głównego Okno dziennika podzielone jest na dwie części. W części górnej wyświetlona jest lista wszystkich zdarzeń, czyli przeprowadzanych importów wraz z podaniem dokładnego czasu przeprowadzenia tej operacji. Część dolna okna podaje szczegóły na temat podświetlonego w górnej części zdarzenia. Lista szczegółów zawiera informacje na temat: ϑ= czasu rozpoczęcia odczytu danych, ϑ= czasu zakończenia odczytu danych, ϑ= czasu rozpoczęcia importu, STRONA 128 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

131 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ ϑ= ilości przetwarzanych rekordów, ϑ= problemów importu, ϑ= czasu zakończenia importu. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj (F9) wydrukowanie szczegółów dotyczących wybranego zdarzenia, Zamknij wyjście z opcji. Opcja Ostatni importu pacjentów i deklaracji została wprowadzona w celu usprawnienia pracy użytkownika, który chciałby uzyskać dostęp jedynie do problemów związanych z ostatnio przeprowadzonym importem listy pacjentów. Rysunek 302 Dziennik problemów importu listy pacjentów Określenie przez użytkownika rodzaju interesującego go problemu dokonywane jest w górnej części okna poprzez wybranie pozycji z listy rozwijanej w polu Rodzaj problemu. Można również uzyskać dostęp do wszystkich problemów, które wystąpiły w trakcie ostatniego importu poprzez wybranie opcji Wszystkie. Użytkownik może również określić dodatkowe parametry wyszukiwania stosując opcję Szukaj wg w dolnej części okna. Filtracji danych dokonuje się wybierając jedno z następujących kryteriów: ϑ= PESEL pacjenta, ϑ= Nazwisko; imię pacjenta, ϑ= Nr prawa wykonywania zawodu lekarza. Proces wyszukiwania zostanie rozpoczęty po podaniu kilku początkowych znaków z wyszukiwanego zakresu. Przyciski w obrębie okna umożliwiają: Drukuj (F9) wydrukowanie listy problemów, Export do Excela (F11) zapisanie listy problemów w postaci pliku możliwego do odczytania w programie Excel, Szukaj (F7) umożliwia wyszukiwanie problemów według podanych kryteriów, Kalkulator zliczenie aktualnie wyświetlonych pozycji listy, Zamknij wyjście z opcji. Opcje Ostatni import wykonanych usług oraz Ostatni import pracowników medycznych mają dokładnie takie same właściwości jak opcja Ostatni import pacjentów i deklaracji. ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW ZWIĄZANYCH Z IMPORTEM DANYCH Podczas importowania danych z przygotowanych plików do programu następuje weryfikacja ich poprawności. Jest ona przeprowadzana na takim poziomie szczegółowości, jaki jest stosowany przy ręcznym wprowadzaniu danych. Jeżeli dane nie będą poprawne, to wówczas rekord w którym wystąpił błąd zostanie odrzucony, a w dzienniku importu znajdzie się komentarz informujący o przyczynie odrzucenia importu. Ważne jest w tym miejscu zwrócenie uwagi na dwie kwestie dotyczące sprawdzania poprawności danych: poprawność jest sprawdzana dla każdego rekordu oddzielnie, i pojawienie się błędów w jednym z nich nie wpływa na import pozostałych, tzn. jeżeli importowany jest arkusz, w którym znajduje się 100 rekordów, a błędny jest tylko jeden, to 99 wpisów z pliku zostanie zaimportowanych, a odrzucony tylko jeden. W takim wypadku poprawić należy tylko ten jeden wpis i zaimportować ponownie. poprawność danych w obrębie jednego rekordu jest sprawdzana hierarchicznie i przy napotkaniu pierwszego problemu sprawdzanie jest przerywane. Oznacza to, że istnieje określona kolejność sprawdzania informacji wprowadzonych w arkuszu i przy wystąpieniu pierwszego problemu program nie sprawdza czy pozostałe dane są poprawne. Jest to spowodowane tym, że gdyby sprawdzane były wszystkie dane procedura importu zostałaby w znacznym stopniu wydłużona, a poza tym utworzony raport w dzienniku importu byłby nieczytelny ze względu na powielenie danych. PROBLEMY W TRAKCIE IMPORTU WYKONANYCH USŁUG W przygotowanej poniżej liście stosowana jest zasada, że komunikaty są umieszczone w kolejności ich występowania przy sprawdzaniu danych, a w nawiasie po treści komunikatu jest podana kolumna we wzorcowym arkuszu, w której dana ta występuje. W trakcie importu wykonanych usług mogą wystąpić następujące komunikaty informujące o błędnych danych wpisanych w arkuszu: 'Nieprawidłowy nr podstawy udzielenia świadczenia (powinien być od 2 do 5) jest [x]' (kolumna AL.) - odnosi się do sytuacji, w której podstawa udzielenia świadczenia jest spoza zakresu (od 2 do 5), 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 129

