Instrukcja użytkowania aplikacji Panel dla organów administracji publicznej (OAP)

Instrukcja użytkowania aplikacji Panel dla organów administracji publicznej (OAP) Cieszyn, 2014 r.

Projektodawca: Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Gospodarczych DELTA PARTNER Ul. Zamkowa 3A / 1, 43 400 Cieszyn Tel. (33) 851 44 81, fax: (33) 851 44 81 biuro@deltapartner.org.pl, projekt@kalkulatorngo.pl www.kalkulatorngo.pl Partner projektu: Miasto Ustroń Ul. Rynek 1, 43-450 Ustroń Wykonawca narzędzia: Tytuł projektu: Kalkulator outsourcingu: Generator engo Numer umowy zawartej z instytucją weryfikującą: UDA.POKL.05.04.02-00-E24/11-00 Projekt Kalkulator outsourcingu: Generator engo jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Cieszyn 2014

Spis treści Wstęp... 5 1. Logowanie i resetowanie hasła... 7 2. Interfejs użytkownika administratora... 11 2.1 Opis menu głównego... 11 2.2 Panel główny... 13 3. Konkursy ofert... 17 3.1 Szczegóły konkursu... 19 3.2 Nowy konkurs... 21 3.3 Usuwanie konkursu... 23 3.4 Zdefiniowane zadania... 24 3.5 Dodawanie zadań w ramach konkursu ofert... 25 3.6 Usuwanie zadania z konkursu... 28 3.7 Zestawienia zdefiniowane... 29 4. Oferty... 31 4.1 Statusy ofert... 31 4.2 Przeglądanie nowych ofert w ramach konkursu... 34 4.3 Wprowadzanie oferty do systemu engo... 34 4.4 Panel oferty... 36 4.5 Przyjmowanie ofert... 37 4.6 Ocenianie oferty... 38 4.7 Akceptacja / odrzucenie oferty... 39 4.8 Oferty skorygowane... 40 4.9 Podpisanie umowy... 41 5. Sprawozdania... 43 5.1 Weryfikacja sprawozdania... 43 5.2 Przyjmowanie / odrzucenie sprawozdania... 44 6. Organizacje engo... 47 7. Kalkulator engo... 49 8. Zestawienia... 51 8.1 Zestawienia zdefiniowane... 51 Strona 3

8.2 Generator zestawień... 52 9. Wiadomości... 55 9.1 Zgłoszenia użytkowników... 55 9.2 Wiadomości dla użytkowników... 56 9.3 Konsultacje społeczne... 57 10. Ustawienia... 59 10.1 Ustawienia systemu... 60 10.2 Teksty pomocy... 60 10.3 Jednostki miar... 60 10.4 Dokumenty źródłowe... 60 10.5 Dane konta... 61 10.6 Zmiana hasła... 61 Spis rysunków... 63 Strona 4

Wstęp Realizacja zadań publicznych przez organizacje pozarządowe na zlecenie samorządów jest obecnie standardowym elementem krajobrazu aktywności społecznej w Polsce. Z punktu widzenia polityki państwa istotnym celem w ramach procesu budowy społeczeństwa obywatelskiego jest zwiększanie zakresu zadań, których realizację sektor publiczny powierza organizacjom społecznym. Samorządy nie dysponują jednak obiektywnymi przesłankami, które pozwalałyby ocenić, czy realizacja danego zadania jest bardziej efektywna w formule outsourcingu organizacji pozarządowej, czy też bardziej korzystne jest samodzielne jego wykonanie. W szczególności chodzi tu o możliwość oceny z punktu widzenia skwantyfikowanych efektów ekonomicznych i społecznych przy wykorzystaniu elementów analizy CBA. Idea Kalkulatora engo opiera się na zbudowaniu i udostępnieniu samorządom i organizacjom uniwersalnego narzędzia, które będzie pozwalało na obliczenie, ile zyskuje (lub traci) instytucja, która powierza organizacji pozarządowej wykonanie zadania publicznego. Projekt ma charakter innowacyjny zgodnie z przeprowadzonym researchem w zakresie dostępności analogicznych rozwiązań jest nowatorski w skali światowej. Partnerem w ramach projektu jest Miasto Ustroń samorząd, który współpracuje z organizacjami pozarządowymi w bardzo szerokim zakresie oraz wyraził zainteresowanie wdrożeniem prototypowego rozwiązania w zakresie zbadania efektywności tej oceny. Celem głównym projektu jest: poprawa warunków do prowadzenia efektywnej, długofalowej polityki rozwoju lokalnego przez JST w Polsce poprzez zmianę formy realizacji usług społecznych na kontraktowanie wraz z możliwością oszacowania korzyści ekonomicznych i społecznych tej zmiany. Projekt wprowadza realną, dostępną zarówno dla JST i NGO możliwość prowadzenia polityki zrównoważonego rozwoju społeczności lokalnych w oparciu o możliwość obliczania i porównywania kosztów i korzyści z realizacji zadań publicznych w formie kontraktacji. Celami szczegółowymi projektu są: Poprawa jakości współpracy JST i NGO oraz zwiększenie świadomości realnych korzyści wynikających z realizacji zadań publicznych w formie wieloletniej przez NGO; Zwiększenie możliwości identyfikacji i analizy rzeczywistych kosztów i korzyści realizacji zadań publicznych w formie kontraktacji; Strona 5

Popularyzacja podniesienia jakości i efektywności współpracy JST i NGO poprzez udostępnienie narzędzia do oceny efektywności ekonomicznej realizowanych programów współpracy; Wzrost świadomości przedstawicieli sektora publicznego (samorządów) oraz pozarządowego w zakresie zasad konkurencyjności, przejrzystości i efektywności w odniesieniu do współpracy JST i NGO. Produktem finalnym projektu jest Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomicznospołecznych model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie z możliwością oszacowania korzyści ekonomicznych i społecznych tej zmiany, a jego integralną część stanowi niniejsza instrukcja, która przeznaczona jest dla przedstawicieli organów administracji publicznej (OAP), którzy ogłaszają otwarte konkursy ofert w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Strona 6

1. Logowanie i resetowanie hasła Dostęp do części administracyjnej panelu przeznaczonego dla organów administracji publicznej Generatora engo z funkcją kalkulatora korzyści społeczno-ekonomicznych jest możliwy pod następującym adresem www: http://kalkulatorngo.pl Aby uruchomić Generator engo, ze wskazanej powyżej strony internetowej, należy kliknąć biały przycisk Generator engo znajdujący się z lewej strony ekranu pod tekstem: Wejdź do Generatora engo. Dostęp do Generatora engo jest także możliwy bezpośrednio pod adresem www: http://engo.org.pl Po załadowaniu strony http://engo.org.pl, na ekranie zostanie wyświetlony panel, który jest dostępny dla wszystkich użytkowników i nie wymaga rejestracji oraz logowania do systemu. Z panelu należy wybrać organ administracji publicznej, do którego użytkownik chce się zalogować. Aby wybrać odpowiedni organ administracji publicznej, należy kliknąć niebieski przycisk Przejdź do serwisu engo, znajdujący się pod nazwą danego organu administracji publicznej. Rysunek 1 Wybór organu administracji publicznej Strona 7

Liczba dostępnych organów administracji publicznej w powyższym panelu będzie sukcesywnie wzrastała w ramach przystępowania kolejnych samorządów do projektu engo. W celu uzyskania dostępu do panelu administracyjnego, należy się zalogować. Aby zalogować się do panelu administracyjnego, w pierwszej kolejności należy wybrać właściwy organ administracji publicznej (w ramach, którego użytkownik jest administratorem), a następnie kliknąć w prawym, górnym rogu przycisk Zaloguj. Do poprawnego zalogowania w panelu administracyjnym potrzebne są dane konta z uprawnieniami administracyjnymi (login i hasło), które przekazywane są w momencie przystąpienia danego podmiotu do projektu Kalkulator outsourcingu: Generator engo. Po poprawnym zalogowaniu się do właściwego panelu engo, użytkownik zostanie przeniesiony do panelu administracyjnego Generatora engo, podmiotu do którego posiada konto z uprawnieniami administratora. Uwaga: w celu założenia nowego konta dla danego organu administracji publicznej, należy skontaktować się z biurem projektu. Osoba do kontaktu: Izabela Małysz, tel.: 33 444 66 90 lub 33 851 44 81, e-mail: izabela@deltapartner.org.pl lub projekt@kalkulatorngo.pl W przypadku utraty hasła należy kliknąć link Kliknij aby zresetować swoje hasło, znajdujący się na dole panelu logowania, po czym należy podać adres email, do którego przypisane było utracone hasło oraz kliknąć przycisk Zresetuj hasło. Rysunek 2 Resetowanie hasła Na przypisany do danego konta i podany w polu resetowania hasła, adres email, wysyłana zostanie wiadomość z linkiem resetującym hasło. Po kliknięciu w otrzymany link (znajdujący się w treści maila), użytkownik zostanie poproszony o dwukrotne podanie nowego hasła, które należy zatwierdzić przyciskiem Zmień hasło. Jeśli zmiana hasła przebiegnie pomyślnie, Strona 8

wyświetlony zostanie komunikat o poprawnej zmianie hasła. Od tego momentu użytkownik może się zalogować do panelu Generatora engo za pomocą swojego nowego hasła. Uwaga: w przypadku problemów z logowaniem lub gdy użytkownik utraci adres email, na podstawie którego zarejestrowano konto, należy wysłać zgłoszenie bezpośrednio do administratora serwisu engo na adres email: projekt@kalkulatorngo.pl. W celu zakończenia pracy z Generatorem engo, należy kliknąć przycisk Wyloguj, który znajduje się w prawym, górnym rogu ekranu na pasku menu. Strona 9

