Analityczna funkcja rachunkowości w systemach informatycznych klasy ERP

Transkrypt

1 Zeszyty Naukowe nr 674 Akademii Ekonomicznej w Krakowie 2005 Katedra Rachunkowości Finansowej Analityczna funkcja rachunkowości w systemach informatycznych klasy ERP 1. Wprowadzenie Współcześnie w literaturze można spotkać się z klasyfikacją wyróżniającą pięć podstawowych funkcji rachunkowości: informacyjną, statystyczną, kontrolną, analityczną oraz stymulacyjną. Funkcje te są ze sobą ściśle związane i przenikają się wzajemnie. Analiza danych liczbowych dostarczonych przez rachunkowość jest bowiem pogłębieniem kontroli, a rezultatem analizy są zawsze wnioski, które posiadają walory informacyjne, ponadto wnioski te stanowią podstawę stymulacyjno-motywacyjną dla decyzji podejmowanych przez zarząd jednostki. Nie sposób zatem jasno i dokładnie wytyczyć granice pomiędzy poszczególnymi funkcjami rachunkowości, stąd zapewne biorą się różnice w definiowaniu funkcji rachunkowości. Z kolei inna klasyfikacja 2 wyróżnia jedną podstawową funkcję informacyjną oraz kilka funkcji szczegółowych rachunkowości: sprawozdawczą, dowodową, optymalizacyjną, kontrolną oraz analityczną. Ponadto definiuje funkcję analityczną jako badanie i interpretację informacji z rachunkowości w różnych przekrojach w celu ustalenia powiązań przyczynowo-skutkowych. Jeszcze inna definicja określa analityczną funkcję rachunkowości jako odpowiednią interpretację związków Podstawy rachunkowości, red. B. Micherda, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków 2002, s Rachunkowość zasady prowadzenia po nowelizacji ustawy o rachunkowości, Ekspert Wydawnictwo i Doradztwo, Wrocław 2001, s Ibidem.

2 104 treściowych, wynikających z przyczynowo-skutkowych uwarunkowań, i formalnorachunkowych, wynikających z przyjętych sposobów liczenia rachunkowości 4. W przedstawionych klasyfikacjach funkcja analityczna rachunkowości jest jedną z najważniejszych funkcji rachunkowości lub też jest elementem funkcji informacyjnej rachunkowości. Definicje określające istotę analitycznej funkcji rachunkowości wskazują natomiast w szczególności na proces odpowiedniej interpretacji informacji pochodzącej z rachunkowości. Rachunkowość w swojej analitycznej funkcji przybliża się znacznie do analizy finansowej. Analizę finansową, mimo że jest często w literaturze ujmowana jako element analizy ekonomicznej, można również (i powinno się) traktować jako narzędzie interpretacyjne rachunkowości, które umożliwia sprawne wypełnianie analitycznej funkcji rachunkowości 5. Z tego punktu widzenia analiza finansowa staje się nieodłącznym elementem rachunkowości. Przedstawiona powyżej klasyfikacja funkcji rachunkowości pozwala na podział rachunkowości na finansową i zarządczą. Rachunkowość finansowa jest nastawiona głównie na dostarczanie za pomocą sprawozdań finansowych informacji dla otoczenia zewnętrznego o charakterze retrospektywnym, informacji rzetelnych i sprawdzonych przez procedury rewizji finansowej. Natomiast rachunkowość zarządcza jest nastawiona na dostarczanie zarządom spółek informacji o charakterze prospektywnym. Analityczna funkcja rachunkowości jest obecna w obu wyżej wymienionych segmentach rachunkowości, jednak w znacznie większym stopniu jest ona rozwinięta w segmencie rachunkowości zarządczej. Analityczna funkcja rachunkowości oraz analiza finansowa są obecnie coraz szerzej wykorzystywane w badaniu sprawozdania finansowego, gdyż czynniki rynkowe mają coraz większe znaczenie dla działalności podmiotów gospodarczych. Obecnie w nowoczesnych przedsiębiorstwach funkcje rachunkowości są wykonywane w znacznej mierze przy użyciu narzędzi informatycznych. W zależności od wielkości podmiotu gospodarczego, narzędzia te mogą mieć charakter pojedynczych stanowisk komputerów osobistych w małych przedsiębiorstwach, aż do rozbudowanych systemów informatycznych w dużych spółkach. 2. Systemy informatyczne klasy ERP W latach 50. XX w. pojawiły się pierwsze komputery. Już w tym okresie rodziły się pomysły na zastosowanie nowych narzędzi w działalności ekonomicz- 4 B. Micherda, Analityczna funkcja rachunkowości, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków 2001, s Ibidem. Podstawy rachunkowości, s

