REGULAMIN OKREŚLAJĄCY ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA POSTĘPOWAŃ NA NAJEM NIERUCHOMOŚCI STANOWIĄCYCH WŁASNOŚĆ AMW TBS KWATERA SP. Z O.O.

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały nr 105 Zarządu AMW TBS,,KWATERA Sp. z o.o. z dnia roku. REGULAMIN OKREŚLAJĄCY ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA POSTĘPOWAŃ NA NAJEM NIERUCHOMOŚCI STANOWIĄCYCH WŁASNOŚĆ AMW TBS KWATERA SP. Z O.O. ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Regulamin AMW TBS KWATERA Sp. z o.o., zwanej dalej Spółką, określa zasady najmu nieruchomości stanowiących własność Spółki. 2. Definicje: a) przez Najem w rozumieniu Regulaminu należy rozumieć również umowę dzierżawy, użytkowania oraz inne umowy o podobnym charakterze, zwane dalej Najmem lub Umową Najmu, b) przez Nieruchomości w rozumieniu Regulaminu należy rozumieć lokale użytkowe oraz nieruchomości niezabudowane stanowiące własność Spółki, będące przedmiotem Najmu, zwane dalej Nieruchomościami. 3. Umowa Najmu Nieruchomości jest zawierana w formie pisemnej, po uprzednim przeprowadzeniu postępowania określonego Regulaminem, z zastrzeżeniem ust. 7 i Umowa Najmu Nieruchomości jest zawierana po przeprowadzeniu postępowania przetargowego (dalej zwanego Postępowaniem), w trybie: a) przetargu ustnego, b) przetargu pisemnego, c) rokowań. 5. O wyborze trybu Postępowania, decyduje dyrektor Departamentu Zarządzania Nieruchomościami, w oparciu o dokonaną analizę aktualnej sytuacji na rynku nieruchomości i przewidywań co do możliwości pozyskania najemcy. 6. Działania związane z przygotowaniem i realizacją procesu Najmu Nieruchomości wykonuje w Spółce Departament Zarządzania Nieruchomościami. 7. Czas trwania Umowy Najmu jest nieoznaczony, a okres wypowiedzenia Umowy Najmu wynosi 3 miesiące. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Nieruchomości mogą być oddawane w Najem na innych niż określone w Regulaminie warunkach, w szczególności na czas oznaczony. 8. Przedłużenie umowy najmu na czas nieprzekraczający 3 miesięcy, nie wymaga przeprowadzenia procedury zgodnie z Regulaminem, z zastrzeżeniem, że kolejna nowa Umowa Najmu zawierana z tym samym podmiotem i dotycząca tej samej Nieruchomości, niezależnie od okresu Najmu, winna być zawarta w trybie określonym w Regulaminie. Zapisy 2 ust. 3 i 4 stosuje się niezależnie od okresu, na jaki została zawarta Umowa Najmu. 1

2 9. Postanowień Regulaminu nie stosuje się w przypadku, gdy Najem dokonywany jest na rzecz Skarbu Państwa, państwowych jednostek organizacyjnych, państwowych osób prawnych albo jednostek samorządu terytorialnego. ROZDZIAŁ II PRZEPISY WSPÓLNE DOTYCZĄCE NAJMU NIERUCHOMOŚCI 2 ROZPOCZĘCIE POSTĘPOWANIA 1. Postępowanie wszczyna się na podstawie Uchwały Zarządu. 2. Uchwała Zarządu Spółki w sprawie wszczęcia postępowania określa co najmniej: a) oznaczenie Nieruchomości, b) przedmiot, formę i tryb Postępowania, c) wywoławczą stawkę czynszu, d) kryteria rozstrzygające o wyborze oferty, chyba że wyłącznym kryterium jest proponowana stawka czynszu, e) skład Komisji, o której mowa w 6 ust. 1 Regulaminu, ze wskazaniem jej Przewodniczącego i Sekretarza. 3. W przypadku, gdy wartość rynkowa przedmiotu czynności prawnej przekracza 2%, a nie przekracza 5% sumy aktywów trwałych w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego, zawarcie Umowy Najmu wymaga zgody Rady Nadzorczej, a w przypadku, gdy wartość o której mowa powyżej przekracza 5% sumy aktywów, zawarcie umowy Najmu wymaga zgody Zgromadzenia Wspólników. W przypadku umów najmu, dzierżawy i innych umów o oddanie składnika majątkowego do odpłatnego korzystania przez wartość rynkową przedmiotu czynności prawnej rozumie się wartość świadczeń za: - rok jeżeli oddanie składnika nastąpiło na podstawie umów zawieranych na czas nieoznaczony; - cały czas obowiązywania umowy w przypadku umów zawieranych na czas oznaczony. 4. Podjęcie Uchwały przez Zarząd Spółki następuje po przeprowadzeniu promocji planowanej do wynajęcia nieruchomości. Promocję przeprowadza Biuro Prasowe Spółki we współpracy z Departamentem Zarządzania Nieruchomościami. 5. Promocja nieruchomości planowanej do wynajęcia powinna być prowadzona na wszelkich ogólnodostępnych kanałach, tj. prasa ogólnopolska, lokalna, Internet - a w szczególności portale dedykowane obrotowi nieruchomości, strona własna Spółki, jak również banery, katalogi i ulotki przez okres co najmniej dwóch tygodni. 6. Wniosek o podjęcie Uchwały przez Zarząd powinien zostać złożony, jeżeli z przebiegu promocji i zainteresowania najmem nieruchomości wynika, że postępowanie zakończy się wyłonieniem najemcy. 7. Zapytania telefoniczne, pytania mailowe skierowane do Spółki, korespondencja pisemna, wystąpienia o wydanie decyzji określającej warunki zabudowy - uznaje się jako zainteresowanie przez podmioty zewnętrzne nieruchomością planowaną do wynajęcia. 8. Podmiot zainteresowany najmem może również złożyć Spółce ofertę zawierającą propozycję zawarcia umowy najmu nieruchomości. W ofercie powinny znaleźć się w szczególności: dane 2

