Wyjaśnienia treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

1 Radomsko, dnia 26 października 2016r. Zamawiający: Miasto Radomsko ul. Tysiąclecia RADOMSKO Adresat: Wszyscy nabywcy Specyfikacji Nr sprawy Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn. Zakup energii elektrycznej. Wyjaśnienia treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia W odpowiedzi na otrzymane zapytanie nr 2 od Wykonawcy działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych ( t.j. Dz.U. z 2015 r., poz ze zm.), Zamawiający przedstawia następujące wyjaśnienia: Treść zapytań Wykonawcy : Pytanie 1 Dodatki do SIWZ Prosimy o opublikowanie wszystkich Dodatków do SIWZ w wersji edytowalnej. Zamawiający nie udostępnia w wersji edytowalnej dodatków do SIWZ. Pytanie 2 Dodatek nr 5 do SIWZ (Zestawienie PPE) W celu prawidłowego skalkulowania wartości zamówienia Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie informacji na temat szacowanej ilości energii, a w przypadku grup dwustrefowych w rozbiciu na poszczególne strefy czasowe dla każdego punktu poboru energii. W dodatku nr 5 do SIWZ podano prognozowane zużycie energii w poszczególnych grupach taryfowych w rozbiciu na taryfę nocną i dzienną łącznie dla wszystkich punktów poboru co pozwala na precyzyjne wyliczenie ceny. Pytanie 3 Dodatek nr 4 i 5 do SIWZ (Zestawienie PPE) Informujemy, że Wykonawca w procesie fakturowania opiera się na danych pomiaroworozliczeniowych przekazywanych przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego, jednak w swoim 1

2 bilingu parametryzuje długość trwania okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym prosimy o wskazanie okresu rozliczeniowego w odniesieniu do każdego PPE występującego w postępowaniu czy wynosi on 10 dni, 1 miesiąc, 2 miesiące czy 6 miesięcy. Dla poszczególnych PPE wyspecyfikowanych w dodatku nr 4 do SIWZ okres rozliczeniowy jest w okresach: jednomiesięcznych - 29 punktów i dwumiesięcznych - 25 punktów. Punkty poboru energii wyspecyfikowane w dodatku nr 5 do SIWZ rozliczane są w okresach dwumiesięcznych. Pytanie 4 SIWZ, Dodatek nr 4 i 5 do SIWZ (Zestawienie PPE) Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy. Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy: a) danych dla każdego punktu poboru: - nazwa i adres firmy; - opis punktu poboru; - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina); - grupa taryfowa ; - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - Operator Systemu Dystrybucyjnego; - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; - numer ewidencyjny PPE; - czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy; b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem: - pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy; - dokument nadania numeru NIP; - dokument nadania numeru REGON; - KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka; - dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa. Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne. Zamawiający udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa w niezbędnym zakresie celem przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy oraz przekaże wyłącznie niezbędne informacje z tym związane. Zamawiający nie przekaże danych w wersji elektronicznej Excel. Pytanie 5 SIWZ, Dodatek nr 4 i 5 do SIWZ (Zestawienie PPE) 2

