CZ I I FUNKCJE PROGRAMU

Transkrypt

1 CZ I I FUNKCJE PROGRAMU

2 OPERACJE KSIGOWE Zamknicie miesica Za pomoc tej opcji moemy zamyka miesice ksigowe. Zgodnie z zasadami sztuki ksigowej po wprowadzeniu kompletnych danych za dany miesic naley miesic ksigowy zamkn tak, aby uniemoliwi póniejsze zmiany zapisów. Po wejciu widzimy list miesicy. Przy kadym z nich znajduje si informacja czy jest on zamknity czy otwarty. Na prawo od listy znajduje si pole zawierajce nazw pierwszego niezamknitego miesica. Uycie przycisku Zapisz spowoduje zamknicie tego miesica, natomiast uycie przycisku Anuluj nie zmieni dotychczasowej sytuacji. UWAGA! Raz zamknitego miesica nie mona ponownie otworzy! Rozpoczcie nowego roku obrotowego W formularzu który ukae si na ekranie powinnimy okreli od którego miesica którego roku kalendarzowego rozpoczyna si nasz rok obrotowy oraz na którym miesicu którego roku kalendarzowego si koczy. Zmiany lat i miesicy w odpowiednich okienkach dokonujemy klikajc lewym przyciskiem myszki w niewielkie strzałki znajdujce si po prawej stronie kadego z okienek. Strzałka w dół oznacza zmniejszenie liczby, strzałka w gór zwikszenie. Musimy pamita, e rok obrotowy nie zawsze pokrywa si z rokiem kalendarzowym. Nastpnie, jeli po raz pierwszy otwieramy rok obrotowy dla danego zakładu, dokonujemy wyboru jednego z zaproponowanych planów kont. Proponowane s tu cztery moliwoci planów kont : Skrócony, Rozwinity, Skrócony (tylko zespół 4), Rozwinity (tylko zespół 4). Wybrane ustawienia zapisujemy lub (jeli si rozmylilimy) moemy anulowa uywajc odpowiednich przycisków. Jeli otwieramy rok obrotowy dla zakładu który istniał ju w roku poprzednim nie bdziemy wybiera jednego z czterech planów kont. Plan kont zostanie przeniesiony z roku poprzedniego. Jednak mamy moliwo wprowadzenia do niego pewnych modyfikacji. Chodzi tu o tzw. listy kontrahentów (najczciej dostawców lub odbiorców), których analityk czsto chcielibymy w nowym roku zmieni. W praktyce bowiem cz kontrahentów, którzy wystpowali na listach w roku poprzednim moe mie zerowe saldo na koniec roku i nie utrzymywa ju stosunków handlowych z firm dla której otwieramy nowy rok. Takich kontrahentów moemy chcie usun z listy. Wygodnie te jest mie kontrahentów z którymi ma si najczstsze kontakty na pocztku listy a nie na kocu. Moemy by zatem zainteresowani zmian kolejnoci firm znajdujcych si na listach kontrahentów. Do tego włanie cely słuy ukazujca si w takiej sytuacji przegldarka. Przegldarka ta pokazuje nam wszystkich kontrahentów znajdujcych si na kolejnych listach. W kolumnach pokazywana jest Nowa pozycja na licie kontrachentów, Stara pozycja na tej licie, Nazwa kontrahenta i jego NIP. Ponadto znajduj si na niej przyciski Nowy porzdek, Zeruj pozycje z zerowym saldem oraz Zapisz. Za pomoc przycisku Zeruj pozycje z zerowym saldem uzyskamy oznaczenie kontrahentów z zerowymi saldami w kolumnie Nowa pozycja liczb 0. Niezalenie od tego moemy rcznie wpisa dowolne liczby w tej kolumnie dla kadego z kontrahentów wyznaczajc now kolejno analityk w tworzonym planie kont. Konta oznaczone liczb 0 nie wejd w skład nowego wykazu kont analitycznych na danej licie. Moemy jeszcze wycofa si z pozycji oznaczonych 0 uywajc przycisku Cofnij zerowanie pozycji z zerowym saldem, który pojawił si w miejsce przycisku zerujcego. Przycisk Nowy porzdek pokazuje ostateczn kolejno analityk z tym, e analityki oznaczone liczb 0 a znajdujce si na czele listy 2

3 nie wejd do planu kont. Mona ponownie przywróci poprzedni kolejnoc uywajc przycisku Stary porzdek, który pojawił si w miejsce dotychczasowego Nowy porzdek. Koczc operacj porzdkowania kolejnoci kont analitycznych na aktualnej licie uaktywniamy przycisk Zapisz. Program przedstawi nam nastpn list kontrahentów do ewentualnego poprawienia (jeli takowa istnieje). W efekcie otrzymamy nowy plan kont w rozpoczynanym roku obrotowym zgodny z planem ubiegłorocznym ale z uporzdkowan analityk na listach kontrahentów. Wpisywanie bilansu otwarcia Bilans otwarcia jest automatyczne przenoszony z bilansu zamknicia poprzedniego roku obrotowego, jeli był on prowadzony na tym samym programie. Po wyborze tej pozycji jest przedstawiony plan kont wraz z istniejcymi kwotami otwarcia. Kwot otwarcia moemy zmieni w kadej chwili. W tym celu naley ustawi pasek wyboru na wybrane konto i uaktywni przycisk Kwota otwarcia znajdujcy si w zespole przycisków nad tabel kont. Jeli wskazanemu kontu syntetycznemu przyporzdkowane s konta analityczne program pokae ich list i trzeba bdzie ponownie wskaza jedno z nich. Przyjto bowiem zasad, e kwoty otwarcia wpisuje si wyłcznie na najbardziej zagłbionym subkoncie. Po osigniciu najbardziej zagłbionego konta analitycznego otworzy si okienko w którym podana bdzie informacja o numerze konta, którego bilans otwarcia zmieniamy, oraz dwa pola edycyjne Kwota otwarcia Wn i Kwota otwarcia Ma. Naley wpisa właciw kwot na odpowiedni stron konta. Jak zawsze zatwierdzamy zmian przyciskiem Zapisz a wycofujemy si z niej przyciskiem Anuluj. W zespole przycisków znajduj si ponadto przyciski : Subkonta pozwalajcy wej do analityki niszego poziomu do aktualnie pokazywanego konta. Podsumowanie dokonuje podsumowa bilansu otwarcia sumarycznie oraz podsumowa czciowych dotyczcych kont bilansowych i pozabilansowych. Szukaj i Ponów umoliwiaj odszukanie konta o zadanym numerze lub o zadanej nazwie. Jeli wicej ni jedno konto posiada nazw rozpoczynajc si od tego samego słowa przeszukiwanie bdzie kontynuowane po naciniciu przycisku Ponów Drukuj umoliwia dokonanie wydruku planu kont z kwotami otwarcia. Niespłacone dokumenty ubiegłego okresu Ta pozycja menu została opisana w dziale ROZPOCZCIE PRACY. 3

