Pytania, odpowiedzi, zmiana treści SIWZ

Transkrypt

1 Łódź, dnia r. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi ul. Dubois 118, Łódź DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn: Sprzedaż energii elektrycznej dla Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi Pytania, odpowiedzi, zmiana treści SIWZ Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi przedmiotowym postępowaniu wpłynęły następujące pytania dotyczące treści SIWZ. informuje, że w Pytanie 1 1. Czy Zamawiający wyraża zgodę na dodanie do treści wzoru umowy następującego ustępu: Rozwiązanie Umowy na skutek wypowiedzenia dokonanego przez Zamawiającego następuje z ostatnim dniem pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym oświadczenie Zamawiającego o wypowiedzeniu Umowy dotarło do Wykonawcy, chyba że Zamawiający wskaże w oświadczeniu o wypowiedzeniu późniejszy termin rozwiązania Umowy. W takim przypadku Umowa ulegnie rozwiązaniu z ostatnim dniem miesiąca, w którym zgodnie z oświadczeniem Zamawiającego nastąpiłoby rozwiązanie Umowy. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy musi być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zamawiający zobowiązuje się wobec Wykonawcy do powstrzymania się, przez cały okres obowiązywania Umowy, od dokonania jej wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy w trybie niniejszego ustępu w okresie obowiązywania Umowy, Zamawiający jest zobowiązany do zapłaty Wykonawcy kwoty obliczonej według poniższej formuły (Odszkodowanie Płatne przy Rozwiązaniu): OPR = 35 % * CE OPR CE - Odszkodowanie Płatne przy Rozwiązaniu; - przychód jaki uzyskałby Wykonawca ze sprzedaży energii przewidzianej w planie sprzedaży energii zawartym w Załączniku nr 1A do umowy po cenach określonych w ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik do Umowy, w okresie od dnia rozwiązania Umowy do upływu okresu obowiązywania cen, tj. do r Odpowiedź 1 Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie powyższego zapisu. WOJEWÓDZKI FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKAI GOSPODARKI WODNEJ W ŁODZI ul. Dubois 118, Łódź tel , fax fundusz@wfosigw.lodz.pl NIP REGON

2 Pytanie 2 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną? Odpowiedź 2 Zamawiający dopuszcza podpisanie umowy drogą korespondencyjną. Pytanie 3 W załączniku do SIWZ - projekcie umowy w 10 ust. 1 wnioskujemy o dodanie zapisu (...) jednakże rozpoczęcie sprzedaży nastąpi po pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy" Odpowiedź 3 Zamawiający informuje, iż zapisy 10 ust. 1 umowy dotyczą dopuszczalnych zmian umowy. Zamawiający domniemuje, iż Wykonawcy chodziło o zapisy 6 umowy. Zmiany w zakresie zapisów 6 umowy znajdują się w odpowiedzi na pytanie 6. Pytanie 4 Czy Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie faktur szacunkowych korygowanych po otrzymaniu danych od OSD? Odpowiedź 4 Zamawiający nie wyraża zgody na wystawianie faktur szacunkowych korygowanych po otrzymaniu danych od OSD. Pytanie 5 Czy Zamawiający przekaże Wykonawcy do dnia podpisania umowy, niezbędne do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy, dane i dokumenty z jednostek objętych postępowaniem przetargowym w wersji elektronicznej (Word, Excel)?. Wykonawca będzie potrzebował: a) danych: - adres siedziby i adres korespondencyjny danej jednostki - numer NIP - numer REGON - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, kod pocztowy) - przeznaczenie punktu poboru - grupa taryfowa - kod PPE - roczny wolumen energii elektrycznej - numer licznika - numer aktualnie obowiązującej umowy - numer ewidencyjny w systemie bilingowym dotychczasowego Sprzedawcy b) dokumentów: - pełnomocnictwo - dokument nadania numeru NIP - dokument nadania numeru REGON - KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka - dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa - numer rachunku bankowego.

