Arkusz do naliczania opłat za udział w zajęciach dodatkowych organizowanych w przedszkolu w programie MS Excel

Transkrypt

1 Organizacja pracy kuchni I Dariusz Kwiecień Arkusz do naliczania opłat za udział w zajęciach dodatkowych organizowanych w przedszkolu w programie MS Excel.. Spis treści 1. Wstęp Tabela podstawowych danych Filtry Arkusz obecności Tworzenie formuł obliczeniowych Adresowanie względne i bezwzględne Reguły naliczania opłat Zabezpieczanie przed przypadkową edycją Ochrona danych osobowych _I_2_3_Kwiecien.indd :49

2 I Organizacja pracy kuchni 1. Wstęp Celem artykułu jest przygotowanie z Czytelnikiem arkusza do naliczania opłat za zajęcia dodatkowe w przedszkolu. Krok po kroku przedstawimy i opiszemy czynności, które należy wykonać, aby stworzyć arkusz ułatwiający pracę. Przedstawiamy najprostszy sposób przygotowania arkusza, tak aby praca z nim nie sprawiała problemu początkującym użytkownikom. Jako bazowy program przyjęliśmy arkusz kalkulacyjny MS Excel 2010, jednak podajemy także przykłady z arkusza MS Excel 2003 i Calc, będącego składową darmowego pakietu OpenOffice (w najnowszej dostępnej wersji 3.3). 2. Tabela podstawowych danych Zadaniem każdej bazy danych jest przechowywanie danych oraz udostępnianie ich użytkownikowi w jak najbardziej przyjazny sposób. Baza powinna być zbudowana tak, by dane wprowadzać do niej tylko jeden raz. Powinna odwoływać się tylko do jednego miejsca, dzięki czemu, gdy zajdzie potrzeba aktualizacji danych, będziemy zmieniać je tylko w jednym miejscu. Dlatego tak ważnym etapem jest samo projektowanie bazy. Otwórzmy nowy dokument programu MS Excel. Zwykle wraz z nowym dokumentem zostają otwarte trzy arkusze, o czym świadczą odpowiednie zakładki znajdujące się w dolnej części okna programu po lewej stronie. Rys. 1. Widok standardowych arkuszy Aby zmienić nazwę arkusza, kliknijmy na domyślną nazwę Arkusz 1 prawym klawiszem myszy, następnie z wyświetlonego menu wybierzmy opcję Zmień nazwę. Nadajmy temu arkuszowi nazwę Lista_dzieci. W tym arkuszu zgromadzimy podstawowe dane, które będą wykorzystywane w całym programie. Zacznijmy więc od nazwania kolumn (pól) _I_2_3_Kwiecien.indd :49

3 Organizacja pracy kuchni I Rys. 2. Tworzenie tabeli podstawowych danych lista dzieci Pierwsze pole (kolumnę) przeznaczymy na nazwisko i imię oraz grupę, do której przypisane jest dziecko. Wprowadzenie grupy pozwoli nam odpowiednio filtrować listę dzieci oraz identyfikować konkretne nazwisko i imię w sytuacji, gdyby w przedszkolu były dzieci, które nazywają się tak samo. Gdyby zdarzyło się, że w tej samej grupie znajdują się dzieci o tym samym imieniu i nazwisku, należy dla nich wprowadzić jeszcze dodatkowy element identyfikujący, np. drugie imię lub oznaczenie literowe wskazujące na powszechnie znaną cechę charakterystyczną dziecka. Od razu można wybrać styl dla tabeli, co pozwoli programowi określić wiersz nagłówkowy oraz włączyć filtry. W tym celu należy zaznaczyć komórkę A1 do A9, następnie: Office 2010 i 2007 wybieramy z menu górnego zakładkę Narzędzia główne, dalej ikonę Formatuj jako tabelę. Z rozwiniętego menu wybieramy dowolny styl tabeli. Zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym program ustala z nami obszar tabeli. Sprawdzamy, czy w arkuszu zostały zaznaczone pływającą ramką wybrane komórki oraz czy została zaznaczona opcja Moja tabela ma nagłówki, i akceptujemy wybór, przyciskając klawisz OK (rys. 3). Rys. 3. Ustalenie obszaru przy wyborze stylu tabeli _I_2_3_Kwiecien.indd :49

