Strona1 Zamawiający: Centrum Innowacji Akcelerator Technologii Fundacja Uniwersytetu Łódzkiego ul. Matejki 21/23, 90-237 Łódź Łódź dn. 23.01.2012r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POIG 3.1/2012 z dnia 23.01.2012r., ul. Matejki 21/23, 90-237 Łódź, zaprasza złożenia oferty w konkursie ofert, zgodnie z poniższymi wymaganiami: 1. Zamawiający: Centrum Innowacji Akcelerator Technologii Fundacja Uniwersytetu Łódzkiego ul. Matejki 21/23, 90-237 Łódź www.ciat.uni.lodz.pl NIP: 725-195-28-59, REGON: 100383305 Osoba uprawniona kontaktu ze strony Zamawiającego: Joanna Ross, email: ciat@uni.lodz.pl, tel. 42 635 4984 2. Przedmiot Zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest obsługa księgowa oraz kadrowo-płacowa Zamawiającego w zakresie realizacji przez niego projektu pt. Akcelerator Technologii Uniwersytetu Łódzkiego Venture AT UŁ Venture, zwany dalej ATUŁ Venture. Zakres działalności Zamawiającego w ramach projektu pt. ATUŁ Venture, 1) W ramach Projektu pt ATUŁ Venture Zamawiający będzie realizował działania o charakterze radczym oraz inwestycyjnym, w tym zrealizowanych zostanie przez Zamawiającego min. 7 inwestycji kapitałowych (wejść kapitałowych) w innowacyjne przedsiębiorstwa założone przez Zamawiającego wraz z autorami pomysłów na biznes. Zamawiający będzie również udzielał pomocy radczej i eksperckiej dla autorów wybranych pomysłów na biznes (50), w tym pomocy w przygotowaniu biznes planów oraz opracowaniu innych kumentów strategicznych determinujących komercjalizację pomysłu (plany marketingowe, plany sprzedaży itp.). 2) Wartość projektu (kwota finansowania) 8.393.108,80 zł. 3) Projekt ATUŁ Venture jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Projekt jest realizowany przez Zamawiającego na podstawie umowy z PARP o finansowanie projektu nr UDA-POIG.03.01-00-00-069/10-00, w ramach działania 3.1. Inicjowanie działalności innowacyjnej, osi priorytetowej 3 Kapitał dla innowacji, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013 z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Okres realizacji projektu: 30 miesięcy, od 01.09.2011r. 28.02.2014r. Więcej informacji na temat programu POIG stępnych jest na stronach internetowych PARP.
Strona2 3. Okres realizacji zamówienia: 26 miesięcy obejmujących okres od stycznia 2012r. lutego 2014r. włącznie. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) prowadzenie dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem oraz zapewnienie, że operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Prowadzona ewidencja powinna zapewniać również Zamawiającemu kontrolę utrzymania proporcji pomiędzy płatnościami ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego a tacją celową (źródła finansowania dla Projektu), 2) prowadzenie ksiąg rachunkowych dla działań realizowanych przez Zamawiającego w ramach projektu, 3) prowadzenie kumentacji kadrowo-płacowej, w tym ewidencji wynagrodzeń, 4) prowadzenie odpowiedniej ewidencji podatkowej, rozliczanie podatków Zamawiającego z Urzędem Skarbowym, 5) prowadzenie innych niezbędnych ewidencji prawidłowej obsługi księgowej projektu, na podstawie starczonych przez Zamawiającego kumentów, 6) sporządzanie kumentów dla ZUS i przekazywanie ich ZUS, sporządzanie rocznych kumentów PIT dla pracowników/zleceniobiorców, 7) pomoc i współpraca w sporządzaniu wniosków o płatność oraz sprawozdań finansowych dla instytucji rozliczającej finansowanie projektu, zgodnie z harmonogramem realizacji Projektu, 8) sporządzanie okresowych zestawień kosztów i innych potrzebnych kumentów celów rozliczania się z tacji przez Zamawiającego z PARP/UE, na potrzeby okresowych rozliczeń projektu (zakłada się min. 5 okresów rozliczeniowych i związaną z tym konieczność przygotowania zestawienia kosztów realizacji projektu (zakłada się możliwość zwiększenia się ilości okresów