Zarządzenie finansami

Transkrypt

1 Akcja 2 - Partnerstwa strategiczne na rzecz edukacji dorosłych Zarządzenie finansami UMOWY 2017 Warszawa,

2 Dokumenty 1. Przewodnik po programie Erasmus+ na rok Warunki szczegółowe umowy finansowej 3. Załącznik I: Warunki ogólne umowy finansowej 4. Załącznik III: zasady finansowe i umowne 5. Załącznik IV: stawki mające zastosowanie w umowie 6. Najczęściej zadawane pytania - Zagadnienia finansowe dotyczące projektów zatwierdzonych do realizacji w ramach Akcji 2. Partnerstwa Strategiczne

3 Rola koordynatora odpowiada za realizację projektu zgodnie z umową; musi monitorować proces realizacji działań; pełni funkcję pośrednika we wszelkiej komunikacji między beneficjentami a KE (Narodową Agencją) przygotowuje raporty i wnioski o płatność; przekazuje środki pozostałym beneficjentom (przelew): - zaliczka/ refundacja/ inne; ponosi odpowiedzialność za dostarczanie wymaganych dokumentów od wszystkich partnerów;

4 Kategorie budżetowe Koszty ryczałtowe Zarządzanie projektem i jego wdrażanie Międzynarodowe spotkania projektowe Rezultaty pracy intelektualnej Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/ szkoleniami Koszty rzeczywiste Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami Koszty nadzwyczajne PMI (Project management and implementation) TPM (Transnational project meetings) IO (Intellectual outputs) ME (Multiplier events) LTT (Learning, teaching and training activities) SN (Special needs support) EC (Exceptional costs)

5 Koszty ryczałtowe rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania projektu, zgodnie z umową finansową; niezbędne do celów realizacji projektu lub wytworzone w ramach projektu; wydatki w ramach kosztów ryczałtowych muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją i dokumentacją źródłową.

6 Zarządzanie projektem i jego wdrażanie Koszty związane z zarządzaniem, takie jak: koszty administracyjne; wynagrodzenie koordynatora, księgowej, innych osób zaangażowanych w projekt (za prace administracyjne); koszty związane z działaniami projektowymi w swojej instytucji; koszty związane z promocją projektu; pozostałe koszty związane z realizacją projektu. 500 EUR/m-c dla koordynatora; 250 EUR/m-c dla organizacji partnerskich. Maksymalnie 2750 EUR/m-c na projekt. liczba miesięcy x stawka ryczałtowa Dokumenty potwierdzające: - opis, w raporcie końcowym, zrealizowanych działań i wytworzonych rezultatów; - wytworzone rezultaty umieszczone na Platformie rezultatów projektów Erasmus+.

7 Międzynarodowe spotkania projektowe Wszelkie koszty związane z udziałem w spotkaniu osób formalnie powiązanych z beneficjentem (pracownik organizacji, wolontariusz, osoba ucząca się w organizacji beneficjenta) podróż, zakwaterowanie, wyżywienie, przejazdy lokalne, ubezpieczenie, itp. liczba uczestników x stawka ryczałtowa 575 EUR/uczestnik podróż km 760 EUR/uczestnik podróż powyżej 2000 km Dokumenty potwierdzające: - zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą oraz daty jego rozpoczęcia i zakończenia; - w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, prowadzącej do zmiany przedziału odległości, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu; - dowód obecności na spotkaniu lista podpisana przez uczestników i organizację przyjmującą (nazwa, data, miejsce spotkania oraz imię, nazwisko, a także nazwa i adres jego organizacji wysyłającej); - szczegółowy program i inne dokumenty wykorzystane podczas spotkania.

8 Rezultaty pracy intelektualnej Wynagrodzenie osób pracujących nad rezultatami pracy intelektualnej, materiały do ich wytworzenia, inne koszty związane z rezultatami. liczba dni pracy x stawka ryczałtowa (zał. IV) Dokumenty potwierdzające: - karta czasu pracy każdego pracownika ze wskazaniem stanowiska, dat i łącznej liczby dni przeznaczonych na wytworzenie intelektualnych rezultatów (karta powinna zostać podpisana przez pracownika i przełożonego); - potwierdzenie rodzaju powiązań pomiędzy pracownikiem a instytucją tj. forma jego zatrudnienia, rodzaju umowy o pracę, wolontariat, na podstawie oficjalnej ewidencji zatrudnienia w organizacji; - potwierdzenie wytworzonych rezultatów intelektualnych.

