IX. C E N N I K. q Przeznaczenie modu³u q Podstawowe pojêcia q Wykaz funkcji q Pierwsze czynnoœci q Codzienna eksploatacja

Transkrypt

1 . C E N N I K q Przeznaczenie modu³u q Podstawowe pojêcia q Wykaz funkcji q Pierwsze czynnoœci q Codzienna eksploatacja

2 Schemat funkcjonalny modu³u CENNIK

3 SPIS TREŒCI.1. PRZEZNACZENIE MODU U PODSTAWOWE POJÊCIA PRODUKT (TOWAR LUB US UGA) CENA SUGEROWANA CENA RZECZYWISTA GRUPA WYKAZ FUNKCJI PIERWSZE CZYNNOŒCI UTWORZENIE TABELI KODÓW I KURSÓW WALUT ZDEFINIOWANIE GRUP W CENNIKU CODZIENNA EKSPLOATACJA POBRANIE PRODUKTÓW Z KARTOTEKI PRODUKTÓW DO CENNIKA KALKULACJA KOSZTÓW ZAKUPU OBLICZANIE CEN SPRZEDA Y PRZENIESIENIE SKALKULOWANYCH CEN DO KARTOTEKI PRODUKTÓW DRUKOWANIE CENNIKA DOSTOSOWANIE PRACY MODU U DO SPECYFIKI FIRMY - PARAMETRY SYSTEMU

4 -2

5 .1. PRZEZNACZENIE MODU U Modu³ CENNIK jest przeznaczony do wspomagania pracy dzia³u handlowego firmy. S³u y do kalkulowania kosztów zakupu towarów od dostawców oraz do kalkulowania cen oferowanych produktów i us³ug na podstawie poniesionych kosztów i za³o onej mar y. Ponadto u³atwia przeliczanie ustalonych wczeœniej cen podczas zmian kursów walut, przepisów celnych i podatkowych. Wspó³pracuje z modu³ami ZAKUP i SPRZEDA, korzystaj¹c z tworzonej w tych modu³ach Kartoteki Produków oraz przesy³aj¹c do niej obliczone ceny. Umo liwia tworzenie i drukowanie cennika produktów. -3

6 .2. PODSTAWOWE POJÊCIA W rozdziale tym opiszemy pojêcia, u ywane w module CENNIK. Produkt (towar lub us³uga) Opisy towarów i us³ug wystêpuj¹cych w obrocie firmy znajduj¹ siê w Kartotece Produktów. Dla ka dego towaru lub us³ugi istnieje w Kartotece Produktów jedna karta ze szczegó³owym opisem. Ka dy towar i ka da us³uga jest rozpoznawana w systemie SM-BOSS na podstawie indeksu towarowego lub nazwy. Z karty produktu/us³ugi modu³ CENNIK wykorzystuje nastêpuj¹ce informacje: Symbol, indeks towarowy Jest to podstawowy identyfikator towaru lub us³ugi. Nazwa towaru lub us³ugi Stanowi drugi identyfikator produktu, wed³ug którego równie mo emy szukaæ go w Kartotece Produktów. Jednostka miary Jednostka, w jakiej liczony jest iloœciowy stan produktu, np.: szt, kg, op itp. Rodzaj towaru Pole jest wykorzystywane do podzia³u produktów na grupy. Ma zastosowanie przy przygotowywaniu wydruków. -4

7 Ceny W opisie produktu wystêpuj¹ cztery rodzaje cen: zakupu, bez podatku, hurtowa i detaliczna. Wszystkie ceny s¹ wyœwietlane w dwóch wersjach: bez podatku VAT, z podatkiem VAT w³aœciwym dla danego produktu. W Administracji okreœlamy, która z dwóch wersji jest podstawow¹ dla danej ceny i tê wprowadzamy przy dopisywaniu lub aktualizacji karty produktu. Drug¹ wersjê ceny modu³ wylicza sam. Cena sugerowana Cenami sugerowanymi s¹ ceny obliczane na podstawie podanych przez u ytkownika wartoœci c³a, podatków, poniesionych kosztów i za³o onej prowizji. Wielkoœci te definiujemy wczeœniej w postaci Tabeli Kodów i Kursów Walut. Je eli odpowiadaj¹ nam obliczone przez modu³ ceny sugerowane, mo emy ich u ywaæ jako cen rzeczywistych. Cena rzeczywista Cen¹ rzeczywist¹ jest wpisywana przez nas w odpowiednim polu cena. Grupa W module pojêcie to jest u ywane w dwóch znaczeniach: 1) grupê stanowi¹ produkty, których symbole rozpoczynaj¹ siê od takich samych znaków; na tak okreœlonej grupie produktów mo emy wykonaæ w module wiele operacji, 2) w drukowanym cenniku produkty dzielimy na grupy, które nie musz¹ byæ zgodne z grupami wed³ug symboli. -5