2. Interfejs użytkownika administratora 2.1 Opis menu głównego Po zalogowaniu się do panelu administracyjnego, administrator zostaje automatycznie przeniesiony do panelu głównego administratora engo oznaczonego w bocznym menu jako Pulpit. Rysunek 3 Panel główny administratora engo U góry ekranu panelu administracyjnego znajduje się główny pasek menu, gdzie wyświetlają się główne opcje systemu engo, takie jak: Przycisk przenosi użytkownika bezpośrednio na Pulpit panelu administracyjnego, gdzie wyświetla się podgląd na wszystkie dostępne nowe oferty i sprawozdania złożone za pomocą Panel główny Konkursy ofert Generatora. Na pulpicie widoczny jest również podgląd na 10 ostatnio założonych kont użytkowników w Generatorze. Funkcjonalność panelu została szczegółowo omówiona w dalszej części instrukcji (podrozdział Panel główny). Przycisk przenosi do podstawowej funkcji Generatora engo, dzięki której administrator może przejść do listy konkursów i wybrać konkurs, w ramach którego chce pracować w panelu Strona 11

Kalkulator engo Zestawienia Organizacje engo Wiadomości Ustawienia administracyjnym. W wybranym konkursie można przeglądać całą dokumentację związaną z danym konkursem, w tym złożone oferty i sprawozdania. Opcja pozwala na generowanie i przeglądanie wyników społecznoekonomicznych korzyści z realizacji zadań według wybranych przez administratora kryteriów. Opcja pozwala na generowanie różnego rodzaju zestawień w ramach poszczególnych konkursów, które zostały predefiniowane w systemie lub tworzenie własnych raportów poprzez funkcję Generatora zestawień. Opcja pozwala na przeglądanie bazy danych organizacji, które zarejestrowały się w systemie, zgłoszeń od nich otrzymanych oraz wysyłanie prywatnych powiadomień do organizacji mających konta w systemie engo. Zakładka zawiera takie funkcje, jak: zgłoszenia od użytkowników, które można przeglądać, wysyłanie wiadomości dostępnych dla wszystkich organizacji oraz przeglądanie formularzy otrzymanych w ramach konsultacji społecznych, wysłanych przez organizacje. Zakładka zawiera funkcje konfiguracji konta administratora oraz ustawień systemu, co zostało omówione w osobnym rozdziale Ustawienia. Strona 12

2.2 Panel główny Bezpośrednio po zalogowaniu, administrator zostaje przeniesiony do panelu administracyjnego, który stanowi centrum sterowania panelem OAP. W panelu wyświetlane są aktualnie trwające konkursy, nowe oferty przesłane do systemu oraz sprawozdania. Z tego panelu administrator bezpośrednio widzi, jakie zdarzenia oczekują bezpośrednio na reakcję, np. przyjęcie oferty poprzez nadanie numeru sprawy, akceptacja sprawozdania itd. W panelu głównym, poniżej górnego paska menu, znajduje się lista z aktualnie trwającymi konkursami. Aby przejść do wybranego konkursu, należy kliknąć przycisk Przejdź do konkursu, który znajduje się po prawej stronie obok nazwy konkursu lub kliknąć w jego nazwę, co przeniesie administratora do panelu konkursu, który został omówiony w dalszej części instrukcji. Aby wrócić do panelu głównego, należy kliknąć opcję Panel główny w głównym pasku menu u góry ekranu. W przypadku braku aktywnych konkursów, w panelu głównym wyświetla się informacja: Brak aktualnie trwających konkursów ofert. Na środku ekranu panelu administracyjnego, wyświetlają się: Nowe oferty: oferty, które zostały złożone za pomocą systemu engo. Obok nazwy panelu w nawiasie wyświetla się liczba nowych ofert. Aby przejść do wybranej oferty, należy kliknąć w nazwę oferty lub na niebieską ikonkę, po której kliknięciu administrator zostanie przeniesiony do ekranu z listą nowo złożonych ofert. Nowo złożone oferty to takie, którym nie został nadany numer sprawy. Po nadaniu numeru sprawy oferta znika z tego panelu. Nowe sprawozdania: sprawozdania, które zostały złożone w systemie engo. Obok nazwy panelu, w nawiasie jest widoczna liczba nowych sprawozdań. Aby przejść do wybranego sprawozdania, należy kliknąć w jego nazwę lub na niebieską ikonkę, po czym, administrator zostanie przeniesiony do ekranu oferty, do której zostało złożone sprawozdanie, a następnie z zakładki Sprawozdania może przejść do sprawozdań, w celu akceptacji lub odrzucenia danego sprawozdania. Pod listą nowych ofert i sprawozdań znajduje się wykaz ostatnio zarejestrowanych organizacji (10 ostatnich) oraz kont użytkowników w ramach organizacji. Aby przejść do informacji szczegółowych dla danej organizacji, należy kliknąć w jej nazwę. Opis opcji dostępnych w panelu organizacji został zawarty w rozdziale Organizacje engo. Strona 13

Po lewej stronie ekranu Panelu głównego, w menu bocznym znajdują się następujące opcje: Pełna lista nowo złożonych ofert za pomocą Generatora engo, które oczekują na potwierdzenie przyjęcia w systemie, poprzez nadanie numeru sprawy. Nowe oferty Nowe sprawozdania Oferty skorygowane Spr. skorygowane Uwaga: dostęp do treści oferty jest możliwy dopiero po upłynięciu terminu składania ofert, co oznacza, że lista złożonych ofert będzie widoczna, ale szczegóły oferty będą dostępne dopiero po upłynięciu terminu składania ofert. Pełna lista nowo złożonych sprawozdań poprzez Generator engo, które oczekują na weryfikację przez pracownika administracji publicznej. Lista ponownie złożonych ofert, które zostały wcześniej zwrócone do korekty i oczekują na ponowną weryfikację, zatwierdzenie lub kolejne zwrócenie do poprawy. Lista ponownie złożonych sprawozdań, które zostały wcześniej zwrócone do korekty i oczekują na ponowną weryfikację, zatwierdzenie lub powtórne zwrócenie do poprawy. Obok każdej pozycji wyświetla się liczba, która określa ile dokumentów oczekuje na podjęcie akcji przez pracownika administracji, co pozwala w łatwy i przejrzysty sposób zarządzać systemem kontraktacji poprzez Generator engo. Przykładowy fragment menu bocznego wraz z widocznymi oczekującymi ofertami na nadanie numeru sprawy oraz z oczekującym na akceptację sprawozdaniem widoczny jest na rysunku poniżej. Strona 14

Rysunek 4 Panel boczny w panelu głównym Strona 15

3. Konkursy ofert Po przejściu do zakładki Konkursy ofert (wybór w górnym menu), wyświetlana jest lista wszystkich dotychczas utworzonych konkursów. W przypadku braku ogłoszonych konkursów pojawi się komunikat: Niestety nie posiadasz żadnych zdefiniowanych konkursów. Sposób ogłoszenia nowego konkursu został opisany w kolejnym podrozdziale Nowy konkurs. W przypadku, gdy za pomocą Generatora rozpoczęto już ogłaszanie konkursów i administrator posiada zdefiniowane konkursy, to wówczas wyświetli się ich lista wraz ze wskazaniem ogólnych informacji o danym konkursie, co zostało zaprezentowane na poniższym rysunku. Rysunek 5 Lista konkursów. Opis poszczególnych kolumn na liście konkursów zawiera: Rok Nazwa edycji konkursu Liczba zadań Data zakończenia Opublikowany Informacja o roku realizacji zadań publicznych w danym konkursie. Nazwa konkursu, która jest wyświetlana użytkownikom na liście dostępnych konkursów. Wyświetla liczbę zadań zdefiniowanych w ramach danego konkursu. Jest to ostateczny termin składania ofert w ramach konkursu, po tym terminie opcja składania ofert na zadania w konkursie staje się nieaktywna. Dostępne opcje: tak / nie: Tak oznacza to, iż dany konkurs został już opublikowany (wyświetla się na stronie internetowej, do której dostęp mają wszyscy oferenci). Na konkurs, który jest opublikowany oferenci mogą składać oferty, o ile nie upłynął ostateczny termin ich składania. Administrator w tym Strona 17

przypadku nie może dodawać zadań w ramach konkursu, jak również edytować treści istniejących zadań. Nie oznacza to, iż dany konkurs nie został jeszcze opublikowany, znajduje się w wersji roboczej i nie jest widoczny na ogólnodostępnej stronie internetowej. Taki konkurs jest widoczny tylko dla administratora i można w ramach niego definiować zadania. Określa, czy dany konkurs w przypadku ustawienia opcji Opublikowany na TAK ma być widoczny na liście aktualnie ogłoszonych konkursów, czy ma być dostępny tylko w zakładce archiwum. Administrator ma możliwość przenoszenia zakończonych już konkursów do zakładki archiwum. Przenoszenie do archiwum Status Zobacz zostało opisane w dalszej części instrukcji. Dostępne statusy, to: Otwarty konkurs jest wyświetlany na liście aktualnie dostępnych konkursów ofert dla wszystkich użytkowników. Archiwum konkurs zakończony i przeniesiony do archiwum, przez co dostępny jest dla użytkowników tylko w formie przeglądania w zakładce Archiwum. Kliknięcie w przycisk obok konkursu, przenosi użytkownika do szczegółów wybranego konkursu. Aby przejść do szczegółów konkursu, należy kliknąć w nazwę danego konkursu lub w niebieski przycisk, co automatycznie przeniesie administratora do panelu konkursu, co zostało omówione w następnym podrozdziale. Strona 18