3 Analityczna funkcja rachunkowości w systemach 105 nej przedsiębiorstw. Wykorzystanie to początkowo ograniczało się do pojedynczych czynności i polegało na użyciu możliwości obliczeniowych komputerów. Jednak nawet tak ograniczone ich zastosowanie przynosiło znaczne korzyści ekonomiczne, co wkrótce doprowadziło do dynamicznego rozwoju funkcjonalności komputerów na potrzeby gospodarcze. Zaowocowało to wkrótce na początku lat 60. powstaniem pierwszych systemów informatycznych klasy MRP (Material Requirements Planning). Rozwój technologii komputerowej, a co za tym idzie wzrost mocy obliczeniowej samych komputerów, umożliwił wykorzystanie bardziej skomplikowanych metod statystycznych oraz technik z zakresu logistyki i badań operacyjnych w ewidencjonowaniu oraz gospodarowaniu zasobami materiałowymi. Systemy tej klasy pozwalały na dokładniejsze prognozowanie i planowanie dostaw, zarządzanie zasobami z wykorzystaniem funkcji optymalizacyjnych oraz na dokładniejszą ich ewidencję i kontrolę. Warto tutaj zwrócić uwagę, że funkcjonalność komputerowa w tym okresie była ograniczona do gospodarki materiałowej przedsiębiorstwa. Jest to o tyle istotne, że w kolejnych latach komputery wkraczają w następne dziedziny działalności przedsiębiorstwa budując z czasem jego infrastrukturę informatyczną i przeistaczając się w główny element systemu informacyjnego. W latach 70. oraz 80. powstają i rozwijają się moduły finansowo-księgowe systemów informatycznych. Implementacja w środowisku informatycznym rachunku kosztów, rachunku przepływów pieniężnych oraz analizy finansowej stwarza warunki do dokładniejszej kontroli kosztów oraz efektywniejszego zarządzania finansami. W tym czasie systemy informatyczne umożliwiają już zarządom przedsiębiorstw podejmowanie decyzji na podstawie kryteriów finansowych. W tym również okresie rozwijają się te części systemów informatycznych, które są odpowiedzialne za zarządzanie zasobami ludzkimi (human resources). Następnie komputery wchodzą w takie dziedziny działalności przedsiębiorstwa jak zarządzanie kontaktami z klientami (customer relationship management) oraz e-business. Systemy informatyczne przeistaczają się w systemy klasy ERP (enterprise resource planning), co oznacza zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Warto tutaj zauważyć, że o ile systemy z lat 60. (MRP) pozwalały na zarządzanie zasobami materiałowymi, o tyle obecne systemy pozwalają na zarządzanie zasobami rozumianymi bardzo szeroko, począwszy od zasobów materiałowych poprzez zasoby finansowe, ludzkie, czy w końcu zasoby, które można by ogólnie określić jako zasoby marketingowe (kontakty z klientami, e-business, dystrybucja itp.). Ponadto należy podkreślić, że systemy takie są systemami informatycznymi ukierunkowanymi na wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem i stanowią trzon infrastruktury systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Natomiast moduły (części) finansowo-księgowe są odpowiednio infrastrukturą i bazą informatyczną dla systemu rachunkowości przedsiębiorstwa, który z kolei jest jedynie częścią (choć najważniejszą) całego

