Kartoteka środka trwałego tworzenie, zmiana, wyświetlanie. Wydruk kodu kreskowego.

Transkrypt

1 Kartoteka środka trwałego tworzenie, zmiana, wyświetlanie. Wydruk kodu kreskowego. Utworzenie kartoteki środka trwałego w systemie SAP ZSRK inicjuje proces przyjęcia składnika majątku do użytkowania. Bez tej operacji nie możliwe bowiem będzie wprowadzenie faktury zakupu składnika majątku, bądź też przyjęcie składnika do użytkowania z nieodpłatnego przekazania przez inną jednostkę (np.: Sąd Apelacyjny). 1) do tworzenia kartoteki środka trwałego służy operacja AS01. Zmiany w kartotece (dotyczące tylko wybranych danych) dokonywane są za pomocą operacji AS02, a wyświetlanie danych zawartych w kartotece poprzez operacją AS03. Transakcję AS01 można uruchomić na dwa sposoby: a) wpisujemy kod transakcji w oknie wyszukiwania transakcji Kod transakcji AS01- Enter lub zielony ptaszek z lewej strony

2 b) lub wyszukujemy transakcję w drzewku menu SAP (Rachunkowość Rachunkowość Finansowa Aktywa trwałe Składnik aktywów trwałych Tworzenia AS01 Enter lub 2 razy klikamy myszką 2) przystępujemy do tworzenia kartoteki składnika majątku. A) W pierwszej kolejności musimy określić grupę naszego składnika majątku. Określenie grupy składnika majątku trwałego ma jedno z najważniejszych znaczeń w module FI AA (module środków trwałych). Poprzez grupę środka trwałego wskazujemy z jakim środkiem trwałym lub wartością niematerialną i prawną mamy do czynienia. Grupy środków trwałych w systemie są oznaczone przy pomocy 3 znakowego kodu. Pierwszy znak to litera S, P, W lub Z. Następne 2 znaki to cyfry, z których z reguły pierwsza oznacza grupę środka trwałego z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010r. w

3 sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 242, poz ) dotyczy to grup środków trwałych oznaczonych literą S oraz P. Pole to jest polem obowiązkowym w przypadku wszystkich składników majątku. I tak w systemie SAP ZSRK odpowiednio wyróżniamy następujące grupy środków trwałych: 1) Od S00 do S80 wysokocenne środki trwałe. Są to środki trwałe o wartości początkowej wyższej niż 3500zł, ujmowane na koncie księgowym 011 Środki trwałe. Kod grupy takich środków trwałych składa się z litery S. Następny znak kodu grupy (cyfra od 0 do 8) oznacza grupę środków trwałych z wymienionego powyżej rozporządzenia w sprawie KŚT. S00 Grunty, S10 Budynki i lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu niemieszkalnego, S20 Obiekty inżynierii lądowej i wodnej, S30 Kotły i maszyny energetyczne, S40 Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania, S50 Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne, S60 Urządzenia techniczne, S70- Środki transportu, S80 Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie gdzie indziej niesklasyfikowane. 2) Od P30 do P81 pozostałe środki trwałe. Są to środki trwałe o wartości niższej niż 3500 zł, ujmowane na koncie księgowym 013 Pozostałe środki trwałe, dla których jednostka prowadzi ewidencję ilościowowartościową. Kod grupy tych środków trwałych rozpoczyna się literą P, następne znaki to cyfry. Przy czym w przypadku tych środków trwałych są to cyfry od 3 do 8 i one także oznaczają grupy środków trwałych ujęte w rozporządzeniu w sprawie KŚT. Grupa 8 została podzielona w systemie na dwie grupy P80 oraz P81. P30 Kotły i maszyny energetyczne, P40 - Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania, P41 - Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania (DIRS), P50 - Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne, P60 - Urządzenia techniczne, P80 - Narzędzia, przyrządy gdzie indziej niesklasyfikowane, P81 - Ruchomości i wyposażenie (meble, dywany). 3) Od PN0 do PN1 środki trwałe niskocenne. Są to środki trwałe niskocenne, dla których jednostka prowadzi tylko ewidencję ilościową. Ich zakup odnoszony jest w księgach rachunkowych bezpośrednio w koszty. PN0 Składniki niskocenne wyposażenie, PN1 Sprzęt i urządzenia biurowe. Kierownik jednostki może podjąć decyzję o nie migrowaniu składników niskocennych do systemu SAP ZSRK. Ewidencja tych składników powinna być wtedy prowadzona w dotychczasowym systemie lub księdze inwentarzowej ilościowej, a ich zakup będzie odnoszony bezpośrednio w koszty z pominięciem księgowania na koncie pozabilansowym. 4) PB0 zbiory biblioteczne. Zbiory biblioteczne ewidencjonowane na koncie księgowym 014 Zbiory biblioteczne. Należy pamiętać, że ewidencja zbiorów bibliotecznych w systemie SAP ZSRK nie obejmuje ewidencji wypożyczeń. Jest to ewidencja pomocnicza do konta księgowego 014 Zbiory biblioteczne i odzwierciedla wartość księgozbioru, jego przychody, rozchody.

