INSTALACJA I WPROWADZANIE DANYCH

Transkrypt

1 CZ I INSTALACJA I WPROWADZANIE DANYCH

2 INSTALACJA PROGRAMU Płyta CD-ROM z wersj instalacyjn programu posiada mechanizm autostartu, co oznacza, e po jej włoeniu do czytnika płyt CD-ROM instalacja powinna si rozpocz automatycznie. Gdyby jednak tak si nie stało, moe to oznacza wyłczenie opcji autostartu dla czytnika płyt CD-ROM w systemie operacyjnym Windows. W takim przypadku trzeba odnale plik 'setup.exe' na dysku CD-ROM i uruchomi go. Podczas instalacji programu moemy dokona wyboru rodzaju instalacji. Do wyboru maj Pastwo dwa typy instalacji: 'Wersja jednostanowiskowa lub serwerowa' oraz 'Stanowisko sieciowe'. 'Wersja jednostanowiskowa lub serwerowa' słuy do zainstalowania programu na pojedynczym komputerze nie pracujcym w sieci lub na serwerze sieciowym. 'Stanowisko sieciowe' słuy do zainstalowania programu na komputerze bdcym tzw. kocówk sieciow. W takim przypadku na komputerze s instalowane jedynie niezbdne komponenty do pracy programu a nie cały program.!!! W przypadku tego typu instalacji nie mona wskazywa istniejcego ju folderu instalacyjnego, w którym znajduje si zainstalowany program w wersji serwerowej. Najlepiej pozostawi domylny folder podpowiadany przez program instalacyjny!!! Ponowne podanie istniejcego folderu instalacyjnego spowoduje utrat ju zgromadzonych przez program danych!!! Po pomylnym zainstalowaniu programu w menu 'Start \ Programy' został utworzony przez program instalacyjny folder o nazwie 'ASJ'. Znajduj si w nim dwa skróty do zainstalowanych programów: 'Ksigi Handlowe' oraz 'Administrator'. Słu one do uruchomienia tych programów (program instalacyjny nie tworzy skrótów na pulpicie Windows). W przypadku instalacji jednostanowiskowej lub serwerowej skrót do programu utworzony przez program instalacyjny jest prawidłowy. W przypadku instalacji stanowiska sieciowego utworzony skrót wskazuje na folder instalacyjny podany podczas instalacji jak pamitamy nie moglimy ponownie wskaza folderu instalacyjnego na serwerze, gdy spowodowałoby to utrat ju zgromadzonych danych. Dlatego trzeba dokona modyfikacji obu skrótów, tak by wskazywały na poprawny folder instalacyjny programów i w ten sposób słuyły do uruchomienia zainstalowanych programów. Aby tego dokona prosz wskaza przycisk 'Start' na pasku zada i nacisn prawy przycisk. Z otwartego menu prosz wybra opcj 'Eksploruj', co spowoduje otwarcie okna 'Eksploracja Menu Start'. W lewej czci otwartego okna, zatytułowanej 'Foldery' podwietlona bdzie pozycja 'Menu Start'. Tu pod ni znajdowa si bdzie pozycja 'Programy', prosz j wybra (podwietli). W prawej czci okna uka si wszystkie pozycje menu 'Programy'. Prosz odszuka folder 'ASJ', wybra go (podwietli) oraz wcisn prawy przycisk myszy. Z otwartego menu prosz wybra opcj 'Eksploruj', co spowoduje, e w prawej czci okna zobaczymy skróty do zainstalowanych programów. Prosz wskaza wybrany program, wcisn prawy przycisk myszy i z otwartego menu wybra opcj 'Właciwoci'. Spowoduje to otwarcie okna, w którym w linijkach 'Obiekt docelowy:' i 'Rozpocznij w:' moemy dokona korekty litery dysku twardego i folderu instalacyjnego, tak aby skrót wywoływał zainstalowany program. Dla prawidłowego działania wersji zainstalowanej jako 'Stanowisko sieciowe' niezbdne jest zamapowanie udostpnionego przez serwer dysku lub folderu z zainstalowanym programem. Program musi odwoływa si do litery dysku (np. K:), niedopuszczalne jest odwołanie sieciowe (np. \\Serwer\ASJ). 2

3 ZASADY PRACY PROGRAMU FILOZOFIA PROGRAMU Praca w programie Ksigi Handlowe polega na wprowadzaniu (rejestrowaniu) dokumentów w specjalnie do tego celu utworzonych dziennikach. Zarejestrowanie dokumentów w dziennikach spowoduje, e w tym samym momencie stan si widoczne wszystkie zapisy na kontach z nich wynikajce. Automatycznie zostan wypełnione rejestry faktur, ewidencja VAT oraz wszystkie pozostałe urzdzenia ksigowe. Mona natychmiast korzysta ze wszelkich istniejcych w programie zestawie i raportów. W systemie tym nie istnieje pojcie ksigowania jako czynnoci powodujcej uwidocznienie zarejestrowanych uprzednio dokumentów we wszelkich urzdzeniach ksigowych. Natychmiast bdzie moliwe skontrolowanie obrotów, sald, wszelkich podsumowa itp. SCHEMATY KSIGOWE Ogromn wikszo czasu powicamy wprowadzaniu danych (dokumentów). Dlatego jest niezwykle istotne aby czynno ta była wykonywana maksymalnie wydajnie tzn. aby osoba wprowadzajca dane musiała wykona jak najmniej elementarnych czynnoci aby wprowadzi dokument. W tym celu zastosowano tzw. schematy ksigowe. Wykorzystano tu fakt powtarzalnoci pewnych danych na wielu dokumentach. Przykładowo co miesic rejestrujemy dokumenty dotyczce czynszu, opłat telekomunikacyjnych, zuycia energii itp. Czsto firmy sprzedaj powtarzalny asortyment towarów lub usług. Mona zatem wykorzysta ten fakt przygotowujc schematy (wzorce) takich dokumentów. W czasie rejestracji wystarczy wtedy zaktualizowa taki schemat (wzorzec) o dane takie jak data dokumentu czy kwota. Pozostała cz pracy zostanie nam wtedy zaoszczdzona. Oczywicie korzystanie ze schematów ksigowych nie jest konieczne natomiast jeli zdecydujemy si na ich zastosowanie przypieszymy w sposób zdecydowany t najbardziej pracochłonna czynno jak jest wprowadzanie danych. 3

4 MENU PROGRAMU Podstawowe menu programu Ksigi Handlowe pojawia si natychmiast po uruchomieniu programu i jest widoczne w najwyszej czci ekranu. Poniej przedstawione s wszystkie pozycje menu: Rejestracja -> Rejestracja dokumentów Schematy ksigowa Operacje Informacje -> Zamknicie miesica Rozpoczcie nowego roku obrotowego Wpisywanie bilansu otwarcia Niespłacone dokumenty ubiegłego okresu Kocowe ksigowania na Wynik Finansowy Zmiana roku obrotowego -> Salda kont Obroty na kontach Plan kont Zapisy na kontach Zestawienie roczne Zestawienia programowalne -> Dokumenty sprzeday Dokumenty zakupu Przedpłaty nasze Przedpłaty obce Raporty -> Podatek dochodowy Podatek VAT Bilans Rachunek zysków i strat Obrotówki Rozliczenia Zaliczki, przedpłaty Rejestry -> Kontrahenci Plan kont Ewidencje VAT Ewidencje pojazdów Odsetki Inne -> Porzdkowanie Parametry zakładu Kolory Import -> Syntetyka Analityka Wybranego konta -> Sprzeda Zakupy -> Nasze Obce -> Sprzeda Zakup -> Pojazdy Przebiegi Rachunki -> Paleta szara Paleta piaskowa Paleta zielona Paleta niebieska Paleta ciemna -> Program OBROTY faktury sprzeday 4