4 I Organizacja pracy kuchni Tabela zostanie sformatowana zgodnie z wybranym stylem. W pierwszym polu wyświetli się strzałka, której obecność mówi nam, że są włączone filtry. Filtry będą bardzo przydatne w późniejszej analizie danych. Rys. 4. Wygląd tabeli po zastosowaniu stylu tabeli Może się wydawać, że tabela jest ograniczona do liczby wierszy zapełnionych danymi. Jednak gdy tylko dopiszemy kolejne nazwisko, tabela zostanie automatycznie rozszerzona o nowe wiersze. Excel 2003 również zaznaczamy komórki A1 do A9 (lub kolejne komórki, jeśli zawierają dane), następnie wybieramy z menu górnego Format/ Autoformatowanie (rys. 5). Rys. 5. Wybór formatowania tabeli w Excel 2003 W oknie dialogowym, które zostanie wyświetlone, wybieramy styl tabeli i akceptujemy wybór poprzez kliknięcie przycisku OK. 3. Filtry Następnie należy włączyć filtry. W tym celu zaznaczamy ponownie komórki zawierające dane, na przedstawionym przykładzie są to komórki A1 do A9, a z menu górnego wybieramy Dane/Filtr/Autofiltr (rys. 6) _I_2_3_Kwiecien.indd :49

5 Organizacja pracy kuchni I Rys. 6. Aktywacja autofiltru w Excel 2003 Cal (Open Office) w tym programie rezygnujemy z wyboru stylu dla tabeli, włączamy jedynie filtr, dokładnie w taki sam sposób, jak w przypadku MS Excel Przygotowaliśmy zatem tabelę, w której mogą pojawić się dane. Opisany sposób organizacji danych został celowo uproszczony, tak aby ułatwić ich filtrowanie. Jednak aby filtrowanie było skuteczne, należy być konsekwentnym we wprowadzaniu danych. Należy przestrzegać założonego układu, tzn. najpierw wpisujemy nazwisko, rozpoczynając od wielkiej litery, następnie, po spacji, imię oraz również po spacji oznaczenie grupy, które nie zawiera spacji. Można oczywiście przyjąć inny wzorzec danych, najważniejsza jest jednak konsekwencja w trzymaniu się założonych stylów. Filtrowanie przydaje się przede wszystkim w sytuacji, gdy danych jest dużo. Dzięki włączonemu filtrowi dla pola (kolumny) z nazwiskami dzieci mamy możliwość w łatwy sposób szybko ograniczyć wyświetlanie danych do podanych kryteriów filtrowania. Załóżmy, że chcemy wyświetlić nazwiska tylko tych dzieci, które są przypisane do konkretnej grupy. Klikamy na strzałkę znajdującą się w wierszu nagłówkowym, następnie z rozwiniętego menu wybieramy Filtry tekstu oraz Zawiera (rys. 7). Rys. 7. Filtrowanie pól tekstowych _I_2_3_Kwiecien.indd :49

6 I Organizacja pracy kuchni W wyświetlonym oknie dialogowym wpisujemy ciąg znaków, które chcemy odnaleźć w przeszukiwanym polu (kolumnie) (rys. 8). Rys. 8. Określenie filtrującego ciągu znaków Po zaakceptowaniu wyboru zostaną wyświetlone tylko te rekordy (wiersze), które zawierają wpisany ciąg znaków. Przy symbolu strzałki wyświetli się dodatkowy symbol mówiący nam, że pole (kolumna) jest filtrowane, a co za tym idzie ukryte są te wpisy, które nie spełniają warunku filtrowania (rys. 9). Numery wierszy wyświetlają się w innym kolorze (niebieskim), tak aby pokazać użytkownikowi, że pomiędzy wyświetlonymi wierszami mogą znajdować się jeszcze inne, ukryte w wyniku filtrowania danych. Rys. 9. Efekt filtrowania oraz symbol wskazujący na włączenie filtru Aby odwołać działanie filtru, należy kliknąć w ikonę symbolizującą włączenie filtru, następnie z wyświetlonego menu należy wybrać opcję Wyczyść filtr z (rys. 10). Rys. 10. Odwołanie filtru _I_2_3_Kwiecien.indd :49

