II. M A G A Z Y N. q Przeznaczenie modu³u q Podstawowe pojêcia q Wykaz funkcji q Pierwsze czynnoœci q Codzienna eksploatacja q Pytania i odpowiedzi

Transkrypt

1 II. M A G A Z Y N q Przeznaczenie modu³u q Podstawowe pojêcia q Wykaz funkcji q Pierwsze czynnoœci q Codzienna eksploatacja q Pytania i odpowiedzi

2 Schemat funkcjonalny modu³u MAGAZYN

3 SPIS TREŒCI II.1. PRZEZNACZENIE MODU U... II-5 II.2. PODSTAWOWE POJÊCIA MODU U... II-6 MAGAZYN... II-6 KARTOTEKA PRODUKTÓW... II-6 KARTOTEKA MAGAZYNOWA... II-7 KARTA PRODUKTU... II-8 WYKAZ DOSTAW... II-8 KARTOTEKA KLIENTÓW... II-9 DOKUMENTY OBROTOWE... II-10 RODZAJ OPERACJI... II-11 ZATWIERDZANIE DOKUMENTU... II-11 KSIÊGOWANIE DOKUMENTU... II-12 II.3. WYKAZ FUNKCJI... II-13 II.4. PIERWSZE CZYNNOŒCI... II-19 UTWORZENIE EWIDENCJI MAGAZYNÓW (JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH)... II-19 ZDEFINIOWANIE KODÓW RODZAJÓW OPERACJI... II-20 ZDEFINIOWANIE KODÓW PODATKU VAT / MAR Y HURTOWEJ / MAR Y DETALICZNEJ / MAR Y MINIMALNEJ... II-22 ZDEFINIOWANIE KODÓW RODZAJÓW KLIENTÓW... II-22 TABELA SWW-KWIU... II-22 WPROWADZANIE BILANSU OTWARCIA... II-23 WPROWADZANIE PRODUKTÓW DO KARTOTEKI MAGAZYNOWEJ... II-24 WYDRUKOWANIE BILANSU OTWARCIA... II-31 ZAKOÑCZENIE BILANSU OTWARCIA... II-32 II.5. CODZIENNA EKSPLOATACJA... II-33 WPROWADZANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH... II-33 DOKUMENTY POWSTAJ CE AUTOMATYCZNIE W INNYCH MODU ACH... II-39 DOKUMENTY POWSTAJ CE AUTOMATYCZNIE W MODULE MAGAZYN W FUNKCJACH INWENTARYZACJI I PRZESZACOWANIA STANÓW... II-40 EKSPORT/IMPORT DOKUMENTÓW... II-41 OBS UGA ZBIORÓW TEKSTOWYCH... II-42 GENEROWANIE NOWYCH DOKUMENTÓW NA PODSTAWIE ISTNIEJ CYCH DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH... II-45 DRUKOWANIE DOKUMENTÓW... II-45 AKTUALIZACJA STANÓW MAGAZYNOWYCH... II-46 USTALENIE CENY DLA DOKUMENTÓW ROZCHODOWYCH... II-47 KONTROLA POPRAWNOŒCI DOKUMENTÓW... II-48 ROZDZIELENIE DOKUMENTÓW JEDNOSTRONNYCH NA DWUSTRONNE... II-48 AKTUALIZACJA KARTOTEKI MAGAZYNOWEJ PRZY ZATWIERDZANIU DOKUMENTU... II-49 II-1

4 AKTUALIZACJA KARTOTEKI PRODUKTÓW PRZY ZATWIERDZANIU DOKUMENTU... II-49 PRZEPISANIE ZATWIERDZANYCH DOKUMENTÓW DO ZBIORU DOKUMENTÓW ZATWIERDZONYCH... II-50 AUTOMATYCZNE NALICZANIE CEN W KARTOTECE PRODUKTÓW... II-50 KALKULACJA CEN NA POZIOMIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH.... II-52 WYDRUK PRZYWIESZEK NA PRODUKTY... II-53 ZAK ADANIE NOWEJ KARTY PRODUKTU... II-55 ZAK ADANIE NOWEJ KARTY MAGAZYNOWEJ... II-60 WPROWADZENIE SUBSTYTUTU... II-63 REZERWACJA TOWARÓW W MAGAZYNIE... II-64 PRZEGL DANIE STANÓW MAGAZYNOWYCH... II-66 PRZEGL DANIE STANÓW PRODUKTÓW CA EJ FIRMY... II-66 PRZEGL DANIE OBROTÓW DOSTAWCÓW I KLIENTÓW... II-67 OBS UGA KODÓW KRESKOWYCH Z POZIOMU KARTOTEKI PRODUKTÓW... II-68 HISTORIA PRODUKTU... II-68 WYDRUK ETYKIETY NA PRODUKTY Z POZIOMU KARTOTEKI PRODUKTÓW... II-69 OBLICZANIE STANU MINIMALNEGO I MAKSYMALNEGO NA PODSTAWIE OBROTÓW I DODATKOWYCH PARAMETRÓW OBS UGIWANYCH W KARTOTECE MAGAZYNOWEJ... II-70 JEDNOCZESNA OBS UGA KILKU MIESIÊCY MAGAZYNOWYCH... II-72 PRZECENA (PRZESZACOWANIE) STANÓW... II-72 INWENTARYZACJA... II-74 ZAMKNIÊCIE MIESI CA... II-76 ZAMKNIÊCIE ROKU... II-77 KONTROLA KARTOTEK... II-78 KONTROLA STANÓW KP Z KM... II-78 KONTROLA STANÓW KM ZE SPECYFIKACJAMI DOSTAW... II-79 KONTROLA CENY KARTOTEKOWEJ W KP WG KM... II-79 KONTROLA CEN W KM Z CENAMI ZE SPECYFIKACJI DOSTAW... II-79 RAPORT O CENACH PRODUKTÓW... II-79 KONTROLA JEDNOSTKI MIARY W KM Z KP... II-79 KONTROLA REZERWACJI NA DOKUMENTY ROZCHODOWE... II-79 NAPRAWA KARTOTEK... II-79 NALICZANIE STANÓW KP Z KM... II-80 NALICZANIE STANÓW KM ZE SPECYFIKACJI DOSTAW... II-80 NALICZANIE CENY KARTOTEKOWEJ W KP WG KM... II-81 NALICZANIE CEN W KM Z CEN ZE SPECYFIKACJI DOSTAW... II-81 NALICZANIE REZERWACJI... II-81 PRZENOSZENIE JEDNOSTKI MIARY Z KP DO KM... II-81 NALICZANIE STANU MIN/MAX W KP WG KM... II-81 NALICZANIE STANU MIN/MAX W KM WG OBROTÓW... II-81 DOSTOSOWANIE PRACY MODU U DO SPECYFIKI FIRMY - PARAMETRY SYSTEMU... II-82 WYDRUKI... II-93 II-2