3 podmiotu, wskazanie nieruchomości, której oferta dotyczy, czynsz najmu netto, dokument potwierdzający umocowanie osoby podpisującej ofertę. Powyższa oferta traktowana będzie przez Spółkę jako zainteresowanie najmem nieruchomości. Niezależnie od powyższego podmiot chcąc wziąć udział w postępowaniu powinien złożyć ofertę na zasadach określonych w Regulaminie. 3 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie w sprawie Najmu Nieruchomości stanowiących własność Spółki organizuje i przeprowadza Departament Zarządzania Nieruchomościami. 2. Postępowanie w sprawie Najmu Nieruchomości uważa się za zamknięte z chwilą zatwierdzenia wyników postępowania przez Zarząd Spółki w formie uchwały. 3. W postępowaniu w charakterze oferentów/ uczestników nie mogą uczestniczyć: a) członkowie Zarządu i członkowie Rady Nadzorczej Spółki, b) osoby fizyczne, którym powierzono wykonanie czynności związanych z przeprowadzeniem Postępowania, c) małżonek, dzieci, rodzice i rodzeństwo osób, o których mowa w lit. a) i b), d) osoby, które pozostają z osobami wymienionymi w punktach a) i b) w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności tych osób. 4. Postępowanie uważa się za zakończone wynikiem negatywnym, jeżeli nikt nie przystąpił do przetargu ustnego, albo jeżeli w przetargu pisemnym nie wpłynęła ani jedna oferta, a także jeżeli Komisja stwierdziła, że żadna oferta nie spełnia warunków przetargu lub żaden z oferentów nie został dopuszczony do uczestnictwa w rokowaniach. 5. Spółka może odwołać lub zmienić warunki Postępowania w sprawie Najmu Nieruchomości oraz zamknąć Postępowanie bez wybierania którejkolwiek z ofert w każdym czasie, jak również żądać unieważnienia Umowy Najmu zawartej w drodze Postępowania, w przypadku wystąpienia przesłanek, o których mowa w art Kodeksu cywilnego. 6. Złożenie jednej ważnej oferty jest warunkiem wystarczającym do przeprowadzenia Postępowania. 4 WYWOŁAWCZA STAWKA CZYNSZU 1. Wywoławcza stawka czynszu Najmu w pierwszym przetargu nie może być niższa niż jej aktualna wartość rynkowa. 2. Wartość rynkowa czynszu Najmu ustalana jest przez Departament Zarządzania Nieruchomościami, poprzez dokonanie analizy rynku według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu. 3. Wywoławcza stawka czynszu Najmu w kolejnych przetargach oraz rokowaniach może zostać obniżona, jednak musi zabezpieczać pokrycie kosztów utrzymania przedmiotu Najmu, z zastrzeżeniem, że w uzasadnionych przypadkach Zarząd może wyrazić zgodę na odstępstwo od tej zasady. 4. Przepisu ust. 3 nie stosuje się w przypadku unieważnienia pierwszego przetargu. 5 WADIUM 1. Warunkiem przystąpienia do Postępowania jest wniesienie wadium. 2. Wpłata wadium jest równoznaczna z zapoznaniem się i akceptacją bez zastrzeżeń zapisów Regulaminu przez podmiot, który wpłacił wadium. 3