rozliczeniowych ok. 10), a także na potrzeby rozliczenia końcowego Projektu, 9) sporządzanie innych okresowych zestawień finansowych pozwalających Zamawiającemu na bieżące monitorowanie wysokości wydatków oraz wysokości finansowania w ramach projektu, 10) sporządzanie innych niezbędnych ewidencji prawidłowej obsługi księgowej projektu, na podstawie starczonych przez Zamawiającego kumentów, 11) szacunkowa ilość kumentów i operacji księgowych związanych z realizacją Projektu średnio w miesiącu: a) liczba kumentów księgowych: ok. 15-40 szt., b) liczba osób zatrudnionych na umowy o pracę: ok. 5-6 osób, c) liczba osób zatrudnionych na umowę cywilnoprawną: ok. 3-10 osób, 12) zabezpieczanie i przechowywanie wodów finansowo-księgowych, 13) współpraca ze wskazanym przedstawicielem Zamawiającego w sprawach księgowo kadrowych projektu, 14) przygotowywanie bieżącej kumentacji (sprawozdania, listy) rozliczeń finansowych oraz dla potrzeb pracowników Zamawiającego, 15) informowanie pracowników Zamawiającego o zaistniałych nieprawidłowościach,
Strona3 16) udzielanie informacji księgowych podmiotom wskazanym przez Zamawiającego lub przez instytucję, z którą Zamawiający podpisał umowę na finansowanie (Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości), 17) współpraca z organami kontrolującymi oraz przygotowywanie kumentów dla potrzeb przeprowadzanych u Zamawiającego kontroli i audytów projektu, a także wykonywanie innych czynności związanych z przeprowadzanymi kontrolami, 18) realizowanie zaleceń pokontrolnych, 19) prowadzenie spraw księgowych związanych z obejmowaniem, nabywaniem, zbywaniem oraz umarzaniem udziałów i akcji oraz innego rodzaju wejściami i wyjściami kapitałowymi Zamawiającego w nowopowstałe spółki w ramach projektu, 20) inne czynności księgowe wynikające z bieżących potrzeb realizacji projektu, 21) przygotowywanie zestawień operacji księgowych, podatkowych i kadrowo-płacowych przeprowadzonych w ramach projektu, dla celów księgowości Fundacji (zestawienia miesięczne, okresowe oraz roczne). 5. Warunki udziału Oferenta w postępowaniu: W postępowaniu ofertowym mogą wziąć udział Oferenci, którzy: 1) posiadają uprawnienia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. z późniejszymi zmianami oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002r w sprawie uprawnień usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. Nr 120, poz. 1022 z późn. zm.). 2) posiadają co najmniej półroczne świadczenie w obsłudze księgowej krajowych lub międzynarowych projektów finansowanych lub finansowanych z programów UE. W ofercie wymagane jest oświadczenie Oferenta wskazujące: a) ilość obsłużonych finansowanych projektów, b) okres realizacji obsługi księgowej tych projektów przez Oferenta, c) źródło finansowania tych projektów nazwę programu UE krajowego lub międzynarowego. 6. Sposób przygotowania oferty: 1) Oferent może złożyć jedną ofertę. 2) Nie puszcza się złożenia oferty wariantowej lub częściowej. 3) Złożona oferta powinna uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia, 4) Cena musi być podana w PLN liczbowo i słownie oraz być zaokrąglona dwóch miejsc po przecinku; cena ofertowa musi być podana wraz z podatkiem VAT; cena musi być tylko jedna. 5) Forma złożenia oferty i wymagane załączniki: a) Oferent przedstawi ofertę pisemną, na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 niniejszego zapytania, zgodnie z wymogami określonymi w zapytaniu ofertowym. Pod ofertą musi być zamieszczone imię i nazwisko osoby (lub osób) uprawnionych i wymaganych ze strony oferenta składania oświadczeń i zaciągania zobowiązań, zgodnie z zasadami reprezentacji danego Oferenta. b) Oferent oferty załączy kument potwierdzający, że posiada uprawnienia wymagane w punkcie 5. 1) (wyciąg elektroniczny, skan lub kserokopia, w zależności od formy składania oferty).
