Zarządzenie nr 10/2014 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 13 lutego 2014 roku

Transkrypt

1 Uniwersytet Medyczny Im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu DOP-22/14 Zarządzenie nr 10/2014 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 13 lutego 2014 roku w sprawie zmiany regulaminów wprowadzonych zarządzeniem Nr 8/13 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu dnia 20 lutego 2013 roku w sprawie ustalenia: Regulaminu Audytu Wewnętrznego oraz Księgi Procedur i Zasad Audytu Wewnętrznego, zmienionych zarządzeniem Nr 45/13 z dnia 28 sierpnia 2013 roku Na podstawie art. 44 ust. 2 pkt 3) Statutu Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu, w związku z art. 274 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.), zarządza się co następuje: 1 1. W załączniku nr 1 Regulamin audytu wewnętrznego do zarządzenia nr 8/13 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 20 lutego 2013 roku w sprawie ustalenia: Regulaminu Audytu Wewnętrznego oraz Księgi Procedur i Zasad Audytu Wewnętrznego wprowadza się następujące zmiany: 1) Rozdział V pkt otrzymuje brzmienie: Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu, audytor wewnętrzny stwierdzi, iż przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań jest nie możliwe do przeprowadzenia lub niecelowe, uzgadnia pisemnie z Rektorem lub Kanclerzem zakres realizacji planu audytu. 2) Rozdział VI pkt 21 otrzymuje brzmienie: Zadanie zapewniające kończy się sprawozdaniem zawierającym ustalenia i wnioski poczynione w trakcie zadania. Sprawozdanie otrzymuje kierownik jednostki audytowanej, następnie Rektor lub Kanclerz. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 6 do regulaminu.. 3) Rozdział VI po pkt 22 dodaje się 22a w brzmieniu: Po zatwierdzeniu sprawozdania przez Rektora lub Kanclerza audytor przygotowuje zalecenia (rekomendacje), które przekazuje jednostkom audytowanym oraz do wiadomości odpowiednim organom wg podporządkowania służbowego i bezpośredniego danej jednostki audytowanej

2 4) Rozdział VI pkt 23, 24 i 25 otrzymują kolejno następujące brzmienie: 23. Kierownik jednostki audytowanej przy ścisłej współpracy z władzami Uczelni, podejmując na podstawie sprawozdania oraz zaleceń (rekomendacji) działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazuje termin ich realizacji oraz informuje o tym Audytora Wewnętrznego. 24. W terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania zaleceń (rekomendacji) kierownik jednostki audytowanej zobowiązany jest przedstawić pisemną informację Audytorowi Wewnętrznemu na temat podjętych działań w celu ich realizacji. 25. Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania zaleceń (rekomendacji) nie zostaną podjęte działania mające na celu realizację zaleceń (rekomendacji), kierownik jednostki audytowanej ma obowiązek powiadomienia o tym Rektora i Audytora Wewnętrznego, podając przyczyny niepodjęcia działań W załączniku nr 2 Księga procedur i zasad audytu wewnętrznego, do zarządzenia nr 8/13 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 20 lutego 2013 roku w sprawie ustalenia: Regulaminu Audytu Wewnętrznego oraz Księgi Procedur i Zasad Audytu Wewnętrznego wprowadza się następujące zmiany: 1) Zmiany w Rozdziale III pkt 2 ppkt. 2.6 zostały opisane w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Zmianie ulega również Załącznik nr 1, do Księgi Procedur i Zasad Audytu Wewnętrznego, który otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się Głównemu Specjaliście ds. Audytu Wewnętrznego. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rektor Prof. dr hab. Jacek Wysocki

3 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora Nr 10/2014 z dnia r W Uczelni analiza ryzyka prowadzona będzie przy pomocy metody matematycznej i mieszanej z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych. Kryteria i wagi mogą ulegać zmianie w kolejnych latach. a) Metoda matematyczna. Jest to metoda przeprowadzana w oparciu o wzory matematyczne z zastosowaniem arkuszy kalkulacyjnych. Działania te przeprowadzane są po uzyskaniu opinii od kierownictwa Uczelni, jak również w oparciu o opinię kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni. Dostarczają one lepiej udokumentowanych argumentów jednak wymagają stałego uaktualniania. Metoda ta jest subiektywna w doborze faktów, ustaleniu znaczenia tych faktów, ustaleniu wag czynników ryzyka oraz interpretowaniu wyliczonych ryzyk, jednak uwzględnia preferencje kierownictwa. Metoda ta umożliwia pomiar trendów i pozwala modelować przyszłe zmiany biorąc pod uwagę potrzeby Uczelni. Przykład 1 1 Przytoczono za Krzysztof Czerwiński, Audyt Wewnętrzny, Wydanie I, Warszawa 2004 r. s

