Zarząd w spółce z o.o.

biblioteczka spółki z o.o. Zarząd w spółce z o.o. ZASADY FUNKCJONOWANIA

ZARZĄD W SPÓŁCE Z O.O. Zasady funkcjonowania

Autorzy: Michał Kuryłek, radca prawny Anna Żak, adwokat Tymon Betlej, konsultant w spółkach handlowych Dyrektor wydawniczy: Marek Kutarba Wydawca: Weronika Wota Redaktor naczelny: Urszula Wróblewska Redaktor: Joanna Banasiak-Lach Projekt okładki: Piotr Fedorczyk Korekta: Zespół Skład i łamanie: Igawa Ireneusz Gawliński Druk: MDruk ISBN: 978-83-269-2825-3 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: spolkazoo@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Zarząd w spółce z o.o. wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w publikacji Zarząd w spółce z o.o. oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Zarząd w spółce z o.o. została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Zarząd w spółce z o.o. oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Zarząd w spółce z o.o. lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Centrum Obsługi Klienta: Tel.: 22 518 29 29 e-mail: cok@wip.pl

Spis treści Wstęp... 5 Rozdział I Powoływanie i odwoływanie członków zarządu... 7 Mandat i kadencja członka zarządu... 10 Wygaśnięcie mandatu członka zarządu... 14 Rozdział II Prawa i obowiązki zarządu w spółce z o.o.... 25 Ogólne obowiązki zarządu... 27 Szczegółowe obowiązki zarządu... 29 Prawa zarządu spółki z o.o... 34 Odpowiedzialność członków zarządu za przekroczenie uprawnień... 37 Rozdział III Regulamin zarządu w spółce z o.o... 39 Wprowadzenie regulaminu pracy zarządu... 40 Postanowienia w regulaminie pracy zarządu... 42 Konsekwencje naruszenia regulaminu przez członków zarządu... 57 Rozdział IV Uchwały zarządu... 61 Reprezentacja spółki... 62 Czynności zwykłego zarządu oraz przekraczające zakres zwykłego zarządu... 63 Podejmowanie uchwał przez zarząd... 65 Głosowanie nad uchwałami przez zarząd... 73 Ważność uchwał zarządu... 78 Rozdział V Relacje członka zarządu ze spółką... 81 Obowiązek powstrzymania się od rozstrzygania spraw spółki... 81 Członek zarządu będący wspólnikiem powstrzymanie się od głosowania na zgromadzeniu wspólników... 86 Reprezentacja spółki, gdy drugą stroną umowy jest członek zarządu... 90

4 Spis treści Rozdział VI Reprezentacja spółki w sporze z członkami zarządu... 93 Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą... 94 Reprezentacja spółki przez pełnomocnika... 95 Pozew o uchylenie i stwierdzenie nieważności uchwały... 99 Pozew wspólnika przeciwko członkowi zarządu...100

Wstęp Zarząd jest jednym z najważniejszych organów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Prawidłowe wykonywanie obowiązków przez członków zarządu ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Nietrudno popełnić błąd, który może okazać się kosztowny i narazić ją na ogromne straty finansowe. Właściwe prowadzenie spraw spółki wymaga znajomości nie tylko przepisów prawa, ale i praktyki. Dlatego też przygotowaliśmy dla Państwa książkę Zarząd w spółce z o.o.. Jest to pierwsza publikacja z serii Biblioteczka spółki z o.o.. Książka daje szczegółowe wskazówki, w jaki sposób powołać oraz odwołać zarząd w spółce. Nasi eksperci, posiadający wieloletnie doświadczenie w udzielaniu porad spółkom z o.o., przedstawią najważniejsze i najbardziej problematyczne zagadnienia związane z prawami i obowiązkami członków zarządów. Zarząd w spółce z o.o. to kompendium wiedzy zarówno dla członków zarządów, jak i udziałowców spółki oraz członków rad nadzorczych. Omawiamy w nim bowiem nie tylko relacje członków zarządu ze spółką, ale także zasady reprezentacji w sytuacji, gdy członek zarządu popadnie w konflikt z firmą. Przedstawiamy również sposób funkcjonowania zarządu w oparciu o regulamin oraz podpowiadamy jakie zapisy korzystne zarówno dla spółki, jak i zarządu powinny się w nim znaleźć. Ponadto czytelnicy znajdą w publikacji prak-

6 Zarząd w spółce z o.o. tyczne porady dotyczące podejmowania uchwał przez zarząd, a także wskazówki, jak uniknąć błędów przy ich podejmowaniu. Wyjaśniamy także, kiedy zarząd dokonuje czynności zwykłego zarządu, a kiedy czynności przekraczające jego zakres. Podpowiadamy, o czym należy pamiętać gdy określona czynność przekracza zakres zwykłego zarządu i w jaki sposób powinien postąpić zarząd, by nie narazić się na odpowiedzialność. Z poważaniem Joanna Banasiak-Lach redaktor prowadzący www.doradcaprezesa.wip.pl Biblioteczka spółki z o.o.

