1. Zamawiający: Województwo Mazowieckie, ul. Jagiellońska 26, Warszawa zaprasza do złożenia oferty. zaprasza do złożenia oferty na:

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie Zapytanie ofertowe nr: ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO (bez VAT) 1. Zamawiający: Województwo Mazowieckie, ul. Jagiellońska 26, Warszawa zaprasza do złożenia oferty. zaprasza do złożenia oferty na: 2. Przedmiot zamówienia: Zapewnienia bazy hotelowo-konferencyjnej w minimalnie 1 a maksymalnie 5 terminach w 2019 r., w związku z planowaną organizacją spotkań / szkoleń dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 2.1 Termin realizacji usługi: od 15 marca do 30 listopada 2019 r. 2.2 Wymagania dotyczące obiektu hotelowego/ośrodka: a) sale konferencyjne oraz zaplecze hotelowo-gastronomiczne będą zlokalizowane w jednym budynku lub jednym kompleksie hotelowym; b) obiekt hotelowy/ośrodek będzie położony poza centrum Warszawy, jednak oddalony nie więcej niż 60 kilometrów od Dworca Centralnego w Warszawie (odległość drogowa); c) przystosowany dla osób z niepełnosprawnością ruchową; d) oddalony od drogi głównej minimum 200 m. 2.3 W ramach realizacji usługi Wykonawca zapewni: W ramach pierwszego terminu, podczas I dnia spotkania/szkolenia: a) Salę konferencyjną w godz , przystosowaną do wielkości grupy liczącej maksymalnie 60 osób (w ustawieniu stołów wraz z krzesłami w układzie wysp maksymalnie 6 wysp po 10 osób każda, z możliwością zmiany ustawienia stołów wraz z krzesłami w podkowę ). b) Minimalnie 1 a maksymalnie 2 sale konferencyjne dla Zamawiającego, w godz , przystosowane do wielkości grupy liczącej maksymalnie 12 osób (w ustawieniu stołów wraz z krzesłami w podkowę ); sale szkoleniowe będą klimatyzowane/ogrzewane (sterowanie ogrzewaniem umożliwiającym zmianę temperatury w pomieszczeniu w zależności od potrzeb), z dostępem do światła dziennego i możliwością pełnego zaciemnienia, w standardzie zapewniającym bezproblemową i komfortową pracę podczas spotkania/szkolenia oraz będzie przystosowana do wielkości grupy szkoleniowej; sale szkoleniowe będą wyposażone w sprzęt niezbędny do właściwej realizacji programów szkoleń (tj. sprzęt do prezentacji multimedialnych, flipchart, markery, nagłośnienie, Internet 1 dostęp dla prowadzącego w dużej sali szkoleniowej). c) Przerwę kawową dla maksymalnie 60 uczestników: Kawa, herbata, woda, śmietanka do kawy, cukier, ciastka przerwa kawowa ciągła, uzupełniana w miarę potrzeb, dostępna w godz d) Obiad w formie bufetu, uzupełniany w miarę potrzeb, w sali restauracyjnej w godz dla maksymalnie 60 uczestników: 2-daniowy posiłek (zupa i drugie danie z surówkami) przynajmniej 2 opcje do wyboru; napoje - kawa, herbata, soki, woda; opcje posiłku wegetariańskiego i bezglutenowego; opcje posiłków będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/itp.), o których Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej 3 dni przed realizacją usługi. 1

2 e) Kolację uzupełnianą w miarę potrzeb, w osobnym pomieszczeniu restauracyjnym - od godz dla maksymalnie 60 uczestników: kolacja - w formie grilla (grillowane mięsa, ryby i warzywa); zimne przystawki minimum 4 różne, sałatki minimum 3 różne; napoje - kawa, herbata, soki, woda. f) Noclegi w pokojach: do pojedynczego wykorzystania z łazienką maksymalnie 60 pokoi (60 uczestników), Zamawiający zastrzega możliwość zamiany pokoi jednoosobowych na dwuosobowe; w cenę noclegu wliczone będzie śniadanie; doba hotelowa będzie nie krótsza niż od godziny w dniu przyjazdu, do godz w dniu wyjazdu. g) Bezpłatny parking. h) Dopuszcza się zmianę liczby uczestników zgodnie z