4 Zgodnie z nową polityką rachunkowości, kierownik jednostki może zrezygnować z migracji zbiorów bibliotecznych i prowadzić ich ewidencję w dotychczasowych programach lub księgach inwentarzowych. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku musi nastąpić zgłoszenie o wyłączenie konta 014 Zbiory biblioteczne z grupy kont zbiorczych. Jeżeli tego nie dokonamy nie będziemy mogli księgować zakupu książek bezpośrednio na konto 014, ale tylko poprzez moduł środków trwałych. 5) Od W10 do W21 wartości niematerialne i prawne. W systemie SAP ZSRK Wartości niematerialne i prawne oznaczone są kodami W10, W20 oraz W21. Grupa W10 oznacza wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest wyższa niż 3500zł, umarzane w czasie i księgowane na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne. Grupa W20 to wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej niższej niż 3500zł, odpisywane bezpośrednio w koszty w momencie ich zakupu. Grupa W21 to wartości niematerialne i prawne DIRS. 6) Pozostałe grupy środków trwałych B10, Z10, Z20. B10 to grupa środków trwałych w budowie. Środków trwałych w budowie czyli tych dla których bilans zamknięcia na r. jest różny od zera nie migrujemy za pomocą karty MTI_L_0100. Wprowadzenie tych składników odbędzie się poprzez moduł inwestycyjny. Z10 to grupa obejmująca obce środki trwałe. Są to środki trwałe, których właścicielem jest inna jednostka a sąd jest tylko ich użytkownikiem. Są one ewidencjonowane na koncie pozabilansowym w ujęciu ilościowym. Z20 grupa obejmująca środki trwałe w likwidacji czyli te które na dzień migracji nie zostały fizycznie zlikwidowane (np.: zezłomowane). Trzeba pamiętać, że raz nadana grupa środka trwałego nie może ulec zmianie. Grupa środka trwałego determinuje bowiem konto księgowe na którym zaewidencjonowany zostanie środek trwały. B) Drugi krok to określenie jednostki gospodarczej, w której tworzymy kartotekę naszego środka trwałego. C) Krok trzeci to podanie ilości tworzonych jednakowych środków trwałych. System pozwala nam utworzyć (a później zmodyfikować) dowolną ilość (nie więcej niż 999) takich samych środków trwałych w jednej grupie aktywów trwałych (np.: kupujemy 10 takich samych drukarek), przy pomocy jednej operacji.

5 Wybieramy grupę składnika majątku Lista grup aktywów trwałych Określenie jednostki gospodarczej, np.:2007 Wpisujemy liczbę tworzonych kartotek (składników, np.: 1, 2, 3.) W naszym przykładzie utworzymy 2 składniki aktywów trwałych w grupie P40 drukarki.

