PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W GMINIE BIAŁA NA ROK Gmina Biała

Transkrypt

1 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W GMINIE BIAŁA NA ROK 2017 Istotne informacje dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego. 1 Nazwa jednostki samorządowej, w której przeprowadzony jest audyt wewnętrzny 2 Wykaz jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt Gmina Biała Urząd Miejski w Białej Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Białej Gminne Centrum Kultury w Białej Ośrodek Pomocy Społecznej w Białej Publiczne Gimnazjum w Białej Zespół Szkolno-Przedszkolny w Białej Zespół Szkolno-Przedszkolny w Łączniku 3 Liczba osób zatrudnionych na stanowisku audytora wewnętrznego 4 Inne informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego uwzględniające specyfikę jednostki. Usługa na umowę zlecenie od dnia 1 kwietnia 2017 roku 1 osoba W Urzędzie Miejskim w Białej funkcjonują odpowiedzialne za wydzielone merytorycznie sprawy: - referaty, jako komórki organizacyjne, - wyodrębnione, samodzielne stanowiska pracy. Zadania jednostki poddawanej audytowi wewnętrznemu: Gmina Biała wykonuje zadania określone ustawą z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U r. poz. 446) wykorzystując Urząd Miejski w Białej oraz pozostałe jednostki organizacyjne. Zadania Gminy są również wykonywane na podstawie umów zawartych z innymi podmiotami w tym z organizacjami pozarządowymi. Podstawowym zadaniem własnym Gminy jest zaspokojenie zbiorowych potrzeb społeczności lokalnej.

2 W szczególności zadania własne obejmują sprawy: 1) ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej, 2) gminnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego, 3) wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz, 4) lokalnego transportu zbiorowego, 5) ochrony zdrowia, 6) pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych, 7) gminnego budownictwa mieszkaniowego, 8) edukacji publicznej, 9) kultury, w tym bibliotek gminnych i innych placówek upowszechniania kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami 10) kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, 11) targowisk i hal targowych, 12) zieleni gminnej i zadrzewienia, 13) cmentarzy gminnych, 14) porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej w tym wyposażenia i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego, 15) utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych, 16) polityki prorodzinnej, w tym zapewnienia kobietom w ciąży opieki socjalnej, medycznej i prawnej, 17) wspierania i upowszechniania idei samorządowej, 18) promocji gminy, 19) współpracy z organizacjami pozarządowymi, 20) współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw.

3 Kierownikiem Urzędu Miejskiego w Białej jest Burmistrz, który wykonuje zadania przy pomocy Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy oraz pracowników zatrudnionych w Urzędzie. Burmistrz zapewnia sprawne realizowanie zadań gminy oraz stanowi zaplecze merytoryczne i organizacyjne dla Rady Miejskiej. Analiza obszarów ryzyka W wyniku analizy dokonanej przez audytora wewnętrznego, zostały wyodrębnione następujące obszary ryzyka, które pokrywają się z obszarami działalności Urzędu Miejskiego w Białej jak również działalnością jednostek organizacyjnych Gminy: 1. działalność Referatu Organizacyjnego, a w szczególności: - organizowanie kontaktów Burmistrza z różnymi podmiotami i mieszkańcami gminy, - prowadzenie sekretariatu kancelarii ogólnej, - prowadzenie rejestru wniosków o udzielanie informacji publicznej, - prowadzenie ewidencji wydawanych poleceń wyjazdów służbowych, - prowadzenie spraw osobowo-kadrowych, - prowadzenie spraw socjalnych, - prowadzenie biblioteki Urzędu, - prowadzenie spraw związanych z bhp i p. poż w Urzędzie, - koordynowanie spraw związanych z Urzędem Statystycznym, - prowadzenie spraw związanych z wyborami sołtysów, rad sołeckich i zarządu osiedla, - zapewnienie obsługi sesji Rady Miejskiej, stałych i doraźnych komisji Rady, współudział w wykonywaniu zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu, Prezydenta RP, wyborami samorządowymi, przeprowadzania referendum, współpraca w tym zakresie z Sekretarzem Gminy; 2. działalność Referatu Finansowego, a w szczególności prowadzenie gospodarki finansowej i budżetowej Gminy, kontrola dyscypliny finansowej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy, wymiar i pobór podatków oraz opłat lokalnych; 3. działalność Referatu Spraw Obywatelskich, a w szczególności: - prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych, - prowadzenie spraw związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem osób z terenu Gminy, - sporządzanie wykazu dzieci do szkoły, - prowadzenie spraw związanych ze służbą wojskową, - prowadzenie spraw z zakresu organizacji zgromadzeń; 4. działalność Urzędu Stanu Cywilnego, 5. działalność Referatu Gospodarki Komunalnej i Zamówień Publicznych, a w szczególności dotyczące spraw z zakresu gospodarki komunalnej, inwestycji gminnych, ochrony zabytków, zamówień publicznych, ochrony środowiska, rolnictwa, utrzymania czystości i porządku, gospodarki lokalowej, planowania przestrzennego, drogownictwa, promocji Gminy i integracji europejskiej;

