eventy imprezy RAPORT IPO
Szanowni Państwo Branża eventów i konferencji wkroczyła w okres dynamicznego rozwoju. Działania nastawione na zewnątrz firmy lub do jej wewnątrz, czynią z niej ważne narzędzie promocji i plasowania marki w świadomości klientów oraz instrument w silnym stopniu wpływający na lojalność i integrację pracowników. Rosnąca wśród kierownictwa przedsiębiorstw świadomość znaczenia eventów i konferencji w realizacji tych celów prowadzi do zwiększającego się zapotrzebowania na profesjonalną organizację tego typu imprez. Ze względu na to zróżnicowanie odbiorców oraz możliwych scenariuszy przebiegu eventu i konferencji ani kroki podjęte na etapie planowania i przygotowania, ani efekt końcowy nie wpisują się w jeden model działania. Dlatego też tak ważny jest staranny wybór firmy organizującej imprezę, by oprócz przedstawienia nieszablonowej koncepcji była również zdolna do jej sprawnej realizacji. Przekazując w Państwa ręce raport IPO.pl dotyczący konferencji i eventów pragniemy, by stał się on dla Państwa przewodnikiem po branży, odpowiadającym na wszystkie pytania, które do tej pory pozostawały niewyjaśnione. Zapraszam do zapoznania się z raportem. Anna Janus Prezes Zarządu Grupa IPO.pl Spis treści Wstęp 3 Rynek eventów w Polsce i na świecie 4 Imprezy i eventy 6 Hotele i ośrodki konferencyjne 20 Eventy kluczem do stworzenia relacji, które napędzą sprzedaż 22 Event jako skuteczne narzędzie komunikowania rynkowego 25 Komu powierzyć organizację eventu? 7 Incentive nowy wymiar motywacji 29 Niezapomniane miejsca, czyli gdzie zorganizować wydarzenie 8 NOWE TRENDY Korzyści y dlaczego warto inwestować w eventy? 13 Odpowiedzialne eventy 31 Przykładowe scenariusze eventów 14 Baza hotelowa 35 Kto zabił? 17 Baza firm eventowych 37 Turystyka biznesowa w Polsce 19 www.ipo.pl 3
Rynek eventów w Polsce i na świecie Poprzedni rok należał do udanych dla polskiej branży eventowej. Obfitował w ciekawe realizacje, o których głośno było w mediach: Lexus Fashion Night z Sharone Stone w roli gwiazdy, wyścig Rage-Race, Open er Festival Heinekena, Orange Warsaw Festival, Coke Live Music Festival czy Red Bull Fighters Super Session i Kongres Klimatyczny COP 14. Jaka jest obecnie sytuacja polskiej branży eventowej? Czy odczuła skutki światowego kryzysu ekonomicznego? Jakie są prognozy na najbliższe lata? Rok rozpoczął się nieco mniej optymistycznie. Światowy kryzys ekonomiczny i panika z nim związana, nie ominęła również branży eventowej w Polsce. Niektóre z firm, szczególnie z zachodnim kapitałem, które przeznaczały do tej pory pokaźne budżety na imprezy dla pracowników czy klientów, zaczęły ograniczać wydatki. Oszczędności dotyczą najczęściej imprez integracyjnych, znacznie rzadziej eventów, na które są zapraszani kontrahenci czy partnerzy firmy. Organizacji wyjazdów zagranicznych nie sprzyja natomiast wysoki kurs dolara i euro w stosunku do złotówki (podwyższa koszty podróży o około 40 proc. w stosunku do roku poprzedniego). Trudny początek sezonu Dla wielu małych kilkuosobowych agencji eventowych (takich jest najwięcej), które czasem żyją z jednego klienta, wspomniane zmiany mogą oznaczać nawet koniec działalności. W trudnej sytuacji są także większe agencje eventowe, ograniczanie budżetów eventowych również w ich przypadku oznacza mniejsze zyski, a w rezultacie problemy finansowe. Wiele firm organizujących eventy może zatem stanąć w tym roku przed koniecznością zwalniania pracowników czy wręcz zawieszenia działalności. Optymistyczne wieści Mimo dochodzących zewsząd negatywnych informacji związanych ze skutkami kryzysu ekonomicznego, sytuacja na światowym rynku eventów nie wydaje się beznadziejna. Jak wynika z raportu Industry Trends & Market Report autorstwa Roba Davidsona, opublikowanego w grudniu 2008 roku, światowa branża eventowa, która w przeszłości przeżyła kryzys, jest teraz do niego dobrze przygotowana. Kryzys nie musi oznaczać zupełnej rezygnacji z eventów. Według wyników badań zawartych we wspomnianym raporcie, nadchodzący rok przyniesie istotne zmiany w przemyśle spotkań. Najważniejsze z nich będą dotyczyć czasu i sposobu planowania eventów korporacyjnych. Czas ich realizacji zostanie znacznie skrócony, ponieważ zleceniodawcy będą mniej uwagi poświęcać długoterminowemu planowaniu, aby móc szybciej reagować na zmiany. Firmy zaczną też zwracać szczególną uwagę na ekonomiczny wymiar organizowanych spotkań coraz częściej będą liczyć ROI (zwrot z inwestycji). Przewiduje się, że wzrośnie liczba spotkań organizowanych blisko siedziby firmy oraz konferencji online, co pozwoli zaoszczędzić na kosztach podróży. Analiza zakłada również, że korporacje będą skłonne realizować więcej mniejszych eventów, rezygnować zaś będą z dużych wydarzeń, co wpłynie na wybór typu hoteli oraz ilość pracy, jaką trzeba będzie włożyć w organizację eventu. Optymizmem napawa fakt, że korporacje są coraz bardziej świadome tego, że dobrze zaplanowany i zorganizowany event może okazać się skutecznym narzędziem PR, HR czy wsparcia sprzedaży. Mądrzy szefowie firm, którzy poważnie myślą o przyszłości, nie zrezygnują ze spotkań z kontrahentami czy szkoleń i wyjazdów motywacyjnych dla pracowników. To właśnie w dobie kryzysu należy myśleć o dobrze wyszkolonych, zmotywowanych pracownikach oraz o lojalnych klientach, to od nich bowiem zależy los firmy. Trendy Na podstawie obserwacji rynku można stwierdzić, że korporacje zaczynają coraz większą wagę przywiązywać do ekologii, uwzględniając w organizowanych spotkaniach firmowych elementy związane z ochroną środowiska naturalnego. Organizując tzw. green eventy, nie tylko przyczyniają się do ochrony środowiska naturalnego, redukują wydatki, ale również budują pozytywny wizerunek firmy w oczach pracowników i klientów. Warto podkreślić, że nawet w dobie kryzysu można zorganizować ciekawy event. Wszystko zależy od pomysłowości event managerów. Organizatorzy konkursu European Best Event Awards wprowadzili w ubiegłym roku kategorię Low Budget Event (event niskobudżetowy), przeznaczoną dla eventów o budżetach do 50 tys. euro. Konkurs udowodnił, że można niedrogo i w prosty sposób zorganizować ciekawe i medialne wydarzenie dla pracowników lub kontrahentów firmy. Perspektywy Trudne czasy to moment refleksji dla przedstawicieli branży eventowej. Warto w tym czasie zastanowić się nad przyszłością rynku eventowego w Polsce. Jak wykazały badania przeprowadzone w połowie 2008 roku przez Event Managers Club, rynek eventów w Polsce boryka się obecnie z wieloma problemami. Oprócz kryzysu ekonomicznego są to m.in.: kradzieże scenariuszy eventów, duża liczba firm 4 www.ipo.pl
startujących w przetargach, przygotowywanie gratisowych ofert dla klientów, brak standardów pracy i możliwości edukacyjnych, brak przepisów prawnych dotyczącego organizacji eventów oraz kodeksu etyki zawodowej. Odpowiedzią na problemy branży jest powołanie w kwietniu r. pierwszego w Polsce Stowarzyszenia Branży Eventowej, które ma reprezentować interesy całej branży. Cele jakie stawia sobie Stowarzyszenie to m.in. integracja i konsolidacja branży eventowej, podnoszenie kwalifikacji osób pracujących w branży eventowej, wypracowanie standardów działania między wszystkimi podmiotami, które mają wpływ na organizację eventu, opracowanie kodeksu etyki zawodowej czy popularyzacja eventu jako narzędzia biznesowego. Współpraca branży to również większa możliwość wpływania na zmiany w przepisach prawnych oraz okazja do walki o większe budżety klientów. Tylko wspólne myślenie o przyszłości, podążanie w jednym kierunku pozwolą polskiej branży eventowej przetrwać kryzys i uczynić ją znaczącą gałęzią gospodarki. Monika Krusiewicz Autorka jest założycielką Event Managers Club, właścicielką firmy PRimavera PR&Events oraz Prezesem Stowarzyszenia Branży Eventowej. Przedstawiciele branży eventowej z krajów europejskich o obecnej sytuacji na rynku W Hiszpanii wszystkie branże ograniczają mniej lub bardziej swoje budżety eventowe. W przypadku branż FMCG, alkoholowej i technologicznej ograniczenia te są niewielkie, w znikomym stopniu dotknęły także branżę farmaceutyczną, w największym branże samochodową oraz finansową. Nie mamy jednak dużego wpływu na taki stan rzeczy. Kryzys przejawia się nie tyle w rezygnacji z eventów, ile ograniczaniu budżetów przeznaczonych na organizację imprez firmowych. Ponadto firmy nie mogą obecnie pozwolić sobie na bardziej luksusowe wydarzenia. Eric Mottard, Grupo Eventoplus, Hiszpania Niemiecki rynek eventowy jest nastawiony do obecnej sytuacji optymistycznie. Dowodem na to, że branża spotkań miewa się nie najgorzej, jest m.in. fakt, że tegoroczne targi World of Events były jednymi z największych zorganizowanych do tej pory. Wiele korporacji miało duże przychody w 2008 roku, ale teraz przyszedł czas na oszczędzanie pieniędzy. Nie dotyczy to jednak wszystkich. Niektóre firmy są nadal gotowe przeznaczyć środki finansowe np. na szkolenie pracowników. Kerstin Meisner, Managing Director memo-media, Niemcy Mimo niepewności finansowej, 49 proc. organizatorów eventów w Wielkiej Brytanii nie zmniejsza budżetów eventowych, a 47 proc. organizuje tyle samo imprez co do tej pory. Klienci deklarują, że będą organizować mniejsze eventy, dlatego częściej będą wybierać na miejsce swoich imprez Wielką Brytanię niż inne kraje. Są świadomi, że mimo cięć budżetowych, nie może ucierpieć jakość organizacji wydarzeń firmowych. Eventia Trade Association, Wielka Brytania www.ipo.pl 5