Strona4 c) Oferent oferty załączy kument potwierdzający uprawnienia reprezentacji, tj. zaświadczenie o wpisie właściwej ewidencji lub rejestru (wyciąg elektroniczny, skan lub kserokopia w zależności od formy składania oferty). 7. Sposób, termin i miejsce składania ofert: 1) Sposób składania ofert: Oferty należy składać za pośrednictwem: a) poczty elektronicznej - na adres email Zamawiającego ciat@uni.lodz.pl W tytule emaila należy wpisać: Oferta 1/POIG 3.1/2012. b) lub poczty lub kuriera lub osobiście na adres Zamawiającego: 90-237 Łódź, ul. J. Matejki 21/23, II piętro, pokój 216, w godzinach pracy biura 9:00-17:00 od poniedziałku piątku. Ofertę przesłaną w ten sposób należy ręczyć w trwale zamkniętej kopercie, a na kopercie należy umieścić nazwę i adres Oferenta oraz pisek: Oferta 1/POIG 3.1/2012. 2) Termin składania ofert: upływa 30.01.2012r. o godz. 18:00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty złożone po terminie ich składania zostaną odesłane Oferentowi bez otwierania i bez rozpatrywania. 3) Otwarcie ofert i wybór oferty: Otwarcie wszystkich nadesłanych ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 30.01.2012r. o godz. 18:15, a wybór oferty nastąpi dnia 31.01.2012r. godz. 10:00. Z wybranym Oferentem w terminie 7 dni od wyłonienia Wykonawcy zostanie podpisania umowa. Przewiduje się miesięczny termin wypowiedzenia umowy. Wypłata wynagrodzenia za zrealizowaną usługę księgową i kadrowo-płacową będzie następować raz na miesiąc kalendarzowy lub w sposób określony w umowie zawartej z Wykonawcą. 8. Opis kryteriów i sposobu oceny oferty. 1) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała najwięcej punktów, jako suma punktów uzyskanych za przedstawioną cenę ofertową oraz świadczenie Oferenta. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie kierował się kryterium ceny oraz kryterium świadczenia Oferenta. 2) Cena ofertowa: cena ryczałtowa brutto (tj. zawierająca obowiązujący podatek VAT) za wykonanie przedmiotu zamówienia, jako wynagrodzenie miesięczne, przy czym udział ceny w całkowitej ocenie oferty danego Oferenta stanowi 40%. a) Punkty dla kryterium ceny Oferenta zostaną przyznane według następującego wzoru: Pcena = (Cn / Cr) x 40 gdzie: Pcena ilość punktów przy proponowanej cenie Cn - cena oferty najkorzystniejszej, czyli najniższej Cr cena oferty rozpatrywanej 40 waga kryterium oceny 3) Doświadczenie Oferenta w obsłudze księgowej projektów finansowanych lub finansowanych ze środków UE, przy czym udział świadczenia w całkowitej ocenie oferty danego Oferenta stanowi 60%. a) Punkty dla kryterium świadczenia Oferenta zostaną przyznane według następującego wzoru: Psw =(suma punktów oferty rozpatrywanej Cr/ suma punktów oferty najkorzystniejszej Cn) x60 gdzie: Psw ilość punktów za świadczenie
Strona5 Cr ilość punktów oferty rozpatrywanej, gdzie punkty są sumowane za każde z trzech kryteriów jakościowych przedstawionych poniżej Cn - ilość punktów oferty najkorzystniejszej (która zebrała największa ilość punktów), gdzie punkty są sumowane za każde z dwóch kryteriów jakościowych przedstawionych poniżej 60 waga kryterium oceny b) Punkty dla kryterium świadczenia zostaną przyznane za każde z dwóch poniższych kryteriów jakościowych, które może spełniać oferent: Doświadczenie mierzone czasem obsługi księgowej projektów krajowych i/lub międzynarowych finansowanych z programów UE (możliwa jedna z poniższych opcji): świadczenie poniżej 1 roku i rok - 1 punkt świadczenie 2 lat i 2 lata - 2 punkty świadczenie 3 lat i 3 lata - 3 punkty świadczenie 4 lat i 4 lata - 4 punkty świadczenie 5 lat i 5 lat - 5 punktów świadczenie powyżej 5 lat - 6 punktów Doświadczenie mierzone ilością projektów krajowych i/lub międzynarowych finansowanych z programów UE, dla których Oferent realizował obsługę księgową przez okres nie krótszy niż 6 miesięcy (możliwa jedna z poniższych opcji): 1 projekt - 1 punkt 2 projekty - 2 punkty 3 projekty - 3 punkty itd. datkowo po 1 punkcie za każdy kolejny projekt. 