4 Kocowe ksigowania na wynik finansowy Na zakoczenie roku obrotowego naley dokona przeksigowania sald kont grupy 4, 5 oraz 7 (w typowym planie kont) na wynik finansowy. Program opierajc si na posiadanych informacjach o kadym koncie (podanych w trakcie definiowania planu kont) dokona automatycznie odpowiednich przeksigowa. Przeksigowania te zostan umieszczone w dokumencie PK, który znajdzie si w specjalnie utworzonym dzienniku. Po wejciu do opisywanej pozycji menu musimy poda dat dokumentu PK, który zostanie utworzony oraz dat ksigowania tego dokumentu. Nastpnie zostanie automatycznie utworzony dziennik oraz dokument PK z zawartoci. Jest to jedyny dokument, który moemy wykasowa w całoci mimo, e zawiera on w sobie zapisy ksigowe. Mona sobie na to pozwoli ze wzgldu na łatwo z jak moemy utworzy kolejny taki dokument w przypadku przypadkowego skasowania go. Jeli spróbujemy utworzy dokument zawierajcy przeksigowania na wynik finansowy mimo, e uprzednio został ju on utworzony zostaniemy o tym ostrzeeni specjalnym komunikatem. Podobnie jeli wczeniej istniał ju dziennik specjalnie w tym celu utworzony zostaniemy jedynie poinformowani, e nie ma potrzeby tworzenia kolejnego specjalnego dziennika i do wpisania dokumenty PK zostanie uyty dziennik dotychczasowy. Zmiana roku obrotowego Ta pozycja menu pozwala na wybór roku obrotowego sporód istniejcych dla danego zakladu. 4

5 INFORMACJE Salda kont Po wybraniu tej opcji na ekranie pokazuje si przegldarka zawierajca numery i nazwy wszystkich kont syntetycznych oraz ich salda na dzie dzisiejszy. Ponadto w ostatniej kolumnie (widocznej dopiero po przesuniciu w prawo zawartoci okna) typ kadego z kont. Aby przesun w prawo zawarto okna naley klikn w praw strzałk suwaka znajdujcego si w najniszej czci okna. Zespół przycisków znajdujcy si nad przegldark składa si z nastpujcych elementów : Na dzie Umoliwia wybór dnia na który ma by wyliczone saldo wszystkich kont. Kryterium decydujcym o tym czy dany zapis ksigowy zostanie uwzgldniony w wyliczanym saldzie jest jego data ksigowania. Subkonta Za jego pomoc moemy wej w wybrane konto syntetyczne lub analityczne i obejrze salda kont niszego poziomu. Wszystkie Pozwala obejrze jednoczenie salda kont syntetycznych i analitycznych wszystkich poziomów. Po wejciu w omawian opcj przycisk zmienia sw nazw na Syntetyka i uycie go pozwala powróci do stanu wyjciowego czyli do przedstawienia sald kont syntetycznych. Podsumowanie Uycie tego przycisku umoliwia obejrzenie podsumowa sald wybranej grupy kont z podziałem na konta bilansowe i pozabilansowe. Szukaj i Ponów przyciski te umoliwiaj wyszukanie interesujcego nas konta wg kryterium jego numeru lub nazwy. Przycisk Ponów uywany jest gdy np. nazwa wicej ni jednego konta zaczyna si od tego samego słowa a pierwsze odnalezione konto nie jest tym którego szukamy. Drukuj umoliwia dokonanie wydruku sald kont na okrelony dzie. Obroty na kontach Wygld i obsługa okna, które pojawi si po wybraniu tej opcji niczym nie róni si od obsługi okna w którym znajduje si przegldarka kont oraz ich sald opisana w poprzednim punkcie. Jedyna rónica polega na tym, e zamiast sald pokazane s tu obroty na kadym z kont. 5

6 Plan kont Wygld i obsługa tej opcji równie nie róni si niczym od dwóch poprzednich z tym, e pokazana tu jest kwota otwarcia dla kadego z kont. Nie istnieje tu oczywicie moliwo wyboru dnia na który demonstrowane s dane. Zapisy na kontach Opcja ta ma na celu przedstawienie wybranej grupy zapisów znajdujcych si na kontach. Przegldarka, któr zobaczymy po wejciu do tej pozycji menu pokazuje list kont syntetycznych wraz z ich aktualnymi saldami. Aby obejrze zapisy na kontach naley przede wszystkim wskaza o które konta chodzi. W tym celu oznaczamy konto lub grup kont znakiem gwiazdki znajdujcym si w pierwszej kolumnie. Do tego celu słuy przycisk (*) Zaznacz oraz (+) Zaznacz. Pierwszy z nich oznacza gwiazdk wszystkie konta drugi z nich tylko jedno, to na którym znajduje si pasek wskazujcy. Ponowne uycie opisywanych przycisków odznacza konta (kasuje zaznaczenie) odpowiednio, wszystkie lub to na którym znajduje si pasek wskazujcy. Jeli chcemy obejrze wszystkie zapisy w wybranym miesicu lub zapisy we wszystkich miesicach powinnimy uy przycisku Wszystkie zapisy. Zostanie wtedy wywietlona lista miesicy umoliwiajca wybór jednego lub wszystkich miesicy. Aby kontynuowa wykonywanie funkcji naley uaktywni przycisk Wykonaj Subkonta (po wskazaniu kont gwiazdkami) lub Wybrane zapisy (po uyciu przycisku Wszystkie zapisy i wyborze miesica. W obu przypadkach otrzymamy formularz zawierajcy wiele pól z których kade jest wypełnione tak, aby nie wprowadza adnych ogranicze (filtrów). Uycie kadego z pól wprowadza pewne ograniczenie, które ułatwia odnalezienie okrelonych zapisów. Na przykład, wpisanie przedziału dat ksigowa lub dat dokumentu wszego ni podany spowoduje wywietlenie tylko tych zapisów których odpowiednie daty mieszcz si w podanym przedziale. Podobnie podanie konkretnego symbolu dokumentu lub NIP-u kontrahenta spowoduje wywietlenie zapisów tylko o podanym symbolu lub tylko dotyczcych podanego kontrahenta. Podobnie rzecz si ma z pozostałymi polami. Mona stosowa oczywicie wicej ni jedno ograniczenie. Wybrane wtedy bd jedynie jedynie te zapisy, które spełniaj wszystkie podane ograniczenia jednoczenie. Mona równie kolejno zaostrza kryteria a do odnalezienia poszukiwanego zapisu. Wszystkie widoczne na ekranie zapisy mog by podsumowane przy pomocy przycisku Podsumowania. Moliwy jest równie wydruk wybranych zapisów. Zapisy mog by równie wyszukiwane podobnie jak w poprzednio opisywanych funkcjach przy pomocy przycisku Szukaj i Ponów. Przycisk Podgld zapisu pozwala obejrze szczegóły wskazanego paskiem wyboru zapisu. Funkcje Wybrane zapisy mona wykonywa wielokrotnie, w kolejnych krokach zawajc zakres poszukiwa. Zestawienie roczne Znajduje si tu zestawienie sumy przychodów, kosztów oraz wyliczonego dochodu dla kadego miesica oraz podsumowanie tych wartoci dla całego roku. Zestawienie to moe by wydrukowane (przycisk Drukuj). 6

