Elektroniczna dokumentacja medyczna i bezpieczeństwo danych w gabinecie dentystycznym

Transkrypt

1

2 Prowadzisz elektroniczną dokumentację medyczną wykorzystuj szablony wizyt... 1 Nie obawiaj się dokumentacji elektronicznej... 1 Stosuj szablony wizyt... 2 Bezpieczne przechowywanie danych pacjentów poznaj 4 skuteczne rozwiązania... 2 Dobrze prowadzona dokumentacja medyczna w formie elektronicznej może lepiej bronić lekarza i podmiot leczniczy w sprawie sądowej niż dokumentacja papierowa. Stosowanie szablonu wizyty porządkuje przebieg wizyty, dokładnie wyznaczając jej kolejne elementy. Zabezpiecza to Twój interes np. w przypadku pacjenta roszczeniowego. Sprawdź także, jak wyeliminować najpoważniejsze zagrożenie, jakim jest wyciek danych wrażliwych. Wszystkie publiczne i prywatne jednostki ochrony zdrowia będą musiały od 1 stycznia 2018 r. prowadzić dokumentację medyczną jedynie w postaci elektronicznej (nie dotyczy to jednak zgód pacjentów oraz skierowań). Wielu lekarzy boi się tej zmiany i uważa, że dokumentacja elektroniczna obróci się przeciwko nim. Moim zdaniem jest dokładnie odwrotnie, ponieważ dokumentacja elektroniczna jest największym sprzymierzeńcem lekarza i podmiotu leczniczego. Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej jest trudniejsza do podważenia. To czyni ją jeszcze bardziej wiarygodnym dowodem w procesie sądowym. System komputerowy umożliwia bowiem precyzyjne ustalenie, kto modyfikował dokumentację medyczną, kiedy to robił i co dokładnie zmienił. Jeżeli więc obrońca lekarza (podmiotu leczniczego) wykaże, że od ostatniej wizyty nie wprowadzono żadnych zmian w opisie wizyty (ewentualnie, że zmiany nie mają znaczenia dla sprawy), pacjenci tracą możliwość podniesienia zarzutu, iż dokumentację medyczną wyczyszczono w związku ze zgłoszeniem roszczeń. Nie można też tracić z pola widzenia tego, że dokumentację medyczną w formie elektronicznej można łatwo kontrolować i egzekwować standardy jej rzetelnego prowadzenia. Dla wielu ordynatorów i kierowników podmiotów leczniczych jest to bardzo istotne. Dlatego zachęcam do jak najszybszego 1

3 przestawienia się z dokumentacji medycznej prowadzonej w wersji papierowej na dokumentację medyczną w formie elektronicznej. Istotną kwestią jest wygoda i możliwość tworzenia szablonów z opisami wizyt. Jest to niezwykle ważne, ponieważ szablony ułatwiają i przyspieszają pracę lekarzy. Szablony służą utworzeniu wzorców opisów poszczególnych zabiegów. Dzięki nim można wyeliminować przepisywanie powtarzających się elementów opisowych przy każdej wizycie lub danym zabiegu. Dla przykładu, szablon wywiadu lekarskiego wypełniasz odpowiedziami lub wynikami badań. W programach do e- dokumentacji można zazwyczaj tworzyć nieograniczoną liczbę szablonów. ZALETY SZABLONU WIZYTY 1. Umożliwia zawarcie w dokumentacji medycznej wszystkich wymaganych prawem informacji (np. o działaniach niepożądanych przepisanych leków, o zaleceniu zgłoszenia się do lekarza w przypadku zmiany stanu zdrowia pacjenta albo braku poprawy). 2. Porządkuje przebieg wizyty, dokładnie wyznaczając jej kolejne elementy. 3. Standaryzuje przebieg wizyty, gdyż wymusza na lekarzu określony porządek. 4. Skraca czas poświęcony wypełnianiu dokumentacji medycznej na rzecz kontaktu z pacjentem. W procesie wdrożenia e-dokumentacji jednym z istotniejszych aspektów jest bezpieczeństwo danych pacjentów. Placówki medyczne muszą dołożyć wszelkich starań, aby elektroniczna dokumentacja medyczna była bezpieczna. Jedną z kwestii związanych z wdrożeniem elektronicznej dokumentacji medycznej jest sposób jej przechowywania. Podmioty lecznicze mogą wybrać spośród czterech bezpiecznych sposobów. Pierwszą, najdroższą alternatywą jest przechowywanie danych we własnym zakresie, wiążące się z zakupem serwerów. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, gdyż pozwala zachować pełną kontrolę nad procesem gromadzenia i przetwarzania danych. Tym samym wydaje się idealne dla placówek, które mogą sobie pozwolić na rozbudowany dział IT. Ze względu na wysokie koszty inwestycji związane z zabezpieczeniami klimatyzacyjnymi, energetycznymi i fizycznymi, a także dostępem do szybkich łączy internetowych, wiele podmiotów 2

