Projekty mobilności edukacyjnej w sektorze Edukacji Dorosłych. Zarządzenie finansami w projekcie UMOWY 2017

Transkrypt

1 Projekty mobilności edukacyjnej w sektorze Edukacji Dorosłych Zarządzenie finansami w projekcie UMOWY 2017

2 SPIS TREŚCI 1. Kategorie budżetowe w projekcie 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 3. Kwalifikowalność kosztów koszty nieuprawnione 4. Polityka kursowa 5. Typy podstawowych kontroli oraz kontrola finansowa projektów 6. Dokumentacja projektu

3 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE dzielimy na:

4 Koszty ryczałtowe Podróż Wsparcie organizacyjne Wsparcie indywidualne Opłata za udział w kursie

5 Koszty rzeczywiste Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami Koszty nadzwyczajne

6 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe muszą być rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w Umowie finansowej, muszą być niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone, obliczone kwoty udziałów ryczałtowych w ramach danej kategorii kosztów muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w załączniku nr III Zasady finansowe i umowne.

7 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Podróż Podróż rozliczana jest według ryczałtu, którego wysokość zależy od liczby kilometrów obliczonych przez kalkulator odległości. Wyłącznie podróż międzynarodowa wraz z transferem Do rozliczeń z NA nie jest istotna wysokość rzeczywistych kosztów podróży tzn. wyższe czy niższe od ryczałtu) Uczestnik podróżuje dowolnym środkiem transportu

8 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Podróż Kwota przeznaczona na podróż uczestnika do miejsca działania miejsca realizacji projektu i z powrotem. Jest to kwota ryczałtowa obliczona za pomocą iloczynu liczby uczestników i ryczałtowej stawki jednostkowej w danej kategorii kosztów podróży, zależnej od stawek określonych dla pokonanego dystansu. Stawki kształtują się od 20 do na uczestnika w zależności od odległości; "Odległość" oznacza dystans pomiędzy miejscem siedziby organizacji wysyłającej a miejscem siedziby organizacji przyjmującej, natomiast kwota" obejmuje dofinansowanie podróży w obie strony. W przypadku wykazania innego miejsca, w raporcie należy umieścić stosowny komentarz np. wyjazd z miejsca pochodzenia uczestnika, przyjazd do miejsca realizacji działania, które jest inne niż miejsce organizacji przyjmującej.

9 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Podróż (dopłaty uzupełniające do wysokich koszów podróży krajowych): dodatkowe wsparcie w obie strony do głównego węzła komunikacyjnego/lotniska lub dworca kolejowego/autobusowego w państwie pochodzenia lub na podróż w obie strony do oddalonego miejsca docelowego (z głównego węzła komunikacyjnego/lotniska lub dworca kolejowego/autobusowego) w państwie przyjmującym.

10 Co można zrobić ze środkami na podróż, które zostały zaoszczędzone w ramach przyznanego ryczałtu? Zgodnie z umową, beneficjent będzie mógł wybrać różne warianty rozliczenia kosztów w tej kategorii: poprzez opłacenie podróży uczestnika, poprzez refundację wydatków poniesionych przez uczestnika lub poprzez wypłatę uczestnikowi pełnej kwoty ryczałtu. Beneficjent możne też połączyć te formy rozliczenia, o ile zapewni sprawiedliwe i równe traktowanie wszystkich uczestników. Zaoszczędzone środki można wypłacić uczestnikowi (np. na poczet kieszonkowego). W takiej sytuacji, należy wprowadzić stosowne zmiany do umowy z uczestnikiem, która reguluje warunki finansowania mobilności przez beneficjenta.

11 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Wsparcie Organizacyjne Dofinansowanie w kategorii Wsparcie Organizacyjne jest przyznawane organizacji wysyłającej (nie bezpośrednio uczestnikowi) i pokrywa wszelkie koszty ściśle związane z prawidłową realizacją projektu. W ramach tej kategorii, beneficjent może sfinansować między innymi: koszty ubezpieczenia uczestników; kurs nauki języka obcego uczestników przed realizacją mobilności (w ramach przygotowania językowego do wyjazdu za granicę); zakup materiałów edukacyjnych, dydaktycznych i szkoleniowych sprzęt i ubranie ochronne dla uczestników mobilności (o ile jest on niezbędny do realizacji projektu); koszty wizyty przygotowawczej w organizacji przyjmującej (np. przed rozpoczęciem mobilności przez uczestników) lub monitoringu np. koordynatora projektu/dyrektora szkoły w trakcie wyjazdu uczestników; zakup niezbędnych wiz (np. do Turcji) dla uczestników projektu; wynagrodzenie dla osób zaangażowanych w projekt (np. koordynator, księgowa itp.).