5 Zakłady Parametry impotu Podatnicy O programie Wyjcie Odpowiedni pozycj menu moemy wybra korzystajc z myszki lub za pomoc klawiatury przyciskajc klawisz ALT i równoczenie podkrelon liter w opisie pozycji menu. Przejcie do kolejnych (bardziej zagłbionych) pozycji menu uzyskamy posługujc si myszk albo strzałkami na klawiaturze. Poniej głównego paska menu (opisanego mniejszymi literami) znajduje si menu pomocnicze składajce si z nastpujcych pozycji: Dokumenty Zapisy na kontach Salda Obroty S to po prostu wybrane pozycje głównego menu, stosunkowo czsto uywane, a wymagajce wejcia w głb głównego menu. Chodzi o przypieszenie wyboru tych pozycji. 5

6 SPOSÓB WYPEŁNIANIA FORMULARZY Przekazywanie danych do programu polega na wypełnianiu rónorodnych formularzy. Formularze składaj si z wielu pól które naley wypełni. Poza polami do wypełnienia na formularzu znajduj si tez elementy słuce do wyboru jednej z przedstawionych moliwoci. a. Przyciski przedstawione w formie niewielkiego kwadratu bd prostokta których uaktywnienie (nacinicie) powoduje wykonanie okrelonej czynnoci np. wywołanie listy kontrahentów lub kont w celu wybrania potrzebnego kontrahenta lub konta. Uaktywni przycisk moemy klikajc w niego lewym przyciskiem myszki bd naciskajc na klawiaturze klawisz, którego nazwa znajduje si na przycisku. Najczciej jest to klawisz F2. Przyciski oznaczone trzema kropkami... słu do wykasowania zawartoci pola na prawo od którego si znajduj. b. Pola wyboru charakteryzujce si niewielkim przyciskiem z wizerunkiem trójkta zwróconym jednym z wierzchołków w dół. Jeli znajdujemy si na takim polu moemy dokona wyboru oferowanych przez niego opcji przez kliknicie lewym przyciskiem myszki w klawisz z trójktem bd przez wcinicie klawisza spacji. Rozwinie si wtedy w dół okno w którym zobaczymy opcje moliwe do wyboru. Aby wybra jedn z nich naley klikn w ni lewym przyciskiem myszki lub wcisn klawisz Enter. Pomidzy opcjami moemy przesuwa si równie za pomoc strzałek na klawiaturze. c. Pola wyboru składajce si z dwóch lub wikszej iloci niewielkich kółeczek z których jedno posiada w rodku kropk. Otó wybrana jest ta z pokazanych moliwoci, koło której znajduje si kółeczko z kropk w rodku. Jeli chcemy dokona wyboru innej ( ale tylko jednej ) z przedstawionych moliwoci naley klikn myszk w kółeczko znajdujce si obok niej. Nastpi wtedy przeniesienie kropki do kółka w które kliknlimy. Przykładem tego rodzaju pola wyboru jest wybór dokumentu KP lub KW podczas wypełniania dokumentu kasowego. d. Pola decyzji TAK lub NIE. Maj one form małego kwadracika. Jeli w rodku znajduje si ptaszek (podobny do litery v) oznacza to decyzj pozytywn, jeli jego brak negatywn. Przykładowo wypełniajc pozycje faktury zakupu, w kolumnie r. trwałe znajduj si pola decyzyjne tego typu. Jeli przy jakim zapisie w kwadraciku wstawimy ptaszka bdzie to oznaczało, e jest to zakup rodka trwałego, jego brak bdzie oznaczał, e jest przeciwnie. Wstawi ptaszka lub usun go z kwadracika moemy klikajc w niego myszk. Na kocu kadego formularza znajduj si przyciski Zapisz oraz Anuluj. Jeli formularz został wypełniony poprawnie naley uy przycisku Zapisz. Spowoduje to zapisanie danych i przejcie do dalszej czci programu. W przeciwnym przypadku powinnimy uy przycisku Anuluj. Formularz nie zostanie zapisany a program cofnie si do punktu w którym formularz został wywołany. 6

7 OBSŁUGA DRUKAREK Program ASJ Ksigi Handlowe rozrónia dwa typy wydruków : graficzne (windowsowe) i tekstowe. Te pierwsze pracuj zgodnie z zasadami rodowiska Windows, drukujc w sposób graficzny (czyli wydruk traktowany jest jak obrazek składajcy si z punkcików) to wszystko co uytkownik widzi na ekranie monitora. Do wydruku tego typu wykorzystywane s sterowniki drukarek zainstalowane w systemie Windows (niezalene od omawianego programu). Czy s one zainstalowane najłatwiej sprawdzi dokonujc na wybran drukark wydruku z innego, dostpnego programu pracujcego w systemie Windows np. Notepad lub Word. Wydruki tekstowe natomiast, uywaj swoich własnych wbudowanych znaków graficznych (fontów). Z komputera przesyłany jest wtedy sygnał, któr liter wydrukowa a nie jej rysunek. Dziki temu działaj znacznie szybciej (zwłaszcza w przypadku drukarek igłowych) oraz nie wywołuj błdów zwizanych ze złymi ustawieniami parametrów drukarki (wielko strony, marginesy itp.). Wydruki tego typu uywaj sterownika znajdujcego si programie Ksigi Handlowe. W celu ułatwienia pracy oraz zminimalizowania iloci błdnych komunikatów podczas wydruków wszystkie moliwe wydruki z programu ASJ Ksigi Handlowe zostały zaprojektowane jako tzw. 'wydruki tekstowe'. Cz wydruków posiada równie swoje odpowiedniki jako tzw. 'wydruki graficzne (windowsowe)'. Na formatce 'Wydruk' istnieje pole wyboru 'Rodzaj wydruku', w którym mona wybra jeli jest to moliwe (tzn. jeli istniej oba warianty wydruku) pomidzy wydrukiem graficznym a tekstowym. Istniej równie wydruki wyłcznie w wersji graficznej. Nale do nich Bilans, Rachunek Zysków i Strat oraz deklaracje. Moliwe jest skierowanie wydruku graficznego na drukark zainstalowan w systemie Windows, niezalenie od tego czy jest to drukarka lokalna czy sieciowa. W przypadku wydruku tekstowego wydruk jest kierowany do konkretnego portu LPT (LPT1, LPT2, LPT3): dla drukarki lokalnej (podłczonej bezporednio do komputera, na którym został uruchomiony program ksigowy) nie jest potrzebne adne dodatkowe ustawienie drukarki w systemie Windows, dla drukarki sieciowej (podłczonej do innego komputera ni ten, na którym jest uruchomiony program ksigowy) niezbdne jest przechwycenie portu drukarki w systemie Windows. Aby dokona przechwycenia portu drukarki naley najpierw uruchomi systemowy folder 'Drukarki' (mona go uruchomi wybierajc systemowy przycisk 'Start', a nastpnie z rozwinitego menu wybra 'Ustawienia \ Drukarki'). Nastpnie wybra z zainstalowanych drukarek t, na której chcemy drukowa i ustawi j jako drukark domyln (kliknicie prawym przyciskiem myszy na ikonie drukarki otworzy menu, w którym moemy zaznaczy opcj 'Ustaw jako domyln'). Nastpnie z menu drukarki wybieramy opcj 'Właciwoci', a w nowootwartym oknie 'Właciwoci' wybieramy zakładk 'Szczegóły'. Tutaj wciskamy przycisk 'Przechwy port drukarki', który otworzy nam nowe okno o tym samym tytule. W polu 'Nazwa urzdzenia' wybieramy port drukarki, do którego bd kierowane nasze wydruki tekstowe. W polu 'cieka' wpisujemy ciek dostpu do drukarki sieciowej (jeli wczeniej dokonywano tej operacji na tym komputerze, mona rozwin list cieek i wybra odpowiedni). Jeli chcemy, aby to ustawienie zostało zapamitane przez komputer i odtwarzane przy kadym jego starcie zaznaczamy pole 'Podłczaj ponownie po zalogowaniu'. Jeli dokonalimy 7