Imprezy i eventy Ostatnie lata przyniosły bardzo dynamiczny rozkwit obszaru działań marketingowych związanych z marketingiem wydarzeń, a w zasadzie eventami czy event-marketingiem, bo tak zwykło się mawiać na ten zestaw narzędzi komunikacyjnych. Oczywiście razem z rozwojem branży nie doczekaliśmy się jeszcze jednoznacznej terminologii, ani tym bardziej standardów w realizacji, a tym samym sposobie myślenia o tej grupie narzędziowej marketingu. Nie zmienia to faktu, że do końca trzeciego kwartału 2008 roku mieliśmy do czynienia z ciągłym wzrostem wydatków na ten cel po stronie Marketerów, czyli ilości zleceń po stronie Agencji. Ale czy te wzrosty oznaczały, że robiliśmy więcej imprez czy eventów (wydarzeń marketingowych)? Koniunktura na rynku organizacji eventów to łakomy kąsek dla przedsiębiorczych, co owocowało przez ostatnią pięciolatkę powstawaniem licznych agencji BTL / eventowych / interaktywnych / marketingowych / artystycznych etc. etc. I generalnie nic złego by w tym nie było, gdybyśmy nie przestali przez to rozwijać tej gałęzi marketingowej sztuki. I nie chodzi o to, że część praktyków mówi o przedmiocie swojej działalności event, inni impreza, a jeszcze inni wydarzenie marketingowe. Ważne jest to jak my (przedstawiciele Agencji) myślimy o tych narzędziach komunikowania rynkowego, a w się efekcie jak nasi Klienci Marketerzy. Nie możemy oczekiwać, że nasza praca będzie traktowana zupełnie poważnie, dopóki będziemy pozwalać na realizowanie imprez w rozumieniu potocznym. I tylko w tym kontekście pozwalam sobie na trochę akademicką zabawę słowami chciałbym tylko zwrócić uwagę na to, że często nie zdajemy sobie sprawy z faktu, że dla zdobycia zlecenia gubimy gdzieś sens marketingu wydarzeń. Event to wydarzenie, ale marketingowe. A zatem powinno stanowić pełnoprawne narzędzie realizacji celów biznesowych (marketingowych) ich działalności. Nie realizujemy jego dla samego faktu realizacji, tylko ażeby doprowadzić do osiągnięcia założonych wcześniej przez Marketera celów. Dlatego też, coraz częściej pojawiają się dyskusje na temat konieczności myślenia o eventach już na etapie planowania strategicznego. Wydarzenia marketingowe mogą być równie efektywną formą kontaktowania się z otoczeniem rynkowym, jak tradycyjne formy promocji, a nawet bardziej, gdyż charakteryzują się interaktywnością, dwustronnością przepływu komunikatu, uwalniają emocje, dają możliwość doświadczenia Marki, podają Markę w sposób pośredni, co powoduje zwiększoną percepcję komunikatów i sprzyjają właściwemu dekodowaniu treści. Oczywiście pod warunkiem, że dany event będzie dobrze przygotowany i zrealizowany (ale to inna kwestia rzecz o standardach). Abyśmy mogli mówić o imprezie firmowej czy evencie jako o wydarzeniu marketingowym musimy postawić mu konkretne, zdefiniowane według zasady SMART cele; cele te zaś powinny implikować z założeń strategicznych przedsiębiorstwa. Nawet jeśli chcemy zorganizować imprezę w celach wyłącznie integracyjnych, to może ona spełnić konkretne oczekiwania biznesowe managementu firmy. Imprezy, eventy powinny być integralną częścią mixu promocyjnego realizowanego przez podmiot rynkowy, tym bardziej, że event z dobrym BIG IDEA jest w stanie nie tyle być uzupełnieniem np. kampanii ATL-owej, ile stanowić trzon komunikacji firmy / Marki na rynku, jak ma to miejsce w przypadku Heinekena i kultowego już Heineken Opener (od 5 sezonów) czy marki Strong i zawodów Strongman Siłacze (oś komunikacji przez ponad 5 sezonów). Nie oznacza to jednak, że o pełnym wykorzystywaniu tych narzędzi można mówić wyłącznie w dużej skali na dużym evencie (platformie eventowej) po prostu łatwiej pokazać siłę tego narzędzia. Najpopularniejszymi formami eventowymi na mniejszą skalę niż wspomniane wcześniej przykłady są plenerowe koncerty masowe, które upodobały sobie stacje telewizyjne (symbioza BTL-u i ATL-u), co mocno popsuło rynek dla imprez biletowanych i wypaczyło cenniki celebrytów; zamknięte imprezy integracyjne, np. weekendowy wyjazd do nadmorskiego hotelu z programem artystycznym i standardową integracją czy pikniki pracownicze z outdoorowymi atrakcjami, gastronomią i występem gwiazdy kabaretowej lub muzycznej. I one wszystkie nie są wyłącznie doznaniem hedonistycznym. Przynajmniej w intencji Marketera / Realizatora powinien on realizować np. takie cel jak: wzrost rozpoznawalności Marki / firmy, wzrost ilości kontaktów handlowych, utrzymanie lojalności Klientów, wzrost wolumenu sprzedaży (np. w miejscu wydarzenia lub regionie), prezentacja nowej oferty, stworzenie okazji do trialu, przetestowanie nowego produktu / oferty na wyselekcjonowanej grupie rynkowej czy zrealizowanie badania marketingowego. Grzegorz Szczuka Agencja Strategii Eventowych KOMBINAT ARTYSTYCZNY Sp. z o.o. (Stowarzyszenie Branży Eventowej) 6 www.ipo.pl
Komu powierzyć organizację eventu? Eventy firmowe dzielimy na dwie grupy. Pierwsza związana ze strategią marketingową, kiedy np. wprowadzamy nowy produkt na rynek albo decydujemy się na kampanię wizerunkową; druga, firmowa to eventy organizowane tylko dla pracowników, z różnych powodów. Można je określić jako zewnątrz oraz wewnątrzfirmowe. W zależności od tego, jaki typ imprezy planujemy, powinniśmy zlecić jej przygotowanie odpowiedniej agencji eventowej. Odpowiedniej, czyli dopasowanej do specyfiki firmy, z doświadczeniem i referencjami, a przede wszystkim bardzo kreatywnej. Na co należy zwrócić uwagę wybierając firmę, której powierzymy organizację eventu? Czym się kierować? Większości ludziom wydaje się, że potrafią zorganizować dobrą imprezę, ponieważ prawie każdy to kiedyś robił. Tu tkwi pułapka jak grzyby po deszczu wyrastają agencje zajmujące się organizacją eventów, nie wszystkie jednak powinny się tym parać. Nie musimy od razu skreślać firmy założonej przez kilkoro świeżo upieczonych absolwentów szkół wyższych - młodzi ludzie przeważnie charakteryzują się ogromną kreatywnością i zapałem do pracy. Ale z drugiej strony, czy na pewno chcemy być ich królikami doświadczalnymi? Poza tym, firmy zajmujące się organizacją imprez firmowych stawiają na potencjał wypływający z młodych pracowników, dlatego osób kreatywnych w profesjonalnej agencji nie brakuje. Aby nie dać się złapać w pułapkę świeżej firmy, należałoby dokładnie ją sprawdzić. W dobie doskonale rozwiniętej komunikacji internetowej nie powinniśmy mieć z tym problemu, jednak wygląd strony www nie jest żadnym wyznacznikiem. Firmę dobieramy, biorąc pod uwagę kryteria: lokalności, finansowe oraz referencyjne. Dobrym pomysłem jest wysłanie agencjom, które zajmują się organizacją eventów (po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym), wstępnej propozycji współpracy. W takiej propozycji zawieramy: termin; powód, dla którego chcemy zorganizować event; kwotę, jaką chcemy przeznaczyć na to wydarzenie oraz nasze oczekiwania (jeżeli np. bardzo nam zależy na występie zagranicznej gwiazdy, napiszmy o tym). Profesjonalna agencja przygotuje nam 2-3 wstępne pomysły eventu. Skoro agencji jest klika, mamy całą masę pomysłów, spośród których możemy wybrać najlepszy. Warto jednak zostawić sobie projekt awaryjny, czyli drugi, który się nam spodobał, w przypadku niezadowolenia ze współpracy, z wybraną przez nas agencją. Bardzo ważne jest sprawdzenie opinii o firmie eventowej w Internecie. Niezadowoleni kontrahenci coraz częściej przenoszą swoje żale w sieć, dzięki czemu ukazują najsłabsze strony firmy, z którą planujemy nawiązać współpracę a czasami zwyczajnie mogą ostrzec przed oszustwem. Jednak, nie powinniśmy traktować wszystkiego, co znajdziemy w Internecie, jak wyroczni. Dużo ważniejsze są referencje. Agencja eventowa po zorganizowaniu ciekawej imprezy firmowej z pewnością będzie zabiegać o wystawienie referencji nic dziwnego to najbardziej wiarygodny sposób podniesienia swoich kompetencji w oczach innych klientów. Powinniśmy mieć wgląd do referencji wystawianych przez wcześniejszych zleceniodawców eventów, jeśli chcemy się utwierdzić w wyborze, możemy zadzwonić do poprzednich klientów (najlepiej takich, którym zorganizowano event podobny do naszego). n a s z e a t u t y Bogate portfolio spektakularnych eventów. incentive www.alternatywaevents.pl 04-923 Warszawa ul. Bystrzycka 25A tel. +48 509 555 565 fax +48 22 872 20 67 email: biuro@alternatywaevents.pl