7 Organizacja pracy kuchni I Excel 2003 w tej wersji programu, aby uruchomić filtr, również klikamy w ikonkę strzałki w prawym górnym rogu wybranego pola, następnie z rozwiniętego menu wybieramy opcję Niestandardowe (rys. 11). Rys. 11. Wybór filtra niestandardowego dla Excel 2003 W wyświetlonym oknie dialogowym wskazujemy warunek i akceptujemy wybór poprzez kliknięcie przycisku OK (rys. 12). Rys. 12. Wybór filtra ciągu znaków w Excel 2003 Calc (OpenOffice) podobnie klikamy w wiersz nagłówkowy, z menu górnego wybieramy Dane/Filtr/Filtr standardowy (rys. 13). Rys. 13. Aktywacja filtru w OpenOffice Calc _I_2_3_Kwiecien.indd :49

8 I Organizacja pracy kuchni W wyświetlonym oknie dialogowym umieszczamy warunek oraz badaną wartość (rys. 14). Rys. 14. Określenie warunku filtrowania w OpenOffice Calc 4. Arkusz obecności Przejdźmy do następnego arkusza i zmieńmy jego nazwę, np. na Obecnosci (rys. 15). Exel 2003 tu nie przechodzimy do nowego arkusza, opis danych tworzymy np. w kolumnie B. Rys. 15. Ustalenie nazwy kolejnego arkusza Tworzymy opis danych, które chcemy wprowadzać do tabeli, określamy przyjazny wygląd oraz wpisujemy dane przykładowe (rys. 16). Rys. 16. Umieszczenie danych źródłowych Należy zwrócić uwagę, aby dane zostały wprowadzone w formacie akceptowanym przez arkusz kalkulacyjny. Tak więc w odpowiedni sposób wprowadzamy datę (np. rok-miesiąc-dzień), liczby oraz wartości walutowe (wraz z symbolem waluty). Aby odpowiednio umieścić dane, niektóre komórki można połączyć (scalić). W tym celu należy zaznaczyć komórki, które mają być scalone (na rys. 16 są to np. komórki C1 i D1), następnie w menu górnym wybieramy zakładkę Narzędzia główne i jedną z dostępnych opcji w grupie scalania (rys. 17) _I_2_3_Kwiecien.indd :49

9 Organizacja pracy kuchni I Rys. 17. Scalanie zaznaczonych komórek Excel 2003 aby scalić komórki, należy zaznaczyć komórki, które mają być połączone. Następnie z menu górnego wybrać opcję Format/Komórki. W wyświetlonym oknie dialogowym należy wybrać zakładkę Wyrównanie i zaznaczyć opcję Scal komórki (rys. 18). W ten sam sposób można scalać komórki również w Excel 2007 i Rys. 18. Scalanie komórek Excel 2003 OpenOffice Calc aby scalić komórki, po ich zaznaczeniu należy skorzystać z ikonki znajdującej się w górnym pasku ikon (rys. 19). Rys. 19. Ikona scalania w OpenOffice Calc _I_2_3_Kwiecien.indd :49

10 I Organizacja pracy kuchni W kolejnym kroku przygotujemy miejsce na wprowadzanie nazwisk dzieci uczestniczących w konkretnych zajęciach wraz z terminami i możliwością zaznaczania frekwencji, jak również pola obliczeniowe sumujące należne wpłaty (rys. 20). Rys. 20. Organizacja danych obliczeniowych W pierwszym arkuszu mamy już tabelę z nazwiskami dzieci. Każda baza powinna być tak zaprojektowana, aby nie trzeba było wielokrotnie wprowadzać tych samych danych. Dlatego dane z pierwszego arkusza (Lista_dzieci) potraktujemy jako listę danych, które mogą być wczytywane do innych tabel (arkuszy). W tych miejscach zostaną wyświetlone listy, z których będziemy mogli wybrać odpowiednie nazwisko, zamiast wpisywać je ponownie. W tym celu zaznaczamy w arkuszu Obecnosci komórki, w których mają znaleźć się nazwiska uczniów. Następnie z menu górnego wybieramy zakładkę Dane i klikamy ikonę Poprawność danych. W rozwiniętym menu wybieramy opcję Poprawność danych (rys. 21). Rys. 21. Wybór opcji poprawności danych Wyświetli się okno dialogowe (rys. 22), w którym w polu Dozwolone wybieramy pozycję Lista. Klikamy pole Źródło. Rys. 22. Tworzenie listy wyboru _I_2_3_Kwiecien.indd :49