4 106 systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Chociaż w tym wypadku komputery są jedynie narzędziami wspomagającymi rachunkowość, to sposób ich zastosowania w istotny sposób wpływa na jakość stosowanego w przedsiębiorstwie systemu rachunkowości. Techniki komputerowo-informacyjne w istotny sposób umożliwiają także praktyczne zastosowanie zaawansowanych rozwiązań z dziedziny rachunkowości oraz wielopłaszczyznową analizę finansową przedsiębiorstwa bez ponoszenia dodatkowych znaczących nakładów. 3. Definiowanie potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa przy procesie wdrażania systemu informatycznego klasy ERP Jak już wspomniano, systemy informatyczne klasy ERP obejmują swoim zasięgiem prawie wszystkie dziedziny działalności przedsiębiorstwa oraz stanowią trzon jego systemu informacyjnego. Moduły odpowiedzialne za obsługę finansowo-księgową systemu decydują o jakości stosowanego systemu rachunkowości. Obecnie do najnowocześniejszych systemów informatycznych klasy ERP na polskim rynku zaliczają się produkty oferowane przez takich dostawców, jak: SAP Polska, Oracle Polska, IFS Poland, Hogart czy też QAD Polska. Oferują one bogate rozwiązania w dziedzinie rachunkowości 7. Rozwiązania te umożliwiają znaczne podwyższenie jakości stosowanego w przedsiębiorstwie systemu rachunkowości. Jednak aby system mógł w pełni wykazać swoje możliwości, musi on być poprawnie wdrożony i zainstalowany. Proces wdrożenia nowego systemu informatycznego jest decyzją strategiczną dla przedsiębiorstwa. Wiąże się ona w większości przypadków ze zmianą struktury samego przedsiębiorstwa, wraz ze zmianą obiegu informacji i dokumentów. Proces wdrożenia jest długotrwały i w zależności od wielkości przedsiębiorstwa wynosi od roku do dwóch lat. Na proces wdrożenia składa się wiele etapów, z których być może najtrudniejszy jest etap szkolenia personelu. Z punktu widzenia rachunkowości najważniejszym etapem wydaje się jednak projektowanie potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa. Właściwe wybranie najistotniejszych ekonomicznie informacji, a następnie mechanizmów ich generowania i weryfikacji, częstokroć decyduje o wartości późniejszych produktów systemu rachunkowości, a w szczególności sprawozdań finansowych oraz być może w jeszcze większym stopniu analiz finansowych. Należy pamiętać, że jednym z głównych zadań systemów informatycznych klasy ERP jest wspomaganie procesu zarządzania w przedsiębiorstwie. Z tego punktu widzenia istotna jest jakość informacji dostarczanej przez systemy tej 7 W. Gryciuk, Rynek dostawców systemów do zarządzania, Raport TELEINFO, kwiecień 2002, s

5 Analityczna funkcja rachunkowości w systemach 107 klasy. Oferowane bogactwo informacji ekonomicznej oraz rozwiązania w zakresie analizy finansowej mają na celu wydatne zwiększenie poziomu efektywności zarządzania przedsiębiorstwem. Z tego głównie powodu szczególnie rozwinięte są funkcje analityczne systemu rachunkowości. Jakość analitycznej funkcji systemu rachunkowości stosowanej w przedsiębiorstwie jest zdeterminowana jakością informacji generowanej przez tenże system rachunkowości. Systemy informatyczne klasy ERP umożliwiają generowanie bogatej w treść informacji. Aby zaprezentować te możliwości, przedstawiono budowę oraz strukturę zakładowego planu kont na przykładzie systemu informatycznego IFS Applications oferowanego przez firmę IFS Poland. Tabela 1. Przychody z licencji usług największych zagranicznych dostawców systemów klasy ERP w 2001 r. Lp. Firma 2001 (tys. PLN) Liczba klientów Główne oferowane systemy 1 SAP Polska platforma mysap.com 2 Oracle Polska Oracle E-Business Suite 3 IFS Poland IFS Applications 4 Hogart SunSystems, JDEdwards, Cognos, Siebel 5 QAD Polska ERP-MFG/Pro, CrM, EDI, e-biznes 6 Exact Software Exact Globe, Exact e-synergy Polska 7 Scala Polska Scala 5.1, iscala 8 Intentia Polska Movex 9 Qumak-Sekom Clientele CRM, e by Epicor, e-max, Genesys 10 IBS Polska ASW 11 Geac Polska System 21, Active Reporter 12 Navision Software Polska Navision Financials, Navision Manufacturing Źródło: W. Gryciuk, Rynek dostawców systemów do zarządzania, Raport TELEINFO, kwiecień 2002, s System IFS Applications jest jednym z czołowych systemów informatycznych klasy ERP na świecie i ma również ugruntowaną pozycję na polskim rynku. Jak wskazują dane z tabeli 1, system ten znajduje się w czołówce, zaraz za liderami rynku, systemami: platforma mysap.com oraz Oracle E-Business Suite. Najistotniejszym jednak faktem jest to, że system IFS Applications jest systemem nowoczesnym, a zastosowane w nim rozwiązania są reprezentatywne dla całej klasy systemów ERP.