wytycznymi w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz zmianę liczby i godzin posiłków oraz rezerwacji sal. W ramach pierwszego terminu, podczas II dnia spotkania/szkolenia: a) Śniadanie w formie bufetu, uzupełniane w miarę potrzeb, dla maksymalnie 60 uczestników: dostępne w godz ; ciepłe posiłki; wędliny, nabiał, warzywa, sałatki minimum 2 do wyboru; napoje - kawa, herbata, soki, woda; b) Salę konferencyjną w godz , przystosowaną do wielkości grupy liczącej maksymalnie 60 osób (w ustawieniu stołów wraz z krzesłami w układzie wysp maksymalnie 6 wysp po 10 osób każda, z możliwością zmiany ustawienia stołów wraz z krzesłami w podkowę ); c) Minimalnie 1 a maksymalnie 2 sale konferencyjne dla Zamawiającego, w godz , przystosowane do wielkości grupy liczącej maksymalnie 12 osób (w ustawieniu stołów wraz z krzesłami w podkowę ); d) Przerwę kawową dla maksymalnie 60 uczestników: Kawa, herbata, woda, śmietanka do kawy, cukier, ciastka przerwa kawowa ciągła, uzupełniana w miarę potrzeb, dostępna w godz ; e) Obiad w formie bufetu, uzupełniany w miarę potrzeb, w sali restauracyjnej godz dla maksymalnie 60 uczestników: 2-daniowy posiłek (zupa i drugie danie z surówkami) przynajmniej 2 opcje do wyboru; napoje - kawa, herbata, soki, woda; opcje posiłku wegetariańskiego i bezglutenowego; opcje posiłków będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/itp.), o których Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej 3 dni przed realizacją usługi; f) Bezpłatny parking; g) Dopuszcza się zmianę liczby uczestników zgodnie z wytycznymi w niniejszym zapytaniu oraz zmianę liczby i godzin posiłków oraz rezerwacji sal. 2.4 W kolejnych maksymalnie 4 terminach, Wykonawca zrealizuje usługę zgodnie z zapotrzebowaniem określonym w punkcie 2.3. a) Termin realizacji usługi zostanie zgłoszony Wykonawcy przez Zamawiającego każdorazowo w terminie zastrzeżonym w nadesłanej przez wybranego Wykonawcę ofercie (liczba dni na zgłoszenie zgodnie z punktem 5.2 c) przed każdym planowanym terminem spotkania/szkolenia; b) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia zapotrzebowania liczby sal konferencyjnych oraz zmiany godzin ich udostępnienia przez Wykonawcę, najpóźniej 14 dni kalendarzowe przed każdym planowanym terminem spotkania/szkolenia; c) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zgłoszonego terminu maksymalnie 14 dni przed planowanym terminem spotkania/szkolenia. Nowy termin zostanie uzgodniony w formie pisemnej w porozumieniu z Wykonawcą. 2

3 2.5 Liczba uczestników na każdy z uzgodnionych terminów zostanie zgłoszona Wykonawcy: a) Liczba uczestników zgłoszonych na każdy z ustalonych terminów będzie wynosić minimalnie 30, a maksymalnie 60 osób; b) Liczba uczestników w poszczególnych terminach może ulec zmianie, jednak nie przekroczy liczby 240 osób we wszystkich terminach łącznie; c) Liczba uczestników zostanie zgłoszona Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej 7 dni roboczych przed każdym kolejnym terminem realizacji spotkania/szkolenia; d) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby zgłoszonych uczestników nie więcej niż o 10 osób w przypadku każdego ustalonego terminu; e) Ostateczna liczba osób korzystających z wyżywienia i noclegu zostanie zgłoszona Wykonawcy najpóźniej 3 dni robocze przed danym terminem. W przypadku zmniejszenia liczby osób w terminie krótszym niż 3 dni robocze przed terminem realizacji usługi, cena za pobyt i wyżywienie będzie obliczona zgodnie z liczbą osób zgłoszoną najpóźniej 3 dni robocze przed danym terminem; 2.6 Zamawiający zastrzega, że w uzgodnionych terminach realizacji usługi w obiekcie hotelowym/ ośrodku mogą zostać zakwaterowane osoby trzecie, przy czym ich pobyt nie może zakłócać przebiegu spotkania/szkolenia Zamawiającego. 