12 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Wsparcie Indywidualne Dofinansowanie przyznane w formie ryczałtu pokrywa koszty zakwaterowania, wyżywienia, ewentualnie przejazdów lokalnych lub innych indywidualnych kosztów uczestnika mobilności w trakcie realizacji działania. (link do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zaniechania poboru podatku

13 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty ryczałtowe Opłata za udział w kursie Kwota przeznaczona na opłatę za kurs, w którym bierze udział uczestnik; jedynie dni rzeczywistego uczestnictwa w kursie, będą uwzględnione przy obliczaniu dofinansowania. Stawka opłaty wynosi: 70 euro za dzień na uczestnika, maksymalnie 700 EUR na uczestnika

14 KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty rzeczywiste Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Są to koszty dodatkowe, bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi uczestnikami biorącymi udział w projekcie i osobami im towarzyszącymi. Dofinansowanie dotyczy refundacji kosztów obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych. Koszty Nadzwyczajne Są to koszty związane z wystawieniem na żądanie NA gwarancji finansowej (refundacji podlega 75% kwalifikowalnych kosztów rzeczywistych) oraz koszty podróży uczestników z najbardziej oddalonych regionów oraz krajów i terytoriów zamorskich (refundacji będzie podlegało 80% kwalifikowalnych kosztów). Koszty poniesione w ramach kosztów rzeczywistych powinny być spójne z deklarowanymi we wniosku.

15 Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 100 % wsparcia organizacyjnego Podróż, Wsparcie indywidualne i Opłata za udział w kursie 50% z kategorii Podróż, Wsparcie Indywidualne oraz Opłata za udział w kursie Podróż, Wsparcie indywidualne i Opłata za udział w kursie Każda kategoria budżetowa Wsparcie uczestników ze specjalnymi potrzebami

16 Koszty nieuprawnione Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne: zwroty z kapitału, długi i opłaty z nimi związane, rezerwy na straty lub długi, odsetki dłużne, wątpliwe do odzyskania długi, straty wynikające z różnic kursowych, koszty przelewów bankowych zadysponowanych przez NA, za które bank obciążył rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Umowie;

17 Koszty nieuprawnione koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności koszty pośrednie mogą nie być kwalifikowalne do finansowania w ramach dotacji przyznanej beneficjentowi na działanie, na realizację którego w omawianym okresie udzielono już dotacji na działalność finansowaną z budżetu UE; wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich; koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych; VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym zakresie.

18 POLITYKA KURSOWA Wszystkie płatności NA na rzecz Beneficjenta są dokonane w walucie EUR. Rachunki bankowe beneficjentów mogą być prowadzone w walucie EUR lub w walucie PLN. Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie EUR.

19 POLITYKA KURSOWA Zarówno w odniesieniu do otrzymanych środków, jak i środków podlegających (późniejszej) refundacji, beneficjent: może zastosować własną politykę kursową w przypadku kategorii budżetowych rozliczanych wg ryczałtów; stosuje politykę kursową określoną w umowie finansowej w przypadku kosztów rzeczywistych. Wówczas do przeliczenia kosztów poniesionych w innych walutach niż EUR należy stosować miesięczny kurs wymiany KE, dostępny na stronie internetowej ( _en.cfm), obowiązujący na dzień podpisania umowy finansowej przez ostatnią z dwóch stron. NA nie informuje beneficjenta o kursie przeliczeniowym z dnia przekazania płatności.