3.1 Szczegóły konkursu Wybranie jednego z konkursów przeniesie administratora do panelu szczegółów konkursu widocznego na poniższym obrazku. Rysunek 6 Szczegóły konkursu W lewym, bocznym menu panelu konkursu dostępne są następujące opcje: Dane konkursu Zestawienia Opcja przenosi administratora do głównego panelu konkursu, na którym są widoczne wszystkie dane na jego temat. Opcja pozwala na generowanie zestawień odnośnie wybranego konkursu. Administrator wybiera zestawienie z predefiniowanej listy zestawień. Zestawienia są systematycznie dodawane zgodnie z potrzebami poszczególnych organów administracji publicznej. Poniżej, w bocznym panelu konkursu, użytkownik ma dostęp do wszystkich ofert złożonych w ramach danego konkursu, podzielonych według statusów ofert. Dostępne statusy ofert w menu bocznym, to: Nowe oferty w systemie, które oczekują na nadanie numeru sprawy. Złożone Zarejestrowane Oferty o tym statusie są również wyświetlane bezpośrednio w Panelu głównym na liście ofert. Oferty, którym został nadany numer sprawy. Wszystkie oferty o tym statusie są już uwzględniane we wszystkich zestawieniach generowanych w ramach konkursu. Strona 19

Oferty, które zostały już ocenione przez komisję konkursową Ocenione Korekta Skorygowane Umowa Odrzucone Realizacja tzn., którym została przypisana ocena komisji oraz przyznana kwota dotacji na realizację zadania. Oferty, które z różnych przyczyn zostały zwrócone do korekty. Użytkownik (organizacja) dostaje taką ofertę ponownie do edycji, gdzie może ją edytować za pomocą Generatora engo (tylko punkty: III.8, III.9, IV). Lista ofert, które zostały ponownie wysłane przez użytkownika po korekcie. Oferty takie oczekują na akceptację lub ponownie skierowanie danej oferty do poprawy. Oferty takie są również widoczne bezpośrednio z Panelu głównego. Lista ofert, które zostały pozytywnie ocenione oraz wybrane w ramach konkursu i oczekują na podpisanie umowy. Lista ofert, które zostały odrzucone w ramach danego konkursu. Lista wszystkich ofert, które zostały pozytywnie ocenione oraz zostały wybrane w ramach danego konkursu i na które została podpisana umowa. Wszyscy użytkownicy (organizacje), którzy posiadają oferty o tym statusie mogą składać sprawozdania z realizacji takiego zadania. Na środku ekranu w szczegółach danego konkursu widoczna jest lista zdefiniowanych zadań w ramach danego konkursu ofert z podziałem na zakresy zadań. Na liście zadań konkursu widoczne są: nazwa zadania, termin realizacji zadania, kwota przeznaczona na realizację zadania, liczba ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszone zadanie, w przypadku, gdy konkurs został już ogłoszony, opcje służące do edycji lub usunięcia zadania. Po prawej stronie ekranu w szczegółach danego konkursu widoczne są podstawowe informacje na temat wybranego konkursu, takie jak: nazwa edycji konkursu, rok kalendarzowy, Strona 20

termin składania ofert, status konkursu, opublikowany na stronie, liczba złożonych sprawozdań. Aby edytować dane konkursu, należy kliknąć niebieski przycisk Edycja konkursu znajdujący się w prawym panelu szczegółów konkursu. Po kliknięciu, administrator zostanie przeniesiony do formularza edycji konkursu, który jest identyczny z formularzem dodawania nowego konkursu (opis w podrozdziale Nowy konkurs). Aby dodać nowe zadania w ramach istniejącego konkursu, należy kliknąć przycisk Nowe zadanie znajdujący się pod przyciskiem Edycja konkursu, w prawym panelu szczegółów konkursu. Aby edytować istniejące już zadanie, należy kliknąć w nazwę zadania lub ikonkę na liście zadań w wybranym konkursie. Czerwony przycisk z ikonką kosza obok nazwy zadania służy do usunięcia danego zadania (możliwe tylko, gdy nie ma złożonych ofert na dane zadanie oraz konkurs ma ustawioną opcję Publikacja na NIE). Liczba ofert na dane zadanie widoczna jest w kolumnie Oferty. 3.2 Nowy konkurs W celu ogłoszenia nowego konkursu, należy po kliknięciu w przycisk Konkursy ofert, który znajduje się w górnym pasku menu, wybrać z menu bocznego (po lewej stronie ekranu w menu bocznym) przycisk Dodaj nowy konkurs, po czym administrator zostanie przeniesiony do formularza edycji konkursu. Strona 21

Rysunek 7 Dodawanie nowego konkursu W formularzu należy wpisać dane dotyczące nowego konkursu, tj: nazwa edycji konkursu, rok konkursowy, termin składania ofert należy wybrać odpowiednią datę z kalendarza, który rozwinie się po kliknięciu na szare pole, oraz wskazać, czy informacja o konkursie ma być widoczna na stronie internetowej Generatora poprzez wybranie tak lub nie w polu: Publikacja (Widoczny na stronie). Uwaga: w celu dodania zadań w ramach ogłaszanego konkursu, należy wybrać słowo nie w polu Publikacja. Jeżeli administrator wybrał słowo tak, należy kliknąć w przycisk Szczegóły Edycja konkursu, a następnie wybrać słowo nie w polu Publikacja oraz kliknąć w przycisk Zapisz. Zadania można dodawać tylko do konkursów, które nie są opublikowane na stronie internetowej dostępnej dla wszystkich użytkowników. W przypadku wyboru słowa tak ogłoszenie o konkursie zostanie opublikowane na stronie internetowej Generatora i będzie widoczne dla wszystkich użytkowników, a administrator będzie miał automatycznie zablokowaną możliwość dodawania i edycji nowych zadań w ramach takiego konkursu. Strona 22

W przypadku wyboru opcji nie ogłoszenie o konkursie pozostanie w trybie roboczym, a publikację będzie można wykonać w terminie późniejszym. Konkurs o takim statusie jest dostępny tylko dla administratora w celu definiowania zadań w ramach konkursu. Wprowadzone informacje należy zapisać za pomocą przycisku Dodaj nowy konkurs, który znajduje się u dołu ekranu. Aby anulować wprowadzanie danych, należy wcisnąć przycisk Anuluj, a następnie użytkownik zostanie z powrotem przeniesiony do zakładki Konkursy. Zadania w ramach konkursu można dodawać i edytować po utworzeniu konkursu. Uwaga: podczas dodawania i edycji zadania, administrator musi pamiętać, że konkurs nie może być opublikowany. Po publikacji nie ma możliwości dodania zadania do konkursu. Aby w takim przypadku dodać zadanie, należy wyłączyć publikację dla danego konkursu przechodząc do panelu edycji konkursu, co zostało opisane powyżej. Szczegółowy opis dotyczący dodawania nowych zadań znajduje się w podrozdziale Dodawanie zadań w ramach konkursu ofert. 3.3 Usuwanie konkursu Aby usunąć konkurs ofert, należy przejść do edycji danego konkursu. W tym celu należy wybrać z górnego menu: Konkursy ofert, odpowiedni konkurs, a następnie kliknąć przycisk Edycja konkursu, znajdujący się w prawym panelu szczegółów konkursu. Po przejściu do edycji konkursu, należy kliknąć czerwony przycisk Usuń konkurs, znajdujący się w prawym, górnym rogu ekranu. Rysunek 8 Usuwanie istniejącego konkursu ofert Po kliknięciu tego przycisku, na ekranie pojawi się zapytanie, czy administrator chce na pewno usunąć daną edycję konkursu. Aby potwierdzić usunięcie należy kliknąć przycisk Tak. Strona 23