9 Warunki dla Rezultatów pracy intelektualnej: We wszystkich przypadkach beneficjenci będą musieli wykazać formalny związek z danym pracownikiem, bez względu na to, czy dana osoba jest zaangażowana w realizację projektu zawodowo czy jako wolontariusz. Charakter wykonywanych działań w projekcie powinien być zgodny z regularnym zakresem działalności tejże instytucji. Karta czasu pracy tylko rzeczywisty czas pracy. Raportowanie całkowitej liczby dni.

10 Warunki dla Rezultatów pracy intelektualnej c.d.: Pokrycie kosztów w kategorii osób zarządzających i pracowników zapewniających wsparcie administracyjne przewidziane zostało w ramach kategorii Zarządzanie projektem i jego wdrażanie. Koszty tych pracowników będą mogły być pokryte w ramach kategorii RPI wyłącznie gdy o nie wnioskowano i gdy zostały zatwierdzone przez NA. Osoby pracujące dla Beneficjentów na zasadzie umów o świadczenie usług, np. tłumaczenie, projektowanie stron, nie są uznawane za pracowników organizacji. Te koszty mogą być zakwalifikowane w ramach kategorii budżetu Koszty nadzwyczajne (koszty związane ze zleceniem podwykonawstwa usług które, z uzasadnionych powodów, nie mogą być świadczone przez organizacje uczestniczące w projekcie).

11 Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej Koszty związane z organizacją wydarzenia w kraju beneficjenta, partnera stowarzyszonego oraz siedzibach instytucji UE m. in.: wynajem sali i sprzętu, poczęstunek, materiały konferencyjne i szkoleniowe, wynagrodzenie prelegentów i obsługi, pobyt uczestników (z wyłączeniem kosztów podróży i utrzymania przedstawicieli uczestniczących organizacji zaangażowanych w projekt). liczba uczestników spoza organizacji partnerskich x stawka ryczałtowa 100 EUR/uczestnik lokalny; 200 EUR/uczestnik zagraniczny. Maksymalnie EUR na projekt. Dokumenty potwierdzające: - lista podpisana przez uczestników (tytuł, data i miejsce wydarzenia oraz imię, nazwisko, nazwa i adres organizacji wysyłającej, jeśli będzie miało to zastosowanie); - program wydarzenia i ewentualnie inne dokumenty.

12 Działania związane z uczeniem się / nauczaniem / szkoleniami Podróż 20 EUR/os (dystans km) 180 EUR/os (dystans km) 275 EUR/os (dystans km) 360 EUR/os (dystans km) 530 EUR/os (dystans km) 820 EUR/os (dystans km) 1300 EUR/os (dystans od 8000 km) Dokumenty potwierdzające Wsparcie indywidualne liczba dni działania (+ ew. 2 dni podróży) x stawka Wysokość stawki zgodnie z Załącznikiem IV. - zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia; - w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, co będzie miało wpływ na zmianę dystansu, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu. W odpowiednio uzasadnionych wyjątkowych przypadkach, gdy dokumenty nie będą mogły być dostarczone ze względu na posiadanie ich przez stronę trzecią oświadczenie beneficjenta oraz organizacji przyjmującej o miejscu wyjazdu i przyjazdu.

13 Wsparcie językowe: łączna liczba uczestników x ryczałtowa stawka jednostkowa (zał. IV) Dokumenty potwierdzające : - zaświadczenie podpisane przez organizatora kursu z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, nauczanego języka, jak również formatu i czasu trwania lub - faktura/rachunek za zakup materiałów służących podczas kursu językowego (nazwa języka obcego, nazwa i adres podmiotu wystawiającego, kwota, waluta, data wystawienia) lub - w przypadku kursu zapewnionego przez beneficjenta: oświadczenie uczestnika opatrzone datą i podpisem uczestnika, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, nauczanego języka oraz formatu i czasu trwania.

