STRONA GŁÓWNA ` Usługa earchiwizacja.pl przeznaczona jest zarówno dla osób indywidualnych, jak i firm. Wykorzystuje zasadę przetwarzania danych w chmurze. Pozwala to na dostęp do własnej bazy dokumentów elektronicznych przez Internet z każdego miejsca na świecie. Korzystanie z usługi nie wymaga instalowania żadnych elementów oprogramowania. Wystarczy zwykła przeglądarka internetowa. Różnorodność funkcji programu umożliwia między innymi dodawanie dokumentów do bazy, edycję ich atrybutów, rozpoznanie treści dokumentów tekstowych, wyszukiwanie i sortowanie dokumentów według różnych kryteriów, a także pracę grupową na dokumentach oraz zarządzanie ustawieniami konta.
DODAWANIE DOKUMENTÓW Posługiwanie się Menu jest intuicyjne. Nie wymaga szkolenia, ani korzystania z instrukcji obsługi. Po prostu siadasz przy komputerze i od razu pracujesz. Budując własną bazę danych możesz dodawać dokumenty pojedynczo lub grupowo. Program archiwum nie ogranicza formatów dokumentów, ich ilości i wielkości plików. Jedynym ograniczeniem jest wielkość wykupionej powierzchni dyskowej.
DODAWANIE DOKUMENTÓW - DRUGI KROK W drugim etapie dodawania dokumentów program zapyta Cię o ustawienia różnych atrybutów. Możesz to zrobić grupowo dla wszystkich dokumentów lub określić je indywidualnie dla każdego z nich. To ważny moment. W przyszłości po atrybutach będziesz mógł szybko odnaleźć potrzebne Ci dokumenty.
FILTROWANIE I SORTOWANIE DOKUMENTÓW Okno główne programu zawiera pełną listę przechowywanych w archiwum dokumentów. Listę możesz zawęzić korzystając z funkcji: Filtry i sortowanie. Najprościej odnajdziesz dokument wybierając jego typ lub nazwę. Zaznaczenie pola: sortowanie zaawansowane otworzy dodatkowe możliwości poszukiwania. Aby powrócić do pełnej listy dokumentów wybierz opcję: Wyczyść filtry
WYSZUKIWANIE PEŁNOTEKSTOWE Wybierając funkcję Szukaj, uruchamiasz wyszukiwanie pełnotekstowe. Po wpisaniu w oknie dialogowym odpowiedniej frazy, program archiwum wyświetli listę dokumentów ją zawierających. Jest to możliwe dzięki wbudowanemu algorytmowi rozpoznawania, podczas ładowania plików do bazy stworzonych z wykorzystaniem popularnych pakietów biurowych lub skanów dokumentów tekstowych.
PANEL DOKUMENTU Do pracy nad dokumentami przeznaczony jest Panel dokumentu. Po zaznaczeniu dokumentu i wyborze tej funkcji, od razu uzyskujesz jego graficzny podgląd. Możesz wybrać także inne warianty: podgląd tekstowy, podgląd informacji o atrybutach i podgląd notatek. Tutaj dokonasz także powiązania przeglądanego dokumentu z innymi oraz utworzysz lub zmienisz notatki lub atrybuty dokumentów.
PODGLĄD INFORMACJI. EDYCJA DOKUMENTU Funkcja Podgląd informacji pozwala na zapoznanie się z atrybutami analizowanego dokumentu. Informacje o dokumencie można zmienić wybierając Edycję dokumentu"
EDYCJA DOKUMENTU Funkcja dostępna zarówno z poziomu Panelu dokumentu, jak również bezpośrednio ze strony głównej. Pozwala w prosty sposób zmienić atrybuty wybranego dokumentu: np. typ, datę, przypisać dokument do określonej osoby lub grupy, a także zmienić jego status. Wymienione możliwości są szczególnie przydatne do pracy grupowej.
PODGLĄD DOKUMENTU
PODGLĄD I DODAWANIE NOTATEK Notatki to krótkie informacje tekstowe, pozwalające na umieszczanie komentarzy na dokumentach. Wykorzystując Panel dokumentu możesz odczytywać notatki, a także tworzyć i edytować Zarządzanie notatkami Opcja ta pozwala w własne. prosty sposób zmienić (zaktualizować) stanowi ważny aspekt pracy grupowej z atrybuty wybranego dokumentu. Wykorzystując tą dokumentami. funkcjonalność klient może m. in. zmienić nazwę, typ i datę dokumentu, przypisać dokument do określonej osoby lub grupy osób, zmienić status dokumentu. Wymienione możliwości są szczególnie przydatne do pracy grupowej.
EDYCJA RELACJI POMIĘDZY DOKUMENTAMI. Opcja Edytuj relacje powala na tworzenie logicznych powiązań pomiędzy dokumentami, łącząc je w grupy. Możesz określić hierarchię dokumentów. Funkcja jest bardzo przydatna w przypadku pracy nad zbiorem dokumentów dotyczących wspólnego tematu. Zakończenie pracy w trybie edycji relacji następuje poprzez wybór przycisku Zakończ edycję relacji.
USTAWIENIA KONTA. ZAMAWIANIE DODATKOWYCH LICENCJI Gdy zajdzie potrzeba zwiększenie ilości użytkowników, mających dostęp do Twojego konta, możesz skorzystać z opcji zakupu dodatkowych licencji. Dodanie nowego użytkownika powoduje automatyczne zwiększenie przydzielonej powierzchni dyskowej o 1 GB do wspólnego wykorzystania.
USTAWIENIA KONTA. ZWIĘKSZANIE POJEMNOŚCI ARCHIWUM Jeżeli wykupiona pojemność Twojego archiwum zacznie się wypełniać, możesz ją zwiększyć o wielokrotność 1 GB. Z dodatkowej powierzchni będą mogli solidarnie korzystać wszyscy upoważnieni przez Ciebie użytkownicy.
INSTALACJA WERSJI DESKTOP Użytkownicy usługi earchiwizacja.pl mogą zainstalować na komputerze stacjonarnym lokalną wersję desktop programu archiwizacyjnego. Wersja ta oferuje dodatkowe funkcje, w stosunku do serwisu internetowego. Oba programy korzystają z jednej bazy danych, znajdującej się w chmurze. Wykorzystanie wersji desktop do zastosowań innych niż usługa earchiwizacja.pl nie jest możliwe.