7 Zestawienie programowalne Zestawie programowalnych moemy przygotowa sobie dowoln ilo. Przegldarka, która ukae si po wybraniu tej opcji pokae nam nazwy wszystkich istniejcych zestawie. Po wskazaniu paskiem wyboru właciwego zestawienia moemy je wykona, poprawi lub skasowa uywajc odpowiedniego przycisku. Moemy utworzy te nowe zestawienie uywajc przycisku Nowe zestawienie. Jeli wybierzemy ten ostatni przycisk, ukae si formularz w którym powinnimy poda nazw tworzonego zestawienia a nastpnie, uywajc przycisku oznaczonego liter W, wybra konto, które ma wej do naszego zestawienia. Uywajc przycisku Dodaj konto i kolejny raz przycisku W dodajemy do naszego zestawienia kolejne, wybrane konta syntetyczne (jeli nie posiadaj analityk) lub analityczne. Wykonane zestawienie bdzie zawierało sum obrotów po stronie Wn i po stronie Ma dla tak utworzonej sumy kont, dla kadego z miesicy ksigowych. Jest to w istocie jakby fikcyjne konto utworzone z kilku istniejcych w rzeczywistoci. W zestawieniu podane bdzie równie saldo na koniec kadego z miesicy dla tak utworzonego, fikcyjnego konta. Uzyskane w ten sposób zestawienie moemy wydrukowa uywajc przycisku Drukuj. 7

8 RAPORTY Podatek dochodowy Sporzdzana tu jest odpowiednia dla typu zakładu deklaracja na podatek dochodowy. Dla zakładów o osobowoci prawnej bdzie to CIT-2 a dla pozostałych PIT-5. W tym drugim przypadku przedstawiana jest najpierw lista wspólników. Naley paskiem wyboru wskaza dla którego z wspólników ma by sporzdzona deklaracja PIT-5. Istnieje równie moliwo wprowadzenia nowego wspólnika oraz podania dla niego, oprócz danych administracyjnych procentu udziału w firmie. Mona te poprawi dane płatnika, przejrze jego dane lub usun go z listy. Deklaracja na podatek dochodowy jest przedstawiona z pomoc wielozakładkowego dokumentu wypełnionego w takim zakresie w jakim wynika to z prowadzonych ksig. Wszystkie dane podane w deklaracji maj charakter podpowiedzi i mog by zmienione. Naley pamita, e odpowiedzialno za prawidłowe wypełnienie deklaracji podatkowych ponosi ksigowy firmy a nie program komputerowy, który podobnie jak np. kalkulator jest jedynie narzdziem majcym w tym pomóc. Deklaracje mog by tworzone dla dowolnego miesica (oczywicie ma to sens jeli s zaksigowane dane dla takiego miesica), mog te by wielokrotnie poprawiane. Sporzdzona deklaracja moe by wykasowana lub wydrukowana. Podatek VAT W opcji tej mona wykona deklaracj na podatek VAT dla dowolnego miesica. Po wejciu otrzymujemy tabel miesicy wraz z nastpujcymi danymi dla kadego z nich : dzie na jaki sporzdzono deklaracj, wyliczony podatek naleny oraz podatek płacony. Ta cz danych niezbdnych do wypełnienia deklaracji która jest moliwa do uzyskania na podstawie zapisów w ksigach handlowych bdzie do niej wpisana automatycznie. Pozostałe dane bdziemy musieli dopisa rcznie. W celu sporzdzenia nowej deklaracji ustawiamy pasek wyboru na miesicu którego ona dotyczy i uaktywniamy przycisk Nowa. Podobnie postpujemy gdy deklaracja dla danego miesica ju istnieje. Ustawiamy na niej pasek wyboru i wykorzystujemy przycisk Popraw. Ponadto za pomoc przycisku Kasuj moemy usun wskazan paskiem wyboru deklaracj, bd za pomoc przycisku Drukuj j wydrukowa Opcja p37,p19 powinna by wykorzystywana tylko jeli jest niezbdna do wypełnienia deklaracji VAT-7. Sam formularz deklaracji VAT-7, który zobaczymy po uaktywnieniu przycisku Nowa lub Popraw, składa si z 6 zakładek które dotycz poszczególnych (oznaczonych literami) punktów deklaracji. Przechodzc kolejno przez zakładki wypełniamy odpowiednie pola deklaracji. Jeli uznamy deklaracj za prawidłowo wypełnion zapisujemy j uywajc przycisku Zapisz. 8

9 Bilans Bilans moemy wykona na dowolny, wybrany przez nas dzie. Dlatego po wejciu musimy dokona wyboru tego dnia. Formularz bilansu składa si 4 zakładek dotyczcych aktywów oraz 3 zakładek dotyczcych pasywów. Przechodzc po kolejnych zakładkach przegldamy bilans. Naley przypomnie, e jest on uzyskany dziki zdefiniowaniu w planie kont na któr pozycj bilansu powinno wej saldo kadego z kont. Nieprawidłowe okrelenie tego parametru w planie kont, spowoduje uzyskanie błdnego bilansu. Jednak po dokonaniu poprawki ponownie wykonany bilans bdzie ju prawidłowy. Istnieje moliwo rcznego poprawienia kadej z pozycji bilansu. Po zaakceptowaniu bilansu moemy go od razu wydrukowa. Rachunek Wyników ( Zysków i Strat ) Rachunek Zysków i Strat jest wykonywany dokładnie wg zasad opisanych powyej dla bilansu. Dane prezentowane s na trzech kolejnych zakładkach oznaczonych literami A., G. i K., s to oznaczenia punktów Rachunku od których zaczynaj si kolejne zakładki. Podobnie jak w przypadku bilansu mona zmienia wartoci poszczególnych pól a na zakoczenia cały Rachunek Zysków i Strat wydrukowa. Obrotówki Pozycja ta jest podzielona dodatkowo na Syntetyk, Analityk i Wybrane konto. W przypadku dwóch pierwszych moliwoci oznacza to, e moemy wybra czy naley w obrotówce pokaza konta analityczne czy nie. Obrotówki s wykonywane na okrelony przez nas dzie i bior za podstaw obroty w miesicu którego dotyczy podana przez nas data ale nie póniejsze ni ta data. W przegldarce (tj. tabeli), któr widzimy po wejciu do omawianej opcji widzimy spis wszystkich kont z uwzgldnieniem analityki lub nie, w zalenoci od naszego wyboru. Skrajnie po lewej stronie znajduje si kolumna w której gwiazdk s zaznaczone te konta które maja by wzite pod uwag. Nad przegldark znajduje si nastpujcy zespól przycisków : Wszystkie wszystkie konta zostan oznaczone znakiem * Kosztowe oznaczone zostan tylko konta kosztowe Przychodowe oznaczone zostan tylko konta przychodowe Bilansowe oznaczone bd wszystkie konta bilansowe +Pojed.konto oznaczone bdzie tylko konto na którym znajduje si pasek wyboru Wszystkie wymienione tu przyciski działaj równie odwrotnie tzn. przy ponownym naciniciu skasuj gwiazdk dla tej grupy kont której dotycz. Jeli chcemy upewni si, e wszystkie oznaczenia s usunite najprociej dwukrotnie nacisn przycisk Wszystkie. Wszystkie konta zostan wtedy zaznaczone i od razu odznaczone. Jeli wybralimy ju konta, które maj si znale w naszej obrotówce uaktywniamy przycisk Wykonaj. Po wybraniu dodatkowo daty otrzymamy obrotówk wg stanu na wybrany przez nas dzie. 9