4 1. Punktem wyjścia jest identyfikacja wszystkich możliwych systemów, czyli wykonanie oceny potrzeb audytu. Wszystkie systemy wyliczone są w kolumnie 1 ("Opis systemu"). 2. Następnie należy określić wszystkie możliwe zadania zapewniające dla danego systemu (kolumna 2 Nazwa zadania zapewniającego ). 3. Po zasięgnięciu opinii kierowników jednostek organizacyjnych określany jest priorytet - kolumna 4 "Priorytet kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni". Dla każdego z zadań zapewniających przyznawane są wagi, które zostaną użyte w modelu. W zależności od znaczenia, jakie audytor wewnętrzny przywiązuje do opinii kierowników przyznane wagi mogą się zmieniać. W prezentowanym modelu przyznane dla ww. priorytetu wagi wynoszą: wysoki - 0,30 (tj. 30%), średni - 0,15 (tj. 15%), niski - 0,0 (tj. 0%). 4. Po zasięgnięciu opinii kierownictwa wyższego szczebla, określany jest priorytet - kolumna 5 "Priorytet kierownictwa". Dla każdego z zadań zapewniających przyznawane są wagi, które zostaną użyte w modelu. W prezentowanym modelu przyznane dla priorytetu kierownictwa wagi wynoszą: wysoki - 0,30 (tj. 30%), średni - 0,15 (tj. 15%), niski - 0,0 (tj. 0%). 5. W kolumnie 6 uwzględniany czas jaki upłynął od ostatniego audytu (kolumna 6 Poprzedni audyt ). W prezentowanym modelu przyznane wagi wynoszą: nigdy - 0,3 (tj. 30%), >4 lata-0,2 (tj. 20%), 3-2 lata-0,1 (tj. 10%), 1 rok - 0 (tj. 0%). 6. Określenie wag dla kryteriów ryzyka w modelu. Pomocna jest tabela z kryteriami ryzyka. Suma poszczególnych wag musi wynosić 1. Wagi dla poszczególnych kryteriów ustalane są przez audytora na podstawie profesjonalnego osądu. Wagi poszczególnych kryteriów ryzyka mają wpływ na wynik obliczeń wskazany w kolumnie 12 ( Ocena ryzyka po uwzględnieniu kryteriów ).

5 7. Przyznanie punktów dla przyjętych w tym modelu kategorii ryzyka. Punkty dla poszczególnych kryteriów przyznawane są przez audytora na podstawie jego profesjonalnego osądu. Punkty (1, 2, 3, lub 4) przyznane dla poszczególnych kategorii po uwzględnieniu wag (pkt. 6) są wykorzystane do obliczenia rezultatu w kolumnie 12 ( Ocena ryzyka po uwzględnieniu kryteriów ). 8. Kolumna Ocena ryzyka po uwzględnieniu kryteriów. Algorytm obliczeń jest następujący: [(waga materialność x liczba punktów) + (waga wrażliwość x liczba punktów) + (waga kontrola wewnętrzna x liczba punktów) + (waga stabilność x liczba punktów) + (waga złożoność x liczba punktów)] / 4. (4 to wartość maksymalna jaką można przyznać dla danego kryterium). Obliczenia dla zadania zapewniającego nr B: [(0,25 x 3) + (0,15 x 3) + (0,25 x 2) + (0,15 x 4) + (0,20 x 2)] / 4 = 0,675 = 67,5% 9. Ocena ryzyka według daty ostatniego audytu. Obliczenia uwzględniają wynik w kolumnie 12 oraz datę przeprowadzenia ostatniego audytu (wynik w kolumnie 13). Algorytm obliczeń jest następujący: wynik kolumna 12 + wartość wagi z pkt. 5 przyznana dla danego okresu w kolumnie 6). Obliczenia dla zadania zapewniającego nr B: 67,5% % + 20% (2000 r. 0,2 tj. 20%) = 87,5 % 10. Ocena ryzyka według priorytetu kierownictwa. Obliczenia uwzględniają wynik w kolumnie 13 oraz dodatkowo priorytet kierownictwa. Algorytm obliczeń jest następujący: Wynik z kolumny 14 ( Ocena ryzyka po uwzględnieniu priorytetu kierownictwa ) = Wynik z kolumny 13 + wartość liczbowa odpowiadająca priorytetowi kierownictwa kolumna 5. Obliczenia dla zadania zapewniającego nr B: 87,5 % + 30% (wysoki 0,3 tj. 30%) = 117,5 % 11. Ocena ryzyka według priorytetu kierowników jednostek organizacyjnych. Obliczenia uwzględniają wynik w kolumnie 14 oraz dodatkowo priorytet kierowników jednostek organizacyjnych. Algorytm obliczeń jest następujący:

6 Wynik z kolumny 15 ( Ocena ryzyka po uwzględnieniu priorytetu kierownictwa ) = Wynik z kolumny 14 + wartość liczbowa odpowiadająca priorytetowi kierowników jednostek organizacyjnych kolumna 4. Obliczenia dla zadania zapewniającego nr B: 87,5 % + 15% (duży 0,15 tj. 15%) = 102,5 % 12. Sprowadzenie uzyskanych wyników procentowych do wspólnego mianownika. Wynik zapisany jest w kolumnie 16 ( Końcowa ocena ryzyka ). Algorytm obliczeń jest następujący: Obliczenia dla zadania zapewniającego nr B: 102,5% : 190% = 0,593 = 53,9 % 190 % jest wartością maksymalną jaką może uzyskać w analizie ryzyka zadanie zapewniające. Każde zadanie może uzyskać od 13,2 % (25 % : 190 % x 100) do 100 % (190 % : 190 % x 100). 13. Kolumna 17 ( Ilość dni audytowych ) pozwala przyporządkować poszczególnym zadaniom zapewniającym odpowiednią ilość dni roboczych 100 % do 75 % - najwyższy priorytet 90 dni roboczych, 75 % do 50 % - wysoki priorytet 60 dni roboczych, 50 % do 30 % - średni priorytet 45 dni roboczych, poniżej 30 % niski priorytet - 30 dni roboczych. 14. Kolumna 18 ( Poziom ryzyka w systemie ) pozwala przyporządkować poszczególnym systemom odpowiednią wagę ryzyka w danym systemie. Określa się poprzez sumę ocen końcowych z zadań zapewniających w danym systemie dzieloną przez ilość zadań w danym systemie 100 % do 90 % - bardzo wysoka, 89 % do 65 % - wysoka, 64 % do 31 % - średna, poniżej 30 % niska.

7 MATRYCA RYZYKA Opis systemu Nazwa zadania zapewniającego Priorytet audytu 1%-75%-niski 75%-90%-średni 90%-100%- wysoki Priorytet kierowników jednostek organizacyjnych wysoki - 0,30 średni - 0,15 niski - 0 Priorytet Kierownictwa wysoki - 0,30 średni - 0,15 niski - 0 Poprzedni audyt nigdy-0,3 >4 lata-0,2 3-2 lata-0,1 1 rok - 0 Materialność Kategoria ryzyka Wrażliwość Kontrola wew. Stabilność Złożoność 0,25 0,15 0,25 0,15 0,2 (waga) Punktacja 1-4 zgodnie z tabelą kryteriów Kryteriów Ocena ryzyka po uwzględnieniu Daty ost. Audytu Priorytetów kierownictwa prorytet kierowników jednostek organizacyjnych OCENA KOŃCOWA RYZYKA Ilość dni audytowych System 1 Zadanie A Wysoki Średni Wysoki ,0% 120,0% 150,0% 180,0% 94,7% 90 System 1 Zadanie B Średni Średni Wysoki ,5% 87,5% 117,5% 102,5% 53,9% 60 Poziom ryzyka w systemie =(A16+B16)/2 System 2 Zadanie C Niski Wysoki Niski ,0% 70,0% 70,0% 70,0% 36,8% 45 System 2 Zadanie D Niski Niski Niski ,0% 45,0% 45,0% 45,0% 23,7% 30 =(C16+D16)/2

8 Kryteria ryzyka L.p. Materialność Wrażliwość systemu Kontrola wewnętrzna Stabilność/ podatność Stopień skomplikowania (1)* (2)* na zmiany (3)* 1 Brak implikacji finansowych Mała wrażliwość Silna Bardzo stabilny, brak potrzeby rozwoju, modyfikacji Niski 2 System z implikacjami finansowymi Umiarkowanie wrażliwy Racjonalna Stabilny, marginalne zmiany Umiarkowany 3 System - duże implikacje finansowe Wrażliwy Umiarkowana Znaczące zmiany, planowane nowe modyfikacje Wysoki 4 Rozbudowany / znaczący system finansowy Bardzo wrażliwy Słaba Nowo wdrażany system Bardzo wysoki Wagi 0,25 0,15 0,25 0,15 0,20 *(1)Wrażliwość systemu *(2) Kontrola wewnętrzna *(3) Złożoność Czynniki wpływające na ocenę ; - poufność danych - wpływ błędu na inny system - znaczenie polityczne - wrażliwość klientów - etc. Czynniki wpływające na ocenę: - wnioski z poprzednich audytów - rozdział obowiązków - jakość kadr/ systemu - morale/ rotacja kadr - istnienie regulacji, procedur Czynniki wpływające na ocenę : - złożoność wymagań/ regulacji - liczba subsystemów - granice systemu (przekraczanie) - liczba etapów procedowania - etc. Waga nadawana jest po dokonaniu wstępnego szacunku w odniesieniu do długości okresu od ostatniego audytu 1 Rok = 0; 2-3 Lat = 0,1; >4 Lat =0,2 ; Nigdy = 0,3 Waga końcowa uzależniona jest od priorytetów zarządu

