Zarządzenie Nr 235/SKG/2015 Burmistrza Skarszew z dnia 30 grudnia 2015 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 235/SKG/2015 Burmistrza Skarszew z dnia 30 grudnia 2015 roku w sprawie wprowadzenia Karty audytu wewnętrznego Na podstawie art. 30, ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późniejszymi zmianami), w związku z art. 274 ust. 3 oraz art. 283 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240), zarządza się, co następuje: 1 Przyjmuje się Plan audytu wewnętrznego dla Gminy Skarszewy na 2016 rok, w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. ISO 9001:2008 Wykonanie zarządzenia powierza się audytorowi wewnętrznemu. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. 3 BURMISTRZ JACEK PAULI 1

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 235/SKG/2015 Burmistrza Skarszew z dnia 30 grudnia 2015 roku GMINA SKARSZEWY - URZĄD MIEJSKI W SKARSZEWACH PLAC GEN. J. HALLERA SKARSZEWY PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO DLA GMINY SKARSZEWY NA 2016 ROK Starogard Gdański, grudzień 2015 r. 2

3 Opracował: Krzysztof Cherek Audytor Wewnętrzny dokument zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu Spis treści: 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 2. Wykaz obszarów działalności jednostki, w których planowane jest przeprowadzenie zadań zapewniających wraz z informacją na temat czasu planowanego na realizację poszczególnych zadań zapewniających 3. Informacje na temat budżetu czasu 3

4 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym Lp. Nazwa jednostki Urząd Miejski w Skarszewach 2 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Skarszewach 3 Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji w Skarszewach 4 Gminny Ośrodek Kultury i Biblioteka Publiczna w Skarszewach 5 Gminny Ośrodek Zdrowia w Skarszewach 6 Gminny Ośrodek Obsługi Szkół i Przedszkoli w Skarszewach 7 Publiczna Szkoła Podstawowa w Skarszewach 8 Publiczna Szkoła Podstawowa w Szczodrowie 9 Publiczna Szkoła Podstawowa w Więckowach 10 Zespół Szkół Publicznych w Skarszewach 11 Zespół Szkół Publicznych w Pogódkach 12 Zespół Szkół Publicznych w Godziszewie 13 Publiczne Przedszkole nr 1 w Skarszewach 14 Publiczne Przedszkole nr 2 w Skarszewach 2. Wykaz obszarów działalności jednostki, w których planowane jest przeprowadzenie zadań zapewniających wraz z informacją na temat czasu planowanego na realizację poszczególnych zadań zapewniających Lp. Nazwa obszaru Planowany czas na przeprowadzenie zadania zapewniającego (w osobodniach) zarządzanie drogami gminnymi bezpieczeństwo informacji w systemach teleinformatycznych wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu Uwagi

5 3. Informacja na temat budżetu czasu Audyt wewnętrzny prowadzony jest w jednostce przez usługodawcę. Rodzaj czynności Planowany czas (w osobodniach) 1 2 Przeprowadzenie zadań zapewniających 125 Czynności doradcze 1 Monitorowanie realizacji zaleceń oraz realizacja czynności sprawdzających Kontynuowanie zadań audytowych z roku poprzedniego (data) Krzysztof Cherek (podpis audytora wewnętrznego) (data) (pieczątka i podpis Burmistrza) 5

