Elektroniczne akta osobowe można wydać uchwałę firmową w tej sprawie, ale...

Transkrypt

1 Elektroniczne akta osobowe można wydać uchwałę firmową w tej sprawie, ale...

2 Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Redaktor prowadzący: Anna Makarczuk Wydawca: Agnieszka Gorczyca Koordynator produkcji: Magdalena Huta Projekt graficzny: Piotr Fedorczyk Korekta: Zespół Skład i łamanie: Raster studio ISBN Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2015, Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., ul. Łotewska 9a, Warszawa, tel.: , faks: , dokumentacjadlazaawansowanych@wip.pl NIP: KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, wysokość kapitału zakładowego: zł. Publikacja Dokumentacja dla zaawansowanych chroniona jest prawemautorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz ten nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Porady zawarte w publikacji nie mają charakteru porady prawnej redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za ich zastosowanie do konkretnych przypadków. Zamówienia: tel.: , faks: , cok@wip.pl

3 Warunki Akta osobowe zatrudnienia Elektroniczne akta osobowe można wydać uchwałę firmową w tej sprawie, ale... Akta osobowe pracowników można prowadzić także w systemie informatycznym, ale tylko obok obowiązkowych papierowych teczek. Prowadzenia akt osobowych pracowników w formie papierowej nadal wymagają bowiem przepisy. Jakie korzyści dają e-akta i jak prowadzić je zgodnie z prawem? Przykładowo czy akta elektroniczne trzeba zarejestrować w GIODO, czy na elektroniczną postać akt zgodę musi wyrazić pracownik, czy tylko niektóre dokumenty z akt mogą być elektroniczne? Przedstawiamy praktyczny wzór firmowej uchwały w tej sprawie. Dokumenty w formie pisemnej Rozporządzenie w sprawie akt osobowych (patrz: podstawa prawna) nie wymaga wprost, aby akta osobowe pracowników były prowadzone w tradycyjnej pisemnej formie. Jednak obowiązek prowadzenia ich właśnie w tej formie wynika z faktu, że część dokumentów obowiązkowo przechowywanych w aktach osobowych wymaga zachowania formy pisemnej. Przykładowo umowa o pracę albo wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy wymagają zgodnie z przepisami Kodeksu pracy zachowania formy pisemnej. Zachowanie formy pisemnej oznacza, że dany dokument powinien być opatrzony własnoręcznym podpisem osoby składającej oświadczenie na dokumencie. Równoważne w skutkach prawnych z zachowaniem formy pisemnej jest złożenie oświadczenia w formie elektronicznej, ale tylko pod warunkiem, że jest ono opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 1 Wzór Uchwała Zarządu nr 21/2015 w sprawie zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej z 22 października 2015 r. W dniu 22 października 2015 r. Zarząd ABC sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie podjął uchwałę następującej treści: 1 Wprowadza się do stosowania w ABC sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej stanowiące Załącznik nr 1 do niniejszej uchwały. 2 Uchwała wchodzi w życie 30 listopada 2015 r. Paweł Nowicki Prezes Zarządu UWAGA Nie jest równoważne formie pisemnej zwykłe elektroniczne podpisanie się np. pod wysłanym mailem, bez specjalnego certyfikowanego podpisu elektronicznego, który w praktyce wykupuje się u dostawcy takiej usługi. Aneta Kuryłlo Wiceprezes Zarządu Jacek Adamski Członek Zarządu POBIERZ wersja dokumentu online DokumentacjaDlaZaawansowanych.wip.pl Ponadto rozporządzenie w sprawie akt osobowych (patrz: podstawa prawna) wymaga, aby dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych były ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda z części akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Praktycy zajmujący się prawem pracy wskazują, że opisane obowiązki są trudne do zrealizowania w systemie informatycznym. Taką interpretację potwierdza stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy w tej sprawie. ZDANIEM GIP Zgodnie z 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Przepis ten w ust. 2 określa, z jakich części składają się akta osobowe i jakie dokumenty powinny być zgromadzone w poszczególnych częściach. W myśl ust. 3 dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. W obecnym stanie prawnym brakuje podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika. Zatem do czasu wprowadzenia odpowiedniej regulacji do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. nie jest możliwe prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej. Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 9 kwietnia 2010 r. (znak GPP /10/PE/RP) 3 Wzory dokumentów z tego numeru znajdziesz na

