Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie imprezy plenerowej pod nazwą Święto Chleba.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1b do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie imprezy plenerowej pod nazwą Święto Chleba. Termin realizacji zamówienia: 11 wrzesień 2016 r. Miejsce realizacji zamówienia: Muzeum Wsi Lubelskiej w Lublinie, al. Warszawska 96, Lublin. Zapewnienie usługi w godzinach: 7:00 20:00 Miejsce realizacji zamówienia Muzeum Wsi Lubelskiej zostało zarezerwowane przez Zamawiającego. Koszt wynajęcia powierzchni pokrywa Zamawiający. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Etap 1. Montaż namiotów wraz z wyposażeniem: 1. Wykonawca zapewni montaż i demontaż 1 namiotu z podłogą, Namiot o powierzchni 50 m 2, wysokość ścian bocznych minimum 2,5 m. Podłoga z atestem na całej powierzchni namiotu. Namiot powinien zostać wyposażony w rozdzielnię elektryczną. 2. Wykonawca zapewni wynajem 30 namiotów wystawienniczych o wymiarach 2 x 2 wraz z wyposażeniem. Wyposażenie każdego namiotu: rozdzielnia elektryczna; 1 stół; 2 krzesła. 3. Wykonawca oznaczy namioty zgodnie z księgą wizualizacji znaku PROW dostępną na stronie wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania po konsultacji z Zamawiającym. Zakres prac Wykonawcy Etap 1. - postawienie namiotów we wskazanych miejscach przez Zamawiającego w dniu 11 września 2016 r. ; - montaż i demontaż podłogi do dużego namiotu; - wyposażenie namiotów w stoły, krzesła; Strona 1 z 6

2 - przygotowanie i udostępnienie namiotów w dniu 11 września 2016 r. od godziny 7.00 do zakończenia imprezy; - podłączenie prądu do namiotów wykorzystując agregat prądotwórczy; - złożenie oraz zabranie namiotów wraz z wyposażeniem po zakończeniu imprezy w dniu 11 września 2016 r. Etap II. Zapewnienie Agregatu prądotwórczego o parametrach technicznych od 60 KVA, 50 Hz na homologowanej przyczepie z regulowanym dyszlem, zabudowany i wyciszony z zapasem paliwa umożliwiającym pracę urządzenia na 12 godzin zegarowych. Zakres prac Wykonawcy - Etap 2: - dostarczenie agregatu na miejsce imprezy; - zainstalowanie agregatu; - zapewnienie 1 osoby do obsługi agregatu; - zdemontowanie i uprzątnięcie agregatu po zakończeniu imprezy; Etap 3. Wynajem sceny wraz z wyposażeniem. 1. Wykonawca zapewni wynajem sceny wraz z zadaszeniem o wymiarach min. 8 m x 6 m. Wyposażenie sceny: Oświetlenie sceniczne wersja podstawowa bez ridera; Nagłośnienie wersja podstawowa bez ridera; 4 mikrofony bezprzewodowe plus 2 mikrofony na statywach; 2. Wykonawca przygotuje dekorację sceny, której tematem przewodnim będą produkty piekarskie. Wykonawca przedstawi przynajmniej dwa projekty dekoracji sceny Zamawiającemu do dnia 5 września 2016 r. Dekoracja musi zawierać Baner podwieszany nad sceną z nazwą imprezy. 3. Wykonawca oznaczy scenę zgodnie z księgą wizualizacji znaku PROW dostępną na stronie wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania po konsultacji z Zamawiającym. Zakres prac Wykonawcy - Etap 3: - postawienie sceny we wskazanych miejscach przez Zamawiającego w dniu 11 września 2016 r. ; - montaż i demontaż sceny wraz z wyposażeniem w dniu 11 września 2016 roku; Strona 2 z 6