132 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT 'Nieprawidłowe skierowanie [xxx]' (kolumna BX) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 1 do 7), 'Nieprawidłowy nr wniosku sanatoryjnego (błędna suma kontrolna)' (kolumna AG) wpisany numer wniosku nie jest zgodny z algorytmem stosowanym przy jego sprawdzaniu (algorytm taki sam jak w przypadku numeru NIP), 'Nieprawidłowy kod rodzaju skierowania (x)' (kolumna AI) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 5), 'Nieprawidłowy kod trybu przyjęcia (x)' (kolumna AJ) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 5), 'Nieprawidłowy kod trybu wypisu (x)' (kolumna AK) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 0 do 7), 'Niepoprawny kod odpłatności' (kolumna P) w przypadku, gdy wartość w tej kolumnie przekroczy zakres (od 02 do 06), 'Niepoprawny kod specjalności lekarskiej' (kolumna K) kod spoza słownika specjalności lekarskich dostępnych w programie (karta pracownika medycznego, zakładka kompetencje), 'Nieprawidłowy nr Rozliczającego Oddziału NFZ[xx]' (kolumna BW) w przypadku braku lub wpisania numeru Oddziału w nieprawidłowy sposób (powinno być: 1,2 lub 4 cyfry), 'Brak nr PESEL' (kolumna A) w przypadku, gdy nie jest podany numer PESEL, a pacjent nie jest obcokrajowcem, ani noworodkiem, 'Błędny nr PESEL' (kolumna A) w przypadku, gdy wpisany numer PESEL nie jest zgodny z algorytmem stosowanym przy jego nadawaniu (należy zwrócić uwagę czy jest ustawiony format komórki na tekstowy tak aby nie były obcinane początkowe zera), 'Nie podano daty początkowej okresu leczenia' (kolumna Q) nie określono daty początkowej leczenia, 'Nie podano daty końcowej okresu leczenia' (kolumna R) nie określono daty końcowej leczenia, 'Data początkowa okresu leczenia nie może być późniejsza niż data końcowa.' (kolumna Q) jeżeli data w kolumnie Q jest późniejsza od daty w kolumnie R, 'Brak usługi kontraktowanej!' (kolumna O) nie wypełniono informacji o kodzie usługi kontraktowanej, 'Nie znaleziono usługi o podanym kodzie w BUM. Kod usługi: xxx (kolumna O) numer uzupełniony jako kod usługi kontraktowanej nie odpowiada żadnej z usług istniejących w bazie programu, 'Brak numeru umowy!' (kolumna N) nie uzupełniono informacji o numerze umowy, 'Nie znaleziono umowy o podanym numerze' (kolumna N) kod uzupełniony jako numer umowy nie odpowiada żadnemu z kontraktów zaimportowanych do programu, 'Nie podano głównej przyczyny wykonania świadczenia (ICD-10)' (kolumna M) nie uzupełniono informacji o kodzie przyczyny wykonania świadczenia, 'Nieprawidłowy pierwszy kod choroby ICD10' (kolumna AN) wpisany kod nie jest zgodny ze słownikiem schorzeń dostępnym w programie. Analogicznie pojawią się komunikaty dotyczące pozostałych trzech kolumn, w których są uzupełniane kolejne kody (kolumny AO, AP, AQ), 'Nieprawidłowy pierwszy kod procedury ICD9' - wpisany kod nie jest zgodny ze słownikiem procedur dostępnym w programie. Analogicznie pojawią się komunikaty dotyczące pozostałych kolumn, w których są uzupełniane kolejne kody (kolumny od AR do BU), 'Nieprawidłowy nr oddziału NFZ [xx]' (kolumna E) brak lub wpisanie numeru Oddziału w nieprawidłowym formacie (powinno być: 1, 2 lub 4 cyfry), 'Błędna nazwa kraju: xxx' (kolumna BZ) wpisanie nazwy kraju, która nie figuruje w słowniku krajów w programie, 'Brak nazwiska' (kolumna B) nie podano nazwiska, które jest informacją wymaganą w przypadku noworodków i cudzoziemców, 'Brak imienia' (kolumna C) - nie podano imienia, które jest informacją wymaganą w przypadku noworodków i cudzoziemców, 'Brak numeru paszportu' (kolumna BY) nie podano numeru paszportu w przypadku gdy kraj jest inny niż Polska, 'Brak daty urodzenia' (kolumna D) nie podano daty urodzenia, która jest informacją wymaganą w przypadku noworodków i cudzoziemców, 'Brak nr PESEL opiekuna' (kolumna F) nie podano nr PESEL opiekuna w przypadku gdy nie jest uzupełniony własny nr PESEL. 'Nieprawidłowy kod uzębienia:x' (kolumna CD) w przypadku gdy podano nieprawidłowy kod zęba (niezgodny ze słownikiem kodów zębów znajdującym się w programie). 'Cena środka pomocniczego musi być większa od zera' w przypadku gdy w kolumnie Środek pomocniczy (CA) podano 1, a w kolumnie Cena środka pom. (CB) nie podano ceny tego środka. W takim wypadku należy wpisać cenę środka w kolumnie Cena środka pom. 'Nieprawidłowy identyfikator miejsca wykonywania usług [x]' (kolumna BV) w przypadku gdy nie podano kodu miejsca wykonywania usług, lub podano kod błędny. 'Wartość pola Uprawnienie pacjenta jest z poza zakresu' (kolumna G) w przypadku gdy nie podano kodu lub podany błędny kod uprawnienia pacjenta. STRONA 130 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-IMPORT DANYCH /CZ7-01

133 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ 'Cena różna od zapisanej w umowie' (kolumna S) w przypadku gdy podano cenę inną niż cena zapisana w umowie. 'Nie podano ilości wykonanej usługi' (kolumna T) w przypadku gdy nie podano liczby wykonanych usług. IMPORTOWANIE DANYCH W WERSJI 0.46 GDY MSEXCEL JEST W WERSJI NOWSZEJ NIŻ Z MS OFFICE 97 Uwaga: Opisany w tym rozdziale problem odnosi się wyłącznie do wersji 0.46 programu KS-SWD. W trakcie wykonywania importu danych z pliku utworzonego w programie Excel użytkownik może spotkać się z trudnością mającą swoje źródło w fakcie zapisania pliku w formacie innym niż format programu Excel 8.0 (MS-Office 97). Program wyświetli wtedy komunikat o braku zainstalowania programu Excel i w związku z tym o niemożności wykonania importu. Gdy sytuacja taka zaistnieje użytkownik powinien wykonać następujące czynności: ϑ= Uruchomić program Excel i otworzyć w nim plik przeznaczony do importu. ϑ= Sprawdzić czy w komórce A1 arkusza jest wpisany jakiś tekst. Jeżeli komórka ta jest pusta należy uzupełnić ją wpisując dowolny znak lub ciąg znaków. ϑ= Użyć opcję Zapisz jako z menu Plik i ustalić jako typ dla zapisywanego dokumentu: CSV (rozdzielany średnikami), ϑ= Powrócić do programu KS-SWD i na etapie wybierania pliku do importu jako, typ tego pliku wybrać: CSV (rozdzielany średnikami). UZUPEŁNIANIE W KARCIE PACJENTA DANYCH ADRESOWYCH Przy przenoszeniu danych pacjentów z arkusza Excel użytkownik może spotkać się z problemem nie uzupełnienia w Karcie pacjenta danych na temat miejscowości. Sytuacja ta wystąpi w przypadku, gdy w arkuszu nazwy miejscowości, gminy, powiatu i województwa nie będą zgodne z wpisem w Bazie Administracyjnej Kraju w programie KS-SWD. Jednak dane adresowe pacjenta, pomimo tej niezgodności, zostaną zaimportowane. Można je przeglądać na zakładce dane adresowe w karcie pacjenta. Aby w karcie zostały umieszczone właściwe dane należy dokonać wyboru odpowiedniej miejscowości z bazy. USUWANIE IMPORTU LISTY WYKONANYCH USŁUG Użytkownik może zdecydować, że informacje o wykonanych usługach, które zostały umieszczone w bazie w wyniku operacji importu, powinny zostać usunięte. Może on dokonać tej czynności w dwojaki sposób. I sposób Należy otworzyć okno z listą wykonanych usług i podświetlić jedną z pozycji pochodzących z importu, który chcemy usunąć, a następnie użyć przycisku. Zostanie wyświetlone pytanie zapobiegające przypadkowemu wykonaniu tej operacji. Rysunek 303 Wybór dokumentu do importu ϑ= Kontynuować procedurę importu danych zgodnie z etapami opisanymi w rozdziale Import danych. Rysunek 304 Pytanie o potwierdzenie usunięcia importu Jeżeli użytkownik odpowie Tak, wtedy wszystkie zaimportowane dane zostaną usunięte. W celu anulowania wykonania tej operacji należy wybrać odpowiedź Nie. II sposób Użytkownik może również usunąć import dokonując zmian w źródłowym arkuszu z danymi. Należy zmienić w arkuszu wartości kolumny Typ operacji z 1 na 0 i dokonać ponownego importu danych. Typ operacji 0 oznacza dla systemu usunięcie informacji o wykonanej usłudze. Aby rekord ten był właściwie zidentyfikowany w momencie pierwszego importu kolumna Identyfikator musi być wypełniona unikalnymi numerami dla każdego zapisu o wykonaniu usługi. 2150/INSTR-IMPORT DANYCH/CZ7-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 131