3 Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie następujących informacji: a) Czy Zamawiający posiada aktualnie umowy kompleksowe czy rozdzielone na umowę sprzedaży energii elektrycznej i umowę na świadczenie usług dystrybucji oraz czy procedura zmiany sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy? b) Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony czy nieokreślony? c) Kto jest dotychczasowym sprzedawcą energii elektrycznej? Jaki jest okres wypowiedzenia obowiązujących umów kompleksowych/ umów sprzedaży energii elektrycznej, oraz czy Zamawiający samodzielnie wypowie obowiązujące umowy w terminach pozwalających na skuteczne przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy czy też upoważni do tej czynności Wykonawcę? d) Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe oraz w przypadku punktów poboru, dla których umowa dystrybucyjna została zawarta na czas określony, w termie umożliwiającym skuteczne przeprowadzenie procedury zmiany sprzedawcy? e) Czy Zamawiający ma zawarte umowy/ aneksy w ramach akcji promocyjnych lojalnościowych, które uniemożliwiają zawarcie nowej umowy sprzedażowej w terminach przewidzianych w SIWZ? Jeśli tak - jakie są terminy wypowiedzeń umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych? Dla obiektów objętych postępowaniem przetargowym będzie to kolejna zmiana sprzedawcy z wyjątkiem jednego punktu. Umowa na zakup energii dla tych obiektów obowiązuje do dnia r. Zmiana sprzedawcy przeprowadzana będzie po raz pierwszy tylko dla 1 punktu poboru energii elektrycznej. Umowa kompleksowa dla tego punktu została zawarta na czas określony do dnia r. Zamawiający podpisze umowę na dystrybucję energii elektrycznej dla tego punktu z terminem obowiązywania od r. Dotyczy punktu poboru energii opisanego w dodatku nr 4 do SIWZ, pozycja nr 11. Umowy dystrybucyjne dla pozostałych punktów poboru energii zawarte są na czas nieokreślony. Obecnym sprzedawcą energii jest: TAURON Sprzedaż sp. z o.o. ul. Łagiewnicka 60, Kraków oraz dla punktu opisanego w dodatku nr 4 do SIWZ, pozycja nr 11: PGE Obrót S.A. ul. 8-go Marca 6, Rzeszów. Zamawiający nie ma zawartych umów/aneksów w ramach akcji promocyjnych/programów lojalnościowych Pytanie 6 SIWZ, Dodatek nr 4 i 5 do SIWZ (Zestawienie PPE) 3

4 Czy Zamawiający dysponuje tytułem prawnym (akt notarialny, umowa najmu, umowa dzierżawy, itp.) który upoważnia go do swobodnego dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie zamówienia? Informujemy, że brak takiego tytułu może skutecznie uniemożliwić dalsze czynności związane ze zgłoszeniem umowy sprzedaży energii elektrycznej do lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego zgodnie z jego procedurami. Zamawiający posiada prawo do dysponowania obiektami opisanymi w przedmiocie zamówienia. Pytanie 7 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 5 ust.5 Czy Zamawiający dopuści możliwość wystawienia jednej faktury VAT dla poszczególnych odbiorców (w ramach jednego NIP) obejmującej więcej niż 1 PPE z dołączonym załącznikiem ze zużyciem dla każdego punktu poboru osobno? Pytanie 8 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 5 ust. 5 i 6 Wykonawca zwraca się z prośbą o wyjaśnienie czy Zamawiający oczekuje prowadzenia rozliczeń za zakupioną energię elektryczną w ramach jednego numeru NIP Zamawiającego na podstawie faktur VAT ze wskazanym oddzielnym subkontem do wpłat należności przyporządkowanym odrębnie dla każdej z wyszczególnionych jednostek organizacyjnych/grup fakturowych? Czy też Zamawiający oczekuje prowadzenia rozliczeń za zakupioną energię elektryczną w ramach jednego numeru NIP Zamawiającego na podstawie faktur VAT ze wskazanym jednym subkontem do wpłat należności przyporządkowanym do wszystkich wyszczególnionych jednostek organizacyjnych? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 7 i 8 : Dopuszczamy wystawianie faktur zbiorczych : - odrębnie dla każdej z 24 placówek oświatowych i instytucji miejskich wyspecyfikowanych w dodatku nr 4 do SIWZ w pozycji - płatnik od nr 1 do odrębnie dla punktów poboru rozliczanych przez Miasto Radomsko wyspecyfikowanych w dodatku nr 4 do SIWZ w pozycji - płatnik od nr 1 do 11 oraz odrębnie dla punktów poboru energii wyspecyfikowanych w dodatku nr 5 do SIWZ. Pytanie 9 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 5 ust. 8 Z uwagi na fakt, że faktury VAT są wysyłane listem zwykłym, Wykonawca nie jest w stanie określić w jakim terminie Zamawiający otrzyma fakturę, co może powodować komplikacje przy ustalaniu prawidłowego terminu płatności. Ponadto, w świetle przepisów podatkowych określenie terminu płatności na liczbę dni liczoną od dnia otrzymania faktury nie pozwala ustalić prawidłowej daty powstania obowiązku podatkowego, a to w konsekwencji naraża wykonawcę na sankcje skarbowe z tytułu nieterminowego odprowadzenia podatku VAT. Art. 19a ust. 5 pkt. 4 ppkt. a) ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) stanowi, iż w przypadku dostaw energii elektrycznej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. W związku z powyższym zwracamy się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się 4