8 prawidłowego wyboru wciskamy przycisk 'OK', który zamyka okno 'Przechwy port drukarki'. Nastpnie zamykamy okno 'Właciwoci drukarki' wciskajc przycisk 'OK'. W przypadku trudnoci z wpisaniem cieki dostpu do drukarki sieciowej mona przechwyci port drukarki w inny sposób, który uwolni nas od potrzeby wpisywania tej cieki. Na pulpicie systemu Windows odszukujemy ikon 'Otoczenie sieciowe'. Po otwarciu okna zobaczymy wszystkie dostpne zasoby sieciowe. Odnajdujemy komputer, do którego przyłczona jest drukarka sieciowa, na której chcemy drukowa i otwieramy ten komputer. Zobaczymy wtedy wszystkie zasoby udostpniane przez ten komputer, a wród nich i drukark. Klikajc prawym przyciskiem myszy na ikonie drukarki otwieramy menu, z którego nastpnie wybieramy opcj 'Przechwy port drukarki...'. W otwartym oknie dokonujemy tylko wyboru portu LPT, do którego chcemy skierowa nasze wydruki oraz zatwierdzamy nasz wybór wciskajc przycisk 'OK'. W celu prawidłowego skonfigurowania drukarki tekstowej w programie ASJ Ksigi Handlowe naley uruchomi zainstalowany łcznie z programem ksigowym program Administrator. Z głównego menu tego programu naley wybra opcj 'Drukarki tekstowe', która rozwinie list składajc si z dwóch elementów: Typy drukarek, Wyjcia (Porty). Opcja 'Typy drukarek' zawiera list wstpnie zdefiniowanych drukarek najczciej spotykanych u uytkowników. W przypadku uywania niestandardowej drukarki istnieje moliwo zdefiniowania jej parametrów, tak aby było moliwe drukowanie z programu ksigowego. Opcja 'Wyjcia (Porty)' zawiera list przydziału drukarek do portów LPT. Wskazujc port LPT do którego chcemy kierowa nasze wydruki tekstowe, a nastpnie klikajc przycisk 'Przydziel drukark' moemy dołczy drukark konkretnego typu (igłowa, atramentowa, laserowa) ze wstpnie zdefiniowanej listy drukarek. Aby otrzyma prawidłowe wydruki tekstowe, naley wybra odpowiedni typ drukarki zgodny z ustawion w systemie Windows drukark domyln. Jeli w systemie Windows drukark domyln bdzie drukarka lokalna 'HP LaserJet 5L', a my wybierzemy jako typ drukarki przydzielony do portu LPT1 drukark Epson (igłow), to nie osigniemy porzdanych efektów. W tym konkretnym przypadku naley dołczy do portu LPT1 drukark typu laserowego. Jeli podłczona drukarka posiada wbudowany zestaw znaków w standardzie Latin-2, moliwe bdzie osignicie wydruków z polskimi znakami diakrytycznymi. Aby umoliwi taki wydruk naley w opcji 'Typy drukarek' wskaza typ drukarki podłczony do naszego portu LPT, a nastpnie wcisn przycisk 'Popraw'. W opcji 'Standard polskich znaków' z rozwijanego menu prosz wybra pozycj 'Latin-2'. W przypadku drukarek igłowych wciskamy przycisk 'Zapisz' i koczymy operacj. Naley pamita o tym, aby dokona odpowiedniego ustawienia w drukarce igłowej na zestaw znaków drukujcy w standardzie Latin-2 ( informacje jak to zrobi mona znale w instrukcji obsługi konkretnej drukarki). W przypadku drukarek atramentowych i laserowych polecamy wstawienie odpowiedniej sekwencji inicjujcej w polu 'Reset'. Za dwoma zestawami cyfr (kodów sterujcych) oddzielonych spacj wstawiamy zestaw kodów sterujcych ustawiajcych w naszej drukarce stron kodow na Latin-2. Jeli jest to drukarka zgodna ze standardem PCL5 lub wyszym to w polu 'Reset' powinny si znale nastpujce znaki: ' '. W takim przypadku zawsze otrzymamy wydruk tekstowy z polskimi znakami diakrytycznymi, poniewa przed kadym wydrukiem drukarka otrzyma sekwencj inicjujc ustawiajc w niej odpowiedni stron kodow. Po dokonaniu powyszych zmian wciskamy przycisk 'Zapisz' i koczymy operacj. 8

9 ROZPOCZCIE PRACY Rozpoczynajc prac z programem ksigowym musimy wykona kolejno szereg czynnoci wstpnych umoliwiajcych zachowanie kontynuacji działalnoci ksigowej prowadzonej w roku poprzednim. Pierwsz rzecz jest utworzenie nowego zakładu oraz podanie roku obrotowego w którym zamierzamy dany zakład prowadzi. Nastpnie powinnimy utworzy plan kont oraz wpisa niespłacone do koca faktury sprzeday i zakupu oraz przedpłaty. Załoenie nowego zakładu. Aby załoy nowy zakład wchodzimy w pozycj menu głównego Zakłady. Poniewa program jest wieloletni musimy wybra rok w którym bdzie działa nowo tworzony zakład. Jeli brak jest moliwoci wyboru roku który jest nam potrzebny, uywamy przycisku Nowy rok aby go dopisa do listy moliwych do wyboru lat. Za pomoc przycisku Nowy wchodzimy w formularz w którym powinnimy poda wszystkie dane nowego zakładu. Przechodzc przez kolejne zakładki podajemy tyle danych o nowym zakładzie ile uwaamy za niezbdne. Bezwzgldnie konieczne jest jedynie podanie NIP-u, Nazwy firmy i Nazwy skróconej. Ponadto musimy okreli Rodzaj zakładu (główny czy podrzdny) oraz Rodzaj podatnika. Dokładny opis tej funkcji znajduje si w w drugiej czci niniejszej instrukcji noszcej nazw Funkcje programu. Opis ten został umieszczony w dziale Zakłady. Ustawienie roku obrotowego Aby ustawi rok obrotowy naley wej w menu Operacje / Rozpoczcie nowego roku obrotowego. W formularzu który ukae si na ekranie powinnimy okreli od którego miesica którego roku kalendarzowego rozpoczyna si nasz rok obrotowy oraz na którym miesicu którego roku kalendarzowego si koczy. Zmiany lat i miesicy w odpowiednich okienkach dokonujemy klikajc lewym przyciskiem myszki w niewielkie strzałki znajdujce si po prawej stronie kadego z okienek. Strzałka w dół oznacza zmniejszenie liczby, strzałka w gór zwikszenie. Musimy pamita, e rok obrotowy nie zawsze pokrywa si z rokiem kalendarzowym. Nastpnie dokonujemy wyboru jednego z zaproponowanych planów kont. Proponowane s tu cztery moliwoci planów kont : Skrócony, Rozwinity, Skrócony (tylko zespół 4), Rozwinity (tylko zespół 4). Wybrane ustawienia zapisujemy lub (jeli si rozmylilimy) moemy anulowa uywajc odpowiednich przycisków. Tworzenie planu kont Kolejna czynnoci jest utworzenie planu kont. W momencie tworzenia nowego zakładu został dla niego utworzony nowy plan kont moliwie zbliony do planowanego. Aby zmodyfikowa utworzony w ten sposób lub istniejcy wczeniej plan kont naley wej na pozycj menu Rejestry / Plan kont. Na ekranie pojawi si przegldarka pokazujca istniejce konta oraz zespół przycisków umoliwiajcych utworzenie nowego konta, poprawienie parametrów konta istniejcego, skasowanie zbdnego konta itp. Mona równie uywajc przycisku Subkonta wej we wskazane paskiem wyboru konto i utworzy podległe mu konta analityczne. W ten sposób moemy utworzy wielopoziomow analityk do dowolnego konta. 9