4 zamiast tego rozwiązania będzie musiało rozważyć drugie rozwiązanie, jakim jest wynajem fizycznego serwera dedykowanego od zewnętrznego usługodawcy. Outsourcing polega na wynajmie na wyłączność komputera o określonych parametrach, który jest użytkowany wyłącznie przez jedną placówkę. Takie rozwiązanie ma dwie główne zalety: bezpieczeństwo danych oraz możliwość dopasowania przez zewnętrzną firmę ustawień i parametrów do konkretnych potrzeb danej placówki bez konieczności zatrudniania informatyków. Wynajem serwera na wyłączność jest jednak drogim rozwiązaniem (ale nadal tańszym niż zakup własnego). Popularną, trzecią alternatywą stają się wirtualne serwery dzielone (VPS). Polegają one na wydzierżawieniu części przestrzeni dyskowej serwera, dzięki czemu VPS zachowuje funkcjonalność serwera dedykowanego, nie narażając placówki na koszty wynajmowania fizycznej maszyny na wyłączność, przy jednoczesnym rozwiązaniu problemu związanego ze znalezieniem miejsca na jej przechowywanie. Rozwiązanie to może okazać się idealne dla małych podmiotów leczniczych, które w łatwy sposób mogą przewidzieć, jak wiele zasobów będą wykorzystywały w czasie trwania umowy. Ta alternatywa nie sprawdzi się jednak w przypadku placówek, które nie potrafią określić, jak dużo zasobów będą potrzebowały (np. w wyniku dynamicznego rozwoju lub planowanych inwestycji, które spowodują znaczny wzrost ilości danych do obsługi). Przy tej możliwości, podmioty nie wiedzą, z kim fizycznie dzielą dany serwer, ile jest uruchomionych w danym momencie wirtualnych serwerów, ani jak wielki ruch powodują współużytkownicy. Tym samym nie mają gwarancji jego optymalnego funkcjonowania. Wynajem serwera na wyłączność jest drogim rozwiązaniem. Dlatego coraz bardziej popularną alternatywą zwłaszcza dla małych placówek - stają się wirtualne serwery dzielone. Warto przyjrzeć się jeszcze czwartemu rozwiązaniu - serwerom działającym w realnej chmurze (cloud computing), które nie są ograniczane w żaden sposób przez aktualną dostępność zasobów. Są one dynamicznie zwiększane wraz ze wzrastającymi wymaganiami klienta. Pozwala to połączyć zalety ekonomicznego rozwiązania VPS z dynamicznie skalowanym serwerem w chmurze. Z takiego rozwiązania można skorzystać we wrocławskim Medycznym Centrum Przetwarzania Danych. Jest to centrum przetwarzania i gromadzenia plików w wersji elektronicznej poświęcone wyłącznie danym medycznym. Serwery są dobrze chronione, zamknięte w bunkrze. Osłonięto je klatką Faradaya, a ściany budynku są ognioodporne. Poza tym jest kilka źródeł niezależnych zasilania, więc gdyby nastąpiła nagła awaria elektryczna, serwerownia ma swój własny generator prądu. Korzystanie z serwerowni jest odpłatne, ale koszty są niższe niż wybudowanie i utrzymanie własnej serwerowni. Bezpieczne przechowywanie danych - 4 możliwe rozwiązania 1. Przechowywanie danych we własnym zakresie. 3

5 2. Wynajem fizycznego serwera dedykowanego od zewnętrznego usługodawcy. 3. Wynajem wirtualnego serwera dzielonego (VPS). 4. Wynajem serwera działającego w realnej chmurze (cloud computing). Podstawa prawna Ustawa z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1535). Ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 186). Rozporządzenie ministra zdrowia z 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2015 r. poz. 2069). Autorzy: Radosław Tymiński, dr nauk prawnych, radca prawny, prowadzi blog prawalekarza.pl Iga Anna Ignaczak, ekspert z zakresu nowych technologii w ochronie zdrowia 4

6 Redaktor: Renata Kajewska ISBN: E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0639 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon , faks , cok@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa