Ogólna instrukcja wykonywania inwentaryzacji w programie rc-hurt.

Transkrypt

1 Ogólna instrukcja wykonywania inwentaryzacji w programie rc-hurt. Warszawa, 20 luty 2007 r. Założenia : W rc-hurt może byc zdefiniowana dowolna liczba magazynów, na których mogą znajdować się różne towary. Inwentrayzacja może obejmować jeden magazyn, wiele magazynów, a nawet tylko pewne wybrane towary z pewnych magazynów. Należy pamietać, że po zamknięciu jednej inwentaryzacji, aby rozpocząć kolejną, niezbędne jest przeniesienie do archiwum spisu już zamkniętego. Zamknięcie spisu nie powoduje automatycznie zmian w kartotekach towarowych, jedynie tworzy dokumenty PW/RW, które można jeszcze edytować i dopiero ich zatwierdzenie powoduje aktualizację stanów. Ważne jest także, aby w rc-hurt w instalacjach wielooddziałowych on-line przeprowadzać inwentaryzacje w róznych dniach dla różnych oddziałów/sklepów, aby nie wystąpiły konflikty zakresów towarów w spisie z natury. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji kroki milowe : przygotowanie wstępne, zatwierdzenie wszystkich tymczasowych dokumentów, sprawdzenie stanu wyjściowego magazynu sprawdzenie, czy ostatni spis można przesunąć do archiwum (aby można było zdefiniować nowy spis) dodanie listy towarowej do spisu wypełnianie spisu ilościami (ręcznie, czytnik kodów kreskowych, kolektor CPT, pliki COMMA) sprawdzenie spisu / wstępne zestawienie różnic zamknięcie spisu i wygenerowanie dokumentów PW/RW weryfikacja tych dokumentów i ich zatwierdzenie W niniejszym opracowaniu przedstawię strategię inwentaryzacji jednocześnie dwóch magazynów, to pozwoli w przyszłości inwentaryzować jeden magazyn, gdyż są to analogiczne operacje jak dla wielu magazynów. Dodatkowe informacje : Warszawa Strona : 1 z 14

2 przygotowanie wstępne, zatwierdzenie wszystkich tymczasowych dokumentów, sprawdzenie stanu wyjściowego magazynu Przede wszystkim należy doprowadzić do stanu, kiedy w systemie rc-hurt mamy zatwierdzone wszystkie dokumenty, które mogą oddziaływać na magazyn, który chcemy inwentaryzować. Jeśli mamy 3 magazyny, a inwentaryzujemy tylko jeden z nich, to dokumenty dotyczące tego magazynu muszą być zatwierdzone. Inne mogą pozostawać tymczasowe, jako że nie mają wpływu na ilości towarów w magazynie, który chcemy poddać spisowi. Aby sprawdzić, jakie dokumenty są tymczasowe, możemy posłużyć się zestawieniem : ZESTAWIENIA INNE ZESTAWIENIA DOKUMENTY TYMCZASOWE (pokaże ono dokumenty tymczasowe w zakresie dat, dokładniejsze zestawienia są możliwe do zakupienia w firmie ABIX). Poniżej przykładowy stan magazynowy, który będzie podstawa niniejszego dokumentu. W bazie demo mamy dwa magazyny (M01 i XAA) oraz kilka kart towarów. Proszę zauważyć, że jedna z kart towarów istnieje jednocześnie na obu magazynach (Kod X03A). Ma to znaczenie, kiedy inwentaryzujemy jednocześnie dwa magazyny Warszawa Strona : 2 z 14

3 sprawdzenie, czy ostatni spis można przesunąć do archiwum (aby można było zdefiniować nowy spis) Teraz przejdziemy do rozpoczęcia procesu właściwej inwentaryzacji. Menu związane z inwentaryzacją znajduje się w opcji : OPCJE NARZĘDZIA INWENTARYZACJA Aby rozpocząć spis, trzeba wykonać opcję : Otwarcie spisu Przesunięcie spisu do archiwum. Jeśli poprzedni spis jest już zamknięty, otrzymamy komunikat Spis został przesunięty do archiwum., jeśli jest to pierwszy spis w systemie, to Nie zdefiniowano zakresu towarów w spisie.. Jeśli poprzedni nie jest jeszcze zamknięty, to Spis jest wciąż otwarty!!!, a system przesunie go do archiwum, więc jeśli ktoś w tym czasie chciał wykonywać inwentaryzację, możemy usunąć mu jego zakres towarów. Warto więc, aby w firmie była osoba odpowiedzialna za koordynację czasową spisów z natury. Poniżej zrzut obrazujący opcję przesunięcia do archiwum Warszawa Strona : 3 z 14

