I II III IV Hasło klasyfikacyjne

Transkrypt

1 I II III IV Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Stałe organy kolegialne placówki Uwagi Do kategorii kwalifikuje się dane o składzie, materiały na obrady, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy, a do kategorii dokumentację obsługi organizacyjno-technicznej (np. korespondencja operatywna w sprawach zawiadomień, rezerwacji noclegów, itp.). Dla każdego organu zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę, np Rada Pedagogiczna, Rada Rodziców, itp. 001 Komisje, zespoły własne Zespoły przedmiotowe, posiedzenia, wnioski i ich realizacja; jak przy klasie Narady pracownicze Kwalifikacja dokumentu jak przy klasie Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje Do kategorii zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii - pozostałą dokumentację 01 Organizacja 010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania Do kategorii zalicza się przepisy ogólnopaństwowe i samorządowe; do kategorii zalicza się przepisy dotyczące bezpośrednio własnej jednostki. Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu. 011 Organizacja własnej jednostki Akty erekcyjne, nadanie numeru NIP, REGON, uprawnienia, zakresy działania, zmiany organizacyjne, likwidacja, łączenie, rejestracja i odpisy z rejestrów, zmiany na stanowiskach pracy (protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy), podpis elektroniczny oraz korespondencja we wszystkich wymienionych sprawach. Dla poszczególnej dokumentacji tj. m.in. statut szkoły, regulaminy organizacyjne, dopuszcza się założenie odrębnie numerowanych podteczek, np Statut szkoły, Regulaminy organizacyjne, itp. 012 Biurowość, archiwum 0120 Przepisy kancelaryjne i Instrukcja kancelaryjna, jednolity

2 0120 Przepisy kancelaryjne i archiwalne 0121 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów Dzienniki korespondencji, pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych, rejestry faksów, poczty elektronicznej i innego typu przesyłek, terminarze, kalendarze 0122 Wzory druków i formularzy Opracowanie wzorów; Do kategorii kwalifikuje się wzory własne, a do kategorii pozostałe Rejestr, protokoły zniszczeń, ewidencja 0123 Gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania 0124 Zgubienie lub utrata akt Duplikaty dokumentów (legitymacje, karty rowerowe, świadectwa ukończenia szkoły) Księga ewidencji pieczęci i stempli, zamówienia 0126 Wzory odciskowe pieczęci i stempli, tablice urzędowe 013 Składnica akt Przepisy kancelaryjne i archiwalne 0130 Ewidencja dokumentacji składnicy akt 0131 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przy klasie 0120 Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji, protokoły zagubienia i zniszczenia dokumentacji. Sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt. np. korespondencja z Archiwum Państwowym, protokoły, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji Udostępnianie dokumentacji B2 Zezwolenia, karty lub rejestry (księgi) udostępniania akt 014 Ochrona i dostęp do informacji 0140 Ochrona danych osobowych pracowników 0141 Ochrona danych osobowych uczniów 0142 Ochrona informacji niejawnych 0143 Udostępnianie informacji publicznej 015 Pełnomocnictwa i upoważnienia rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, inne instrukcje dot.postępowania z dokumentacją oraz korespondencja w tych sprawach Oświadczenia odkładane są do teczek akt osobowych Oświadczenia rodziców uczniów na udostępnianie danych osobowych np. BIP 02 Akty normatywne, obsługa prawna 020 Akty normatywne własne Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu

3 0200 Zarządzenia Dyrektora szkoły 0201 Decyzje Dyrektora szkoły 0202 Polecenia/ komunikaty służbowe 021 Akty normatywne obce Pełna dokumentacja dotycząca poleceń/ komunikatów służbowych 0210 Uchwały Rady Miasta Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu. Do kategorii kwalifikuje się uchwały i zarządzenia dotyczące Gimnazjum nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. W. Korfantego w Mysłowicach; pozostałe kwalifikuje się do kategorii 0211 Zarządzenia Prezydenta Miasta 022 Opinie prawne 023 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym Jak przy klasie 0210 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 03 Planowanie, sprawozdawczość, statystyka, analizy 030 Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości 031 Plany i sprawozdania własne - ankiety 032 Statystyka SIO, GUS, MEN Do kategorii zalicza się opracowania własne, a do kategorii opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej przepisu. 04 Informatyka 040 Umowy i licencje na oprogramowanie 041 Ewidencja stosowanych systemów i programów 042 Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu Do kategorii kwalifikuje się instrukcje eksploatacji systemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa

4 oraz archiwizowania zbiorów danych, a także ewidencję stosowanych systemów i programów oraz zbiory danych na nośnikach (tzw. Banki danych); do kategorii kwalifikuje się dokumentację organizacji prac eksploatacyjnych (oferty, zlecenia korespondencja, notatki, plany pracy, harmonogramy, protokoły odbioru prac, raporty, itp.) oraz dokumentację ustalania uprawnień dostępu do danych i systemów (okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień do dostępu) 043 Strony WWW / redagowanie stron internetowych 05 Skargi i wnioski Rejestr skarg i wniosków, ich załatwianie oraz ewidencja 06 Popularyzacja. Informacje. Promocja. 060 Promocja, popularyzacja 061 Udział w wystawach, targach, pokazach Na każde wydarzenie prowadzi się oddzialną teczkę; do kategorii zalicza się programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty, plakaty, ulotki, nagrania, itp., a do kategorii korespondencję związaną z techniczną i organizacyjną obsługą 07 Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Współdziałanie z instytucjami krajowymi 070 do kategorii należy zakwalifikować opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii pozostałe dokumenty. Dla poszczególnych organów, urzędów, władz można zakładać odrębnie numerowane podteczki. 071 Współdziałanie ze związkami zawodowymi i organizacjami społecznymi 072 Współdziałanie z zagranicą Jak przy klasie Programy i projekty zewnętrzne W tym ze środków Unii Europejskiej, obsługa finansowa patrz klasa Kontrole planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03; nadzór 080 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli pedagogiczny przy klasie 41 Przepisy i ustalenia własne i zewnętrzne

5 081 Książki kontroli 082 Kontrole zewnętrzne w placówce Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną sprawę 083 Kontrole wewnętrzne Kontrola zarządcza itp. 1 KADRY 10 Zasady pracy i płacy Dotyczące własnych pracowników 100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu; przepisy własne - kategoria, zewnętrzne - kategoria 101 Przepisy, zasady, wyjaśnienia i interpretacje własne dotyczące pracy i płacy Regulaminy pracy, regulaminy premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady dotyczace stawek i dodatków, wykazy etatów oraz korespondencja w w/w sprawach 11 Zatrudnianie 110 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 111 Akta konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych 1100 Zapotrzebowanie i nabór B2 Konkursy, ogłoszenia, korespondencja 1101 Zatrudnianie pracowników B2 Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt 1102 Konkursy i nominacje na stanowiska osobowych Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych 1103 Zatrudnianie w godzinach B2 nadliczbowych 1104 Staże absolwenckie Jak przy klasie Zwalnianie pracowników B2 Jak przy klasie Wolontariat 0 Opinie o pracownikach 112 Awansowanie 1120 Awansowanie pracowników niepedagogicznych 1121 Awans zawodowy nauczyciela Np. Karta oceny pracy, ocena dorobku zawodowego, ocena pracy pracownika samorządowego. Jak przy klasie 110 Jak przy klasie 110 Wniosek, przebieg stażu przydzielenie opiekuna stażu, ocena dorobku zawodowego itp.. Jak przy klasie Prace komisji kwalifikacyjnej 0 W tym rejestr zaświadczeń 1123 Rejestr aktów nadania stopnia nauczyciela kontraktowego 0 Jak przy klasie 110

6 113 Prace zlecone, dodatkowe 0 Do kategorii 0 kwalifikuje się dokumentację prac zleconych ze składnami ZUS; pozostałą dokumentację kwalifikuje się do kategorii 114 Nagrody, odznaczenia, kary 1140 Nagradzanie pracowników pedagogicznych 1141 Nagradzanie pracowników niepedagogicznych Wnioski, decyzje, pisma; kopie w aktach osobowych ( dodatek motywacyjny, nagrody dyrektora, premie, nagrody jubileuszowe) Wnioski, decyzje, pisma; kopie w aktach osobowych ( dodatek motywacyjny, nagrody dyrektora, premie, nagrody jubileuszowe) 1142 Odznaczenia państwowe, wnioski samorządowe i inne 1143 Kary dyscyplinarne i inne B* *okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa pracy i Karty Nauczyciela; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie Postępowanie dyscyplinarne 115 Szkolenia pracowników oferty szkoleń; korespondencja dotycząca szkoleń. Kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych. 116 Samokształcenie, dokształcanie nauczycieli 117 Wojskowe sprawy pracowników Jak przy klasie Ewidencja osobowa, 120 Akta osobowe pracowników 1200 Akta osobowe pracowników pedagogicznych 1201 Akta osobowe pracowników niepedagogicznych 0 0 dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy. Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem. 121 Pomoce ewidencyjne do akt 0 Skorowidze, księgi ewidencyjne, karty personalne, rejestry, itp. osobowych 122 Legitymacje służbowe Rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone leg.