9 b) Metoda mieszana. 2 Jest to metoda przeprowadzana wyłącznie przez audytora wewnętrznego, w oparciu o wzory matematyczne z zastosowaniem arkuszy kalkulacyjnych. Metoda ta jest subiektywna w doborze faktów, ustaleniu znaczenia tych faktów, ustaleniu wag czynników ryzyka oraz interpretowaniu wyliczonych ryzyk, audytor dokonuje tzw. profesjonalnego osądu. Metoda ta umożliwia porównanie własnego osądu audytora do uzyskanej podczas przeprowadzenia analizy ryzyka metodą matematyczną opinii od kierownictwa Uczelni, jak również kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni. Etapy planowania rocznego/strategicznego Wyodrębnienie obszarów działania Uczelni. Obszary działania Uczelni wyodrębnione przy tej metodzie są adekwatne do obszarów branych pod uwagą przy metodzie matematycznej. Wyodrębnionych zostało siedem obszarów działania Uczelni: I. Proces dydaktyczny (zawierający 5 system). II. Działalność naukowo-badawcza (zawierający 2 systemy). III. Współpraca międzynarodowa (zawierający 2 systemy). IV. Działalność gospodarcza i majątek Uczelni (zawierający 4 systemy). V. Polityka personalna (zawierający 3 systemy). VI. Zarządzanie i organizacja (zawierający 3 systemy). VII. Finanse Uczelni (zawierający 3 systemy). VIII. Zaopatrzenie Uczelni (zawierający 2 systemy). Wyszczególnienie systemów w poszczególnych obszarach. Tak jak w przypadku obszarów systemy zostały również wyszczególnione spójnie z systemami z metody matematycznej. Wyszczególnionych zostało 14 następujących systemów: 1. Kształcenie studentów stacjonarne i niestacjonarne (określający 6 zadań). 2. Kształcenie podyplomowe i doktoranckie (określający 4 zadania). 2 Na przykładzie metody opracowanej przez Biuro Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Finansów.

10 3. Obsługa procesu dydaktycznego (określający 5 zadań). 4. Jednostki międzywydziałowe i ogólnouczelniane (określający 5 zadań). 5. Studenci zagraniczni CNJA (określający 3 zadania). 6. Podstawowa działalność naukowo-badawcza (określający 4 zadania). 7. Komercyjna działalność naukowo-badawcza (określający 2 zadania). 8. Fundusze Unijne (określający 3 zadania). 9. Umowy międzynarodowe (określający 3 zadania). 10. Mienie Uczelni (określający 3 zadania). 11. Działalność administracyjno-gospodarcza (określający 4 zadania). 12. Ochrona i zabezpieczenie Uczelni (określający 4 zadania). 13. Pozostałe gospodarowanie wewnątrz uczelniane (określający 3 zadań). 14. Pracownicy administracyjni (określający 6 zadań). 15. Nauczyciele akademiccy (określający 5 zadania). 16. Umowy cywilnoprawne z osobami niebędącymi pracownikami Uczelni (określający 2 zadania). 17. Kontrola w Uczelni (określający 3 zadania). 18. Organizacja pracy w Uczelni (określający 3 zadania). 19. Promocja i prestiż (określający 2 zadania). 20. Budżet (określający 5 zadań). 21. Księgowość (określający 6 zadań). 22. Finanse (określający 6 zadań). 23. Zakupy (określający 3 zadania). 24. Zamówienia publiczne (określający 2 zadania). Określenie zadania w poszczególnych systemach. Odpowiednio jak przy metodzie matematycznej określone zostały także zadania w obrębie danego systemu. Określonych zostało 100 następujących zadań: 1. Prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów A 2. Rekrutacja B 3. Pomoc materialna i stypendia C 4. Uregulowania wewnętrzne dotyczące studentów i ich zgodność z przepisami prawa D 5. Praktyki studenckie E 6. Odpłatności za studia F 7. Rekrutacja (podyplomowe i doktoranci) G 8. Odpłatności za studia (podyplomowe i doktoranci) H 9. Pomoc materialna i stypendia (podyplomowe i doktoranci) I 10. Uregulowania wewnętrzne dotyczące studentów i ich zgodność z przepisami prawa J