4 6. działalność samodzielnego stanowiska ds. gospodarki nieruchomościami, 7. działalność samodzielnego stanowiska ds. oświaty i spraw społecznych, 8. działalność samodzielnego stanowiska ds. zarzadzania kryzysowego i sportu, 9. działalność samodzielnego stanowiska ds. informatyki, 10. działalność Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Białej, 11. działalność Gminnego Centrum Kultury w Białej, 12. działalność Ośrodka Pomocy Społecznej w Białej, 13. działalność Publicznego Gimnazjum w Białej, a w szczególności w zakresie spraw finansowych i administracyjnych; 14. działalność Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Białej, a w szczególności w zakresie spraw finansowych i administracyjnych; 15. działalność Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Łączniku, a w szczególności w zakresie spraw finansowych i administracyjnych; W działalności jednostek organizacyjnych podporządkowanych Gminie Biała, zostały ponadto wyodrębnione następujące podobszary ryzyka: - zarządzanie i organizacja, czyli zagadnienia organizacyjno-prawne dotyczące funkcjonowania jednostki, - gospodarka pieniężna, - rozrachunki, - gospodarowanie mieniem, - dochody/przychody, - wydatki/koszty. Opis metody analizy ryzyka W trakcie wykonywania analizy ryzyka posługiwano się pojęciami, których definicje zamieszczono poniżej: Analiza ryzyka metoda oceny podatności obszaru (procesu) na czynniki ryzyka. Czynniki ryzyka zdarzenia, działania, zaniechanie działań, które mogą spowodować wystąpienia ryzyka. Kategorie ryzyka pogrupowane w ograniczoną liczbę kategorii czynniki ryzyka. Waga ryzyka wpływ danego czynnika ryzyka (lub danej kategorii czynników ryzyka) na badany obszar (system, proces) wyrażony poprzez przypisanie temu czynnikowi relatywnej wagi. Właściciel ryzyka osoba lub referat/jednostka organizacyjna odpowiedzialna za przygotowanie planów działań ograniczających prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka jak również działań zmieniających potencjalną strategię materializowania się ryzyka.