8 .3. WYKAZ FUNKCJI W rozdziale tym przedstawiamy za pomoc¹ schematu strukturê menu modu³u CEN- NIK, wzbogacon¹ o funkcje dostêpne za pomoc¹ górnego menu poszczególnych ewidencji lub za pomoc¹ klawiszy funkcyjnych. CENNIK Obs³uga cennika Kalkulacja kosztów zakupu Kalkulacja cen sprzeda y Wprowadzenie kodów dla produktów, tabeli kodów i kursów walut Obliczanie cen sugerowanych Definiowanie cennika Przeniesienie cen do kartoteki Przeniesienie cen dla grupy produktów Przeniesienie wybranych pozycji Wybór pól do przeniesienia Pobranie nowych pozycji z kartoteki Przeniesienie brakuj¹cych pozycji (wybrana grupa) Przeniesienie wybranych pozycji Wybór pól do przeniesienia Definiowanie cennika Wybór oddzia³u/zestawu danych Administracja Parametry systemu Zmiana waluty podstawowej Parametry drukarki Ustawianie kolorów Definiowanie klawiszy Ustawianie has³a Parametry dodatkowe Operacje na zbiorach Indeksowanie zbiorów Reorganizacja zbiorów Archiwacja zbiorów Odtwarzanie zbiorów Informacja o module -6

9 .4. PIERWSZE CZYNNOŒCI Zanim rozpoczniemy codzienn¹ pracê z modu³em CENNIK, wykonujemy nastêpuj¹ce czynnoœci: UTWORZENIE TABELI KODÓW I KURSÓW WALUT Tabela Kodów i Kursów Walut dostêpna jest z poziomu funkcji Obs³uga cennika po wciœniêciu klawisza funkcyjnego F5. Definiujemy u ywane póÿniej w module rodzaje c³a, podatku importowego, kosztów transportu i innych kosztów, podatku VAT, prowizji hurtowej, prowizji detalicznej oraz kursy walut. Dane te s³u ¹ do obliczania sugerowanej ceny produktu na podstawie jego walutowej ceny zakupu z uwzglêdnieniem wszelkich poniesionych kosztów i za³o onej prowizji. Wybieramy funkcjê Dopisz z górnego menu i dla wybranej wczeœniej wielkoœci (c³o, podatek importowy itd.) uzyskujemy na ekranie tabelê, w której podajemy: Kod Dwuznakowy symbol kodu wybranej wielkoœci, np.: c³a, transportu, kursu waluty, Opis Opis wprowadzonego kodu, Procent Stawka procentowa, s³u ¹ca do obliczania wartoœci danej wielkoœci w konkretnym przypadku; wyj¹tek stanowi¹ koszty transportu, które podajemy jako zap³atê za transport przypadaj¹c¹ na jednostkê wagi, dodawan¹ zawsze do kosztów sugerowanych dla wybranego rodzaju transportu. W module CEN- NIK produkty, których transport chcemy rozliczaæ w ten sposób, musz¹ mieæ odpowiednio wype³nione pole Waga. -7

10 W przypadku wype³niania Tabeli Kursów Walut podajemy nieco inne dane: Kod Trzyznakowy symbol danej waluty, np.: DEM, USD. Skrót Skrótowa nazwa waluty. Kraj Kraj, z którego pochodzi waluta. Nazwa waluty Opis wprowadzonego kodu, np.: marka niemiecka, dolar amerykañski, Kurs zakupu Obowi¹zuj¹cy kurs danej waluty w z³otówkach. Data Data, od której obowi¹zuje podany kurs. Dla z³otówki wprowadzamy kurs Je eli chcemy wprowadzaæ ceny produktów w tysi¹cach z³otych, to wpisujemy kurs z³otówki równy 1, Z Tabeli Kodów i Kursów Walut mo na korzystaæ w ka dym miejscu modu³u CENNIK, gdy kursor znajduje siê w polu o nazwie Kod lub Waluta poprzez wciœniêcie klawisza Tab. -8

11 ZDEFINIOWANIE GRUP W CENNIKU Definiowanie grup w cenniku dotyczy drugiego znaczenia pojêcia "Grupa" u ywanego w module, tzn. grupa w drukowanym cenniku. Czynnoœæ tê nale y wykonaæ przed przyst¹pieniem do drukowania cennika oferowanych przez nas produktów lub us³ug. W tym celu z menu modu³u wybieramy funkcjê Definiowania cennika (je eli jesteœmy w funkcji Obs³uga cennika, wystarczy wcisn¹æ klawisz F9), z górnego menu funkcjê Dopisz i wype³niamy pola: Grupa Maksymalnie czteroznakowy symbol okreœlaj¹cy dan¹ grupê towarów. Nazwa Nazwa tej grupy towarów. Wpisane tutaj nazwy grup posiadaj¹cych jednoznakowy symbol w wydruku bêd¹ podkreœlane podwójn¹ przerywan¹ lini¹. Pozosta³e nazwy grup bêd¹ drukowane bez podkreœlenia i bêd¹ stanowi³y tytu³ dla okreœlonej grupy produktów w cenniku. -9