4 3. Wadium stanowi równowartość 3% od wartości 12-miesięcznego czynszu netto, obliczonego na podstawie wywoławczej stawki czynszu Najmu. W przypadku gdy przedmiotem Postępowania jest Najem na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, wadium pobiera się w wysokości 3% od wartości czynszu za cały okres Najmu. W przypadku rokowań wadium wynosi 1% od wartości 12-miesięcznego czynszu Najmu obliczonego na podstawie wywoławczej stawki czynszu Najmu w pierwszym przetargu. 4. Wadium winno być wniesione wyłącznie w pieniądzu, przelewem na rachunek bankowy Spółki, wskazany w ogłoszeniu o przetargu lub ogłoszeniu o rokowaniach. 5. Niedopuszczalna jest zapłata wadium poprzez kompensatę z wierzytelnościami przysługującymi najemcy wobec Spółki. 6. Za datę wpłaty wadium uznaje się dzień wpływu środków pieniężnych na wskazany rachunek bankowy Spółki. W tytule przelewu należy umieścić informację wskazującą oznaczenie nieruchomości, której wadium dotyczy. 7. Termin wniesienia wadium wyznacza się na co najmniej dwa dni przed terminem rozpoczęcia przetargu ustnego, terminem złożenia ofert w przetargu pisemnym lub złożeniem zgłoszenia do udziału w rokowaniach. 8. Komisja przed wywołaniem przetargu ustnego lub przed otwarciem ofert w przetargu pisemnym lub przed rozpoczęciem rokowań, zobowiązana jest sprawdzić, czy oferenci/ uczestnicy Postępowania wnieśli wadium w sposób, w terminie, wysokości i formie wymaganej przez Spółkę i określonej w ogłoszeniu. 9. Wadium wniesione przez uczestnika Postępowania, którego oferta została wybrana, może zostać zaliczone na poczet kaucji zabezpieczającej Umowę Najmu, czynszu najmu, bądź innych opłat należnych Spółce z tytułu najmu. 10. Wadium przepada na rzecz Spółki, jeżeli podmiot, który dokonał wpłaty wadium nie stawił się na wyznaczony w ogłoszeniu o przetargu (ogłoszeniu o rokowaniach) termin przetargu (rokowań), nie przystąpił bądź nie został dopuszczony do udziału w przetargu (rokowaniach), odstąpił od udziału w przetargu (rokowaniach) bądź w inny sposób odmówił udziału w przetargu (rokowaniach). 11. Wadium przepada na rzecz Spółki także w przypadku, jeżeli oferent/uczestnik Postępowania, którego oferta została wybrana, nie przystąpi do zawarcia Umowy Najmu w terminie wskazanym przez Spółkę. 12. Wadium przepada także w sytuacji określonej w 15 ust. 2 Regulaminu. 13. Wadium podlega zwrotowi po: a) zamknięciu Postępowania, tj. podjęciu przez Zarząd uchwały zatwierdzającej wynik Postępowania na rzecz uczestników Postępowania, których oferty nie zostały wybrane, b) odwołaniu Postępowania, c) unieważnieniu Postępowania, d) zakończeniu Postępowania wynikiem negatywnym, przy czym termin zwrotu wynosi 7 dni od dnia zatwierdzenia wyników Postępowania przez Zarząd w formie uchwały. 14. Wadium zwraca się w kwocie nominalnej, bez odsetek. 15. O przepadku wadium na rzecz Spółki, w sytuacji zaistnienia przesłanek przepadku określonych w Regulaminie, Spółka zawiadomi pisemnie podmiot, który dokonał wpłaty wadium, niezwłocznie po zatwierdzeniu wyników postępowania przez Zarząd w formie uchwały. 4

5 6 KOMISJA 1. Postępowanie prowadzi Komisja powołana spośród pracowników Spółki, w składzie od 3 do 5 osób. 2. Prace Komisji odbywają się na posiedzeniach, z których sporządzane są protokoły. Dla swej ważności konieczna jest obecność na posiedzeniach co najmniej 3 członków Komisji. 3. Przewodniczący Komisji może zaprosić na posiedzenie Komisji radcę prawnego zatrudnionego w Spółce bądź świadczącego obsługę prawną na rzecz Spółki jak również inne osoby, jeśli ich obecność uzna za uzasadnioną. 4. Do obowiązków Komisji należy: a) stawienie się w terminie określonym w ogłoszeniu o Postępowaniu i przeprowadzenie przetargu ustnego (licytacji), otwarcie ofert w przetargu pisemnym albo przeprowadzenie rokowań w zależności od trybu Postępowania. b) sporządzenie i podpisanie protokołu z przebiegu Postępowania wraz ze wskazaniem wyniku Postępowania, c) skierowanie wniosku do Zarządu Spółki o podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia wyników Postępowania wraz z uzasadnieniem. 5. Pozostałe czynności w ramach postępowania oraz przygotowania nieruchomości do Najmu wykonuje Departament Zarządzania Nieruchomościami. 6. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący, do którego zadań należy w szczególności: a) poinformowanie członków Komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia postanowień Regulaminu, b) odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w ust. 8, c) podział pomiędzy członków Komisji prac związanych z prowadzonym Postępowaniem, d) nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia Postępowania, e) podejmowanie decyzji o możliwości obecności podczas posiedzeń Komisji osób nie będących jej członkami lub biegłymi, f) informowanie Zarządu o problemach związanych z pracami Komisji w toku Postępowania. 7. Członkiem Komisji nie może być osoba: a) uczestnicząca w postępowaniu jako oferent, b) której małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia uczestniczy w Postępowaniu jako oferent, c) która jest wspólnikiem, pełnomocnikiem, opiekunem lub kuratorem oferenta lub osoby wymienionej w punkcie b), d) która jest pracownikiem oferenta albo uczestniczy we władzach osoby prawnej będącej oferentem, e) która pozostaje z którymkolwiek z oferentów w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności. 8. Członkowie Komisji są zobowiązani do złożenia oświadczenia, że nie występują okoliczności, o których mowa w ust. 7. Wzór oświadczenia stanowi zał. nr 3 do Regulaminu. 9. Jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wymienionych w ust. 7, członek Komisji zobowiązany jest zrezygnować z udziału w niej, bez względu na to, w jakiej fazie Postępowania poweźmie o tym wiadomość. 10. Uczestnictwo w Komisji osoby związanej z oferentem/uczestnikiem stanowi przesłankę do stwierdzenia nieważności Postępowania oraz do pociągnięcia tejże osoby do odpowiedzialności służbowej i karnej za ewentualną szkodę wyrządzoną Spółce. 5