Rozdział I Powoływanie i odwoływanie członków zarządu Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest powoływany w umowie spółki. Zarząd spółki może być także powołany po podpisaniu umowy. Wówczas jest powoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa stanowi inaczej. Na przykład z umowy spółki może wynikać, że prawo powołania zarządu przysługuje radzie nadzorczej lub konkretnemu wspólnikowi. Z reguły przy podejmowaniu uchwały w sprawie powołania zarządu wymagana jest bezwzględna większość głosów. PRZYKŁAD Treść uchwały wspólników o powołaniu zarządu może być następująca: Pkt 1. Na stanowisko członka zarządu powołuje się pana Jana Kowalskiego zam. w Warszawie, ul. Dobra 3/8 m. 354. Powołanie zarządu musi zostać odpowiednio udokumentowane, a dowód jego ustanowienia (odpowiedni dokument, np. uchwała rady nadzorczej) wraz z wyszczególnieniem składu osobowego zarządu należy złożyć wraz ze zgłoszeniem spółki do sądu rejestrowego (art. 167 1 pkt 3 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych; Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.; dalej: ksh). Biblioteczka spółki z o.o. www.doradcaprezesa.wip.pl

8 Zarząd w spółce z o.o. Członek zarządu może rozpocząć pełnienie swoich obowiązków od momentu powołania, chyba że z aktu powołania będzie wynikać co innego. Wpis nowego członka zarządu do KRS ma więc charakter wyłącznie deklaratoryjny. Powołanie danej osoby do zarządu wystarcza, aby mogła ona wykonywać wszelkie czynności, do których uprawniony jest zarząd. Tak więc nie są już potrzebne żadne dodatkowe dyspozycje ani upoważnienia. Skład zarządu W zarządzie może zasiadać jedna osoba lub kilka osób (zarząd wieloosobowy). W skład zarządu mogą wchodzić zarówno wspólnicy, jak i osoby spoza ich grona tak pracownicy, jak osoby, które nie współpracowały dotychczas ze spółką. Najczęściej do zarządu powołuje się wspólników, jednak coraz częściej funkcję tę powierza się osobom profesjonalnie zajmującym się prowadzeniem spraw spółek menedżerom, którzy posiadają doświadczenie i odpowiednie wykształcenie z dziedziny zarządzania, prawa, ekonomii. Wspólnicy natomiast starają się, aby zasiąść w radzie nadzorczej, gdyż dzięki temu otrzymują nie tylko dywidendy, ale także wynagrodzenia za odbyte posiedzenia. Skład zarządu kto decyduje Prawo wyboru członków zarządu przysługuje wspólnikom. Mają oni swobodę w decydowaniu o tym, jakie osoby powołają. Mogą także przekazać to prawo np. radzie nadzorczej lub jednej osobie ze swego grona, ale tylko wówczas, gdy taką możliwość przewiduje umowa spółki. Jeśli zgromadzenie wspólników przekaże uprawnienie do powołania członków zarządu innemu organowi, nie oznacza to, że zrzeka się ono możliwości odwołania osób z zarządu. Zgromadzenie wspólników zawsze będzie mogło decydować o odwołaniu każdego członka zarządu (chyba www.doradcaprezesa.wip.pl Biblioteczka spółki z o.o.

Zarząd w spółce z o.o. 9 że w umowie spółki znajdzie się zapis pozbawiający go tego prawa). Również organ lub podmiot, który posiada uprawnienia do powołania członków zarządu, ma swobodę dokonywania zmian w jego składzie. Wspólnicy powołują zarząd na okres jednego roku lub dłuższy. Zarząd może być powołany na czas oznaczony (np. na 10 lat) albo na czas nieoznaczony. Przy czym ta ostatnia możliwość powinna wyraźnie wynikać z umowy spółki. Nie każdy może zostać członkiem zarządu. W zarządzie może zasiadać osoba, która spełnia następujące warunki: y jest osobą fizyczną, y ma pełną zdolność do czynności prawnych, y nie została skazana prawomocnym wyrokiem za: zawarte w Kodeksie karnym przestępstwa przeciwko: ochronie informacji (np. ujawnienie tajemnicy służbowej), wiarygodności dokumentów (np. fałszowanie dokumentu, poświadczenie nieprawdy), mieniu (np. kradzież), obrotowi gospodarczemu (np. składanie fałszywych danych w celu uzyskania kredytu), obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi (np. rozpowszechnianie fałszywych pieniędzy) oraz określone w ksh przestępstwo dotyczące podawania nieprawdziwych danych (art. 587 ksh). Czas pełnienia funkcji Wyłączenia prawa zasiadania w zarządzie Skazanie za wymienione przestępstwa nie skutkuje dożywotnim pozbawieniem prawa pełnienia funkcji członka zarządu. Zakaz ten ustaje po upływie 5 lat od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego, ale nie może zakończyć się wcześniej niż z upływem 3 lat od dnia zakończenia okresu odbywania kary. Biblioteczka spółki z o.o. www.doradcaprezesa.wip.pl