Uwaga: aby była możliwość usunięcia konkursu, wybrany konkurs musi posiadać status: nieopublikowany, czyli nie może być dostępny publicznie dla użytkowników. Konkursy, które zostały już opublikowane i na które zostały już złożone jakiekolwiek oferty nie mogą zostać usunięte z systemu. Opcja ta jest dostępna tylko dla nowo utworzonych konkursów lub konkursów, na które nie zostały złożone żadne oferty. 3.4 Zdefiniowane zadania Zakładka Dane konkursu (Konkursy ofert wybór danego konkursu Dane konkursu w lewym menu bocznym) zawiera listę zadań zdefiniowanych w ramach danego konkursu ofert. W przypadku, gdy w ramach danego konkursu nie wprowadzono żadnych zadań, wyświetli się komunikat: Brak zdefiniowanych zadań. Szczegółowy opis dotyczący dodawania nowych zadań znajduje się w podrozdziale Dodawanie zadań w ramach konkursu ofert. Aby zobaczyć już zdefiniowane zadania w ramach wybranego konkursu, należy przejść do panelu konkursu (zakładka Konkursy ofert przycisk w kolumnie Zobacz obok nazwy konkursu). Administrator zostanie przeniesiony do zakładki Dane konkursu, gdzie jego centralną część zajmuje lista zdefiniowanych zadań. Na ekranie pojawi się widok podobny do tego znajdującego się na obrazku poniżej. Rysunek 9 Lista zadań dla danego konkursu Na liście zdefiniowanych zadań można zobaczyć listę zadań, która jest pogrupowana według zakresów realizacji, zdefiniowanych zgodnie z ustawą. Przy każdym zadaniu, widoczna jest kwota, która jest przeznaczona na realizację danego zadania oraz, w przypadku już opublikowanych konkursów liczba ofert, która została zgłoszona w ramach danego zadania. Strona 24

Przy każdym zadaniu dostępne mogą być również dwie opcje służące do edycji danych wprowadzonego zadania lub do jego usunięcia w przypadku, gdy dany konkurs nie został jeszcze opublikowany. Gdy konkurs jest już opublikowany opcja usunięcia oraz edycji zadania zostaje wyłączona. Chcąc wprowadzić zmiany w opublikowanym już konkursie, użytkownik musi zmienić status Konkursu na nie opublikowany. Rysunek 10 Opcje dla zadania: edytuj / usuń 3.5 Dodawanie zadań w ramach konkursu ofert Aby dodać zadanie, należy przejść do panelu danego konkursu (zakładka Konkursy ofert przycisk w kolumnie Zobacz obok wybranego konkursu). Następnie należy kliknąć w zielony przycisk Nowe zadanie, który znajduje się w prawym panelu. Administrator zostanie przeniesiony do formularza dodawania nowego zadania, który jest widoczny na ekranie poniżej. Strona 25

Rysunek 11 Formularz dodania nowego zadania Dane do wprowadzenia w trakcie definiowania nowego zadania są podzielone na dwie zakładki, które należy wypełnić: 1. Dane zadania: należy uzupełnić następujące pola poprzez wpisanie danych lub wybór z rozwijanej listy dostępnych opcji: nazwa zadania; wybór rodzaju zadania z listy rozwijanej (definicja zgodna z ustawą); podanie linku do Biuletynu Informacji Publicznej, gdzie oferent znajdzie opis ogłaszanego zadania (nie jest wymagane). Jeśli pole zostanie uzupełnione, to na stronie zadania, dostępnej dla wszystkich użytkowników Generatora engo, w ogłoszonym konkursie będzie widoczny wprowadzony link; Strona 26

wybór z listy rozwijanej, czy dane zadanie jest Ramowe tak lub nie. Opcja ta jest wykorzystywana przy rozstrzyganiu konkursu ofert. Jeśli dane zadanie jest ramowe, to do realizacji danego zadania może zostać wybranych kilka ofert złożonych przez oferentów. W przypadku, gdy dane zadanie nie jest zadaniem ramowym, to do realizacji może zostać wybrana tylko jedna oferta; podanie kwoty przeznaczonej na realizację danego zadania, które zostanie ogłoszone; data rozpoczęcia i zakończenia należy podać termin rozpoczęcia oraz zakończenia danego zadania. Po kliknięciu w pole pojawi się kalendarz należy kliknąć w odpowiednią datę. Pola te będą ograniczały oferentom składającym oferty w Generatorze zakres możliwych do wyboru dat w formularzu oferty. Oferenci nie będą mieli możliwości wyboru daty spoza podanego zakresu, co jest jednym z elementów służących do eliminowania potencjalnych błędów w składanej ofercie; opis pole, w którym można zamieścić szczegółowe informacje i wymagania dla oferentów składających ofertę na realizację danego zadania publicznego. Zaleca się przynajmniej zamieszczenie informacji o dostępności szczegółowych informacji na stronie internetowej instytucji ogłaszającej konkurs. Jest to pole widoczne dla wszystkich użytkowników ogłoszonego konkursu, którzy będą przeglądać dane zadanie; uwagi pole przeznaczone tylko dla administratora, nigdy nie będzie widoczne dla oferenta na stronie opisowej zadania. Służy tylko do zapisania dodatkowych uwag dla administratora systemu, który definiował zadanie. Może zostać wykorzystane przy wydrukach lub raportach, które będą zdefiniowane w panelu administracyjnym; wybór statusu: wersja robocza lub aktywne: Wersja robocza zadanie w trakcie edycji, nie opublikowane, Aktywne zadanie będzie opublikowane dla oferentów tzn. widoczne na stronie, po ogłoszeniu danego konkursu. Zaleca się wybranie zawsze opcji Aktywne. Strona 27

2. Załączniki: W zakładce można dodać załączniki do danego zadania, np.: rozporządzenia, ustawy, wzory, czy inne pliki, które będą dostępne dla oferentów po wejściu w szczegóły zadania. Na ekranie jest widoczna lista już dodanych załączników wraz z podziałem na kategorie plików oraz poniżej funkcja służąca dodaniu nowego załącznika do ogłaszanego zadania. Aby dodać nowy załącznik, należy kliknąć przycisk Wybierz załącznik, określić kategorię załącznika z rozwijanej listy, a następnie kliknąć przycisk Dodaj załącznik. Usunięcie załącznika jest możliwe poprzez kliknięcie ikonki kosza, obok nazwy załącznika na liście załączników, znajdującej się na górze strony podanej zakładki. Po wypełnieniu wszystkich pól, należy kliknąć przycisk Zapisz dane. Jeśli nie wystąpiły żadne błędy, użytkownik zostanie ponownie przeniesiony do listy zdefiniowanych zadań, a nowo dodane zadanie będzie już widoczne na liście zadań danego konkursu. Aby dodać kolejne zadanie do konkursu ofert, należy ponownie kliknąć przycisk Nowe zadanie, który znajduje się w prawym panelu Danych konkursu. Uwaga: jeśli administrator stwierdzi, że wszystkie zadania zostały już zdefiniowane w ramach wybranego konkursu ofert, to należy pamiętać, aby po zakończeniu dodawania zadań do konkursu zmienić status pola Publikacja na tak. Konkurs zostanie opublikowany i będzie od tego momentu widoczny dla wszystkich oferentów (Konkursy ofert (wybór danego konkursu) Edycja konkursu Publikacja Tak Zapisz dane). 3.6 Usuwanie zadania z konkursu Aby usunąć dodane do konkursu zadanie, należy przejść do listy zadań w ramach danego konkursu, a następnie przy odpowiednim zadaniu kliknąć w ikonkę usuń z prawej strony zadania. Zadanie zostanie usunięte z listy zdefiniowanych zadań. Strona 28

Rysunek 12 Opcje dla zadania: edytuj / usuń Należy pamiętać, że można usuwać zadania tylko z konkursów, które nie zostały jeszcze opublikowane. Jeśli konkurs jest już opublikowany, to opcja usuwania zadania z konkursu staje się niedostępna. 3.7 Zestawienia zdefiniowane W bocznym panelu danego konkursu dostępna jest funkcja zestawienia. Pozwala ona na generowanie predefiniowanych zestawień w ramach wybranego konkursu. W obecnej chwili dostępne są trzy zestawienia: Zestawienie ofert bez ocen Zestawienie ofert z ocenami Zestawienie złożonych sprawozdań Generuje raport z ofertami złożonymi w ramach danego konkursu, które zostały przyjęte do systemu engo poprzez nadanie im numeru sprawy. Raport dedykowany na posiedzenie komisji konkursowej. Generuje raport z ofertami, które zostały ocenione wraz z informacją o kwocie dotacji na realizację zadania. Raport przydatny w celu opublikowania wyników konkursu w Biuletynie Informacji Publicznej. Generuje raport z listą złożonych sprawozdań w ramach danego konkursu ofert. Aby wygenerować inne zestawienia, administrator może skorzystać z funkcji Generatora raportów, która jest dostępna w zakładce Zestawienia w górnym menu. Funkcja ta dokładniej została zaprezentowana w rozdziale Zestawienia. Strona 29

