Makra w arkuszu kalkulacyjnym

Transkrypt

1 S t r o n a 1 Jacek Kierklo Makra w arkuszu kalkulacyjnym Wprowadzenie Artykuł przeznaczony jest dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych znających arkusze kalkulacyjne w stopniu, co najmniej podstawowym. Jego celem jest pokazanie zasad tworzenia i wykorzystania makr w arkuszach. Zagadnienie przedstawiono na przykładzie, który może być wykorzystany w praktyce szkolnej. Materiał omawiany w artykule może być pomocą dla nauczyciela przy omawianiu tematyki makr. Może być także pomocniczym materiałem do własnej pracy ucznia. Makra w arkuszu kalkulacyjnym Dla wielu użytkowników Excela pojęcie makra kojarzy się z bardzo zaawansowanymi możliwościami tego programu. Pytani, czy używają makr w swoich arkuszach, odpowiadają, że jeszcze do takiego poziomu zaawansowania nie dojrzeli. Tymczasem projektowanie i wykorzystywanie makr nie jest żadną wiedzą tajemną i praktycznie każdy średnio zaawansowany użytkownik Excela jest w stanie bez trudu sobie z nimi poradzić. Makra umożliwiają zapamiętanie wielu czynności pod jedną nazwą, w celu późniejszego wykonania ich jednym poleceniem. Możemy np. pod nazwą CzyśćObszar zapamiętać polecenia, które ustawiają kursor w określonym miejscu, zaznaczają komórki i usuwają ich zawartość. Wystarczy wydać później polecenie: CzyśćObszar, aby komputer, jak posłuszny dżin z Lampy Alladyna, wykonał wszystkie zapamiętane wcześniej czynności. Wykonanie makra najlepiej jest przypisać do przycisku graficznego umieszczonego w arkuszu. Kliknięcie myszką na takim przycisku powoduje uruchomienie makra, czyli wykonanie wszystkich czynności zapamiętanych pod jego nazwą. Metody definiowania makra Makra w Excelu można definiować dwoma sposobami. Pierwsza metoda polega na rejestrowaniu kolejnych czynności wykonywanych przez użytkownika po przełączeniu programu w specjalny tryb zapamiętywania opcja Zarejestruj makro... Jest to nic innego, jak uczenie programu przez naśladowanie - zapamiętuj to, co ci teraz pokazuję. Druga metoda, to pisanie treści makra jako instrukcji języka Visual Basic for Application w specjalnym edytorze. Użytkownik musi dysponować przynajmniej podstawowymi umiejętnościami programowania w języka Visual Basic. Z tego powodu w artykule opisano wyłącznie tworzenie makr z wykorzystaniem trybu zapamiętywania. Proces tworzenia i uruchamiania makr zostanie zilustrowany następującym przykładem. Organizujemy szkolny turniej w rzucaniu strzałkami do tarczy. W eliminacjach każdy uczestnik wykonuje sześć kolejek rzutów, ale do końcowego wyniku bierzemy pięć najlepszych rezultatów. Do finału przechodzi czterech zawodników z najwyższą punktacją.

2 S t r o n a 2 Ponieważ chcemy takie zawody powtarzać (np. co miesiąc) zaprojektujemy arkusz kalkulacyjny, w którym niektóre czynności zostaną zautomatyzowane. Oto główny obszar arkusza z wpisanymi już wynikami. Dla uproszczenia przyjęliśmy, że wystartowało tylko sześć osób. Przy większej liczbie uczestników sposób postępowania będzie identyczny, choć nakład pracy będzie oczywiście większy. W celu wybrania najlepszych pięciu wyników z każdej serii należy posortować je malejąco i zsumować pierwszych pięć rezultatów. Aby nie naruszyć zapisu uzyskanych wyników sortowanie będziemy wykonywać w sąsiednim obszarze komórek Serie najlepsze, do którego skopiujemy wyniki serii. W kolumnie Punkty wpisany jest wzór sumujący pięć pierwszych liczb z obszaru Serie najlepsze. =SUMA(K4:O4). Po zaznaczeniu serii danych do sortowania wybieramy ze wstążki narzędzie Sortuj i filtruj - Sortowanie niestandardowe.

3 S t r o n a 3 Excel wyświetla ostrzeżenie o obszarze danych do sortowania. Należy zaznaczyć opcję Pozostawić obecnie zaznaczony obszar. Na ekranie pojawi się teraz okno sortowania. Ponieważ dane mają być uporządkowane od lewej do prawej, należy zmienić domyślny kierunek sortowania naciskając przycisk Opcje i wybrać opcję Sortuj od lewej do prawej. Następnie wybieramy sortowanie według wiersza oraz kolejność: Od największych do najmniejszych. Ostatecznie okno sortowania powinno wyglądać jak na rysunku. Po kliknięciu przycisku OK nastąpi posortowanie pierwszej serii wyników. Teraz czeka nas żmudne powtarzanie tych samych czynności dla każdej kolejnej serii. Nie trzeba już zmieniać kierunku sortowania, ale poza tym wszystkie czynności muszą być powtarzane. Ostateczny rezultat przedstawiony jest na poniższym rysunku.

