5 Organizacja rachunkowości zagadnienia wstępne 18

Transkrypt

1 Kluge P.D., Kużdowicz D., Kużdowicz P., Materiały do zajęć z przedmiotu Rachunkowość finansowa 29 5 Organizacja rachunkowości zagadnienia wstępne Istota i zakres Do zasadniczych atrybutów wyróżniających rachunkowość spośród innych systemów organizacji zalicza się 19 : jednostkowych charakter, co oznacza prowadzenie jej dla wyodrębnionej jednostki gospodarczej; zastosowanie wartościowego miernika do wyrażania stanów i zdarzeń gospodarczych; obowiązek udokumentowania zapisów; wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości; posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie konto ; funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu w wypadku kont syntetycznych oraz zasada pojedynczego zapisu w wypadku kont analitycznych); prowadzenie ewidencji w sposób ciągły, ale z podziałem na okresy sprawozdawcze i lata obrotowe; weryfikacja zgodności zapisów rachunkowości z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji. Dane Gromadzenie danych Obserwacja Pomiar i wycena Dokumentacja Przetwarzanie danych Rejestracja Rozliczane Kalkulacja Weryfikacja zapisów Informacje Prezentacja informacji Rys. 5.1 Proces informacyjny rachunkowości (Źródło: Kiziukiewicz T., (2002), s. 10) Sprawozdawczość (ex post) Analiza (interpretacja informacji) Planowanie (ex ante) Wymienione cechy stanowią o mocy dowodowej, będąc podstawą do realnej oceny stanu majątkowego, sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki gospodarczej. 18 Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121 poz. 591 z poźn. zm.) 19 Kiziukiewicz T., (2002), s. 9.

2 Kluge P.D., Kużdowicz D., Kużdowicz P., Materiały do zajęć z przedmiotu Rachunkowość finansowa 30 Informacje dostarczane przez rachunkowość powstają w rezultacie procesu informacyjnego (por. Rys. 5.1). Organizacja rachunkowości zespół sposobów umożliwiających uporządkowane powiązanie różnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych i kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy 20. Zakres organizacji rachunkowości 21 : organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości organizacja działu rachunkowości Na organizację procesu informacyjnego składa się organizacja następujących elementów: dokumentacji księgowej (rodzaje dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg, przechowywanie); ewidencji księgowej (plan kont, forma i technika księgowości), inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej; sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie). Organizacja działu rachunkowości obejmuje: lokalizację działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej, wewnętrzną strukturę rachunkowości, podział pracy w dziale rachunkowości wyposażenie techniczne tego działu dobór i przygotowanie personelu. 5.2 Zasady ogólne W organizacji rachunkowości w przedsiębiorstwie istotne znaczenie odgrywają zasady planowania i kontroli oraz racjonalnego podziału pracy 22. Zgodnie z zasadą planowania i kontroli w ramach organizacji rachunkowości należy opracować: dokumentację zasad rachunkowości zawierającą m.in. plan kont oraz dokumentację systemu informatycznego; plan (instrukcję) dokumentacji księgowej i jej obiegu; instrukcję i plan inwentaryzacji; instrukcję kontroli wewnętrznej; plan (instrukcję) sprawozdawczości; schemat organizacji i plan pracy działu rachunkowości. 20 Ibidem, s Ibidem, s Por. ibidem, s. 12.

3 Kluge P.D., Kużdowicz D., Kużdowicz P., Materiały do zajęć z przedmiotu Rachunkowość finansowa 31 Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączy się: wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacyjny jednostki gospodarczej; opracowanie schematu organizacyjnego działu rachunkowości (struktura scentralizowana albo zdecentralizowana); podziała pracy między komórki (stanowiska) działu rachunkowości; równomierne rozłożenie czynności, aby następowało spiętrzenie prac lub okresy puste. 5.3 Narzędzia organizacyjne Przez pojęcie narzędzi (środków) organizacyjnych rozumie się grupy środków zapewniających racjonalną organizację działu rachunkowości i jego komórek oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym wykorzystaniem form, technik i czasu pracy w celu możliwie szybkiego oraz terminowego uzyskiwania dokładnych i rzetelnych informacji. Narzędzia organizacyjne służą w szczególności koordynacji czynności w czasie i przestrzeni. Do koordynacji w przestrzeni mogą być wykorzystywane operogramy. Tab. 5.1 Wzór operogramu (Źródło: por. Kiziukiewicz T., (2002), s. 17) Czynności a Komórka A B C D E b c d Koordynację w czasie ułatwiają terminarze. Czynności a b c d Terminy Terminy zakończenia czynności t1 t2 t3 t4 Tab. 5.2 Wzór terminarza (Źródło: por. Kiziukiewicz T., (2002), s. 18) Czas trwania czynności

4 Kluge P.D., Kużdowicz D., Kużdowicz P., Materiały do zajęć z przedmiotu Rachunkowość finansowa Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów) lub poza siedzibą, w razie powierzenia ich prowadzenia osobie uprawnionej do świadczenia takich usług. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości w formie pisemnej, w szczególności dotyczące: 1. Określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, 2. Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3. Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont (w tym wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej), wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły (możliwe aktualizacje), dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, MSR. 5.5 Składniki (elementy) ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio komputerowych zbiorów danych, bazy bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego

5 Kluge P.D., Kużdowicz D., Kużdowicz P., Materiały do zajęć z przedmiotu Rachunkowość finansowa 33 uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (np. środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami). Księgi pomocnicze można w ciągu okresu sprawozdawczego prowadzić w jednostkach naturalnych (zamiast jednostek pieniężnych). Jednak na koniec okresu sprawozdawczego należy ustalić ich wartość. Zestawienie obrotów i sald sporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej, na koniec każdego okresu sprawozdawczego (nie rzadziej niż na koniec miesiąca) Zestawienie powinno zawierać: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.