4. Oferty Wszystkie złożone oferty w ramach ogłoszonego konkursu, niezależnie od nadanego statusu oferty, można przeglądać po wybraniu danego konkursu ofert z listy, klikając w górnym menu Konkursy ofert i wybierając odpowiedni konkurs. Po wybraniu konkursu, w lewym bocznym panelu użytkownika wyświetlą się wszystkie dostępne statusy ofert wraz z liczbą ofert dostępną w danym statusie. W momencie, gdy konkurs jeszcze trwa, tzn. nie upłynął termin składania ofert, liczba aktualnie złożonych ofert (status: Złożone) jest widoczna w lewym bocznym panelu konkursu obok statusu Złożone. Przeglądanie szczegółów złożonych ofert, jak i dalsza praca z nimi (nadanie numeru sprawy), staje się dostępna dopiero po upłynięciu terminu składania ofert w ramach wybranego konkursu. Termin składanie ofert jest widoczny w prawym panelu zakładki Dane konkursu w panelu konkursu. Rysunek 13 Lista statusów dostępna w panelu konkursu Statusy ofert zostały zaprezentowane w kolejnym podrozdziale. 4.1 Statusy ofert Dla każdej oferty jest dostępne łącznie 9 statusów. Dla administratora widocznych jest 8 statusów, ponieważ pracownik administracji nie widzi ofert o statusie Wersja robocza, czyli ofert aktualnie tworzonych przez oferentów, które są widoczne tylko na kontach organizacji przygotowujących taką ofertę. Oferty takie są widoczne w panelu administratora, dopiero po ich wysłaniu przez Generator (co nadaje im automatycznie status Złożone) oraz po upływie terminu składania ofert. Przed upływem terminu składania ofert, szczegóły takich Strona 31

ofert nie są widoczne w panelu administracyjnym. Widoczna jest tylko liczba ofert, które zostały złożone w danym konkursie. Dostępne statusy ofert: Robocza Złożona Zarejestrowana Oceniona Korekta Skorygowana Umowa Nowa oferta w trakcie edycji (niewidoczne w panelu dla OAP), widoczna tylko w panelu oferenta (NGO). Oferta wysłana do OAP, oczekuje na nadanie numeru sprawy, czyli potwierdzenie przyjęcia oferty w Generatorze engo. Bezpośredni dostęp do wszystkich ofert o statusie złożone, które oczekują na nadanie numeru sprawy jest możliwy również z Panelu głównego. Oferty stają się widoczne dla administratora po upływie terminu składania ofert w ramach danego konkursu. Oferta zarejestrowana (nadano numer sprawy). Oferty tego typu mogą już być wykorzystywane do wszelkich raportów i zestawień. Oferta oceniona przez komisję konkursową. Oferta taka posiada już przypisaną ocenę końcową wystawioną przez komisję oraz kwotę dotacji, która została przyznana na posiedzeniu komisji oraz ewentualny komentarz do oceny oferty. Oferta zwrócona podczas oceniania do oferenta. W przypadku, gdy np. na posiedzeniu komisji dla danej oferty nie zostanie przyznana pełna kwota dotacji, o którą ubiegał się oferent, oferta może zostać skierowana do korekty. W trybie korekty oferty, oferent musi w takim przypadku dokonać zmian w punkcie III.8, III.9 oraz IV oferty. Oferta skorygowana i ponownie przesłana do OAP po korekcie w punktach III.8, III.9 oraz w punkcie IV. Należy ją ponownie zweryfikować, a następnie zaakceptować lub ponownie skierować do korekty wraz z odpowiednim komentarzem. Oferta zaakceptowana, oczekująca na podpisanie umowy. Oznacza, że wszystkie oferty znajdujące się w tym statusie oczekują na podpisanie umowy. W panelu staje się dostępna opcja służąca do generowania umowy w formacie.rtf, która może być następnie edytowana i wydrukowana. Strona 32

Odrzucona Realizacja Oferta odrzucona przez OAP wraz z powodem odrzucenia. Oferta, dla której podpisano umowę, będąca w trakcie realizacji. Wszyscy oferenci, których złożone oferty zmieniły się na status realizacja, mogą rozpocząć składanie sprawozdań po zakończeniu realizacji zadania, w przypadku tworzenia sprawozdania końcowego lub w trakcie realizacji zadania, w przypadku składania sprawozdań częściowych. Początkowym statusem ścieżki przejścia oferty w Generatorze jest status Złożone. Zakończeniem ścieżki obiegu oferty musi być status Realizacja lub Odrzucone. Możliwe zmiany statusów oferty zostały przedstawione na poniższym schemacie. Rysunek 14 Schemat przejść oferty pomiędzy statusami. Zadaniem pracownika administracji, który obsługuje system engo jest dążenie, do tego aby wszystkie oferty dostępne w danym konkursie, które są widoczne w lewym panelu konkursu, posiadały status Realizacja lub Odrzucone. Jeśli wszystkie oferty złożone w konkursie osiągnęły jeden z tych statusów, to można przyjąć, że wszystkie zadania związane obiegiem ofert w ramach konkursów zostały zakończone. Strona 33

4.2 Przeglądanie nowych ofert w ramach konkursu Wszystkie nowe oferty, które zostały złożone za pomocą Generatora engo wymagają potwierdzenia przyjęcia poprzez nadanie numeru sprawy dla każdej oferty. Nadany numer sprawy ofercie potwierdza oferentowi poprawne przyjęcie oferty w systemie i jest on widoczny w panelu oferty po stronie oferenta (NGO). Dla ułatwienia pracy administratorowi, wszystkie nowe oferty, które oczekują na nadanie numeru sprawy widoczne są w Panelu konkursu o statusie złożone, jak również w panelu głównym, na pulpicie panelu administracyjnego. Aby użytkownik mógł przeglądać wszystkie nowe oferty, złożone w systemie, musi przejść do Panelu głównego, a następnie z menu bocznego wybrać zakładkę Nowe oferty. Liczba nowych ofert, jeśli takie oczekują na zarejestrowanie w systemie, jest wyświetlana na czerwonym polu obok zakładki Nowe oferty. Nowe oferty są również widoczne bezpośrednio na pulpicie panelu głównego. Po przejściu w panelu głównym w zakładkę Nowe oferty, wyświetlana jest lista wszystkich nowych ofert, złożonych w systemie engo, które nie zostały jeszcze potwierdzone przez administratora. Rysunek 15 Lista złożonych ofert Wszystkie nowe oferty posiadają status Złożony. Oferty te oczekują na nadanie numeru sprawy, co zostało opisane w podrozdziale Przyjmowanie ofert. 4.3 Wprowadzanie oferty do systemu engo W celu generowania raportów i zestawień, zawierających pełną informację o złożonych ofertach, należy wprowadzić do systemu engo również oferty składane tradycyjnie (nie poprzez Generator engo). Aby to zrobić, należy w panelu głównym z menu bocznego Strona 34

wybrać Nowe oferty, a następnie kliknąć zielony przycisk Wprowadź ofertę papierową, który znajduje się po prawej stronie ekranu. Rysunek 16 Przycisk służący do wprowadzania oferty papierowej Po kliknięciu na wskazany powyżej przycisk, na ekranie pojawi się formularz dodawania nowej oferty. W takim przypadku nie jest wprowadzana do systemu cała oferta, tylko wybrane pola, potrzebne do generowania podstawowych raportów i zestawień odnośnie złożonych ofert. Należy wypełnić takie pola, jak: Wybierz edycję konkursową: należy wybrać z rozwijanej listy, do której edycji konkursowej jest dodawana dana oferta. Wybierz obszar działalności: należy wskazać obszar działalności, do którego zostało przypisane dane zadanie, na które wprowadzana jest oferta. Wybierz zadanie: z rozwijanej listy, należy wybrać zadanie, na które została złożona oferta. Jeśli lista wyboru zadania jest pusta, to oznacza, że w wybranym powyżej przez użytkownika konkursie oraz obszarze działalności nie ma zdefiniowanych żadnych zadań. Tutaj są dostępne tylko zadania z wybranego powyżej obszaru działalności oraz edycji konkursowej. Nazwa organizacji: należy przepisać ze strony tytułowej oferty pełną nazwę organizacji, która złożyła ofertę. Wnioskowana kwota: należy przepisać wnioskowaną kwotę dotacji, o którą ubiega się oferent. Nazwa własna zadania: pole należy uzupełnić tylko w przypadku składnia oferty na zadanie ramowe. W przypadku ogłoszonych zadań ramowych oferent w ofercie wpisuje nazwę zadania, która powinna być widoczna na pierwszej stronie oferty w wersji papierowej. Wkład własny: należy przepisać wartość wkładu własnego, którą oferent wnosi do realizacji zadania. Termin realizacji: należy tutaj przepisać termin realizacji zadania, który jest widoczny na pierwszej stronie złożonej oferty. Daty te są wykorzystywane m.in. do generowania Strona 35

umowy na realizację zadania, w przypadku, gdy dana oferta zostanie wybrana do realizacji. Aby wprowadzone dane zostały zapisane i dodane do systemu engo, należy kliknąć przycisk Zapisz ofertę. Tym sposobem, tak dodana oferta trafia do obiegu oferty w systemie engo, tj. ocena, odrzucenie / realizacja, co umożliwia generowanie podstawowych raportów, dotyczących ofert w danym konkursie. 4.4 Panel oferty Po wybraniu i kliknięciu w daną ofertę, czy to z panelu głównego czy poprzez kliknięcie w ofertę z listy ofert o wybranym statusie w panelu konkursu, użytkownik zostaje przeniesiony do panelu oferty, który jest podobny do załączonego na rysunku poniżej. Rysunek 17 Panel oferty Boczne menu panelu oferty dostępne opcje: Zawiera szczegóły oferty. U dołu ekranu znajdują się zakładki z podsumowaniem oferty, sprawozdaniami złożonymi w systemie Dane oferty engo dla danej oferty oraz przesłane za pomocą engo załączniki. Aby uzyskać podgląd takiej oferty, należy kliknąć przycisk Podgląd wydruku, który znajduje się w prawym górnym rogu ekranu. Strona 36