6 Klikamy Enter lub zielony ptaszek W zależności od grupy aktywów trwałych dane obowiązkowe oraz dane opcjonalne mogą być różne dla różnych grup. Wszystkie dane obowiązkowe są zaznaczone. Nie uzupełnienie danych obowiązkowych spowoduje nie zapisanie kartoteki. System także zasygnalizuje ich brak poprzez komunikat. W naszym przykładzie D) wypełniamy dane w zakładce Ogólnie. W zakładce Ogólnie dane obowiązkowe to: Oznaczenie nazwa naszego składnika majątku; Dane opcjonalne: Numer seryjny numer seryjny naszego składnika; Numer inwentarzowy możemy w tym miejscu podać numer inwentarzowy ze starego systemu służącego do ewidencji środków trwałych (jeżeli wprowadzamy dane historyczne), a w przypadku gdy takiego numeru nie ma nie wpisujemy nic system sam nada numer inwentarzowy; Przy tworzeniu kartoteki nie podajemy daty dezaktywacji oraz nie wypełniamy wiersza Tekst nr główny SAT (po kliknięciu Enter wiersz ten uzupełni się wpisem z wiersza oznaczenie ). Po uzupełnieniu wszystkich danych klikamy Enter i przechodzimy do następnej zakładki.

7 Nazwa składnika Miejsce na numer inwentarzowy E) wypełniamy dane w zakładce Zależne od czasu. Dane zawarte w tej zakładce można zmienić poprzez operację AS02 i dodanie kolejnego przedziału czasowego. W zakładce tej wypełniamy obowiązkowo: MPK miejsce powstawania kosztów wskazujemy komórkę organizacyjną sądu do której trafi nasz składnik. MPK wyszukujemy z listy dla określonej jednostki gospodarczej. MPK składa się z 7 znaków, z których 4 pierwsze określają jednostkę gospodarczą, 3 następne wskazują na określoną komórkę organizacyjna sądu, np to kadry w Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu; Zakład kod 4 cyfrowy tożsamy z kodem naszej jednostki gospodarczej, np.: 2007 Sąd Apelacyjny we Wrocławiu; Lokalizacja przez lokalizację rozumiemy konkretny adres, np.: ul. Energetyczna 4 (kod 001), pod którym znajduje się sąd. Lokalizacja w systemie SAP ZSRK jest oznaczona 3 cyfrowym kodem. Kod lokalizacji wybieramy z listy. Dane opcjonalne w tej zakładce to: Pomieszczenie wskazanie konkretnego pokoju ilość dostępnych znaków w tym wierszu to 8 znaków (liter, cyfr, znaków interpunkcyjnych); Numer osobowy to cyfrowy numer z modułu kadrowego.

8 Po uzupełnieniu wszystkich danych klikamy Enter i przechodzimy do kolejnej zakładki. MPK wybieramy z listy Zakład wybieramy z listy Lokalizacja wybieramy z listy F) wypełniamy dane w zakładce przypisania Dane obowiązkowe: KŚT klasyfikator środka trwałego Pole KŚT jest polem obowiązkowym dla wszystkich składników majątku oprócz grup W10 oraz W20. Lista KŚT jest opracowana w systemie SAP ZSRK na podstawie rozporządzenia RM w sprawie klasyfikacji środków trwałych. Dla wszystkich środków trwałych (składników niskocennych) z grupy PN0, PN1, PB0 kśt to 808 (narzędzia, przyrządy, ruchomości gdzie indziej niesklasyfikowane). Zasadą powinno być, że pierwsza cyfra grupy środka trwałego determinuje kśt. Oznacza to tyle, że wybierając środek trwały z grupy np.: P40 jego klasyfikator z listy powinien rozpoczynać się cyfrą 4, np.: drukarka o wartości początkowej 1500zł zakwalifikowana do grupy P40 posiada klasyfikator kśt 491 czyli zespoły komputerowe;