Jeśli zdecydowaliśmy się na wybór firmy, której powierzymy nadzór i organizację naszej imprezy firmowej, czas na konkretne kroki. Po pierwsze spotkanie w agencji eventowej. Wybrana przez nas firma potrzebuje trochę czasu, by zaplanować dla nas imprezę marzeń. Po tej fazie, należy się spotkać z przedstawicielem, w celu omówienia wszystkich, szczegółów. Pamiętajmy, że organizacja eventu to skomplikowany proces, w którym najwięcej zależy od detali, dlatego nigdy nie stosujmy strategii płacę nie zajmuję się tym. Przecież to nasza firma jest organizatorem eventu i to my zapłacimy, za jego porażkę. Impreza musi być zaplanowana krok po kroku, w zależności od jej charakteru. Jeśli chcemy naszym pracownikom zaproponować udział w konferencji naukowej, po której udadzą się na wystawną kolację i bal, musimy zwrócić uwagę na inne rzeczy, niż np. podczas organizowania zawodów paintballowych w podmiejskim lesie. Konferencja naukowa połączona z balem, to poważna inicjatywa, dlatego liczy się każdy szczegół nagłośnienie, oświetlenie, moderatorzy, wystrój, hostessy a następnie zespół, zaplanowane zabawy dosłownie wszystko. Tego typu uroczystość jest stosunkowo łatwo kontrolować, gorzej, gdy zależy nam na czymś ekstra. Załóżmy, że organizujemy w naszej firmie zabawę andrzejkową. Agencja przygotowała projekt imprezy, w wynajętym pomieszczeniu z dużym tarasem. Goście powinni się przebrać, w upiorne kostiumy, po kątach sali rozstawione będą dynie ze świecami w środku, zespół zagra polskie piosenki a, przebrane za wiedźmy, hostessy zachęcą uczestników do wzięcia udziału w zabawach i wróżbach. Dostajemy gotową kartę dań i trunków, jakie zostaną podane podczas tej nocy, dokładny kosztorys i krok po kroku zaplanowane działania. Wszystko wygląda bardzo profesjonalnie. Nadszedł czas na nasz krok. Powinniśmy wziąć do ręki ofertę i po kolei pytać o plan alternatywny, np. co zrobią hostessy, gdy goście przyjdą nieprzebrani, jak poprowadzone zostaną zabawy zaplanowane na dworze, gdy noc okaże się wyjątkowo zimna lub deszczowa, co zrobią organizatorzy, gdy zabraknie napojów, itd Takich pytań jest całe mnóstwo i nie są, wbrew pozorom, banalne. Zawsze należy mieć plan B. Tak samo jest w przypadku organizacji eventów marketingowych. W tego typu przedsięwzięciach biorą udział goście z zewnątrz, którym nie możemy narzucać swojej woli. Ponad to event jest obecnie jedną z najlepszych form pozyskiwania klientów i przywiązywania ich do marki. Tu nie ma miejsca na porażkę! Pamiętajmy o tym negocjując plan imprezy i warunki umowy. I na koniec umowa. Nikogo nie trzeba przekonywać, jak ważny jest to dokument. Unikajmy ogólnych sformułowań dotyczących zadań agencji, żeby nie okazało się, że o 4 nad ranem nie ma kto poskładać sceny. Nie rozkładajmy płatności to do zadań naszych współpracowników należy omówienie kontraktu z zespołem i jego rozliczenie, tak jak kwestia współpracy z restauratorami, czy najemcami sali. Dobra agencja eventowa doskonale o tym wie i z pewnością nie zawiedzie w żadnej, z tych kwestii. Jesteśmy profesjonalistami, oczekujmy więc współpracy z ludźmi takimi, jak my! Iza Wójcik IPO.pl Niezapomniane miejsca, czyli gdzie zorganizować wydarzenie Globalne spowolnienie gospodarcze doprowadziło do redukcji kosztów we wszystkich niemal sektorach. Najbardziej po głowie dostało się jednak branży eventowej rezygnacja z funduszy przeznaczonych na integrację, motywację czy szkolenia pracowników to pierwsze czego zakazali właściciele firm. Czy jednak firmy powinny dystansować się od branży eventowej na tak wielką skalę? -Myślę, że nikomu nie wyjdzie to na dobre. Poza tym, nie taki ten kryzys znowu straszny jak go (media) malują. Rynki mają to do siebie, że w pewnym momencie potrafią się odpowiednio dostosować do zaistniałej sytuacji i nowych warunków w jakich przyszło im funkcjonować. Branża eventowa już dawno pogodziła się z faktem, iż należy brać pod uwagę klientów, którzy będą w stanie pozwolić sobie na event już przy niewielkim budżecie, mimo iż wcześniej klienci zdążyli już przyzwyczaić się do wysokiego standardu, z którego w obecnym czasie nie chcą zrezygnować. Najtrudniejsze zadanie spoczywa więc na głowie organizatorów, którzy dwoją się i troją aby zorganizować wydarzenie na wysokim poziomie przy niskich kosztach. Coraz częściej w ofercie agencji eventowych pojawiać się zaczęło nowe rozwiązanie tzw. Eventy o poranku, które ze względu na porę dnia są o wiele tańszym rozwiązaniem na zebranie w jednym miejscu i czasie przedstawicieli grup docelowych i dotarcie do nich z konkretnym komunikatem. Wczesna pora dnia pozwala na znaczne ograniczenie kosztów związanych z wynajęciem drogich klubów jak również zakupem różnego rodzaju drogich alkoholi, które są nieodłącznym elementem wieczornych eventów. W trakcie eventu o poranku można zaserwować delikatne przekąski, muzykę czy występ artystyczny połączony z prezentacją produktu. 8 www.ipo.pl
Ciekawym podejściem do eventu może być również catering molekularny. Kuchnia ta odznacza się oryginalnym smakiem, niezwykłym sposobem przyrządzania potraw i przede wszystkim prawdziwie kosmicznym wrażeniem wizualnym. W cateringu molekularnym istotne jest to, że zrywa on z dotychczasowym rodzajem poczęstunku i wyobrażeniami o gotowaniu. Celem tego rodzaju cateringu jest osiągnięcie doskonałego wręcz i czystego smaku potraw. Cóż może być innowacyjnego w kuchni? Potrawy takie jak kawior o smaku pomarańczy, ryba o smaku czekoladowym czy makaron w aerozolu, mówią chyba same za siebie. Podczas tak niezwykłego śniadania czy lunchu możemy mieć pewność, że informacje czy też interesy, na których nam zależy z pewnością zostaną dobrze przyswojone, zapamiętane i spotkają się z aprobatą uczestników. Nie zapominajmy również o tym, że we wczesnych godzinach porannych mamy bardziej trzeźwy umysł niż późnym popołudniem, chętniej dzielimy się spostrzeżeniami i nie narzekamy na zmęczenie. Czas kryzysu oprócz załamywania rąk nad każdą złotówką, jest doskonałą okazją aby zacząć czerpać i nasiąkać dobrymi praktykami płynącymi z organizacji różnego rodzaju spotkań biznesowych. Eventami, które zdecydowanie warto rozważyć w czasie stagnacji są niewątpliwie: Szkolenia Ostatnie miesiące doprowadziły do znacznej redukcji pracowników w firmach na całym świecie. Bardzo ważne jest więc aby Ci, którym udało się ocalić stołek, byli naprawdę dobrze wykwalifikowani i wykazywali się wszechstronnymi umiejętnościami. Pozwoli to firmom utrzymać dotychczasowy poziom obrotów przy mniejszych ale wydajniejszych nakładach pracy. Obecnie warto zwrócić szczególną uwagę na szkolenie pracowników działu sprzedaży konsumenci rozważniej dokonują wszelkich zakupów, stąd kompetencje handlowców znacząco mogą wpłynąć na wyniki sprzedaży. Konferencje Istotny element prowadzenia biznesu od zawsze skupiał się wokół przepływu informacji. Niestabilność gospodarki z jednej strony potęguje chęć zaprezentowania nowych
rozwiązań technologicznych czy odkryć naukowych, z drugiej zaś strony znacznie potęguje chęć poznania możliwości które pomogą zredukować koszty w przedsiębiorstwach. Imprezy integracyjne Obecna sytuacja gospodarcza wywołała spore zamieszanie w kadrach a strach przed utratą pracy wpisał się już w codzienność. Ważne jest więc aby pracodawcy stworzyli takie warunki pracy, w których pracownicy będą wiedzieć, że ich samopoczucie nie jest szefom obojętne. Impreza integracyjna będzie w tym przypadku idealnym narzędziem, które zjednoczy wszystkich pracowników firmy łącznie z jej szefostwem. Firmy nie powinny bowiem zapominać, że ich największy potencjał tkwi właśnie w ludziach. To właśnie od dobrze wykształconych, zmotywowanych i lojalnych pracowników zależą zyski firmy, a co za tym idzie jej ugruntowana pozycja na rynku. Stąd pamiętajmy aby również w dobie kryzysu zadbać o zatrzymanie najlepszych ludzi. Skutecznym narzędziem HR okazuje się również dobrze zorganizowany event o charakterze integracyjnym. Imprezy mające na celu budowanie zespołu czyli tzw. teambuilging opierają się głównie na zadaniach zespołowych i współpracy w grupie. Podobną rolę spełniają na przykład szkolenia outdoorowe, które pomagają w osiągnięciu takich celów jak integracja grupy, budowanie lojalności wobec firmy, identyfikacja ról w zespole, nauka przez doświadczenie, pokonanie własnych słabości czy też efektywne rozwiązywanie problemów. Niebanalnym pomysłem na event mający na celu integracje pracowników dwóch współpracujących ze sobą firm, okazało się zorganizowanie imprezy karnawałowej w historycznym już pociągu Orient Express. Trasa została ściśle określona przez organizatora i przebiegała od Paryża do Istambułu, łącząc Zachód Europy z jej Wschodem. W przedziałach Orient Expressu bawiło się 400 gości, byli to głównie ludzie biznesu i kluczowi partnerzy firmy. W scenariusz wieczoru wpisano różnorodne atrakcje począwszy od wagonu tanecznego, ezoterycznego po koncertowy z występem znanej gwiazdy muzyki wszystko to wraz ze zmieniającymi się nieustannie krajobrazami tworzyło niepowtarzalną iluzję bajkowego świata. Kolejnym przykładem niecodziennego eventu, którego celem głównym pozostaje integracja pracowników firmy może być wysłanie pracowników na prawdziwie morską przygodę. Wydarzenie powinno się składać z wielu elementów, które będą połączone wspólnym tematem jakim jest morze Już na wstępie wyprawy możemy wysłać uczestników na połów dorsza a po długich zmaganiach z falą i śliską rybą proponujemy odpoczynek na plaży przy ognisku i śpiewie szant. Warto pomyśleć o zaangażowaniu zespołu szantowego z prawdziwego zdarzenia Kolejny dzień w nadmorskiej miejscowości można wykorzystać na interaktywną zabawę, polegającą np. na poszukiwaniu ukrytego skarbu. W zabawę oprócz integracji świetnie wpisuje się również pewien ukryty cel mianowicie badanie kompetencji pracowników. Wystarczy prosty scenariusz gry i gwarantowany skarb, a z pewnością zabawa spotka się ze sporym zainteresowaniem. Podczas każdego z zadań, ukryci sekundanci mają możliwość oceny umiejętności poszczególnych pracowników. Łatwo wyłonić wówczas predyspozycje kierownicze, kreatywność, komunikację czy współpracę poszczególnych zawodników. Tworząc scenariusz gry warto zawrzeć w nim kilka ciekawych zabaw logicznych, które mają jedną ogromną przewagę nad nowoczesnymi formami rozrywki znacznie lepiej integrują pracowników, ponieważ tylko wspólne działanie wszystkich członków zespołu może doprowadzić do prawidłowego wykonania zadań i osiągnięcia sukcesu. Wykorzystanie przedmiotów ogólnodostępnych i zrobienie z nich czegoś zupełnie nowego może okazać się świetną i tanią zabawą. Poszczególne zadania mogą mieć przeróżny scenariusz, a wykonanie każdego z nich niesie ze sobą otrzymanie kolejnej wskazówki prowadzącej do skarbu. Motywacja na wyspie tropikalnej Incentive travel Niezapomnianym przeżyciem może okazać się podróż w jedno z najpiękniejszych miejsc na ziemi, czy to Bahamy, czy Malediwy miejsce z pewnością zachwyci i na długo pozostanie w pamięci uczestników. Podróż można zaplanować w kilku scenariuszach. Może być ona przeznaczona, na przykład dla 10 najlepszych pracowników firmy bądź 10 najlepszych jej klientów. Prawdziwe emocje podczas podobnego pobytu może zapewnić m.in. pływanie katamaranem, nurkowanie, pływanie czy też po wypłynięciu na głębszą wodę, możliwość karmienia rekinów z pokładu jachtu. Nie może zabraknąć tu również sportowych wyczynów takich jak rozgrywki w siatkówkę plażową, bieg po plaży na czas czy też czasu na plażowanie. Wieczory oczywiście upływać powinny pod znakiem beztroskiej zabawy w najlepszych klubach w mieście czy nauczyć się salsy od profesjonalistów na plaży. 10 www.ipo.pl
