Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Biuro Zamówień Publicznych al. Piłsudskiego 8 tel. /+42/ Łódź fax /+42/ zp.info@lodzkie.pl ZP Łódź, dnia r. Zamawiający: Województwo Łódzkie Prowadzący postępowanie Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Biuro Zamówień Publicznych Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu WYJAŚNIENIA TREŚCI SIWZ (1) oraz ZMIANA TREŚCI SIWZ(1) z dnia r. Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: Organizację VIII. Pikniku Funduszy Europejskich (sygn. post. ZP ) Działając na podstawie art. 38 ust. 1, ust. 2 oraz ust 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U z 2013 r. poz. 907 ze. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp - informuję, iż do Zamawiającego wpłynęły wnioski o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), na które Zamawiający udziela poniższych odpowiedzi oraz wprowadza zmiany do treści SIWZ wraz z załącznikami: WNIOSEK 1 Pytania Wykonawcy 1. Czy akcje będą prowadzone we wszystkich miastach tego samego dnia? Zamawiający doprecyzowuje zapisy SIWZ dotyczące punktu Zakres działań promocyjnych na terenie województwa łódzkiego: Punkty w kryterium Zakres działań promocyjnych (Ldzp) zostaną przyznane za zaoferowanie przez załącznika nr 1 (SOPZ), poprzez dodanie zapisu:

2 Ze względu na skuteczność akcji promocyjnej oraz biorąc pod uwagę założenia Zamawiającego, działania promocyjne powinny być prowadzone we wszystkich miastach wskazanych przez Wykonawcę w kryterium Zakres działań promocyjnych na terenie województwa łódzkiego tego samego dnia. 2. Czy obowiązuje minimalna ilość hostess dla poszczególnych miejscowości? Zamawiający doprecyzowuje zapisy SIWZ dotyczące punktu Jest: Zakres działań promocyjnych na terenie województwa łódzkiego: Punkty w kryterium Zakres działań promocyjnych (Ldzp) zostaną przyznane za zaoferowanie przez załącznika nr 1 (SOPZ), poprzez dodanie zapisu: Punktacja za kryterium przedstawia się następująco: Działania promocyjne polegające na rozdawaniu ulotek przez hostessy zapraszające na VIII. Piknik Funduszy Europejskich w 5 miastach województwa łódzkiego 5 pkt, Powinno być: Zakres działań promocyjnych na terenie województwa łódzkiego: Punkty w kryterium Zakres działań promocyjnych (Ldzp) zostaną przyznane za zaoferowanie przez załącznika nr 1 (SOPZ), poprzez dodanie zapisu: Punktacja za kryterium przedstawia się następująco: Działania promocyjne polegające na rozdawaniu ulotek przez minimum 2 (dwie) hostessy zapraszające na VIII. Piknik Funduszy Europejskich w 5 miastach województwa łódzkiego 5 pkt, 3. Czy obowiązuje minimalna ilość rozdanych flagietek i tulipanów w jednej miejscowości? Jest : Pkt SIWZ Zakres działań promocyjnych na terenie województwa łódzkiego: 2

3 Punkty w kryterium Zakres działań promocyjnych (Ldzp) zostaną przyznane za zaoferowanie przez załącznika nr 1 (SOPZ). Punktacja za kryterium przedstawia się następująco: Działania promocyjne polegające na rozdawaniu ulotek przez hostessy zapraszające na VIII. Piknik Funduszy Europejskich w 5 miastach województwa łódzkiego 5 pkt, Działania promocyjne polegające na rozdawaniu ulotek oraz żółtych tulipanów przez hostessy zapraszające na VIII. Piknik Funduszy Europejskich w 10 miastach województwa łódzkiego 10 pkt, Działania promocyjne polegające na rozdawaniu ulotek, żółtych tulipanów oraz flagietek Unii Europejskiej przez hostessy zapraszające na VIII. Piknik Funduszy Europejskich w 15 i więcej miastach województwa łódzkiego 15 pkt. Powinno być: Pkt SIWZ Zakres działań promocyjnych na terenie województwa łódzkiego: Punkty w kryterium Zakres działań promocyjnych (Ldzp) zostaną przyznane za zaoferowanie przez załącznika nr 1 (SOPZ). Punktacja za kryterium przedstawia się następująco: Działania promocyjne polegające na rozdawaniu 500 szt. ulotek przez minimum 2 (dwie) hostessy zapraszające na VIII. Piknik Funduszy Europejskich w 5 miastach województwa łódzkiego 5 pkt, Działania promocyjne polegające na rozdawaniu 500 szt. ulotek oraz 500 szt. żółtych tulipanów przez hostessy zapraszające na VIII. Piknik Funduszy Europejskich w 10 miastach województwa łódzkiego 10 pkt, Działania promocyjne polegające na rozdawaniu 500 szt. ulotek, 500 szt. żółtych tulipanów oraz 500 szt. flagietek Unii Europejskiej przez hostessy zapraszające na VIII. Piknik Funduszy Europejskich w 15 i więcej miastach województwa łódzkiego 15 pkt. 4. Czy wskazane 5 tys. ulotek w zapytaniu ofertowym, mają swoje przeznaczenie w akcji promocyjnej w poszczególnych miastach przed realizacją, czy będą wykorzystane do innych celów? Zapytanie ofertowe służyło do wyszacowania wartości przedmiotu zamówienia. 3