6 108 Zakładowy plan kont w przedsiębiorstwach stosujących system IFS Applications klasy ERP może się składać z maksymalnie dziesięciu wymiarów analitycznych. Wymiary te określane są w systemie jako elementy kodu i oznaczone literowo, od elementu kodu A do elementu kodu J (rys. 1). W pierwszym wymiarze, tj. w elemencie kodu A, umieszcza się zawsze symbol konta. W następnych elementach kodu (wymiarach analitycznych) można zdefiniować różne informacje analityczne. W jaki sposób informacje te będą zdefiniowane zależy od potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa. Moment, a zwłaszcza trafność określenia potrzeb informacyjnych jest bardzo istotna z punktu widzenia efektywności działania całego systemu. Rys. 1. Definicja elementów kodu dodatkowe wymiary analityczne Źródło: opracowanie własne na podstawie IFS Applications. W kolejnych elementach kodu mogą być zdefiniowane takie informacje, jak: miejsce powstawania kosztów, typ kosztów (stałe lub zmienne), asortyment, rynek czy też środki trwałe. Przy definiowaniu konkretnych kont można zdefiniować, które elementy kodu są wymagane dla konkretnego konta (rys. 2). Przykładowo dla kont kosztowych układu rodzajowego można zdefiniować jako wymagany element kodu odpowiedzialny za miejsce powstawania kosztów. W takiej sytuacji dokonując jakiejkolwiek dekretacji z udziałem kont kosztowych układu rodzajowego, użytkownik jest zobligowany do określenia miejsca powstawania kosztów.

7 Analityczna funkcja rachunkowości w systemach 109 Jeśli taka informacja nie zostanie dostarczona, to dekretacja nie zostanie zaakceptowana przez system i nie będzie możliwa. W efekcie to rozwiązanie systemowe wymusza niejako tworzenie bogatszej informacji ekonomicznej. Warto tutaj zwrócić uwagę na cechy jakościowe tak funkcjonującego systemu rachunkowości. Można przecież wyobrazić sobie podobnie funkcjonujący system rachunkowości bez użycia narzędzi informatycznych, tj. komputerów, oprogramowania i systemów informatycznych. Jednak w takim przypadku znacznie trudniej jest kontrolować, czy osoba odpowiedzialna za dekretację dostarcza również dodatkowej informacji analitycznej. W przypadku systemu informatycznego taka kontrola nie jest potrzebna, gdyż dekretacja, bez tej tak istotnej z punktu widzenia zarządzania informacji analitycznej, nie jest po prostu możliwa. Rys. 2. Zakładowy plan kont definiowanie statusu elementu kodu dla konkretnego konta Źródło: opracowanie własne na podstawie IFS Applications. Na rys. 2 można zobaczyć, w jaki sposób definiuje się dla konkretnego konta zachowanie elementów kodu, które mogą przyjmować status: wymagane, zablokowane lub też opcjonalnie. Status wymagane przy dekretacji na danym koncie wymusza na użytkowniku dostarczenie dodatkowej informacji analitycznej. Status zablokowane uniemożliwia dostarczenie tejże informacji, natomiast status opcjonalnie pozwala na jej dostarczenie, jednak nie jest ona warunkiem koniecz-