11 Organizacja pracy kuchni I Przechodzimy do arkusza Lista_dzieci i zaznaczamy kolumnę przeznaczoną do wpisywania nazwisk dzieci. Nie zaznaczamy wiersza nagłówkowego. Ewentualnie wpisujemy w pole Źródło adresowanie źródła danych (rys. 23). Rys. 23. Wskazanie źródła danych dla listy Zatwierdzamy wybór poprzez kliknięcie przycisku OK. W arkuszu Obecnosci po kliknięciu komórki, w której ma się znaleźć nazwisko dziecka, zostanie wyświetlona strzałka pozwalająca rozwinąć listę (rys. 24). Rys. 24. Działanie listy wyboru Excel 2003 listę wyboru tworzy się w podobny sposób jak w przypadku Excel 2007 i Należy zaznaczyć komórki, w których lista wyboru ma się uaktywnić, następnie z menu górnego wybrać Dane/Sprawdzanie poprawności (rys. 25). Różnica polega jedynie na tym, że dane źródłowe (lista nazwisk) i komórki z rozwijalną listą muszą znajdować się w tym samym arkuszu. Dlatego listę dzieci, po wprowadzeniu wszystkich nazwisk, można przygotować w kolumnie A, następnie ukryć tę kolumnę. W tym celu należy kliknąć prawym klawiszem myszy nazwę kolumny A i z rozwiniętego menu wybrać opcję Ukryj. Aby odkryć ukrytą kolumnę, należy zaznaczyć kolumny, pomiędzy którymi znajduje się kolumna ukryta, następnie w nagłówek kolumn kliknąć prawym klawiszem myszy i z rozwiniętego menu wybrać opcję Odkryj _I_2_3_Kwiecien.indd :49

12 I Organizacja pracy kuchni Rys. 25. Aktywowanie listy wyboru w Excel 2003 OpenOffice Calc w przypadku tego programu lista nie będzie pobierana z tabeli. Listę wyboru definiujemy bezpośrednio w oknie dialogowym służącym do określenia listy. Okno to wywołujemy poprzez kliknięcie w menu górnym opcji Dane/Poprawność danych (rys. 26). Rys. 26. Lista wyboru w OpenOffice Calc W arkuszu Obecnosci umieściliśmy daty dni, w których odbywają się zajęcia. Ponieważ obecność lub nieobecność na zajęciach możemy zaznaczać tylko jednym znakiem, kolumna zagospodarowana przez datę może być węższa (rys. 27). Rys. 27. Domyślny, poziomy sposób wpisywania danych do komórek _I_2_3_Kwiecien.indd :49

13 Organizacja pracy kuchni I Zmienimy orientację wpisów w komórkach daty. Aby to zrobić, zaznaczamy te komórki, następnie klikamy prawym klawiszem myszy zaznaczony obszar i z wyświetlonego menu wybieramy Formatuj komórki. Wybieramy zakładkę Wyrównanie i zmieniamy kąt na 90 o (rys. 28). Rys. 28. Zmiana orientacji tekstu we wskazanych komórkach Po ostatnich zmianach wyglądu arkusz Obecnosci może wyglądać tak jak na rysunku 29. Rys. 29. Arkusz Obecnosci 5. Tworzenie formuł obliczeniowych Dotychczasowe czynności miały na celu przygotowanie arkusza do wygodnego wprowadzania danych oraz filtrowania ich w miarę potrzeby. Ma on wyręczyć użytkownika w przeliczaniu opłat za zajęcia, liczby zajęć oraz frekwencji. Na początek zajmiemy się zliczeniem godzin obecności dziecka na zajęciach. Zanim jednak nauczymy arkusz, skąd ma czerpać dane i jak je analizować, musimy zdecydować, w jaki sposób oznaczamy w arkuszu frekwencję czy umieszczamy umówiony lub dowolny znak w komórce odpowiadającej dacie zajęć jako oznaczenie obecności, czy nieobecności. W ćwiczeniu zakładam, że znak X oznacza obecność na zajęciach _I_2_3_Kwiecien.indd :49