6 Opis przyjętej metody analizy ryzyka Załącznik A Przy wyodrębnianiu obszarów audytu oraz obszarów ryzyka podstawą były zapisy Regulamin Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Skarszewach, dokumenty organizacyjne jednostek podległych, a także zadania nałożone gminie przepisami: 1) Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. 2) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Tak przeprowadzona analiza i wynikający z niej plan zapewnią systemowe, procesowe i dynamiczne podejście do funkcjonowania jednostki, co ma umożliwić wydanie przez audytora zapewnienia dla kierownictwa, że jednostka i poszczególne jej obszary zostały zorganizowane i funkcjonują w sposób pozwalający uzyskać stawiane przed samorządem cele. Odróżnia to audyt wewnętrzny od typowych czynności inspekcyjnych, realizowanych tradycyjnie przez inspektorów kontroli wewnętrznej w wyznaczonych komórkach lub jednostkach organizacyjnych, czynności skoncentrowanych w znacznej mierze na działaniach wykrywających zaistniałe nieprawidłowości w wykonywanych czynnościach. Analiza ryzyka w oparciu o metodę matematyczną prowadzona jest z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego (matrycy oceny ryzyka) oraz sum ważonych. Metoda ta wydaje się w przypadku istniejącej organizacji audytu w Gminie Skarszewy najbardziej rzetelna i stwarzająca możliwość uwzględnienia wielu czynników o różnym znaczeniu, w tym również zdania, doświadczenia i potrzeb kierownictwa jednostki. Metoda ta pozwala na uzyskanie przejrzystego wyniku. Ocena ryzyka wg priorytetów kierownictwa Pod uwagę bierze się priorytety wskazane przez kierownictwo jednostki, czyli Burmistrza, Wiceburmistrza i Sekretarza. Priorytety określone zostają niezależnie przez każdego oceniającego w formie kwestionariuszy dostarczonych przez audytora. Każda z wymienionych osób wskazuje ustaloną przez audytora liczbę obszarów, które wymagają według niej przeprowadzenia audytu w pierwszej kolejności z względu na wysokie ryzyko. Każde wskazanie obszaru skutkuje przyznaniem ustalonej przez audytora wartości, ustalonej w bieżącym roku na 20%. Wartości dla poszczególnych obszarów są sumowane, co powodować może uzyskanie przez każdy z obszarów wyniku od 0 do maksymalnie 60%. Ocena ryzyka wg audytora Analiza prowadzona jest przez audytora wewnętrznego dla każdego obszaru ryzyka w trzystopniowej skali: ryzyko niskie, średnie, wysokie. Każdej ocenie przyporządkowywane są wartości ustalone przez audytora w bieżącym roku jest to odpowiednio 0, 20 i 40%. Przy ustalaniu poziomu ryzyka występującego w danym obszarze audytor bierze pod uwagę, oprócz doświadczeń z poprzednich audytów, również inne czynniki mające wpływ na funkcjonowanie obszaru (m.in. istotność, stopień skomplikowania, wrażliwość, poziom kontroli wewnętrznej). 6

7 Ocena ryzyka wg czasu od ostatniego audytu Dla uwzględnienia czynnika czasu, który upłynął od przeprowadzenia poprzedniego audytu w danym obszarze ryzyka w bieżącym roku przyjmuje się następującą skalę: Audyt nie był wcześniej przeprowadzany lub przeprowadzono go przed ponad 8 latami 40%, Audyt przeprowadzono 5 lat wcześniej 20%, Audyt przeprowadzono 4 lata wcześniej 15%, Audyt przeprowadzono 3 lata wcześniej 10%, Audyt przeprowadzono 2 lata wcześniej 5%, Audyt przeprowadzono rok wcześniej 0%. Po zsumowaniu oceny ryzyk według oceny audytora, priorytetów kierownictwa i czasu od ostatniego audytu otrzymany wynik podzielić należy przez maksymalną możliwą do uzyskania liczbę punktów, w tym roku jest to 140%. W przeciwnym przypadku zaistniałaby możliwość uzyskania ostatecznych wyników oceny ryzyka dla danego obszaru przekraczających 100%, co stanowiłoby nieprawidłowość. W wyniku zastosowania przyjętej metodologii zostaje wyznaczony ostateczny priorytet audytu wg trzystopniowej skali: Niski: 0-30%, Średni: 31-59%, Wysoki: %. Wyniki oceny ryzyka przedstawione zostają za pomocą matrycy ryzyka. 7