8 110 nym do dokonania dekretacji. W praktyce przy definiowaniu poszczególnych kont nie stosuje się statusu opcjonalnie w trosce o jakość informacji. Elementy kodu mogą mieć postać prostych tablic, przykładowo jako miejsce powstawania kosztów można zdefiniować: wydział produkcji podstawowej, wydział produkcji pomocniczej, administracja oraz magazyn. W dalszej kolejności przy dekretacji operacji na kontach kosztowych można wskazać, którego miejsca dotyczą koszty, wybierając jedno miejsce z tablicy elementu kodu odpowiedzialnego za miejsce powstawania kosztów. Warto tutaj zaznaczyć, że w trakcie pracy systemu można dodawać kolejne miejsca powstawania kosztów w odpowiednim elemencie kodu. Dla danego elementu kodu można również przypisać jedną z dostępnych w systemie funkcji. Funkcje te pozwalają na powiązanie danego elementu kodu z innym modułem w systemie. Przykładowo elementowi kodu odpowiedzialnemu za środki trwałe można przypisać funkcję o tej samej nazwie (rys. 1 element kodu E). System przy dekretacji na kontach, w których ten element kodu jest wymagany (patrz rys. 2 konta 020, 030, 050, 060), będzie czerpał z modułu środki trwałe listę wszystkich środków trwałych, które są zdefiniowane w systemie. Użytkownik będzie w stanie wskazać, którego środka trwałego dotyczy dekretacja i efekt tej dekretacji znajdzie automatycznie odbicie w wartości środka trwałego w module środki trwałe. W ten sposób informacja dotycząca majątku przedsiębiorstwa jest aktualna i umożliwia sprawniejsze zarządzanie majątkiem trwałym. Warto zauważyć, że można również w dowolnym momencie uruchamiać nowe elementy kodu, które nie zostały zdefiniowane w momencie instalacji systemu. Skonstruowany w ten sposób zakładowy plan kont pozwala na bieżąco śledzić aktualny stan zasobów przedsiębiorstwa, zarówno majątku trwałego, jak i obrotowego. Ponadto daje zarządowi przedsiębiorstwa bogaty materiał analityczny, który przetworzony przez narzędzia analityczne znajdujące się w systemie umożliwia podejmowanie trafniejszych decyzji ekonomicznych. 4. Narzędzia analityczne w systemach klasy ERP W warunkach gospodarki rynkowej system rachunkowości może być jednym z czynników mogących stanowić przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa 8. Systemy informatyczne pozwalają, jak nigdy dotąd, projektować różnego rodzaju raporty mające charakter wieloprzekrojowych sprawozdań finansowych. Rachunek zasobów, strumieni, a zwłaszcza rachunek czynników można obecnie tworzyć na indywidualne potrzeby użytkowników, w sposób stosunkowo szybki i łatwy. Jednak co najważniejsze, stworzony w ten sposób raport daje natychmiastowe 8 B. Micherda, op.cit., s. 36.