2.7 Rozliczenie kosztów usługi a) Płatność dokonywana przez Zamawiającego na podstawie faktury w ciągu 14 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury; b) Każdorazowo, po wykonaniu przedmiotu Umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu (forma pisemna - mail) szczegółowe rozliczenie kosztów realizacji usługi; c) Zamawiający wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie nie wyższej niż wskazana w nadesłanej przez wybranego Wykonawcę ofercie; d) Wykonawca jest uprawniony do dostarczenia faktury do siedziby Wykonawcy nie wcześniej niż po realizacji usługi w każdym uzgodnionym terminie oraz po akceptacji przez Zamawiającego szczegółowego rozliczenia kosztów realizacji usługi. 3. Termin realizacji zamówienia: od 15 marca do 30 listopada 2019 r. 4. Miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia: 1) Katarzyna Batogowska: tel , katarzyna.batogowska@mazovia.pl 2) Patrycja Rukat: tel , patrycja.rukat@mazovia.pl 5. Kryteria oceny ofert (szczegółowy opis kryteriów i zasad przyznawania punktów) 5.1 Etapy oceny ofert: I etap oceny ofert a) Spośród złożonych ofert zostaną wybrane maksymalnie 3 z największą liczbą punktów, które przejdą do II etapu; b) W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej Wykonawców tej samej liczby punktów, o wyborze Wykonawcy, który przejdzie do II etapu zdecyduje większa liczba punktów przyznanych w kryterium dotyczącym doświadczenia w organizacji i obsłudze spotkań, o którym mowa w pkt. 5.2 b). c) Wybrani Wykonawcy zostaną poinformowani drogą mailową o przejściu do II etapu. II etap oceny ofert a) Podczas II etapu Zamawiający dokona wizji lokalnej oraz oceny maksymalnie 3 wybranych w pierwszym etapie obiektów hotelowych/ośrodków. b) Termin przeprowadzenia wizji lokalnej nie zostanie wskazany Wykonawcy przez Zamawiającego. Zamawiający dokona wizji lokalnej w ciągu 7 dni roboczych od poinformowania Wykonawców o wynikach I etapu. c) Wykonawcy podczas wizji lokalnej są zobowiązani do udostępnienia Zamawiającemu do wglądu: sali restauracyjnej, w której będą serwowane posiłki podczas przedmiotowej usługi; minimum dwóch przykładowych pokoi wraz z pomieszczeniami sanitarnymi oraz sal konferencyjnych, w których będą odbywać się spotkania/szkolenia. 3

4 d) Punkty przyznane w etapie I oraz etapie II nie sumują się. e) Do realizacji usługi zostanie wybrany jeden Wykonawca, który uzyska najwyższą liczbę punktów w etapie II. 5.2 Kryteria oceny ofert w I etapie: Liczba punktów możliwych do uzyskania w I etapie wynosi 100. W I etapie oceniana jest cena realizacji usługi, dotychczasowe doświadczenie w organizacji i/lub obsłudze spotkań/konferencji/seminariów w ciągu ostatnich 3 lat (luty 2016 r. - luty 2019 r.) dla grup powyżej 50 osób, spełnienie klauzul społecznych (nie jest obowiązkowe), zaproponowane przez Wykonawcę menu oraz czas na zgłoszenie każdego kolejnego terminu spotkania/szkolenia, w jakim Wykonawca gwarantuje dostępność obiektu hotelowego/ośrodka zgodnie z pkt 2.3 oraz 2.4. Sumaryczna liczba punktów (O1) możliwych do uzyskania przez każdą z nadesłanych ofert zostanie obliczona wg następującego wzoru: O1 = C + D + T + M + K C - Cena realizacji usługi maksymalnie 50 punktów D - Dotychczasowe doświadczenie w organizacji i/lub obsłudze spotkań/szkoleń/konferencji/seminariów dla grup powyżej 50 osób maksymalnie 15 punktów T - Liczba dni na zgłoszenie każdego kolejnego terminu spotkania/szkolenia, w jakim Wykonawca gwarantuje dostępność