KARTA projektu Współpraca Urzędu m.st. Warszawy i sektora nauki Projekt zakłada utworzenie międzybiurowego systemu UM i sektora nauki, który: urzędnikom, którzy do tej pory nie współpracowali, a chcą zacząć umożliwi przygotowanie do i znalezienie partnerów; urzędnikom, którzy do tej pory współpracowali i chcą tę współpracę rozwijać umożliwi wymianę informacji, zyskanie nowych narzędzi, wsparcie przy rozwijaniu nowych jej form oraz uproszczenie kwestii, które dotąd stanowiły barierę urzędnikom, którzy dotąd nie odczuwali potrzeby nawiązania dostarczy wiedzy o tym, jakie może przynieść korzyści, impulsu do refleksji nad tym, jak współpraca może przydać się w ich obowiązkach oraz podstawowych informacji o tym, jak współpracę nawiązać. Projekt ma na celu utworzenie lub udrożnienie formalnych i nieformalnych ścieżek nawiązywania kontaktów i pozyskiwania wiedzy potrzebnej do realizacji zadań Urzędu m.st. Warszawy. Nie wkracza w kompetencje żadnego z biur, lecz ma wspierać i stymulować współpracę urzędu i sektora nauki przy realizacji zadań Urzędu. 1. CELE PROJEKTU: Cel główny Cele szczegółowe Korzyść Oparcie na wiedzy eksperckiej decyzji i działań Urzędu dzięki poprawie m.st. Warszawy i sektora nauki usystematyzowanie intensyfikacja podnoszenie jakości Poprawa skuteczności działań Urzędu i podniesienie jakości usług dla mieszkańców 2. UZASADNIENIE (SYNTEZA SPRAWY): Na podstawie badania (załącznik nr 1) ustalono m.in., jakie formy przybiera współpraca UM i sektora nauki, dzięki jakim czynnikom się udaje, jakie są bariery jej rozwijania, a także wskazano potencjalne ryzyka i oczekiwania pracowników UM. Na podstawie wniosków i rekomendacji z badania opracowano niniejszą koncepcję rozwoju UM i sektora nauki. Obecnie poszczególne biura nawiązują współpracę w dowolnym terminie, formie i temacie. Stwierdzono brak przepływu informacji między komórkami UM, dublowanie się inicjatyw, brak wzajemnej wiedzy o efektach. UM często przyjmuje bierną rolę w tych kontaktach, jedynie reagując na inicjatywy partnerów. Funkcjonuje również szereg równoległych inicjatyw, projektów i narzędzi nakierowanych współpracę międzysektorową mającą służyć rozwiązywaniu problemów miasta, dostarczaniu pomysłów do UM oraz sieciowaniu różnych środowisk. W wielu z nich różne jednostki oraz przedstawiciele UM uczestniczą jako partnerzy lub uczestnicy. Ostatnio poszczególni partnerzy z sektora nauki wychodzą z propozycjami wdrożenia swoich narzędzi z UM w skali ogólnomiejskiej, co może doprowadzić do utworzenia wielu równoległych, uniwersalnych kanałów komunikacji. Zagrożeniem w takim 1
układzie jest brak przepływu wiedzy między różnymi partnerami oraz między jednostkami UM, z których każda podejmuje współpracę na poziomie ogólnomiejskim. Może to spowodować wielokrotne zbieranie zapotrzebowania tematycznego w UM, faworyzowanie partnerów oraz brak połączenia sił różnych partnerów w dostarczaniu wiedzy do UM. Konieczne staje się przyjęcie aktywnej roli przez UM i utworzenie zintegrowanego systemu, który stanowiłby główny kanał komunikacji UM z partnerami. Jednym z innowacyjnych sposobów koordynacji procesu dostarczania wiedzy eksperckiej do jednostek merytorycznych instytucji publicznych jest działanie brokerów wiedzy (załącznik nr 3). Taką funkcję pełnią np. jednostki ewaluacyjno-analityczne w polskich ministerstwach. a. Tytuł dokumentu strategicznego i programu operacyjnego, z którym powiązany jest projekt Społeczna Strategia Warszawy (SSW), Strategia Rozwoju Warszawy (SRW), Program Operacyjny Gromadzenie Wiedzy (POGW) b. Cel ww. dokumentu, który realizuje projekt Cel główny projektu wpisuje się w dokument strategiczny: 1. Społeczna Strategia Warszawy Cel strategiczny 2. Wzrost potencjału społecznego 2.1. Podniesienie jakości i konkurencyjności kapitału ludzkiego Warszawy jako czynnika decydującego o szansach rozwoju Projekt jest powiązany również z innymi celami strategicznymi: 2. Społeczna Strategia Warszawy Cel strategiczny 1. Zintegrowana polityka społeczna 1.3 Zintensyfikowanie różnych środowisk 1.4. Tworzenie instrumentów partnerstwa 3. Strategia Rozwoju Warszawy Cel strategiczny 4. Rozwój nowoczesnej gospodarki opartej na wiedzy i badaniach naukowych. 4.1 Wykorzystanie potencjału naukowego Warszawy do rozwoju gospodarki opartej na zaawansowanych technologiach Projekt jest częścią Programu Operacyjnego Gromadzenie wiedzy i wpisuje się w jego cel 2. Usprawnienie wymiany informacji pomiędzy komórkami/jednostkami Urzędu oraz partnerami zewnętrznymi, Cele szczegółowe: 2.2. Rozwijanie form wykorzystania informacji i wiedzy 2.3. wzmocnienie z uczelniami i innymi podmiotami tworzącymi wiedzę na potrzeby polityki społecznej Projekt jest powiązany również z innymi programami operacyjnymi: Podniesienie jakości i konkurencyjności kapitału ludzkiego Program wspierania przedsiębiorczości Innowacyjna Warszawa 2020 Program rozwoju edukacji w Warszawie w latach 2013 2020 3. REZULTATY PROJEKTU: Korzyści z realizacji projektu oraz UM i sektora nauki będą badane w oparciu o trzy pytania: 1. Czy sformułowano zapotrzebowanie tematyczne UM na badania? 2. Czy badania dostarczyły wiedzy odpowiadającej na zapotrzebowanie? 3. Czy wykorzystano dostarczoną wiedzę z korzyścią dla jakości zadań UM? Ewaluacja projektu będzie prowadzona cyklicznie i dwutorowo: 2
1) Współpraca nawiązywana poprzez narzędzia wdrożone w ramach projektu - co pół roku (tutaj grupą kontrolną będą urzędnicy, którzy skorzystali z narzędzi) 2) Współpracę nawiązywaną w całym Urzędzie co 3 lata (tutaj grupą kontrolną będą wszyscy naczelnicy wydziałów UM) Rezultat 1. Usystematyzowanie (zbieranie zapotrzebowania, przepływ informacji, uporządkowanie wiedzy o ) 1) Zintensyfikowanie (upowszechnienie wiedzy o możliwości i jej zastosowanie) 2) Podniesienie jakości (ocena, efekty, wpływ wiedzy eksperckiej na podejmowane decyzje i działania) Wskaźnik Liczba tematów zgłoszonych jako zapotrzebowanie Urzędu Liczba tematów zaproponowanych przez sektor nauki Liczba osób, które skorzystały z narzędzi informacyjnych (niezbędnik, szkolenia, zakładka PortUM) Liczba projektów, w których doszło do Liczba projektów, w których doszło do formalnej Liczba urzędników, która skorzystała z narzędzi umożliwiających nawiązanie (spotkania, portal, wzór porozumienia) Odsetek wydziałów współpracujących z sektorem nauki Odsetek urzędników, którzy wiedzą o istnieniu narzędzi Odsetek urzędników zadowolonych z przebiegu w danym projekcie Odsetek urzędników ogólnie zadowolonych z przebiegu Odsetek urzędników usatysfakcjonowanych z działania narzędzi Odsetek urzędników, którzy potrafią wskazać efekty (wpływ na działania swoje/wydziału) Metoda badawcza/ źródło danych Analiza danych Analiza danych Analiza danych Analiza umówi i porozumień (kontrasygnata) Grupa kontrolna Analiza danych Wywiady IDI lub fokusowe Benchmarking 4. CZAS TRWANIA: I. etap październik 2014-grudzień 2015 II. etap od stycznia 2016 r. 5. ADRESACI (INTERESARIUSZE): 1. Pracownicy Urzędu m.st. Warszawy i urzędów dzielnic m.st. Warszawy a. Wspólnota praktyków liderzy z sektorem nauki 3
b. Pracownicy zainteresowani nawiązywaniem i pogłębianiem merytorycznej z sektorem nauki c. Pracownicy zajmujący się organizacyjnymi i kadrowymi aspektami, np. praktykami studenckimi i promocją Warszawy 2. Podmioty sektora nauki a. Kierownictwo uczelni i ich jednostek b. Naukowcy c. Doktoranci d. Studenci, w tym koła naukowe e. Pracownicy administracyjni uczelni, w tym osoby zajmujące się praktykami studenckimi i promocją uczelni 6. OPIS PROJEKTU: Projekt będzie otwarty na uczelnie publiczne i niepubliczne. W zakresie działań inicjowanych przez Urząd w pierwszym etapie koncentrować się będziemy na uczelniach zlokalizowanych w Warszawie. Inicjatywy zgłaszane