Incentive travel jak już się zapewne domyślacie, jest specjalnie zaprojektowaną i przygotowaną podróżą, która ma na celu dostarczenie jej uczestnikom niezapomnianych wrażeń w sposób, który pomoże zmotywować uczestników do wydajniejszej pracy w przyszłości, poprawi wizerunek firmy jak również wzmocni relacje biznesowe. Najlepiej i najefektowniej w budowaniu relacji z kontrahentami sprawdzają się imprezy o charakterze sportowym, np. wyścigi Formuły 1, mecze piłkarskie czy regaty, ponieważ emocje towarzyszące wymienionym wydarzeniom na długo pozostają w pamięci jej uczestników. Golf Party W samej Polsce mamy dziesięć najbardziej luksusowych pól golfowych, nie wspominając już o ich liczbie w skali światowej. Dlaczego by nie wykorzystać więc tego ogromnego zielonego terenu na zorganizowanie ekscytującego eventu? Oprócz zabawy do białego rana w Klubie golfowym, uczestnicy mają okazję wypocząć na świeżym powietrzu i zmierzyć się z każdym dołkiem znajdującym się na polu. Do tego jeszcze można zaangażować profesjonalnych golfistów, chociażby do nocnego pokazu gry. Imprezę do białego rana uatrakcyjnić może temat przewodni czyli kicz party na co dzień eleganccy, uczestnicy będą mieli okazję ubrać się w najbardziej kiczowate stroje jakich z wielu powodów nigdy nie założyliby na co dzień a ile przy tym śmiechu i zabawy. Co bardziej nieśmiali będą mieli w końcu okazję zwrócić na siebie uwagę już samym strojem a przy okazji może nawet zostaną królem czy królową balu? Interaktywny bar nowy trend wymyślony przez Brytyjczyków Brytyjczycy znani z długiego i częstego przesiadywania w barach czy pubach wpadli w końcu na znamienity pomysł aby umilić sobie czas. Zwyczajne stoły i lady barowe postanowili zamienić na interaktywne tablety, przykuwające uwagę imprezowiczów. Urozmaicenie czasu klientom to jedno, drugie to zysk z reklamy jaki niesie ze sobą ibar, który można dostosowywać do indywidualnych potrzeb właściciela pubu czy reklamodawcy. ibar pozwala na interakcję z klientem, który sam decyduje co na tablecie chce oglądać. Touch screen wrażliwy na każdy ruch ręki, kieliszka czy butelki układa się w masę przeróżnych ciekawych wzorów. Z kolei zintegrowane wideo projektory prezentują wybrane multimedia w zależności od położenia przedmiotu na barze, np. animacje czy krótkie spoty reklamowe. Dla znudzonych rozmową czy też samotnych klientów przygotowano grę pinball bądź możliwość surfowania po sieci. Dużym zainteresowaniem cieszy się np. Bluetooth pozwalający pobrać interesujące klienta treści na jego osobiste urządzenie przenośne (telefon komórkowy, PDA). ibar coraz częściej wykorzystywany jest na ekskluzywnych eventach i wszelkiego rodzaju wystawach. Dinner In the sky Czas na business lunch? Dlaczego by nie w chmurach? Na świecie pojawił się nowy trend pod nazwą Dinner In the sky, który szturmem podbija kolejne kraje jest to niezwykła propozycja, która oferuje posiłek spożywany 50 metrów nad ziemią. Stół i fotele przytwierdzone są do zwisającej na szesnastu linach platformy. Potrawy, wcześniej przygotowane na ziemi, podawane są przez balansujących między gośćmi kelnerów. Zapewniam, że takiego lunchu z pewnością nie zapomni żaden kontrahent. Najbliżej na podniebny posiłek możemy umówić się na razie jedynie u naszych sąsiadów w Berlinie, Czechach, Monachium czy Wiedniu. Nie zapominajmy o bardzo istotnym fakcie: znacznie łatwiej i o wiele taniej jest utrzymać niż zdobyć nowego klienta. Lojalność osiągnąć można przekraczając po prostu oczekiwania klienta poprzez utrzymywanie z nim stałego kontaktu i odpowiednie dawkowanie emocji. Na co dzień jesteśmy świadkami promocji produktów w sklepach, supermarketach czy na różnego rodzaju piknikach. Zwyczajne promocje nie przykuwają już tak bardzo uwagi klientów, czasem są wręcz przez nich niezauważane. Jak więc przeprowadzić skuteczną promocję w formie eventu i jakie są z tego korzyści? Zaletą akcji eventowych jest na pewno nawiązanie bezpośredniej relacji z wyselekcjonowaną grupą odbiorców a także interaktywny i emocjonalny przekaz wpływający na decyzję zakupową. Podwodna restauracja Conrad Maldives Rangali Island na Malediwach to niezwykła restauracja znajdująca się 5 metrów poniżej poziomu morza. Ściany i dach restauracji wykonane są z przezroczystego akrylu tworząc sporej wielkości akwarium, które pozwala odwiedzającym spożywać posiłek w otoczeniu prawdziwej rafy koralowej i tym samym podziwiać piękno podwodnego świata. Event telewizyjny Coraz częściej docenianym, bo skutecznym i stosunkowo niedrogim sposobem promocji jest udział firmy w roli www.ipo.pl 11
sponsora wydarzenia eventowego. Jest to o wiele bardziej efektywny i tańszy sposób niż impreza zorganizowana samodzielnie przez firmę. Takie działanie jest szczególnie korzystne z segmentów takich jak wyroby alkoholowe, tytoniowe itp., które ze względu na przepisy nie mogą reklamować się w tradycyjny sposób. Co więcej, biorąc udział w profesjonalnie przygotowanym evencie, trafiamy do wybranej, interesującej nas grupy docelowej. Zauważmy, że produkty najczęściej pojawiające się na wszelkiego rodzaju eventach to: napoje gazowane, soki, herbaty, kawa, chipsy, słodycze, marki samochodów czy inne luksusowe produkty. Imprezy o charakterze sportowym niejednokrotnie skupiają ze sobą ekspozycje połączone z edukowaniem uczestników w zakresie suplementów diety, leków czy też odzieży idealnej do uprawiania sportów. Ten rodzaj promocji zwany product placement stał się już tak popularny, że wybił się poza wokandę tradycyjnych eventów, ominął slalomem reklamę i jako drugoplanowa gwiazda trafił do filmów, seriali i najpopularniejszych programów telewizyjnych. Na tym jednak nie poprzestał, opanował klipy muzyczne, gry komputerowe i powoli wdziera się do teatru. Product placement związany jest często z ekspozycją wizualną, zdarza się jednak, że występuje w roli dźwięku, np. bardzo znany singiel stacji radiowej, pojawiający się w serialu. Nie jest sztuką umieścić produkt w filmie czy serialu, sztuką jest zrobić to sensownie. Obecnie, kiedy prawie wszystkie agencje reklamowe czy PR-owe zachłysnęły się tym sposobem promocji, dodają ją każdorazowo do swojej oferty medialnej. W rezultacie dochodzi do tego, że nieumiejętnie zastosowany produkt wydaje się w danym momencie niepotrzebny, nie chciany, nie pasujący do całej scenerii. Produkt zastosowany w przyjaznym dla siebie kontekście bardziej trafia do klienta niż próba manipulacji, którą rasowy widz wyczuje od pierwszej chwili. Mając więc na uwadze strategię marki - bardzo dobry efekt daje event, który wzbogaca. Zniszcz więc konwencję i działaj na wszystkie pięć zmysłów potencjalnego klienta tak, aby odcisnąć piętno i wzbogacić jego życie o tzw. świat marki, którą promujesz. Pamiętaj o ważnej strategii bądź bezinteresowny, bo im mniej widać, że coś sprzedajesz, tym lepiej się to sprzedaje. Event = sponsoring Jedna z wielu teorii mówi, że każde sponsorowane wydarzenie jest swego rodzaju eventem. Poprzez uczestnictwo w różnego rodzaju przedsięwzięciach eventowych, sponsor osiąga pewne efekty komercyjne, jak np. promocję pośrednią produktu. Jakie wydarzenia najchętniej sponsorujemy?- Są to z reguły wydarzenia o charakterze masowym czy medialnie nagłaśniane, co jest faktem oczywistym z punktu widzenia korzyści marketingowych. Największe zainteresowanie sponsorów wzbudzają wszelkie imprezy o charakterze sportowym, w dalszej kolejności są to przedsięwzięcia kulturalne, rozrywkowe, regionalne, edukacyjne, charytatywne i ekologiczne. Należy się jednak pogodzić z faktem, że w dużych imprezach bardzo często uczestniczy wielu sponsorów i czytelność przekazu może czasem zostać zakłócona patrz znaki firmowe na strojach sportowców. Bardzo często odnotowujemy jednak fakty mówiące o ogromnej skuteczności sponsoringu. Zwróćmy chociażby uwagę na przedsięwzięcia sieci komórkowej ERA. Rozpoczęła ona współpracę z mało jeszcze znanym festiwalem, który nagle rozrósł się do szerokich rozmiarów mam tu na myśli festiwal Era Jazzu czy festiwal filmowy Era Nowe Horyzonty. Warto czasem łaskawym okiem spojrzeć na małe eventy, bo w pewnym momencie mogą zaskoczyć nas rangą do jakiej mogą urosnąć. Jednym z ciekawszych przykładów eventu opierającego się na sponsoringu jest zupełnie nowe, świeże podejście do zagadnienia. Mianowicie, jedna z największych w Kanadzie unii kredytowych Vanicity - która przykłada ogromną wagę do społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) postanowiła zakupić 45 rowerów dla społeczności. Program akcji/eventu ruszył 27 czerwca bieżącego roku i nosi nazwę Bike Share. Zasady sponsoringu są bardzo proste: dostajesz rower, korzystasz z niego nie dłużej niż 3 tygodnie, następnie przekazujesz kolejnej osobie. Osoby, które chcą przyłączyć się do klubu, w ramach budowania wirtualnej rodziny, muszą napisać post na blogu prowadzonym przez ciągle rozrastającą się społeczność pod adresem http://www.changeeverything.ca/vancity_bike_share Ten ciekawy event społeczny zakończy się w dniu 7 września kiedy to wszyscy posiadacze pojazdów będą proszeni o ich zwrot do siedziby firmy, skąd zostaną przekazane organizacji non-profit, która z kolei ma przekazać je najbiedniejszym. Poprzez ten niezwykły event firma buduje sobie doskonały wizerunek. Nie dość, że troszczy się o ekologię, wspiera najuboższych to jeszcze dostarcza rozrywki w pożądanym bo sportowym wymiarze i buduje wiarę w uczciwość społeczeństwa. Z eventem jest tak samo jak z reklamą telewizyjną czy ulicznym billbordem musi coś z niego wynikać. Ewa Bojdunik IPO.pl 12 www.ipo.pl