9 Miejsce przechowywania W systemie SAP ZSRK miejsca przechowywania są dwa: TS teren strzeżony oraz TN teren niestrzeżony. Składniki oznaczone przez symbol TS będą podlegały inwentaryzacji poprzez spis z natury co 4 lata, natomiast pozostałe oznaczone symbolem TN raz w roku. Do składników majątku przechowywanych na terenie niestrzeżonym możemy zaliczyć np.: laptopy, które pracownicy sądu mogą wynosić poza teren jednostki, np.: do domu. Po uzupełnieniu danych w tej zakładce klikamy Enter i przechodzimy do następnej zakładki. KŚT wybieramy z listy utworzonej w systemie Miejsce przechowywania TS lub TN G) wypełniamy dane w zakładce Pochodzenie W tej zakładce w zasadzie wszystkie pola są polami wyboru, przy czym pole Dostawca napełni się danymi po przyjęciu składnika do użytkowania z zakupu (wprowadzenie faktury) bądź nieodpłatnego przyjęcia. Możemy wpisać producenta naszego sprzętu (max. ilość znaków 30), wybrać kraj pochodzenia, zaznaczyć czy jest to składnik nowy czy też używany. Po uzupełnieniu potrzebnych nam danych klikamy Enter i przechodzimy do następnej zakładki.

10 System uzupełni dane po przyjęciu składnika do użytkowania H) wypełniamy dane w zakładce Wycena Pola obowiązkowe to: klucz amortyzacji - jest polem obowiązkowym dla wszystkich grup składników majątku. Klucz amortyzacyjny wskazuje na stawkę procentową obliczanej amortyzacji. W systemie zdefiniowano następujące klucze amortyzacji: 0000 brak amortyzacji stosowana do środków trwałych z grupy S00 Grunty. Grunty nie podlegają umorzeniu zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz dla grup Z10, Z20. L015 amortyzacja liniowa 1,5%; L025 amortyzacja liniowa 2,5%; L045 amortyzacja liniowa 4,5%; L070 amortyzacja liniowa 7,0%; L100 amortyzacja liniowa 10%; L140 amortyzacja liniowa 14%; L180 amortyzacja liniowa 18%; L200 amortyzacja liniowa 20%; L250 amortyzacja liniowa 25%; L300 amortyzacja liniowa 30%; L500 amortyzacja liniowa 50%; N100 Amortyzacja 100% w okresie oddania do użytkowania; ZOUZ amortyzacja zależna od okresu użytkowania (w sądach nie stosowana). Klucze amortyzacyjne od L015 do L300 obowiązują dla grup składników od S10 do S80. Klucz amortyzacyjny L500 obowiązuje dla grupy W10.

11 Klucz amortyzacji N100 obowiązuje dla grup od P30 do P81, PN0, PN1, PB0, W20, W21 Użytkownik dobiera klucz amortyzacyjny dla składników majątku zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (załącznik nr 1). System podpowiada klucz amortyzacji dla składników z określonej grupy aktywów trwałych. Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany klucza amortyzacji. Okres użytkowania - w kolumnie tej podajemy okres użytkowania w latach składnika majątku. Należy pamiętać, że okres użytkowania w żaden sposób nie wpływa na wysokość stawki amortyzacyjnej. Pole to jest obowiązkowe dla wszystkich składników majątku. Proponowany wpis w tym polu to 99. Klikamy Enter dla potwierdzenia naszych wyborów a następnie na dyskietkę w celu zapisania kartoteki naszego środka trwałego. Zapisujemy kartotekę składnika majątku Okres użytkowania w latach Klucz amortyzacji 3) w naszym przypadku tworzymy 2 kartoteki składników majątku w tej samej grupie środków trwałych (2 drukarki), dlatego też po naciśnięciu dyskietki system zada nam

12 pytanie czy chcemy zmodyfikować niektóre dane czy też chcemy utworzyć kartoteki. Proponuję wybrać opcję opracowanie Po kliknięciu pola opracowanie mamy możliwość zmodyfikowania następujących danych: oznaczenie; numer inwentarzowy; MPK; KŚT; Miejsce przechowywania. Po zmodyfikowaniu danych dla drugiego składnika klikamy ikonę zielonego ptaszka i zapisujemy kartoteki poprzez wybór opcji tworzenie.