10 Tworzenie planu kont zostało opisane szczegółowo w drugiej czci niniejszej instrukcji noszcej nazw Funkcje programu. Opis ten został umieszczony w dziale Rejestry / Plan Kont. Uwaga! Nie naley zakłada kont analitycznych do kont rozliczeniowych na których bd si znajdowa nasi odbiorcy i dostawcy. Analityka ta jest tworzona automatycznie w momencie wpisywania faktur zarówno dotyczcych ubiegłego okresu jak i aktualnych. Niespłacone dokumenty ubiegłego okresu Rozpoczynajc prac w nowym roku obrotowym program ksigowy musi równie mie informacje dotyczce nie rozliczonych do koca dokumentów takich jak faktury czy przedpłaty. W tym celu naley wybra pozycj menu Operacje / Niespłacone dokumenty ubiegłego okresu. Zawiera ona cztery moliwoci : Dokumenty sprzeday, Dokumenty zakupu, Przedpłaty nasze oraz Przedpłaty obce. Wybierzmy na przykład Dokumenty sprzeday. Na ekranie pojawi si przegldarka faktur do której wpisywa bdziemy nowe pozycje. Na górze znajduje si grupa przycisków w której mamy m. in. : Nowy, Popraw, Powiel. Do wprowadzenia nowej, nie spłaconej do koca w ubiegłym roku faktury sprzeday słuy przycisk Nowy. Po jego wciniciu pojawi si formularz, w którym bdziemy musieli wypełni dane naszej faktury takie jak : jej symbol i znak, dat wystawienia i dat płatnoci, wybra odbiorc oraz poda kwoty Do zapłaty i Spłacono. Opis wyboru kontrahenta znajduje si w nastpnym punkcie. Po wprowadzeniu tych danych w polu Pozostaje zostanie pokazana pozostała do spłaty kwota. Po dokonaniu zapisu odpowiednim przyciskiem formularz zostanie zamknity a dane naszej faktury pojawi si na przegldarce. Przycisk Popraw słuy do ponownego wejcia do wypełnionej ju uprzednio faktury. Program wejdzie do tej faktury na której znajduje si pasek wyboru. Pasek wyboru (zwany te listw lub belk) moemy przesuwa za pomoc strzałek w gór lub w dół znajdujcych si na klawiaturze, klikajc myszk na wiersz w którym jest zapisana interesujca nas faktura lub na zespół strzałek widocznych na przegldarce w lewym, górnym rogu. Przycisk Powiel działa podobnie jak Nowy z tym, e formularz wprowadzania nowej faktury jest wypełniony wstpnie danymi z faktury na której znajdował si pasek wyboru w momencie uaktywnienia przycisku. Przycisk Podgld słuy do obejrzenia zawartoci faktury na której znajduje si aktualnie pasek wyboru. Pozostałe dokumenty dotyczce ubiegłego okresu czyli Dokumenty zakupu, Przedpłaty nasze oraz Przedpłaty obce wprowadzane s analogicznie jak omówiony powyej Dokument (czyli faktura) zakupu. Wybór kontrahenta Wyboru kontrahenta dokonuje si z wielu rónych formularzy albo wpisujc numer NIP naszego kontrahenta (odbiorcy lub dostawcy) jeli był on ju kiedy zarejestrowany, albo klikajc myszk na przycisk znajdujcy si na prawo od pola NIP a oznaczony napisem F2. Ten sam efekt da równie nacinicie klawisza F2 na klawiaturze. Ukae si wtedy lista naszych kontrahentów, odbiorców lub dostawców, w zalenoci od tego na jakim dokumencie (sprzeday lub zakupu) si znajdujemy. W przypadku gdy istnieje wicej ni jedna lista kontrahentów danego typu trzeba bdzie najpierw przyciskiem Wybór listy wybra odpowiedni list a dopiero póniej zobaczymy jej zawarto. Jeli odbiorcy brakuje na licie trzeba go wpisa a nastpnie wybra. Jeli ju jest, wystarczy go wybra. Pola NIP, Firma i Adres zostan wypełnione automatycznie. W przypadku gdybymy chcieli zmieni uprzednio ju wybranego kontrahenta moemy skorzysta z przycisku oznaczonego trzema kropkami, który skasuje istniejcego kontrahenta i bdziemy mogli wpisa inny numer NIP-u bd ponowi wybieranie go za pomoc myszki, przycisku F2 na formularzu lub klawisza F2 na 10

11 klawiaturze. Rejestr kontrahentów został opisany w drugiej czci niniejszej instrukcji noszcej nazw Funkcje programu. Opis ten został umieszczony w dziale Rejestry / Kontrahenci. LISTA DZIENNIKÓW W pozycji głównego menu Rejestracja / Rejestracja dokumentów lub wchodzc bezporednio w pozycj Dokumenty menu pomocniczego (poniej) zobaczymy ekran zatytułowany Lista dzienników. Dokumenty s rejestrowane (zapamitywane) w dziennikach. W zalenoci od charakteru zakładu którego ksigowo prowadzimy, moe by róna ilo dzienników rónych typów. Dokumenty okrelonego typu powinnimy rejestrowa w odpowiednich typach dzienników. Naley zwróci uwag na fakt, ze tylko dzienniki Sprzeday i Zakupu współpracuj z rejestrem VAT-owskim. Wszelkie zatem dokumenty, które powinny powodowa umieszczanie danych w rejestrze VAT powinny by umieszczane w tych włanie dziennikach. Dzienniki te współpracuj równie z zespołem rozlicze. Z zespołem tym wspólpracuj równie dzienniki Bankowy i Kasowy dostarczajc dziki umieszczonym w nim dokumentom danych o spłatach faktur zakupu lub sprzeday. Dziennik nazwany Ksigowania pozostałe nie współpracuje z adnym z wymienionych urzdze ksigowych. Zawiera on wyłcznie czyste przeksigowania midzy rónymi kontami. Istniej nastpujce rodzaje dzienników: 1. Bankowy wycigi bankowe ( spłaty faktur, wpłaty i wypłaty ) 2. Kasowy raporty kasowe ( KP, KW, spłaty faktur, wpłaty i wypłaty) 3. Sprzeday faktury sprzeday rónych typów 4. Zakupu faktury zakupu rónych typów 5. Ksigowania pozostałe dokumenty PK 6. Ogólny wszystkie w/w typy dokumentów Dzienniki tworzymy sami wybierajc okrelony ich typ, miesic ksigowy, nazw i opis. Lista dzienników jest ich spisem ukazujcym w poszczególnych wierszach nazw dziennika, miesic ksigowy do którego nale zapisy danego dziennika, jego typ, opis oraz kwot otwarcia i zamknicia dziennika. Kwoty te s podawane jedynie dla dzienników typu bankowego i kasowego. W górnej czci ekranu widzimy cztery przyciski strzałek słuce do przesuwania belki wskazujcej dziennik. Naciskajc przycisk oznaczony pojedyncz strzałk przesuwamy belk o jedn pozycj w gór lub w dół. Nacinicie podwójnej strzałki spowoduje przesunicie belki do pierwszego lub ostatniego dziennika. Na prawo od czterech przycisków strzałek znajduj si nastpujce przyciski funkcyjne : Wybór (Enter) pozwala wej do dziennika i zobaczy jego zawarto. Nowy (Insert) słuy do tworzenia nowego dziennika. 11