10 Znajduj si na niej nastpujce dane dla kadego z kont : Otwarcie Wn, Otwarcie Ma, Obroty Narastajco Wn, Obroty Narastajco Ma, Nazwa konta i jego Typ. Obroty Wn, Obroty Ma, Saldo Wn, Saldo Ma, Za pomoc przycisku Podsumowania uzyskujemy wywietlenie sum wszystkich pokazanych zapisów w poszczególnych kolumnach z podziałem dodatkowo na konta bilansowe i pozabilansowe. Uzyskane w taki sposób obrotówki moemy wydrukowa wykorzystujc przycisk Drukuj. Za pomoc przycisku oznaczonego symbolem 0 mona usun lub przywróci czysto zerowe pozycje obrotówki. Trzecia z moliwoci czyli Wybrane konto pokazuje obroty, obroty narastajco i salda wybranego konta w podziale na poszczególne miesice. I tu równie istnieje moliwoc wykonania wydruku. Rozliczenia Rozlicze faktur dokonujemy niezalenie dla Sprzeday i dla Zakupów. W obu przypadkach zasada działania jest identyczna. Przegldarka, która ukazuje si po wywołaniu tej pozycji zawiera list faktur dla których podane s w kolumnach nastpujce dane : Symbol dokumentu, Znak dokumentu, Data dokumentu, kwoty Do zapłaty, Zapłacono, Pozostaje, Data płatnoci, Okres przeterminowania oraz NIP, nazwa i adres firmy. Dane te pozwalaj jednoznacznie okreli stan naszych zobowiza lub nalenoci. Aby ułatwi sobie prac mona wybra jednego z kontrahentów i wpisujc NIP lub wybierajc go z listy przyciskiem lub klawiszem F2 na klawiaturze, obejrze dokumenty dotyczce tylko niego. Podobnie za pomoc dwóch pól wyboru Płatno i Termin mona si ograniczy do obejrzenia faktur : Niezapłaconych i nie w pełni zapłaconych, Niezapłaconych, Nie w pełni zapłaconych oraz W pełni zapłaconych. Mona równie ograniczy si do obejrzenia faktur : Nie przeterminowanych Przeterminowanych Moliwe jest równie obejrzenie tylko tych faktur, które spełniaj wszystkie trzy wybrane kryteria jednoczenie a zatem wybranie np. tylko faktur nalecych do jednego wybranego kontrahenta ale tylko tych które s w ogóle nie spłacone a ich spłata jest przeterminowana. Kad z tak wybranych grup faktur moemy, wykorzystujc przycisk Podsumowanie, podsumowa uzyskujc dane o ich sumarycznej kwocie Do zapłaty, Zapłacono i Pozostaje. Dodatkowo mamy moliwo uycia przycisku Na dzie. Umoliwia on obejrzenie stanu rozlicze na okrelony przez nas dzie. Oznacza to, e nie bd brane pod uwag zdarzenia takie jak 10

11 wystawienie faktury bd jej spłata dokonane po podanej przez nas dacie. Mona równie uzyska odpowiedni wydruk grupy faktur. Niezwykle uyteczny jest równie Podgld dowolnej faktury wskazanej za pomoc paska wyboru. Pokae si wtedy formularz, który oprócz danych wybranej faktury bdzie zawierał informacje o wszystkich dokumentach za pomoc których spłacano dan faktur. Jest to pełna historia spłat wskazanej faktury. Przycisk Podsumowanie firm grupuje wszystkie wykazane faktury wg kontrahentów oraz podaje podsumowania kolumn Do zapłaty, Zapłacono oraz Pozostaje dla kadego z nich. Mona równie wydrukowa pogrupowane w ten sposób faktury. Jeli wybierzemy grup faktur nalec do okrelonego kontrahenta uzyskamy moliwo przez uycie przycisku Wezwanie wydrukowania wezwania do zapłaty dla jednej lub wicej wybranych faktur. Naley za pomoc przycisków oznaczonych symbolem gwiazdki lub symbolem krzyyka wskaza faktury dla których chcemy napisa wezwanie do zapłaty a nastpnie wcisn przycisk Drukuj. Dodatkowo moemy uwzgldni na wezwaniu do zapłaty odsetki karne. W tym celu naley uy przycisku Odsetki lub jeli chcemy z nich zrezygnowa Kasuj odsetki. Po wyborze odsetek mamy moliwo zastosowania odsetek ustawowych lub odsetek podatkowych. Ustawianie wysokoci odsetek oraz moliwo uycia innych (np. własnych) tabel odsetkowych jest moliwe w opcji Odsetki znajdujcej si w grupie Rejestry. Po wejciu w opcj Drukuj mona wybra midzy wydrukiem Wezwania do zapłaty a Not odsetkow. Zaliczki, przedpłaty Funkcj analogiczn do funkcji rozlicze s Zaliczki, przedpłaty. Dziki niej moemy obejrze wszystkie zaliczki wpłacone przez nas naszym dostawcom jak równie zaliczki wpłacone nam przez naszych odbiorców. Przypomnijmy, e zaliczki zostały utworzone w wyniku wpłaty lub wypłaty, od lub dla naszego kontrahenta, nie powizanej ze spłat konkretnej faktury. Mog równie by wynikiem nadpłaty przy spłacie której z faktur, która została dokonana na skutek błdu. W takiej sytuacji ow przedpłat lub nadpłat moemy wykorzysta do spłaty niespłaconej lub niespłaconej do koca faktury. W tym celu powinnimy uy przycisku Rozlicz znajdujcego si w zespole przycisków widocznych na górze okna. Naley ustawi wskazujcy pasek na dokumencie, który chcemy rozliczy czyli na tym, na podstawie którego wniesiona została zaliczka lub przedpłata (KP, KW lub wycig bankowy) i uaktywni przycisk Rozlicz. W efekcie ukae si okno zawierajce informacj jak kwot mamy do dyspozycji (do przydzielenia niespłaconym fakturom), kwot jak moemy wykorzysta na spłat pokazanych niej niespłaconych faktur (jest to tylko propozycja) oraz kwot która nadal pozostanie dla takiej propozycji jako zaliczka po spłaceniu pokazanych faktur. Moemy w kolumnie Spłacam (ostatniej) kadej z pokazanych, niespłaconych faktur wpisa kwot jakiej chcemy uy do jej spłaty. Kolumna Pozostaje informuje nas jaka kwota jest niezbdna by całkowicie spłaci dan faktur. Oczywicie jeli bdziemy zmienia proponowan kwot spłaty dla której z faktur bd si odpowiednio zmienia kwoty w polu opisanym jako Na spłat pokazanych faktur oraz Pozostaje jako zaliczka. Jeli uznamy, e rozliczenie zostało dokonane zgodnie z naszymi intencjami uywamy przycisku Zatwierd dla ostatecznego zapisania danych. Powrócimy wtedy do okna prezentujcego list dokumentów wnoszcych przedpłaty (zaliczki). 11