134 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT UZDROWISKA SKIEROWANIA NA LECZENIE UZDROWISKOWE W programie istnieje możliwość rejestrowania skierowań na leczenie uzdrowiskowe. Aby wykonać tą czynność należy wybrać opcję Skierowania z menu Uzdrowiska. Na pierwszej zakładce określa się dane związane z pacjentem, takie jak: = nazwisko, = imię, = numer PESEL, = data urodzenia, = płeć, = Oddział NFZ, = nazwisko i imię opiekuna (w przypadku pacjentów niepełnoletnich), = aktywność zawodowa; ϑ= pracujący, ϑ= niepracujący, ϑ= student. = adres do korespondencji: ϑ= kod pocztowy, ϑ= miejscowość, ϑ= ulica, ϑ= numer domu, ϑ= numer lokalu, ϑ= telefon. Wypełnienie tej zakładki jest znacznie prostsze w przypadku, gdy pacjent jest już wprowadzony na listę pacjentów. Wówczas za pomocą przycisku Rysunek 305 Lista skierowań na liczenie uzdrowiskowe Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonanie następujących operacji: - wprowadzanie skierowania na leczenie uzdrowiskowe, użytkownik może przejść do tej listy i wskazać pacjenta dla którego wystawiane jest skierowanie. Większość danych na pierwszej zakładce w karcie skierowania zostanie wówczas uzupełniona automatycznie. - poprawianie informacji w karcie skierowania na leczenie uzdrowiskowe, - usunięcie skierowania, - wydrukowanie skierowania, - wyszukanie skierowań według określonych kryteriów, - zliczenie skierowań na liście, - zamknięcie listy skierowań. WPROWADZANIE SKIEROWANIA NA LISTĘ W celu wprowadzenia skierowania na listę skierowań należy użyć przycisku F2 Dodaj. W karcie skierowania użytkownik uzupełnia następujące informacje: = rodzaj skierowania: ϑ= skierowanie na leczenie stacjonarne, ϑ= skierowanie na leczenie ambulatoryjne, = data wystawienia skierowania. Pozostałe informacje są wypełniane na trzech zakładkach grupujących dane. Rysunek 306 Karta skierowania zakładka Pacjent Druga zakładka na karcie skierowania to rozpoznanie. Użytkownik wypełnia na niej następujące informacje: = jednostka chorobowa wg klasyfikacji ICD 10 (główna oraz dwie współistniejące), = wywiad główne choroby, przebieg choroby, dotychczasowe leczenie, = waga, wzrost, = ciepłota, = układ krążenia: ϑ= wydolny, ϑ= niewydolny, = skóra i węzły chłonne obwodowe, = ciśnienie krwi, STRONA 132 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UZDROWISKA /CZ8-01

135 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ = tętno, = ocena układu trawienia, = ocena układu oddechowego, = ocena układu moczowo płciowego, = ocena układu nerwowego i narządów zmysłu, = ocena układu ruchu oraz ocena stopnia samodzielności i samoobsługi. WYSZUKIWANIE SKIEROWAŃ Skierowania wprowadzone na listę mogą być wyszukiwane według następujących kryteriów dostępnych w polu Szukaj wg, w dolnej części okna: = PESEL pacjenta, = nazwisko i imię pacjenta, = główna jednostka chorobowa, = nazwisko i imię lekarza. POPRAWIANIE SKIEROWANIA Gdy skierowanie zostało wprowadzone na listę skierowań, a należy dokonać zmiany informacji zawartych w karcie wówczas należy podświetlić to skierowanie na liście i użyć przycisku F4 Popraw. W karcie poprawiania skierowania wszystkie informacje uzupełnia się w sposób analogiczny do dodawania nowego wniosku. Rysunek 307 Karta skierowania zakładka Rozpoznanie Na trzeciej zakładce znajdują się dane dotyczące osoby kierującej na leczenie. Podobnie jak w przypadku zakładki pierwszej z danymi pacjenta znajduje się tam przycisk. Pozwala on otworzyć listę pracowników medycznych wprowadzonych do programu i wskazać na tej liście osobę wystawiającą skierowanie. W takim przypadku większość danych na zakładce zostanie uzupełniona automatycznie. Użytkownik może dane te wprowadzić również ręcznie z klawiatury. Są to następujące informacje: = nazwisko lekarza, = imię lekarza, = numer prawa wykonywania zawodu, = specjalizacja, = miejsce wykonywania usług. Rysunek 309 Karta skierowania poprawianie USUWANIE SKIEROWANIA W przypadku, gdy skierowanie zostanie omyłkowo wprowadzone na listę istnieje możliwość jego usunięcia. W tym celu należy podświetlić skierowanie na liście i użyć przycisku F8 Usuń. Po jego naciśnięciu pojawi się pytanie wymagające od użytkownika potwierdzenia wykonania tej operacji. Rysunek 310 Pytanie o usunięcie skierowania Rysunek 308 Karta skierowania - zakładka Kierujący na leczenie Po uzupełnieniu danych w karcie skierowania, aby zostało ono wprowadzone na listę należy użyć DRUKOWANIE SKIEROWANIA Aby wydrukować skierowanie należy podświetlić je na liście skierowań i użyć przycisku F9 Drukuj. przycisku. Dane nie zostaną wprowadzone po użyciu przycisku. 2150/INSTR-UZDROWISKA/CZ8-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 133