7 123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 124 Świadectwa pracy np. o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 131 Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy 132 Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej 133 Wypadki przy pracy, choroby zawodowe 134 Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe Do kategorii zalicza się własne przepisy, a do kategorii przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. Kartoteki pracowników; zakup środków ochronnych; przepisy własnej placówki i ich zastosowanie oraz inne zasadnicze sprawy dotyczące zwalczania wypadków przy pracy i chorób zawodowych Protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków kwalifikowany jest do kategorii ; pozostałe wypadki do kategorii np. ryzyko zawodowe, skierowania na badania, karty badań okresowych 14 Dyscyplina pracy, urlopy 140 Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, delegacji, prac dodatkowych, czasu pracy Do kategorii zalicza się opracowania własne, a do kategorii opracowania obce. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 141 Dowody obecności w pracy 1410 Listy obecności B Książka wyjść B Karty ewidencyjne czasu pracy 142 Harmonogramy pracy 143 Delegacje 1430 Ewidencja delegacji służbowych B3 B3 Rachunki kosztów delegacji należą do dowodów księgowych - kategoria

8 1431 Oddelegowanie pracowników B3 144 Absencja Absencja chorobowa 145 Urlopy pracownicze 1450 Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych 1451 Urlopy płatne Urlopy okolicznościowe, macierzyńskie, dla poratowania zdrowia, wolne z tytułu opieki nad dzieckiem zdrowym, szkolne. Dla każdego rodzaju urlopu można tworzyć odrębnie numerowane podteczki 1452 Urlopy bezpłatne W tym wychowawczy 146 Rozliczenie czasu pracy pracowników 1460 Godziny nadliczbowe 1461 Praca w porze nocnej 147 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej Postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji niejawnych, certyfikaty dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się od roku następnego po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu do informacji niejawnych 15 Sprawy socjalno bytowe pracowników 150 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych 151 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 1510 Dofinansowanie do wypoczynku 1511 Imprezy kulturalno - oświatowe Do kategorii zalicza się własne ustalenia, np.. Regulaminy gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych, a do kategorii przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu Zapomogi losowe, socjalne, pomoc rzeczowa i finansowa 1513 Kartoteki pracowników 1514 Opieka nad emerytami, rencistami i inwalidami 1515 Wykorzystanie środków ZFŚS Odpisy, sprawozdania, plany wykorzystania funduszu, korespondencja, itp. Do kategorii zalicza się sprawozdania, plany dochodów i wydatków; do kategorii pozostała dokumentacja 152 Pomoc zdrowotna dla nauczycieli 16 Emerytury, renty, ubezpieczenia

9 160 Emerytury i renty B2 wnioski o emeryturę lub rentę, korespondencja z ZUS 161 Ubezpieczenie społeczne Zgłoszenia i zmiany do ZUS 162 Legitymacje 163 ubezpieczeniowe Ubezpieczenie zbiorowe pracowników Ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Administracja nieruchomościami 200 Podstawowe zasady gospodarowania przepisy własne - kategoria, zewnętrzne - kategoria 201 Dokumentacja budynku Dokumentacja prawna i techniczna, jest przechowywana przez cały okres posiadania obiektu 202 Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów i lokali jednostkom i osobom 203 Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne 204 Eksploatacja nieruchomości 2040 Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń 2041 Dokumentacja techniczna prac remontowych 2042 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń. Umowy najmu pomieszczeń Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu. m.in. protokoły z przeglądu stanu sprawności technicznej, przeglądy, protokoły Zlecenia, umowy z wykonawcami, kosztorysy, protokoły odbioru prac, faktury. Dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez pięć lat od momentu jego utraty. Korespondencja dot.konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie, itp. 205 Podatki i opłaty publiczne Deklaracja na podatek od nieruchomości 21 Zamówienia publiczne 210 Ogólne zasady organizowania zamówień publicznych Do kategorii zalicza się opracowania własne, a do kategorii opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 211 Dokumentacja zamówień publicznych W tym rejestr zamówień publicznych; na dokumentację zamówień składają się: wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły komisji, odwołania,