4 S t r o n a 4 Teraz można już wyłonić czwórkę finalistów. W tym celu komórki z wynikami należy przekopiować do obszaru poniżej, obok powtórzonych jeszcze raz nazwisk i numerów. Ponieważ kopiowane są wartości obliczane wzorem, przy wklejaniu trzeba skorzystać z opcji Wklej specjalnie - Wklej wartości. Teraz należy posortować cały obszar według wyników malejąco. Musimy tylko pamiętać o ponownym przywróceniu orientacji sortowania od góry do dołu. W arkuszu mamy nazwiska zawodników i uzyskaną przez nich punktację. Do finału awansują czterej pierwsi. Wyniki finałów warto umieścić w drugim arkuszu tego skoroszytu nazwanym Finały. Można go tak skonstruować, aby wyniki z pierwszego arkusza pojawiały się w nim automatycznie (jako łącza do komórek zawierających dane pierwszych czterech zawodników). Planowanie makr Z analizy wykonywanych operacji wynika, że przydatne byłyby trzy makra. Pierwsze o nazwie. Sortuj_wyniki będzie realizowało operację sortowania poszczególnych serii zawodników. Drugie o nazwie Kwalifikacja_do_finału będzie kopiowało wyniki łączne i porządkowało zawodników według osiągniętych rezultatów. Trzecie makro o nazwie Czyść_obszar będzie miało za zadanie wyczyszczenie wszystkich obszarów przed nowymi zawodami.

5 S t r o n a 5 Każde z makr będziemy tworzyli metodą przez zapamiętywanie wykonywanych przez nas czynności. Dlatego tak ważne było dokładne przeanalizowanie, jakie operacje i w jakiej kolejności należy przeprowadzić. Ze względu na nieco mniejszą pracochłonność szczegółowo przedstawimy proces tworzenia makra kwalifikującego zawodników do finału. Każde z pozostałych makr będzie tworzono w podobny sposób. Rejestracja makra Pamiętajmy! Zanim rozpoczniemy rejestrację makra należy dokładnie zaplanować i wykonać na sucho wszystkie czynności, które mają zostać zapamiętane. Każda operacja (także błędna) jest przez program zapamiętywana i później zostanie odtworzona. Jeśli w trakcie rejestracji makra zorientujemy się, że coś poszło nie tak, najlepiej wtedy przerwać rejestrację i utworzone już makro usunąć, a później rozpocząć cały proces od początku. W Excelu 2007 i 2010 dostęp do makr znajduje się na wstążce w zakładce Widok w grupie Makra (po prawej stronie wstążki) Wybieramy pozycję Zarejestruj makro... i na ekranie pojawia się okienko nowego makra. Wymagane jest wpisanie nazwy (nazwa nie może zawierać spacji). Pozostałe elementy można pozostawić bez zmiany. W polu Opis warto wpisać krótką informacją, co robi dane makro. W przyszłości może to być bardzo przydatne, kiedy zapomnimy, co kryje się pod tą nazwą. Po naciśnięciu przycisku OK rozpoczyna się rejestracja makra. Teraz każda nasza czynność zostaje

6 S t r o n a 6 zapamiętywana przez program. Żeby zakończyć rejestrację należy ponownie rozwinąć pozycję Makra na wstążce w zakładce Widok i wybrać Zatrzymaj rejestrowanie. Możliwość przeglądania, poprawiania, usuwania i wykonywania makr dostępna jest po wybraniu opcji Wyświetl Makra Gotowe makro można uruchomić wybierając je z listy i naciskając przycisk Uruchom. Najwygodniej jednak jest skojarzyć je z obiektem graficznym umieszczonym w arkuszu. Obiektem może być kształt dostępny na zakładce Wstawianie grupa Ilustracje - Kształty. Po umieszczeniu kształtu w arkuszu i nadaniu mu odpowiedniej formy wizualnej można przypisać do niego makro. W tym celu należy kliknąć na obiekcie prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybrać Przypisz makro. Kursor myszy po wskazaniu obiektu, z którym skojarzone jest makro, zamienia się w rączkę. Kliknięcie myszą w tym położeniu spowoduje uruchomienie makra. Na rysunku poniżej widoczny jest arkusz z trzema przyciskami służącymi do uruchomienia trzech zdefiniowanych makr.

7 S t r o n a 7 Należy zwrócić uwagę, że ze względów bezpieczeństwa skoroszyt zawierający makra musi być zapisywany jako Skoroszyt programu Excel z obsługą makr. Przy próbie zwykłego zapisu pojawi się specjalny komunikat. Podsumowanie Przedstawiony w artykule przykład pokazuje, że tworzenie i wykorzystywanie makr nie jest trudne. Automatyzowanie czynności przydaje się zwłaszcza wtedy, kiedy arkusz ma być wykonywany wielokrotnie. Uruchamianie makr za pomocą skojarzonych z nimi obiektów graficznych jest łatwe w obsłudze i estetyczne.