9. Niniejsze zapytanie ofertowe jest stępne w siedzibie Zamawiającego. 10. W trakcie postępowania tyczącego niniejszego zapytania ofertowego, wszelkie pytania oraz udzielane wyjaśnienia odbywać się będą w formie pisemnej, emailem na adres ciat@uni.lodz.pl Zamawiający będzie udzielać informacji i odpowiedzi niezwłocznie, w godzinach pracy biura Zamawiającego, tj. 9:00-17:00. Oferent może zadawać pytania najpóźniej 30.01.2012r. godz. 12:00 (obowiązuje data i godzina wpływu pytania). 11. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez konania wyboru, jeżeli: a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 12. Z wyłonionym w niniejszym konkursie Oferentem Zamawiający może prowadzić negocjacje w sprawie ceny. 13. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. Ewa Postolska Prezes zarządu fundacji Centrum Innowacji Akcelerator Technologii Fundacja Uniwersytetu łódzkiego
Strona6 Załącznik nr 1 Zapytania ofertowego nr 1/POIG 3.1/2012 formularz ofertowy Nazwa Oferenta, pełne dane adresowe OFERTA.. Miejscowość i data Niniejsza oferta jest odpowiedzią na zapytanie ofertowe nr 1/POIG 3.1/2012 na obsługę księgową oraz kadrowo-płacową Zamawiającego w zakresie realizacji przez niego projektu pt. Akcelerator Technologii Uniwersytetu Łódzkiego Venture AT UŁ Venture realizowanego przez Centrum Innowacji Akcelerator Technologii Fundacja Uniwersytetu Łódzkiego na podstawie umowy z PARP o finansowanie projektu nr UDA-POIG.03.01-00-00-069/10-00, w ramach działania 3.1. Inicjowanie działalności innowacyjnej osi priorytetowej 3. Kapitał dla innowacji, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym nr 1/POIG 3.1/2012: 1. Oferuję cenę ryczałtową brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia (wynagrodzenie miesięczne) w wysokości :..... zł brutto, słownie:.. złotych brutto. 2. Akceptuję terminy i warunki realizacji usługi postawione przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym. 3. Oświadczam, że firma jest płatnikiem podatku VAT. 4. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niniejszego postępowania, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. jedn. Dz. U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 5. Jestem związany/a niniejszą ofertą przez okres 30 dni, licząc od terminu składania ofert. 6. Ponadto oświadczam, że: a) posiadam uprawnienia wykonywania przedmiotowych usług objętych zapytaniem ofertowym oraz jestem ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej, a) posiadam co najmniej półroczne świadczenie w obsłudze księgowej projektów finansowanych lub finansowanych z programów UE, b) przedstawiam wykaz projektów przeprowadzenia oceny świadczenia Oferenta:
Strona7 L.p. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Doświadczenie oferenta Lista Projektów krajowych lub międzynarowych finansowanych (finansowanych) z programów UE, dla których oferent realizował obsługą księgową przez okres nie krótszy, niż 6 miesięcy Nazwa projektu Źródło finansowania (nazwa programu i/lub nazwa instytucji finansowującej projekt) W jakim okresie oferent realizował obsługę księgową dla tego projektu (od dzień/miesiąc/rok dzień/miesiąc/rok) 7. Do oferty załączam: 1) Kserokopię kumentu potwierdzającego posiadanie uprawnień usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych/handlowych. 2) Dokument potwierdzający uprawnienia osób podpisanych po niniejszą ofertą, zaciągania zobowiązań w imieniu Oferenta (aktualny na dzień składania oferty wyciąg z KRS lub inny kument)... Imię i nazwisko osoby (osób) reprezentującej Oferenta