4 dodanie listy towarowej do spisu Możliwe są dwie opcje dodania listy towarów, jakie mają podlegać spisowi : 1. dodanie pełnej listy towarowej 2. dodanie zakresu towarów do spisu Opcja pierwsza doda bez pytania wszystkie towary z wszystkich magazynów, jakie są dostępne w rc-hurt. Dlatego proszę zazwyczaj jej nie wybierać, jedynie jeśli jesteście pewni tego, że chcecie zinwentaryzować WSZYSTKIE towary na WSZYSTKICH magazynach. Opcja druga pozwala wybrać tylko pewne towary z pewnych magazynów i taka opcja proszę się posługiwać, pozwoli to zapobiec niezamierzonym wyczyszczeniom stanów magazynowych. Przy dodawaniu zakresu pojawia się okno z filtrami analogicznie jak w opcji przeglądania towarów, możemy tu np. ograniczyć listę do jednego lub kilku magazynów. Oto przykład z zaznaczeniem dwóch magazynów poprzez klawisz F3 w polu magazynu Warszawa Strona : 4 z 14

5 Po przejściu przez pole filtru, otrzymamy tabelkę z listą kartotek spełniających jego kryteria, które możemy zaznaczyć do dodania do listy spisu z natury. Mamy do dyspozycji następujące klawisze : ENTER - ZATWIERDZENIE, SPACE - ZANACZENIE, < + - * > - ZBIORCZO Po zaznaczeniu wszystkich interesujących nas kartotek potwierdzamy listę klawiszem ENTER. Zaznaczone karty zostaną dodane do spisu Warszawa Strona : 5 z 14

6 wypełnianie spisu ilościami (ręcznie, czytnik kodów kreskowych, kolektor CPT, pliki COMMA) Podczas fizycznego liczenia, możemy użyć kilku sposobów wprowadzania danych. Ogólne okno z lista kart dodanych do spisu wygląda następująco : Możemy tutaj wybierać pozycje w następujący sposób : klawisz kursora i ENTER modyfikuje ilość pozycji (UWAGA! nowa ilość zamienia starą) klawisz INSERT dodaje ilość do aktualnie spisanej czytnik kodów kreskowych - dodaje ilość do aktualnie spisanej Dodatkowo istnieje możliwość zbiorczego wprowadzania ilości z kolektorów danych CPT lub z plików COMMA (CSV), jeśli będziecie Państwo zainteresowani proszę o kontakt, gdyż wymaga to przygotowania procedur i odpowiedniej konfiguracji rc-hurt oraz kolektorów Warszawa Strona : 6 z 14

7 Ogólnie, jeśli kartoteka istnieje na jednym magazynie i tak jest dodana do spisu inwentaryzacyjnego, po odnalezieniu jej (np. przez czytnik kodów kreskowych) otrzymujemy możliwość dopisania nowej ilości do spisu. Proszę zauważyć, że dzięki takiemu podejściu przy korzystaniu z czytników kodów kreskowych nie musimy martwić się o to, czy dana ilość jaką wpisujemy do listy towarów jest już pełną ilością w magazynie. Jeśli w późniejszym czasie znajdziemy jeszcze kilka sztuk danego towaru, to przy korzystaniu z czytnika kodów kreskowych zostanie ona dodana. Poniżej przykład prostego towaru istniejącego tylko na jednym magazynie i wybranego przez czytnik kodów : Proszę zauważyć, że w okienku, w którym należy wpisać ilość jest opis zwiększenie, a więc dodanie podanej ilości do ilości w spisie Warszawa Strona : 7 z 14

8 Inaczej wygląda sytuacja, kiedy kartę towarów wybierzemy klawiszem ENETER, wówczas otrzymamy okienko z napisem modyfikacja, co zmieni, a nie doda ilość do istniejącej. Oto przykład takiej operacji : Tutaj modyfikujemy, a więc zmieniamy. System nie doda do 3 sztuk, ale zmieni ilość na taką jaką podamy z klawiatury. Takie operacje są niemożliwe do wykonania w przypadku importu z kolektora lub z pliku, wtedy ilości są tylko dodawane Warszawa Strona : 8 z 14

9 Natomiast jeśli wybieramy kartotekę, która istnieje na wielu magazynach, to zanim dojdziemy do dodawania lub modyfikacji ilości, musimy wybrać magazyn, na jakim chcemy wprowadzać ilości. Oto przykład takiego okienka : Tutaj musimy najpierw zadecydować, czy będziemy wprowadzać ilość dla karty na magazynie M01, czy XAA. Następnie system będzie oczekiwał na wprowadzenie ilości w analogiczny sposób, jak dla kartotek istniejących tylko na jednym magazynie. UWAGA! Proszę bardzo uważać na takie okienka, gdyż jeśli pomylimy się w wyborze magazynu, będzie to miało przykre konsekwencje dla zmian ilości towarów na magazynie po inwentaryzacji Warszawa Strona : 9 z 14