5 Ryzykiem nazywamy możliwość wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub brak działania, którego skutkiem może być: - szkoda w majątku lub wizerunku jednostki; - brak osiągnięcia wyznaczonych celów i zadań; - utrata szansy - nie wykorzystanie możliwości, osiągnięcie mniej niż było możliwe (brak gospodarności). Ocena ryzyka została przeprowadzona przy pomocy metody matematycznej z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych. Audyt wewnętrzny zostanie rozpoczęty w obszarach, dla których oszacowane ryzyko jest największe. Aby przeprowadzić ocenę ryzyka, pozwalającą uszeregować obszary ryzyka pod względem ich ważności (wielkości zagrożenia dla działalności referatu/jednostki organizacyjnej) przeprowadzono analizę ryzyka dla każdego zidentyfikowanego obszaru, w oparciu o czynniki ryzyka, dla których ustalono, w skali 4-stopniowej, wpływ na funkcjonowanie systemu (określonego obszaru audytu). Czynniki ryzyka zastały pogrupowane w ograniczoną liczbę kategorii ryzyka. Opis kategorii ryzyk: 1. Materialność/istotność - sytuacja finansowa jednostki, dochody i wydatki w skali roku, wielkość prowadzonych inwestycji, możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, zmiany w systemie księgowania, częste zmiany pracowników odpowiedzialnych za sprawozdania finansowe i budżetowe. 2. Jakość zarządzania jakość kadry i struktura wewnętrzna, kwalifikacje pracowników i kadry kierowniczej, zakresy obowiązków, zarządzanie zasobami ludzkimi, systemem przepływu informacji, postawa etyczna pracowników oraz ich nastawienie i motywacja do realizacji zadań. 3. Kontrola wewnętrzna jakość funkcjonowania kontroli wewnętrznej, stosowanie pisemnych procedur, podział obowiązków, autoryzacja oraz sprawowanie nadzoru. 4. Operacyjne czynniki ryzyka wielkość operacji finansowych, presja czasowa wykonania zadań, wykonywanie nowych, skomplikowanych zadań, doświadczenie zawodowe pracowników, jakość i bezpieczeństwo systemu informatycznego. Dla każdej z wybranych kategorii ryzyka ustalono wagi, czyli znaczenie danej kategorii ryzyka. Wagi winne być znormalizowane, tj. suma wag winna wynosić 1,00 lub 100%. Wybrane kategorie ryzyka powinny mieć przynajmniej 10% (0,1) wpływu na jednostkę

6 Przykładowe czynniki wpływające na ocenę badaną. Wagi dla poszczególnych kategorii ustalone są przez audytora na podstawie profesjonalnego osądu. Iloczyn wartości wagi danej kategorii i wartości natężenia (wartość skali) przypisanego tej kategorii ryzyka, to ważona wartość ryzyka. Suma ważonych wartości to ryzyko dla danej jednostki audytowanej Kategorie ryzyka Pkt. Materialność / istotność Jakość zarządzania Kontrola wewnętrzna Czynniki zewnętrzne Czynniki operacyjne(złożon ość) 1 pkt. Brak implikacji Bardzo wysoka Bardzo wysoka Niski wpływ Mała finansowych 2 pkt. Małe implikacje Wysoka Wysoka Umiarkowany Średnia finansowe 3pkt. Duże implikacje Umiarkowana Zadawalająca Wysoki Duża finansowe 4 pkt. Kluczowy system finansowy Niska Niska Bardzo wysoki Bardzo duża Waga modelu Waga modelu 0,30 0,15 0,25 0,15 0,20 1. Wielkość przepływów finansowych. 2. Liczba operacji. 3. Ryzyko straty w pojedynczej operacji. 4. Poziom kosztów jednostkowyc h. 5. Poziom jakości produktów / usług. 6. Ryzyko szkody na wizerunku. 1. Jakość kadr. 2. Motywacja pracowników. 3. Podział obowiązków. 4. Delegowanie uprawnień. 1. Wnioski z poprzednich kontroli. 2. Podział obowiązków. 3. Jakość kadr/ systemów. 4. Morale/ rotacja kadr. 5. Istnienie procedur. 1. Ilość zmian prawnych i organizacyjny ch zachodzących i planowanych w systemie. 2. Wrażliwość stron. 3. Podatność na naciski. 1. Złożoność wymagań, regulacji. 2. Liczba podsystemów 3. Liczba realizowanych procedur. 4. Liczba poziomów działania. 5. Jakość kadry. Audytor wewnętrzny przypisał najwyższe wagi dla kryteriów: materialność / istotność oraz Kontrola wewnętrzna ze względu na fakt, iż; - im większa wartość operacji finansowych związanych z badanym obszarem lub obszarów powiązanych, tym większe mogą być konsekwencje finansowe wynikające z wadliwego działania systemu. - im słabsza, jakość kontroli wewnętrznej, tym większe prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i nieprawidłowości będących wynikiem spełnienia się ryzyka nieodłącznego. Ryzyko nieodłączne związane jest ze stopniem skomplikowania danego procesu, jego stabilnością, ważnością z punktu widzenia pozostałych obszarów.