14 I Organizacja pracy kuchni W arkuszu kalkulacyjnym możemy w komórkach umieszczać dane wpisywane z klawiatury, ale możemy również tworzyć formuły obliczeniowe, za pomocą których arkusz kalkulacyjny przeprowadzi wskazane obliczenia i wyświetli wynik. Każda formuła obliczeniowa rozpoczyna się od znaku równości (=), który mówi programowi, że ma przeprowadzić obliczenia. Arkusze kalkulacyjne mają wiele wbudowanych funkcji, które wykorzystuje się w trakcie pisania formuł obliczeniowych. W kolumnie Lista obecnych skorzystamy z funkcji ile.niepustych(). Klikamy komórkę C9 (rys. 30) i wprowadzamy formułę: =ILE.NIEPUSTY- CH(E9:M9). Zadaniem tej formuły jest policzenie komórek, w których znajduje się jakikolwiek znak ze wskazanego zakresu: od komórki E9 do komórki M9. Rys. 30. Wprowadzenie formuły z wykorzystaniem funkcji ile.niepustych() 6. Adresowanie względne i bezwzględne Formuły obliczeniowe można w łatwy sposób kopiować, aby nie trzeba było w każdej komórce ponownie wprowadzać nowych formuł. W tym celu należy kliknąć komórkę, z której ma być skopiowana formuła, umieścić kursor myszy na małym kwadraciku znajdującym się w prawym dolnym rogu wskazanej komórki, wcisnąć lewy klawisz myszy i przeciągnąć kursor na komórki, do których formuła ma być skopiowana. Można również skorzystać z bardziej znanego sposobu kopiowania poprzez schowek. Klikamy komórkę, w której znajduje się wpisana formuła, używamy skrótu klawiaturowego Ctrl+C (trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, naciskamy klawisz C na klawiaturze), klikamy komórkę, do której formuła ma być skopiowana, i używamy skrótu klawiaturowego Ctrl+V, aby ją wkleić. Formuły są kopiowane w inteligentny sposób, to znaczy nie jest kopiowana dosłownie taka sama treść, jaka została wskazana w komórce źródłowej _I_2_3_Kwiecien.indd :49

15 Organizacja pracy kuchni I Treść po wklejeniu zostaje zmodyfikowana tak, aby formuła dokonywała obliczenia dla wiersza, do którego została wklejona. Zawdzięczamy to tzw. mechanizmowi adresowania względnego w arkuszu kalkulacyjnym. Mamy zatem obliczoną liczbę godzin, w których dziecko uczestniczyło, oraz cenę za każdą godzinę. Możemy teraz napisać formułę obliczającą kwotę do zapłaty za odbyte zajęcia. Umieszczamy kursor w komórce D9 (rys. 31) i wpisujemy formułę: =C9XC4. Rys. 31. Formuła obliczająca kwotę do zapłaty Tym razem nie uda się od razu skopiować formuły obliczeniowej na pozostałe komórki tak, aby we wszystkich przeliczenia były poprawne (rys. 32). Mogą pojawić się nieoczekiwane wyniki, a nawet komunikaty o błędach. Rys. 32. Nieprawidłowe działanie formuły obliczeniowej po kopiowaniu W przypadku pierwszego kopiowania formuł obliczeniowych pomocne było adresowanie komórek w sposób względny, tym razem takie adresowanie okazało się przyczyną nieprawidłowości. Adresowanie względne polega na zapamiętaniu, gdzie znajduje się formuła w arkuszu. Pobieranie danych do formuły nie odbywa się bezpośrednio _I_2_3_Kwiecien.indd :49

16 I Organizacja pracy kuchni za pomocą wskazanego adresu, np. E5, ale według instrukcji, np. dwie komórki wyżej i trzy komórki w prawo. Tak skonstruowane adresowanie względne po skopiowaniu w inne miejsce zachowuje swoją funkcjonalność. W drugim przypadku, gdy obliczamy należność za odbyte zajęcia, korzystamy z wartości komórki C4, w której została wpisana cena godziny zajęć, i mnożymy ją przez liczbę godzin, w których dziecko uczestniczyło. Liczba ta znajduje się w komórce po lewej stronie od komórki, w której obliczamy należną kwotę. Gdy taką formułę skopiujemy o jeden wiersz niżej, poprawnie zachowa się odwołanie do komórki na lewo od tej, w której jest formuła. Jednak niepoprawnie zostaną pobrane dane z komórki C5. Aby formuła zawsze, bez względu na swoje położenie, odwoływała się do wskazanej komórki, należy zastosować tzw. adres bezwzględny komórki. Pełny adres bezwzględny uzyskuje się poprzez znak dolara ($) umieszczony w adresie względnym przed literowym oznaczeniem kolumny i cyfrowym oznaczeniem wiersza, np. $A$15 (rys. 33). Rys. 33. Zastosowanie adresu bezwzględnego Dopiero tak przygotowaną formułę, wykorzystującą adresowanie bezwzględne, można skopiować do komórek znajdujących się w kolejnych (niżej) wierszach. 7. Reguły naliczania opłat W naszym projekcie założyliśmy istnienie różnych reguł naliczania opłat za zajęcia, w których dziecko nie uczestniczyło. Mogą być zajęcia, za które zostaje pobrana opłata tylko, jeśli dziecko w nich uczestniczy. Mogą też być zajęcia organizowane na zasadzie odpłatności za cały okres (np. miesiąc), bez względu na to, czy dziecko w nich uczestniczy, czy nie. W takim wypadku nie ma zwrotów za niewykorzystane zajęcia. Może też być przyjęta zasada zwrotu za niewykorzystane zajęcia pod warunkiem, że dziecko nie uczestniczyło w liczbie zajęć przekraczającej określony poziom procentowy _I_2_3_Kwiecien.indd :49