12 Popraw (F4) poprawia opis ju istniejcego dziennika. Kasuj (Delete) kasuje dziennik pod warunkiem, e jest pusty (naley uprzednio wej w dziennik i usun znajdujce si w nim zapisy). Zaznacz przeznaczony do grupowych działa na dziennikach (na razie nie wykorzystywany). Drukuj (F9) drukuje list dzienników. Wyjcie (Escape) Wyjcie z ekranu. Kady z przycisków moe by uaktywniony przez kliknicie w niego mysz. Podkrelone litery w nazwach poszczególnych przycisków pozwalaj uaktywni wybrany przycisk bez pomocy myszy naciskajc na klawiaturze klawisz ALT i równoczenie podkrelon liter. Ponadto mona uaktywni wyej wymienione przyciski wciskajc na klawiaturze pojedynczy klawisz podany w nawiasie powyej przy licie przycisków. Poza przyciskami, na tym samym poziomie znajduj si dwa okienka z których jedno słuy do pokazania dzienników nalecych do wybranego miesica (bd do wszystkich) a drugie do pokazania dzienników zawierajcych tylko dokumenty okrelonego typu (bd wszystkie). S to pola wyboru, których działanie zostało opisane w rozdziale Sposób wypełniania formularzy. DZIENNIK (LISTA DOKUMENTÓW). Po wybraniu (przyciskiem Wybór) uprzednio utworzonego (przyciskiem Nowy) dziennika zobaczymy na ekranie jego zawarto. W poszczególnych pozycjach widzimy kolejne dokumenty wchodzce w jego skład. Dla dziennika typu POZOSTAŁE DOKUMENTY podana jest liczba porzdkowa, data wystawienia dokumentu, jego nazwa i symbol, obroty po stronie Wn i MA, data rejestracji dokumentu oraz osoba wprowadzajca go. Dla dziennika typu SPRZEDA lub ZAKUP pokazana jest dodatkowo nazwa firmy,. Dziennik zawierajcy dokumenty kasowe lub bankowe oraz wszystkie (dziennik ogólny) zamiast nazwy firmy posiadaj kolumny Wpłaty i Wypłaty tworzce rodzaj raportu kasowego lub bankowego. Podobnie jak lista dzienników lista dokumentów czyli dziennik, posiada na górze swojego ekranu zestaw przycisków podobnych do widzianych w licie dzienników z tym, e zamiast dzienników dotycz one dokumentów. Dodatkowo znajduje si tutaj przycisk Funkcje po uaktywnieniu którego mamy moliwo ponownego przenumerowania listy dokumentów oraz wyboru jednego z wydruków moliwych do wykonania. Dla dziennika sprzeday i zakupu wprowadzono dodatkowo przycisk Powiel słucy do wprowadzenia nowego dokumentu wzorowanego na ju istniejcym. Dokument który ma by powielony wskazujemy paskiem wyboru. DZIENNIK DOKUMENTÓW BANKOWYCH W dzienniku bankowym rejestrujemy wycigi bankowe podajc ich daty wystawienia, symbol i numer oraz dat ksigowania. Dla ułatwienia kontroli kompletnoci danych wprowadzanych do wycigu mamy moliwo podania wartoci pocztkowej dokumentu (saldo pocztkowe na wycigach bankowych) które po uwzgldnieniu widocznych w nagłówku dokumentu sumy wpłat i wypłat pokae nam aktualne (kocowe) saldo wycigu. Porównujc je z tym znajdujcym si na wycigu bankowym bdcym ródłem rejestrowanych danych uzyskujemy pewno, e adna pozycja wycigu nie została pominita bd błdnie wpisana. W chwili tworzenia dziennika moemy poda jego saldo pocztkowe. Aktualne saldo dziennika bdzie widoczne na dokumentach spłat. 12

13 Wycig bankowy moe zawiera nieograniczon ilo pozycji. Kada z rejestrowanych pozycji naley do jednej z czterech kategorii : a. Wpłata od odbiorcy b. Wypłata dla dostawcy c. Inna wpłata d. Inna wypłata Jeli uywamy schematów (a jest to wskazane) w/w rodzaj operacji zostanie pobrany z wybranego schematu. Jeli schematu nie uyjemy musimy tego wyboru dokona sami. Nastpnie uaktywniamy przycisk Nowy aby dokona kolejnego zapisu z wycigu. Pozostałe przyciski to Popraw - umoliwiajcy poprawienie zapisów na pozycji na której ustawiona jest belka, Kasuj umoliwiajcy skasowanie tej pozycji i Podgld dajcy moliwo obejrzenia zawartoci wskazanej pozycji bez ryzyka wprowadzenia przypadkowej zmiany. Wpłata od odbiorcy, Wypłata dla dostawcy Dla dwóch pierwszych typów operacji (Wpłata od odbiorcy i Wypłata dla dostawcy) pokae nam si formularz pozwalajcy wprowadzi dane tej operacji. Jeli skorzystalimy ze schematu pewne dane zostan wypełnione samoczynnie. Jeli nie, wszystkie dane bdziemy musieli wprowadzi rcznie. Pierwsz rzecz jest wybranie kontrahenta którego operacja dotyczy. W tym celu moemy wpisa jego NIP (jeli nasz kontrahent wystpuje ju w rejestrze kontrahentów) lub klikajc myszk na przycisku oznaczonym F2 wywoła odpowiedni list kontrahentów z której bdzie mona wybra ju istniejcego kontrahenta lub wprowadzi nowego, jeli wystapił on po raz pierwszy. Mona równie w tym samym celu uy klawisza F2 znajdujcego si na klawiaturze. Wybranie kontrahenta spowoduje wypełnienie rubryk NIP, Nazwa, Adres i Konto jego dotyczce. Kolejn rzecz jest wprowadzenie konta podstawowego czyli konta banku (najczciej 130 lub zblione). W tym momencie zobaczymy list faktur dotyczcych wybranego kontrahenta, które nie zostały jeszcze całkowicie spłacone. Wstawienie kwoty wpłaty lub wypłaty spowoduje przydzielenie przez program poszczególnym fakturom kwot spłat. W pierwszej kolejnoci spłacana jest najstarsza faktura a nastpnie, jeli podana kwota wystarczy, kolejne. Oczywicie przydział kwot do poszczególnych faktur moemy zmieni wg własnego uznania. Naley po prostu wpisa odpowiednie wartoci w kolumn Spłacam. Jeli przydzielimy fakturom w sumie kwot mniejsz ni mielimy do dyspozycji reszta zostanie zakwalifikowana jako przedpłata dokonana przez, lub na rzecz kontrahenta którego wybralimy. Sytuacja ta jest uwidoczniona na trzech polach znajdujcych si nad wykazem faktur: Do dyspozycji, Na spłat faktur i Pozostaje jako zaliczka. Jeli chcemy dokona rozdziału kwoty na poszczególne faktury od pocztku moemy uy przycisku Anuluj spłaty. Na zakoczenie moemy wpisa nazwisko lub np. inicjały osoby wprowadzajcej dane. Jeli uznalimy wpisane dane za poprawne uaktywniamy przycisk Zapisz w przeciwnym przypadku Anuluj. Inna wpłata, Inna wypłata Pozostałe dwa przypadki to wpłaty lub wypłaty na konto nie zwizane z konkretnymi kontrahentami. Typowe przypadki to wpłata odsetek przez bank lub wypłata z tytułu kosztów prowadzenia rachunku bankowego. Wybranie jednej z tych opcji spowoduje pokazanie formularza zawierajcego pola do wpisania szeciu takich operacji. Kada z nich jest oczywicie niezalena od pozostałych. Dla kadej z nich powinnimy wypełni nastpujce pola : Opis pozycji, Konto podstawowe (130 itp.), Konto przeciwstawne, Kwot oraz Uwagi. Nie ma obowizku wypełniana Opisu pozycji i Uwag, jednak moe to w przyszłoci ułatwi wyszukiwanie którego z zapisów. Nie trzeba te wypełnia pól 13