4 Akta osobowe Wzór Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu nr 21/2015 Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej Dokumentacja pracownicza prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Dla każdego pracownika zakłada się i prowadzi akta osobowe w formie papierowej. 2. Dla każdego pracownika prowadzi się równolegle akta osobowe w formie elektronicznej. 3. Akta osobowe w formie elektronicznej obejmują wszystkie dokumenty przechowywane w aktach osobowych w formie papierowej, w postaci kopii elektronicznej (skanów lub innego rodzaju dokumentów elektronicznych). 4. Opiekun kadrowy pracownika sporządza i zamieszcza kopię elektroniczną dokumentu papierowego w aktach osobowych pracownika w formie elektronicznej niezwłocznie po zamieszczeniu dokumentu papierowego w aktach osobowych pracownika w formie papierowej Na przetwarzanie danych osobowych pracownika w ramach akt osobowych prowadzonych w formie elektronicznej wymagana jest pisemna zgoda pracownika. 2. Oświadczenie pracownika o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych z jego własnoręcznym podpisem przechowuje się w aktach osobowych pracownika Dane osobowe pracowników przetwarzane są w formie elektronicznej w celu zapewnienia sprawności i prawidłowości obsługi kadrowej pracownika oraz zagwarantowania realizacji uprawnień pracowniczych. 2. Dane osobowe pracowników przetwarzane są z zastosowaniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę tych danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, a także przed ich utratą, zniekształceniem lub zniszczeniem. POBIERZ wersja dokumentu online DokumentacjaDlaZaawansowanych.wip.pl Ad 1. Elektroniczne kopie dokumentów uchwała zarządu firmy Żaden przepis prawny nie stoi jednak na przeszkodzie temu, aby obok akt osobowych pracowników w formie pisemnej dodatkowo prowadzić elektroniczny zbiór kopii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Jeśli pracodawca zdecyduje się na dublowanie całości lub części dokumentów z akt osobowych pracownika w formie elektronicznej, warto, aby uregulował podstawowe zasady prowadzenia tego rodzaju dokumentacji elektronicznej w przepisach wewnętrznych. Pracodawca może wydać w tej sprawie uchwałę, zarządzenie lub specjalny regulamin. Wprowadzenie w takim dokumencie konkretnych i przejrzystych zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej może pozwolić na uniknięcie rozmaitych błędów, jakie mogą w praktyce wiązać się z nieumiejętnym i nieprofesjonalnym wprowadzaniem danych osobowych pracowników do systemów informatycznych przez nieuprawnione osoby. Wzór Załącznik nr 2 do Uchwały Zarządu nr 21/2015 Oświadczenie pracownika o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w systemie informatycznym Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych do celów związanych z zatrudnieniem, w szczególności na prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. (data i podpis pracownika) POBIERZ wersja dokumentu online DokumentacjaDlaZaawansowanych.wip.pl 4 Wzory dokumentów z tego numeru znajdziesz na

