NKT whistleblower GROUP
Nieprawidłowości może zgłaszać każdy pracownik Grupy NKT Pracownicy NKT Cables, Nilfisk-Advance, Photonics Group i NKT Holding są częścią NKT Group. NKT Holding odpowiada ogólnie za zarządzanie zasobami Grupy poprzez konstruktywne współdziałanie z kierownictwem i pracownikami Zarząd Grupy wysoko ceni wszelkie zgłoszenia nieprawidłowości, na jakie pracownicy natkną się w związku z pracą w NKT Group. W związku z tym NKT zaangażował firmę LRN. LRN przekaże nam anonimową i poufną metodę poznawania propozycji, wątpliwości pracowników oraz zgłaszania niewłaściwego postępowania. Przekazywane informacje będą przesyłane do nas przez firmę LRN przy ścisłym zachowaniu poufności i anonimowości. Gwarantujemy, że zgłoszenia pracowników zostaną wzięte pod uwagę. Naszym celem jest doskonalenie pracowników, etyki, procesów oraz zwiększania aktywów potrzebnych wszystkim udziałowcom NKT Group. Jesteśmy przekonani, że sukces i etyczne standardy NKT Group są uzależnione od zapewnienia ochrony naszym najważniejszym zasobom, w tym naszym pracownikom, mieniu i informacjom. Wierzymy także, iż nasza komunikacja, kontrola wewnętrzna i procesy muszą być ciągle dostosowywane do potrzeb zmieniającego się rynku. Doceniamy Państwa wsparcie i współpracę w dziedzinie zapewnienia przestrzegania standardów etycznych w całej strukturze NKT Group. Poniżej zamieszczamy szereg często zadawanych pytań dot. procedury zgłaszania nieprawidłowości. CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Czym jest procedura zgłaszania nieprawidłowości? Procedura ta ma na celu zgłaszanie poważnych wątpliwości tak abyśmy mogli przeciwdziałać nieprawidłowościom i chronić firmę NKT oraz jej interesariuszy. Niniejsze FAQ (często zadawane pytania) należy przeczytać wraz z Deklaracją dot. Etyki w NKT, zamieszczoną na stronie www.nkt.dk oraz na stronie dot. zgłaszania nieprawidłowości w menu Deklaracja dot. Etyki. Kto może zgłaszać nieprawidłowości? Podejrzenia nieprawidłowości i dowody wykroczeń może składać każda osoba pracująca w grupie NKT. Czego może dotyczyć zgłoszenie? Możliwe, że w pracy zaobserwujesz lub usłyszysz, coś co wzbudzi Twoje zaniepokojenie. Zazwyczaj tego typu problemy są łatwo rozwiązywane w Twoim oddziale. W pierwszej kolejności zachęcamy do zgłaszania wątpliwości w Twojej jednostce, o ile nie dotyczą one lokalnego, wyższego kierownictwa. Jednakże w przypadku stwierdzenia, że nie istnieje odpowiednia procedura lub poważnych wątpliwości co do skuteczności obowiązującej procedury, możesz nie być pewien jak postąpić. Poniżej podano listę spraw, których mogą dotyczyć zgłoszenia: Rachunkowość i kontrole Przeciwdziałanie łapówkarstwu Działalność antytrustowa Fałszowanie kontraktów, sprawozdań lub ewidencji Niewłaściwe wykorzystywanie majątku spółki, kradzież lub sprzeniewierzenie Naruszenie deklaracji dot. etyki Inne NKT Holding A/S Whistleblower 2013 2/5