20 Typy podstawowych kontroli Kontrola rutynowa Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola zza biurka Kontrola w siedzibie Beneficjenta, w trakcie realizacji działania

21 Kontrola rutynowa KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu KOGO DOTYCZY 100% beneficjentów CEL KONTROLI OBSZAR KONTROLI MIEJSCE KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej Raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach kategorii Kosztów Nadzwyczajnych Siedziba FRSE

22 Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola dokumentów zza biurka KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu raportu końcowego przez FRSE KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów CEL KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania, płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej OBSZAR KONTROLI Raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych MIEJSCE KONTROLI Siedziba FRSE

23 Kontrola w siedzibie Beneficjenta, w trakcie realizacji działania KIEDY W trakcie realizacji projektu KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów CEL KONTROLI Zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi OBSZAR KONTROLI Wywiad mający na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań MIEJSCE KONTROLI Siedziba beneficjenta

24 KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW NA może zażądać dla każdego rodzaju kontroli także dokumentów lub dowodów, które są zazwyczaj wymagane dla innego rodzaju kontroli. Ponadto NA ma prawo, oprócz kontroli podstawowych, przeprowadzić kontrolę specjalną dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.

25 DOKUMENTACJA PROJEKTU 1. Koszty ryczałtowe Do celów sprawozdawczych z NA Beneficjenci są zobowiązani do zachowania w dokumentacji projektu dowodów potwierdzających fakt realizacji danego działania. 2. Koszty rzeczywiste Do celów sprawozdawczych z NA Beneficjenci muszą zachować dokumentację finansową potwierdzającą faktycznie poniesiony koszt.

26 DOKUMENTACJA PROJEKTU: 1. W przypadku kosztów podróży: dla podróży odbywającej się pomiędzy organizacją wysyłającą a przyjmującą: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą, w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia (bez dat podróży); w przypadkach podróży z lokalizacji innej niż ta, gdzie posiada swoją siedzibę organizacja wysyłająca i/lub do lokalizacji innej, niż ta, gdzie posiada swoją siedzibę organizacja przyjmująca, co będzie prowadziło do zmiany dystansu podróży: beneficjent przedstawi informację nt. rzeczywistej trasy przejazdu udokumentowaną biletami podróżnymi lub fakturami/rachunkami za nie, z podaniem miejsca wyjazdu i przyjazdu.

27 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 2. W przypadku Wsparcia Organizacyjnego oraz Wsparcia Indywidualnego: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą, w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia (bez dat podróży).

28 DOKUMENTACJA PROJEKTU Wsparcie Organizacyjne

29 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 3. W przypadku Opłaty za udział w kursie: potwierdzenie zarejestrowania uczestnictwa w kursie i opłaty za niego wniesionej, w formie faktury lub innego zaświadczenia wystawionego i podpisanego przez organizatora kursu, podaniem imienia i nazwiska uczestnika kursu, tytułu odbytego kursu, jak również daty rozpoczęcia i zakończenia udziału uczestnika w tymże kursie.

30 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 4. W przypadku rzeczywistych kosztów Wsparcia Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami: faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.

31 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 5. W przypadku rzeczywistych Kosztów Nadzwyczajnych związanych z podróżą uczestników z najbardziej oddalonych regionów oraz krajów i terytoriów zamorskich: dowód zapłaty na podstawie faktur/rachunków dokumentujących poniesione koszty rzeczywiste związane z powyższym rodzajem kosztu, z podaniem w treści faktur/rachunków nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia; W przypadku gwarancji finansowej: potwierdzenie poniesienia przez Beneficjenta kosztów związanych z wystawieniem gwarancji finansowej przez podmiot do tego upoważniony, z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty, waluty oraz daty i podpisu reprezentanta prawnego.

32 OBNIŻENIE DOFINANSOWANIA Z POWODU NISKIEJ JAKOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Raport końcowy będzie oceniony w oparciu o kryteria jakościowe i ocenę punktową uzyskaną w ramach 100 punktowej skali. NA zmniejszy ostateczną kwotę przyznanego dofinansowania w ramach kategorii Wsparcie Organizacyjne o: 25%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów; 50%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów; 75%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 0-24 punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów.

33 Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów Erasmus+ nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych.

34 KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa Zespół Rozliczeń Finansowych: Justyna Krześniak (22) Katarzyna Markowska (22) Dorota Szynkiewicz (22) Izabela Mysłowska (22) Ewa Wójtowicz (22)

35 Dziękuję za uwagę!