9 Analityczna funkcja rachunkowości w systemach 111 wyniki i dodatkowo w krótkim horyzoncie czasowym można ocenić jego przydatność. Jedynym ograniczeniem jest tutaj wiedza z zakresu rachunkowości i analizy finansowej służb finansowo-księgowych oraz umiejętność zastosowania tej wiedzy w systemie informatycznym przedsiębiorstwa. Właściwie zdefiniowane potrzeby informacyjne oraz odpowiednio zastosowane narzędzia analityczne powinny pozwolić na trafniejszą interpretację informacji płynących z rachunkowości, co jest celem jej analitycznej funkcji. Analityczne możliwości systemów klasy ERP wynikają ze struktury zakładowego planu kont. Informacje zebrane na każdym z wymiarów analitycznych wykorzystuje się w procesie projektowania raportu. Informacje te (wielkości ekonomiczne) można w raportach wiązać ze sobą za pomocą różnych funkcji matematycznych, ekonometrycznych, statystycznych czy nawet logicznych. Istnieje tutaj duży potencjał w zakresie tworzenia różnego rodzaju rachunku czynników. Należy jednak pamiętać, że systemy informatyczne klasy ERP oprócz wielu niekwestionowanych korzyści przynoszą ze sobą również nowe zagrożenia. Generator raportów jest głównym narzędziem analitycznym w systemach informatycznych klasy ERP. Narzędzie to pozwala na projektowanie wszelkiego rodzaju raportów bazujących na danych finansowych systemu. Kryteria wyboru danych użytych w raporcie mogą przyjąć postać elementów kodu, grup kont, typów kont, zdefiniowanych struktur, wersji budżetów czy w końcu specjalnie zdefiniowanych na potrzeby raportu atrybutów przypisanych do konkretnych wielkości ekonomicznych. Jak już wspomniano, wielkości te można łączyć za pomocą różnych funkcji, a ponadto grupować w poziomy merytoryczne. Każdy zdefiniowany poziom merytoryczny może dostarczać cząstkowej informacji, która będzie dalej przetwarzana w kolejnych poziomach. W ten sposób definiuje się wzór raportu, który można w każdym momencie wykorzystać zamawiając raport. Otrzymany w ten sposób raport (na dany moment) eksportuje się do programów zewnętrznych, gdzie przedstawia się go w postaci graficznej, czy też na jego podstawie dokonuje się szczegółowych obliczeń ekonometrycznych (jeśli posiadamy większy zbiór raportów wygenerowanych na podstawie jednego wzorca). W nowoczesnym przedsiębiorstwie analityczna funkcja rachunkowości jest bezpośrednio związana z funkcją stymulacyjną. Prawidłowe funkcjonowanie analitycznej części systemu rachunkowości przedsiębiorstwa umożliwia stworzenie odpowiednio skutecznego modelu mierników. Model mierników jest zbiorem najistotniejszych wskaźników, wytycznych i celów wspierających osiąganie zarówno celów operacyjnych o krótkim horyzoncie czasowym, jak i celów strategicznych o długoterminowym horyzoncie czasowym. Należy tutaj zauważyć, że zbiór tych mierników jest w różnym stopniu dystrybuowany do różnych komórek i osób w przedsiębiorstwie. W ten sposób uwidacznia się aktywna rola rachunkowości,

10 112 która w bezpośredni sposób wpływa na zachowania pracowników przedsiębiorstwa, jak również sposób jego funkcjonowania. 5. Podsumowanie Systemy informatyczne klasy ERP są obecnie dużym wyzwaniem dla polskich przedsiębiorstw. Ich zakup wiąże się z wysokimi kosztami, rozumianymi zarówno jako cena samego systemu, jak i koszt dostosowania struktury przedsiębiorstwa, jego systemu informacyjnego, którego częścią jest również system rachunkowości, a w końcu koszt szkolenia pracowników. Z drugiej jednak strony systemy te oferują olbrzymie możliwości. W dziedzinie rachunkowości umożliwiają podniesienie poziomu jakości stosowanego w przedsiębiorstwie systemu rachunkowości. Ich zalety uwidaczniają się w największym stopniu w oferowanych możliwościach analitycznych. To między innymi narzędzia analizy finansowej oraz narzędzia analizy informacji płynącej z rachunkowości pozwalają w znacznym stopniu podnieść efektywność procesu zarządzania przedsiębiorstwem. W tym obszarze znajdują się jedne z kluczowych korzyści wdrożenia systemu tej klasy. Literatura Gryciuk W., Rynek dostawców systemów do zarządzania, Raport TELEINFO, kwiecień Micherda B., Analityczna funkcja rachunkowości, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków Podstawy rachunkowości, red. B. Micherda, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków Rachunkowość zasady prowadzenia po nowelizacji ustawy o rachunkowości, Ekspert Wydawnictwo i Doradztwo, Wrocław The Analytical Accounting Function in ERP Information Systems In the beginning of the article, the author presents the analytical function of accounting in ERP-class information systems. Next, he presents the history and evolution of information tools and systems used in accounting. The author devotes attention to the Enterprise Resource Planning class of information systems and its market in Poland. He selects one of the most popular information systems representing this class in Poland (IFS Applications), and based on this example presents computerized analytical tools used in accounting and finance systems. Additionally, the author describes the process of gathering analytical information as well as the issue of corresponding information requirements. In the final section, the author addresses the relationship between the analytical function and the motivating function of accounting.