Korzyści y dlaczego warto inwestować w eventy? Nie ulega wątpliwości, iż dzisiejszego konsumenta należy zaskoczyć. Natarczywe i bezustanne namawianie go do czegoś czy wciskanie do ręki ulotki czy nawet nachodzenie za pośrednictwem skrzynki mailowej doprowadziło do buntu konsumenta, który zaczął mówić NIE. Dlaczego warto inwestować w eventy? - Chociażby dlatego, że już od dziecka nauczeni jesteśmy iż najskuteczniej i najłatwiej człowiek uczy się poprzez zabawę czy aktywne spędzanie czasu. Taką formą przekazywania informacji o produkcie są chociażby eventy, które wpisują się w zakres tzw. Event marketingu rozumianego jako narzędzie promocyjne, wykorzystywane do organizacji wydarzeń skierowanych do masowego odbiorcy. Celem tych działań jest zrealizowanie postawionych przez firmę zamierzeń i dotarcie do jak najszerszego kręgu odbiorców. Powszechnym więc staje się łączenie eventu z różnego rodzaju interakcją. Jeżeli uda nam się zaangażować konsumenta emocjonalnie i nakłonić do wykonywania różnych czynności, wówczas event ma szanse pozostać na dłużej w jego pamięci. Dobór atrakcji jest jednak uzależniony od profilu konsumenta. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony event może znacznie zwiększyć nie tylko świadomość marki czy zmobilizować załogę do wydajniejszej pracy. Może przede wszystkim spowodować znaczny wzrost sprzedaży określonego produktu. Warto więc mierzyć efekty poczynionych w event inwestycji. Podstawowym celem każdej imprezy jest zmiana zachowania, wiedzy czy postawy uczestników danego wydarzenia. Stopień zadowolenia grupy docelowej przedstawia dobrze sporządzony raport ROI, który wskazuje na jakie elementy należy zwrócić uwagę organizując kolejne przedsięwzięcie, a przy okazji uczy planowania wydatków. Mówiąc o pomiarze zwrotu z inwestycji należy też zwrócić uwagę na to, do kogo dany event jest skierowany. Z pewnością odbiorca warunkuje nie tylko cele planowanego wydarzenia, ale także sposób mierzenia zwrotu z inwestycji. I tak pierwszą grupę będą stanowili szeroko rozumiani konsumenci - do nich skierowane są eventy masowe, otwarte, koncerty plenerowe, niektórzy także za eventy uznają akcje samplingowe - wybrani konsumenci, klienci, osoby ze świata mediów (wydarzenie zamknięte), pracownicy i partnerzy handlowi firmy m.in. eventy typu incentive, wyjazdy, szkolenia. W pierwszym przypadku eventy mają szeroki zasięg i charakteryzują się dużą liczbą uczestników. Dzięki temu połączeniu dużej liczbie konsumentów jednocześnie prezentowany jest określony komunikat. Duża liczebność grupy zakłada jednak, że uczestnik eventu nie jest traktowany indywidualnie. Przekaz więc musi być prosty i szybki, powinien wreszcie utrwalać w pamięci konsumenta określony obraz. W zależności od elementów takiej imprezy można otrzymywać różne dane o jej efektach. Możemy tu skupić się na: bezpośredniej sprzedaży produktu w trakcie eventu, wzroście świadomości prezentowanej marki, word-of-mouth, czyli informacje, które uczestnicy po evencie przekażą innym. Jeżeli występuje sprzedaż to w prosty sposób można otrzymać dane o atrakcyjności np. danego gadżetu. Do zmierzenia satysfakcji odwiedzających naturalną w tej podró y zaufaj ekspertowi... Proponujemy Pa stwu oryginalne miejsce, wygodne kabiny, doskona e jedzenie, profesjonaln obs ug oraz szerok gam mo liwo ci w aran acji ró nego typu spotka : integracyjnych, szkoleniowych i konferencyjnych. Na pok adach naszych promów znajduj si dobrze wyposa one sale konferencyjne, restauracje, dyskoteki, sklepy oraz kasyna. Dodatkow atrakcj rejsu b dzie wizyta w najpi kniejszych zak tkach Skandynawii. Zapraszamy na pok ady promów Polferries m/f Scandinavia na linii Gda sk - Nynäshamn (60 km od Sztokholmu) m/f Wawel na linii winouj cie - Ystad m/f Pomerania na linii winouj cie - Kopenhaga Ceny i terminy do uzgodnienia w Morskich Biurach Podró y- Polferries www.polferries.pl e-mail: info@polferries.pl infolinia: 0 801 003 171 Szczegó owe informacje, rezerwacja i sprzeda w Morskich Biurach Podró y - Polferries: Gdynia, tel. 058 620 87 61; Ko obrzeg, tel. 094 352 50 10; Szczecin, tel. 091 488 02 38; winouj cie, tel. 091 322 43 96; Pozna, tel. 061 866 12 16; Warszawa, tel. 022 830 09 30; Wroc aw, tel. 071 344 41 37 oraz w sieci biur agencyjnych w ca ej Polsce.
metodą jest ankieta, która np. po wypełnieniu w trakcie imprezy, później może być weryfikowana telefonicznie. To gwarantuje poznanie gości imprezy a jednocześnie daje wiedzę co do ich preferencji i informacje na poczet organizacji kolejnych takich przedsięwzięć. W przypadku word-of-mouth, aby oszacować wartość zwrotu z inwestycji należy przeprowadzić badania jakościowe na reprezentatywnej grupie osób odwiedzających wydarzenie w celu zbadania liczby osób, którym opowiedziały o spotkaniu z marką. Na bazie tych wyników oraz informacji o liczbie wszystkich uczestników wydarzenia można oszacować liczbę osób, które de facto zetknęły się z określonym komunikatem marketingowym. W przypadku eventów skierowanych do węższej grupy uczestników jest szansa na wyższą jakość komunikacji. Co ważne, można również liczyć na dokładniejszy komentarz i informację zwrotną o marce lub produkcie. Podstawowe metody pomiaru zwrotu z inwestycji w takim przypadku to: metody pomiaru podobne do tych stosowanych w public relations, zjawisko prosumenta, śledzenie relacji z klientem. Obecność danej marki czy danego produktu w prasie i telewizji też często jest efektem działań eventowych, gdyby nie określone wydarzenie nie byłoby relacji prasowych i telewizyjnych. Każdy projekt komunikujący markę bądź produkt musi dziś angażować do działania i interakcji dając jednocześnie pełne spektrum informacji w wielu kanałach, np. w Internecie. Marketerom opłaca się organizować eventy, chociażby z uwagi na silne oddziaływanie marki. Jest jednak pewien warunek: przemyślane i zarazem strategiczne osadzenie działań eventowych całej strategii rynkowej brandu. Potencjał eventów już dawno odkryły gałęzie produkcji, którym prawo ogranicza komunikację marketingową. Coraz nowocześniejsze wydarzenia zapewniają m.in. producenci tytoniu czy alkoholu i coraz częściej kierują swoje budżety w nowoczesne projekty wspierające event ważne aby były otwarte i prokonsumenckie. Czemu służą eventy? - można by wyliczać bardzo długo. Najczęściej używane argumenty to: Są nowoczesną formą promocji marki i produktu, Ułatwiają dotarcie do nowych Klientów, Integrują i motywują pracowników, Wzmacniają lojalność Klientów, Kreują pozytywny wizerunek firmy. Wśród szefów marketingu wzrasta świadomość roli event marketingu, a to z kolei przekłada się na rosnącą konkurencję i liczbę pomysłowych wydarzeń stają się one kręgosłupem pozostałych działań promocyjnych, stąd w tym właśnie kierunku podąża wiele branż nastawionych na zwiększenie wskaźników sprzedaży. Należy zwrócić uwagę również na to, iż na polskim rynku mamy coraz więcej przypadków, kiedy to dobrze przemyślane wydarzenie wspierane medialnie staje się skuteczniejsze niż kampania medialna wspierana przez event. Wydawać by się mogło, iż mimo zmian w postrzeganiu rynku nadal królują tradycyjne formy reklamowe. Praktyka i zdrowa kalkulacja kosztów i zysków nakazuje jednak wielu branżom zainteresować się efektownymi imprezami, które pomogą przybliżyć i markę i ofertę danej firmy, a w ostatecznym rozrachunku skuszą klientów. Ewa Bojdunik IPO.pl Przykładowe scenariusze eventów Organizacja eventów to jedna z nielicznych dziedzin, która wymaga kreatywności i indywidualnego podejścia do każdego projektu. Punktem wyjścia do stworzenia idealnego scenariusza powinien być dobrze napisany brief. Powinien on zawierać takie informacje jak: cel imprezy, miejsce i termin wydarzenia, wiek, płeć i ilość uczestników, charakterystyka uczestników (pracownicy czy klienci, stanowiska), krótki opis poprzednich atrakcji oraz sugerowany budżet. Mając takie dane jesteśmy w stanie zorganizować niezapomniany event spełniający cele zleceniodawcy. Możemy wówczas dobrać odpowiednie miejsce, atrakcje, catering czy prezenty dla uczestników. A tu wybór jest nieograniczony. Zarówno w Polsce i zagranicą mamy do wyboru tysiące obiektów oraz nietuzinkowych atrakcji. Kryzysowe scenariusze Ostatnie kilka miesięcy pokazują, że kryzys gospodarczy spowodował znaczne obniżenie budżetów na eventy korporacyjne. Firmy nie rezygnują całkowicie z imprez, ale chciałaby dostać wiele mając do wydania niewielkie pieniądze. Oczywiście czasem można wyczarować coś z niczego, pytanie tylko czy nie ucierpi na tym jakość imprezy i czy spełni ona określone cele. Należy również mieć świadomość, że pewne rzeczy kosztują i nie da się tego przeskoczyć. Na pewno nie należy oszczędzać na cateringu dla uczestników. Sam obiad z napojami, w Polsce, dla 100 14 www.ipo.pl