3 Odpowiedź 5 Zamawiający przekaże (wybranemu w niniejszym postępowaniu) Wykonawcy dane, o których mowa powyżej (Word, Exel), z zastrzeżeniem jednak, iż dane dotyczące rocznego wolumenu energii elektrycznej będą miały charakter wyłącznie szacunkowy (Zamawiający nie będzie zobowiązany do zakupu podanej ilości energii elektrycznej). Zamawiający informuje jednocześnie, że część informacji, o które występuje składający zapytanie zawartych jest w rozdz. III SIWZ. Część informacji zawartych jest także na stronie : Dane zostaną przekazane Wykonawcy w dniu zawarcia umowy. Pytanie 6 Czy Zamawiający zmieni zapisy 6 umowy dodając informację, że: Rozpoczęcie dostaw energii elektrycznej nastąpi nie wcześniej niż z dniem wejścia w życie umowy o świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, oraz po skutecznym rozwiązaniu dotychczasowych umów i pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy? Aktualny zapis 6 nie uwzględnia sytuacji, w której termin rozpoczęcia sprzedaży może ulec zmianie pomimo niezwłocznego przystąpienia Wykonawcy do procedury zmiany sprzedawcy, np. w przypadku negatywnej weryfikacji danych punktu poboru przez OSD. Odpowiedź 6 W związku z pytaniem 6 Zamawiający zmienia treść 6 umowy na: 1. Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży Zamawiającemu energii elektrycznej w okresie od r. do r., z zastrzeżeniem ust Sprzedaż energii nastąpi po pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy. 3. Wykonawca niezwłocznie po zawarciu umowy przeprowadzi procedurę zmiany sprzedawcy. Wykonawca dochowa należytej staranności w tym zakresie, w szczególności uwzględni wszelkie terminy i procedury związane ze zmianą sprzedawcy tak, aby sprzedaż energii rozpoczęła się w terminie określonym w ust.1 Dodatkowo do 9 umowy wprowadza się nowy ustęp o numerze 8 o następującym brzmieniu : W przypadku gdy rozpoczęcie sprzedaży energii elektrycznej w terminie określonym w 6 ust. 1 będzie niemożliwe z winy wybranego Wykonawcy (Wykonawca nie dochowa należytej staranności w zakresie procedury zmiany sprzedawcy) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu odszkodowanie z tytułu zakupu energii w ramach sprzedaży rezerwowej w oparciu o umowę o świadczenie usług dystrybucji z właściwym OSD w wysokości stanowiącej iloczyn: ilości faktycznie zużytej energii (w takiej sytuacji) i różnicy pomiędzy ceną energii zakupionej w ramach sprzedaży rezerwowej a ceną energii elektrycznej wskazaną w ofercie wybranego Wykonawcy. Pytanie 7 Czy Zamawiający zmieni zapisy SIWZ i umowy 7 ust. 13 na następujący: Należności wynikające z faktur płatne będą w formie przelewu bankowego na wskazany w fakturach rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie do 30 dni licząc od daty prawidłowego wystawienia faktury? Termin płatności określony od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego będzie oznaczał konieczność wysyłania faktur za zwrotnym potwierdzeniem odbioru w celu dokładnego ustalenia terminu płatności i określenia czy zasadnym jest naliczanie karnych odsetek za jego niedotrzymanie. Zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w przypadku dostaw energii elektrycznej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie.