14 na wszystkich szeciu pozycjach. I tak kady z zapisów znajdzie si w wycigu bankowym niezalenie. Podobnie jak w przypadku opisanym poprzednio wypełniamy pole Wprowadzajcy i uaktywniamy przycisk Zapisz lub Anuluj. DZIENNIK DOKUMENTÓW KASOWYCH Dziennik dokumentów kasowych działa dokładnie analogicznie jak dziennik dokumentów bankowych. Jedyna rónica polega na tym, e w dokumencie wycig bankowy moliwe s zarówno wpłaty jak i wypłaty. Natomiast dokumenty kasowe mog by dwojakiego rodzaju, dotyczce tylko wpłat (KP) lub tylko wypłat (KW). Dlatego wchodzc do dokumentu kasowego klikamy myszk w polu symbol na odpowiednie kółeczko wybierajc tym samym typ dokumentu ( KP czy KW), który bdziemy wypełnia. Oznacza to tyle, e w polu Typ operacji bdziemy mieli do wyboru odpowiednio tylko wpłaty lub tylko wypłaty. DZIENNIK SPRZEDA Y Dokumenty rejestrowane w dzienniku sprzeday to rónego typu faktury. Podstawowe typy rejestrowanych dokumentów to zwykła faktura VAT, faktura korekcyjna, faktura VAT rozliczona czyli taka, która jest spłacona natychmiast po wystawieniu i nie chcemy jej ksigowa za porednictwem konta rozliczeniowego grupy drugiej (np. 201) aby nie zwiksza iloci istniejcych na tym koncie analityk oraz Paragon kasy fiskalnej czyli rodzaj zbiorowej faktury VAT za pewien okres nie zwizany z konkretnym kontrahentem a dotyczcy sprzeday prowadzonej z uyciem kas fiskalnych. Naley zwróci uwag na fakt, e o ile faktura sprzeday VAT oraz faktura korekcyjna współpracuje z list odbiorców przywizan do konta rozliczeniowego grupy 2 (np. 201) to faktura VAT rozliczona niezalenie od tego czy dotyczy sprzeday czy zakupu współpracuje z jedn wspóln list kontrahentów która jest przywizana do konta na które dokonuje si wpłat lub wypłat gotówkowych (np. konto kasy 100). Moe tu wystpi równie zamiast kasy lub banku konto rozliczeniowe. Formularz słucy do wprowadzania w/w typów dokumentów podzielony jest na tzw. zakładki o nastpujcych tytułach : Dane faktury, Pozycje faktury, Ksigowania dodtkowe oraz Wypis ksigowa. Porusza si pomidzy zakładkami mona za pomoc kliknicia lewym przyciskiem myszki w t zakładk w któr chcemy wej. Mona te porusza si miedzy zakładkami uywajc tzw. skrótów literowych tj. wciskajc klawisz Alt na klawiaturze i jednoczenie klawisz podkrelonej litery w nazwie zakładki. Ponadto po wypełnieniu danych faktury na zakładce pierwszej program sam przejdzie na zakładk drug. Zakładka Dane faktury Na tej zakładce okrelamy podstawowe dane rejestrowanego dokumentu. Zaczynamy od wczytania schematu (jeli taki istnieje). Wybrany schemat sam wypełni te pola które zostały w nim okrelone. Jeli ze schematu nie korzystamy powinnimy kolejno wybra odpowiedni typ dokumentu sporód proponowanych czyli faktury VAT, faktury korekcyjnej VAT, faktury VAT rozliczonej albo paragonu kasy fiskalnej. Nastpnie kolejno podajemy symbol i znak dokumentu, dat wystawienia dokumentu oraz dat dokonania transakcji z punktu widzenia przepisów o VAT, W nastpnej kolejnoci wybieramy rejestr VAT-owski do którego ma by wpisana faktura i jej termin płatnoci. Terminu 14