3 - przygotowanie i udostępnienie sceny w dniu 11 września 2016 r. od godziny 7.00 do zakończenia imprezy; Etap 4. Wykonawca zapewni 1 osobę - Konferansjera do prowadzenia Imprezy plenerowej. Konferansjer musi ściśle współpracować z Zamawiającym, mieć doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 4 imprez plenerowych. Wykonawca musi dostarczyć CV Konferansjera 7 dni przed organizacją imprezy. Etap 5. Zapewnienie przenośnych sanitariatów typu toy toy w ilości 4 szt. 1. Wykonawca ma zapewnić 4 sztuki przenośnych sanitariatów typu toy toy w dniu 11 września 2016 r. od godziny 8.00 oraz zapewnić demontaż sanitariatów po imprezie do dnia 12 września 2016 r. Zakres prac Wykonawcy - Etap 5: - Dostarczenie sanitariów i ustawienie ich w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Etap 6. Organizacja konkursów i zapewnienie nagród w 3 konkursach 1. Wykonawca zapewni organizację 3 konkursów kulinarnych. Do jego zadań będzie należeć: Przeprowadzenie 3 konkursów: 1. Konkurs na najlepszy Cebularz. 2. Konkurs na najładniejsze stoisko wystawiennicze. 3. Konkurs na najładniejszy Chleb ozdobny. Powołanie komisji konkursowej składającej się z trzech osób w uzgodnieniu z Zamawiającym, której zadaniem będzie wyłonienie laureatów. 2. Wykonawca zapewni przekazanie w dniu rozstrzygnięcia konkursu nagród pieniężnych w gotówce laureatom zdobywcom I, II i III miejsca oraz dwóch wyróżnień potwierdzone czytelnym podpisem przez laureata na potwierdzeniu odbioru nagrody oraz oświadczeniu przygotowanym przez Zamawiającego- miejsce I zł, II- miejsce 200 zł, III miejsce 100 zł. 3. Wykonawca zapewni zorganizowanie na terenie Skansenu oznakowanego punktu konkursowego gdzie będą przyjmowane zgłoszenia do konkursu i wydawane nagrody pieniężne w miejscu wskazanym przez Zmawiającego. Zadania Wykonawcy Strona 3 z 6

4 Przygotowanie do każdego konkursu dla wszystkich laureatów czeków z wpisaną kwotą pieniężną w formie papierowej o minimalnym formacie A3 w poziomie i wręczenie ich na scenie (wręczenia symbolicznych czeków dokona Zamawiający a nagrody pieniężne będą do odebrania w punkcie obsługi konkursów) Zapewnienie min. 2 osób do przygotowania, przeprowadzenia i obsługi organizowanych konkursów. Konkursy nie mogą trwać jednocześnie. Po zakończeniu jednego konkursu musi się rozpocząć następny. 4. Wykonawca zapewni puchary dla laureatów 3 konkursów kulinarnych. Puchary muszą zostać oznaczone logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW na lata oraz posiadać informację o pozycji w konkursie np. 1 miejsce, nazwę konkursu np. Konkurs na najlepszy Cebularz, nazwę imprezy plenerowej Święto Chleba, datę odbywającej się imprezy. Etap 7.Zakup ubezpieczenia OC dla imprezy pod nazwą Święto Chleba. 1. Zakup polisy ubezpieczeniowej OC na warunkach standardowych dla imprezy plenerowej odbywającej się w dniu 11 września 2016 r. w Muzeum Wsi Lubelskiej w Lublinie i okazanie jej Zamawiającemu na 7 dni przed rozpoczęciem imprezy. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków pracowników stron umowy oraz innych osób, powstałe w związku z realizacją przedmiotu umowy. Etap 8. Promocja imprezy. Zadania Wykonawcy: 1. Zaprojektowanie i wydruk oraz wysyłka 200 sztuk zaproszeń. Format dl. Zaproszenia muszą zostać wysłane najpóźniej do dnia 1 września 2016 roku. Lista osób zostanie określona przez Zamawiającego. 2. Zaprojektowanie i wydruk plakatów z informacją o imprezie - 50 sztuk. Wykonawca zapewni rozwieszenie plakatów najpóźniej do dnia 1 września 2015 r. Plakaty należy rozwiesić w promieniu 30 km od miejsca organizacji Imprezy. 3. Zaprojektowanie i wykonanie 1 roll-upa z informacją o imprezie. Roll-upa należy dostarczyć na miejsce imprezy w dniu 11 września 2016 r. do godz 7:00. Strona 4 z 6