przez partnerów zewnętrznych będą oceniane niezależnie od lokalizacji uczelni. W ramach projektu będą wdrażane narzędzia odpowiadające potrzebom identyfikowanym w cyklicznym badaniu i opracowanym na zasadzie poniższego schematu: PRZYCZYNA PROBLEMU PROBLEM NARZĘDZIE GWARANT SUKCESU STAN POŻĄDANY Zgodnie z potrzebami zidentyfikowanymi podczas badania zrealizowanego w czerwcu 2014 r. narzędzia będą miały na celu: Merytoryczne wsparcie realizacji zadań i celów strategicznych Urzędu oraz rozwiązywania problemów Miasta. Budowanie sieci merytorycznych kontaktów między urzędnikami i naukowcami. Upowszechnianie źródeł informacji o uzupełniających się działaniach i badaniach oraz dostępnych kanałach komunikacyjnych. Uproszczenie procesu nawiązywania formalnej. Wspieranie potencjału młodych naukowców i ich zaangażowania na rzecz Warszawy Wzmacnianie motywacji urzędników do podejmowania. Upowszechnienie znajomości procedur i stosowania dobrych praktyk. W ramach projektu planowane jest wdrożenie nowych lub udoskonalenie i rozpowszechnienie nowych, następujących narzędzi: 1) wewnętrzne, wzmacniające kompetencje urzędników w procesie pozyskiwania potrzebnej wiedzy: a. cykliczne zbieranie zapotrzebowania tematycznego Urzędu; b. niezbędnik broszura zawierająca podstawowe informacje na temat możliwości i sposób nawiązywania Urzędu i sektora nauki, upowszechniana wśród pracowników Urzędu oraz ewentualnie podmiotów sektora nauki; c. szkolenia wewnętrzne upowszechnienie wiedzy na podstawie Niezbędnika; d. cykliczna ewaluacja, wyróżnienie aktywnych pracowników UM; e. kwerendy prac dyplomowych i doktorskich oraz badań. 2) narzędzia z partnerami zewnętrznymi, stwarzające okazje i ułatwiające do nawiązywania kontaktów z partnerami naukowymi: a. udoskonalone praktyki studenckie zwiększenie użyteczności praktyk i satysfakcji obu stron, m.in. poprzez zebranie, opisanie i upowszechnienie standardów rekrutacji, realizacji i ewaluacji; b. cykliczne spotkania networkingowe umożliwiające nawiązanie merytorycznych kontaktów nieformalnych między urzędnikami i naukowcami; 4
c. tablica networkingowa (portal match-makingowy, giełda kontaktów) umożliwiająca bieżącą wymianę informacji na temat prowadzonych działań i badań w uzupełniających się obszarach, propozycji w tematach zaproponowanych przez jedną ze stron, odszukanie potencjalnych partnerów oraz nawiązanie z nimi kontaktów; d. konkursy na prace dyplomowe; e. konkursy na wykorzystanie danych UM; f. ogólnomiejski system grantów; g. stypendia dla młodych naukowców badających Warszawę; h. wzór porozumienia formalnego szablon umożliwiający szybkie zastosowanie w indywidualnym zakresie z poszczególnymi uczelniami; i. wzór umowy cywilno-prawnej z naukowcem. 7. REKOMENDACJE Na podstawie przeprowadzonej analizy stanu obecnego w Warszawie proponowane jest: 1. Utworzenie systemu do sieciowania UM z partnerami, którzy potrzebują pośrednika w nawiązywaniu wokół tematyki miejskiej, w którym UM pełni rolę brokera, animatora. System opierałby się na bezpośrednich kontaktach między urzędnikami i naukowcami, wspieranych przez narzędzie informatyczne. System miałby na celu: dostarczanie problemów i potrzeb tematycznych miasta do wszystkich zainteresowanych partnerów umożliwienie zgłaszania inicjatyw i pomysłów przez wszystkich partnerów tworzenie zespołów interdyscyplinarnych różnych uczelni i sektorów 2. Wyznaczenie przedstawicieli UM na różnych szczeblach, którzy będą reprezentowali i realizowali koncepcję. Przedstawiciela ds. na szczeblu Zespołu Koordynującego Jednostki organizacyjnej zajmującej się bieżącą obsługą koordynatora i wdrażaniem narzędzi ogólnomiejskich Zespołu zadaniowego złożonego z przedstawicieli różnych biur i dzielnic UM Partnerskiego zespołu złożonego z przedstawicieli UM i sektora nauki 3. Opracowanie systemu wdrażania rozwiązań dostarczonych przez sektor nauki. 5