ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY / OGŁOSZENIE O ZAMIARZE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA*

Transkrypt

1 Warszawa, dnia ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY / OGŁOSZENIE O ZAMIARZE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA* Miasto Stołeczne Warszawa Dzielnica Wola, al. Solidarności 90, Warszawa zaprasza do złożenia oferty na niżej opisany przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie plenerowej imprezy pod nazwą Królewska Wola. Tutaj wybierano królów (zwanej dalej imprezą) na terenie Parku Moczydło w kwadracie ulic: Deotymy, Czorsztyńskiej, al. Prymasa Tysiąclecia i Górczewskiej (w godz. 13:00-19:00) oraz przy pomniku Electio Viritim w rozwidleniu ulic Jana Ostroroga i Obozowej (w godz. 11:00 12:00), w dniu 25 kwietnia 2015 roku. Do Wykonawcy będzie należało: 1. Zorganizowanie imprezy pod względem organizacyjno-technicznym: 1) opracowanie i udostępnienie uczestnikom regulaminu imprezy zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się uczestników imprezy, 2) zabezpieczenie imprezy pod względem ochrony realizowane przez 8 osób licencjonowanej służby wyposażonej w środki łączności, 3) zabezpieczenie imprezy pod względem zaplecza sanitarnego: udostępnienie 5 standardowych sanitariatów oraz 2 dla osób niepełnosprawnych (łącznie 7 sanitariatów), 4) zabezpieczenie pomocy medycznej: karetka P, 5) zapewnienie atestowanego podestu scenicznego o wym. 3x4 m, zadaszonego i osłoniętego z trzech stron, z nagłośnieniem (2 mikrofony) oraz niezależnym zasilaniem w energię, 6) zapewnienie podkładu muzycznego na czas imprezy, przy czym opłaty Zaiks po stronie Wykonawcy (od wszystkich utworów wykorzystanych w ramach imprezy), 7) sprzątanie terenu w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu, zapewnienie min. 20 pojemników na śmieci o pojemności min. 120 l wraz z ich bieżącym opróżnianiem oraz wywozem

2 śmieci. Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania terenu po zakończeniu imprezy i przekazania go Zamawiającemu w stanie niepogorszonym. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uszkodzeń lub zniszczeń Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia terenu do stanu pierwotnego na własny koszt w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego; 2. Zorganizowanie i przeprowadzenie (koordynacja) pikniku historycznego w oparciu o scenariusz i w porozumieniu z Agencją Eventów Historycznych Sarmata reprezentowaną przez p. Krzysztofa Kołeczka, tel , zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania; 3. Zorganizowanie i przeprowadzenie (koordynacja) gry miejskiej w oparciu o scenariusz i w porozumieniu ze Stowarzyszeniem Przewodników Turystycznych Złota Kaczka, reprezentowanym przez p. Pawła Łosia, tel , info@zlotakaczka.waw.pl (czas trwania gry: 3 godziny, od godz. 12:00 do godz. 15:00; min. liczba miejsc dla uczestników: min. 200 osób, nagrody pocieszenia dla wszystkich uczestników (ekologiczne długopisy); tematyka: wolne elekcje (przygotowanie postaci wraz ze strojami i rekwizytami: Anna Jagiellonka, Zygmunt III Waza, Jan Kazimierz Waza, Marysieńka, Stanisław August Poniatowski), finisz gry przy pomniku Electio Viritim; 4. Zorganizowanie i przeprowadzenie (koordynacja) 12 spacerów przewodnickich w oparciu o autorskie tematy i w porozumieniu z Biurem Przewodników Skarby Warszawy, reprezentowanym przez p. Marcina Strachotę, tel , info@skarbywarszawy.pl; tematy spacerów: 1) Od elekcji królewskich do dzielnicy Wola (x4), 2) Z pól elekcyjnych na osiedle robotnicze (x4), 3) Rzeczpospolita wielowyznaniowa, Wola wielowyznaniowa cmentarze ewangelickie (x4); 5. Zorganizowanie punktu kontaktu z mediami (w godz. od 11:00 do 12:00), usytuowanego przy pomniku Electio Viritim w rozwidleniu ulic Jana Ostroroga i Obozowej: 1) zapewnienie nagłośnienia - 2 szt. mikrofonów na statywach wraz z zasilaniem,

3 2) zapewnienie tła w postaci flagi biało-czerwonej o wym 2,5 x 4 m, rozpostartej pionowo za mikrofonami (stabilne, bezpieczne mocowanie do nawierzchni); 6. Zapewnienie gadżetów promocyjno-reklamowych: 500 sztuk smyczy reklamowych, 1000 balonów, 500 sztuk papierowych koron królewskich z gumką pod szyją (wszystkie materiały promocyjne z pełnokolorowym nadrukiem do akceptacji Zamawiającego), 7. Promocja imprezy, w zakres której wchodzi: 1) rozdawanie ulotek (4 dni w godz. 12:00 19:00, 4 osoby w strojach historycznych; daty i miejsca wskaże Zamawiający), 2) zamieszczenie po jednym ogłoszeniu prasowym (full kolor, 1 kolumna ostatnia strona) w lokalnych mediach: Przegląd Wolski, Echo na Woli, Nasza Gazeta Woli i Bemowa, Południe (łącznie 4 ogłoszenia) w wydaniach bezpośrednio poprzedzających imprezę. Projekt graficzny i treść ogłoszeń do akceptacji Zamawiającego, 3) wykonanie 200 sztuk plakatów full kolor (4+0), w tym 100 szt. A3, 100 szt. B2; treść i projekt graficzny po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego, 4) wykonanie sztuk ulotek formatu A5, pełnokolorowych 4+4, druk dwustronny, treść i projekt graficzny po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego, 5) przygotowanie spotów do emisji w miejskich tramwajach i autobusach (Wykonawca nie ponosi kosztów emisji spotów) zgodnie z poniższą specyfikacją: a) ekrany w autobusach: pliki video (wielkość pliku max. 5Mb), maks 2MB/s, jeden format: 1280/580 PX, kontener MP4 (nie avi, nie mpg, nie MOV), kodek H.264, 24 fps, bez dźwięku, b) ekrany w tramwajach: a. pliki video (wielkość pliku max. 5Mb), format pliku.avi, pliki NIE mogą posiadać dźwięku, rozdzielczość 1280 x 610 px, klatek/s, kodek - H264, szybkość danych w kompresji 1000 Kb/s, powinien być dostępny do podglądu w Windows Media Player (od wersji 11 i wyżej),