13 Zapisujemy kartoteki U dołu ekranu system wyświetla numery składników. Należy pamiętać, że numery te nie są numerami inwentarzowymi. Numery inwentarzowe odszukujemy poprzez operację AS03 dla określonego składnika majątku.

14 Numery nowo utworzonych składników majątku 4) w operacji AS03 wyświetlamy kartoteki składników majątku Kod tej operacji wpisujemy w okno transakcyjne lub wyszukujemy w menu SAP (Rachunkowość Rachunkowość finansowa Aktywa trwałe Składnik aktywów trwałych Wyświetlanie AS03) Podajemy numer składnika majątku (wyświetlany po zapisaniu kartoteki u dołu ekranu) lub wybieramy go z listy składników. Wybierając składnik majątku z listy dokonujemy tego wklikując się w ikonę dwóch karteczek obok wiersza Składnik aktywów trwałych. Przechodzimy na zakładkę, np.: oznaczenie i klasy. System pokaże nam wszystkie składniki majątku ale utworzone tylko przez nas. Jeżeli chcemy użyć składnika, który utworzył inny użytkownik musimy kliknąć ikonę palety.

15 Ikona palety wyszukiwanie wszystkich Wybieramy numer SAP składnika majątku, klikamy Enter. Wyświetlamy kartotekę składnika majątku.

16 Numer inwentarzowy nadany przez system SAP W zakładce ogólnie sprawdzamy numer inwentarzowy (w naszym przypadku nadany przez system). Numer inwentarzowy składa się z: 4 pierwsze znaki oznaczenie jednostki gospodarczej; 7 następnych znaków numer składnika w systemie SAP; 2 ostatnie znaki podnumer środka trwałego. 5) wydruk kodu kreskowego Wydruk kodu kreskowego następuje poprzez operację ZFIBARCODE. Kod tej transakcji wpisujemy w okno transakcyjne. W transakcji tej określamy jednostkę gospodarczą, w której znajduje się utworzony składnika majątku, podajemy lub wybieramy z listy numer składnika, określamy typ drukarki. Klikamy ikonę zegarka.

17 zegarek Numer jednostki gospodarczej Numer składnika majątku Typ drukarki

18 Tak w podglądzie wydruku wygląda kod kreskowy naszego składnika majątku. Kod kreskowy składnika majątku 6) zmiana danych w kartotece składnika majątku Zmiany niektórych danych dotyczących składnika majątku możemy dokonać w operacji AS02. Kod tej operacji wpisujemy w okno transakcyjne lub wyszukujemy w menu SAP (Rachunkowość Rachunkowość finansowa Aktywa trwałe Składnik aktywów trwałych Zmiana AS02). Podajemy lub wyszukujemy numer składnika majątku, w którym chcemy dokonać zmian oraz wskazujemy jednostkę gospodarczą, w której ten składnik się znajduje. Klikamy Enter lub ikonę z zielonym ptaszkiem. Wszystkie elementy na poszczególnych zakładkach niewyszarzone możemy poprawić. Należy jednak zastanowić się nad konsekwencjami takiej poprawy. Poprawiając, np.: numer inwentarzowy musimy bowiem wydrukować nowy kod kreskowy, bo system nie połączy składnika podczas inwentaryzacji ze starym kodem kreskowym. W przypadku danych zawartych na zakładce zależne od czasu modyfikujemy je poprzez ikonę kolejne przedziały.

19 Klikając na tę ikonę przechodzimy do wglądu Przegląd przedziałów czasowych. We wglądzie tym klikamy Dodanie przedziału. Następnie wskazujemy datę od której nastąpiła zmiana danych. Potwierdzamy ją klikając na ikonę zielonego ptaszka. Data zmiany danych Dodawanie przedziału Nowy przedział czasowy pokazał nam się u samej góry wszystkich przedziałów. W wierszach niewyszarzonych możemy dokonywać zmian, czyli możemy określić nowy MPK, nowy numer pokoju itd.

20 Zmienione dane zatwierdzamy dyskietką.