17 Organizacja pracy kuchni I Przyjmijmy dla przykładu zasadę, że jeśli dziecko opuściło więcej niż 50% zajęć w ciągu miesiąca, otrzymuje zwrot za niewykorzystane zajęcia, jeżeli opuściło mniej niż 50% zajęć, płaci pełną sumę za cały okres rozliczeniowy (np. za miesiąc). Aby przygotować arkusz potrzebny do tego typu obliczenia, musimy posłużyć się instrukcją warunkową. Za jej pomocą badamy, czy został spełniony jakiś warunek (np. frekwencja mniejsza niż 50%) oraz mówimy programowi, jak ma się zachować, gdy warunek jest spełniony, i jak ma się zachować, gdy warunek nie jest spełniony. Ogólna składnia instrukcji warunkowej wygląda następująco: = jeżeli (warunek; co ma się wydarzyć w sytuacji spełnienia warunku; co ma się wydarzyć w sytuacji niespełnienia warunku). Napiszmy więc instrukcję dla naszej aplikacji: jeżeli(dziecko opuściło przynajmniej 50% zajęć; policz dziecku kwotę wynikającą z pomnożenia liczby zajęć, w których dziecko uczestniczyło, razy stawkę za godzinę; w przeciwnym wypadku policz dziecku stawkę za cały okres rozliczeniowy). Czyli: =JEŻELI($C$3 C9>=$C$5X$C$3;C9X$C$4;$C$3X$C$4) Rys. 34. Instrukcja warunkowa do obliczeń należności Wpisujemy instrukcję (rys. 34) do komórki D9. Zwracamy uwagę na użycie adresów bezwzględnych, co umożliwi nam kopiowanie tej instrukcji do komórek D10, D11 i kolejnych w dół dla pozostałych dzieci. Tego typu rozwiązanie pozwala nam określać w jednym miejscu wartości liczby zajęć w okresie rozliczeniowym, cenę za godzinę oraz procentowy próg absencji, po przekroczeniu którego następuje zwrot za niewykorzystane zajęcia. Wszystkie obliczenia dokonują się automatycznie po wprowadzeniu nowych wartości przeliczeniowych. Chcielibyśmy jeszcze zsumować wszystkie ewentualne zwroty za cały okres rozliczeniowy. Policzymy więc, ile dzieci uczestniczy w zajęciach, pomnożymy tę liczbę przez liczbę zajęć i cenę za godzinę, następnie odejmiemy wyliczone kwoty do zapłaty (rys. 35) _I_2_3_Kwiecien.indd :49

18 I Organizacja pracy kuchni Rys. 35. Obliczanie wartości zwrotów W przedstawionej formule wykorzystano funkcję max, która zwraca najwyższą wartość z kolumny liczba porządkowa, dzięki czemu dowiadujemy się, ile dzieci uczestniczy w zajęciach. W powyższych przykładach założono, że grupa liczy najwyżej siedmioro dzieci. Gdyby tabela miała być dłuższa, wszystkie wpisy w formułach obliczeniowych, które wskazują na zakres obliczanych komórek, od wiersza 9 do wiersza 15 należy zmodyfikować, czyli w miejsce liczby 15 należy wprowadzić odpowiednio większą liczbę odpowiadającą długości tabeli. 8. Zabezpieczanie przed przypadkową edycją Po przygotowaniu arkusza obliczeniowego warto zabezpieczyć przed przypadkową edycją te pola, które nie podlegają powtórnej edycji. Przed zabezpieczeniem arkusza należy zaznaczyć te komórki, które mają pozostać edytowalne po zablokowaniu arkusza. Z pewnością będą to komórki, w których wpisywana jest frekwencja na zajęciach. Po zaznaczeniu ich należy kliknąć w obszar zaznaczony prawym klawiszem myszy, z rozwiniętego menu wybieramy Formatuj komórki (rys. 36). Rys. 36. Wybór opcji formatowania komórek _I_2_3_Kwiecien.indd :49