10 sprawdzenie spisu / wstępne zestawienie różnic Po wykonaniu spisu z natury w magazynie, proponuję zrobić wstępne zestawienie różnic inwentaryzacyjnych dla sprawdzenia, czy nie ma jakiś wielkich różnic w ilości towaru, co mogłoby wskazywać na pominięcie jakiejś partii towaru podczas wykonywania spisu. Oto przykładowe zestawienie : Warszawa Strona : 10 z 14

11 zamknięcie spisu i wygenerowanie dokumentów PW/RW Po sprawdzeniu wstępnym, jeśli jesteśmy już pewni, że wszystkie towary w magazynie zostały zliczone, możemy zamknąć spis, co spowoduje naliczenie przez system różnic ilościowych i wartościowych towarów podlegających spisowi. Proszę pamiętać, że rc-hurt działa zgodnie z zasadą FIFO wg cen zakupu netto, a więc może się zdarzyć, że pewne pozycje w końcowym zestawieniu różnic będą występować kilkakrotnie, jeśli wg rc-hurt są z partii o różnych cenach zakupu. UWAGA! Poza tym jednym pytaniem system nie zadaje więcej po prostu zamyka spis. Użytkownik nie ma możliwości otwarcia zamkniętego spisu, więc proszę operacje zamknięcia wykonywać po dokładnym zastanowieniu się Warszawa Strona : 11 z 14

12 Po zamknięciu rc-hurt wygeneruje automatycznie dokumenty PW/RW na te pozycje, na których występuje manko lub superata po zamknięciu spisu. Pozycje brakujące zostaną umieszczone w dokumentach PW, a nadwyżki w RW. Oto dokumenty po zamknięciu naszej przykładowej inwentury : W naszym przykładzie mamy : niedobór towaru A02 w magazynie M01 (więc PW na 1 sztukę) nadwyżkę towaru X01 w magazynie XAA (więc RW na 2 sztuki) ; pozycja na RW nie ma jeszcze ceny zakupu, ponieważ tymczasowe dokumenty rozchodowe nie posiadają wartości w cenach zakupów UWAGA! System generuje kolejne dokumenty dla kolejnych magazynów, jakie występują w różnicach inwentaryzacyjnych, stąd może być wiele dokumentów PW/RW, w zależności od magazynów Warszawa Strona : 12 z 14

13 weryfikacja tych dokumentów i ich zatwierdzenie Jeśli wszystko jest poprawne, to teraz wystarczy tylko zatwierdzić dokumenty PW i RW, a stan magazynu zostanie zaktualizowany do ilości wynikających z inwentaryzacji. W tym miejscu zwrócę uwagę na jeden element, który warto wykonać, aby mieć możliwość łatwego wyszukiwania w przyszłości różnic inwentaryzacyjnych. Dokumenty PW i RW mają puste nagłówki, a jedynie słowo REMANENT w opisie. Warto, aby w systemie był zdefiniowany jeden lub więcej kontrahentów wirtualnych, oznaczających inwentaryzacje, np. FIRMA-R-01 (remanent przeprowadzany przez komisję 01). Wtedy można w dowolnym momencie wykonać zestawienie dokumentów pozostałych i ograniczyć je do takiego kontrahenta, wtedy zobaczymy zawsze wyniki różnic inwentaryzacyjnych, bez względu na to, czy w danym dniu były jeszcze czy też nie jakiekolwiek inne dokumenty PW/RW. Teraz po kolei modyfikujemy nagłówki dokumentów i je zatwierdzamy Warszawa Strona : 13 z 14

14 Te operacje kończą wykonanie spisu z natury, a efekt końcowy jest np. taki : UWAGA! Po wykonaniu zatwierdzenia dokumentów PW/RW, kiedy wszystkie stany magazynowe są już poprawne, przestają mieć zastosowanie zestawienia różnic remanentowych z wartościami. Są one w ogóle tylko informacyjne, jako że wg FIFO wycena towarów na magazynie może być różna w zależności od momenty zatwierdzenia dokumentów PW/RW. Zdaję sobie sprawę, że ten dokument nie wyczerpuje wszystkich zawiłości, które mogą wystąpić podczas wykonywania inwentaryzacji. Jeśli będziecie Państwo mieli jakiekolwiek dodatkowe pytania, zapraszam do zapisania się do grupy dyskusyjnej ABIX-RCSOFT, dostępnej pod adresem : Adam Jurkiewicz Warszawa Strona : 14 z 14