4 Natomiast wszystkie działania dodatkowe zaproponowane przez Wykonawcę w celu otrzymania większej ilości punktów w kryterium Zakres działań promocyjnych, powinny być skalkulowane w cenie oferty 5. To samo pytanie z pkt 4. Dotyczy flagietek. Wszystkie działania dodatkowe zaproponowane przez Wykonawcę w celu otrzymania większej ilości punktów w kryterium Zakres działań promocyjnych, powinny być skalkulowane w cenie oferty WNIOSEK 2 Pytania Wykonawcy I. Pkt 6.2 SIWZ. Czy jesteśmy zobowiązani przedstawić Państwu zobowiązania naszych podwykonawców podjęcia się realizacji poszczególnych działań? Jeśli tak, na jakim etapie wymagają Państwo takiego oświadczenia podwykonawców? Czy wraz z przedłożeniem naszej oferty? Ze swojego naprawdę dużego doświadczenia, wiem że na tym etapie nie jest to realne, przynajmniej w 100% bowiem podmiotów współpracujących z nami przy tym evencie będzie co najmniej kilkadziesiąt. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie wiedzy i doświadczenia, w przypadku gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia lub inny dokument, z którego będzie jednoznacznie wynikać uprawnienie do dysponowania zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia. Uwaga: Treść zobowiązania lub innego dokumentu podmiotu trzeciego musi określać: a) zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, c) zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia. Wymienione dokumenty muszą zostać załączone do oferty. II. Pkt SIWZ pytanie jw. 4

5 W przypadku, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia lub inny dokument, z którego będzie jednoznacznie wynikać uprawnienie do dysponowania zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia. Uwaga: Treść zobowiązania lub innego dokumentu podmiotu trzeciego musi określać: a) zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, c) zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia. Wymienione dokumenty muszą zostać załączone do oferty. III. Formularz Ofertowy. Czy do formularza ofertowego poza określeniem całkowitej wartości brutto możemy niezależnie dołączyć szczegółową wycenę z poszczególnymi kosztami składającymi się na organizację imprezy, zgodnie z opisem szczegółowym przedmiotu zamówienia wraz z wyodrębnioną marżą agencyjną oraz kosztem pracy project oraz junior menedżerów naszej agencji przy evencie w Pabianicach? Zgodnie z opisem widniejącym w pkt 13.3 SIWZ podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym (załącznik nr 2 do SIWZ) Cena brutto oferty brana będzie pod uwagę przez komisję przetargową w trakcie oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, w przypadku podejrzenia podania rażąco niskiej ceny. IV. Pkt 3 Formularz Ofertowy. Czy za działania dodatkowe, określone w niniejszym punkcie tj. rozdawanie ulotek/ulotek i żółtych tulipanów/ ulotek, żółtych tulipanów oraz flagietek jako wykonawca będziemy zobowiązani ponieść koszty związane z opłaceniem hostess oraz zakupem materiałów do dystrybucji przez hostessy? Czy jako Wykonawca będziemy mogli liczyć na zwrot tychże kosztów od Zamawiającego? W ramach kryterium Zakres działań promocyjnych na terenie województwa łódzkiego Wykonawca określa zakres akcji promującej Piknik, zaś koszty tych działań ponosi Wykonawca i zobowiązany jest je skalkulować w cenie oferty. 5