12 .5. CODZIENNA EKSPLOATACJA W rozdziale tym opiszemy najczêœciej wykonywane w module CENNIK czynnoœci. Najczêœciej u ywan¹ funkcj¹ w tym module jest Obs³uga cennika. Prawie wszystkie opisane poni ej czynnoœci mo na wykonaæ z jej poziomu. Wygl¹d ekranu po uruchomieniu tej funkcji przedstawia rysunek: Rysunek: Ekran Obs³ugi cennika. Na ekranie s¹ wyœwietlone dane o produkcie z kartoteki cennika, które mo emy podzieliæ na cztery zasadnicze czêœci: nag³ówek, koszty zakupu, koszty dodatkowe, ceny sprzeda y. -10

13 NAG ÓWEK Nazwa produktu Nazwa produktu. Symbol Iindeks produktu. Jest to bardzo istotny parametr, poniewa s³u y do rozpoznawania danego produktu przez system SM-BOSS. Postaæ indeksu towarowego pobierana jest z Parametrów systemu modu³u MAGAZYN (patrz: OII.1. Budowa indeksu produktu). JM Jednostka miary. Rodzaj Pole to s³u y do podzia³u produktów na grupy, co mo na wykorzystaæ podczas przygotowywania wydruków. Rodzajem towaru mog¹ byæ np. proszki, nabia³, czêœci metalowe itd. Waga Waga produktu. Jest to istotny parametr w przypadku uwzglêdniania kosztów transportu. S¹ one bowiem podawane w kodach kosztów transportu w przeliczeniu na jednostkê wagi. Wpisuj¹c wagê produktu mo emy zatem korygowaæ koszty transportu. KOSZTY ZAKUPU Cena Wal. Cena zakupu produktu w okreœlonej w nastêpnym polu walucie. -11

14 Waluta Kod waluty, w której podana jest cena zakupu. Klawisza Tab udostêpnia podpowiedÿ z tabeli kursów walut. Kurs Kurs waluty jest przepisywany z tabeli kursów walut dla cennika. Cena z³ Cena w z³otych obliczona na podstawie ceny walutowej i kursu waluty. KOSZTY DODATKOWE C³o (Kod, Stawka) Sugerowane / Rzeczywiste Kod i stawka procentowa oraz wartoœæ sugerowana i rzeczywista c³a.w polu Kod klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z tabeli kodów. Pod. Import. (Kod, Stawka) Sugerowane / Rzeczywiste Kod i stawka procentowa oraz wartoœæ sugerowana i rzeczywista podatku importowego.w polu Kod klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z tabeli kodów. Transport (Kod, Stawka) Sugerowane / Rzeczywiste Kod i stawka procentowa oraz wartoœæ sugerowana i rzeczywista kosztów transportu. W polu Kod klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z tabeli kodów. Inne (Kod, Stawka) Sugerowane / Rzeczywiste Kod i stawka procentowa oraz wartoœæ sugerowana i rzeczywista innych kosztów. W polu Kod klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z tabeli kodów. -12

15 ¹czny koszt zakupu Suma kosztów zakupu i poszczególnych sk³adników kosztów dodatkowych sugerowanych i rzeczywistych. Pola nie s¹ dostêpne do edycji. CENY SPRZEDA Y Prow. sug. Kod i stopa procentowa sugerowanej prowizji. W polu Kod klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z tabeli kodów. Cena netto W wierszu prowizji sugerowanej znajduje siê równie sugerowana i rzeczywista cena netto. Cena netto sugerowana powstaje przez doliczenie sugerowanej prowizji do sugerowanego ³¹cznego kosztu zakupu. Cena netto rzeczywista mo e byæ edytowana. Podatek VAT Kod i stopa procentowa oraz wartoœæ sugerowana i rzeczywista podatku VAT. W polu Kod klawisz Tab udostêpnia podpowiedÿ z tabeli kodów. Brutto Sugerowana i rzeczywista cena brutto. Prow. rzecz. Obliczona przez modu³ rzeczywiœcie uzyskana prowizja. -13

16 W pierwszym wierszu znajduje siê górne menu tej funkcji, a z prawej strony ekranu wyœwietlona jest lista symboli produktów cennika. Dodatkowe funkcje s¹ dostêpne poprzez funkcjê F-spec z górnego menu oraz klawisze funkcyjne. Klawisze funkcyjne: F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 - Ekran podpowiedzi udostêpnia podpowiedÿ na temat wykorzystania klawiszy funkcyjnch - Kalkulacja kosztów zakupu umo liwia przeprowadzenie kalkulacji kosztów zakupu dla grupy produktów - Kalkulacja cen sprzeda y umo liwia przeprowadzenie kalkulacji cen sprzeda y dla grupy produktów - Wprowadzenie kodów dla produktów udostêpnia kody kosztów zakupu i ceny sprzeda y dla grupy produktów - Tabele Kodów i Kursów Walut umo liwia wprowadzanie i aktualizacjê kodów c³a, podatku importowego, kosztów transportu i innych kosztów, podatku VAT, prowizji hurtowej i detalicznej oraz kursów walut - Operacje na grupie umo liwia przeprowadzenie zmian kodów dla ca³ej grupy produktów, je eli s¹ one jednakowe dla ca³ej grupy produktów - Wybór grupy umo liwia wybór grupy produktów, dla której przeprowadzamy obliczenia - Obliczanie cen sugerowanych -14