Po przejściu do historii oferty, na ekranie pojawi się lista ze wszystkimi Historia oferty Kalkulator engo Ocena oferty Umowa zdarzeniami, dotyczącymi danej oferty wraz z datą zdarzenia, sumą kontrolną oraz danymi osoby, która wykonała daną operację. Po wybraniu tej opcji, na ekranie zostanie wyświetlone podsumowanie obliczone przez Kalkulator engo odnośnie społecznoekonomicznych korzyści z realizacji danej oferty. Zakładka ta została omówiona dokładniej w rozdziale dotyczącym Kalkulatora engo. Zakładka ta staje się dostępna, gdy oferta uzyskuje status Zarejestrowane (poprzez nadanie numeru sprawy) i umożliwia wprowadzenie oceny oraz kwoty dotacji przyznanej na posiedzeniu komisji konkursowej. Zakładka ta staje się dostępna w przypadku wybrania oferty do realizacji. W zakładce tej należy wprowadzić numer oraz datę podpisania umowy. Dostępna jest również tutaj opcja wygenerowania wzoru umowy w formacie.rtf. Zapisy umowy uzupełniane są informacjami z oferty wraz z możliwością wprowadzenia dodatkowych informacji przez administratora. 4.5 Przyjmowanie ofert Każdej nowo nadesłanej ofercie w systemie engo, trzeba nadać numer sprawy. Dostęp do listy nowo przesłanych ofert w Generatorze jest możliwy na dwa sposoby: z panelu głównego, po wybraniu opcji Nowe oferty z menu bocznego lub bezpośrednio z panelu głównego pulpitu, po przejściu do wybranego Konkursu ofert i wybraniu z lewego bocznego panelu statusu ofert Złożone. Po wybraniu danej oferty, w celu nadania numeru sprawy, należy kliknąć na przycisk Numer sprawy znajdujący się w prawym, dolnym rogu ekranu. Strona 37

Rysunek 18 Nadawanie numeru sprawy dla oferty Po kliknięciu przycisku Numer sprawy, pojawi się okienko z polem, do którego należy wpisać właściwy numer, a następnie zatwierdzić przyciskiem Zatwierdź. Po nadaniu numeru sprawy, oferta zmieni status na Zarejestrowane trafiając do dalszego obiegu ofert w systemie, który został zaprezentowany w podrozdziale Statusy ofert. 4.6 Ocenianie oferty W przypadku, gdy wszystkie oferty zostały już przyjęte lub wprowadzone do Generatora engo, można przystąpić do wprowadzenia wyników ocen ofert konkursowych, ustalonych przez komisję konkursową oceniającą wszystkie oferty, które napłynęły w ramach ogłoszonego konkursu. Na tym etapie wszystkie oferty w danym konkursie powinny posiadać status Zarejestrowane, co jest widoczne w lewym bocznym panelu wybranego konkursu (przy wszystkich dostępnych statusach ofert z pominięciem Zarejestrowane powinno być widoczne 0 ). Chcąc wpisać ocenę i przyznaną kwotę dotacji ustaloną na posiedzeniu komisji konkursowej, administrator powinien kliknąć przycisk Zarejestrowane, w lewym bocznym panelu konkursu, a następnie z listy wyświetlonych ofert wybrać po kolei każdą z ofert, równocześnie uzupełniając poszczególne pola z danymi, zgodnie z poniższym opisem. Po wybraniu danej oferty do oceny, należy kliknąć Ocena oferty w lewym bocznym menu, po czym wyświetli się okno do wprowadzenia danych, podobne jak na poniższym obrazku. Strona 38

Rysunek 19 Ocena oferty Po przejściu do danej zakładki, należy wprowadzić ocenę (liczbę punktów), kwotę dotacji oraz komentarz do wybranej oceny, następnie należy kliknąć zielony przycisk Zapisz. Analogicznie, należy przejść kolejno po wszystkich ofertach o statusie Zarejestrowane wpisując wymagane dane. W tym momencie każdej ofercie zostaje przypisany status Ocenione. Po wpisaniu wszystkich ocen dla wszystkich ofert, możliwe jest wygenerowanie raportu z wynikami ocen do formatu PDF, co ułatwia publikację wyników konkursu przez pracownika administracji publicznej. Generowanie raportu zostało omówione w podrozdziale Zestawienia zdefiniowane. Po zakończeniu tego kroku, wszystkie oferty w ramach danego konkursu powinny posiadać status Ocenione. 4.7 Akceptacja / odrzucenie oferty Kolejnym krokiem, dostępnym po ocenieniu wszystkich ofert, zgodnie z zaprezentowanym w podrozdziale Statusy ofert diagramem jest wybór dalszej ścieżki obiegu oferty w Generatorze engo. Do wyboru dostępne są trzy opisane poniżej opcje. Aby podjąć stosowne kroki w stosunku do ocenionej oferty, należy przejść do ofert o statusie Ocenione, a następnie kolejno wybierać każdą ofertę i podjąć stosowaną akcję, opisaną poniżej. Aby zobaczyć listę ofert o statusie ocenione, należy wybrać dany konkurs, a następnie z bocznego panelu wybrać status Ocenione. Po wybraniu oferty i ponownym przejściu do zakładki Ocena oferty, na dole ekranu wyświetlą się 3 przyciski: wybierz, odrzuć oraz zwróć. Strona 39

Rysunek 20 Przyciski służące do akceptacji / odrzucenia oferty. Przycisk Wybierz ofertę Służy do akceptacji oferty oferta taka została wybrana do realizacji przez komisję konkursową i oceniona pozytywnie, została przyznana pełna kwota dotacji, o którą ubiegał się oferent. Po kliknięciu w podany przycisk, status oferty zmieni się na Umowa, co oznacza że oferta oczekuje na podpisanie umowy przez oferenta. Przycisk Odrzuć ofertę Służy do odrzucenia oferty oferta z różnych względów, czy to formalnych, czy z powodu negatywnej opinii komisji konkursowej została odrzucona. Po kliknięciu w ten przycisk, status oferty zmieni się na Odrzucona. Oferent za pomocą powiadomienia zostanie poinformowany stosownym komunikatem, że oferta została odrzucona. Po wybraniu tej akcji, obieg oferty w systemie engo zostaje zakończony. Przycisk Zwróć do korekty Służy do zwrócenia oferty do poprawy w przypadku nie przyznania pełnej kwoty dotacji, o którą ubiegał się oferent, oferta może zostać zwrócona do korekty. Jeśli oferta zostanie zwrócona do korekty, a kwota dotacji przyznana przez komisję jest mniejsza niż ta, o którą ubiegał się oferent, to po wybraniu tej opcji oferta zostanie zwrócona oferentowi do korekty, o czym zostanie on poinformowany stosownym komunikatem w swoim panelu. W tym przypadku, w panelu oferenta zostanie ponownie odblokowana oferta do edycji, gdzie edytowalne będą tylko 3 pola oferty oznaczone numerami III.8, III.9 oraz punkt IV. Status oferty po wywołaniu tej akcji zmieni się na Korekta. Po skorygowaniu oferty o statusie Korekta przez oferenta i jej ponownym wysłaniu, oferta zmienia status na Skorygowana, po czym następuje ponowna akceptacja lub odrzucenie przez administratora, co zostało omówione w podrozdziale Oferty skorygowane. 4.8 Oferty skorygowane Oferty, które zostały skierowane do korekty, a następnie ponownie wysłane przez oferenta do właściwego organu administracji uzyskują status Skorygowane. Oferty takie są dostępne w Panelu głównym, po wybraniu z bocznego menu pozycji Oferty skorygowane lub w panelu konkursu po wybraniu z bocznego panelu ofert o statusie skorygowane. Aby ułatwić wgląd, Strona 40

czy w systemie zostały zgłoszone jakiekolwiek oferty skorygowane, jeśli takie oferty występują, to obok pozycji w panelu głównym pojawia się na czerwonym tle liczba takich ofert. Po przejściu na listę skorygowanych ofert i wybraniu konkretnej oferty, należy zweryfikować ofertę, czy poprawki wprowadzone przez oferenta są prawidłowe. Podgląd oferty można uzyskać klikając w prawym górnym rogu przycisk Podgląd oferty (oferta otworzy się w przeglądarce w formacie pliku PDF), następnie należy podjąć stosowne kroki w stosunku do takiej oferty (akceptacja / korekta / odrzucenie), co zostało omówione w podrozdziale Akceptacja / odrzucenie oferty. Oferta może być kierowana do korekty kilka razy, aż do momentu osiągniecia ostatecznego statusu w systemie obiegu ofert: Realizacja lub Odrzucenie. 4.9 Podpisanie umowy Dla ofert występujących w systemie o statusie Umowa, czyli wszystkich ofert, które zostały zaakceptowane przez komisję konkursową, można wygenerować wzór umowy wypełniony automatycznie danymi pobranymi ze złożonej oferty. Aby wygenerować wzór umowy dla konkretnego oferenta na realizację zadania, należy z listy ofert o statusie Umowa wybrać ofertę, dla której użytkownik chce wygenerować treść umowy. Po wybraniu oferty, w bocznym menu udostępniona zostanie opcja Umowa, którą należy wybrać, co umożliwi wypełnienie pozostałych danych, niezbędnych do wygenerowania umowy takich, jak: numer umowy, który jest automatycznie wypełniony i jest identyczny jak numer sprawy (możliwość edycji przez administratora) oraz data podpisania. Rysunek 21 Podpisanie umowy Aby wygenerować umowę, należy podać datę jej podpisania, a następnie kliknąć zielony przycisk Zapisz. Wprowadzone dane umożliwią wygenerowanie wzoru umowy. W prawym górnym rogu zakładki Umowa dostępna będzie opcja Generowanie umowy. Kliknięcie tego Strona 41

