OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI ARCADIS. Grudzień 2015

Transkrypt

1 OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI ARCADIS Grudzień 2015

2 1. WSTĘP W spółce Arcadis określamy naszą misję następująco: Nasze zadanie polega na tworzeniu wyjątkowych i zrównoważonych rozwiązań dla naszych klientów przy wykorzystaniu środków bezpiecznych dla środowiska. Dążąc do realizacji tej misji, jako firma międzynarodowa, zobowiązaliśmy się zawsze przestrzegać czterech podstawowych wartości: uczciwości, koncentracji na potrzebach klienta, współpracy oraz zrównoważonego rozwoju. Celem niniejszych Ogólnych zasad prowadzenia działalności (ang. Arcadis General Business Principles AGBP ) jest dalszy rozwój i zaangażowanie pracowników w budowanie, upowszechnienie i zachowanie postawy całkowitej uczciwości. Uczciwość oznacza, że prowadzimy działalność w sposób uczciwy i odpowiedzialny, odpowiadający najwyższym normom zawodowym. Uczciwość to nie pojedyncze działanie czy przekonanie to ogół stosowanych przez nas norm etycznych i sposób, w jaki tworzymy i utrzymujemy nasze wzajemne relacje. To przestrzeganie surowych norm dotyczących odpowiedzialności wobec klientów, akcjonariuszy, partnerów handlowych, pracowników, społeczeństwa i instytucji rządowych, a także przepisów i kultury krajów, w których działamy. AGBP ustanawiają wytyczne dla naszych decyzji i działań biznesowych na całym świecie, na wszystkich poziomach zarządzania, i odnoszą się w równym stopniu do działań firmy i do indywidualnych zachowań wszystkich pracowników spółki Arcadis. Nasze zasady wyrażone są w formie zobowiązań, które określono w Rozdziale 2. W Rozdziałach 3 i 4 opisane są praktyki zapewniające przestrzeganie tych zobowiązań. Postanowienia AGBP mogą być zmieniane, usuwane lub anulowane postanowieniem Zarządu spółki Arcadis N.V. 2