17 umo liwia obliczenie sugerowanych cen zakupu i sprzeda y dla grupy produktów Shift+F8 F9 F10 - Przenoszenie cen sugerowanych na detaliczne przenosi obliczone sugerowane ceny do pól cen rzeczywistych dla grupy produktów - Definiowanie cennika umo liwia zdefiniowanie grup wystêpuj¹cych na wydruku cennika - Odtworzenie ekranu w przypadku sieciowej wersji systemu powoduje uaktualnienie danych na ekranie, tzn. uwzglêdnienie zmian dokonanych w miêdzyczasie przez innych u ytkowników Shift+F10 - Sprawdzenie has³a sposób zabezpieczenia programu na wypadek chwilowyego odejœcia od komputera; wejœcie do programu nastêpuje dopiero po podaniu has³a u ytkownika. POBRANIE PRODUKTÓW Z KARTOTEKI PRODUKTÓW DO CENNIKA Modu³ CENNIK korzysta z Kartoteki Produktów tworzonej g³ównie w modu- ³ach ZAKUP i MAGAZYN systemu SM-BOSS. Za pomoc¹ funkcji Pobranie nowych pozycji z kartoteki mo emy przenieœæ z Kartoteki Produktów do modu³u CENNIK zawartoœæ okreœlonych pól dla wszystkich produktów, których jeszcze nie ma w cenniku lub tylko wybranych. Na ekranie wyœwietlone jest menu, którego funkcje s¹ nastêpuj¹ce: Przeniesienie brakuj¹cych pozycji (wybrana grupa) -15 Powoduje uzupe³nienie listy produktów cennika o brakuj¹ce pozycje w ramach grupy o podanym symbolu. Je eli nie podamy symbolu grupy (zaakceptujemy puste pole), dzia³anie bêdzie dotyczy³o wszystkich produktów z

18 Kartoteki Produktów. Przeniesienie wybranych pozycji Na ekranie pojawia siê lista, z której poprzez podœwietlenie pozycji i wciœniêcie klawisza Enter przenosimy produkt z Kartoteki Produktów do cennika. Je eli znamy indeks produktu lub pamiêtamy jedynie jego pocz¹tek, to mo emy skorzystaæ z mechanizmu wyszukiwania po znaku. Jest to przydatne szczególnie wtedy, gdy lista produktów jest d³uga i nie mieœci siê na ekranie. Wyszukiwanie po znaku polega na tym, e je eli podamy jakiœ znak z klawiatury, to modu³ odszuka pierwszy produkt na liœcie, którego symbol rozpoczyna siê od tego znaku. Wpisanie nastêpnego znaku spowoduje znalezienie pierwszego produktu na liœcie, którego symbol zawiera pierwszy i drugi znak takie, jak wpisane z klawiatury itd. Wprowadzane z klawiatury znaki s¹ umieszczane w lewym rogu pod list¹ produktów. Wybór pól do przeniesienia Z wyœwietlonej opisowej listy wybieramy pola, których zawartoœæ ma byæ przeniesiona z Kartoteki Produktów do cennika. Wyboru dokonujemy przez podœwietlenie pozycji i wciœniêcie klawisza Enter. Wybór potwierdza pojawiaj¹ca siê przy pozycji gwiazdka. Ponowne wciœniêcie klawisza Enter spowoduje rezygnacjê z wyboru pola (brak gwiazdki). Wciœniêcie klawisza Tab powoduje wyœwietlenie tabeli z nazwami odpowiadaj¹cych sobie pól w Kartotece Produktów i w cenniku. Klawisz F2 wciœniêty na wskazanej pozycji umo liwia edycjê przenoszonego pola. Pozwala to na wprowadzenie algorytmu przeliczania wartoœci pola podczas przenoszenia do cennika. Jest to bardzo cenne w sytuacji, gdy np. odpowiadaj¹ce sobie w Kartotece Produktów i w cenniku pola ró ni¹ siê walut¹. Mo emy wówczas wy³¹czyæ te pola z przenoszenia. Ale mo emy te wprowadziæ algorytm, który bêdzie usuwa³ b³êdy wynikaj¹ce z niezgodnoœci walut. -16