przycisku spowoduje wygenerowanie umowy w formacie.rtf, co umożliwia jej dalszą edycję, a następnie zapisanie i wydrukowanie gotowego wzoru. Na tym etapie (przed wpisaniem numeru i daty podpisania umowy) istnieje również możliwość odrzucenia danej oferty, poprzez kliknięcie czerwonego przycisku Odrzuć, co automatycznie zmieni status oferty na Odrzucona i zakończy obieg oferty w Generatorze. W przypadku, gdy umowa zostanie już podpisana i administrator będzie chciał to potwierdzić w systemie, należy ponownie przejść do zakładki Umowa w szczegółach oferty i zaznaczyć pole Umowa została podpisana. Po zaznaczeniu tego pola należy kliknąć Zapisz, co spowoduje zmianę statusu wybranej oferty na Realizacja. Organizacja w swoim panelu NGO otrzyma stosowne powiadomienie o fakcie podpisania umowy na realizację zadania publicznego. Strona 42

5. Sprawozdania System Generator engo umożliwia składanie sprawozdań w ramach realizowanych zadań publicznych. Sprawozdanie za pomocą systemu engo, mogą składać tylko użytkownicy (NGO), których oferty zostały wybrane do realizacji, czyli osiągnęły status Realizacja. Po złożeniu sprawozdania przez NGO oraz po weryfikacji sprawozdania przez przedstawiciela OAP, należy zaakceptować lub odrzucić dane sprawozdanie poprzez kliknięcie przycisku Akceptuj lub Zwróć, co zostało opisane w podrozdziale Przyjmowanie / odrzucenie sprawozdania. 5.1 Weryfikacja sprawozdania Wszystkie nowe sprawozdania, które zostały złożone za pomocą Generatora engo, dostępne są z poziomu bocznego menu w Panelu głównym poprzez wybranie zakładki Nowe sprawozdania (jeśli w systemie istnieją nowe sprawozdania, to obok zakładki na czerwonym polu będzie widoczna ich liczba). Nowe sprawozdania są również wyświetlane na Pulpicie panelu głównego, po prawej stronie, w sekcji Nowe sprawozdania. Po kliknięciu w bocznym menu, w opcję Nowe sprawozdania, na ekranie wyświetli się lista nowych sprawozdań, podobnie jak na załączonym poniżej obrazku. Rysunek 22 Lista nowych sprawozdań Aby zobaczyć dane sprawozdanie, należy kliknąć w przycisk obok nazwy sprawozdania znajdującego się na liście wszystkich sprawozdań. Spowoduje to wygenerowanie sprawozdania w formacie PDF i wyświetlenie go w nowej zakładce przeglądarki. Jeśli użytkownik kliknie w przycisk Oferta, to zostanie automatycznie przeniesiony do panelu oferty, na które zostało złożone sprawozdanie wraz z otwartą zakładką Sprawozdania, gdzie będzie można przeglądać nowo złożone sprawozdanie. Strona 43

Aby zobaczyć sprawozdanie bezpośrednio z panelu oferty, z zakładki Sprawozdania, należy kliknąć ikonkę, co spowoduje wygenerowanie w nowej zakładce przeglądarki sprawozdania w formacie PDF. 5.2 Przyjmowanie / odrzucenie sprawozdania Po weryfikacji sprawozdania (opis w poprzednim podrozdziale), należy przejść do jego przyjęcia lub zwrócenia. Będąc w panelu ofert w zakładce Sprawozdania dostępnej na dole strony zostanie wyświetlony widok podobny od rysunku widocznego poniżej. Rysunek 23 Ocenianie sprawozdania Obok każdego sprawozdania dostępne są 3 przyciski: Podgląd jego kliknięcie powoduje wyświetlenie sprawozdania w formacie PDF. Akceptuj jego kliknięcie powoduje akceptację sprawozdania na ekranie pojawi się zapytanie o treści: Czy na pewno chcesz zatwierdzić sprawozdanie? Jeśli administrator chce potwierdzić przyjęcie sprawozdania należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Klikając przycisk Anuluj, zatwierdzenie sprawozdania zostanie anulowane. Kliknięcie przycisku Zatwierdź zmieni status sprawozdania na Zakończone, co jest potwierdzeniem, że sprawozdanie zostało zaakceptowane. Oferent zostanie automatycznie poinformowany o zmianie statusu sprawozdania stosownym powiadomieniem w swoim panelu. Zwróć jego klikniecie powoduje odesłanie sprawozdania do danego NGO, w celu poprawy na ekranie pojawi się okno z możliwością wpisania komentarza. Po uzupełnieniu danego pola należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Aby anulować zwrot Strona 44

sprawozdania, należ kliknąć przycisk Anuluj. Zwróconemu sprawozdaniu zostanie nadany status Korekta, a oferent zostanie automatycznie poinformowany o zmianie statusu sprawozdania stosownym powiadomieniem w swoim panelu oferenta. Strona 45

6. Organizacje engo Aby zobaczyć listę organizacji pozarządowych, które zarejestrowały się w Generatorze engo, należy kliknąć przycisk Organizacje engo znajdujący się na górnym pasku menu, co przeniesie użytkownika do listy organizacji. Rysunek 24 Lista zarejestrowanych organizacji Nad listą zarejestrowanych organizacji znajduje się pole Szukaj, które umożliwia szybsze odnalezienie danej organizacji. Jeśli administrator chce przykładowo zobaczyć organizacje z siedzibą w danym mieście, to wystarczy w tym polu wpisać nazwę miasta lista zostanie automatycznie przefiltrowana zgodnie z danymi wpisanymi w polu szukaj. Aby zobaczyć szczegóły dotyczące danej organizacji, należy kliknąć przycisk znajdujący się w ostatniej kolumnie Szczegóły lub bezpośrednio w nazwę organizacji. Po wybraniu danej organizacji, administrator zostanie przeniesiony do panelu organizacji, gdzie w bocznym menu dostępne będą następujące opcje: W zakładce widoczne są do wglądu wszystkie dane organizacji, które zostały wprowadzone przez oferenta w swoim panelu Danych Dane organizacji Zgłoszenia organizacji. Dane te są automatycznie kopiowane do wszystkich ofert i sprawozdań tworzonych przez oferentów. Na dole widoczna jest lista użytkowników, którzy posiadają konta w ramach danej organizacji. Wyświetla listę zgłoszeń wysłanych przez użytkowników, należących do danej organizacji, wysłanych poprzez formularz uwag dostępny w panelu NGO. Strona 47

Po przejściu do tej zakładki widoczne są wszystkie wiadomości, które zostały wysłane do danej organizacji, jak również formularz służący Wiadomości do wysłania nowej wiadomości. Formularz pozwala na wysłanie wiadomości do konkretnej organizacji, która otrzyma powiadomienie o nowej wiadomości w swoim panelu oferenta, po zalogowaniu się na swoje konto. Strona 48

7. Kalkulator engo W tej zakładce można przeglądać, na podstawie wybranych kryteriów, korzyści społeczno ekonomiczne wynikające z realizacji poszczególnych zadań publicznych, które są obliczane za pomocą wbudowanego w Generator kalkulatora engo. Wyniki te mogą być agregowane na podstawie wybranych kryteriów. Można wybrać konkretny obszar działań, edycję konkursową, przedział czasowy i /lub oferenta. Dla wszystkich złożonych ofert w systemie engo, obliczane są wyniki na podstawie wskaźników bazowych, a więc takich, które obliczane są bezpośrednio na podstawie pobranych z formularza ofertowego danych. Do obliczenia niektórych wskaźników (wskaźniki fakultatywne) potrzebne są dodatkowe dane wprowadzone przez oferenta na etapie przygotowywania formularza ofertowego oraz na etapie raportowania realizacji zadania. Zestawienie ofert wraz z wynikami obliczonymi przez Kalkulator korzyści społecznoekonomicznych dla poszczególnych konkursów lub innych kryteriów zdefiniowanych przez administratora w wersji do druku, może zostać wygenerowane także w zakładce Zestawienia, w górnym menu aplikacji, poprzez Generator zestawień. Opis wykorzystania Generatora zestawień został wyjaśniony w rozdziale Zestawienia. Aby w wygenerowanym raporcie uzyskać wyniki kalkulatora, należy zaznaczyć w raporcie kolumnę: wyniki kalkulatora engo dla wartości kalkulatora z oferty, wyniki kalkulatora engo (sprawozdanie) dla wartości kalkulatora obliczonych ze złożonego sprawozdania z realizacji zadania publicznego (o ile takie sprawozdanie zostało złożone). Strona 49