8 Załącznik B Szczegółowa matryca ryzyka dla wszystkich analizowanych obszarów lp obszar ryzyka priorytet kierownictwa Burmistrz Zastępca Burmistrza wysoki -1 Sekretarz ryzyko: n -niskie s -średnie w -wysokie 1 zarządzanie i utrzymanie obiektów gminnych s 5 0,0% 20,0% 20,0% 28,6% niski 2 gospodarka gruntami s 4 0,0% 20,0% 15,0% 25,0% niski 3 zarządzanie drogami gminnymi s n 60,0% 20,0% 40,0% 85,7% wysoki 4 przygotowanie i realizacja inwestycji 1 s n 20,0% 20,0% 40,0% 57,1% średni 5 inwentaryzacja i ewidencja majątku w n 0,0% 40,0% 40,0% 57,1% średni 6 procedury wydatkowania środków publicznych, zamówienia s 6 0,0% 20,0% 25,0% 32,1% średni 7 windykacja 1 s 3 20,0% 20,0% 10,0% 35,7% średni 8 pozyskiwanie i rozliczanie dotacji ze środków zewnętrznych 1 s 6 20,0% 20,0% 25,0% 46,4% średni 9 prowadzenie spraw płacowych pracowników n n 0,0% 0,0% 40,0% 28,6% niski 10 udzielanie dotacji dla organizacji pozarządowych, współpraca s 5 0,0% 20,0% 20,0% 28,6% niski 11 zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w n 0,0% 40,0% 40,0% 57,1% średni 12 sprawozdawczość finansowa, planowanie budżetu s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni 13 obsługa admin-finansowa placówek oświatowych 1 s 5 20,0% 20,0% 20,0% 42,9% średni 14 nadzór i zarządzanie placówkami oświatowymi s 2 0,0% 20,0% 5,0% 17,9% niski 15 bezpieczeństwo informacji w systemach teleinformatycznych 1 w 1 20,0% 40,0% 0,0% 42,9% średni 16 obieg informacji i dokumentów, archiwizacja s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni 17 zarządzanie kadrami, szkolenia, oceny 1 1 s 1 40,0% 20,0% 0,0% 42,9% średni 18 instytucjonalna kontrola wewnętrzna s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni 19 zarządzanie ryzykiem s 4 0,0% 20,0% 15,0% 25,0% niski 20 funkcjonowanie systemu zarządzania jakością n n 0,0% 0,0% 40,0% 28,6% niski 21 działalność instytucji kultury i ochrona zabytków 1 s 4 20,0% 20,0% 15,0% 39,3% średni 22 turystyka i kultura fizyczna 1 s n 20,0% 20,0% 40,0% 57,1% średni 23 promocja gminy, materiały informacyjne s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni 24 pomoc społeczna, ośrodki i zakłady opiekuńcze s 3 0,0% 20,0% 10,0% 21,4% niski 25 realizacja zadań związanych z wyborami i spisami w n 0,0% 40,0% 40,0% 57,1% średni 26 wykonywanie zadań z zakresu stanu cywilnego w n 0,0% 40,0% 40,0% 57,1% średni prowadzenie zadań z zakresu ewidencji ludności, dowodów 27 osobistych s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni 28 realizacja zadań z zakresu gospodarki wodnej s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni 29 realizacja zadań z zakresu zaopatrzenia w wodę s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni 30 realizacja zadań z zakresu oczyszczania ścieków 1 s n 20,0% 20,0% 40,0% 57,1% średni 31 realizacja zadań z zakresu ochrony środowiska s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni 32 realizacja zadań z zakresu gospodarki odpadami n n 0,0% 0,0% 40,0% 28,6% niski 33 promocja i ochrona zdrowia s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni planowanie i organizowanie obrony cywilnej, zarządzanie 34 1 kryzysowe, ochotnicze straże pożarne w n 20,0% 40,0% 40,0% 71,4% wysoki 35 udzielanie informacji publicznej, BIP 1 s 1 20,0% 20,0% 0,0% 28,6% niski 36 ochrona informacji niejawnych w n 0,0% 40,0% 40,0% 57,1% średni prowadzenie spraw z zakresu zaopatrzenia w energię elektryczną i 37 cieplną oraz gaz n n 0,0% 0,0% 40,0% 28,6% niski 38 gminne budownictwo mieszkaniowe 1 1 s 2 40,0% 20,0% 5,0% 46,4% średni sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania 39 1 przestrzennego s n 20,0% 20,0% 40,0% 57,1% średni 40 wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodar. terenu 1 1 s n 40,0% 20,0% 40,0% 71,4% wysoki 41 prowadzenie spraw dotyczących działalności gospodarczej 1 s n 20,0% 20,0% 40,0% 57,1% średni 42 wydawanie licencji i zezwoleń na transport lokalny s n 0,0% 20,0% 40,0% 42,9% średni ocena Audytora czas od ostatniego audytu 1-8 -lat N -nigdy wg priorytetów kierownictwa wg oceny Audytora ocena ryzyka wg czasu od ostatniego audytu ocena łączna wys śred niski