5 Akta osobowe Ad 2 i 3. E-akta obok, a nie zamiast, papierowych Należy pamiętać, że wydane przez pracodawcę regulacje wewnętrzne nie mogą naruszać powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Na wstępie wewnętrznej regulacji dotyczącej elektronicznych akt osobowych warto to wyraźnie zaznaczyć. Podstawową konsekwencją przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów jest to, że akta osobowe w formie elektronicznej mogą być prowadzone jedynie równolegle, a nie zamiast tradycyjnych papierowych teczek osobowych. Ad 4. i 7. Nie wszystkie dokumenty muszą być w formie elektronicznej ale trzeba się zdecydować Pracodawca, który decyduje się na prowadzenie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej, ma do wyboru różne warianty prowadzenia takiej dokumentacji. Wśród tych możliwości warto wskazać na następujące: skanowanie wszystkich dokumentów papierowych znajdujących się w aktach osobowych prowadzonych w formie papierowej i dołączenie ich do pliku z dokumentacją osobową danego pracownika na zasadzie wiernej kopii dokumentacji papierowej; kopiowanie do systemu informatycznego tylko niektórych dokumentów np. jedynie umów o pracę i oświadczeń pracownika, z których wynikają dla niego konkretne uprawnienia z zakresu prawa pracy; prowadzenie w systemie informatycznym tylko rejestru dokumentów pracowniczych i odnotowywanie konsekwencji prawnych, które z tych dokumentów wynikają np. notatka, że dany pracownik sprawuje opiekę nad dzieckiem w wieku do 4 lat i nie wyraża zgody na wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych. Chodzi o usprawnienie pracy Dokonując wyboru co do zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, pracodawca powinien kierować się funkcjonalnością. Prowadzenie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej ma usprawniać proces obsługi kadrowej. Projektując rozwiązania w tym zakresie, warto by pracodawca skonsultował planowane rozwiązania z personelem obsługującym pracowników kadrowo i wybrał takie działania, które najlepiej zapewnią realizację uprawnień pracowniczych zatrudnianych osób. Ad 5. Trzeba określić procedurę Po dokonaniu wyboru najodpowiedniejszego dla danego pracodawcy wariantu prowadzenia akt osobowych pracowników w formie elektronicznej, należy opisać, w jaki sposób dany wybór ma zostać zrealizowany. Można przykładowo zobowiązać wybraną osobę (np. opiekuna kadrowego pracownika) do tego, aby na bieżąco sporządzał kopię dokumentu papierowego zamieszczanego w teczce osobowej pracownika i umieszczał takie kopie w systemie komputerowym. Ad 6. Lepiej, żeby pracownik wyraził zgodę na e-akta Powstaje wątpliwość co do tego, czy pracodawca może prowadzić elektroniczne akta osobowe pracownika bez jego wyraźnej zgody. Niektórzy praktycy odpowiadają na to pytanie twierdząco, powołując się na fakt, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej w tej formie ma umożliwić pracodawcy bardziej prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy i umowy o pracę. Zdecydowanie bardziej bezpiecznym rozwiązaniem jest jednak odbieranie od pracowników wyraźnej zgody. Skoro nie ma przepisu prawnego, który byłby podstawą do prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, należy uznać, że pracodawca nie ma uprawnienia do przetwarzania danych osobowych pracowników w formie elektronicznej inaczej niż bez wyraźnych zgód zainteresowanych. Taka zgoda powinna zostać odebrana od pracownika stosownie do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (zob. podstawa prawna). Zgodnie ze wspomnianą ustawą zgoda osoby na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych musi być wyraźna (nie może być dorozumiana). Co istotne, taka zgoda może być odwołana w każdym czasie. Ad 8. Oprogramowanie do e-akt musi zapewniać ochronę danych Prowadząc akta osobowe w formie elektronicznej, pracodawca powinien: stosować bezpieczne oprogramowanie, należycie zabezpieczać swój system informatyczny przed atakami wirusów, przyznawać dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym jedynie osobom odpowiednio przeszkolonym i wyraźnie upoważnionym do takiego dostępu. E-akt nie trzeba zgłaszać do rejestracji Pracodawca nie musi rejestrować zbioru danych osobowych w postaci akt osobowych pracowników w formie elektronicznej w żadnym szczególnym organie. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z obowiązku rejestracji danych zwolnieni są bowiem administratorzy przetwarzający informacje związane z zatrudnieniem. Dlatego o prowadzeniu danych osobowych w formie elektronicznej nie trzeba informować ani inspektora pracy, ani inspektora ochrony danych osobowych. PODSTAWA PRAWNA:»» art. 281 pkt 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r., poz ze zm.),»» ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r., poz ze zm.),»» rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.). Autor Marta Madej-Kaleta prawnik, ekspert prawa pracy 5 Wzory dokumentów z tego numeru znajdziesz na

6 Już dziś zamów prenumeratę roczną i sprawdź, jakie prezenty otrzymasz. Wszyscy Czytelnicy, którzy zamówią i opłacą prenumeratę roczną magazynu Dokumentacja dla zaawansowanych, otrzymają TABLET w prezencie + KALENDARZ KADROWO-PŁACOWY KSIĄŻKĘ KODEKS PRACY 2016 Prenumerata roczna magazynu + prezenty: tablet, Kodeks pracy 2016, Kalendarz kadrowo-płacowy 2016 z aktualnymi wskaźnikami kadrowo-płacowymi. To nie wszystko! W ramach prenumeraty otrzymujesz: telefoniczny i owy dyżur eksperta elektroniczny,,przegląd prawa pracy dostęp do serwisu: JAK ZAMÓWIĆ W celu złożenia zamówienia prosimy o bezpośredni kontakt z naszym Centrum Obsługi Klienta: cok@wip.pl lub tel i podanie kodu DD0L. Oferta jest ważna w ciągu 14 dni. Uwaga! Pierwszy egz. wysyłamy bezpłatnie, abyś mógł/mogła się z nim zapoznać i podjąć w ciągu 14 dni decyzję dotyczącą prenumeraty.

7 1BC122 ISBN