10 212 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych korespondencja. Dla każdego zamówienia prowadzi się oddzielną teczkę. 22 Gospodarka materiałowa 220 Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych 221 Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi 222 Certyfikaty i atesty 223 Konserwacja i remonty środków trwałych 224 Dokumentacja technicznoeksploatacyjna środków trwałych Dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe Raporty, sprawozdania Opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji środka trwałego. 23 Inwestycje i remonty budowlane protokoły konieczności; kosztorysy, zlecenia, umowy, protokoły odbioru, itp 24 Ochrona mienia 240 Ochrona przeciwpożarowa Instrukcja bezp. pożarowego, sprawozdania z próbnej ewakuacji, protokoły przeglądu gaśnic, hydrantów, interwencje straży p. poż., itp. 241 Obrona cywilna Plan obrony cywilnej, korespondencja dotycząca obrony cywilnej 242 Monitoring placówki 243 Ubezpieczenia rzeczowe 244 Strzeżenie mienia własnej jednostki Plany ochrony obiektów, rejestr wejść na teren budynku, dokumentacja służby wartowniczej (harmonogramy dyżurów, dzienniki służby), przepustki, ewidencja, upoważnienia, itp. Okres przechowywania liczysię od momentu utraty mocy obowiązującego planu. 25 Źródła zaopatrzenia Zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami 26 Ochrona środowiska 260 Sprawy związane z ochroną środowiska Wyjasnienia, interpretacje, opinie, akty prawne zewnętrzne dotyczace kształtowania i ochrony środowiska; korespondencja w sprawach ochrony środowiska

11 261 Kształtowanie postaw proekologicznych akcje i projekty dotyczące ochrony środowiska i postaw proekologicznych 3 EKONOMIKA 30 Planowanie i wykonanie budżetu 300 Opracowanie i materiały dotyczące budżetu 301 Informacja o stanie mienia komunalnego 302 Budżet i jego zmiany 303 Rozliczanie dochodów i wydatków 3030 Rozliczenie wydatków Np. kopie faktur, rachunków 3031 Wydatki strukturalne 3032 Rozliczenie dochodów 304 Sprawozdania z wykonania budżetu Sprawozdania roczne kwalifikowane są do do kategorii, a pozostałe do kategorii 31 Fundusze, dochody i środki z programów i projektów zewnętrznych 310 Zasady gospodarowania funduszami, dochodami i środkami z programów i projektów zewnętrznych 311 Obsługa finansowa funduszy i dochodów własnych Do kategorii zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. W obrębie klasy można dokonać podziału według poszczególnych funduszów (np. mieszkaniowy) i dochodów 32 Gospodarka pozabudżetowa 320 Zasady gospodarki pozabudżetowej 321 Sponsoring, pomoc rzeczowa i finansowa dla szkoły W tym korespondencja w sprawach gospodarki pozabudżetowej 33 Płace Zaświadczenia o płacach klasa Dokumentacja służąca sporządzaniu listy płac pracowników pedagogicznych 331 Dokumentacja służąca sporządzaniu listy płac prac administracji i obsługi

12 332 Listy płac pracowników pedagogicznych 333 Listy płac pracowników administracyjno obsługowych Rachunkowość, księgowość 340 Rejestr wystawionych rachunków Np. za najem pomieszczeń 341 Dowody księgowe Np. noty korygujące, uzgodnienie sald 35 Inwentaryzacja 350 Ogólne zasady inwentaryzacji Własne-kategoria ; zewnetrzne -kategoria 351 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych Korespondencja; m.in.rejestry przychodów i rozchodów pozostałych środków trwałych, ewidencja ilościowa środków wydanych do bezpośredniego użytku; do poszczególnych rejestrów dopuszcza się zakładanie odrębnie numerowanych podteczek 352 Wycena i przecena Arkusze kalkulacyjne środków trwałych, tabele amortyzacyjne 353 Spisy, protokoły i sprawozdania z inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 354 Upłynnianie ruchomości, materiałów, narzędzi Protokoły kasacyjne, ekspertyzy 355 Księga inwentarzowa Księga środków trwałych, księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych, księga inwentarzowa ilościowa pozostałych środków trwałych. Dla poszczególnych ksiąg dopuszcza się zakładanie odrębnie numerowanych podteczek 4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE 40 Przepisy prawne dotyczące oświaty, Własne-kategoria ; zewnetrzne -kategoria 41 Nadzór pedagogiczny 410 Nadzór wewnętrzny Hospitacje, plan nadzoru itp. 411 Nadzór zewnętrzny KO, UM