4 b. pliki statyczne (wielkość pliku max. 1Mb), format pliku.jpge, wymiary 1280 x 610 px, rozdzielczość maksymalnie 96 dpi, zapis koloru w RGB, 6) wykonanie 3 sztuk banerów reklamowych o max. wym. 580 x 160 cm (full kolor, materiał odporny na działanie warunków atmosferycznych, projekty banerów po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego), 7) wykonanie 4 roll-upów o wym. 2 x 1,2 m wraz ze stelażami do samodzielnego montażu i torbami transportowymi, pełnokolorowych, treść i projekt graficzny do akceptacji Zamawiającego, wraz z montażem na terenie imprezy w miejscach wskazanych przez Zamawiającego, 8) profesjonalny serwis fotograficzny imprezy (w parku Moczydło, pod pomnikiem Electio Viritim, we wszystkich punktach gry miejskiej oraz na trasach spacerów przewodnickich), zdjęcia na nośniku informatycznym (płyta dvd), format jpg 300 dpi; zdjęcia muszą być dostarczone do siedziby Zamawiającego w pierwszy dzień roboczy po imprezie maksymalnie do godz. 10: Zapewnienie kawiarenki plenerowej z piwem, winem oraz miodem pitnym (wraz z uzyskaniem niezbędnych zezwoleń na sprzedaż i konsumpcję napojów alkoholowych) i gastronomią (grill oraz np. bigos, chleb ze smalcem, grochówka, gofry, lody, kawa, herbata, zimne napoje i inne), w tym stołów z parasolami i krzeseł/ław ewentualnie z namiotem, przy czym liczba miejsc siedzących min Stoiska gastronomiczne estetyczne, spełniające wymogi Sanepidu, bezpieczeństwa przeciwpożarowego i bhp. Szczegółowy scenariusz imprezy (kolejność i godziny pokazów i występów, informacje przekazywane przez konferansjera) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym najpóźniej na 14 dni przed imprezą. Ostateczny kształt scenariusza akceptuje Zamawiający, W celu organizacji i przeprowadzenia imprezy Zamawiający udostępni Wykonawcy teren nieodpłatnie,

5 Impreza nie ma statusu imprezy masowej, szacowana średnia liczba uczestników obecnych w jednym momencie wynosi ok. 400 osób, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia co najmniej stopnia trudno zapalności dla elementów stałej aranżacji terenu imprezy, wyposażenia wszystkich niebezpiecznych pożarowo miejsc na terenie imprezy w podręczny sprzęt gaśniczy oraz posiadania atestów trudno zapalności materiałów użytych do aranżacji i wystroju terenu imprezy, a także do posiadania dokumentów potwierdzających sprawność techniczną urządzeń i instalacji elektroenergetycznych oraz innych urządzeń technicznych niezbędnych dla realizacji przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia nadzoru przeszkolonych pracowników technicznych z odpowiednimi uprawnieniami nad przygotowaniem technicznym imprezy, Ubezpieczenie Wykonawca musi posiadać polisę OC organizatora imprez na kwotę min zł z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy (w tym OC podwykonawców, OC deliktowe (wypadki gości), OC kontraktowe) z włączeniem ochrony wszystkich Wykonawców i Podwykonawców zaangażowanych w organizację imprez objętych umową. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą spełnić niżej opisane warunki: Wykonawca zobowiązany jest do wykazania, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wykonał co najmniej jedną usługę polegającą na organizacji otwartej imprezy plenerowej, przy ilości uczestników imprezy nie mniejszej niż 500 osób. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 27 kwietnia 2015 roku (przy czym impreza w dniu 25 kwietnia 2015 roku). Kryteria oceny ofert cena 100 % Istotne warunki zamówienia, które zostaną zawarte w umowie: Płatność wynagrodzenia po należytym wykonaniu umowy w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury/rachunku,

6 realizacji umowy. Zamawiający nie udzieli Wykonawcy zaliczki na poczet Wraz z ofertą należy złożyć dokument potwierdzający spełnienie warunku dotyczącego wykonania usługi polegającej na organizacji otwartej imprezy plenerowej przy ilości uczestników imprezy nie mniejszej niż 500 osób (faktura, referencje). Ofertę wraz z załącznikami należy dostarczyć do dnia 18 marca 2015 roku do godz. 14:00 pocztą elektroniczną na adres: a.grabowska@um.warszawa.pl W przypadku pytań prosimy o kontakt z p. Kamilą Bitner, tel. (22) lub p. Anną Grabowską, tel. (22) Oferty, które nie spełnią wskazanych powyżej warunków, a także te, które są niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa zostaną odrzucone. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia w dowolnym czasie bez podania przyczyny