6 11. W przypadku nieobecności Przewodniczącego Komisji, jego funkcje pełni Sekretarz Komisji, bądź inny członek Komisji upoważniony na piśmie przez jej Przewodniczącego. 12. Z każdego posiedzenia Komisja sporządza protokół. 13. Każda z osób zamierzających wziąć udział w posiedzeniu Komisji, zobowiązana jest stawić się uprzednio w Sekretariacie Spółki, okazać dowód tożsamości oraz w przypadku reprezentowania innego podmiotu podać dane podmiotu, który reprezentuje oraz dokument potwierdzający prawidłowość umocowania. 7 OGŁOSZENIA O PRZETARGU / O ROKOWANIACH 1. Spółka podaje do publicznej wiadomości ogłoszenie o Postępowaniu nie mniej niż na 30 dni przed przeprowadzeniem Postępowania nie wcześniej jednak niż po wyrażeniu przez organy Spółki zgód, o których mowa w 2 ust.3 Regulaminu. 2. W jednym ogłoszeniu o Postępowaniu można zamieszczać informacje o Postępowaniach na więcej niż jedną Nieruchomość. 3. Ogłoszenie zamieszcza się w siedzibie Spółki oraz na stronie internetowej Spółki pod adresem: 4. Ogłoszenie określa w szczególności: a) firmę, siedzibę i adres Spółki, b) tryb, termin i miejsce przeprowadzenia Postępowania, c) opis Nieruchomości przeznaczonej do Najmu, d) czas obowiązywania umowy Najmu, e) termin, w którym można dokonać oględzin Nieruchomości, f) wysokość wywoławczej stawki czynszu, g) kryteria rozstrzygające o wyborze oferty, chyba że jedynym kryterium jest proponowana stawka czynszu, h) wysokość postąpienia w przypadku przetargu ustnego (licytacji), i) szacunkową miesięczną wysokość lub sposób obliczenia innych opłat związanych z korzystaniem z danej Nieruchomości wraz z określeniem zasad ich aktualizacji, j) wysokość wadium i termin jego wpłaty oraz pouczenie, że datą wniesienia wadium jest data wpływu środków na rachunek Spółki, k) pouczenie, iż wniesienie wadium w określonej w ogłoszeniu wysokości jest warunkiem przystąpienia do Postępowania, l) pouczenie, o którym mowa jest w 15 ust. 2 i 5 ust. 9 Regulaminu, m) informację, iż wadium wniesione przez uczestnika postępowania, którego oferta zostanie wybrana będzie zaliczone na poczet kaucji zabezpieczającej Umowę Najmu, n) zastrzeżenie, że wadium przepada na rzecz Spółki, jeżeli oferent, którego oferta została wybrana nie zawrze Umowy Najmu w terminie wyznaczonym przez Spółkę, o) informację, że wadium wniesione przez oferentów, których oferty nie zostały wybrane zostanie zwrócone w terminie 5 dni od dnia podjęcia przez Zarząd uchwały zatwierdzającej wyniki Postępowania, p) pouczenie, iż osoba uczestnicząca w imieniu uczestnika przetargu ustnego lub rokowań powinna legitymować się w trakcie przebiegu Postępowania dokumentami potwierdzającymi jej tożsamość oraz umocowanie do działania i składania oświadczeń woli w imieniu uczestnika Postępowania, 6

7 q) miejsce, termin i tryb składania ofert oraz hasło, którym winny być opatrzone koperty zawierające oferty w przypadku przetargu pisemnego lub rokowań, r) wskazanie miejsca i sposobu kontaktowania się ze Spółką dla uzyskania dodatkowych informacji, w szczególności o istotnych postanowieniach umowy najmu i ewentualnej konieczności uzyskania zgody organów Spółki na zawarcie umowy najmu jeśli zajdą okoliczności, o których mowa w 2 ust. 3 Regulaminu, s) wskazanie okresów rozliczeniowych, t) informację, że zawarcie Umowy Najmu z osobą wyłonioną w Postępowaniu nastąpi wyłącznie po zatwierdzeniu protokołu z Postępowania przez Zarząd Spółki w drodze uchwały, u) informację o obowiązku zapoznania się z Regulaminem oraz o miejscu i terminie, w którym jest to możliwe, jak również adresie strony internetowej, na której tekst Regulaminu jest zamieszczony, v) pouczenie, iż wniesienie wadium oznacza, że uczestnik Postępowania zapoznał się i akceptuje bez zastrzeżeń stan prawny i faktyczny przedmiotu Postępowania, w) pouczenie, iż wniesienie wadium oznacza, że uczestnik Postępowania zapoznał się z treścią Regulaminu, x) informację, iż Spółka może odwołać lub zmienić warunki Postępowania, zamknąć Postępowanie bez wybrania którejkolwiek z ofert, jak również żądać, w przypadku wystąpienia przesłanek, o których mowa w art Kodeksu cywilnego, unieważnienia umowy zawartej w drodze Postępowania, 5. Równocześnie z opublikowaniem ogłoszenia o Postępowaniu w siedzibie oraz na stronie internetowej Spółki, zgodnie z ust. 3, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim zamieszcza się wyciąg z ogłoszenia. 6. Wyciąg z ogłoszenia o Postępowaniu powinien zawierać: a) firmę, siedzibę i adres Spółki, b) tryb, termin i miejsce przeprowadzenia Postępowania, c) opis Nieruchomości będącej przedmiotem Postępowania, d) wysokość wywoławczej stawki czynszu, e) szacunkową miesięczną wysokość lub sposób obliczenia innych opłat związanych z korzystaniem z danej Nieruchomości wraz z określeniem zasad ich aktualizacji, f) wysokość wadium i termin jego wpłaty oraz pouczenie, że datą wniesienia wadium jest data wpływu środków na rachunek Spółki, g) pouczenie o obowiązku zapoznania się z treścią Regulaminu, h) informację o miejscu i terminie, w którym można zapoznać się z treścią Regulaminu oraz o adresie strony internetowej na której Regulamin jest opublikowany, i) informację i miejscu publikacji ogłoszenia o Postępowaniu, j) zastrzeżenie, iż Spółce przysługuje prawo zamknięcia przetargu bez wybrania nabywcy nieruchomości oraz odwołania przetargu bez podawania przyczyny. 8 ZAPŁATA CZYNSZU 1. Stawka czynszu oferowana przez oferenta/uczestnika Postępowania jest kwotą netto za przedmiot najmu w przeliczeniu na pełen miesiąc. W przypadku najmu za niepełny miesiąc, rozliczenie następuje proporcjonalnie do liczby dni w miesiącu. Na podstawie ustawy z dnia 11 marca 2004 r. 7