11 (podyplomowe i doktoranci) 11. Planowanie zajęć dydaktycznych K 12. Współpraca z bazą kliniczną L 13. Działalność domów studenckich Ł 14. Działalność systemu biblioteczno - informacyjnego M 15. Konkursy, nagrody, tytuły naukowe N 16. Studium Języków Obcych O 17. Studium Wychowania Fizycznego i Sportu P 19. Centrum Symulacji Medycznej R 20. Centrum Innowacyjnych Technik Kształcenia S 21. Pracownia Oceny Jakości Kształcenia T 34. Przyjmowanie na studia cudzoziemców U 35. Zasady odpłatności dla studentów zagranicznych V 36. Szkolenie podyplomowe cudzoziemców W 22. Procedury dotyczące działalności naukowo-badawczej X 23. Badania statutowe, prace rozwojowe i badawcze Y 24. Sprawozdawczość Z 25. Granty naukowe Ź 26. Badania na zlecenie podmiotów gospodarczych Ż 27. Prawa autorskie i własność intelektualna AA 28. Pozyskiwanie funduszy z UE AB 29. Kontrola wydatkowania funduszy pozyskiwanych z UE AC Wewnętrzne procedury prowadzenia projektów finansowanych ze środków UE 30. oraz ich zgodność z przepisami prawa AD Kierowanie osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych 31. oraz pobyt gości zagranicznych w Uczelni AE 32. Projekty międzynarodowe AF 33. Programy badawcze AG 37. Ewidencja środków trwałych oraz innych składników majątku AH 38. Ewidencja budynków i budowli AI 39. Inwestycje AJ 40. Remonty, naprawy i bieżąca eksploatacja AK 41. Darowizny AL. 42. Zarządzanie nieruchomościami AŁ 43. Wynajem oraz dzierżawa majątku Uczelni AM 44. Inwentaryzacja AN 45. Gospodarka transportowa AO 46. Zabezpieczenie i ochrona majątku Uczelni AP 47. Ochrona zasobów informatycznych AR 48. Ochrona zasobów ludzkich AS 49. Ochrona informacji niejawnych i danych osobowych AT 96. Wydawnictwo AU 97. Centralna Stolarnia AV 98. Muzeum AW 50. Procedury zatrudnienia i akta osobowe pracowników AX 51. Polityka awansowania i rozwój zawodowy AY 52. Ocena pracowników i dyscyplina pracy AZ

12 53. Wynagrodzenie i inne świadczenia AŹ 54. Umowy cywilnoprawne pracowników nie będących nauczycielami akademickimi AŻ 55. Pomoc materialna dla pracowników BA 56. Procedury zatrudnienia i akta osobowe nauczycieli akademickich BB 57. Prawa i obowiązki nauczycieli akademickich BC 58. Pensum dydaktyczne BD 59. Wynagrodzenie i inne świadczenia nauczycieli akademickich BE 60. Umowy cywilnoprawne nauczycieli akademickich BF 61. Pomoc materialna dla nauczycieli akademickich BG 62. Ogólna ocena pracownika naukowego BH 63. Sporządzanie i ewidencja BI 64. Wynagrodzenie i rozliczanie zawieranych umów BJ 65. Kontrola wewnętrzna BK 66. Kontrola jednostek nadzorowanych BL 67. Struktura organizacyjna i podział kompetencji BŁ 68. Obieg dokumentów i przepływ informacji BM 69. Zakresy czynności, uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność BN 70. Kontrola Zarządcz BO 71. Dział promocji BP 72. Dział Analizy i Rozwoju BR 73. Planowanie przychodów i wydatków BS 74. Realizacja planu rzeczowo-finansowego BT 75. Dotacje BU 76. Przychody własne BV 77. Fundusze uczelniane BW 78. Dokumentacja księgowa i jej zgodność z przepisami prawa BX 79. Należności BY 80. Rachunki bankowe BZ 81. Lokaty terminowe BŹ 82. Ewidencjonowanie przychodów i kosztów BŻ 83. Wewnętrzna kontrola dokumentacji księgowej CA Dokumentacja dotycząca operacji gospodarczych i finansowych i jej zgodność z 84. przepisami prawa CB 85. Zobowiązania CC 86. Rozliczenia finansowe CD 87. Gospodarka kasowa CE 88. Wewnętrzna kontrola finansowa CF 89. Przepływ informacji i obieg dokumentów finansowych CG 91. Zakupy materiałów i usług CH 92. Zakupy aparatury i sprzętu CI 93. Gospodarka magazynowa CJ 94. Wewnętrzne procedury udzielania zamówień publicznych CK 95. Zgodność udzielania zamówień z przepisami prawa CL Przypisanie wag zidentyfikowanych w ramach sytemu zadaniom.