5 II.6. PYTANIA I ODPOWIEDZI... II-105 Kiedy mo na usun¹æ kartê produktu z Kartoteki Magazynowej?... II-105 Jak usun¹æ nie u ywan¹ kartê produktu z Kartoteki Magazynowej?... II-105 Jak usun¹æ nie u ywan¹ kartê produktu z Kartoteki Produktów?... II-105 Jak uzyskaæ zestawienie o zrealizowanej mar y na sprzeda y?... II-106 Jakie zestawienie najlepiej wykorzystaæ do wspomagania tworzenia zamówieñ dla dostawców?... II-106 Czy mo na zablokowaæ dostêp do pewnych funkcji niektórym u ytkownikom?... II-106 Co zrobiæ, gdy iloœæ w obrotach miesiêcznych i rocznych w Kartotece Magazynowej nie zgadza siê z obrotami z dokumentów dostêpnymi na klawiszu F4?... II-107 Kiedy mo na skasowaæ lub zaktualizowaæ zatwierdzony dokument magazynowy?... II-107 II-3

6 II.1. PRZEZNACZENIE MODU U Modu³ MAGAZYN jest przeznaczony do obs³ugi gospodarki magazynowej w firmie. W module wpisujemy ró nego rodzaju dokumenty magazynowe. Samo wprowadzenie dokumentu nie powoduje adnych widocznych efektów w kartotekach i rejestrach. Dokumenty s¹ bowiem wprowadzane najpierw do zbiorów roboczych, a potem - poprzez zatwierdzenie - do Zbioru Obrotów. Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu nastêpuje aktualizacja wielu informacji w kartotekach np. zmiana stanów magazynowych. Dokumenty magazynowe mo emy drukowaæ zarówno przed jak i po zatwierdzeniu. Do modu³u MAGAZYN przekazywane s¹ równie dokumenty, które powsta³y w innych modu³ach, np. dokument PZ tworzony w module ZAKUP. Ich pojawienie siê w module MAGAZYN nie wp³ywa na iloœæ i wartoœæ produktów w magazynach, s¹ bowiem wprowadzane do zbiorów dokumentów roboczych. Z dokumentami tymi postêpujemy tak samo, jak z wprowadzonymi bezpoœrednio w module MAGAZYN. Dla ka dego towaru prowadzimy Kartotekê Produktów oraz Kartoteki Magazynowe. Inne wa ne funkcje modu³u to inwentaryzacja i przecena produktów. Czynnoœciom tym towarzyszy automatyczne utworzenie odpowiednich dokumentów. Modu³ MAGAZYN umo liwia uzyskanie szeregu aktualnych informacji, np.: o stanie towarów w firmie, o iloœciach poni ej stanu minimalnego lub powy ej stanu maksymalnego, o obrotach i towarach nie wykazuj¹cych ruchu. Proponujemy wykorzystanie tego modu³u w magazynach firmy. II-5

7 II.2. PODSTAWOWE POJÊCIA MODU U Zanim przyst¹pimy do opisania dzia³ania wa niejszych funkcji modu³u MAGA- ZYN, przedstawimy podstawowe pojêcia, którymi bêdziemy siê pos³ugiwaæ. S¹ nimi: Magazyn Magazyn jest wydzielon¹ jednostk¹ organizacyjn¹, obs³ugiwan¹ przez modu³. Magazyn jest okreœlany przez dwa parametry: Kod Nazwa Jest to numer magazynu. Nazwa charakteryzuj¹ca magazyn. Magazyny zalecamy wprowadziæ do modu³u MAGAZYN przed przyst¹pieniem do Bilansu Otwarcia (Administracja -> Obs³uga kodów -> Dopisz). Kartoteka Produktów Kartoteka Produktów zawiera karty wszystkich produktów znaduj¹cych siê we wszystkich magazynach obs³ugiwanych przez modu³. Podstawowymi identyfikatorami towaru s¹: Indeks Indeks towaru jest jednoznacznym jego identyfikatorem w ca³ym systemie SM-BOSS. Ka dy produkt mo na znaleÿæ w systemie pos³uguj¹c siê jego indeksem. Nazwa towaru Jest drugim identyfikatorem towaru. Wyszukiwanie towaru mo na te przeprowadziæ wed³ug nazwy. W przypadku faktur obcojêzycznych w drugiej linii nazwy produktu mo na wpisaæ tekst w jêzyku obcym. II-6