7 Nazwa obszarów - zadania istotność jakość zarządzania kontrola wewnętrzna czynniki zewnętrzne operacyjne Priorytety kierownictwa Data ostatniej kontroli pokazana w przyznanej skali procentowej kryteriów daty ostatniej kontroli priorytet kierownika końcowa KOLEJNOŚĆ Każdy proces w ramach danego zidentyfikowanego obszaru ryzyka (potencjalnego zadania audytowego) otrzymał w odniesieniu do każdej z wyżej wymienionych kategorii ryzyka określoną ilość punktów w skali od 1 do 4. Punkty zostały przydzielone w oparciu o profesjonalny osąd audytora, który przygotował plan audytu. Uwzględniono również czas, jaki upłynął od ostatniej kontroli, przypisując następujące wagi: - 30% r. i wcześniej, - 20% r - 0% r. Priorytetom kierownika Burmistrza przypisano następujące wagi: - 50 % - wysoki, - 40 % - średni, - 0% mały. Kategorie ryzyka Ocena ryzyka (%) po uwzględnieniu 0,30 0,15 0,25 0,10 0,20 zad , ,70 100,00 100,00 43,48 9 zad ,00 0 0,85 85,00 85,00 36,96 12 zad ,00 0 0,50 50,00 50,00 21,74 15 zad , ,56 86,25 86,25 37,50 11 zad , ,85 105,00 105,00 45,65 8 zad ,00 0 0,70 70,00 110,00 47,83 5 zad , ,66 96,25 96,25 41,85 10 zad , ,56 76,25 116,25 50,54 3 zad ,00 0 0,70 70,00 70,00 30,43 13 zad ,00 0 0,65 65,00 65,00 28,26 14 zad ,00 0 0,56 56,25 106,25 46,20 7 zad ,00 0 0,68 67,50 107,50 46,74 6 zad , ,81 111,25 111,25 48,37 4 zad , ,81 111,25 161,25 70,11 2 zad , ,81 111,25 161,25 70,11 1 Dane uzyskane z przeprowadzonej analizy ryzyka posłużyły do wskazania priorytetów dla audytu wewnętrznego i kolejności realizacji zadań w planie audytu na rok 2017 jak i ich szacunków na lata następne. Planowane tematy audytu wewnętrznego.

8 Audyt przeprowadza jeden audytor usługodawca Planowany zadania zapewniające i planowany czas na przeprowadzania zadania audytowego w osobodniach. Lp. Temat zadania zapewniającego 1 Ocena działalności Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Łączniku w zakresie spraw finansowych i administracyjnych Nazwa obszaru Działalność Zespołu Szkolno- Przedszkolnego w Łączniku w zakresie spraw finansowych i administracyjnych Planowany termin przeprowadzania zadania (ilość osobodni) I półrocze osobodni. Uwagi 2 Ocena działalności Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Białej w zakresie spraw finansowych i administracyjnych 3 Ocena działalności samodzielnego stanowiska ds. zarządzania kryzysowego i sportu Działalność Zespołu Szkolno- Przedszkolnego w Białej w zakresie spraw finansowych i administracyjnych Działalności samodzielnego stanowiska ds. zarządzania kryzysowego i sportu II półrocze osobodni. I i II półrocze osobodni Pozostały czas w ilości 5 osobodni zostanie przeznaczony na opracowani: Karty Audytu Wewnętrznego, Kodeksu Etyki Audytora Wewnętrznego i Regulaminu Audytu. Planowane czynności doradcze Czynności doradcze będą przeprowadzane przez audytora wewnętrznego w miarę zachodzących potrzeb we wszystkich obszarach wymagających takich czynności. Planowane czynności sprawdzające W 2017 roku nie planuje się czynności sprawdzających. Cykl audytu Zidentyfikowanych piętnaście obszarów ryzyka w Urzędzie Miejskim Białej i w jednostkach organizacyjnych Gminy Biała trzy zadania zostały ujęte w planie audytu na 2017 roku. Cykl audytu wynosi 5 lat. Biała, dnia 19 kwietnia 2017 roku. Lilianna Kornek Audytor Wewnętrzny