13 Wagi zadaniom nadaje audytor wewnętrzny na podstawie tzw. profesjonalnego osądu. Suma poszczególnych wag musi być równa 100%. Waga musi odzwierciedlać ważność i znaczenie danego zadania. Ocena ryzyka wartość natężenia danego zadania w systemie. Określenie wartości natężenia danego zadania w systemie następuje w oparciu o czterostopniową skalę: 1 niska, 2 średnia, 3 wysoka, 4 bardzo wysoka. Obliczenie ryzyka ważonego dla każdego zadania. Algorytm obliczeń Iloczyn wyniku oceny każdego zadania i przypisanej wagi. Wyniki przedstawiamy w formie tabelarycznej: Nazwa systemu Lp suma ryzyk ważonych (d): Zadanie Waga Ocena ryzyka Ryzyko ważone a b c=a b waga w % - suma z poszczególnych zadań daje 100% ocena ryzyka - punktowo: 1 niskie, 2 średnie, 3 wysokie, 4 - b. wysokie.

14 Obliczenie średniego poziomu ryzyka ważonego dla systemu. Algorytm obliczeń Suma wartości ryzyk ważonych dla każdego zadania wyszczególnionego w danym systemie / liczba ocenianych zadań w systemie. Wyniki przedstawiamy w formie tabelarycznej: Lp Nazwa systemu Nazwa obszaru Suma ryzyk ważonych dla systemu Liczba zadań Ryzyko ważone dla systemu d e f=d/e suma ryzyk ważonych dla obszaru I (g): Przyporządkowanie systemów do poszczególnych obszarów. Schemat przyporządkowania poszczególnych zadań do systemów oraz systemów do obszarów w formie graficznej przedstawiono poniżej:

15 Nazwa Jednostki Obszar System System 1 Zadanie Zadanie A Zadanie B Zadanie C Zadanie D Zadanie E System 2 Zadanie F Zadanie G Zadanie H Zadanie I System 3 Zadanie J Zadanie K Zadanie L Zadanie Ł Zadanie M System 4 Zadanie N Zadanie O Zadanie P Zadanie R Zadanie S System 5 Zadanie T Zadanie U Zadanie V Zadanie W Zadanie X System 6 Zadanie Y Zadanie Z Zadanie Ź System 7 Zadanie Ż Zadanie AA Zadanie AB System 8 Zadanie AC Zadanie AD Zadanie AE System 9 Zadanie AF Zadanie AG Zadanie AH Zadanie AI system 10 Zadanie AJ Zadanie AK Zadanie AL. Zadanie AŁ System 11 Zadanie AM. Zadanie AN Zadanie AO Zadanie AP system 12 Zadanie AR Zadanie AS Zadanie AT System 13 Zadanie AU Zadanie AV Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu OBSZAR I OBSZAR II OBSZAR III OBSZAR IV

16 Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu OBSZAR VIII OBSZAR VII OBSZAR VI OBSZAR V System 14 System 15 System 16 System 17 System 18 System 18 System 19 System 20 System 21 System 22 System 23 Zadanie AW Zadanie AX Zadanie AY Zadanie AZ Zadanie AŹ Zadanie AŻ Zadanie BA Zadanie BB Zadanie BC Zadanie BD Zadanie BE Zadanie BF Zadanie BG Zadanie BH Zadanie BI Zadanie BJ Zadanie BK Zadanie BL Zadanie BŁ Zadanie BM Zadanie BN Zadanie BO Zadanie BP Zadanie BR Zadanie BS Zadanie BT Zadanie BU Zadanie BV Zadanie BW Zadanie BX Zadanie BY Zadanie BZ Zadanie BŹ Zadanie BŻ Zadanie CA Zadanie CB Zadanie CC Zadanie CD Zadanie CE Zadanie CF Zadanie CG Zadanie CH Zadanie CI Zadanie CJ Zadanie CK Zadanie CL Obliczenie ryzyka ważonego dla obszaru. Algorytm obliczeń