8 o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2017, poz z późn. zm.), do ustalonego w trakcie Postępowania czynszu doliczony zostanie podatek VAT, według stawki obowiązującej w dniu zawarcia Umowy Najmu. Niedopuszczalna jest zapłata czynszu poprzez kompensatę z wierzytelnościami przysługującymi najemcy wobec Spółki. 9 PODPISANIE UMOWY 1. Umowa Najmu zostanie zawarta z uczestnikiem wyłonionym w trakcie Postępowania jako najemca Nieruchomości w terminie ustalonym pomiędzy Spółką a uczestnikiem, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia protokołu z Postępowania przez Zarząd Spółki w drodze uchwały. 2. W przypadku, o którym mowa w 2 ust. 3 Regulaminu, Umowa Najmu zostanie podpisana pod warunkiem zawieszającym wyrażenia zgody przez właściwe organy Spółki. 3. W przypadku konieczności uzyskania zgody właściwych organów Spółki na zawarcie umowy najmu, termin związania ofertą złożoną Spółce wynosi 90 dni od dnia zatwierdzenia wyniku Postępowania przez Zarząd w formie uchwały. W uzasadnionych przypadkach termin ten może być przedłużony za zgodą Stron w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych liczonych przed upływem terminu związania ofertą. 4. W przypadku otrzymania odmowy wyrażenia przez właściwe organy Spółki zgody na zawarcie umowy najmu w terminie związania ofertą oraz braku zgody Stron w trybie określonym w zdaniu 2 ustępu poprzedzającego, umowę uznaje się za niezawartą. Uczestnikowi wyłonionemu w toku postępowania nie przysługują wobec Spółki żadne roszczenia z tego tytułu. ROZDZIAŁ III PRZETARG USTNY Przetarg ustny odbywa się w drodze publicznej licytacji. 2. W przetargu ustnym (licytacji) mogą brać udział osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, jeżeli wpłacą wadium w kwocie i terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu. 3. Licytację prowadzi Przewodniczący Komisji Przed wywołaniem licytacji Komisja: a) sprawdza dowody tożsamości osób, które stawiły się na posiedzenie Komisji; b) sprawdza umocowanie osób działających w imieniu i na rzecz podmiotów, które wniosły wadium, c) odbiera od osób potwierdzenia wpłaty wadium, 8

9 d) odbiera od osób, które chcą wziąć udział w licytacji, oświadczenia według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu. 2. W przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej Komisja odbiera wraz z pełnomocnictwem aktualny wypis z właściwego rejestru. 3. Przystępujący do przetargu zobowiązani są do przedłożenia Komisji dowodów wpłaty wadium. Osoby, które nie dokonały wpłaty wadium w sposób i w terminie podanym w ogłoszeniu nie zostaną dopuszczone do udziału w przetargu. 4. Do udziału w licytacji, mogą zostać dopuszczone wyłącznie osoby, które: a) okazały dowód tożsamości; b) okazały dokument wykazujący ich prawidłowe umocowanie do składania w trakcie licytacji oświadczeń woli w imieniu i na rzecz podmiotów, które wniosły wadium; c) podpisały oświadczenie według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu; d) oraz wniosły wadium, w sposób, terminie i wysokości określonej w ogłoszeniu. z zastrzeżeniem, iż w przypadku gdy w Postępowaniu wpłaty wadium dokonał tylko jeden podmiot, Komisja może dopuścić do udziału w licytacji osobę działającą w imieniu i na rzecz tego podmiotu, która nie wykazała prawidłowego umocowania bądź nie mającą umocowania, pod warunkiem rozwiązującym, iż w terminie 7 dni od dnia licytacji zostanie Spółce doręczony dokument potwierdzający prawidłowe umocowanie. Nieuzupełnienie dokumentu w ww. terminie jest równoznaczne z niezaoferowaniem ceny wywoławczej przez podmiot, który wpłacił wadium. 5. Dane wszystkich osób, które biorą udział w posiedzeniu Komisji odnotowuje się w protokole z posiedzenia Komisji. 12 Jeżeli w przetargu bierze udział więcej niż jeden oferent, to oferentom przydziela się numery porządkowe W części wstępnej przetargu Komisja w szczególności: a) przyjmuje do protokołu oświadczenia członków komisji zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 Regulaminu, b) sprawdza czy wadia zostały wpłacone w terminie i w wymaganej wysokości, c) kwalifikuje uczestników do dalszej części przetargu lub ich odrzuca, d) wybiera spośród członków Komisji protokolanta. 2. Komisja odmawia oferentowi uczestnictwa w przetargu, jeżeli nie wniósł on wadium w sposób i w terminie podanym w ogłoszeniu. 14 Po wywołaniu licytacji Przewodniczący Komisji podaje do wiadomości: a) przedmiot przetargu, b) wywoławczą stawkę czynszu (netto), c) wysokości minimalnego postąpienia, d) informacje, że oferent, który wygra przetarg, zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie wyznaczonym przez Spółkę oraz o konsekwencjach finansowych uchylenia się od zawarcia umowy. 9