19 Organizacja pracy kuchni I W wyświetlonym oknie Formatowanie komórek wybieramy zakładkę Ochrona, następnie odznaczamy opcję Zablokuj (rys. 37) i potwierdzamy wybór przyciskiem OK. W ten sposób wskazane komórki nie będą blokowane, dzięki czemu będzie możliwa dalsza edycja ich wartości. Rys. 37. Brak blokowania wskazanych komórek Z menu górnego wybieramy zakładkę Recenzja i klikamy ikonę Chroń arkusz (rys. 38). Rys. 38. Aktywacja ochrony arkusza W wyświetlonym oknie dialogowym istnieje możliwość wprowadzenia hasła do arkusza. Na użytek naszego programu nie musimy jednak niczego zmieniać, wystarczy zaakceptować standardowe ustawienia przez kliknięcie przycisku OK. Od tej pory arkusz będzie chroniony, a przy próbie wprowadzenia zmian w komórkach blokowanych użytkownik będzie informowany odpowiednim komunikatem (rys. 39). Rys. 39. Komunikat o blokadzie komórki Jeżeli zajdzie potrzeba ponownej edycji blokowanych komórek arkusza, należy w zakładce Recenzja kliknąć ikonę Nie chroń arkusza _I_2_3_Kwiecien.indd :49

20 I Organizacja pracy kuchni 9. Ochrona danych osobowych Przygotowując tego typu aplikację, należy pamiętać, że przechowujemy w niej dane osobowe. W rozumieniu prawa za dane osobowe uważa się takie dane, za pomocą których w łatwy sposób można zidentyfikować właściciela tych danych. Jeżeli tworzymy bazę danych dzieci w przedszkolu i posługujemy się tylko imieniem i nazwiskiem, dane te zdecydowanie są danymi osobowymi. Dane osobowe podlegają ochronie prawnej, bez względu na to, czy są to dane osoby pełnoletniej, czy niepełnoletniej. Ustawa o ochronie danych osobowych (Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, tekst jedn.: DzU 2002 nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz zarządzenie wykonawcze do ustawy (Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, DzU 2004 nr 100, poz. 1024) szczegółowo określa, jak dane powinny być zabezpieczone, szczególnie jeśli do ich przetwarzania jest wykorzystany system informatyczny, oraz jakie wymogi powinna spełniać instytucja, która dane osobowe przetwarza. Generalną zasadą jest, aby do danych osobowych miały dostęp tylko osoby uprawnione. Tak więc jeżeli zdecydujemy się prowadzić jakiekolwiek ewidencje elektroniczne zawierające dane osobowe, należy zabezpieczyć komputer hasłem dostępu, a także nośniki danych, na których bazy są przechowywane. Jeżeli nie ma takiej potrzeby, lepiej, żeby komputer, na którym przechowywane są dane osobowe, nie był podłączony do internetu, w przeciwnym wypadku na podstawie prawa obowiązkiem instytucji jest wdrożenie najbardziej restrykcyjnych zasad ochrony zasobów. Gromadząc dane w formie elektronicznej, należy również pamiętać o tworzeniu kopii zapasowych na nośnikach zewnętrznych (płyty CD, pendrive itp.). Nie ma takiego urządzenia, które nie mogłoby się zepsuć, podobnie jest z komputerem i dyskiem w komputerze. Odzyskanie utraconych danych może być niemożliwe lub bardzo kosztowne. Należy też zwrócić uwagę na odpowiednie zabezpieczenie kopii zapasowych, zwłaszcza gdy zawierają dane osobowe. Procedury tworzenia kopii zapasowych, ich przechowywania i niszczenia zawarte są w zarządzeniu wykonawczym do ustawy o ochronie danych osobowych _I_2_3_Kwiecien.indd :49