4 Odpowiedź 7 Zamawiający podtrzymuje zapisy 7 ust. 13 umowy. Dodatkowo do 7 ust. 13 umowy dodaje się zapis o następującym brzmieniu: Zamawiający dopuszcza możliwość zapłaty faktury w terminie 30 dni od dnia jej wystawienia pod warunkiem otrzymania faktury nie później niż na 21 dni przed terminem zapłaty. W przypadku opóźnienia termin zapłaty ulega przesunięciu proporcjonalnie o ilość dni opóźnienia. Pytanie 8 Czy Zamawiający zmieni zapisy umowy 7 ust. 14 na następujący: Za dzień zapłaty uznaje się datę uznania rachunku Wykonawcy Zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami w obrocie gospodarczym za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym środki pieniężne wpłyną na rachunek bankowy podmiotu, któremu należna jest zapłata. Kwestia ta uregulowana jest także w art. 19 ust.13 pkt.1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.). Odpowiedź 8 Zamawiający podtrzymuje zapisy 7 ust. 14 umowy. Przytoczony art. 19 ust.13 pkt.1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) został uchylony przepisami art. 1 pkt. 16 ustawy z dnia 7 grudnia 2012r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 35) Pytanie 9 Czy Zamawiający doda w umowie zapis analogiczny do 9 ust 2 na korzyść Wykonawców? Szanując zasady równości stron, praw i obowiązków jak również ekwiwalentności świadczeń wnosimy aby Zamawiający, który chroni swoje interesy, dokonał zabezpieczenia interesów także po stronie Wykonawców, poprzez wprowadzenie analogicznych zapisów do 9 ust 2 na korzyść Wykonawców. Odpowiedź 9 Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy 9 ust. 2 umowy. Pytanie 10 Czy Zamawiający usunie zapis 9 ust 3 pkt 1 z umowy? Pragniemy zwrócić uwagę, że ewentualne opóźnienie w rozpatrzeniu reklamacji w ocenie Wykonawcy nie może zostać uznane za wystarczający powód do rozwiązania umowy. Należy podnieść, że nie bez powodu ustawa Prawo zamówień publicznych określa wąski i precyzyjny zakres sytuacji w których może dojść do rozwiązania umowy o zamówienie publiczne. Prawo to zarezerwowane jest jedynie dla sytuacji kluczowych i wyjątkowych które w sposób bezpośredni uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań wynikających z umowy. W związku z tym mając na uwadze realizowanie norm wynikających z w/w ustawy a także cel w jakim się ją stosuje wnosimy o usunięcie 9 ust 3 pkt 1 z umowy. Odpowiedź 10 W związku z pytaniem 10 Zamawiający wykreśla zapisy 9 ust. 3 pkt 1 umowy. Pytanie 11 Prosimy o informację czy aktualnie obowiązująca umowa wymaga wypowiedzenia? Jeżeli tak to jaki jest okres wypowiedzenia i w czyjej gestii będzie leżał ten obowiązek? Odpowiedź 11 Do dnia r. energia elektryczna sprzedawana będzie Zamawiającemu przez PGE Obrót SA,

5 Rzeszów, ul. 8 go Marca 6 w ramach umowy kompleksowej (sprzedaż + dystrybucja). Wymieniony powyżej termin zakończenia umowy został określony w umowie, umowa nie wymaga wypowiedzenia. Pytanie 12 Zwracamy się z prośbą o określenie w 9 projektu umowy, iż w razie naliczenia kar umownych, Zamawiający każdorazowo wystawi Wykonawcy notę obciążeniową. Pragniemy poinformować, że kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, a w związku z tym, w celu ich udokumentowania nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich dokumentowania jest nota obciążeniowa. Ponadto informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca niema możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu. Ponadto Wykonawca powinien otrzymać informację z jakiego tytułu zobowiązany jest do zapłacenia kar umownych, tak aby mógł się do tego ustosunkować. Dlatego zwracamy się z prośbą o dodanie przedmiotowego zapisu w 9: W przypadku naliczenia kar umownych Odbiorca wystawi notę obciążeniową. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty w terminie określonym w nocie obciążeniowej. Odpowiedź 12 W związku z pytaniem 12 Zamawiający do 9 umowy wprowadza nowy ustęp o numerze 9 o następującym brzmieniu : W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający wystawi Wykonawcy stosowną notę obciążeniową. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kwoty kary wskazanej w nocie obciążeniowej w terminie w niej określonym Pytanie 13 Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający miał na myśli w rozdziale XV pkt 10 SIWZ? Odpowiedź 13 Zamawiający poinformował, iż nie jest płatnikiem podatku VAT, co Wykonawca winien uwzględnić w pkt. 10 formularza oferty. Pytanie 14 Załącznik nr 5 do SIWZ 6 ust. 1 Sprzedaż energii elektrycznej do obiektów Zamawiającego może rozpocząć się po pozytywnie przeprowadzonym procesie zmiany sprzedawcy. Zmiana sprzedawcy dokonywana jest dla wszystkich punktów poboru każdorazowo po podpisaniu umowy sprzedaży energii elektrycznej. Proponujemy dodanie zapisu, że rozpoczęcie sprzedaży energii elektrycznej nastąpi nie wcześniej niż po spełnieniu wszystkich warunków przyłączenia do sieci OSD i pozytywnie przeprowadzonego procesu zmiany sprzedawcy przez OSD. Odpowiedź 14 Zgodnie z odpowiedzią nr 6. Pytanie 15 Załącznik nr 5 do SIWZ 6 ust. 3 i 10 Wykonawca informuje, że może wystawiać faktury tylko w oparciu o okresy rozliczeniowe i o dane pomiarowe przekazywane przez OSD. Prosimy o modyfikację zapisu do treści:

6 Należność Wykonawcy za zużytą energię elektryczną w okresach rozliczeniowych przekazanych Wykonawcy przez OSD, obliczana będzie indywidualnie dla każdego punktu poboru jako iloczyn ilości sprzedanej energii elektrycznej ustalonej na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazanych Wykonawcy przez OSD i ceny jednostkowej energii elektrycznej. oraz o wykreślenie zapisu z ust. 10. Odpowiedź 15 W pytaniu Wykonawca wskazał na zapisy 6 ust. 3 i 10 umowy. Ustępy te nie występują w przedmiotowym paragrafie. Zamawiający domniemuje, iż Wykonawcy chodziło o zapisy 7 ust. 3 i 10 umowy. W związku z powyższym Zamawiający w poniższej odpowiedzi odnosi się do zapisów 7 umowy. W związku z pytaniem 15 Zamawiający zmienia treść 7 ust. 3 umowy na następujący : Należność Wykonawcy za zużytą energię elektryczną w okresach rozliczeniowych przekazanych Wykonawcy przez OSD, obliczana będzie indywidualnie dla każdego punktu poboru jako iloczyn ilości sprzedanej energii elektrycznej ustalonej na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych przekazanych Wykonawcy przez OSD i ceny jednostkowej energii elektrycznej. Ponadto wykreśla się zapisy 7 umowy ust. 10 umowy. Pytanie 16 Załącznik nr 5 do SIWZ, 7 ust. 13 i 14 Wykonawca nie ma wiedzy, kiedy faktury zostaną dostarczone do Zamawiającego. Dodatkowo zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami w obrocie gospodarczym za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym środki pieniężne wpłyną na rachunek bankowy podmiotu, któremu należna jest zapłata. Sprawę tę reguluje art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów usług (Dz. U z dnia Nr 177. Poz z późn. zm.). W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą o modyfikację przedmiotowych zapisów do treści: ust. 13 Należności wynikające z faktur będą płatne formie przelewu bankowego na wskazany w fakturach rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 30 dni licząc od daty wystawienia przez Wykonawcę faktury. ust. 14 Za dzień zapłaty uznaje się datę uznania rachunku Wykonawcy. Odpowiedź 16 Zgodnie z odpowiedzią nr 7 i 8. Pytanie 17 Załącznik nr 5 do SIWZ, 10 ust. 4 lit. a) Wykonawca składając ofertę, dokonuje jej wyceny uwzględniając m.in. wskazany w SIWZ wolumen jak i okres sprzedaży tj r r. Z uwagi na powyższe wnosimy o wykreślenie zapisu umożliwiającego przedłużenie umowy o kolejne 2 miesiące. Odpowiedź 17 W związku z pytaniem 17 Zamawiający wykreśla zapisy 10 ust. 2 pkt 4 lit.a umowy. Pytanie 18 SIWZ Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy.

7 Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy następujących danych dla każdego punktu poboru: - nazwa i adres jednostki; - opis punktu poboru; - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina); - grupa taryfowa (obecna i nowa); - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - Operator Systemu Dystrybucyjnego; - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; - numer ewidencyjny PPE; Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne. Odpowiedź 18 Zamawiający przekaże (wybranemu w niniejszym postępowaniu) Wykonawcy dane, o którym mowa powyżej. Patrz dodatkowo odpowiedź nr 5. W ocenie Zamawiającego nie ma konieczności aby dane te stanowiły załącznik do umowy. Pytanie 19 SIWZ Czy Zamawiający ma zawarte umowy/aneksy w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminie przewidzianym w wykazie? Jeśli tak jakie są terminy wypowiedzeń tych umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych? Odpowiedź 19 Zamawiający nie ma lojalnościowych. zawartych umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów Pytanie 20 Pełnomocnictwo Z uwagi na konieczność przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy, który jest niezbędny aby móc rozpocząć sprzedaż energii elektrycznej, prosimy o informację, czy Zamawiający udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa do zgłoszenia umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD, na wzorze przedstawionym przez Wykonawcę, zawierającym zapisy uwzględniające aktualne zapisy IRiESD OSD oraz czy Zamawiający udzieli wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów z tym związanych? Odpowiedź 20 Zamawiający udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa do zgłoszenia umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD, na wzorze przedstawionym przez Wykonawcę. Patrz dodatkowo odpowiedź nr 5 i 18 Niniejsze pismo stanowi integralną część SIWZ.