10 15 1. Przewodniczący Komisji wywołuje wywoławczą stawkę czynszu i rozpoczyna licytację. Wywoławcza stawka czynszu powtarzana jest trzykrotnie. Jeżeli po trzecim wywołaniu, brak jest dalszych postąpień, Przewodniczący przybija osiągniętą cenę, a następnie ogłasza imię i nazwisko albo nazwę lub firmę osoby która wygrała przetarg. 2. Jeżeli żaden z oferentów po rozpoczęciu licytacji, nie przystąpi do licytacji bądź uczestnicząc w licytacji nie zaoferuje co najmniej ceny wywoławczej, wadium wniesione przez wszystkich oferentów przepada na rzecz Spółki. 3. Oferta złożona w toku licytacji przestaje wiązać, gdy inny uczestnik licytacji złoży ofertę korzystniejszą, albo licytacja zostaje zamknięta bez wybrania którejkolwiek z ofert Niezwłocznie po zakończeniu przetargu ustnego Komisja sporządza, w trzech egzemplarzach protokół z jego przebiegu, z których jeden przeznaczony jest dla Departamentu organizującego Postępowanie, drugi stanowi załącznik do Uchwały Zarządu, a trzeci dla osoby ustalonej jako najemca. 2. Protokół powinien zawierać: a) oznaczenie miejsca i czasu przetargu, b) oznaczenie Nieruchomości będącej przedmiotem przetargu, c) skład Komisji, d) informację o oferentach dopuszczonych i niedopuszczonych do uczestniczenia w przetargu (wraz ze wskazaniem przyczyn niedopuszczenia), e) wysokość wywoławczą stawki czynszu i, w przypadku licytacji, wysokość postąpienia, f) informację o poszczególnych ofertach z podaniem oferowanej stawki czynszu lub o stawce czynszu wylicytowanej w przetargu ustnym, g) wskazanie imion i nazwiska osoby lub firmy najemcy, który zaoferował lub wylicytował najwyższą stawkę czynszu, jego dane adresowe, NIP, PESEL / REGON, a w przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej aktualny odpis z właściwego rejestru wraz ze wskazaniem umocowania do reprezentowania tego podmiotu, h) ewentualne wnioski i oświadczenia uczestników przetargu. 3. Do protokołu załącza się złożone pełnomocnictwa, oświadczenia osób przystępujących do przetargu oraz oświadczenia członków Komisji. 4. Protokół wymaga zatwierdzenia przez Zarząd w formie uchwały. ROZDZIAŁ IV PRZETARG PISEMNY W przetargu pisemnym mogą brać udział osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, jeżeli złożą na piśmie ofertę i wpłacą wymagane wadium w terminach określonych w ogłoszeniu o przetargu. 10

11 2. Złożenie co najmniej jednej oferty jest warunkiem wystarczającym do odbycia przetargu. 3. Złożona oferta spełnia wymagania określone w ogłoszeniu o przetargu, jeżeli oferent wpłacił wadium, a proponowana stawka czynszu (netto) nie jest niższa od wyznaczonej w ogłoszeniu o przetargu. 18 Oferty w przetargu pisemnym składane są na piśmie w zamkniętych i opieczętowanych kopertach, oznaczonych hasłem określonym w ogłoszeniu przez Spółkę. Oferty winny zawierać w szczególności: a) imię, nazwisko lub firmę, adres lub siedzibę oferenta, b) oznaczenie Nieruchomości wraz z oferowaną stawką czynszu (netto) za jej Najem, c) dowód wniesienia wadium, d) datę sporządzenia oferty oraz podpis oferenta lub osoby umocowanej, e) oświadczenie, że oferent zapoznał się z Regulaminem i warunkami przetargu oraz że przyjmuje je bez zastrzeżeń, f) oświadczenie oferenta o zapoznaniu się i akceptacji stanu prawnego i faktycznego (technicznego) przedmiotu przetargu, g) zobowiązanie do pokrycia wszelkich opłat, w tym podatków związanych z zawarciem Umowy Najmu, h) oznaczenie terminu związania ofertą, przy czym termin ten nie może być krótszy niż termin określony przez Spółkę w ogłoszeniu, i) szczegółowe wskazanie rodzaju planowanej działalności gospodarczej w wynajmowanej Nieruchomości, j) planowane, ewentualne nakłady inwestycyjne oferenta, k) odpis z właściwego rejestru lub ewidencji oraz inne dokumenty potwierdzające umocowanie osoby podpisującej ofertę. 19 Przed rozpoczęciem przetargu Komisja obowiązana jest: a) sprawdzić prawidłowość ogłoszenia o przetargu, b) ustalić liczbę uczestników przetargu, c) wyznaczyć protokolanta spośród członków Komisji W części jawnej przetargu Komisja w szczególności: a) otwiera, w obecności oferentów (jeżeli się stawią), koperty z ofertami i oznacza je, b) przyjmuje do protokołu oświadczenia członków Komisji zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu, c) dokonuje wstępnej oceny formalnej otrzymanych ofert, w szczególności sprawdza, czy wadia zostały wpłacone w całości i w terminie, d) kwalifikuje złożone oferty do dalszej części przetargu, e) odczytuje ustalenia w sprawie odrzucenia lub zakwalifikowania oferentów do dalszej części przetargu. 2. Komisja odmawia zakwalifikowania ofert do dalszej części przetargu, jeżeli: 11