osób to wydatek rzędu ok. 6 tys. zł. Należy do tego dodać inne koszty m.in.: wynajęcie miejsca, atrakcje, noclegi oraz marżę agencji eventowej (od 10-30 %) i mamy pogląd na cenę imprezy. Warto podkreślić, że nawet w dobie kryzysu i przy niezbyt wysokim budżecie można zorganizować ciekawy event. Dużo zależy od pomysłowości event managerów oraz elastyczności zleceniodawcy. Organizatorzy konkursu European Best Event Awards wprowadzili w 2008 roku kategorię Low Budget Event (event niskobudżetowy), przeznaczoną dla eventów o budżetach do 50 tys. euro. Konkurs udowodnił, że można niedrogo i w prosty sposób zorganizować ciekawe i medialne wydarzenie dla pracowników lub kontrahentów firmy. W ostatniej edycji startowała również jedna firma z Polski (branża paliwowa) Event odbył się 21 czerwca 2008r. w hotelu Sheraton w Krakowie podczas koncertu Wianki, imprezy plenerowej nawiązującej do obchodów Nocy Świętojańskiej. Atutem imprezy była jej lokalizacja. Z tarasu Hotelu Sheraton zaproszeni goście (140 klientów firmy ) mogli, z dość bliskiej odległości obserwować widowiskowy koncert nad Wisłą, słuchać muzyki oraz oglądać efekty świetlne, dzięki czemu mogli poczuć, że są częścią tego wydarzenia. Organizatorzy spotkania zadbali również o własne atrakcje w hotelu: koncert, kabaret oraz catering dzięki czemu impreza nabrała dodatkowego kolorytu, a uczestnicy zapamiętali ją na długo. Niezapomniany incentive Scenariusz oraz miejsce eventu zależy głównie od celu jaki chcemy osiągnąć. Jeśli chcemy aby event był nagrodą motywacyjną dla pracowników lub handlowców, należy postarać się aby był niezapomniany, taki którego uczestnicy nie mogą sobie sami zorganizować. Najczęściej są to wyjazdy zagraniczne do miejsc, których nie odwiedzają zwykle turyści. Aby wyjazd wpłynął na emocje uczestników, warto zadbać o budowanie napięcia jeszcze przed wyjazdem. Jednym ze sposobów jest wysyłanie tzw. teaserów do uczestników, które mają działać na wyobraźnię i sugerować atrakcje jaki będą na nich czekać podczas wyjazdu. Mogą to być komunikaty tekstowe, graficzne lub ciekawe gadżety. Sam wyjazd powinien być równie wyjątkowy, a atrakcje powinny wywoływać tzw. efekt wow Przykładem takiej imprezy może być wyjazd do Dubaju będący nagrodą w programie motywacyjnym dla 56 dystrybutorów firmy z branży piwnej. Największym zaskoczeniem dla uczestników była konferencja zorganizowana w pit stopie na Autodromie Dubai, do którego wjechały dwa bolidy. Jedne z nich prowadził prezes firmy, drugi zaś kierowca rajdowy - Tomasz Kuchar. Jeszcze większe emocje wywołała możliwość samodzielnego poprowadzenie bolidu po torze Formuły 1, jazda w roli pasażera Audi TT oraz wyścigi cartingami. Niezapomnianych przeżyć dostarczyła uczestnikom jazda jeepami po pustyni oraz kolacja w beduińskiej wiosce a także białe szaleństwo na nartach i snowboardzie w Ski Dubai - stoku narciarskim zbudowanym na środku pustyni. Zwieńczeniem czterodniowego wyjazdu była uroczysta kolacja w Burj Al. Arab - hotelu w kształcie żagla, uważanym za najdroższy na świecie, na którą goście pojechali luksusowymi limuzynami. Wyjazd incentive jest jednym z najbardziej skuteczne narzędzi budowania silnych relacji biznesowych i lojalności wynika z badań firmy InDreams przeprowadzonych w Polsce, Rumunii i Czechach. Potwierdziło to zdaniem 88 na 102 członków zarządu i dyrektorów sprzedaży. Firmy skłonne są przeznaczyć dość wysokie budżety na organizację tego typu wydarzeń dostarczając uczestnikom niezapomnianych wrażeń od lotu balonem czy helikopterem nad Grand Canyonem po jazdę własnymi Fordami Mustangami po słynnej drodze Route 66 na Zachodnim Wybrzeżu Stanów Zjednoczonych. Integracja pracowników Integracja pracowników i tworzenie więzi między ludźmi to niewątpliwie właściwy kierunek myślenia firm. O ile na imprezy dla klientów firmy są w stanie wydać dość wysokie budżety i zafundować niepowtarzalne i unikalne atrakcje, przy organizacji imprez dla pracowników wykazują raczej tradycyjne podejście. Nadal największą popularnością cieszą się imprezy, gdzie głównymi atrakcjami są zajęcia linowe, gry i zabawy (strzelanie z łuku) w terenie: dmuchańce, paintball, quady czy jazda samochodami terenowymi. Ostatnio popularne stają się również strategiczne gry miejskie, gdzie uczestnicy wcielają się w różnych bohaterów (np. postacie historyczne) i z mapą i scenariuszem w ręku rozwiązują różne zagadki lub szukają skarbu. Trendem okresu letniego są pikniki firmowe na, które zapraszani są pracownicy wraz z rodzinami. Dla firm jest to dobra okazja, aby zintegrować wszystkich wokół firmy, dostarczyć ciekawych przeżyć oraz przekazać wartości firmy lub zaprezentować nowe produkty. Zielony odcień eventów Ekologia w ostatnim czasie wkroczyła w różne sfery życia. Nie ominęło to również branży eventowej. Dbałość o ochronę środowiska oraz działania zgodnie ze społeczną odpowiedzialnością biznesu (Corporate Social Responsibility) stają się coraz bardziej popularne w zarządzaniu wielu firm. Wiele firm ma już świadomość, że green event jest to doskonała okazja do tego, aby zrobić coś dla ochrony środowiska, a także budować swój pozytywny wizerunek w oczach pracowników lub partnerów biznesowych. Co to jest green event i na czym polega jego organizacja? Pojęcie green event jest w nowe i jeszcze mało popularne. Green event (zielone wydarzenie) to nic innego jak impreza www.ipo.pl 15
dla pracowników czy klientów firmy organizowana zgodnie z ochroną środowiska i społeczną odpowiedzialnością biznesu. Za granicą ten rodzaj eventów jest bardzo popularny i rozwija się bardzo szybko. Dobre przykłady znaleźć niedaleko bo m.in. w Wielkiej Brytanii. Organizacja British Standards Instytute opracowała nawet standard BS 8901, który dostarcza wskazówek w formie praktycznych informacji, które mają na celu pomóc w zarządzaniu ekologicznym, finansowym oraz społecznym ryzykiem organizacji eventów. To sprawia, że na każdym przedstawicielu branży spoczywa obowiązek stosowania i upowszechniania rozwiązań idących w kierunku zrównoważonego rozwoju branży. Zasady organizacji green eventów : organizowane w hotelach dbających o ochronę środowiska, zdrowe, naturalne jedzenie oparte na naturalnych składnikach i lokalnych produktach, obcowanie z przyrodą, lokalną społecznością, tradycja i kulturą bez naruszania jej naturalnej równowagi, dbałość o społeczność lokalną, dbałość o własny rozwój duchowy i fizyczny oraz zachowanie harmonii z naturą, ograniczenie zużycia papieru i tworzyw sztucznych, jak najmniejsza produkcja śmieci przed, w czasie i po evencie, wykorzystanie ekologicznych produktów podczas eventów tj. naczynia z otrąb czy papier wytwarzany z makulatury, organizacja imprez niedaleko siedziby firmy, co zmniejsza emisję spalin oddziaływanie na zmysły przez użycie zapachów roślin i muzyki przywołującej odgłosy przyrody, wykorzystanie nowoczesnych, ekologicznych technologii, eventy on-line. Eko - atrakcje Zgodnie z zasadami green eventy powinny odbywać się w obiektach prowadzących politykę proekologiczną. W Polsce jest coraz więcej takich miejsc. Można tu wymienić m.in. Siedlisko Morena koło Ełku czy 4* hotel Żubrówka w Białowieży. Best Western Hotel Żubrówka, który został wykonany z tradycyjnych i ekologicznych materiałów, jak kamień, cegła i drewno. Hotel położony jest z dala od zgiełku głównych traktów zapewnia Gościom komfort i umożliwia pełny kontakt z nieskazitelną przyrodą. Położony u progu Białowieskiego Parku Narodowego stanowi enklawę ciszy i spokoju zapewniając komfortowe warunki pracy i wypoczynku. Green eventy to też zdrowe i naturalne jedzenie czyli oparte na ekologicznych, naturalnych, regionalnych i sezonowych produktach. Posiłki powinny być podawane w ekologicznych naczyniach tj. biodegradowalne talerze, wykonane z żywic kukurydzy lub otrębów pszennych. Dbałość o środowisko to również jak najmniejsze zużycie papieru. Dlatego też podczas spotkań i eventów powinny być stosowane rozwiązania, które eliminują zużycie papieru. Zamiast drukować obszerne materiały konferencyjne na konferencję, informacje rozdajemy na pendrive-ach lub płytach CD. Jedyny dopuszczalny wyrób z papieru to zielone torby, najlepiej z papieru wykonanego z makulatury. Eventy ekologiczne wiążą się również z wykorzystaniem najnowszych technologii. Są to konferencje on-line, gdzie uczestnicy zdalnie mogą uczestniczyć w wydarzeniu czy zastosowanie hologramów 3D. Mówca czy prelegent na konferencji może być wyświetlony na ekranie w naturalnej wielkości. To pozwala oszczędzić czas i zmniejszyć ilość spalin, które mogły by powstać gdyby uczestnicy chcieli dojechać na odległą konferencję. Zmniejszenie zużycia papieru zapewnia również tworzenie stron internetowych na potrzeby eventu, gdzie uczestnicy mogą znaleźć informacje o nim, dokonać rejestracji on-line oraz pobrać prezentacje. Na eventach zostaje często dużo jedzenia lub innych rzeczy, które z powodzeniem można oddać do domów dziecka. Atrakcją green eventu mogą być takie elementy, które podkreślają proekologiczny charakter wydarzenia czy strategię firmy. Doskonałym sposobem na podkreślenie działań ekologicznych oraz integrację grupy mogą być min: recyklingowe warsztaty muzyczne. Grupa, pod wodzą doświadczonych muzyków, gra na niecodziennych instrumentach, bo wykonanych z odpadów, przeznaczonych do recyklingu: plastikowych beczek, puszek po farbie, aluminiowych rur, czy zużytych drukarek i faxów. Uczestnicy przekonują się, że w ciągu 1,5 godzinnego Eko- warsztatu z pozoru nieestetycznych przedmiotów można wydobyć niepowtarzalne dźwięki i zagrać wspólnie ciekawy utwór. Już po kilku chwilach grupa uświadomi sobie, że basy można uzyskać ze starych banerów reklamowych, a z metalowych rur można wydobyć dźwięki podobne do tych z trójkąta muzycznego. Inny ekologiczny sposób na integrację grupy to warsztaty kuchni ekologicznej. Jest to doskonała okazja do poznania zdrowej, ekologicznej kuchni. Z przygotowanych, naturalnych produktów pod okiem wykwalifikowanego kucharza uczestnicy nauczą się jak smacznie, zdrowo i z pomysłem przygotować i podać dania. 16 www.ipo.pl