19 KALKULACJA KOSZTÓW ZAKUPU Obliczanie kosztów zakupu polega na obliczeniu ceny zakupu w z³otówkach na podstawie ceny walutowej i aktualnego kursu waluty oraz kosztów dodatkowych, na które sk³adaj¹ siê c³o, podatek importowy, koszty transportu i inne poniesione koszty. Suma kosztów zakupu i kosztów dodatkowych daje cenê zakupu umieszczon¹ w pozycji ¹czny koszt zakupu. Wszystkie obliczenia dotycz¹ wartoœci sugerowanych uzyskanych na bazie Tabeli Kodów i Kursów Walut. Funkcja ta jest bardzo u yteczna, gdy pozwala (np. po zmianie któregokolwiek ze sk³adników tej ceny) szybko skalkulowaæ faktyczn¹ cenê zakupu i ustaliæ op³acalnoœæ ewentulanej transakcji. Dla pojedynczego produktu wyœwietlonego aktualnie na ekranie kalkulacjê kosztów zakupu wykonujemy za poœrednictwem funkcji Aktualizuj koszty sugerowane, jednej z funkcji specjalnych z górnego menu Obs³ugi cennika. Mo emy wtedy zmieniæ: cenê walutow¹, kod c³a i podatku importowego, kod kosztów transportu i kosztów innych. Klawisz Tab lub Alt+F1 wciœniêty w aktualizowanym polu udostêpnia odpowiedni¹ tabelê kodów. Po zakoñczeniu aktualizacji nastêpuje wyliczenie nowych sugerowanych kosztów zakupu, kosztów dodatkowych i ³¹cznego kosztu zakupu, czyli sugerowanej ceny zakupu. Je eli chcemy, aby wyliczona cena sugerowana sta³a siê rzeczywist¹ cen¹ zakupu, z menu funkcji F-spec wybieramy funkcjê Koszty sugerowane -> rzeczywiste. Zapamiêtanie zmian nastêpuje po wykonaniu funkcji Zapisz do zbioru z tego samego menu. Je eli pracujemy nad wyliczeniem cen zakupu dla produktów z wybranej grupy (grupy produktów, których symbole rozpoczynaj¹ siê od podanych znaków), to wciskamy klawisz F2 Kalkulacja kosztów zakupu, podajemy symbol grupy i uzyskujemy listê produktów tej grupy wraz z kodami dotycz¹cymi kosztów zakupu. Dla ka dego produktu z osobna mo- emy zmieniæ: -17

20 cenê walutow¹ i kod waluty, kod c³a i podatku importowego, kod transportu i kosztów innych. Klawisz Tab lub Alt+F1 wciœniêty w aktualizowanym polu udostêpnia odpowiedni¹ tabelê kodów. Po wprowadzeniu zmian nast¹pi obliczenie nowych sugerowanych cen zakupu. Je eli zmiana któregoœ z wymienionych kodów jest taka sama dla ca³ej grupy, proponujemy skorzystaæ z funkcji Operacje na grupie dostêpnej po wciœniêciu klawisza F6 podczas Obs³ugi cennika. Dla wybranej grupy wykonujemy funkcjê Globalna zmiana kodów, podœwietlamy pozycjê, w której nast¹pi³a zmiana i korzystaj¹c z Tabeli Kodów i Kursów Walut (Tab lub Alt+F1) wprowadzamy nowy kod obowi¹zuj¹cy dla ca³ej grupy. Zapisujemy zmiany za pomoc¹ funkcji Zapis kodów dla grupy z tego samego menu. W przypadku zaniechania zmiany kodów dla ca³ej grupy wybieramy funkcjê Rezygnacja lub wciskamy klawisz Esc. Aktualizacja cen zakupu dla grupy nast¹pi po wykonaniu funkcji Obliczenie cen sugerowanych. OBLICZANIE CEN SPRZEDA Y Cena sprzeda y jest obliczana na podstawie ceny zakupu, za³o onej prowizji i podatku VAT lub obrotowego. Obliczenia dotycz¹ wartoœci sugerowanych na podstawie Tabeli Kodów i Kursów Walut. Funkcja ta pozwala szybko skalkulowaæ cenê, za jak¹ mo emy oferowaæ produkt lub us³ugê. Dla pojedynczego produktu wyœwietlonego aktualnie na ekranie mo emy zmieniæ za³o on¹ prowizjê, podatek, a tak e rzeczywist¹ cenê sprzeda y netto i brutto za poœrednictwem funkcji Aktualizuj cenê sprzeda y, jednej z funkcji specjalnych z górnego menu Obs³ugi cennika. Klawisz Tab lub Alt+F1 wciœniêty w aktualizowanym polu udostêpnia odpowiedni¹ tabelê kodów. Zapamiêtanie zmian nastêpuje po wykonaniu funkcji Zapisz do zbioru z tego samego menu. -18