12 a) nie odpowiadają warunkom przetargu zawartym w ogłoszeniu o przetargu, w szczególności nie zawierają dowodu wpłaty wadium, b) zostały złożone po wyznaczonym terminie, c) są nieczytelne lub budzą wątpliwości co do ich treści, rzetelności danych, a także zawierają przeróbki i skreślenia. 3. Niestawienie się poszczególnych Oferentów w terminie i miejscu otwarcia ofert nie wpływa na możliwość dokonania czynności, o których mowa w ust Oferta złożona w toku przetargu pisemnego przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta lub gdy przetarg został zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert W części niejawnej przetargu, Komisja dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera ofertę z najwyższą stawką czynszu (netto) albo ustala, że żadna z ofert nie nadaje się do przyjęcia. 2. Kryterium rozstrzygającym o wyborze oferty jest proponowana stawka czynszu (netto), chyba że w uchwale Zarządu i ogłoszeniu o przetargu podane zostaną inne kryteria. 3. Komisja sporządza protokół, podając w nim rozstrzygnięcie przetargu z uzasadnieniem W przypadku ofert równorzędnych, co do stawki czynszu (netto), Komisja kontynuuje przetarg w drodze licytacji, z zachowaniem przepisów Rozdziału III. 2. Komisja sporządza protokół, podając w nim rekomendację rozstrzygnięcia przetargu z uzasadnieniem. 3. Komisja zawiadamia równorzędnych oferentów o terminie licytacji, ustalając kwotę postąpienia. 4. Zasady przeprowadzania przetargu ustnego określa Rozdział III Regulaminu. 5. Z przebiegu przetargu pisemnego sporządza się protokół zgodnie z postanowieniami 16 Regulaminu O wyniku przetargu Spółka zawiadamia w formie pisemnej podmiot, który wygrał przetarg oraz pozostałych uczestników przetargu. 2. Protokół z przetargu, po zatwierdzeniu przez Zarząd, stanowi podstawę do zawarcia Umowy Najmu z podmiotem wygrywającym przetarg. 24 Wygrywający przetarg traci wadium i prawo Najmu przedmiotu przetargu, jeżeli nie stawi się w terminie i miejscu wyznaczonym przez Spółkę celem zawarcia Umowy Najmu. ROZDZIAŁ V ROKOWANIA Zgłoszenia do udziału w rokowaniach składa się w zamkniętych kopertach, w terminie wskazanym w ogłoszeniu o rokowaniach z napisem: Rokowania dotyczące najmu nieruchomości (oznaczenie nieruchomości), w terminie wskazanym w ogłoszeniu o rokowaniach. 12

13 2. Rokowania obejmują dwie części: część jawną i część ustną, niejawną. 3. Zgłoszenie do udziału w rokowaniach powinno zawierać: a) imię, nazwisko i adres bądź firmę oraz siedzibę, jeżeli zgłaszającym jest osoba prawna lub inny podmiot, b) datę sporządzenia zgłoszenia, c) oświadczenie, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu, d) oferowaną cenę Najmu (netto), warunki i terminy płatności, termin Najmu, nakłady inwestycyjne najemcy i sposób ich rozliczenia, rodzaj prowadzonej na nieruchomości działalności oraz inne istotne dla najemcy postanowienia Umowy, e) termin związania ofertą, f) oryginał dokumentu stwierdzającego wniesienie wadium, g) odpisy z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, oraz inne dokumenty jeżeli z wyżej wymienionych nie wynika umocowanie do podpisania zgłoszenia udziału w rokowaniach oraz prowadzenia rokowań. 4. Nie przedłożenie wymaganych dokumentów wymienionych w ust. 3 skutkować będzie nie dopuszczeniem do uczestnictwa w rokowaniach. 5. Rokowania można przeprowadzić, chociażby wpłynęło tylko jedno zgłoszenie spełniające warunki określone w ogłoszeniu o rokowaniach. 6. Do rokowań dopuszczeni zostaną oferenci, którzy w zgłoszeniu zaoferują co najmniej wywoławczą stawkę czynszu Najmu oraz przedłożą wymagane dokumenty wymienione w ust W przypadku, gdy w postępowaniu wpłynęło tylko jedno zgłoszenie, odpowiednio stosuje się 11 ust. 4 Regulaminu Po stawieniu się w terminie określonym w ogłoszeniu o rokowaniach Przewodniczący lub w przypadku jego nieobecności Sekretarz Komisji otwiera rokowania oraz przekazuje informacje dotyczące przedmiotu Najmu. 2. Następnie Komisja w obecności uczestników rokowań przeprowadza jawną część rokowań, polegającą na: a) podaniu liczby otrzymanych zgłoszeń, b) otwarciu kopert zawierających zgłoszenia oraz sprawdzeniu danych w nich zawartych, bez ujawniania ich treści uczestnikom, jak również sprawdzeniu tożsamości uczestników rokowań, c) sprawdzeniu dowodów wpłaty wadium, d) przyjęciu wyjaśnień lub oświadczeń zgłoszonych przez uczestników rokowań, e) ogłoszeniu, którzy Zgłaszający zostali zakwalifikowani do ustnej niejawnej części rokowań, f) ustaleniu kolejności prowadzenia ustnej, niejawnej części rokowań. 3. Komisja odmawia udziału w ustnej, niejawnej części rokowań podmiotom, których zgłoszenia: a) nie odpowiadają warunkom rokowań, b) zostały złożone po terminie, c) nie zawierają dowodów wpłaty wadium, d) są niekompletne, e) są nieczytelne lub budzą wątpliwości co do treści. 13