obiektu hotelowego/ośrodka zgodnie z pkt 2.3 oraz 2.4. maksymalnie 15 punktów M - Menu maksymalnie 15 punktów K - Klauzula społeczna 0 lub 5 punktów Zamawiający informuje, że punkty w I etapie będą przyznawane zgodnie z poniższymi zapisami: a) Cena realizacji usługi (C) maksymalnie 50 punktów (0-50 pkt) Najtańsza oferta uzyskuje 50 punktów, pozostałe oferty uzyskują proporcjonalnie mniej punktów przyznanych według wzoru: C = (C. min. / C. oferty) x 50 C = liczba punktów za kryterium cena C. min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert C. oferty = cena oferty badanej b) Dotychczasowe doświadczenie w organizacji i/lub obsłudze spotkań/szkoleń/konferencji/ seminariów dla grup powyżej 50 osób, zdobyte w ciągu ostatnich 3 lat (luty 2016 r. - luty 2019 r.) - potwierdzone referencjami / innymi dokumentami wystawionymi przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana lub możliwe do zweryfikowania poprzez rozmowę telefoniczną z wybranymi osobami wskazanymi do kontaktu w formularzu oferty (D) maksymalnie 15 punktów (0-15 punktów) należy wykazać w formularzu oferty w części I pkt a). Punkty zostaną przyznane według klasyfikacji z poniższej tabeli: Lp. Liczba zorganizowanych spotkań/szkoleń/konferencji/seminariów Liczba punktów > W przypadku wskazania w formularzu osób do kontaktu, Zamawiający dokona weryfikacji przesłanych informacji, poprzez rozmowę telefoniczną. Za osobę kontaktową uznaje się pracownika instytucji/firmy, której pracownicy uczestniczyli w spotkaniu/szkoleniu lub pracownika firmy organizującej spotkanie/szkolenie. W przypadku braku imienia i nazwiska osoby kontaktowej oraz numeru kontaktowego, wykazane spotkanie nie będzie brane pod uwagę w ocenie oferty. 4

5 Ponadto zaleca się, aby osoby wykazane w formularzu oferty, jako osoby kontaktowe zostały o tym uprzednio poinformowane. Zamawiający zastrzega, że podanie nieaktualnego lub nieaktywnego numeru kontaktowego spowoduje, że wykazane spotkanie nie będzie brane pod uwagę w ocenie oferty, jeśli Wykonawca na prośbę Zamawiającego nie uzupełni oferty poprzez przesłanie aktualnych danych kontaktowych w określonym terminie. c) Liczba dni na zgłoszenie każdego terminu spotkania/szkolenia, w jakim Wykonawca gwarantuje dostępność obiektu hotelowego/ośrodka zgodnie z pkt 2.3 oraz 2.4. (T) maksymalnie 15 punktów (0-15 punktów) należy wykazać w formularzu oferty w części I pkt b). Punkty zostaną przyznane według klasyfikacji z poniższej tabeli: Lp. Liczba dni na zgłoszenie każdego terminu spotkania/szkolenia przez Zamawiającego, w jakim Wykonawca gwarantuje Liczba punktów dostępność obiektu hotelowego/ośrodka dni kalendarzowych dni kalendarzowych dni kalendarzowych dni kalendarzowych 15 d) Menu (M) - maksymalnie 15 punktów (0-15 pkt) pkt Menu bardzo urozmaicone, spełniające oczekiwania Zamawiającego dot. liczby posiłków, zawierające propozycje posiłków wegetariańskich/wegańskich/bezglutenowych, zawierające akcenty regionalne pkt Menu raczej urozmaicone, nie całkowicie spełniające oczekiwania Zamawiającego dot. liczby posiłków, zawierające propozycje posiłków wegetariańskich/wegańskich/bezglutenowych, zawierające akcenty regionalne. 