5 na zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu w następujący sposób: ( ) Należności wynikające z faktur VAT będą płatne w terminie 21 dni od daty wystawienia Pytanie 10 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 5 ust. 8 Zamawiający określił dzień zapłaty faktur VAT jako datę obciążenia rachunku Zamawiającego. Informujemy, że zgodnie z art Kodeksu Cywilnego, dotyczącego miejsca spełnienia świadczenia pieniężnego, a także zgodnie z zasadami obowiązującymi w obrocie gospodarczym za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym środki pieniężne wpłyną na rachunek bankowy podmiotu, któremu należna jest zapłata. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę zapisu na następujący: ( ) Za dzień zapłaty uznaje się datę uznania rachunku bankowego Wykonawcy. Pytanie 11 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 5 ust. 10 Zamawiający określił, iż złożona reklamacja powoduje wstrzymanie płatności faktury przez Zamawiającego. Informujemy, że zgodnie art. 488 Kodeksu Cywilnego, dotyczącego obowiązku spełnienia świadczeń wzajemnych oraz zgodnie z zasadami obowiązującymi w obrocie profesjonalnym, złożenie reklamacji nie zwalnia odbiorcy od obowiązku terminowej zapłaty należności. W związku z powyższym, zwracamy się z prośbą o odpowiednią modyfikację przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Złożenie reklamacji nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku terminowej zapłaty należności. Pytanie 12 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 6 ust. 2 i 15 ust. 1 Z uwagi na brak informacji o mogącej wystąpić, w trakcie realizacji umowy, ustawowej zmianie podatku akcyzowego Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie przedmiotowych zapisów do treści: 6 ust. 2 Ceny energii elektrycznej pozostaną niezmienne w okresie obowiązywania umowy za wyjątkiem zmiany przepisów skutkujących zmianą kwoty podatku VAT, podatku akcyzowego. Ceny energii elektrycznej zostają powiększone o kwotę wynikającą z obowiązków nałożonych właściwymi przepisami, od dnia ich wejścia w życie, bez konieczności sporządzenia 5

6 aneksu do umowy." 15 ust. 1 zmiany ustawowej stawki VAT i podatku akcyzowego zgodnie z 6 ust. 2 umowy. Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowane zmiany. Pytanie 13 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 7 ust. 1 Informujemy, że zgodnie z zapisami Instrukcji Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej (IRiESD) poszczególnych OSD, zatwierdzonych przez Prezesa URE, do rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej konieczne jest zgłoszenie umowy do OSD, przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy oraz przyjęcie umowy do realizacji przez OSD. treści: W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie zapisu do Umowa wchodzi w życie w zakresie każdego punktu poboru z dniem r. lecz nie wcześniej niż po zawarciu umów dystrybucyjnych, pozytywnie przeprowadzonej procedurze zmiany sprzedawcy i przyjęciu umowy do realizacji przez OSD. Pytanie 14 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 7 ust. 1 Informujemy, że zgodnie z art. 6b ust. 2 i 3 ustawy Prawo energetyczne obowiązek pisemnego powiadomienia odbiorcy o zamiarze wstrzymania dostaw oraz wyznaczenie dodatkowego 14-dniowego terminu na zapłatę należności dotyczy jedynie odbiorców w gospodarstwach domowych. Przepisy ustawy nie nakładają natomiast takiego obowiązku w przypadku pozostałej grupy odbiorców. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o dostosowanie przedmiotowego zapisu do treści zgodnej z ustawą Prawo energetyczne, poprzez usunięcie słów ( )pomimo uprzedniego powiadomienia na piśmie o zamiarze wypowiedzenia umowy i wyznaczenia dodatkowego, dwutygodniowego terminu do zapłaty zaległych i obecnych wymagalnych należności. Pytanie 15 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 9 ust. 3 Zwracamy się z prośbą o określenie, iż w razie naliczenia kar umownych, Odbiorca każdorazowo wystawi Sprzedawcy notę obciążeniową. 6