3 2. NASZE ZOBOWIĄZANIA ZOBOWIĄZANIA WOBEC SPOŁECZEŃSTWA Działamy w wielu krajach i przestrzegamy miejscowych przepisów oraz szanujemy kulturę poszczególnych krajów. Staramy się dostosowywać do lokalnych warunków, budując silne firmy lokalne i wybierając właściwe metody rozstrzygania dylematów w granicach obowiązującego prawa i etycznego postępowania. Dlatego też spółka Arcadis popiera zasadę otwartego dialogu i współpracy ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. Prowadząc działalność, troszczymy się o środowisko i nieustannie poszukujemy możliwości dalszego zmniejszenia niekorzystnego wpływu naszego działania na otoczenie. Zrównoważona gospodarka to jeden z celów naszej polityki i jedna z zasad, którymi się kierujemy, świadcząc nasze usługi. Wspieramy zasadę swobodnego prowadzenia działalności i uczciwej konkurencji, stanowiącą podstawę funkcjonowania firmy. Przestrzegamy stosownych przepisów i aktów prawnych dotyczących konkurencji. Promujemy, chronimy i wspieramy uzasadnione interesy handlowe w krajach, w których działamy, z poszanowaniem przepisów pracy i interesu społecznego. Spółka Arcadis zachęca pracowników do uczestnictwa w działaniach społecznościowych, za wyjątkiem sytuacji, gdy takie uczestnictwo pozostaje w konflikcie z obowiązkami pracowniczymi w Arcadis. ZOBOWIĄZANIA WOBEC KLIENTÓW Jesteśmy wiarygodnym partnerem dla naszych klientów, realizujących swoje ważne cele biznesowe. Świadczymy usługi w sposób profesjonalny i uczciwy, bez szkody dla interesów społeczeństwa, pracowników i akcjonariuszy. Oferujemy swoje usługi na warunkach umownych, które pozostają w zgodzie z naszą niezależną, profesjonalną i obiektywną oceną. Pragniemy oferować wyjątkowe i zrównoważone rozwiązania biznesowe, których celem jest tworzenie optymalnej wartości dla klientów. Nieustannie ulepszamy nasze usługi dzięki inwestycjom w bazę wiedzy i aktywne rozwijanie kompetencji naszych pracowników. Zgodnie ze zobowiązaniami umownymi dbamy o poufność informacji otrzymanych od klientów w procesie świadczenia naszych usług. O ile nie zostanie uzgodnione inaczej, zawsze zachowujemy poufność dokumentów i raportów przygotowanych dla naszych klientów. W razie ewentualnego konfliktu interesów powstającego podczas świadczenia przez nas usług zapewniamy klientom przejrzystość naszych działań. ZOBOWIĄZANIA WOBEC AKCJONARIUSZY Skupiamy się na zwiększaniu wartości dla akcjonariuszy poprzez osiąganie doskonałej stopy zwrotu z akcji, dążąc do zapewnienia akcjonariuszom zrównoważonych wypłat dywidendy i równocześnie zachowując w firmie środki wystarczające, aby mogła się ona rozwijać i przynosić zyski. Prowadzimy działalność zgodnie z powszechnie akceptowanymi międzynarodowo zasadami dobrego gospodarowania. Wszystkim naszym akcjonariuszom dostarczamy terminowo i regularnie wiarygodne informacje na temat na naszej działalności, sytuacji finansowej i wyników. ZOBOWIĄZANIA WOBEC PRACOWNIKÓW Spółka Arcadis ceni swoich pracowników: przestrzega praw człowieka i praw pracowniczych, aby mogli oni pracować w bezpiecznym, zdrowym, profesjonalnym i przyjaznym środowisku. Atmosfera dobrej komunikacji z pracownikami, zaangażowania i odpowiedzialności ma dla nas zasadnicze znaczenie. Zachęcamy naszych pracowników do osobistego rozwoju i optymalnego wykorzystania swoich talentów. W spółce Arcadis każdy pracownik ma jednakowe szanse na bycie docenionym i rozwój kariery, niezależnie od pochodzenia czy przekonań. Ta sama zasada odnosi się do rekrutacji pracowników. Nie tolerujemy żadnych form dyskryminacji ani nękania. Ważnym elementem tej polityki jest wybór, nagradzanie i promowanie ludzi, którzy hołdują wartościom spółki Arcadis uczciwości, koncentracji na potrzebach klienta, współpracy i zrównoważonemu rozwojowi a przy tym wykazują inicjatywę oraz wysoki poziom wiedzy i doświadczenia w zakresie usług, lokalnego rynku i lokalnej kultury. ZOBOWIĄZANIA PRACOWNIKÓW Jesteśmy odpowiedzialni za właściwe używanie, ochronę i oszczędzanie składników majątkowych i zasobów spółki Arcadis. Obejmują one własność spółki Arcadis, jej składniki majątkowe, udziały własnościowe, dane finansowe, firmowe know-how i informacje oraz inne prawa spółki Arcadis. Składniki majątkowe i zasoby spółki Arcadis mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z realizacją celów spółki Arcadis, nie zaś dla korzyści osobistych. Pracownik, który przypuszcza, że mógł zaistnieć konflikt interesów, powinien omówić tę 3

