INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Definicje księgowe ISO 9001:2008 Dokument: Wydanie: Definicje księgowe

Transkrypt

1 Spis treści Dodawanie definicji księgowych Dodawanie Warunków do definicji księgowej Widok księgowy... 8 Strona 1 z 9

2 DEFINICJE KSIĘGOWE W module ASW41-Administrator dodano okno do określania symboliki przekazywanych obrotów do systemu finansowo-księgowego. Funkcję, która pozwoli na konfigurowanie pewnych kluczowych na etapie wdrożenia kolumn widoku do FK takich jak OSID odpowiedzialny za unikatową symbolikę obrotów. Funkcja dostępna jest się w module ASW41-Administrator w zakładce Definicje Definicje księgowe. Rys 1. Ścieżka do Definicji księgowych 1. DODAWANIE DEFINICJI KSIĘGOWYCH Aby dodać nową definicję księgową należy kliknąć przycisk [F2] Dodaj w oknie Definicji finansowych (Rys 2). Strona 2 z 9

3 Rys 2. Dodawanie definicji finansowych Dodając nową definicję finansową (Rys 4) należy uzupełnić pola: Nazwa definicji nazwa zdefiniowana przez użytkownika; Opis definicji Opis definicji może być wyświetlany w systemie finansowo-księgowym; Typ definicji - Aby definicje znalazły się w widoku księgowym, muszą mieć włączoną opcję Przekazuj do systemu FK (Rys 3). Z listy rozwijanej można wybrać opcje: Dla wybranego typu dokumentu z listy rozwijalnej w polu Typ dokumentu należy wybrać typ dokumentu; Dla wybranego typu dokumentu wraz z fakturą - z listy rozwijalnej w polu Typ dokumentu należy wybrać typ dokumentu, korekta wybranego dokumentu będzie również określona tą samą symboliką przekazywanych obrotów, co dokument, do którego przyporządkowana jest korekta; Dla typu dokumentu o wskazanym symbolu - po zaznaczeniu tej opcji uaktywni się pole Symbol definicji dokumentu; Symbol definicji dokumentu w tym polu można wpisać znak '%', który zastępuje ciąg znaków lub znak '_', który zastępuje pojedynczy znak. Małe i duże znaki mają znaczenie. Strona 3 z 9

4 Rys 3. Karta definicji dokumentu finansowego Rodzaj zmian - warunki dla tworzenia widoku księgowego mogą nadpisywać zdefiniowane wcześniej mechanizmy. Usunięcie wszystkich własnych definicji powoduje powrót do domyślnych ustawień. Wyróżniamy dwa rodzaje zmian widoków: Nadpisuje dotychczasowe ustawienia - definicja będzie nadpisywać poprzednie ustawienia ciągiem znaków zdefiniowanym w polu Symbol wiązania z FK Rozszerza dotychczasowe ustawienia - definicja będzie uzupełniać poprzednie ustawienia o ciąg znaków zdefiniowany w polu Symbol wiązania z FK. Symbol wiązania- ciąg znaków nadpisujących lub rozszerzających widok księgowy dokumentów obrotowych. Rys 4. Dodawanie definicji księgowej Strona 4 z 9

5 Opis funkcji okna (Rys 5): [F2] Dodaj dodawanie nowej definicji; [F3] Karta podgląd karty; [F4] Zmień edycja karty; [F5] Warunki warunki, na podstawie których następuje wiązanie definicji z dokumentami księgowymi; [F6] Opis podgląd opisu zaznaczonej definicji księgowej; [F7] Filtr filtr definicji księgowych ze względu na typ definicji i rodzaj zmian; [F8] Ukryj/Przywróć ukrycie definicji księgowej; Z paska narzędzi znajdującego się w prawym górnym rogu po wybraniu drugiej ikony (Ctrl+U) Pokaż ukryte lub trzeciej ikony (Ctrl+W) Pokaż wszystkie można przywrócić ukrytą ikonę. [F9] Widok widok księgowy; Rys 5. Widok księgowy [F3] Karta podgląd karty; [ESC] Zamknij zamknięcie przeglądu definicji księgowych. Strona 5 z 9

6 Rys 6. Przegląd definicji 2. DODAWANIE WARUNKÓW DO DEFINICJI KSIĘGOWEJ Wszystkie warunki dotyczące magazynu wejścia są pomijane w przypadku dokumentów rozchodu (typu RW). Wszystkie warunki dotyczące magazynu wyjścia są pomijane w przypadku dokumentów zakupu. Warunki dodaje się do wybranej definicji księgowej po zaznaczeniu jej na liście przeglądu definicji finansowych i kliknięciu przycisku [F5] Warunki (Rys 7), następnie w oknie Warunków dodatkowych [F2] Dodaj. Strona 6 z 9

7 Rys 7. Dodawanie warunków do definicji księgowej Typ operacji: Rodzaj zmian: Warunek wymagany AND- oznacza, że wszystkie warunki muszą być spełnione; Warunek opcjonalny OR oznacza, że przynajmniej jeden z wymienionych warunków musi zostać spełniony. Bez warunku - Zmienia typ księgowy niezależnie od magazynów oraz kont księgowych. Dla magazynu wyjścia - Zmienia typ księgowy dla magazynu wyjściowego, który został wybrany w polu Magazyn; Dla konta magazynu wyjścia - Zmienia typ księgowy dla wszystkich magazynów wyjściowych, które mają konto księgowe zgodne z kontem zdefiniowanym w polu Konto księgowe; Dla magazynów wyjścia bez konta - Zmienia typ księgowy magazynów, które nie mają określonego konta FK. Dla magazynu wejścia - Zmienia typ księgowy dla magazynu wejściowego, który został wybrany w polu Magazyn; Dla konta magazynu wejścia - Zmienia typ księgowy dla wszystkich magazynów wejściowych, które mają konto księgowe zgodne z kontem zdefiniowanym w polu Konto księgowe. Strona 7 z 9

8 Rys 8. Dodawanie warunku definicji księgowej 3. WIDOK KSIĘGOWY Aby sprawdzić widok księgowy należy kliknąć przycisk [F9] Widok w oknie Definicji finansowych (Rys 9). Rys 9. Strona 8 z 9

9 Następnie pojawi się okno, w którym należy wprowadzić zakres dat widoku księgowego (Rys 10). Domyślnie uzupełniane są daty od początku ubiegłego miesiąca do daty wczorajszej. Rys 10. Zakres dat Dokumenty można wyszukiwać według numeru dokumentu, wiązania z FK, opisu i symbolu dokumentu. W kolumnie Wiązanie z FK (Rys 11) widoczne są nowe symboliki w zależności od ustawień definicji księgowej. Nadpisuje dotychczasowe ustawienia - Widoczna dla dokumentu numer 273, Rozszerza dotychczasowe ustawienia - Widoczna dla dokumentu numer 252 i 242. Rys 11. Widok księgowy Strona 9 z 9