136 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT TURNUSY W programie istnieje możliwość zaimportowania listy uczestników poszczególnych turnusów. Pliki zawierające tą informację są generowane w systemie informatycznym Oddziału NFZ. Plik zawiera dane osób, które zostały skierowane na konkretny turnus. Świadczeniodawca może przeglądać listę tych osób, a następnie zaznaczyć osoby, które pomimo skierowania nie uczestniczyły w turnusie. Następnie taka lista może zostać przesłana zwrotnie do Oddziału NFZ. Aby wykonać te operacje należy wybrać opcję Turnusy z menu Uzdrowiska. plik należy użyć przycisku Import listy uczestników. W oknie, które zostanie otwarte użytkownik wskazuje lokalizację pliku i podświetla go (jest to plik o rozszerzeniu LUT), a następnie używa przycisku OK., aby rozpocząć wczytywanie danych. Po zakończeniu importu zostanie wyświetlony komunikat informujący o przebiegu tego procesu, a turnus pojawi się na liście. ZAZNACZANIE NIEDOJAZDÓW Aby wśród uczestników turnusu zaznaczyć osoby, które nie brały w turnusie udziału należy podświetlić turnus na liście i użyć przycisk F4-Uczestnicy. Zostanie wtedy otwarte okno zawierające listę uczestników. Rysunek 311 Lista turnusów Przyciski w obrębie okna pozwalają na wykonywanie następujących operacji: turnusu, turnusu, - wyświetlenie listy uczestników - import listy uczestników - eksport listy niedojazdów, - wyszukanie turnusów wg kryteriów określonych w polu Szukaj wg, - zliczenie turnusów wyświetlonych na liście. Turnus jest identyfikowany przez następujące informacje: ϑ= data początku, ϑ= data końca, ϑ= miejsce wykonywania, ϑ= usługa. IMPORT LISTY UCZESTNIKÓW Import listy uczestników jest dokonywany w sposób analogiczny do importu innych plików przesyłanych przez Oddział NFZ (np. pliku rejestracyjnego, pliku z umową). Aby zaimportować Rysunek 312 Lista uczestników turnusu W oknie tym użytkownik może odszukać osoby, które nie uczestniczyły w turnusie, a następnie przy użyciu przycisku F2 Zaznacz/Odznacz zaznaczyć je na liście. Osoby te zostaną na liście wyróżnione żółtym kolorem tła, a w pierwszej kolumnie pojawi się status NIEDOJAZD. Po zaznaczeniu w ten sposób wszystkich osób, które nie uczestniczyły w turnusie wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem OK. Jeżeli zaznaczenie ma być anulowane używamy przycisku Anuluj. EKSPORT NIEDOJAZDÓW Lista uczestników turnusu z zaznaczonymi niedojazdami może być następnie wyeksportowana w postaci pliku, który jest wczytywany w systemie informatycznym Funduszu. Aby wyeksportować plik należy podświetlić turnus na liście i użyć przycisku Eksport niedojazdów. STRONA 134 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-UZDROWISKA /CZ8-01

137 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ NARZĘDZIA EDYCJA DANYCH ODDZIAŁÓW NFZ W menu Narzędzia umieszczona jest opcja Edycja danych oddziałów Funduszu, która umożliwia przeglądanie oraz poprawianie danych oddziałów\delegatur NFZ. Rysunek 313 Lista Oddziałów i Delagatur NFZ Po wybraniu przycisku Popraw (F4) wyświetlona zostanie Karta Oddziału/Delegatury Narodowego Funduszu Zdrowia poprawianie. Rysunek 314 Karta Oddziału/delegatury NFZ - poprawianie W karcie można poprawiać lub uzupełniać następujące dane: = Kod pocztowy, = Miejscowość, = Ulica, = Telefon, = Fax, = , = Imię, nazwisko, tytuł naukowy oraz dane kontaktowe dyrektora, = REGON, = NIP. WYSZUKIWANIE ODDZIAŁÓW NFZ NA LIŚCIE Użytkownik ma możliwość wyszukania na liście informacji o określonym Oddziale Funduszu. W tym celu należy w polu Szukaj wg określić jedno z kryteriów wyszukiwania: - kod Oddziału NFZ, - Oddział wojewódzki NFZ (nazwa), - Pełna nazwa oddziału/delegatury, - Skrót. 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 135

138 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT KOPIA BEZPIECZEŃSTWA TWORZENIE KOPII BEZPIECZEŃSTWA Stworzenie kopii bezpieczeństwa spowoduje zapis aktualnego stanu baz danych w inne bezpieczne miejsce. Często konieczny jest zapis na zupełnie inny nośnik magnetyczny. Kopię bezpieczeństwa tworzy się w celu ograniczenia skutków awarii sprzętu lub oprogramowania, podczas których może nastąpić trwałe uszkodzenie bazy danych. Aby wykonać kopię bezpieczeństwa należy wybrać opcję Kopia bezpieczeństwa z menu Narzędzia. Użytkownik zostanie wtedy poinformowany o tym, że tworzenie kopii bezpieczeństwa następuje przy użyciu zewnętrznego programu, którego uruchomienie związane jest z jednoczesnym zamknięciem programu KS-SWD. Użytkownik może w tym polu wpisać również inny rozmiar. Rysunek 317 Opcja dzielenia kopii bezpieczeństwa na dyskietki Aby utworzyć kopię bezpieczeństwa należy użyć przycisku. Pojawi się wtedy okno zapisu, w którym zostanie zaproponowana nazwa dla tworzonego pliku z kopią. Nazwa ta zawiera numer wersji programu KSSWD oraz datę utworzenia kopiimożna ją jednak modyfikować. Rysunek 315 Tworzenie kopii bezpieczeństwa komunikat Wybór odpowiedzi Nie spowoduje wyjście z opcji. Wybór odpowiedzi Tak spowoduje zamknięcie programu KS-SWD oraz uruchomienie programu tworzącego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 318 Zapisywanie kopii bezpieczeństwa Kopia domyślnie zapisywana jest w podkatalogu export katalogu C:\Ksswd99, można jednak zmienić miejsce zapisu. Po kliknięciu przycisku Zapisz rozpocznie się operacja sporządzania kopii bezpieczeństwa. Po zakończeniu tego procesu zostanie podana informacja, że eksport został zakończony, wraz z czasem trwania tej operacji. Rysunek 316 Tworzenie kopii bezpieczeństwa DZIELENIE PLIKU Z KOPIĄ BEZPIECZEŃSTWA NA DYSKIETKI Możliwe jest utworzenie pliku z kopią bezpieczeństwa podzielonego na archiwa umożliwiające nagranie go bezpośrednio na dyskietki. W tym celu należy zaznaczyć opcję dzielenie na dyskietki znajdującą się w górnej części okna. Widoczne stanie się wówczas pole rozmiar, w którym domyślnie uzupełniona jest wartość odpowiadająca pojemności dyskietki. Rysunek 319 Zakończenie tworzenia kopii bezpieczeństwa Utworzony plik o rozszerzeniu *.dmp można skopiować na wybrany nośnik lub w inną lokalizację, można go również pozostawić w katalogu C:\Ksswd99\eksport. Jeżeli w trakcie tworzenia kopii bezpieczeństwa zaznaczona została opcja tworzenia kopii na dyskietki i jako miejsce zapisu użytkownik wybrał dyskietkę 3,5 to wówczas, jeżeli rozmiar pliku przekroczy 1,4 MB po wyświetleniu komunikatu należy do stacji dyskietek włożyć kolejną dyskietkę. STRONA 136 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-NARZĘDZIA /CZ9-01