4 kwestię ze swoim bezpośrednim przełożonym. Informacje wykorzystywane przez firmę w ramach prowadzenia działalności są traktowane jako aktywa firmowe, które należy chronić przed utratą dostępności, naruszeniem i nieprawidłowym ujawnieniem. Informacje firmowe obejmują także własność intelektualną spółki Arcadis (wynalazki, know-how, tajemnice handlowe, informacje techniczne). Wszelkie informacje niepubliczne dotyczące spółki Arcadis, które mogą mieć wpływ na cenę rynkową papierów wartościowych spółki Arcadis, są traktowane jako ściśle poufne do czasu ich publicznego ujawnienia przez uprawnione kierownictwo zgodnie z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i przepisami giełdowymi. Osoby mające dostęp do dotyczących spółki Arcadis informacji niepublicznych, które mogłyby mieć wpływ na cenę rynkową papierów wartościowych spółki Arcadis, nie mogą bezpośrednio ani pośrednio zawierać żadnych transakcji związanych z papierami wartościowymi spółki Arcadis ani zachęcać do tego innych osób ( przekazywanie innym informacji poufnych ). ZOBOWIĄZANIA SZCZEGÓLNE DOTYCZĄCE UCZCIWOŚCI Całą dokumentację naszej działalności prowadzimy w sposób dokładny i przejrzysty. Nie tworzymy ani nie utrzymujemy żadnych nierejestrowanych funduszy ani składników majątkowych. Nie akceptujemy korupcji w żadnej formie. Korupcja może obejmować ofiarowanie, przyrzeczenie lub wręczenie urzędnikowi państwowemu albo prywatnemu klientowi płatności bądź innych korzyści, stanowiących nienależne wynagrodzenie mające wpływ na procedury wyboru czy inne decyzje podejmowane przez instytucje rządowe lub firmy. Należy natychmiast odrzucać wszelkie żądania lub propozycje korupcyjne. Nigdy nie należy wręczać ani przyjmować żądnych prezentów, jeśli celem prezentu jest lub mogłoby być zobowiązanie odbiorcy do określonego działania. Aby uniknąć nawet pozorów sytuacji niewłaściwej, żaden pracownik spółki Arcadis nie może oferować ani przyjmować prezentów ani przysług o znaczącej wartości handlowej. Nigdy nie wolno proponować ani przyjmować gotówki ani jej odpowiedników (np. papierów wartościowych 1 ). Jesteśmy przeciwni przekazywaniu płatności przyspieszających czy drobnych gratyfikacji (ang. facilitation payments) i zdecydowanie do tego zniechęcamy. Promujemy kroki prowadzące do wyeliminowanie takich praktyk, a jednocześnie uznajemy, że w niektórych krajach przepisy prawa dopuszczają dokonywanie takich płatności w szczególnych okolicznościach. Jesteśmy w pełni zaangażowani w realizację naszych zadań i unikamy wszelkich konfliktów naszych działań osobistych i zawodowych oraz osobistych interesów finansowych z naszymi zobowiązaniami jako spółki. Wszelkie zobowiązania lub dowolne udziały finansowe (bezpośrednie lub pośrednie), które mogłyby stać się przyczyną konfliktu osobistego bądź finansowego związanego z interesem spółki Arcadis, należy bezzwłocznie ujawniać kierownictwu wyższego szczebla. Pracownikom nie wolno bez uzyskania zgody kierownictwa posiadać bezpośrednich ani pośrednich udziałów finansowych w firmie będącej dostawcą usług lub konkurentem Arcadis, z wyjątkiem udziałów finansowych w spółkach notowanych na giełdzie papierów wartościowych. 1 Wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach wymaganych przez lokalne zwyczaje i praktykę biznesową i tylko wtedy, gdy zostanie to wyraźnie zatwierdzone przez Zarząd spółki Arcadis N.V. 4

5 3. PRZESTRZEGANIE AGBP Spółka Arcadis uznaje za niezmiernie istotne, żeby pracownicy rozumieli AGBP, ponieważ zasady postępowania w nich opisane stanowią odzwierciedlenie tego, czym chcemy być jako przedsiębiorstwo. Przestrzeganie tych zasad zachęca do ponoszenia wobec społeczeństwa wspólnej odpowiedzialności związanej z realizacją celów biznesowych spółki Arcadis. Kierownictwo regionów i spółek lokalnych Arcadis powinno wprowadzić odpowiednie procedury w celu informowania pracowników o AGBP i jest odpowiedzialne za promowanie kultury, w której zasady te będą przestrzegane. AGBP nie mogą i nie powinny próbować dostarczać gotowych rozwiązań każdego możliwego dylematu, w obliczu którego stanie spółka, ale mają na celu oferowanie wskazówek, jak prawidłowo postępować w razie takich wątpliwości. Powinno też być oczywiste, że o dylematach należy dyskutować: nikt w spółce Arcadis nie powinien samodzielnie rozstrzygać dylematów i ewentualnych problemów związanych z AGBP. AGBP nie zawierają wszystkich możliwych informacji, lecz określają minimalne wymagania dotyczące zachowania. Pozostawiają kierownictwu regionów i spółek lokalnych Arcadis swobodę ustanawiania dalszych miejscowych zasad prowadzenia działalności w ramach zgodnych z AGBP. Naruszenie AGBP może skutkować zastosowaniem odpowiednich sankcji, włącznie ze zwolnieniem. 5