Praca w grupach, gdzie każdy będzie miał swoje zadanie wpłynie na lepszą komunikację wśród uczestników. Oprócz integracji i dobrej zabawy będzie to prawdziwa uczta dla zmysłów. Można też zorganizować warsztaty budowania domów z gliny. Budowanie zdrowego domu z gliny - przyjaznego dla człowieka i środowiska może okazać się dobrym sposobem na zdobycie praktycznej wiedzy oraz na lepsze poznanie się. Budowanie z naturalnych materiałów może być też sposobem na świadome gospodarowanie zasobami Ziemi. Przed rozpoczęciem wykwalifikowany ekspert od budowy domów z gliny przybliży teorię budowy domów oraz rozdzieli zadania uczestnikom. Z przygotowanego wcześniej, całkowicie naturalnego budulca m.in. gliny, słomy, drewna i kamienia polnego oraz przy pomocy odpowiednich narzędzi grupa będzie budować lub wykańczać dom. Prace nie są trudne, a mogą być oprócz integracji sposobem na pobudzenie twórczego działania. Możliwość ręcznego kształtowania powierzchni, czy wnęki czy malowanie ścian może być dla wielu osób ciekawym doświadczeniem estetycznym i artystycznym. Uatrakcyjnieniem ekologicznego eventu może być pokaz eko-mody. Mogą być to zarówno ubrania stworzone z tego co dała nam natura tj. liście,trawa czy zboże lub stroje produkowane z organicznych materiałów tj, len, bambus, ramia czy wręcz tworzone z przedmiotów przeznaczonych do recyklingu jak butelki, stare plandeki czy banery reklamowe. Modelki w eko-strojach z pewnością przykują uwagę Gości, a informacje o eko-strojach mogą okazać się ciekawostką dla uczestników spotkania. Jeszcze inna atrakcja to ekoplener malarski. Po okiem artysty-malarza uczestnicy mogą malować pejzaże inspirowane otaczającą przyrodą. Mogą to być prace indywidualne lub tworzenie jednego, wspólnego obrazu. Obcowanie z naturą i ze sztuką z pewnością pozwoli się zrelaksować i na jakiś czas zapomnieć o pracy, a wspólne malowanie zapewni integrację grupy. Po zakończeniu eventu można zorganizować aukcję i zlicytować obrazy, a zebrane pieniądze przeznaczyć na cele charytatywne np. dla domu dziecka. Green eventy to również spotkania z przyrodą. Takie eventy można zorganizować zarówno w Polsce jak i za granicą. W naszym kraju jedną z propozycji może być foto safari czyli bezkrwawe łowy z aparatem w dłoni zorganizowane na terenie Biebrzańskiego lub Białowieskiego Parku Narodowego. Jeśli firma dysponuje wyższym budżetem może zafundować pracownikom lub klientom natural incentive w Australii lub ecology incentive w Wenezueli. Mogą to być wyjazdy: od tropikalnego komfortu, aż po przygody pełne wrażeń i adrenaliny. W Australii grupom lubiącym wyzwania i aktywny wypoczynek można zaproponować nurkowanie, żeglowanie, skoki z samolotu, skoki na bungy i wspinaczkę. Dla osób ceniących sobie wypoczynek propozycją może być pływanie w łodzi ze szklanym dnem, posiłki na pokładzie wielkiego katamarana, spacer po dżungli, wycieczkę do winiarni czy Parku Aborygenów. Poprzez szereg aktywności wzmacniamy zdrowie, co wpływa na lepsze samopoczucie, przywraca energię i wewnętrzny spokój. Bliskość z naturą, pobyt w miejscu oddalonym od ulicznego zgiełku i hałasu oraz realizacja marzeń to z pewnością doskonały sposób na regenerację sił. W Wenezueli jedną z atrakcji może być wędrówka na spotkanie z dziką przyroda na płaskowyż Gran Sabana, obfitujący w wodospady i zachwycający pięknem przyrody, pływanie po lagunie Canaimy czy rejs pod najwyższy wodospad świata - Salto Angel. Inny kraj, który śmiało można polecić na wyjazd incentive to Kostaryka. To piąty kraj na świecie pod względem dbałości o środowisko naturalne. Kostaryka słynie z bogactwa walorów przyrodniczych. Parki narodowe i rezerwaty zajmują 25 proc. powierzchni kraju i żyje na nich 5 proc. wszystkich znanych na świecie gatunków roślin. W Kostaryce zamieszkuję też więcej ptaków niż w Ameryce Północnej, Australii czy Europie łącznie. Green eventy to również powrót do natury i harmonia z wewnętrznym ja. W programie wyjazdu firmowego mogą znaleźć się m.in. pobyt w obiektach SPA & Wellness, zajęcia jogi, tai chi, masaże gonagami tybetańskimi czy ajurweda. Kto zabił? Monika Krusiewicz Prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej, właścicielka firmy PRimavera PR&Events CSI, Dowody Zbrodni, Kości, Kryminalne zagadki Las Vegas, Dexter, Bez Śladu, Oficer, Oficerowie, Trzeci Oficer, Glina, Kryminalni, Fala zbrodni Te oraz inne, nie wymienione tytuły seriali, elektryzują wiele osób i mają ogromną rzeszę wielbicieli nie tylko w naszym kraju, ale również na całym świecie. Szczególnie dotyczy to produkcji zagranicznych, z których kilka ma już status - można śmiało powiedzieć - kultowy. Ogromna popularność seriali kryminalnych w naszym kraju świadczy o tym, że lubimy przeżyć dreszczyk emocji, szczególnie, że mrożących krew w żyłach przygód doświadczamy siedząc bezpiecznie w domowym zaciszu przed ekranem telewizora. Śledzenie poczynań dzielnych detektywów, tropiących niebezpiecznych prze- MATERIAŁ PROMOCYJNY www.ipo.pl 17
stępców i rozwiązujących intrygujące zagadki, kryminalne pozostawia jednak pewien niedosyt i budzi w nas niekiedy pragnienie doświadczenia czegoś więcej Dla wszystkich, którzy chcieliby zakosztować osobiście i bezpośrednio wyrafinowanej gry ludzkich emocji, wejść w świat kryminalnych zagadek i machinacji finansowych lub po prostu poszukać mocnych wrażeń, ale nie chcą ponosić niepotrzebnego ryzyka, skacząc na przykład na bungee pojawiła się wręcz wymarzona propozycja. A wszystko to za sprawą projektu Kto zabił, który jako jedyna ekipa w Polsce oferuje zupełną nowość na rynku eventowym! Kto zabił to coś więcej niż zwykła gra fabularna. To ekscytująca i niebanalna forma inteligentnej rozrywki, mająca również ogromne walory integracyjne. Każdy kto wcieli się w przypisaną mu rolę będzie mógł wziąć udział w niezwykłej fabularyzowanej formie gry grupowej, gdzie intryga rodem z najlepszych powieści kryminalnych będzie motorem napędowym w walce o duże pieniądze A oto wrażenia uczestniczki jednej z takich gier: cechami, które uzna za stosowne i pomocne w osiągnięciu celów gry. Jak zorganizować grę? Nic prostszego wystarczy wejść na stronę www.ktozabil.pl, wybrać scenariusz, dokonać transakcji w sklepie internetowym bądź ustalić wszystko drogą telefoniczną a potem postępować zgodnie z uzyskanymi instrukcjami. Jak się bawić, to się bawić! Wiadomo, że dobra zabawa wymaga należytej oprawy. Dla tych którzy chcą się bawić na całego i zwiększyć dozę autentyzmu podczas gry, ludzie z Kto zabił przygotowali dodatkowe propozycje, które ubarwią i dodadzą blasku całej imprezie. Można na przykład wynająć dodatkowo prawdziwe kasyno, charakteryzatorów, którzy przemienią graczy w prawdziwych lordów, ogrodników, policjantów, ekscentrycznych artystów czy jakąkolwiek inną postać ze scenariusza, lub skorzystać z bogatej gamy opcji dodatkowych. Nie wiem czy uczestniczyliście kiedyś w grze scenariuszowej z cyklu Kto zabił, ale ja miałam ostatnio okazję! Wszystko polega na tym, że każdy z uczestników przed spotkaniem otrzymuje opis swojej osoby (i samego wieczoru) i zadania (czyli to czego podczas wieczoru powinien się dowiedzieć). U nas impreza toczyła się w kasynie, byłam krupierką (a tak naprawdę dziennikarką piszącą o korupcji) i miałam zbierać informacje na temat kilku osób. Podczas wieczoru była kradzież i morderstwo trzeba było rozwikłać wszystkie zagadki. A biorąc pod uwagę, że prawie wszystkich uczestników widziałam pierwszy raz łatwo było mi widzieć w kimś lorda czy kierowcę rajdowego. Polecam takie spotkania- to świetny sposób na spędzenie wolnego czasu i dobrą zabawę. Kto? Kto? To pytanie wręcz ciśnie się na usta, prawda? No cóż, każdy kto weźmie udział w grze Kto zabił będzie miał szansę osobiście znaleźć odpowiedź na to pytanie. Trzeba się jednak postarać i wysilić szare komórki oraz odnaleźć w sobie żyłkę detektywistyczną. A jeśli mimo wszystko nie uda się trafnie odgadnąć kto popełnił mord, to nie należy się martwić gdyż i tak każdy będzie się świetnie bawić, nawet jeśli to on zostanie ofiarą. A prędzej czy później sprawiedliwości stanie się zadość i morderca zostanie zdemaskowany Jak? Wyobraźnia ludzka nie zna granic szczególnie jeżeli chodzi o wymyślanie metod zabijania. Biorąc udział w Kto zabił można zyskać okazję do poznania mnóstwa, niekiedy bardzo oryginalnych, sposobów pozbawiania życia. Co więcej uczestnik gry będzie miał unikalną możliwość wcielenia się w postać, którą może stworzyć od zera, obdarzając ją takimi Kogo? W Kto zabił ofiarą może być każdy. Otoczony szacunkiem milioner, sprzątaczka, członek Tajnego Stowarzyszenia Każdy uczestnik gry musi się strzec, bo nie wiadomo czy przypadkiem nie stoi na drodze mordercy Kogo zaprosić do gry? Kto zabił ma na tyle uniwersalną formułę, że w grze może uczestniczyć praktycznie każdy począwszy od nastolatków, dla których gra może być świetnym pomysłem na urozmaicenie przyjęcia urodzinowego, przez dorosłych szukających odmiany od nudnych i sztampowych przyjęć towarzyskich, aż do firm i korporacji, dla których Kto zabił może być świeżym, oryginalnym i efektywnym pomysłem na imprezę integracyjną. Gdzie? Na całym świecie! Od Stanów Zjednoczonych, przez Japonię, Europę i Skandynawię grono fanów gier typu 18 www.ipo.pl