6 V. Pkt 4 Formularz Ofertowy. Czy w tabeli, w pozycji nr 1 możemy określić całość realizacji (uwzględniającą wszystkie koszty) nazywając usługę jako: organizacja VIII Pikniku Funduszy Europejskich zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ, wskazując jednocześnie wartość podatku - 23%? Wykonawca oblicza, a następnie podaje, w pkt 1 w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2 do SIWZ) odpowiednio Cenę brutto oferty, będącą wynagrodzeniem ryczałtowym za realizację całego zakresu przedmiotu zamówienia. Punkt 4 Formularza ofertowego należy wypełnić jedynie w przypadku gdy wybór złożonej przez Wykonawcę oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług. Patrz pkt SIWZ. VI. Pkt 5 Formularz Ofertowy. Czy rzeczywiście jesteśmy zobowiązani do wskazania działań, których realizację będziemy powierzać podwykonawcom? Jeśli tak, wówczas będziemy zmuszeni do dołożenia wierszy w niniejszym załączniku, czy akceptują Państwo takie rozwiązanie? Zamawiający żąda wskazania w Formularzu Ofertowym w pkt.5 czy Wykonawca będzie realizować zamówienie samodzielnie czy z udziałem podwykonawcy-ów. W przypadku udziału podwykonawców w realizacji zamówienia, Zamawiający żąda wskazania części zamówienia (zakres prac) powierzonej podwykonawcom. Istniej możliwość rozszerzenia formularza w tym zakresie, w celu wpisania wszystkich podwykonawców oraz zakresu powierzonych prac. VII. Wykaz Wykonanych Głównych Usług. Czy w niniejszym dokumencie możemy dołożyć kolejne kolumny do tabeli, wymieniając organizowane przez nas imprezy (mamy ich na koncie co najmniej kilkanaście)? Czy wystawiane przez Wykonawcę faktury będą również stanowiły dokument potwierdzający? W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczących posiadania wiedzy i doświadczenia Wykonawca oświadcza, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał niżej wymienione usługi (rozumiane jako główne usługi): - co najmniej 2 (dwie) usługi, polegające na organizacji imprezy masowej*, w tym co najmniej jedną o wartości nie mniejszej niż ,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych) brutto. 6

7 *Przez imprezę masową rozumie się pojęcie zdefiniowane w art. 3 punkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późniejszymi zmianami). UWAGA: 1. Za główne usługi Zamawiający przyjmuje: - usługi organizacji imprez masowych 2. Zamawiający wymaga, aby w wykazie głównych usług znalazły się również usługi potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu dotyczących posiadania wiedzy i doświadczenia, o których mowa w pkt SIWZ. Zamawiający wymaga załączenia dowodów, o których mowa poniżej tylko odnośnie usług potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu dotyczących posiadania wiedzy i doświadczenia, o których mowa w pkt SIWZ. Wykonawca może rozszerzyć tabelę w przypadku większej ilości usług, o kolejne wiersze, jednak nie o dodatkowe kolumny. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2013 r., poz. 231) dowodami odnoszącymi się do wykonanych najważniejszych usług, są poświadczenia. Dopiero, jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, może złożyć własne oświadczenie. Poświadczenie jest przy tym podstawowym dokumentem określającym prawidłowość wykonania określonych usług. Złożenie, zamiast poświadczenia, innych dokumentów lub oświadczenia uwarunkowane jest wykazaniem przez Wykonawcę, że wystąpiły okoliczności od niego niezależne, uzasadniający brak możliwości uzyskania poświadczenia. VIII. Pytania dodatkowe: - czy możemy zaproponować namiot sferyczny do strefy eksperymentów? Wykonawca może zaproponować w ofercie namiot sferyczny, jednak musi on spełniać parametry zawarte w pkt. 13 SOPZ. - czy aranżując pomysły zabaw dla dzieci możemy wykorzystywać zrealizowane projekty z środków UE w Łódzkiem w latach ubiegłych (np. 2012, 2013 itp )? 7

8 Wykonawca może zaplanować gry i zabawy dla dzieci powiązane ze zrealizowanymi projektami na terenie województwa łódzkiego, które zostały dofinansowane z funduszy unijnych. - czy możemy liczyć na udostepnienie riderów wykonawców? Ridery artystów są zawarte w załączniku nr 2 do projektu umowy. - czy zabezpieczenie garderób dla artystów będzie leżało po stronie wykonawcy? Tak, wszelkie działania związane z organizacją występów artystów zapewnia Wykonawca, w tym wymagania dotyczące garderób, zawarte w załączniku nr 2 do projektu umowy. Zamawiający informuje, że udzielone odpowiedzi i wprowadzone zmiany są wiążące dla wszystkich Wykonawców biorących udział w przedmiotowym postępowaniu, a w przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SIWZ, a treścią udzielonych odpowiedzi i zmian, jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie Zamawiającego. ZATWIERDZAM: z up. Zarządu Województwa Łódzkiego /-/Adam Paluszkiewicz Dyrektor Biura Zamówień Publicznych (na podstawie Uchwały Nr 417/13 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 27 marca 2013 r. ze zmianami) Łódź, dnia: r. 8