17 Suma wartości ryzyk ważonych dla każdego systemu wyszczególnionego w danym obszarze / liczba ocenianych systemów w obszarze. Wyniki przedstawiamy w formie tabelarycznej: Lp Nazwa obszaru Suma ryzyk ważonych dla obszaru Liczba systemów w obszarze Ryzyko ważone dla obszaru g h j=g/h Uporządkowanie obszarów według wartości ryzyka ważonego. Po ustaleniu kolejności obszarów, w których wartość ryzyka ważonego była największa audytor wewnętrzny przy ocenie i wyznaczeniu obszarów, z których przeprowadzone zostaną zadania zapewniające, uwzględnia ilość kontroli przeprowadzonych w danym obszarze przez Dział Kontroli Wewnętrznej w Uczelni oraz ilość kontroli zewnętrznych przeprowadzonych również w danym obszarze. Wyniki przedstawiamy w formie tabelarycznej: Lp. Nazwa obszaru kolejność ilość kontroli wewnętrznych w roku ilość kontroli zewnętrznych w roku suma kontroli ostateczna kolejność

18 Załącznik nr 2 do Zarządzenia Rektora Nr 10/2014 z dnia r. Załącznik nr 1 do Księgi Procedur i Zasad Audytu Wewnętrznego Poznań, dnia UNIWERSYTET MEDYCZNY IM. KAROLA MARCINKOWSKIEGO W POZNANIU UL. FREDRY POZNAŃ ROCZNY PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 1. Jednostka sektora finansów publicznych objęta audytem. Lp. Nazwa jednostki 1. Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu 2. Wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka. Wyniki analizy ryzyka przy użyciu metody matematycznej przedstawia poniższa tabela: Obszary Audytu Lp. Zadania audytowe w ramach wyodrębnionych obszarów ryzyka (systemów) I Proces dydaktyczny Priorytet ryzyka wysoki-3 średni-2 niski-1 System 1: Kształcenie Studentów stacjonarne i niestacjonarne A B C D E F Prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów Rekrutacja Pomoc materialna i stypendia Uregulowania wewnętrzne dotyczące studentów i ich zgodność z przepisami prawa Praktyki studenckie Odpłatności za studia System 2: Kształcenie podyplomowe i doktoranckie G H I J Rekrutacja (podyplomowe i doktoranci) Odpłatności za studia (podyplomowe i doktoranci) Pomoc materialna i stypendia (podyplomowe i doktoranci) Uregulowania wewnętrzne dotyczące studentów i ich zgodność z przepisami prawa (podyplomowe i doktoranci)

19 System 3: Obsługa procesu dydaktycznego K L Ł M N Planowanie zajęć dydaktycznych Współpraca z bazą kliniczną Działalność domów studenckich Działalność systemu biblioteczno - informacyjnego Konkursy, nagrody, tytuły naukowe System 4: Jednostki międzywydziałowe i ogólnouczelniane O P R S T Studium Języków Obcych Studium Wychowania Fizycznego i Sportu Centrum Symulacji Medycznej Centrum Innowacyjnych Technik Kształcenia Pracownia Oceny Jakości Kształcenia System 5: Studenci zagraniczni - CNJA U V W Przyjmowanie na studia cudzoziemców Zasady odpłatności dla studentów zagranicznych Szkolenie podyplomowe cudzoziemców II Działalność naukowo-badawcza System 6: Podstawowa działalność naukowo-badawcza X Y Z Ź Procedury dotyczące działalności naukowo-badawczej Badania statutowe, prace rozwojowe i badawcze Sprawozdawczość Granty naukowe System 7: Komercyjna działalność naukowo-badawcza Ż Badania na zlecenie podmiotów gospodarczych AA Prawa autorskie i własność intelektualna System 8: fundusze unijne AB Pozyskiwanie funduszy z UE III Współpraca międzynarodowa AC Kontrola wydatkowania funduszy pozyskiwanych z UE Wewnętrzne procedury prowadzenia projektów finansowanych ze środków UE oraz ich AD zgodność z przepisami prawa System 9: Umowy międzynarodowe Kierowanie osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz AE pobyt gości zagranicznych w Uczelni AF Projekty międzynarodowe AG Programy badawcze System 10: Mienie Uczelni IV Działalność gospodarcza i majątek Uczelni AH Ewidencja środków trwałych oraz innych składników majątku AI Ewidencja budynków i budowli AJ Inwestycje AK Remonty, naprawy i bieżąca eksploatacja AL Darowizny