139 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Aby odtworzyć kopię bezpieczeństwa należy użyć przycisku. Pojawi się wtedy okno wyboru, w którym użytkownik powinien wskazać lokalizację pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 320 Tworzenie kopii bezpieczeństwa W komunikacie jest określone na ilu dyskietkach zostanie zapisana kopia bezpieczeństwa. Po włożeniu dyskietki należy użyć przycisku OK. PRZYWRACANIE KOPII BEZPIECZEŃSTWA Uwaga: Odtworzenie kopii bezpieczeństwa może być wykonane tylko w takiej samej wersji programu, w jakiej kopia została utworzona. Jeżeli użytkownik zainstalował niższą wersję programu powinien ją najpierw zaktualizować do takiej wersji w jakiej została wygenerowana kopia a dopiero później może ją odtworzyć. Jeśli bazy zostaną uszkodzone w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych za pomocą opcji Indeksacja baz, powinno się odtworzyć stan baz programu na podstawie utworzonej ostatnio kopii bezpieczeństwa. Aby dokonać tej operacji wybieramy opcję Kopia bezpieczeństwa z menu Narzędzia. Pojawi się komunikat informujący użytkownika, że operacja odtworzenia baz jest wykonywana przez program zewnętrzny, którego uruchomienie wymaga zamknięcia programu KS-SWD. Rysunek 323 Wskazywanie pliku z kopią bezpieczeństwa Po wskazaniu właściwego pliku należy kliknąć przycisk OK. Jeżeli kopia bezpieczeństwa została utworzona przy użyciu funkcji dzielenia na dyskietki wówczas przy jej odtwarzaniu należy wskazać ostatni plik. Nastąpi operacja odtworzenia kopii bezpieczeństwa. O postępie przebiegu tego procesu użytkownik będzie informowany poprzez okno Importu dokumentów. Rysunek 321 Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa komunikat Wybór odpowiedzi Nie spowoduje wyjście z opcji. Wybór odpowiedzi Tak spowoduje zamknięcie programu KS-SWD oraz uruchomienie programu odtwarzającego kopię bezpieczeństwa. Rysunek 324 Import pliku z kopią bezpieczeństwa Po skończeniu importu zostanie wyświetlony komunikat. W przypadku gdyby odtworzenie się nie powiodło zostanie podana informacja o przyczynie odrzucenia importu. Jeżeli operacja odtworzenia przebiegnie prawidłowo można uruchomić program KS-SWD. Rysunek 322 Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 137

140 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT INDEKSACJA BAZY Uwaga: Aby użytkownik mógł indeksować bazy danych, musi posiadać uprawnienie: Indeksacja baz. Struktura zapisu informacji w pamięci dyskowej komputera podzielona jest ogólnie mówiąc na dwa zbiory: bazę danych i związane z nią pliki indeksowe (przechowujące informacje o porządku w bazie danych). Podczas normalnej pracy programu oba zbiory są spójne, tzn. zbiór indeksowy zawiera odwołania do istniejących informacji (rekordów) w bazie danych. W przypadku wystąpienia awarii typu: = przerwa w dostawie energii elektrycznej, = przypadkowe wyłączenie pracującego komputera bez zakończenia pracy z programem, = przypadkowe naciśnięcie przycisku RESET (na obudowie komputera) podczas pracy z programem, = inne niespodziewane sytuacje, np. przerwanie połączenia sieciowego, uszkodzenie karty sieciowej, wirus komputerowy, może się zdarzyć, że plik indeksowy nie zostanie odtworzony poprawnie i spowoduje to nieprawidłowe zachowanie całego systemu. Dlatego po każdej tego typu sytuacji, przed ponownym rozpoczęciem pracy z programem, należy przeprowadzić indeksowanie baz danych wykorzystywanych w programie. Uwaga: Praca z uszkodzonymi plikami indeksowymi może spowodować błędną pracę systemu (szczególnie podczas sporządzania wszelkiego typu zestawień i raportów). Dlatego zaleca się indeksowanie baz po każdej niespodziewanej awarii. C:\Ksswd99\. Jest to plik o nazwie Indeksacja.exe. Przy jego uruchamianiu program KS-SWD musi być zamknięty. Po uruchomieniu indeksacji pojawi się okno logowania, które wymaga podania hasła do programu. Rysunek 326 Okno autoryzacji Gdy hasło zostanie wpisane otwarte zostanie okno z poziomu którego może zostać uruchomiona indeksacja bazy danych. Rysunek 327 Uruchamianie indeksacji bazy danych Aby uruchomić indeksowanie należy użyć przycisku Wykonaj indeksowanie. Natomiast, aby zrezygnować z przeprowadzania tej operacji należy zamknąć okno przyciskiem. W trakcie indeksowania jest prezentowany pasek postępu tego procesu. Aby przeprowadzić operację indeksacji należy wybrać opcję Indeksacja baz z menu Narzędzia\Administrator. Wybór tej opcji spowoduje pojawienie się pytania wymagającego potwierdzenia decyzji o indeksacji baz: Rysunek 328 Trwa indeksowanie Po zakończeniu procesu indeksacji jest wyświetlony komunikat informacyjny. Rysunek 325 Potwierdzenie indeksacji bazy INDEKSACJA BAZY DANYCH PROGRAMEM ZEWNĘTRZNYM Rysunek 329 Zakończenie indeksacji W tym momencie użytkownik może użyć przycisku Zamknij, aby opuścić program do indeksowania. Program KS-SWD może zostać uruchomiony. Indeksacja bazy danych może zostać również uruchomiona zewnętrznym programem, który po instalacji programu jest umieszczany w katalogu STRONA 138 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-NARZĘDZIA /CZ9-01