0-5 pkt Menu jednostajne, nie spełniające oczekiwań Zamawiającego dot. liczby posiłków, nie zawierające propozycji posiłków wegetariańskich/wegańskich/bezglutenowych, nie zawierające akcentów regionalnych. e) Klauzula społeczna (K) - 5 punktów (0 lub 5 pkt) Klauzulę społeczną uznaje się za spełnioną, jeśli oferent do realizacji przedmiotu zamówienia zatrudni min. 2 osoby: bezrobotne lub młodociane w celu przygotowania zawodowego, o których mowa w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub osoby niepełnosprawne, o których mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub osoby o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W celu udokumentowania klauzuli społecznej, oferent powinien dołączyć do oferty stosowne oświadczenie o spełnieniu wymogów klauzuli społecznej (według wzoru oświadczenia załączonego do Zapytania ofertowego). W przypadku wyboru Wykonawcy, który złożył ww. dokument, Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania oświadczenia potwierdzającego zatrudnienie wskazanych osób, o którym mowa w projekcie umowy stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. W przypadku nieprzedstawienia ww. dokumentu Umowa nie zostanie zawarta. 5.2 Kryteria oceny ofert w II etapie: Liczba punktów możliwych do uzyskania w II etapie wynosi 100. W II etapie oceniana jest czystość w obiekcie hotelowym/ośrodku, jakość obsługi, zaplecze ośrodka oraz jakość posiłków. Sumaryczna liczba punktów (O2) możliwych do uzyskania przez maksymalnie 3 wybranych Wykonawców, którzy wezmą udział w II etapie, zostanie obliczona wg następującego wzoru: O2 = Cz + Jo+ Zo + Jp 5

6 Cz - Czystość w obiekcie hotelowym/ośrodku - maksymalnie 25 pkt J o - Jakość obsługi - maksymalnie 25 pkt Zo - Zaplecze obiektu hotelowego/ośrodka - maksymalnie 25 pkt Jp - Jakość posiłków - maksymalnie 25 pkt Zamawiający informuje, że punkty w II etapie będą przyznawane zgodnie z poniższymi zapisami: a) Czystość w obiekcie hotelowym/ośrodku 25 procent (maksymalnie 25 pkt) Ośrodek/hotel bardzo czysty. Toalety/pokoje/sale konferencyjne wysprzątane na poziomie wyróżniającym. Ośrodek/hotel czysty. Toalety/pokoje/sale konferencyjne wysprzątane na poziomie zadowalającym. Ośrodek/hotel raczej czysty. Toalety/pokoje/sale konferencyjne częściowo wysprzątane. Ośrodek/hotel raczej brudny. Toalety/pokoje/sale konferencyjne niewysprzątane. b) Jakość obsługi (Jo) 25 procent (maksymalnie 25 pkt) Obsługa na bardzo wysokim poziomie. Nienarzucająca się, a jednocześnie w pełni spełniająca oczekiwania klientów. Obsługa z wysoką kulturą osobistą. Obsługa zachowująca standardy na bardzo wysokim poziomie. Obsługa na wysokim poziomie. Nienarzucająca się, a jednocześnie spełniająca oczekiwania klientów. Obsługa z wysoką kulturą osobistą. Obsługa zachowująca standardy. Obsługa na poziomie zadowalającym. Nienarzucająca się, a jednocześnie w większości spełniająca oczekiwania klientów. Kultura osobista obsługi na poziomie zadowalającym. Obsługa w części zachowująca standardy. Obsługa na poziomie niezadowalającym. Narzucająca się/ignorująca klienta i/lub niespełniająca oczekiwań klientów. Obsługa z niską kulturą osobistą. Obsługa nie zachowująca wymaganych standardów. c) Zaplecze ośrodka (Zo) 25 procent (maksymalnie 25 pkt) Bardzo dobry i precyzyjnie oznakowany dojazd do ocenianego obiektu. Ośrodek gwarantuje dodatkowe miejsce do przechowywania/szatnię na czas pobytu. Przerwa kawowa jest zorganizowana w miejscu bezkolizyjnym i wygodnym dla uczestników. Bufet w sali restauracyjnej jest dostosowany do liczby uczestników - rozmieszczenie i długość bufetu zapobiegające kolejkom. Wystarczająca liczba toalet, które są bardzo dobrze zlokalizowane bardzo bliska odległość od sal konferencyjnych. Dobry i oznakowany dojazd do ocenianego obiektu. Ośrodek może zaadaptować dodatkowe miejsce do przechowywania/szatnię na czas pobytu. Przerwa kawowa jest zorganizowana w miejscu bezkolizyjny, ale nie w pełni wygodnym dla uczestników. Bufet w sali restauracyjnej jest dostosowany do liczby uczestników - rozmieszczenie i długość bufetu może powodować