8 Karta towaru zawiera wszystkie podstawowe dane charakteryzuj¹ce dany produkt wraz z sumarycznymi informacjami o stanie i obrotach tego produktu. Kartoteka Magazynowa Zawiera karty produktów w poszczególnych magazynach. Danymi identyfikacyjnymi dla karty produktu w magazynie s¹: Magazyn Indeks Numer magazynu, w którym znajduje siê produkt. Indeks produktu, którego dotyczy karta magazynowa; jednoznaczny identyfikator produktu. Karta produktu w magazynie - poza danymi identyfikacyjnymi - zawiera informacje o: œredniej cenie kartotekowej produktu w danym magazynie, stanie aktualnym, stanie na pocz¹tek roku i sumarycznych obrotach rocznych, stanie na pocz¹tek miesi¹ca i sumarycznych obrotach miesiêcznych. W Kartotece Magazynowej wartoœci s¹ podawane wed³ug przyjêtych cen kartotekowych. Modu³ MAGAZYN oferuje trzy systemy cen kartotekowych: 1) wed³ug cen ewidencyjnych sta³ych - cena produktu o danym indeksie jest sta³a, mo na j¹ zmieniæ jedynie poprzez przecenê; wszystkie przychody i rozchody magazynowe tego produktu s¹ wykonywane w tej cenie, 2) wed³ug cen œredniowa onych - produkt w magazynie ma cenê œredni¹, wyliczan¹ na podstawie cen z dokumentów przychodowych; rozchody magazynowe wykonywane s¹ wed³ug aktualnej ceny œredniowa onej, II-7

9 3) system FIFO - FIRST INPUT FIRST OUTPUT - pierwsze wesz³o, pierwsze wysz³o (dawna cena ruchoma ) - system charakteryzuje siê tym, e karta magazynowa ka dego produktu posiada wykaz nierozchodowanych dostaw, których suma daje aktualny stan produktu w magazynie; przychód do magazynu rejestrowany jest wed³ug cen zakupu jako kolejna dostawa; rozchód z magazynu wykonywany jest wed³ug cen najstarszej dostawy, w razie potrzeby - je eli najstarsza dostawa nie wystarczy na pokrycie ca³ego rozchodu - pobierane s¹ ceny z kolejnych dostaw; cena wykazywana w karcie magazynowej produktu jest informacyjn¹ cen¹ œredni¹, jest ona wyliczana ponownie po ka dym obrocie magazynowym. Wyboru systemu cen kartotekowych, obowi¹zuj¹cego dla ca³ego systemu SM- BOSS, dokonujemy podczas instalacji. Karta Produktu Kart¹ produktu jest zestaw informacji dla okreœlonego indeksu i nazwy produktu w Kartotece Produktów oraz zestaw informacji dla okreœlonego magazynu i indeksu produktu w Kartotece Magazynowej. Wykaz dostaw Jest to specyfikacja nierozchodowanych dostaw, sk³adaj¹ca siê na stan danego produktu w danym magazynie. Dostawy s¹ uporz¹dkowane wed³ug daty dostawy, któr¹ okreœla data dokumentu magazynowego powoduj¹cego przychód do magazynu i numer kolejnej dostawy w tym dniu. Ka dy rozchód magazynowy zmniejsza stan kolejnych dostaw licz¹c od najstarszej. Dostawy ca³kowicie rozchodowane s¹ usuwane z wykazu dostaw, z wyj¹tkiem ostatniej. Z ka d¹ dostaw¹ zwi¹zana jest cena zakupu, bêd¹ca cen¹ kartotekow¹ danej dostawy. Dla ka dej dostawy mo e te byæ okreœlona ró na cena sprzeda y. II-8

10 Kartoteka Klientów Kartoteka ta zawiera dane o dostawcach i klientach wprowadzane na ogó³ w innych modu³ach systemu SM-BOSS. Najwa niejsze z nich to: Symbol Miasto Symbol dostawcy/klienta jest jego jednoznacznym identyfikatorem w Kartotece Klientów. Symbol powinien byæ tak dobrany, by kojarzy³ siê nam z klientem, st¹d nie polecamy stosowania cyfr. W symbolu nie powinny wystêpowaæ spacje pomiêdzy znakami (patrz: OII.2. Symbol klienta). Mamy tu wpisan¹ siedzibê klienta. Miasto stanowi dodatkowy identyfikator klienta, wed³ug którego mo emy go szukaæ w kartotece. Konto ksiêgowe Jest to numer klienta, na podstawie którego tworzone jest analityczne konto rozrachunkowe w planie kont w module FINANSE. Pozosta³e informacje opisuj¹ce dostawcê/klienta to: - nazwa, - bran a, - szczegó³owy adres (kod pocztowy, województwo, ulica, numer domu), - numer telefonu, faxu, - nazwisko osoby, z któr¹ mo emy siê kontaktowaæ, wraz z zajmowanym przez ni¹ stanowiskiem, - nazwê banku i numer konta, - numer podatnika VAT (NIP), numer REGON i PESEL, - uwagi. II-9