12 Pozostałe przyciski jak Podgld, Podsumowanie i Wydruk działaj analogicznie jak w opisanej poprzednio funkcji Rozliczenia. REJESTRY Kontrahenci Rejestr kontrahentów zawiera listy kontrahentów. Istnieje moliwo tworzenia dowolnej iloci list. Kada z nich nosi swoj nazw i jest przypisana do odpowiedniego konta. Listy kontrahentów mog by rónych typów. Istniej nastpujce, z góry okrelone typy list : ODBIORCY, DOSTAWCY oraz KONTRAHENCI ROZLICZENI. Typ KONTRAHENCI na razie nie jest wykorzystywany, Pierwsze dwa typy list s przywizane do odpowiednich kont rozliczeniowych grupy 2 (np. 201, 203) za trzeci typ to lista kontrahentów (odbiorców i dostawców) z którymi rozlicze nie prowadzimy gdy od razu, całkowicie spłacili oni swoje faktury. Jeli spłacili je do kasy to lista taka powinna by przywizana do konta kasy (np. 100). Lista ta moe by równie przywizana do konta rozliczeniowego ale nie do takiego dla którego tworzone s automatycznie analityki (czyli powizanego z listami typu ODBIORCY lub DOSTAWCY). Dla tej listy w odrónieniu od dwóch poprzednich nie zakłada si adnych analityk. Now list tworzymy uaktywniajc przycisk Nowa lista. Ukae si wtedy formularz pozwalajcy wybra typ tworzonej listy, przywiza do niej odpowiednie konto syntetyczne (klikajc mysz w przycisk W lub naciskajc klawisz F2 na klawiaturze) oraz nada je odpowiedni nazw. Jeli wszystkie elementy formularza wpisane s poprawnie zapisujemy je uaktywniajc przycisk Zapisz. Opisy list mona poprawia, słuy do tego przycisk Popraw. Listy mona równie kasowa uywajc przycisku Kasuj, pod warunkiem, e s puste. Po wyborze listy na której powinien znajdowa si potrzebny nam kontrahent przyciskiem Wybór listy, na ekranie pojawi si jej zawarto czyli kontrahenci okrelonego przez list typu. Lista kontrahentów jest przegldark (tabel) na której w kadym wierszu znajduje si inny kontrahent. W kolejnych kolumnach znajduje si NIP, Nazwa i Adres kontrahenta. Za pomoc przycisku Nowa firma wprowadzamy nowego, nieistniejcego jeszcze kontrahenta co sprowadza si do wypełnienia i zatwierdzenia formularza zawierajcego du liczb danych o nim. Istotne s jedynie dane dotyczce NIP-u, nazwy i adresu firmy. Pozostałe dane maj charakter czysto informacyjny i nie ma koniecznoci ich wprowadza. Przycisk Popraw słuy do poprawiania parametrów ju wpisanej firmy. Naley mie jednak wiadomo, e zmiana NIP-u lub nazwy istniejcej firmy moe spowodowa, e istniejce, wystawione dla niej dokumenty pozostan zawieszone w powietrzu. Po prostu zniknie kontrahent, który istniał w momencie ich tworzenia. Podobnie rzecz si ma jeli skasujemy którego z kontrahentów za pomoc przycisku Kasuj. Przycisk Podgld słuy do ogldania danych firmy bez ryzyka ich przypadkowej zmiany a Powiel ułatwia wprowadzanie nowej firmy, jeli jej dane s zblione do danych firmy ju istniejcej. Powielane s dane tej firmy na której jest ustawiony pasek wyboru. Przycisk Sortuj F3 zmienia kolejno ustawienia poszczególnych kontrahentów na przegldarce. Klikajc kolejno w ten przycisk lub naciskajc klawisz F3 na klawiaturze uzyskujemy kolejno ustawienia wg nastpujcych kryteriów : NIP, Nr kontrahenta, Nazwa. Uyte kryterium zostanie wywietlone w pasku tytułowym okna. Moe to ułatwi odszukanie kontrahenta. Podobnie rzecz si ma z przyciskami Szukaj i Ponów. Słu one do odszukania kontrahenta, którego dane spełniaj jedno z kryteriów zawartych w formularzu, który otworzy si po uaktywnieniu przycisku Szukaj. Mona np. przeszuka list kontrahentów w celu znalezienia takiego który posiada okrelony NIP, 12

13 nazw lub znajduje si na konkretnej ulicy. Jeli znajdziemy np. kontrahenta posiadajcego w adresie szukan ulic a nie jest on tym którego szukamy, moemy kontynuowa przeszukiwanie listy uywajc przycisku Ponów. Mona równie odszuka kontrahenta ustawiajc pasek wyboru w kolumnie NIP i po prostu piszc numer NIP na klawiaturze. Wskanik bdzie si ustawiał po kadej wpisanej cyfrze na kontrahencie którego NIP rozpoczyna si od aktualnie wpisanych cyfr. Jeli nie zostanie znaleziony taki kontrahent pasek wyboru nie zmieni swojego połoenia, Do stanu wyjciowego moemy powróci uywajc klawisza Backspace. Plan kont Tworzenie nowego konta polega praktycznie na podaniu jego numeru i nazwy oraz kilku parametrów okrelajcych jego charakter oraz pozycj w Bilansie oraz Rachunku Zysków i Strat, na któr powinno by wpisane saldo danego konta. Po uaktywnieniu przycisku Nowe konto pojawi si formularz w którym naley wypełni kolejno : Numer konta, Nazw konta, Opis stron konta (to nie jest konieczne dotyczy sytuacji kiedy chcielibymy mie strony konta opisane niestandardowo). Nastpnie musimy okreli na któr pozycj Bilansu i Rachunku Zysków i Strat ma by wpisywane saldo tego konta. Do tego celu słuy przycisk opisany liter W na prawo od duego pola opisanego jako Typ konta. Znajdujcy si poniej przycisk oznaczony trzema kropkami... słuy do wykasowania zawartoci tego pola. Po naciniciu przycisku W pojawi si kolejny formularz zatytułowany KLASYFIKACJA KONTA. Naley ustawi pasek wyboru na właciw z pokazanych pozycji. Jeli uyjemy przycisku Wybór znajdujcego si po prawej stronie okna, wybór pozycji zostanie dokonany. Jeli natomiast chcemy wybra pozycj na poziomie niszym naley uaktywni przycisk W dół. Nastpi wtedy wejcie do niszego poziomu tego działu i trzeba bdzie dokona nastpnego wyboru itd. Przyciski W dół i Do góry słu do poruszania si od pozycji nadrzdnej do podrzdnej i odwrotnie. Jeli bylimy ju na najniszym poziomie przycisk W dół zadziała jak przycisk Wybór. Nastpn czynnoci bdzie okrelenie Rodzaju konta do okrelenia dochodu (naley wybra midzy moliwociami PRZYCHODOWE, KOSZTOWE i NIE DOTYCZY ) oraz Rodzaju konta rozliczeniowego (ODBIORCY, DOSTAWCY, DWUSTRONNE, NIE DOTYCZY). Kolejn czynnoci bdzie ustalenie czy konto jest walutowe czy złotówkowe oraz okrelenie własnoci konta z punktu widzenia sprawozdania z przepływu rodków pieninych. Ustawienia te na razie nie maj znaczenia gdy te fragmenty oprogramowania nie s jeszcze włczone. Po zakoczeniu wprowadzania wszystkich danych naley, tak jak w kadym formularzu, uy przycisku Zapisz lub Anuluj. Ponadto w zespole przycisków w górnej czci okna znajduj si nastpujce przyciski : Subkonta słuy do wejcia do listy kont analitycznych podległych kontu na którym ustawiony jest pasek wyboru. Podległe konta dziedzicz ustawienia od konta nadrzdnego tak, e tylko niektóre parametry mog by w nich zmieniane. Popraw - za jego pomoc moemy zmieni wczeniej ustawione parametry konta na którym ustawiony jest pasek wyboru. Powiel - jeli tworzymy nowe konto moemy pobra jego ustawienia z innego wczeniej wprowadzonego konta. Jako wzorzec zostanie uyte konto na którym ustawimy pasek wyboru. Kasuj - kasowanie konta wskazanego przez pasek wyboru. Podgld - uywajc tego przycisku mona przejrze ustawienia konta na którym stoi pasek wyboru 13