20 System 11: Działalność administracyjno-gospodarcza AŁ Zarządzanie nieruchomościami AM Wynajem oraz dzierżawa majątku Uczelni AN Inwentaryzacja AO Gospodarka transportowa System 12: Ochrona i zabezpieczenie Uczelni AP Zabezpieczenie i ochrona majątku Uczelni AR Ochrona zasobów informatycznych AS Ochrona zasobów ludzkich AT Ochrona informacji niejawnych i danych osobowych System 13: Pozostałe gospodarowanie ogólnouczelniane AU Wydawnictwo AV Centralna Stolarnia AW Muzeum V Polityka personalna System 13: Pracownicy administracyjni AX Procedury zatrudnienia i akta osobowe pracowników AY Polityka awansowania i rozwój zawodowy AZ Ocena pracowników i dyscyplina pracy AŹ Wynagrodzenie i inne świadczenia AŻ Umowy cywilnoprawne pracowników nie będących nauczycielami akademickimi BA Pomoc materialna dla pracowników System 14: Nauczyciele akademiccy BB Procedury zatrudnienia i akta osobowe nauczycieli akademickich BC Prawa i obowiązki nauczycieli akademickich BD Pensum dydaktyczne BE Wynagrodzenie i inne świadczenia nauczycieli akademickich BF Umowy cywilnoprawne nauczycieli akademickich BG Pomoc materialna dla nauczycieli akademickich BH Ogólna ocena pracownika naukowego System 15: Umowy cywilnoprawne z osobami nie będącymi pracownikami Uczelni BI Sporządzanie i ewidencja BJ Wynagrodzenie i rozliczanie zawieranych umów VI Zarządzanie i organizacja System 16: Kontrola w Uczelni BK Kontrola wewnętrzna BL Kontrola jednostek nadzorowanych System 17: Organizacja pracy Uczelni BŁ Struktura organizacyjna i podział kompetencji BM Obieg dokumentów i przepływ informacji BN Zakresy czynności, uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność BO Kontrola Zarządcza System 18:L Promocja i prestiż BP Dział promocji BR Dział Analizy i Rozwoju

21 System 19: Budżet BS Planowanie przychodów i wydatków BT Realizacja planu rzeczowo-finansowego BU Dotacje BV Przychody własne BW Fundusze uczelniane System 20: Księgowość VII Finanse Uczelni BX Dokumentacja księgowa i jej zgodność z przepisami prawa BY Należności BZ Rachunki bankowe BŹ Lokaty terminowe BŻ Ewidencjonowanie przychodów i kosztów CA Wewnętrzna kontrola dokumentacji księgowej System 21: Finanse Dokumentacja dotycząca operacji gospodarczych i finansowych i jej zgodność z CB przepisami prawa CC Zobowiązania CD Rozliczenia finansowe CE Gospodarka kasowa CF Wewnętrzna kontrola finansowa CG Przepływ informacji i obieg dokumentów finansowych System 22:Zakupy CH Zakupy materiałów i usług CI CJ Zakupy aparatury i sprzętu Gospodarka magazynowa System 23: Zamówienia publiczne VIII Zaopatrzenie Uczelni CK Wewnętrzne procedury udzielania zamówień publicznych CL Zgodność udzielania zamówień z przepisami prawa Wyniki analizy ryzyka przy użyciu metody mieszanej przedstawia poniższa tabela: Lp. Nazwa obszaru kolejność 1. ilość kontroli wewnętrznych w roku ilość kontroli zewnętrznych w roku suma kontroli ostateczna kolejność 2. 3.

22 3. Wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych. Wyszczególnienie 1. Zadania audytowi, w tym: - zadania zapewniające - czynności doradcze - czynności sprawdzające 2. Audyt zlecony 3. Komitet Audytu 4. Szkolenia i rozwój zawodowy 5. Planowanie i sprawozdawczość 6. Czynności organizacyjne 7. Pozostałe dni wolne (w tym soboty, niedziele i święta, urlopy itp.) RAZEM Osobodni 4. Lista obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające. Lp. Nazwa obszaru Nazwa systemu Poziom ryzyka w systemie Informacja na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań zapewniających. Lp. Planowane zadania zapewniające Planowany czas w osobodniach Informacja na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych. Lp Planowane czynności doradcze Planowany czas w osobodniach 3 Poziom ryzyka w systemie określany jest co roku przy przeprowadzaniu analizy ryzyka, na podstawie sporządzonej skali procentowej, określonej w załączniku nr 2 do niniejszego plany audytu

23 7. Informacja na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających. Lp Planowane czynności sprawdzające Planowany czas w osobodniach 8. Informacja na temat cyklu audytu. 1. Liczba wszystkich obszarów ryzyka 8 2. Liczba obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań zapewniających w r. 3. Cykl audytu.. lat (data) (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego/ koordynatora komórki audytu wewnętrznego) (data) (pieczątka i podpis kierownika jednostki)

24