15 płatnoci nie ma potrzeby wpisywa jeli faktura została ju spłacona w pełni z załoenia tzn. gdy wybralimy faktur VAT rozliczon. Zasada jest bowiem taka, e pojawiaj si do wypełnienia tylko te pola, których wypełnienie ma sens dla wybranego typu dokumentu. Kolejnym przykładem tego typu s trzy kolejne pola do wypełnienia czyli NIP, Firma i Adres. Nie pojawi si one np. dla dokumentu typu paragon kasy fiskalnej gdy nie jest on powizany z adnym konkretnym odbiorc. W pozostałych przypadkach pola te musimy wypełni. Opis wyboru kontrahenta znajduje si w dziale ROZPOCZCIE PRACY. Nastpnymi dwoma polami s Opis oraz Uwagi. Nie jest obowizkowe wypełnianie tych pól jednak korzystnie jest wpisa tam pewne informacje, które umoliwi w przyszłoci odnalezienie tej faktury sporód wielu innych. Pozostałe pola to Kasa czyli numer konta kasy pole to musimy wypełni jeli rejestrowany dokument został w pełni lub czciowo spłacony w momencie jego wystawienia, pole konta odchyle niezbdne jeli kwota dana do zapłaty na rejestrowanej fakturze VAT jest róna od sumy wartoci brutto poszczególnych pozycji faktury oraz pole konta na którym odkłada bdziemy VAT naleny. Podobnie jak w przypadku wyboru odbiorcy, wyboru numeru konta moemy dokona przez jego bezporednie wpisanie w pole lub uaktywniajc myszk przycisk F2 znajdujcy si na prawo od odpowiedniego pola wyboru konta, lub wciskajc klawisz F2 na klawiaturze. Pojawi si wtedy plan kont z którego bdziemy mogli wybra właciwe konto. Ostatnimi polami na zakładce s Data rejestracji, Data ksigowania i Wprowadził. Tylko drugie z nich jest istotne gdy bdzie ono brane pod uwag przy sporzdzaniu Bilansu i Rachunku Zysków i Strat na konkretny dzie. Po wypełnieniu tego ostatniego pola przejdziemy do wypełniania pól znajdujcych si na nastpnej zakładce. Zakładka Pozycje faktury W przypadku korzystania ze schematu w polach Zapis ksigowy znajd si opisy pozycji podane w schemacie informujce jak kwot naley wpisa w polu netto na danej pozycji faktury. Np. w pierwszym z szeciu poziomów naley wpisa kwot netto dotyczc wykonanej usługi ze stawk VAT 7%, na drugim poziomie t cz usługi której dotyczy stawka 22% a na trzecim poziomie kwot netto dotyczc sprzeday towaru ze stawk VAT 22%. Poniewa numery odpowiednich kont dla sprzeday towarów i usług zostały ju wypełnione w schemacie osoba wprowadzajca nie bdzie ju musiała si nad tym zastanawia. Unika si w ten sposób popełniania błdów a ponadto dane mog wprowadza osoby nie znajce planu kont. Tym niemniej moemy podejrze numer konta kryjcy si pod opisem pozycji klikajc w pole opisu myszk. Reasumujc, w przypadku korzystania ze schematu bdziemy musieli wypełni wyłcznie pola netto na tylu pozycjach faktury na ilu bdzie to konieczne oraz zaakceptowa pole DO ZAPŁATY i wypełni pole ZAPŁACONO o ile zajdzie taka potrzeba. Jeli nie korzystamy ze schematu musimy, wykorzystujc przyciski F2, wypełni numery kont dla kadej pozycji faktury, która bdzie wykorzystana. Ponadto naley poda na kadej z nich kwot netto, wybra właciw dla niej stawk VAT i zaakceptowa obliczon stawk VAT. Wród wielu stawek VAT do wyboru, znajduje si równie taka, która opisana jest jako Nie dotyczy. Chodzi tu o moliwo wprowadzania dokumentów, które nie zawieraj podatku VAT i nie powinny by tym samym wpisywane do adnego z rejestrów VAT-owskich. Na zakoczenie, podobnie jak przy działaniu ze schematem, naley zaakceptowa pole DO ZAPŁATY i wypełni pole ZAPŁACONO. Zakładka Ksigowania dodatkowe Słuy ona do wprowadzenia dodatkowych ksigowa niejako towarzyszcych podstawowym ksigowaniom danego dokumentu. Jednak nadal rozpatrywany dokument jest podstaw do ich wykonania. Na zakładce tej w dwóch pierwszych kolumnach (Opis pozycji na fakturze i Konto przeciwstawne) przypomniane s informacje z poprzedniej zakładki. Tym niemniej wykonywane zapisy dodatkowe nie musz mie bezporedniego zwizku z ksigowaniami podstawowymi. Mona 15

16 tu wybra 6 kont dodatkowych i 6 przypisanych im po stronie Ma kwot. Ponadto naley okreli jedno konto przeciwstawne do szeciu uprzednio wymienionych oraz kwot jak chcemy na nim po stronie Wn zapisa, Zakładka Wypis ksigowa Do zakładki tej moemy wej jedynie na własne danie tzn. program nie przejdzie do niej automatycznie po zakoczeniu pracy nad poprzedni zakładk. Jeli klikniemy w t zakładk bdziemy mogli obejrze wszystkie zapisy ksigowe które powstan w wyniku wypełnienia przez nas danych dotyczcych rejestrowanej faktury. DZIENNIK ZAKUPU Dokumenty rejestrowane w dzienniku zakupu to podobnie jak w dzienniku sprzeday rónego typu faktury. Podstawowe typy rejestrowanych dokumentów to zwykła faktura VAT, faktura korekcyjna oraz faktura VAT rozliczona czyli taka, która jest spłacona natychmiast po wystawieniu i nie chcemy jej ksigowa za porednictwem konta rozliczeniowego grupy drugiej (np. 202) aby nie zwiksza iloci istniejcych na tym koncie analityk. Formularz słucy do wprowadzania w/w typów dokumentów podzielony jest na tzw. zakładki o nastpujcych tytułach : Dane faktury, Pozycje faktury, Ksigowania dodatkowe oraz Wypis ksigowa. Porusza si pomidzy zakładkami mona za pomoc kliknicia myszk w t w która chcemy wej. Ponadto po wypełnieniu danych faktury na zakładce pierwszej program sam przejdzie na zakładk drug. Na pozostałe dwie zakładki naley wej samodzielnie jeli jest taka potrzeba. Zakładka Pozycje faktury Na zakładce tej, podobnie jak na dokumencie sprzeday, znajdziemy umieszczone w szeciu wierszach pola Opis pozycji / numer konta, Kwota netto, Kwota VAT oraz Kwota brutto. Dodatkowo jednak w dla kadego wiersza wystpuj dodatkowe pola decyzyjne opisane jako r. Trwałe, Nast. Miesic, oraz pole wyboru Dot. Sprzeday. Klikniecie mysz w pole decyzyjne rodki Trwałe bdzie oznaczało, e zapis na tej pozycji faktury dotyczy zakupu rodka trwałego i w zwizku z tym powinien by umieszczony w odpowiednim miejscu rejestru VAT, Widocznym ladem naszej decyzji bdzie znak ptaszka który pojawi si w kwadraciku. Chcc odwoła nasz decyzj powinnimy ponownie klikn w kwadracik. Zniknicie ptaszka bdzie oznaczało, e zapis na tej pozycji nie dotyczy zakupu rodka trwałego. Podobnie rzecz si ma z nastpnym polem decyzyjnym Nastpny miesic. Figurujcy w nim ptaszek bdzie oznaczał, e zapis ten, jeli chodzi o rejestr VAT, powinien by umieszczony w nastpnym miesicu. Oczywicie same ksigowania bd dotyczy aktualnego miesica. Ostatni rzecz, która odrónia na tej zakładce dokument zakupu od dokumentu sprzeday jest pole wyboru nazwane Dotyczy sprzeday. Moemy tu wybra jedn z trzech moliwoci dotyczcych widniejcego nad nim zapisu a mianowicie, e zakup ten dotyczy sprzeday Opodatkowanej, Zwolnionej i opodatkowanej oraz Bez odlicze. Zakładka Ksigowania dodatkowe Zakładka ta, podobnie jak w dokumencie sprzeday słuy ona do wprowadzenia dodatkowych ksigowa niejako towarzyszcych podstawowym ksigowaniom danego dokumentu. Jednak nadal rozpatrywany dokument jest podstaw do ich wykonania. Na zakładce tej w dwóch pierwszych 16