11 W kartotece za pomoc¹ klawiszy specjalnych mo emy ponadto uzyskaæ (pomoc na klawiszu F1): Podgl¹d obrotów wartoœciowych Dla danego klienta otrzymujemy wykaz dokumentów magazynowych, zawieraj¹cych jego symbol, znajduj¹cych siê w zbiorze dokumentów zatwierdzonych, w archiwum lub w zbiorze dokumentów roboczych wraz z wartoœci¹ magazynow¹ tych dokumentów. Podgl¹d obrotów towarowych Dla danego klienta otrzymujemy informacjê, jakie produkty (indeks, nazwa) otrzymaliœmy od niego lub jakie produkty mu sprzedaliœmy. Specyfikacje rezerwacji Dla danego klienta otrzymujemy informacjê, jakie produkty (indeks, iloœæ) zosta³y przez niego zarezerwowane. Dokumenty obrotowe Modu³ obs³uguje kilka typów dokumentów obrotu magazynowego: Dokumenty przychodowe: PZ - przychód zewnêtrzny ZW - zwrot wewnêtrzny PW - przychód z produkcji Dokumenty rozchodowe: WZ - rozchód zewnêtrzny RW - rozchód wewnêtrzny WD - zwrot do dostawcy II-10

12 Inne dokumenty: MM - przesuniêcie miêdzymagazynowe PC - przecena towarów lub przesuniêcie z indeksu na nowy indeks IW - ró nice inwentaryzacyjne IN - inne dokumenty. Dokumenty te w wiêkszoœci s¹ jednostronne. Dokument MM mo e byæ rejestrowany jako dwustronny lub jednostronny, w zale noœci od decyzji podjêtej podczas instalacji. Podczas zatwierdzania dokumenty dwustronne rozbijane s¹ na dwa dokumenty jednostronne: rozchodowy i przychodowy. Wszystkie dokumenty sk³adaj¹ siê z nag³ówka i specyfikacji pozycji. W jednym dokumencie mo e wyst¹piæ maksymalnie pozycji. Rodzaj operacji Jest to drugi - poza typem - identyfikator dokumentu. S³u y on do dodatkowego, bardziej szczegó³owego podzia³u dokumentów obrotowych, np. dokumenty PZ mo emy podzieliæ na: przychód od dostawcy, darowizna, zwrot z naprawy obcej itp. Ka dej operacji przyporz¹dkowujemy jednoznaczny kod i dodatkowo konto ksiêgowe. Zatwierdzanie dokumentu Wprowadzenie dokumentu obrotu magazynowego do modu³u MAGAZYN - zarówno rêcznie za pomoc¹ funkcji Dokumenty robocze, jak i automatycznie za poœrednictwem innym modu³ów systemu SM-BOSS - nie powoduje adnych zmian w kartotekach. Aby zaktualizowaæ zbiory, nale y zatwierdziæ dokument. II-11

13 Zatwierdzenie dokumentu (funkcja Blokowanie) oznacza wykonanie przez modu³ MAGAZYN nastêpuj¹cych czynnoœci: ustalenie ceny magazynowej lub kartotekowej dla dokumentów rozchodowych w zale noœci od przyjêtego systemu cen kartotekowych, kontrola poprawnoœci dokumentu, rozdzielenie dokumentów dwustronnych na jednostronne, aktualizacja Kartoteki Magazynowej, aktualizacja Kartoteki Produktów, przepisanie zatwierdzonego dokumentu ze zbioru roboczego do zbioru dokumentów zatwierdzonych. Ksiêgowanie dokumentu Ksiêgowanie dokumentów obrotu magazynowego odbywa siê w module FINAN- SE w funkcji Generator dowodów z modu³ów. II-12

14 II.3. WYKAZ FUNKCJI W rozdziale tym przedstawiamy za pomoc¹ schematu strukturê menu modu³u MAGAZYN wraz z pozycjami dostêpnymi przy u yciu górnego menu poszczególnych ewidencji lub klawiszy funkcyjnych. MAGAZYN Bilans otwarcia Kartoteka Produktów Obs³uga Kartoteki Produktów Podgl¹d na stany i ceny w Kartotece Magazynowej Kody kreskowe Substytuty Historia produktu Ceny automatycznie naliczane Etykiety produktów Wydruki B.O.Kartoteka Produktów wg indeksu B.O.Kartoteka Produktów wg nazwy Kartoteka Magazynowa Obs³uga Kartoteki Magazynowej Specyfikacje dostaw Substytuty Wydruki B.O.Kartoteka Magazynowa Pozycje B.O.Zestawienie sum dla magazynów Zakoñczenie B.O. Obs³uga kartotek Kartoteka Produktów Obs³uga Kartoteki Produktów Podgl¹d na stany i ceny w Kartotece Magazynowej Obroty wed³ug kontrahenta Obroty wed³ug kontrahenta z archiwum Obroty Obroty z archiwum Kody kreskowe Substytuty Specyfikacja rezerwacji Historia produktu Ceny automatycznie naliczane Etykiety produktów Wydruki Stan na kartotekach Stan ogó³em Kartoteki Produktów Stany dla poszczególnych indeksów Stany i obroty sumaryczne II-13