14 Rozporządzenie Ministra Finansów z r.: Zarządza się zaniechanie poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od dochodów osób fizycznych z tytułu stypendiów otrzymywanych w ramach programu Erasmus+ ( ). Zaniechanie ( ) ma zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.

15 Decyzję odnośnie niewykorzystanych środków z ryczałtów pozostawiamy beneficjentowi. Można sfinansować z nich wszystko, co jest niezbędne do właściwej realizacji projektu.

16 Koszty rzeczywiste rzeczywiście poniesione przez beneficjenta; poniesione (czyli wystawione i opłacone) w okresie ustalonym w umowie finansowej; określone w planowanym budżecie ustalonym w Załączniku II lub zakwalifikowane na skutek przesunięć pomiędzy kategoriami; muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności będą zaewidencjonowane w systemie księgowym organizacji beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości właściwymi dla danego kraju oraz będą traktowane zgodnie z obowiązującymi rutynowymi praktykami w jego organizacji;

17 Koszty rzeczywiste c.d. poniesione w związku z realizacją projektu i niezbędne do jego realizacji; poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył; racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności i efektywności; niepokryte udziałem ryczałtowym w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych.

18 Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami Koszty dodatkowe, bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi uczestnikami i osobami towarzyszącymi począwszy od 61. dnia ich pobytu. Dofinansowanie 100% kosztów kwalifikowanych. Dokumenty potwierdzające: - faktury/rachunki dokumentujące poniesienie kosztów wraz z dowodem zapłaty, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.

19 Koszty nadzwyczajne Dofinansowane 75% kosztów kwalifikowalnych. poodwykonawstwo usług, które nie mogą być świadczone przez organizacje uczestniczące w projekcie. koszty amortyzacji sprzętu (za wyjątkiem zwykłego sprzętu biurowego lub zazwyczaj wykorzystywanego przez organizacje uczestniczące). koszty związane z wystawieniem gwarancji finansowej. koszty podróży uczestników z najbardziej oddalonych regionów oraz krajów i terytoriów zamorskich - dofinasowane 80% kosztów kwalifikowanych. Maksymalnie EUR na projekt (z wyłączeniem kosztów gwarancji bankowej).

20 Koszty nadzwyczajne dokumenty potwierdzające: podwykonawstwo: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty i daty wystawienia; koszty związane z amortyzacją: dowód zakupu, najmu lub leasingu sprzętu (faktury/rachunki) zgodny z ewidencją księgową beneficjenta, z poświadczeniem, że koszt został poniesiony w okresie ustalonym w umowie finansowej oraz może zostać uwzględniony stopień rzeczywistego wykorzystania dla celów realizacji projektu. Kwoty do rozliczenia muszą być zgodne z zasadami amortyzacji sprzętu; gwarancja finansowa: potwierdzenie poniesionych kosztów przez podmiot do tego upoważniony (nazwa i adres podmiotu udzielającego gwarancji, kwota, waluta oraz koszt gwarancji, a także data i podpis reprezentanta prawnego podmiotu wystawiającego gwarancję); w przypadku kosztów podróży uczestników podróżujących z najbardziej oddalonych regionów oraz krajów i terytoriów zamorskich: dowód zapłaty na podstawie faktur/rachunków (nazwa i adres podmiotu wystawiającego, kwota, waluta i data wystawienia). Do każdego dokumentu należy dołączyć potwierdzenie zapłaty.

21 Polityka kursowa Przelewy z NA będą dokonane w walucie EUR. Rachunki bankowe koordynatora mogą być prowadzone w EUR lub PLN. Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie EUR. Wszelkie przeliczenia na walutę EUR kosztów rzeczywistych poniesionych w innych walutach niż EUR, będą dokonane przez beneficjentów z zastosowaniem miesięcznego kursu wymiany KE (InforEuro), obowiązującego na dzień podpisania umowy przez ostatnią z dwóch stron. W przypadku kosztów ryczałtowych beneficjent może stosować inną politykę kursową, zgodną z zasadami przyjętymi w swojej instytucji.