8. Zestawienia Wybierając z górnego menu opcję Zestawienia, administrator zostanie przeniesiony do ekranu pokazanego poniżej: Rysunek 25 Zestawienia 8.1 Zestawienia zdefiniowane Po lewej stronie wyświetlają się zdefiniowane konkursy ofert, dla których można generować predefiniowane w systemie zestawienia. Po wybraniu danego konkursu, administrator zostanie przeniesiony do zdefiniowanych zestawień: Zestawienie ofert bez ocen Zestawienie ofert z ocenami Zestawienie złożonych sprawozdań Generuje raport z ofertami złożonymi w ramach konkursu, które zostały przyjęte do systemu poprzez nadanie numery sprawy. Raport dedykowany na posiedzenie komisji konkursowej. Generuje raport z ofertami, które już zostały ocenione wraz z przyznaną kwotą dotacji. Raport przydatny w celu opublikowania wyników konkursu w Biuletynie Informacji Publicznej. Generuje raport z listą złożonych sprawozdań w ramach konkursu ofert. Strona 51

8.2 Generator zestawień Chcąc wygenerować inny raport niż zdefiniowany w systemie, administrator może skorzystać z funkcji Generatora raportów, który jest dostępny po kliknięciu z prawej strony w przycisk Generator zestawień, po wybraniu opcji Zestawienia z górnego menu. Funkcja ta umożliwia administratorowi generowanie raportów na podstawie ustalonych przez niego kryteriów. Możliwe jest wybranie edycji konkursów, statusu ofert, dla którego użytkownik chce wygenerować zestawienie oraz wybór kolumn, obszarów działań, czy konkretnych zadań, które powinny znaleźć się w takim zestawieniu. Dodatkowo możliwy jest wybór sposobu grupowania poszczególnych danych, np. z podziałem na zakresy realizacji zadań, do który odnoszą się oferty. Po kliknięciu i przejściu do generatora zestawień użytkownik zobaczy ekran podobny do poniższego. Rysunek 26 Zestawienia PDF 1. W pierwszej kolejności, administrator ma do wyboru edycję konkursową, dla której chce wygenerować raport. Można wybrać kilka edycji konkursowych do jednego raportu poprzez kliknięcie w nazwę edycji, przytrzymanie klawisza Ctrl na klawiaturze i wybranie kolejnej edycji. Spowoduje to zaznaczenie kolejnej edycji konkursowej. W tak sposób można wybrać wiele edycji do raportu. Można również wybrać wszystkie edycje za jednym razem poprzez kliknięcie w nazwę dowolnej edycji, a następnie z klawiatury poprzez wywołanie kombinacji klawiszy Ctrl+A. Pole wymagane, należy wybrać przynajmniej jedną edycję konkursową. Strona 52

2. Kolejnym krokiem jest możliwość wyboru obszaru działalności w ramach wybranych konkursów, dla których administrator chce wygenerować raport. Wybór w tym polu jest obligatoryjny, należy wybrać przynajmniej jeden obszar działalności. 3. Następnie można wybrać zadania dla których administrator chce wygenerować raport. Możliwość wyboru kilku zadań lub wszystkich jest identyczne jak w opisie powyżej, w polu wyboru edycji konkursowych. 4. Dla tak zdefiniowanych kryteriów ofert, administrator może wybrać kolumny, które mają być widoczne na wydruku do wyboru są następujące kolumny: nazwa oferenta, termin realizacji oferty, ocena oferty, wnioskowana kwota, przyznana kwota, środki własne, pozostała liczba dni na złożenie sprawozdania, numer umowy, data umowy, data złożenia sprawozdania końcowego dla oferty, kwota zadania (sprawozdanie), środki własne (sprawozdanie), wkład osobowy (sprawozdanie), wyniki kalkulatora engo, wyniki kalkulatora engo (sprawozdanie), status oferty. 5. Tak ustalone kryteria generowania oferty mogą jeszcze być dodatkowo pogrupowane według następujących kryteriów wyboru: podział na obszary działań, podział na zadania. Po zdefiniowaniu własnych kryteriów zestawienia, należy kliknąć w przycisk Generuj zestawienie, co spowoduje automatyczne wygenerowanie raportu do pliku PDF i otwarcie tego zestawienia w nowej karcie przeglądarki. Strona 53

9. Wiadomości Zakładka Wiadomości służy do komunikacji z NGO, które posiadają konta w Generatorze engo. Została ona podzielona na trzy zakładki, które zostały opisane poniżej. Rysunek 27 Wiadomości Tutaj dostępne są wszystkie zgłoszenia od użytkowników Zgłoszenia użytkowników Wiadomości dla użytkowników Konsultacje społeczne Generatora engo. Dotyczyć one mogą błędnego działania aplikacji oraz problemów związanych z wypełnieniem wniosków lub sprawozdań. W tej zakładce można publikować wiadomości dostępne dla wszystkich organizacji, które są dla nich widoczne w panelu wiadomości po zalogowaniu się na swoje konto. W zakładce dostępne są formularze przesłane przez organizacje, w ramach konsultacji społecznych prowadzonych przez organy administracji publicznej. 9.1 Zgłoszenia użytkowników Po wybraniu tej opcji, wyświetli się lista wszystkich zgłoszeń posortowanych od najnowszych do najstarszych, przesłanych przez NGO, poprzez dołączony w generatorze formularz uwag. Zgłoszenia te mogą dotyczyć różnych problemów zgłoszeń, błędów. Przykładowa lista zgłoszeń jest widoczna na obrazku poniżej: Strona 55

Rysunek 28 Zgłoszenia użytkowników Po kliknięciu w temat zgłoszenia lub przycisku Zobacz szczegóły, z prawej strony zgłoszenia wyświetli się okno z pełną treścią zgłoszenia, która została przesłana przez użytkownika. 9.2 Wiadomości dla użytkowników Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetla się lista wiadomości, które są widoczne dla wszystkich organizacji w ich panelach NGO, na pulpicie w zakładce Wiadomości. Można tutaj publikować wszelkie informacje o zmianach, spotkaniach czy przypomnienia o terminach składania ofert. Przykładowy ekran po przejściu do opcji Wiadomości dla użytkowników może wyglądać jak załączony poniżej. Rysunek 29 Wiadomość dla użytkowników Aby dodać nową wiadomość do systemu należy kliknąć zielony przycisk Dodaj wiadomość, a następnie wypełnić formularz: Tytuł przykład: Przypomnienie o spotkaniu, Datę przykład: 2014.02.28, Tekst przykład: Dzisiaj odbędzie się spotkanie organizacyjne. Strona 56

Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich trzech pól należy kliknąć przycisk Dodaj, znajdujący się w lewym dolnym rogu, w celu zapisania informacji i wysłania jej do użytkowników. Wiadomość taka będzie dostępna dla wszystkich organizacji i będzie widoczna w ich panelach tak długo, dopóki nie zostanie usunięta z panelu administracyjnego. Aby usunąć wiadomość, co jednocześnie spowoduje wyłączenie takiej wiadomości po stronie panelu NGO, należy kliknąć ikonkę kosza obok wiadomości, którą administrator chce usunąć, a następnie potwierdzić poprzez wybranie przycisku Tak. 9.3 Konsultacje społeczne Wybranie tej opcji spowoduje przeniesienie użytkownika do listy złożonych formularzy konsultacji społecznych, które zostały wysłane przez organizacje ze swoich kont. Przykładowa lista może być podobna do listy załączonej poniżej. Rysunek 30 Konsultacje społeczne Po kliknięciu w nazwę organizacji lub w przycisk Wyświetl, po prawej stronie, na ekranie zostanie wyświetlony formularz konsultacji złożony przez daną organizację. W formularzu będą widoczne dane organizacji oraz wszystkie proponowanie uwagi i zmiany, które zostały wprowadzone przez organizację w ramach prowadzonych konsultacji. Formularz konsultacji społecznych może zostać włączony poprzez przejście w opcję Ustawienia systemu, a następnie zaznaczeniu opcji Włącz formularz konsultacji społecznych. Po wybraniu tej opcji i zapisaniu ustawień, w zakładce Dokumenty zostanie włączony dostęp do formularza konsultacji społecznych. Strona 57

10. Ustawienia Po kliknięciu w opcję Ustawienia, pod ikonką rozwinie się lista z dostępnymi zakładkami. Rysunek 31 Ustawienia lista zakładek. Opis poszczególnych zakładek: Ustawienia systemu Teksty pomocy Jednostki miar Dokumenty Dane konta Zmiana hasła Opcja przenosi użytkownika do panelu ustawień systemu gdzie można m.in. zdefiniować dane JST, włączyć formularz konsultacji społecznych oraz zdefiniować inne opcje związane z działaniem serwisu engo. Opcja służy do edytowania tekstów pomocy dla pól formularza dostępnych dla użytkowników po stronie NGO. Opcja zawiera zdefiniowane jednostki miar, które dostępne są do wyboru dla użytkowników NGO w kosztorysie. Opcja ta pozwala definiowanie dokumentów, które dostępne są do pobrania dla użytkowników z poziomu panelu JST. Opcja służy do zmiany nazwy użytkownika dla konta administracyjnego. Opcja służy do zmiana hasła do konta administracyjnego. Strona 59