15 Towary nie wykazuj¹ce ruchu Zapasy poni ej minimum (maksimum) Zapasy powy ej maksimum Zestawienia w/g indeksu Stany i obroty sumaryczne dla Kartoteki Produktów Stany i obroty sumaryczne dla grup indeksów Stany i obroty sumaryczne dla indeksów Cennik wg wybranego rodzaju ceny Pe³na analityka obrotowa ze stanami wg indeksów Stany zarezerwowane Stany magazynowe w/g indeksów na koniec wybranego m-ca Cena i mar a detaliczna i hurtowa Sprawozdanie dla GUS wg SWW-KU Analityka obrotowa od pocz¹tku roku Kartoteka Magazynowa Obs³uga Kartoteki Magazynowej Specyfikacje dostaw Podgl¹d na stany zarezerwowane Obroty wed³ug kontrahenta Obroty wed³ug kontrahenta z archiwum Obroty Obroty z archiwum Substytuty Specyfikacja rezerwacji Naliczanie rezerwacji ze specyfikacji Wydruki Stan na kartotekach Stan sumaryczny wszystkich magazynów Stany sumaryczne poszczególnych magazynów Stany dla poszczególnych indeksów w magazynach Stany i obroty sumaryczne wg magazynów i indeksów Towary nie wykazuj¹ce ruchu Zapasy poni ej minimum (maksimum) Zapasy powy ej maksimum Zestawienia w/g indeksu Stany i obroty sumaryczne dla Kartoteki Magazynowej Stany i obroty sumaryczne dla grup indeksów Stany i obroty sumaryczne dla indeksów Stany i obroty sumaryczne wg indeksów i magazynów Cennik wg wybranego rodzaju ceny Pe³na analityka obrotowa ze stanami wg indeksów Stany zarezerwowane Stany magazynowe w/g indeksów na koniec wybranego m-ca Stany magazynowe i lokalizacja Sprawozdanie dla GUS wg SWW-KU Analityka obrotowa od pocz¹tku roku Kartoteka Klientów II-14

16 Obs³uga kartoteki Klientów Opis klienta Obroty wartoœciowe Obroty wartoœciowe z archiwum Obroty wartoœciowe z dokumentów roboczych Obroty towarowe Obroty towarowe z archiwum Obroty towarowe z dokumentów roboczych Ewidencja rozmów z klientami Historia kontaktów z klientem Ewidencja rezerwacji Wydruki Klienci Rozmowy-skrót Rozmowy-opis Kontakty-skrót Kontakty-opis Kontrola kartotek Kontrola stanów KP z KM Kontrola stanów KM ze specyfikacjami dostaw Kontrola ceny kartotekowej w KP wg KM Kontrola cen w KM z cenami ze specyfikacji dostaw Raport o cenach produktów Kontrola jedn.materia³owej w KM z KP Kontrola rezerwacji na dokumenty WZ, MM,RW i IN- Naprawa kartotek Naliczanie stanów KP z KM Naliczanie stanów KM ze specyfikacji dostaw Naliczanie ceny kartotekowej w KP wg KM Naliczanie cen w KM z cen ze specyfikacji dostaw Naliczanie rezerwacji Przenoszenie jedn.materia³owej z KP do KM Naliczanie stanu min/max w KP wg KM Kasowanie kartotek Obs³uga dokumentów Dokumenty robocze Wszystkie dokumenty PZ Przychód zewnêtrzny ZW Zwrot wewnêtrzny PW Przychód z produkcji WZ Wydanie zewnêtrzne RW Rozchód wewnêtrzny WD Zwrot do dostawcy MM Przes. miêdzy mag. IN Inne dokumenty PC Przecena Towarów Wydruki Zestawienie obrotów wg magazynów i rodz. dok. Obroty sumaryczne magazynów II-15

17 Obroty sumaryczne dokumentów Pe³na analityka obrotowa wg magazynów i dokumentów Zestawienie obrotów wg magazynów i indeksu Obroty sumaryczne magazynów Obroty sumaryczne wg magazynów i indeksów Obroty sumaryczne wg magazynów, indeksów i dat Pe³na analityka obrotowa wg magazynów i indeksów Zestawienie obrotów wg indeksu Obroty sumaryczne wg grup indeksów Obroty sumaryczne indeksów Pe³na analityka obrotowa wg indeksów Sumaryczne obroty wszystkich magazynów Zestawienie obrotów zewnêtrznych wg kontrah. Wg dokumentów (wartoœciowe) Wg indeksów (il.-wart.) Zestawienie obrotów wewnêtrznych wg kontrah. Wg dokumentów (wartoœciowe) Wg indeksów (il.-wart.) Raport sprzeda y z dokumentów WZ Wg dokumentów Wg indeksów Wg kontrahentów Wg indeksów i nr faktury Zestawienie b³êdów blokowania Wg dokumentów Wg indeksów Zatwierdzanie zbioru dokumentów Wg magazynu Wg listy Dokumenty zatwierdzone Wszystkie dokumenty PZ Przychód zewnêtrzny ZW Zwrot wewnêtrzny PW Przychód z produkcji WZ Wydanie zewnêtrzne RW Rozchód wewnêtrzny WD Zwrot do dostawcy MM Przes. miêdzy mag. IN Inne dokumenty PC Przecena Towarów IW Ró nice inwentaryzacyjne Wydruki Zestawienie obrotów wg magazynów i rodz. dok. Obroty sumaryczne magazynów Obroty sumaryczne dokumentów Pe³na analityka obrotowa wg magazynów i dokumentów Zestawienie obrotów wg magazynów i indeksu Obroty sumaryczne magazynów Obroty sumaryczne wg magazynów i indeksów Obroty sumaryczne wg magazynów, indeksów i dat II-16