14 bez ryzyka dokonania niechcianej zmiany. Szukaj i Ponów przyciski słuce do wyszukiwania konta o okrelonym numerze lub o okrelonej nazwie. W przypadku gdy istnieje wicej ni jedno konto spełniajce podane warunki, a pierwsze znalezione nie było tym którego szukamy, naley uy przycisku Ponów do kontynuacji szukania. Ewidencje VAT Ewidencje VAT dziel si na dwie czci : sprzeda i zakupy. Dla kadej z nich mona tworzy dowoln liczb ewidencji czyli rejestrów zakupów lub sprzeday VAT. Po dokonaniu tego wyboru ukazuje si przegldarka pokazujca list wszystkich dotychczas istniejcych rejestrów. Dla kadego rejestru podana jest jego nazwa, opis oraz numer kolejny. Mamy do dyspozycji nastpujce przyciski : Wybór dokonuje wyboru rejestru wskazanego przez pasek wyboru. Nowa ewidencja tworzy nowy rejestr, Wystarczy w pojawiajcym si oknie wpisa nazw i opis nowego rejestru aby został on utworzony. Popraw umoliwia poprawienie nazwy i opisu wskazanego rejestru. Kasuj umoliwia kasowane rejestru wskazanego paskiem wyboru, Nie mona kasowa pierwszego rejestru ani takiego w którym znajduj si zapisy, Drukuj słuy do wydrukowania listy rejestrów. Zestawienie umoliwia obejrzenie i wydrukowanie dla wybranego miesica zestawienia zakupów według rodzajów oraz struktury zakupów (dla Ewidencji zakupów VAT) oraz zestawienie rodzajów sprzeday (dla Ewidencji sprzeday VAT). Po wybraniu istniejcego lub utworzeniu nowego rejestru zostanie pokazane okno zawierajce w swej górnej czci spis dokumentów (faktur), który zawiera nastpujce dane : okres do którego naley dany dokument, data zakupu lub sprzeday, numer dokumentu i nazwa kontrahenta. Dane te s poprzedzone symbolem K jeli wpis powstał w wyniku zarejestrowania dokumentu w odpowiednim dzienniku. Jeli wpis został dokonany bezporednio do rejestru VAT brak bdzie tego symbolu. Poniej umieszczony jest komplet danych faktury wskazanej paskiem wyboru. Przesuwajc na górnej czci pasek wyboru z dokumentu na dokument zobaczymy dane zawarte w kolejnych fakturach. W skład tych danych wchodz nazwa i data wystawienia dokumentu, data sprzeday lub zakupu oraz miesic do którego naley ten dokument, NIP, nazwa i adres kontrahenta. Poniej w tabeli pokazane s dla kadej stawki VAT oddzielnie kwoty netto, kwoty VAT i brutto. Jest równie informacja o rodzaju zakupu lub sprzeday. Wszystkie kwoty s podsumowane. Wpisy do rejestru dokonuj si automatycznie na podstawie zapisów w dziennikach. Jeli dokument wpisalimy do dziennika błdnie tylko tam bdziemy mogli go poprawi. Jest to konieczne dla zachowania spójnoci danych zawartych w dziennikach, na kontach i w rejestrach VAT. Ta sama zasada dotyczy kasowania dokumentów. Tym niemniej istnieje moliwo wprowadzenia dodatkowych zapisów do rejestru VAT. Tylko takie, dodatkowo wprowadzone w rejestrze VAT zapisy bd mogły by w nim poprawiane bd kasowane. 14

15 W górnej czci ekranu znajduj si nastpujce przyciski : Nowa pozycja umoliwia wprowadzenie nowego dokumentu do rejestru VAT. Naley w tym celu wypełni dane w oknie które si pojawi a nastpnie zapisa je. Popraw umoliwia poprawienie dokumentu wpisanego wyłcznie z poziomu rejestru VAT. Powiel Kasuj Szukaj Ponów Zestawienie Drukuj analogicznie do Nowa pozycja. Dane nowego dokumentu zostan wstpnie wypełnione danymi z dokumentu wskazanego paskiem wyboru. umoliwia kasowane dokumentu wskazanego paskiem wyboru pod warunkiem, e został on utworzony w rejestrze. słuy do wyszukiwania dokumentów na podstawie nastpujcych kryteriów : numeru dokumentu, daty zakupu (sprzeday), nazwy kontrahenta, jego NIP-u lub kwoty brutto. ponawia przeszukiwanie jeli odnaleziony dokument nie jest tym którego poszukujemy. tworzy moliwo obejrzenia i wydrukowania dla wybranego miesica zestawienia zakupów lub sprzeday według rodzajów oraz struktury dla zakupów. wydruk rejestru zakupu lub sprzeday dla wybranego miesica. Ewidencje pojazdów Ta pozycja menu jest podzielona na Pojazdy, Przebiegi i Rachunki. Rejestr pojazdów zawiera w sobie dane dotyczce eksploatowanych pojazdów takie jak nazwisko właciciela, marka samochodu, jego numer rejestracyjny oraz pojemno silnika. Tak jak kady inny rejestr jest on wyposaony w przyciski umoliwiajce wpisanie nowej pozycji, poprawianie wskazanej paskiem wyboru pozycji, kasowanie jej lub podgld. Przycisk Rozlicz pozwala zobaczy dane dotyczce rozliczenia wybranego samochodu dla kadego z miesicy roku obrotowego. Przedstawiono tu kwoty wydane na wybrany samochód na podstawie rachunków, kwoty wyliczone na podstawie przebiegu samochodu oraz kwoty do zaksigowania i zaksigowane. Ewidencja przebiegów słuy do odnotowywania kadego przebiegu samochodu. Kady z przebiegów wprowadzany jest za pomoc ukazujcego si formularza w którym naley wybra miesic, którego dany przebieg dotyczy, dat wyjazdu, tras przejazdu i jego cel oraz liczb przejechanych kilometrów. Liczba kilometrów mnoona przez odpowiedni stawk daje warto przejazdu. Ostatnim z rejestrów jest rejestr w którym ewidencjonujemy wszystkie rachunki (faktury) zwizane z eksploatacj pojazdu. Formatka która uaktywniana jest przy wprowadzaniu nowego rachunku lub jego poprawianiu pozwala na wybór miesica ksigowego, rodzaju dokumentu oraz pozostałych danych analogicznie jak przy wprowadzaniu faktur (rachunków) zakupów. Dane te bd podstaw do dokonania pełnego rozliczenia pojazdu i pozwol na wypełnienie odpowiedniej kolumny w rozliczeniu, które moemy uzyska wchodzc w opcj Pojazdy. Odsetki Dokonujc rozlicze faktur mamy moliwo wydrukowania wezwa do zapłaty lub not odsetkowych. Czynnoci te s opisane w pozycji menu Rozliczenia. Jednak aby umoliwi automatyczne naliczanie odsetek musimy dysponowa danymi dotyczcymi wysokoci oprocentowania odsetek oraz dat od których dane oprocentowanie obowizuje. Dane te znajduj si w tabelach odsetek, 15