5 4. Zapewnienie emisji spotów reklamowych z informacją o Imprezie plenerowej w dwóch rozgłośniach radiowych o zasięgu lokalnych. Zadaniem Wykonawcy będzie zarezerwowanie czasu antenowego, za treść spotów będzie odpowiedzialny Zamawiający. Spoty radiowe muszą zostać wyemitowane w dniach 4 11 września przynajmniej dwa razy dziennie w godzinach: 7 8 i 15:30 17: Wszystkie materiały promocyjne, łącznie ze spotami reklamowymi, muszą zostać opatrzone logotypami zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW na lata i informacją o źródle finansowania. 6. Wszystkie materiały wykorzystane do promocji Imprezy plenerowej będą podlegały akceptacji Zamawiającego. Etap 9. Zorganizowanie pokazu kulinarnego i warsztatów piekarskich. Zadania Wykonawcy: 1. W ramach pokazu kulinarnego Wykonawca zapewni: Wynajem pieca do pieczenia cebularza lubelskiego. Kuchnię mobilną. 2. Wykonawca zapewni produkty, piec i kuchnia mobilna muszą zostać dostarczone do godziny 7:00 w dniu 11 września 2015 r. i pozostawione w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 3. Wykonawca zapewni 1 osobę do prowadzenia pokazu kulinarnego i 3 osoby do prowadzenia warsztatów piekarskich. Osoby prowadzące muszą posiadać wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu pokazów kulinarnych i posiadać wiedzę o branży piekarskiej i potrawach piekarskich, a także posiadać certyfikowane produkty spożywcze do przeprowadzenia : 1. Warsztatu przygotowania i wypieku Cebularza Lubelskiego. 2. Warsztatu przygotowania i wypieku Chałki. 3. Pokazu przygotowania 1 zupy wpisanej na lubelską listę produktów tradycyjnych i jednego dania głównego wpisanego na lubelską listę produktów tradycyjnych o nazwie Forszmak Lubelski. 5. Wykonawca zapewni serwis przygotowanych dań podczas warsztatów i pokazów uczestnikom Imprezy Plenerowej. W tym celu Wykonawca zapewni naczynia jednorazowe (talerze, miski), komplet sztućców jednorazowych (łyżka, widelec, nóż). Etap 10. Uporządkowanie miejsca po zakończeniu Imprezy. 1. Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania miejsca organizacji kongresu w pierwszym dniu po zakończeniu imprezy i przywrócenie terenu do stanu pierwotnego, posprzątanie miejsca organizacji, zapewnienie worków na śmieci, Strona 5 z 6

6 zebranie śmieci pozostawionych przez uczestników w worki i zestawienie wszystkich worków pełnych śmieci w jednym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Etap 12. Sprawozdanie z Imprezy. 1. Wykonawca wykona z całości przedmiotu zamówienia 50 zdjęć (część zdjęć z widocznymi logotypami znaku PROW ) oraz pełne sprawozdanie w wersji papierowej i elektronicznej, w sprawozdaniu winny znaleźć się informacje i ewentualne materiały z etapów przedmiotu zamówienia (miejsce, termin, podpisane przez uczestników kongresu listy obecności zgodne ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego, wszelkie materiały informacyjne, zaproszenia oraz dokumentacja fotograficzna z każdego etapu). Wszystkie materiały użyte w czasie realizacji zadania winny zawierać informację o źródle finansowania z widocznymi logotypami zgodnymi z aktualną księgą wizualizacji PROW , z informacją o źródle finansowania i instytucji zarządzającej. Sprawozdanie winno być przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej i elektronicznej na nośniku po jednym egzemplarzu. 2. Wykonawca musi przedstawić koszt każdego z wyszególnionych elementów przedmiotu zamówienia. Strona 6 z 6