18 Pe³na analityka obrotowa wg magazynów i indeksów Zestawienie obrotów wg indeksu Obroty sumaryczne wg grup indeksów Obroty sumaryczne indeksów Pe³na analityka obrotowa wg indeksów Sumaryczne obroty wszystkich magazynów Zestawienie obrotów zewnêtrznych wg kontrah. Wg dokumentów (wartoœciowe) Wg indeksów (il.-wart.) Zestawienie obrotów wewnêtrznych wg kontrah. Wg dokumentów (wartoœciowe) Wg indeksów (il.-wart.) Raport sprzeda y z dokumentów WZ Wg dokumentów Wg indeksów Wg kontrahentów Wg indeksów i nr faktury PZ - dostawy nierozchodowane Wybór magazynu Obs³uga zbiorów tekstowych Wczytanie dokumentów ze zbioru tekstowego Przes³anie dokumentów do zbioru tekstowego Obs³uga raportu o zmianie cen w KP Przetwarzanie Zamkniêcie miesi¹ca Zamkniêcie roku Inwentaryzacja Wybór kartotek do inwentaryzacji Wprowadzanie stanów faktycznych, zestawienia Rezygnacja z inwentaryzacji Zakoñczenie inwentaryzacji Wydruki Ró nice inwentaryzacyjne Rozliczenie inwentaryzacji Zestawienie nadwy ek inwentaryzacyjnych Zestawienie niedoborów inwentaryzacyjnych Arkusz spisu z natury Przeszacowanie stanów Wybór kartotek do przeceny Wprowadzanie nowych cen, zestawienia Rezygnacja z przeceny Zakoñczenie przeceny Wydruki Przecena wg magazynów Przecena wg indeksów Podsumowanie przeceny Wybór oddzia³u/zestawu danych Administracja II-17

19 Parametry systemu Parametry drukarki Ustawianie kolor Definiowanie klawiszy Ustawianie has³a Parametry dodatkowe Obs³uga kodów Ewidencja magazynów Ewidencja kodów klientów Kody rodzajów operacji Ewidencja kodów kreskowych Tabela SWW/ KWiU Operacje na zbiorach Indeksowanie Reorganizacja Archiwacja Odtworzenie Informacja o module II-18

20 II.4. PIERWSZE CZYNNOŒCI Zanim przyst¹pimy do codziennej obs³ugi modu³u MAGAZYN, musimy przygotowaæ kilka zbiorów danych, z których póÿniej bêdziemy korzystaæ. S¹ nimi: Ewidencja Magazynów, tabela Rodzajów Operacji, tabela kodów podatku VAT, tabela kodów mar y hurtowej, tabela kodów mar y detalicznej, tabela kodów mar y minimalnej, tabela kodów klientów. Kolejn¹ niezbêdn¹ czynnoœci¹ jest wprowadzenie Bilansu Otwarcia, czyli okreœlenie stanu pocz¹tkowego wszystkich posiadanych w magazynach produktów. UTWORZENIE EWIDENCJI MAGAZYNÓW (JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH) Z menu modu³u MAGAZYN wybieramy funkcjê Administracja, z nastêpnego menu Obs³uga kodów - funkcjê Ewidencja magazynów i z górnego menu - funkcjê Dopisz. W podœwietlone pola wprowadzamy: Kod Nazwa Numer magazynu. Nazwê opisuj¹c¹ magazyn. II-19

21 Uwaga! Korzystaj¹c z funkcji Uprawnienia z górnego menu mo emy jeszcze okreœliæ, którzy u ytkownicy (o jakich numerach) bêd¹ mieli dostêp do kartotek magazynowych i dokumentów danego magazynu oraz je zatwierdzaæ (blokowaæ). ZDEFINIOWANIE KODÓW RODZAJÓW OPERACJI Kody Rodzajów Operacji wprowadzaj¹ podzia³ dokumentów obrotowych w zale - noœci od celów i zdarzeñ gospodarczych, których one dotycz¹, np. dokument PZ mo e powstaæ na skutek zakupu od dostawcy, darowizny, przyjêcia do naprawy itp. W ten sposób dla jednego typu dokumentu mo emy mieæ kilka Kodów Rodzajów Operacji. Funkcja jest dostêpna z menu Administracji -> Obs³uga kodów. Poniewa dwa pola, opisuj¹ce Kody Rodzajów Operacji, zawieraj¹ symbol konta wykorzystywany w module finansowo-ksiêgowym FINANSE, podczas definiowania Kodów Rodzajów Operacji konieczna jest konsultacja z g³ówn¹ ksiêgow¹ firmy. MAGAZYN M-C EWIDENCJA KODÓW RODZAJÓW OPERACJI GPS Polska 11:35:38 Zestaw danych:baza Oddzia³:POKAZ Szukaj Nastêpny Poprzedni Dopisz Aktualizuj Kasuj Wydrukuj Zakoñcz R.dok.Operacja Konto przeciwst. Konto 4-ki Opis Domyœlny MM MMM 311 MM dwustronna T MM + MMP 311 MM przychodowa T MM - MMR 311 MM rozchodowa T PC PCX 341 Przecena T PW + PPR 311 Przyjêcie z produkcji T PZ + PZA 301 Przychód zewnêtrzny-materia³y T PZ + PZT 330 Przychód zewnêtrzny-towary N RW - WPR Wydanie na produkcjê N RW - WZU Zu ycie w firmie T WZ - WFA 742 Sprzeda zewnêtrzna-materia³y T WZ - WFP 707 Sprzeda zewnêtrzna-produkty N WZ - WFT 732 Sprzeda zewnêtrzna-towary N ZW + ZPR Zwrot z produkcji materia³ów T Dla ka dego rodzaju operacji wpisujemy: II-20