Prosimy o zapoznanie się z załącznikiem A na str. 5, gdzie podano więcej informacji na temat poszczególnych kategorii. Problemy dot. współpracy pomiędzy pracownikami oraz pomiędzy pracownikami i kierownictwem, niekompetencja, absencja w pracy itd. nie powinny być zgłaszane za pośrednictwem procedury zgłoszeń, należy je rozpatrywać wg zwyczajowych procedur miejscowych. Kiedy należy złożyć zgłoszenie? Istnieje wiele sposobów postępowania w przypadku wątpliwości lub podejrzeń. Procedury postępowania podano w lokalnych praktykach twojej jednostki. Jeśli lokalne praktyki Twojej jednostki mają zastosowane w przypadku danego zagadnienia, należy z nich skorzystać w celu rozwiązania problemu, o ile NIE masz poważnych wątpliwości, czy skorzystanie z nich jest dobrym rozwiązaniem. W takim przypadku należy skorzystać z możliwości złożenia zgłoszenia. Czy mogę zachować anonimowość? Tak, możesz złożyć zgłoszenie anonimowe. Zachęcamy jednakże do podania tożsamości, co ułatwi zbadanie sprawy, zapewnienie Ci ochrony i przekazanie informacji zwrotnych. Rozpatrzymy wszystkie zgłoszenia, w tym anonimowe, mamy jednak nadzieję, że zapewnienia zawarte w niniejszych zasadach zachęcą Cię do podania tożsamości. W jaki sposób mogę złożyć zgłoszenie? Firma NKT wprowadziła elektroniczny system składania zgłoszeń. System ten został implementowany przez profesjonalną firmę LRN, która obsługuje go w skali globalnej wspólnie z firmą EthicsPoint. Firmy LRN i EthicsPoint obsługują elektroniczny system składania zgłoszeń dla ponad 2 000 organizacji na całym świecie, spełniają najwyższe standardy w dziedzinie bezpieczeństwa oraz dysponują odpowiednimi systemami kontroli i zabezpieczeniami. W przypadku podejrzeń o wystąpieniu nieprawidłowości lub istnienia solidnych dowodów wykroczeń zgłoszenia za pośrednictwem systemu elektronicznego można zgłaszać na dwa sposoby: pocztą elektroniczną lub telefonicznie. Zgłoszenia on-line: Skorzystaj z łącza do strony składania zgłoszeń www.nkt123.ethicspoint.com Zgłoszenia elektroniczne: Centrum Obsługi Telefonicznej LRN / EthicsPoint działa przez 24 godziny na dobę/7 dni w tygodniu. Wybierz bezpłatny numer dla Twojego kraju. Numery bezpłatne podano na stronie dot. zgłoszeń - wybierz kraj, w którym pracujesz w menu Nowe zgłoszenie. Czy moja rozmowa zostanie nagrana? Nie. Na jakie pytania będę musiał odpowiedzieć? Użycie systemu elektronicznego wymaga odpowiedzi na szereg pytań i podania kategorii, której dotyczy zgłoszenie. kategorie opisano w Załączniku A na str. 5. Ponadto należy podać: Lokalizację, w której incydent miał miejsce. Czy jesteś pracownikiem NKT Group (NKT Cables, Nilfisk- Advance, Photonics Group czy NKT Holding)? O ile nie chcesz zachować anonimowości, zostaniesz poproszony o podanie danych kontaktowych. Należy podać osoby (osobę), której dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości. Czy podejrzewasz, że incydent dotyczy także Twojego przełożonego lub kierownictwa? Czy kierownictwo jest świadome problemu. Jaki jest ogólny charakter sprawy? Należy podać przybliżoną lub dokładną datę (czas) incydentu. Od jakiego czasu wg Ciebie istnieje ten problem? W jaki sposób dowiedziałeś się o naruszeniu zasad? Informacje o osobach, które usiłowały ukryć problem i działania, jakie w tym kierunku podjęły. Jeśli posiadasz dokument potwierdzający Twoje zgłoszenie, możesz go przesłać za pośrednictwem systemu on-line. Należy podać wszelkie pozostałe szczegóły dot. podejrzenia o naruszeniu zasad, które mogą być pomoce w ocenie i rozwiązaniu problemu Co dzieje się po złożeniu zgłoszenia? Natychmiast po złożeniu zgłoszenia za pośrednictwem systemu elektronicznego, zostaniesz poproszony o wprowadzenie niepowtarzalnego hasła. Hasło wraz z kluczem zgłoszenia, wygenerowanym przez system, umożliwia śledzenie stanu zgłoszenia. Ponadto umożliwią one firmie NKT i