kolejki. Wystarczająca liczba toalet, które są dobrze zlokalizowane bliska odległość od sal konferencyjnych. Oznakowany, ale utrudniony dojazd do ocenianego obiektu. Ośrodek może zaadaptować dodatkowe miejsce do przechowywania/szatnię wyłącznie w określonych przez Wykonawcę godzinach. Przerwa kawowa jest zorganizowana w miejscu bezkolizyjnym, ale niewygodny dla uczestników. Bufet w sali restauracyjnej nie jest dostosowany do liczby uczestników - rozmieszczenie i długość bufetu powodujące kolejki. Mała liczba toalet, które są oddalone od sal konferencyjnych. Niedogodny i nieoznakowany dojazd do ocenianego obiektu. Brak dodatkowego miejsca do przechowywania/szatni. Przerwa kawowa jest zorganizowany w miejscu znacznie oddalonym od sal 6

7 konferencyjnych (np.: inne piętro/część budynku) oraz niewygodnym dla uczestników utrudniony dostęp. Bufet w sali restauracyjnej nie jest dostosowany do liczby uczestników - rozmieszczenie i długość powodujące kolejki. Niewystarczająca liczba toalet, które są znacznie oddalone od sal konferencyjnych (np. inne piętro). d) Jakość posiłków (Jp) 25 procent (maksymalnie 25 pkt) Posiłek bardzo urozmaicony, wyjątkowo smaczny, bardzo estetycznie podany. Posiłek urozmaicony, smaczny, estetycznie podany. Posiłek raczej urozmaicony, raczej smaczny, raczej estetycznie podany. Posiłek mało urozmaicony, niesmaczny, podany w nieestetycznej formie. 6. Oferta powinna zawierać: a) Formularz oferty uwzględniający: kosztorys na wskazaną liczbę osób według szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, doświadczenie oraz liczbę dni na zgłoszenie każdego kolejnego terminu spotkania/szkolenia, adres obiektu hotelowego/ośrodka; b) Aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w formie wydruku ze strony internetowej CEIDG (w odniesieniu do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi) lub z Krajowego Rejestru Sądowego (w odniesieniu do podmiotów, na które przepisy nakładają obowiązek uzyskania wpisu do tego rejestru); c) Propozycja menu na: śniadanie, obiad, kolację, zgodnie zawartymi w niniejszym zapytaniu informacjami pkt. 2.3; d) Oświadczenie o spełnieniu klauzuli społecznej (w przypadku, kiedy Wykonawca spełnia wymagania dot. pkt. 5.2 c). 7. W załączeniu wzór umowy. Realizacja usługi w każdym ustalonym terminie wymaga podpisania z Wykonawcą osobnej umowy. Umowy zostaną zawarte na podstawie wzoru umowy, który stanowi załącznik do zapytania ofertowego. W przypadku, gdy Wykonawcą zamówienia będzie osoba fizyczna, jedyną możliwą formą umowy jest umowa zlecenie. 8. Sposób przygotowania oferty: Ofertę z podaniem ceny w PLN (z VAT) oraz elementami zawartymi w pkt 6 należy sporządzić w języku polskim, w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres dostawcy, z adnotacją: Zapytanie ofertowe nr sprawy: do zamówienia na: Zapewnienia bazy hotelowo-konferencyjnej w minimalnie 1 a maksymalnie 5 terminach w 2019 r., w związku z planowaną organizacją spotkań / szkoleń dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 9. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia: 31 stycznia 2019 r. do godz drogą elektroniczną na adres oferty-szkolenia@mazovia.pl Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które wpłyną w ww. terminie - decyduje data i godzina wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Po upływie terminu nadsyłania ofert ich uzupełnienie nie jest możliwe, z wyjątkiem sytuacji, gdy Zamawiający prosi o złożenie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień od Wykonawcy. Sekretarz Województwa Dyrektor Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie Waldemar Kuliński r. 7