141 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ OPCJE Funkcja Opcje służy do ustalania parametrów związanych z różnymi operacjami wykonywanymi w programie KS-SWD. Po wybraniu tej opcji z menu Narzędzia użytkownik uzyskuje dostęp do następujących zakładek. ϑ= Widok, ϑ= Grupy wiekowe POZ, ϑ= Deklaracje, ϑ= Usługi, raporty, ϑ= Inne, ϑ= Wydruk. W dolnej części okna znajduje się przycisk Pokaż wszystkie okienka informacyjne. Jest on umieszczony w opcjach programu, aby umożliwić powtórne wyświetlenie okien informacyjnych w programie. Ma to zastosowanie w przypadku komunikatów które wyświetlane są z opcją nie pokazuj więcej tej informacji. ZAKŁADKA 1 - WIDOK Pozwala na ustalanie formatu ilości dla umów i rachunków refundacyjnych. Użytkownik powinien określić dokładność z jaką będą uzupełniane w karcie specyfikacji pozycji umowy oraz w karcie rachunku dane na temat ilości usług. Na zakładce Widok w polu Precyzja ilości dla umów i rach. ref. należy wybrać format liczby odpowiadający oczekiwanej przez nas dokładności. Wybranie z listy rozwijanej cyfry 2 spowoduje, że wartości będą widoczne z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. najpierw ustalić te przedziały. Czynności tej można dokonać wybierając zakładkę Grupy wiekowe POZ. Rysunek 331 Ustalanie grup wiekowych pacjentów W celu stworzenia listy przedziałów wiekowych należy wypełnić pola Zakres granicznymi wartościami przedziału wiekowego a następnie użyć przycisku Dodaj (F2). Przedział wiekowy zostanie umieszczony na liście. W celu usunięcia wprowadzonego przedziału wiekowego należy go podświetlić na liście i użyć przycisku Usuń (F8). Aby poprawić dane wybranego przedziału podświetlamy go, wprowadzamy nowe wartości zakresu i używamy przycisk Popraw (F4). ZAKŁADKA 3 DEKLARACJE Istnieje możliwość określenia dnia kończącego okres rozliczeniowy jako ostatni lub dowolny inny dzień miesiąca. Przykładowo jeżeli na liście aktywnej mają zostać wykazane tylko deklaracje złożone i wycofane do 20 dnia miesiąca wówczas granicę taką należy wprowadzić na zakładce Deklaracje. Domyślnie generacja list POZ ustawiona jest na ostatni dzień każdego miesiąca, można jednak to ustawienie zmienić, dla każdego Oddziału NFZ, z którym świadczeniodawca ma podpisany kontrakt. Rysunek 330 Opcje programu KS-SWD ZAKŁADKA 2 GRUPY WIEKOWE POZ Specyfika niektórych usług powoduje, że są one świadczone dla pacjentów w określonym wieku. Aby móc przyporządkować do wybranej usługi deklaracje osób we właściwym przedziale wiekowym należy Rysunek 332 Opcja generowania list POZ W programie wprowadzono również możliwość ustawienia kontroli wieku noworodków (wymaganie numeru PESEL) podczas tworzenia listy POZ. Kontrola ta może być określona: 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 139

142 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT ϑ= na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, ϑ= na ostatni dzień miesiąca. ZAKŁADKA 4 USŁUGI, RAPORTY Na zakładce tej można dokonać ustawienia widoczności dwóch zakładek na karcie wykonania usługi: ϑ= Opieka stacjonarna, ϑ= Kupon książeczki ciążowej (Mazowiecki Oddział Funduszu). Użytkownik ma również możliwość określenia sposobu wyznaczania daty końcowej wykonania usługi na podstawie podanej przez użytkownika daty początkowej. Użytkownik może zaznaczyć jedną z dwóch opcji: = Wypełnienie daty końcowej większej o określoną liczbę dni, = Przycisk wypełnienia daty nieaktywny. Po wybraniu opcji w serwisie CRC należy określić adres serwisu w sieci rozległej, użytkownika oraz hasło. Po wybraniu opcji w danych lokalnych należy określić ścieżkę dostępu do pliku, w którym zapisane są informacje o pacjentach. Rysunek 334 Opcje zakładki Inne ZAKŁADKA 6 - WYDRUK Na zakładce Wydruk można ustawić opcje drukowania nagłówków raportów. Po zaznaczeniu opcji Drukowanie nagłówków raportów bez wypełnienia nagłówki raportów nie będą oznaczone wypełnieniem (szarym kolorem). W innym wypadku nagłówki są wyróżnione szarym wypełnieniem. Rysunek 333 Opcje zakładki Usługi, raporty ZAKŁADKA 5 - INNE Uwaga: Ustawienia tej zakładki miały praktyczne zastosowanie do czasu funkcjonowania Kas Chorych. Na zakładce Inne użytkownik ma możliwość ustawienia dostępu do Centralnego Rejestru Członków Kas Chorych. Do wyboru są następujące opcje szukania: ϑ= W serwisie CRC, ϑ= W danych lokalnych, ϑ= Bez automatycznego wyszukiwania. Rysunek 335 Opcje zakładki Wydruk STRONA 140 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-NARZĘDZIA /CZ9-01

143 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ CO NOWEGO Opcja co nowego znajduje się w menu Narzędzia. Przy jej użyciu użytkownik może przeglądać listę zmian jakie zostały wprowadzone w ostatnio opracowanych wersjach programu KS-SWD. Lista zmian jest uporządkowana w taki sposób, że na początku znajdują się zmiany dotyczące najnowszej wersji programu. Plik z listą zmian jest przygotowany w formacie html, tak więc po wybraniu opcji Co nowego zostanie otwarta przeglądarka stron www umożliwiająca jego odczytanie. Rysunek 336 Opcja "Co nowego " 2150/INSTR-NARZĘDZIA/CZ9-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 141