22 Rodzaj dokumentu Operacja Dwuznakowy symbol rodzaju dokumentu (PZ, WZ itd.), dla którego chcemy utworzyæ rodzaj operacji. Klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ rodzajów dokumentów obs³ugiwanych przez modu³. Po przejœciu do kolejnego pola przy symbolu rodzaju dokumentu pojawia siê znak kierunku obrotu: + oznacza przychód, - oznacza rozchód, puste pole dokument dwustronny. Symbol operacji stanowi¹ dowolne cztery znaki np. WZSP. Konto przeciwstawne Konto 4-ki Opis Domyœlny Symbol konta przeciwstawnego wprowadzamy po konsultacjach z ksiêgowym, poniewa w oparciu o to konto nastêpowaæ bêdzie tworzenie PK do modu³u FI- NANSE. Konto zespo³u 4-tego, wykorzystywane przy ksiêgowaniu dokumentów magazynowych, zwi¹zanych z kosztami, np.: dokumentów RW, ZW. Charakteryzujemy, czego dotyczy wprowadzona operacja. Dla ka dego typu dokumentu ustalamy jeden z rodzajów operacji jako domyœlny, wpisuj¹c w tym polu T. Oznacza to, e modu³ MAGAZYN dla okreœlonego typu dokumetu bêdzie podpowiada³ ten w³aœnie rodzaj operacji, konto przeciwstawne i konto zespo³u 4-tego. II-21

23 ZDEFINIOWANIE KODÓW PODATKU VAT / MAR Y HURTOWEJ / MAR Y DETALICZNEJ / MAR Y MINIMALNEJ Kody i stopy procentowe podatku VAT oraz mar definiuje siê w module ZAKUP lub SPRZEDA. Je eli tam nie zdefiniujemy tych kodów, to mo emy tego dokonaæ podczas wprowadzania nowego produktu do Kartoteki Produktów. ZDEFINIOWANIE KODÓW RODZAJÓW KLIENTÓW Kody rodzajów klientów s¹ wykorzytywane w polu Inny w Kartotece Klientów. Umo liwiaj¹ one wydzielenie innych grup klientów poza dostawcami i odbiorcami. Kod klienta Opis Podajemy jednoznakowy symbol klienta, np. B, P, U. Wprowadzamy opis tego symbolu, np. Bank, Pracownicy, Urzêdy. TABELA SWW-KWiU Jest to ewidencja pomocnicza, jej zadaniem jest podpowiedÿ kodu SWW/KU podczas zak³adania nowego produktu w Kartotece Produktów. SWW/KU Opis Kod, % VAT Symbol kodu SWW- KWiU. Krótki opis kodu, pozwalaj¹cy na ³atwa identyfikacjê. Nale y podaæ kod stawki VAT przypisanej do kodu SWW/KU. Klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z ewidencji kodów podatku VAT. II-22

24 WPROWADZANIE BILANSU OTWARCIA Przed przyst¹pieniem do codziennej eksploatacji modu³u trzeba koniecznie wykonaæ Bilans Otwarcia. Czynnoœæ ta polega na za³o eniu Kartoteki Produktów i Kartotek Magazynowych ze stanami produktów w momencie rozpoczêcia obs³ugi modu³u. Po wpisaniu wszystkich pozycji, wydrukowaniu i sprawdzeniu zestawieñ z Bilansu Otwarcia uruchamiamy funkcjê Zakoñczenie Bilansu Otwarcia. Teraz nie mo na ju dopisywaæ ani aktualizowaæ pozycji w kartotekach. Zmiany stanów produktów s¹ realizowane od tej pory za pomoc¹ magazynowych dokumentów obrotowych. Dopisywanie nowych kart w kartotekach oraz ich aktualizacjê mo na wykonaæ w funkcji Obs³uga Kartotek modu³u MAGAZYN. Je eli magazyn prowadzony jest wed³ug metody FIFO, w Kartotece Magazynowej dostawy powinny byæ wprowadzane wed³ug metody FIFO, czyli ka da dostawa w osobnej, dotycz¹cej jej cenie, z zachowaniem kolejnoœci w ich ewidencji.. Je eli nie ma potrzeby stosowania dok³adnych wyliczeñ, wtedy dostawy wchodz¹ce na stan Bilansu Otwarcia mo na wprowadzaæ jako jeden zapis ze œredni¹ cen¹. Uwaga! Zalecamy rozpoczêcie wprowadzania Bilansu Otwarcia od tworzenia Kartotek Magazynowych. W takim przypadku nastêpuje automatyczne wpisanie wprowadzonego indeksu równie do Kartoteki Produktów. Je eli post¹pimy odwrotnie, bêdziemy musieli wprowadzaæ ka dy indeks dwukrotnie: najpierw w Kartotece Produktów, nastêpnie w Kartotece Magazynowej. Nie mo na zapomnieæ o funkcji Zakoñczenia Bilansu Otwarcia. Dopóki nie wykonamy tej funkcji, bêdziemy mogli rejestrowaæ dokumenty magazynowe, ale niemo liwe bêdzie ich zatwierdzanie, co oznacza brak aktualizacji stanów i obrotów magazynowych. Pamiêtajmy o wydrukowaniu Bilansu Otwarcia i dok³adnym jego sprawdzeniu. Je eli eksploatacjê modu³u MAGAZYN rozpoczynamy od zerowego stanu magazynów, niezbêdne jest tylko wykonanie funkcji Zakoñczenie Bilansu Otwarcia. II-23