6 4. ZGŁASZANIE PRZYPADKÓW NARUSZENIA AGBP Spółka Arcadis zachęca pracowników do zgłaszania - za pomocą przyjętych procedur - wszelkich domniemanych przypadków naruszenia AGBP oraz innych aktów prawnych i przepisów. Oznacza to, że zachęcamy pracowników do kontaktowania się w pierwszej kolejności z bezpośrednim przełożonym, a następnie z lokalnym kierownictwem lub z lokalną komisją ds. przestrzegania zasad. Jeśli takie zgłoszenie nie jest możliwe lub byłoby dla pracownika kłopotliwe, pracownik może zgłosić podejrzenie naruszenia osobie zajmującej wyższe stanowisko w hierarchii organizacyjnej (np. regionalnemu kierownictwu albo regionalnej lub korporacyjnej komisji ds. przestrzegania zasad (ang. Compliance Comittee) albo skorzystać z firmowej linii telefonicznej ds. uczciwego postępowania (ang. Integrity Line). Za pośrednictwem firmowej linii telefonicznej ds. uczciwego postępowania można zgłaszać przypadki domniemanych naruszeń anonimowo i bezpośrednio do firmowej komisji ds. przestrzegania zasad. Zgłoszenia dotyczące wszelkich przypadków naruszenia AGBP lub innych przepisów oraz problemy związane z wątpliwymi kwestiami dotyczącymi księgowości lub audytu powinny zawierać wystarczającą liczbę szczegółów na temat domniemanego naruszenia, aby można było podjąć bezzwłocznie dochodzenie oraz - w razie konieczności - działania zaradcze. Żaden z pracowników nie poniesie konsekwencji zgłoszenia w dobrej wierze domniemanego naruszenia przepisów, regulaminów czy procedur firmowych. Zgłoszenia o domniemanym naruszeniu będą traktowane jako poufne w maksymalnym możliwym stopniu, zależnie od potrzeb związanych z odpowiednim dochodzeniem. Spółka Arcadis nie pociągnie pracowników do odpowiedzialności za żadne straty wynikłe z przestrzegania przez pracowników AGBP. Kierownictwo regionów i spółek lokalnych Arcadis jest zobowiązane do monitorowania zgodności z AGBP, służenia pomocą w bezzwłocznym prowadzeniu dochodzeń w sprawie podejrzewanych naruszeń oraz zgłaszania Zarządowi spółki Arcadis N.V. wszelkich przypadków naruszenia. Sposób postępowania administracyjnego w sprawie zgłoszonych naruszeń AGBP jest określony w Procedurze skarg wewnętrznych dotyczących przestrzegania AGBP. Arcadis jest wiodącą, globalną firmą projektowodoradczą dla środowiska naturalnego i obiektów budowlanych. Poprzez umiejętne zastosowanie wiedzy i usług z zakresu projektowania, konsultingu, inżynierii oraz zarządzania projektami, dostarczamy naszym klientom wyjątkowe i jednocześnie zrównoważone środowiskowo rezultaty obejmujące cały cykl życia obiektów. Arcadis to specjalistów obecnych w ponad 70 krajach, którzy generują roczny dochód w wysokości ponad 3 miliardów euro. Wspieramy naszą wiedzą i doświadczeniem UN-Habitat, przyczyniając się do podniesienia jakości życia w dynamicznie rozwijających się miastach na całym świecie. Więcej informacji: Grudzień