144 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT SŁOWNIKI W programie KS-SWD zakładano od początku istnienie baz słownikowych o zasięgu krajowym. Tworzone słowniki pełnią rolę języka gwarantującego komunikację pomiędzy użytkownikami programu KS- SWD, a systemem informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia KS-SIKCH. Zadania słowników w programie są następujące: wprowadzanie jednoznacznych nazw, pojęć i definicji, jednoznaczne zdefiniowanie zakresu usług zdrowotnych, zapewnienie jednoznacznej wymiany informacji. Duże znaczenie mają bazy związane z podziałem administracyjnym kraju, które w całości zostały dostarczone przez naszą firmę. W bazach tych zawarte jest jednoznaczne powiązanie danej miejscowości z gminą, powiatem, województwem oraz krajem. Do najważniejszych baz słownikowych należą: ϑ= Baza Usług Medycznych, ϑ= Grupy komórek organizacyjnych, ϑ= Komórki organizacyjne, ϑ= Jednostki organizacyjne, ϑ= Konta finansowe, ϑ= Miejscowości, ϑ= Gminy, ϑ= Powiaty, ϑ= Województwa, ϑ= Kraje, ϑ= ICD. Podstawowe funkcje realizowane przez program to: = Wyszukiwanie pozycji, = Podgląd danych pozycji, = Wydruk listy pozycji, = Import elementów bazy, = Eksport listy pozycji do Excela. Rysunek 337 Lista miejscowości Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj (F9) wydruk wyselekcjonowanej listy miejscowości, Import (ShF5) import miejscowości, Zamknij zamknięcie okna. WYSZUKIWANIE MIEJSCOWOŚCI W BAZIE Bazę miejscowości można przeglądać po wybraniu opcji BAK z menu Słowniki. W celu wyszukania miejscowości z bazy należy: ϑ= w polu Szukaj wg wybrać kryterium wyszukiwania (Nazwa), ϑ= w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwane miejscowości zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. Uwaga: Jeśli wpisany tekst różni się od informacji w bazie, kolor pola Szukaj wg zmienia się na czerwony (pełni to rolę informacyjną, aby omyłkowo użytkownik nie podał błędnej pozycji wskutek np. literówki). BAK BAZA ADMINISTRACYJNA KRAJU Uwaga: Aby użytkownik systemu mógł wykonywać poszczególne operacje, musi posiadać odpowiednie uprawnienia. W celu ułatwienia użytkownikowi pracy, program został wyposażony w bazę miejscowości. Każda miejscowość opisywana jest przez: ϑ= gminę, ϑ= powiat, ϑ= województwo, Kolor czerwony Rysunek 338 Kolor czerwony w polu Szukaj wg Aby program wyświetlił bazę miejscowości należy: = wybrać opcję BAK z menu Słowniki. STRONA 142 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

145 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ OKREŚLANIE LICZEBNOŚCI MIEJSCOWOŚCI WYODRĘBNIONYCH NA PODSTAWIE WYBRANYCH KRYTERIÓW Aby uzyskać dane liczbowe na temat miejscowości znajdujących się na wyselekcjonowanej wcześniej przez nas liście, należy kliknąć na ikonkę. Pojawi się wtedy komunikat informujący o ilości miejscowości. Rysunek 339 Informacja o liczbie znajdujących się na liście miejscowości BAZA JEDNOSTEK CHOROBOWYCH ICD - 10 Program został wyposażony w bazę chorób, która jest zgodna z X Rewizją Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych ICD-10. W bazie tej możliwe jest przeglądanie i wyszukiwanie chorób. Po wybraniu opcji Baza jednostek chorobowych- ICD 10 z menu Słowniki, pojawi się okno: ϑ= w polu obok podać kilka pierwszych znaków z szukanego zakresu. W ten sposób poszukiwana choroba zostanie podświetlona na liście. BAZA LEKÓW BLOZ Baza Leków i Środków Ochrony Zdrowia zwana popularnie KS-BLOZ jest najpopularniejszą bazą tego rodzaju na terenie kraju, funkcjonując w ponad 5700 aptekach, 1000 gabinetach lekarskich i 120 hurtowniach farmaceutycznych. Baza ta jest szeroko dostępna, łatwa w obsłudze i służy szybką informacją. Ma na celu pomaganie, szczególnie lekarzom i aptekarzom, w szybkim ustaleniu ważniejszych parametrów poszukiwanego leku czy preparatu. KS-BLOZ stanowi wykaz wszystkich leków, środków farmaceutycznych i medycznych, oraz preparatów, które zostały dopuszczone do obrotu na terenie naszego kraju. Oprócz tego zawiera także parafarmaceutyki, zioła oraz kosmetyki lecznicze oferowane przez hurtownie farmaceutyczne i apteki (ok leków i produktów). Aby program wyświetlił bazę leków należy: ϑ= wybrać opcję BLOZ z menu Słowniki. Rysunek 341 Lista leków Rysunek 340 Okno bazy chorób W górnej części okna wyodrębnione są podstawowe grupy chorób. Aby w dolnej części okna zobaczyć poszczególne choroby należące do danej grupy należy kliknąć jednokrotnie na znak plus umieszczony obok nazwy danej grupy, lub dwukrotnie na samą nazwę grupy. W górnym oknie pokażą się nam podgrupy. Po podświetleniu wybranej podgrupy, w dolnej części okna wyświetlone zostaną należące do niej choroby. Aby wyszukać konkretną chorobę, w dolnej części okna należy: ϑ= w polu Szukaj wg wybrać jedno z kryteriów wyszukiwania: = Kod, = Nazwa. Przyciski w obrębie okna pozwalają na: Drukuj (F9) wydruk listy leków, Szukaj (F7) wyszukanie w bazie leku według wprowadzonych kryteriów, Import (ShF5) wczytywanie listy leków zapisanej w postaci elektronicznej, ShF6 Aktualizuj aktualizacja bazy leków BLOZ, Zamknij zamknięcie okna. WYSZUKIWANIE LEKÓW W BAZIE W celu wyszukania leku w bazie należy: ϑ= w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: = Nawa (leku), 2150/INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 143