22 Przesunięcia pomiędzy kategoriami 1. Zwiększenie do 20% kategorii: - Międzynarodowe spotkania projektowe; - Rezultaty pracy intelektualnej; - Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej; - Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami; (przesunięć można dokonywać z każdej kategorii za wyjątkiem Wsparcia uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami). 2. Pomniejszenie danej kategorii, z której jest dokonywane przesunięcie, jest możliwe tylko o maksymalnie 20%.

23 Przesunięcia pomiędzy kategoriami c.d. 3. Dowolne przesunięcia z każdej kategorii do kategorii Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami, nawet jeśli żadne środki w tej kategorii nie zostały przyznane; 4. Dowolne przesunięcie z każdej kategorii (poza Wsparciem uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami) do kategorii Koszty nadzwyczajne WYŁĄCZNIE na pokrycie kosztów wystawienia gwarancji finansowej wymaganej przez NA. 5. Przesunięcia wykraczające poza powyższe zasady możliwe są po uzyskaniu zgody NA i podpisaniu aneksu do umowy.

24 System Mobility Tool Raportowanie odbywać się będzie w systemie Mobility Tool; beneficjent będzie mógł na bieżąco uzupełniać dane w systemie w trakcie trwania projektu; kwoty kategorii ryczałtowych będą naliczane automatycznie z uwzględnieniem stawek KE.

25 KONTROLE FINANSOWE PROJEKTÓW Kontrola raportu przejściowego: dotyczy umów z więcej niż jedną płatnością zaliczkową i projektów finansowanych na zasadzie refundacji; ma na celu wypłatę kolejnej płatności zaliczkowej lub raty refundacyjnej; obejmuje weryfikację raportu wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w kategorii Kosztów nadzwyczajnych. Kontrola raportu końcowego: dotyczy wszystkich umów; ma na celu ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania (płatność końcowa lub wezwanie do zwrotu); obejmuje weryfikację raportu wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w kategorii Kosztów nadzwyczajnych. Kontrola szczegółowa tzw. kontrola zza biurka: dotyczy wytypowanych umów; ma miejsce po zakończeniu kontroli rutynowej raportu końcowego; obejmuje analizę raportu końcowego wraz z kopią dokumentacji potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii.

26 KONTROLE W SIEDZIBIE BENEFICJENTA Kontrola na miejscu podczas działania: dotyczy wytypowanych umów; ma na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań; Kontrola na miejscu po zakończeniu działania: dotyczy wytypowanych umów; ma na celu ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej; obejmuje raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych, a także ewidencję księgowa beneficjenta dot. realizacji projektu. NA ma prawo przeprowadzić kontrolę specjalną, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości, itp.

27 BUDŻET Jeżeli budżet zawiera koszty nadzwyczajne, to w zakładce z podsumowaniem budżetu należy zamieścić komentarz w odniesieniu do wszystkich kosztów nadzwyczajnych tj. informację nt. kwalifikowalności podatku VAT, zasad amortyzacji, wartość zastosowanego kursu do przeliczenia wydatków w innej walucie na EUR.

28 BUDŻET

29 Często popełniane błędy brak wyjaśnienia w przypadku podróży z/do innego miejsca niż miejsce siedziby organizacji wysyłającej/przyjmującej; zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut; brak rachunków/faktur, potwierdzeń płatności do kosztów rzeczywistych; dokumenty finansowe wystawione poza okresem uprawnienia (dot. kosztów rzeczywistych); brak deklaracji w sprawie VAT, brak opisu zasad amortyzacji w raporcie finansowym; brak podpisów uczestników oraz nazwy i adresu organizacji wysyłającej na liście obecności wymaganej w kategorii Wydarzeń upowszechniających.

30 Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu Erasmus+ nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej.

31 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Al. Jerozolimskie 142A, Warszawa tel.: Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich: Sylwia Stanios tel , Anna Myrcha tel , Izabela Lubiak Belter tel , Joanna Kaszewska tel , Marcin Żółcik tel , Małgorzata Sztarbała tel ,