21 Je eli chcemy obliczyæ ceny sprzeda y dla produktów z wybranej grupy (grupy produktów, których symbole rozpoczynaj¹ siê od podanych znaków), to wciskamy klawisz F3 Kalkulacja cen sprzeda y, podajemy symbol grupy i uzyskujemy listê produktów tej grupy wraz z kodami dotycz¹cymi cen sprzeda y. Dla ka dego produktu z osobna mo emy zmieniæ: prowizjê sugerowan¹, czyli tak¹, jak¹ chcemy uzyskaæ, cenê sprzeda y, obserwuj¹c zmianê prowizji faktycznej. Klawisz Tab lub Alt+F1 wciœniêty w aktualizowanym polu udostêpnia odpowiedni¹ tabelê kodów. Po wprowadzeniu zmian nast¹pi obliczenie nowych sugerowanych cen sprzeda y. Je eli zmiana kodów podatku VAT, prowizji hurtowej lub detalicznej jest taka sama dla ca³ej grupy, proponujemy skorzystaæ z funkcji Operacje na grupie dostêpnej po wciœniêciu klawisza F6 podczas Obs³ugi cennika. Dla wybranej grupy wykonujemy funkcjê Globalna zmiana kodów, podœwietlamy pozycjê, w której nast¹pi³a zmiana i korzystaj¹c z Tabeli Kodówi Kursów Walut (Tab lub Alt+F1) wprowadzamy nowy kod obowi¹zuj¹cy dla ca³ej grupy. Zapisujemy zmiany za pomoc¹ funkcji Zapis kodów dla grupy z tego samego menu. W przypadku zaniechania zmiany kodów dla ca³ej grupy wybieramy funkcjê Rezygnacja lub wciskamy klawisz Esc. Aktualizacja cen sprzeda y dla grupy nast¹pi po wykonaniu funkcji Obliczenie cen sugerowanych. Je eli chcemy, eby faktyczne ceny sprzeda y produktów by³y takie, jak obliczone ceny sugerowane, to wykonujemy nastêpn¹ funkcjê Przeniesienie cen sugerowanych na detaliczne. Sk³adniki ceny zakupu i ceny sprzeda y dla poszczególnych produktów z grupy mo- emy ogl¹daæ i zmieniaæ za poœrednictwem klawisza F4 Definiowanie zakupu i prowizji. Podobnie, jak przy u yciu klawiszy F2 i F3, po podaniu symbolu grupy (pole puste oznacza wszystkie produkty) uzyskujemy na ekranie listê produktów, a dla ka dego produktu - nastêpuj¹ce informacje: stopê procentow¹ c³a, stopê procentow¹ podatku importowego, -19

22 koszt transportu w przeliczeniu na jednostkê wagi, stopê procentow¹ innych kosztów, stopê procentow¹ prowizji sugerowanej, stopê procentow¹ podatku VAT, sposób zaokr¹glenia ceny sprzeda y. W poruszaniu siê po liœcie produktów bêd¹ nam pomocne klawisze strza³ek. Dzia³a tu opisywane wczeœniej wyszukiwanie po znaku. Po wymienionych wartoœciach poruszamy siê klawiszami strza³ek. Stopa procentowa w momencie jej podœwietlenia zamienia siê na odpowiadaj¹cy jej kod z Tabeli Kodów i Kursów Walut. Je eli w tym momencie naciœniemy klawisz Enter, to pole jest dostêpne do wprowadzania zmian. Mo emy wprowadziæ je z klawiatury lub skorzystaæ z podpowiedzi za pomoc¹ klawisza Tab lub Alt+F1. PRZENIESIENIE SKALKULOWANYCH CEN DO KARTOTEKI PRODUKTÓW Obliczone rzeczywiste ceny zakupu i ceny sprzeda y oraz zawartoœæ innych pól, je eli wprowadzaliœmy zmiany w module CENNIK i chcemy je umieœciæ tak e w Kartotece Produktów, mo emy przenieœæ z cennika do Kartoteki Produktów. S³u y do tego celu funkcja Przeniesienie cen do Kartoteki z menu modu³u CENNIK. Funkcja posiada nastêpuj¹ce mo liwoœci: Przeniesienie cen dla grupy produktów Powoduje przepisanie zawartoœci okreœlonych pól dotycz¹cych grupy produktów o podanym symbolu z cennika do Kartoteki Produktów. Je eli nie podamy symbolu grupy (zaakceptujemy puste pole), dzia³anie bêdzie dotyczy³o wszystkich produktów z cennika. Przeniesienie wybranych pozycji Na ekranie pojawia siê lista, z której poprzez podœwietlenie pozycji i wciœniêcie klawisza Enter przenosimy wybrane dane o produkcie z cennika do Kartoteki Produktów. -20

23 Wybór pól do przeniesienia Z wyœwietlonej listy wybieramy pola, których zawartoœæ ma byæ przeniesiona z cennika do Kartoteki Produktów. Wyboru dokonujemy przez podœwietlenie pozycji i wciœniêcie klawisza Enter. Wybór potwierdza pojawiaj¹ca siê przy pozycji gwiazdka. Ponowne wciœniêcie klawisza Enter spowoduje rezygnacjê z wyboru pola (brak gwiazdki). Wciœniêcie klawisza Tab powoduje wyœwietlenie tabeli z nazwami odpowiadaj¹cych sobie pól w cenniku i w Kartotece Produktów. Klawisz F2 wciœniêty na wskazanej pozycji umo - liwia edycjê przenoszonego pola. Pozwala to na wprowadzenie algorytmu przeliczania wartoœci pola podczas przenoszenia do Kartoteki Produktów. Jest to bardzo cenne w sytuacji, gdy np. odpowiadaj¹ce sobie w Kartotece Produktów i w cenniku pola ró ni¹ siê walut¹. Mo emy wówczas wy³¹czyæ te pola z przenoszenia. Ale mo emy te wprowadziæ algorytm, który bêdzie usuwa³ b³êdy wynikaj¹ce z niezgodnoœci walut. -21