13 42 Organizacja i programy pracy dydaktycznowychowawczej 420 Organizacja pracy w szkole 4200 Plany i programy nauczania i wychowania Organizacja roku szkolnego 4201 Do kategorii zalicza się projekty organizacyjne, aneksy; a do kategorii tygodniowe rozkłady zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, księgi zastępstw itp. Dla każdego roku szkolnego zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę, np Organizacja roku szkolnego 2011/2012, Organizacja roku szkolnego 2012/2013, itd. 421 Przydziały czynności 422 Innowacje i eksperymenty pedagogiczne, dydaktycznowychowawcze, programowe i organizacyjne w placówce Do kategorii zostaną zakwalifikowane np. innowacje, programy edukacyjne własne, natomiast zewnętrzne do kategorii 423 Programy edukacyjne Jak przy klasie Indywidualny tok nauki m.in. wnioski i decyzje 425 Projekty edukacyjne Zespołowe prace uczniów prowadzone pod kierunkiem nauczyciela, których dokumentacja pozostaje w szkole 426 Badania edukacyjne opracowania/analizy końcowe - kategoria 43 Uczniowie 430 Realizacja obowiązku szkolnego 4300 Ewidencja dzieci i młodzieży Wykaz z UM, korespondencja z UM podlegających obowiązkowi szkolnemu 4301 Zawiadomienia o przyjęciu/ przekazaniu ucznia 4302 Odroczenia, zwolnienia z obowiązku szkolnego oraz skreślenia z listy uczniów 4303 Postępowanie egzekucyjne w zakresie dopełnienia obowiązku szkolnego 4304 Skierowanie do kształcenia specjalnego 4305 Nauczanie indywidualne i poza szkołą 4306 Zwolnienia z zajęć np. religia, w-f, drugi język

14 4307 Korespondencja z rodzicami np.informacje dotyczące postępów w nauce dzieci, prośby do rodzicó/opiekunów prawnych o 4308 Wcześniejsze rozpoczęcie nauki 431 Nabór uczniów i ich pobyt w placówce 4310 Przepisy dot. naboru i pobytu uczniów w placówce 4311 Rekrutacja kontakt ze szkołą m.in. wnioski i decyzje Do kategorii zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu Teczki osobowe uczniów Teczki na dokumentację ucznia składaną w momencie rekrutacji i zwracaną po zakończeniu pobytu w placówce. Pozostawia się do kategorii potwierdzenia zwrotu akt Legitymacje szkolne Rejestr 4314 Przeniesienia uczniów w obrębie placówki 4315 Nagradzanie i karanie uczniów 4316 Opinie o uczniach 4317 Zaświadczenia dla uczniów 44 Realizacja pracy dydaktyczno - wychowawczej 440 Egzaminy szkolne Szkolne, próbne, klasyfikacyjne, poprawkowe, sprawdzające, dopuszcza się zakładanie podteczek dla poszczególnych rodzajów egzaminów, przy czym protokoły z niektórych egzaminów należy dołączyć do arkuszy ocen (zgodnie z przepisami) 441 Egzaminy zewnętrzne Egzamin gimnazjalny, protokoły 442 Egzaminy inne np. egzamin na kartę rowerową 443 Konkursy, olimpiady, konkursy przedmiotowe 444 Dokumentacja przebiegu nauczania i wychowania 4440 Księga uczniów 0 Do kategorii zostanie zakwalifikowana dokumentacja konkursów, olimpiad (w tym regulaminy) organizowanych przez Gimnazjum nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. W. Korfantego w Mysłowicach, pozostała dokumentacja - kategoria