16 których lista ukazuje si po wybraniu tej pozycji menu. Moemy korzysta z dowolnej liczby tabel odsetkowych. Program dostarczany jest z dwoma tabelami odsetek. Jest to tabela odsetek ustawowych oraz tabela odsetek podatkowych. Poniewa co pewien czas nastpuje zmiana oprocentowania odsetek mona samemu do kadej z tych tabel dopisywa now pozycj. Jednak adnej z tych tabel nie moemy sami usun. Mona samemu utworzy nastpne tabele odsetkowe jeli bd one nam potrzebne. Utworzone samodzielnie tabele moemy równie sami usuwa. Lista tabel jest w zwizku z tym wyposaona w przyciski Wybór, Nowa, Popraw, Powiel, Kasuj i Podgld. Przyciski te dzałaj analogicznie jak we wszystkich innych przegldarkach. Nowoutworzon tabel (za pomoc przycisku Nowa) moemy wypełni własnymi danymi i na ich podstawie wylicza odsetki. Po wybraniu jednej z tabel przyciskiem Wybór moemy dopisa now pozycj tabeli zawierajc procent, dat od której on obowizuje oraz informacj czy jest stawka roczna czy dzienna. Moemy w kadej chwili dokona wyliczenia odsetek od dowolnej kwoty za dowolny okres czasu uywajc przycisku Oblicz. Naley w ukazujcej si formatce poda dat płatnoci czyli kiedy dana naleno powinna zosta zapłacona, dat zapłaty czyli kiedy została zapłacona oraz kwot od której naliczane maj by odsetki. W polu Odsetki otrzymamy sumaryczn, naliczon kwot odsetek a w znajdujcej si poniej tabeli znajd si poszczególne okresy obowizywania odsetek o danej wysokoci, ilo dni wchodzcych w dany okres, procent oraz wyliczona kwota odsetek w danym okresie. 16

17 INNE Porzdkowanie Funkcja porzdkowanie moe trwa pewien okres czasu. Na czas ten jest wstrzymana praca programu. Jej zadaniem jest uporzdkowanie baz danych. Powinno si j wykonywa zawsze gdy program pracuje nieprawidłowo lub gdy zaistniały jakie nieprawidłowe zjawiska takie jak awaria zasilania lub sprztu. Parametry zakładu Formularz ten zawiera rónego rodzaju dane potrzebne do wykonywania programu zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Uywajc lewego przycisku myszki wstawiamy kropki w przeznaczone w tym celu okrgłe pola wybierajc w ten sposób potrzebne nam ustawienia. Dokonujemy wyboru w nastpujcych sprawach : metoda wykonywania Rachunku Zysków i Strat - kalkulacyjna lub porównawcza decyzja czy rejestrujc dokumenty chcemy wprowadza dat rejestracji czy nie sposób ułoenia dokumentów w dziennikach, wg kolejnoci wprowadzenia lub według daty dokumentu Moemy równie wybra dzie miesica, który bdzie podpowiadany w polu daty ksigowania dokumentu. Jeli np. wybierzemy liczb 15 to rejestrowany w dzienniku dotyczcym miesica sierpnia dokument bdzie miał podpowiedzian dat ksigowania biecego roku. Wybranie liczby 31 bdzie oznacza, e chodzi nam o ostatni dzie danego miesica niezalenie od tego czy miesic ma 31, 30 czy 29 dni. Wybrana liczba 0 oznacza, e jako dat ksigowania naley przyj dat wystawienia rejestrowanego dokumentu. Odpowiedni liczb mona wpisa uywajc klawiszy cyfr na klawiaturze lub klikajc myszk w malutkie pola oznaczone strzałkami w gór i w dół. Bdzie to powodowa zwikszanie lub zmniejszanie widocznej w okienku liczby o 1. Na kocu formularza znajduje si zestaw kont podpowiadanych na dokumentach w czasie ich rejestracji. W ten sposób moemy ustawi najczciej uywane konta właciwe dla kasy, banku, odchyle (czyli rónicy midzy wartoci brutto faktury a kwot do zapłaty), VAT-u nalenego i VATu naliczonego. Wybór kont odbywa si analogicznie jak na wszystkich innych formularzach. Przyciskiem Zapisz zapamitujemy dokonane ustawienia. 17