24 DRUKOWANIE CENNIKA Je eli ustaliliœmy ceny sprzeda y, mo emy przyst¹piæ do drukowania cennika. Cennik nale y wczeœniej zdefiniowaæ, tzn. okreœliæ grupy produktów wystêpuj¹ce w cenniku oraz ich symbole. Nastêpn¹ czynnoœci¹ jest umieszczenie w tych grupach odpowiednich produktów. Przed rozpoczêciem drukowania mo emy jeszcze zdecydowaæ, jakie grupy produktów chcemy wydrukowaæ. Definiowanie grup cennika Definiowania cennika omówiliœmy w rozdziale VIII.4. Pierwsze czynnoœci. Grupy mo emy zdefiniowaæ dowolnie, pamiêtaj¹c o tym, e nazwy poszczególnych grup bêd¹ drukowane jako nag³ówki tych grup, a nazwy grup okreœlonych symbolem jednoznakowym bêd¹ dodatkowo podkreœlone podwójn¹ lini¹. Najwygodniej jest wybraæ jako symbole grup oznaczenia zgodne z przyjêt¹ zasad¹ nadawania symboli produktom. Nie bêdziemy wtedy musieli wskazywaæ, jakie produkty maj¹ siê znaleÿæ w poszczególnych grupach cennika, poniewa produkty, których symbole rozpoczynaj¹ siê od znaków stanowi¹cych symbol grupy w cenniku bed¹ do niej automatycznie przypisane. Je eli np.: wszystkim rodzajom butów nadamy symbole rozpoczynaj¹ce siê od litery B, buty damskie bêd¹ mia³y na drugim miejscu literê D, mêskie M, a dzieciêcie - Z, to grupy w cenniku mo emy zdefiniowaæ nastêpuj¹co: B - BUTY BD - BUTY DAMSKIE BM - BUTY MÊSKIE BZ - BUTY DZIECIÊCE i w grupach tych automatycznie znajd¹ siê produkty, których symbole rozpoczynaj¹ siê od podanych znaków. -22

25 Przyporz¹dkowanie produktów do grup cennika Jak wspomnieliœmy powy ej, w przypadku utrzymania jednorodnej symboliki dla podzia³u na grupy cennika i podzia³u na grupy produktów, produkty s¹ przypisywane do tych grup cennika, których symbole s¹ najbli sze ich indeksom. Je eli zdecydowaliœmy siê na odmienn¹ symbolikê grup w cenniku i grup produktów lub - przy utrzymaniu jednakowej symboliki - nie chcemy drukowaæ wszystkich produktów z danej grupy, musimy wskazaæ, jakie produkty maj¹ byæ umieszczone w danej grupie cennika. Do tego celu s³u y funkcja Ustaw z górnego menu funkcji Definiowanie cennika. Przed zastosowaniem tej funkcji wybieramy grupê, do której chcemy wprowadziæ produkty. Ustawiamy wiêc kursor na wybranej nazwie grupy i wybieramy funkcjê Ustaw. Ekran zostanie podzielony na dwa okna: wg cennika i wg symbolu. W prawym oknie znajduj¹ siê przeniesione do modu³u CENNIK produkty uporz¹dkowane wed³ug symboli, a w lewym - produkty umieszczane przez nas w wybranej grupie cennika. Jej symbol znajduje siê w nag³ówku ekranu. Okno aktywne jest otoczone podwójn¹ ramk¹. Przejœcie z okna do okna wykonujemy za pomoc¹ klawisza Tab. Przeniesienie produktu z listy do grupy cennika, czyli z okna prawego do lewego, wykonujemy w nastêpuj¹cy sposób: w prawym oknie podœwietlamy wybrany produkt, wciskamy klawisz Enter lub Insert. Je eli chcemy przenieœæ kilka kolejnych produktów, mo emy wykorzystaæ operacje na bloku. Blokiem bêdziemy nazywali kilka kolejnych zaznaczonych w specjalny sposób pozycji. Blok zaznaczamy w nastêpuj¹cy sposób: podœwietlamy pierwszy produkt w bloku (pierwszy, który chcemy przenieœæ do lewego okna), -23

26 zaznaczamy pocz¹tek bloku wciskaj¹c jednoczeœnie klawisze Ctrl + B, klawiszem strza³ki przemieszczamy siê do ostatniego produktu w bloku, zaznaczamy koniec bloku wciskaj¹c jednoczeœnie klawisze Ctrl + B. Wciœniêcie klawisza Enter lub Insert przy zaznaczonym bloku spowoduje przeniesienie wszystkich jego pozycji do lewego okna. Operacje na bloku mo emy równie wykorzystaæ w lewym oknie cennika: kasowanie kilku kolejnych pozycji zaznaczamy blok pozycji do skasowania i wciskamy klawisz Del, przesuniêcie jednej lub kilku pozycji w inne miejsce listy produktów danej grupy cennika zaznaczamy blok (w celu zaznaczenia bloku na jednej pozycji wciskamy klawisze Ctrl + L), przemieszczamy siê klawiszem strza³ki do pozycji, przed któr¹ chcemy umieœciæ blok produktów i wciskamy klawisz Enter, odwrócenie kolejnoœci produktów je eli zaznaczaj¹c blok przesuwamy siê w górê ekranu, to oprócz przemieszczenia bloku nast¹pi odwrócenie kolejnoœci produktów, wciœniêcie klawisza F2 w lewym oknie ekranu spowoduje przywrócenie kolejnoœci produktów wed³ug symboli. Definiowanie zawartoœci danej grupy cennika koñczymy za pomoc¹ klawisza Esc. Drukowanie cennika -24 Drukowanie cennika wykonujemy korzystaj¹c z funkcji Wydrukuj z górnego menu funkcji Definiowanie cennika. Mamy mo liwoœæ przegl¹dania na ekranie grup cennika, drukowania cennika na drukarce oraz przes³ania cennika