25 WPROWADZANIE PRODUKTÓW DO KARTOTEKI MAGAZYNOWEJ II. MAGAZYN Z menu modu³u MAGAZYN wybieramy pozycjê Bilans Otwarcia, z kolejnego menu funkcjê Kartoteka Magazynowa, a nastêpnie funkcjê Dopisz. Wype³niamy nastêpuj¹ce pola: Magazyn MAGAZYN M-C BILANS OTWARCIA - KARTOTEKI MAGAZYNOWE GPS Polska Zestaw danych:baza Oddzia³:FIRMA Esc- rezygnacja z dopisywania Mag. 1 Indeks Cena Wartoœæ Nazwa ŒRUBA 0.5 Data b.o Lokalizacja 22WB56 Jedn. miary Iloœæ aktualna Stan min Stan max Uwagi: Stan na pocz.roku Przychody roczne Rozchody roczne Iloœæ Iloœæ Iloœæ Wartoœæ Wartoœæ Wartoœæ Stan na pocz.m_ca Przychody miesiêczne Rozchody miesiêczne Iloœæ Iloœæ Iloœæ Wartoœæ Wartoœæ Wartoœæ Numer magazynu (wed³ug wczeœniej zdefiniowanej tabeli magazynów) mo e zawieraæ jedynie cyfry. Za pomoc¹ klawisza Tab lub Alt+F1 uzyskujemy podpowiedÿ z Ewidencji Magazynów. II-24

26 Indeks Wprowadzamy indeks produktu. Jest to bardzo istotny parametr, poniewa s³u y do rozpoznawania danego produktu przez system SM-BOSS. Postaæ indeksu towarowego okreœlamy w Administracji w funkcji Parametry systemu. Tam te okreœlamy, czy trzeba wype³niæ ca³e pole. Jedynie podczas wprowadzania Bilansu Otwarcia mo na poprawiæ lub zmieniæ - za pomoc¹ funkcji Aktualizuj - zawartoœæ tego pola. Indeks nie mo e siê powtórzyæ w ramach tego samego magazynu (patrz: OII.1. Budowa indeksu produktu). Je eli dopisujemy nowy indeks, to przechodzimy automatycznie do dopisywania w oknie Kartoteki Produktów, w którym podajemy nastêpuj¹ce dane: MAGAZYN M-C DOPISANIE NOWEGO INDEKSU GPS Polska Zestaw danych:baza Oddzia³:FIRMA INDEKS Pod. VAT : 22.0% Symbol SWW-KU Mar a detal. : % Rodzaj towaru SUROWIEC Mar a hurtowa:6 6.0% Mar a minim. : 3.0% Nazwa: ŒRUBA 0.5 J.M.1 Indeks producenta: G³ówny dostawca: Œrubex Cena --- Bez podat Z podatki %m Stan aktualny 0.00 ZAKUPU BEZ PODATK HURTOWA Stan min 0.00 DETALICZNA Stan max 0.00 MINIMALNA Konto materia³owe: 331 Cena kart Wart MIN MAX Dat.Zm.cen. Dat.za³ UWAGI: Symbol SWW/KU Wpisujemy symbol produktu w Systematycznym Wykazie Wyrobów. Jest to niezbêdne dla produktów o obni onej lub zerowej stopie podatku VAT. Klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z tabeli SWW/KWiU II-25

27 Rodzaj towaru Nazwa Wpisujemy dowolne znaki. Pole to s³u y do podzia³u produktów na grupy, co mo - na wykorzystaæ podczas przygotowywania wydruków. Rodzajem towaru mog¹ byæ np. proszki, nabia³, czêœci metalowe itd. Wpisujemy pe³n¹ nazwê produktu. Dany produkt mo emy wyszukiwaæ w Kartotece Magazynowej wg magazynu i indeksu, a w Kartotece Produktów wg indeksu lub wg nazwy. Indeks producenta Wpisujemy symbol, który nada³ produktowi jego producent, np. symbol katalogowy. G³ówny dostawca Wprowadzamy symbol dostawcy, który dostarcza nam wiêkszœæ danego produktu. Podatek VAT Wprowadzamy kod podatku VAT, a modu³ w polu obok wyœwietla odpowiadaj¹c¹ mu wartoœæ stopy podatkowej. Klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z Tabeli Kodów Podatku VAT. Je eli wpiszemy kod, który nie wystêpuje w tabeli, modu³ udostêpnia wprowadzenie go do Tabeli Kodów Podatku VAT. Mar a detaliczna Wprowadzamy kod mar y detalicznej, a modu³ w polu obok wyœwietla odpowiadaj¹c¹ mu wartoœæ stopy procentowej. Klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z Tabeli Kodów Mar y Detalicznej. Je eli wpiszemy kod, który nie wystêpuje w tabeli, modu³ udostêpnia wprowadzenie go do Tabeli Kodów Mar y Detalicznej. Mar a hurtowa Wprowadzamy kod mar y hurtowej, a modu³ w polu obok wyœwietla odpowiadaj¹c¹ mu wartoœæ stopy podatkowej. Klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z Tabeli Kodów Mar y Hurtowej. Je eli wpiszemy kod, który nie wystêpuje w tabeli, II-26