Mystery Murder (w wolnym tłumaczeniu Kto zabił) jest ogromne i ciągle się powiększa. Teraz, żeby zagrać nie trzeba jechać specjalnie do Wielkiej Brytanii czy Szwecji. ponieważ specjalnie z myślą o ludziach szukających oryginalnej rozrywki, działając w porozumieniu z zagranicznymi partnerami ekipa Kto zabił stworzyła możliwość grania w tą grę Polsce. Co ważne nie trzeba się specjalnie martwić tym gdzie urządzić sesję Kto zabił. Miejsce gry może być dowolne. Prywatne mieszkanie, wynajęta restauracja, hotelowa sala balowa, strażacka remiza, szkolna stołówka, albo nawet plener. Praktycznie każde miejsce może stać się areną, na której rozegra się kryminalny dramat z jego uczestnikami w rolach głównych. Kiedy? Na to pytanie każdy może udzielić sobie odpowiedzi sam wybierając dogodny dla siebie termin. na realizację scenariusza i zorganizowanie sobie i innym tej znakomitej zabawy. Dlaczego? Motywy które kierują mordercą są albo banalnie proste, kiedy w grę wchodzi zazdrość czy duże pieniądze, albo bardzo skomplikowane, gdy mamy do czynienia z głęboko skrywanym skrzywieniem psychicznym. Zbierając cierpliwie informacje od współgraczy, płacąc za nie bądź uzyskując je na drodze szantażu, po to aby je przeanalizować i wyciągnąć wnioski każdy gracz ma duże szanse, by poznać motywy zbrodniarza, a co za tym idzie zdemaskować jego samego. Odpowiadając sobie na pytanie dlaczego pozostaje jeszcze tylko ustalić Drogi Czytelniku Twoje motywy, które popchnęły Cię do przeczytania w całości niniejszego tekstu. Jeżeli jednym z nich jest chęć przeżycia wyjątkowej i niezapomnianej przygody, a do tego zapewnienie sobie i innym inteligentnej i wyrafinowanej formy rozrywki to nie mogłeś lepiej trafić. Kto zabił jest pod tym względem absolutnie bezkonkurencyjne. Turystyka biznesowa w Polsce Ostatnie lata to stały i systematyczny wzrost atrakcyjności Polski jako miejsca przyjazdów służbowych. Spowodowane jest to głównie przez takie czynniki jak: dogodne położenie geograficzne, stabilność polityczną i społeczną czy rozwój gospodarczy kraju, generujący wzrost liczby organizowanych konferencji i kongresów. Istotnym atutem Polski w tym zakresie jest także bezpieczeństwo przyjezdnych. Wzrastający stale popyt turystyczny ożywił sytuację na rynku polskiego hotelarstwa. Tylko w roku 2008r. oddano do użytku ponad 118 nowych hoteli, a kolejne inwestycje w Polsce realizują wielkie grupy hotelarskie, takie jak Accor czy Hilton Hotels Corporation. Większość tych obiektów jest w pełni przystosowana do obsługi klientów biznesowych, co jest zrozumiałe zważywszy na fakt, że turystyka biznesowa jest zaliczana obecnie do najbardziej dochodowych elementów działalności turystycznej. Jak podaje Instytut Turystyki konferencje, kongresy, podróże w interesach czy spotkania motywacyjne tzw. incentives stanowiły w 2008r. prawie 1/3 wszystkich pobytów turystycznych, a polskie firmy wydają ponad 10 mld zł rocznie na podróże i pobyty o charakterze biznesowym. Jednakże pomimo wspomnianych wyżej inwestycji polska baza hotelarska nadal jest na niewystarczającym poziomie. W Polsce na 10 tysięcy mieszkańców przypada zaledwie 40 miejsc noclegowych, podczas gdy w większości krajów Europy Zachodniej ponad 400. To także, jak wskazuje poniższe zestawienie zaledwie 750 hoteli zaliczanych do kategorii trzech gwiazdek i wyżej, a to właśnie w ośrodkach tego typu koncentruje się turystyka biznesowa. Owe hotele o wyższym standardzie dysponują zaledwie 100 tys. miejsc noclegowych. Tabela 1 Hotele w Polsce według kategorii w 2008r. Kategoria hotelu ***** 27 **** 114 Liczba obiektów Tomasz Klisz Akademia Przygoda www.ktozabil.pl 20-704 LUBLIN ul. Wojciechowska 5A/4 tel./fax: +48 81 444 44 55 e-mail: zapytaj@ktozabil.pl mobile : 512 315 222 *** 609 ** 459 * 170 W trakcie kategoryzacji 109 Razem 1488 Źródło: GUS www.ipo.pl 19
Hotele cztero- i pięciogwiazdkowe znajdują się w większości w województwach mazowieckim, małopolskim, pomorskim i śląskim i są usytuowane dużych miastach i aglomeracjach miejskich. Poza tymi obszarami ciężko jest znaleźć obiekty z infrastrukturą konferencyjną na najwyższym poziomie, która jest domeną właśnie hoteli cztero- i pięciogwiazdkowych. Jeśli chodzi o hotele trzygwiazdkowe to ok. 2/3 z nich znajduje się poza wielkimi aglomeracjami, jednakże zakres i jakość usług biznesowych w tych ośrodkach jest na dużo niższym poziomie. Dużo lepsza sytuacja jest na rynku obiektów stricte konferencyjnych. Ponad 30 % z nich znajduje się w województwie mazowieckim i małopolskim. Stosunkowo duża liczba ośrodków tego typu znajduje się także w województwach dolnośląskim, pomorskim i śląskim. Czarna dziura na polskim rynku konferencyjnym to województwa opolskie i lubelskie- przygotowanie konferencji na tych terenach może sprawić nie lada problem. W istniejących obiektach konferencyjnych dominują sale przygotowane do realizacji małych i średnich konferencji, a spotkania do 100 osób stanowią 70 % całego rynku. Jednakże istnieją także wielkie centra kongresowe, jak Gromada czy Expo XXI. Są to wielofunkcyjne kompleksy konferencyjne, odpowiednio przygotowane do obsługi kilkutysięcznych imprez. Dynamicznie rozwija się także polski rynek targowy. Ciągle wzrasta liczba centrów targowych doskonale przystosowanych pod względem wyposażenia, logistyki czy infrastruktury dodatkowej. Stale remontowane są także istniejące już obiekty targowe. Należy także pamiętać, że turystyka biznesowa to nie tylko odpowiednio przygotowany hotel z zapleczem konferencyjnym. To także środki transportu, z których klient biznesowy korzysta w celu dostania się do miejsca docelowego i w trakcie pobytu służbowego. O ile jakość dróg i liczba lotnisk w Polsce pozostawia dużo do życzenia, to już taksówki i przedsiębiorstwa oferujące wynajem samochodów działają bez zarzutu. Istotna jest także dostępność szeroko rozumianych usług specjalistycznych, do których zalicza się m.in. tłumaczy, techników, firmy nagłaśniające czy florystyczne. Ponadto nie można zapomnieć o work and life balans klientów biznesowych, którzy powinni mieć możliwość odpoczynku i relaksu po pracy, co jest możliwe w przypadku odpowiednio zaprojektowanej infrastruktury rekreacyjnej. Tutaj oferta polskich hoteli wyższego standardu śmiało może konkurować z najlepszymi zachodnimi obiektami. Wymienić można chociażby szeroki wachlarz usług Spa&Wellness, imprezy sportowe i folklorystyczne czy usługi sanatoryjne. Ważnym elementem jest także wiarygodne opisanie i promocja danej usługi turystycznej o charakterze biznesowym. Niestety w Polsce nadal brakuje spójnych i kompleksowych publikacji na temat turystyki biznesowej, mogących pomóc firmom i klientom instytucjonalnym w wyborze odpowiedniego miejsca na konferencje, kongres czy podróż służbową. Niniejszy raport ma na celu uzupełnienie choćby w części tej luki. Hotele i ośrodki konferencyjne Katarzyna Szczurek IPO.pl Wybór odpowiedniego miejsca na pobyt służbowy w obliczu ciągle zmieniającej się oferty i nowo powstających obiektów turystycznych staje się często nie lada wyzwaniem i osób zainteresowanych tą formą turystyki. Warto przyłożyć się do znalezienia odpowiedniego miejsca, gdyż wybór przypadkowego hotelu może się skończyć nie tylko zawyżonymi kosztami całego pobytu, ale przede wszystkim niezadowoleniem z zakupionej usługi. Klienci biznesowi oceniając pobyty służbowe najczęściej skarżą się na zły dojazd i nie chodzi tutaj tylko o zły stan dróg czy brak odpowiednich połączeń komunikacyjnych, ale także w przypadku podróżowania samochodem o źle oznakowaną drogę do hotelu. Kolejnymi minusami są dla nich zbyt wysokie koszty usług, a także zły stan sanitarny obiektów. O ile w przypadku wygórowanych cen turystyki biznesowej klient nie za dużo może zdziałać, to już w przypadku poziomu wyposażenia może wybrać jaki standard mu odpowiada. Ponadto podczas wyboru odpowiedniego hotelu czy też obiektu konferencyjnego, w zależności od celu pobytu biznesowego należy zwrócić szczególną uwagę na jeszcze kilka elementów przedstawionych poniżej. Sporym segmentem klientów turystyki biznesowej są osoby organizujące, bądź biorące udział w konferencjach i kongresach. W przypadku korzystania z usług obiektów o funkcjach wyłącznie konferencyjno-kongresowych można być spokojnym o poziom i zakres oferowanych usług. Są one kompleksowo przygotowane do organizacji tego typu imprez, jednakże zważywszy na ograniczoną liczbę takich ośrodków w Polsce często występują problemy z wynajęciem tych sal. Dlatego też warto z dużym wyprzedzeniem zarezerwować miejsce w takim obiekcie. Atutem tego typu ośrodków jest także szeroki wachlarz usług niestandardowych jakie oferują. Wymienić tutaj można chociażby pozyskiwanie patronatu i sponsorów, kreowanie wizerunku danej firmy czy organizowanie konferencji prasowych i kampanii medialnych. Jeśli zaś korzystamy z hotelu z zapleczem konferencyjnym musimy koniecznie sprawdzić kilka elementów. Pierwszym z nich jest odpowiednie wyposażenie techniczne, takie jak flipcharty, 20 www.ipo.pl