17 kolumnach (Opis pozycji na fakturze i Konto przeciwstawne) przypomniane s informacje z poprzedniej zakładki. Tym niemniej wykonywane zapisy dodatkowe nie musz mie bezporedniego zwizku z ksigowaniami podstawowymi. Mona tu wybra 6 kont dodatkowych i 6 przypisanych im po stronie Wn kwot. Ponadto naley okreli jedno konto przeciwstawne do szeciu uprzednio wymienionych oraz kwot jak chcemy na nim po stronie Ma zapisa, DZIENNIK POZOSTAŁYCH KSIGOWA Pozostałe zapisy ksigowe, które nie mieszcz si w kategoriach opisanych w poprzednio opisanych dziennikach, nazywane s zapisami pozostałym. S to zapisy ksigowe których podstaw jest dokument PK (polecenie ksigowania). Kształt dokumentu PK jest zbliony do kształtu Wycigu bankowego, dokumentu KP czy KW. Podobnie jak w tamtych dokumentach posiada on rodzaj nagłówka w którym naley poda kolejno dat dokumentu, jego symbol i numer oraz dat ksigowania. Mona równie (a nawet jest to wskazane) korzysta ze schematów. Pod nagłówkiem znajduje si przegldarka w której uwidocznione s wszystkie zarejestrowane ju zapisy. Analogicznie jak w poprzednich dokumentach do wprowadzania nowej pozycji, jej poprawiania, kasowania czy podgldu uywamy zespołu przycisków znajdujcych si po prawej stronie okna. S to przyciski Nowy, Popraw, Kasuj i Podgld. Wybranie przycisku Nowy spowoduje otwarcie szeciopozycyjnego formularza w którego kadej pozycji naley wpisa numer konta podstawowego, numer konta przeciwstawnego oraz kwot po stronie Wn lub Ma w sposób właciwy dla konta podstawowego. Na koncie przeciwstawnym kwota ta bdzie zapisana po stronie przeciwnej. Dodatkowo moemy wypełni pola Opis pozycji i Uwagi dla kadego zapisu. Po wprowadzeniu symbolu osoby wprowadzajcej zapisujemy wszystkie wypełnione zapisy ksigowe do dokumentu PK za pomoc przycisku Zapisz lub anulujemy je przyciskiem Anuluj. Nie ma oczywicie adnej koniecznoci wypełniania wszystkich pozycji. Do dokumentu PK zostanie przeniesione tylko tyle pozycji ile było zapisanych. DZIENNIK OGÓLNY Dziennik ogólny jest takim specyficznym dziennikiem, który moe zawiera wszystkie, uprzednio opisane, typy dokumentów a zatem faktury zakupu i sprzeday, wycigi bankowe, dokumenty kasowe KP i KW oraz dokument ksigowa pozostałych czyli PK. Aby mona było okreli który z nich zamierzamy zapisa, po wyborze nowej pozycji takiego dziennika, pojawia si dodatkowe okno zawierajce pole wyboru w którym wymienione s wszystkie typy dokumentów. Po wyborze właciwego dokumentu pojawi si odpowiedni do wprowadzenia wybranego typu dokumentu formularz. Dzienników ogólnych uywa si przede wszystkim wtedy gdy chcemy mie w jednym dzienniku np. dokumenty kasowe KP i KW oraz faktury, które w pełni zostały zapłacone gotówk a nie chcemy wystawia dodatkowo dla nich KP czy KW. Faktura taka staje si wtedy równie dokumentem kasowym. W ten sposób skonstruowany dziennik staje si odpowiednikiem raportu kasowego. 17

18 SCHEMATY KSIGOWE Schematy ksigowe nie musz by stosowane. Jednak w sytuacji gdy pewne dokumenty lub ich grupy powtarzaj si w kolejnych miesicach (a dzieje si tak prawie zawsze) wykorzystanie schematów ksigowych przypiesza w sposób istotny prac. Kady schemat posiada swoj nazw umoliwiajc jego identyfikacj. Jest to po prostu jakby wzorzec dokumentu zawierajcy moliwie najwiksz ilo powtarzalnych danych. Ilo danych jakie wstawimy do schematu zaley tylko od nas ale dziki temu nie bdziemy ich musieli wpisywa w kady wypełniany dokument powstajcy na bazie danego schematu. Schematy podzielone s na grupy podobnie jak rejestrowane dokumenty. Wybierajc w menu pozycj Rejestracja / Schematy ksigowa otrzymamy przegldark w której widoczny bdzie spis wszystkich schematów. Jednak ze wzgldu na ich ilo moemy skorzysta z pola wyboru znajdujcego si w górnym prawym rogu przegldarki i wybierajc typ dokumentów ograniczy ilo wywietlanych schematów tylko do tych, które dotycz wybranego dokumentu. Oczywicie moemy wywietli wszystkie dokumenty razem. W znajdujcym si w górnej czci przegldarki zespole przycisków znajduj si nastpujce ich rodzaje : Nowy, Popraw, Powiel, Kasuj, Podgld i Drukuj. Ich zastosowanie jest analogiczne do tych, których uywalimy do rejestracji rónego typu dokumentów. Istotne jest tylko to, e tworzc nowy schemat musimy wybra jakiego dokumentu ma on dotyczy za pomoc omawianego ju pola wyboru. Rozwamy dla przykładu sposób tworzenia schematu zakupu. Po wyborze dokumentu zakupu w polu wyboru i uaktywnieniu przycisku Nowy otworzy si trójzakładkowy formularz do którego bdziemy wpisywa dane jednego z typowych dokumentów zakupu. Pierwsz rzecz jest wypełnienie pola o nazwie Nazwa schematu. Wpiszmy przykładowo zakup energii. Nastpnie wybieramy Typ dokumentu. W tym przypadku bdzie to Faktura VAT. Jeli energia jest kupowana od stałego dostawcy symbol jego dokumentu moe by stały np. STOEN. Kolejno wpisujemy Termin płatnoci (jest zwykle taki sam) oraz wybieramy kontrahenta. W polu opis operacji i uwagi moemy wpisa nawet długie teksty np. Zapłata za energi elektryczn w miesicu xx / 2002 r. W momencie comiesicznego rejestrowania dokumentu wystarczy tylko zastpi zapis xx numerem miesica. Nastpnie wybieramy odpowiedni VAT-owski rejestr zakupów i przechodzimy do nastpnej zakładki. Na zakładce Ksigowania wpisujemy opis pozycji np. zapłata za energi stawka 22% i wybieramy właciwy dla energii numer konta kosztowego. Nastpnie wybieramy stawk VAT odpowiedni do opisu czyli 22% oraz odpowiedni pozycj pola wyboru Dotyczy sprzeday ( np. Opodatkowanej). Oczywicie nie jest to zakup rodka trwałego zatem pozostawiamy słowo NIE w polu rodki trwałe. Natomiast jeli chcemy aby wydatek na energi był zaliczony w koszty biecego miesica natomiast odliczenie podatku VAT w miesicu nastpnym w polu wyboru Nastpny miesic powinnimy wybra słowo TAK. Na zakoczenie wybieramy konto kasy (jeli przewidujemy płatno gotówk), konto odchyle (jeli zdarza si, e kwota brutto na fakturze róni si od kwoty DO ZAPŁATY oraz konto na którym odkłada bdziemy VAT naliczony. Moemy równie wprowadzi np. nazwisko osoby która najczciej bdzie wprowadzała tego typu dokumenty. Na ostatniej zakładce znajduj si ksigowania jednoczesne. Mamy równie moliwo poda numery kont na które bd one wykonywane (jeli takie ksigowania w danym przypadku wystpuj). Wszystkie pozostałe typy schematów tworzymy wg dokładnie tej samej zasady tj. Podajemy maksymaln moliw ilo powtarzalnych danych dla danego typu dokumentu. 18