składającemu zgłoszenie wymianę dodatkowych informacji, o ile będzie to wymagane, jak również przesłanie do składającego dodatkowych pytań za pośrednictwem systemu elektronicznego przy zachowaniu anonimowości. Jednak żadna ze stron nie jest zobowiązana do podawania żadnych dalszych informacji. Kto otrzyma moje zgłoszenie? Bezpośrednio po złożeniu zgłoszenia zawiadomienia o nim zostaną przesłane do Sekretariatu ds. zgłoszeń w NKT Holding (firmy nadrzędnej NKT Cables, Nilfisk-Advance i Photonics Group): Sekretariat obejmuje dyrektora ds. prawnych i dyrektora ds. ekonomicznych Grupy NKT Holding. Jeśli powiadomienie dotyczy kogokolwiek z sekretariatu ds. wykrywania nielegalnych lub nieetycznych zachowań lub Zarządu NKT Holding, sprawozdanie będzie przesłane wyłącznie do przewodniczącego komisji audytowej w NKT Holding. Co dzieje się po otrzymaniu mojego zgłoszenia? Sekretariat ds. zgłoszeń opracuje rekomendacje dla zarządu NKT Holding ze wskazaniem, czy wymagane jest wszczęcie postępowania wyjaśniającego. Jeśli Zarząd NKT Holding postanowi NKT Holding A/S Whistleblower 2013 3/5
wszcząć postępowanie wyjaśniające, zostaną przeprowadzone odpowiednie konsultacje z CEO i CFO danej jednostki (NKT Cables, Nilfisk-Advance, Photonics Group i NKT Flexibles). Jeśli zgłoszenie dotyczy CEO i/lub CFO danej jednostki, konsultacje z nimi nie zostaną przeprowadzone. O ile kierownictwo lub inni pracownicy w danych przedsiębiorstwach NKT Group będą mogli być pomocni w toku postępowania wyjaśniającego, firma zwróci się do nich. Kierownictwo lub inni pracownicy otrzymają specjalne instrukcje dot. postępowania z istotnymi informacjami i zostaną zobowiązani do zachowania poufności. W zależności od charakteru zgłoszonych działań, może zostać wszczęte natychmiastowe postępowanie w celu ich wstrzymania i zebrania dowodów. Komisja ds. audytu i Zarząd NKT Holding będą informowane na bieżąco. Czy osoba, której dotyczy postępowanie będzie o nim wiedzieć? W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy konkretnej osoby, otrzyma ona następujące informacje:1) informację o tym, że złożono zgłoszenie jej dotyczące 2) kto ma dostęp do informacji 3) powód wszczęcia postępowania 4) dostęp danej osoby do informacji i jej prawo do ich korekty. Kto prowadzi postępowanie? Zostanie wyznaczony zespół: posiadający wiedzę na temat danej jednostki; zobowiązany do zachowania poufności; kierowany przez szefa organizacji lub szefa jednostki/operacyjnego. W przypadku jeśli wykroczenie zostanie uznane za rzeczywiste i istotne zgłoszenie może być także rozpatrzone przez renomowane strony trzecie, takie jak firmy audytowe, prawnicze i może zostać ujawnione władzom i/lub organom sądowym. Jakie zobowiązania ma firma NKT wobec osoby składającej zgłoszenie? Jeśli zgłoszenie złożono w dobrej wierze, to: Tożsamość składającego nie zostanie ujawniona, o ile nie wymaga tego prawo lub przepisy. Informacje dot. składającego będą chronione i traktowane jako ściśle poufne. Składający nie zostanie poddany karze. Wobec składającego nie zostaną podjęte działania odwetowe. Jakie zobowiązania ma składający? Zdecydowanie zachęcamy do składania zgłoszeń dot. wszelkich podejrzeń o wykroczenia. Jednocześnie z dużą powagą traktujemy także prawo osób niewinnych do ochrony przed pomówieniami. System składania zgłoszeń nie może służyć jako mechanizm zgłaszania skarg. Czy ta inicjatywa firmy NKT ma zasięg globalny? Tak, firma NKT zobowiązuje się do wspierania pracowników, pragnących zgłaszać wątpliwości w skali globalnej. Co należy zrobić w przypadku dodatkowych wątpliwości lub kiedy wymagane są dodatkowe informacje? Jeśli masz wątpliwości, czy powinieneś złożyć zgłoszenie, złóż je. Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się z Dyrektorem ds. finansowych Grupy NKT Holding (whistleblow@nkt.dk lub tel. +45 4348 3243), który udzieli Ci informacji i pomocy z zachowaniem poufności. Czy dotyczące mnie informacje będą przechowywane? Bezpośrednio po złożeniu zgłoszenia wszelkie niepotrzebne informacje zostaną skasowane. Wszystkie pozostałe informacje będą przechowywane przez okres 2 miesięcy. Jeśli zgłoszenie spowoduje wszczęcie postępowania wyjaśniającego, wszystkie informację będą przechowywane do jego zakończenia. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego wszystkie informacje osób, których dotyczyło zostaną skasowane, a zgłoszenie będzie archiwizowane przez 5 lat. NKT Holding A/S Whistleblower 2013 4/5
Załącznik A - opisy kategorii Poniżej podano listę spraw, których mogą dotyczyć zgłoszenia Kategorie Księgowość Zagadnienia audytowe Opis Systematyczne, nieetyczne dokumentowanie i analiza transakcji biznesowych i finansowych związane z ogólnie przyjętymi zasadami księgowości. (Przykładowo: wykazywanie nieprawidłowych dochodów, wykazywanie nieprawidłowych kosztów, wykazywanie nieprawidłowych aktywów, nieprawidłowe stosowanie zasad GAAP, transakcje nieprawidłowe). Zapobieganie łapówkarstwu Działalność polegająca na wpływie na działania oficjalne i polityczne innej osoby poprzez oferowanie przedmiotów, jakie mogą być racjonalnie interpretowane jako próba wywarcia niewłaściwego wpływu Działalność antytrustowa Ustne i pisemne Umowy, postanowienia lub porozumienia z innymi podmiotami gospodarczymi celem ustalenia cen, bojkotu określonych dostawców lub klientów, przydziału produktów, regionów lub rynków lub wymiany informacji istotnych dla konkurencyjności, oraz rozmowy dot. cen, zniżek i rabatów, kosztów, konkurencji, planów lub badań marketingowych, planów i zdolności produkcyjnych lub jakichkolwiek informacji poufnych. Fałszowanie umów, raportów lub danych Niewłaściwe wykorzystanie mienia firmy kradzież i sprzeniewierzenie Naruszenie Deklaracji dot. Etyki Fałszowanie danych obejmuje zmiany, fabrykowanie, fałszowanie lub podrabianie całości lub części dokumentu, umowy lub danych w celu osiągnięcia korzyści, lub niewłaściwą interpretację wartości dokumentu, umowy lub danych. Niewłaściwe lub bezprawne wykorzystanie mienia firmy (w tym systemów komputerowych i Internetu ), własności firmy lub jej funduszy dla użytku osobistego. Zamierzone lub niezamierzone działania, które stanowią bezpośrednie naruszenie deklaracji dot. etyki (Prawa człowieka, różnorodność i brak dyskryminacji, wolność zrzeszania się, praca dzieci, praca pod przymusem i bezpieczeństwo). Etyka w biznesie; przestrzeganie przepisów, uczciwość w obrocie, zapobieganie korupcji, opłaty przyśpieszające tok sprawy i pranie pieniędzy. Ochrona środowiska; przestrzeganie przepisów, zasoby, odpady, innowacje i monitorowanie. Inne Skorzystaj z tej kategorii, jeśli uważasz, że powyższe definicje nie odpowiadają charakterowi incydentu, działań lub sytuacji, jaką chcesz zgłosić. NKT Holding A/S Whistleblower 2013 5/5