7 Informujemy, że kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, a w związku z tym, w celu ich udokumentowania nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich udokumentowania jest nota obciążeniowa. Ponadto informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca nie ma możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu. W przypadku naliczania kar wystawione zostaną noty obciążeniowe. Pytanie 16 Dodatek nr 8 do SIWZ (Umowa) 15ust. 2 Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Zamawiający może zwiększyć ilość punktów poboru energii elektrycznej (PPE) lub zmienić taryfę danego punktu, jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w ofercie. Punkty z innych grup taryfowych nieujętych w ofercie będą oznaczały zmianę przedmiotu zamówienia. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie następującego zapisu: Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy. Zamawiający nie widzi potrzeby wprowadzenia do umowy wyżej zaproponowanego zapisu. Pytanie 17 SIWZ Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę? W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD? Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa według wzoru powszechnie stosowanego przez Wykonawcę. 7

8 Pytanie 18 SIWZ, Dodatek nr 4 i 5 do SIWZ (Zestawienie PPE) W przypadku punktów poboru energii, dla których zmiana sprzedawcy będzie przeprowadzana po raz pierwszy oraz w przypadku punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna jest zawarta na czas określony i braku zgody na udzielenie pełnomocnictwa na wzorze zaproponowanym przez Wykonawcę prosimy o informację czy Zamawiający upoważni Wykonawcę do zawarcia umowy dystrybucyjnej z OSD na podstawie oświadczenia woli zawartego w udzielonym przez siebie pełnomocnictwie, na warunkach zgodnych z aktualnie obowiązującymi? Pytanie 19 SIWZ, Dodatek nr 4 i 5 do SIWZ (Zestawienie PPE) Informujemy, że dla punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna nie została zawarta na czas nieokreślony oraz braku zgody na wzór pełnomocnictwa zaproponowany przez Wykonawcę, w przypadku braku zgody na zawarcie w udzielonym pełnomocnictwie oświadczenia woli uprawniającego Wykonawcę do zawarcia umowy z OSD lub braku możliwości zawarcia umowy dystrybucyjnej na podstawie oświadczenia woli, Zamawiający powinien wziąć pod uwagę, że Wykonawca będzie mógł zainicjować proces PZS tylko wtedy, gdy do OSD zostanie dostarczona podpisana przez klienta umowa dystrybucyjna. Zgodnie z IRiESD OSD na przygotowanie i przesłanie do klienta umowy dystrybucyjnej ma czas do 21 dni kalendarzowych. Po przesłaniu takiej umowy przez OSD klient powinien ją podpisać i odesłać zwrotnie do OSD. Informujemy, że w przypadku braku zwrotu do OSD umowy dystrybucyjnej i zgłoszenia przez Wykonawcę procesu zmiany sprzedawcy, taki proces zostanie zweryfikowany negatywnie. W związku z powyższym zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przewidział czas niezbędny na zawarcie umowy dystrybucyjnej dla punktów poboru energii, dla których umowa dystrybucyjna nie jest zawarta na czas nieokreślony? Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę z OSD w terminie umożliwiającym skuteczną realizację procedury zmiany sprzedawcy? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 18 i 19: Zamawiający złoży wniosek do PGE Dystrybucja S.A. (w dniu zawarcia umowy sprzedaży) o zawarcie umowy dystrybucyjnej na czas nieokreślony od dnia r., dla jednego punktu opisanego w dodatku nr 4 do SIWZ, pozycja nr 11. Dla pozostałych punktów poboru obowiązują umowy dystrybucyjne zawarte na czas nieokreślony. W imieniu Zamawiającego Z up. Prezydenta Miasta /-/ Jacek Belka Z-ca Prezydenta Miasta 8