27 do zbioru na dysku. Na drukarce mo emy wydrukowaæ: grupy cennika, cennik wed³ug grup, cennik wed³ug definicji. Grupy cennika Drukowane s¹ symbole i nazwy grup zdefiniowanych w cenniku. Cennik wed³ug grup Ten wydruk mo emy zrealizowaæ wtedy, gdy definiuj¹c grupy w cenniku nadaliœmy im symbole zgodne z symbolami grup produktów. Produkty zostan¹ umieszczone w tych grupach cennika, których symbole s¹ najbli sze ich indeksom. Produkt o symbolu rozpoczynaj¹cym siê od znaków, które nie zosta³y u yte do definicji adnej grupy cennika, nie zostanie ujêty w cenniku. Cennik wed³ug definicji Produkty w drukowanym cenniku bêd¹ umieszczane zgodnie z ich przyporz¹dkowaniem do grup cennika za pomoc¹ funkcji Ustaw. W menu wydruku - oprócz rodzajów cennika - znajduje siê funkcja Ustawianie warunków. S³u y ona do zawê ania wydruku cennika do podanego zakresu grup. DOSTOSOWANIE PRACY MODU U DO SPECYFIKI FIRMY - PARAMETRY SYSTEMU W Administracji znajduje siê funkcja Ustawianie parametrów systemu, która pozwala okreœliæ pewne cechy pracy modu³u CENNIK. S¹ one nastêpuj¹ce: -25

28 Data cennika Podajemy datê, która bêdzie drukowana w nag³ówku cennika, w formacie RR.MM.DD, np Format indeksu Parametr jest nieaktywny. Pobierany jest format z modu³u MAGAZYN. Format nazwy Parametr jest nieaktywny. Pobierany jest format z modu³u MAGAZYN. Konto materia³owe Wartoœæ jest pobierana z modu³u MAGAZYN. Jest tosymbol konta ksiêgowego z modu³u FINANSE, na którym rozlicza siê zapasy produktów. Waluta podstawowa cennika Jest ni¹ stary z³oty lub nowy z³oty w zale noœci od ustawienia waluty w funkcji Zmiana waluty podstawowej z menu Administracja. Zmiana waluty ze starego na nowy z³oty pe³ni rolê denominacji w module SM-CENNIK. Maksymalna iloœæ walut Wpisujemy maksymaln¹ iloœæ ró nych walut, jakich bêdziemy u ywaæ w module CENNIK. Po zainstalowaniu systemu w tym miejscu znajduje siê liczba 30, która na ogó³ jest wystarczaj¹ca. Maksymalna iloœæ kodów Wpisujemy liczbê okreœlaj¹c¹ maksymaln¹ sumaryczn¹ iloœæ kodów c³a, podatku importowego, VAT, kosztów transportu i innych kosztów oraz prowizji sugerowanej. Domyœlnie maksymalna iloœæ kodów wynosi 300 i powinna byæ wystarczaj¹ca. -26

29 Cennik detaliczny lub hurtowy Decydujemy, czy przygotowywany cennik jest detaliczny czy hurtowy, wciskaj¹c odpowiednio literê D lub H. Czy zaokr¹glaæ ceny z podatkiem Wpisujemy literê N, je eli chcemy, eby zaokr¹glanie ceny rzeczywistej nastêpowa³o przed dodaniem podatku, literê T, je eli cena rzeczywista towaru ma byæ zaokr¹glona po dodaniu do niej podatku. Uwaga! Powy sze dwa parametry umo liwiaj¹ tworzenie cenników z czterema rodzajami cen: 1) ceny hurtowe zaokr¹glane przed dodaniem podatku, 2) ceny detaliczne zaokr¹glane przed dodaniem podatku, 3) ceny hurtowe zaokr¹glane po dodaniu podatku, 4) ceny detaliczne zaokr¹glane po dodanu podatku. Czy drukowaæ ceny w dwóch walutach Je eli odpowiemy T, to ceny bêd¹ drukowane w starych i w nowych z³otych, je eli N, bêd¹ drukowane w walucie podstawowej cennika. D³ugoœæ nazwy w cenniku Okreœlamy d³ugoœæ nazwy produktu lub us³ugi drukowanej w cenniku wyra- on¹ w znakach (litery, cyfry, spacje). Je eli nazwa bêdzie krótsza, zostanie uzupe³niona kropkami. Lewy margines w cenniku Wpisujemy liczbê znaków, o jak¹ wydruk ma byæ przesuniêty w prawo. Przesuniêcie to daje mo liwoœæ uzyskania marginesu na zszycie poszczególnych stron cennika. -27

30 -28