18 Kolory Moliwe jest wybranie jednej z piciu palet kolorystycznych. Do wyboru mamy palet szar, piaskow, zielon, niebiesk i ciemn. Zmiana kolorystyki nie dotyczy głównej strony programu. Import (opcja) Funkcja ta umoliwia import dokumentów sprzeday z programu OBROTY firmy RAMZES (dawniej POLSYSTEM-2). W opcji Parametry importu ustala si niezbdne informacje dla prawidłowego przeprowadzenia właciwej operacji importu dokumentów. Wprowadzamy tam nastpujce informacje: ilo dni (dla okrelenia terminu płatnoci) poniewa program OBROTY nie eksportuje informacji o terminie zapłaty faktury, moemy zdecydowa o typowym terminie zapłaty naszych faktur, który zostanie automatycznie uzupełniony podczas importu dokumentów do programu ksigowego (w razie koniecznoci termin ten moemy póniej zmieni dla kadej faktury oddzielnie), konto podatku VAT nalenego naley wpisa odpowiednie konto lub wybra za pomoc klawisza F2 z listy kont, wprowadzajcy naley poda dane osoby dokonujcej importu, strona kodowa importowanego pliku naley okreli za pomoc cyfr stron kodow systemu, w którym pracuje program OBROTY (852 Latin-2, 437 Mazovia); jest to niezbdne dla prawidłowej konwersji polskich znaków diakrytycznych, lista kontrahentów naley za pomoc klawisza F2 wybra list kontrahentów, z której bd pobierane informacje o kontrahencie lub bd dopisywani nowi kontrahenci, konto listy kontrahentów informacja dodatkowa, która pokazuje numer konta wczeniej wybranej listy kontrahentów. Po wybraniu właciwej funkcji Program OBROTY faktury sprzeday naszym oczom ukae si okienko, w którym powinnimy odszuka plik wyeksportowany z programu OBROTY. Jeli chcemy przerwa operacj importu, naley wybra przycisk 'Anuluj' (przycisk 'Pomoc' jest nieaktywny). Po wskazaniu prawidłowego pliku zobaczymy przegldark dzienników, gdzie bdziemy mogli dokona wyboru dziennika, do którego zostan zaimportowane nasze dokumenty. Po wybraniu dziennika rozpocznie si właciwa funkcja importu. Jeli w trakcie importu program stwierdzi, e w importowanym pliku jest kontrahent, którego nie ma na wybranej licie kontrahentów, to wywietli okno wprowadzania nowego kontrahenta z danymi zaimportowanymi z pliku. Pozwala to na sprawdzenie poprawnoci danych i dokonanie ewentualnych korekt. 18

19 ZAKŁADY Program jest sprzedawany w wersji jedno, trzy i wielozakładowej. W dwóch ostatnich przypadkach mamy moliwo wpisania nowego zakładu oraz wybrania do pracy jednego z zainstalowanych zakładów. Cech charakterystyczn programu jest równie jego wieloroczno czyli moliwo pracy w jednym z wybranych lat. Zestaw dostpnych zakładów dla rónych lat moe by róny, Tak wic zakładajc nowy zakład musimy zwróci uwag na to dla którego roku tego dokonujemy. Przełczajc lata bdziemy otrzymywali list zakładów właciw dla danego roku. Punkty poniej opisane dotyczce zakładania nowego zakładu, pozostałych operacji na zakładach oraz otwierania nowego roku dotycz Ksig Handlowych w wersji wielozakładowej. Zakładanie nowego zakładu Za pomoc przycisku Nowy tworzony jest nowy zakład. Uprzednio musimy za pomoc pola wyboru znajdujcego si po prawej stronie zespołu przycisków wybra rok dla którego nowy zakład ma by utworzony. Jeli w polu wyboru nie znajdziemy właciwego roku naley uy przycisku Nowy Rok za pomoc którego mona do listy lat doda kolejny rok. W efekcie tych działa otrzymamy formularz do którego bdziemy musieli wprowadzi dane zakładu. Składa si on z 4 nastpujcych zakładek : Dane ogólne, Adres siedziby, Miejsce działalnoci i Rachunki bankowe. Na zakładce pierwszej musimy ustali przede wszystkim czy nasz zakład jest zakładem głównym czy podrzdnym (podporzdkowanym innemu zakładowi). Jeli wybierzemy zakład podrzdny, w polu Numer zakładu głównego musimy poda jego numer kolejny wzity z listy zakładów widocznych w poprzednim oknie. Wybierajc zakład główny nie musimy tego pola wypełnia. Nastpnie wpisujemy numer NIP oraz wybieramy Rodzaj podatnika. Do wyboru mamy tu : Osoba prawna płatnik VAT Osoba prawna zwolniona z VAT Osoba fizyczna płatnik VAT Osoba fizyczna zwolniona z VAT Spółka osób fizycznych płatnik VAT Spółka osób fizycznych zwolniona z VAT Kolejno wypełniamy pola Nazwa firmy i Nazwa skrócona. Konieczne jest równie wypełnienie adresu firmy znajdujcego si na nastpnej zakładce. Pozostałe pola, znajdujce si na wszystkich czterech zakładkach wypełniamy w miar potrzeb ale nie jest to konieczne. Po zatwierdzeniu wszystkich podanych danych przyciskiem Zapisz nowy zakład zostanie utworzony. Poza opisanymi powyej, w oknie listy zakładów znajduj si jeszcze nastpujce przyciski : Wybór Popraw Kasuj Podgld wybiera do pracy zakład wskazany paskiem wyboru poprawianie danych zakładu wskazanego paskiem wyboru kasowanie całego zakładu wskazanego paskiem wyboru. UWAGA! Wymagana najwysza rozwaga, wskazane zrobienie kopii programu! stwarza moliwo obejrzenia danych wskazanego zakładu bez ryzyka ich 19

20 przypadkowej zmiany, Wspólnicy Drukuj Nowy rok przycisk umoliwia przejrzenie listy wspólników oraz ich procentowego udziału w kadym z miesicy roku obrotowego. wydruk listy zakładów tworzenie bazy danych dla danego zakładu dla nastpnego roku Rozpoczynanie nowego roku Jeli zakoczylimy prac w danym roku obrotowym w przynajmniej jednym zakładzie i chcemy rozpocz prac w nastpnym roku obrotowym naley przede wszystkim utworzy baz danych dla wszystkich zakładów na nastpny rok. W tym celu uaktywniamy przycisk Nowy rok. Ukae si wtedy formatka w której bdzie mona wpisa numer roku dla którego chcemy utworzy nowe bazy danych. Podpowiadany jest oczywicie rok nastpujcy po roku aktualnym. Chcc teraz otworzy nowy rok obrotowy dla dowolnego zakładu w nowym roku naley wybra go przyciskiem Wybór i wyj z listy zakładów. Naley przej do pozycji Operacje głównego menu i wej w opcj Rozpoczcie nowego roku. Kolejne czynnoci, które naley wykona s podane w opisie tej pozycji menu. PODATNICY Celem znajdujcej si tu listy podatników jest sporzdzenie dla kadego z nich deklaracji podatkowej PIT-5. Aby osign ten cel naley wpisa do listy wszystkich podatników a nastpnie kademu z nich przypisa odpowiedni procent udziałów w firmach prowadzonych przez nasz program ksigowy. W oknie listy wspólników znajduj si nastpujce przyciski : PIT-5 Nowy Popraw Kasuj Udziały Podgld Szukaj tworzenie deklaracji PIT-5 dla wspólnika wskazanego paskiem wyboru wpisywanie na list nowego wspólnika poprawianie danych wspólnika wskazanego paskiem wyboru kasowanie wspólnika wskazanego paskiem wyboru przypisywanie udziałów w poszczególnych firmach wspólnikowi wskazanemu paskiem wyboru przegld danych wspólnika wskazanego paskiem wyboru bez ryzyka ich przypadkowej zmiany. niewykorzystany Ponów niewykorzystany Uaktywnienie przycisku Udziały przy pasku wyboru ustawionym na wybranym wspólniku spowoduje wywietlenie okna zawierajcego list zakładów w których wybrany wspólnik posiada udziały. Pusta lista bdzie oznacza, e nie ma on udziałów w adnym zakładzie. Jeli chcemy wpisa udziały 20