146 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT = BLOZ (numer leku w Bazie Leków i Środków Ochrony Zdrowia), = BLOZ7 (dawniej stosowany kod 7-znakowy) ϑ= w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu, ϑ= użyć przycisku Szukaj (F7). Poszukiwane leki zostaną w ten sposób wyświetlone na liście. BUM - BAZA USŁUG MEDYCZNYCH Baza Usług Medycznych zawiera spis wszystkich możliwych do wykonania usług medycznych, w tym procedur medycznych. Jest to jedna z istotniejszych baz systemu, gwarantująca jednolite nazewnictwo usług medycznych na terenie całego kraju. Nie ma możliwości samodzielnego wpisywania usług do bazy. Każda usługa medyczna jest procesem o określonym czasie trwania i wiąże się z: = wykonaniem szeregu czynności, = zużyciem określonej liczby materiałów medycznych, = zużyciem określonej liczby leków, = zaangażowaniem określonej liczby osób personelu medycznego, = zaangażowaniem odpowiednich środków trwałych, itd. Wszystkie wykonane czynności, podane leki, itd. składają się na zakres i końcowy koszt usługi medycznej. Szczegółowy zakres usługi ma za zadanie dostarczyć każdemu wykonawcy danej usługi pełnej informacji, co w ramach danej usługi winno być wykonane lub dostarczone pacjentowi. W ten sposób istnieje przynajmniej teoretyczne prawdopodobieństwo, że dana usługa będzie w każdym miejscu kraju jednakowo realizowana i wyceniana. Baza usług jest tworzona na podstawie importowanych ofert i umów oraz poprzez import usług z Narodowego Funduszu Zdrowia. Aby wejść do BUM, należy wybrać z menu Słowniki opcję BUM. Pojawi się wtedy okno Lista usług. Okno Lista usług składa się dwóch części. Część górna okna stanowi listę, na której znajdą się wszystkie zarejestrowane w bazie usługi medyczne (procedury medyczne). Każda usługa znajdująca się w tabeli opisana jest przez: ϑ= kod, ϑ= kod pierwotny, ϑ= nazwę. Dolna część okna wypełniona jest danymi, dotyczącymi usługi aktualnie podświetlonej w tabeli. Należą do nich: = źródło finansowania, = obszar dystrybucji usługi, = PKWiU, = stawka VAT, = poziom referencyjny, = waga zdrowotna usługi = współczynnik cenowy, = współczynnik ilościowy, Powyższe dane są wyszarzane, co w istocie oznacza brak możliwości ich modyfikacji. Większą ilość informacji dotyczących wybranej usługi uzyskamy z poziomu Karty usługi, wyświetlonej za pomocą przycisku Popraw (F4). Jedyną możliwą do przeprowadzenia przez użytkownika modyfikacją jest podanie kodu pierwotnego. Uwaga: Nie ma możliwości dopisywania oraz poprawy usług w bazie BUM. Wszystkie usługi są importowane z umów, zapytań ofertowych lub bazy usług przesłanej z Narodowego Funduszu Zdrowia. Przyciski w obrębie okna Lista usług pozwalają na: Popraw (F4) przeglądanie Karty usługi oraz podanie kodu pierwotnego, Import (ShF5) import danych z Excela, Eksport do CSV (ShF11) eksport danych do pliku w formacie CSV, Drukuj (F9) wydruk wyselekcjonowanej listy usług, Zamknij zamknięcie okna Lista usług. Uwaga: W nawiasach podane są klawisze funkcyjne, umożliwiające uruchomienie danej operacji (procedury) za pomocą klawiatury. Rysunek 342 Baza Usług Medycznych POPRAWIANIE DANYCH NA KARCIE USŁUGI Opcja ta została wprowadzona w celu umożliwienia użytkownikowi systemu przejrzenia oraz poprawiania danych usługi. Po kliknięciu przycisku Popraw (F4), pojawi się Karta usługi poprawianie. Wszystkie dane znajdujące się na Karcie, które są wyszarzane, nie mogą ulegać zmianie. Użytkownik ma możliwość zmiany danych w następujących polach: = Kod pierwotny usługi, = PKWiU, = Stawka VAT. STRONA 144 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01

147 P.I. KAMSOFT WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ Rysunek 343 Przeglądanie Karty usługi Rysunek 344 Karta listy usługi - cennik WYSZUKIWANIE USŁUGI W BAZIE W celu wyszukania w bazie określonej usługi należy: ϑ= w polu Szukaj wg wybrać odpowiednie kryterium wyszukiwania: = Kod usługi, = Kod pierwotny usługi, = Nazwa usługi. ϑ= w polu obok podać kilka pierwszych znaków z wyszukiwanego zakresu. Poszukiwana usługa zostanie w ten sposób podświetlona na liście. OKREŚLANIE CENY USŁUG Świadczeniodawca może określić ceny dla każdej z usług refundowanych, które pojawią się na karcie wprowadzania wykonanej usługi bezpośrednio po wybraniu usługi szczegółowej. Cena usługi zależy od rodzaju usługi (specjalistyka, stomatologia, POZ). Aby określić cenę danej usługi należy: = na karcie Lista usług wybrać zakładkę Cennik = następnie wybrać interesującą nas usługę, = w pojawiającym się okienku kliknąć przycisk Dodaj (ShF2), = w okienku Karta ceny usługi należy wypełnić pola: Rysunek 345 Karta ceny usługi ϑ= opis dowolne określenie ceny usługi, np. cena podstawowa, cena kontraktowa ϑ= cena refundowana cena usługi zawarta w umowie z NFZ, Uwaga: W przypadku usług stomatologicznych cena określana jest na podstawie ilości punktów. = cena na cenę składają się dwie wartości: cena refundowana oraz dopłata pacjenta, = ilość. po wypełnieniu wskazanych pól zatwierdzamy przyciskiem OK. BAZA PROCEDUR MEDYCZNYCH ICD9 I BADAŃ LABORATORYJNYCH Baza procedur medycznych zawiera spis wszystkich procedur medycznych ICD9 oraz bazę badań laboratoryjnych. Aby otworzyć bazę procedur medycznych należy z menu Słowniki wybrać opcję Procedury medyczne-icd9 CM i badania laboratoryjne. W wyniku tej czynności otwarte zostanie okno ICD /INSTR-SŁOWNIKI/CZ10-01 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI STRONA 145

148 ZAKŁAD INFORMATYZACJI NFZ WYDZIAŁ SYSTEMÓW SŁUŻBY ZDROWIA P.I. KAMSOFT Podczas tworzenia kodu badania laboratoryjnego należy uzupełnić informacje na temat rodzaju badania oraz materiału do badania. Rysunek 347 Dodawanie kodu badania laboratoryjnego Rysunek 346 Baza procedur ICD9 i badań laboratoryjnych W celu wyszukania określonego kodu badania lub procedury ICD9 należy w polu poniżej listy obok pola Szukaj wg- wpisać początkowe cyfry szukanego kodu. Program automatycznie wyświetli na liście kody o podanym zakresie. W oknie tym można wprowadzić nowe badanie poprzez przycisk. W oknie STRONA 146 KS-SWD INSTRUKCJA OBSŁUGI 2150/INSTR-SŁOWNIKI /CZ10-01