15 4441 Księga ewidencji dzieci Arkusze ocen Dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć 4444 Potwierdzenie odbioru świadectwa ukończenia szkoły 4445 Rejestr odbioru dokumentów szkolnych 4446 Odpisy dokumentacji przebiegu nauczania 445 Losy absolwentów 446 Opieka higieniczno lekarska uczniów i bezpieczeństwo 4460 Działalność prozdrowotna 4461 Ubezpieczenie uczniów Księgi arkuszy ocen; po upływie 50 lat a przedwystąpieniem o zgodę na zniszczenie arkuszy ocen należy je przejrzeć celem sprawdzenia czy nie znajdują się w nich nazwiska sławnych i znanych osobistości. Świadectwa, zaświadczenia OKE, kopia arkusza ocen (dokumentacja składana przy przyjęciu ucznia do szkoły) w tym korespondencja 4462 Wypadki uczniów Analizy wypadkowości; do kategorii zostanie zakwalifikowany rejestr wypadków oraz dokumentacja dotycząca wypadków zbiorowych, śmiertelnych, powodujących inwalidztwo, pozostałe wypadki do kategorii 4463 Wewnętrzna, indywidualna dokumentacja medyczna pacjentów 4464 Dokumentacja zbiorcza gabinetu 4465 Udostępnianie dokumentacji medycznej 447 Działalność psychologa, pedagoga szkolnego 4470 Współpraca z Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczną 4471 Współpraca z sądem, policją i innymi instytucjami 4472 Profilaktyka przeciwdziałanie patologii, przestępczości, uzależnieniom 4473 Pomoc psychologiczno - pedagogiczna 4474 Poradnictwo zawodowowychowawcze B20 B20 B20 Księgi, rejestry, formularze, kartoteki Np. opinie o dostosowaniu wymagań edukacyjnych Sprawy sądowe itp. Świetlica socjoterapeutyczna, inne programy profilaktyczne Indywidualne karty obserwacji IPET

16 4475 Działalność pedagoga szkolnego 448 Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe 4480 Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w placówce 4481 Udział w obcych imprezach i zajęciach poza szkołą lub placówką 4482 Imprezy i zajęcia obce na terenie szkoły 4483 Wycieczki, wyjazdy i obozy szkolne 4484 Organizacja kursów rowerowych i motorowerowych m.in. widowiska, sztuki, teatralne, pogadanki, itp. w tym ewidencja wydanych kart rowerowych i motorowerowych 449 Świadczenia dla uczniów, pomoc socjalna 4490 Stypendia za wyniki w nauce, osiągnięcia sportowe i inne 4491 Stypendia szkolne, wyprawki w tym wypłacane z innych jednostek 4492 Inna pomoc materialna i rzeczowa 4493 Dożywianie żywienie MOPS, programy rządowe (owoce, mleko) 45 Żywienie uczniów 450 Działalność stołówki szkolnej/ kuchni 451 Rejestr umów - dożywianie Umowy, decyzje MOPS 452 Miesięczne zestawienie frekwencji 5 ŚRODKI NAUCZANIA. BAZA DYDAKTYCZNO- WYCHOWAWCZA 50 Pomoce naukowe 51 Biblioteka szkolna 510 Ewidencja zbiorów bibliotecznych 511 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych 512 Udostępnienie własnych zbiorów bibliotecznych 513 Ewidencja wypożyczeń 0 Księgi, katalogi Zakupy, prenumeraty, dary Karty czytelników, bazy danych rewersy

17 514 Brakowanie zbiorów, B3 weryfikacja przydatności 515 Wymiana międzybiblioteczna 52 Pracownie szkolne 6 ŻYCIE SZKOLNE 60 Samorząd uczniowski 61 Gazetka szkolna 62 Kroniki i monografie 63 Akcje i imprezy uczniowskie 64 Uroczystości szkolne i rocznicowe Do kategorii zalicza się programy imprez; pozostała dokumentacja kategoria 7 SPRAWY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH 70 Ewidencja osób niepełnosprawnych 71 Przepisy dotyczące spraw osób niepełnosprawnych 72 Rehabilitacja osób niepełnosprawnych 73 Orzeczenia o stopniu niepełnosprawności Do kategorii zalicza się przepisy wydane przez placówkę, a do kategorii opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. PFRON, deklaracje, korespondencja dotycząca spraw osób niepełnosprawnych

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35