14 4. Komisja sporządza protokół z jawnej części rokowań. 5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, powinien zawierać w szczególności: a) przedmiot rokowań, b) oznaczenie czasu i miejsca jawnej części rokowań, c) imiona i nazwiska członków Komisji biorących udział w jawnej części rokowań, d) listę uczestników rokowań z wyszczególnieniem wysokości i terminu wniesienia wadium oraz dokumentów potwierdzających umocowanie osoby lub osób działających w imieniu oferenta do uczestniczenia w rokowaniach, e) weryfikację kompletności ofert zgodnie z ogłoszeniem, f) informacje o zakwalifikowaniu uczestników do niejawnej części rokowań, g) termin i kolejność przeprowadzenia niejawnej części rokowań, h) wzmiankę o odczytaniu protokołu w obecności uczestników rokowań, i) podpisy członków Komisji i uczestników rokowań. 6. Komisja przeprowadza ustną, niejawną część rokowań w zakresie ustalenia ostatecznych warunków, tj. oferowanej ceny Najmu, warunków i terminów płatności, terminu Najmu, terminu związania ofertą oraz innych istotnych dla najemcy postanowień umowy, osobno z każdym z uczestników zakwalifikowanych do udziału w tej części rokowań. 7. W przypadku złożenia przez uczestników rokowań równorzędnych ostatecznych ofert Komisja może zorganizować dodatkowe ustne rokowania z tymi uczestnikami. 8. Z przeprowadzonej ustnej, niejawnej części rokowań Komisja sporządza z każdym z uczestników rokowań odrębny protokół. Protokół podpisują obecni członkowie Komisji i uczestnik rokowań. 9. Protokół, o którym mowa w ust. 8, winien zawierać w szczególności: a) przedmiot rokowań, b) oznaczenie czasu i miejsca niejawnej części rokowań, c) imiona i nazwiska członków Komisji biorących udział w rokowaniach, d) dane uczestnika rokowań oraz imiona i nazwiska osób umocowanych do uczestniczenia w rokowaniach, e) przebieg rokowań, f) ofertę ostateczną uczestnika rokowań wraz z oświadczeniem uczestnika rokowań, że jest to oferta ostateczna, g) wnioski i oświadczenia uczestnika rokowań, h) wzmiankę o odczytaniu protokołu w obecności uczestnika rokowań, i) podpisy członków Komisji i uczestnika rokowań. 10. Część ustną niejawną rokowań prowadzonych z każdym uczestnikiem rokowań osobno uważa się za zamkniętą z chwilą podpisania protokołu, o którym mowa w ust Po przeprowadzeniu ustnej, niejawnej części rokowań z każdym uczestnikiem rokowań odrębnie Komisja sporządza ocenę ofert i rekomenduje wybranego oferenta wraz z uzasadnieniem albo uzasadnia odstąpienie od rozstrzygnięcia postępowania. 12. Wyboru najemcy dokonuje Zarząd Spółki w formie uchwały. 13. Komisja zawiadamia niezwłocznie uczestników rokowań o wyniku rokowań w formie pisemnej. 14

15 ROZDZIAŁ VI POSTANOWIENIA KOŃCOWE Wszelkie postępowania w zakresie Najmu Nieruchomości stanowiących własność Spółki winny odbywać się na zasadach określonych w Regulaminie, z zastrzeżeniem 1 ust. 7 i 8 Regulaminu. 2. Naruszenie istotnych postanowień Regulaminu stanowi przyczynę unieważnienia lub odwołania toczącego się Postępowania. 28 Wszelkie zmiany Regulaminu wymagają uchwały Zarządu Spółki pod rygorem nieważności. 29 W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. 2017, poz. 459 z późn. zm.). 30 Integralną część Regulaminu stanowią następujące załączniki: Załącznik nr 1 wzór na określenie wywoławczej stawki czynszu, Załącznik nr 2 wzór oświadczenia oferentów/ uczestników postępowania o zapoznaniu się z Regulaminem i przedmiotem przetargu, Załącznik nr 3 wzór oświadczenia członków Komisji. 15